Mdulo 1 O arquivo e a informao arquivsticaPor Renato Tarciso Barbosa de Sousa(texto bsico para o mdulo 1 da disciplina Arquivo Corrente 1)1 - IntroduoA banalia!"o das novas tecnolo#ias e a escasse cr$nica dos recursos%inanceirosimp&em 's or#ania!&es um repensarconstantede sua cultura(tradi!&es(prticas e procedimentos)*uem disp&e com mais rapide das mel+ores in%orma!&es(poucoimportandoasuaproveni,ncia( oseusuporteoutipo( apresentaasmel+orescondi!&es de ter uma maior e mel+or competitividade( como diem os canadenses)-alar da import.ncia estrat/#ica dos recursos in%ormacionais nasor#ania!&escontempor.neas/( atualmente( umlu#arcomumemumambientecomumain%inidade devel+as enovas tecnolo#ias dain%orma!"o( ques"odiariamenteo%erecidaspelomercado) 0quen"o/comum( /oentendimentodequeumapartesi#ni%icativa desses recursos in%ormacionais / acumulada pelos prprios r#"os p1blicose empresas privadas) 2 umcapital in%ormacional pouco compreendido e poucoexplorado e que poderia dar uma enorme contribui!"o para a busca da e%ici,ncia e daqualidade na presta!"o de servi!os e( no caso dos r#"os p1blicos( para a transpar,nciadas a!&es do 3stado) 4"o estamos %alando de nada novo( mas de al#o que sur#e 5unto com osprpriosr#"osp1blicoseasprpriasempresasprivadas( deal#oque/inerente'sa!&esdesenvolvidase/umdosprodutos#eradospelasatividadesdecadaunidadeadministrativa) 3stamos %alando dos Arquivos (issomesmo( com6A7 mai1sculo))Arquivos que re#istramas a!&es( os direitos( os deveres( a tra5etria e que s"o(sobretudo( %ontes ini#ualveis de tomadas de decis"o se#uras e e%icientes) 0 senso comum trans%ormou os arquivos em cole!&es de pap/is vel+os(em 6arquivo morto7 e os rele#ou aos subsolos( 's #ara#ens e aos ban+eiros desativados)8ocumentos que #arantem direitos e deveres dos %uncionrios e da or#ania!"o(quere#istram a memria institucional e que poderiam tornar as decis&es mais se#uras s"omisturados aos que n"o possuem valor que 5usti%ique a sua #uarda) S"o( in%elimente(comuns os exemplos de pre5u9os decorrentes da %alta de tratamento dos documentos dearquivo) As or#ania!&es que recon+ecem a import.ncia estrat/#ica dos recursosin%ormacionais sabem que os arquivos n"o s"o mortos( mas 6vivos7( mais do que isso(s"ocon5untosdein%orma!&esquepodemrepresentarumdi%erencial emper9odosdeescasse de recursos %inanceiros( materiais e +umanos)As experi,ncias t,m demonstrado que a micro%ilma#em( a di#italia!"o eo #erenciamento eletr$nico de documentos n"o resolvemo problema( apenas otrans%erem para uma nova m9dia) 3ssas vel+as e novas tecnolo#ias da in%orma!"o ssurteme%eito quando precedidas por uma#est"o de documentos( traduida pelocon5unto de procedimentos( de instrumentos t/cnicos que cuidamdo documento(in%orma!"o) desde o momento da produ!"o ou recebimento at/ a sua destina!"o %inal(que pode ser a elimina!"o( no caso daqueles documentos sem valor (5ur9dico( %iscal et/cnico)( ou a #uarda permanente)-alarem#est"odedocumentossi#ni%icaterumsistemadere#istroecontrole do tr.mite documental( ter um instrumento que or#anie a in%orma!"o de modoa torn:la acess9vel( ter uma %erramenta de #erenciamento dos praos de #uarda e umas/rie de normas e procedimentos que determinem como a or#ania!"o deve tratar essesrecursos in%ormacionais)Acreditamos que essa tecnolo#ia (a #est"o de documentos) /( sobretudo(um instrumento #erencial e um instrumento de preserva!"o da memria institucional)0s%atoresquelevar"oaatin#irosucessonasuaimplementa!"oest"odiretamentevinculados ao estabelecimento de uma pol9tica institucional de tratamento dain%orma!"o em que todos os elementos da or#ania!"o participem como a#entes desseprocesso)2 O arquivo e o documento de arquivo0 ob5etivo deste cap9tulo / delimitar o ob5eto da Arquiv9stica) Busca:se(sobretudo( entend,:lo em toda amplitude( peculiaridade( %uncionamento( extens"o( poisacreditamos que o que:%aer arquiv9stico deve re%letir( com a maior exatid"o poss9vel( anaturea do prprio ob5eto) 3( nesse aspecto( os conceitos de arquivo e de documentoarquiv9stico devem ser c+amados para ocupar um espa!o privile#iado nessa discuss"o)4"o se procura aqui %aer uma +istria dos arquivos ou dos documentosarquiv9sticos( os manuais escritos em vrias l9n#uas 5 cumpriram essa tare%a( mas debuscar a naturea desses elementos para( em um primeiro momento( identi%icar os tra!osque os caracteriam e( em se#uida( distin#ui:los dos outros ob5etos) 2 consenso entre os autores que s podemos %alar em arquivo quando o+omem passou a produir re#istros escritos de seus atos( sentimentos e con+ecimentos)Amemriaindividual ecoletivapassavaaser materialiada) ;uciana8uranti citaScrates( quando ele conta como a divindade que inventou a escrita %oi repreendida porTamu (rei do 3#ito)( para demonstrar o si#ni%icado dessa nova inven!"o +umana