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POLÍTICA DE COMPRAS Elaboração: 13/12/2018

POL.05.010

Elaborador: Rodrigo Carneiro Revisor Técnico: Alexandre Barros Aprovador: Rossano Marques

A versão impressa deste documento é considerada cópia não controlada.

1. OBJETIVO

Definir as regras para as atividades de compras executadas pela Estácio. Compõem as atividades de

compras: Identificação da necessidade de compra ou contratação; Definição da estratégia de compra

ou contratação; Seleção, cadastro e gestão dos fornecedores; Cadastro e gestão de materiais; Criação

e aprovação da requisição; A cotação e os critérios para participação e definição do vencedor;

Elaboração e assinatura de Contratos; Criação e aprovação do pedido; Processo de Recebimento e

Pagamento do Fornecedor.

2. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA

Código de ética e conduta da Estácio;

Diretrizes orçamentárias;

POP.04.098 - Criação De Requisição De Compra;

POP.10.038 - Criar requisição, exceto compras;

PGE.04.056 - Gestão das Requisições de compras

PGE.04.078 – Cotações

PGE.04.002 – Elaboração de contratos

PGE.04.042 - Gestão do registro do pedido de compras

PGE.05.126 - Recebimento de materiais e serviços e demais documentos para pagamento

PGE.05.025 - Pagamento a fornecedores e prestadores de serviço

POL.05.038 - Política de medidas disciplinares

POL.05.034 – Cartão de compras de operações

3. CAMPO DE APLICAÇÃO

Todos os colaboradores que realizam aquisições em nome da Estácio, direta ou indiretamente.

4. DEFINIÇÕES

SIGLAS

SGP – Sistema de Gestão de Padronização;

SEC – Sistema Eletrônico de Chamados;

ANS: Acordo de Nível de Serviço.

PEG – Programa de Excelência de Gestão.

CONCEITOS

Área Demandante: São as áreas de negócio da Estácio compostas pelas Unidades e pelas áreas

corporativas.

Requisitantes – Perfil destinado aos colaboradores que possuem a função de requisitante em sua

área ou unidade. É o responsável pela entrada das solicitações de compras, consumo de contrato,

utilidade pública e etc.

Portal de Compras: Ambiente de emissão de requisições, pedidos, de negociação de compras e

recebimento sistêmico.

Requisição: Documento que sinaliza a intenção de comprar ou contratar um material ou serviço,

consumo de contrato, utilidade pública e etc.


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OPEX: Despesas operacionais feitas pela empresa para manter ou melhorar os seus bens-materiais

e/ou serviços.

CAPEX: Bens necessários à operação e manutenção das atividades da empresa, caracterizados por

três requisitos básicos: Natureza Permanente (mais de um ano de vida útil); destinados à utilização

nas operações sociais; não serem destinados à venda. Os itens classificados na categoria de ativo

imobilizado incluem: terrenos, obras civis, máquinas, móveis, veículos, benfeitorias em propriedades

arrendadas, equipamentos de informática, livros, etc.

Células Regionais de Compras: São células da Diretoria de Suprimentos localizadas nas Regionais

com a finalidade de dar celeridade ao processo de compras, enriquecer a base de fornecedores

locais e estreitar o relacionamento da Diretoria de Suprimentos com os clientes e fornecedores da

região.

Comprador: Perfil exclusivo dos compradores de Suprimentos, cargo responsável pela negociação

das solicitações dos requisitantes, junto ao mercado, e a formalização da contratação.

Cotação (SDC): Documento enviado por Suprimentos ao mercado para solicitar a cotação de uma

necessidade de compra ou contratação de material ou serviço pela Estácio.

Pedido: Documento que formaliza a intenção de compra junto ao Fornecedor no portal de compras.

SAP: Systems, Applications and Products in Data Processing, sistema financeiro da companhia.

SCO – Sistema de Controle Orçamentário – Sistema utilizado pela Estácio para controle do saldo

orçamentário. O controle é realizado através da criação de um código TOKEN de utilização

obrigatória nas requisições criadas no Portal de Compras.

Comitê de ética: Grupo formado para avaliar as denúncias de descumprimento do Código de Ética e

Conduta e também Documentos Normativos da Estácio, além, das Leis Trabalhista e qualquer outro

tipo de irregularidade.

Requisition-to-Pay (R2P): Processo que se inicia na criação da requisição, passando pela cotação,

geração do pedido, recebimento e finalizando no pagamento do fornecedor.

5. DESCRIÇÃO

REGRAS DE NEGÓCIO

A) DIRETORIA DE SUPRIMENTOS

5.1 A DIRETORIA DE SUPRIMENTOS é responsável pelas negociações, compras e contratações

realizadas pela Estácio. É obrigatório o envolvimento da DIRETORIA DE SUPRIMENTOS (salvo

em alguns casos especiais de compras descritos no tópico D dessa Política) nas demandas de

compras ou contratações, afim de garantir com a participação de seus Compradores a:

experiência na negociação da categoria demandada, a qualidade do processo de cotação, da

seleção dos fornecedores participantes, definição do fornecedor ganhador da cotação e

transparência do processo de negociação. Além do cumprimento de todas as regras aqui

definidas e também nos documentos normativos que suportam essa Política (vide

DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA).

5.2 A DIRETORIA DE SUPRIMENTOS é composta pelas seguintes gerências e coordenações, que

possuem funções definidas conforme abaixo:


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Gerência de Compras Estratégicas

Realizar a gestão comercial dos contratos que estão sob sua responsabilidade, gerando valor

para a Estácio e gerindo os riscos;

Conduzir análise do mercado fornecedor;

Liderar o desenvolvimento da estratégia de categoria direcionando redução no custo total;

Aprimorar e gerenciar o relacionamento com fornecedores estratégicos;

Negociação de contratos e aditivos;

Gerenciar a performance e compliance dos fornecedores estratégicos.

Gerência Operacional de Compras

As CÉLULAS REGIONAIS DE COMPRAS são subordinadas a GERÊNCIA OPERACIONAL DE

COMPRAS e não devem realizar atividades inerentes as ÁREAS DEMANDANTES;

Realizar a cotação das Requisições de compras;

Realizar a guarda dos contratos negociados pela Diretoria de Suprimentos e a gestão eletrônica

dos documentos e enviar para os compradores relatório periódico com as informações dos

contratos que estão vigentes;

Emitir pedidos de compra;


Realizar a gestão comercial dos contratos que estão sob sua responsabilidade.

Coordenação de Tecnologia e Demandas de Unidades

Conduzir análise do mercado fornecedor de Tecnologia (TI / TELECOM / CONSULTORIAS) e

demandas das Unidades;

Liderar o desenvolvimento da estratégia de categoria direcionando redução no custo total;

Aprimorar e gerenciar relacionamento com fornecedores estratégicos;

Realizar a gestão comercial dos contratos que estão sob sua responsabilidade;


Gerenciar a performance e compliance dos fornecedores;

Negociar contratos das categorias de TI/TELECOM e demandas das Unidades.

Coordenação de Obras e Serviços Correlatos

Contratação de serviços relacionados a infraestrutura das Unidades e manutenções (exemplo:

ar condicionado, subestação, elevadores, etc.) e contratos de energia no mercado livre.

Realizar a gestão comercial dos contratos que estão sob sua responsabilidade.

Negociação de contratos e aditivos.

Coordenação Centro de Excelência

Desenvolver, implementar e manter padrões de processos e de ferramentas/sistemas;

Monitorar os projetos relacionados à DIRETORIA DE SUPRIMENTOS;

Gerar relatórios de gestão de indicadores da DIRETORIA DE SUPRIMENTOS;


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Realizar a gestão de conhecimento e treinamentos nos processos e ferramentas relacionados

com as atividades da DIRETORIA DE SUPRIMENTOS;

Gerenciar as Políticas e compliance dos processos da DIRETORIA DE SUPRIMENTOS;

Cadastrar e realizar a manutenção da base de fornecedores e materiais no SAP e no PORTAL

DE COMPRAS.

B) ÁREA DEMANDANTE

5.3 As solicitações de compras, contratações ou pagamentos serão iniciadas pelas ÁREAS

DEMANDANTES, na figura de seu REQUISITANTE;

5.4 Para criação das requisições de consumo de contrato e demais requisições o REQUISITANTE

deverá seguir os critérios definidos no POP.10.038 - CRIAR REQUISIÇÃO, EXCETO

COMPRAS, que se encontra liberado para Download no SGP para toda a Estácio;

5.5 Para criação das requisições que serão encaminhadas para a tratativa pela DIRETORIA DE

SUPRIMENTOS o REQUISITANTE deverá seguir os critérios definidos no POP.04.098 -

CRIACAO DE REQUISICAO DE COMPRA, que se encontra liberado para Download no SGP

para toda a Estácio;

5.6 A ÁREA DEMANDANTE é responsável pela solicitação de cadastro do material (item) que será

utilizado na solicitação de compra, contratação e pagamento. Essa solicitação será feita via

Chamado no SEC, que será atendido pelo CENTRO DE EXCELÊNCIA, área integrante da

DIRETORIA DE SUPRIMENTOS;

5.7 Para auxiliar o REQUISITANTE na composição do escopo a DIRETORIA DE SUPRIMENTOS

disponibiliza o POP.10.006 - DETALHAR ESCOPO DE COMPRAS DE MATERIAL OU

CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS, que se encontra liberado para Download no SGP para toda a

Estácio;

Nota: O Formulário de Descrição do Escopo é um anexo obrigatório para as requisições que serão

tratadas pela DIRETORIA DE SUPRIMENTOS.

5.8 A ÁREA DEMANDANTE poderá indicar fornecedores em suas requisições de compras. Essa

indicação não garante que o processo será fechado com esse fornecedor, com exceção de

alguns dos casos especiais de compras descritos no tópico D dessa Política;

5.9 A ÁREA DEMANDANTE é responsável por todas os dados e informações inseridos na

Requisição, isso inclui: o material, o centro de custo, o centro de MM (local de entrega e

faturamento), a ordem interna (OI) ou Token, o escopo, etc. A ÁREA DEMANDANTE assumirá o

ônus de qualquer problema que possa ser gerado oriundo da inserção de dados ou informações

incorretas na Requisição;

Nota: A DIRETORIA DE SUPRIMENTOS está vedada, por cumprimento as regras de Compliance da

Estácio, alterar os dados inseridos pelo REQUISITANTE em suas requisições.

5.10 É eu dever garantir a verba necessária na Ordem Interna (OI) para CAPEX/Investimento ou no

Token para OPEX/Despesa durante todo a execução da atividade de compras (Requisition-to-

Pay (R2P);

5.11 É responsável também pelas atividades exercidas pelos colaboradores selecionados para as

funções que integram a atividade de compras (REQUISITANTES, APROVADORES E


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RECEBEDORES). É importante ressaltar que é obrigatório a segregação de funções nessa

atividade, ou seja, REQUISITANTE não desempenha o papel de RECEBEDOR, e assim por

diante. E está ciente que é proibido, pelas regras da Estácio, o compartilhamento de login e

senha de acesso a qualquer ferramenta utilizada pela Cia;

5.12 É dever da ÁREA DEMANDANTE acompanhar o fluxo de aprovação de suas Requisições e

Pedidos, via PORTAL DE COMPRAS, solicitando, quando necessário, a aprovação das alçadas

competentes;

5.13 A ÁREA DEMANDANTE está ciente que os processos de compras e contratações que serão

tratados pela DIRETORIA DE SUPRIMENTOS, terão sua ANS iniciada após a total aprovação da

Requisição, e de acordo com os prazos estabelecidos no tópico E – ANS da DIRETORIA DE

SUPRIMENTOS, dessa Política. E está ciente, também, que a DIRETORIA DE SUPRIMENTOS

não possui influência no fluxo de aprovação da Requisição ou do Pedido;

5.14 Está ciente também que, caso a negociação realizada pela DIRETORIA DE SUPRIMENTOS

gere um pedido com um valor superior ao previsto na Requisição, o Pedido voltará para o fluxo

de aprovação.

C) APROVAÇÃO (Requisição e Pedido)

Pool de aprovação de Suprimentos (Compras e Consumo de Contrato)

5.15 O Pool de Compras deve garantir que o processo de compra foi realizado seguindo os critérios

definidos nessa Política e nos documentos normativos que à suportam, descritos no tópico 4 –

Documentos de Referência;

5.16 O Pool de Consumo de Contrato deve garantir a autenticidade dos dados inseridos na

Requisição Consumo de Contrato, isso é: validade do contrato, assinaturas, material, fornecedor,

valor, etc.;

5.17 O ANS para o pool de aprovação e o de consumo de contrato realizarem suas atividades é de 2

dias úteis.

Pacoteiro (DT)

5.18 O PACOTEIRO é responsável por analisar se o conteúdo da Requisição está de acordo com o

seu pacote. Considerando as regras das Diretrizes Orçamentárias da Estácio;

5.19 Tem o dever de validar os dados e valores do Token informado na requisição, através do SCO –

Sistema de Controle Orçamentário;

5.20 Justificar as devoluções e orientar a ÁREA DEMANDANTE, sobre a utilização correta do Pacote

em sua requisição.

Nota: Quando o PACOTEIRO devolve um pedido de compras por qualquer problema com o Token, o

COMPRADOR cancelará toda a negociação realizada.

Aprovadores (Gestores de Centro Custo, Diretores, Vice-Presidentes e Presidente).

5.21 Os APROVADORES são responsáveis pela avaliação da real necessidade da compra antes de

realizar a aprovação de qualquer Requisição;


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5.22 Os APROVADORES deverão garantir aplicação dessa Política por seus REQUISITANTES e

RECEBEDORES e também deverão ser responsáveis pela orientação sobre a necessidade do

planejamento das compras, afim de evitar casos em desconformidade com o processo de

compras definido nessa Política;

5.23 Deverão, também, garantir que o escopo enviado na requisição esteja completo, inclusive, com a

validação das especificações técnicas pelas áreas responsáveis (TI, Engenharia, Recursos

Pedagógicos, e etc.) antes da aprovação da Requisição;

5.24 Garantir que o Requisitante não está fracionando ou manipulando os dados de suas solicitações

de compras para enquadramento em algum dos casos especiais descritos no tópico D dessa

Política.

D) MODALIDADES ESPECIAIS DE COMPRAS E CONTRATAÇÕES

Compras Diretas - Regionais (Exclusivo para uso das Unidades)

5.25 Nessa modalidade de compra estão as contratações de serviços não recorrentes com valor

global até R$ 2.000,00 (dois mil reais) por evento, que poderão ser formalizados diretamente

pelas Unidades sem a necessidade da atuação da DIRETORIA DE SUPRIMENTOS;

Nota: Essa regra não é válida para as ÁREAS CORPORATIVAS, que continuarão a solicitar suas

compras, independentemente do valor, à DIRETORIA DE SUPRIMENTOS.

Regularização de Compra

5.26 São compras negociadas e formalizadas diretamente pela ÁREA DEMANDANTE, sem o

envolvimento da DIRETORIA DE SUPRIMENTOS, ou seja, em desconformidade com a Política

de Compras. Por serem fugas da Política, possuem requisição exclusiva no PORTAL DE

COMPRAS, passando pela validação documental do CENTRO DE EXCELÊNCIA da

DIRETORIA DE SUPRIMENTOS, a validação orçamentária do PACOTEIRO, pela VICE-

PRESIDÊNCIA da ÁREA DEMANDANTE infratora, pela DIRETORIA DE PLANEJAMENTO

FINANCEIRO e a VICE-PRESIDÊNCIA DE FINANÇAS E RI para análise do impacto

orçamentário;

5.27 Essa modalidade de compra será contabilizada e terá classificação negativa para a ÁREA

DEMANDANTE infratora, e terá peso no pilar administrativo financeiro do PEG.

Compras Emergenciais

5.28 Essa modalidade de compra tem como sua característica a imprevisibilidade. Estão incluídas as

compras de caráter excepcional, que não podem ser planejadas e que afetam diretamente a

segurança dos funcionários e alunos e/ou a continuidade das operações, como por exemplo:

reparação de danos ou perdas causadas por forças da natureza e caso em que as visitas do

MEC ocorram com prazo inferior a 40 dias da Requisição de Compras aprovada.

5.29 Essa modalidade poderá ser negociada e formalizada localmente pela própria UNIDADE, com

um único fornecedor.

Nota: Para os casos de visitas MEC a área demandante deverá realizar um relatório do que foi adquirido.


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Compras Direcionadas (Não Concorrencial)

5.30 Nessa modalidade estão as compras com fornecedor previamente selecionados pela ÁREA

DEMANDANTE, podendo ser considerada apenas a resposta deste fornecedor para finalização

da cotação;

5.31 Esse tipo de solicitação passará por uma aprovação especial, que avaliará a solicitação da ÁREA

DEMANTE antes da requisição chegar para a DIRETORIA DE SUPRIMENTOS;

5.32 Essa modalidade será atendida pela DIRETORIA DE SUPRIMENTOS através de requisição

exclusiva para esse caso, no PORTAL DE COMPRAS. A DIRETORIA DE SUPRIMENTOS dará

prosseguimento ao processo de negociação e formalização apenas com o fornecedor indicado

na Requisição.

Nota: Deverá ser avaliado o preço justo do serviço ou material, com base em compras anteriores e/ou

similares.

Inexigibilidade

5.33 Nessa modalidade estão as situações em que a aquisição de materiais ou serviços que só

podem ser fornecidos por um fornecedor exclusivo (vedada a preferência de marca), podendo

ser considerada apenas a resposta deste fornecedor para finalização da cotação. Os casos

típicos que se enquadram nesta situação são:

Manutenções ou reparos a serem realizados pelo fornecedor original do equipamento para que

não se perca a garantia do item;

Renovação de licenças de software com o mesmo fornecedor ou representante legal da solução

se a companhia optar em manter o uso do referido software por novo período;

Alterações ou modificações em sistemas proprietários onde o fornecedor da solução é o único

habilitado a efetuar tais mudanças.

5.34 Essa modalidade será atendida pela DIRETORIA DE SUPRIMENTOS através de requisição

exclusiva para esse caso, no PORTAL DE COMPRAS. A DIRETORIA DE SUPRIMENTOS dará

prosseguimento ao processo de negociação e formalização apenas com o fornecedor indicado

na Requisição. Cabe ressaltar que o processo só seguirá o fluxo de aprovação se ficar

comprovado que o mesmo se enquadra nesta classificação. Para tanto o requisitante deverá

anexar os elementos que comprovam o enquadramento da demanda nesta modalidade.

Qualquer aprovador que esteja neste fluxo de aprovação poderá rejeitar o documento e o

processo deixará de existir cabendo ao requisitante reiniciar o processo de forma adequada a

característica da demanda.

Nota: Deverá ser avaliado o preço justo do serviço ou material, com base em compras anteriores e/ou

similares. O requisitante precisa estar seguro quanto ao enquadramento do caso como inexigibilidade,

caso contrário ele incorrerá em perda de tempo para ter sua demanda atendida.

Compras Delegadas

5.35 Nessa modalidade estão as compras que não são tratadas pela DIRETORIA DE SUPRIMENTOS

e, consequentemente, deverão ser negociadas e formalizadas diretamente pela ÁREA


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DEMANDANTE, incluído a confecção do contrato junto Gerencia Jurídica Civil, Criminal e

Contratos. As categorias delegadas são:

TIPO DE COMPRA VICE-PRESIDÊNCIA RESPONSÁVEL

Conteúdo Acadêmico Ensino

Seguros

Finanças e RI Impostos e Taxas

Fusões e aquisições

Assessoria financeira para operações de dividas e ações

Eventos Corporativos Educacionais Gente e Gestão

Contratação de Escritórios Jurídicos Jurídico

Convênio Educacional Operações

Patrocínios Relações Institucionais e Sustentabilidade

E) FLUXO DA OPERAÇÃO DE COMPRAS

Critérios para participação do fornecedor na Cotação

5.36 É importante ressaltar que, para participar do processo de cotação, o fornecedor deverá fazer

parte do catálogo de fornecedores da Estácio e estar ativo nas ferramentas utilizadas pela

Estácio no Processo de Compras e Pagamento, SAP e PORTAL DE COMPRAS. A solicitação de

cadastro é feita via Chamado no SEC, que será atendido pelo CENTRO DE EXCELÊNCIA, área

integrante da DIRETORIA DE SUPRIMENTOS;

5.37 Será realizada a análise documental e financeira do fornecedor e, caso aprovada, será efetuado

seu cadastro no SAP e também no Portal de Compras. Dessa forma, liberando o fornecedor para

participação de cotações, emissão de pedido em seu nome e recebimento de pagamento;

5.38 Ressalta-se que o COMPRADOR e nenhuma ÁREA DEMANDANTE está autorizado a contratar:

Profissional Autônomo como fornecedor (exceto para fins acadêmicos na forma de palestra ou

aula eventual). Empresa de ex-colaborador só pode ser contratada após 1 (um) ano da data do

seu desligamento com a Estácio e não pode, em nenhuma hipótese, realizar função semelhante

a feita enquanto colaborador;

Fornecedores com relação de parentesco com colaborador da Estácio, que executem atividades

conflitantes com os interesses de negócios da Estácio, devem ser avaliados conforme descrito no

código de Ética e Conduta. Em caso de conflito, cabe ao colaborador preencher o Formulário de

Esclarecimento de Conflito de Interesses e submeter ao Comitê de Ética;

Empresas que estejam com seu cadastro bloqueado. Antes de convidar quaisquer empresas que

estejam nessa situação, CENTRO DE EXCELÊNCIA da DIRETORIA DE SUPRIMENTOS deverá

ser consultada através de chamado no SEC.

Cotação e Critérios de seleção do fornecedor ganhador

5.39 A DIRETORIA DE SUPRIMENTOS, representada por seu COMPRADOR, acessará o mercado

para obter a proposta que melhor atenda aos interesses da Estácio, a saber: Especificações,

Condições de pagamento, Condições de serviço, Segurança e Qualidade, Capacidade Técnica,

Responsabilidade Social, etc.;


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5.40 O COMPRADOR deve enviar aos fornecedores convidados todas as informações necessárias, e

preenchidas na Requisição pelo usuário, incluindo o escopo completo, além das condições

comerciais exigidas pela Estácio e a minuta contratual adequada (caso seja aplicável), para que

este elabore a melhor proposta para a Estácio, sem privilegiar qualquer participante;

5.41 Se todas as propostas atenderem aos requisitos técnicos e comerciais do escopo com prazo de

entrega e capacidade produtiva similar, deve-se selecionar o fornecedor com menor preço global.

Caso contrário, o COMPRADOR terá autonomia para definir a proposta vencedora, seja por

experiência de negociação/mercado, seja em conjunto com a área REQUISITANTE. Em caso de

dúvidas ou conflito com a ÁREA DEMANDANTE, o gestor imediato do COMPRADOR deverá

avaliar o processo e emitir seu parecer quanto a finalização da demanda ou o prosseguimento do

processo de cotação;

5.42 Para casos específicos de contratação de serviços de consultoria, soluções sistêmicas ou

similares onde existam critérios de avaliação do fornecedor a ser escolhido tão importantes

quanto o preço, caberá a área requisitante elaborar um scorecard com critérios e pesos para

estas variáveis antes do envio da SDC ao mercado. Nestes casos, o fornecedor a ser escolhido

deverá ser o que atingir a maior pontuação no scorecard;

5.43 O COMPRADOR deve exigir que o fornecedor apresente proposta de acordo com os critérios

definidos no tópico F – Proposta Completa, dessa Política;

5.44 Para embasar a escolha da melhor alternativa de fornecimento, as áreas da DIRETORIA DE

SUPRIMENTOS seguirão os seguintes critérios, além dos apontados no item 6.58 dessa política,

para encerramento da cotação, definição do vencedor, confecção do contrato (quando

necessário) e geração do pedido:

AQUISIÇÃO DE MATERIAL (OPEX E CAPEX)

Faixa de valor Responsável Condições para finalização da cotação

Até R$ 2.000,00* Suprimentos > Está liberada a cotação via e-mail; O pedido poderá ser gerado com apenas uma proposta válida.

Acima de R$ 2.000,01 Suprimentos > Cotação no Portal de Compras; Criação do Pedido estará liberada apenas após recebimento de 3 propostas.

*Nota: Apenas para os casos de aquisição de material OPEX, está liberada a utilização do Cartão de

Compras de Operações para realização da compra. Respeitando as restrições de uso definidas na

POL.05.034 – CARTÃO DE COMPRAS DE OPERAÇÕES.

AQUISIÇÃO DE SERVIÇO (OPEX E CAPEX)

Faixa de Valor Responsável Condições para finalização da cotação

Até R$ 2.000,00* Unidades > Está liberada a cotação e formalização diretamente pelas Unidades de acordo com o Tópico D – Compras Diretas – Regionais

Acima de R$ 2.000,01 Suprimentos > Cotação no Portal de Compras; Criação do Pedido estará liberada apenas após recebimento de 3 propostas.

*Nota: A liberação de contratação de serviço até R$ 2.000,00 não é válida para as áreas corporativas, que

continuarão a solicitar suas compras, independentemente do valor, à Diretoria de Suprimentos via requisição.

Nota: O DIRETOR DE SUPRIMENTOS pode autorizar exceções de compras com menos de 3 cotações, ou

ainda exceções de cotações a serem realizadas fora do ambiente do PORTAL DE COMPRAS. Nestes casos

o COMPRADOR deverá encaminhar um e-mail para seu gestor imediato com a justificativa para que o


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processo de cotação ocorrera fora do PORTAL DE COMPRAS, e caso o Gestor imediato do COMPRADOR

entenda pertinente, este solicitará a aprovação do DIRETOR DE SUPRIMENTOS, por e-mail. O e-mail com a

aprovação do DIRETOR DE SUPRIMENTOS deverá ser anexado no pedido no PORTAL DE COMPRAS.

Nota: Declínios formalizados pelo fornecedor no PORTAL DE COMPRAS ou por e-mail podem ser

considerados como evidências para compor as três propostas da cotação.

ANS da Diretoria de Suprimentos

5.45 Os Processos realizados pelas áreas que compõem a DIRETORIA DE SUPRIMENTOS terão os

seguintes prazos de atendimento, que iniciarão sua contabilização após a aprovação total da

Requisição:

COMPRA/CONTRATAÇÃO CONDIÇÃO VALOR ANS (Dias Uteis)

Material Todos os casos 0 a 10K 11

> 10K 15

Material Técnico Todos os casos

0 a 10K 15

> 10K < 100K 18

> 100K 21

Serviço

Sem visita e sem contrato 0 a 10K 11

> 10K < 100K 15

Com visita e sem contrato 0 a 10K 21

> 10K < 100K 33

Sem visita e com contrato

0 a 10K 21

> 10K < 100K 33

> 100K 40

Com visita e com contrato

0 a 10K 33

> 10K < 100K 40

> 100K 45

Obras/Serviços Correlatos Todos os casos Todas as faixas 40

Aditivos Todos os casos Todas as faixas 21

Projetos Especiais Todas os casos Todas as faixas --------

Nota: Para Projetos Especiais a ANS será definida mediante um acordo entre a Diretoria de Suprimentos e

a Área Demandante.

F) FORMALIZAÇÃO DE CONTRATO

Proposta Completa

5.46 O COMPRADOR está ciente de que não é necessária a confecção de contrato para todas as

negociações, conforme definido no PGE.04.002 – ELABORAÇÃO DE CONTRATOS.

Negociações até R$100.000 (Cem mil Reais) e por prazo fixo de até 24 (Vinte Quatro) meses,

sem prorrogação, podem ser fechadas por proposta comercial completa, desde que contenham

as seguintes informações:


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Da Identificação:

Razão Social contratada.

CNPJ da contratada.

Código fiscal.

Nome do contato, e-mail, etc.

Logo da empresa

Proposta Assinada pelo Fornecedor e

Usuário Interno

Do Escopo:

Escopo Detalhado.

Plantas (referência).

Projetos (referência).

Identificação da unidade ESTÁCIO.

Descrição do material.

Da Entrega:

Prazo da entrega dos materiais.

Prazo de execução do serviço/obra.

Início das atividades

Das Garantias:

Garantias. SLA de atendimento.

Do Orçamento:

Valores unitários. Valores totais.

Planilha Orçamentária (quando

aplicável)

Da Condição de Pagamento:

Prazo de pagamento (vide determinação

de Suprimentos).

Faturamento da nota (%material e

%serviço)

Validade da proposta

Assinatura do fornecedor e da Estácio

conforme alçada de aprovação.

Confecção, análise jurídica e assinatura do contrato

5.47 O COMPRADOR deverá cumprir as regras de confecção de contrato, assinatura, minuta padrão

e etc., definidas no PGE.04.002 – ELABORAÇÃO DE CONTRATOS, documento que normatiza

essa atividade;

5.48 Nos casos que durante a negociação o fornecedor aceitar a minuta padrão da Estácio na íntegra,

sem restrição ou comentário, o COMPRADOR deverá preencher os campos editáveis da minuta

e encaminhá-la para o fornecedor para assinatura, sem necessidade de revisão ou autorização

prévia da Gerencia Jurídica Civil, Criminal e Contratos.

Nota: As minutas padrão, possuem a marca d’água do Jurídico garantindo a adequação às normas e

padrões jurídicos da Estácio.

5.49 No caso de o fornecedor questionar algum ponto da Minuta Padrão de Contrato da Estácio, o

COMPRADOR deverá solicitar que o mesmo formalize seus comentários através de e-mail, que

será encaminhado para análise e eventuais ajustes, via ProJuris, pela Gerencia Jurídica Civil,

Criminal e Contratos;

Nota: As minutas ajustadas pela Gerencia Jurídica Civil, Criminal e Contratos terão a marca d’água de

“Minuta padrão” retirada do documento, para facilitar o controle e identificação desses documentos.


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COMPRAS Elaboração: 12/12/2018

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5.50 As vias (usualmente duas) assinadas pelo fornecedor seguem, então, para a assinatura dos

representantes da Estácio, respeitando as definições do PGE.04.002 – ELABORAÇÃO DE

CONTRATOS. Após, uma das vias deve ser entregue ao fornecedor, e a outra ao setor

Suprimentos/ Contratos;

5.51 O Pedido apenas deverá será emitido assim que o fornecedor entregar à Estácio o Contrato

assinado com seus atos constitutivos para conferência das assinaturas;

5.52 O COMPRADOR e a ÁREA DEMANDANTE estão cientes de que os serviços contratados só

poderão ser iniciados após a entrega do contrato assinado pelo fornecedor e pela Estácio.

G) GESTÃO DO CONTRATO

5.53 Fica definido que a gestão do contrato será realizada através de uma parceria entre a

DIRETORIA DE SUPRIMENTOS (Gestão Comercial) e a ÁREA DEMANDANTE (Gestão

Operacional).

5.54 O PGE.04.089 - GESTÃO DOS CONTRATOS NEGOCIADOS POR SUPRIMENTOS é o

documento normativo, criado pela DIRETORIA DE SUPRIMENTOS, que define as regras da

gestão de contratos, o que inclui as responsabilidades de cada agente no processo.

H) RECEBIMENTO FÍSICO/SISTÊMICO E PAGAMENTO

5.55 A ÁREA DEMANDANTE é a responsável pelo recebimento físico/sistêmico e pelo pagamento

das notas fiscais emitidas para seu centro de custo, seja da gestão atual, seja de gestão

passada;

5.56 Para realizar o processo de recebimento a ÁREA DEMANDANTE deverá selecionar um de seus

colaboradores para assumir a função de RECEBEDOR. Os papeis e responsabilidade do

processo de recebimento estão descritos no PGE.05.126 - RECEBIMENTO DE MATERIAIS E

SERVIÇOS E DEMAIS DOCUMENTOS PARA PAGAMENTO, que se encontra liberado para

Download no SGP para toda a Estácio;

5.57 Para que o pagamento ao fornecedor ocorra sem maiores transtornos a DIRETORIA DE

SUPRIMENTOS delibera as seguintes condições:

As notas fiscais devem ser emitidas conforme pedido (mesma descrição, número de linhas,

quantidade e demais dados) e deverão constar em sua descrição o número do pedido e o (s)

numero (s) de série do (s) item (s) adquirido e garantia do produto;

A Estácio não paga por meio de boleto bancário. Salvo exceções aprovadas pelo Gestor do

Contas a Pagar e Tesouraria;

O pagamento será realizado em credito em conta corrente somente para o CNPJ informado no

pedido e de acordo com os dados bancários cadastrados na base de fornecedores da Estácio;

As datas fixas de pagamento são: 12, 17 e 24 de cada mês. Salvo exceções aprovadas pelo

Gestor do Contas a Pagar e Tesouraria.

Seguir as determinações do PGE.05.025 - PAGAMENTO A FORNECEDORES E

PRESTADORES DE SERVIÇO.


Revisão 04


POL.05.010



I) PENALIDADES – COMPLIANCE

Fica vedado o descumprimento a qualquer item descrito nessa política. Constatado qualquer

descumprimento ou comportamento de risco para a Estácio ou qualquer tipo de fraude, o

mesmo precisa ser denunciado no Canal Confidencial através do telefone 0800 770 0782 ou

então pelo link e estará sujeito a análise do Comitê de Ética e a todas aplicação das penalidades

trabalhistas, cíveis e criminais previstas em leis e na Política de Medidas Disciplinares

(POL.05.038).

6. RESPONSABILIDADES

Vice-Presidência Jurídica – Gerencia Jurídica Civil, Criminal e Contratos: Avaliar as

Contratações sob a ótica Jurídica, quando necessário, garantindo a segurança da Estácio no que

concerne às condições jurídicas da negociação; Elaborar o instrumento jurídico para a formalização

da contratação, quando necessário.

CSC – Gerência de Contas à Pagar e Tesouraria –Contas à Pagar e Posto Fiscal: Efetuar análise

fiscal e tributária das notas fiscais apresentadas para pagamento, realizar contabilização via

faturamento dos pedidos, efetuar desbloqueio dos pagamentos no SAP e enviar à Tesouraria para

quitação junto às Instituições Bancárias.

Vice-Presidência de Finanças e RI - Diretoria de Controladoria – Patrimônio: Avaliar se a compra

ou serviço se adequam às linhas de CAPEX ou OPEX vide normas contábeis e políticas da

Companhia; Gerar o número de imobilizado para processos de investimento (CAPEX).

Gerência de Auditoria - Auditoria Interna: Auditar a qualquer momento todo o processo de

contratação até o pagamento, verificando a aderência dos processos à esta Política, minimizando os

riscos envolvidos.

Vice-Presidência de Operações Corporativas – Diretoria de Tecnologia da Informação: Atuar

nas inconsistências na interface entre as ferramentas e nas indisponibilidades das aplicações.

http://www.canalconfidencial.com.br/estacio


Revisão 04


POL.05.010



7. REGISTROS

Nome do Registro Forma de

Armazenamento

Prazo de

Armazenamento

Forma de

Descarte

Contratos Arquivo - Jurídico Até o término do contrato Não se aplica

Requisição Eletrônico Indeterminado Não se aplica

Pedido Eletrônico Indeterminado Não se aplica

Cotação (SDC) Eletrônico Indeterminado Não se aplica

Recebimento (RCB) Eletrônico Indeterminado Não se aplica

Cadastro de Material Eletrônico Indeterminado Não se aplica

Cadastro de Fornecedor Eletrônico Indeterminado Não se aplica

Formulário de Esclarecimento

de Conflito de Interesses Eletrônico Indeterminado Não se aplica

8. ANEXOS

Não se aplica

CONTROLE DE REVISÃO

Nº DA

REVISÃO DESCRIÇÃO SUMÁRIA DOS ITENS ATUALIZADOS

01 - Formatação e template do documento.

02 - Alterado todo o documento.

03

- Itens Alterados: texto “A Estácio não trabalha com boleto bancário, somente em exceções

aprovadas pelo Gestor do Contas a Pagar e Tesouraria”, 5.76, 1º ponto;

- Inclusão das responsabilidades do usuário recebedor – Item 5 B.

04

- Atualização do Template

- Inclusão e destaque das Penalidades, conforme solicitado pela área de Compliance;

Abertura da ANS por tipo de compra e/ou faixa de valor; Definições das Modalidades

Especiais de Compras e Contratações.

Documents

Elaboração: 13/12/2018 POLÍTICA DE COMPRAS POL.05ciestacio.com.br/i/2019/operacoes_corp/suprimentos/pol.05.010_04.… · PGE.04.042 - Gestão do registro do pedido de compras PGE.05.126