RESUMO PRÁTICO DA ESTRUTURA DE UMA CARTA COMERCIAL

CABEÇALHO:

Nome do remetente ou da empresa Endereço Código Postal e Localidade Telefone Fax E-mail Logótipo da empresa

ENDEREÇO

Título e nome da pessoa ou empresa Cargo da pessoa na empresa Nome da empresa Rua, número, porta Código Postal e Localidade País

À atenção de ReferênciaAssunto

Data Localidade, Dia, Mês, Ano

Saudação Estimado Senhor

Corpo da carta

Despedida P.S.

Assinatura Nome e Apelidos Cargo na empresa

Anexo CABEÇALHO

Parte superior do papel, ocupando toda a margem superior e, alguns casos, a parte esquerda

Se o remetente for uma empresa, no cabeçalho deve surgir o logótipo ou a marca da referida empresa

REFERÊNCIA

Depois do endereço do destinatário ou antes da saudação, na margem esquerda da folha. Em alguns casos casos aparece na parte direita, antes da data

As referências indicam-se da seguinte forma:o S/ref (sua referência)o N/ref. (nossa referência)

Por vezes, a seguir à referência, escreve-se em português a palavra Assunto, seguida de dois pontos

o Exemplos: Assunto: Encomenda Assunto: Factura nº 6

DATA

Na parte superior direita da folha, debaixo da referência quando esta é colocada do lado direito da carta

Em português deve escrever-se:o Localidade seguida sempre de vírgula (Se o cabeçalho tiver impresso o

nome da localidade não é preciso escrevê-lo na data)o Dia o Mês o Ano

Existem diversas possibilidades:o Loures, 20 deJaneiro de 2006o Loures, 20 Janeiro 2006o Loures, 20/01/06

ENDEREÇO E DESTINATÁRIO

PODE SER UMA PESSOA OU UMA FIRMA COMERCIAL O nome e endereço do destinatário são colocados na parte esquerda da carta

o Título acrescido de nome e apelido da pesoa ou nome da firma comercialo Posição ou cargo da pessoa na empresao Nome da companhiao Rua e númeroo Código Postal e Localidadeo Paíso EXEMPLO: Sr. João Santos Director de Vendas SACSA, S.A. Rua do Mar, nº 38, 2ºA 1600 LISBOA PORTUGAL

Se não conhecemos o nome da pessoa o Refere-se o cargo que ocupa – Ex: Gerente de Vendaso Refere-se o nome do departamento - ExDepartamento de Contabilidadeo Refere-se o nome da empresa – Ex. SACSA S.A.

SAUDAÇÃO

A SEGUIR AO ENDEREÇO DO DESTINATÁRIOExistem várias fórmulas para começar uma carta, dependendo da pessoa a quem é dirigida

TEXTO

O texto é breve com frases curtas É composto por uma série de parágrafos, com as linhas separadas a um ou dois

espaços, consoante a extensão da carta No PRIMEIRO PARÁGRAFO deve-se expor o mais importante NOS PARÁGRAFOS SEGUINTES são especificados os pormenores Se o texto for muito longo e for necessário utilizar mais do que uma folha para

escrever a carta, nunca deverá ser usado o verso da primeira folha No fundo da página da primeira folha será necessário indicar a referida continuação A segunda folha também terá cabeçalho, tal como a primeira, mas as folhas

seguintes não. Nestas deverá constar:o Nome do destinatárioo Número da folhao Data (sempre abreviada)o Exemplo da 3ª folha : Senhor Garcia -3- 20/01/06

NORMAS BÁSICAS PARA ESCREVER UMA CARTA COMERCIAL

REDACÇÃO

Toda a carta comercial deve ser: Clara – simples para que todos a compreendam Concisa – ou seja breve Simples – sem palavras complicadas Correcta – sem utilizar incorrecções ou grosserias

ESTILOS

Pontuação aberta – só é feita pontuação no corpo da cartao Utiliza-se em cartas totalmente alinhadas à esquerda

Pontuação completa – Com as primeiras linhas recolhidaso Utiliza-se em cartas com sinal de parágrafo delimitado

MARGENS

A carta comercial apresenta 4 tipos de margens: MARGEM SUPERIOR – igual ao espaço ocupado pelo cabeçalho mais um

intervalo de três ou quatro linhas MARGEM INFERIOR – depende da extensão da carta MARGEM ESQUERDA – de dois a três centimetros MARGEM DIREITA - um centímetro e meio As carta comerciais devem ser escritas A UM OU DOIS ESPAÇOS,

dependendo do tamanho da letra ou da carta ser muito curta Se entre linhas utilizarmos um espaço, quando se mudar de parágrafo deverão

ser usados dois espaços

CARTAS COMERCIAIS COM PEDIDOS

1.UMA ENCOMENDA DE MOBILIÁRIO

Pedido de 10 cadeiras forradas , Modelo 300 5 mesas castanhas, Modelo 20 4 secretárias, Modelo 210

Pagamento efectuado à recepção da mercadoria (com factura) Solicitar confirmação deste pedido, logo que possível

2.A SOLICITAR UM CATÁLOGO

Mencionar estar interessado na comercialização dos produtos .... dos quais teve referência na última Feira Internacional de ...., realizada ....

Pretende obter mais informações – pedir catálogo

3. A COMUNICAR UM ENVIO DE UM CATÁLOGO

Em resposta à carta, dizer que o envio será feito Referir que para mais informações, contactar a empresa

4. A RECLAMAR DA DETERIORIZAÇÃO DO MATERIAL RECEBIDO

Informar que a encomenda de móveis do dia ....de Janeiro chegou ontem .... em más condições – dizer que causou prejuízo

Mandar lista de artigos danificados Solicitar a substituição dos artigos danificados, com a maior brevidade possível