Escritorios Virtuais - Modo de Usar

Como reduzir custos e ganhar qualidade em seus negcios de forma inteligente

ESCRITRIOS VIRTUAIS: INDICAES E MODO DE USAR

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Se voc comeou a ler este texto porque, provavelmente, est se perguntando se a contratao de um Escritrio Virtual pode ajud-lo em suas atividades profissionais. Mas, sem nunca ter usado esse servio e sem conhecer algum que j o tenha feito, como ter certeza?

Este documento foi preparado para auxili-lo a compreender o que so e como funcionam os Escritrios Virtuais. Exemplos de utilizao o ajudaro a decidir se esse servio lhe poder ser til, seja reduzindo custos, seja viabilizando novos negcios.

VIAGENSCUSTOS

FUNCIONRIOS

CLIENTES

ATENDIMENTO NEGCIOS INFRA-ESTRUTURAEstamos certos de que voc encontrar aqui boas idias. Escritrios Virtuais podem ser a soluo que voc esperava! Ns, da Espao 2D, estamos disposio para atend-lo. Esperamos t-lo em breve como nosso cliente.

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Escritrios Virtuais: o que so?Voc est comeando um novo negcio ou atividade e no pretende gastar muito? J est estabelecido e analisa a viabilidade de se expandir buscando novos clientes? Busca otimizar custos para melhor enfrentar a concorrncia? Em qualquer destas situaes, voc ir se deparar com os custos que envolvem a montagem e manuteno de um escritrio: aluguel, condomnio, despesas de luz e telefone, custos de pessoal, infra-estrutura (fax, computadores, mobilirio)... Muitas vezes esses custos podem reduzir sua competitividade ou at inviabilizar seus planos. E que tal ter um escritrio completo sem investir um tosto e pagando apenas pelo que usar?

Escritrios Virtuais (tambm chamados Centros de Negcios) so empresas que disponibilizam a infra-estrutura de um escritrio endereo fsico, pessoal, mobilirio, atendimento telefnico, salas de trabalho, servios de apoio administrativo etc. a outras empresas e profissionais para os quais os investimentos e despesas necessrios montagem de um escritrio prprio no se justificam. Escritrios virtuais proporcionam a empresrios, profissionais e empreendedores uma soluo inteligente, flexvel e econmica para seus negcios. Por isso so um sucesso na Europa e Estados Unidos, onde so largamente utilizados por vrios tipos de clientes. Aqui no Brasil, os Escritrios Virtuais comeam a se popularizar, j que se adaptam perfeitamente personalidade criativa de nossos empreendedores. Economia

Escritrios VirtuaisFlexibilidade

Inteligncia

Mas como um Escritrio Virtual por dentro? Um Escritrio Virtual muito parecido com um escritrio convencional: existe uma recepo, uma central de atendimento telefnico, salas de trabalho ou de reunies, equipamentos de apoio, como fax, impressora, scanner etc. Ao contrrio de um escritrio comum, entretanto, essas facilidades so colocadas disposio de outras empresas e profissionais. Ao compartilhar o uso dessa infra-estrutura, o Escritrio Virtual pode oferecer um servio de qualidade por um custo normalmente inferior ao que o cliente teria se tivesse ele prprio que adquirir e manter todos esses recursos. A Espao 2D est localizada em um prdio moderno, na Zona Sul do Rio de Janeiro. Possui uma central telefnica atendida por cabo ptico, recepo de alto padro e salas mobiliadas para 2, 4 ou 6 pessoas com acesso internet em banda larga, telefone e ar-condicionado central. Disponibilizamos tambm servios tpicos de um escritrio convencional como fax, cpias, impresso e digitalizao de documentos, gravao de CDs, recebimento e envio de correspondncias e encomendas, entre outros. 2


Escritrios Virtuais: como funcionam?Conforme vimos, um Escritrio Virtual tpico um espao, similar a um escritrio convencional, onde se disponibilizam diversos servios para os clientes. A seguir apresentamos alguns dos servios mais comuns, oferecidos pela Espao 2D.

Atendimento TelefnicoA Espao 2D dispe de uma central telefnica atendida por cabo ptico, onde so recebidas as chamadas destinadas aos clientes. Essas chamadas podem ser redirecionadas a um outro telefone (que pode ser at mesmo um celular), como se fosse uma transferncia de ramal dentro de um mesmo escritrio. Ou ento, se for definido pelo cliente, apenas anotaremos os recados para posterior comunicao. A figura a seguir mostra como o atendimento telefnico pode feito pela Espao 2D, para clientes do Plano Bsico.

Bom dia! Em que posso ajud-lo?

1Ligao para o nmero do Plano Bsico, disponibilizado pela Espao 2D

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X3 4

Nosso atendente deixa a ligao em espera e contata o cliente

Caso autorizado pelo cliente, nosso atendente transfere a chamada e desliga

O cliente segue Como opo, o atendente na linha, com a pode apenas anotar o recado, ligao transferida repassando-o ao cliente oportunamente

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Atendimento Telefnico Personalizado com Nmero ExclusivoAlguns clientes podem desejar possuir um nmero exclusivo, no compartilhado por nenhum outro cliente do Escritrio Virtual. Esse nmero pode ser usado em cartes de apresentao, na pgina do cliente na internet e em qualquer outra situao em que se queira identificar o escritrio, filial ou representao da empresa ou profissional que contratou a Espao 2D. Em adio, a contratao de um nmero exclusivo permitir que nosso atendente receba a chamada com uma frmula personalizada de atendimento (por exemplo: Empresa Novos Horizontes, bom dia!) Do mesmo modo que no Plano Bsico, as chamadas recebidas podem ser redirecionadas a um outro telefone ou serem apenas atendidas, sendo eventuais mensagens anotadas para posterior comunicao ao cliente. A figura a seguir mostra um exemplo de atendimento telefnico personalizado feito pela Espao 2D.

Escritrio Dra. Patrcia Mello, bom dia!

1Ligao para o nmero exclusivo, disponibilizado pela Espao 2D

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X3 4

Nosso atendente deixa a ligao em espera e contata o cliente

Caso autorizado pelo cliente, nosso atendente transfere a chamada e desliga

O cliente segue Como opo, o atendente na linha, com a pode apenas anotar o recado, ligao transferida repassando-o ao cliente oportunamente

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Aluguel de SalasEm muitos negcios imprescindvel possuir um espao fsico: uma sala para trabalho, encontros profissionais ou reunies. Idealmente, esse local deve ser bem localizado (silencioso e indevassvel), confortvel (bem mobiliado e com ar-condicionado central), com toda a infraestrutura (telefone, fax, internet), em um prdio moderno e seguro com garagem e prximo a pontos de transporte pblico (nibus e metr). Um local assim proporciona maior produtividade e um ambiente propcio ao fechamento de negcios. Mas tem um grave problema: caro! A no ser que se trate de um Escritrio Virtual, como a Espao 2D.

Sala Executiva Espao 2D

Uma sala comercial ou um escritrio profissional de alto padro pode custar caro, a no ser que seja contratado junto a um Escritrio Virtual.

Empreendedores com negcios no Rio de Janeiro em carter temporrio ou eventual; empresas que querem abrir uma filial carioca mas que gostariam de testar o mercado antes de investir em um escritrio prprio; profissionais que trabalham em casa ou junto a clientes e precisam esporadicamente de uma sala para tratar de assuntos profissionais... So muitos aqueles que podem se beneficiar do aluguel de salas de uma empresa de escritrios virtuais. A Espao 2D possui salas para 1 ou 2 pessoas (Personal), at 4 pessoas (Executiva) e at 6 pessoas (Master) cujo uso pode ser agendado a critrio do cliente: seja por apenas 1 hora ou at por vrios meses. Para isso, basta que o cliente ligue para a Espao 2D. Em caso de disponibilidade, a sala e o perodo solicitados sero automaticamente reservados.

O uso de salas para 1 ou 2 pessoas (Personal), at 4 pessoas (Executiva) e at 6 pessoas (Master) pode ser agendado com a Espao 2D pelo perodo que o cliente desejar.

Sala Personal Espao 2D

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A Espao 2D possui uma tabela com descontos progressivos: quanto maior o perodo de utilizao mensal, menor o custo-hora cobrado. As salas, elegantemente mobiliadas, possuem ar-condicionado central, telefone e acesso internet em banda larga (256 kbps), oferecidos sem nus adicional. Estamos instalados em um prdio moderno e seguro com estacionamento rotativo. Durante o perodo de reserva das salas, podemos oferecer como cortesia uma vaga de estacionamento no interior do prdio. Alm disso, os clientes podero solicitar servios de apoio tpicos de um escritrio convencional, como impressora, scanner, gravador de CD entre outros, pagando apenas pelo que for utilizado. Durante as pausas de trabalho, gua gelada e cafezinho estaro disposio.

Sala Master Espao 2D

A Espao 2D possui uma tabela com descontos progressivos: quanto maior o perodo de utilizao mensal das salas, menor o custo-hora cobrado.

Outros ServiosO Plano Bsico ofertado pela Espao 2D disponibiliza outros servios que podem ser teis para alguns clientes. Nosso endereo poder ser usado como endereo comercial e/ou profissional no Rio de Janeiro ( vedado, contudo, seu uso como domiclio fiscal ou tributrio). Essa opo particularmente til para clientes que trabalham em casa ou esto sediados em outras cidades e estados. Recebemos fac-smiles 24 horas por dia (cobrados apenas aps a 10 folha recebida no ms) e os reenviamos via fax ou e-mail, ou os guardamos para retirada pelo cliente. Podemos receber correspondncias e encomendas, reenviando-as a outro endereo ou armazenando-as para posterior retirada pelo cliente. Tambm oferecemos endereos de e-mail com extenso @espaco2d.com.br. 6

Dois de Dezembro Office Tower


Escritrios Virtuais: modo de usarPara melhor esclarecer como voc pode se beneficiar com a contratao de um servio de Escritrios Virtuais, apresentamos a seguir quatro exemplos fictcios, que buscam ilustrar como diferentes profissionais e empresas podem se beneficiar com os servios ofertados por um Escritrio Virtual como a Espao 2D.

Plano Bsico

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Caio tem um emprego fixo em meio-expediente e um sonho: iniciar um negcio prprio. Entusiasta de cinema e fotografia, Caio tem em sua casa todo o equipamento necessrio para transformar seu hobby em uma fonte de renda adicional, fazendo vdeos e ensaios fotogrficos para eventos, casamentos, aniversrios etc. Para iniciar seu novo negcio, contudo, Caio enfrenta alguns problemas: Apresentao profissional da empresa: Caio gostaria de ter um endereo comercial, para dar maior credibilidade ao seu negcio. O aluguel de uma sala representaria um custo indesejado, reduzindo sua competitividade. Assim, ele utiliza seu endereo e telefone residenciais em seu website, bem como em cartes de apresentao e folhetos de divulgao. Isso nem sempre passa a impresso desejada para seu negcio. Atendimento ao cliente: Caio mora sozinho. Sem ter quem atenda suas ligaes durante parte do dia, ele sabe que perder bom nmero de negcios. O celular no uma boa opo (o que fazer caso o celular toque na frente do chefe?) alm de no transmitir a impresso apropriada para uma empresa... A contratao de um escritrio virtual a soluo ideal para Caio. Aderindo ao Plano Bsico da Espao 2D (apenas R$ 100 mensais) ele ter um endereo comercial para envio e recebimento de correspondncias e encomendas, bem como recepo de fax 24 horas por dia. Alm disso, ir dispor de atendimento telefnico em horrio comercial, com anotao de recados e at mesmo, caso seja de seu interesse, redirecionamento de chamadas. Assim, poder falar a partir de seu celular, embora para o cliente tudo se passe como se fosse uma mera transferncia de ramal dentro de um escritrio.

Trs meses depois... Caio est entregando os primeiros trabalhos de sua recmformada carteira de clientes. O telefone e endereo da Espao 2D esto em seu website e anncios em classificados de jornais. Conforme suas instrues, o atendente anota recados at s 14 h (quando Caio est em seu emprego) e transfere para seu celular as ligaes recebidas aps esse horrio. Correspondncias e faxes tambm foram direcionados para o escritrio virtual. Periodicamente, Caio toma o metr para recolh-los na Espao 2D, onde aproveita para tomar um caf e conversar sobre os negcios.

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Vimos como o Plano Bsico da Espao 2D pode ajudar a viabilizar um novo negcio. Profissionais e empresas de diferentes reas como webdesigners, msicos, tradutores, buffets e muitos outros tambm podem se beneficiar desse plano. Agora veremos um exemplo de utilizao do atendimento telefnico personalizado.

Plano Bsico com Atendimento Telefnico Personalizado

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Jlio dono de uma empresa, com sede em Recife, que comercializa peas de artesanato regional. Seus produtos so vendidos em alguns estados do Nordeste. Clientes potenciais na regio Sudeste que acessaram o website da empresa demonstraram insegurana em adquirir seus artigos pela internet. Por isso, Jlio estuda abrir uma representao no Rio de Janeiro. Jlio gostaria de testar o mercado antes de investir na montagem de um escritrio e na contratao de pessoal, pois teme que os gastos possam no ser recuperados. Uma alternativa seria trabalhar com um representante comercial, porm este precisaria conhecer detalhes dos produtos oferecidos pela empresa, algo que Jlio acredita ser difcil. Idealmente, ele gostaria de atender ele prprio aos interessados, mas sabe que seus possveis clientes no Rio de Janeiro no ligariam diretamente para sua empresa devido s tarifas de DDD. Ao optar por contratar, com a Espao 2D, o Plano Bsico com nmero telefnico exclusivo e atendimento personalizado (apenas R$ 200 mensais), Jlio ter todos os benefcios do Plano Bsico, como endereo comercial para envio e recebimento de correspondncias e encomendas, recepo de fax 24 horas por dia etc., acrescidos de um toque personalizado, pois as chamadas sero atendidas em nome de sua empresa. As chamadas podero ser repassadas para seu nmero no Recife, como se fosse uma transferncia de ramal dentro de um mesmo escritrio. O cliente pagar a tarifa de ligao local. Os custos da ligao transferida sero tarifados pela Espao 2D e cobrados da empresa de Jlio ao final do ms.

Trs meses depois... Jlio j efetuou vrias vendas a clientes na capital carioca, bem como em outras cidades do Estado do Rio de Janeiro. Seu nmero exclusivo (com cdigo de rea 21) est divulgado no website de sua empresa como o telefone da filial carioca. Jlio concluiu que os custos das ligaes transferidas, mesmo tarifadas como DDD e somados mensalidade de R$ 200, so confortavelmente cobertos pelos lucros obtidos. Alm disso, so muito inferiores aos custos que teria com a montagem de um escritrio prprio ou com as comisses pagas a um representante de vendas.

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A contratao de um nmero telefnico personalizado com atendimento exclusivo permitiu a Jlio estender a atuao de sua empresa, aumentando suas vendas, com um custo mnimo. Profissionais atuando no Rio de Janeiro tambm podem se beneficiar de plano semelhante, com a vantagem de poder usar as salas da Espao 2D, como mostramos a seguir.

Plano Bsico com Atendimento Telefnico Personalizado e Aluguel de Salas

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A Dra. Patrcia Mello advogada, com uma sala alugada no Centro da cidade. Durante boa parte do dia, entretanto, suas atividades a mantm fora do escritrio, como idas ao Frum, visitas a clientes, cursos de aperfeioamento etc. Por isso, precisa manter uma secretria para receber ligaes. Nos ltimos meses, Dra. Patrcia tem se questionado sobre os custos de ter um escritrio prprio, j que o utiliza apenas eventualmente. Alm do aluguel, condomnio e salrio de sua secretria, existem os custos de luz, telefone e acesso internet. Como vai ao trabalho de carro, ainda tem que pagar o estacionamento. Alm disso, o prdio onde trabalha velho e barulhento, no causando boa impresso aos clientes. H algumas semanas, um vazamento impede que se utilize o banheiro, enquanto o proprietrio da sala e o sndico do prdio discutem sobre quem deve pagar o conserto... Com Plano Bsico com nmero telefnico exclusivo e atendimento personalizado (apenas R$ 200 mensais) a Dra. Patrcia continua a receber suas ligaes nos horrios em que estiver ausente e ainda pode atender as chamadas quando for conveniente. O endereo da Espao 2D est em seu carto de apresentao e todos os documentos recebidos pelo correio ou fax a ela destinados so guardados para serem retirados quando desejar. Quando necessita elaborar peties, a Dra. Patrcia trabalha em casa. Se contudo, precisar atender seus clientes, poder agendar o uso das salas da Espao 2D para o dia e perodo que desejar, contando com toda a infraestrutura (ar-condicionado central, telefone, acesso internet, servios de apoio). Melhor ainda: no perodo de utilizao das salas a Dra. Patrcia poder deixar seu carro, sem nus, no estacionamento do prdio, com todo conforto e segurana.

Trs meses depois... A Dra. Patrcia devolveu sua sala no Centro, reduzindo enormemente suas despesas. Pode atender seus clientes at mesmo fora do escritrio, pois as chamadas so redirecionadas para seu celular ou seu telefone residencial. Trabalhando em casa, a Dra. Patrcia economiza, alm de poder ficar mais perto dos filhos. Quando necessrio, ela agenda o uso das salas da Espao 2D, seja para receber clientes, seja quando prefere trabalhar com mais privacidade. Sem preocupaes com empregados e vazamentos, gastando menos e passando mais tempo com a famlia, a Dra. Patrcia est mais feliz. 9


Usando as salas da Espao 2D e o servio de atendimento com nmero telefnico exclusivo e atendimento personalizado , a Dra. Patrcia melhorou sua qualidade de vida. No preciso, entretanto, contratar um plano mensal para usufruir de um espao de negcios. As salas da Espao 2D podem ser alugadas em carter eventual, como no exemplo abaixo.

Aluguel de Salas em Carter Eventual

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O Sr. Andr empresrio do setor de informtica em So Paulo. Embora tenha clientes em outros estados, apenas eventualmente o Sr. Andr ou seus funcionrios precisam viajar a negcios. Toda a parte tcnica e administrativa conduzida pela equipe na sede da capital paulista. Quando precisa viajar, contudo, o Sr. Andr sente a falta de um local para reunies de trabalho, seja com clientes, seja para sua prpria equipe. Normalmente, esses servios tm sido executados nos hotis onde seus funcionrios ficam hospedados ou nas sedes dos clientes, o que nem sempre conveniente. Alugar um escritrio em cada cidade est, evidentemente, fora de cogitao... Alugar salas junto a Escritrios Virtuais a soluo ideal para a empresa do Sr. Andr. No Rio de Janeiro, a soluo mais inteligente agendar com a Espao 2D a locao das salas Personal (para 1 ou 2 pessoas), Executiva (at 4 pessoas) e Master (at 6 pessoas), nas datas e perodos necessrios. Todas as salas so mobiliadas em alto padro, dispondo de ar condicionado central, telefone e acesso internet em banda larga. Alm disso, a Espao 2D est situada a apenas 5 minutos do Aeroporto Santos Dumont. Como utiliza txi, o Sr. Andr freqentemente oferece a seus prprios clientes seu direito vaga no interior do prdio da Espao 2D.

Trs meses depois... Os negcios do Sr. Andr no Rio de Janeiro tm evoludo com sucesso. Sua equipe usa as salas da Espao 2D para reunies internas e, muito freqentemente, com clientes. O ambiente mais tranqilo da Zona Sul, com hotis, restaurantes e lazer diversificado, permite que as reunies de negcios prossigam em almoos e jantares nas proximidades dos escritrios da Espao 2D. Os custos so pequenos e plenamente compensados pelos negcios fechados com os clientes cariocas.

Voc viu como melhorar seus negcios e lucrar usando os servios de Escritrios Virtuais da ESPAO 2D. Estamos disposio para atend-lo e esperamos t-lo em breve como nosso cliente!10


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