GESTÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO · compromisso em usar as terminologias e definições estabelecidas. Metadados . Descrição Arquivística – Aula 7 • Dublin Core (DC - Dublin

Descrição Arquivística – Aula 7

. Revisão, estudo de caso e elaboração de instrumentos de pesquisa.

GESTÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO

Aula 7 – Descrição Arquivística


Revisão do conteúdo


O caráter dinâmico do Arquivo

Documentos e informações administrativas

Decisão Ação

Geração de novo(s) documento(s) e informações administrativas


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Arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter a respectiva individualidade, dentro de seu contexto orgânico de produção, não devendo ser mesclados a outros de origem distinta.

Princípio da Proveniência:


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As relações administrativas orgânicas se refletem nos conjuntos documentais. A organicidade é a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funções e atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relações internas e externas.

Princípio da Organicidade:


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Princípio da Unicidade:

• Unicidade - “não obstante forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu caráter único, em função do contexto em que foram produzidos”. (BELLOTTO, 2002, p. 21). Ou seja, documentos duplicados não são necessariamente o mesmo.


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Os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida.

Princípio da Invisibilidade ou integridade:


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Princípio da cumulatividade:

O arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica


Ciclo de Vida das Informações Arquivísticas

1ª Idade 2ª Idade 3ª Idade

Arquivos correntes

Arquivos de gestão

Arquivos vivos

Arquivos ativos

Arquivos intermediários

Arquivos semi-ativos

Pré-arquivo

Arquivos permanentes

Arquivos inativos

Arquivos definitivos

Arquivos históricos


Arquivo Corrente Arquivo Intermediário

Arquivo Permanente

Valor Primário Primário Secundário

Acesso Restrito aos acumuladores

Restrito aos acumuladores ou com

autorização

Aberto

Conservação Física Centralizada ou

Descentralizada

Centralizada Centralizada

Justificativa de conservação

Apoio às atividades cotidianas

Razões administrativas, legais ou fiscais

Pesquisa, administrativa

Volume 100% Sensível diminuição 5-10% do total acumulado

Localização física Próxima ao acumulador Fora do setor de trabalho

Instituição arquivística

Processamento Técnico

Classificação, temporalidade

Temporalidade Arranjo, descrição


Entende-se por arranjo a seqüência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos de um arquivo ou coleção, utilizando-se diferentes métodos, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido (ARQUIVO NACIONAL, 2005).

No arranjo, ocorrem dois tipos de operações: -as operações intelectuais compreendem a análise dos documentos quanto a sua origem funcional, forma e conteúdo; - as operações físicas referem-se ao acondicionamento dos suportes documentais em locais apropriados e à identificação dos mesmos para definir sua disposição. O estudo das funções, das atividades e da estrutura da organização produzirá um esquema chamado quadro de arranjo que auxiliará nas atividades intelectuais e físicas de arranjo, realizadas na fase permanente.

Arranjo


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Hierarquia da atividade de arranjo

Fundo

Seção

Subseção

Série

Subséries


Princípios a serem observados na descrição

• Primeiro princípio: a descrição depende da classificação. Ela é feita a partir das unidades de descrição definidas pela classificação que descreve um conjunto de documentos que mantém ligações orgânicas entre si (fundo, série, subsérie, dossiê, item documental; e dos fundos entre si).

• Segundo princípio: o de respeito aos fundos (respect des fonds) já adotado na classificação. Na descrição, isso deve estar representado na hierarquia que se estabelece entre os diversos níveis de um mesmo fundo.

• Terceiro princípio: a descrição deve ser feita do geral para o particular. Deve-se produzir, primeiro, um conjunto de informações que forneça uma visão global, que permita estabelecer (ou restabelecer) os elos entre todas as partes, ou níveis, do fundo.

• Quarto princípio: a descrição evolui durante os "ciclos de vida" dos documentos. Da fase corrente à fase permanente, a descrição pode variar com o tempo, pois novos elementos informativos podem ser acrescentados. A descrição evolui no ritmo do tratamento dos documentos, num "processo integrado".

• Quinto princípio: em termos hierárquicos, o fundo é a unidade de descrição mais abrangente.


As atividades de descrição:

1. identificar conceitos;

2. gerenciar informações;

3. estabelecer controle intelectual;

4. localizar;

5. explicar o acervo arquivístico e;

6. promover o acesso.


Sub-série2.3

Documento/

Processo

Documento subordinado /

Ato informacional

Sub-série2

Série3

Documento/

Processo

Seção2

Sub-série1

Série2

Documento/

Processo

Sub-série2.2

Sub-série2.1

Série1

Fundo

Seção1 Seção3 GUIA

INVENTÁRIO

CATÁLOGO

ÍNDICE

Formas de descrição de documentos e acervos.


Os instrumentos de Pesquisa

• Bellotto (2004) apresenta as formas tradicionais dos instrumentos arquivísticos de referências:

a) o “guia”, de acesso fácil para o grande público por ter linguagem abrangente e popular. O guia é apresentado como o primeiro instrumento que deve ser consultado pelo pesquisador;




• Três enfoques para difusão de acervo:

o cultural, o editorial e o educativo.


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Nível Base descrição Instrumentos

Instituição

Fundos, grupos, coleções

Séries

Unidades documentais

Guia

Inventário

Catálogo

Índices, catálogo seletivo

Conjuntos documentais amplos

Séries

Unidades documentais

Assunto, recorte temático

Andre Lopez


Receitinha


Como chegar a eles:

• 1 - planejamento e definição de prioridades

• 2 - estabelecimento do conteúdo do instrumento

• 3 - preparação para o recolhimento das informações

• 4 - recolhimento das informações

• 5 - confecção e divulgação do instrumento de pesquisa


ISAD (G)


Áreas de Informação

• As regras estão organizadas em sete áreas de informação descritiva: 1. Área de identificação (destinada à informação essencial para identificar a

unidade de descrição); 2. Área de contextualização (destinada à informação sobre a origem e custódia

da unidade de descrição); 3. Área de conteúdo e estrutura (destinada à informação sobre o assunto e

organização da unidade de descrição); 4. Área de condições de acesso e de uso (destinada à informação sobre a

acessibilidade da unidade de descrição); 5. Área de fontes relacionadas (destinada à informação sobre fontes com uma

relação importante com a unidade de descrição); 6. Área de notas (destinada à informação especializada ou a qualquer outra

informação que não possa ser incluída em nenhuma das outras áreas); 7. Área de controle da descrição (destinada à informação sobre como, quando

e por quem a descrição arquivística foi elaborada).



(1) Área de identificação, onde se registra informação essencial para identificar a unidade de descrição; (2) Área de contextualização, onde se registra informação sobre a proveniência e custódia da unidade de descrição; (3) Área de conteúdo e estrutura, onde se registra informação sobre o assunto e a organização da unidade de descrição; (4) Área de condições de acesso e uso, onde se registra informação sobre o acesso à unidade de descrição; (5) Área de fontes relacionadas, onde se registra informação sobre outras fontes que têm importante relação com a unidade de descrição; (6) Área de notas, onde se registra informação sobre o estado de conservação e/ou qualquer outra informação sobre a unidade de descrição que não tenha lugar nas áreas anteriores; (7) Área de controle da descrição, onde se registra informação sobre como, quando e por quem a descrição foi elaborada; (8) Área de pontos de acesso e descrição de assuntos, onde se registra os termos selecionados para localização e recuperação da unidade de descrição.


Sete elementos obrigatórios

Dentre os 28 elementos de descrição disponíveis, sete são obrigatórios, a saber:

- código de referência; - título; - data(s); - nível de descrição; - dimensão e suporte; - nome(s) do(s) produtor(es); - condições de acesso (somente para descrições em

níveis 0 e 1).


http://www.senado.gov.br/sf/senado/sarq/perguntas.asp





• Descritivos ou intelectual: descrevem e identificam os recursos de informação (Handle, PURL, DC, MARC, HTML Meta tags, vocabulários controlados).

• Estruturais: facilitam a navegação e a apresentação dos recursos eletrônicos, linguagens para expressar metadados (SGML, XML, EAD, MOA2).

• Administrativos: facilita o gerenciamento de longo e curto prazo e o processamento de coleções digitais (MOA2, CEDARS, OAIS).

Metadados


• A especificação e utilização de padrões garantem a existência de um conjunto de informações comuns sobre um determinado tema ou área.

• Padrões facilitam a compreensão, integração e o uso compartilhado de informações entre usuários de diferentes formações, níveis de experiências e propósitos.

• O estabelecimento de padrões implica - compromisso em usar as terminologias e definições estabelecidas.

Metadados


• Dublin Core (DC - Dublin Core Metadata Element Set) - dados sobre documentos eletrônicos

• Government Information Locator Service (GILS) - informações governamentais;

• Federal Data Geographic Committee (FGDC) - descrição de dados geo-espaciais;

• Machine Readeble Card (MARC) - catalogação bibliográfica;

• Consortium for the Interchange of Museum Information (CIMI) - Informações sobre Museus.

• Spatial Archive and Interchange Format (SAIF) • Meta Content Format (MCF) • Text Enconding Iniciative (TEI) • Electronic Archive description (EAD) • Resource Description Framework (RDF)

Metadados


• RDF / Dublin Core Padrão de metadados – composto por 15 elementos:

– Contributor

– Coverage

– Creator

– Format

– Date

– Description

– Identifier

– Language

– Publisher

– Relation

– Rights

– Source

– Subject

– Title

– Type

Veremos estes elementos também na

ISAD-G e NOBRADE


Trabalho GUIA - Elementos de descrição

1 Área de identificação 1.1 Código de referência

1.2 Título

1.3 Data(s)

1.4 Nível de descrição

1.5 Dimensão e suporte

2 Área de contextualização 2.1 Nome(s) do(s) produtor(es)

2.2 História administrativa/Biografia

2.3 História arquivística

3 Área de conteúdo e estrutura 3.4 Sistema de arranjo

4 Área de condições de acesso e uso 4.1 Condições de acesso


Próxima aula

AULA FINAL

- publicar blog (avaliação final);

- rodada de apresentação;

- avaliação da disciplina;

- e até +

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