Copyright © 2006 YDreams. All the rights reserved. Gestão de Projectos Mónica Pedro Lisboa, 29 de Setembro 2008 [email protected]

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Gestão de Projectos

Mónica Pedro

Lisboa, 29 de Setembro 2008

[email protected]


Breve Historia da Gestão de Projectos

• A gestão de projectos como ciência em direito próprio, emergiu progressivamente ao longo dos anos.

• O “processo” iniciou-se na primeira metade do século XX, sendo que nenhuma entidade particular poderá reclamar a sua “criação” ou “invenção”

• O processo iniciou-se com a invenção, a partir do terreno, de técnicas inovadoras para o planeamento e controlo de projectos, nomeadamente o Diagrama de Gantt (década de 1920).

• Porque foram criadas estas técnicas?• Porque se reconheceu que a abordagem tradicional da gestão

funcional (orientada à organização e sua operações) era ineficiente na resolução de dos problemas inerentes à gestão de esforços únicos. Inovadores, limitados no tempo e de relativa envergadura.


Conceitos Básicos

“A temporary endeavor undertaken to create a unique

product, service or result”Reference: PMBOK® Guide

O que é um projecto?

Temporário– Tem um inicio e um fim bem definidos. Não são esforços em contínuo

com âmbito e fim em “aberto”

Único – O produto, serviço ou resultados. As condições do projecto tornam o

evento significativamente diferente de experiências passadas.

Elaborado progressivamente – Segue um processo caracterizado por passos ou fases ao longo do

tempo– A sua consecução exige detalhe e organização cuidada do trabalho


Que é um projecto? Partes envolvidas

Um projecto é um esforço humano. A sua consecução implica o envolvimento de várias entidades, as quais muitas vezes tem perspectivas, objectivos e expectativas diferentes. A estas partes com interesses chama-se Stakeholderes.

– Parte cujos interesses são afectados, positiva ou negativamente pela implementação do projecto

– Tem capacidade de influenciar, positiva ou negativamente, a implementação do projecto

– Servir os seus interesses pode constituir, total ou parcialmente, o objectivo do projecto

– Pode estar, ou não, activamente envolvida na implementação do projecto


Que é um projecto? Partes envolvidas


Gestão de Stakeholders

É da responsabilidade da Equipa de Projecto identificar os stakeholders, os seus interesses e necessidades e gerir esses requisitos por forma a assegurar o sucesso do projecto.

• A gestão de Stakeholderes assenta em duas estratégias fundamentais:– Envolvimento dos stakeholders no projecto por forma

que os seus interesses estejam alinhados com os objectivos do projecto

– Comunicação com detalhe, conteúdo e prioridade adequadas, por forma que a percepção que o stakeholder tem sobre o projecto esteja controlada e o mesmo sinta que está a ser envolvido

Conflitos entre interesses legítimos dos Stakeholders devem ser sempre resolvidos, em ultima análise, a favor do cliente.


O que é a Gestão de O que é a Gestão de Projectos?Projectos?


GP para uns

“a arte de criar a ilusãode que qualquer entrega

é o resultado de acções predeterminadas,quando na verdade,

foi pura sorte.”


GP para outros

Gestão de Projecto=

Microsoft Project


GP para outros ainda

Terry Tate


O que é a gestão de projectos?

“The application of knowledge, skills, tolls, and techniques to

project activities to meet project requirements ”

O trabalho de gestão de projecto envolve:– Competição entre: tempo, custo, requisitos, qualidade e

risco– Varias partes envolvidas com diferentes interesses e

necessidades– Requisitos identificados

É implementado através de vários processos

Reference: PMBOK® Guide


O contexto da Gestão de Projectos

• Todos os projectos seguem um conjunto de fases ao longo do tempo que formam um ciclo de vida

• Cada fase é marcada pela entrega de um produto de trabalho tangível e verificável

• A definição de ciclo de vida de um projecto inclui:– Identificação das fases de sua sequencia– Tipo de trabalho realizado em cada fase– Inputs e entregas (outputs) de cada fase

• Existe uma variedade enorme de ciclos de vida.

• O ciclo de vida do projecto não deve ser confundido com o ciclo de vida do produto ou com o ciclo de vida do processo de desenvolvimento de um produto.


Ciclo de vida de um projecto


Ciclo de vida de um projecto


Influências da Organização

Os projectos fazem, tipicamente, parte de uma organização maior - corporações, agências do governo, instituições de saúde, organismos internacionais, associações profissionais e outros. Mesmo que o projecto seja a organização (joint ventures, parcerias) o projecto é ainda influenciado pela organização ou organizações que o estabeleceu.

Organizações orientadas para projectos…

Organizações não orientadas para projectos…


Sistemas da Organização














Competências Básicas

Competências da organização (providas pela Administração Central ou pelo Gestor de projectos):

1. Liderança1. Estabelecer direcção2. Alinhar pessoas3. Motivação e inspiração

2. Comunicação1. O emissor é responsável por tornar a informação clara, coerente e completa,

permitindo que o receptor a receba correctamente.2. O receptor é responsável por garantir que a informação foi recebida de forma

integral e3. entendida correctamente.

3. Negociação1. Discutir para se chegar a um acordo2. Âmbito, custo, calendário, condições contratuais, delegações, recursos)

4. Solução de problemas1. Definição do problema (internos, externos, técnicos, gestão, interpessoal)2. Tomada de decisão (analisar problema e identificar possíveis soluções, decidir)

5. Influência na organização1. Conseguir que as coisas sejam feitas2. Entendimento dos mecanismos de politica e de poder


Standard Internacional

• Project Management Institute – 1969, Philadelphia, USA

• PMBOK - Project Management Body of Knowledge – Conjunto de Conhecimentos para Gestão de

Projectos


Estrutura e Mecanismo Base - PMBoK® (2004)

• Propõe nova áreas de conhecimento, cada uma composta por vários processos

• Cada processo é definidos em termos de entradas, técnicas e ferramentas e saídas.

• O processo de gestão do projecto é definido por cinco grupos de processos interrelacionados

• Os processos que constituem as áreas de conhecimento são “mapeados” para estes grupos de processos


Os grupos de processos (vista dinâmica)

• Os cinco grupos de processos:– Iniciação – Planeamento– Execução– Monitorização e Controlo – Encerramento

• Este mecanismo aplica-se a todo o ciclo de vida bem como a cada uma das suas fases

Iniciação Encerramento

Planeamento

Execução

Monitorização e Controlo


Os grupos de processos (vista estática)

• As nove áreas de conhecimento:– Gestão de integração– Gestão de Âmbito– Gestão de Tempo– Gestão de Custo– Gestão de Qualidade– Gestão dos Recursos Humanos– Gestão da Comunicação– Gestão do Risco– Gestão de Compras/Subcontratação


O Gestor de ProjectosO Gestor de Projectos


Objectivo da GP

Entregar o projecto...

– Dentro das especificações– No prazo– Sem ultrapassar o budget – Com alta qualidade

– O que fazer?

– Em quanto tempo?

– O que significa “bom”?

– Quanto custa?


Como responder as perguntas

O que fazer?

– Levantamento de Informações– Descrição técnica do projecto

Exemplos de documentos:• Briefing, guião, mapa do website,

wireframe, especificação técnica, guidelines, etc

Website UndercoverFecha: 2002/07/2002

Game Info[2]

Agency[3]

News[4]

Equipment[5]

Homepage[1]

Storyline[2.A]

Search for nick/ mobile [8]

Ranking[9]

Recruit yourfriends [10]

General Resources

Recruiting[3.A]

Academy[3.B]

Profile[3.C]

Weapons[5.A]

Shields[5.B]

New Detail[4.A]

Mural de recados[4.B]

Dicas[4.C]

Help[6]

FAQ[6.A]

Commands[6.B]

Login[7]

Gameplay[2.A.1]

Maps[11]



Em quanto tempo?

– Análise das actividades x equipa– Análise de dependências– Planeamento tarefa a tarefa

Exemplos de documentos:• Cronograma




Quanto custa?

– Valor real x valor percebido– Análise de riscos e rentabilidade– Modelos de Negócio

Exemplos de documentos:• Análise de viabilidade,

análise de retorno, precificador




O que significa qualidade?

– Expectativas e prazos– Garantia de qualidade– Controlo de qualidade

Exemplos de documentos:• Plano de Qualidade



Dilema da GP

Prazo

– E a qualidade?

Investimento

Especificação

Não se mexe.

O cliente escolhe 2 itensO gestor de projecto 1


Fases ou Etapas

Discovery Define Develop Delivery

Modelo dos 4Ds

Modelo PMI

Iniciação Planeamento Execução FechamentoControlo

Modelo Pereña Brand

Planeamento Execução e Realização Entrega


• Gestão:

– Coordenar e integrar actividades através de múltiplas linhas funcionais

– Implementar um critério de selecção para os projectos– Estabelecer prioridades entre os projectos– Interface Management

Papel do Gestor de Projectos


• Funcional:

– Definir como, onde e quando a tarefa será realizada– Prover todos os recursos necessário para que se cumpra o

objectivo– Obter e responsabilizar-se pela entrega

Papel do Gestor de Projectos


• Inclui lidar com:

– Um número ilimitado de pedidos• Tudo é urgente (para ontem)• Tudo é prioridade um

– Um número limitado de recursos– Mudanças fora do cronograma– Atrasos no progresso– Faltas não planeadas de recursos– Perda de recursos

Papel do GP


- Possibilita que se trabalhe melhor, + rápido e com - recursos

- Melhora o controlo sobre mudanças na especificação

- Faz a organização + eficiente

- Aumenta a qualidade

- Prove uma maneira de resolver problemas

- Reduz retrabalho

- Facilita boas decisões na empresa

- Melhora o negócio como um todo

Benefícios da GP


Quando:

- Entregues no período combinado

- Dentro do custo estimado

- Dentro da especificação e performance esperados

- Aceites pelo utilizador ou cliente

- Com o mínimo de mudanças na especificação

- Sem atrapalhar o fluxo de trabalho da empresa

- Sem precisar de horas extras ou fins de semana

- Se podemos usar o nome do cliente como referência

Projectos bem sucedidos


Projectos mal sucedidos (PMS)

Motivos comuns:

– Subestimar a complexidade do projecto– Requisições “especiais” e “pequenas” mudanças pedidas pelos

clientes– Reestruturações organizacionais– Mudança de tecnologia– Problemas com a Equipa– “Lei de Murphy”


5 pontos para um projecto bem sucedido

1. Possuir um gestor de projecto

– Que deve saber GP– Aplicar o que sabe (sem desculpas)

• Se um projecto é inviável: argumente logicamente• Não se engane



2. Escrever claramente

– O que é o projecto– Quais são os objectivos– Como a performance será medida– Priotisar

• Satisfação do Cliente• On-time• On-budget



3. Liderança

– Ouvir a equipa– Encontrar soluções em conjunto – Validar prazos– Identificar os motivos dos problemas

(não se limitar em resolver os problemas)



4. Pro-atividade

– Antencipar os problemas– Analisar sempre os riscos

• Por tarefa, pensar com a equipa o que pode dar errado• Ordenar riscos por probabilidade e impacto• Definir plano B



5. Agradecer

– Comemorar a entrega– Valorizar a contribuição de cada um– Dizer obrigado


Referências

– Project Management Institute(PM BOK)www.pmi.org

– Ten Stephttp://www.tenstep.com/

– Reebok: Terry Tatehttp://www.terrytate.reebok.com/watch.asp


Bibliografia

– Jaime Pereña Brand, 1996."Dirección y gestión de proyectos."

– Rita Mulcahy, 2000“ PMP Exam Prep – A course in a book”

– Harold Kerzner, 2001“Project Management, a systems approach to planning, scheduling and controlling”

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