Escrituração Fiscal da Folha de Pagamento e das

Obrigações Previdenciárias (EFD-Social) eSocial

O eSocial vem mudar a legislação?

Qual o prazo para o registro de funcionários?

• Art. 5º O empregador anotará na CTPS do empregado, no prazo de 48 horas contadas da

admissão. Portaria M.T.E. nº 41 de 28/03/2007

Obrigatoriedade dos exames médicos?

• Todo trabalhador regido pela CLT, facultativo ao empregado doméstico, deve submeter-se aos

exames médicos ocupacionais, estes obrigatórios na admissão, na demissão e periodicamente no

curso do vínculo empregatício. ( NR – 7) Admissional - deverá ser realizado antes que o

trabalhador assuma suas atividades. Periódico - deverá ser realizado de acordo com os

intervalos mínimos de tempo abaixo discriminados:

O eSocial vem mudar a legislação?

Prazo para comunicação de aviso de férias:

• Art. 135 - A concessão das férias será participada, por escrito, ao empregado, com antecedência de, no

mínimo, 30 (trinta) dias. Dessa participação o interessado dará recibo. (Redação dada pela Lei nº

7.414, de 9.12.1985)

Pagamento de Rescisões:

• Até o primeiro dia útil imediato ao término do contrato; ou

• Até o décimo dia, contado da data da notificação da demissão, quando da ausência de aviso prévio,

indenização do mesmo ou dispensa de seu cumprimento.

e S o c i a l ? ? ?

Consiste na escrituração digital, de cadastros, da folha de pagamento e das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais relativas a todo e qualquer vínculo trabalhista contratado. O eSocial vem trazer grandes mudanças nos procedimentos internos das empresas, visto que, para aquelas que não trabalham de acordo com os prazos definidos pela legislação, terão que se ajustar, gerando grandes melhorias e agilidade nos resultados. Espera-se que com esta nova sistemática de apresentação de informações, todos os envolvidos reformulem o trabalho interno. O que ocorre atualmente é que os fechamentos (admissões, exames médicos, férias...etc...) são tratados apenas no final do mês, no fechamento a folha de pagamento. A partir do eSocial obrigatoriamente estes eventos – entre outros – terão que ser trabalhados tempestivamente.

As informações a serem prestadas se referem a eventos trabalhistas - como admissões, demissões, folha de pagamento, ações judiciais, retenções de contribuição previdenciária e algumas contribuições previdenciárias substituídas, como as incidentes sobre a comercialização da produção rural.

As informações de eventos trabalhistas serão transmitidas tempestivamente, ou seja, à medida que ocorrerem, em arquivos individuais para cada evento e alimentarão uma base de dados denominada Registro de Eventos Trabalhistas-RET, que representará o histórico laboral do trabalhador.

O que antes era declarado por meio de obrigações isoladas de diferentes órgãos participantes - entre eles, SRF, MPS, MTE, INSS, TST, TRT, Conselho Curador do FGTS e Caixa Econômica Federal - agora passa a ser unificado.

Principalmente as empresas optantes pelo regime tributário Simples Nacional e as Empresas Individuais devem ficar atentas às mudanças, pois elas impactarão definitivamente em seus empreendimentos.

"A intenção futura do SPED Social é formar um banco de dados único que poderá ser acessado tanto por empregadores como trabalhadores.”

Com a informatização dos processos, a admissão retroativa, comum em muitas empresas, acabará. "Com o SPED Social, a empresa terá o ônus de uma multa gerada automaticamente por falta de registro da carteira de trabalho. Caso o empregado não tenha feito o seu exame admissional e seja exposto a riscos no trabalho realizado, serão mais duas multas".

IMPORTANTE:As informações transmitidas para o eSocial, somente serão recebidas se forem ‘validadas’, ou seja, se estiverem corretas.

Desta forma é importante que, desde já, todas as empresas façam um trabalho de conferência e correção das informações dos cadastros de seus trabalhadores. Exemplo: Se houver algum trabalhador que informou número de PIS, CPF ou seus dados cadastrais incorretos, na transmissão para o eSocial, esses dados não serão validados, gerando erros, e consequentemente, não serão recebidos.

Como um dos objetivos é aumentar a fiscalização e arrecadação previdenciária, também é de extrema importância que sejam conferidas e ajustadas também as tabelas de rubricas (proventos, descontos e suas incidências fiscais de acordo com o que determina a Lei 8.212/91 e SEFIP).

A validação das informações será online, na transmissão, não teremos para o eSocial um PVA (Programa Validador), desta forma não poderá ser feita uma pré-validação das informações, por isto é muito importante a consistência das informações a serem transmitidas..

As informações que farão parte da EFD-Social são:

1. Eventos Iniciais – Informações resultantes da relação jurídica entre o empregado e o empregador, tais como admissões, afastamentos temporários, comunicações de aviso prévio, comunicações de acidente de trabalho, entre outros.

2. Eventos Não Periódicos: Admissões, demissões, alterações, afastamentos, ou seja, que não ocorrem com certa periodicidade.

3. Eventos Periódicos: A Folha de Pagamento será transmitida mensalmente e deverá estar consistente com o Registro de Eventos Trabalhistas.

4. Desoneração;

5. Ações judiciais trabalhistas;

6. Retenções de contribuição previdenciária;

7. Algumas contribuições previdenciárias substituídas como as incidentes sobre a comercialização da produção rural, espetáculos desportivos, cooperativas de trabalho, prestação de serviços com cessão de mão de obra, patrocínios a associações desportivas que mantenham equipes de futebol profissional, etc.

Cruzamento de Informações:

- Cadastramento Inicial x CNIS;

- Registro de Funcionário x Folha de Pagamento;

- Afastamento Temporário x Registro de Empregado;

- Débito Previdenciário x Recolhimento Trabalhador;

- Serviço Prestado x Serviço Tomado;

- Tabela Incidências Empresa x Tab. Inc. Padrão;

Por onde começar???

Com as mudanças trazidas pelo eSocial, alguns processos, não serão mais possíveis, por exemplo, admissão retroativa, aviso prévio retroativo, comuns em muitas empresas. O eSocial impõe uma revisão de processos internos, tanto nas Empresas quanto nos Escritórios Contábeis, que terão a importante função de conscientizar o empresário, sobre esta nova sistemática.As informações transmitidas alimentarão um banco de dados único. Este banco de dados poderá ser acessado tanto por empregadores como trabalhadores. O que antes era declarado por meio de obrigações isoladas de diferentes órgãos participantes - SRF, MPS, MTE, INSS, TST, TRT, CEF - agora passa a ser unificado.

O eSocial envolve uma mudança de rotinas e processos, em conjunto dos empresários, dos escritórios e das empresas de softwares.

O primeiro processo a ser trabalhado é a conscientização dos empresários em relação a origem das informações, ou seja, que não pode mais ocorrer admissão retroativa, informações de movimentação antes de informações de cadastro, entre outros... e que as informações devem seguir os parâmetros e prazos determinados pelo eSocial.

Para esta fase inicial, já está disponível a ‘Qualificação Cadastral’:

- A 'Qualificação Cadastral' deve ser feita manualmente, única e exclusivamente no Portal do eSocial.- Encontra-se disponível no portal do eSocial, layout para geração de informações dos trabalhadores para 'Qualificação Cadastral'. Os arquivos que as empresas transmitirão com as informações para a 'Qualificação Cadastral’ , devem ser gerados utilizando layout padronizado.I M P O R T A N T E:Embora tenha sido disponibilizado layout para geração dos arquivos, não foi disponibilizada opção de importação destes arquivos. Desta forma, mesmo que o sistema de folha de pagamento gere estas informações, as mesmas não poderão ser importadas.

Desta forma, a orientação é inicial é que a Qualificação Cadastral pode ser iniciada no portal do eSocial, onde podem ser qualificados grupos de 10 trabalhadores.

Este procedimento pode ser iniciado para as empresas menores, visto que caso venha ocorrer divergência de dados na qualificação, entre as informações inseridas no portal (CPF, NIS, Data de Nascimento e Nome do Trabalhador), e o CNIS, o ‘empregado’ deverá ser orientado a comparecer a uma agência da CEF para regularização de seu cadastro.

Também devem ser revisados:- Dados Gerais de Cadastro de Empregados: Cargos, Funções,

Horários/Turnos de Trabalho;- Tabela de Incidência das Rubricas utilizadas na folha de pagamento;- Afastamentos Temporários dos empregados;- Lotação dos empregados (Setores);- Cadastro de Obras/Cessões de Mão-de-Obra;

IMPORTANTE:Exames Médicos: As informações disponíveis no Manual do eSocial, sobre ‘ASO - Atestado de Saúde Ocupacional’ ou ‘Exames Médicos’, orientam que deve ser informado para o eSocial apenas o último exame realizado/atualizado. A medida em que os empregados forem fazendo outros exames, deve-se ir atualizando.

Objetivos do eSocial:1. Reduzir as fraudes na concessão de benefícios previdenciários e no seguro desemprego pela implementação de métodos seguros de transmissão e cruzamento de informações.

2. Ampliar a base de arrecadação dos tributos incidentes sobre a remuneração, sem aumentar a carga tributária. Reduzir a informalidade na relação de emprego.

3. Prestação única de informações a todos os ‘entes’ envolvidos e a sua utilização imediata por estes;

4. Acesso as informações depositadas no repositório, pelos empregadores e empregados;

INFORMAÇÕES RECENTES

Envio de eventos em lote: A equipe do SERPRO está empenhada com a performance da mensageria do eSocial. Por isso, está estudando a viabilidade da adoção de envio em lotes de até 50 eventos trabalhistas, quando possível. Um bom exemplo prático de como seria benéfica essa implementação são Férias coletivas. Ao invés de realizar um envio relacionado a cada funcionário, poderá enviar um lote de até 50 colaboradores de uma só vez.

Comprovante de envio: A intenção é que funcione de forma semelhante ao que acontece com a Nota Fiscal eletrônica, o evento PROC. A grosso modo, trata-se de um código que é acrescentado ao XML, comprovando a autenticação e o recebimento do XML pelo órgão receptor.

Sistema de funcionamento assíncrono: Inicialmente, a eSocial deverá funcionar de forma assíncrona, porém, no horizonte do projetovislumbra-se a sistemática síncrona. Sobretudo, até pela magnitude da mudança, ela somente poderá ocorrer após um período de avaliações de performance com respostas positivas.

Qualificação de cadastros de trabalhadores: A previsão é de que este serviço esteja disponível ao final do ano de 2013. Isso torna os prazos do projeto bastante curtos. Por isso, possivelmente, o cronograma do projeto deverá ser alterado em relação ao publicado na Ato Declaratório Executivo SUFIS 05/2013.

Entretanto, a recomendação é para que todas as empresas mantenham ativos seus projetos de eSocial, seguindo os prazos legais vigentes.

Independência de períodos: Em princípio, o fato de uma folha de pagamentos estar aberta não impedirá que outra também seja aberta. Se isso se concretizar, não será necessário fechar um período para abrir o seguinte.

Integração entre eSocial e DCTF Web: Os esforços são para que a eSocialesteja integrada ao futuro DCTF Web. Se isso se confirmar, provavelmente, será através desta funcionalidade que será fechado o período de cada folha de pagamentos.

Estas novidades apontadas acima são possibilidades debatidas no grupo de trabalho do projeto piloto da eSocial, e que eles só se consolidação através de normatizações legais publicadas pelos órgãos responsáveis. Assim, recomenda o acompanhamento constante do projeto através do portal oficial do projeto, além dos entes estatais envolvidos no projeto.

WebService

Web service é uma solução utilizada na integração de sistemas e na comunicação entre aplicações diferentes. Com esta tecnologia é possível que novas aplicações possam interagir com aquelas que já existem e que sistemas desenvolvidos em plataformasdiferentes sejam compatíveis.

Os Web services são componentes que permitem às aplicações enviar e receber dados em formato XML. Cada aplicação pode ter a sua própria "linguagem", que é traduzida para uma linguagem universal, o formato XML.

Para as empresas, os Web services podem trazer agilidade para os processos e eficiência na comunicação entre cadeias de produção ou de logística.

Toda e qualquer comunicação entre sistemas passa a ser dinâmica e principalmente segura, pois não há intervenção humana.

CNIS O que é e para que serve o CNIS? Cadastro Nacional de Informações Sociais.

BASES QUE COMPÕEM O CNISO CNIS é composto de 4 principais bases de dados:

1. Cadastro de Trabalhadores2. Cadastro de Empregadores3. Cadastro de vínculos empregatícios / remunerações do trabalhador empregado e

recolhimentos do contribuinte individual4. Agregados de vínculos empregatícios / remunerações por estabelecimento empregadorOBS.: Empresas devem sincronizar dados dos funcionários com CNIS;

Certificados DigitaisCertificação Digital - Empresa ou escritórios, arquivo ou token (a sugestão seria arquivo, porém é mais caro), arquivo tipo e-CNPJ A1, armazenado no computador.

Bloqueio de Campos;

Validações de Campos;

Treinamento:1. Revendas e Clientes2.Funcionamento operacional e técnico;3.Rotina de Trabalho: Fechamento, Transmissão, Check List.

Envio de informações online, tais como rotinas automáticas de envio ou agendamento;

Procedimentos: Abertura de folha, (matriz, filiais...), fechamento em conjunto arquivos DPPH e outros softwares, permitir enviar arquivos e receber também, trabalhando as informações em conjunto;

Cadastro de Rubricas: Identificadores para eventos;

Alteração de informações já enviadas (Retificação/Última entrega);

Cargos e Funções (Ajustes e Conversões)

Cadastro de Funções Profissiográficas, ou funções informadas no cadastro de funcionários);

PROJETO PH SOFTWARES:

Horários: Modelos (Quadro de horários), vinculo deste para cada empresa;

Processos Administrativo/Judicial -Opção para Cadastro e Manutenção (RAT/FAP);

Movimento Mensal/FolhaEnvio Inicial/Alterações/Exclusão

Pro-Labore, Autônomos, Pessoas Juridicas;

Marcadores Status eSocial –Concluído, Pendente, Enviado...

Formato de Transmissão: Ao gravar já transmite, para isto deverá estar 100%;

Guarda de Protocolos de envio;

Manter bases sincronizadas - DPPH x eSocial;

Opção Vínculos rubricas DPPH x eSocial;Informações relativas a Folha Complementar.

Diante de tudo que se estima em relação aoeSocial, está a previsão de obrigações seremsubstituídas ‘gradativamente (2014/2015)’, quehoje fazem parte da rotina mensal/anual detodos os envolvidos, tais como :

- Livro de Registro de Empregados, Folha dePagamento, GFIP, RAIS, CAGED, DIRF, CAT, PPP,Manad, TRCT, SD/CD;

Cronograma do eSocial:

- Empresas do Lucro Real:Até 30/04/2014 – Envio dos Eventos IniciaisAté 30/05/2014 – Envio dos eventos de mensais de folha e apuração dos tributos.

- Empresas do Lucro Presumido e Simples Nacional:Até 30/09/2014 – Envio dos Eventos IniciaisAté 30/10/2014 – Envio dos eventos de mensais de folha e apuração dos tributos.

- MEI e Pequeno Produtor Rural: Final do 1º semestre de 2014

Substituição da GFIP - A partir da competência 07/2014 para as empresas do Lucro real, e de 11/2014 para as do Lucro Presumido e Simples Nacional.

Substituição da DIRF, RAIS, CAGED e outras informações acessórias - A partir de 01/2015.

Entrada do módulo da reclamatória trabalhista - A partir de janeiro 01/2015.