Customização da Loja Container

Gerenciamento das Aquisições em Projetos

SÃO PAULO

FGV PAULISTA - TURMA 42

Empresa: Inova Projetos

Empresa especializada em gerenciamento de projetos sustentáveis.

Contratada para gerenciar o projeto Choc’s Love Gourmet©.

Atuará nesse projeto com uma equipe de quatro pessoas, sendo uma Gerente de Projetos,

uma Supervisora de Projetos e duas Analistas de Projetos.

Gerenciamento da concepção e construção de loja para vender bebidas achocolatadas quentes e geladas, através de construção

sustentável, criada a partir de contêiner reaproveitado de 12m2.

A unidade estará localizada em São Paulo com inauguração prevista para julho de 2016. A estrutura será projetada utilizando-se

basicamente um contêiner, seguindo os padrões de construções sustentáveis do Green Building Council.

A loja funcionará como quiosque em ponto de localização privilegiado para funcionar como showroom da marca que pretende

manter um padrão de conforto e alta tecnologia, proporcionando sensação de bem estar ao cliente. A decoração da loja será arrojada

e o paisagismo agradável, funcionando como um pit stop na correria da metrópole para recarregar as energias.

O valor do investimento orçado é de R$ 212.000,00 e o projeto irá gerenciar a concepção e a construção de loja tipo quiosque dealto padrão, em construção sustentável, utilizando materiais recicláveis, criada a partir da customização de contêiner reaproveitado de12m2, com o objetivo de inovação.

Layout Estrutural: Croquis e localização - Avenida Paulista

Objetivo do Projeto

Ana Carolina Nemer Comprido

Ana Tereza Martin Santana

Carine Barcelo Denise Pellegrini Andrade

Integrantes do Grupo

WBS PROJETO – Pacotes Make or Buy

M

M

M

M

M

B

B

B

B

B

M

M

M

M

M

B

B

B

B

M

M

M

M

M

Pacotes Make or Buy

A empresa não está capacitada para elaborar projetos executivos (design), por isso vai contratar

todos os desenhos. Também pretende contratar uma indústria para fazer a customização da loja container:

Transformar o container velho em loja e para isso vai realizar uma concorrência internacional, já que no

Brasil a tecnologia ainda não existe.

Esta contratação, após conclusão do container loja piloto, será transformada numa parceria para

futuras contratações de franquias.

A implantação da loja no local, o paisagismo e a instalação dos equipamentos, serão contratados de

empresas especializadas da região que fornecem um bom produto e tem equipe capacitada.

Os outros pacotes – 1,1; 1.2; 1.3; 3.1; 3.2; 3.3;3.4; 5.1; 5.2; 5.3; e 5.4, optou-se por ser realizado pela

equipe própria da empresa.

MAPA DE AQUISIÇÕES – Customização Container

Concorrênci

aItem a ser tratado

Ref

WBS

Vendors

List

Cronogram

aOrçamento

Critério

Make or

Buy

RFP 01Seleção e Contratação de

Escritório de Arquitetura2.1 Consultar Anexo

Valor disponível

p/ contrato1,2,7 e

10

RFP 02Elaboração do Projeto

Arquitetônico2.2

Consultar Anexo Valor disponível

p/ contrato1,2,7 e

10

RFP 03Elaboração Projeto de

Instalações 2.3


p/ contrato1,2,7 e

10

RFP 04Elaboração Projeto

Paisagismo e Decoração2.4


p/ contrato1,2,7 e

10

RFP 05Customização do

Container4.1

Consultar Anexo R$ 90.000,00

2 e 7

RFP 06Implantação da loja e

Paisagismo4.2

Consultar Anexo R$ 79.000,00

1, 2 e 7

RFP 07

Instalação de

Equipamentos e

Acabamentos

4.3


p/ contrato 1, 2 e 7

1. Capacidade (quantidade e qualidade) da equipe

2. Necessidade de fornecimento especializado

3. Necessidade de absorção da tecnologia

4. Restrições de custo

5. Restrições de prazo

6. Restrições de subcontratação

7. Existência de fornecedores confiáveis.

8. O core business da empresa

9. Compartilhamentos de riscos

10. Problemas legais ou de segurança da informação

Critérios Make or Buy

WBS PROJETO – Revisada

Nome/Grupo

Contato Interesse Prioridade

Influência Poder

Forma de atuação & Disponibilidade

Comporta/ esperado típico

1 Concorrentes da

região.

Assoc.

Comercial

Cafeterias concorrentes

Posicionamento Contrário

Alta Reunião exclusiva na

associação de lojistas.

Cobrador, Bloqueador

2 Outros comerciantes

da região

Associação

Comercial o

Posicionamento Neutro Neutra Marketing e promoções. Apoiador. Flexíveis desde

que não os prejudique.

3 Cliente Choc’love

gourmet

Choc@lovego

urmet.com.br

Loja no prazo, custo e qualidade

Posicionamento Favorável

Alta Reuniões de

Acompanhamento Relatórios

Apoiador/ parceiros/

exigentes no resultado

4 Fornecedores Fornecedores Interesse fornecer matérias

primas, Posicionamento Favorável

Alta Cumprir contrato. Multa.

Disponibilidade p/ entregas.

Cobrador, com relação aos

pagamentos.

5 Vigilância Sanitária Órgão Espera projeto conforme normas

Posicionamento Neutro

Alta Atua em vistorias tem

disponibilidade

Cobrador e Detalhista,

cumprimento normas.

6 Prefeitura Órgão Atendendo às obrigações


Alta Atua no não cumpra com

obrigações junto à prefeitura.

Cobrador obrigações.

Apoiador

7 Ministério do Trabalho Órgão Esteja em conformidade com as

leis trabalhistas.


Alta Atua somente quando

necessário e/ou sob

denúncias.

Cobrador

9 Empreiteira Prestadora de

Serviço

Espera realizar projeto atendendo

especificações.


Baixa Reuniões de

acompanhamento.

Atender prazos.

Não flexível às mudanças no

escopo para atender o

mesmo prazo.

10 Arquiteto

Decorador

Prestadora de

Serviço

Desenvolver projeto. Ter nome

ligado ao projeto.


Baixa Alta disponibilidade para

atender a empresa.

Apoiador.

12 Empresa de Software Prestadora de

Serviço

Oferecer softwares


Baixa Reunião apresentação do

projeto, alta disponibilidade.

Apoiador. Parceiro, flexível.

14 Empresa de Marketing Prestadora de

Serviço

Atender a empresa


Neutra Atendimento das

expectativas.

Participará ativamente

Apoiador. Parceiro, flexível.

15 Vizinhança Valorizam produtos sustentáveis,

mínimo de perturbação Neutro

Baixa Neutro, não atrapalhe sua

locomoção na região.

MATRIZ STAKEHOLDERS

Mapa de Aquisições – Linha adotada para análise

Evento de Risco Resposta ao Risco Momento da resposta

Dificuldade de encontrar

fornecedores

especializados em

customização de

containers no Brasil

Buscar tecnologia

internacional, trabalhar

com Câmaras

Comerciais

Internacionais, abrir

concorrência

Internacional. Mitigar

Na concorrência.

Vendors list

Aumento do orçamento

em função da oscilação do

dólar, pelo fato de buscar

tecnologia internacional

Fazer seguro Hedge.

Transferir

Na elaboração do

contrato

REGISTRO DE RISCOS

DECLARAÇÃO DO TRABALHO RPF 05 – 4.1 Customização de Container

Especificação Funcional:Adaptar o container reciclado industrial para um ambiente confortável, com modelo de loja de cafeteria, nos tons de chocolate em construção sustentável. Qualidade: Classe A (Alto Padrão), acabamentos de

primeira, certificado e selo verde. Prazo: 3 meses Legal: Propriedade intectual e exclusividade Local de entrega do container: Av. paulista

Concorrência Privada: Conforme procedimento Choc’s Love.

Contrato: Preço Fixo Internacional (transferir o risco da variação do dólar para o contratado).

Documentos da Concorrência:• Carta Convite por sedex anexa DT e MC• Declaração de Trabalho• Modelo do contrato

Documentos solicitados: Envelope habilitação: Atenderem as exigências de habilitação

(certidões/atestados comprovando estar quites comobrigações fiscais, trabalhistas, financeiras. O resultado serácomunicado a todos e alimentará o vendor list da empresa.

Envelope proposta Técnica:• Atestados Técnicos de trabalhos similares ART (P.20%)• Currículos/ certificados de capacitação equipe (P20%)• Metodologia e Plano de Projeto (P 20%)• Tempo de Experiência no mercado (peso 10%)• Datas marcos (prazo igual ou menor) (peso 10%)• Requisitos de qualidade dos materiais (peso 20%) Envelope proposta: Valor . Nota Final = 0,4 NC + 0,6 NT

CRITÉRIOS ELIMINATÓRIOSRPF 05 – 4.1 Customização de Container

* Certificação Green Built

* Ter experiência comprovada no Brasil

* Facilidades e conhecimento das regras de importação

* Comprovar capacidade financeira (balanços e levantamentos)

* Melhor Preço

* Capacidade Técnica Comprovada

* Qualidade nos materiais que utiliza

* Qualificação da equipe, experiência do GP

* Condições da entrega do container no local

* Localização e "qualidade" do local de trabalho

CRITÉRIOS CLASSIFICATÓRIOSRPF 05 – 4.1 Customização de Container

SISTEMA DE PONTUAÇÃORPF 05 – 4.1 Customização de Container

• Atestados Técnicos de trabalhos similares ART (peso 20%)

• Currículos/certificados de capacitação da equipe (peso 20%)

• Metodologia e Plano de Projeto (peso 20%)

• Tempo de Experiência no mercado (peso 10%)

• Milestones/datas marcos (prazo igual ou menor) (peso 10%)

• Requisitos de qualidade dos materiais utilizados (peso 20%)

Obs: O Sistema de pontuação será incluído na DT. Não é necessário ocultar as informações

Nota Final = 0,4 NC + 0,6 NT

• Resumo da situação geral no projeto fotos e gráficos• Cronograma indicando status de situação• Não conformidades e desvios indicando status das

ações corretivas• Planilha com atividades, descrevendo a situação• Fotos do andamento da customização• Sugestões solicitações de mudanças aprovadas

RELATÓRIOS DE PROGRESSO

• Reunião inicial (kick-off)• Planejar a administração do contrato, indicando um

gestor de contrato para assegurar que a organização entregue aquilo que propôs

• Observar e respeitar os termos e condições do contrato• Controlar mudanças e manter cópias atualizadas do

contrato• Medir, acompanhar e controlar o desempenho (relatórios

de progresso)• Fazer o acompanhamento das não-conformidades e ações

corretivas• Documentar as comunicações relevantes• Documentar as lições aprendidas

FISCALIZAÇÃO

Fluxograma Planejar Aquisições

1.

WBS

Análise M/B

Mapa Aquisições

Rever WBS Rever Reg. Risco Jurídico Modelo de Contrato

DT

DE

RFP

RFQ

Quais são DT?

Quais são DR?

Define meio de

divulgação

Cronograma

Orçamento Vendor list

Critérios M/B

Critérios eliminatórios

RFI Adm.

Fluxograma Processo Conduzir as aquisições

Mapa Aquisições

Análise

M/B DT e CV RFP Carta

Convite (a)

Processo conduzir

aquisição

Comunicar resultado:

Classificação vencedores/

perdedores (h)

Tirar dúvidas e

homologar resultado (I)

Assinar

contrato

Processo controlar

aquisição

Reunião KICK OFF

Emitir Ordem Início

1

Recebimento

Propostas:

Habilitação/ Técnica/

Comercial ©

Avaliação e Equalização

dos Documentos (e)

Aplicar Pontuação (f)

Critérios de Julgamento (g)

Comunicar resultado: Classificação

vencedores/ perdedores (h)

Tirar dúvidas e

homologar resultado (I)

Assinar

contrato

Processo controlar

aquisição

Reunião KICK OFF


Realizar Visitas Técnicas e

Inspeções de Qualidade

Registrar em Check list

(a) A concorrência será uma RFP e serão enviadas por correio sedex:

carta convite acompanhada de Declaração de Trabalho e Modelo de Contrato.

(b) Haverá uma reunião de esclarecimentos com todos os interessados.

(c) As propostas serão recebidas em 3 envelopes contendo: 1) Habilitação;

2) Proposta Técnica; 3) Proposta Comercial.

(d)(e)(f)(g)Primeiro serão considerados eliminados os concorrentes que não

Atenderem as exigências de habilitação (certidões e atestados comprovando

estar quites com as obrigações fiscais/ trabalhistas/financeiras estabelecidas – o resultado

será comunicado a todos e alimentará o vender list da empresa.

Em seguida serão analisadas as propostas técnicas e pontuadas conforme

número de atestados de serviços realizados similares e cartas de recomendações

de clientes. Também será considerada a capacidade da equipe técnica e

a metodologia de execução do trabalho apresentada (baseada no padrão do

PMBOK 5 ED.. Por último será avaliado o preço. Candidatos fora da

Curva média serão eliminados. Os critérios da Nota Final serão:

NF = 0.4 NC + 0,6 NT

(h) O resultado será publicado no diário oficial de São Paulo e o vencedor terá prazo

Para se apresentar com documentos complementares (caução/ seguro) PGP

(I) Haverá uma reunião p/ tirar dúvidas antes da homologação e adjudicação do contrato

Processo Controlar Aquisições

Processo controlar

aquisição

Reunião KICK OFF


Realizar Visitas Técnicas -Seguir

Check list especificações,

registrar diário de ocorrências,

apontar desvios – verificar

tempo/ escopo/ qualidade

técnica Realizar Inspeções de Qualidade

Check list de requisitos da qualidade,

registrar não conformidades e

solicitar ações de melhorias/

preventivas

Informar resultado visitas GP/

Comunicação/ Qualidade p/ alimentar

relatório de progresso e reuniões de

andamento dos serviços

Desvio

s?

1

1

Solicitar

ações

corretivas/

registrar

acompanhar

2

2

2

Encerramento

trabalho ou fase? 2

Emite boletim de medição e

autoriza fatura

Aceita entrega ou entreguinhas

Trabalhos

concluídos?

trabalho ou fase?

Encerramento do contrato: Entregas

aceitas. Atividades administrativas

/financeiras finalizadas. Arquivo

registros. Lições aprendidas divulgadas

2

S

N

N

N

S

S

Alimenta Processo Mudanças PGP e

PGA (escopo/

tempo/qualidade/riscos/aquisições/

custos/ comunicações/

stakeholders.

Disponibilizar lições aprendidas

Encerrar aquisições

Finalização da aquisição do projeto:Resolução de pendências aberta;Confirmação que todas entregas foram aceitas;Encerrar atividades administrativas;Emissão Termo de Recebimento Definitivo.

Informar:• Comunicação Projeto;• Integração Projeto (Controle de

Mudanças;• Disponibilizar lições aprendidas.

Atualização dos registros da empresa;• Contrato e seus aditivos;• Cronogramas;• Solicitação de mudanças aprovadas;• Documentação técnica;• Atas e relatórios diário de ocorrências;• Boletim de medição;• Faturas/pagamentos (cópias);• Fiscalização;• Fichas de aceitação/ recebimento;• Lições aprendidas.

Emissão Termo de Recebimento Definitivo.

FLUXOGRAMA ENCERRAR AQUISIÇÕES

Documents

Customização da Loja Container