DESCRIÇÃO DA IMPLANTAÇÃO DO MÓDULO DE GESTÃO … · MÓDULO DE GESTÃO DE ESTOQUES ... (sessão 3) seguido da aplicação do ... recursos financeiros, recursos humanos indiretos,

DESCRIÇÃO DA IMPLANTAÇÃO DO

MÓDULO DE GESTÃO DE ESTOQUES

EM UM ERP:ESTUDO EXPLORATÓRIO

EM UMA UNIDADE DE PANIFICAÇÃO

Evandro Ribeiro Leal Junior (UFPB)

[email protected]

Djalma Araujo Rangel (UFPB)

[email protected]

Vivian aparecida Lima sousa (UFPB)

[email protected]

Liane Marcia Freitas e Silva (UFPB)

[email protected]

o elevado nível de competição, tanto em caráter local como global, tem

levado às empresas a incorporarem novas tecnologias que auxiliem a

gestão de seus negócios, cada vez mais complexos. O desafio é obter

informações integradas, com qualiddade e confiabilidade para apoiar

a tomada de decisão. Essas informações podem ser obtidas através do

ERP (Enterprise Resource Planning), que são sistemas integrados de

informações que sustentam muitos processos e necessidades de

armazenamento de dados. Neste contexto, este artigo tem por objetivo

descrever os processos de implantação de um ERP numa empresa do

ramo de panificação, no intuito de fazer uma análise comparativa

entre as fases e as decisões tomadas ao longo desta implantação e os

requisitos apontados pela teoria, bem como investigar se o grau de

adequação com a teoria pode refletir nos ganhos esperados. No estudo

de caso apresentado pode-se observar que as etapas definidas na

teoria para implementação de um sistema ERP não são seguidas de

maneira adequada ou não são seguidas, podendo fazer com que o

sistema implementado não responda adequadamente aos objetivos que

se propõe e, por conseguinte, não ofereça os benefícios à empresa

relacionados a ele.

Palavras-chaves: Gestão de Estoque, ERP, Setor de panificação.

XXXI ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO Inovação Tecnológica e Propriedade Intelectual: Desafios da Engenharia de Produção na Consolidação do Brasil no

Cenário Econômico Mundial Belo Horizonte, MG, Brasil, 04 a 07 de outubro de 2011.



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1. Introdução

Em um sistema produtivo, ao serem definidas suas metas e estratégias, faz-se necessário

formular planos para atingi-las, administrar os recursos humanos e físicos com base nesses

planos, direcionar a ação dos recursos humanos sobre os físicos e acompanhar esta ação,

permitindo a correção de prováveis desvios. No conjunto de funções dos sistemas de

produção, essas atividades são desenvolvidas pelo Planejamento e Controle da Produção

(PCP). (TUBINO, 2000) Dentre todas as atividades administradas pelo PCP, a atividade de

gestão de estoque é primordial para as empresas que procuram ser competitivas nos mercados

cada vez mais acirrados. (KRAJEWSKI et al. , 2009)

Porém, o elevado nível de competição, tanto em caráter local como global, tem levado às

empresas a incorporarem novas tecnologias que auxiliem a gestão de seus negócios, cada vez

mais complexos. O desafio é obter informações integradas, com qualidade e confiabilidade

para apoiar a tomada de decisão.

Essas informações podem ser obtidas através do ERP (Enterprise Resource Planning), que

são sistemas integrados de informações que sustentam muitos processos e necessidades de

armazenamento de dados. Por meio da integração das áreas funcionais da empresa, os

sistemas ERP possibilitam que uma organização visualize suas operações como um todo, em

vez de ter que tentar reunir os diferentes fragmentos de informações gerados por suas varias

atividades e divisões. (KRAJEWSKI et al. , 2009)

A decisão em implantar um sistema ERP dentro das organizações vem das frustrações com

sistemas desenvolvidos pela própria empresa, pois os mesmos se tornam incompatíveis e

legados ao passar do tempo, a unificação dos módulos torna-se fator decisivo na tomada da

decisão (PADILHA, 2004). No entanto, Pinheiro (2009) aponta que muitos gestores acham

que a simples implantação de um sistema ERP por si só integra a organização, o que na

prática não acontece, muito pelo contrário, se o sistema ERP não encontrar um ambiente

adequado para seu funcionamento, pode funcionar de forma inversa ao esperado,

desestruturando toda uma organização.

Neste contexto, este artigo tem por objetivo descrever os processos de implantação de um

ERP numa empresa do ramo de panificação, no intuito de fazer uma análise comparativa entre

as fases e as decisões tomadas ao longo desta implantação e os requisitos apontados pela

teoria, bem como investigar se o grau de adequação com a teoria pode refletir nos ganhos

esperados. Para o atendimento deste objetivo, este trabalho apresenta uma revisão teórica

(sessão 2), onde os conceitos sobre Gestão de estoque e ERP (Enterprise Resource Planning).

Em seguida são descritos os procedimentos metodológicos (sessão 3) seguido da aplicação do

estudo de caso (sessão 4), onde o cenário de pesquisa é apresentado, bem como o momento

em que as análises e elucidações teóricas são levantadas.

2. Fundamentação teórica

2.1 Gestão de estoques

Para Slack et al (2009), estoque é definido como a acumulação armazenada de recursos

materiais em um sistema de transformação, sendo também qualquer recurso armazenado. Eles

são todos os bens e materiais mantidos por uma organização para suprir demandas futuras

(Silva e Madeira, 2004). Para Corrêa et. al. (2007), eles podem ser encontrados na forma de

matérias-primas, material semi-acabado e produtos acabados.



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Segundo Dias (2006), os objetivos principais do controle de estoques se relacionam as

decisões relativas à quantidade que deve permanecer em estoque, considerando as

necessidades dos planos de produção e as deficiências de suprimento, definindo necessidades

de materiais, bem como decisões relativas ao recebimento e armazenagem de materiais.

Segundo Villar et. al. (2008), as empresas costumam manter uma grande variedade de itens

em estoque, podendo chegar a milhares deles. No entanto, nesse universo sempre haverá itens

de maior relevância, seja segundo critérios econômicos, técnicos ou comerciais. Classificar os

itens de acordo com determinado critério permite que os esforços (humanos e financeiros)

sejam concentrados nos itens mais significativos.

Diante da complexidade das informações relativas aos estoques, uma vez que a quantidade de

variedade de itens em estoques tem aumentando gradualmente, muitas unidades produtivas

têm utilizado sistemas de informações para auxiliar o tratamento dos dados e o processo

decisório. Neste contexto, uma das ferramentas mais utilizadas tem sido os modularizados e

integrados, denominados de sistemas ERP. Estes podem ser considerados uma evolução dos

primeiros sistemas de apoio à tomada de decisão, tendo, entretanto, um diferencial, qual seja,

a integração entre todos os módulos funcionais da empresa, recursos financeiros, recursos

humanos indiretos, vendas, distribuição etc. Para compreender melhor a funcionalidade, bem

como o processo ideal de implantação desta ferramenta integrativa, apresenta-se a seguir o

arcabouço teórico sobre ERP.

3. ERP – Enterprise Resource Planning

Segundo Souza (2000), os sistemas ERP podem ser definidos como sistemas de informação

integrados, adquiridos na forma de um pacote de software comercial, com a finalidade de dar

suporte à maioria das operações de uma empresa. São geralmente divididos em módulos que

se comunicam e atualizam uma mesma base de dados central, de modo que informações

alimentadas em um módulo estejam instantaneamente disponibilizadas para os demais

módulos que delas dependam. Os sistemas ERP permitem ainda a utilização de ferramentas

de planejamento que podem analisar o impacto de decisões de manufatura, suprimentos,

finanças ou recursos humanos em toda a empresa.

Segundo Corrêa et. al. (2007) os ERP’s possuem módulos integrados, sendo eles: Módulos

relacionados à gestão financeira/contábil/fiscal, Módulos relacionados à gestão de recursos

humanos e Módulos relacionados a operações.

Devido ao objetivo deste trabalho, focalizou-se no módulo relacionado a operações,

especificamente no controle de estoque. De acordo com Corrêa et. al. (2007), o módulo de

controle de estoques apóia a função de controle de inventários, posições de níveis de estoque,

transações de recebimento, transferências, baixas, alocações de materiais, entre outras

atividades. A gestão de materiais, às vezes chamados não-produtivos (que não pertencem a

nenhuma estrutura de produtos), também pode ser feita através do módulo de gestão de

estoques, utilizando lógicas de ponto de reposição, revisão periódica ou outra metodologia de

controle de estoques.

Assim como os demais pacotes comerciais os sistemas ERP apresentam diferenças em seu

ciclo de vida em relação aos modelos de ciclo de vida tradicionais. Souza (2000) define uma

proposta de modelo de ciclo de vida para sistemas ERP utilizando como base os modelos de

ciclo de vida tradicionais, características e etapas de ciclo de vida de pacotes comerciais de

software e trabalhos desenvolvidos por Bancroft et. al. (1998), Lozinsky (1996) e Davenport

(1998). A proposta para o ciclo de vida de sistemas ERP segundo Souza (2000) é apresentada

na figura 1. Ao que se percebe, esta metodologia apresentada é composta por algumas etapas



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genéricas: decisão, implementação e utilização. Para uma melhor compreensão destas

distintas etapas, na sequência faz-se uma apresentação individual de cada etapa.

Decisão e

SeleçãoImplementação Utilização

Fase 1

Fase 2

Fase n

Fase 1

Fase 2

Módulos parametrizados, Customizados

Dados Migrados

Usuário Treinados

Novas necessidades

Conhecimento acumulado

Parâmetros já estabelecidos

Pacote selecionado

Plano de Implementação

Fase n

Fonte: Souza (2000)

Figura 1: Ciclo de vida de sistemas ERP

3.1 Decisão

A etapa de decisão e seleção ocorre apenas uma única vez durante o processo de implantação

de um ERP, no início deste processo. Nesta fase a empresa deve considerar, na medida do

possível, os fatores envolvidos na utilização de sistemas ERP, analisando vantagens e

desvantagens do modelo ERP e de cada um dos fornecedores. Esta etapa está representada na

figura 2.

Seleção do

Fornecedor

e

Implementador

Decisão Planejamento

Possibilidades e

Limitações dos Produtos

Objetivos do Projeto,

requisitos da organização

Pressões

Competitivas

Requisitos da Organização

Metodologia do implementador

Restrições

(tempo,

recursos,

competências)

Plano de

Implementação

Fonte: Souza (2000)

Figura 2: Etapa de decisão e seleção

Ao que se pode observar na figura 2, a decisão sobre qual sistema é mais adequado utilizar na

empresa deverá levar em consideração critérios importantes, tais como, as restrições

existentes (recursos financeiros, e nível de competência de recursos humanos), bem como

deverá ainda ser avaliado os objetivos pretendidos com a implantação do ERP e às próprias

pressões externas relativas à competitividade dos concorrentes. A partir desta análise prévia,

tendo sido escolhido o sistema integrado a ser implantado, deve-se verificar qual a melhor

metodologia para que haja a correta implementação do ERP escolhido.



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3. 2 Implementação

A etapa de implementação pode ser definida como o processo pelo qual, módulos do sistema

são colocados em funcionamento em uma empresa, ou seja, significa dar início à utilização do

sistema para processar as transações empresariais. Para tal é necessário que o sistema ERP

seja adequadamente parametrizado e customizado às necessidades da empresa. Nesta

perspectiva, é necessário que os dados iniciais tenham sido coletados e inseridos no sistema,

que os processos de negócios tenham sido alterados no intuito de estarem adaptados à

empresa. Além disso, é importante que o os elementos de hardware e software estejam

adequadamente instalados e configurados, bem como é de extrema relevância que os

funcionários, que os supervisores e gerentes que irão que irão operar o sistema e utilizar as

informações extraídas do sistema estejam adequadamente treinados, além de que as condições

de se obter suporte ou auxílio se necessário tenham sido disponibilizadas de maneira

adequada (SOUZA, 2000).

O processo de implementação, conforme pode ser visualizado na figura 3, é realizado em

várias etapas de adaptação, uma para cada módulo, que ocorrem simultânea ou

seqüencialmente com o definido no plano geral de implementação.

Souza (2000) ainda aponta que o plano detalhado de implementação é um cronograma

completo com todas as atividades necessárias para a execução do projeto como um todo, bem

como a definição de pontos de verificação e responsáveis por cada uma das atividades. Cada

uma das etapas de adaptação é composta por uma série de etapas que podem ocorrer

simultaneamente entre si e entre etapas correspondentes na adaptação de outros módulos.

Entender o

Processo

Entender o

Pacote

Identificar

Discrepâncias

e Decidir

eliminação

Mudanças em

Procedimentos

Parametrização

Customizações

Prototipação e

Testes‘

Necessidades de Parametrização,

Customização e Mudanças em

Processos para módulos

relacionados

Necessidades de Parametrização,

Customização e Mudanças em

Processos para módulos

relacionados

Requisitos e

Objetivos do

Projeto

Módulo

Adaptado

Adaptação do Módulo n

Fonte: Souza (2000)

Figura 3: Adaptação de um módulo

Em observância figura 3, identifica-se que para uma correta implantação do ERP é necessário

que haja uma compreensão do processo que será gerenciado com auxílio do sistema ERP. É

importante também que este processo seja comparado com o pacote oferecido pelo sistema. A

fim de observar a compatibilidade de informações e de saídas do sistema como suporte

decisório para o processo existente, é necessário que se verifiquem as discrepâncias, e de

posse disso, se verifique possibilidades de compatibilização. Tendo sido alcançado esta

compatibilização, deve-se na sequência, iniciar a parametrização e customização do sistema,

com a inserção dos dados e a realização dos primeiros testes, que podem ser rezalizados com

a saída dos primeiros relatórios gerenciais.



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3.3 Utilização

Posteriormente à fase de implantação, passa-se a utilização do sistema passa a fazer parte do

dia-a-dia das operações. (SOUZA, 2000). No intuito de se ter a melhor utilização do sistema

implementado, os autores Orlikovski e Hofman (1997) apresentam um estudo sobre a

introdução de novas tecnologias e relatam a dificuldade em conhecer de antemão todas as

suas possibilidades de uso. Este conhecimento só se daria durante o processo de utilização.

Esta é uma consideração importante para a etapa de utilização de sistemas ERP, pois

geralmente não se conhecem todas as possibilidades de uso no momento da implementação.

Somente após esta etapa é possível vislumbrar novas alternativas e possibilidades de uso na

empresa. Desta maneira, a etapa de atualização realimenta a etapa de implantação com novas

necessidades que possivelmente serão atendidas por outros módulos s com “condições de

contorno”, isto é, parâmetros do sistema já estabelecidos e em uso que só poderão ser

alterados mediante nova mudança em procedimentos operacionais.

4. Procedimentos Metodológicos

Esta pesquisa se classifica quanto à natureza como aplicada, quanto à abordagem é qualitativa

e quantitativa, com relação ao objetivo é exploratória, descritiva e explicativa. Com relação

aos procedimentos técnicos classificasse como estudo de caso.

A empresa objeto de estudo deste trabalho foi escolhida por se tratar da empresa em que um

dos pesquisadores estava realizando seu estágio supervisionado. A oportunidade da pesquisa

surgiu quando a empresa decidiu implantar o módulo de estoques do sistema integrado que

existia na empresa. Em face a esta oportunidade, este artigo foi estruturado e tem por objetivo

descrever os processos de implantação deste módulo do ERP numa empresa do ramo de

panificação. Esta descrição norteará a realização de uma análise comparativa entre as fases e

as decisões tomadas ao longo desta implantação na empresa em relação aos requisitos

apontados pela teoria, bem como será possível tentar verificar se o grau de adequação com a

teoria pode refletir nos ganhos esperados pela empresa.

Para tal, inicialmente levantou-se o atual procedimento que a empresa utilizava para a gestão

de seus estoques, tentando verificar qual poderia ser esta nova rotina a partir do uso do ERP.

Neste sentido procederam-se observações, entrevistas informais e análise dos procedimentos

adotados. Em seguida deu-se inicio à descrição do processo a ser implantado através do

módulo do ERP, bem como foram acompanhadas as diversas etapas e atividades que

precederam à implantação do sistema integrado na empresa. Isto foi feito a partir de

observações, entrevistas e acompanhamento in loco.

De uma forma geral, usou-se como base teórica de acompanhamento a metodologia proposta

por Souza (2000), que de uma maneira geral aponta as seguintes fases para implantação de

um ERP: Decisão, Implementação e Utilização descritas na fundamentação teórica deste

artigo. (item 2.2). Deste modo, as análises realizadas, no intuito de verificar o alinhamento

entre a prática e a teoria, tomarão como ponto de contraponto a metodologia apresentada por

Souza (2000).

5. Estudo de caso

5.1 Apresentação da unidade produtiva em análise

O estudo de caso deste trabalho foi realizado numa empresa do ramo alimentício,

especificamente em uma padaria, localizada na cidade de João Pessoa – PB. Seguindo uma

tendência das padarias modernas, a empresa possui diversos setores além da panificação,

procurando desta forma, por meio da diversificação de seus produtos, atingir um mercado



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mais amplo. São disponibilizados produtos de panificação, pastelaria, confeitaria, salgados,

almoço, jantar e café da manhã, além de outros diversos presentes na conveniência.

De uma maneira geral, os produtos podem ser divididos em produtos da conveniência, que

não são produzidos na empresa, são apenas comprados a fornecedores e revendidos depois do

acréscimo de um markup, e produtos de fabricação própria, que são produzidos na padaria, na

confeitaria e na cozinha. Pode-se constatar que, a Padaria composta por cinco funcionários é

responsável pela produção de diversos tipos de pães, biscoitos e torradas, chegando a um

número de mais de 90 produtos distintos; a Confeitaria composta de quatro funcionários e que

responde pela produção de bolos, tortas, pizzas e salgados, somando mais de 100 tipos de

produtos, a Cozinha que possui cinco funcionários que são responsáveis pela produção do

almoço e do jantar, disponibilizados para os clientes através do sistema self service. Além

destes setores produtivos, ainda conta-se com o setor denominado de Pré pesagem, sub-

departamento que conta com um funcionário, criado para reduzir as perdas por desperdício na

padaria, bem como para eliminar erros de produção, onde todos os ingredientes a serem

usados no dia são pré-pesados e deixados prontos para uso, antes do início da produção.

No que diz respeito a vendas, a empresa conta com quinze funcionários distribuídos nas

funções de “caixa”, atendimento no balcão e atendimento na lanchonete. Já o setor

administrativo é composto por cinco pessoas, incluindo os proprietários.

5.2 Procedimento de gerenciamento de estoques anterior ao ERP

Antes de optar pela utilização do módulo de gestão de estoques do sistema ERP presente na

empresa, os estoques eram geridos empiricamente a partir de um modelo aproximado ao

método da revisão periódica.

A ausência de um método sistemático eficiente e eficaz de controle de compras, vendas e

estoque se traduzia em diversos desperdícios para a empresa. Entre os principais foi possível

identificar a ocorrência de perdas ocasionadas por compras realizadas indevidamente (custos

provocados por compras desnecessárias, inoportunas ou sem uma programação prévia); falta

de mercadorias necessárias para a venda, o que gerava perda de oportunidades de negócios e

insatisfação do cliente; desconhecimento os produtos que proporcionavam maior lucratividade

e quais geravam prejuízo; desconhecimento do capital investido em estoque e

desconhecimento do giro de produtos.

Devido às características particulares da empresa, os estoques foram divididos em dois tipos,

cada um deles sendo administrado de uma maneira particular. A gestão de estoque de itens de

demanda dependente (matérias primas dos produtos que são produzidos na própria empresa)

era mais simples. Algumas matérias-primas foram classificadas como essenciais (farinha de

trigo, manteiga, açúcar, etc.) e, para estas, estabeleceu-se empiricamente uma quantidade em

estoque equivalente ao ponto de pedido, mas que na empresa era chamada, erroneamente, de

estoque de segurança. Quando essa quantidade era alcançada, alertava o funcionário

responsável da necessidade de adquirir suprimentos. Mesmo assim, eventualmente ainda

ocorria a falta de determinados ingredientes no momento da produção, pois a comunicação

entre os setores ocorria de forma deficiente. Assim, custos indesejados eram gerados, pois

esses materiais teriam que ser adquiridos por um preço maior.

No caso dos itens de demanda independente a situação era diferente, alguns produtos eram

estocados em uma quantidade bem maior que a necessária enquanto que outros faltavam

constantemente nos estoques, gerando insatisfação dos clientes e perda de oportunidade de

negócios.



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Assim como já foi citado, o controle de estoques realizado pela empresa se aproximava ao

sistema de revisão periódica, cujo período de revisão era, em geral, negociado entre a empresa

e fornecedor, dependendo da demanda do produto e da “rota” da empresa fornecedora. A

quantidade pedida deveria ser o mais próximo possível da necessidade da demanda do

próximo período, considerando um estoque mínimo ou de segurança, dimensionado de forma

que prevenisse o consumo acima do normal e os atrasos de entrega durante o período de

revisão e o tempo de reposição. No entanto, o que acontecia na realidade era que o

funcionário responsável pelo controle dos estoques não seguia as recomendações que lhe

eram passadas. Nos dias em que os fornecedores chegavam à empresa (previamente

estabelecidos) as quantidades dos produtos referentes àqueles fornecedores eram contadas e, a

partir de informações abstratas e imprecisas sobre a demanda, os pedidos de compra eram

realizados. Essa atividade contava com a participação do funcionário representante do

fornecedor e, na maioria das vezes, a demanda do período seguinte era superestimada,

causando um acúmulo de produtos nos estoques.

5.3 Descrição das fases para a implantação do ERP

5.3.1 Decisão e Seleção do ERP

A empresa deve considerar, na medida do possível, os fatores envolvidos na utilização de

sistemas ERP, analisando vantagens e desvantagens do modelo ERP e de cada um dos

fornecedores. Esta etapa pode ser dividida em Decisão, Seleção e Planejamento Geral do

Processo de Implementação, explanadas a seguir.

- Histórico da decisão

A decisão pela utilização de um sistema que integrasse as informações da empresa, dando

suporte à maioria das suas operações, surgiu juntamente com a decisão sobre a criação da

empresa. Ao decidirem pelo investimento na montagem de uma empresa de panificação, os

proprietários passaram a participar de diversas feiras especializadas, a fim de conhecerem o

mercado, os fornecedores, as matérias-primas, máquinas, equipamentos e os processos de

produção. Foi em uma dessas feiras que eles tiveram contato com os softwares de gestão e

perceberam os benefícios que sua implantação traria para a empresa que seria montada. Nesse

momento eles decidiram pela utilização do sistema ERP.

- Seleção

Para a seleção do sistema é necessário comparar as alternativas do mercado, e para tal é

necessário o estabelecimento dos critérios para a comparação, a avaliação das alternativas e a

escolha do fornecedor mediante a melhor nota atribuída. Apesar da literatura apontar estas

etapas, a empresa optou por escolher o software SAT 4.0 (Sistema de Administração Total)

sem fazer uma varredura e comparativo adequado, visto que este sistema é direcionado para o

uso em empresas de panificação, sendo utilizado por diversas das principais empresas do setor

e tendo uma boa avaliação pelas mesmas.

Este sistema se caracteriza por ser um sistema de informação integrado com a finalidade de

dar suporte à maioria das operações de uma padaria. O sistema é divido em módulos e, para

os fins de gestão de estoques, apresenta-se a subdivisão do módulo correspondente (figura 4).



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Cadastro Administração ESTOQUE Financeiro Produção Vendas Marketing Suporte

Entrada de Mercadorias

Inventário

Pedido de Compra

Trocas

Transferências

Relatórios de Análise

Etiquetas

Tabela de preços

Figura 4 - Módulos do SAT 4.0

O sistema SAT 4.0 oferece alguns relatórios que auxiliam na gestão dos estoques, entre eles

estão:

a) Comparativo Inventário: Permite gerar um relatório para verificar as diferenças entre as

quantidades contadas (reais) e as quantidades presentes no sistema sempre que é feito um

novo inventário. O valor do sistema se refere ao último inventário realizado, adicionado

das quantidades compradas e debitado das quantidades vendidas. A diferença negativa

significa algum desvio de material e as causas dele devem ser rastreadas e solucionadas;

b) Posição/Não movimentados: Essa função é utilizada para verificar a quantidade de

determinado item em estoque no momento da consulta e em que local da empresa este

item se encontra (loja ou estoque);

c) Análise para compra: Fornece um histórico individual das compras de um determinado

produto (data, quantidade, fornecedor e preço);

d) Comparativo Entradas/Vendas: Permite escolher um produto ou departamento e verificar,

pra um determinado período, quantas unidades foram compradas e quantas foram

vendidas. Com isso é possível controlar se a demanda está sendo superestimada e se os

estoques estão em níveis exagerados;

e) Vencimento Produto: Essa função de extrema importância para uma empresa do ramo

alimentício possibilita a retirada das prateleiras de produtos fora de validade.

5.3.2 Planejamento geral do processo de implementação

Decidiu-se pela implementação dos módulos em fases. Inicialmente apenas os módulos

financeiro e de vendas, sendo esse processo realizado por uma equipe enviada pelo fornecedor

do software. Só após perceberem os problemas que ocorriam devido a má administração de

seus estoques, os proprietários decidiram pela implementação do módulo de gestão de

estoques.

- Plano detalhado de implementação

O que pode perceber na empresa é que esta primeira fase da etapa de implementação não

ocorreu. Esse planejamento não foi realizado. As atividades foram realizadas sem a

determinação de prazos e com o envolvimento de quase todos os integrantes do setor

administrativo da empresa, porém, sem a participação de pessoal especializado. Contou

apenas com a utilização do suporte técnico, por telefone, oferecido pelo fornecedor do

sistema.

- Adaptação do módulo de gestão de estoques

Na empresa em estudo esse processo ocorreu por meio de uma variação do modelo proposto

por Souza (2000. Conforme se pode identificar, a etapa 1, denominada entendimento do



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processo, foi realizado um estudo sobre como a gestão de estoques era feita na empresa,

através de observações do processo e de entrevistas informais com os responsáveis pelo

mesmo.

Em seguida foi realizado um estudo e uma definição de como deveria ser realizada essa

gestão, com o intuito de diminuir/eliminar os prejuízos que ocorriam e otimizar o processo.

Na etapa 2 (identificar discrepâncias e decidir eliminação) decidiu-se que os procedimentos

da empresa seriam modificados e adaptados ao sistema. Os parâmetros necessários à gestão

dos estoques seriam identificados, calculados, e o sistema seria customizado.

Na etapa 3 (mudanças em procedimentos) foi tomada a decisão de que a gestão dos itens de

demanda dependente seria tratada de maneira diferente dos itens de demanda independente.

Os estoques de matérias-primas (itens de demanda dependente) deveriam ser minimizados ao

máximo, enquanto que os estoques de produtos acabados (itens de demanda independente)

deveriam responder pela demanda de um determinado período, mas levando em consideração

um estoque de segurança, para que nunca um produto ficasse indisponível ao cliente.

Da mesma forma, decidiu-se também que as compras seriam agora realizadas com a

utilização do sistema, eliminando a interferência do representante do fornecedor e

aumentando o controle sobre esse processo. Além disso, os procedimentos de pedido de

compra e o recebimento dos mesmos não seriam mais realizados pela mesma pessoa.

Na etapa de parametrização, era necessário definir e coletar alguns parâmetros: Demanda;

Estoque Real; Tempo de Ressuprimento; Intervalo de reposição; Validade; Fator de

Conversão; Estoque mínimo; Estoque Máximo; estrutura dos produtos e consumo médio de

insumos por produto final. Em virtude de ser um grande número de dados, haja vista a grande

variedade de produtos da empresa segue-se com a demonstração apenas de dois produtos

parametrizados no sistema, um com demanda dependente (farinha de trigo) e outro com

demanda independente (refrigerante 2 litros). Esses produtos foram escolhidos por possuírem

características diferentes, em relação à natureza da demanda, e também por estarem entre os

principais produtos da classificação ABC de seus respectivos departamentos.

De uma maneira geral, podem-se verificar as seguintes observações:

A demanda é calculada pelo próprio software, a partir das quantidades vendidas. Para o

caso de itens com problema devido a falhas no cadastro de receitas (farinha de trigo), a

demanda fornecida pelo mesmo não é confiável, sendo utilizado para tal o histórico de

compras dos últimos três meses. Este parâmetro é atualizado pelo próprio software quando

um produto é vendido;

O Estoque real foi definido a partir da quantidade de itens presentes na empresa, levantada

através da realização de um inventário. O software também atualiza o estoque real

automaticamente quando um produto é vendido ou comprado;

O Tempo de Ressuprimento foi definido em conjunto com o fornecedor.

Para o cálculo do Intervalo de Reposição foi utilizado apenas para a gestão dos itens de

demanda independente, também acordado diretamente com os fornecedores.

Sobre a Validade, por se tratar de uma empresa do ramo alimentício, é uma informação

muito importante. Esta é adquirida quando o produto chega à empresa.

O Fator de conversão corresponde ao tamanho dos lotes mínimos. Esse valor facilita o

processo, pois contribui para que não seja emitida uma ordem de compra com uma

quantidade que não pode ser atendida pelo fornecedor.

Foi acordado que o estoque mínimo só seria utilizado para os itens de demanda dependente

(matéria-prima). Os fornecedores são acionados apenas quando os estoques atingem o



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estoque mínimo.

O Estoque máximo indica a quantidade máxima de determinado produto que o

almoxarifado da empresa suporta. Este é utilizado apenas para os itens de demanda

dependente.

A partir destas observações, puderam ser definidos os parâmetros destes dois produtos. Estes

parâmetros seguem apresentados na tabela 1.

Produto Refrigerante 2l Farinha de Trigo

Demanda 14,667 unidades/dia 150 Kg/dia

Estoque Real 54 unidades 750 Kg

Tempo de Ressuprimento 1 dia 2 dias

Intervalo de reposição 4 dias Não é utilizado

Fator de Conversão 12 unidades 50 Kg

Estoque Mínimo Não é utilizado 1000 Kg

Estoque máximo Não é utilizado 2000 Kg

Tabela 1 – Parâmetros para controle de estoque da empresa

Para o gerenciamento do estoque de matérias-primas (itens de demanda dependente) foi

necessário saber qual a relação entre o item pai e os itens filhos. Para tanto, foi realizado um

levantamento das receitas de todos os produtos produzidos na padaria e na confeitaria,

definindo assim a quantidade de matéria-prima utilizada por produto.

Na etapa Customização, etapa de preparação do sistema para utilização na empresa, foi

necessário definir as atividades e o procedimento para cada atividade de controle. Os

elementos da customização seguem apresentados no quadro 1.

Atividades Descrição

Dividir a empresa

em departamentos No caso da empresa em estudo foram criados os departamentos e sub-departamentos.

Cadastrar

produtos

Realizada na implantação de outro módulo, foram cadastrados os seguintes dados de

entrada: Nome; Código; Código de barras; Departamento; Fator de conversão; Custo;

Preço de venda; Estoque mínimo (para os produtos de demanda dependente) e validade.

Cadastrar

fornecedores

Os fornecedores dos materiais foram levantados e cadastrados. Devido o grande número

de fornecedores, a empresa recebia um grande número de visitas, atrapalhando o

processo produtivo por existir apenas um funcionário responsável pelo contato com os

representantes e por este exercer outras funções. Para resolver esse problema, os

principais fornecedores foram filtrados e os seguintes dados foram cadastrados: código;

nome; endereço; telefone; cpf; inscrição estadual; nome do representante; e dia de visita.

Cadastrar

receitas

Para administrar os itens de demanda dependente, deve-se saber qual a relação dos

mesmos (itens filhos) com os itens pais. Ao se fazer o cadastro das receitas no sistema,

assim que é dada uma ordem de fabricação do produto final, a quantidade de matérias-

primas relativas ao mesmo é debitada do estoque, atualizando-o.

Levantar

Inventário

É formada por três passos: Contagem (depois que os departamentos e os produtos são

cadastrados, pode-se imprimir uma lista de contagem e contar os produtos equivalentes

aos departamentos que irão ser inventariados); Cadastro de inventário (depois que as

quantidades são contadas, o sistema é alimentado digitando-se o código e a quantidade

do produto equivalente); Atualização de inventário (deve-se selecionar o departamento

ou o produto que será atualizado e data do inventário equivalente).

Quadro 1 - Atividades de Customização

Em seguida à customização, iniciou-se a fase de prototipação e testes, momento em que

alguns problemas foram encontrados. Os mais recorrentes foram produtos com códigos

errados e produtos distintos com o mesmo código. Após a constatação destes erros, foram



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providenciadas as correções para que fosse possível realizar novos testes, até a verificação de

não haver mais erros.

A última fase da etapa de implantação é o treinamento dos usuários nas rotinas que deverão

desempenhar. O que se pode perceber na empresa foi que não houve esta fase. Foram

realizadas apenas algumas reuniões onde era demonstrado como as atividades deveriam ser

executadas, mas tudo de maneira muito generalizada.

5.3.3 Utilização do módulo de gestão de estoques

Ficou definido que o módulo de gestão de estoques deveria ser utilizado para dar suporte a

essas atividades:

a) Determinar quando se devem reabastecer os estoques: Para Itens de demanda

independente os períodos de reabastecimento são pré-estabelecidos juntamente com os

fornecedores, que visitam a empresa nos dias determinados. Já para itens de demanda

dependente utiliza-se o que o sistema chama de “estoque mínimo”, mas que funciona

como um “ponto de reposição”. O sistema gera um relatório com todos os produtos que

estão com nível abaixo do estoque mínimo, só então se entra em contato com os

fornecedores e os estoques são reabastecidos.

b) Determinar quanto de estoque será necessário para um período pré-determinado: Para os

itens de demanda independente, essa informação é calculada pelo software quando é feita

uma solicitação de compra. O cálculo é realizado com base no histórico de vendas do

item, em um período determinado pelo operador do sistema, no estoque da empresa no

momento do pedido (estoque real) e no período que deverá durar o estoque (próxima

entrega). No caso dos itens de demanda dependente, a quantidade do pedido é calculada a

partir da diferença entre o estoque máximo (EM) e o estoque real (ER), que deve estar

abaixo do “estoque mínimo” para que a ordem de compra seja efetuada.

c) Acionar o departamento de compras para executar aquisição de estoque: A atividade de

compra dos itens possui o seguinte fluxo: No dia da visita do fornecedor do item, o

responsável pelas compras acessa o sistema e imprime uma ordem de compra a partir da

sugestão do mesmo, considerando uma margem de segurança (devido possíveis variações

na demanda). Cada ordem de compra é colocada em uma pasta e, quando o representante

do fornecedor chega à empresa e confirma a possibilidade de atendimento da mesma, ela é

assinada e colocada em outra pasta para conferência no momento do recebimento.

d) Receber, armazenar e guardar os materiais estocados de acordo com as necessidades: No

momento de recebimento do material comprado, são conferidas com as quantidades do

pedido e a nota do fornecedor é anexada à ordem de compra. Quando outro funcionário

der entrada na nota no sistema, confere-se se as quantidades que foram recebidas

correspondem às quantidades que foram pedidas na ordem de compra.

e) Fornecer relatórios que possibilitem o acompanhamento, a correção de desvios e a tomada

de decisões.

De uma maneira geral, é possível perceber pela que ao longo de todo processo de implantação

do ERP, embora tenha dado importância à implantação de um software de gestão, em algumas

oportunidades, por motivos distintos, não acompanhou as etapas descritas pela teoria,

notadamente a metodologia apresentada por Souza (2000).

Neste aspecto, após decidir por utilizar o software SAT 4.0, muito utilizado e bem aceito por

outras empresas do setor de panificação, verifica-se que houve uma preocupação inicial em

implantar apenas os módulos Financeiro e Vendas do mesmo. O módulo de estoques só teve

sua implementação requerida quando se detectou problemas na administração de estoques da



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empresa. A partir disto, ao sentir a necessidade de utilizar o módulo de estoques, percebe-se

que não houve uma preocupação em fazer o planejamento da implementação, ou seja, não

houve definição de prazos nem apoio de pessoal especializado, o que pode comprometer não

apenas a implementação do sistema, mas também seu uso nas rotinas diárias.

Já no que diz respeito à utilização do sistema, o treinamento deve ser considerado um aspecto

crítico, já que não é suficiente treinar rapidamente as pessoas na operação do sistema. É

preciso ter certeza de que elas estejam bastante seguras de como o sistema irá funcionar e que

conheçam profundamente como realizarão suas tarefas. Este fato específico, no processo de

implementação da empresa deixou muito a desejar, haja vista, a empresa optar por um

treinamento generalista e enxuto, o que pode dificultar bastante o uso do sistema, mas

principalmente o alcance dos benefícios deste uso.

Desta forma, a identificação dessas questões críticas na implementação do ERP pode afetar as

informações e os relatórios dados pelo sistema, fazendo com que o mesmo não forneça

respostas condizentes à realidade presente na empresa.

6. Considerações Finais

Segundo Lozinsky (1996) apud Souza (2000) os benefícios da utilização do ERP são: a

redução dos custos; a disponibilização de informações em tempo real; a redução da mão-de-

obra decorrente da simplificação de processos administrativos e geração de relatórios

gerenciais; a eliminação de duplicidade de esforços, a disponibilização de indicadores que

permitam avaliar o real desempenho do negócio; e a atualização tecnológica.

Para que esses benefícios sejam obtidos com o uso do ERP deve-se haver um bom

planejamento sobre qual e como este deve ser implementado, e posteriormente a implantação

e durante o uso, o sistema deve ser constantemente revisto e atualizado. É recomendável

também que a empresa esteja constantemente revendo seus processos de modo a estar sempre

atualizada.

Como pode ser visto, ao tentar adequar a implementação realizada à teoria apresentada, em

específico o modelo apresentado por Souza (2000), nem todas as etapas foram seguidas.

Foram elas o planejamento da implementação e o treinamento adequado dos funcionários. A

ausência destas duas atividades podem, de uma maneira geral, gerar erros nas informações

sobre parâmetros, cadastros, consumo de matéria-prima e relação de compras e vendas de

itens e produtos introduzidos no sistema, originando possíveis erros nos relatórios gerados

pelo sistema, seja devido a problemas na implantação ou devido a erros de utilização, e,

consequentemente falha na gestão dos estoques, impossibilitando os benefícios passíveis de se

obter com a implementação de um ERP. Isto porque, uma das condições consideradas

necessárias para uma implantação adequada de qualquer sistema de informações é a

realização de treinamento e capacitação dos usuários, visto que, a acurácia e a confiabilidade

do sistema podem ser reduzidas em função da não habilidade dos funcionários na usabilidade

do sistema.

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