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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES / AVM

PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU

A INFLUÊNCIA DA TECNOLOGIA NA GESTÃO DE

PROJETOS

Raphaela Jesus do Amaral Flores

ORIENTADOR: Prof.: Jorge Tadeu Vieira

Lourenço

Rio de Janeiro 2018

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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES / AVM

PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU

Apresentação de monografia à AVM como requisito parcial para obtenção do grau de especialista em gestão de projetos. Por: Raphaela Jesus do Amaral Flores

A INFLUÊNCIA DA TECNOLOGIA NA GESTÃO DE

PROJETOS

Rio de Janeiro 2018

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AGRADECIMENTOS

Agradeço primeiramente a Deus, meu melhor amigo, ao meu

marido Matheus Flores que me apóia sempre, aos meus pais

Maria da Penha e Euci, que mesmo com as limitações me ajudam

com suas palavras de incentivo e aos meus irmãos, que mesmo

achando desnecessário realizar uma graduação me motivaram a

mostrar a eles que eles estavam errados.

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DEDICATÓRIA

Dedico ao meu marido Matheus Flores, meus pais Maria

da Penha e Euci e meus amigos de verdade que

acreditaram no meu potencial e me fizeram chegar a

realizar este curso, muito obrigada.

“Consagre ao Senhor tudo o que você faz, e os seus planos serão bem-sucedidos.”

(Provérbios 16.3.)

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RESUMO

A gestão de projetos tem ganhado forças no mercado de trabalho e

tem sido fator de grande concorrência entre empresas do ramo, mediante a esta

crescente procura foi-se necessário analisar de uma forma mais profunda para

que se entenda qual a importância da gestão de projetos no geral e quais são as

ferramentas e acessórios necessários para um bom desenvolvimento do projeto e

o alinhamento de equipe e partes interessadas. Neste documento serão

encontradas algumas questões, sendo elas: a importância do conhecimento da

gestão de projetos e seu papel no mercado de trabalho, o desenvolvimento

evolutivo da gestão, as ferramentas necessárias para suprir as necessidades da

corporação e a importância da boa comunicação.

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METODOLOGIA

A pesquisa para a elaboração deste material foi feita através de

estudos bibliográficos, com autores influentes e como objeto de estudo utilizarei

materiais online para entendimento exemplificado como funciona a gestão de

projeto e a importância do uso correto da tecnologia. Este estudo levantado tem

serventia de utilização tanto de pequenas, médias quanto grandes empresas de

qualquer ramo, desde que a mesma vise o aumento da produtividade e a

organização e conectividade de todas as áreas responsáveis do projeto.

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SUMÁRIO

INTRODUÇÃO 08

CAPÍTULO I 10

Desenvolvimento evolutivo da tecnologia

CAPÍTULO II 15

O gerenciamento de projetos

CAPÍTULO III 22

A importância dos softwares nas organizações

CAPÍTULO IV 25

Comunicação transparente e eficaz CAPÍTULO V 31

Influências da comunicação

CONCLUSÃO 38

BIBLIOGRAFIA 39

ÍNDICE 41

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INTRODUÇÃO

Um dos segmentos que mais cresce no mercado é a área de tecnologia.

Mesmo mediante a crise contínua no mundo e com vários segmentos sendo

descontinuada, a empresa de TI tem ganhado forças mediante a este cenário.

Essa proporção se dá ao fato que é de extrema importância a criação de braços

que fazem uma empresa ou organização minimizarem os gastos, evitar retrabalho

e maximizar os lucros, e por este motivo a área da informação tem ganhado

forças. A área da informação é fortemente investida, pois, se vê a necessidade de

sempre estar um passo a frente das concorrentes e incentivando o conhecimento

intelectual existirá a probabilidade de um destaque.

O computador nos dias atuais tem se tornado um grande aliado nas

empresas e projetos, mas ele por si só não é o suficiente para um bom

desenvolvimento e desempenho elevado entre as outras empresas, é necessário

a criação de um mecanismo que circule de forma rápida e segura em todas as

partes envolvidas, fazendo conexões, elaborando abordagens diferenciadas para

cada possível reação e criando relatório probabilístico, por este motivo é de

grande importância a criação de um sistema que aborde todas as necessidades

desejadas da organização.

O mercado de aplicativos e programas tem ganhado forças com esta nova

necessidade e quase não há distinção de um programa para o outro, tornando

difícil a escolha do sistema que mais se enquadra a realidade da organização

para isto é necessário analisar qual a grande necessidade de sua empresa e qual

sistema mais se enquadra ao perfil.

É importante saber que um único programa pode não atender todas as necessidades desejadas, havendo a necessidade de extensão para atender a demanda específica ou até mesmo de mais de um programa ou sistema para abranger todas as necessidades.

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“Segundo Ferrucio (2012), a TI aumenta o valor de ativos invisíveis (conhecimento, habilidades), possibilita a segmentação de mercado e

a customização de produtos e democratiza a empresa, uma vez que “mais informação flui entre os empregados”.

O primeiro capítulo será abordado sobre o desenvolvimento evolutivo da

tecnologia, como surgiu todo o processo tecnológico e o que mudou com o passar

dos anos, no segundo capítulo será discorrido sobre o gerenciamento de projeto,

para que todos os tipos de leitores tenham conhecimento sobre o assunto, o

terceiro capítulo aborda sobre a importância de cada software para cada ação nas

organizações, pois não basta entender do assunto, é necessário organizar e

aperfeiçoar as tarefas no dia a dia, já no quarto capítulo discorre sobre a

importância de uma comunicação transparente e eficaz, um dos maiores

propulsores da organização, se usados de forma correta e no capítulo cinco

complementa com o capítulo anterior exemplificando a influência e a importância

de uma boa comunicação.

Como conclusão será possível pontuar como este estudo poderá favorecer

no desenvolvimento organizacional, se inserido de forma coerente, é possível

também abrir um leque de novos estudos e aprimoramento do caso.

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CAPÍTULO I

Desenvolvimento evolutivo da tecnologia

“Não tenha medo de simplificar. Complexidade pode travar projetos.”

(Bel Pesce.)

Nos tempos arcaicos não existiam tantas opções e vertentes para

realização de um projeto. A ação mais rotineira e comum era a tentativa e o

retrabalho. A tecnologia não se resume a equipamentos ou softwares, tudo que se

realiza de novo para uma melhoria individual ou em conjunto se denota uma

tecnologia, outra definição informal é um conjunto de equipamentos técnicos e

procedimentos recentes que permitem o tratamento e a difusão de informações

de forma mais rápida e eficiente, neste caso a tecnologia é o fator primordial para

o sucesso das organizações de qualquer ramo.

Figura 1 - Processo evolutivo do homem e das tecnologias (Extraído do site

ESTRABLOG, 2013, P. 1)

Remetendo-se ao mundo da telecomunicação e informática os

processos de evolução expandiram-se depois da Segunda Guerra Mundial.

Desde a criação dos primeiros computadores pessoais (Pcs), em 1981 houve um

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avanço gigantesco das máquinas e de suas utilizações e finalidades, elas não só

beneficiam no âmbito organizacional, mas também no âmbito pessoal, da saúde,

bem estar, segurança e entre outros.

Com todas as informações recebidas e armazenadas é necessário

organizá-las em categorias e subcategorias para facilitar o dia a dia de todos, por

este motivo a importância da utilização da ferramenta correta dentro da empresa

para um maior aproveitamento.

1.1 . Períodos da evolução

“Dentro da caixa só se pode contemplar o óbvio. Fora dela, não há limites.”

(Flávio Augusto da Silva.)

A Revolução Industrial é a característica marcante desse período

contemporâneo. Ela teve início, porém, nos tempos modernos, mas foi principalmente a partir desta época que se difundiu. A Revolução Industrial divide-se de 3 maneiras distintas dentre elas está a principal que ocorreu de 1900 até os tempos atuais, com a sua expansão pelo mundo inteiro. Compreende o aperfeiçoamento dos inventos, tendo principalmente a explosão do processo evolutivo. Assim, apresenta novas técnicas industriais e energéticas, e expansão dos meios de comunicação.

1.2. Meios de comunicação

Os meios de comunicação tiveram como precursor o telégrafo, que através

de fios permitia enviar mensagens por sinais elétricos codificados. O primeiro

desse aparelho foi inventado por dois ingleses em 1837: C. Wheatstone e W.

Cooke. Mas foi em 1838 que seria inventado por Samuel Morse o código mais

famoso: o código morse. Neste, as letras são representadas por um código

binário (traços e pontos). Então, em 1876, foi inventado pelo americano Alexander

Graham Bell, o telefone. E, em 1884, através da Companhia Telefônica Bell,

instalou-se a primeira linha telefônica de longa distância — entre Nova Iorque e

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Boston; o primeiro cabo a cruzar o oceano atlântico é de 1956, fazendo somente

36 chamadas por vez.

Os meios de comunicação começavam a surgir. Em 1895, é inventado o telégrafo sem fio (precursor do rádio) pelo engenheiro italiano Guglielmo Marconi, que obteve apoio de outro cientista descobridor das ondas de rádio — o alemão Heinrich Hertz. Assim, em 1901, Marconi enviou a primeira mensagem transatlântica por rádio, sendo transmitida por código morse; e em 1906, data-se a primeira transmissão sonora transatlântica. Os programas de rádio tornaram-se regulares na década de 1920. Os primeiros rádios eram grandes, mas com a invenção dos transistores, em 1947, reduziu-se seu tamanho.

1.3. Captura e reprodução da imagem

A captura de imagens e sua reprodução, ou seja, a invenção da fotografia,

o cinema e a televisão, respectivamente, ocorreram da seguinte maneira. Na

década de 1870, Eadweard Muybridge obteve o efeito de movimento através de

fotos sucessivas de movimentos humanos e animais, tiradas com um aparelho de

alta velocidade. Apesar de já na década de 1830 o francês Louis-Jacques

Daguerre ter criado um processo fotográfico que utilizava placas de cobre

cobertas com prata e iodo — simulando o movimento —, este era muito precário,

pois, produzia uma cópia de cada fotografia. Um pouco mais tarde, o inglês

William Fox Talbot inventou um processo que utilizava uma imagem negativa,

permitindo um número ilimitado de cópias positivas da mesma fotografia. Surgia,

então, a câmera fotográfica, que utilizava este último processo de revelação de

imagens. Esta consistia de uma caixa escura, com um orifício de um lado, por

onde entra a imagem do exterior e a reproduz sobre a parede oposta da câmera.

Ela foi aperfeiçoada colocando-se uma lente em seu orifício, e assim obtendo

uma imagem mais nítida. Posteriormente, em 1826, conseguiu obter o primeiro

registro de uma imagem permanente, através de uma chapa de estanho coberta

com betume sensível à luz. Então, finalmente inventa-se a fotografia, retirando a

placa e tratando a fotografia quimicamente.

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1.4. Os microprocessadores e a informática

O microprocessador é a parte fundamental de um computador, mas não somente deste, pois é utilizado também para várias outras máquinas: máquinas de lavar e de costura, calculadoras, televisões e rádios modernos, carros, robôs, satélites, etc. O primeiro foi criado pela empresa Intel, em 1971: foi o i404

O microprocessador — que está envolvido por uma cápsula chamada chip — compreende a unidade aritmético-lógica (dispositivo que realiza operações de cálculo), a unidade de controle (dispositivo que comanda outros, através de instruções corretas para executar tarefas), os registros (dispositivo de memória de dados e de resultados das operações das unidades de um microprocessador) e buses internos de conexão (bus é um microcabo que conecta os dispositivos de um computador, e permite o envio de mensagens). Para a comunicação do microprocessador com dispositivos externos, utiliza os buses externos.

O primeiro computador pessoal (ou PC — do inglês, personal computer) produzido em larga escala foi o IBM 5100, lançado em 1975. Então, em 1983, foi construído pela IBM, o PC XT: compreendia um microprocessador 8088 e um disco rígido (dispositivo com certa capacidade de armazenamento de dados de um computador). Subsequente, temos o desenvolvimento de outros microprocessadores mais avançados, sendo que estes caracterizam os nomes dos computadores: 286, 386, 486 (cada um com diversos tipos, como o 486 SX e 486 DX).

A Interface Gráfica é a utilização do computador por meios gráficos, que

por meio de ícones (símbolo gráfico) pode-se indicar um comando pelo qual o

computador deve seguir. Isso é feito através do mouse (periférico que move um

indicador para executar um comando). Assim, a Interface Gráfica substituiu o

teclado para a execução de comandos, simplificando a utilização dos

microcomputadores. Esta simplificação do modo de utilização do computadores

foi desenvolvida pela empresa Apple, que lançou o Macintosh para competir com

o PC da IBM. Posteriormente, foi desenvolvido pela Microsoft um programa para

computadores PC que rodava no sistema operacional MS-DOS, e que simulava

um sistema operacional: o Windows. Porém, foi somente em 1995, que foi

lançado um verdadeiro sistema operacional para PC: o Windows 95

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Conhecendo a evolução histórica da Tecnologia, pode-se compreender o

quanto essa ferramenta é necessária hoje nas empresas e no cotidiano de todos,

pode-se também perceber as constantes mudanças, os desenvolvimentos para

melhorias e a obtenção de menor número de falhas

O desenvolvimento da Tecnologia, segundo Keen (1996, p. XXV) pode ser

dividida em quatro períodos distintos:

✓ Processamento de dados (década de 1960); ✓ Sistemas de informações (década de 1970); ✓ Inovação e vantagem competitiva (década de 1980); ✓ Integração e reestruturação do negócio (década de 1990).

Antes, o processo de tratamento das informações eram em formatos de memorandos, planilhas e tabulações, todas datilografadas e distribuídas por meio de malotes aos funcionários, tornando o trabalho muito dificultoso, cansativo e com maiores falhas Analisando os avanços da TI (Tecnologia da Informação) vemos o quanto esse instrumento de tomada de decisão é importante no mundo dos negócios, nas empresas e na própria tecnologia.

1.5. Sistema da informação

Em meio do ano de 1970 a tecnologia se transformou novamente e abriu

várias vertentes, aprimorando as tarefas simultâneas, a propagação de informação com vários usuários.

Segundo Keen (1996, p. XXXVII), “a maior evolução técnica dessa época foi a passagem do processamento de transações para o

gerenciamento de banco de dados.”

Mesmo com todo esse avanço era necessária em uma organização a

distinção de informações, não era viável todos saberem de informações internas,

tais como, planejamento estratégico, plano de ação, cronograma e entre outros,

mas era necessário que todos de uma mesma equipe ou empresa tenham

conhecimento e colabore o processo, por este motivo foi criado os programas de

integração, a junção de descrição externa e a exposição para os membros da

organização.

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CAPÍTULO II

GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Antes de abordar o gerenciamento de projetos é necessário entender o

que é projetos. Projetos é um conjunto de atividades temporárias realizadas em

grupo, destinado a produzir um produto. O projeto se determina temporário por ter

um início, meio e fim definidos no tempo.

O gerenciamento de projetos é aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas ás atividades do projeto a fim de atender seus requisitos (PMBOK, 2008, p. 12).

O gerenciamento de projetos tem relação direta com a garantia de execução das metas das organizações.

“Segundo Prado (2001, p. 19) no gerenciamento de projetos são

estabelecidas as metas, as tarefas a serem realizadas e seu gerenciamento, com base nos recursos necessários e disponíveis”.

É importante não confundir gerenciamento de projetos com planejamento de projetos, segundo Bruce (2008, p. 14). Embora o bom planejamento de um projeto seja de extrema importância é necessária à gestão do projeto, se este não há êxito no projeto.

O gerenciamento de projetos permite também, o acompanhamento, a análise de riscos e realização de possíveis mudanças, superando as possíveis barreiras.

“Segundo Ferrucio (2010), o gerenciamento de projetos envolve o

balanceamento entre escopo, tempo, custo e qualidade; stakeholders com diferentes necessidades e expectativas; requisitos identificados e

requisitos não identificados”.

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Os benefícios desta utilização de gerenciamento são diversos, dentre eles o cumprimento assertivo dos prazos estipulados, aumento da receita e redução de custos, fidelização e satisfação de clientes entre outros.

Segundo D’Avila (2010), “o gerenciamento de projetos existe para traçar, divulgar, monitorar e corrigir a rota dos projetos, tratando

questões, riscos, incertezas, imprevistos, falhas e mudanças que surgem, sempre mantendo as partes interessadas informadas e

gerenciando suas expectativas, de forma a garantir que cada projeto (uma tarefa ou empreitada a realizar) seja cumprido e atinja seu

objetivo com sucesso’’.

Os projetos são realizados desde o início da história, dentre eles o mais

significativos são as pirâmides do Egito, porém não existem registros de em que

momento, como e quem foram os responsáveis deste projeto. O estudo

especializado em gestão de projetos foi criado a partir de diversas disciplinas já

existentes como engenharia civil, construção e projetos militares.

Os anos 1950 marcam o começo da era moderna da gerência de projeto. Nos Estados Unidos, antes dos anos 50, os projetos eram controlados basicamente através da utilização dos gráficos de Gantt, técnicas informais e ferramentas. Durante este período dois modelos de projeto matemático foram desenvolvidos:

Program Evaluation and Review Technique ou o PERT, desenvolvido como a parte programa do míssil do submarino Polaris da marinha dos Estados Unidos’ (conjuntamente com o Lockheed Corporation); Critical Path Method (COM) desenvolvido em conjunto por DuPont Corporation e Remington Rand Corporation para projetos da manutenção de planta. Estas técnicas matemáticas espalharam-se rapidamente em muitas empresas.

Criado em 1969, o Project Management Institute tem como proposta de trabalho a consolidação das práticas da gerência de projeto. A premissa do PMI é que as ferramentas e as técnicas da gerência de projeto devem ser utilizadas por todos que trabalham nesta área, desde a indústria de software à indústria de construção. Em 1981, os diretores do PMI autorizaram o desenvolvimento do que se transformou em um guia de projetos o Project Management Body of Knowledge, contendo os padrões e as linhas mestras das práticas que são usados extensamente durante toda a carreira profissional do gestor de projetos.

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2.1. Definição

Diversos autores descrevem a gestão de projetos, com ligeiras variações de conceito:

✓ Kerzner (1992), a gestão de projeto de relativamente curto prazo que foi estabelecido para a concretização de objetivos específicos;

✓ Turner (1994), refere que a gestão de projetos é um processo através do qual um projeto é levado a uma conclusão. Tem três dimensões: objetivos (âmbito, organização, qualidade, custo, tempo); processo de gestão (planejar, organizar, implementar, controlar); níveis (integrativo, estratégico, táctico);

✓ PMI (Project Management Institute) (2004), define gestão de projetos como sendo o processo através do qual se aplicam conhecimentos, capacidades, instrumentos e técnicas às atividades do projeto de forma a satisfazer as necessidades e expectativas dos diversos stakeholders que são indivíduos ativamente envolvidos no projeto ou cujo resultado do mesmo poderá afetá-los positiva ou negativamente; Reduzida à sua forma mais simples, e confinada a uma das suas dez áreas do conhecimento (de acordo com o PMBOK 5ed.), a gerência de projetos, pode ser aplicada como disciplina de manter os riscos de fracasso em um nível tão baixo quanto necessário durante o ciclo de vida do projeto, potenciando, ao mesmo tempo, as oportunidades de ocorrência de eventos

favoráveis do projeto.

De acordo com Bruce (2008, p. 14), muitas pessoas confundem gerenciamento de projetos com planejamento de projetos. Embora o bom planejamento de um projeto seja parte vital necessária à gestão do projeto,

será preciso considerá-la em escala mais ampla.

Segundo D’Avila (2010),“o gerenciamento de projetos existe para traçar, divulgar, monitorar e corrigir a rota dos projetos, tratando

questões, riscos, incertezas, imprevistos, falhas e mudanças que surgem, sempre mantendo as partes interessadas informadas e

gerenciando suas expectativas, de forma a garantir que cada projeto (uma tarefa ou empreitada a realizar) seja cumprido e atinja seu

objetivo com sucesso’’.

O gerenciamento de projetos possui o enfoque em prioridades, o acompanhamento do desempenho do projeto, a superação de dificuldades e a

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adaptação às mudanças, além da possibilidade maior do aumento de receita,

cumprimento dos prazos, qualidade com redução de custos, satisfação do cliente

entre outras possibilidades positivas.

“Segundo Ferrucio (2010), o gerenciamento de projetos envolve o balanceamento entre escopo, tempo, custo e qualidade; stakeholders

com diferentes necessidades e expectativas; requisitos identificados e

requisitos não identificados”.

2.2. Processos em gerenciamento de projetos

De acordo com Vieira (2007, p. 154), os processos de gerência estão agrupados em cinco fases, da seguinte forma: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento. Os processos de iniciação auxiliam a autorização formal para iniciar um novo projeto ou uma fase do projeto.

“Segundo Ferrucio (2010), processos de gerenciamento de projetos são aqueles preocupados em escrever e organizar o trabalho do

projeto”.

Mediante a este pensamento entende-se que os processos foram criados

para definir o escopo do projeto para um melhor desenvolvimento e execução do

trabalho.

Os processos de planejamento desenvolvem o plano de gerenciamento do projeto e os processos de execução são relacionados com o cumprimento dos planos do projeto.

De acordo com o PMBOK (2008, p.39), processos de monitoramento e controle são os processos necessários para acompanhar, revisar e regular o progresso e o desempenho do projeto, identificar todas as áreas nas quais serão necessárias mudanças no plano e iniciar as mudanças correspondentes.

Os processos de monitoramento e controle são relacionados com

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a medição e monitoramento do desempenho do projeto.

De acordo com o PMBOK (2008, p.39), processos de encerramento são os processos executados para finalizar todas as atividades de todos os processos, visando encerrar formalmente o projeto ou fase.

Os processos de encerramento se referem à aceitação formal do projeto (com verificação de escopo) ou fase para a sua finalização. Os cinco grupos de processos possuem certa correspondência com o PDCA (Plan – Do – Check – Act).

O PMBOK (2008, p. 42), ainda caracteriza os grupos de processos que iniciam (Iniciação) e finalizam (Encerramento) um projeto, por eles serem

finitos.

Os processos do PDCA ocorrem em ciclos e tendem a uma espiral. Os; resultados das ações de iniciação são utilizados como entrada para as ações a

serem tomadas durante o planejamento (VERAS, 2010).

Figura 2 - Demonstrativo do PDCA (Extraído do site JULIANAKOLB ,2011 , P. 2 )

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2.3. Abordagens

Na indústria de informática, geralmente há dois tipos de abordagens comumente utilizadas no gerenciamento de projetos. As abordagens do tipo "tradicional" identificam uma sequência de passos a serem completados. Essas abordagens contrastam com a abordagem conhecida como desenvolvimento ágil de software, em que o projeto é visto como um conjunto de pequenas tarefas, ao invés de um processo completo. O objetivo desta abordagem é reduzir ao mínimo possível o processamento ou armazenamento em excesso, seja de tempo de computação, de memória, de largura de banda ou qualquer outro recurso que seja requerido para ser utilizado ou gasto para executar uma determinada tarefa. Como consequência pode piorar o desempenho do aparelho que sofreu o overhead.

Termo utilizado em administração da produção para caracterizar um

processamento ou armazenamento em excesso, seja de tempo, de material, de informações ou condições impeditivas para executar uma determinada tarefa. Como consequência, pode piorar o desempenho organizacional. Em suma, overhead é estourar a capacidade de algum recurso. É utilizado por meio de operadoras as quais prestam serviços de banda larga, para garantir integramente o pacote contratado. Essa abordagem é bastante controversa, especialmente em projetos muito complexos. Mesmo assim, tem conquistado adeptos em números crescentes. Nas últimas décadas, emergiram uma série de abordagens na indústria em geral. Dentre essas abordagens se destaca a abordagem do PMBOK, que tem se tornado um padrão de facto em diversas indústrias.

2.3.1. Abordagem tradicional

Na abordagem tradicional, distinguem-se cinco grupos de processos no

desenvolvimento de um projeto:

1. Iniciação; 2. Planejamento; 3. Execução 4. Monitoramento e controle; 5. Encerramento.

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Figura 3 - Demonstrativo de níveis de interação entre processos (extraído do site

WIKIDOT, 2000, p. 1 )

Nem todos os projetos vão seguir todos estes estágios, já que alguns podem ser encerrados antes do inicialmente esperado. Outros projetos passarão pelos estágios 2, 3 e 4 múltiplas vezes. O projeto ou empreendimento visa a satisfação de uma necessidade ou oportunidade, definida no texto acima como fase inicial na qual existem muitas áreas e/ou pessoas envolvidas.

Em geral sempre existe mais que uma solução ou alternativas para atender às mesmas necessidades. A técnica usada para definir a solução final passa pelo desenvolvimento de alternativas extremas. A primeira, de baixo custo, que atende as necessidades mínimas para ser funcional. A segunda tenta atender a maior parte das exigências das diversas áreas envolvidas no escopo, que resulta num projeto com custo muito maior e pouco competitivo. A partir de ambas as alternativas é desenvolvida uma solução intermediária entre as mesmas, que atende a uma boa parte das exigências com um custo competitivo. Vários setores utilizam variações destes estágios. Por exemplo, na construção civil, os projetos tipicamente progridem de estágios como pré planejamento para design conceitual, design esquemático, design de desenvolvimento, construção de desenhos (ou documentos de contrato) e administração de construção. Embora os nomes difiram de indústria para indústria, os estágios reais tipicamente seguem os passos comuns à resolução de problemas (problem solving): definir o problema, balancear opções, escolher um caminho, implementar e avaliar. Para manter o controle sobre o projeto do início ao fim, um gerente de projetos utiliza várias técnicas, dentre as quais se destacam:

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Planejamento de projeto;

Análise de valor agregado;

Gerenciamento de riscos de projeto;

Cronograma;

Melhoria de processo.

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CAPÍTULO III

A IMPORTÂNCIA DOS SOFTWARES NAS

ORGANIZAÇÕES

Com as rotinas frenéticas no ambiente de trabalho e com as

informações chegando a cada milésimo de segundo fica inviável a cada momento

comparar informações, confrontar tabelas, alimentar dados e assim por diante. Se

não houver uma ferramenta ideal que facilite o encontro destas informações que

chegam a todo o tempo e de diversos lugares, por este motivo é de extrema

importância adquirir o software que supra essa necessidade e otimize o tempo

com criações de diversas planilhas, tabelas e notas.

Figura 4 - Sistema para facilitação no acompanhamento e processamento de

dados (extraído do site IMORE, 2015, p. 1)

24

O objetivo desses aplicativos além da facilidade é a visualização

simplificada. Não teria muita utilidade a compra ou o desenvolvimento de uma

ferramenta de fácil entendimento e visualização, onde para manusear a

ferramenta é necessário um funcionário com curso especializado. Mas com tantos

desenvolvedores que prometem facilitar o dia a dia no ambiente de trabalho é

difícil saber qual o sistema ideal para a empresa, então para saber qual a melhor

para sua organização é necessário pensar em algumas formas como:

Conectividade: Existem sistema realmente bons, porém limitados que

só transmite a informação para um usuário, em uma empresa de médio ou grande

porte esta ferramenta não será satisfatória.

Históricos: Embora este item pareça banal dependendo do ramo ou

segmento da empresa é de extrema importância saber qual colaborador fez a

ação e o que foi inserido ou alterado. É bem comum muitos funcionários

utilizarem o mesmo projeto e inserir as informações que é de sua

responsabilidade, então quando houver a necessidade de retornar uma ação já

feita antes ou refazer um passo o histórico estará para ajudá-lo.

Nichos isolados: Por mais que o projeto ou ação desejada seja uma só

é muito importante cada componente ter seu “ambiente virtual”, assim ele poderá

deixar alguma idéia ou ação planejada ou em rascunho, poderá criar suas

próprias metas pessoais para o projeto, enviando apenas o trabalho final limpo e

definido, sem necessidade de alterações a cada novo pensamento. Esse nicho é

o ambiente isolado onde cada usuário tem acesso individual de cada ação que

inseriu não tendo acesso as informações dos outros colegas de equipe. É a

primeira linha do projeto, onde todo o escopo ficará pré definido para ser melhor

desenvolvido e fixado no projeto de fato.

Sincronização de dados: Onde todas as informações necessárias são

inseridas e filtradas de acordo com a necessidade de cada usuário, fazendo

relação com as demais funções de sistema, como por exemplo, média de meta. É

possível isolar dados, mesclar com diversas planilhas ou simular planilhas futuras.

Outra ação bem importante da sincronização é a possibilidade de conectar com a

agenda de trabalho, não havendo necessidade de lembretes físicos, o aplicativo

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avisa a ação futuro com as próprias informações alimentadas, mantendo a

organização física no ambiente de trabalho.

Figura 5 - Representação de conectividade (Extraído do site

CUSHWAKEBRASIL , 2015 p. 1)

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CAPÍTULO VI

COMUNICAÇÃO TRANSPARENTE E EFICAZ

Mesmo com os melhores aplicativos, sistema e ferramentas de otimização

de tempo e compreensão do projeto é necessário a pessoa ou as pessoas

responsáveis pelo projeto entendam seu papel no processo de trabalho e que

entendam a necessidade e a importância das ferramentas a sua disposição.

Todos os relatórios devem ser devidamente analisados e passados a todos os

envolvidos para obterem conhecimento do andamento.

É de suma importância a transparência das informações e dados, pois a

omissão ou ruídos na comunicação pode levar o projeto à ruína.

Cada membro da equipe deve saber o papel de cada membro, incluindo o

seu, em cada processo do projeto, assim todo o corpo saberá exatamente o que

esperar do outro colaborador e quando começará sua execução.

Acredita-se que com esta filosofia o alcance ao objetivo será maior e melhor e o

envolvimento de todos em cada processo faz cada funcionário se tornar parte

essencial do projeto, motivando cada um com suas individualidades.

4.1. Avaliação mútua

Um fator bem importante no projeto bem desenvolvido é que não é

necessário um gerente específico ou analista pleno avaliar e criticar o caminho

tomado. Com todos da equipe devidamente ciente de todo o processo é possível

identificar qual parte do processo não esta devidamente alinhada ou devidamente

completo para a continuação da fase. É possível um colaborador com o mesmo

nível hierárquico do projeto avaliar e apontar o ponto a desenvolver, desta forma

evita paralisação total do projeto em virtude de uma falha ou o retrabalho ao

analista verificar a incidência.

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Existem diversas formas distintas de realizar uma avaliação alguma delas

são:

= > Questionários;

= > Pesquisa de satisfação;

= > Enquetes.

Todas as formas citadas acima têm um único intuito, o de melhoria no

processo.

Em alguns casos não se faz necessário a identificação do funcionário, para

preservação do mesmo e para uma descrição mais sincera e assertiva, as

avaliações possuem questões diretas, sem necessidade de elaboração de

respostas, somente sendo necessário marcar a opção que mais se adéqua a

realidade da empresa e outras questões são mais subjetivas, onde se faz

necessário desenvolver uma resposta coerente para o entendimento da pergunta.

Figura 6 - Exemplo de um questionário objetivo (Extraído do site APEONLUS, 2012, P. 2)

28

Depois das respostas consolidadas se faz um levantamento das respostas e

se realiza as melhorias desejadas e necessárias para o crescimento da empresa.

4.2. Monitoria de progressão

Mesmo com a flexibilidade de análise madura dos próprios colaboradores é

importante a análise de gestores do projetos, pessoas com olhar mais analítico e

amplo do assunto, por este motivo é importante a monitoria de progressão.

Esta monitoria coleta todos os dados necessário para a verificação simplificada do

andamento do processo, com esta análise é possível prever quais serão os

próximos passos.

Figura 7 - Representatividade de evolução (Extraído Do site ARTIA, 2003, P. 1)

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4.3. A importância da boa comunicação

Os maiores fracassos dos projetos são devido as falhas de comunicação. A

cultura do nosso país não valoriza profissionais pela sua capacidade de

comunicação, ainda mais nas áreas técnicas, visa-se a conhecimento técnico e a

execução do serviço, sem se importar com a capacidade de transmissão de

mensagem limpa e correta.

Uma boa equipe deve estar devidamente preparada para receber e enviar

as informações recebidas de forma limpa e transparente e prover canais para unir

as informações de forma coerente para o entendimento de todos.

Vale ressaltar que muitos problemas causados são mediante a falta de

informações completas ou ao descuido e/ou a falta de importância a informação

passada. Todos os fatores descritos devem ser devidamente analisados com a

mesma importância e classificados de acordo com a necessidade do projeto.

As informações do desenvolvimento e da evolução do projeto devem ser

freqüentemente atualizados e detalhados para que haja um bom

acompanhamento analítico do progresso, caso necessário. OS clientes e partes

envolvidas também dever estar a par da evolução do projeto, porém de forma

mais simples, com visões gerais do progresso e os problemas identificados com

possíveis soluções.

Segundo PMI, os gestores de projetos dedicam 90% do seu tempo na

aquisição e na transmissão de informações.

30

Figura 8 - Representatividade de uma boa comunicação ( Extraído do site VISTALTD,

2016 , P. 1)

4.4. Processo do gerenciamento das comunicações do projeto

“O gerenciamento das comunicações do projeto inclui os processos necessários

para assegurar que as informações do projeto sejam geradas, coletadas, distribuídas,

armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna e apropriada. […] Uma

comunicação eficaz cria uma ponte entre as diversas partes interessadas envolvidas no

projeto, conectando vários ambientes culturais e organizacionais, diferentes níveis de

conhecimento, e diversas perspectivas e interesses na execução ou nos resultados do

projeto.” (Guia PMBOK®, 2008, p.243)

31

Figura 9 - Grupos de processos de gerenciamento da comunicação (Extraído do Guia

PMBOK®, 2008, p.43, adaptado)

O gerenciamento da comunicação possui cinco processos caracterizados por objetivos específicos, que interagem entre si e com os processos das outras áreas de conhecimento, transcritos a seguir:

1- Identificar as partes interessadas: O processo de identificação de todas as pessoas ou organizações que podem ser afetadas pelo projeto e de documentação das informações relevantes relacionadas aos seus interesses, envolvimento e impacto no sucesso do projeto.

2- Planejar as comunicações: o processo de determinação das necessidades de informação das partes interessadas no projeto e definição de uma abordagem de comunicação.

3- Distribuir as informações: o processo de colocar as informações

necessárias à disposição das partes interessadas no projeto, conforme planejado.

4- Gerenciar as expectativas das partes interessadas: o processo de comunicação e interação com as partes interessadas para atender às suas necessidades e solucionar as questões à medida que ocorrem.

5- Reportar o desempenho: O processo de coleta e distribuição de informações sobre o desempenho, incluindo relatórios de andamento, medições do progresso e previsões. (Guia PMBOK®, 2008, p.243)

A seguir temos uma visão geral do gerenciamento das comunicações do projeto, também extraída do Guia PMBOK® (2008), que demonstra uma visão geral do gerenciamento das comunicações e dos seus processos, onde cada um possui um conjunto próprio de ferramentas e técnicas que, após processarem

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informações e documentos pré-determinados, ou entradas, e geram documentos de apoio a gerencia da comunicação, também chamados de saídas, como relatórios de desempenho, solicitações de mudanças e o próprio plano de gerenciamento das comunicações.

Figura 10 - Visão geral do Gerenciamento da Comunicação em Projetos pelo PMBOK

(Extraído de: Guia PMBOK® 2008)

33

CAPÍTULO V

INFLUÊNCIAS DA COMUNICAÇÃO

"A troca de informações entre indivíduos. Significa tornar comum uma mensagem ou informação." (Chiavenato 2000, p. 142).

Existem tipos diferenciados de comunicação, são eles:

5.1. Tipos de comunicação

De acordo com Octaviano Machado, a comunicação organizacional é aquele que realiza nas empresas de modo a “conduzir os resultados desejados. É a parte integrante da natureza e da realização da maioria das atividades da empresa.” (Octaviano Machado, 2003).

Nas organizações a comunicação mais utilizada é a formal e a informal. A comunicação formal é feita através de documentos criados ou recebidos da empresa, onde existe uma comprovação e um registro para utilização posterior, já a comunicação não verbal se denota conversas entre os colaboradores ou até mesmo a alto gerencia, essas comunicação não exige a necessidade de registros ou comprovações em algum momento. Existe a possibilidade de formalizar uma comunicação informar, “utilizada para se oficializar um fato que já foi comunicado através da comunicação informarl.” (Rhonder; Pretto e Madalena no artigo “Comunicação Organizacional Interna: Estudo de Caso”.).

É bem comum empresas de pequeno porte utilizar com maior frequência a comunicação informal para informar aos seus funcionários, porém as grades empresas com a intenção de alcançar uma maior eficácia no recebimento sem ruídos da mensagem utilizam da formalidade.

Há também outros tipos de comunicação, são elas: comunicação horizontal, ascendentes e descendentes.

A comunicação horizontal promove o trabalho em equipe, acontece em um

nível equivalente de hierarquia e entre departamentos. Já a comunicação ascendente acontece de níveis inferiores promovendo maior interação entre os membros permitindo os membros participarem mais ativamente do desenvolvimento do processo e tem a comunicação ascendente que lidam com os níveis superiores da hierarquia, transmitem a maior quantidade de informações necessárias para o melhor desenvolvimento dos resultados dos membros das hierarquias inferiores.

“Mattelart (1999) afirma que os sistemas de comunicação contribuem para que as empresas tornem-se competitivas, devido o fato que suas atividades são

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realizadas por pessoas e que a política da comunicação adotada pela organização irá influenciar no desempenho dos mesmos; em outras palavras, as pessoas

atuarão de acordo com as informações que recebem, podendo ou não provocar conflitos.”

Por este motivos as organizações tem investido pesado em obter uma

comunicação limpa para que haja eficácia na execução das tarefas, não havendo a necessidade de retrabalho e não havendo desperdícios físicos e monetários. Ao trabalhar em cima desta questão observa-se que uma boa comunicação influenciará positivamente o clima organizacional, tornando mais fácil o convívio e produção de resultados satisfatórios.

Figura 11 - Trajetória da comunicação (Extraído do site SLIDESHARE , 2012, P. 4)

5.2. Influências nos ruídos de comunicação

“como o processo de comunicação é um sistema aberto, pode surgir certas quantidades de ruídos”. O ruído é uma perturbação não desejada que

distorce, deturpa ou altera, de forma imprevisível, a mensagem que está sendo transmitida. "

(Chiavenato 1998 - p 74)

35

Durante o processo de transmissão da mensagem é possível que ocorra os

ruídos de comunicação, nome dados as distorções da mensagem, trazendo

grandes prejuízos ao resultado esperado, por não conseguir transmitir

exatamente o que se esperava, um grande exemplo de ruídos na comunicação

são os boatos, onde ocorre um desvio de informações além da distorção destas

informações, existe também as idéias ou conceitos pré concebidos.

São três os tipos de obstáculos a uma comunicação plena são elas:

técnicas, como por exemplo, a distância, o tempo e os problemas mecânicos, as

semânticas, cujo exemplo temos a forma de interpretar as palavras e o modo

como se decodifica os gestos de quem está enviando a mensagem e por último a

barreira humana que pode ser as diferenças na forma como o outro recebe, as

personalidades diferentes e em alguns casos, as questões interpessoais entre o

emissor e o receptor.

Outro fator que interfere na transmissão da informação é a percepção

seletiva, pois age como uma defesa que bloqueia informações indesejadas ou

que para o receptor não há importância, esta percepção pode afetar

consideravelmente a informação transmitida.

A falta de um feedback entre o emissor e o receptor ajuda também a

promover de forma considerável os ruídos na comunicação. O feedback é de

suma importância para que haja entendimento entre as partes sobre a informação

que deseja, dentre outras instruções que somente com o retorno pessoal que será

identificado o que se deseja.

"Comunicar-se é um desafio complexo e fascinante que interfere, significativamente, na qualidade de vida pessoal e profissional de todas as

pessoas. Na empresa, a competência em lidar com a Comunicação vai determinar o sucesso na definição, socialização e concretização das metas, junto ao público

interno. Além disso, possibilita a criação e manutenção da imagem institucional que será veiculada para os consumidores, colaboradores e governo."

(PIMENTA, Maria A.2002)

36

5.3. Comunicação interna

“A comunicação interna é capaz de estabelecer relacionamentos

integrados entre funcionários, utilizando programas participativo, capazes

de gerar um maior comprometimento de todos, para maiores índices de

qualidade e produtividade. Entretanto, isso somente é possível, quando os

canais de comunicação interno são adequados, realmente, permitindo a

eliminação de conflitos e de insatisfações. ’’ (BRUM, 1995, p. 35).

Existem diversas formas para fortalecer a comunicação entre os colaboradores da organização. É importante saber se a mensagem gera motivação quando são recebidas.

A comunicação é um processo básico e por isso está presente em todas as ações da sociedade, ela é primordial para o sucesso das relações, seja ela qual for.

A comunicação interna é um processo importante na comunicação organizacional, tendo como objetivo atender aos funcionários e garantir a satisfação do cliente e/ou usuário, para uma boa comunicação interna as empresas investem em alguns métodos, sendo eles: intranet, jornal, e-mail padrão e mural.

Intranet

Umas das principais ferramentas de comunicação empresarial, algumas empresas investem pesado nesta ferramenta, pois acredita-se que é a forma mais inteligente para a execução de alguns serviços. Este meio é totalmente seguro, pois somente dentro do ambiente de trabalho se tem acesso, impedindo o vazamento de informações sigilosas da empresa. Através deste sistema é possível fazer a ligação com empresas de grande porte, passando as informações em tempo real de uma matriz à outra com total segurança. Com o investimento desta ferramenta na empresa a redução de custos é notável, pois já não há necessidade de envio de documento por malote, basta enviar pela própria rede interna.

O sistema também serve para inserir os padrões da empresa, sua missão, visão e valores, organogramas, políticas internas e entre outros e todos os funcionários tem o livre acesso as informações e tem ciência de seu papel na organização.

37

Um dos principais motivos para se expandir esse sistema nas empresas foi

o aumento considerável da produtividade, a facilidade de busca de informações em um único lugar e o desenvolvimento das atividades diárias. Diversas informações estão disponíveis online sem necessidade de aprovação, como por exemplo, a história da empresa, sua evolução e conquistas.

Um dos serviços mais acessados pelos funcionários é o RH Online, onde cada funcionários acessam informações de seu rendimento e desenvolvimento na empresa. Para este setor cada colaborador possui sua conta e senha para o acompanhamento, nesta área é possível verificar folha de ponto, acesso ao banco de horas, a folha de pagamento, a pontuação pessoal no desenvolvimento profissional, conferir rendimento em imposto de renda e entre outras funções.

Figura 12 - As funcionalidades da intrenet (Extraído do site FMC, 2012, P 1)

Jornais

A utilização de jornais se faz presente nas organizações com intuito de

manter todos os colaboradores informados e chamar atenção a uma informação e

procedimento específico. Diferente da intranet, a cada publicação e divulgação de

um jornal corporativo é dado uma nova informação ou reforçado uma operação

em especial. É possível uma única empresa possuir os dois serviços disponíveis;

jornais e intranet, neste caso o jornal só é reforçado uma ação que se deve obter

mais atenção ou as mudanças obtidas no procedimento interno. Nem todos os

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funcionários tem o hábito de ler com frequência a intranet e, se mudar algum

procedimento se faz importante o jornal para alertá-los.

Os jornais não possuem uma frequência de impressão e circulação, eles

podem ser passados a cada seis meses ou a cada um ano ou somente quando

houver mudança interna.

E-mail padrão

Em casos que o jornal não é utilizado o e-mail padrão é utilizado para

informar uma grande quantidade de pessoas. Estes e-mails geralmente são

enviados para reforçar um procedimento ou para notificar a mudança interna.

Diferente do jornal e intranet, o e-mail ele possibilita direito de resposta.

Quando se recebe uma informação e a mesma não está devidamente definida

basta responder a mensagem com a informação desejada e todo o grupo terá

conhecimento de sua réplica. O e-mail também serve para discussões,

possibilidade de resolver alguma questão sem a necessidade de uma reunião

presencial, facilitando o dia a dia dos colaboradores.

Mural

Um item muito usado nas organizações são os murais. Embora algumas

filosofias achem esta ferramenta arcaica e sem utilidade outras teorias defendem

a funcionalidade deste material mediante a tecnologia.

Nos murais geralmente são inseridos os resultados alcançados, ao

lado o objetivo desejado e ao transitarem no ambiente de trabalho todos terão

acesso as informações descritas. Este tipo de prática funciona perfeitamente em

um ambiente de pequeno porte com poucos funcionários e indicadores, pois todos

do local verão seus resultados e saberão em que áreas devem desenvolver

39

melhor ou revisar. Já para as empresas de grande porte, com muitos indicadores

ou com mudanças e acompanhamento de meta mudando constantemente esta

ferramenta não é muito útil, para isso é necessário um sistema de integração que

abranja todas as áreas interessadas e mediante a isso seja possível acompanhar

as diversas variações que ocorrem durante o processo.

40

CONCLUSÃO

Mediante aos dados levantados no decorrer deste documento e com comprovações técnicas entende-se a importância do uso da tecnologia para o bom desenvolvimento da empresa e também a importância de uma boa comunicação no ambiente empresarial. O intuito deste documento foi demonstrar a importância de cada item aqui discutido com seu papel na organização e como pode ser otimizada uma tarefa com a ferramenta adequada e com o entendimento correto de seu objetivo, também foi levantado a necessidade de uma comunicação sem ruídos, evitando prejuízos a organização e as pessoas envolvidas no processo de transmissão e recepção da mensagem.

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BIBLIOGRAFIA

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<https://www.artia.com/blog>. Publicado em 20 de janeiro de 2003. Acesso em:

14 de maio de 2018

BRUCE, Andy; LANGDON, Ken. Você sabe gerenciar projetos? : cumpra seus prazos finais e atinja suas metas; tradução de Cristina Cupertino; Editora Senac São Paulo, 2008, 120 p.

Carvalho, M. M.; Rabechini Jr., R. Fundamentos em Gestão de Projetos: Construindo Competências para Gerenciar Projetos. 3. ed. São Paulo: Atlas, 2011.

CUSH WAKE BRASIL, Representação de conectividade, disponível em:

<www.cushwakebrasil>. Publicado em 12 de agosto de 2015. Acesso em: 08 de

Abril de 2018

ESTRA BLOG, Processo evolutivo do homem e das tecnologias, disponível

em: <https://www.estrablog.net/a-evolucao-tecnologicawww.imore.com>.

Publicado em 02 de Outubro de 2013 Acesso em: 22 de Abril de 2018

PRADO, Darci. Planejamento e controle de projetos. 4. ed., Belo Horizonte: Editora de Desenvolvimento Gerencial, 2001, 236 p.

RAJ, Paulo Pavarini; BAUMOTTE, Ana Cláudia Trintenaro; FONSECA, Doris Pereira D’Alincourt; SILVA, Lauro Henrique de Carvalho Monteiro. Gerenciamento de pessoas em projetos. 1. ed., São Paulo: FGV, 2006, 185 p.

REZENDE, Denis Alcides. Planejamento de sistemas de informação e informática: Guia prático para planejar a tecnologia da informação integrada ao planejamento estratégico das organizações. 1. ed., Belo Horizonte: Editora Atlas, 2003, 236 p.

42

TANENBAUM, Andrew S.. Redes de computadores. 4. ed. Rio de Janeiro: Editora Campus, 2003, 945 p.

VERAS, Manoel. PDCA e Ciclo de Vida de Projetos, 2010. Disponível em <http://gestaodeprojetos10.blogspot.com.br/2010/02/pdca-e-ciclo-de-vida-deprojetos.html>. Acesso em: 15 mar. 2012.

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ÍNDICE

FOLHA DE ROSTO 02 AGRADECIMENTOS 03 DEDICATÓRIA 04 RESUMO 05 METODOLOGIA 06 SUMÁRIO 07 INTRODUÇÃO 08

CAPÍTULO I

Desenvolvimento evolutivo da tecnologia 10

1.1. Período da evolução 11

1.2. Meios de comunicação 11

1.3. Captura e reprodução da imagem 12

1.4. Os microprocessadores e a informática 13

1.5. Sistema da informação 14

CAPÍTULO II

Gerenciamento de projetos 15

2.1. Definição 17

2.2. Processos em gerenciamento de projetos 18

2.3. Abordagens 20

2.3.1. Abordagem tradicional 20

CAPÍTULO III

A importância dos softwares nas organizações 23

CAPÍTULO IV

Comunicação transparente e eficaz 26

4.1. Avaliação mútua 26

4.2. Monitoria de progressão 28

4.3. A importância da boa comunicação 29

4.4. Processo do gerenciamento das comunicações do projeto 30

CAPÍTULO V

Influências da comunicação 33

5.1. Tipos de comunicação 33

5.2. Influências nos ruídos de comunicação 34

44

5.3. Comunicação interna 36

CONCLUSÃO 40 BIBLIOGRAFIA 41