GESTÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO · •Escolher sistema de gerenciamento de informação Descrição Arquivística – Aula 3 ... arquivo? Descrição Arquivística – Aula 3 A internet

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Descrição Arquivística – Aula 3

Formas de descrição de documentos e acervos. Os instrumentos de pesquisa. O perfil de

metadados. Aplicando os instrumentos de pesquisa: divulgação, programas educativos e

projetos etc.

GESTÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO

Aula 3 – Descrição Arquivística


As atividades de descrição:

1. identificar conceitos;

2. gerenciar informações;

3. estabelecer controle intelectual;

4. localizar;

5. explicar o acervo arquivístico e;

6. promover o acesso.


Identificação de Conceitos

• primeira aproximação do documento (ou do conjunto documental)

• leitura do documento (quando se tratar de um item documental).

• Leitura e entendimento dos documentos que fornecem informações gerais sobre a totalidade do conjunto (quando se tratar de níveis de descrição mais abrangentes)

• avaliação e seleção dos conceitos que se deve reter

• redação de um resumo

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Identificação de Conceitos • numa apresentação das características físicas (inclusive diplomáticas) de

um ou vários documentos;

– uma parte introdutória, denominada protocolo, onde se encontram as informações que contextualizam os documentos (data, local, assunto destinatário do ato/do documento, fórmulas de polidez introdutórias, etc). É aqui também que se pode localizar o autor do ato/autor do documento.

– uma segunda parte, denominada texto, onde se encontram as informações acerca do ou dos atos que deram origem ao documento e do objeto do ato. É aqui que se encontra a razão de ser do documento e se pode identificar o ato consignado por meio de um verbo.

– uma terceira e última parte, denominada escatocoio (ou protocolo final), onde se identificam as fórmulas de polidez conclusivas, o redator do documento (responsável pela articulação do discurso) e outras intervenções no documento.


Gerenciar Informações

• Ter a informação organizada

• Escolher Normatização para descrição

• Escolher sistema de gerenciamento de informação



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Localizar


Explicar o Acervo

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Sub-série2.3

Documento/

Processo

Documento subordinado /

Ato informacional

Sub-série2

Série3

Documento/

Processo

Seção2

Sub-série1

Série2

Documento/

Processo

Sub-série2.2

Sub-série2.1

Série1

Fundo

Seção1 Seção3 GUIA

INVENTÁRIO

CATÁLOGO

ÍNDICE

Formas de descrição de documentos e acervos.


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Relação Hierarquia / Instrumento

Fundo

Seção

Subseção

Série

Subséries

Guia

Inventário

Catálogo

Índices


Os instrumentos de Pesquisa

• Bellotto (2004) apresenta as formas tradicionais dos instrumentos arquivísticos de referências:

a) o “guia”, de acesso fácil para o grande público por ter linguagem abrangente e popular. O guia é apresentado como o primeiro instrumento que deve ser consultado pelo pesquisador;

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Inventário

O “inventário”, aquele que detêm representações de conjuntos documentais ou parcelas do fundo com descrições sumárias, permitindo um prévio conhecimento do conteúdo do documento, antes de se ter acesso a uma descrição mais detalhada;



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Catálogo

O “catálogo” é aquele instrumento que possui descrições de cada peça documental em uma ou mais séries, ou de uma parcela da documentação que tenha sido escolhida, respeitando ou não a ordem de classificação;



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Índice

Os “índices”, que apontam nomes, lugares ou assuntos, organizados alfabeticamente e indicando notações de localização dos documentos correspondentes;


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Outros instrumentos de Pesquisa

– d) o “catálogo seletivo”, que traz uma "relação seletiva de documentos pertencentes a um ou mais fundos e no qual cada unidade documental integrante de uma unidade de arquivamento é descrita minuciosamente“ ou seja, documentos são escolhidos dentre um ou mais conjuntos documentais para serem descritos;

– f) a “edição de fontes”, uma reprodução de documentos, possivelmente acompanhada de estudos de introdução e fontes paralelas.

E online?


• Descritivos ou intelectual: descrevem e identificam os recursos de informação (Handle, PURL, DC, MARC, HTML Meta tags, vocabulários controlados).

• Estruturais: facilitam a navegação e a apresentação dos recursos eletrônicos, linguagens para expressar metadados (SGML, XML, EAD, MOA2).

• Administrativos: facilita o gerenciamento de longo e curto prazo e o processamento de coleções digitais (MOA2, CEDARS, OAIS).

Metadados

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• A especificação e utilização de padrões garantem a existência de um conjunto de informações comuns sobre um determinado tema ou área.

• Padrões facilitam a compreensão, integração e o uso compartilhado de informações entre usuários de diferentes formações, níveis de experiências e propósitos.

• O estabelecimento de padrões implica - compromisso em usar as terminologias e definições estabelecidas.

Metadados


• Dublin Core (DC - Dublin Core Metadata Element Set) - dados sobre documentos eletrônicos

• Government Information Locator Service (GILS) - informações governamentais;

• Federal Data Geographic Committee (FGDC) - descrição de dados geo-espaciais;

• Machine Readeble Card (MARC) - catalogação bibliográfica;

• Consortium for the Interchange of Museum Information (CIMI) - Informações sobre Museus.

• Spatial Archive and Interchange Format (SAIF) • Meta Content Format (MCF) • Text Enconding Iniciative (TEI) • Electronic Archive description (EAD) • Resource Description Framework (RDF)

Metadados


• RDF / Dublin Core Padrão de metadados – composto por 15 elementos:

– Contributor

– Coverage

– Creator

– Format

– Date

– Description

– Identifier

– Language

– Publisher

– Relation

– Rights

– Source

– Subject

– Title

– Type

Veremos estes elementos também na

ISAD-G e NOBRADE

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Difusão de Acervo

Ao desenvolver uma reflexão acerca da disciplina arquivística e da atuação profissional na área, Garcia (1996) caracteriza a difusão

como uma prática arquivística que deve “desarrollar, de forma práctica, el derecho de los ciudadanos a acceder a la cultura, recogiendo la antigua aspiración decimonónica de instruir al público”. Conseqüentemente, para alcançar este fim, a difusão arquivística deve proporcionar aos usuários conhecimento do acervo existente; do contexto da produção documental, ou seja, do organismo produtor, e; da importância do tratamento de acervos arquivísticos e das instituições e profissionais que o fazem.


• Três enfoques para difusão de acervo:

o cultural, o editorial e o educativo.


A difusão cultural é promovida através de palestras, debates, lançamentos de obras, eventos populares, comentários na imprensa, filmes, documentários, folhetos publicitários, exposição de documentos, entre outras ações.

A difusão editorial ocorre com a publicação do conteúdo do acervo, das atividades e dos programas, através da publicação de catálogos informativos, manuais, edições comemorativas, publicações que referenciam o acervo, entre outras iniciativas.

A difusão educativa é desenvolvida com a realização de exposições a estudantes no arquivo, reprodução de documentos, visitas guiadas aos arquivos, entre outras ações devidamente planejadas.

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Mais idéias para divulgar o acervo de seu arquivo?


A internet na difusão

• Vantagens obtidas no uso da Internet como mecanismo de difusão: – na disponibilização de informações arquivísticas a

diferentes usuários, ao mesmo tempo a qualquer hora ou lugar;

– redução de custos de publicação, uma vez que a edição de páginas, em nível básico, não é difícil nem cara e;

– a preservação dos documentos sem impedir a consulta, pois além de informações sobre o acervo pode disponibilizar inclusive peças ou conjuntos documentais digitalizados.

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• Exercício:

Seu Instrumento de Pesquisa “Meu Acervo”


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