Daniel Ribeiro dos Santos Bibliotecário/Documentalista – UFF

Maria José Veloso da Costa Santos Professora - UFRJ

ESTUDO COMPARATIVO DA NORMA BRASILEIRA DE DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA (NOBRADE) E O FORMATO DE

ENTRADA MARC 21:contribuição para a descrição e automação

de arquivos com base em padrões biblioteconômicos

•Atividade que evoluiu ao longo de muitos séculos

•Remonta a Antiguidade e está historicamente associada à elaboração de catálogos.

Catálogo da Biblioteca de Nínive - século VII a.C.

Pinakes, organizado por Calimacus de Sirene, na Biblioteca de Alexandria – c.a. 260 a.C-240 a.C.

A DESCRIÇÃO DA INFORMAÇÃO:origens e princípios

A DESCRIÇÃO DA INFORMAÇÃO:origens e princípios

• Bibliotheca Universalis – publicada por Conrad Gesner, em 1534 - dividida em 4 partes - arrolam, alfabeticamente, c. a. de

1800 autores e títulos, produzidos nos primeiros anos da imprensa na Europa, além de uma taxonomia dos saberes da

época e Índice remissivo. (BRADFORD, 1961)

• Catalogue of English Printed Books - publicado pelo bibliógrafo inglês, Andrew Maunsell, em 1595 - conjunto de

regras para descrição - definição da entrada de autores pessoais pelo sobrenome e títulos uniformes para a Bíblia.

• São instrumentos importantes para recuperação, acesso e organização da informação e coleções em unidades de

informação.

• São “[...] um meio de comunicação, que veicula mensagens sobre os registros do conhecimento, de um ou vários acervos, reais ou

ciberespaciais [...] reunindo os registros do conhecimento por semelhanças, para os usuários desses acervos”

(MEY; SILVEIRA, 2009, p. 12).

Os Catálogos

A DESCRIÇÃO DA INFORMAÇÃO:origens e princípios

“Conjunto de procedimentos que, a partir de elementos formais e de conteúdo, permitem a identificação de documentos e a

elaboração de instrumentos de pesquisa”. (CAMARGO; BELLOTTO, 1996, p. 23).

Catálogos de bibliotecas e Instrumentos de pesquisa de arquivos permitem de forma mais direta aos usuários,

rastrear e localizar a informação e a documentação pertinentes.

RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO

A DESCRIÇÃO DOCUMENTAL EM ARQUIVOS

•Norma nacional que preconiza padrões para a descrição documental nos arquivos brasileiros, publicada em 2006, pelo

Conselho Nacional de Arquivos.

•Baseada na International Standard Archival Description (ISAD) (General) (G) - publicada pelo

International Council on Archives

•Utilizada preferencialmente na descrição de documentos da fase permanente, sem restrições de uso quanto ao suporte ou

gênero dos documentos.

A DESCRIÇÃO DOCUMENTAL EM ARQUIVOS:Norma Brasileira de Descrição Arquivística

NOBRADE

A DESCRIÇÃO DOCUMENTAL EM ARQUIVOS:NOBRADE - Estrutura

• 8 áreas com 28 elementos de descrição e 6 níveis de descrição

1. Identificação 2. Contextualização 3. Conteúdo e Estrutura 4. Condições de Acesso e Uso 5. Fontes Relacionadas 6. Notas

7. Controle da descrição 8.

Pontos de Acesso e Indexação de Assuntos.

Acervo da Entidade Custodiadora (nível 0) Fundo ou Coleção (nível 1) Seção (nível 2) Série (nível 3)

Dossiê ou Processo (nível 4) Item Documental (nível 5)

• Admite níveis intermediários de descrição como sexta possibilidade.

A DESCRIÇÃO DOCUMENTAL EM ARQUIVOS:NOBRADE - Estrutura

Diagrama de Níveis de Descrição

A DESCRIÇÃO DOCUMENTAL EM ARQUIVOS:NOBRADE - Estrutura

Fonte: NOBRADE, 1996.

A DESCRIÇÃO DOCUMENTAL EM BIBLIOTECAS:

o formato MARC 21MAchine Readeable Cataloging

• Padrão aberto, mundialmente usado para codificação de registros bibliográficos;

• Concebido nos anos de 1960 como um método de conversão de fichas da Library of Congress (LC) para um formato legível por

máquina, para possibilitar o intercâmbio de registros entre bibliotecas;

• Durante as décadas de 60, 70 e parte dos 80, o formato foi usado para troca eletrônica entre computadores de grande porte, e

gerar fichas catalográficas impressas para unidades de informação.

(MODESTO, 2007).

A DESCRIÇÃO DOCUMENTAL EM BIBLIOTECAS:

o formato MARC 21MAchine Readeable Cataloging

• Possibilita sua implementação, intercâmbio e migração por meio de computadores, favorecendo o

compartilhamento de registros e o fortalecimento de bases de dados cooperativas.

A DESCRIÇÃO DOCUMENTAL EM BIBLIOTECAS:

o formato MARC 21

Uso do formato MARC 21, não prescinde da utilização depadrões específicos para:

• Determinação de pontos de Acesso principal e secundários de um item;

• Descrição; • Classificação;

• Pontos de acesso de assuntos;• Número de localização.

Código de Catalogação; Sistema de Classificação e Vocabulário Controlado

DIFERENÇA PRINCIPAL ENTRE A DESCRIÇÃO EM BIBLIOTECAS E A DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA

• Descrição em bibliotecas

Representação de itens documentais individualmente, sem estabelecer relações entre eles

Descrição em arquivos

Representação de conjuntos documentais, de forma sintética, das características físicas e informacionais do

conjunto.

A PESQUISA

OBJETIVO DA PESQUISA

Comparar a Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE) e o Formato MARC 21, para identificar a compatibilidade entre os dois

padrões para a descrição de documentos e fundos de arquivo.

METODOLOGIA

Método comparativo de pesquisa, que permite perceber semelhanças e diferenças, construir modelos e tipologias e

identificar continuidades e descontinuidades (SCHNEIDER; SCHMIDT, 1998)

Procedimentos

• Seleção dos campos MARC 21 com possível correlação com os elementos de descrição da NOBRADE.

• Confronto dos campos MARC selecionados com os elementos de descrição previstos na NOBRADE, gerando quadros

comparativos.

• 28 elementos de descrição da NOBRADE

• 19 campos do Formato MARC 21

• Total de elementos analisados e comparados: 47

AMOSTRA

Áreas e elementos da descrição segundo a NOBRADE

Áreas da Descrição Elementos e Campos da Descrição

1 Área de identificação

1.1 Código de Referência1.2 Título1.3 Data(s)1.4 Nível de descrição 1.5 Dimensão e suporte

2 Área de contextualização

2.1 Nome(s) do(s) produtor(es)2.2 História administrativa/Biografia2.3 História arquivística 2.4 Procedência

3 Área de conteúdo e estrutura

3.1 Âmbito e conteúdo 3.2 Avaliação, eliminação e temporalidade 3.3 Incorporações 3.4 Sistema de arranjo

4 Área de condições de acesso e uso

4.1 Condições de acesso 4.2 Condições de reprodução 4.3 Idioma 4.4 Características físicas e requisitos técnicos4.5 Instrumentos de pesquisa

Continua...

Áreas e elementos da descrição segundo a NOBRADE

5 Área de fontes relacionadas

Continuação...5.1 Existência e localização dos originais5.2 Existência e localização de cópias5.3 Unidades de descrição relacionadas5.4 Nota sobre publicação

6 Área de Notas 6.1 Notas sobre conservação6.2 Notas gerais

7 Área de controle da descrição7.1 Nota do arquivista7.2 Regras ou convenções7.3 Data(s) da(s) descrição(ões)

8 Área de pontos de acesso e indexação de assuntos 8.1 Pontos de acesso e indexação de assuntos

Campos do Formato MARC 21 Bibliográfico

Líder 351 Organização e arranjo dos materiais

001 Número de controle 355 Controle de classificação de segurança

003 Identificador do número de controle 500 Nota geral

005 Data e hora da última intervenção 505 Nota de conteúdo

008 Campos fixos de dados – Todos os materiais 506 Nota de acesso restrito

040 Fonte da catalogação 520 Nota de resumo

041 Código do idioma 544 Nota de localização de materiais de arquivo

044 Código do país da empresa de publicação ou produção 545 Nota biográfica ou histórica

045 Código de período cronológico 556 Nota de informação sobre documentação

084 Outro número de classificação 561 Nota de histórico de procedência

090 Números de chamada local 565 Nota de características de arquivo

100, 110, 111 - Entrada principal 584 Nota de acumulação e frequência de uso

245 Título 600,610,611, 650 e 651 - Assuntos

300 Descrição física 842 Designação textual de forma física

546 Nota de idioma 852 Localização/Número de chamada

Elementos de Descrição Segundo a NOBRADE

Campos MARC Próximos ou Equivalentes

1.1 Código de Referência 084 Outro número de classificação, ou 090 Número de chamada.

1.2 Título 245 Título

1.3 Data(s) 260 Publicação (subcampo c – data)

1.4 Nível de descrição //////1.5 Dimensão e suporte 300 Descrição física

2.1 Nome(s) do(s) produtor(es) 100,110,111 Autoria e/ou 508 Nota de crédito de produção/criação

2.2 História administrativa/Biografia

545 Nota biográfica ou histórica

2.3 História arquivística 545 Nota biográfica ou histórica

2.4 Procedência 561 Nota de histórico de procedência

3.1 Âmbito e conteúdo 505 Nota de conteúdo3.2 Avaliação, eliminação e temporalidade

505 Nota de conteúdo Continua...

Comparação entre os elementos de descrição da NOBRADE e o Formato MARC 21

////=

Cam

po

não

co

rre

spo

nde

nte

no

MA

RC

21

Elementos de Descrição Segundo a NOBRADE Campos MARC Próximos ou Equivalentes

3.3 Incorporações Continuação...505 Nota de conteúdo ou geral.

3.4 Sistema de arranjo 351 Organização e arranjo dos materiais

4.1 Condições de acesso 506 Nota de acesso restrito

4.2 Condições de reprodução 845 Nota termos reguladores de uso e reprodução

4.3 Idioma 546 Nota de idioma4.4 Características físicas e requisitos técnicos 842 Designação textual de forma física

4.5 Instrumentos de pesquisa 581 Nota de publicações sobre materiais descritos

5.1 Existência e localização dos originais

535 Nota de localização dos originais/duplicatas e852 Localização/Número de chamada

5.2 Existência e localização de cópias

535 Nota de localização dos originais/ duplicatas852 Localização/Número de chamada

Continua...

Comparação entre os elementos de descrição da NOBRADE e o Formato MARC 21

Elementos de Descrição Segundo a NOBRADE

Campos MARC Próximos ou Equivalentes

5.3 Unidades de descrição relacionadas

Continuação....///////

5.4 Nota sobre publicação 581 Nota de publicações sobre materiais descritos

6.1 Notas sobre conservação 500 Nota geral

6.2 Notas gerais 500 Nota geral

7.1 Nota do arquivista 520 Nota de resumo

7.2 Regras ou convenções 520 Nota de resumo

7.3 Data(s) da(s) descrição(ões) 005 Data e hora da última intervenção

8.1 Pontos de acesso e indexação de assuntos

600,610,611, 650 e 651 Assuntos; 700, 710, 711 Entradas secundárias

Comparação entre os elementos de descrição da NOBRADE e o Formato MARC 21

////=

Cam

po

não

co

rre

spo

nde

nte

no

MA

RC

21

Campos Específicos Para Descrição de Documentos de

Arquivo no MARC 21

845 (Nota termos reguladores de uso e reprodução);545 (Nota biográfica ou histórica);561 (Nota de histórico de procedência). 351 (Organização e arranjo dos materiais);533 (Nota de reprodução); 535 (Nota de localização dos originais/duplicatas).

Problemas Identificados•Baixa compatibilidade do elemento de descrição "data" da NOBRADE com o formato MARC 21.

•Necessidade de agrupamento simultâneo de determinados campos da NOBRADE em um mesmo campo MARC.

•Dificuldade de realizar a descrição multinível (fundo, seção, série, subsérie, dossiê/processo e item documental) em um mesmo registro MARC 21, mostrando as relações entre os níveis.

SOLUÇÃO PROPOSTA PARA A DESCRIÇÃO MULTINÍVEL

• Base Minerva/UFRJUtilização do campo de analíticas,

representado por LKR ou campo 773.

Um exemplo do uso desta solução encontra-se na descrição das séries, subséries, etc do Fundo José Feio da

Seção de Memória e Arquivo do Museu Nacional/UFRJ.

• O objetivo principal do presente estudo foi, por meio da comparação de dois padrões, um para descrição em bibliotecas e o outro para a descrição em arquivos

(NOBRADE e MARC21) detectar se a utilização do formato MARC 21 se adequa para a automação de documentos de

arquivo – os objetivos foram cumpridos.

• Os resultados obtidos mostraram que o formato MARC 21 adequa-se para a descrição arquivística - não em total

conformidade com os padrões e elementos de descrição previstos na NOBRADE.

• MARC21 e NOBRADE podem se compatibilizar desde que sejam flexibilizados e que sejam observadas suas

respectivas limitações.

• Pesquisas adicionais devem ser realizadas para a complementação dessa contribuição

REFLEXÕES FINAIS

AMAN, Mohammed. El legado de Alejandro Magno: la antigua biblioteca de Alejandría. La Tadeo, Bogotá, n. 65, p. 30-37, 1. sem. 2001.

BARBOSA, Alice Príncipe. Novos rumos da catalogação. Organização, revisão e atualização de Elza Lima e Silva Maia. Rio de Janeiro: BNG/Brasilart, 1978. 246 p.

BATTLES, Matthew. A conturbada história das bibliotecas. São Paulo: Planeta do Brasil, 2003.

BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. 4. ed. Rio de Janeiro: Fundação Getulio Vargas, 2006.

BOTÃO, Antonio Victor Rodrigues. Recuperação da informação digital: a Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE) na descrição de material imagético. 2011. 91 f. Dissertação (Mestrado em Ciência da Informação) – Universidade Federal do Rio de Janeiro, Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia, Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação, Rio de Janeiro, 2011.

BRADFORD, Samuel Clement. Documentação. Tradução M. E. de Mello e Cunha. Rio de Janeiro: Fundo de Cultura, 1961. 292 p.

REFERÊNCIAS

REFERÊNCIASCAMARGO, Ana Maria de Almeida; BELLOTTO, Heloísa Liberalli. (Coord.). Dicionário de terminologia arquivística. Colaboração: Aparecida Sales Linares Botani et al. São Paulo: Associação dos Arquivistas Brasileiros, Núcleo Regional de São Paulo, 1996. 142 p.

CAMPELLO, Bernadete. Introdução ao controle bibliográfico. 2. ed. Brasília: Briquet de Lemos/Livros, 2006.

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. NOBRADE: norma brasileira de descrição arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2006. 123 p. FERREIRA, Margarida M. MARC 21: formato condensado para dados bibliográficos. Marília: UNESP, 2000. 286 p.

FLOWER, Derek Adie. Biblioteca de Alexandria: as histórias da maior biblioteca da Antiguidade. São Paulo: Nova Alexandria, 2010. 215 p.

FONSECA, Maria Odila. Arquivologia e ciência da informação. Rio de Janeiro: FGV, 2005. 121 p.

MEY, Eliane Serrão Alves; SILVEIRA, Naira Christofoletti. Catalogação no plural. Brasília: Briquet de Lemos/Livros, 2009. 217p.

MODESTO, Fernando. O acervo da biblioteca está redondo, deixe-o em forma com o MARC. Info Home, [São Paulo], abr. 2007. Disponível em: <http://www.ofaj.com.br/colunas conteudo.php?cod=294>. Acesso em: 29 mar. 2013.

REFERÊNCIASSANTOS, Maria José Veloso da Costa. A representação da informação em arquivos: viabilidade de uso dos padrões utilizados na biblioteconomia. Acervo, Rio de Janeiro, v. 20, n. 1/2, p. 57-66, jan./dez. 2007.

SCHELLENBERG, T. R. Arquivos modernos: princípios e técnicas. 6. ed. Rio de Janeiro: FGV, 2006.

SCHNEIDER, S.; SCHMIDT, C.J. O uso do método comparativo nas Ciências Sociais. Cadernos de Sociologia, v.9, p.49-87, 1998.

SOUZA, Brisa Pozzi de; FUJITA, Mariângela Spotti Lopes. Do catálogo impresso ao on-line: algumas considerações e desafios para o bibliotecário. Revista ACB: Biblioteconomia em Santa Catarina, Florianópolis, v. 17, n. 1, p. 59-75, jan./jun. 2012. Disponível em: <http://revistaacb.emnuvens.com.br/racb/article/viewFile/822/pdf_71>. Acesso em: 31 mar. 2013.

ZAFALON, Zaira Regina. Formato MARC 21 bibliográfico: estudo e aplicações para livros, folhetos, folhas impressas e manuscritos. São Carlos: EDUFSCar, 2011. 112 p.

ZAHER, Célia Ribeiro; GOMES, Hagar Espanha. Da Bibliografia à Ciência da Informação: um histórico e uma posição. Ci. Inf., Rio de Janeiro, v. 1, n. 1, p. 5-7, 1972.

Maria José Veloso da Costa SantosBibliotecária aposentada – UFRJProfessora - Curso de Biblioteconomia e Gestão de Unidades de InformaçãoFaculdade de Administração e Ciências Contábeis/UFRJmsantos1402@gmail.com

Daniel Ribeiro dos SantosBibliotecário/Documentalista – Especialista em Políticas de Informação e Organização do ConhecimentoBiblioteca do Instituto Biomédico/UFFdanielrdossantos@yahoo.com.br

OBRIGADO!!!