Criterios de Acreditacion Para Organismos de Certificacion de SGA en Guatemala

OGA-GOC-008

“CRITERIOS PARA LA ACREDITACIÓN

DE ORGANISMOS DE CERTIFICACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN AMBIENTAL”

Guatemala, Mayo de 2004.

OFICINA DE ACREDITACIÓN GUATEMALA, C.A.

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Todo documento impreso del sistema de calidad de la OGA es una copia no controlada.

0. INTRODUCCIÓN

0.1.1. La guía ISO/IEC 66:1999 es una guía internacional la cual establece los criterios para organismos que operan la certificación/registro de Sistemas de Gestión Ambiental (SGA). Si dichos organismos van a ser acreditados en el mundo entero de una manera armónica el cumplimiento con los requisitos de la guía ISO/IEC 66 hace necesaria una guía a esta. Estas notas a la guía lo proveen. El objetivo es permitir a los organismos de acreditación, armonizar la aplicación de normas contra las cuales se vinculan para evaluar a los organismos de certificación. Esto es un paso importante hacia el reconocimiento mutuo de la acreditación. Se espera que estos criterios puedan a su vez ser de ayuda a los organismos de certificación y a aquellas organizaciones cuyas decisiones se guían por sus certificados.

0.1.2. Por conveniencia los encabezados de la guía ISO/IEC 66 se imprimen primero, y los criterios son ofrecidos después en recuadro y negrilla. Los requisitos contra los cuales la conformidad es encontrada en la guía ISO/IEC 66. Estos requerimientos son iguales a los requeridos por IAF.

0.1.3. Estos criterios forman la base de acuerdos de reconocimiento entre los organismos de acreditación, y son considerados necesarios para la aplicación de la guía ISO/IEC 66. Miembros de Acuerdos de Reconocimiento de IAF (MLA), y solicitudes para su inclusión a estos acuerdos, son evaluados entre otros con la implementación de la guía ISO/IEC 66, y todos los criterios de IAF sean adoptados por los organismos de acreditación como parte de los reglamentos generales de operación.

0.1.4. El término “deberá” es usado en todo el documento para indicar aquellos requisitos de la Guía ISO/IEC 66 los cuales son mandatarios. El término “debe” es usado para indicar criterios los cuales en todo el documento no son mandatarios, son reconocidos por la OGA e IAF como medios para cumplir con los requisitos. Los organismos de certificación/registro cuyos sistemas no sigan estos criterios en cualquier aspecto serán elegibles para la acreditación si logran demostrar a la OGA que sus soluciones cumplen con las cláusulas relevantes de la guía ISO/IEC 66 de una manera equivalente.

0.1.5. En un número de lugares el material de la guía no se restringe a si misma en detalles que la OGA espera del organismo de certificación, sino que también se involucra con lo que se espera de una organización que tenga un SGA certificado/registrado. Esto no es porque exista un vínculo directo entre el organismo de acreditación y dicha organización, pero como un medio de definir a fondo que es lo que el organismo de acreditación espera que el organismo de certificación/registro sea capaz de hacer. Solo al resaltar algunas responsabilidades que la norma ISO 14 001 le da a la organización que busca la certificación/registro, hace posible ilustrar los pasos que la OGA espera que el organismo de certificación/ registro tome, y de aquí las competencias que debe tener.

0.1.6. Estos criterios no están pensados para establecer, interpretar, sustraer de o adicionar a los requisitos de cualquier norma del SGA sobre el cual una organización pueda buscar la certificación/registro. Los requisitos para estos están en la norma de SGA (v.g. ISO14 001) Estos lineamientos son primeramente escritos para el uso de OGA cuando acredite organismos de certificación/registro para operar en el campo de certificación/registro de SGA. No obstante estos lineamientos pueden ser de ayuda a organizaciones que buscan su

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certificación/registro en el punto que indica lo que el organismo de certificación/registro estará buscando para establecer la conformidad con la norma de SGA.

0.1.7. OGA deberá en todo momento mantener su imparcialidad requerida por la cláusula 2.1 de la guía ISO/IEC 61. No obstante deberá estar preparada para discutir esta guía y sus interpretaciones con el organismo solicitante, y cuando sea apropiado, responder sus consultas.

0.1.8. IAF ha preparado el documento IAF-PL-01-015 en aplicación de la guía ISO/IEC 66.

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OFICINA GUATEMALTECA DE ACREDITACION −OGA−

CRITERIOS PARA LA ACREDITACIÓN DE ORGANISMOS DE CERTIFICACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN AMBIENTAL (SGA)

1. Alcance

2. Referencias Normativas

3. Definiciones

Certificado de Acreditación: Un certificado extendido por un organismo de certificación/registro de conformidad con las condiciones de su acreditación y utilización de la marca de acreditación o su declaración.

Evaluación: Todas las actividades relacionadas con la certificación/registro de una organización para determinar cuando una organización cumple con las siguientes definiciones de este documento.

Certificado de Acreditación Certificado extendido por un organismo de certificación registro de acuerdo a las condiciones de su acreditación y uso de la marca de acreditación o declaración.

Evaluación Todas las actividades relacionadas con la certificación/registro de una organización para determinar cuando una organización cumple con los requisitos relevantes de las cláusulas de la norma específica necesaria para otorgar la certificación/registro, y cuando han sido propiamente implementadas, incluyendo las revisión documental, auditorias, preparación y consideración del reporte de auditoria y otras actividades relevantes necesarias para proveer suficiente información que permita una decisión a ser tomada si la certificación/registro debe ser otorgada.

Logotipo Un símbolo usado por un organismo como forma de identificación, usualmente estilizado. Un logotipo puede ser también una marca.

Marca Una marca legalmente registrada o símbolo protegido de cualquier manera, que es extendido bajo las reglas del organismo de acreditación o por el organismo de certificación/registro indicando la adecuada competencia en los sistemas operados por un organismo o que los productos relevantes o individuos cumplen con los requisitos de una norma específica.

No-Conformidad La ausencia de, o la falta de implementar y mantener, una o más requisitos de un sistema de gestión ambiental, o una situación que puede sobre la base de evidencia objetiva, crear dudas significativas como la capacidad de un SGE de lograr que las políticas y objetivos de la organización se cumplan.

EL organismo de certificación registro está en la libertad de definir diferentes grados de deficiencia y áreas de mejora (v.g. No conformidades mayores, menores, observaciones, etc.). Sin embargo, todas las deficiencias que sumadas sobre la definición de no-conformidad deberán se tratadas conforme a lo definido en los criterios sobre decisión sobre la certificación/registro y procedimientos para la vigilancia y reevaluación

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Reevaluación repetición de una evaluación (ver arriba) tonar en cuenta el criterio del propósito de le reevaluación como requisito de la guía ISO/IEC 66 (Nota: Para reevaluación la auditoria en la fase 1 y 2 pueden normalmente estar combinada en una sola visita).

4. Requisitos para los organismos de certificación/registro

4.1. Requisitos para el organismo de certificación/registro

4.1.1. Requisitos generales

4.1.1.1. Las políticas y procedimientos bajo los cuales opera el organismo de certificación/registro deberá ser no discriminatorios, y deberá ser administrado de una manera no discriminatoria. Los procedimientos no deben ser usados para impedir o inhibir acceso de solicitantes de otra forma que no sea la especificada en esta guía.

C.1. Organismos de certificación/registro acreditados para el campo de certificación/registro de SGA deben extender certificados que tomen en cuenta los criterios de la guía ISO/IEC 66.

C.2. Los criterios previstos en la cláusula 4.1.1.1. de la guía ISO/IEC 66 significa que el organismo de certificación/registro no debe practicar cualquier tipo de discriminación tal como discriminación oculta, agilizando o atrasando solicitudes.

4.1.1.2 El organismo de certificación/registro debe hacer accesibles sus servicios a todos los solicitantes. No debe haber condiciones indebidas, ni financieras, ni de otra índole. El acceso no debe estar condicionado al tamaño de la organización o membresía en cualquier asociación o grupo, como tampoco la certificación/registro debe estar condicionada al número de organizaciones ya certificadas/registradas.

C.3. La cláusula de la guía ISO/IEC 66 4.1.1.2.b requiere que los organismos de certificación/registro a hacer sus servicios accesible a todos los solicitantes. Ellos pueden, sin embargo variar los servicios de certificación/registro que excluyan áreas de actividades donde el organismo de certificación/registro no está cualificado para la certificación/registro, o ha elegido no proveer servicio a organizaciones de una categoría en particular.

C.4. Por ejemplo un organismo de certificación/registro puede, en cuanto las leyes lo permitan, limitar sus servicios a solicitantes que operan en determinada región geográfica o pueden limitar su servicio a organizaciones que operen determinado sector técnico, o parte del sector, en el que el organismo de certificación/registro tiene el alcance acreditado.

4.1.1.3 Los criterios contra los cuales el SGA de un solicitante es evaluado deben ser aquellos contemplados en las normas de SGA u otros documentos normativos pertinentes a la función que se desempeñe. En caso de que se requiera una explicación sobre la aplicación de estos documentos en un programa específico de certificación/registro, ésta debe ser formulada por comités pertinentes e imparciales o por personas que posean la competencia técnica necesaria, y debe ser publicada por el organismo de certificación/registro.

C.5. Donde bajo acreditación, el organismo de certificación/registro tenga ventaja del criterio en la cláusula 4.1.1.3 de la Guía ISO/IEC 66 y certifica/registra una organización conforme a los requisitos de una norma o documento normativo otro a la norma ISO 14 001, esta otra norma o documento normativo debe estar a disposición pública.

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C.6. El requisito “si se requiere una explicación” en la cláusula 4.1.1.3 de la guía ISO/IEC 66 debe ser aplicado para limitar dichos documentos a aquellos reconocidos por el organismos de acreditación. El término “y cualquier documentación suplementaria en el sistema” usado en la cláusula 3.2 y 3.3 de la guía ISO/IEC 66 significa que la documentación reconocida por el organismo de acreditación que provee criterios o guías suplementarias a la aplicación de normas o guías relevantes. En casos excepcionales el organismo de certificación/registro puede publicar documentación suplementaria, sujeta a los requisitos de la cláusula 4.1.1.3 de la guía ISO/IEC 66

4.1.1.4 El organismo de certificación/registro debe limitar sus requisitos, evaluación y decisión sobre la certificación/registro a aquellos asuntos relacionados específicamente con el alcance de la certificación/registro que se esté considerando.

4.1.1.5 El mantenimiento y evaluación del cumplimiento legal es responsabilidad de la organización. El organismo de certificación/registro debe restringirse a verificaciones y muestreos requeridos de forma de establecer la confianza en las funciones del SGA en este aspecto. El organismo de certificación/registro debe verificar que la organización ha evaluado el cumplimiento legal y regulatorio y puede mostrar que se ha tomado acción en los casos de no cumplimiento con legislaciones y regulaciones pertinentes.

C.7. Requisitos legales o regulatorios en la cláusula 4.1.1.5 de la guía ISO/IEC 66 significan:

(a) Una organización con un certificado/registro en SGA tiene un sistema de gestión que debe lograr cumplimiento continuo con los requisitos regulatorios aplicables a los aspectos ambientales e impactos asociados de sus actividades, productos y servicios. El organismo de certificación/registro confirma un sistema capaz de cumplir con los requisitos está completamente implementado.

(b) Los procedimientos deberán ser desarrollados por el organismo de certificación/registro, detallando las acciones a ser tomadas por le organismo de certificación/registro en el caso de que una no conformidad, o la indicación de una no conformidad, contra un requisito regulatorio es descubierto durante las actividades del organismo de certificación/registro. Estos procedimientos deberán incluir los requisitos que cualquier no conformidad descubierta sea comunicada (no necesariamente por escrito) a la organización evaluada. Es importante que la organización sea avisada de estos procedimientos de manera anticipada.

(c) Los organismos de certificación/registro deberán ser concientes de los requisitos ambientales regulatorios aplicables a la organización que puedan cubrir el área dentro y fuera de los límites del sitio. Los controles regulatorios pueden provenir de varias fuentes, los organismos de certificación/registro deberán conocer cuales deberán ser considerados.

4.1.2 Estructura

La estructura del organismo de certificación/registro debe ser tal que dé confianza en sus certificaciones/registros.

Particularmente, el organismo de certificación/registro debe:

a) ser imparcial;

C.8. Imparcialidad requerida en la cláusula 4.1.2.a) de la guía ISO/IEC 66 puede solo ser garantizada por una estructura como la requerida en la cláusula 4.1.2.e) de la guía ISO/IEC 66, esto permite “ la participación de todas las partes significativas involucradas en el desarrollo de políticas y principios concernientes al contenido y funcionamiento del sistema de certificación/registro”.

b) ser responsable por las decisiones que tome con relación a otorgar, mantener, extender, reducir, suspender y cancelar una certificación/registro;

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c) identificar la gerencia (comité, grupo o persona) que tendrá responsabilidad general por todos los siguientes aspectos:

1) el desempeño de la evaluación y la certificación/registro tal como se define en esta Guía,

2) la formulación de políticas relacionadas con la operación de un organismo de certificación/registro,

3) las decisiones sobre la certificación/registro,

4) la supervisión de la implementación de sus políticas,

5) la supervisión de las finanzas del organismo de certificación/registro,

6) la delegación de autoridad a comités o individuos, cuando se requiera, para emprender actividades definidas en su nombre;

C.9. El gerente ejecutivo, equipo y/o personal mencionado en la cláusula 4.1.2.c) y 4.1.2.m) de la guía ISO/IEC 66 no necesariamente requiere ser personal de tiempo completo, pero sus otros empleos no deberán comprometer su imparcialidad.

d) poseer documentos que demuestren que se trata de una entidad legal;

C.10. La acreditación solo podrá ser otorgada a un organismo cuya entidad legal es como lo refiere la cláusula 4.1.2.d) de la guía ISO/IEC 66 y pueda ser limitada al alcance declarado, actividades y localizaciones. Si las actividades de certificación/registro son realizadas fuera por una entidad legal que es parte de una organización superior, el vínculo con otras partes de la organización superior deben estar claramente definidas y deberán demostrar que no existe conflictos de interés como lo definen el en el tercer y quinto criterios de la cláusula 4.1.2.o) en este documento. Información relevante sobre las actividades desarrolladas por otras partes de la organización superior deben ser dadas por el organismo de certificación/registro a la OGA.

C.11. Demostración que un organismo de certificación/registro es una entidad legal, como lo requerido en la cláusula 4.1.2.d) de la guía ISO/IEC 66, significa que si el organismo de certificación/registro solicitante es una división de una organización superior con entidad legal, la acreditación debe se r otorgada solo con el nombre de la organización superior con entidad legal. En dicha situación, funciones relevantes de la entidad legal pueden ser sujetas a evaluar por el organismo de acreditación con el fin de dar seguimiento específico a las auditorias y/o revisar los registros relacionados del organismo de certificación/registro. La parte de la entidad legal que pertenece al organismo de certificación/registro puede comercializar con un nombre distinto, para lo cual deberá aparecer en el certificado de acreditación.

C.12. Para los propósitos de la cláusula 4.1.2.d) de la guía ISO/IEC 66, los organismos de certificación/registro que son parte del gobierno, o son departamentos gubernamentales, pueden ser exentos de ser entidades legales sobre la base del estatus de ser parte del gobierno. Dicho estatus de organismos y su estructura debe estar formalmente documentada y el organismo debe cumplir con los requisitos de la guía ISO/IEC 66.

e) poseer una estructura documentada que salvaguarde la imparcialidad, y que incluya disposiciones que aseguren la imparcialidad de las operaciones realizadas por el organismo de certificación/registro; esta estructura debe permitir la participación de todas las partes significativamente relacionadas con el desarrollo de las políticas y principios respecto al contenido y funcionamiento del sistema de certificación/registro;

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C.13. La estructura requerida en la cláusula 4.1.2.e) de la guía ISO/IEC 66 para salvaguardar la imparcialidad debe separarse de la dirección establecida para cumplir con la cláusula 4.1.2.c) de la guía ISO/IEC 66, a menos que toda la función gerencial sea desarrollada por un comité o grupo conformado para permitir la participación de todas las partes como lo requerido en la cláusula 4.1.2.e) de la guía ISO/IEC 66

C.14. La cláusula 4.2.1.e) de la guía ISO/IEC 66 está concebida para contrarrestar cualquier tendencia hacia la parte de los propietarios del organismo de certificación/registro, que les permita consideraciones comerciales o de otro tipo, que prevenga la consistencia técnica como objetivo de la prestación de su servicio. Esto es de particular necesidad cuando las finanzas del organismo de certificación/registro han sido provistos por un interés particular quien predomina a los accionistas y/o la junta de directores.

C.15. La cláusula 4.1.2.e) de la guía ISO/IEC 66 requiere que una estructura documentada del organismo de certificación/registro ha insertado previsiones de la participación de todas las partes significativamente interesadas. Esto deberá normalmente ser a través de algún tipo de comité. Esta estructura debe ser formalmente establecido al más alto nivel dentro de la organización, aún dentro de la documentación que establece al organismo de certificación/registro legalmente o por cualquier otro medio que prevenga su cambio y que comprometa el mantenimiento de la imparcialidad. Cualquier cambio de esta estructura deberá ser tomada en cuenta el consejo del comité, o su equivalente, referido en la cláusula 4.1.2.e) de la guía ISO/IEC 66.

C.16. Aplicación de la cláusula 4. 1.2.e) de la Guía ISO/IEC 66 requiere un juicio en donde todas las partes involucradas significativamente en el sistema están anuentes a participar. Lo que es esencial es que todos los mayores intereses identificados deberán dárseles oportunidad de participar y que el balance de intereses se consiga y que no exista predominio de algún interés particular. Cuando un sector (v.g. gobierno, industria, etc.) provee más de un individuo que represente aspectos separados del sector interesado, el hecho que vengan de un sector los libera de constituir un mismo interés. Los miembros deben ser electos dentro de los representantes de los siguientes grupos: gobierno, industria consumidores, ONG´s. Por razones prácticas puede ser restringido el número de personas.

C.17. Por requerimiento del comité o equivalente referido en la cláusula 4.1.2.e) de la guía ISO/IEC 66, la gerencia responsable de varias funciones descritas en la cláusula 4.1.2.c) de la guía ISO/IEC 66 deberá proveer toda la información necesaria, incluyendo las razones para todas las decisiones y acciones significativas, y la selección de la persona responsable para actividades particulares con respecto a la certificación/registro, a el comité o equivalente referido en al cláusula 4.1.2.e) de la guía ISO/IEC 66, que le permita asegurar la apropiada e imparcial certificación/registro. Si el consejo de este comité o su equivalente no es respetado en cualquier forma por la gerencia, el comité o equivalente debe tomar medidas adecuadas, las que pueden incluir informar al organismo de acreditación.

C.18. Los requisitos de las cláusulas 4.1.2.e) y m) y la cláusula 4.2.3.f) de la guía ISO/IEC 66 significa que personas quienes han provisto de consultoría, incluyendo a aquellos actuando en puestos gerenciales, no deberán ser empleados para realizar una auditoria como parte de un proceso de certificación/registro, si ellos son involucrados en cualquier actividad de consultoría a través de la organización en cuestión, o cualquier organización relacionada al organismo dentro de los últimos dos años. Situaciones involucración como personal o involucración previa con la organización que está siendo evaluada puede presentar involucración individual en alguna parte del proceso de certificación/registro con conflicto de interés. El organismo de certificación/ registro tiene la responsabilidad de identificar y evaluar dichas situaciones y de asignar responsabilidades y tareas para asegurar que la imparcialidad no ha sido comprometida.

f) asegurar que cada decisión que se tome sobre la certificación/registro lo hagan una o más personas que no sean aquellas quienes realizaron la evaluación;

g) tener derechos y responsabilidades que sean pertinentes a sus actividades de certificación/registro;

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h) tener los debidos arreglos para cubrir las obligaciones que surjan de sus operaciones y/o actividades;

i) tener la estabilidad financiera y los recursos requeridos para operar un sistema de certificación/registro;

C.19. El requisitos de estabilidad financiera descrito en la cláusula 4.1.2.i) requiere que el organismo de certificación/registro demuestre que tiene una expectativa razonable de continuar proveyendo servicios de acuerdo a sus obligaciones contractuales. Organismos de certificación/registro son responsables de proveer a la OGA con suficiente evidencia para demostrar esta viabilidad, v.g. reportes o minutas de gerencia, reportes de auditorias financieras, planes financieros. La OGA no deberá intentar cualquier auditoria directa de las cuentas financieras del organismo de certificación/registro.

j) emplear un número suficiente de personal que tenga la educación, la formación, los conocimientos técnicos y la experiencia necesarias para desempeñar las funciones de certificación/registro que estén relacionadas con el tipo, alcance y volumen de trabajo realizado, bajo un alto ejecutivo responsable;

k) poseer un sistema de la calidad, tal como se establece en 4.1.4, que dé confianza en su capacidad para operar un sistema de certificación/registro para las organizaciones las cuales ofrecen la certificación/registro;

l) tener políticas y procedimientos que distingan entre la certificación/registro de organizaciones y cualquier otra actividad en la cual esté vinculado el organismo;

m) conjuntamente con el alto ejecutivo y el personal, estar libre de presiones comerciales, financieras o de cualquier otra índole que podrían influir en los resultados del proceso de certificación/registro;

n) tener reglamentos y estructuras formales para el nombramiento y operación de cualquier comité el cual esté involucrado en el proceso de certificación/registro o el desarrollo y mantenimiento del sistema de certificación/registro; tales comités deben estar exentos de cualquier tipo de presiones comerciales, financieras o de cualquier otra índole que podrían influir en sus decisiones (véase NOTA 1);

C.20. Si la decisión de otorgar o denegar la certificación/registro de acuerdo con la cláusula 4.1.2.n) de la guía ISO/IEC 66 es tomada por el comité incluyendo entre otros, representantes de uno o varias organizaciones certificadas, los procedimientos operativos del organismo de certificación registro deberán asegurar que estos representantes no han tenido influencia significativa en la decisión tomada. Esto puede por ejemplo estar asegurado por la distribución del derechos de voto o algún otro medio equivalente.

o) asegurar que las actividades de organismos relacionados no afecten la confidencialidad, objetividad o imparcialidad de sus certificaciones/registros, como tampoco deben ofrecer o suministrar:

1) aquellos servicios que certifique/registre a otros para realizarlos,

2) servicios de consultoría para obtener o mantener la certificación/registro,

3) servicios para diseñar, implantar o mantener SGA o sistemas de gestión relacionados (véase NOTA 2),

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C.21. Aplicación de la cláusula 4.1.2.o) de la guía ISO/IEC 66 requiere que si el organismo de certificación/registro y un solicitante o una organización certificada/registrada son ambas parte del gobierno, estas no deberán reportar directamente a la persona o grupo que tenga la misma responsabilidad operacional para ambos. El organismo de certificación registro debe en vista de su requisito de imparcialidad ser capaz de demostrar cómo él hace para tratar este tipo de casos.

C.22. La cláusula 4.1.2.o) de la guía ISO/IEC 66 se dirige a dos requisitos separados. El primero es que el organismo de certificación/registro no debe bajo ninguna circunstancia proveer de servicios identificados en el párrafo 1), 2) y 3) de esta cláusula. Segundo, también no hay restricción específica sobre los servicios o actividades que un organismo relacionado puede proveer, esto no debe afectar la confidencialidad, objetividad, imparcialidad del organismo de certificación/registro.

C.23. Consultoría como lo refiere la cláusula 4.1.2.o) de la guía ISO/IEC 66 es considerada la participación activa en la creación del SGA a ser evaluado, por ejemplo:

(a) preparando o produciendo manuales, instructivos o procedimientos;

(b) participando en el proceso de decisión referente a materia de sistemas de gestión;

(c) dar consejos específicos con respecto al desarrollo e implementación de sistemas de gestión para eventual certificación/registro.

Nota: Sistemas de gestión como lo refiere este criterio incluye todos los aspectos de dicho sistema, incluyendo el financiero.

C.24. Para los propósitos de la cláusula 4.1.2.o) de la guía ISO/IEC 66, imparcialidad e independencia del organismo de certificación/registro deberá ser asegurada en tres niveles:

(a) Estrategias y políticas;

(b) Decisiones de certificación/registro;

(c) Auditorias.

C.25. Los criterios de la cláusula 4.1.2.o) de la guía ISO/IEC 66 están concebidos para proveer imparcialidad e independencia a los tres niveles.

C.26. Para el propósito de la cláusula 4.1.2.o) de la guía ISO/IEC 66 Organismos de certificación/registro se pueden realizar las siguientes tareas sin ser consideradas como consultoría o necesariamente creación de conflictos de interés. Sin embargo todos los potenciales conflictos de interés deberán ser resueltos de acuerdo con el criterio C.31

(a) certificación/registro incluyendo reuniones de información, planeación de reuniones, revisión de documentos, auditorias (no auditorias internas) y seguimiento de no conformidades;

(b) organización y participación como expositor en cursos de entrenamiento, asumiendo que dichos cursos son relacionados a gestión ambiental, sistemas de gestión relacionados o auditorias, estos se deben restringir a proveer información general y aconsejar en todos aquellos aspectos que son de libre de acceso y de dominio público, por ejemplo, no deben proveer sugerencias específicas que contradiga con el criterio C.23 (G.4.1.21.c);

(c) poner a disposición o publicar por previa solicitud información sobre la base del organismo de certificación/registro interpretación de los requisitos de las normas de evaluación;

(d) actividades previas a la auditoria orientadas únicamente a determinar el nivel de preparación para la auditoria; debido a que la etapa 1 de la auditoria del SGA incluye una evaluación del grado de preparación para próximas actividades de evaluación, el organismo de certificación/registro deberá ejercer un cuidado adicional para asegurar que cualquier actividad de preevaluación no resulte en dar recomendaciones o consejos que pueda contravenir con el criterio C.23 (G.4.1.21.c). El organismo de certificación/registro deberá ser capaz de confirmar que dichas actividades no

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contradicen estas disposiciones y que estas no son utilizadas para justificar una reducción en la duración de la evaluación;

(e) desarrollar auditorias de segunda y tercera parte de acuerdo con otras normas o regulaciones que no son parte del alcance de la acreditación;

(f) agregar valor durante las evaluaciones y visitas de seguimiento, por ejemplo, identificando oportunidades de mejora, conforme se hacen evidentes durante la auditoria sin emitir recomendaciones de soluciones específicas.

C.27. Consultorías por organismos relacionados y la certificación/registro no deberán ser promocionadas en forma conjunta en la propaganda o presentación, escrita u oral, que de la impresión que las dos actividades están relacionadas. Es el deber del organismo de certificación/registro asegurar que ninguno de sus clientes tenga la impresión que el uso de ambos servicios (certificación/registro y consultoría) puede darle cualquier ventaja comercial al cliente de manera que la certificación/registro es imparcial.

C.28. Nada deberá ser dicho por el organismo de certificación/registro que pueda sugerir que la certificación/registro puede ser más simple, fácil o más barata si cualquier consultoría especificada o servicios de capacitación son utilizados.

C.29. Un organismo relacionado es aquel que está vinculado al organismo de certificación registro por un mismo propietario o directores, arreglos contractuales, elementos comunes en el nombre, entendimiento informal u otro medio por el cual el organismo relacionado posee un interés oculto en el resultado de la evaluación o tiene una capacidad de influenciar el resultado de una evaluación.

C.30. El organismo de certificación/registro deberá analizar y documentar la relación con estos organismos relacionados para determinar las posibilidades de conflictos de interés con los criterios del organismo de certificación/registro, e identificar aquellos organismos y actividades que pudieran si no son sujetas a controles apropiados, afectar la confidencialidad, objetividad e integridad.

C.31. Los organismos de certificación/registro deben demostrar cómo manejan su empresa de certificación/registro y cualquier otra actividad de manera que se elimine el actual conflicto de interés y se minimicen e identifiquen cualquier cosa que ponga en riesgo la imparcialidad. La demostración debe cubrir todas las potenciales causas de conflictos de interés, cuando se produzcan dentro del organismo de certificación/registro o de las actividades cubiertas por los organismos relacionados. LA OGA espera que el organism o de certificación/registro inicie un proceso de auditoria. Esta puede incluir dentro de un alcance práctico y justificado, el seguimiento a hallazgos de la auditoria para revisar registros tanto del organismo de certificación/registro como de los organismos relacionados para las actividades bajo consideración. Al considerar el alcance de dichas auditorias, debe tomarse en cuenta el historial de imparcialidad del organismo de certificación/registro. Si se encuentra evidencia de que no se ha mantenido la imparcialidad, puede ser necesario extender la trazabilidad de la auditoria a los organismos relacionados para asegurar que se ha reestablecido el control sobre conflictos potenciales de interés.

FALTA EL CRITERIO G.4.1.29 Está en los criterios del inciso 4.1.2.e)

p) tener políticas y procedimientos para la resolución de reclamos, resoluciones imparcial e independiente de apelaciones, e impugnaciones recibidas de organizaciones u otras partes sobre el manejo de la certificación/registro o cualquier otro asunto relacionado.

C.32. Las políticas y procedimientos referidos en la cláusula 4.1.2.p de la guía ISO/IEC 66 deberán asegurar que todas las disputas y quejas son tratadas de una manera constructiva y en momento oportuno. Cuando la operación de dichos procedimientos no resulte en una resolución aceptable del asunto o donde el procedimiento propuesto es inaceptable para el emisor de la queja u otras

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partes involucradas, los procedimientos del organismo de certificación/registro deben incluir un proceso de apelación. Este procedimiento de apelación debe incluir requisitos:

(a) la oportunidad para que el que realiza la apelación presente formalmente su caso;

(b) disposiciones para que un elemento independiente u otros medios puedan asegurar la imparcialidad del proceso de apelación;

(c) requisitos para que el que presenta una apelación reciba por escrito los hallazgos, incluyendo las razones para la decisión tomada.

(d) el organismo de certificación/registro debe asegurar que todas las partes interesadas están conscientes y han sido informadas apropiadamente de los procesos de apelación y los procedimientos a seguir.

NOTA 1 Una estructura en la cual los miembros se elijan para ofrecer un balance de intereses y en donde no predomine un interés particular, se considerará que satisface la disposición n).

NOTA 2 Otros productos, procesos o servicios pueden ser ofrecidos, directa o indirectamente, siempre y cuando no comprometan la confidencialidad, la objetividad o la imparcialidad de sus procesos y decisiones sobre la certificación/registro.

4.1.3 Subcontratación

Cuando un organismo de certificación/registro decide subcontratar los trabajos relacionados con la certificación/registro (por ejemplo, auditorias) a un organismo o persona externos, se debe elaborar un acuerdo debidamente documentado que incluya las disposiciones, además de la confidencialidad y el conflicto de intereses. El organismo de certificación/registro debe:

a) asumir plena responsabilidad por cada trabajo subcontratado y mantener su responsabilidad para otorgar, mantener, extender, reducir, suspender o cancelar la certificación/registro;

C.33. Para los propósitos de la cláusula 4.1.3.a) de la guía ISO/IEC 66, el organismo de certificación/registro deberá ser responsable de asegurar que ninguno de los organismos relacionados, ni subcontratistas, ni evaluadores/auditores externos operan en violación de los compromisos que ellos han indicado. Deberá ser responsable de la implementación de acciones correctivas apropiadas para el caso que esto ocurra

b) asegurar que el organismo o persona subcontratada sea competente y que cumpla con las disposiciones aplicables a esta Guía, además de no estar relacionado, bien sea directamente o por medio de su empleador, con el diseño, implementación o mantenimiento de un SGA o sistema(s) de gestión relacionado(s) de tal manera que se vea comprometida la imparcialidad;

C.34. Para los propósitos de la cláusula 4.1.3.b) de la guía ISO/IEC 66, el organismo de certificación/registro deberá requerir que todos los subcontratistas o evaluadores/auditores externos para las evaluaciones indique por medio de un compromiso, lo relacionado al mercadeo de cualquier servicio de consultoría equivalente a aquellos dispuestos en los criterios de los criterio 7 y 8 de la cláusula 4.1.2.o)

c) obtener el consentimiento del solicitante o de la organización certificada/registrada.

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C.35. El requisito de la cláusula 4.1.3.c) de la guía ISO/IEC 66 no significa que el consentimiento de la organización bajo evaluación es requerida en caso de subcontratación de actividades administrativas como tipeado.

NOTA Los requisitos a) y b) también son pertinentes, por extensión, cuando un organismo de certificación/registro usa para el otorgamiento de su propia certificación el trabajo ofrecido por otro organismo de certificación/registro con el cual haya firmado un acuerdo.

C.36. Un organismo de certificación/registro puede extender certificados sobre la base de una evaluación realizada por otro organismo, previsto en el acuerdo del organismo subcontratado que requiere que este cumpla con todos los requisi tos de la guía ISO/IEC 66 y, particularmente los requisitos de la cláusula 4.2. de la guía ISO/IEC 66. Evaluaciones realizadas por organismos subcontratados deberá dar la misma confianza que una evaluación realizada por el mismo organismo de certificación/registro. Evaluaciones del reporte de auditoria y de la decisión de certificación/registro debe ser hecha solo por el mismo organismo de certificación registro y no por cualquier otro organismo de certificación/registro. Cuando se realicen evaluaciones conjuntas cada organismo de certificación/registro debe satisfacerse que toda la evaluación ha sido realizada satisfactoriamente por evaluadores/auditores competentes.

C.37. Cuando un organismo de certificación/registro emite certificados de conformidad con el criterio anterior, debe tener procedimientos que aseguren la conformidad con todas las cláusulas relevantes de este documento por organismos subcontratados.

4.1.4 Sistema de la Calidad

4.1.4.1 La gerencia del organismo de certificación/registro con responsabilidad ejecutiva para la calidad debe definir y documentar su política de la calidad, incluyendo sus objetivos de la calidad y su compromiso en materia de la calidad. La gerencia debe asegurar que esta política sea entendida, implementada y mantenida en todos los niveles de la organización.

4.1.4.2 El organismo de certificación/registro debe operar un sistema de la calidad de acuerdo con los elementos pertinentes de esta Guía, también debe ser apropiado al tipo, alcance y volumen del trabajo realizado. Este sistema de la calidad debe estar documentado y la documentación debe estar disponible para el uso del personal del organismo de certificación/registro. El organismo de certificación/registro debe asegurar la eficaz implementación de los procedimientos e instrucciones documentados del sistema de la calidad. El organismo de certificación/registro debe designar a una persona que tenga acceso directo a su nivel ejecutivo más alto, quien, independientemente de otras responsabilidades, debe poseer autoridad definida para:

a) asegurar que se ha establecido, implementado y mantenido un sistema de la calidad de acuerdo con lo descrito en esta Guía;

b) informar a la gerencia del organismo de certificación/registro sobre el desempeño del sistema de la calidad para someterlo a revisión y como base para el mejoramiento del sistema de la calidad.

C.38. El requisito de la cláusula 4.1.4.2. para el organismo de certificación/registro para designar a una persona con acceso directo al más alto nivel ejecutivo no impide al jefe ejecutivo de asumir este papel y responsabilidad para a) y b).

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4.1.4.3 El sistema de la calidad debe estar documentado en un manual de la calidad, así como también en los procedimientos de la calidad relacionados; el manual de la calidad debe contener o por lo menos referirse a lo siguiente:

a) una declaración de la política de la calidad;

b) una breve descripción sobre el estatus legal del organismo de certificación/registro, incluyendo los nombres de sus propietarios, si es aplicable, y, de no ser así, los nombres de las personas que lo controlan;

c) los nombres, calificaciones, experiencia y términos de referencia del alto ejecutivo, así como de otro personal de certificación/registro que influya en la calidad de la función de certificación/registro;

d) un organigrama que muestre las estructuras jerárquicas de autoridades, responsabilidades y asignación de funciones que emanan del alto ejecutivo y, en particular, la relación que existe entre aquellos responsables por la evaluación y aquellos que toman decisiones relacionadas con la certificación/registro;

e) una descripción de la estructura del organismo de certificación/registro, incluyendo los detalles de la gerencia (comité, grupo o persona) identificadas en 4.1.2 c), así como su constitución, términos de referencia y reglamentos de procedimientos;

C.39. La descripción requerida por la cláusula 4.1.3.e) de la guía ISO/IEC 66 deberá incluir una indicación de cual parte o partes, cada persona o miembro de un comité o grupo está representado.

f) la política y los procedimientos para conducir las revisiones por la dirección;

g) los procedimientos administrativos incluyendo el control de documentos;

h) los deberes operacionales y funcionales y los servicios pertinentes a la calidad, de manera que la extensión y límites de la responsabilidad de cada persona sean del conocimiento de todos los involucrados;

i) la política y los procedimientos para el reclutamiento y la formación del personal del organismo de certificación/registro (incluyendo a los auditores), así como el seguimiento de su desempeño;

j) una lista de sus subcontratistas y los detalles sobre los procedimientos para evaluar, registrar y supervisar su competencia;

k) los procedimientos para manejar las no conformidades y para asegurar la eficacia de cualquier acción correctiva tomada;

l) la política y los procedimientos para implementar el proceso de certificación/registro, incluyendo:

1) Las condiciones para emitir, retener y cancelar los documentos de la certificación/registro,

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2) verificar el uso y aplicabilidad de los documentos utilizados en la certificación/registro de SGA,

3) los procedimientos para evaluar y certificar/registrar el SGA de la organización;

4) los procedimientos para supervisar y reevaluar a los organizaciones certificadas/registradas;

m)la política y los procedimientos para el tratamiento de apelaciones, reclamos e impugnaciones;

n) los procedimientos para conducir las auditorias internas basadas en las disposiciones de la Norma COPANT-ISO 10011-1.

C.40. La norma ISO 10011-1 ha sido sustituida por la norma ISO 19011:2000

4.1.5 Condiciones para el otorgamiento, mantenimiento, extensión, reducción, suspensión y cancelación la certificación/registro

4.1.5.1 El organismo de certificación/registro debe especificar las condiciones para el otorgamiento, el mantenimiento, la reducción y la extensión, de la certificación/registro, y las condiciones bajo las cuales se puede suspender o cancelar una certificación/registro, parcial o totalmente, para todo o parte del alcance de la certificación/registro de la organización. Particularmente, el organismo de certificación/registro debe requerir de la organización la notificación a la brevedad posible sobre cualquier cambio propuesto al SGA u otros cambios que puedan afectar la conformidad.

4.1.5.2 El organismo de certificación/registro debe requerirle a la organización que tenga un SGA documentado conforme a las normas aplicables al SGA u otros documentos normativos.

4.1.5.3 El organismo de certificación/registro debe tener procedimientos para:

a) otorgar, mantener, cancelar y, si es aplicable, suspender la certificación/registro;

b) extender o reducir el alcance de la certificación/registro;

c) llevar a cabo una reevaluación en caso de que ocurran cambios significativos que afecten la actividad y operación de la organización (como por ejemplo un cambio de propietarios o cambios en el personal o de equipos), o en caso de que el análisis de un reclamo o cualquier otra información indique que la organización certificada/registrada ya no cumple con los requisitos del organismo de certificación/registro.

4.1.5.4 El organismo de certificación/registro debe tener procedimientos documentados que deben estar disponibles cuando se le solicite para:

a) la evaluación inicial del SGA de una organización, de acuerdo con las disposiciones de la Norma ISO 14010 y ISO 14011 y otros documentos pertinentes;

b) la supervisión y reevaluación de SGA de una organización de acuerdo a la Norma ISO 14010 y ISO 14011. Esto debe realizarse periódicamente para que la conformidad continúe con los requisitos pertinentes y para verificar y registrar que una organización

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está tomando las acciones correctivas oportunamente para corregir todas las no conformidades;

C.41. Las normas ISO 14010, ISO 14011e ISO 14012 fueron sustituidas por la norma ISO 19011:2000

c) identificar y registrar las no conformidades y la necesidad de que las organizaciones tomen a tiempo las acciones correctivas con respecto a asuntos tales como las referencias incorrectas o la utilización engañosa de la información de la certificación/registro.

C.42. La certificación/registro no debe ser otorgada hasta que exista suficiente evidencia para demostrar que las acciones de la revisión por la dirección y las auditorias internas han sido implementadas, son efectivas y pueden ser mantenidas.

C.43. El organismo de certificación/registro deberá definir las consecuencias de la suspensión y del retiro de la certificación/registro. La suspensión de la certificación/registro no necesita ser publicada por el organismo de certificación/registro. Sin embargo, el retiro de la certificación/registro debe resultar en, como mínimo, una enmienda al directorio de referencia en la cláusula 4.1.7.g) de la guía ISO/IEC 66. Pero también vea los requisitos de la cláusula 5.1.1.2.e) de la guía ISO/IEC 66.

4.1.6 Auditorias internas y revisiones por la dirección

4.1.6.1 El organismo de certificación/registro debe conducir auditorias internas periódicas que comprendan todos los procedimientos de una manera planificada y sistemática, con la finalidad de verificar que el sistema de la calidad esté implementado y es eficaz. El organismo de certificación/registro debe asegurar que:

a) el personal responsable por el área auditada sea informado de los resultados de la auditoria;

b) se tome la acción correctiva de una manera oportuna y apropiada;

c) los resultados de la auditoria sean registrados.

4.1.6.2 La gerencia del organismo con el responsabilidad ejecutiva debe revisar su sistema de la calidad a intervalos definidos y suficientes para asegurar su continua adecuación y eficacia para satisfacer los requisitos de esta Guía, así como la política y objetivos de la calidad establecidos. Los registros de tales revisiones deben mantenerse.

C.44. Para los propósitos de la cláusula 4.1.6 de la guía ISO/IEC 66, el organismo de certificación/registro deberá ser independiente del organismo u organismos (incluyendo cualquier individuo) que provea la auditoria interna de la organización de SGA sujeta a la certificación/registro.

C.45. La cláusula 4.1.6 de la guía ISO/IEC 66 no menciona un período específico en el cual por lo menos una auditoria completa del sistema de gestión del organismo de certificación/registro y de la revisión de la dirección deberá ser realizada. La OGA requiere que por lo menos una vez al año deberá ser realizada cada una de ellas. La OGA podrá requerir que se realicen auditorias internas así como revisiones por dirección en tiempos más cortos de acuerdo al grado de cumplimiento de los requisitos de la guía ISO/IEC 66, los reportes de las auditorias internas y de las revisiones de la dirección, así como los reportes de las evaluaciones previas realizadas por la OGA.

C.46. Los registros de las auditorias internas como las revisiones por la dirección deberán estar a disposición de la OGA cuando esta los requiera.

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4.1.7 Documentación

4.1.7.1 El organismo de certificación/registro debe documentar, actualizar a intervalos regulares, y tener disponible (mediante publicaciones, medios electrónicos y otros medios) a solicitud lo siguiente:

a) información acerca la autoridad bajo la cual opera el organismo de certificación/registro;

b) una declaración documentada de su sistema de certificación/registro, incluyendo sus reglamentos y procedimientos para otorgar, mantener, extender, reducir, suspender y cancelar la certificación/registro;

c) información sobre los procesos de evaluación y certificación/registro;

d) una descripción de los medios por los cuales el organismo de certificación/registro obtiene apoyo financiero, así como información general sobre las tarifas que cobra a los solicitantes y organizaciones certificadas/registradas;

C.47. La descripción de los medios por los cuales el organismo obtiene el soporte financiero referido en esta cláusula deberá ser suficiente para demostrar si el organismo puede mantener su imparcialidad o no.

e) una descripción de los derechos y deberes de los solicitantes y organizaciones certificadas/registradas, incluyendo requisitos, restricciones o limitaciones para el uso del logotipo del organismo de certificación/registro, así como para las formas de referirse a la certificación/registro otorgada;

f) información sobre los procedimientos para el manejo de reclamos, apelaciones e impugnaciones;

g) un directorio de las organizaciones certificadas/registradas que incluya sus ubicaciones, fecha de la certificación/registro y el número de la certificación/registro o código similar, y que describa el alcance de la certificación/registro otorgada a cada uno de ellos.

4.1.7.2 El organismo de certificación/registro debe establecer y mantener procedimientos para controlar todos los documentos y datos que estén relacionados con sus funciones de certificación/registro. Antes de emitirlos o después de someterlos a cualquier enmienda o cambio, estos documentos deben ser revisados y aprobados para comprobar su adecuación por un personal debidamente autorizado y competente. Se debe mantener una lista de todos los documentos apropiados identificando el estado de las respectivas emisiones y/o enmiendas. La distribución de todos los documentos debe ser controlada para asegurar una debida disponibilidad de la documentación al personal del organismo de certificación/registro, o a la organización, cuando sea requerida para desempeñar cualquier función que se relacione con las actividades de un solicitante u organización certificada/registrada.

4.1.8 Registros

4.1.9 Confidencialidad

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4.1.9.1 El organismo de certificación/registro debe tener disposiciones adecuadas, de conformidad con las leyes pertinentes, para salvaguardar la confidencialidad de la información que ha obtenido en el transcurso de sus actividades de certificación/registro en todos los niveles de su estructura, incluyendo los comités y organismos externos o individuos que actúan en su nombre.

4.1.9.2 Salvo lo contemplado en esta Guía, la información sobre una organización en particular no debe revelarse a una tercera parte sin un consentimiento por escrito de la organización. Donde la ley requiera que se revele la información a una tercera parte, la organización debe ser notificada con antelación de la información a ser suministrada, de acuerdo a lo permitido por la ley.

C.48. El requisito de confidencialidad incluye a cualquiera que pueda tener acceso a la información por la cual el organismo de certificación/registro deberá mantener confidencial. Personal subcontratado debe requerírsele que mantenga dicha información confidencial, particularmente de compañeros de trabajo y sus otros empleadores

C.49. El “consentimiento escrito” mencionado en la cláusula 4.1.9.2 de la Guía ISO/IEC 66 solo aplica a la información confidencial.

4.2 Personal del organismo de certificación/registro

4.2.1 Generalidades

4.2.1.1 El personal del organismo de certificación/registro involucrado en la certificación/registro debe ser competente para las funciones que desempeña.

4.2.1.2 La información pertinente sobre las calificaciones, la formación y experiencia de cada miembro del personal involucrado en el proceso de certificación/registro debe ser mantenida por el organismo de certificación/registro. Se deben mantener actualizados los registros de la formación y experiencia.

4.2.1.3 Las instrucciones claramente documentadas deben estar disponibles al personal describiendo sus deberes y responsabilidades. Estas instrucciones deben mantenerse actualizadas.

C.50. La cláusula 4.1.2.j) de la guía ISO/IEC 66 significa que a través de todo el rango de actividades del organismo de certificación/registro debe ser capaz de conducir evaluaciones utilizando recursos bajo su propio control que cumple con los requisitos de la norma ISO 19011:2000.

C.51. El término “recursos bajo su propio control” puede incluir asesores/auditores individuales quienes trabajan para el organismo de certificación/registro sobre la base de un contrato, y otras fuentes de recursos. El organismo de certificación registro debe estar en posición de manejar, controlar y ser responsable del desempeño de todos sus recursos y mantener registros comprensibles de control de la aptitud de todo su personal utilizado en áreas particulares, sin importar si son empleados, empleados por contrato o provistos por organismos externos.

C.52. Los organismos de certificación/registro deben tener personal competente para:

(a) seleccionar y verificar la competencia de los asesores/auditores;

(b) Informar a los asesores/auditores y arreglar cualquier entrenamiento necesario;

(c) Evaluar aplicaciones y conducir revisiones de contratos;

(e) Implementar procedimientos de evaluación, seguimiento y reevaluación;

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(f) Decidir sobre el otorgamiento, mantenimiento, retiro, suspensión, extensión o reducción de la certificación/registro;

(g) Establecer y manejar procedimientos para apelaciones, quejas y disputas.

4.2.2 Criterios de calificación para los auditores y expertos técnicos

4.2.2.1 Con el fin de asegurar que las evaluaciones se lleven a cabo de una manera eficaz y uniforme, el organismo de certificación/registro debe definir los criterios mínimos pertinentes para la competencia.

4.2.2.2 Los auditores deben cumplir con los requisitos de la documentación internacional apropiada. Para la evaluación de los SGA, las directrices pertinentes para las auditorias son las definidas en la Norma ISO 14010 y la ISO 14011, y los criterios pertinentes para los auditores son los definidos en la Norma ISO 14012.

4.2.2.3 Los expertos técnicos no requieren cumplir con los requisitos para auditores contemplados en la Norma ISO 14012. Las directrices sobre sus atributos personales pueden ser obtenidas en la Norma ISO 14012:1997, apartado 7.

C.53. Las normas ISO 14010, ISO 14011e ISO 14012 fueron sustituidas por la norma ISO 19011:2000 ver criterios que se aplican a estos requisitos.

4.2.3 Procedimiento de selección

4.2.3.1 Selección de auditores y expertos técnicos, en general

El organismo de certificación/registro debe tener un procedimiento para:

a) seleccionar a los auditores y, si es aplicable, a los expertos técnicos sobre la base de su competencia, formación, calificaciones y experiencia;

b) evaluar inicialmente la conducta de los auditores y expertos técnicos durante las evaluaciones, y subsiguientemente seguimiento del desempeño de los auditores y expertos técnicos.

C.54. La cláusula 4.2.3.1.b) de la guía ISO/IEC 66 requiere que el organismo de certificación/registro evalúe y monitoree la conducta y el desempeño de los asesores/auditores y expertos técnicos. Dichas evaluaciones y monitoreos deberán incluir atestiguamiento en sitio de las actividades de los asesores/auditores y de los expertos técnicos.

4.2.3.2 Asignación para una evaluación específica

En el momento de seleccionar el equipo auditor que será designado para realizar una evaluación específica, el organismo de certificación/registro debe asegurar que las habilidades para cada asignación sean las apropiadas. El equipo debe:

a) tener los conocimientos apropiados de las regulaciones legales aplicables, procedimientos de certificación/certificación y requisitos de la certificación/registro

b) tener un conocimiento completo del método de evaluación y documentos de evaluación pertinentes;

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c) tener conocimiento técnico apropiado de las actividades específicas para las cuales es solicitada la certificación/registro y, cuando sea pertinente, de los procedimientos relacionados, y su potencial para causar impactos ambientales (los expertos técnicos que no sean auditores pueden cumplir con esta función);

d) tener el suficiente grado de entendimiento como para llevar a cabo una evaluación confiable de la competencia de la organización para administrar los aspectos ambientales de sus actividades, productos o servicios en su alcance certificación/registro;

e) ser capaz de comunicarse eficazmente, tanto por escrito como oralmente, en los idiomas requeridos;

f) estar libre de cualquier interés que pueda causar que los miembros del equipo actúen de una forma que no sea imparcial o no discriminatoria. Los miembros del equipo auditor deben informar al organismo de certificación/registro, previo a la evaluación, sobre cualquier vínculo existente, anterior o futuro entre ellos mismos o su(s) patrón(es) y la organización a ser evaluada.

C.55. Es una condición de la acreditación que el certificado de acreditación no sea extendido hasta que los recursos adecuados puedan ser desplegados para realizar auditorias cumpliendo con los requisitos de la guía ISO/IEC 66 y de este documento. Los procedimientos del organismo de certificación/registro deben asegurar que el personal empleado para evaluar organizaciones sea competente en el campo para el cual operan. Personal responsable para gestionar auditorias debe ser identificado y su competencia documentada.

C.56. En ciertas instancias, particularmente donde existen requerimientos críticos y procedimientos especiales, el respaldo cognoscitivo del equipo evaluador puede ser complementado con instrucciones, entrenamiento específico o la participación de un experto técnico. El organismo de certificación/registro puede adjuntara expertos que no sean auditores en su equipo evaluador. Si el organismo de certificación/registro usa expertos técnicos, su sistema debe incluir detalles de cómo los expertos técnicos son seleccionados y cómo sus conocimientos técnicos son asegurados en forma continua. El organismo de certificación/registro puede apoyarse en ayuda exterior, por ejemplo, de la industria o de colegios profesionales.

4.2.4 Contratación del personal evaluador

El organismo de certificación/registro debe requerir del personal evaluador que firme un contrato u otro documento mediante el cual se comprometa a cumplir con los reglamentos definidos por el organismo de certificación/registro, incluyendo aquellos relacionados con la confidencialidad y la independencia de intereses comerciales y otros, y cualquier vínculo anterior y/o actual con las organizaciones a ser evaluadas.

El organismo de certificación/registro debe asegurar que, y documentar cómo, cualquier personal evaluador subcontratado satisface todos los requisitos pertinentes al personal evaluador que se describen en la presente guía.

4.2.5 Registros del personal evaluador

4.2.5.1 El organismo de certificación/registro debe poseer y mantener registros actualizados del personal evaluador. Dichos registros deben contemplar:

a) nombre y dirección;

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b) afiliación y posición dentro de la estructura de la organización;

c) calificaciones académicas y nivel profesional;

d) experiencia y formación en cada campo de competencia del organismo de certificación/registro;

e) fecha de la actualización más reciente del registro;

f) evaluación del desempeño.

4.2.5.2 El organismo de certificación/registro debe asegurar, y verificar, que cualquier organismo subcontratado mantiene registros del personal evaluador que ha sido subcontratado para el organismo de certificación/registro. Dichos registros deben satisfacer los requisitos de esta guía.

4.2.6 Procedimientos para los equipos de auditoria

Los equipos de auditoria deben ser provistos con instrucciones de evaluación actualizadas, y toda la información pertinente sobre las disposiciones y procedimientos de certificación/registro.

C.57. Competencia del personal – Funciones gerenciales

C.57.1. General

El énfasis en esta guía es establecer la competencia del organismo de certificación/registro para dirigir y gestionar el proceso de certificación/registro. Los elementos esenciales de competencia requeridos para desarrollar la certificación/registro de SGA deben seleccionar, proveer y gestionar aquellos individuos cuya competencia colectiva es apropiada para las actividades a ser auditadas y los temas ambientales relacionados.

C.57.2. Análisis de competencia

(a) El organismo de certificación/registro debe tener sistemas los cuales aseguren conocimiento del desarrollo tecnológico y legal relevantes al SGA en las área(s) técnica(s) en la(s) que opera.

(b) El organismo de certificación/registro deberá tener un sistema efectivo para el análisis de las competencias en gestión ambiental, las cuales necesita tenerlas disponibles, con respecto a todas las áreas técnicas en las cuales opera.

(c) El organismo de certificación/registro deberá ser capaz de demostrar que ha realizado un análisis de competencia (evaluación de las técnicas para responder a las necesidades de evaluación) de los requisitos de cada área técnica relevante antes de realizar la revisión del contrato para cada cliente. En particular el organismo de certificación/registro deberá ser capaz de demostrar que existe competencia para completar las siguientes actividades:

• Identificar los aspectos ambientales típicos e impactos asociados de las áreas de actividad del área técnica

• Definir la competencia necesaria para el organismo de certificación/registro para certificar/registrar en relación de las áreas técnicas identificadas, aspectos ambientales e impactos asociados.

C.57.3. Revisión del contrato

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El organismo de certificación/registro deberá ser capaz de demostrar que tiene competencia para completar las siguientes actividades para cada organización cuyo SGA está certificado/registrado:

(a) Definir las áreas de actividad de la organización;

(b) Confirmar que los aspectos típicos ambientales y aspectos asociados, provenientes de un rango completo de las actividades de la organización, corresponde a aquellos identificados en el criterio anterior;

(c) Confirmar la disponibilidad de competencias requeridas. Adicionalmente deberá tener procedimientos para determinar la cantidad de tiempo (ver Anexo 1) necesario para cubrir todos los elementos relevantes de la auditoria (fases 1 & 2) (ver metodología de la auditoria abajo), tomando en cuenta donde sea relevante los factores a continuación

(d) El resultado de los reportes de las auditorias internas en sitio y central del SGA

(e) Los resultados de la revisión por la dirección

(f) Madurez del sistema de gestión

(g) Cualquier conocimiento de la organización

(h) El tamaño de la organización

(i) La complejidad de la organización

(j) Cualquier turno de trabajo

(k) Variaciones en las prácticas de trabajo

(l) Representatividad de las funciones

(m) Variaciones en las actividades emprendidas

(n) La significancia y extensión de los aspectos e impactos asociados

(o) Interacción potencial con ambiente(s) sensitivos

(p) Distintos requisitos legales

(q) Puntos de vista de las partes interesadas

C.57.4. Entrenamiento y selección de los equipos auditores

El organismo de certificación/registro debe tener criterios, consistentes con la norma ISO 19011, para el entrenamiento y selección de los equipos auditores para asegurar el nivel de competencia apropiado de

(a) Entendimiento de la norma del SGA

(b) Entendimiento de las temas ambientales

(c) Conocimiento técnico de la actividad a ser auditada

(d) Conocimiento de los requisitos legales relevantes al SGA

(e) Gestión del sistema de auditoria de competencias

(f) Conocimiento de sistemas de gestión ambiental

C.57.5. Proceso de toma de decisión de la dirección

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La función gerencial debe tener la competencia y procedimientos para gestionar el proceso de toma de decisión en relación al otorgamiento/retiro del certificado de SGA.

C.57.6. Competencia del personal – equipo(s) evaluador(es)

Los siguientes aplican a la evaluación y reevaluación de certificación.

Para actividades de seguimiento solo aquellos requisitos los cuales son relevantes para la actividad de seguimiento programada aplican.

C.57.6.1. Los siguientes requisitos aplican para cada miembro del equipo auditor:

Todos los miembros del equipo auditor deberán por lo menos estar familiarizados con todo lo siguiente:

(a) Las normas de SGA

(b) Los conceptos de sistemas de gestión en general

(c) Temas relacionados con varios medios ambientales(tales como el aire, agua, etc.)

(d) Principios de Auditoria

C.57.6.2. Los siguientes requisitos aplican a todo el equipo como un conjunto:

(a) En cada una de las siguientes áreas por lo menos un miembro del equipo auditor deberá satisfacer los criterios de la toma de la responsabilidad dentro del equipo de auditoria del organismo de certificación/registro:

• Dirigir al equipo y gestionar el proceso de auditoria,

• Conocimiento de los requisitos legislativos, regulatorios y legales en el campo ambiental,

• Los métodos de sistem as de gestión y auditoria,

• Impactos y aspectos ambientales, incluidas las técnicas para su mitigación y control,

• Conocimiento técnico actualizado del sector específico,

(b) El equipo auditor deberá colectivamente tener experiencia, entrenamiento y conocimiento actualizado de lo siguiente:

• Técnicas para reducir los impactos dañinos al ambiente y la aplicación de estas técnicas en la práctica,

• Desarrollar el análisis de aspectos ambientales y de los impactos asociados,

(c) El equipo auditor deberá ser competente para rastrear la evidencia de fallas en la organización del SGA hasta los elementos apropiados del SGA;

(d) El equipo auditor puede estar constituido por una persona, asumiendo que la persona cumple con todos los requisitos arriba mencionados para un equipo auditor.

C.57.6.3. Uso de Expertos Técnicos

Expertos técnicos con conocimiento específico en relación al proceso, temas ambientales y la legislación que afecta a la organización, pueden ser parte del equipo evaluador, aunque no satisfagan todos los criterios arriba mencionados. El evaluador técnico no deberá actuar en forma independiente.

4.3 Cambios en los requisitos de certificación/registro

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4.4 Apelaciones, reclamos e impugnaciones

5 REQUISITOS PARA LA CERTIFICACIÓN/REGISTRO

5.1 Solicitud para la certificación/registro

5.1.1 Información sobre el procedimiento

5.1.2 La solicitud

5.2 Preparación para la evaluación

5.2.1 Antes de proceder con la evaluación, el organismo de certificación/registro debe conducir, y mantener registros de, una revisión de la solicitud para la certificación/registro con el fin de asegurar que:

a) los requisitos para la certificación/registro estén claramente definidos, documentados y entendidos;

b) cualquier diferencia en el entendimiento entre el organismo de certificación/registro y el solicitante sea resuelta;

c) el organismo de certificación/registro posee la capacidad para prestar el servicio de certificación/registro teniendo en cuenta el alcance de la certificación/registro solicitada, la ubicación de las operaciones del solicitante, y cualquier otro requisito especial, como el idioma usado por el solicitante.

5.2.2 El organismo de certificación/registro debe preparar un plan para sus actividades de evaluación con el fin de permitir que se realice cualquier disposición necesaria.

5.2.3 El organismo de certificación/registro debe nominar un equipo auditor calificado para evaluar todo el material suministrado por el solicitante, así como para conducir la auditoria en su nombre. Los expertos en las áreas a ser evaluadas pueden formar parte del equipo del organismo de certificación/registro en calidad de asesores.

5.2.4 La organización debe ser informada de los nombres de los miembros del equipo auditor, quienes llevarán a cabo la evaluación, con suficiente antelación para apelar ante el nombramiento de cualquier auditor o experto en particular.

5.2.5 El equipo auditor debe ser designado formalmente y ser provisto con documentos de trabajo apropiados. El plan para la auditoria, al igual que la fecha de la misma, deben ser acordados con la organización. El mandato dado al equipo auditor debe ser claramente definido y conocido por la organización, y debe requerir que el equipo auditor examine la estructura, políticas y procedimientos de la organización, y confirme que éstos cumplen con todos los requisitos pertinentes al alcance de la certificación/registro, y que los procedimientos son implementados y proporcionan confianza en el SGA de la organización.

Nota: Ver el Criterio C.57.3 en Revisión del Contrato para la cláusula 4.2.6 “Procedimientos para los equipos de auditoria” de la Guía ISO/IEC 66

C.58. El lineamiento para la Fase 1 de auditoria está incluido en la cláusula 5.3 Evaluación de la Guía ISO/IEC 66 abajo.

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5.3 Evaluación

5.3.1 El equipo auditor debe evaluar el SGA de la organización cubierto por el alcance definido con respecto a todos los requisitos de certificación/registro aplicables. El alcance de la certificación/registro debe referirse a la(s) actividad(es) especificas ejecutadas por la organización que busca la certificación/registro en un sitio(s) definido(s) bajo una gestión claramente identificada.

5.3.2 La auditoria de un SGA debe ser llevada a cabo en dos etapas como sigue:

a) La etapa 1 debe proveer un enfoque para planificar la auditoria mediante la obtención de un entendimiento del SGA en el contexto de posibles aspectos ambientales significativos del solicitante y del estado de preparación de la organización para la auditoria. Esta etapa debe estar basada en, pero no limitarse a, la revisión de documentos. El organismo de certificación/registro puede decidir ejecutar esta etapa en la instalación del solicitante a fin de evaluar mejor la conveniencia del SGA en vista de los posibles aspectos ambientales significativos. Este paso debe ser ejecutado para: planificar y asignar recursos para la revisión adicional de documentos donde sea requerido; proveer una oportunidad para la retroalimentación inmediata de la información a la organización cliente; recoger la información necesaria relativa a los procesos e instalación(es) de la organización; y acordar con la organización sobre los detalles de la auditoria (etapa 2).

b) La etapa 2 debe llevarse a cabo en la instalación de la organización, y la auditoria es ejecutada para evaluar la implementación del SGA de la organización.

C.59. Alcance de la Certificación/Registro

La intención de seguir estos criterios es proveer la suficiente flexibilidad que facilite a la organización los diferentes aspectos para definir la cobertura de su certificado de SGA de tal manera que refleje las necesidades de su empresa y diferencie su situación operacional. Sin embargo, la intención es que estos criterios deben impedir que la organización omita elementos de su operación los cuales deberán ser incluidos apropiadamente en su alcance de certificación/registro dentro de su SGA.

C.60. Los siguientes factores deberán ser usados para determinar el alcance de la certificación.

C.60.1. En relación para poder cualificar para la certificación/registro del SGA de una organización

(a) Gestión de las actividades cubiertas por el SGA debe:

• Ser capaz de demostrar responsabilidad para todos los aspectos ambientales e impactos relevantes asociados a su SGA.

• Tener autoridad para determinar cómo la política ambiental es implementada y mantenida en términos de definir sus propios objetivos y metas, y programas para alcanzarlos;

• Tener autoridad para proporcionar los fondos financieros y recursos humanos para el control e implementación ambiental. Esto puede ser dentro de los presupuestos u otras obligaciones. Recursos adicionales para mejoras ambiéntales pueden requerir la autoridad de la alta dirección.

(b) Los límites de la responsabilidades de las entradas y salidas desde y hacia la organización deberán ser definidas

(c) Interfases con los servicios o actividades que no se encuentran completamente dentro del alcance del SGA (v.g. lugar común (planta) para tratamiento de efluentes), deberá sin embargo

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ser indicada dentro del SGA sujeto a la certificación/registro (v.g. ellos deberán estar incluidos en la identificación y evaluación, etc. de los aspectos ambientales).

(d) Adicionalmente, deberá contarse con licencias ambientales en el alcance de la organización cuando se determinen dentro de la cobertura de la certificación/registro.

C.60.2. Actividades

Las actividades sujetas a certificación/registro deberán estar claramente identificadas.

C.60.3. Lugar

(a) Este se define típicamente como:

Todo el espacio donde las actividades bajo control de una organización está localizada y desarrollada, incluye cualquier bodegas conectada o asociada para materia prima, por productos, productos intermedios, producto final o materiales de desperdicio, y cualquier equipo o infraestructura involucrada en las actividades, sin importar que sean fijas o no. Alternativamente, cuando se requiera por la ley, definiciones impuestas en la regulación nacional o régimen de licencias locales deben aplicar.

Otras definiciones pueden también ser usadas, pero sujetas a justificación.

(b) Sitios temporales, como sitios en construcción, están cubiertas bajo el SGA de la organización la tiene control gerencial sobre ellos sin importar dónde se encuentren estos, y pueden ser sujetos a evaluación como ejemplos base y parte del proceso de la certificación/registro en proveer evidencia de la operación y efectividad del sistema.

(c) Donde no sea práctico definir localizaciones (ej.: servicios), la cobertura de la certificación/registro deberá tomar en cuenta la central de las actividades de la organización de sus servicios. Cuando sea relevante en casos especiales, el organismo de certificación/registro puede decidir hacer la auditoria cuando estos servicios sean entregados. En dichos casos la interfase con la central deberá ser auditada.

C.60.4. Multi-sitio

Estos criterios son dirigidos para la situación cuando una organización tiene actividades bajo control de un solo sistema de gestión ambiental el cual opera a través de un número de localizaciones geográficas (sucursales).

La certificación/registro puede ser otorgada cubriendo varios sitios previendo que cada sitio está incluido dentro del alcance de la certificación/registro ha sido también

(a) Auditada individualmente por el organismo de certificación o

(b) Está incluida en la muestra base de evaluación (ver abajo)

C.60.4.1. Muestra base de evaluación

Los organismos de certificación/registro que deseen usar una muestra base de evaluación de sucursales con actividades si milares, necesitan mantener procedimientos los cuales incluyan el rango completo de emisiones bajo la misma construcción del programa de la muestra definido a continuación.

Antes de realizar la primera evaluación basada en el muestreo, el organismo de certificación/registro debe proveer a la OGA la metodología y procedimientos con los cuales emplea y provee evidencia objetiva de cómo esto ha sido tomado en cuenta lo definido a continuación para gestionar evaluaciones multisitio.

Los procedimientos del organismo de certificación/registro deberán asegurar que la revisión del contrato inicial identifique, la mayor cantidad posible, la diferencia entre los sitios como el nivel

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adecuado de muestreo sea determinado de acuerdo con lo previsto en el inciso c) y e) del criterio a continuación.

En el caso de que la aplicación del procedimiento del organismo de certificación/registro resulte ser una muestra menor del que pudiere resultar de la aplicación del criterio definido a continuación, el organismo de certificación/registro debe registrar las razones que justifiquen esto y demuestre que opera de acuerdo con lo aprobado en su procedimiento.

El número mínimo de sitios a ser visitados por auditoria es:

Auditoria Inicial: el tamaño de la muestra deberá se la raíz cuadrada del número de sitios remotos

( xy = ), redondeado al número entero superior.

Auditoria de Seguimiento: el tamaño dela muestra anual deberá ser la raíz cuadrada del número de sitios

remotos multiplicado por el coeficiente 0.6 xy 6.0( = ), redondeado al número entero superior.

Auditoria de Reevaluación: el tamaño de la muestra deberá ser el mismo que para una evaluación inicial. Sin embargo, cuando el SGA halla demostrado ser efectivo sobre un período de tres años, el tamaño de la

muestra puede ser reducido por el factor 0.8, por ejemplo: xy 8.0( = ), redondeado al número entero superior.

C.60.4.2. Donde una organización posee un número de sitios con actividades similares cubiertas por un solo SGA, el certificado puede ser extendido a la organización que cubra todos estos sitios previendo que:

(a) Todos los sitios operan bajo el mismo SGA, el que es administrado centralmente, auditado y revisado por la alta dirección central, y

(b) Todos los sitios han sido auditados conforme con el (los) procedimiento(s) interno(s) de auditoria, y

(c) Una muestra representativa de los sitios ha sido auditada por el organismo de certificación/registro, tomando en cuenta los siguientes factores

• Los resultados y los reportes de auditorias internas en el sitio y central del SGA

• Los resultados de la revisión por dirección

• Madurez del sistema de gestión

• Cualquier conocimiento de la organización

• Variaciones en el tamaño de los sitios

• Complejidad del SGA

• Complejidad de los sitios

• Cualquier turno de trabajo

• Variaciones en las prácticas de trabajo

• Repetividad de funciones

• Variaciones en las actividades desarrolladas

• La variación del personal de la organización sobre los diferentes sitios

• La significación y extensión de los aspectos e impactos asociados

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• Potencial interacción con un entorno sensible

• Diferentes requerimientos legales

• El punto de vista de partes interesadas, y

(d) La muestra deberá ser parcialmente selectiva, basada en c), arriba y parcialmente no-selectiva y deberá resultar en un rango de sitios diferentes que han sido seleccionados, sin excluir los elementos extremos del rango de la selección de sitios, y

(e) El programa de seguimiento deberá incluir visitas a la oficina central de la organización, estar diseñada a la luz de los factores arriba descritos y deberá estar dentro de un rango razonable de tiempo, que cubra todos los sitios de la organización de conformidad con el método de muestreo del organismo de certificación/registro, y

(f) En el caso de una no conformidad halla sido observada ya sea en la ofi cina central o en un solo sitio de una organización cubierta dentro de un SGA multisitio, la acción correctiva prevista deberá ser aplicable a todos los sitios cubiertos por la certificación/registro.

(g) La auditoria (fase 1) descrita en el criterio abajo, deberá dirigirse a la ofician central de la organización para asegurar que el único SGA se aplica a través de todos los sitios y entregarlo a la gestión central a nivel operativo. La auditoria (fase 1) deberá dirigirse a todos los temas definidos arriba de (a) hasta (f).

C.61. Metodología de la Auditoria

EL organismo de certificación/registro deberá desarrollar la fase de auditoria 1 en el SGA en el sitio de la organización, a menos que pueda justificar una aproximación alterna justificada. Adaptación del proceso de certificación/registro a las necesidades de una organización muy pequeña puede proveer la justificación de circunstancias particulares. Sin embargo para todos los casos, la evaluación debe cumplir con los requisitos descritos a continuación para las fase 1 y 2.

Los objetivos principales de cada fase de la auditoria, conjuntamente con la mínima cobertura como se describe a continuación.

C.61.1. Auditoria (fase 1) (Nota: ver criterios sobre consultoría arriba. Criterio sobre estructura sobre la cláusula 4.1.2.c) y 4.1.2.m)de la Guía ISO/IEC 66, así como el criterio de políticas y procedimientos a la cláusula 4.1.2.p) del la guía ISO/IEC 66)

(a) El organismo de certificación/registro necesita establecer, por las revisiones disponibilidad de evidencia, que los requisi tos de la norma son cumplidos. Sin embargo, la evidencia puede tomar muchas formas y en algunos casos no necesite ser “documentada”. Esto no altera la necesidad de respetar los requisitos para documentación contenidos en la norma.

(b) Los objetivos de la auditoria (fase 1) son para proveer un foco de la planeación de la auditoria (fase 2) al ganar un entendimiento del contexto del SGA de la organización en aspectos ambientales y aspectos asociados, políticas y objetivos, y en particular del estado de preparación de la organización para la auditoria, por la revisión de la extensión por la cual:

• El SGA incluya un proceso adecuado para la identificación de aspectos ambientales de la organización y subsecuentemente determinación de su significado;

• Para actividades relevantes de la organización, cuente con licencias ambientales;

• El SGA esté diseñado para cumplir con la política ambiental de la organización;

• El programa de implementación del SGA justifica el procedimiento de auditoria (fase 2);

• Las auditorias internas cumplen con los requisitos de la norma de SGA;

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• Las revisiones por dirección han sido realizadas y cubren la continua conveniencia, adecuación y efectividad del SGA;

• Los documentos del SGA y respuesta a comunicaciones relevantes de partes externas involucradas;

• Documentación adicional tiene que ser revisada y/o cuyo conocimiento debe ser obtenido por adelantado

(c) El organismo de certificación/registro y la organización deben acordar cuando y donde la revisión documental debe realizarse. En cada caso la revi sión documental deberá ser completada antes de el comienzo de la auditoria (fase 2).

(d) El organismo de certificación/registro deberá obtener, por lo menos, las siguiente información:

• Documentación del SGA incluyendo procedimientos, (y preferiblemente, referencia cruzada de la documentación con los requisitos de la norma);

• Una descripción de la organización y del proceso en sitio;

• Una indicación de los aspectos ambientales y de los impactos asociados y de la determinación de aspectos significativos ambientales;

• Los medios por los cuales el concepto de mejoramiento continuo es realizado;

• Una vista general de las regulaciones aplicables (incluyendo licencias y permisos), y cualquier acuerdo con las autoridades;

• Programas de auditorias internas y sus reportes;

(e) El organismo de certificación/registro deberá hacer conciencia en la organización que la información adicional siguiente puede ser necesitada para la auditoria (fase 1) y puede ser requerida para una inspección detallada durante la auditoria (fase 2):

• Requisi tos para licencias/permisos;

• Registros (incluyendo cualquier registro de incidentes, brechas de regulación o legislación y correspondencia relevante con las autoridades) en la cual la organización basa su evaluación de conformidad con los requisitos;

• Detalles de cualquier no conformidad identificada internamente juntamente con los detalles de acciones correctivas o preventivas relevantes realizadas en los 12 meses previos (o desde que comenzó la implementación de su SGA si este fuera menos de 12 meses);

• Registro de las revisiones por dirección;

• Registros de cualquier comunicación relacionados al SGA y cualquier acción tomada en respuesta con ellas.

(f) Cuando la auditoria (fase 1), incluyendo la revisión documental, no sea conducida por una sola persona, el organismo de certificación/registro deberá ser capaz de demostrar cómo las actividades de varios miembros son coordinados.

C.61.2. Auditoria (fase 2)

(a) Sobre la base de los hallazgos de la auditoria (fase 1) del organismo de certificación/registro debe diseñarse un plan de auditoria para ser conducido en la auditoria (fase 2).

(b) Los objetivos de la auditoria (fase 2) son:

• Confirmar que la organización se adhiere a sus políticas, objetivos y procedimientos;

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• Confirmar que su SGA cumple con los requisitos de la norma de SGA y que se logra los objetivos de su política;

(c) Para lograr esto, la auditoria (fase 2) deberá dirigirse a la implementación de todos los elementos de la norma (excepto de aquellos completamente auditados y que fueran aprobados en la auditoria (fase 1)) y en particular aquellos enfocados en la organización.

• Identificación de aspectos ambientales y la subsiguiente determinación de su importancia;

• Procedimientos para asegurar cumplimiento con requerimientos legales y otros requerimientos;

• Control operacional;

• Desarrollo de monitoreo, medición, reporte y revisión contra los objetivos y metas;

• Identificación y evaluación de no conformidades y completación de acciones correctivas/preventivas;

• Auditorias internas y revisiones por la dirección;

• Responsabilidad de la dirección para la política ambiental;

• Relación entre la política, aspectos ambientales y sus impactos asociados al ambiente, objetivos y metas, responsabilidades, programas, procedimientos, datos de desempeño, auditorias internas y revisiones;

C.62. Elementos específicos para la auditoria del organismo de certificación/registro

C.62.1. Evaluación de la auditoria interna

(a) La extensión de la auditoria (fase 2) puede ser influenciada por le grado en el cual puede confiarse a la auditoria interna de la organización. En la auditoria (fase 1) el organismo de certificación/registro deberá determinar, a través de un análisis detallado, la confiabilidad puede tener lugar en los resultados de la auditoria interna. Registros de las auditorias internas deberán ser suficientemente comprensivos para proveer datos que puedan ser validados por el organismo de certificación/registro para confirmar la efectividad del proceso de auditoria. El organismo de certificación/registro deberá ser capaz de demostrar a la OGA la base para la determinación de la extensión de su propia auditoria (fase 2).

(b) El debe hacer esto, en particular para buscar evidencia objetiva de:

• Competencia, experiencia, entrenamiento e independencia de los auditores (v.g. incluyendo cualquier referencia a la norma ISO 19011:2000 y/o a programas para el registro de personal de auditorias);

• Procedimiento de auditoria y metodología, en particular la extensión de la auditoria (v.g. incluyendo cualquier referencia a la norma ISO 19011:2000);

• Referencia a la norma ISO 19011:2000;

• Recursos disponibles para la auditoria;

• Organización de la auditoria (v.g. inclusión a cualquier referencia a la norma ISO 19011:2000);

• Comprobación y verificación de desempeño;

• Hallazgos de auditoria, incluyendo reportes y registros;

• Gestión y seguimiento de la auditoria;

• Determinación de fechas límite y efectividad de las acciones correctivas.

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(c) Programas de auditorias internas deben tomar en cuenta la importancia ambiental de los componentes varios de las actividades de la organización.

(d) El organismo de certificación/registro deberá confirmar, sobre la base de ejemplos, la seriedad de las auditorias internas.

C.62.2. Registros y evaluación de los aspectos ambientales y el control de aquellos considerados como significantes

(a) En relación para proveer confianza que la organización es consistente en el establecimiento y mantenimiento de procedimientos para la identificación, examinación y evaluación de aspectos ambientales y los impactos asociados, los procedimientos de los organismos de certificación/registro deberán reflejar los factores siguientes:

• Es responsabilidad de la organización el definir los criterios por los cuales los aspectos ambientales y los impactos asociados son identificados como significativos, y el desarrollar procedimiento(s) para realizarlo;

• Es responsabilidad del organismo de certificación/registro el evaluar que los procedimientos por los cuales la organización determina cuales aspectos ambiéntales y sus impactos asociados son significativos, es conocido y adherido a;

• El organismo de certificación/registro deberá identificar a la organización para la acción de cualquier inconsistencia entre la política de la organización, los objetivos y metas, y los procedimientos o los resultados de su aplicación.

(b) El organismo de certificación/registro deberá establecer cuando los procedimientos empleados en análisis de significación son conocidos e implementados apropiadamente. Debe verificar que un aspecto ambiental o impacto asociado el cual es identificado como significativo es manejado dentro del sistema. Dependiendo de la situación, esto puede traer consigo evaluación de combinación de lo siguiente:

• Investigación y desarrollo de oportunidades para próximas mejoras;

• Programas para mejoras planeadas;

• Controles para el mantenimiento del desempeño.

(c) Aspectos ambientales significativos y los impactos asociados no están necesariamente confinados a una localización geográfica específica. Estos pueden también incluir otros aspectos de las actividades de la organización, productos o servicios que puede controlar y sobre los cuales se puede esperar que tenga influencia. En particular, estos pueden incluir cualquier actividad de proveedores, clientes u organizaciones relacionadas los cuales crean aspectos ambientales adicionales para la organización.

C.62.3. Registros y evaluación de la mejora continua y previsión de la contaminación

En relación de proveer confidencia que la organización tenga los procesos en su lugar para conseguir la mejora continua y prevención de la contaminación, los procedimientos del organismo de certificación/registro deberán reflejar los siguientes factores:

(a) Es responsabilidad de la organización el definir los medios por los cuales el compromiso de la política a la mejora continua y previsión de la contaminación es alcanzada, y el desarrollo de proceso(s) para hacer esto y para medición del progreso a este respecto;

(b) Es responsabilidad del organismo de certificación/registro el evaluar que los procesos de la organización son como lo indican y se adhieren a;

(c) El organismo de certificación y registro deberá identificar a la organización por sus acciones cualquier inconsistencia entre la política de la organización, los objetivos y metas y sus procesos o resultados de su aplicación.

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C.62.4. Documentación del SGA

La documentación requerida por la norma de SGA deberá describir al SGA y dejar claro la relación a cualquier otro sistema de gestión de operación en la organización o tienen influencia en el SGA sujeta a certificación. Es aceptable el combinar la documentación para el ambiente y otros sistemas de gestión (como los de calidad o salud y seguridad) siempre que los componentes del SGA puedan ser claramente identificados juntamente con las interfases apropiadas a los otros sistemas.

C.62.5. Combinación de Auditorias de Gestión

Las auditorias pueden ser combinadas con auditorias de otros sistemas de gestión. Esta combinación es posible, ella debe demostrar que las auditorias satisfacen todos los requisitos para la certificación/registro de SGA. El plan de auditorias deberá identificar los roles de cada miembro del equipo auditor y los criterios para auditar de cada miembro. Todos los elementos de un SGA deberán aparecer claramente, y ser plenamente identificables en los reportes de auditoria. La calidad de las auditorias no deberán ser afectadas adversamente por la combinación de las auditorias.

5.4 Informe de evaluación

5.4.1 El organismo de certificación/registro puede adoptar los procedimientos de informes que satisfagan sus necesidades pero, como mínimo, estos procedimientos deben asegurar que:

a) se efectúe una reunión entre el equipo auditor y la dirección de la organización antes de abandonar las instalaciones, en la cual el equipo auditor suministre una indicación por escrito u oral sobre la conformidad del SGA de la organización con los requisitos de certificación/registro particulares y provea una oportunidad para que la organización formule preguntas sobre los hallazgos y sus fundamentos;

b) el equipo auditor provea al organismo de certificación/registro un informe de sus hallazgos con respecto a la conformidad del SGA de la organización con todos los requisitos de la certificación/registro;

c) el organismo de certificación/registro entregue a la brevedad posible a la organización un informe sobre el resultado de la evaluación que identifique cualquier no conformidad ha ser solucionada para cumplir con todos los requisitos de la certificación/registro;

d) el organismo de certificación/registro debe invitar a la organización a comentar sobre el informe y a describir las acciones específicas tomadas o planificadas a ser ejecutadas dentro de un tiempo definido, para solucionar cualquier no conformidad con respecto a los requisitos de la certificación/registro identificados durante la evaluación. Igualmente, debe informar a la organización sobre la necesidad de reevaluación total o parcial o si se considera adecuada una declaración por escrito para ser confirmada durante la supervisión.

e) el informe debe contener como mínimo:

1) la(s) fecha(s) de la(s) auditoria(s),

2) el(los) nombre(s) de la(s) persona(s) responsable(s) por el informe,

3) la identificación de las entidades auditadas (por ejemplo los nombres y direcciones de las instalaciones e identificación de los elementos de la organización auditados),

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4) el alcance de la certificación/registro o la referencia a ello, incluyendo las referencias a las normas u otros documentos normativos aplicados,

5) comentarios sobre la conformidad del SGA de la organización con los requisitos de la certificación/registro, con una declaración clara de no conformidad y, de ser aplicable, cualquier comparación útil con los resultados de evaluaciones anteriores de la organización,

6) una explicación de cualquier diferencia con la información presentada para la organización en la reunión de clausura.

5.4.2 Si el informe autorizado por el organismo de certificación/registro difiere del informe referenciado en 5.4.1 c) y e), el mismo debe ser presentado a la organización con una explicación sobre cualquier diferencia con respecto al informe anterior. El informe debe tomar en consideración:

a) la calificación, la experiencia y la autoridad del personal encontrado;

b) la adecuación de la estructura interna y los procedimientos adoptados por el organismo solicitante para dar confianza en el SGA;

c) las acciones tomadas para corregir las no conformidades identificadas que incluyan, cuando sea posible, aquellas acciones que fueron identificadas en evaluaciones anteriores.

C.63. Un asesor/auditor debe explicar los hallazgos de la auditoria y/o clarificar los requisitos de la norma evaluada durante la auditoria y/o al momento de la reunión final, pero no debe dar consejos descriptivos o consultoría como parte de la evaluación.

5.5 Decisiones sobre la certificación/registro

5.5.1 La decisión de certificar/registrar o no a un SGA de una organización debe ser tomada por el organismo de certificación/registro sobre la base de la información reunida durante el proceso de certificación/registro y cualquier otra información pertinente. Aquellas personas que tomen la decisión de certificación/registro no deben haber participado en la auditoria.

La entidad que toma la decisión sobre el otorgamiento del certificado normalmente no debe anular una recomendación negativa del equipo auditor. Si tal situación ocurre, la base para esta decisión debe ser documentada y justificada.

5.5.2 El organismo de certificación/registro no debe delegar autoridad para el otorgamiento, mantenimiento, extensión, reducción, suspensión o cancelación de la certificación/registro a una persona u organismo externo.

5.5.3 El organismo de certificación/registro debe suministrar documentos de la certificación/registro a cada una de sus organizaciones cuyos SGA hayan sido certificados/registrados. Dichos documentos pueden ser una carta o un certificado firmados por un funcionario a quien se le haya asignado tal responsabilidad. Estos documentos deben identificar, tanto para la organización como para cada una de las áreas cubiertas por la certificación/registro:

a) nombre y dirección;

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b) alcance de la certificación/registro otorgada, incluyendo:

1) las normas del SGA y/u otro documentos normativos y documentos suplementarios los cuales los SGA son certificado/registrado,

2) las actividades de la organización con respecto a la categorías del producto, proceso o servicio;

c) la fecha efectiva de la certificación/registro y el período de validez de la certificación/registro.

5.5.4 Cualquier solicitud para una enmienda al alcance de una certificación/registro ya otorgada, debe ser procesada por el organismo de certificación/registro. El organismo de certificación/registro debe decidir qué procedimiento de evaluación, de existir alguno, es el apropiado para determinar si la enmienda debería ser otorgada o no y debe actuar de conformidad.

C.64. La información obtenida durante el proceso de certificación/registro deberá se suficiente:

(a) para que el organismo de certificación/registro sea capaz de tomar una decisión informada sobre la certificación/registro (o recertificación/registro consecutivo de la reevaluación);

(b) la trazabilidad esté disponible en el evento, por ejemplo, de una apelación o para la planeación de la siguiente auditoria (posiblemente por un equipo evaluador diferente);

(c) asegurar la continuidad.

Adicionalmente a los requisitos para el reporte en la guía ISO/IEC 66 cláusula 5.4.1.e.) , esta información debe ser cubierta:

(d) el grado de confianza que puede ser dado a la auditoria interna;

(e) un sumario de las observaciones más importantes, positivas como negativas relacionadas a la implementación y efectividad del SGA;

(f) conclusiones alcanzadas por el equipo auditor.

C.65. Los reportes de los equipos auditores del organismo de certificación/registro

En relación de proveer una base para la decisión para la certificación/registro, el organismo de certificación/registro puede necesitar (un) reporte(es) claros de los equipos auditores los cuales provean suficiente información para tomar una decisión. Para lograr esto el (los) reporte(s) deberá(n) satisfacer los requisitos de la norma ISO 14001 en particular de la cláusula 5.4.2, además proveer información adicional relacionada a la organización en cuestión (Ver también la cláusula 4.1.8. de la guía ISO/IEC 66).

(a) Reporte del equipo auditor del organismo de certificación/registro se requiere como mínimo, al final de las fases 1 y 2. En combinación con la información mantenida en el archivo, este(os) reporte(s) deberán por lo menos contener:

• Un expediente de la auditoria (fase 1 y 2) incluyendo un sumario que cubra la revisión documental y de la auditoria (fase 2), en particular, días auditados que fueron usados (incluyendo investigación en la oficina / en sitio, auditoria (fase 1), auditoria (fase 2) y reportes;

• Clarificación de las no conformidades;

• Encuestas de auditoria las cuales deben ser seguidas, selección racional, y la metodología empleada;

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• Recomendación del equipo auditor al organismo de certificación/registro;

(b) Los informes de seguimientos deberán contener, en particular información de aclaración de no conformidades encontradas previamente;

(c) El reporte de reevaluación deberá como mínimo cubrir, la totalidad de los requisitos del inciso (a) arriba.

C.66. La entidad la cual puede ser un individuo, el cual toma las decisiones sobre otorgar/retirar la certificación/registro dentro del organismo de certificación/registro, deberá incluir el nivel de conocimiento y experiencia suficiente para evaluar el proceso de auditoria y recomendaciones asociadas hechas por el equipo auditor.

C.67. La certificación/registro no debe ser otorgada hasta que todas las no conformidades como se ha definido en el criterio de definiciones hallan sido corregidas y sus correcciones verificadas por el organismo de certificación/registro (una visita de seguimiento en sitio u otra forma apropiada de verificación).

C.68. Todos los documentos de certificación/registro debe identificar los términos por los cuales el certificado/registro es válido. Se recomienda que este término sea compatible con los acuerdos para reevaluación, pero este vínculo no es un requisito. Para mejor orientación en la transferencia de la certificación/registro acreditada ver Anexo 2.

C.69. Para que el documento de certificación/registro relacionado con la acreditación, debe ser extendido por un organismo de certificación/registro de acuerdo con las condiciones de su acreditación e identificar de forma in ambigua a la OGA al organismo de certificación/registro que lo extiende.

C.70. Cuando un organismo de certificación/registro mantiene más de una acreditación que cubra el alcance de su certificación/registro, los documentos de certificación/registro acreditados deben identificar por lo menos a uno de los organismos de acreditación.

5.6 Procedimientos de supervisión y reevaluación

5.6.1 El organismo de certificación/registro debe realizar supervisiones y reevaluaciones periódicas a intervalos lo suficientemente cercanos para verificar que sus organizaciones, cuyos SGA estén certificados/registrados continúan cumpliendo con los requisitos de la certificación/registro.

NOTA En la mayoría de los casos, es poco probable que un lapso mayor de un año para la supervisión periódica y 3 años para la re-evaluación satisfagan los requisitos de supervisión periódica de este apartado.

5.6.2 Los procedimientos de supervisión y reevaluación deben ser consistentes con aquellos relacionados con la evaluación del SGA de la organización tal como se describe en la presente Guía.

C.71. El organismo de certificación/registro debe tener procedimientos claros donde indique las circunstancias y condiciones en las cuales la certificación/registro puede ser mantenida. Si en las evaluaciones de vigilancia o reevaluación como lo definido en el criterio de definiciones, son halladas, dichas no conformidades deben ser corregidas de forma efectiva dentro del tiempo estipulado con el organismo de certificación/registro. Si la corrección no se realiza dentro del tiempo acordado la certificación registro debe ser reducida, suspendida o cancelada. El tiempo permitido para implementar acciones correctivas deberá ser consistente con la severidad de la no conformidad.

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C.72. Seguimientos realizados por el organismo de certificación/registro debe dar seguridad que la organización certificada/registrada continua cumpliendo con los requisitos de la norma bajo la cual ha sido certificado/registrado. El organismo de certificación/registro deberá tener las facilidades y los procedimientos para permitir que esto se logre.

C.73. La cláusula 5.6.1 de la guía ISO/IEC 66 requiere que el organismo de certificación/registro realice programas de seguimiento y reevaluación a intervalos lo suficientemente cortos para verificar que la organización certificada/registrada continua cumpliendo con los requisitos de la certificación/registro.

C.74. El propósito de la vigilancia es verificar que el SGA aprobado continua siendo implementado, para considerar las implicaciones de cambios que el sistema iniciado como resultado de cambios dentro de la operación de la organización y para confirmar la continuidad de cumplimiento con los requisitos de la certificación/registro. Seguimientos del SGA de una organización debe tener lugar en forma regular, normalmente debe ser realizada una vez al año. Programas de seguimiento deben normalmente incluir:

(a) Mantenimiento de los el ementos del sistema, los cuales son auditorias internas, revisiones por dirección y, acciones preventivas y correctivas;

(b) Comunicaciones con partes interesadas externas como lo requiere la norma de SGA;

(c) Cambios al sistema documentado;

(d) Áreas sujetas a cambios;

(e) Procesos de certificación/registro seleccionados;

(f) Otras áreas seleccionada como apropiadas;

C.75. Como mínimo los seguimientos por el organismo de certificación/registro deberán incluir, sobre la base anual las siguientes consideraciones:

(a) La efectividad del SGA con relación al logro de los objetivos de la política ambiental de la organización;

(b) La entrevista con el gerente responsable del SGA;

(c) El funcionamiento de los procedimientos de recepción, documentación y respuesta a comunicaciones relevantes con partes externas como lo requiere la norma de SGA;

(d) Procedimientos de funcionamiento para evaluaciones periódicas y revisión del cumplimiento con la legislación y regulaciones ambientales relevantes;

(e) Progreso de actividades planeadas y dirigidas al proceso de incrementar sistemas de gestión ambiental para conseguir mejoras en el desarrollo general ambiental alineado con la política ambiental de la organización;

(f) Seguimiento de las conclusiones resultantes de auditorias internas;

(g) Acciones tomadas de las no conformidades identificadas durante la última auditoria;

(h) Acciones tomadas en repuesta a cualquier queja.

C.76. El organismo de certificación/registro debe ser capaz de adaptar su programa de seguimiento de temas relacionados ambientales de actividades de la organización y justificar este programa.

C.77. El programa de seguimiento del organismo de certificación/registro deberá ser determinado por el organismo de certificación/registro, tomando en consideración el programa de auditoria interna y la confiabilidad que puede ser atribuido a este. Fechas específicas deben ser acordadas con la organización certificada/registrada.

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C.78. Auditorias de seguimiento pueden ser combinadas con auditorias de otros sistemas de gestión. El reporte deberá claramente indicar los aspectos relevantes de cada sistema de gestión.

C.79. Se requiere al organismo de certificación/registro el supervisar el uso apropiado de sus certificados y reportes.

C.80. Durante las auditorias de seguimiento los organismos de certificación/registro deben verificar los registros de apelaciones, quejas y disputas traídas ante el organismo de certificación/registro, y cuando cualquier no conformidad o falla contra los requisitos de la certificación/registro se determine, que la organización halla investigado su propio sistema y procedimientos y tomado las acciones correctivas apropiadas.

C.81. Las actividades de seguimiento deben ser sujetas a provisiones especiales, si una organización con un certificado/registro de SGA hace cambios significativos a sus sistema o si otro cambio puede realizarse que pudiera afectar la base de la certificación/registro.

C.82. Personal apropiadamente técnico debe revisar independientemente los reportes de seguimientos para evidencia de adecuación del desempeño de la auditoria y reporte, como medio de revisión cuando la deci sión original de certificación/registro necesite ser reconsiderada. Esta revisión no necesita repetir el proceso de decisión original. La revisión deberá ser conducida por lo menos anualmente para cada certificación/registro.

C.83. Reevaluación es un requisito de la guía ISO/IEC 66. El propósito de la reevaluación es el verificar la continuidad general de la conformidad del SGA de la organización a los requisitos de la norma de SGA y que el SGA ha sido implementado apropiadamente y mantenido. En la mayoría de los casos no es probable que un período mayor de tres años para la reevaluación periódica del SGA de la organización tenga que satisfacer este requisito. La reevaluación deberá también proveer para la revisión de la implementación pasada y el mantenimiento continuo del sistema sobre el período de certificación/registro. El programa de reevaluación deberá tomar en consideración los resultados de la revisión arriba y deberá por lo menos incluir la revisión de la documentación del SGA y auditoria en sitio ( la cual puede reemplazar y/o extender una auditoria de seguimiento). Se debe asegurar:

(a) La efectiva interacción entre todos los elementos del sistema;

(b) La efectividad general del sistema en su integridad a la luz de los cambios de operación;

(c) Demostrar el compromiso de mantener la efectividad del sistema. La metodología de la auditoria para la reevaluación deberá ser la misma que para la auditoria (fase 2).

C.84. Si excepcionalmente, el período de reevaluación es extendido más allá de tres años, el organismo de certificación/registro deberá demostrar que la efectividad del SGA completo ha sido evaluado con una frecuencia regular, y deberá tener una frecuencia de seguimientos que compense esto con el fin de mantener el mismo nivel de confianza. Sin embargo, la reevaluación periódica debe realizarse sin importar del régimen de seguimiento usado.

5.7 Utilización de certificados y logotipos

5.7.1 El organismo de certificación/registro debe ejercer el control apropiado sobre la propiedad, utilización y exhibición de su marca y logotipos del SGA de certificación/registro.

5.7.2 Si el organismo de certificación/registro confiere el derecho de utilizar un símbolo o logotipo para indicar la certificación/registro de un SGA, la organización puede utilizar el símbolo o logotipo especificados sólo como le autorice por escrito el organismo de certificación/registro. Este símbolo o logotipo no debe ser usado en un producto, o en cualquier otra forma que pueda ser interpretada como denotando la conformidad del producto.

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5.7.3 El organismo de certificación/registro debe tomar las acciones adecuadas para solucionar las referencias incorrectas al sistema de certificación/registro o la utilización engañosa de los certificados y logotipos encontrados en los anuncios publicitarios, catálogos, etc.

NOTA Tal acción podría incluir acciones correctivas, retiro del certificado, publicación de la trasgresión y, de ser necesario, otra acción legal.

C.85. El organismo de certificación/registro deberá tener procedimientos documentados para el uso de su marca, y procedimientos que se deben seguir para el caso de mal uso, incluyendo falsos reclamos hacia la certificación/registro y el uso falso de la marca del organismo de certificación/registro.

C.86. Si el organismo de certificación/registro reclama incorrectamente el estado de acreditado para certificados emitidos antes de que le fuera otorgada formalmente la acreditación, la OGA puede requerirle el retiro de la misma a estos.

C.87. Los requisitos de las cláusulas 5.7.1 y 5.7.2 de la guía ISO/IEC 66 referente a “marca y logotipo de certificación/registro” y “símbolo o logotipo” ambos son aplicables a las marcas, logotipos y símbolos.

C.88. El organismo de certificación/registro deberá evitar el uso de la misma marca o marca similar para indicar diferentes sistemas de conformidad de certificación/registro (por ejemplo certificación de producto y sistemas de gestión de certificación/registro) y deberá evitar confusión entre el significado de sus marcas si tuviera más de una.

C.89. Un organismo de certificación/registro deberá tener procedimientos que aseguren que las organizaciones certificadas/registradas no se les permite el uso de su marca de manera en la cual pueda llevar a mal entender o a causar confusión.

5.8 Acceso a los registros de las comunicaciones de partes externas a las organizaciones

Fin del texto principal de la Guía ISO/IEC 66

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Anexo 1 – Tiempo Auditor SGA

A1.1. Introducción

Los criterios provistos en este documento sobre las cláusulas 5.2.1 y 5.2.2 de la Guía 66. Estos deben ser leídos conjuntamente con el criterio C.57.3 que se aplica a esta guía.

Para propósitos de acreditación, se deberá notar que no conformidad con esta guía (y/o la inclusión de tabla y/o diagrama) en instancias individuales no automáticamente dirige a no conformidad con respecto a la Guía ISO/IEC 66. Sin embargo, la situación puede ser campo para mayores investigaciones a la completación de la evaluación. Consideraciones especiales deberán ser dadas para campos de investigación para desviaciones de estos criterios.

Si las inconsistencias de estos criterios se encuentran en una forma regular, esto puede ser la base de una no conformidad contra la guía ISO/IEC 66 en los campos del organismo de certificación/registro no pueda dar una seguridad razonable que de a sus equipos auditores la capacidad de desarrollar una auditoria completa suficiente como parte del servicio de certificación/registro.

Estos criterios de SGA de la OGA adoptados de IAF provee lineamientos para el organismo de certificación/registro en el desarrollo de sus propios procedimientos para determinar la cantidad de tiempo requerida para la evaluación de organizaciones de diferentes tamaños y complejidad sobre un amplio espectro de actividades.

Organismos de certificación/registro necesitan identificar la cantidad de tiempo auditor que se debe tener para realizar evaluaciones iniciales, seguimientos y reevaluaciones para cada solicitante y organizaciones certificadas/registradas.

Estos criterios de SGA proveen un marco a ser usado para la certificación/registro de organismos para determinar el tiempo auditor apropiado, tomando en cuenta las especificidades de la organización a ser auditada. El uso de procedimientos en lineamiento con esta marco de referencia en la fase de planeación de la auditoria deberá llevar a una aproximación consistente a la determinación del tiempo auditor apropiado. Al mismo tiempo, el procedimiento deberá permitir para flexibilidad a la luz de qué se encuentre durante el curso de la evaluación, especialmente durante la etapa de auditoria fase1.

A.1.2. Procedimiento de Tiempo Auditor

La experiencia ha demostrado que junto al número de empleados, el número, naturaleza y gravedad de los aspectos ambientales potenciales pueden gobernar la cantidad de tiempo a ser tomado para cualquier auditoria de SGA. Porque el incremento de requisitos a la gestión de sistemas ambientales a través de las demandas específicas la política de un SGA (ISO 14001), la certificación/registro de un SGA puede consumir más o menos tiempo que un sistema de gestión de calidad porque:

• Al organismo de certificación/registro se le requiere evaluar el sentido y la consistencia de la metodología por el cual la organización determina la significación de sus impactos ambientales.

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• Al organismo de certificación/registro se le requiere confirmar que el sistema diseñado para alcanzar el cumplimiento necesario con la legislación ambiental relevante y otros requisitos a los cuales la organización está suscrita, es capaz de hacerla y que esta esté implementada.

• Al organismo de certificación registro se le requiere confirmar que el proceso para alcanzar “Prevención de la contaminación” sea realizada y adherida a.

• El aumento de la demanda saliente de la auditoria (fase 1).

Los criterios sobre revisión del contrato para la cláusula 4.2.6. “Procedimientos para el equipo auditor” de la guía ISO/IEC 66, lista los criterios los cuales deberán ser considerados, cuando se establezca la cantidad del tiempo auditor necesario. Estos y otros factores necesarios para ser examinados durante el proceso de revisión del contrato del organismo de certificación/registro para los impactos potenciales en la cantidad e tiempo auditor a ser asignados. De esta manera el gráfico/diagrama de tiempo auditor no debe ser usado aisladamente.

La tabla 1 y el diagrama 1 define un número típico del número de días auditoria a ser usado en una evaluación inicial. La experiencia ha demostrado que para SGA es apropiado esto con el número y gravedad de los aspectos ambientales o una organización típica en ese sector industrial. Los tiempos auditor deberán ser entonces ajustados sobre la base de cualquier factor significante que únicamente aplica a la organización a ser auditado.

Factores adicionales que necesitan ser tomados en cuenta, incluye pero no está limitado a:

Aumento del Tiempo Auditor:

• Logísticas complicadas que involucren a más de un edificio o localización donde se desarrolla el trabajo.

• Personal que hable más de un idioma (requerimiento de intérprete(s) o previniendo a los auditores individuales a trabajar independientemente)

• Un sitio muy grande para el número de empleados (v.g. un bosque de caoba)

• Sistemas que cubra procesos altamente complejos o con un número relativo de actividades únicas.

• Designación de la responsabilidad en aspectos relacionados al producto

• Prácticas rutinarias de turnos nocturnos como parte de las actividades a ser evaluadas necesitan el cambio del programa de auditoria, etc.

• Alta sensibilidad para recepción de comparaciones ambientales al sector típico de la industria.

• Punto de vista de las partes interesadas

• Aspectos indirectos necesarios para incrementar el tiempo auditor (v.g. relaciones con de la oficina central con las autoridades locales)

• Aspectos adicionales/inusuales para el sector

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• Condiciones de Licencias/regulaciones adicionales /inusuales para el sector

• Sistema de gestión inmaduro

Disminución del Tiempo Auditor

• Un número muy pequeño de empleados (v.g. solo en el complejo de oficinas)

• Madurez del sistema de gestión

• Alto porcentaje de evaluadores realizando lo mismo, operaciones sencillas

Estos criterios están basados en cinco categorías de complejidad por la naturaleza, número y gravedad de los aspectos ambientales de una organización que fundamentalmente afecta al tiempo auditor, estos son:

• Alto –Gran número de aspectos ambientales con naturaleza significativa y gravedad (manufactura típica o proceso tipo de la organización con impactos significativos en varios de los aspectos ambientales);

• Mediano – Número medio de aspectos ambientales con naturaleza media y gravedad (manufactura típica o proceso tipo de la organización con impactos significativo en algunos de los aspectos ambientales);

• Bajo – Pequeño número de aspectos ambientales con baja naturaleza y gravedad (organización típica de ensamble tipo ambiental con algunos aspectos significativos);

• Limitado – un número muy limitado de aspectos ambientales con naturaleza limitada y gravedad (Organizaciones típicas de una oficina ambiental);

• Especial – Estos requerimientos adicionales y consideraciones únicas a la fase de planeación de auditoria.

La tabla 1 y el diagrama 1 cubren los cuatro primeras categorías de complejidad. Tabla 2 provee el vínculo entre las cinco categorías de complejidad descritas arriba y el sector de la industria que puede típicamente caer en cada categoría.

El organismo de certificación/registro deberá reconocer que no todas las organizaciones de un sector específico caigan en la categoría con el mismo grado de complejidad. El organismo de certificación/registro debe permitir flexibilidad del procedimiento de las revisiones del contrato para asegurar que actividades específicas de la organización sean consideradas en la determinación de la categoría de complejidad. Por ejemplo: dentro de los muchos negocias del sector químico, una organización se debe considerar dentro de la categoría de “alta complejidad” a aquella la cual pueda tener solo una mezcla libre de una reacción química o emisión y/o operación comercial que pudiera ser clasificada como “media” o aún de “baja complejidad”.

El organismo de certificación/registro deberá reconocer que no todas las organizaciones con complejidad específica, no puede ser cubierto en la tabla 1 o diagrama 1 y el tiempo auditor debe ser determinado y justificado sobre la base individual en estos casos.

Todos los atributos del sistema de la organización, procesos, y productos/servicios deberán ser considerados como ajustes imparcial realizado para aquellos factores que puedan justificar más o menos tiempo auditor para una auditoria efectiva. Factores adicionales pueden ser eliminados por factores sustractivos. En todo caso donde los ajustes son realizados al tiempo previsto en la tabla y diagrama del tiempo auditor, debe

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aportarse evidencia suficiente y registros deben ser mantenidos para justificar esta variación.

Tabla 1

Guía para el tiempo auditor para Evaluación Inicial (auditoria fase 1 y auditoria fase 2 juntas) Tiempo auditor para la norma ISO 14001.

El número de empleados en la tabla 1 deberá ser visto como una continuidad más que un cambio escalonado, ver el diagrama 1.

Número de Empleados

Alta Complejidad (días)

Media Complejidad (días)

Baja Complejidad (días)

Complejidad Limitada (días)

10 4 ± 1 3 ± 1 3 ± 1 3 ± 1

30 7 ± 2 6 ± 2 4 ± 1 3 ± 1

100 11 ± 3 8 ± 3 6 ± 2 4 ± 1

500 16 ± 5 12 ± 3 9 ± 3 6 ± 2

2000 23 ± 7 18 ± 5 13 ± 4 8 ± 2

El procedimiento del organismo de certificación/registro puede proveer tiempo auditor para un número de empleados que exceda a los 2000. Dicho tiempo auditor deberá continuar la progresión dela tabla 1 de una manera consistente.

Diagrama 1: Criterio para la determinación del número de días auditor

Nú

mer

o d

e d

ías

aud

ito

r

Número de Empleados

Complejidad Ambiental Limitada Baja Media Alta

LIMIDADA

BAJA

MEDIA

ALTA

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Notas a la tabla 1 y diagrama 1 de tiempo auditor de SGA

1. “Empleados” como lo referido en la tabla, se refiera a todos los individuos cuyas actividades de trabajo que soporte el alcance de la certificación/registro como lo descrito por los sistemas de gestión ambiental.

• El número efectivo de empleados incluye al personal de la empresa no permanente (temporada, temporal, y subcontratado) el que va a estar presente al tiempo de la auditoria. EL organismo de certificación/registro deberá acordar con la organización a ser auditada el tiempo de la auditoria la cual deberá demostrar el alcance completo de la organización. La consideración puede incluir temporada día/fecha y turno apropiado.

• Empleados de tiempo parcial deberán ser tratados como los de tiempo completo. Esta determinación puede depender del número de horas trabajadas a comparación con los empleados de tiempo completo, ver nota 6 para el cálculo del impacto de turnos de trabajo.

2. “Tiempo Auditor” incluye el tiempo utilizado por un auditor o el equipo auditor en planeación (incluye revisión documental fuera de la empresa, si resultara conveniente), interrelación con la organización, registro de personal, documentos y procesos, y reportes escritos. Se espera que el “Tiempo Auditor” involucrado en dicha planeación y reporte escrito combinado no deberá reducir el tiempo total en sitio de “Tiempo Auditor” a no menos del 80% del tiempo mostrado en la gráfica de Tiempo Auditor. Esto se aplica a la auditoria inicial, de seguimiento y reevaluación. Donde se requiera tiempo adicional para planeación y/o reporte escrito, este no será justificación par reducir el “tiempo Auditor” en sitio. EL tiempo de viaje del Auditor no se incluye en este cálculo y es adicional el “Tiempo Auditor” de referencia en el gráfico. Nota: 80% es un factor basado en la experiencia de auditorias de SGA.

3. “Tiempo Auditor” como el referido en el gráfico está declarado en término de “Días Auditor” utilizados en la evaluación. Un “Día Auditor” es típicamente un día de trabajo de 8 horas. El número de “Días Auditor” empleados no puede ser reducido a las etapas iniciales al programar un día de trabajo con más horas de trabajo.

4. Para el ciclo inicial de evaluaciones, el tiempo de vigilancia para determinada organización deberá ser proporcional al tiempo utilizado en la evaluación inicial con el tiempo total utilizado anualmente en una evaluación de seguimiento alrededor de 1-3 del tiempo utilizado en la evaluación inicial. El tiempo programado para la vigilancia deberá ser revisado de tiempo en tiempo de conformidad con los cambios en la organización, madurez del sistema, etc., y por lo menos al momento de la reevaluación.

5. La cantidad total de tiempo utilizado para desarrollar reevaluaciones puede depender de los hallazgos de la revisión como lo definido en los criterios sobre el propósito de la reevaluación y la extensión del período de reevaluación más allá de los tres años por parte del organismo de certificación. La cantidad de tiempo utilizado para la reevaluación deberá ser proporcional al tiempo que pudiera ser utilizado para la evaluación inicial de la misma organización y deberá ser alrededor de 2/3 del tiempo requerido para la evaluación inicial de la misma organización a ser reevaluada. El tiempo de reevaluación utilizado arriba y más allá del tiempo utilizado para visitas de seguimiento, pero cuando la reevaluación sea llevada al mismo tiempo que una visita de

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seguimiento planificada, la reevaluación será suficiente para la visita de seguimiento. Sin importar de a qué conclusión se llegue, los criterios sobre revisión del contrato y la competencia del personal de los equipos evaluadores aplican.

6. Si una parte significativa de la operación se lleva a cabo en turnos, el total de los empleados puede ser calculado como sigue: (número de empleados no en el turno de trabajo)+{(número de empleados en el turno de trabajo)/(número de turnos menos uno)}. Una condición es que no halla diferencias significativas entre los turnos con respecto al tipo e intensidad de actividades.

Tabla 2

Complejidad de la Categoría

Sector Económico

Minería y extracción minera Petróleo y extracción de gas Teñido de textiles y vestuario Parte de pulpa para la fabricación de papel incluyendo el proceso de papel reciclado Refinamiento de petróleo Químicos y farmacéuticos Producción primaria de metales Procesamientos no metálicos y productos de cerámica y cemento Generación eléctrica a base de carbón Construcción civil y demolición Procesamiento de basura peligrosa y no peligrosa v.g. Incineración, etc.

Alta

Procesamiento de efluentes y desagües Pesca / Agrícola / Forestal Textiles y vestuario excepto teñido Manufactura de tableros, tratamiento/ impregnación de madera y productos de madera Producción de papel excepto pulpa Procesos no metálicos y de productos incluyendo vidrio, barro, cal, etc. Tratamiento de superficies y otros métodos químicos para productos fabricados en metal excluyendo producción primaria Tratamiento de superficies y otros métodos químicos para ingeniería mecánica en general Producción de circuitos impreso para la industria electrónica Manufactura de equipo de transporte –carretera, trenes, aéreo, marítimo Generación y distribución eléctrica no basada en carbón Producción, almacenamiento y distribución de gas (nota la clasificación está considerada como alta) Extracción de agua, purificación y distribución, incluye manejo de ríos (nota tratamiento de efluentes es considerada alta) Venta y distribución de combustibles fósiles Procesamiento de alimentos y tabaco Transporte y distribución marítima aérea y terrestre Agencias comerciales de bienes raíces, manejo de bienes, limpieza industrial, lavado en seco normalmente como parte de un servicio general de un negocio Reciclaje, composteado y rellenado de tierra (con basura no peligrosa) Laboratorios y ensayos técnicos Cuidado de la salud / hospitales / veterinaria

Media

Servicios de entretenimiento y servicios personales excluyendo / restaurantes Hoteles / restaurantes Madera y productos de madera excluyendo manufactura de tableros, tratamiento/ impregnación de madera

Baja

Productos de papel excluyendo impresión, pulpa y fabricación de papel

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Moldes para inyección de plástico y caucho, formado y ensamble, excluye la fabricación de caucho y materia prima para productos plásticos que son partes de químicos. Formado frío y caliente y fabricación de metales excluyendo tratamiento de superficies y otros tratamientos de base química y producción primaria Ensamble general de ingeniería mecánica excluyendo tratamiento de superficies y otros tratamientos de base químicos Venta al por mayor y menudeo

Ensamblaje de equipo eléctrico y electrónico excluyendo la producción de circuitos impreso para la industria electrónica Actividades corporativas y gerenciales, oficinas centrales y la gerencia de grupos empresariales Transporte y distribución – gestión de servicios sin una flota para manejar telecomunicaciones Servicios de negocios generales, excepto agencias comerciales de bienes raíces, manejo de bienes, limpieza industrial, lavado en seco

Limitada

Servicios de educación Nuclear Generación eléctrica nuclear Almacenamiento de grandes cantidades de material peligroso Administración pública Autoridades locales

Clases especiales

Organizaciones con productos o servicios sensibles al ambiente

Nota:

Deberá ser reconocido que no todas las organizaciones de un sector específico caen en la misma categoría de complejidad. El organismo de certificación/registro deberá permitir flexibilidad en el procedimiento de las revisiones del contrato para asegurar que actividades específicas de la organización son consideradas al determinar la complejidad de la categoría.

Anexo 2 – Transferencia del certificado/registro de acreditado

Este anexo provee los criterios de la cláusula 5.5 de la guía ISO/IEC 66. Ver también el criterio sobre la documentación de la certificación/registro y el tiempo que la certificación es válida. También deberá ser leído conjuntamente con la cláusula 5.8 de la guía ISO/IEC 66.

A.2.1. Introducción

Este anexo provee los criterios para la transferencia de certificados/registros de la norma ISO 14001:1996 sistemas de gestión ambiental entre organismos de certificación/registro.

El objetivo de estos criterios es asegurar el mantenimiento de la integridad del certificado de sistemas de gestión ambiental acreditados emitidos por un organismo de certificación/registro si subsecuentemente es transferida a otro organismo de este tipo.

Estos criterios definen los requisitos mínimos para la transferencia del certificado/registro. Los organismos de certificación/registro pueden implementar procedimientos o acciones que pueden ser más estrictas que aquellas contenidas en este documento, dándole a la organización la libertad de escoger al organismo de certificación/registro no es forzado injustamente o indebidamente.

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A.2.2. Definiciones

Transferencia del certificado/registro. La transferencia de la certificación/registro está definida como el reconocimiento de una existente y válida de un certificado/registro de la norma ISO 14001:1996 Gestión de sistemas de gestión ambiental otorgado por un organismo de certificación/registro acreditado (de aquí en adelante “organismo de certificación/registro otorgante”), (pero ver cláusula A.2.4.1 de este anexo) por otro organismo de certificación/registro acreditado (de aquí en adelante “organismo de certificación/registro aceptante”) para los propósitos de emisión de su propio certificado/registro. Nota: Certificación/registro múltiple no cae dentro de la definición de arriba, y no es promovido por IAF.

A.2.3. Requerimientos mínimos

A.2.3.1. Acreditación. Solo certificados cubiertos por miembros signatarios de cooperaciones como EA, PAC, IAAC, o IAF deberán ser elegibles para transferencias. Si la certificación existente es acreditada por un organismo que pertenece solo a un acuerdo de reconocimiento multilateral, la transferencia debe ser limitada a otra acreditación válida dentro del grupo regional. Organizaciones que mantienen certificados que no están cubiertos por dichas acreditaciones deben ser tratadas como clientes nuevos.

A.2.3.2. Revisiones pretransferencia. Una persona competente del organismo de certificación/registro debe realizar una revisión del certificado/registro del cliente prospecto. Esta revisión deberá cubrir los siguientes aspectos:

(a) Confirmación que las actividades del cliente certificado caen dentro del alcance del organismo de certificación/registro

(b) Las razones para buscar la transferencia (c) Un certificado válido de certificación en términos de autenticidad, duración, alcance

de las actividades cubiertas por el sistema de gestión ambiental y alcance de la acreditación es mantenido con respecto al sitio o sitios que desean la transferencia. Si fuera práctico la validez del certificado/registro y el estado de no conformidades encontradas deberán ser verificadas por el organismo de certificación/registro emisor a menos que este halla cesado sus actividades.

(d) Consideraciones del último reporte de evaluación o reevaluación, subsecuentes reportes de visitas de seguimiento y cualquier no conformidad resultante de esta. Esta consideración deberá también incluir cualquier otra documentación relevante disponible sin importar el proceso de certificación, v.g. notas escritas a mano, listas de verificación.

(e) Cualquier compromiso actual por la organización de responsabilidades legales establecidas por organismos del estado.

(f) Quejas recibidas por acciones tomadas. (g) El estado del ciclo de la certificación/registro actual. Ver cláusula A.2.4.4. de este

anexo.

A.2.4. Certificación

A.2.4.1. La transferencia normalmente solo puede ser de un certificado acreditado válido, pero en el caso de un certificado/registro emitido por un organismo de certificación/registro que ha cesado sus actividades, o cuya acreditación ha sido retirada, el organismo de

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certificación/registro aceptante puede a su discreción, considerar dicho certificado para transferencia sobre la base de estos criterios.

A.2.4.2. Certificados que son conocidos de que han sido suspendidos o están bajo proceso de suspensión no deberán ser aceptados para transferencia.

A.2.4.3. No conformidades existentes deberán ser cerradas, si fuera práctico, con el organismo de certificación/registro emisor antes de la transferencia. De otra manera ellas deberán ser cerradas por el organismo de certificación/registro aceptante.

A.2.4.4. Si no se hubiera identificado problemas pendientes o potenciales por la revisión pretransferencia del certificado, fechado desde la fecha de completación de la revisión, el certificado puede ser extendido después del proceso normal de la toma de decisión. El patrón del régimen previo de certificación/registro deberá ser utilizado para determinar el programa de las siguientes visitas de seguimiento y reevaluación a menos que como resultado de la revisión, el organismo de certificación/registro aceptante haya realizado una auditoria inicial o de reevaluación.

A.2.4.5. Cuando la duda continúe existiendo después de la revisión pretransferencia, así como la adecuación de la actual o previa certificación, el organismo de certificación/registro aceptante deberá dependiendo de la extensión de la duda ya sea:

• Tratar a la organización solicitante como un nuevo cliente o • Conducir una evaluación concentrándose en las áreas de problema identificadas.

La decisión de la acción requerida va a depender de la naturaleza y extensión de cualquier problema hallado y deberá ser explicado a la organización.

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Criterios de Acreditacion Para Organismos de Certificacion de SGA en Guatemala