GESTO DE ARMAZENAGEM E ESTOQUES EM INSTITUIO

FEDERAL DE ENSINO SUPERIOR:

estudo na Universidade Federal de Ouro Preto

Salvador Gentil dos Santos

FACULDADE NOVOS HORIZONTES

Programa de Ps-graduao em Administrao

Mestrado

Belo Horizonte

2013

FACULDADE NOVOS HORIZONTES

Programa de Ps-graduao em Administrao Mestrado

GESTO DE ARMAZENAGEM E ESTOQUES EM INSTITUIO FEDERAL DE ENSINO SUPERIOR:

estudo na Universidade Federal de Ouro Preto

Salvador Gentil dos Santos

Belo Horizonte 2013

Salvador Gentil dos Santos

GESTO DE ARMAZENAGEM E ESTOQUES EM INSTITUIO FEDERAL DE ENSINO SUPERIOR:

estudo na Universidade Federal de Ouro Preto

Dissertao apresentada ao curso de Mestrado Acadmico em Administrao da Faculdade Novos Horizontes, como requisito parcial para a obteno do ttulo de mestre em Administrao.

Orientadora: Profa. Dra. Aleixina Maria Lopes Andalcio.

rea de concentrao: Organizao e Estratgia.

Linha de Pesquisa: Tecnologias de Gesto e Competitividade

Belo Horizonte 2013

Ficha elaborada por Murilo L.G.Oliveira CRB-6/2902

Santos, Salvador Gentil dos Gesto de armazenagem e estoques em instituio de

ensino superior: estudo na Universidade Federal de Ouro Preto. / Salvador Gentil dos Santos. Belo Horizonte: FNH, 2013. 78 f.

Orientadora: Prof. Dr. Aleixina Maria Lopes Andalcio.

Dissertao (mestrado) Faculdade Novos Horizontes, Programa de Ps-graduao em Administrao

1. Administrao de materiais. 2. Compras. 3. Recursos humanos. I. Andalcio, Aleixina Maria Lopes. II. Faculdade Novos Horizontes, Programa de Ps-graduao em Administrao. III. Ttulo

CDD: 658.7

S237g

CERTIFICAO DE REVISO ORTOGRFICA

DECLARAO DE REVISO DE DISSERTAO DE MESTRADO

Declaro ter procedido reviso na Dissertao de Mestrado GESTO DE ARMAZENAGEM E ESTOQUES EM INTITUIO FEDERAL DE ENSINO SUPERIOR: estudo na Universidade Federal de Ouro Preto, contendo 78 pginas, rea de concentrao: Organizao e Estratgia, de autoria de Salvador Gentil dos Santos, sob a orientao da Prof. Dr. Aleixina Maria Lopes Andalcio, apresentada ao Programa de Mestrado Acadmico em Administrao da Faculdade Novos Horizontes.

DADOS DA REVISO: X Ortogrfica X Redao

Belo Horizonte, 24 de setembro de 2013.

Prof Elinor de Oliveira Carvalho

RELATRIO DE DEFESA

Faculdade Novos Horizontes Mestrado Acadmico em Administrao

MESTRADO ACADMICO EM ADMINISTRAO FACULDADE NOVOS HORIZONTES

REA DE CONCENTRAO: Organizao e Estratgia

MESTRANDO (A): SALVADOR GENTIL DOS SANTOS

MATRCULA: 770467

LINHA DE PESQUISA: TECNOLOGIAS DE GESTO E COMPETITIVIDADE

ORIENTADOR (A): Profa. Dra. Aleixina Maria Lopes Andalcio

TTULO: GESTO DE ARMAZEMAGEM E ESTOQUES EM INSTITUIO DE ENSINO SUPERIOR: estudo na Universidade Federal de Ouro Preto.

DATA: 27/09/2013

BANCA EXAMINADORA:

Profa. Dra. Aleixina Maria Lopes Andalcio ORIENTADORA

Faculdade Novos Horizontes

Prof. Dr. Wendel Alex Castro Silva Faculdade Novos Horizontes

Prof. Dr. Alexandre Teixeira Dias FUMEC

Rua Alvarenga Peixoto, 1270 Santo Agostinho CEP: 30.180.121 Av. Sinfrnio Brochado, 1281 Barreiro de Baixo CEP: 30.640-000

Telefone: (31) 3293-7000 Site: http://www.unihorizontes.br Belo Horizonte MG

A Deus, por tudo em minha vida. Aos meus familiares, pelo amor e compreenso.

Aos meus colegas, pela amizade sincera. Aos mestres, pelos ensinamentos de qualidade.

RESUMO

A presente dissertao buscou identificar e analisar o modelo de gesto de compras, armazenagem e estoques da Universidade Federal de Ouro Preto (Ufop), de modo a verificar a consonncia com as necessidades estratgicas, tticas e operacionais da instituio. A gesto de compras envolve, como nas demais organizaes pblicas, recursos humanos, materiais e financeiros, tornando-se imprescindvel um planejamento eficiente, principalmente no que diz respeito classificao e especificao dos materiais a serem adquiridos. Para que todo esse esforo tenha xito, necessrio se faz a aplicao dos conceitos da logstica moderna e a utilizao e emprego dos recursos da tecnologia da informao, de forma a otimizar os mecanismos de administrao e acompanhamento, em prol da melhoria e aperfeioamento operacional do processo de licitao das compras pblicas, e, ao mesmo tempo aglutinar esforos, no sentido de aprimorar a eficincia dos resultados, no tocante a escolha de fornecedores, preo, qualidade e rapidez na aquisio dos produtos, etc. Em funo disto, a UFOP vem buscando alternativas em ajustes de estruturas e formas de gerenciar o seu sistema de compras e administrao de materiais, na expectativa de capacitar e desenvolver o seu potencial humano disponvel, dotando-o dos ferramentais prticos, para que tenha uma viso empreendedora dos negcios relativos s atividades de compras. Com base neste cenrio, o trabalho que se apresenta confronta e discute os procedimentos encontrados na literatura da rea, em comparao com queles adotados pela UFOP. Deste modo, o objetivo geral do estudo identificar o papel da gesto de compras e estoques na execuo das atividades fim de uma Instituio de Ensino Superior Federal, na percepo dos gestores e usurios desse servio. A pesquisa foi realizada por meio de uma pesquisa de natureza qualitativa e descritiva. Os dados foram colhidos atravs de pesquisa documental e entrevistas semi estruturadas realizadas com os sujeitos participantes. Os resultados indicam que (1) H certa compatibilidade entre os cargos de compras na iniciativa privada e os cargos ocupados na UFOP; (2) A estrutura organizacional, bem como as atribuies e responsabilidades do pessoal de compras permitem afirmar que h graves distores do ponto de vista institucional e administrativo. (3) No se encontrou vestgios consistentes de que h mecanismos eficientes para fiscalizar e auditar as compras, do ponto de vista dos ganhos comerciais, baseados nos custos logsticos totais, ou seja, nem sempre o menor preo benfico para a instituio, pois, em muitos casos onera bastante os recursos aplicados. Recomenda-se, portanto, reavaliar a estrutura organizacional do rgo de compras, principalmente no que se refere ao perfil profissional para a ocupao dos cargos e s respectivas definies das atribuies e responsabilidades, com base na formao acadmica ou experincia profissional comprovada.

Palavras chave: Compras. Licitao. Gesto de Compras. Administrao de Materiais.

ABSTRACT

The present dissertation has as general objective present the procedures that will be adopted for the accomplishment of the research, integral part for the qualification in Master course Scholar in Administration, the Faculty New Horizons that intends identify and analyze the model purchasing management, storage and inventories in University Federal de Ouro Preto (Ufop) so check its consonance with the needs strategic, tactics and operational of the institution.The purchasing management involves, as in other organizations, human, material and financial resources, making it imperative efficient planning, especially with regard to the classification and specification of materials to be purchased. For all this effort to succeed, it is necessary to apply the concepts of modern logistics and the use and employment of information technology resources in order to optimize the management and monitoring mechanisms, in order to improve operational improvement and process bidding in public procurement, and at the same time to join efforts in order to improve the efficiency of the results, concerning the choice of suppliers, price, quality and speed in the acquisition of goods, etc. Because of this, the UFOP seeking alternatives in adjustments of structures and ways to manage your procurement system and materials management, hoping to empower and develop their human potential available, giving it the tooling practical to have a entrepreneurial vision of business relating to procurement activities. Based on this scenario, the work presented confronts and discusses the procedures found in the literature, in comparison with those adopted by this University. Thus, the overall goal of the study is to identify the role of purchasing and inventory management in the implementation of activities to an Institution of Higher Education Federal, in the perception of managers and users of this service. The research was conducted through a qualitative research and descriptive. Data were collected through desk research and semi-structured interviews conducted with the participating subjects . The results indicate that (1) There is some compatibility between the positions of purchases by private companies and positions held in this University, (2) the organizational structure and the roles and responsibilities of procurement personnel revealed that there are serious distortions of point institutionally and administratively. (3) There was no trace that there is consistent and efficient mechanisms for inspect and audit the purchases from the point of view of trade gains, based on total logistics costs, that is not always the lowest price is beneficial for the institution, because in many cases quite onerous funds invested. It is recommended, therefore, reassess the organizational structure of the procurement agency, especially with regard to the professional profile for the occupation of the positions and their definitions of roles and responsibilities, based on academic or professional experience proven .

Keywords: Purchasing. Bidding. Purchasing Management. Materials Management.

LISTA DE ILUSTRAES

QUADRO 1 Evoluo da Administrao de Materiais .......................................................17 QUADRO 2 Caracterizao dos sujeitos da pesquisa ......................................................46 QUADRO 3 Dados funcionais dos sujeitos entrevistados ................................................ 60 QUADRO 4 Dados funcionais dos sujeitos entrevistados usurios .............................. 63

FIGURA 1 Processo de compras em organizaes pblicas ............................... 40 FIGURA 2 Organograma da Coordenadoria de Suprimentos .............................. 51

LISTA DE SIGLAS E ABREVIATURAS

Cetec Centro Tecnolgico de Minas Gerais CSU Coordenadoria de Suprimentos DL Dispensa de Licitao EAD Educao Distncia EDI Eletronic Data Interchange Intercmbio Eletrnico de Dados IES Instituio de Ensino Superior Ifes Instituio Federal de Ensino Superior Nupeb Ncleo de Pesquisas em Cincias Biolgicas PAMCS Proposta de Aquisio de Materiais e Contratao de Servios Redemat Rede Temtica em Engenharia de Materiais UAB Universidade Aberta do Brasil Uemg Universidade Estadual de Minas Gerais Ufop Universidade Federal de Ouro Preto

SUMRIO

1 INTRODUO ................................................................................. 9 1.2 Objetivos ....................................................................................................... 11 1.3 Justificativas ................................................................................................. 11

2 REVISO DA LITERATURA ......................................................... 14 2.1 Gesto de armazenagem e estoques: consideraes gerais ................... 14 2.1.1 Gesto de compras....................................................................................... 18 2.1.2 Gesto de estoques ......................................................................................22 2.1.3 Armazenagem ............................................................................................... 25 2.1.4 Custos de estoques e armazenagem .......................................................... 28 2.2 Gesto de estoques e almoxarifado em organizaes pblicas .............. 30 2.3 Consideraes sobre o processo de licitao ........................................... 33

3 AMBINCIA DE PESQUISA ......................................................... 42

4 METODOLOGIA ............................................................................44 4.1 Tipo de pesquisa: quanto abordagem, aos fins e aos meios ...............44 4.2 Unidades de anlise de observao e sujeitos da pesquisa .................... 45 4.3 Tcnicas de coleta de dados ....................................................................... 46 4.4 Tcnicas de anlise de dados ..................................................................... 48

5 APRESENTAO DOS RESULTADOS ...................................... 50 5.1 A gesto de compras e estoques da UFOP ................................................ 50 5.2 As atividades fim da Ufop e a gesto de compras e estoques ................. 60 5.3 A percepo sobre o servio e a influncia da gesto de compras nos

resultados da instituio ............................................................................. 63

6 CONSIDERAES FINAIS ........................................................... 66

REFERNCIAS .............................................................................. 68

APNDICES ................................................................................... 72

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1 INTRODUO

Entre os fatores crticos para o desenvolvimento das atividades de qualquer organizao est a administrao de materiais (INFANTE; SANTOS, 2007). Na busca por otimizao do tempo e racionalizao do trabalho, a obteno de melhorias contnuas nos processos de armazenamento e estocagem aparece como fator primordial dos nveis estratgico, ttico e operacional, e os sistemas de informaes buscam viabilizar solues completas e integradas para a plena gesto do almoxarifado (LOTTA, 2012).

Segundo Razzolini Filho (2006), diante da necessidade de obter melhorias continuas nos processos de distribuio, o almoxarifado deixou de ter apenas um carter operacional e passou a ter um papel estratgico para as organizaes, tornando-se um diferencial que, se bem administrado, pode significar uma vantagem. Diante da abrangncia desse setor, Razzolini Filho (2006) considera ser necessria a implantao de sistemas eficazes que permitam o controle dos suprimentos e a racionalizao das tarefas e processos de trabalho.

Silva (2004) destaca a importncia estratgica da rea de compras nas empresas, tanto no mbito pblico quanto no mbito privado. Para esse autor,

O gerenciamento da armazenagem de estoques uma abordagem que exige mudanas profundas em prticas arraigadas, tanto a nvel dos procedimentos internos, quanto a nvel externo, no que diz respeito ao relacionamento entre os diversos participantes da cadeia (SILVA, 2004, p. 36).

Hoffmann (2011) considera que uma instituio pblica difere de uma empresa em vrios aspectos. As organizaes e instituies pblicas brasileiras tm como objetivo principal prestar servios populao e seus usurios (cliente interno e externo) de forma eficiente e com base nos princpios marcados na Constituio de 1988. Alm disso, diversos pases do mundo, tais como Frana, EUA, Espanha, dentre outros, tambm seguem o mesmo principio de que as compras de organizaes pblicas devem ser realizadas com base em legislao prpria (HOFFMANN, 2011).

Para que a prestao dos servios seja realizada com eficcia preciso que o funcionrio/servidor pblico tenha as ferramentas, materiais e suprimentos

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necessrios ao desenvolvimento de seu trabalho e estes so adquiridos da mesma forma como em qualquer organizao, ou seja, atravs do processo e gesto de compras e suprimentos (HOFFMANN, 2011).

Entretanto, Hoffmann (2011), considera que existe uma srie de deficincias presentes nas organizaes pblicas, entre as quais, cita deficincias na gesto e no processo de compras e suprimentos necessrios aos processos produtivos e tarefas de trabalho destas organizaes.

Na viso de Lotta (2012), alm das deficincias nos processos de licitao (processo obrigatrio na aquisio de qualquer material, suprimento, equipamento ou servio em organizaes pblicas, conforme a Lei n. 8.666/93), existem processos deficientes na administrao oramentria, nos recursos humanos e tecnolgicos e no prprio sistema de gesto.

Tais questes fazem com que seja comum em organizaes pblicas a falta de materiais e suprimentos, questo que traz como conseqncia a diminuio da qualidade na prestao dos servios, atrasos na realizao de trabalhos, conflitos organizacionais, dentre outros (HOFFMANN, 2011).

No caso de instituies de ensino, especificamente Instituies de Ensino Pblico, a situao no diferente da que ocorre nas demais organizaes pblicas, j que as mesmas so regidas pelos mesmos regulamentos e princpios organizacionais.

Para o desenvolvimento deste estudo, foi escolhida uma IFES (instituio federal de ensino superior que tem mais de 40 dcadas de existncia). Em sua estrutura organizacional, observa-se um departamento de compras formalmente estruturado e suas atividades internas demandam uma gesto eficaz dos recursos materiais e patrimoniais para garantir a qualidade na prestao dos servios.

A partir dessa constatao sobre a necessidade de obter eficincia e eficcia na gesto de compras e estoques em organizaes pblicas para viabilizar o

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desenvolvimento organizacional e para que as mesmas cumpram suas funes sociais de atender as necessidades dos cidados que surgem, a pesquisa aqui proposta busca responder seguinte pergunta: qual o papel da gesto de compras e estoques na execuo das atividades fim de uma Instituio Federal de Ensino Superior, na percepo dos gestores e usurios desse servio?

1.2 Objetivos

O objetivo geral do estudo identificar o papel da gesto de compras e estoques na execuo das atividades fim da Universidade Federal de Ouro Preto (Ufop), na percepo dos gestores e usurios desse servio.

Os objetivos especficos so: 1. Identificar os processos de gesto de compras e estoques realizados na

instituio pesquisada;

2. Caracterizar a relao entre a atividade fim da instituio e a gesto de compras e estoques;

3. Descrever e analisar a percepo dos gestores e usurios do servio sobre o papel da gesto de compras e estoques nos resultados da instituio.

1.3 Justificativas

Conforme Hoffmann (2011) clara a importncia de se otimizarem os recursos, aumentar a satisfao dos clientes e obter como resultado o lucro financeiro, o que vlido tambm para o setor pblico. Para que esse setor propicie atendimento eficiente e plena satisfao, tanto ao cliente externo (no caso de Ifes, o aluno) quanto ao interno (no caso de Ifes, o servidor), so necessrios processos eficazes e que atendam as necessidades de todos os seus pblicos.

Assim, o desenvolvimento da pesquisa proposta tambm uma oportunidade de contribuir para a construo de conhecimentos sobre uma rea que vem sendo discutida e objeto de interesse de administradores em geral.

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Fernandes (2003) cita em seus estudos que crescente o desenvolvimento de pesquisas que tenham como objetivo destacar as transformaes no setor de compras de organizaes brasileiras, por ser este um setor considerado estratgico. Esse autor tambm considera a relevncia de estudar novos modelos de gesto, principalmente modelos que agreguem tecnologia da informao e integrao de recursos no setor citado.

De forma acadmica, entende-se que o estudo pode contribuir para o desenvolvimento de uma viso mais aprofundada do tema, servindo de base para novas pesquisas, pois, trata de tema diretamente relacionado gesto de logstica na Administrao Pblica, j que a contratao de servios um dos principais meios para prover as necessidades da rea-meio, com vistas ao alcance dos objetivos da atividade-fim.

No que se refere s organizaes pblicas, estudos de Gonzles (2005) indicam que o devido acompanhamento das atividades do setor de interesse social, diante dos servios que tais organizaes prestam.

No aspecto organizacional, o desenvolvimento do trabalho uma oportunidade de agregar conhecimentos tericos e prticos que podero contribuir para o aperfeioamento da gesto do setor e consequentemente o processo de compras e administrao de estoques da UFOP.

Este trabalho est estruturado em sees complementares, sendo que a primeira consta dessa introduo sobre o tema proposto, na qual contextualizado o assunto, so apresentados o problema de pesquisa a ser respondido, os objetivos que se pretende atingir e as justificativas para a escolha.

A segunda seo traz o referencial terico, no qual so descritos conceitos, caractersticas e estudos sobre a gesto de materiais, dando nfase aos processos de compra, gesto de armazenagem e estoques.

A terceira seo descreve a ambincia onde a pesquisa foi desenvolvida, ou seja, a UFOP e o seu respectivo setor de compras e administrao de materiais.

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Na quarta seo, apresentam-se os procedimentos metodolgicos que foram utilizados para o desenvolvimento do estudo, as tcnicas de pesquisa, definidos os sujeitos participantes e os instrumentos e tcnicas de coleta e anlise de dados.

Na quinta seo, esto apresentados os resultados obtidos atravs da realizao da pesquisa documental no setor de compras da UFOP, observao do pesquisador nos seus devidos procedimentos e entrevistas com os sujeitos participantes.

Na sexta seo, encontra-se a concluso do trabalho. Neste momento, so apresentadas as consideraes gerais e finais obtidas, destacadas as limitaes do estudo, bem como realizadas sugestes de trabalhos futuros.

Nas demais sees do trabalho esto apresentadas as referncias bibliogrficas utilizadas e os roteiros elaborados para a realizao da pesquisa.

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2 REVISO DA LITERATURA

Nesta seo so apresentados conceitos, caractersticas e estudos sobre a gesto de materiais e suprimentos. A nfase inicial ser em demonstrar o processo de compras, conceituar e destacar a importncia da gesto de estoques, definir armazenagem e situar esta rea nos processos de entrada e sada de materiais nas organizaes em geral.

Em um segundo momento feita uma descrio sobre o processo de compras e gesto de materiais e suprimentos em organizaes pblicas, identificando caractersticas especficas, bem como destacados aspectos tericos sobre o processo de licitao, procedimento obrigatrio a ser realizado por todas as organizaes pblicas no que se refere compra de materiais e suprimentos necessrios para a execuo de suas atividades.

2.1 Gesto de armazenagem e estoques: consideraes gerais

Hoffmann (2011) descreve que o fenmeno da globalizao tem trazido mudanas e impactos nas formas de gesto e na forma como o sistema produtivo das empresas so realizados e este est relacionado desde o processo de compras de insumos e matrias primas at a distribuio e entrega ao cliente final. Nesse contexto, as tcnicas e princpios da logstica aparecem como fator em um nvel estratgico para as organizaes, tornando-se um diferencial que, se bem administrado, pode significar uma vantagem competitiva.

Em uma definio clssica sobre o que vem a ser logstica, Ballou (2007, p. 23) considera que:

A logstica empresarial associa estudo e administrao dos fluxos de bens e servios e da informao associada que os pe em movimento. O objetivo vencer o tempo e a distncia na movimentao de bens e/ou na entrega de servios de forma eficaz, eficiente e efetiva.

Viana (2002) define etimologicamente, o termo logstica vem do grego logistik e associado lgica de algo. Na Administrao, a associao do termo que mais se

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aproxima de sua finalidade a aplicao da lgica no sentido militar, que define a logstica como a aplicao prtica da arte de mover exrcitos, compreendendo os meios e arranjos que permitem aplicar os planos militares estratgicos e tticos.

Na Administrao, a logstica representa, de acordo com Dalacorte (2008, p. 38):

O processo de gerenciar estrategicamente a aquisio, a movimentao e o armazenamento de materiais e seu fluxo de informao mediante os canais de marketing, de modo a poder maximizar as lucratividades presente e futura, atravs do atendimento de pedidos a baixo custo.

Assim, pode-se dizer que a Logstica o processo de gerenciar estrategicamente a aquisio, movimentao e armazenagem de materiais, peas e produtos acabados - e os fluxos de informaes correlatas - na organizao e em seus canais de marketing, de modo a poder maximizar as lucratividades presente e futura atravs do atendimento dos pedidos a baixo custo. (SLACK, et al., 1997).

As atividades de logstica em qualquer organizao envolvem dentre outros aspectos, os transportes, amanuteno de estoques, processamento de pedidos, compras (obteno), armazenagem, manuseio de materiais, embalagem, padres de servios e programao do processo de produtivo. Contudo, devido caracterstica sistmica da logstica, as atividades administrativas organizacionais passam a ser abordadas de forma diferente da tradicional distino em atividades -fim e atividades-meio, como no caso de atividades especificas desenvolvida nas organizaes pblicas.

No que diz respeito s organizaes pblicas, Lotta (2012) define que as crises fiscais e monetrias do Estado, o processo de redemocratizao e as mudanas sociais e tencolgias trouxeram uma srie de desafios para as organizaes pblicas, dentre os quais possivel destacar a racionalizao no uso de recursos (materiais, financeiros e pessoais), a demanda por novos servios de qualidade, a participao social no controle das atividades pblica. A autor entende que tais desafios provocaram uma srie de reformas no Estado, sendo que a utilizao de tcnicas e principios da logstica passou a ser uma realidade tambm nessas organizaes, diante, principalmente, dos beneficios que podem ser obtidos no que se refere melhorias nos processos e tarefas de trabalho.

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Conforme descreve Lima (2009) nas organizaes pblicas a aplicao das tcnicas e principios da logstica envolvem essencialmente os seguintes setores:

Suprimentos (aquisio, distribuio, estoque, armazenagem e manuseio de materiais, distribuio para usurios finais);

Transporte (pessoas, documentos, informao); Servios de apoio e infra estrutura (protocolo, movimentao de arquivos,

sistemas de informao, manuteno de equipamentos e instalaes)

Dalacorte (2008) considera que para que os processos de trabalho sejam realizados com eficincia e eficcia preciso propor aes integradas, dinmicas e bem organizadas. Nesse caso, as atividades da logstica, em particular para as organizaes pblicas devem ter como objetivo realizar servios voltados para a garantia dos direitos dos cidados e usurios, promover o acesso aos servios de responsabilidade do setor pblico e ainda garantir a legalidade das aes e processos de trabalho realizados nas organizaes pblicas (LIMA, 2009).

Importa considerar ainda que em geral, organizaes pblicas so prestadoras de servios e para Rosal Filho (2005), o objetivo da gesto da logstica da prestao de servios proporcionar o melhor nvel de servio com o menor custo total possvel nas atividades envolvidas. J os objetivos de um sistema logstico de prestao de servios so: agregar valor ao cliente, o que se expressa por meio do tempo demandado e do lugar no qual o servio prestado, e reduzir custos no desempenho. Em relao ao primeiro, o autor explica que os servios tm pouco ou nenhum valor se os clientes no podem t-los no tempo e no lugar esperados com as especificaes corretas.

A administrao de materiais, uma das atividades ligadas logstica, tem na viso de Kirzner (1996, p. 107),

Trata do processo de planejamento, implementao e controle do fluxo e armazenagem de matrias prima, inventrio em processo, produtos acabados e informaes correlatas do ponto de origem ao ponto de consumo em conformidade com os requisitos do cliente.

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O suprimento de materiais constitui-se de um processo empresarial e segundo Hall (2004), os processos empresariais desempenham um papel importante na sobrevivncia econmica das organizaes e a probabilidade de se perder um cliente devido a um processo empresarial deficiente cinco vezes maior do que devido a um produto defeituoso.

Para Lambert; Stock e Vantine (1998), a administrao de materiais caracteriza-se por quatro atividades bsicas: antecipao das necessidades de materiais; identificao da fonte e obteno de materiais; introduo de materiais na organizao; controle da condio dos materiais como um ativo corrente.

Assim, pode-se dizer que processo de gerenciar estrategicamente a aquisio, movimentao e armazenagem de materiais, os fluxos de informaes correlatas - atravs da organizao e seus canais podem minimizar os desperdcios e obter uma lucratividade atravs do atendimento dos custos (SLACK et al., 2002). De forma resumida, pode-se apresentar a evoluo da administrao de materiais e seus objetivos organizacionais atravs do Quadro 1 abaixo:

Quadro 1 Evoluo da Administrao de Materiais Percepo

Empresarial Situao

Inicial Processo de

Evoluo Estgio

Avanado Situao

Atual O Administrador

de Materiais

Pessoa de recados

Funcionrio a servio da produo

Executivo conhecedor

do mercado de abastecimento

Executivo que administra

60% dos custos e das despesas

Perfil do profissional

Pessoa bem considerada

Burocrata eficiente

Conhecedor de administrao comercial e de

mercados

Executivo com preparo

tcnico, econmico e legal

Pregresso do profissional

Sem possibilidades

Comprador Planejamento do negcio

Diretor executivo

Atividades da Administrao de Materiais

Faz despesas Evita faltas e desmobiliza

estoques excedentes

Planejamento estratgico

Concentrao em uma

viso de melhorias dos

resultados Fonte: Lima (2009, p. 18)

Nota-se, atravs do Quadro 1 a viso antiga da administrao de materiais que considera este setor como uma rea que fazia despesas para a organizao. Nesse caso, no se investia em processos de trabalho e nem em recursos humanos

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capacitados. Com o passar do tempo, nota-se que as organizaes foram verificando a importncia deste setor e os gestores passaram a ser profissionais capacitados conhecedores de tcnicas especficas de gesto e de economia em geral. Assim, a administrao de materiais passou a ocupar um lugar estratgico na estrutura das organizaes.

Na gesto de Materiais, a malha logstica contribui na identificao das origens e destinos de cada item que est sendo administrado, de forma que podemos avaliar as posies estratgicas dos estoques, estabelecendo polticas de cobertura e minimizando redundncias, enquanto se agiliza o abastecimento e a distribuio (GASNIER, 2007).

Segundo Martins e Campos (2009), o processo de planejamento comea com o estabelecimento de objetivos para a empresa. Estratgias, polticas e padres de longo prazo, com a correspondente alocao de recursos, devem ser definidos para alcanar os objetivos. (MARTINS; CAMPOS, 2009, p. 36). Esta atividade chamada de planejamento estratgico e deve ficar a cargo da alta direo da empresa.

Dentre as atividades da administrao de materiais esto as atividades de compras, gesto de estoque e armazenagem.

2.1.1 Gesto de compras

No mercado atual globalizado, muito se ouve falar a respeito do departamento de compras, sendo que alguns comentrios do total credibilidade ao setor e outros descrdito. No passado a maioria das empresas no dava crdito algum e alegava que de nada adiantava comprar se no vendiam (SLACK et al. 2002).

Turbino (2000) relata que os processos de compras que envolvem a administrao de uma empresa, seja ela de grande, mdio ou pequeno porte, so hoje em dia, alvo de constantes estudos por parte dos administradores, pois a intensa competio e a busca por novos mercados fazem com que todas as empresas revisem

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cuidadosamente as formas de comprar e estocar mercadorias, matria prima ou qualquer tipo de material.

Vale ressaltar que a atividade de compras est diretamente ligada aos gastos ou ganhos da empresa. Atualmente este setor considerado um dos mais importantes de qualquer empresa.

(...) o departamento de compras desempenha um papel fundamental na realizao dos objetivos estratgicos da empresa [...] a misso do departamento de compras perceber as prioridades competitivas necessrias para cada produto/servio importante (baixos custos de produo, entregas rpidas e no tempo certo, produtos/servios de alta qualidade e flexibilidade) e desenvolver planos de compras para cada produto/servio importante que sejam coerentes com as estratgias de operaes (GAITHER; FRAZIER, 2001, p. 432).

Nesse caso temos que:

A necessidade de propor um sistema mais eficaz de compra fruto tambm da necessidade de diminuir gastos com a manuteno de grandes estoques, pessoal no setor e principalmente evitar atrasos em pedidos devido falta de algum tipo de material, pea ou matria prima, dependendo do tipo de empresa (SLACK et al. 2002, p. 146).

Ching (2007) ensina que compras um termo normalmente utilizado para definir o ato e responsabilidade funcional para promover a procura dos materiais e dos servios, e ento supri-los para serem utilizados pela empresa. Esse termo no descreve de forma completa as responsabilidades da funo e o fluxo de seus processos, Na verdade, somente define o ato de processar as aquisies no momento adequado.

O ato de comprar requer um planejamento bem estruturado, pois preciso confirmar se existe necessidade da aquisio de determinado produto, uma vez que material parado em estoque gera um custo muito alto para organizao.

Bowersox, Closs e Cooper (2007) consideram que a falta de um produto ou servio, realmente necessrio pode levar a empresa ter um custo muito alto, pois quando a matria-prima se torna urgente o comprador perde todo o seu poder de negociao colocando como ponto principal entrega, importante tambm que o

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fornecedor nunca saiba da urgncia, pois sabendo ele pode querer superfaturar e o comprador sem ter muitas alternativas acaba fechando negcio, por isso to importante o planejamento, posteriormente as negociaes tero mais xito.

Arnold (2006) explica que a funo do setor de compras responsabilizar-se pelo estabelecimento do fluxo dos materiais na empresa, pelo seguimento junto ao fornecedor, e pela agilizao da entrega. Prazos de entrega no cumpridos podem criar srias perturbaes para os departamentos de produo e vendas, mas o setor de compras pode reduzir o nmero de problemas para ambas as reas, alm de adicionar lucros. O autor considera que os objetivos desse setor podem ser subdivididos em quatro categorias:obter mercadorias e servios na quantidade e com qualidade necessrias; obter mercadorias e servios ao menor custo; garantir o melhor servio possvel e pronta entrega por parte do fornecedor; desenvolver e manter boas relaes com os fornecedores e desenvolver fornecedores potenciais.

Para alcanar esses objetivos, Arnold (2006) diz que devem ser desempenhadas algumas atividades bsicas, sendo determinar as especificaes de compra que se relacionam a prever a qualidade certa, quantidade certa e entrega certa (tempo e lugar), a seleo do fornecedor e os processos de negociao e condies de compra os mais relevantes na viso deste autor.

De forma complementar, Gonalves (2007) explica que os objetivos do setor de compras devem estar alinhados aos objetivos estratgicos da empresa como um todo, visando o melhor atendimento ao cliente interno e externo. Essa preocupao tem tornado a funo compras extremamente dinmica, utilizando-se de tecnologias cada vez mais sofisticadas e atuais como o Intercmbio Eletrnico de Dados Eletronic Data Interchange (EDI), a Internet e cartes de crdito.

Segundo Correa e Dias (2008) o ciclo de compras consiste nos seguintes passos:

a) Receber e analisar as requisies de compra: as requisies tm incio com o departamento ou a pessoa que ser o usurio final.

b) Selecionar fornecedores: consiste na identificao de caractersticas relevantes sobre o fornecedor, tais como localizao, qualidade dos

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produtos ou servios ofertados, preos, prazos, condies de pagamento, quantidade mnima de venda, dentre outras;

c) Solicitao de cotaes: para itens maiores, geralmente desejvel emitir uma solicitao de cotao que consiste em um requerimento por escrito enviado a um nmero suficiente de fornecedores para garantir que cotaes competitivas e confiveis sejam recebidas. A anlise das cotaes devem ser realizadas identificando questes quanto a preo, obedincias s especificaes, termos e condies de venda, entrega e termos de pagamento, dentre outras.

d) Determinar o preo certo: momento de negociao entre o departamento de compras e os fornecedores com o objetivo de obter o melhor preo;

e) Emitir pedidos de compra: emisso do documento legal de compra. Geralmente padronizado de acordo com cada tipo de empresa ou produto solicitado. Destaca-se que o pedido de compra se torna um contrato legal para entrega das mercadorias de acordo com os termos e condies especificados no contrato de compra.

f) Seguimento e entrega: o fornecedor responsvel pela entrega pontual dos itens pedidos. O procedimento envolve a agilizao do transporte, fontes alternativas de suprimentos, trabalho junto ao fornecedor para sanar problemas ou a reprogramao da produo.

g) Recepo e aceitao das mercadorias: geralmente realizado pelo servio de almoxarifado que inspeciona a mercadoria recebida para garantir que foram enviados os itens corretos, na quantidade certa e que no foram danificados no transporte. Se as mercadorias recebidas estiverem danificadas, o recebedor avisar o departamento de compras e reter as mercadorias para outras providncias.

h) Aprovao da fatura do fornecedor para pagamento: quando recebida a fatura do fornecedor, h trs informaes que devem concordar: o pedido de compra, o relatrio de recebimento e a fatura. Os itens e as quantidades devem ser os mesmos em todos os documentos; os preos e suas extenses devem ser os mesmos no pedido de compra e na fatura. Todos os descontos e termos do pedido original de compra devem ser comparados com a fatura. funo do departamento de compras verificar esses

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aspectos e resolver quaisquer diferenas. Uma vez aprovada, a fatura enviada ao departamento de contas a pagar.

Para Corra e Dias (1998) a compra deve sempre ser feita negociao preos, prazos e quantidade de forma a atender as necessidades da organizao. A partir de ento, realiza-se a compra, e aguarda-se o envio do material pelo fornecedor. Quando este material chega organizao ele vai para o setor de armazenagem onde fica estocado aguardando a retirada ou novas solicitaes dos usurios.

Destaca-se ainda que, segundo Moura (2004), a pesquisa no mercado externo muito importante para o sucesso no setor de compras. A busca do que o mercado est oferecendo como novos fornecedores, produtos, ofertas esto sempre em constantes mudanas devido grande competitividade do mercado de trabalho, portanto o comprador deve sempre se atualizar perante o mercado fazendo pesquisas para obter bons resultados em suas negociaes.

De forma conclusiva, pode-se dizer que com o aumento da importncia de compras e suprimentos, o setor de compras passa a ser estratgico nas organizaes. Esta importncia deriva-se das negociaes que faz em relao aos prazos e reduo dos preos, ou seja, o setor de compras no se preocupa somente em colocar os materiais conforme os pedidos feitos por outros setores (LIMA, 2009).

Como resultado, em organizaes em que tal ocorre a nfase da rea de compras em tais organizaes tem evoludo para alm de simples reao s necessidades dos usurios passando para uma abordagem proativa que reflete mais amplamente a contribuio decorrente da administrao dos inputs (LIMA, 2009, p. 20).

2.1.2 Gesto de estoques

Conceitualmente estoques podem ser definidos por a acumulao armazenada de recursos materiais em um sistema de transformaes" (SLACK et al., 2002, p. 381).

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Ballou (2007) ensina que, do ponto de vista tradicional, pode-se definir estoque como sendo o somatrio de matrias-primas, produtos semi-acabados, componentes para montagem, produtos acabados, materiais administrativos e suprimentos variados. Numa viso mais abrangente, definimos estoques como sendo: materiais, mercadorias ou produtos acumulados para utilizao posterior, de modo a permitir o atendimento regular das necessidades dos usurios para a continuidade das atividades da empresa e tambm uma reserva para ser utilizada em tempo oportuno.

Outra definio sobre o que vem a ser estoque dada por Arnold (2006, p. 265), para quem: os estoques so materiais e suprimentos que uma empresa ou instituio mantm, seja para vender ou para fornecer insumos ou suprimentos para o processo de produo.

Independentemente do porte ou setor de atuao na economia, uma empresa possui estoques e estes possuem diferentes insumos ou matrias-primas que servem para abastecer o processo produtivo dessa empresa (BOWERSOX, CLOSS, COOPER, 2007).

Desse modo, a empresa necessita ter os insumos e materiais necessrios a seu processo produtivo visando atender as necessidades dos clientes e os estoques so mantidos para que esses insumos sejam utilizados de acordo com as necessidades da empresa (ARNOLD, 2006).

Para Corra e Dias (2008, p. 24):

A Administrao de Estoques determina as quantidades e os prazos para cada item a ser pedido, tanto para produo como para compra, a fim de atender as necessidades do planejamento mestre. A Programao da Produo trata detalhadamente das necessidades de capacidade de produo e ajusta as datas das ordens de produo planejadas para serem consistentes com a capacidade disponvel. Tem como objetivo atingir um nvel de ocupao adequado a minimizar o estoque em processo e os prazos de produo (CORRA e DIAS, 2008, p. 24).

Chopra e Meindl (2004) entendem que diante da necessidade de ter insumos necessrios para o processo produtivo em qualquer empresa, a preocupao da

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gesto de estoques est em manter o equilbrio entre as diversas variveis componentes do sistema tais como: custos de aquisio, de estocagem e de distribuio; nvel de atendimento das necessidades dos usurios consumidores etc.

Segundo Viana (2002) o objetivo fundamental da administrao de materiais determinar quando e quanto adquirir para repor o estoque, o que deixa claro que a estratgia de abastecimento determinada pelo usurio.

Corra e Dias (2008, p. 26) descrevem que o Controle de Estoques supervisiona a organizao dos estoques, assegurando uma boa utilizao do espao, fcil acesso aos materiais estocados e informao correta das quantidades disponveis. Alm disso, supervisiona as condies de estocagem, para evitar deterioraes.

Logo, gerir estoques economicamente consiste essencialmente na procura da racionalidade e equilbrio com o consumo, de tal maneira que em primeiro lugar as necessidades efetivas de seus consumidores sejam satisfeitas com mnimo custo e menor risco de falta possvel (CHOPRA; MEINDL, 2004, p. 49). Alm disso, a gesto de estoques deve garantir que seja assegurada a seus consumidores a continuidade de fornecimento.

Em uma gesto de estoques eficaz, o valor obtido pela continuidade de fornecimento deve ser inferior a sua prpria falta. Isso necessrio, pois, segundo Ballou (2007), visa-se conseguir proporcionar o produto certo, no tempo exato para o consumidor sem que a empresa necessite de mant-lo estoques.

As vantagens apresentadas por Ballou (2007), em relao correta gesto de estoques, so: melhoria dos servios de atendimento ao consumidor; presena dos estoques como amortecedores entre a demanda e o suprimento, economia de escala nas compras e proteo contra aumento de preos e contingncias.

importante dizer que o controle e a gesto de estoques envolvem tambm a adoo de uma poltica de estoques, que, de acordo com Bertaglia (2003), consiste na formao de ideais e objetivos a serem seguidos no controle e administrao de estoques de uma empresa.

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Assim sendo, dentre outros fatores, a poltica de estoques de uma empresa deve seguir os objetivos organizacionais traados, para que seja possvel adotar sistemas que satisfaam as necessidades da empresa (BERTAGLIA, 2003).

2.1.3 Armazenagem

Armazenagem, de acordo com Lambert, Stock e Vantine (1998), parte integrante de todos os sistemas logsticos e possui importante papel no que se refere a proporcionar o nvel desejado de servio ao cliente a um custo total mais baixo possvel.

A atividade de armazenagem o elo entre o produtor e o consumidor. No decorrer do tempo, a armazenagem evoluiu de uma faceta relativamente menor dos sistemas logsticos da empresa a uma de suas funes mais importantes. (LAMBERT, STOCK e VANTINE; 1998, p. 264)

Armazenagem uma das reas mais tradicionais da logstica e tem passado por profundas transformaes nos ltimos anos. Chopra e Meindl (2004) entendem que a viso do conceito do armazm como uma instalao com a principal finalidade de estocar produtos est modificada, evoluiu. Com viso mais contempornea dos sistemas logsticos, eles comearam a ser mais valorizados, e a definio como local e a reduo do espao fsico foram a principais mudanas ocorridas, complementam os autores.

Pode-se definir armazenagem como a parte do sistema logstico da empresa que estoca produtos (matrias-primas, peas, produtos semi-acabados e acabados) entre o ponto de origem e o ponto de consumo, e proporciona informaes diretoria sobre a situao, condio e disposio dos itens estacados (VIANA, 2002).

A armazenagem pode ser definida como a denominao genrica de todas as atividades de um ponto destinado a guarda temporria e a distribuio de materiais. (MOURA, 2004). Para Rago (2003, p. 04) a atividade de armazenagem o processo de recebimento, conferncia, classificao, estocagem de produtos.

Com o desenvolvimento dos meios de transporte, aumentou a capacidade de se transportarem mercadorias, e tornou-se possvel diminuir a quantidade armazenada.

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Transferiu-se o armazenamento dos produtos para os varejistas, atacadistas e fabricantes (BOWERSOX; CLOSS; COOPER, 2007).

Bowersox, Closs e Cooper (2007) informam que estudos tm sido desenvolvidos no escopo de dar ao armazm uma operacionalidade mais estratgica. Os objetivos do armazm so servir como centro de distribuio, depsito e almoxarifado, num sistema adequado de servio, respeitando parmetros de qualidade, tempo e custos para que os gestores de logstica obtenham operaes com maior performance.

Os objetivos de um armazm, segundo Viana (2002) possibilitam atender de forma eficaz as necessidades de clientes localizados em regies geogrficas diferentes, garantindo que os produtos estejam disponveis em tempo hbil nos locais de acesso. Alm disso, os armazm bem estruturado minimiza m custos de manuteno de estoques e otimizam a utilizao de recursos mantendo apenas os produtos que realmente so necessrios ao processo produtivo da organizao e permitindo aos gestores rever freqentemente a sua eficincia quanto ao processo de movimentao dos estoques (VIANA, 2002).

Viana (2002) destaca ainda que a estruturao de um armazm viabiliza mtodos de consolidao de transportes que permitam os menores custos para a empresa sem comprometer a responsividade dos clientes. Atender necessidade dos clientes quanto ao nvel de servio logstico desejado e, tornar o armazm uma unidade de custo econmica, tem sido um grande desafios para os gestores (CHOPRA; MEINDL, 2004).

Conforme Bowersox, Closs e Cooper (2007), as empresas que necessitam de espao fsico para armazenagem possuem alguns tipos de depsito que podem ser utilizados para estocar suas mercadorias. O armazm particular, que em geral so operado pela empresa proprietria da mercadoria, sendo que estas instalaes podem ser prprias ou alugadas. Este tipo de depsito acarreta benefcios como controle, devido prpria empresa possuir controle sobre o processo, flexibilidade, pois as polticas operacionais so ajustadas para atender aos requisitos de clientes e produtos especficos, no tem margem de lucro e uma gama de bens intangveis.

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Os autores tambm apresentam o armazm pblico que em geral so utilizados em sistemas logsticos. Segundo Bowersox, Closs e Cooper (2007), esses podem ser tradicionalmente classificados em: mercadorias gerais; refrigerados; commodities especiais; retido na alfndega; e produtos e mveis residenciais. Entre as vantagens deste tipo de armazm pode-se ressaltar a flexibilidade e benefcios de servios compartilhados, o potencial para oferecer experincia operacional e administrativa, devido seu armazenamento ser seu negcio principal, os custos operacionais inferiores a instalaes privadas, as economias de escala e a consolidao cargas, reduzindo custos de transportes.

Bowersox, Closs e Cooper (2007), tambm destacam os armazns terceirizados que combina as caractersticas de funcionamento do particular e do pblico. Os depsitos contratados podem compartilhar recursos com clientes do mesmo ramo. O relacionamento com a empresa de longo prazo, o compartilhamento de risco permite custos menores do que os custos dos depsitos pblicos, alm de proporcionar vantagens de especializao, flexibilizao e economia de escala.

Para esses autores, a maior parte dos produtos e materiais chegam em armazns em carregamentos de caminhes de grande volume e a primeira atividade de manuseio a descarga. Na maioria dos armazns a descarga realizada mecanicamente, usando uma combinao de empilhadeiras, esteiras rolantes processos manuais e outros.

A segunda operao do armazm o manuseio que uma das operaes mais importantes a serem consideradas, pois atravs de um manuseio adequado que obtm-se a eficincia da movimentao por todo o armazm, o melhor emprego dos equipamentos e a movimentao total dos estoques. Para economizar tempo, a empresa deve preferir movimentaes mais longas.

O manuseio no armazm consiste em movimentaes que so realizadas dentro do armazm. Depois do recebimento e da movimentao para um local de espera, o produto normalmente movimentado dentro da instalao para ser armazenado ou para o processamento do pedido. Por fim, quando um pedido processado, necessrio separar os produtos solicitados e moviment-los para uma rea de embarque (BOWERSOX; CLOSS; COOPER, 2007, p. 240).

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A expedio, ou embarque, segundo os autores, a ultima atividade do armazm. Consiste na atividade de verificar o pedido no carregamento para o equipamento de transporte e assim como na atividade de recebimento. As empresas podem utilizar sistemas automatizados para facilitar a atividade. Pode-se dizer que em comparao com o recebimento, a atividade de expedio deve acomodar movimentaes de volume relativamente baixo de uma combinao de produtos, reduzindo assim, o potencial de economias de escala.

Cabe dizer ainda que uma eficiente gesto de armazm considerada como um dos pilares das estratgias da logstica no s devido ao seu verdadeiro valor material, mas ainda pelo facto de existir um grande fosso entre a falta de organizao e carncia de melhorias no processo com as reais necessidades das empresas (BALLOU, 2007).

2.1.4 Custos de estoques e armazenagem

s questes relacionadas as compras cada vez mais, vem mostrando sua importncia no mundo empresarial, com o objetivo de aumentar a lucratividade da organizao minimizando custos com materiais e servios. Segundo Bertaglia (2003), considerando-se que, na maioria das organizaes, a compra de bens e servios representa pelo menos 50% do custo total na maioria das organizaes, pequenas redues nos valores gastos apresentam grande impacto no resultado das empresas. Monczka, Trent e Handfield (2002, citados por BERTAGLIA, 2003) relatam percentuais ainda maiores, chegando a 55%. De fato, o processo de compras visto, atualmente, como uma atividade com enorme potencial de reduo de custos para as empresas.

Chopra e Meindl (2004) apontam que compras pode se tornar uma rea extremamente competitiva dentro da organizao, pois, alm de minimizar custos, pode melhorar o processo produtivo, em que os pontos-chave so os fornecedores que podem oferecer produtos com bons preos, qualidade e atendimento aos prazos de entrega.

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Martins e Campos (2009) dizem que um dos grandes problemas que o setor de compras ainda enfrenta que o fornecedor que oferece menor preo so os vencedores de proposta, mas nem sempre esse fator que determinar se ele o mais adequado. A nfase de compras referente a preos pode levar a organizao a ter um custo muito maior, pois pode ocorrer o material chegar no conforme, frete, atrasar, divergncia de notas fiscais e pedido de compra, o que pode acarretar custos muito mais altos para a empresa.

Para Martins e Campos (2009), existe uma srie de fatores que devem ser considerados que podem elevar os custos e estes so: a qualidade, a quantidade, o atendimento, a utilidade, a entrega, a capacidade competitiva, a integridade do fornecedor, os termos de aceitao do pedido e a poltica da Empresa.

Para Ching (2007, p. 29), o custo do processamento de pedidos representa todos os valores envolvidos no processo de aquisio da mercadoria, em que se inclui o custo fixo administrativo associado ao processo de aquisio das quantidades requeridas para reposio do estoques custo de preencher pedido de compra, processar o servio burocrtico, na contabilidade e no almoxarifado e de receber o pedido e verificar a quantidade fsica em comparao com a nota. De acordo com Bowersox, Closs e Cooper (2007, p. 232) o custo de manuteno de estoque o custo incorrido para manter o estoque disponvel. Ele representa 37% do custo logstico total de uma indstria mdia e envolve os custos de imobilizao de capital.

Existem duas variveis que aumentam estes custos (CORRA; DIAS, 2008, p. 245) que so: a quantidade em estoque e o tempo de permanncia em estoque. Grandes quantidades em estoque somente podero ser movimentadas com a utilizao de mais pessoal ou, ento, com o maior uso de equipamentos, tendo como conseqncia a elevao destes custos. No caso de um menor volume em estoque, o efeito exatamente oposto.

O custo de armazenagem o custo de permanncia incorrido com as instalaes, sem considerar o custo de manuseio dos produtos. Esse custo deve ser atribudo

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especificamente aos produtos, pois, no tem relao direta com o valor do estoque, (BOWERSOX; CLOSS; COOPER, 2007, p. 233).

At o presente momento a descrio terica aqui apresentada tratou genericamente do processo de administrao de materiais, gesto de compras e estoques. Nos tpicos a seguir o assunto ser tratado verificando o ambiente das organizaes pblicas.

2.2 Gesto de estoques e almoxarifado em organizaes pblicas

Conforme j identificado nos tpicos anteriores, as empresas, buscam a todo momento, desenvolver tcnicas que permitam a reduo de custos para fortalecer seus processos produtivos e se tornarem mais competitivas no mercado. Bossoni (2009) descreve que com as organizaes pblicas o processo o mesmo, pois independente de no haver o objetivo do lucro nessas organizaes, a busca por melhorias dos processos produtivos e a reduo de custo uma premissa cada vez mais crescente.

Arajo (2010) considera que o gerenciamento de estoques nas organizaes pblicas importante, tendo em vista que os objetivos esto voltados para atender as necessidades da populao. Assim, para prestar servios de qualidade e adquirir produtos para as suas unidades necessrio ter um bom planejamento e gerir de forma correta os materiais solicitados.

Para Siqueira e Teixeira (2010) no modelo de gesto voltado para a busca da eficincia, seja no setor pblico ou privado, o almoxarifado considerado um local de extrema importncia, pois onde guarda um significativo patrimnio da empresa, devendo assim ser um local planejado e muito bem administrado, resultando nos menores custos possveis.

De maneira complementar, Bossoni (2009, p. 18) diz que:

Dentro deste contexto, algumas organizaes pblicas devem agir como as empresas privadas no que se refere administrar suas funes com

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eficincia eficcia, onde o servio pblico deve ser gerenciado buscando a minimizao de custos.

Arajo (2006) considera que o almoxarifado uma unidade administrativa responsvel pelo controle e movimentao dos bens de consumo e sua posio estratgica a mesma tanto no ambiente pblico como em empresas privadas, pois sua principal funo entregar um produto ao cliente quando este for requisitado.

Arajo (2010) descrevendo sobre a finalidade dos almoxarifados nas organizaes pblicas, destaca que:

Na administrao pblica, interessante que se tenha almoxarifados conduzidos de forma gerencial sob o ponto de vista tcnico e financeiro, sendo administrados estrategicamente. Sua importncia est na sua atribuio maior de no permitir o desabastecimento dos setores da organizao, ou seja, fornecer de forma contnua e ininterrupta os materiais s diversas unidades. Deve satisfazer as necessidades materiais da organizao, evitando que a cada demanda se crie um procedimento de aquisio (ARAJO, 2010, p. 39).

Siqueira e Teixeira (2010) dizem que mo mbito do setor pblico comum se deparar com grande descaso com os materiais, pois h vrios desperdcios, ressaltando tambm a forma como e onde so armazenados os materiais, muitas vezes comprometendo sua qualidade.

Nesse caso, fundamental a adoo de tcnicas e procedimentos que permitam um melhor planejamento da gesto do setor e a melhoria nos processos de trabalho interno.

Para Bossoni (2009) por ser um setor estratgico dentro de uma organizao (pblica ou privada), deve-se considerar alguns pontos relevantes sobre o almoxarifado desde seu projeto de localizao e instalao. Para tanto, dever considerar que o almoxarifado deve estar localizado na maior proximidade com os usurios possvel, deve estrategicamente subordinar-se a planos que visem principalmente o receber e o distribuir de maneira eficaz, deve possuir funcionrios (servidores) competentes e com funes formalmente definidas, que tenham conhecimento detalhado sobre os materiais estocados, devem funcionar conforme as determinaes internas da organizao e estar de acordo com os critrios das legislaes municipais.

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Arajo (2010) descreve ainda que outro aspecto importante a ser considerado o controle do almoxarifado, que se d pelo conjunto de aes integradas que registram e garantem a eficincia da movimentao de estoque, bem como de aes relacionadas a sua gesto, manuteno e segurana.

Assim, de forma didtica, considera o autor que as entradas de materiais devero se feitas por documentao especfica para cada caso que lhe d origem. Devem conter algumas informaes: nmero do documento de origem (Autorizao de Fornecimento de Material); nmero da nota fiscal; data de emisso da nota fiscal e data do recebimento dos materiais. J em relao as sadas de materiais, os estoques ocasionaro uma baixa no seu saldo fsico e contbil, devendo se dar por documento de solicitao de material. Todo documento que registre a sada de material dever apresentar: nome do setor de destino; data de sada; cdigo do material; descrio do material; quantidade requisitada e efetivamente entregue; unidade de fornecimento; identificao do solicitante, do autorizador e do despachante (ARAJO, 2010).

Siqueira e Teixeira (2010) ainda consideram que para que o setor funcione de forma estratgica e adequada s necessidades da organizao, a Administrao Pblica requer um gestor de almoxarifado com conduta transparente, pois administra local onde se guarda grandes quantias em valor do patrimnio pblico. O gestor de um almoxarifado deve zelar pela qualidade dos materiais, guardando-os de maneiras segura no estoque existente, onde sero utilizados para a manuteno e funcionamento correto da Administrao Pblica (SIQUEIRA; TEIXEIRA, 2010, p. 07).

Finaliza-se este tpico considerado que a conquista da excelncia na gesto requer qualidade e mrito em suas prticas, pois h sempre uma expectativa do cidado em relao Administrao Pblica. Tratando-se de investimento em bens para empreendimentos, obras, atividades no setor pblico, requerem proteo, evitando desperdcios e mau uso dos materiais (SIQUEIRA; TEIXEIRA, 2010).

Aps as consideraes sobre a gesto de almoxarifado nas organizaes pblicas, passa-se a descrever o processo de licitao, j que todos os produtos estocados nessas organizaes so provenientes de compras realizadas atravs de licitao.

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2.3 Consideraes sobre o processo de licitao

De acordo com a Constituio de 1988 todo processo de compras relacionado a organizao pblica deve ser realizado com base na Lei n. 8.666/93 conhecida como Lei de Licitao. Deste modo, sero apresentados os aspectos relevantes desta lei, bem como as caractersticas gerais do processo de compras nas organizaes pblicas.

Analisando o contexto histrico Rego (2003) explica que a licitao foi introduzida no direito pblico brasileiro h mais de cento e trinta anos, pelo Decreto n. 2.926, de 14 de maio de 1862, que regulamentava as arremataes dos servios a cargo do ento Ministrio da Agricultura, Comrcio e Obras Pblicas. Aps o advento de diversas outras leis que trataram de forma singela do assunto, o processo licitatrio veio afinal, consolidar-se no mbito federal pelo Decreto n. 4.536, de 28 de janeiro de 1922, que organizou o Cdigo de Contabilidade da Unio (arts. 49-53).

Ainda segundo esse autor o Decreto-lei n. 2.300, de 21 de novembro 1886, atualizado em 1987 pelos Decretos-lei 2.348 e 2.360, instituiu pela primeira vez o Estatuto Jurdico das Licitaes e Contratos Administrativos, reunindo normas gerais e especiais relacionadas matria.

Carvalho Filho (2001) descreve que, a partir de 1988, a licitao recebeu status de princpio constitucional, de observncia obrigatria pela Administrao Pblica direta e indireta de todos os poderes da Unio, Estados, Distrito Federal e Municpios (CARVALHO FILHO, 2001, p. 227).

Meirelles (2010) ensina que de maneira geral a licitao o procedimento administrativo formal em que a Administrao Pblica convoca, mediante condies estabelecidas em ato prprio (edital ou convite), empresas interessadas na apresentao de propostas para o oferecimento de bens e servios. Para Motta (2002, p.02):

Licitao significa um procedimento administrativo formal, realizado sob regime de direito pblico, prvio a uma contratao, pelo qual a

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Administrao seleciona com quem contratar e define as condies de direito e de fato que regularo essa relao jurdica.

O procedimento desenvolve-se atravs de uma sucesso ordenada de atos vinculantes para a administrao e para os licitantes, propiciando iguais oportunidades a todos os interessados, atuando como fator de eficincia e moralidade nos negcios administrativos.

O processo de licitao nas organizaes pblicas regulamentado pela Constituio Federal de 1988 e pela Lei N. 8.666/93 (BRASIL, 1993) que de forma especfica estabelece normas gerais sobre licitaes e contratos administrativos pertinentes a obras, servios, inclusive de publicidade, compras, alienaes e locaes no mbito dos Poderes da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios.

Segundo Meirelles (2010) subordinam-se ao regime desta Lei, alm dos rgos da administrao direta, os fundos especiais, as autarquias, as fundaes pblicas, as empresas pblicas, as sociedades de economia mista e demais entidades controladas direta ou indiretamente pela Unio, Estados, Distrito Federal e Municpios.

A Constituio Federal de 1988 (BRASIL, 1988) apresenta uma srie de princpios aplicveis ao processo de licitao, que , neste trabalho, so vistos de maneira geral

Destaca-se tambm que o art. 3 da Lei de Licitaes e Contratos ressalta que a licitao destina-se a garantir a observncia do princpio constitucional da isonomia e a selecionar a proposta mais vantajosa para a Administrao, com a observncia dos princpios bsicos da legalidade, da impessoalidade, da moralidade, da igualdade, da publicidade, da probidade administrativa, da vinculao ao instrumento convocatrio, do julgamento objetivo e dos que lhe so correlatos. Procuremos analisar os pontos essenciais de cada um deles.

O primeiro principio aplicvel licitao o Princpio da Legalidade, pois para Medauar (2000) nos procedimentos de licitao, esse princpio vincula os licitantes e a Administrao Pblica s regras estabelecidas, nas normas e princpios em vigor.

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O segundo principio o Princpio da Isonomia. De acordo com Medauar (2000) esse principio significa dar tratamento igual a todos os interessados e condio essencial em todas as fases da licitao.

Di Pietro (2001) apresenta o terceiro principio aplicvel ao processo de licitao, que o Princpio da Impessoalidade. Segundo a autora, esse princpio obriga a Administrao a observar nas suas decises critrios objetivos previamente estabelecidos, afastando a discricionariedade e o subjetivismo na conduo dos procedimentos da licitao. O Princpio da Moralidade e da Probidade Administrativa, de acordo com Medauar (2000), diz que a conduta dos licitantes e dos agentes pblicos tem que ser, alm de lcita, compatvel com a moral, tica, os bons costumes e as regras da boa administrao.

Justen Filho (2003) analisa que a Lei N. 8.666/93 deu especial destaque ao princpio da probidade administrativa, que um dever geral de todo administrador pblico. A doutrina tem entendido que o conceito de moralidade abrange o de probidade. Impe-se ao administrador no apenas a fiel observncia das normas legais especficas. Deve ainda pautar a sua conduta dentro dos valores jurdicos acolhidos pelo ordenamento jurdico.

Vale tambm lembrar que a Constituio Federal de 1988 deu nfase ao Princpio da Moralidade, arrolando-o como um dos princpios administrativos e sancionando os atos de improbidade com a suspenso dos direitos polticos, a perda da funo pblica e o ressarcimento do errio, sem prejuzo da ao penal (art. 37 e 4).

O Princpio da Publicidade, segundo Di Pietro (2001), consagra que qualquer interessado deve ter acesso s licitaes pblicas e seu controle, mediante divulgao dos atos praticados pelos administradores em todas as fases da licitao. Outro principio constitucional aplicvel ao processo de licitao o Princpio da Vinculao ao Instrumento Convocatrio. Di Pietro (2001) ensina que o referido princpio obriga a Administrao e o licitante a observarem as normas e condies estabelecidas no ato convocatrio. Nada poder ser criado ou feito sem que haja previso no ato convocatrio.

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No que se refere s modalidades de licitao menciona Carvalho (2005) que a Lei 8.666/93 estabeleceu cinco modalidades de licitao: Concorrncia; Tomada de Preo, Convite, Concurso e Leilo. Entretanto, a Lei 10.520, de 17 de julho de 2002, instituiu a sexta modalidade de licitao denominada Prego, para aquisio de bens e servios comuns. Para cada modalidade de licitao h exigncias especficas de procedimentos, formalizao do processo e prazos. Respeitadas as excees estabelecidas na Lei, o que determina a modalidade da contratao o valor do objeto a ser contratado (CARVALHO, 2005)

A concorrncia est prevista em geral para as licitaes de maior valor e, nos casos em que houver licitantes internacionais. O art 23 da Lei 8.666/93 procede a uma escala de valores, prevendo para essa modalidade as licitaes acima de um milho e quinhentos mil reais, quando se refere a obras e servios de engenharia, acima de seiscentos e cinqenta mil reais, quando se refere a compras ou servios que no sejam de engenharia (CARVALHO, 2005).

A concorrncia, de acordo com Carvalho (2005), divide-se em duas fases principais: uma primeira fase, denominada tecnicamente de "qualificao", em que, aps a publicao do edital, se examinam as condies do ofertante ou licitante, ou seja, daquele que comparece a concorrncia sem se ter ainda em conta a proposta por ele feita, onde so analisados requisitos de ordem instrseca s prprias empresas concorrentes que podem variar de exigncias que digam respeito sua capacidade financeira e tcnica e, at mesmo, idoneidade moral e regularidade jurdica. E a segunda em que se procede ao julgamento objetivo das propostas e adjudicao ao concorrente vencedor, passando a Administrao celebrao do respectivo contrato.

Destaca Rigolin (2003) que a tomada de preos a segunda modalidade, que est propriamente voltada para objetos de valores mdios. Estabelece o mesmo art. 23 da mencionada lei que para objetos de at um milho e quinhentos mil reais, quando se refere obras e servios de engenharia, e at seiscentos e cinqenta mil reais, quando se trata de compras ou servios que no sejam de engenharia. Sua caracterstica fundamental reside na dispensa da fase onde se procede qualificao, que substituda pelo cadastramento, feito de forma genrica para j

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habilitar as empresas todas e quaisquer tomadas de preos futuras. dizer, nesta modalidade de licitao substitudo o processo de qualificao por um tipo de cadastramento, no qual se faz em carter de certa forma, permanente ou, pelo menos, com uma durao prolongada o exame da satisfao dos requisitos prprios para a apresentao das propostas.

De fato, "cadastro" significa que j se encontra devidamente registrado no rgo competente, podendo, em tese, fazer parte do procedimento licitatrio. Se a Administrao tinha impugnaes a fazer, com relao a sua idoneidade em determinada rea, dever faz-lo por ocasio do cadastramento. Isto no implica, no entanto, que todos os cadastrados se encontrem j classificados para todas as tomadas de preo. Pode ocorrer que sejam feitas exigncias para uma determinada tomada de preos que no tenham sido examinados por ocasio do cadastramento. Ento, h necessidade de apurar-se a qualificao de cada um para sua participao na tomada de preos. De qualquer maneira o que fica dispensada a fase especfica de qualificao, uma vez que os dados referentes empresa j so do conhecimento do poder licitante (RIGOLIN, 1993, p. 36).

O convite, de acordo com Carvalho (2005) a menos formal das modalidades de licitao. Consiste to somente na iniciativa que a Administrao toma de dirigir um convite as empresas do ramo pertinente ao objeto licitado, que podem, ou no estar cadastradas, sendo que os demais cadastrados tambm podero manifestar o seu interessa dessa modalidade de licitao desde que o faam vinte e quatro horas antes da apresentao das propostas. uma modalidade simplificada, uma vez que no se exija que o convite seja dirigido a todos os cadastrados. H apenas a exigncia legal de que seja feito o convite to somente a trs empresas do ramo, que podem, at mesmo, no ser cadastradas; no entanto, dever ser feito pelo procedimento de divulgao consistente na fixao em local apropriado de instrumento convocatrio.

Conforme ensina Rigolin (2003) o concurso um procedimento licitatrio que se caracteriza pela seleo do objeto licitado. voltado escolha do melhor trabalho tcnico, cientfico, ou artstico, mediante a instituio de prmios ou remunerao aos vencedores. Tudo na forma do edital, publicado com quarenta e cinco dias de antecedncia.

Sua caracterstica principal no consiste em fazer exigncias quanto a qualificaes, ou cadastramentos, pois, Administrao basta o exame do objeto licitado, em si

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mesmo, o qual se distingue dos demais pela outorga de um prmio, ou, mesmo pela remunerao que ofertada aos vencedores (RIGOLIN, 2003, p. 41).

No concurso no h razes para fazerem-se exigncias quanto a qualificao de empresas, uma vez que estas no tem relevncia na produo posterior do objeto. No concurso, em vez de serem examinados propostas o examinado ou julgado o prprio objeto licitado, tendo a Administrao plena possibilidade de ser satisfeita pela escolha ou seleo do melhor, criando-se, para tanto, uma premiao que pode ser substituda por pura e simplesmente remunerao (RIGOLIN, 2003).

A modalidade de licitao denominada leilo consiste em venda pblica onde participam os interessados na aquisio. Tem por objeto a venda de bens mveis no servveis para a Administrao, assim como de produtos legalmente aprendidos ou penhorados aquele que oferece o melhor lance ou preo, sempre igual ou superior ao da avaliao. Tambm pode ser feito leilo de aes de empresas atravs da Bolsa de Valores. Os bens imveis devem ser licitados atravs da modalidade de concorrncia (MUKAI, 2007).

Pode a Administrao leiloar o acervo de uma empresa no qual alem de constatarem bens mveis, tambm constam bens imveis, se houver autorizao para tanto. No que tange ao leilo, a lei refere-se de forma imprpria a bens "inservveis". Neste sentido, entende-se que o leilo ser utilizado para a venda de bens no necessariamente inservveis, mas que no convenha Administrao. So bens que a Administrao tem interesse em alienar mesmo que estejam em pleno bom estado de utilizao de quem for adquiri-los (MUKAI, 2007, p. 52).

Em ltimo, tem-se a modalidade denominada prego. Segundo Carvalho (2005), o Prego a modalidade de licitao para aquisio de bens e servios comuns, qualquer que seja o valor estimado, onde a disputa pelo fornecimento feita por meio de propostas e lances em sesso pblica ou por meio eletrnico.

Como as demais modalidades de licitao, o prego deve seguir os princpios bsicos da: legalidade; impessoalidade; moralidade; igualdade ou isonomia; publicidade; probidade administrativa; vinculao ao instrumento convocatrio e julgamento objetivo.

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Justen Filho (2003, p.53) descreve o Prego nos seguintes termos:

O prego absolutamente peculiar, com duas caractersticas fundamentais. Uma consiste na inverso das fases de habilitao e julgamento. Outra a possibilidade de renovao de lances por todos ou alguns dos licitantes, at chegar-se proposta mais vantajosa. Em segundo lugar, o prego comporta propostas por escrito, mas o desenvolvimento do certame envolve a formao de novas proposies ("lances"), sobre forma verbal (ou, mesmo, por via eletrnica). Em terceiro lugar, podem participar quaisquer pessoas, inclusive aqueles no inscritos em cadastro. Sob um certo ngulo, o prego uma modalidade muito similar ao leilo, apenas que no se destina a alienao de bens pblicos e obteno da maior oferta possvel. O prego visa aquisio de bens ou contrataes de servios comuns, pelo menor preo.

Explica Gazineo (2005) que o Prego surgiu como uma modalidade que privilegia dois princpios cardeais da Administrao Pblica: o princpio da eficincia e o princpio da economicidade. Atende ao princpio da eficincia, na medida em que se pode conceber este princpio, hoje constante do caput do art. 37 da Constituio, como uma diretriz de ao ao administrador pblico que recomenda a adoo de aes e planejamentos que melhor atendam aos interesses da Administrao, vista no puramente como um ente politicamente abstrato, mas como uma universalidade de bens, direitos e interesses, que devem ser gerenciados com a mxima competncia possvel. Ao princpio da economicidade igualmente atende a figura do Prego j que dota a Administrao de meios jurdicos de contratar com maior vantagem na obteno do preo a ser pago.

Diante dos conhecimentos apresentados sobre o processo de licitao, bem como as modalidades de licitao existentes, cabe agora apresentar o fluxograma do procedimento de compras que deve ser realizado pelas organizaes pblicas, seguindo as orientaes e a legislao j descrita. Este, encontra-se apresentado na Figura 1.

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Figura 1 Processo de compras em organizaes pblicas

Fonte: Lotta (2012, p. 11)

Observa-se, a partir da Figura 1, que nas organizaes pblicas, o processo de compras ocorre de modo diferente do processo de compras em organizaes privadas e tal diferena est marcada j no inicio do processo, onde se percebe a realizao da licitao. O processo deve estar em conformidade com a Lei 8.666/93 que determina os passos necessrios para o processo de compras das organizaes pblicas.

O processo inicia-se com a definio e planejamento de compras e logo a seguir d-se inicio ao processo de licitao que realizado com a elaborao do edital, onde se apresentam as necessidades de compras e convocam os possveis fornecedores. A partir da entrada dos fornecedores no processo (por meio de envio de proposta) a organizao realiza a habilitao, dos mesmos, que a verificao dos preos e especificaes dos produtos, alm de consultas aos cadastros dos fornecedores para verificar sua procedncia, tica nos negcios etc.

Definio da demanda e

planejamento de compras

Especificao e elaborao

do edital

Convocao

Competio

Habilitao

Definio do fornecedor

Recebimento de materiais e

equipamentos

ESTOCAGEM PAGAMENTO

Materiais e Equipamentos

Contratao

Acompanhamento Contnuo

Recebimento Mensal

Serv. e Mat. Contnuos

Pagamento at fim do contrato

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Posteriormente se abre a competio que a anlise das melhores condies de preo, prazos, produtos e pagamentos dadas pelos fornecedores e eleito o vencedor. Conforme Lei 8.666/93 deve ser aquele que mais atende as necessidades da organizao.

A partir da contratao do fornecedor, inicia-se o processo geral de espera e recebimento dos materiais e equipamentos, bem como a estocagem e pagamento ao fornecedor. Caso o processo ou a necessidade de compras seja continua, pode-se realizar um contrato por tempo determinado com o fornecedor para que o mesmo envie mensalmente (ou de acordo com a necessidade da organizao) os materiais e equipamentos necessrios, sem que exista a necessidade de nova licitao.

possvel verificar ento que a maior diferena entre o processo de compras em organizaes pblicas e organizaes privadas est no processo de licitao e este o conjunto de atos e fatos impostos pela lei para que o ente pblico possa legitimamente celebrar contrataes, envolvendo servios, obras, compras, ou vnculos de diversas ordens, tais como o locatcio, o de alimentao, ou qualquer outro que atinja interesses patrimoniais (CARVALHO FILHO, 2001, p. 144).

Carvalho Filho (2001) entende que a licitao objetiva, debaixo das regras asseguradas da publicidade, da igualdade e da objetividade de julgamento, proporciona tanto ao contratante quanto aos possveis contratados, possibilidades de confronto das suas condies com vistas escolha de um vencedor, aquele que atender aos critrios de melhor fornecedor, previamente definidos pelo poder pblico.

Fazendo uma anlise sobre a eficcia do processo de licitao, Di Pietro (2001, p. 234) analisa que:

Sem sombra de dvidas, constitui um dos principais instrumentos de aplicao do dinheiro pblico, medida que possibilita Administrao a escolha, para fins de contratao, da proposta mais vantajosa, sempre colocando em condies de igualdade os candidatos que do certame queiram participar.

Aps a apresentao terica dos assuntos de interesse neste projeto, na prxima seo abre-se espao para a apresentao da ambincia da pesquisa, ou seja, a Ufop e o setor de compras e administrao de suprimentos.

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3 AMBINCIA DE PESQUISA

A ambincia deste estudo a Universidade Federal de Ouro Preto (Ufop). O foco o setor de compras e armazenagem da instituio. Os dados apresentados a seguir foram obtidos atravs de levantamento em documentos e no portal da Instituio (Ufop, 2012).

A Ufop foi regulamentada estatutariamente como Fundao de Direito Pblico, em 21 de agosto de 1969, incorporando as tradicionais e centenrias instituies de ensino superior do Brasil, ou seja, a Escola de Farmcia e a Escola de Minas. Atualmente, a Ufop oferece cerca de 31 cursos de graduao, contando com 37 departamentos e 7 unidades acadmicas.

A instituio conta com nove bibliotecas, distribudas em seus quatro campus. So 101.308 ttulos, 263.925 exemplares e 7.634 peridicos, excludos os do Centro de Educao Aberta e a Distncia. Alm dessas, conta tambm com uma biblioteca de Obras Raras, localizada no prdio antigo da Escola de Minas, no centro histrico da cidade, que possui um acervo de 20.000 volumes. Entre eles esto livros dos sculos XVIII e XIX, de pesquisadores e naturalistas estrangeiros que estudaram o Brasil (UFOP, 2012).

As atividades acadmicas da UFOP so coordenadas pelas Pr-reitorias de Graduao, de Pesquisa e Ps-Graduao e de Extenso. O corpo docente tem em seus quadros um contingente de 797 professores efetivos (20 auxiliares, 216 Assistentes, 384 Adjuntos e 174 Associados Adjuntos) com um elevado ndice de qualificao acadmica, dos quais 70% so doutores e 27% so mestres, e trs ps doutores. O corpo tcnico-administrativo composto por 780 funcionrios.

Nos ltimos anos, a Ufop tem realizado projetos de cidadania, contribuindo para o desenvolvimento econmico dos municpios de Ouro Preto, Mariana e regio. Com o Centro de Artes e Convenes, espao de eventos inaugurado em 2003, funcionando no antigo Parque Metalrgico da Escola de Minas, a Ufop que vem contribuindo para multiplicar a fora econmica do turismo em Ouro Preto. Este orientado para a cultura, a cincia e a educao, e recebe seminrios, espetculos e

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shows de todo o pas. No campus do Morro do Cruzeiro foram inauguradas, recentemente, novas instalaes para laboratrios da Escola de Minas e a nova biblioteca do Instituto de Cincias Exatas e Biolgicas. O prdio para o curso de medicina j est em fase final de construo.

O desenvolvimento da Universidade tambm refletido pelas atividades de pesquisa e ps-graduao. A poltica de capacitao de professores, a criao de cursos de ps-graduao e a montagem de diversos laboratrios financiados por rgos como CNPq, Finep e Fapemig so os principais indicadores. Atravs do Ncleo de Pesquisa em Cincias Biolgicas (NUPEB), que agrega professores de vrias unidades para pesquisa e ensino em ps-graduao, a Ufop est inserida na Rede Genoma do Estado de Minas Gerais.

Os projetos de extenso universitria ajudam a formar cidados, permitindo a sntese teoria e prtica, como por exemplo, o Projeto Rio Vivo, em que a UFOP estende suas fronteiras at o Vale do Jequitinhonha, atuando no combate doena de Chagas, desnutrio e realizando outras atividades. A comunidade local tambm ganha com projetos como o Laboratrio Piloto de Anlises Clnicas, que atende gratuitamente 60 pessoas por dia, realizando quatro mil exames por ms. No Escritrio Piloto da Escola de Minas, a populao tem acesso a cursos gratuitos de soldagem industrial, prticas de obras e supletivos de primeiro e segundo graus. Em 70 projetos relacionados ao patrimnio histrico, a Ufop prope iniciativas para preservar a memria de Ouro Preto. A proposta de preservao se reafirma atravs de projetos como a Oficina de Cantaria, que recupera importantes monumentos histricos, e o Frum das Artes, que promove a reflexo sobre artes e patrimnio. O Museu de Cincia e Tcnica, o Museu de Pharmcia e o Observatrio Astronmico so importantes centros de conservao da memria e da cultura que guardam um legado de conhecimento para a sociedade (UFOP, 2012).

A caracterizao do setor de compras ser apresentada na seo referente aos resultados da pesquisa.

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4 METODOLOGIA

Nesta seo, esto descritos os procedimentos metodolgicos adotados nesta pesquisa destacando os tipos formais de pesquisa utilizados, as unidades de anlise de observao, e os devidos sujeitos da pesquisa, bem como as tcnicas de coleta e anlise de dados utilizadas no desenvolvimento da dissertao.

4.1 Tipo de pesquisa: quanto abordagem, aos fins e aos meios

A pesquisa relatada nesta dissertao possui natureza qualitativa e descritiva e, se expressa em um estudo de caso realizado no setor de Almoxarifado da Universidade Federal de Ouro Preto.

Segundo Flick (2009), na pesquisa qualitativa, as situaes so analisadas a partir de dados descritivos, identificando relaes, efeitos, conseqncias e outros aspectos necessrios compreenso de fenmeno estudado.

Segundo Collis e Hussey (2005), a pesquisa qualitativa tem como meta observar prticas e trazer luz fenmenos, indicadores e tendncias observveis. Para estes autores,

A investigao qualitativa trabalha com valores, crenas, hbitos, atitudes, representaes, opinies e adequa-se a aprofundar a complexidade de fatos e processos particulares e especficos a indivduos e grupos. A abordagem qualitativa empregada, portanto, para a compreenso de fenmenos caracterizados por um alto grau de complexidade interna (COLLIS; HUSSEY, 2005, p. 63).

Neste caso, optou-se pelo tipo de pesquisa qualitativa, para investigar as percepes dos sujeitos envolvidos na pesquisa quanto ao papel da gesto de compras e armazenagem na Ufop nos resultados da instituio.

A pesquisa, quanto aos fins, foi descritiva, pois foi investigado um fenmeno especfico, ou seja, o processo de compras e armazenagem da Universidade

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Federal de Ouro Preto. Segundo Martn Prez (2006, p.29), o estudo descritivo realiza o retrato de um grupo por meio de anlise de suas caractersticas e propriedades e, principalmente, das relaes encontradas nesse grupo.

Quanto aos meios, foi utilizada a tcnica do estudo de caso, visando realizar uma detalhada interpretao dos fatos e as atribuies normativas do ordenamento jurdico aplicveis ao armazenamento e estocagem em nvel governamental, procurando descrever e analisar as caractersticas prprias que essas modalidades possuem, seus limites, restries e as diferenas que as separam das realizadas na iniciativa privada. Segundo Yin (2001, p.18),

O estudo de caso uma inquirio emprica que investiga um fenmeno contemporneo dentro de um contexto da vida real, quando a fronteira entre o fenmeno e o contexto no claramente evidente e onde mltiplas fontes de evidncia so utilizadas (YIN, 2001, p. 18).

As atividades de compras e de armazenamento praticados na Ufop esto inseridas nesse contexto.

4.2 Unidades de anlise de observao e sujeitos da pesquisa

O desenvolvimento da pesquisa foi feito na Universidade Federal de Ouro Preto, tomando como unidade de anlise o setor de administrao de materiais, compras, estoques e almoxarifado desta instituio.

Para Yin (2001) uma unidade de anlise o local onde a pesquisa desenvolvida, sendo uma questo fundamental para o delineamento da pesquisa. J os sujeitos da pesquisa so aqueles que participam ativamente da pesquisa, ou seja, aqueles que respondem questes, fornecem informaes, ou participam de processos relacionados ao tema da pesquisa.

No Quadro 2 apresenta-se a definio dos sujeitos, bem como a funo e a rea em que atuam na Ufop.

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Quadro 2 Caracterizao dos sujeitos da pesquisa Funo rea Nmero de sujeitos

entrevistados Identificao

Coordenador de Suprimento

Administrao de Recursos Materiais e

Patrimoniais

1 S1

Chefe de servios de apoio e processamento

de compras

Administrao de Recursos Materiais e

Patrimoniais

1 S2

Chefe da seo de recebimento de bens

durveis

Setor de Almoxarifado 1 S3

Chefes de Departamento

PJU USURIO 1 S4 ICEB USURIO 1 S5 CEAD USURIO 1 S6 DMAB USURIO 1 S7

Fonte: Dados da pesquisa (2013)

PJU: Procurador Jurdico; ICEB: Instituto de Cincias Exatas e Biolgicas; CEAD: Centro de Educao Aberta e a Distncia; DMAB: Departamento do Meio Ambiente

4.3 Tcnicas de coleta de dados

Esta pesquisa foi efetivada em duas etapas. Inicialmente foi feita por meio de pesquisa documental e observao no participante, verificando a forma operativa de como se processa o processo de compras e gesto de almoxarifado da IES pesquisada.

Segundo Santos (2000), a pesquisa documental um tipo de pesquisa muito usada em cincias sociais e humanas, sendo realizada atravs de documentos contemporneos ou retrospectivos, considerados autnticos e validados, seja por uma organizao ou por base cientfica. Citando exemplos de documentos que so utilizados neste tipo de pesquisa, Santos (2000) descreve os memorandos, tabelas estatsticas, ofcios, cartas, atas de reunies, pareceres, relatrios, fotos, projetos de lei, dentre outros.

Ldcke e Andr (1986) afirmam que a pesquisa documental uma tcnica importante na pesquisa qualitativa, pois complementa as informaes obtidas e atesta percepes e afirmaes dos sujeitos participantes.

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Como fontes