CURSO DE EXTENSÃO EM GESTÃO DA TRANSPARÊNCIA EM ORGANIZAÇÕES DA SOCIEDADE CIVIL (OSCs) Módulo Gestão de Projetos Profa. Micheline Gaia Hoffmann [email protected]

CURSO DE EXTENSÃO EM GESTÃO DA TRANSPARÊNCIA EM ORGANIZAÇÕES DA SOCIEDADE CIVIL (OSCs)

Módulo Gestão de Projetos

Profa. Micheline Gaia [email protected]

Florianópolis, 21 e 22 de julho de 2011.

Objetivo do Módulo Apresentar conceitos básicos sobre gestão de projetos

Instrumentalizar os participantes para a elaboração de projetos comprometidos com os princípios de efetividade, eficácia, eficiência, sustentabilidade e transparência

Para iniciar...

• O que é um projeto?• Qual a diferença entre um projeto e a operação numa organização?

O que é um projeto?

“Esforço temporário, progressivamente elaborado com o objetivo de criar um produto ou serviço único” (PMI, 2004).

“Empreendimento planejado que consiste num conjunto de atividades inter-relacionadas e coordenadas, com o fim de alcançar objetivos específicos dentro dos limites de tempo e de orçamento dados”. (Kisil, 2002).

Quais as características de um projeto?

• É temporário: com início e final definidos, mas com resultados duradouros

• Possui resultados exclusivos: gera produtos e serviços únicos (diferenciação)

• Tem uma elaboração progressiva: é desenvolvido em etapas, de forma incremental

• Diferencia-se das operações: não pode ser contínuo e exige um certo grau de inovação e mudança

• É um instrumento para atingir o planejamento: tendo uma relação com as orientações estratégicas da organização

Andion, 2010; PMI, 2004

Por que projetos em ONG´s ?

Por que projetos em ONG´s ?• Buscar financiamento/captação de recursos

• Enfrentar problemas de forma organizada, ágil e prática

• Desenvolver novos modelos - laboratório de inovação

• Criar bases para novas políticas públicas

• Mobilizar compromisso coletivo

• Fortalecer a participação na vida política e social

Premissas do Módulo - Validação

•É imprescindível transcendermos a lógica da dependência.

•Tão importante quanto conquistar parceiros e financiadores, é mantê-los.

•Tão importante quanto elaborar um projeto atrativo, é elaborar um projeto factível e passível de avaliação.

Fases do ciclo de um projeto

Identificação/Replanejamento

Elaboração

AprovaçãoImplementação

Avaliação

Armani, 2004

Vamos falar sobre o planejamento / elaboração de projetos!

POR ONDE COMEÇAR?

A origem dos projetos• A compreensão adequada do problema,

oportunidade, necessidade ou demanda constitui um dos processos iniciais da elaboração de um projeto.

• A partir dela é que será definido o escopo

do projeto, que por sua vez norteará todos os esforços subsequentes.

A origem dos projetos

• PROBLEMA• OPORTUNIDADE• NECESSIDADE• DEMANDA

• Catástrofes naturais

• Crises econômicas

• Novas políticas públicas

• Planos estratégicos

• Programas setoriais

• Requisitos legais

EXEMPLOS

Diagnóstico: entendendo o contexto do projeto

O diagnóstico deve proporcionar:

• Caracterização da situação do público-alvo / potenciais beneficiários do projeto.

• Aspectos sociais, políticos, econômicos, demográficos e culturais que permeiam a situação objeto da potencial intervenção.

• Identificação das expectativas das partes interessadas na potencial intervenção

• Identificação de antecedentes – iniciativas similares e referencial teórico

Armani, 2004


Alguns instrumentos de coleta de dados para o diagnóstico :

• Entrevistas

• Questionários

• Pesquisa documental

• Grupos focais

Armani, 2004


Um bom diagnóstico ajudará:

• Na determinação da viabilidade inicial do projeto

• Na definição coerente do escopo

• Na formulação de justificativas consistentes

Definindo prioridades para a intervenção

A construção da “árvore de prioridades”

•Caule – questão prioritária•Copa – efeitos da questão prioritária•Raízes –causas, origens da questão

prioritária

Armani, 2004

Conhecendo as partes interessadas no projeto

Equipe técnicado

projeto

Organização promotora Financiadores

Parceiros

Mídia e Formadores de

opinião

Público-alvo

Comunidade

Poderpúblico

Andion, 2010

Organizando a “Matriz de Interessados”

Interessado Papel ExpectativasGrau de

Importância/Poder de Influência

RiscosEnvolvimento

Potencial

Iniciando o planejamento•Já temos um diagnóstico que nos

proporciona uma clara compreensão do contexto do projeto, logo:

Já temos insumos para definir o escopo do projeto

Já temos elementos para justificar a relevância do projeto

Planejamento de escopoO escopo do projeto é a sua razão de existência.

Um escopo bem definido deixa claro o que será e o que não será feito no projeto.

A composição do escopo deve considerar a sustentabilidade do projeto – ele será finito, mas seus resultados, devem ser duradouros.

Definindo o escopo de nosso projeto

–Objetivos–Produtos/Entregas–Atividades / Procedimentos

Objetivos

•Os objetivos devem indicar de forma clara e objetiva os alvos que se deseja atingir por meio do projeto.

•Devem estar diretamente relacionados a problemáticas definidas na justificativa – especificamente, à árvore de prioridades.

Objetivos

Geral: indica o impacto geral esperado do projeto, ou seja, a transformação esperada após sua consecução.

Específicos: são desdobramentos do geral, objetivos menores que devem ser alcançados para que se chegue ao maior.

Objetivos

•Dicas para a formulação de objetivos:Observar os atributos SMART:▫Specific,▫Measurable, ▫Achievable, ▫Realistic e▫Time related

Objetivos

•Assim, objetivos são atingíveis, mensuráveis, factíveis e atingíveis num tempo determinado

• Não descrevem procedimentos e atividades, que são os meios para atingi-los.

•Todo objetivo deve ter procedimentos correspondentes e claros; caso contrário, será um “objetivo morto”.

Definição dos Produtos – “Entregas” do projeto• Proposição de produtos e/ou situações tangíveis que

se espera alcançar com o projeto, a partir da realização das atividades.

• Um projeto consistente apresenta perfeita amarração entre as entregas propostas e o diagnóstico.

• Uma boa descrição das entregas propostas auxiliará a continuidade do plano do projeto, bem como a atração de apoiadores e também a posterior gestão.

Atividades / Procedimentos• Meios colocados em prática para gerar as

entregas e atingir os objetivos desejados.

• Assim como a descrição das entregas, o bom detalhamento das atividades é crucial para a elaboração de um bom projeto.

Análise Lógica da Intervenção – A Matriz Lógica

• Para verificar se a amarração entre origem do projeto, objetivos, entregas e atividades propostas está bem feita, algumas perguntas devem ser respondidas:

Armani, 2004

Análise Lógica da Intervenção – A Matriz Lógica

– As atividades listadas são suficientes e conduzem à produção dos resultados definidos?

– Os resultados indicados, uma vez produzidos, levarão ao alcance dos objetivos específicos?

– O alcance dos objetivos específicos proporcionará o atingimento do objetivo geral do projeto?

– Uma vez atingido o objetivo geral, teremos um impacto positivo na situação problema?

Armani, 2004

Pensando a avaliação do projeto

• Avaliação: “Trata-se do exame sistemático e objetivo de um projeto ou programa, finalizado ou em curso, que contemple o seu desempenho, implementação e resultados, com vistas à determinação de sua eficiência, efetividade, impacto, sustentabilidade e a relevância de seus objetivos. O propósito da avaliação é guiar os tomadores de decisão, orientando-os quanto à continuidade, necessidade de correções ou mesmo suspensão de uma determinada política ou programa.”

◦ Unicef, 1990, apud Costa e Castanhar, 2003


• Um projeto terá melhores possibilidades operacionais de avaliação quando for concebido para ser avaliado.


• Para podermos avaliar um projeto, é importante termos os dados do nosso público-alvo antes e depois da intervenção.

• Para isso, um bom instrumento é o cadastro dos beneficiários. Um bom cadastro contém informações relativas aos indicadores do projeto.


• Não esquecer de montar um grupo controle, para nos certificarmos que as melhorias conquistadas pelos beneficiários do projeto foram mesmo mérito da intervenção.

• O grupo controle é composto por pessoas com características muito parecidas com as dos beneficiários.

Definindo as parâmetros para a avaliação – os indicadores do projeto

• Um indicador é uma “régua”, um padrão que nos ajuda a medir, avaliar ou demonstrar variações em dimensões da realidade relevantes para os objetivos do projeto

• É por meio dos indicadores que se tem evidências concretas do andamento das Atividades, do alcance dos Resultados e da realização dos Objetivos de um Projeto.

Indicadores, Conceitos e Variáveis•Os indicadores nos ajudam a medir

conceitos que não podem ser medidos diretamente, por estarem relacionados a coisas muito subjetivas ou sujeitas a muitas interpretações.

Indicadores, Conceitos e Variáveis• Por exemplo: participação comunitária. • Como medir a evolução de um projeto no que

tange a participação comunitária? • Será necessário identificar quais são as

dimensões mais fundamentais deste conceito para o projeto – ou seja, definir variáveis

• E depois criar as formas mais apropriadas para medir sua variação.

(Armani, 2004)

Indicadores, Conceitos e VariáveisCONCEITO VARIÁVEIS INDICADORES

Participação Comunitária

1. Envolvimento com a gestão dos serviços sociais básicos

2. Nível de associativismo

3. Representação em conselhos

•Percentual de pais votantes nas eleições para diretoria da escola•Percentual de mães participantes das reuniões de pais e mestres.

•No. e tipo de organizações presentes na comunidade•No. de participantes regulares nas reuniões

•Grau da participação em conselhosArmani, 2004

Principais indicadores sociais• Indicadores de Educação:

▫ Percentual de Crianças na Escola▫ Percentual de Crianças Analfabetas▫ Percentual de Crianças com mais de um Ano de

Atraso Escolar▫ Percentual de Crianças Fora da Escola▫ Percentual de Professores do Fundamental

Residentes com Curso Superior▫ Taxa de Alfabetizazação

Adaptado de Betânia Peixoto. Curso Avaliação Econômica de Projetos Sociais, 2011.

Principais indicadores sociais• Indicadores de Saúde:

▫ Mortalidade infantil▫ Taxa de fecundidade▫ Taxa de natalidade▫ Peso sobre altura▫ Taxa de incidência de doença▫ Peso sobre altura▫ Circunferência da cabeça


Principais indicadores sociais• Indicadores de Renda:

▫ Renda per capita▫ Intensidade de pobreza▫ Percentual de crianças de 10 a 14 anos que

trabalham▫ Empregabilidade▫ Número de banheiros do domicílio▫ Número de cômodos do domicílio▫ Número de morador por cômodos e banheiros


Principais indicadores sociais• Indicadores de moradia/infra-estrutura:

▫ Domicílios com água encanada▫ Domicílios com esgoto▫ Domicílios com coleta de lixo▫ Número de moradores por domicílio


Principais indicadores sociais• Indicadores ambientais:

▫ Taxa de desmatamento▫ Emissão de gás carbônico▫ Quantidade de lixo produzida▫ Taxa de reciclagem de lixo


Principais indicadores sociais• Indicadores de violência e segurança pública:

▫ Crimes por 100 mil habitantes▫ Policial por população▫ Taxas de subregistro


Indicadores e Meios de Verificação• A mensuração de um indicador requer a

existência de um meio de verificação apropriado.

• A impossibilidade de se utilizar ou acessar meios de verificação adequados à mensuração de determinado indicador pode inviabilizá-lo.

• Esta impossibilidade frequentemente está associada a questões metodológicas e financeiras.

Os indicadores no Marco Lógico

•Indicadores operacionais – monitoram a evolução do projeto, tendo por base o orçamento e o cronograma. Indicam-nos se os recursos previstos foram disponibilizados na quantidade, forma e tempo adequados à realização do projeto.

Armani, 2004

Os indicadores no Marco Lógico• Indicadores de desempenho – evidenciam que os

produtos planejados como resultados imediatos foram alcançados.

• Indicadores de efetividade – indicam os efeitos que o uso dos resultados pelos beneficiários geraram. Pode levar certo tempo até que seja possível mensurá-lo depois de entregues os resultados. Evitar a proposição de muitos indicadores de efetividade.

Armani, 2004

Os Indicadores e o Marco Lógico

OBJETIVOS

ENTREGAS

ATIVIDADESINDICADORES

OPERACIONAIS

INDICADORES DE DESEMPENHO

INDICADORES DE EFETIVIDADE

Armani, 2004

Exercício• Formule produtos / entregas, indicadores de

desempenho e indicadores de impacto para dois projetos distintos, que têm como objetivos:

▫ Reduzir o índice de desemprego entre jovens de 18 a 24 anos na cidade de Florianópolis.

▫ Melhorar o desempenho escolar dos estudantes do ensino médio do sistema municipal de ensino de Florianópolis.

Preparando o terreno para o cronograma e o orçamento:

Sequenciamento das atividadesEstimativa de tempo das atividades

Sequenciamento das atividades:

Para definir o sequenciamento, é importante compreender as relações de dependência entre as atividades.

Dependências obrigatórias: envolvem limitações que tornam uma atividade inviável caso determinadas condições geradas por atividades anteriores não tenham sido atingidas. A inversão é impossível. Por isso são também chamadas de lógica rígida ou dependência mandatória.

Mendes, 2006


Dependências discricionárias desejáveis ou arbitradas: são dependências definidas pela própria equipe do projeto, em função de experiências anteriores ou de boas práticas identificadas no ambiente mais amplo. Normalmente são estabelecidas com a perspectiva de evitar riscos.

Mendes, 2006


Dependências discricionárias preferenciais: são sugeridas por uma parte interessada / stakeholder do projeto e expressam um sequenciamento preferencial sem que haja uma necessidade real para a dependência.

Dependências externas: são dependências que envolvem o relacionamento entre atividades do projeto e atividades /entidades externas ao projeto. Quando não identificadas, elas podem bloquear o projeto, que precisará ficar no aguardo de definições externas.

Mendes, 2006

O cronograma do projetoID Atividad

ePredecessor

Duração

Mês 1 Mês 2 Mês 3

Mês 4

Mês 5

1 Análise de requerimentos

30 dias

2 Modelagem dados

1 15 dias

3 Protótipo de telas

1 5 dias

4 Detalhamento de funções

1 20 dias

5 Programação

2;3;4 40 dias

6 Testes 5 5 dias

Mendes, 2006

Orçando o projeto•Primeiro passo - estimativa dos custos

▫identificação dos recursos físicos e respectivas quantidades necessários para a execução das atividades.

Orçando o projeto

Rubricas para o Plano de Aplicação:

•Despesas de custeio•Despesas de viagem•Investimentos•Pessoal•Bolsas•Serviços de terceiros pessoa física•Serviços de terceiro pessoa jurídica

Orçando o projeto - Cronograma físico-financeiroID Atividade Mês 1 Mês 2 Mês 3 Mês 4 TOTAL

1 Análise de requerimentos

2.500,00 500,00 3.000,00

2 Modelagem dados

1.200,00 600,00 1.800,00

3 Protótipo de telas

1.800,00 1.800,00

4 Detalhamento de funções

2.500,00 1.600,00

4.100,00

5 Programação 1.500,00

1.500,00

3.000,00

TOTAL 2.500,00 6.000,00 3.700,0 1.500,00

Orçamento - Quadro de usos e fontes

•Outro recurso útil no planejamento do orçamento, especialmente, quando o projeto envolve financiamento externo ou mais de uma organização, é o Quadro de Usos e Fontes.

•Ele indica o percentual de aporte de cada uma das partes envolvidas no projeto e demonstra as fontes de financiamento de cada rubrica.

Orçamento - Quadro de Usos e Fontes

RUBRICA FINANCIADOREXTERNO

CONTRAPARTIDADO PROPONENTE

TOTAL

Custeio 35.000,00 0 35.000,00

Investimento

50.000,00 50.000,00 100.000,00

Pessoal 0 45.000,00 45.000,00

Serviços de terceiros PJ

60.000,00 0 60.000,00

Total 145.000,00 95.000,00 185.000,00

Orçamento - Contrapartidas

• Contrapartida financeira: montante de recursos financeiros aportados no projeto

• Contrapartida econômica: recursos não financeiros (bens, serviços etc) desde economicamente mensuráveis, aportados no projeto

Preparando-se para lidar com o riscos

•Características dos riscos▫Incerteza: probabilidade de que o risco

aconteça▫Impacto: consequências do risco

Preparando-se para lidar com o riscos

•Instrumento: a Matriz de Riscos▫Identificação dos riscos do projeto▫Grau de probabilidade do risco▫Impacto do risco▫Resposta

Dando forma ao nosso projeto• Identificação da proposta

• Título• Instituição Proponente• Instituição Executora

• Resumo• Caracterização da oportunidade de

intervenção• Identificação dos beneficiários• Descrição do Projeto

• Objetivo geral• Objetivos específicos• Produtos/Entregas (metas?)• Atividades

Dando forma ao nosso projeto

• Justificativa • Credenciais da instituição proponente• Qualificação da equipe• Plano de Avaliação

• Indicadores e metas• Meios de Verificação

Dando forma ao nosso projeto

• Cronograma• Orçamento

• Cronograma físico-financeiro• Usos e Fontes

• Plano de Sustentabilidade• Plano de Gestão dos Riscos

Implementando o projeto

•O objetivo central da execução e controle é garantir que os recursos envolvidos sejam gerenciados de forma tal a viabilizar a consecução dos resultados e objetivos propostos na etapa de planejamento, com os recursos previstos e dentro do tempo proposto.

Menezes, 2003

Implementando o projeto

•A referência do controle é o projeto planejado

•Seu papel é, uma vez que as coisas não ocorrem da forma como previsto na maior parte das vezes, retornar a execução para o curso; ou, reprogramá-lo!

Atividades de execução do projeto• Verificar e validar escopo• Ativar comunicação entre os membros do time de

execução• Desenvolver a equipe de execução• Garantir a disponibilidade dos recursos• Mobilizar equipes, equipamentos e materiais• Detalhar planejamento de execução de tarefas• Executar as atividades previstas no plano do projeto• Assegurar a qualidade• Monitorar o uso dos recursos• Distribuir as informações• Gerar alternativas de ação em direção ao planejado • Reprogramar atividades Menezes, 2003

Pressupostos quanto ao controle• Não há o que controlar se não há planejamento.• Não há como controlar se não há informação sobre

o andamento do projeto. • Responsabilidade é sempre atribuída a uma

pessoa. • O gestor que deseja controlar tudo, tornará a

gestão do projeto um caos.

Padronização dos mecanismos de controle

• Estabelecer os parâmetros a serem usados– Duração das atividades – prevista X realizada– Percentual de evolução dos trabalhos – incorridos X

programados– Gastos de recursos– Requisitos para aceitação de entregas– Indicadores internos de cada atividade

• Criar sistemáticas-padrão para registro– Documentos-padrão– Mídias já existentes na empresa– Software de gestão do projeto

• Propiciar análise gráfica: realizado X previsto

Encerrando o projeto

Relatórios de conclusão:

• Prestação de Contas▫Aspectos contábeis ▫Referência: plano de aplicação aprovado

• Relatório Técnico▫Atividades realizadas e entregas geradas –

descrição da execução do projeto▫Referência: escopo validado e requisitos das

entregas

Encerrando o projeto

•Relatório de Avaliação▫Indicadores e respectivas metas▫Referência: Plano de avaliação

•Lições aprendidas

Bibliografia básica• Agência Brasileira de Cooperação. Diretrizes para o Desenvolvimento da

Cooperação Técnica Internacional Multilateral e Bilateral. Brasília: Agência Brasileira de Cooperação, 2004. Disponível em: http://www.abc.gov.br/download/Diretrizes-CTI.pdf

• ARMANI, Domingos. Como elaborar Projetos? Guia Prático para Elaboração e Gestão de Projetos Sociais. Porto Alegre: Tomo Editorial, 2004.

• KEELING, R. Gestão de projetos: uma abordagem global. São Paulo: Saraiva, 2006. • KISIL, R. Elaboração de projetos e propostas para organizações da sociedade

civil. 3ed. São Paulo: Global, 2004. • LUSTOSA DA COSTA, Frederico; CASTANHAR, José Cezar. Avaliação de programas

públicos: desafios conceituais e metodológicos. RAP, 37(5), 969-92, set/out 2003. • PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE (PMI). Um Guia do Conjunto de

Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK), 3ª Edição, 2004. Pensylvania. Disponível em: http://www.cos.ufrj.br/~mareas/livros

• TANCREDI, F. B.; KISIL, M. Inovando o Ensino da Gerência de Projetos Sociais. REAd. (4) 2 no 3 nov-dez, 1996.

• MAXIMINIANO, A. C. A. A administração de projetos. São Paulo: Atlas, 1997.• MENDES, João Ricardo Barroca. Gerenciamento de Projetos na visão de um gerente

de projetos. Rio de Janeiro: Ciência Moderna, 2006.• MENEZES, Luís César de Moura. Gestão de Projetos. São Paulo: Atlas, 2003.

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