Divulgação de Eventos

Gerenciamento de Aquisição em Projetos

Adriana Rocha Ferreira MiguelArtur Rafael Dias de Souza

Edson Eduardo Fernandes de JesusFabiana Giaffredo Angrisani

Janaina de Jesus

São Paulo – GEEP 28

A Equipe

Adriana Rocha F. Miguel Janaina de Jesus Fabiana G. Angrisani

Edson Eduardo F.Jesus Artur Rafael D. de Souza

Objetivos do Trabalho

Compreender o Gerenciamento de Aquisições através da elaboração de todo o fluxo de compra de produtos ou serviços

para um projeto, contemplando os processos de planejar,

O Trabalho

para um projeto, contemplando os processos de planejar, conduzir, controlar e encerrar as aquisições.

Negócio

Empresa especializada em divulgação de eventos culturais e venda de ingressos

Missão

A Empresa

Divulgar e vender ingressos para eventos culturais nacionais e internacionais nos Estados de São Paulo e Rio de Janeiro

Planejar Aquisições

WBS Completa

Critérios “ Make or Buy” adotados

Prioridade Denominação Justificativa

1 Termo de Confidencialidade

- dados pessoais dos

compradores

Ao preencher os dados pessoais para pagamento e entrega

de ingressos, os compradores precisam ter a garantia que

não terão seus dados utilizados indevidamente.

2 Seguro Garantia As gráficas deverão apresentar Seguro-Garantia para

cobertura de não entrega de ingressos.

3 Requisitos de Qualidade –

impressão de marca d’água

O fornecedor contratado deve apresentar comprovação na

confecção de ingressos com marca de segurança contra


impressão de marca d’água confecção de ingressos com marca de segurança contra

falsificação.

4 Restrições de Prazo O contrato preverá que mesmo em tiragem extra o

fornecedor deverá atender as cláusulas de entrega .

5 Tecnologia Especializada Comprovação de trabalhos anteriores em desenvolvimento

de sites.

6 Requisitos de Qualidade Atender as especificações de qualidade apresentada no

projeto dos panfletos, posters e ingressos.

7 Restrição de Prazo Atendimento aos prazos estabelecidos em contrato

Mapa de Aquisições

MAPA DE AQUISIÇÕES

Nome da

Empresa JFA Tickets NOW

Projeto Divulgação de Eventos e Venda de Ingressos

Concorrência Item a ser contratado Ref. WBS Vendor List Orçamento Prazo Critério M/B

1 Impressão gráfica de posters 1.2.2.2 1. EA Votorantim

2. Gráfica Aracruz

3. Grafica Eurotex

R$ 100.000,00 60 dias antes da

data do show

6 - Atender as especificações de

qualidade apresentada no projeto dos

panfletos, posters e ingressos.

2 Desenvolvimento e hospedagem

do site

1.2.2.5 1. KMC Publicidade

2. WebCis


data do show

5 - Comprovação de trabalhos

anteriores em desenvolvimento de sites.


do site 2. WebCis

3. MGF Arte

data do show anteriores em desenvolvimento de sites.

3 Impressão gráfica de ingressos 1.2.2.6 1. Gutenberg Artes Gráficas

2. Impressões Garamond

3. Presstek Impressões

R$ 150.000,00 10 dias úteis antes

da venda

2 - As gráficas deverão apresentar

Seguro-Garantia para cobertura de não

entrega de ingressos.

3 - O fornecedor contratado deve

apresentar comprovação na confecção

de ingressos com marca de segurança

contra falsificação.

4 Venda de ingressos 1.4.1 1. Card Pagamentos

2. Resolve Recebíveis

3. Elo Pagamentos


data do show

1 - Ao preencher os dados pessoais para

pagamento e entrega de ingressos, os

compradores precisam ter a garantia

que não terão seus dados utilizados

indevidamente.

5 Verificação de pagamento 1.4.2 1. Card Pagamentos

2. Resolve Recebíveis

3. Elo Pagamentos

R$ 20.000,00 24 horas após a

emissão do

comprovante

7 - Atendimento aos prazos

estabelecidos em contrato

WBS Completa Revisada


Evento de Risco Resposta ao Risco Momento da Resposta ao Risco

A impressão gráfica não

atender as especificações

de qualidade requeridas

Emitir relatório da qualidade das

impressões

Após a impressão dos

protótipos – etapa de

administração do contrato

Atraso no

desenvolvimento do site

Executar cláusulas contratuais de atraso Cláusulas contratuais de

proteção – etapa de


Registro de Riscos


Atraso na entrega dos

ingressos impressos

Execução do seguro garantia Cláusulas contratuais de



Não atendimento as

regras de

confidencialidade

Em caso de divulgação de informações

pessoais de clientes, o seguro garantia

deve ser executado

• Termo de Confidencialidade –

etapa de assinatura do contrato

• Cláusulas contratuais de



Denominação Descrição

Especificação Funcional Impressão com marca d’água

Especificação Funcional Dimensões similares a de um cartão de crédito

Especificação Funcional Impressão de localização de assentos em braile

Especificação Funcional Verificação de marca d’água a laser

Qualidade Papel a prova d’água

Declaração de Trabalho da Impressão Gráfica de Ingre ssos


Qualidade Papel a prova d’água

Qualidade Atendimento aos testes de qualidade de inspeção por certificador

independente

Prazo Capacidade de entrega de 3 dias úteis após a ordem de serviço

Garantia de Cumprimento Fiança bancária ou Seguro Garantia em caso de não entrega

Pagamento Aceitação de 20% do pagamento como na ordem de serviço

Local de Entrega Pontos de Venda de Ingressos nos Estados de São Paulo ou Rio de Janeiro

Item Descrição Peso (%) Quant. (unid) Critério (%) Avanço Físico (%)

1 Elaboração do Protótipo 10 1 100 10

2 Impressão do Protótipo 30 1 100 30

3 1ª Tiragem 30 1 25 8

4 2ª Tiragem 30 1 0 0

TOTAL: 48

Avanço Físico (DT)


Critérios de Medição do Pacote de Trabalho “ buy”

Impressão Gráfica de Ingressos


Critérios Eliminatórios adotados

Descrição

1.1 Número mínimo de equipamentos para impressão e corte em funcionamento

1.2 Número mínimo de tiragem

1.3 Apresentação do Balanço Patrimonial


1.3 Apresentação do Balanço Patrimonial

1.4 Apresentação de carta de referência para projetos similares produzidos nos últimos 2

anos

1.5 Portfólio

Critérios Classificatórios adotados

Descrição

2.1 Capacidade Técnica (pessoas qualificadas)

2.2 Capacidade tecnológica (equipamentos)

2.3 Capacidade de gerenciamento (apresentações do protótipo e entrega dos lotes)


2.3 Capacidade de gerenciamento (apresentações do protótipo e entrega dos lotes)

2.4 Suporte financeiro (pagamento inicial apenas 20% e restante na conclusão)

2.5 Atendimento acima dos requisitos (divulgação do show e ponto de venda)

Sistema de Pontuação

Critériosclassificatórios

Peso Nota Fornecedor A

Média Fornecedor A

Nota Fornecedor B

Média Fornecedor B

2.1 20 7 140 10 200

2.2 25 8 200 9 225

2.3 15 7 105 10 150


2.3 15 7 105 10 150

2.4 25 8 200 8 200

2.5 15 8 120 8 120

TOTAL 100 765 895

Vantagens e Desvantagens -

Explicitar ou não os critérios de avaliação na DT?

Vantagens Desvantagens

Transparência no processo Possibilidade de manipulação de alguma

informação

Processo de seleção mais rápido e objetivo Propostas de valor agregado que não vão

entregar


entregar

Maior facilidade de equalizar propostas Leva um tempo maior na elaboração dos

requisitos

A empresa JFA Tickets Now optou por explicitar os critérios de avaliação para aspropostas que pretende atender, de acordo com a estratégia da empresa.

Documentos de aquisição adotados

• Carta convite• RFP (Request for Propose) – Solicitação de Proposta

Justificativa do documento: Usamos a RFP, pois é uma solicitação técnica/ comercial onde baseamos nosso serviço na declaração de trabalho podendo ocorrer mudanças (controladas) no projeto.


Meio(s) adotado(s) para envio do convite

• Divulgação de Cartas-convite• E-mail

Justificativa do meio: Adotamos estes meios por se tratarem de meios rápidos para obtermos respostas do mercado.

Contrato – Formal

Justificativa: A JFA Tickets Now optou por contrato formal objetivando assegurar a execução dos serviços dentro do prazo e com a qualidade, tendo em vista o grande investimento em um show, que depende da presença do público para acontecer e obter o lucro esperado.

Contrato - Espécie adotada

Foi adotado o contrato de Prestação de Serviços.


Contrato - Tipo escolhido

Foi adotado o contrato de Prestação de Serviços.Justificativa: Contrato pelo qual pretende-se a execução de um serviço pela contratada em prol de remuneração a partir da execução dos serviços pela qual foi contratada.

Foi adotado o contrato do tipo PG – Preço Global.Justificativa: Foi adotado o tipo de contrato Preço Global porque temos conhecimento detalhado do objeto e escopo claramente definido. Neste tipo de contrato o preço total do serviço é definido no início da contratação e não está sujeito a alterações.

Fluxograma da Condução das Aquisições – Concorrência Privada

Conduzir Aquisições

Controle das Aquisições

Para fiscalizar o cumprimento do serviço contratado serão adotadas as seguintes práticas:

• Realização de reunião inicial de Kick-off.

• Solicitação e análise de uma amostra do produto produzido, com possibilidade

Controlar Aquisições

• Solicitação e análise de uma amostra do produto produzido, com possibilidade

de correção se necessário.

• Observação e respeito às condições estabelecidas em contrato, principalmente

quanto às entregas e dos pagamentos.

• Adoção de Boletins de Medição (BM) obtidos através de diligenciamento.

• Recebimento de duas tiragens do produto pronto durante execução do serviço.

Relatório para Controlar a Aquisição

Impressão Gráfica dos Ingressos


Contrato n: Contratada: Data: __ /__ /__

ATIVIDADES APROVADO REPROVADO

1 – Elaboração do Protótipo

2 – Impressão do Protótipo2 – Impressão do Protótipo

3 – Design Final

4 – 1 Tiragem

5 – 2 Tiragem

Fluxograma de Controle dos Contratos


Fluxograma de Encerramento das Aquisições

Encerrar Aquisições

PGA - Plano de Gerenciamento das Aquisições

Sumário

1 Objetivo

O objetivo principal do PGA é selecionar fornecedores qualificados para os bens e

serviços do projeto e controlá-los eficazmente.

2 Definição do Projeto

2.1 Objetivo

Sumário do PGA

2.1

2.1

2.2

Objetivo

WBS Completa

WBS Revisada

3 Planejamento das aquisições

3.1

3.1

3.2

3.3

3.4

3.5

3.6

Critérios Make or Buy adotados

Mapa das aquisições

WBS Revisada

RR - Revisão dos Riscos revisado para a gerência das aquisições

Cronograma

Orçamento

Carta Introdução


Sumário

3.7

3.8

3.9

3.10

3.11

3.12

Critérios de Medição do Pacote de Trabalho “buy”

Modelo do contrato

Contrato Formal, Espécie: Prestação de Serviços, Tipo: Preço Global

Modelo para avanço físico

DT - Declaração de Trabalho

RFP – Request for Proposal

Sumário do PGA

4 Seleção de Fornecedores

4.1

4.2

4.3

4.4

Vendor List

Critérios Eliminatórios

Critérios Classificatórios

Sistema de pontuação

5 Controle das aquisições

5.1

5.2

5.3

5.4

Reunião de Kick Off

Documento de solicitação de amostra

Relatório de controle aquisições

Medição do Avanço Físico


Sumário

5.5 Controle de Mudanças

6 Encerramento das Aquisições

6.1

6.2

6.3

6.4

Termo de aceite

Atenção ao modo do encerramento (Terminação, Resilição, Rescisão)

Arquivo do Contrato

Lições aprendidas

Sumário do PGA

6.4 Lições aprendidas

Documents

Divulgação de Eventos