Aula 4 Descrição Arquivística - Principios de Classificação e Quadro de Arranjo

Descrição Arquivística – Aula 4

A normatização e as diretrizes para a elaboração de instrumentos de pesquisa.

Instrumentos de pesquisa: como chegar a eles. Princípios de classificação e o quadro de

arranjo. Avaliação Individual.

GESTÃO ARQUIVÍSTICA

Aula 4 – Descrição Arquivística


Instrumentos de Pesquisa Instrumentos de pesquisa completam o

trabalho de um arquivo com a finalidade de propiciar o acesso aos documentos, consulta e divulgação do acervo e se apresentam em vários formatos e cada um possui características próprias, que vão atender as necessidades dos pesquisadores


Sub-série2.3Sub-série2.3

Documento/

Processo

Documento subordinado / Ato informacional

Sub-série2Sub-série2

Série3Série3

Documento/

Processo

Seção2Seção2

Sub-série1Sub-série1

Série2Série2

Documento/

Processo



Série1Série1

FundoFundoSeção1Seção1 Seção3Seção3GUIA

INVENTÁRIO

CATÁLOGO

ÍNDICE

Formas de descrição de documentos e acervos.


• Descrição do geral ao particular: apresenta uma relação hierárquica entre as partes e o todo

• Informação relevante para o nível de descrição: as informações devem ser apropriadas para o nível que está sendo descrito.

• Relação entre descrições: identifica o nível de descrição.

• Não repetição de informação: não repetir as informações em níveis diferentes de descrição.

estrutura multinível.


Outros instrumentos de Pesquisa

E online?


Observações importantes:

•Na tarefa de elaboração dos instrumentos de pesquisa é necessário saber, em primeiro lugar, em que nível de sintonia se encontram as atividades de descrição em relação às de classificação.

•Por exemplo: se durante a ordenação interna dos documentos de uma série for possível a anotação das datas-limite, no momento da descrição não será necessário voltar àqueles documentos.

•Infelizmente essa situação nem sempre ocorre e os arquivistas acostumaram-se a descrever a posteriori os conjuntos documentais já classificados.

•Independentemente de se efetuar a descrição no mesmo momento ou após a classificação, é necessário estabelecer uma sistemática de coleta de informações do acervo e de seus documentos.

•A utilização de fichas eficientes, informatizadas ou manuais, é muito importante. Também é fundamental a realização de um bom controle sobre o preenchimento e o processamento das fichas, a fim de se garantir uma padronização rigorosa. •A criação de manuais de preenchimento e a revisão sistemática são imprescindíveis.•Igualmente importante é ter controle do vocabulário e das siglas utilizadas.


Receitinha


Instrumentos de Pesquisa - Como chegar a eles:

• 1 - planejamento e definição de prioridades• 2 - estabelecimento do conteúdo do

instrumento• 3 - preparação para o recolhimento das

informações• 4 - recolhimento das informações• 5 - confecção e divulgação do instrumento de

pesquisa


Passo 1 - planejamento e definição de prioridades:

· escolha do material a ser descrito;· escolha do tipo de instrumento;· definição da forma de divulgação do

instrumento;· definição dos recursos materiais, humanos e

financeiros;· estabelecimento de cronograma;


Passo 2 - estabelecimento do conteúdo do instrumento:

· definição das informações a serem apresentadas;

· definição do modo pelo qual as informações serão

apresentadas;· estabelecimento do sistema de coleta e deprocessamento dos dados;


Passo 3 - preparação para o recolhimento das informações:

· definição dos elementos do sistema informatizado (se for o caso);

· elaboração de fichas para coleta da informação;· elaboração de manuais para o preenchimento das

fichas a fim de se garantir sua correta utilização e a manutenção de um padrão;

· teste das fichas e do manual em uma parte do acervo;

· finalização das fichas e do manual;· treinamento do pessoal técnico responsável pelo

preenchimento das fichas;· escolha de um técnico responsável pelo

preenchimento (será o revisor das fichas, com o objetivo de garantir a padronização das informações);


Passo 4 - recolhimento das informações:· preenchimento das fichas;· revisão das fichas;Passo 5 - confecção do instrumento de pesquisa e divulgação do

instrumento de pesquisa.

Escrever, escrever e escrever.


Normatização da Descrição Arquivistica

• A preocupação com a descrição arquivística é recente, surge por volta do final da década de 1980, com o início do processo de construção de normas de descrição de documentos arquivísticos.

• Em 1992 foi produzida a primeira versão da ISAD(G), sua publicação ocorreu em 1993, sendo decidido que após 5 anos seria novamente revista. Ainda em 1992 foi proposta a elaboração de outra norma, a ISAAR (CPF), porém sua publicação ocorreu somente em 1996.

• A ISAD (G) padroniza a descrição arquivística em fundos como um todo e em suas partes e contém regras gerais que podem servir como base para a criação de normas locais ou ser usada em conjunto destas se já existirem.


Metadados


Metadados



Os princípios de classificação• a classificação é uma representação da realidade

e como tal uma aproximação. É necessário definir níveis de tolerância;– Inesgotabilidade (nenhuma classificação é tão

exaustiva que será capaz de englobar tudo);• Provisoriedade.• a classificação persegue um objetivo;• a classificação tem por trás um mecanismo

classificador que executa as operações necessárias (denominação, hierarquia, subordinação);


• a classificação necessita de um princípio de classificação ou de divisão;

• o princípio de classificação é natural quando é o mais adequado (aproximado) ao conjunto;

AlunosDescrição Arquivísticas

Masculino Feminino

Princípio de Classificação: Sexo


Relações entre Conceitos

• Relação hierárquica (gênero/espécie) – se dois conceitos diferentes possuem características idênticas e um deles possui uma característica a mais do que o outro, então entre eles se estabelece a relação hierárquica ou gênero/espécie.

Árvore

Árvore Frutífera

Árvore de Nozes

macieira pessegueiro amendoeira nogueira



• Relação partitiva (todo/parte) – a relação partitiva existe entre um todo e suas partes.

Árvore

Raízes Tronco Galhos Folhas






Entende-se por arranjo a "seqüência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos de um arquivo ou coleção, utilizando-se diferentes métodos, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido" (ARQUIVO NACIONAL, 2005).

Paes (2005) afirma que as operações intelectuais compreendem a análise dos documentos quanto a sua origem funcional, forma e conteúdo; e as operações físicas referem-se ao acondicionamento dos suportes documentais em locais apropriados e àidentificação dos mesmos para definir sua disposição. O estudo das funções, das atividades e da estrutura da organização produzirá um esquema chamado quadro de arranjo que auxiliará nas atividades intelectuais e físicas de arranjo, realizadas na fase permanente.

Arranjo






• Relações Funcionais – aplicam-se, sobretudo, a conceitos que expressam processos.

Produção → Produto → Produtor → Comprador


Avaliação Individual

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