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2º ENCONTRO DE GESTÃO ADMINISTRATIVA
COORDENADORIA DE ADMINISTRAÇÃO
Centro de Gestão de Documentos
Entendendo a Tabela de Temporalidade
de Documentos
SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE 1986
SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE RODÍZIO ESTADUAL
SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE RECICLAGEM
SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE
SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE
SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE
SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE
SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE
SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE
SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE
SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE
SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE
SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE
SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE
SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE
SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE INSTITUTO GEOLÓGICO
SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE
SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE
SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE
SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE
SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE
SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE
FONTES HISTÓRICAS
24/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
DOCUMENTOS PESSOAIS
24/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
LEGISLAÇÃO
Decreto 29.838/1989: Dispõe sobre a constituição de Comissão de Avaliação de
Documentos de Arquivo nas Secretarias de Estado e dá outras providências.
Decreto 42.593/1997: Institui o Programa de Recuperação de Bens Históricos,
Artísticos, Culturais e Ambientais do Estado de São Paulo e dá providências
correlatas.
Decreto 48.897/2004: Dispõe sobre os Arquivos Públicos, os documentos de
arquivo e sua gestão, os Planos de Classificação e a Tabela de Temporalidade de
Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo, define normas
para avaliação, guarda e eliminação de documentos de arquivos.
Decreto 48.898/2004: Aprovou o Plano de Classificação e a Tabela de
Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo:
Atividades – Meio.
Resolução SMA 6/2007: Aprovou o Plano de Classificação e a Tabela de
Temporalidade de Documentos da Secretaria do Meio Ambiente: Atividades-Fim.
24/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
POLÍTICA ESTADUAL DE ARQUIVOS E GESTÃO DE DOCUMENTOS
24/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
NORMAS
DIRETRIZES
MÉTODOS
PROCEDIMENTOS FÁCIL ACESSO
PRESERVAÇÃO
GESTÃO
CADA
PROTOCOLO
ARQUIVO
SIC
INTEGRANTES:
POLÍTICA ESTADUAL DE ARQUIVOS E GESTÃO DE DOCUMENTOS
CADA
NEIDE – CA/CGD
ROSANGELA - IG
DOMINGOS - IBT
BUCCI - IF DAVIDSON – CA/DOF
DAVIDSON – DOF
IGOR - GSTIC
MARCELO - CG
THEREZINHA - CBRN
VANESSA - CPLA
BIANCA - CEA
ELAINE - CFA
GLORIA – CA/GAB
CPU
RESOLUÇÃO SMA 47/2012 CADA
24/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
GESTÃO DOCUMENTAL
Gestão Documental é o conjunto de medidas e rotinas que garante o efetivo controle de
todos os documentos de qualquer idade desde sua produção até sua destinação final.
24/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
INSTRUMENTOS DA GESTÃO DOCUMENTAL
24/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
PLANO DE
CLASSIFICAÇÃO
TABELA DE
TEMPORALIDADE
SISTEMA
INFORMATIZADO MANUAL DE
NORMAS E
PROCEDIMENTOS
Art. 216. Constituem patrimônio cultural brasileiro os bens de natureza material e imaterial ...
IV - as obras, objetos, documentos, edificações e demais espaços destinados às manifestações artístico-culturais;
DOCUMENTOS = PATRIMÔNIO CULTURAL
24/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
ENTENDENDO A TABELA DE TEMPORALIDADE DE
DOCUMENTOS - TTD
24/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
ELABORAÇÃO DA
TABELA DE TEMPORALIDADE
CLASSIFICAÇÃO
consiste em reconstituir, mediante
pesquisa na legislação, a origem e evolução da
estrutura organizacional e funcional do órgão
produtor dos documentos
LEVANTAMENTO:
realização de entrevistas com
funcionários, para identificar as séries
documentais geradas nos exercícios de suas
competências e atividades.
AVALIAÇÃO:
identificar valores para os documentos
(imediato: administrativo, legal e
fiscal e mediato: histórico, probatório,
informativo) e analisar seu ciclo de vida, com
vistas a estabelecer prazos para sua guarda
ou eliminação.
24/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
ATIVIDADES - MEIO ATIVIDADES - FIM
ATIVIDADES
24/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
DOCUMENTO: Todos os registros de informação, em qualquer suporte, inclusive o magnético ou óptico, produzidos, recebidos ou
acumulados pelos órgãos.
ATIVIDADE: a ação, o encargo ou o serviço decorrente do exercício de uma função.
SUBFUNÇÃO: o agrupamento de atividades afins, correspondendo cada subfunção a uma modalidade da respectiva função.
FUNÇÃO: Atividades que o Estado exerce para a consecução de seus objetivos.
CLASSIFICAÇÃO
24/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
ATIVIDADES - MEIO
1 Organização Administrativa
2 Comunicação Institucional
3 Gestão de Recursos Humanos
4 Gestão de Bens Materiais e Patrimoniais
5 Gestão Orçamentária e
Financeira
6 Gestão de Documentos e Informações
7 Gestão de Atividades
Complementares
24/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
ATIVIDADES-FIM
FUNÇÃO:
11 – Gestão da Política Ambiental do Estado
11.1 Conservação, proteção e melhoria do meio ambiente
11.2 Formação e capacitação em meio ambiente
11.3 Criação, regulamentação, reenquadramento e gestão das unidades de conservação e proteção
11.4 Promoção do manejo da biodiversidade e preservação do patrimônio natural e cultural
11.5 Licenciamento, regularização de atividades e fiscalização ambiental
11.6 Gestão de riscos ambientais
24/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
CLASSIFICAÇÃO
DOCUMENTAL
24/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
TIPOS DE
DOCUMENTOS
• Documentos em curso ou que se conservam junto às unidades produtoras em razão de sua vigência e da frequência com que são por elas consultados.
CORRENTE
• Documentos com uso pouco frequente que aguardam prazos de prescrição e precaução nas unidades que tenham atribuições de arquivo nas Secretarias de Estado.
INTERMEDIÁRIO
• Documentos com valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
PERMANENTE
24/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
PLANO DE CLASIFICAÇÃO
TABELA DE TEMPORALIDADE
• Instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo.
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO
• instrumento resultante da avaliação documental, aprovado por autoridade competente, que define prazos de guarda e a destinação de cada série documental.
TABELA DE TEMPORALIDADE
24/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DECRETO 48.898/2004
24/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO RESOLUÇÃO SMA 6/2007
24/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
TABELA DE TEMPORALIDADE DECRETO 48.898/2004
24/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
TABELA DE TEMPORALIDADE DECRETO 48.898/2004
24/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
TABELA DE TEMPORALIDADE RESOLUÇÃO SMA 6/2007
24/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
ÍNDICE DECRETO 48.898/2004
24/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
ÍNDICE RESOLUÇÃO SMA 6/2007
Centro de Gestão de Documentos
FUNÇÃO: Gestão de Bens Materiais e Patrimoniais SUBFUNÇÃO: Controle de compras, serviços e obras ATIVIDADE: Aquisição de bens materiais e patrimoniais SÉRIE DOCUMENTAL: Processo de aquisição de material de consumo DATAS-LIMITE: 1987 / 1991 QUANTIDADE: 100 caixa (14,0 m/l) OBSERVAÇÕES COMPLEMENTARES: 10 PROCESSOS Total de caixas: 100 caixas Total de metros lineares: 14,0 m/l
RELAÇÃO DE
ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
24/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
Racionalização do espaço, redução da massa
documental
Racionalização da produção e do fluxo de
documentos
Agilidade na recuperação dos documentos e das
informações
Eficiência administrativa
Preservação da memória
OBJETIVOS
24/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
94.310
PROCESSOS
5.371
CAIXAS
DE ARQUIVO
132
ESTANTES
750 M
2 VOLTAS E MEIO NO ESTÁDIO
DO MARACANÃ
16.205 Kg
17 CARROS FIAT UNO
ELIMINAÇÃO DE
DOCUMENTOS
24/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
ENQUANTO NÃO HÁ MUDANÇA DE
COMPORTAMENTO, NÃO HOUVE
APRENDIZAGEM.
24/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
OBRIGADA
Maria Geruseneide Silva de Jesus
Contatos:
Fone: 3133-3965
apresentação e legislação disponível em:
www.ambiente.sp.gov.br/ca
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