CONTROLES INTERNOS E SAÍDA DE MATERIAIS DE C NOS … · cada almoxarifado setorial, os saldos serão sempre 100% em produtos e em valores. ... Isso facilita a emissão consolidada

http://www.pra.ufpr.br/portal/almoxarifado/

CONTROLES INTERNOS DE ENTRADA E

SAÍDA DE MATERIAIS DE CONSUMO NOS

LOCAIS DE TRABALHO DA UFPR

FUNÇÕES DE REGISTRO DE MOVIMENTO

DE MATERIAL DE CONSUMO EM SISTEMA

INFORMATIZADO

PARTE 3

Adm. Me. Ricardo Belinski, MBA

[email protected] * Skype: [email protected]

Tel. (41) 3360 4208 * Ramal 4208

Cel. (41) 9 9657 1059 (whatsapp e telegram).

http://lattes.cnpq.br/5399882465989283

Acesso aos documentos: http://bit.ly/almox9001

1


mailto:[email protected]



http://bit.ly/almox9001



PREMISSAS DE GESTÃO DE MATERIAL DE

CONSUMO NO SISTEMA SIE AVMB 1

A partir de 01/03/2018 os pedidos junto ao 153661 Almoxarifado Central serão considerados como transferência de produtos e valores entre almoxarifados. As baixas devem ser registradas pelas unidades recebedoras de produtos.

O nome do Almoxarifado Central será alterado para 153661 Almoxarifado Central.

O nome dos outros almoxarifados será precedido pelo número da UGR, pela palavra Almox quando se tratar de unidade orçamentária, e pela sigla DP quando se tratar de um depósito em algum endereço de unidade orçamentária.

Por exemplo: 153725 Almox Saude contém o depósito 153725 DP CCTO coord curso terapia ocupacional, entre outros.

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Cada almoxarifado setorial deve mensalmente conferir as transferências feitas do 153661 Almoxarifado Central para sua unidade. Isso pode ser feito pela conferência das requisições (pedidos).

Enquanto não houver registro de baixa por consumo em cada almoxarifado setorial, os saldos serão sempre 100% em produtos e em valores.

A conferência deve ser feita o mais próximo possível do local de consumo na UFPR e dentro de cada mês.

Excessos de estoques podem ser remanejados entre depósitos e almoxarifados da universidade, se conveniente e oportuno.

Produtos obsoletos ou vencidos devem estar relacionadas em cada depósito e deve ser comunicado ao setor responsável para providências (Suprimentos DELOG e Gestão Ambiental Suinfra).

Normativo sobre descarte e logística reversa em estudo a ser publicado no primeiro semestre 2018.

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A listagem dos almoxarifados e depósitos deve ser atualizada junto à Gestão de Suprimentos (Delog/PRA) por e-mail: [email protected]

Há possibilidade de se criar novos depósitos, assim como suprimir depósitos, mediante inventário.

Em cada local e endereço de entrega de produtos de consumo na UFPR deve ter um responsável pelos recebimentos, registros, baixas e emissão de saldos mensais em estoque.

Deve-se evitar ter produtos novos e sem uso nos mais de 2.500 locais de trabalho UFPR.

Recomenda-se ter centrais de recebimento por prédio, pois o sistema permite a transferência de produtos entre unidades orçamentárias, além de registros individualizados.

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O treinamento nas funcionalidades do SIE AVMB deve ser constante com a finalidade de implantar a Melhoria Contínua Kaisen na gestão dos estoques. Os relatórios gerenciais podem ajudar neste sentido.

Esses controles informatizados devem possibilitar: a previsão de demanda, estudos sobre giro do estoque, relatórios de consumo, tomada de decisão sobre aquisição etc.

O Manual de Material de Consumo UFPR contém as premissas para o aprimoramento da gestão dos insumos para o ensino, a pesquisa, a extensão e a gestão universitária. 5


http://bit.ly/2rPoEdJ

http://bit.ly/2nmCeRl


CONTROLES DAS ENTRADAS DE

MATERIAIS DE CONSUMO 1

Todos os materiais de consumo devem ser registrados no sistema SIE AVMB em algum depósito ou almoxarifado.

Em cada local de recebimento de transferências ou recebimento de produtos com notas fiscais deve ter um responsável pelo registro no Sistema SIE AVMB.

Deve-se evitar o registro de recebimento por pessoas que não atestaram o recebimento ou não tiveram acesso aos pacotes entregues (centrais de recebimento por prédio).

O recebimento e registro está descentralizado por endereço nos locais de trabalho da UFPR (mais de 500 prédios).

Complexidade: temos mais de 113 locais de entregas do 153661 Almoxarifado Central, mais de 200 laboratórios, mais de 2.500 locais de trabalho que podem receber produtos.

Cada unidade deve se organizar com a melhor relação custo/benefício (pessoas, depósitos, sistema), preferencialmente centralizando entregas por endereço. 6





Há vários tipos de recebimento de material: a) transferências de estoques do almoxarifado central, b) recebimento de insumos para laboratórios, c) recebimento de produtos descentralizados, d) recebimento de material comprado por nota de empenho (nota fiscal) por meio de Atas de Registro de Preços (pregão) ou por dispensa.

Não importa o tipo de entrada, todo produto recebido em algum endereço da UFPR deve ser registrado no sistema SIE AVMB para controles internos.

Isso facilita a emissão consolidada dos documentos que vão compor o Relatório Mensal de Almoxarifado (RMA) a ser emitido no primeiro dia útil de cada mês.

Até o último dia útil de cada mês é essencial fazer a conferência de todas as entradas, saídas e saldos para evitar problemas na consolidação de relatórios contábeis da UFPR.

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No Sistema SIE AVMB, o registro de Entrada Simples está disponível na aplicação 06.04.02.01. Acesso: http://bit.ly/almox9001

Apresenta abas: Entrada e Itens.

Deve-se escolher o nome do Almoxarifado no formato: UGR, Almoxarifado (Almox) ou Depósito (DP), nome.

Deve-se registrar: tipo de documento, data de entrada, forma de ingresso, número do documento, nota fiscal.

Há um campo específico para registrar observações relativas à entrada.

Todas as entradas devem ser conferidas até o último dia útil do mês, data limite para efetuar qualquer eventual estorno.

Se houver registro incorreto será necessário estornar a entrada simples (06.04.02.05).

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CONTROLES DAS SAÍDAS DE MATERIAIS

DE CONSUMO 1

No Sistema SIE AVMB, o registro de Baixa Simples está disponível na aplicação 06.04.02.02. Acesso: http://bit.ly/almox9001

Apresenta duas abas: Baixa e Itens. O tipo de documento de baixa simples de materiais significa que o material teve algum dos tipos de saída: venda, doação, transformação, perda, quebra, extravio, devolução, vencimento, normal, ajustes de inventário, extra orçamentária, cessão.

Deve-se escolher o nome do Almoxarifado no formato: UGR, Almoxarifado (Almox) ou Depósito (DP), nome.

Deve-se registrar: tipo de documento, data de baixa, forma de saída, número do documento.

Há um campo específico para registrar observação relativa à baixa ou saída de material, bem como sua justificativa. 9




CONTROLES DAS SAÍDAS DE MATERIAIS

DE CONSUMO 2

No Sistema SIE AVMB, o registro de Baixa

Simples está disponível na aplicação 06.04.02.02. Acesso: http://bit.ly/almox9001

A aba Itens apresenta código reduzido (SKU),

produto, quantidade total movimentada, valor

total movimentado.

Se houver registro incorreto será necessário

registrar estorno de baixa simples (06.04.02.06).

Todas as saídas devem ser conferidas até o

último dia útil do mês, data limite para eventual

estorno.

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ENTRADA E SAÍDA DIRETA I

No Sistema SIE AVMB, o registro de entrada e saída direta está disponível na aplicação 06.04.02.03. Acesso:


Entrada e saída direta de materiais acontece quando há consumo imediato, sem criação de estoques. Por exemplo, carimbo para servidor.

Entre as formas de entrada estão: doação, produção própria, transferência de entrada, transferência, transformação, entrada balanço inicial, retorno devolução, restos a pagar, empréstimos, devolução de empréstimo, troca de produtos, ajustes inventário.

Para produtos de consumo imediato também é possível gerar um documento de entrada e um de saída no mesmo dia.

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ENTRADA E SAÍDA DIRETA II

No Sistema SIE AVMB, o registro de entrada e saída direta está disponível na aplicação 06.04.02.03. Acesso: http://bit.ly/almox9001

Incluir número de documento, nota fiscal (módulo orçamentário), unidade solicitante, centro de custo, unidade recebedora.

Deve-se incluir descritivo no campo resumo/observação com a justificativa do recebimento de bem e consumo imediato.

Se houver registro incorreto será necessário estornar a entrada e saída direta (06.04.02.07).

A conferência deve ser feita até o último dia útil mensal, data limite para estorno. 12




SOLICITAÇÃO DE PRODUTOS I

No Sistema SIE AVMB, a solicitação de produtos pelos usuários está disponível na aplicação 06.04.02.04. Acesso: http://bit.ly/almox9001

Usado por 153661 Almoxarifado Central

Deve estar disponível para todas as unidades UFPR. A decisão sobre pedidos centralizados ou descentralizados é de cada unidade.

Cada solicitação gera um requerimento ao almoxarifado central que deve ser aprovado pelo responsável previamente cadastrado no sistema.

Cada requisição deve ter um endereço de entrega informado: local, telefone, horário de atendimento, responsável pelo recebimento.

Endereços de recebimento devem estar expressos nos pedidos (requisições), caso contrário serão devolvidos para devidos ajustes.

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SOLICITAÇÃO DE PRODUTOS II


Apresenta as abas: requisição, orçamento, itens (SKU).

Na aba requisição, apresenta número de documento, almoxarifado ou depósito, tipo de documento, unidade solicitante, unidade recebedora, endereço, telefone, hora da entrega, centro de custo, conta do estoque, tipo de consumidor, identificador do consumidor, objeto de custo associado, data de movimento, data da requisição (pedido), situação do movimento. 14




SOLICITAÇÃO DE PRODUTOS III


Esta aplicação pode estar disponível para todos os usuários, conforme política de gestão de estoques de cada unidade.

A quantidade de responsáveis pela aprovação dos pedidos deve ser o menor possível para facilitar controle, com titular e suplente.

Na aba requisição é importante preencher o campo observação com informações complementares da entrega a ser feita pelo 153661 Almoxarifado Central, principalmente unidade, endereço de entrega e horário de funcionamento do local.

As requisições que não preencherem corretamente o campo unidade solicitante e unidade de entrega serão devolvidas para devidos ajustes.

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SOLICITAÇÃO DE PRODUTOS IV


Não é utilizado atualmente o módulo orçamento, o que impossibilita acesso aos dados. O controle orçamentário por unidade é feito manualmente pelo Almox Central.

Na aba itens é apresentado o código reduzido (SKU), produto, quantidade total, valor total cobrado, quantidade total autorizada, quantidade total movimentada, valor total movimentado.

Há possibilidade de aprimorar o controle orçamentário com a previsão de demanda por produto a ser consumido anualmente. 16




SOLICITAÇÃO DE PRODUTOS V


A pesquisa exige identificação do nome do almoxarifado, número do documento (pedido), unidade solicitante, data da requisição.

Para definir a Unidade Solicitante exige-se conhecimento da árvore dos locais de trabalho da UFPR com mais de 2.500 cadastros.

A cada ano será atualizada a lista dos solicitantes, responsáveis pela aprovação, locais de entrega pela Seção de Materiais de 153661 Almoxarifado Central. 17




ESTORNO DE ENTRADA I

No Sistema SIE AVMB, o estorno de entrada está

disponível na aplicação 06.04.02.05. Acesso:


Estorno significa cancelar algum tipo de registro

anterior considerado incorreto.

Apresenta as abas estorno de entrada e itens.

Campos: nome do almoxarifado ou depósito, tipo

de documento, data de movimento, documento

almoxarifado vinculado, número de documento.

Deve-se preencher o campo observação com o

motivo do estorno de entrada e sua justificativa. 18




ESTORNO DE ENTRADA II





anterior considerado incorreto.

Na aba itens é apresentada descrição do produto,

quantidade do estorno e valor do estorno.

O estorno deve ser feito dentro do mês, pois é

necessário vincular a um documento daquele

mês. Passado o mês, não é mais possível estornar.

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ESTORNO DE BAIXA I





anterior considerado incorreto. Deve ser feito

dentro do mês.

Há duas abas: estorno de saída e itens.

Na aba Estorno de Saída há nome de

almoxarifado ou depósito, tipo de documento,

data de movimento, documento almoxarifado

vinculado, número documento.

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ESTORNO DE BAIXA II

No Sistema SIE AVMB, o estorno de entrada

está disponível na aplicação 06.04.02.06. Acesso:


Deve-se preencher o campo observação/resumo

com os detalhes do estorno de baixa.

É uma função complementar com o registro de

baixa (06.04.02.02).

O estorno deve ser feito dentro do mês, pois é

necessário vincular ao documento mensal.

Passado o mês, não é possível relacionar estorno.

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ESTORNO DE ENTRADA E SAÍDA DIRETA

I

No Sistema SIE AVMB, o estorno de entrada e saída direta (baixa) está disponível na aplicação 06.04.02.07. Acesso: http://bit.ly/almox9001

Estorno significa cancelar algum tipo de registro anterior considerado incorreto.

Há duas abas: estorno de entrada e itens.

Na aba Estorno de Entrada há nome de almoxarifado, tipo de documento, data de movimento, documento almoxarifado vinculado, número documento.

Deve-se preencher o campo observação/resumo com os detalhes do estorno de entrada e saída direta (baixa).

É uma função complementar com o registro de entrada e baixa imediata (06.04.02.03).

Qualquer ajuste deve ser feito dentro do mês para relacionar um documento. 22




CONTROLES DO ALMOXARIFE I

No Sistema SIE AVMB, o almoxarife controla os produtos em estoque no depósito na aplicação 06.04.02.08. Acesso: http://bit.ly/almox9001

É uma das funções necessárias para fechamento mensal para emitir os vários relatórios do Movimento Mensal de Almoxarifado (RMA).

Há duas abas: produtos em estoque e lotes no estoque.

O menu funções apresenta calcular todos, fechamento mensal, resumo mensal.

É preciso fechamento mensal no primeiro dia útil para emitir os relatórios RMA para a contabilidade (DCF). 23




CONTROLES DO ALMOXARIFE II

No Sistema SIE AVMB, o almoxarife controla os produtos em estoque no depósito na aplicação 06.04.02.08. Acesso: http://bit.ly/almox9001

Recomenda-se o fechamento mensal no último dia útil, incluindo todas as conciliações de entrada, saída e saldos.

Essa conferência deve ser feita dentro do mês, pois não há estorno de meses anteriores.

Antes do fechamento no SIE AVMB recomenda-se a função Resumo Mensal para gerar os relatórios de conferência de saldos em estoque e finanças.

No último dia útil de cada mês será feito o encerramento de movimento mensal em 06.04.02.08 função fechamento. 24




TRANSFERÊNCIA ENTRE UNIDADES -

CONTA CORRENTE

No Sistema SIE AVMB, o almoxarife controla os valores transferidos entre as unidades pela aplicação 06.04.02.09. Acesso: http://bit.ly/almox9001

Apresenta nome de almoxarifado ou depósito, conta corrente origem, conta corrente destino.

Atualmente não está em uso na UFPR (falta módulo orçamentário e contas correntes).

Esse controle financeiro é feito manualmente por meio de planilhas pelo 153661 Almox Central e pelas outras unidades UFPR.

Cada unidade deve fazer seu próprio controle financeiro de consumo.

Fechamento anual do orçamento e contas correntes em dezembro (saldos) 25




TRANSFERÊNCIA DE PRODUTOS ENTRE

ALMOXARIFADOS I

No Sistema SIE AVMB, o almoxarife registra a transferência de produtos entre almoxarifados e depósitos pela aplicação 06.04.02.12. Acesso:


Apresenta duas abas: requisição e itens.

Na Aba Requisição tem-se: almoxarifado origem, tipo de documento, almoxarifado destino, data de documento de requisição, número do documento.

Recomenda-se trabalhar com requisição para efetuar a transferência de produtos (SKU) entre depósitos. Deve-se escolher um dos almoxarifados ou depósitos. Vide lista.

É algo a ser implantado pelo uso mais sistemático do SIE AVMB em 2018/2019. 26




SOLICITAÇÃO DE CADASTRO DE NOVOS

PRODUTOS

Todos os produtos licitados são incluídos no catálogo de materiais do SIE AVMB quando da publicação de edital de licitação.

Se um determinado produto não existir no catálogo de materiais do SIE AVMB deverá ser solicitada sua inclusão por e-mail ([email protected]), incluindo descrição e imagem do produto.

Cada produto do catálogo de materiais deve ter um único e exclusivo SKU (Stock Keeping Unit).

Por exemplo, o cadeado 20mm tem código reduzido 7674 (SKU)

É necessário cadastrar todos os produtos adquiridos por dispensa.

Consulta ao atual catálogo de materiais. 27




ORIENTAÇÕES GERAIS

Recomenda-se conferir todas as entradas e baixas de produtos dentro do mês. Se for necessário algum estorno, ele deve ser feito até o último dia útil do mês.

O inventário deve ser rotativo mensal: conferência entre dados financeiros e os estoques em depósitos.

No último dia do mês deve ser feito o fechamento de cada almoxarifado no sistema SIE AVMB.

Os relatórios contábeis devem ser encaminhados no primeiro dia útil de cada mês para a contabilidade (DCF/DC/SAP) em processo SEI.

Deve-se ter maior cuidado em conferir os registros dos produtos que não passam pelo 153661 Almoxarifado Central: produtos químicos, vidrarias, ração, água mineral, carimbos, camisetas etc. 28



ADM. ME. RICARDO BELINSKI, MBA

[email protected] * SKYPE: [email protected]

TEL. (41) 3360 4208 * RAMAL 4208

CEL. (41) 9 9657 1059 (WHATSAPP).

HTTP://LATTES.CNPQ.BR/5399882465989283

ADMINISTRADOR PROFISSIONAL DIPLOMADO

ESPECIALISTA EM GESTÃO LOGÍSTICA DA CADEIA DE SUPRIMENTOS

MESTRE EM ADMINISTRAÇÃO E MASTER IN BUSINESS ADMINISTRATION EM

GESTÃO ESTRATÉGICA

MESTRANDO EM CIÊNCIAS DA INFORMAÇÃO E ESTRATÉGIA

CURITIBA, PARANÁ, BRASIL.

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Telas dos Controles Internos de Gestão de Materiais de

Consumo nos locais de trabalho da UFPR - Parte 3

Acesso aos documentos: http://bit.ly/almox9001






















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CONTROLES INTERNOS E SAÍDA DE MATERIAIS DE C NOS … · cada almoxarifado setorial, os saldos serão sempre 100% em produtos e em valores. ... Isso facilita a emissão consolidada