LD-RiskSkill

LD-RiskSkillUma ferramenta livre e aberta de apoio ao ensino da Anlise Quantitativa de Riscos em ProjetosPor: Paulo Andr de AndradePMP, MBA, BSEEe-mail: pandre@techisa.srv.brSite:www.techisa.srv.br

O Gerenciamento de Riscos em Projetos , normalmente, uma atividade que recebe pouca ateno do gerente e da sua equipe. So vrias as razes, entre elas: Riscos uma rea de conhecimento que lida com conceitos complexos; Os alunos carecem de base terica mnima em probabilidade e estatstica; Faltam professores preparados e material didtico apropriado.Foi por isso que decidi criar a LD-RiskSkill, uma ferramenta que objetiva reduzir a barreira dos alunos ao aprendizado dos conceitos envolvidos, e facilitar o trabalho dos professores no ensino da anlise quantitativa de riscos.A ferramenta livre, gratuita e aberta, e pode ser baixada do site da Techisa. Agradeo crticas, opinies e sugestes.

CircunstnciasGerncia de Riscos em ProjetosFalta de material didtico de apoioDificuldade na absoro dos conceitosSuperficialidade no ensinoAnlise QuantitativaIntimidante/complexaMenos profissionais/professores capacitadosAinda maior a falta de material de apoioAplicao mais restrita

O conceito de risco, embora presente no dia a dia de todos, apresenta um razovel nvel de dificuldade no seu entendimento por boa parte dos estudantes de Gerncia de Projetos. Os professores tendem a no enfatizar o assunto, pois sua experincia nele limitada, o material didtico, escasso, e receiam criar desmotivao nos alunos por no alcanarem os conceitos envolvidos.Na rea de Gerenciamento de Riscos, o processo de Anlise Quantitativa recebe ainda menos ateno. O fato de exigir maior abstrao, e envolver conceitos de probabilidade e estatstica, mais difceis de captar pela maioria das pessoas, torna a matria intimidante.Embora o conceito de risco, e seu arcabouo terico, seja bem antigo, sua adoo na gerncia de projetos recente, e sua aplicao, especialmente a anlise quantitativa, restrita a grandes projetos. Com a LD-RiskSkill espero facilitar a difuso desta disciplina, e seu uso em projetos menores ou menos sofisticados.A inteno facilitar o entendimento, pelos aprendizes, do significado e interpretao da formulao terica, evitando as complexidades matemticas.

DescrioPlanilha Excel Livre e de cdigo aberto10 abas visveis + 1 ocultaFormulrios para incluso de riscos e seus atributosFormulrios para criao de respostasSeleo visual do formato da Distribuio Beta (oculta)Comparaes tabulares e grficas antes e depois das respostas aos riscosSimulao simultnea de distribuiesValores de Pior e Melhor CasosValores Pessimistas e OtimistasProteo por senhaClulas no alterveisMacros VBA

A LD-RiskSkill foi implementada numa planilha de clculo dividida em 10 folhas (ou abas). Destas 10 folhas, 4 so muito similares, e nelas que se esto as maiores dificuldades conceituais. nelas que ocorrem as simulaes, mas toda complexidade deste tipo de ensaio est isolada dos aprendizes. Desta forma os alunos podem exercitar suas hipteses, e verificar os resultados, de forma repetitiva, at atingir o entendimento do processo.As outras folhas servem para entrada de dados e informaes, consolidao de respostas e apresentao de valores importantes para o gerenciamento dos riscos.As folhas e as macros so protegidas por senhas para evitar que algum descuido, comprometa o funcionamento da ferramenta. As senhas podem ser solicitadas pelo e-mail: pandre@techisa.srv.br. Recomenda-se, fortemente, que a proteo por senha seja mantida durante o uso da ferramenta.

AplicaesAprendizado complementarFormao de professoresTreinamento de profissionaisAplicaes de probabilidade/estatsticaExerccio de opesCausa e efeito / Probabilidade e Impacto Visualizao do comportamento probabilsticoAnlise de alternativasPlanejamento de respostas

Desta forma, a inteno que este instrumento sirva para facilitar a expanso dos conhecimentos, e a capacidade de entendimento da comunidade de gestores e aprendizes, na aplicao da anlise quantitativa dos riscos gerncia de projetos.Os mestres podem enriquecer suas aulas com demonstraes do comportamento probabilstico dos riscos, logo aps sua identificao e quantificao, e depois das anlises e gerao de respostas que aumentam as chances de sucesso nos projetos.Em vez de concentrar o esforo na explicao dos fundamentos tericos da anlise, e tratamento matemtico da matria, as aulas podem enfatizar os conceitos prprios da disciplina (causa e efeito, impacto, valor esperado, respostas, cenrios, distribuies, disperso e suas causas e medidas, etc.) mediante demonstraes visuais.

FuncionalidadesDeterminao automtica da distribuio padro para cada riscoSimulao de Monte Carlo com diferentes distribuiesExibio das distribuies resultantes da simulaoGerao, antes e depois das respostas, de:Valor EsperadoValores otimista e pessimistaValores de pior e melhor casoParetoComparaes tabulares e grficas Indicao visual de respostas no efetivasEscolha e exerccio de cenrios

A ferramenta determina, automaticamente, a distribuio padro para cada risco e oferece a possibilidade de seleo de uma distribuio diferente (Bernoulli, Uniforme, Triangular ou Beta) para o risco. A simulao feita com a aplicao de diferentes distribuies, simultaneamente.As distribuies resultantes para as ameaas e oportunidades, antes e depois das respostas aos riscos, so exibidas graficamente.A LD-RiskSkill fornece comparaes tabulares e grficas entre a situao inicial e a resultante das reaes aos riscos, e usa cores para indicar se a resposta a cada risco foi ou no eficaz.O usurio pode exercitar o que acontece com o projeto se os riscos seguirem distribuies diferentes da padro, e ainda testar cenrios em que determinados riscos no ocorrem. Pela variedade de funcionalidades que proporciona e resultados que oferece, a LD-RiskSkill dever contribuir para um melhor entendimento do que so riscos, como trat-los, e como afetam o sucesso dos projetos.5

CaractersticasAjuda descrio detalhada da ferramentaComentrios explicativos em vrias clulasProteo de reas no editveis e macrosFacilidade na entrada de dados e informaes

A ferramenta oferece acesso a uma ajuda que descreve, em detalhes, seu embasamento e suas funcionalidades. H comentrios em diversas clulas (denotados pelo pequeno tringulo vermelho no canto superior direito da clula) que explicam sua finalidade e o tipo de dados que aceitam.A proteo por senha contra alteraes de frmulas e macros evita transtornos por modificaes imprprias e, muitas vezes, inadvertidas. A proteo permite tambm que se navegue entre as clulas alterveis usando a tecla de tabulao.Vrias clulas fazem uso da funo de validao de dados para evitar a entrada de valores incorretos.

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InstalaoPacote LD-RiskSkill.zipDownload do site da Techisa www.techisa.srv.brDescompactao do pacote LD-RiskSkill.exe e Leia-me.txtLer e seguir as instrues do Leia-me.txtVerificao da instalaoExistncia dos arquivos (Padro: C:\LD-RiskSkill)LD-RiskSkill(V N.NNa).xlsLD-RiskSkill.chmAbertura do LD-RiskSkill(V N.NNa).xls com o Excel

A instalao bem simplificada. Basta baixar do site da Techisa o arquivo LD-RiskSkill.zip, extrair seu contedo, executar a LD-RiskSkill.exe, e seguir as orientaes contidas no arquivo Leia-me.txt. Para determinar se o processo de instalao completou com sucesso, preciso verificar se o diretrio, normalmente C:\LD-RiskSkill, foi criado e se contm dois arquivos, um com a extenso .xls e outro com a extenso .chm.O prximo passo usar o Excel para abrir o arquivo com a extenso .xls.

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IncioImediatamente aps iniciar a LD-RiskSkill (Excel 2007)

Esta folha (InfoIniciais) surge ao se abrir o arquivo .xls. Ela contm dados gerais sobre o projeto que guiaro o tratamento dos riscos e o desenvolvimento das respostas correspondentes. Este nmero 1 indica a mensagem do Excel informando que a planilha contm macros e que elas esto desabilitadas. O prximo passo do usurio, antes de comear a preencher a ferramenta, ser habilitar a execuo de macros.Este o boto de Ajuda ele s funciona depois da habilitao das macros.Este boto desprotege ou protege as clulas que no devem ser editadas pois contm frmulas, ou no so usadas. A proteo evita que alteraes inadvertidas pelo usurio resultem em erros na LD-RiskSkill. Com a proteo ativada o usurio pode navegar entre as clulas editveis usando a tecla de tabulao. Quando as folhas so desprotegidas o ttulo do boto alterado para Proteger Folhas.Nesta clula deve ser digitado o Valor Base do Projeto. Este um valor monetrio que consta do termo de abertura do projeto.Nesta outra clula deve-se digitar o Intervalo de Confiana. Este valor deve ser determinado pelo gerente do projeto, que usa seu julgamento/experincia, para estabelec-lo, e pode ser alterado dependendo dos resultados das simulaes ou por deciso de algum key stakeholder. O valor expresso em porcentagem e sempre menor que 100%.Aqui esto indicadas as convenes de cores utilizadas na ferramenta para indicar quais clulas podem ser alteradas e quais esto protegidas contra alteraes.Antes de as macros serem habilitadas apenas a aba InfoIniciais exibida.Nos campos alterveis desta folha, que abrangem vrias clulas, e cujo fundo branco com letras azuis, h explicaes sobre o tipo de contedo que deve ser colocado neles e o seu uso.8

Incio 1Autorizar Macro

Ao se usar o Excel 2003 exibida a janela da esquerda, e o usurio deve clicar no boto do meio para habilitar a execuo de macros. direita est o alerta correspondente no Excel 2007. Nesta verso deve-se clicar no local indicado pelo ponteiro do mouse. Note que no slide anterior a ao foi identificada pelo nmero 1. 9

Incio 1aAutorizar Macros (Excel 2007)

Este alerta aparece quando se utiliza o Excel 2007. Deve-se escolher Habilitar este contedo e depois clicar OK.10

Incio 2Pgina InfoIniciais aps Habilitao de macros

Este slide mostra a pgina de abertura depois que o usurio habilitou a execuo de macros. Note-se que agora, depois que as macros foram habilitadas, so mostradas as outras abas. Depois da habilitao das macros, o boto Desproteger Folhas foi clicado, a senha fornecida, as folhas foram desprotegida, e o ttulo do boto mudou para Proteger Folhas. Se o boto for clicado outra vez as folhas sero novamente protegidas, com a mesma senha, e o ttulo do boto retornar a Desproteger Folhas.11

Incio 3Comentrios importantes

Estas duas clulas (Valor Base do Projeto e Intervalo de Confiana) devem, necessariamente, ser preenchidas antes de se efetuar qualquer anlise quantitativa. Note o comentrio em vermelho que tem importncia fundamental nos resultados de qualquer anlise. Ele aflora quando o mouse flutua sobre a clula e chama a ateno para os dois tipos de projeto que podem existir:Projeto cujo resultado deve ser medido pelo custo que impe empresa. Por exemplo: mudana de leiaute, construo de uma nova fbrica, desenvolvimento de um software para uso interno, treinamento de funcionrios no diretamente relacionados a vendas, etc.Projeto que deve ser medido pelo resultado que traz para a empresa. Por exemplo: treinamento da fora de vendas, instalao de um centro de demonstrao de produtos, lanamento de um novo produto, desenvolvimento de software para comercializao, etc. O importante notar que se os projetos do segundo tipo fossem medidos pelo seu custo, a gerncia no teria a visibilidade da sua contribuio aos resultados da empresa. Estes projetos so iniciados para influenciarem, diretamente, os resultados da empresa, especificamente o seu lucro.O outro comentrio refere-se ao intervalo de confiana que usado para determinar os valores pessimistas e otimistas que resultam das simulaes. 12

Boto Ajuda

Ao clicar o boto Ajuda, depois de as macros terem sido habilitadas, ser exibida sua pgina inicial. No lado esquerdo encontra-se a lista do contedo da ajuda. Clicando sobre algum texto desta lista, ser exibida a pgina correspondente.13

Boto Proteger/Desproteger

Clicando no boto Desproteger Folhas surge uma janela com o alerta sobre os riscos envolvidos na desproteo. A recomendao que se realmente o usurio desejar desproteger as folhas, ele deve salvar antes a planilha com seus dados, no estado em que se encontram, sob um nome diferente; com isso, caso cometa algum engano, seu trabalho estar protegido.14

InfoIniciais - Preenchimento

Neste slide os diversos campos da folha InfoIniciais foram preenchidos para servirem de exemplo aos usurios. O projeto quila um projeto fictcio de desenvolvimento de um software para uso interno, e como tal ser medido pelo seu custo. Note que, devido a esta caracterstica, o Valor Base do Projeto consta como um nmero negativo, em conformidade com o alerta do comentrio em vermelho mostrado anteriormente.Neste campo registrada uma descrio sumria do projeto e explicitada considerao sobre se um projeto com foco em custo ou com foco em resultado.Aqui colocado um sumrio do processo e tcnicas utilizados para o levantamento dos riscos do projeto. Todos os riscos (inclusive os que no passaro por uma anlise quantitativa) so incorporados ao Registro de Riscos. Pode-se usar diversas ferramentas para criar e manter atualizado este registro. O processo de atribuio de valores aos riscos geralmente de aprendizado dificultoso. O analista precisa supor que o projeto se repetir por muitas vezes, e imaginar o que poderia esperar para cada risco. Se o projeto fosse repetido 100 vezes em quantas destas o risco poderia ocorrer? Qual seria o valor mximo e mnimo de todas as ocorrncias? E que valor ocorreria com maior frequncia? um processo que demanda imaginao e capacidade de abstrao. O sistema gerencial descreve como os riscos sero monitorados. Que aes sero iniciadas caso se perceba a iminncia da ocorrncia do risco? Qual o procedimento para alertar a organizao? Quem deve ser alertado? No projeto quila o GP decidiu utilizar o FogBugz, um software comercial de gerenciamento de projetos de software.Nas clulas direita o analista informa mais dados do projeto. 15

DetalhesRiscos Descrio 1

nesta folha que os analistas despendero mais tempo no incio dos trabalhos de anlise quantitativa dos riscos. Um trabalho bem feito aqui vai facilitar os prximos passos. Cada risco precisa ser descrito; o raciocnio utilizado para revel-lo, documentado; o processo para lhe atribuir valores, explicado; e tudo isso precisa ser registrado no sistema de gerenciamento escolhido.Esta folha j foi preenchida com informaes do projeto fictcio quila.Como a largura da rea de trabalho da folha maior que a disponvel para exibio na tela das colunas direita, e para no reduzir o tamanho ao ponto de tornar as informaes ilegveis, teremos que apresentar as colunas restantes em outro slide.Note-se que o presente slide refere-se s informaes sobre as AMEAAS (clula F2)Nesta rea esto algumas informaes do projeto trazidas da folha InfoIniciais.Acionar o boto esquerda transfere para a rea de entrada de informaes sobre as Oportunidades.Nmero sequencial da Ameaa (a ferramenta foi desenvolvida para tratar at 25 Ameaas e 25 Oportunidades simultaneamente).Esta coluna informa de onde o risco se originou. A data em que o risco foi revelado, descoberto.A categoria refere-se taxonomia do risco conforme registrado na EAR (Estrutura Analtica de Risco) do Projeto.O stakeholder responsvel por gerenciar o risco especfico.Descrio do evento de ameaa que define o risco. O efeito que o projeto sofrer se o evento de ameaa se concretizar.Indicadores a que o responsvel pelo risco deve prestar ateno. Os indicadores apontam a iminncia de ocorrncia do evento.Causa-raiz. o fenmeno, acontecimento ou um encadeamento de ambos que resulta no evento de risco. Na LD-RiskSkill h a proviso para at trs causas-raiz. Na literatura discute-se se podem ou no existir mltiplas causas para um risco. Na LD-RiskSkill fugimos desta discusso. Se o analista entender que um determinado risco pode ter mais do que uma causa-raiz, tudo bem. Causa-raiz #2

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DetalhesRiscos Descrio 2

Esta a outra metade da seo das Ameaas da folha DetalhesRiscos.Causa-raiz #3. Conforme dito a LD-RiskSkill oferece a possibilidade de at trs causas-raiz para cada risco.Probabilidade de ocorrncia do Risco. No slide mostramos a seo relativa s Ameaas, e nesta coluna os analistas colocam sua estimativa da probabilidade de cada ameaa ocorrer. O analista deve basear sua estimativa no histrico de outros projetos da empresa, na opinio de expertos, em estudos existentes na literatura e quando nada disso existir, ele prprio deve elaborar sua estimativa. indispensvel registrar no sistema de controle dos riscos (no caso do quila este sistema o FogBugz) como se chegou ao valor da probabilidade mesmo que tenha sido um mero chute.As trs colunas abaixo so usadas para informar os valores estimados mnimo, mais provvel e mximo do impacto para cada risco. Idealmente deve-se fornecer trs valores a estimativa de trs pontos como conhecida. Todavia comum que os analistas no tenham condies de estimar os trs valores e optem por informar apenas dois, ou mesmo somente um valor. A LD-RiskSkill foi desenvolvida para lidar com este tipo de limitao. Conforme se pode ver no Projeto quila h todo tipo de risco. De novo, indispensvel que se registre o processo usado para se chegar a cada valor.Valor Mnimo estimado para o Risco. A estimativa de valores dos impactos comumente mais embasada do que a estimativa da probabilidade. O valor mnimo pode ser estimado a partir de uma anlise do oramento do projeto. Determinando-se quais componentes do oramento so afetados, pode-se estimar com mais segurana o valor mnimo do impacto caso o risco ocorra.Valor Mais Provvel. Este valor a resposta do analista pergunta em sua opinio, se o risco ocorresse muitas vezes, qual valor seria mais frequente? Da mesma forma que no caso da probabilidade, este um valor mais difcil de se estimar. Novamente a consulta literatura, a especialistas, ao acervo de lies aprendidas da empresa e, na falta destes, experincia ou feeling do analista sero usados para esta estimativa. Valor mximo estimado para o Risco. Este valor segue o mesmo processo e apresenta as mesmas dificuldades que o valor mnimo. Deve-se notar que no caso de o analista decidir por apenas um valor, este deve ser informado ferramenta na clula correspondente ao risco nesta coluna. Deve-se notar ainda que no caso de dois valores estes devem ser informados nas colunas denominadas Min e Max.Distribuio Padro (Default). Para uso no clculo do valor esperado analtico (descrito mais tarde) e na simulao, a ferramenta determina que distribuio ser utilizada se o analista no tomar a iniciativa de escolher outra (mais sobre isso mais tarde).17

DetalhesRiscos Oportunidades

Este slide mostra a seo de entrada de informaes para as Oportunidades que exibida quando se clica no boto Oportunidades na seo referente s Ameaas. Para retornar seo Ameaas suficiente clicar no boto Ameaas.Aqui, embora com a legibilidade prejudicada, aparecem todas as colunas da folha DetalhesRiscos e com a mesma numerao dos dois slides anteriores.As clulas esto preenchidas com os dados do projeto fictcio quila.18

Folhas de Simulao Visualizao Completa

Aqui est uma captura em toda extenso da folha SimAmeaAntes. A inteno mostrar a aparncia da folha de simulao que possui duas reas bem distintas. A rea da esquerda contm dados descritivos e numricos dos riscos. A da direita mostra o grfico resultante da simulao. Note-se que a maior parte da rea de dados tem fundo negro indicando que suas clulas esto protegidas contra alteraes. Quando se l as abas da ferramenta v-se que existem quatro abas cujos nomes comeam por Sim: SimAmeaAntes, SimOportAntes, SimAmeaDepois e SimOportDepois. As folhas destas abas tm a mesma estrutura que a exibida neste slide. Por isso vamos detalhar o contedo da rea de dados da folha SimAmeaAntes e explicar o grfico resultante da simulao. Estas explicaes valem para as folhas similares.19

Folha SimAmeaAntes Seo Tabular 1

Vamos tratar da poro no sombreada do slide. As explicaes sero feitas sobre a folha SimAmeaAntes mas, conforme j mencionado, aplicam-se s outras folhas de simulao. Nesta rea negra, algumas colunas so oriundas da folha DetalhesRiscos, e repetidas aqui para facilitar a conexo do usurio com o risco que est examinando ao reduzir a necessidade dele retornar quela folha para buscar informaes do risco. Algumas clulas contm valores calculados analiticamente, ou seja, por frmulas.Aqui se encontra o contador de riscos que ser usado pela macro de simulao.As duas clulas direita do texto Valores Totais para os Impactos resultam da soma dos valores abaixo nas clulas G9 a G33 e H9 a H33, respectivamente.A clula G6 contm o valor mximo possvel da Ameaa ao projeto se todas as ameaas ocorrerem pelo seu valor mximo.As clulas na coluna denominada Valor Esperado Analtico (H9 a H33) contm os valores esperados de cada ameaa calculados de acordo com a distribuio padro (default) que lhes foi atribuda na folha DetalhesRiscos.A clula H6 contm o valor esperado total das ameaas ao projeto, calculado pela soma dos valores esperados das ameaas individuais, clulas H9 a H33.No faria sentido falar do valor mnimo e somar os valores na coluna correspondente, pois o valor mnimo da ameaa total ao projeto seria aquele em que nenhuma ameaa acontecesse, e neste caso o valor mnimo seria 0 (zero). Tambm no faz sentido somar os valores das modas e raciocinar que este seria a moda da ameaa ao projeto, pois o clculo da moda de vrias distribuies que ocorrem independentemente uma das outras mais complexo (pode-se lembrar, ainda, que, distribuies uniformes no tm moda, mas contribuem para o valor da moda do projeto veremos isso melhor quando executarmos a simulao).Pareto. Os valores nesta coluna indicam o percentual da contribuio de cada ameaa ao valor esperado total das ameaas ao projeto. Pode-se aplicar a regra 80/20 (regra de Pareto) e escolher as ameaas que representem 80% da ameaa esperada total ao projeto. Assumindo-se que so independentes e aleatrias espera-se, pela regra, que 20% das ameaas sejam responsveis por 80% do valor esperado total das ameaas. 20

Folha SimAmeaAntes Seo Tabular 2

Agora o sombreado encontra-se na poro esquerda da folha e vamos falar da rea da direita.Este o boto que, ao ser clicado, d incio simulao dos riscos. Ao clicar o boto, abre-se uma caixa de entrada de dados que solicita o nmero de iteraes (repeties) que sero executadas pela macro de simulao. No caso o valor fornecido foi 10.000 (dez mil), ou seja, 10.000 iteraes do processo de simulao dos riscos explicado a seguir. Inicialmente um nmero aleatrio entre 0 e 100% gerado para o primeiro risco, este nmero comparado com o valor correspondente na coluna D (para o primeiro risco a clula D9) e se seu valor for menor que o da clula D9 assume-se que o primeiro risco ocorreu e pela gerao de um novo nmero aleatrio determina-se o valor que o risco assumiu nesta iterao (ateno: este segundo nmero s gerado se no for usada a distribuio de Bernoulli). Este processo se repete para os outros riscos at que a iterao se complete. Os valores obtidos para cada risco so somados e guardados numa matriz. A comea a segunda iterao e o mesmo processo ocorre e isso continua at se completarem as 10.000 iteraes.Na LD-Riskskill pode-se criar cenrios. Um cenrio uma situao em que se deseja analisar o que acontece se alguns riscos nunca ocorrerem. As clulas da coluna Cenrio (clulas J9 a J33) podem conter 0 ou 1. Quando o usurio escolhe 0 a simulao desconsidera o risco correspondente. Esta coluna apresenta a distribuio que ser utilizada na simulao. Inicialmente cada risco ser simulado usando a distribuio padro determinada na folha DetalhesRiscos.Quando se clica numa das clulas desta coluna, abre-se uma lista que permite que se escolha uma distribuio entre as quatro possveis para a simulao. Obviamente no se pode escolher uma distribuio incompatvel com o nmero de valores fornecidos nas colunas E, F e G. Por exemplo: no se pode escolher a distribuio Beta quando apenas os valores Min e Max forem fornecidos. Os dois valores nestas colunas s so exibidos quando se escolhe a distribuio Beta. Eles so os parmetros que determinam a forma desta distribuio. Nestas duas colunas esto registrados os valores esperado e Pareto resultantes da simulao. Quando se usa a distribuio padro, o valor esperado de cada risco se aproxima do valor analtico da coluna H medida que se aumenta o nmero de iteraes. O mesmo aplica-se, obviamente, para o valor Pareto.Aqui colocado o valor esperado total das ameaas ao projeto resultante da simulao. Caso sejam utilizadas as distribuies padro para todos os riscos, este valor tende para o valor na clula H6, medida que o nmero de iteraes aumenta.Desvio Padro. Este valor uma medida da disperso dos valores simulados em torno do valor esperado exibido abaixo. Note que este valor sempre positivo. Este o valor Pessimista da ameaa total ao projeto (caso estivssemos falando de oportunidade, este seria o valor Otimista).

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Escolha da Forma da Distribuio Beta

Quando o analista, escolhe Beta na lista suspensa que aparece ao clicar numa das clulas da coluna Distribuio que ser Simulada, abre-se a folha oculta mencionada anteriormente. Nesta folha o analista definir a forma da distribuio que melhor reflete sua percepo sobre o comportamento do risco. Vermelho - Funo de Densidade de Probabilidade (PDF na sigla em ingls) da distribuio Beta.Azul - Funo Acumulada de Probabilidade (CDF na sigla em ingls) da distribuio Beta em vermelhoLeito em que se pode movimentar o cursorCursor que modifica a forma da distribuio BetaAps escolher a forma da distribuio que melhor reflete sua percepo o analista clica no boto Retorna que o leva de volta folha SimAmeaAntes. Este boto tambm transfere os parmetros Alfa e Beta, que definem a forma da distribuio, para as clulas correspondentes nas colunas L e M dessa folha.

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Grfico da Simulao para as Ameaas Antes das Respostas

Aqui est o grfico resultante da simulao que foi realizada usando os valores da seo de dados referente ao projeto fictcio quila.Ttulo do grficoEixo que conta o nmero de ocorrncias dos valores totais dos riscos em cada intervalo de valores em que, arbitrariamente, dividiu-se os valores possveis do risco do projeto. Como o risco pode assumir valores entre 0 (zero) e o valor mximo (clula G6) este intervalo foi dividido em 100 segmentos iguais. A cada segmento foi atribudo um contador que totaliza a quantidade de ocorrncias de valores das iteraes em cada segmento, durante a simulao. O histograma 7 gerado a partir destes contadores.Este o eixo que exprime os valores dos segmentos mencionados referentes ao histograma 7.Eixo que mostra os valores percentuais acumulados das iteraes referentes curva 8.Valor mximo do risco, clula G6.Percentual mximo de iteraes em que ocorreu algum dos riscos. Deve-se notar que o valor acumulado no inclui as iteraes em que nenhum risco ocorreu. Isto foi intencional, pois em muitos casos a incluso destas iteraes resultaria num pico ocorrncias na origem do eixo das abscissas que leva o histograma de ocorrncias a achatar-se e confundir-se com este eixo, tornando-se quase imperceptvel.Histograma de ocorrncias. Como j dito, o intervalo entre 0 (zero) e o valor da clula G6 foi dividido em 100 segmentos iguais, e, ao longo da simulao, foram acumulados o nmero de vezes que o resultado da iterao pertencia a cada segmento. Com isso gerado o histograma (linhas verticais no grfico). Curva acumulada das ocorrncias. O valor do contador de cada segmento somado ao valor total dos contadores dos segmentos anteriores ( esquerda), ao longo do eixo horizontal para gerar a Funo de Distribuio Acumulada. O valor pessimista, 17 no slide anterior, obtido por interpolao e significa o valor da abscissa que corresponde ao percentual do intervalo de confiana na curva acumulada das ocorrncias. O mesmo raciocnio vlido para o valor otimista.23

DetalhesRespostas 1

Realizadas as simulaes, a hora de desenvolver as respostas, estimar as novas probabilidades e novos impactos de cada risco. A equipe do projeto precisa trabalhar na busca de iniciativas que levem o projeto a um patamar mais propcio ao seu sucesso. Precisam discutir cada risco, e entender o que pode ser feito para afet-los de forma favorvel ao projeto. Usar tcnicas, inteligncia, experincia e conhecimentos, dentro e fora da equipe para descobrir as melhores maneiras de tratar cada risco. Gerar alternativas e escolher a melhor ou as melhores. Os livros textos indicam prticas como: Brainstorm, Tcnica Delphi, rvores de deciso etc. como teis nesta atividade.A folha DetalhesRespostas possui muitas colunas, vamos mostr-las em dois estgios.O texto esquerda identifica que estamos na seo de desenvolvimento das respostas s Ameaas.Quando se clica o boto esquerda a ferramenta passa para a seo de detalhamento das respostas s Oportunidades.Estes dois valores vm das folhas de simulao correspondentesNesta coluna esto elencadas as causas raiz #1 para cada risco. Para as causas raiz #1 so desenvolvidas as Propostas de Resposta #1. Para cada resposta preciso definir trs itens: iniciativa, estratgia a ser utilizada, e custoA iniciativa uma ao que, se tomada, afeta a ameaa (ou o risco, de modo geral) no sentido de aumentar a chance de sucesso do projeto.Para escolher a estratgia a ser usada, clica-se na clula da coluna Estratgia correspondente ao risco em pauta. Esta mensagem mostrada.Clica-se ento na ponta da seta. Esta ao exibe a lista de possveis estratgias para o risco e ento se seleciona a estratgia apropriada iniciativa definida. O custo o terceiro atributo da proposta. A equipe do projeto deve estimar o custo de cada iniciativa. A comparao deste custo com o benefcio que a iniciativa trar ao risco associado determinar sua viabilidade.O mesmo procedimento seguido para a Causa Raiz #2 e para a Causa Raiz #3 se existirem.

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DetalhesRespostas 2

Esta segunda parte da folha DetalhesRespostas repete as cinco primeiras colunas do slide anterior e apresenta quatro colunas referentes causa raiz #3, estas passam pelo mesmo procedimento que as causas raiz anteriores. As clulas abaixo do cabealho Custo Total das Respostas a cada Ameaa referem-se soma dos custos de cada iniciativa . O mesmo ocorre para a seo referente s oportunidades.As duas clulas direita mostram os valores totais dos custos das respostas a todas ameaas e a todas oportunidades.Um dos resultados das iniciativas pode ser uma reduo na probabilidade estimada para as ameaas.5. e 6. Novas estimativas so geradas para os valores Min, Moda e Max ou nico no sentido de reduzir os impactos para as ameaas.Esta coluna contm as novas distribuies padro depois das respostas aos riscos.

O mesmo procedimento seguido para as Oportunidades, lembrando que deve-se trocar: Ameaa por Oportunidade, reduo por aumento e reduzir por aumentar.25

E agora? Temos: Respostas para Ameaas e OportunidadesNovos valores para cada riscoO que vem agora?Simulaes com os valores depois das respostasAnlise dos novos resultadosGerao de Contingncia e ReservasSumrio gerencialDeciso sobre a continuidade do projeto

Depois de elaborar as respostas aos riscos e determinar os novos valores da probabilidade e do impacto de cada um, preenchendo a folha DetalhesRespostas a equipe do projeto deve ativar as folhas SimAmeaDepois e SimOportDepois e executar nova simulao.Os valores e grficos desta nova simulao devem ser analisados, a simulao, se for o caso, re-executada para refletir decises de mudanas nas distribuies ou novos cenrios.Encerradas as simulaes das Ameaas e Oportunidades, a equipe deve discutir a necessidade de Contingncias e estimar seus valores. O Gerente do Projeto deve, ento, mostrar o resultado ao Patrocinador para sua deciso.26

Contingncias e Reservas

Agora que os riscos foram tratados, surgem as perguntas: Para qu Contingncias? Para qu Reservas? Bem, as contingncias existem para que a gerncia do projeto possa dispor de recursos para eventuais variaes de custo, fora de seu controle, na implementao das iniciativas, e para o caso da ocorrncia de ameaas residuais. O boto ao lado direito conduz a um texto que busca esclarecer melhor os conceitos de Contingncia e Reserva.No projeto quila, a equipe analisou os valores de pior caso e pessimista do projeto, antes e depois das respostas, e os riscos residuais, e decidiu gerar uma proposta de contingncia para cada um.*O valor das contingncias somado e, normalmente, sua administrao delegada ao gerente do projeto.O patrocinador pensa sobre sua experincia e o ambiente macro em que o projeto se insere, discute com os stakeholders, e estabelece um valor de reserva razovel como proteo contra os desconhecidos inimaginveis (traduo livre para unknown unknowns). O que isso? Uma frase de Einstein d uma boa ideia: Eu no me preocupo com as coisas que eu sei que no sei. Eu s me preocupo com as coisas que eu no sei que no sei. Pois as coisas que eu sei que no sei, so fceis, s procurar que vou saber. Mas as coisas que eu no sei que no sei, no tenho nem por onde comear. Estes so riscos que, a despeito de toda anlise e cuidado da equipe do projeto, no sero descobertos. So imprevistos e imprevisveis. O patrocinador deve se prevenir contra estes riscos ocultos. A vantagem que, se antes o melhor que podia ser feito era reservar recursos cegamente (10 ou 20% para cobrir tudo), agora o valor dos riscos tratados foi expurgado das reservas.

* Outra possibilidade para se estimar a contingncia considerar que, o valor esperado das ameaas depois das respostas um bom valor para a contingncia. Isso implica em assumir que nenhuma oportunidade vai ocorrer e que as ameaas vo ocorrer pelo seu valor esperado total depois das respostas. Uma terceira alternativa seria usar como contingncia a diferena entre o valor pessimista e o valor esperado do projeto depois das respostas. A quarta possibilidade, usar o valor mximo total das ameaas depois das respostas, deveria ser considerada apenas em projetos nos quais a falha ou interrupo representassem impactos inaceitveis para a organizao. No h uma frmula matemtica para as contingncias e muito menos para as reservas. A contingncia negociada pelo GP com o Patrocinador. A reserva responsabilidade do patrocinador.27

Resumo 1 Anlise Tabular dos Resultados

Esta folha sumariza, de uma forma didtica, os resultados dos trabalhos realizados. Ela se estende para baixo, e o prximo slide mostra sua segunda parte.A parte esquerda do slide mostra a situao do projeto antes das respostasA parte direita do slide mostra a situao do projeto depois das respostasEstaremos usando uma s numerao para cada linha do quadro. O usurio deve lembrar-se de que cada nmero se refere aos dois lados do quadro.O valor acima faz a ponte entre o valor base original do projeto e o valor base depois das respostas. O valor base depois das respostas precisa incluir o custo das respostas, pois esse custo far parte do valor inicial do projeto se forem implementadas as iniciativas recomendadas pela anlise quantitativa. O valor esperado dos riscos, ou seja a soma do valor esperado das ameaas com o valor esperado das oportunidades. No caso mostrado, o valor que antes das respostas era um custo adicional ao projeto transformou-se numa economia.Valor Esperado do Projeto. A soma do valor base do projeto com o valor esperado dos riscos fornece o valor esperado do projeto com riscos. O comentrio na clula depois das respostas reza: Se o fundo desta clula ficar amarelo significa que o projeto ficou pior depois das respostas. Se este comentrio aparecer, ser necessrio reavaliar as iniciativas e seu custo e tomar aes para corrigir alguma impropriedade.Valor Otimista das Oportunidades. Novamente depois das respostas o valor otimista ficou mais favorvel ao projeto.Valor Otimista do Projeto. Este valor a soma do valor base do projeto com o valor otimista das oportunidades. Note que novamente a clula do lado direito exibe o tringulo vermelho no seu canto superior direito que indica comentrio.Valor Pessimista das Ameaas. Pode-se, de novo, notar que o valor depois das respostas tornou-se mais favorvel ao projeto.Valor Pessimista do Projeto. Soma do valor pessimista das ameaas com o valor base do projeto. Clula direita tem comentrio.Valor Mximo das Oportunidades. Novamente depois das respostas este valor mais favorvel ao projeto.Valor de Melhor Caso do Projeto. Valem as mesma observaes feitas para o valor otimista do projeto.Valor Mximo das Ameaas. Repete-se as mesmas observaes sobre a favorabilidade do valor depois das respostas.Valor de Pior Caso do Projeto. So vlidas as observaes anteriores.Estas observaes so importantes e especialmente a ltima que pode ser decisiva para a continuidade do projeto. claro que antes da anlise quantitativa do projeto os key stakeholders no tinham uma viso to clara dos valores dos riscos envolvidos. Esta nova viso tem um valor especial para eles, lhes d a oportunidade de entenderem o risco financeiro do projeto. Este risco junto com uma anlise do risco no cronograma do projeto embasar uma deciso sobre o projeto.Total de Reservas. Este valor ser utilizado pelo patrocinador na deciso de continuar ou no o projeto.28

Resumo 2 Visualizao Grfica da evoluo do Projeto

A parte de baixo da folha Resumo apresenta uma visualizao da evoluo dos diversos valores elaborados para o projeto durante a anlise quantitativa dos seus riscos. Aqui est a evoluo grfica. Na parte inferior do grfico (abaixo do eixo das abscissas) encontram-se os valores das ameaas e acima deste eixo o das oportunidades.A tabela exibe os valores utilizados para construir os grficos.O Gerente do Projeto deve sumarizar aqui suas percepes sobre o projeto antes das respostasAqui o GP coloca suas concluses e recomendaes aos key stakeholders.

Agora podemos sugerir algumas concluses: O projeto depois das respostas apresenta-se com maior viabilidade do que o projeto inicial. Para este projeto fictcio o valor de pior caso depois das respostas cerca 16% menor que o valor de pior caso original.O patrocinador deveria delegar ao gerente do projeto a administrao do custo entre o Valores Pessimista e Otimista do Projeto bem como o uso das reservas contingenciais para atingir este objetivo. Antes do trabalho de anlise quantitativa o valor total das reservas seria, normalmente, estimado entre 10 e 20% do valor base original do projeto. Depois das respostas o Patrocinador poderia se guiar pela diferena entre o Valor Pessimista e o Valor de Pior Caso do projeto para estabelecer a Reserva Gerencial. Ele poderia tambm fazer uma simulao com o Intervalo de Confiana em, por exemplo, 98%; a diferena entre o Valor Pessimista a 90% e o Valor Pessimista a 98% poderia ser usado pelo patrocinador como um dos componentes do valor da reserva gerencial. O patrocinador teria ento que usar sua experincia/conhecimentos para determinar o valor a ser a adicionado a esse para compor a reserva gerencial. No projeto fictcio quila, o Patrocinador decidiu fixar sua reserva gerencial em R$ 50.000 e o total das reservas ficou em R$ 86.675. 29

Comparao Grfica das Distribuies

A comparao grfica entre as distribuies das Ameaas antes e depois das respostas expe o comportamento esperado da distribuio depois do tratamento quantitativo. Como se pode ver a distribuio apresenta muito mais iteraes em que nenhuma ameaa ocorre, explicitado pela diferena entre as porcentagens mximas atingidas em suas respectivas curvas. Antes das respostas em quase 100% das iteraes ocorreu alguma ameaa. J depois, em apenas 50% delas ocorreu alguma ameaa.No caso das oportunidades a comparao grfica mostra um comportamento exatamente inverso. Inicialmente em pouco mais de 20% das iteraes ocorreu alguma oportunidade. Porm depois das respostas em quase 100% das iteraes ocorreu alguma oportunidade.30