Embed Size (px)
Citation preview
Curso para
Agentes de Desenvolvimento
Etapa 1 – Básica Módulo 4 – Agente de Resultados
Unidade 3 – Estruturação e o Gerenciamento de Projetos de Desenvolvimento
GUIA DO PARTICIPANTE
Guia do Participante – Curso para Agentes de Desenvolvimento 2
COPYRIGHT © 2010, FRENTE NACIONAL DE PREFEITOS E CONFEDERAÇÃO NACIONAL DE MUNICÍPIOS TODOS OS DIREITOS RESERVADOS – É permitida a reprodução total ou parcial, de qualquer forma ou por qualquer meio, desde que divulgadas as fontes. FRENTE NACIONAL DE PREFEITOS – FNP Presidente: João Carlos Coser (Prefeito de Vitória/ES) 1º Vice-presidente nacional: Edvaldo Nogueira (Prefeito de Aracaju/SE) 2º Vice-presidente nacional: Eduardo Paes (Prefeito do Rio de Janeiro/RJ) 1ª Vice-presidenta de Relações Internacionais: Luzianne Lins (Prefeita de Fortaleza/CE) Secretária - geral: Maria do Carmo Lara Perpétuo (Prefeita de Betim/MG) Secretário- executivo: Gilberto Perre PROJETO INCENTIVO PARA O DESENVOLVIMENTO CONVÊNIO FNP E SEBRAE Coordenação Geral: Antônio Carlos Granado FNP - BRASÍLIA SRTVS – Quadra 701, Bloco H, Loja 10, Edifício Record, Sala 603 70.340-910 – Brasília – DF www.fnp.org.br CONFEDERAÇÃO NACIONAL DE MUNICÍPIOS – CNM Presidente: Paulo Ziulkoski 1º Vice-presidente: vago por desincompatibilização 2º Vice-presidente: Luiz Benes Leocádio de Araujo 3° Vice-presidente: Pedro Ferreira de Souza 4° Vice-presidente: Valtenis Lino Da Silva CONVÊNIO CNM E SEBRAE NACIONAL Coordenação Geral: Augusto Braun CNM - BRASÍLIA SCRS 505, Bloco C Lote 01 - 3º andar CEP 70.350-530 – Brasília – DF www.cnm.org.br SERVIÇO BRASILEIRO DE APOIO ÀS MICRO E PEQUENAS EMPRESAS – SEBRAE Diretor Presidente: Paulo Tarciso Okamotto Diretor Técnico: Carlos Alberto dos Santos Diretor de Administração e Finanças: José Cláudio dos Santos SEBRAE NACIONAL - BRASÍLIA SEPN - Quadra 515 - Lote 03 - Bloco C - Asa Norte CEP 70.770-530 – Brasília – DF www.sebrae.com.br Ficha Catalográfica VERAS, Claudio; BARCELLOS, Flávio; OLIVEIRA, Inocêncio; SOUZA, Carlos; DIAS, Antônio Carlos. Curso para Agentes de Desenvolvimento: Agente de Resultados - Estruturação e o Gerenciamento de Projetos de Desenvolvimento - Brasília: FNP, CNM e Sebrae NA, 2010. 24p. 1. Agente 2. Desenvolvimento 3. Pequenas Empresas I - Título
Guia do Participante – Curso para Agentes de Desenvolvimento 3
SUMÁRIO
1 A estruturação e o gerenciamento de projetos de desenvolvimento ..... 4
2 Gerenciamento de projetos............................................................... 8
3 Ciclo Básico de um Projeto .............................................................. 10
4 Gerenciamento de projetos por área do conhecimento ....................... 13
5 Referências .................................................................................... 24
Guia do Participante – Curso para Agentes de Desenvolvimento 4
O principal objetivo do projeto de desenvolvimento é a
transformação social.
1 A estruturação e o gerenciamento de projetos de
desenvolvimento
Esta unidade faz parte do Módulo IV – Agente de resultados. Nela veremos
como estruturar e gerenciar projetos de desenvolvimento.
O Agente de Desenvolvimento terá grande parte de suas atividades
organizadas como projetos – com início, meio e fim – e será um dos
responsáveis por dar estruturar e gerenciar esses projetos, todos
certamente relacionados ao desenvolvimento do território. Daí a
importância de conhecer melhor esse tema.
Unidade 3A estruturação e o
gerenciamento de projetos de desenvolvimento
T03M4U3
A origem da palavra projeto está, em sua raiz latina, relacionada à
“projícere”, ou seja, a ação de lançar para frente. Até o século XVII o termo
era utilizado simplesmente com o sentido de uma idéia de ação. A partir do
século XVIII começa a ser utilizada com o sentido de planejar a ação que
realizará essa idéia. E esse tem sido, desde então, o sentido mais utilizado
quando se fala de “projeto”.
Guia do Participante – Curso para Agentes de Desenvolvimento 5
Referencial
Ação de lançar para a frente.[lat. Projectus = Projícere + us – lançar para a frente]
Projeto
T04M4U3
No século XVII a palavra projeto tem simplesmente o sentido de uma idéia de ação. A
partir do século XVIII ganha definitivamente o sentido de planejar a ação que realizará essa
idéia.
São muitas as definições para as características dos projetos, que ainda
eventualmente divergem em um ou outro ponto, mas as características que
seguem são comuns a todas essas definições:
Um projeto tem seu objetivo pré-estabelecido, formalmente definido e
conhecido dos seus promotores.
Um projeto tem um início e um fim pré-estabelecidos, caracterizando-se
por sua temporalidade.
Um projeto tem sua duração e recursos para a execução pré-definidos,
sendo tipicamente fatores que estabelecem limites para a ação.
Um projeto tem uma seqüência de atividades relacionadas entre si,
encadeadas de forma a otimizar o atendimento do objetivo pré-
estabelecido, no tempo e com os recursos disponibilizados.
Referencial
• Objetivo pré-estabelecido, definido e claro.
• Temporário (início, meio e fim).
• Duração e recursos definidos.
• Sequência de atividades relacionadas.
T05M4U3
Projeto – Características
Guia do Participante – Curso para Agentes de Desenvolvimento 6
Uma dúvida comum ao se trabalhar com projetos é entender a distinção ou
a relação entre projetos e programas. Um Programa é um conjunto de
projetos diferentes, mas com objetivos relacionados e coordenados de tal
maneira que o benefício seja maior na sua execução conjunta do que na sua
execução individual seja pelo compartilhamento de recursos, de
encadeamentos de etapas que tenham sinergia e vários outros. É
importante observar que o desenvolvimento de um território certamente
não dependerá de um único projeto, mas de um conjunto de projetos
associados que – se geridos conjuntamente – caracterizarão um programa
de desenvolvimento do território.
Referencial
Programa é um conjunto de projetos com objetivos relacionados e coordenados de tal maneira que o benefício seja maior do que na sua execução individual.
T06M4U3
Projeto x Programas
Programa ABCDPrograma ABCDPrograma ABCD
ProjetoA
ProjetoB
ProjetoD
ProjetoCFonte:
Gerenciamento de Projetos de Desenvolvimento – GPD
Por falar em desenvolvimento é bom lembrar o seu o significado
desenvolvimento, conforme já visto em unidades anteriores: processo que
transforma uma situação atual em uma situação futura melhorada.
O Gerenciamento de Projetos de Desenvolvimento – GPD, é uma
abordagem específica para projetos que têm como principal objetivo uma
transformação social, concebida pelas agências de cooperação alemã (GTZ)
e norte-americana (USAID) como consequência de críticas de congressistas
e contribuintes de seus países que não percebiam resultados nos projetos
de desenvolvimento territoriais geridos conforme os padrões – únicos até
então – de gerenciamento projetos.
Guia do Participante – Curso para Agentes de Desenvolvimento 7
Nesta abordagem distinguem-se dois tipos de projetos, quanto ao foco: os
projetos de implementação e os projetos de desenvolvimento. Os projetos
de implementação são aqueles para os quais os métodos e técnicas de
gerenciamento de projetos foram originalmente concebidos. Esses projetos
são aqueles que visam produzir algo tangível e mensurável, como uma
estrada, uma ponte, um edifício, ou qualquer outro bem, cuja variável mais
importante para o seu sucesso é a técnica. Perceba que dissemos a mais
importante, certamente não a única. Já os projetos de desenvolvimento,
como apresentado antes, visam principalmente produzir uma transformação
social, mesmo que estejam associados a obras físicas. Como exemplo,
imagine um projeto de desenvolvimento territorial que visa transformar a
realidade econômica e social daquele território e que dentre suas
estratégias tem a implantação de unidade de beneficiamento de mel, de
forma a agregar valor a um produto do território. Mesmo tendo um projeto
de implementação em sua estratégia, ele é orientado pelo objetivo de
transformação social, sendo então um Projeto de Desenvolvimento.
Em função dessas diferenças no foco para cada um desses tipos de projetos
tem uma metodologia diferente de gerenciamento, que até têm um eixo
comum, entretanto com significantes diferenças em sua abordagem. O eixo
comum parte dos conceitos do Instituto de Gerenciamento de Projetos - PMI
(Project Management Institute), entidade internacional referência para o
gerenciamento de projetos.
Guia do Participante – Curso para Agentes de Desenvolvimento 8
2 Gerenciamento de projetos
Por outro lado a definição do GPD (Gerenciamento de Projetos de
Desenvolvimento) é: aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas
e técnicas às atividades de projeto a fim de atender os objetivos de
desenvolvimento.
O GPD possui características específicas que o distinguem de um projeto de
implementação. Em função dessas características é essencial a análise do
ambiente político-institucional na concepção, para a construção do
alinhamento de interesses dos parceiros no projeto. Também é essencial o
nivelamento da percepção de que o “cliente” do projeto é a comunidade
local, e não os seus patrocinadores.
Guia do Participante – Curso para Agentes de Desenvolvimento 9
Uma dessas características é que diante da realidade dos projetos de
desenvolvimento, onde as dinâmicas sociais e as relações interpessoais têm
uma importância significativa para a obtenção dos resultados, o gestor
desses projetos precisa de competências comportamentais adequadas e
tipicamente maiores do que no gerenciamento de projetos de
implementação.
O gerenciamento de projetos de desenvolvimento possui três elementos
básicos: o ciclo de vida, os processos e os instrumentos de gerenciamento.
Para avançar, é importante nivelar o entendimento do conceito de Processo.
Um processo é a transformação de entradas em saídas com características
e valor diferentes.
Guia do Participante – Curso para Agentes de Desenvolvimento 10
3 Ciclo Básico de um Projeto
O ciclo de vida dos projetos é um conceito que se aplica a qualquer tipo de
projeto. Partindo da idéia ou demanda original um projeto é inicialmente
concebido. Com a proposta de projeto concebida inicia-se a fase de
planejamento, detalhando a proposta em um plano executável. A terceira
fase é a de implementação onde as ações propostas são realizadas,
transformando a situação. Na quarta e última fase – Finalização – conclui-se
o projeto com a entrega-se do resultado aos beneficiários e o encerramento
administrativo do projeto e a prestação de contas.
Cada fase dessas é um processo, ou seja, tem entradas e atividades que as
transformam em saídas com novo valor agregado.
Guia do Participante – Curso para Agentes de Desenvolvimento 11
Vamos analisar as entradas, atividades, saídas e os principais instrumentos
que devem ser utilizados, em cada fase, começando pela primeira fase do
ciclo de vida, a fase de Concepção. As entradas típicas da fase de
Concepção, suas atividades principais e as saídas resultantes são:
apresentadas na figura abaixo. Na mesma figura podem-se ver os principais
instrumentos utilizados. A fase de levantamento de informações (ou
prospecção) será tratada na unidade inicial do módulo 4 – Agente de
Resultados.
A próxima fase – Planejamento – é apresentada na figura que segue. O
quadro mostrado nesta figura informa, a partir da “entrada” Proposta de
Projeto aprovada, quais as principais atividades e a saída proposta, o plano
do projeto detalhado. Os principais instrumentos aplicáveis são explicados.
Alguns deles serão destacados mais adiante em função de sua importância
para o sucesso do projeto.
Guia do Participante – Curso para Agentes de Desenvolvimento 12
A figura que segue apresenta a terceira fase: Implementação. Partindo do
projeto aprovado, apresenta as principais atividades e a saída proposta que
é o plano do projeto realizado e seus decorrentes resultados. Os
instrumentos sugeridos são também explicados.
A figura que segue apresenta última fase: Finalização. A partir dos
resultados mensurados do projeto aprovado e implementado, as principais
atividades são de entrega e transferência formal do resultado do projeto aos
beneficiados, a avaliação da execução, o preparo da documentação para
arquivamento e encerramento administrativo do projeto, dando a devida
transparência aos resultados, processos e recursos utilizados, formalizados
em um Relatório Final do Projeto. Os instrumentos para tal são explicados.
Uma ferramenta comum a diversas outras áreas da gestão deve ser
utilizada no gerenciamento de projetos: o PDCA, visto no M2U3. PDCA é
um método gerencial básico para ser utilizado em todas as fases de um
projeto.
Guia do Participante – Curso para Agentes de Desenvolvimento 13
4 Gerenciamento de projetos por área do conhecimento
O gerenciamento de projetos envolve e integra diversas áreas do
conhecimento, sendo importante que o gestor do projeto conheça esses
processos específicos de cada área do conhecimento, além de algumas
técnicas e instrumentos relacionados.
Veremos agora cada um dos processos de gerenciamento utilizados em
cada uma dessas áreas do conhecimento, inclusive algumas ferramentas.
Escopo, segundo o PMBOK, é: conjunto dos processos para garantir que o
projeto inclua todo o trabalho exigido, e somente o trabalho exigido, para
alcançar os resultados esperados.
Guia do Participante – Curso para Agentes de Desenvolvimento 14
Abre T21M4U3 e informa que uma ferramenta de planejamento indicada
para ser usada neste processo é o 4Q1POC, visto no M2U2.
Na figura abaixo se pode ver uma planilha para utilização da ferramenta
4Q1POC. Nesta planilha em cada linha escreve-se a ação a ser planejada na
primeira coluna e nas demais se vai preenchendo com as demais respostas
as questões básicas.
Guia do Participante – Curso para Agentes de Desenvolvimento 15
O gerenciamento do tempo é outro processo importante que visa assegurar
que o projeto seja concluído no prazo previsto. Podem-se usar as
ferramentas 4Q1POC e o cronograma.
O cronograma é uma ferramenta básica para gerenciar o tempo e também
já foi visto no M3U2. A figura abaixo mostra um dos modelos mais comuns
de cronograma conhecido como Cronograma de Barras ou Diagrama de
Gantt. Desenvolvido em 1917 pelo engenheiro social Henry Gantt, esse
gráfico é utilizado como uma ferramenta de controle. Nele podem ser
visualizadas as ações de um projeto ou as tarefas de cada membro de uma
equipe, bem como o tempo utilizado para cumpri-las. Assim, pode-se
analisar o andamento do projeto.
A questão do tempo em projetos é crítica, especialmente nos projetos de
desenvolvimento, onde o tempo depende não somente de variáveis
técnicas, mas também de variáveis sociais, como o tempo de maturação
Guia do Participante – Curso para Agentes de Desenvolvimento 16
para uma mudança de paradigma cultural, que varia de pessoa a pessoa. O
economista brasileiro Renato Caporalli contribui com a chamada Tempística
ou o estudo do tempo nos projetos de desenvolvimento. Conforme na figura
que segue, é importante lembrar que os projetos de desenvolvimento
envolvem mudanças e as mudanças requerem certo tempo. Não se pode
querer acelerar esse tempo indefinidamente. Caporalli caracteriza o tempo
quanto à sequência (ordem das atividades na linha do tempo do projeto),
cadência (ritmo de implementação de ações de projeto na linha do tempo
do projeto), intensidade (concentração de recursos utilizados na linha do
tempo do projeto) e prontidão (disposição de aceitar colocar em questão o
seu próprio lugar, seus hábitos, seus métodos usuais para que o projeto
avance, se consolide e tenha eficácia) para atingir os resultados desejados.
Dar a essas características do tempo ritmo adequado individual e
coletivamente para atingir os resultados desejados no prazo proposto é o
grande desafio do gerenciamento do tempo nos projetos de
desenvolvimento.
O processo de gerenciamento do custo tem como finalidade assegurar que o
projeto seja concluído dentro do custo ou orçamento previsto. Uma
ferramenta frequentemente utilizada para isto é a planilha financeira.
Guia do Participante – Curso para Agentes de Desenvolvimento 17
A história dos controles financeiros é tão antiga quanto à própria história da
civilização. Está ligada às primeiras manifestações humanas da necessidade
social de proteção à posse e de perpetuação e interpretação dos fatos
ocorridos com o objeto material de que o homem sempre dispôs para
alcançar os fins propostos. Deixando a caça, o homem voltou-se à
organização da agricultura e do pastoreio. A organização econômica acerca
do direito do uso do solo acarretou em separatividade, rompendo a vida
comunitária, surgindo divisões e o senso de propriedade. Assim, cada
pessoa criava sua riqueza individual. Ao morrer, o legado deixado por esta
pessoa não era dissolvido, mas passado como herança aos filhos ou
parentes. A herança recebida dos pais (pater, patris), denominou-se
patrimônio. O termo passou a ser utilizado para quaisquer valores, mesmo
que estes não tivessem sido herdados. A origem dos controles financeiros e,
posteriormente, da contabilidade está ligada a necessidade de registros do
comércio. Há indícios de que as primeiras cidades comerciais eram dos
fenícios. A prática do comércio não era exclusiva destes, sendo exercida nas
principais cidades da Antiguidade. No continente americano, os incas faziam
registros com marcas na madeira. Os conceitos de custo, orçamento e
finanças são relativamente recentes, e a planilha nada mais é do que uma
evolução dos antigos controles dos valores financeiros.
Na T30M4U2 observa-se uma planilha financeira. Os itens de custo são
colocados individualmente ou agrupados na coluna à esquerda. O valor
previsto no orçamento do projeto para cada item segue na próxima coluna.
À medida que cada item vai sendo pago ou realizado seu valor real é
Guia do Participante – Curso para Agentes de Desenvolvimento 18
registrado na coluna correspondente. Por item, calcula-se na mesma linha
do item a diferença entre o valor previsto e o realizado, em número
absoluto (moeda) e em valor relativo (%). Na última linha da planilha se
tem a visão dos valores totalizados, dando a informação necessária ao
controle geral de execução do orçamento.
O Gerenciamento da Qualidade visa assegurar que todas as necessidades
explicitadas pelas partes envolvidas com o projeto e entendidas como
objetivos do projeto tenham sido contempladas no planejamento do projeto
e estejam sendo realizadas de forma satisfatória. A ferramenta PDCA
também é utilizada neste processo.
Se uma das diferenças dos projetos de desenvolvimento é ter como objeto
mudanças sociais, ou seja, que envolvem pessoas, a competência de saber
lidar com pessoas é essencial. Seja relacionada ao público-alvo, aos
promotores e, claro, também, a equipe envolvida no projeto. Assim a
Guia do Participante – Curso para Agentes de Desenvolvimento 19
finalidade do gerenciamento dos recursos humanos é assegurar que todos
os recursos humanos estejam envolvidos no projeto sejam empregados de
forma eficaz.
Outro dos processos a ser gerenciado é o de Comunicação. Esse processo
visa assegurar que seja feita a coleta, divulgação, armazenamento e
disposição apropriada das informações do projeto para todos os envolvidos
em todas as etapas do projeto. A ferramenta comumente utilizada para isto
é a Matriz de Decisão.
A ferramenta Matriz de Comunicação é apresentada na T34M4U2. A origem
da latina da palavra comunicação nos remete ao significado de “ação em
comum”, onde o comum é um propósito e não algo material. Os primeiros
usos da matriz de comunicação remontam às forças militares que definiam,
em tempos de tecnologias limitadas de comunicação, matrizes com os
responsáveis e os meios que deveriam utilizar para fazer com que assuntos
Guia do Participante – Curso para Agentes de Desenvolvimento 20
relevantes chegassem do front de combate ao comando da força e vice-
versa. O preenchimento dessa matriz é bem simples, basta designar um
responsável para cada assunto, determinar a periodicidade de publicação ou
divulgação da informação, definir o público alvo e o meio de fazer a
divulgação.
É necessário também gerenciar os riscos, pois todo projeto apresenta riscos
e incertezas. A palavra "risco" deriva do italiano risicare, por sua vez
derivado do latim risicu, riscu, que significa "ousar". Neste sentido original,
o risco é uma opção e não um destino. Uma das mais antigas citações
conhecidas sobre a análise de riscos para a tomada de decisão está contida
no Talmude, livro sagrado escrito pelos rabinos judeus entre os anos 200 e
500 dC. A necessidade de gerenciar riscos decorre, principalmente, da
constatação de que a quantidade e diversidade dos riscos de um projeto
excedem o montante de recursos disponíveis para neutralizar todos esses
riscos durante a execução do projeto. Essa situação demanda que os riscos
devam ser priorizados ou "gerenciados" adequadamente.
Guia do Participante – Curso para Agentes de Desenvolvimento 21
Ferramentas diversas foram e continuam sendo desenvolvidas para
gerenciar riscos, algumas delas utilizando modelos matemáticos altamente
complexos. Entretanto, um dos modelos mais utilizados também um dos
mais simples. A T36M4U2 mostra uma Matriz de Risco. Para montá-la
inicialmente faz-se uma lista das ações e situações que ofereçam algum
risco ao projeto e em seguida atribui-se um nível de probabilidade de
ocorrência, podendo ser: baixo, médio, alto. Procede-se da mesma forma
para a gravidade da conseqüência. O passo seguinte é marcar essas
posições no gráfico e determinar o grau de risco que pode variar de 1 a 3.
Dessa forma o nível de risco é determinado com o resultado objetivo da
combinação entre a probabilidade de ocorrência de um determinado evento,
aleatório, futuro e que independa da vontade humana, e a gravidade do
impacto resultante caso ele ocorra.
Após a determinação do nível de risco prepara-se um plano de ação
específico detalhando a forma de lidar com esse risco. Tipicamente são
quatro as formas de tratar o risco: evitar, reduzir, assumir ou transferir
(neste último, por exemplo, transferir pela contratação de uma apólice de
seguros). A T37M4U2 apresenta o desdobramento de uma matriz de análise
de risco.
Guia do Participante – Curso para Agentes de Desenvolvimento 22
Voltando aos processos de gerenciamento temos o gerenciamento de
aquisições e contratos cuja finalidade é assegurar os processos necessários
para aquisição de produtos e serviços a fim de cumprir o escopo do projeto.
O gerenciamento de aquisições e contratos do projeto inclui os processos
para comprar ou adquirir os produtos, serviços ou resultados necessários de
fora da equipe do projeto para realizar o projeto. Também inclui os
processos de gerenciamento de contratos e de controle de mudanças
necessários para administrar os contratos ou pedidos de compra emitidos
por membros da equipe do projeto autorizados.
Concluindo os processos de gerenciamento tem-se a necessidade de
garantir que os vários processos necessários à realização do projeto,
apresentados até aqui, trabalharão integrada e harmoniosamente. Esse
processo é conhecido como Gerenciamento da Integração. Um perfeito
gerenciamento da integração aumenta as chances de sucesso do projeto.
Guia do Participante – Curso para Agentes de Desenvolvimento 23
Para concluir esta unidade é interessante fazer uma reflexão sobre a frase
do inventor e empresário norte-americano Thomas A. Edison: “Um gênio é
uma pessoa de talento que faz toda a lição de casa, sem pular nenhuma
etapa”. Cumprir com todos os processos da estruturação e gerenciamento
de projetos de desenvolvimento melhora as chances de sucesso de um
projeto. Além disso, o sucesso também depende da atenção e disciplina que
o Agente de Desenvolvimento tratará cada etapa do processo de
gerenciamento de projetos.
Guia do Participante – Curso para Agentes de Desenvolvimento 24
5 Referências
AS-NZS 4360-2004 Risk Management (Australia Standards New Zealand
– Risk management). 2004.
Caporalli, Renato; Volker, Paulo. Artigo Uma reflexão introdutória sobre
o problema do tempo em projetos de desenvolvimento. 2008.
PMBOK. Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de
Projetos. 3ª Edição. PMI.
Pfeiffer, Peter. Gerenciamento de Projetos de Desenvolvimento. Caixa
Econômica Federal. 2005.
Veras, Claudio. Artigo O Gerenciamento de projetos de
desenvolvimentos. In Revista 150 maiores do Espírito Santo. Instituto
Euvaldo Lodi - Espírito Santo. 2005.
