Aula 3 2013 - DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA 0 GESTÃO ARQUIVÍSTICA FESP-SP

Descrição Arquivís0ca – Aula 3

Formas de descrição de documentos e acervos. Os instrumentos de pesquisa. O perfil de metadados. Aplicando os instrumentos de

pesquisa: divulgação, programas educa0vos e projetos etc.

GESTÃO ARQUIVÍSTICA

Aula 3 – Descrição Arquivís0ca


Aula de hoje: -‐  Diminuição do volume do acervo: ações -‐  A0vidades de descrição: iden0ficar conceitos e gerenciar informações

-‐  Gerenciar informações digitais: metadados, o documento arquivís0co digital, anatomia do objeto digital, e-‐Arq, SIGAD, sistemas de GD e de Descrição Arquivís0ca

-‐  Difusão de arquivos -‐  Revisão para a Avaliação Individual


Arquivo Corrente Arquivo Intermediário

Arquivo Permanente

Valor Primário Primário Secundário

Acesso Restrito aos acumuladores

Restrito aos acumuladores ou com

autorização

Aberto

Conservação Física Centralizada ou Descentralizada

Centralizada Centralizada

Justificativa de conservação

Apoio às atividades cotidianas

Razões administrativas, legais ou fiscais

Pesquisa, administrativa

Volume 100% Sensível diminuição 5-10% do total acumulado

Localização física Próxima ao acumulador Fora do setor de trabalho

Instituição arquivística

Processamento Técnico

Classificação, temporalidade

Temporalidade Arranjo, descrição


A criação ou recepção dos documentos

Proveniência interna Proveniência externa

Arquivos Correntes Possibilidade de

uso alta Conservação nos setores

Avaliação e Eliminação

Arquivo Intermediário Possibilidade de

uso decrescente Depósito

centralizado

Eliminação e Arranjo

transferência

Recolhimento Arquivo

Permanente Valor Secundário

Depósito Centralizado 5 a 10%

O ciclo de vida dos documentos e os arquivos

.

Orgânico



As a0vidades de descrição: 1.   iden6ficar conceitos; 2.   gerenciar informações; 3.  estabelecer controle intelectual; 4.  localizar; 5.  explicar o acervo arquivís0co e; 6.   promover o acesso.


Iden0ficação de Conceitos •  primeira aproximação do documento (ou do conjunto

documental)

•  leitura do documento (quando se tratar de um item documental).

•  Leitura e entendimento dos documentos que fornecem informações gerais sobre a totalidade do conjunto (quando se tratar de níveis de descrição mais abrangentes)

•  avaliação e seleção dos conceitos que se deve reter

•  redação de um resumo


Iden0ficação de Conceitos •  numa apresentação das caracterís0cas Tsicas (inclusive diplomá0cas)

de um ou vários documentos;

–  uma parte introdutória, denominada protocolo, onde se encontram as informações que contextualizam os documentos (data, local, assunto des0natário do ato/do documento, fórmulas de polidez introdutórias, etc). É aqui também que se pode localizar o autor do ato/autor do documento.

–  uma segunda parte, denominada texto, onde se encontram as informações acerca do ou dos atos que deram origem ao documento e do objeto do ato. É aqui que se encontra a razão de ser do documento e se pode iden0ficar o ato consignado por meio de um verbo.

–  uma terceira e úl0ma parte, denominada escatocoio (ou protocolo final), onde se iden0ficam as fórmulas de polidez conclusivas, o redator do documento (responsável pela ar0culação do discurso) e outras intervenções no documento.


Mão na massa


Gerenciar Informações

•  Ter a informação organizada •  Escolher Norma0zação para descrição •  Escolher sistema de gerenciamento de informação






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Relação Hierarquia / Instrumento

Fundo Seção

Subseção Série

Subséries

Guia Inventário Catálogo Índices


•  Descritivos ou intelectual: descrevem e identificam os recursos de informação (Handle, PURL, DC, MARC, HTML Meta tags, vocabulários controlados).

•  Estruturais: facilitam a navegação e a apresentação

dos recursos eletrônicos, linguagens para expressar metadados (SGML, XML, EAD, MOA2).

•  Administrativos: facilita o gerenciamento de longo e

curto prazo e o processamento de coleções digitais (MOA2, CEDARS, OAIS).

Gerenciar o digital: Metadados


•  A especificação e utilização de padrões garantem a existência de um conjunto de informações comuns sobre um determinado tema ou área.

•  Padrões facilitam a compreensão, integração e o uso

compartilhado de informações entre usuários de diferentes formações, níveis de experiências e propósitos.

•  O estabelecimento de padrões implica -

compromisso em usar as terminologias e definições estabelecidas.

Metadados


•  Dublin Core (DC - Dublin Core Metadata Element Set) - dados sobre documentos eletrônicos

•  Government Information Locator Service (GILS) - informações governamentais;

•  Federal Data Geographic Committee (FGDC) - descrição de dados geo-espaciais;

•  Machine Readeble Card (MARC) - catalogação bibliográfica;

•  Consortium for the Interchange of Museum Information (CIMI) - Informações sobre Museus.

•  Spatial Archive and Interchange Format (SAIF) •  Meta Content Format (MCF) •  Text Enconding Iniciative (TEI) •  Electronic Archive description (EAD) •  Resource Description Framework (RDF)

Metadados


Dublin Core Padrão de metadados W3C – composto por 15 elementos: –  Contributor –  Coverage –  Creator –  Format –  Date –  Descrip0on –  Iden0fier –  Language –  Publisher –  Rela0on –  Rights –  Source –  Subject –  Title –  Type


Documento Digital: Informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional. (Glossário da CTDE, 2009)

Documento Arquivístico: Documento produzido (elaborado ou recebido), no curso de uma atividade prática, como instrumento ou resultado dessa atividade, e retido para ação ou referência. (Glossário da CTDE, 2009)


Documento Arquivís6co Digital

Documento Arquivístico digital Documento digital reconhecido e tratado como documento arquivístico.

Documento produzido (elaborado ou recebido), no curso de uma atividade prática, como instrumento ou resultado dessa atividade, e retido para ação ou referência ...

+ ... codificado em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional.

E deve cumprir com as demais características básicas de um documento arquivístico

LACOMBE, 2012.


Documento Arquivís6co Digital

LACOMBE, 2012.


Anatomia do Objeto Digital

FERREIRA, 2006, p. 25.


•  Gestão Arquivística de Documentos: Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente. (Lei 8.159/91); •  GED não é Gestão Arquivística, ficou relacionado à sistema/programa ou tecnologias e não incorporou os referenciais arquivísticos; •  GADD e GEDA.

Gestão de Documentos Digitais: GDD, GADD e GEDA


CTDE do CONARQ Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos Criação: 1995 Objetivo:

Sugerir normas, procedimentos técnicos e instrumentos legais, para a gestão arquivística e a preservação dos documentos digitais das instituições públicas e privadas. Composição multidisciplinar.

Representantes especialistas de vários setores do governo e da sociedade civil.

Resultados e publicações.


e-‐ARQ Brasil

Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Ge s t ão A rqu i v í s t i c a de Documentos, elaborado pela C â m a r a T é c n i c a d e Documentos Eletrônicos do C o n s e l h o N a c i o n a l d e Arquivos.


SIGAD

O SIGAD é um conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado por computador.

Um SIGAD pode ser composto por software único ou vários softwares integrados, adquiridos ou encomendados. Entretanto, seu sucesso dependerá da implantação prévia de um programa de Gestão Arquivística de Documentos.


SIGADs/Repositórios/Descrição

SIGAD: Fases

corrente e intermediária

Descrição arquivís0ca: SepiaDES, ICA-‐AtoM, etc.

Repositórios Digitais: DSpace, Fedora, Eprints e ARCHIVEMATICA

(OAIS)

Instrumentos de pesquisa: Guias, catálogos, inventários, etc.


Sistemas de GD Nuxeo DM Sistema de Gestão Documental open source desenvolvido com a plataforma Nuxeo Enterprise - <http://www.nuxeo.com/en/products/document-management> KnowledgeTree Conforme o website trata-se de um software de Gestão Documental (DMS) open source capaz de ligar pessoas, idéias e processos - <http://www.knowledgetree.com/pt> Agorum Core Sistema de Gestão Documental (DMS) Open Source desenvolvido pela empresa Alemã Agorum Software GmbH. Disponibiliza duas versões: Agorum Core OS e Agorum Core Pro - <http://www.agorum.com>. Alfresco Sistema Gerenciador de Documentos que possui três funcionalidades principais: Gestão Documental (DMS), Gestão de Conteúdo Web (CMS) e Colaboração (Share) - <http://www.alfresco.com>.


Archivista Box Sistema de Gestão Documental (DMS) Open Source desenvolvido pela empresa

alemã Archivista GmbH e possui integração com um Sistema Integrado de Gestão Empresarial (ERP)- <http://www.archivista.ch/en>;

Maarch Sistema de Gestão Documental (DMS) open source desenvolvido pela empresa

francesa Maarch SAS. Conforme seu website caracteriza-se por ser um conjunto de ferramentas e soluções para gestão e arquivamento de documentos - <http://www.maarch.org/en>.

Owl Intranet É um Sistema de Gestão Documental (DMS), porém, tem como principal aplicação

um repositório de documentos multi-usuário (knowledgebase). De acordo com seu website, é voltado para a publicação de arquivos e documentos web em grandes e pequenas empresas, bem como em corporações on-line - <http://www.owl.anytimecomm.com>.

Sistemas de GD


Descrição Arquivís6ca: Sepiades e ICA-‐AtoM

A Descrição Arquivística, uma das 7 funções arquivísticas* de COUTURE (1999), é o ato de descrever e representar informações contidas em documentos e/ou fundos de arquivo, gerando instrumentos de pesquisa (guias, catálogos, inventários, índices, repertórios, edições de fontes, etc.), os quais explicam os documentos de arquivo quanto à sua localização, identificação e gestão, além de situar o pesquisador quanto ao contexto e os sistemas de arquivo que os gerou, enriquecem o documento arquivístico para o pesquisador. As atividades de descrição são importantes em um arquivo porque garantem a compreensão do acervo arquivístico.

* Produção, Classificação(Arranjo), Avaliação, Aquisição, Descrição,

Preservação e Difusão.


Descrição Arquivís6ca: Sepiades e ICA-‐AtoM

SepiaDES Software com código aberto, para a descrição de fotografias e que permite a

inclusão de metadados, possui funções de descrição multinível (árvore hierárquica), armazenamento de registros em formato XML (eXtensible Markup Language); função de exportação de acordo com o recomendado pelo mapeamento no relatório consultivo, implementação do Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting (OAI-PMH)

ICA-AtoM É o acrônimo de Access to Memory. O projeto do software resulta de um esforço de colaboração entre o ICA e alguns parceiros e patrocinadores. Destaques: - Total conformidade às normas do ICA; - Apoio para outras normas relacionadas, incluindo EAD, EAC, METS, MODS, Dublin Core; - Aplicação concebida inteiramente para ambiente web; - Interfaces multilingues; - Catálogo multi-institucional; - Interfaces com repositórios digitais.


SEPIADES

O SEPIADES é um software livre de licença de uso que serve para a documentação de arquivos fotográficos digitais. http://www.ica.org/download.php?id=1265

Requer JAVA;


ICA-‐AtoM

ICA-AtoM é um projeto colaborativo com a missão de prover a comunidade arquivística internacional com um software aplicativo gratuito e de código-fonte aberto para gerenciamento de descrição arquivística, em conformidade com os padrões do Conselho Internacional de Arquivos (ICA).

www.ica-atom.org Requer LAMP ou WAMP


Difusão de Acervo

Ao desenvolver uma reflexão acerca da disciplina arquivís0ca e da atuação profissional na área, Garcia (1996) caracteriza a difusão como uma prá0ca arquivís0ca que deve “desarrollar, de forma prác6ca, el derecho de los ciudadanos a acceder a la cultura, recogiendo la an6gua aspiración decimonónica de instruir al público”. Conseqüentemente, para alcançar este fim, a difusão arquivís0ca deve proporcionar aos usuários conhecimento do acervo existente; do contexto da produção documental, ou seja, do organismo produtor, e; da importância do tratamento de acervos arquivís0cos e das ins0tuições e profissionais que o fazem.


•  Três enfoques para difusão de acervo: o cultural, o editorial e o educa0vo.


A difusão cultural é promovida através de palestras, debates, lançamentos de obras, eventos populares, comentários na imprensa, filmes, documentários, folhetos publicitários, exposição de documentos, entre outras ações. A difusão editorial ocorre com a publicação do conteúdo do acervo, das a0vidades e dos programas, através da publicação de catálogos informa0vos, manuais, edições comemora0vas, publicações que referenciam o acervo, entre outras inicia0vas. A difusão educa6va é desenvolvida com a realização de exposições a estudantes no arquivo, reprodução de documentos, visitas guiadas aos arquivos, entre outras ações devidamente planejadas.






A internet na difusão •  Vantagens ob0das no uso da Internet como mecanismo de difusão: –  na disponibilização de informações arquivís0cas a diferentes usuários, ao mesmo tempo a qualquer hora ou lugar;

–  redução de custos de publicação, uma vez que a edição de páginas, em nível básico, não é diTcil nem cara e;

–  a preservação dos documentos sem impedir a consulta, pois além de informações sobre o acervo pode disponibilizar inclusive peças ou conjuntos documentais digitalizados.


Mão na massa


Para realizarem o trabalho (avaliação) na próxima aula, não esqueçam


Propósito da Descrição

Segundo a Society of American Archivists (2002), seu propósito é o de Iden&ficar, Gerenciar, Estabelecer controle intelectual, Localizar, Explicar o acervo arquivís0co e Promover o acesso.

Envolvimento?


Há quatro regras fundamentais que devem ser aplicadas para estabelecer a relação hierárquica entre as descrições:

–  Descrição do geral ao par6cular: apresenta uma relação hierárquica entre o todo e as partes.

–  Informação relevante para o nível de descrição: as informações devem ser apropriadas para o nível que está sendo descrito.

–  Relação entre descrições: iden0fica o nível de descrição.

–  Não repe6ção de informação: não repe6r as informações em níveis diferentes de descrição.


Um instrumento é uma escolha

•  instrumentos arquivís0cos de referência não são ferramentas neutras e sim textos culturais, historicamente situados em um determinado tempo e espaço, envoltos por intencionalidades e ideologias que incluem e excluem o que se enfa0za e o que se ignora.

•  ...


Os instrumentos de Pesquisa •  Belloqo (2004) apresenta as formas tradicionais dos instrumentos arquivís0cos de

referências:

– a) o “guia”, de acesso fácil para o grande público por ter linguagem abrangente e popular. O guia é apresentado como o primeiro instrumento que deve ser consultado pelo pesquisador;


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Relação Hierarquia / Instrumento

Fundo Seção

Subseção Série

Subséries

Guia Inventário Catálogo Índices


•  Sob a perspec0va da arquivís0ca integrada, um programa descri6vo inicia-‐se com a classificação, que alcança o primeiro nível do processo (planos ou esquemas de classificação). O segundo acontece com a avaliação (tabela de temporalidade); e o terceiro e mais detalhado ocorre nos arquivos permanentes (guias, inventários, etc.) (LOPES, 2000).


Referências (1-‐2) •  ARELLANO, Miguel Angel Mardero. Critérios para a preservação digital da informação científica. 2008. 356 p. Tese (Doutorado em

Ciência da Informação). Universidade de Brasília, Departamento de Ciência da Informação. Disponível em: <http://bdtd.bce.unb.br/tedesimplificado/tde_busca/arquivo.php?codArquivo=4547>

•  CCSDS - CONSULTATIVE COMMITEE FOR SPACE DATA SYSTEM. Reference Model for Open Archival Information System (OAIS): recommendation. Washington, 2002. 139 p. Disponível em: <http://public.ccsds.org/publications/archive/650x0b1.pdf>.

•  CENADEM. O GED, plataforma e Software Livre. Jornal Mundo da Imagen. No 60, Nov/Dez, 2003, p. 1 – 9.

•  ___. Tecnologias de GED / CENADEM. [on-line] 2005. <http://www.cenadem.com.br/ged04quadro.php> [Consultado em outubro de 2005]

•  CHARÃO, Andrea Schwertner, FLORES, Daniel, SANTOS, Flaviane Cezar dos. Análise de produtos para gerenciamento eletrônico de documentos. 2002. [On-line] <http://www.cinform.ufba.br/iv_anais/artigos/TEXTO09.HTM>

•  CIA – Conselho Internacional de Arquivos. Documentos de Arquivo Electrónicos: Manual para Arquivistas. Estudo no 16 – Manual para Arquivos Electrónicos, Abril de 2005. Tradução do original: “Electronic Records: A Workbook for Archivists (ICA Study 16)”, disponível on-line: http://www.ica.org/biblio/ICAEstudo16_PT_4.pdf.

•  CONDE, Maria Luisa. Os Sistemas de Gestão de Documentos e as Novas Tecnologias. 2005. IV Seminário Internacional de Arquivos de Tradição Ibérica. ALA – Associação Latino Americana de Arquivos. 24-28 Out.05. Lisboa.

•  COUTURE, Carol, MARTINEAU, Jocelyne, DUCHARME, Daniel. A formação e a pesquisa em Arquivística no mundo contemporâneo. Trad. Luis Carlos Lopes. Brasília: FINATEC, 1999. 190 p.

•  DODEBEI, Vera. Repositórios institucionais: por uma memória criativa no ciberespaço. In: SAYÃO et al. (Org.). Implantação e gestão de repositórios institucionais: política, memória, livre acesso e preservação. Salvador : EDUFBA, 2010. p. 83-106.

•  FLORES, Daniel. Análise do Programa de Legislação Educacional Integrada – PROLEI : uma abordagem Arquivística na gestão eletrônica de documentos – GED. Santa Maria, 2000. (Dissertação de Mestrado da Universidade Federal de Santa Maria – UFSM).

•  ___. Gestão de Documentos Eletrônicos - G.D.E.. JIARQ – Jornal Informativo de Arquivos. Santa Maria-EDUFSM, 1998.


Referências (2-‐2) •  ___. Ged – Gerenciamento Eletrônico de Documentos: uma abordagem enquanto sistema e área de conhecimento arquivístico das

ciências da informação, no desempenho das funções arquivísticas e de políticas de software livre. 2002. [on-line]. <http://www.arquivologia.ufsm.br> [Consultado em: outubro de 2003]

•  LIBRO BLANCO. El libro blanco del software libre en España. [en línea]. 2004. <http://www.libroblanco.com> [Consulta en: 20 de enero de 2004]

•  ___. El libro blanco del software libre en España. [en línea]. 2005.<http://www.libroblanco.com> [Consulta en: 20 de noviembre de 2005]

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•  RLG/OCLC. Trusted digital repositories: attributes and responsibilities. Mountain View, CA. : RLG, OCLC, 2002. Disponível em <http://www.oclc.org/programs/ourwork/past/trustedrep/repositories.pdf>

•  THOMAZ, Katia. Repositórios digitais confiáveis e certificação. Arquivistica,net, v.3. n.1, p.80-89, jan,/jun. 2007. Disponível em <http://www.arquivistica.net/ojs/include/getdoc.php?id=372&article=118&mode=pdf >.

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Aula 3 2013 - DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA 0 GESTÃO ARQUIVÍSTICA FESP-SP