Aula 1 Descrição Arquivística 2013

Descrição Arquivís0ca – Aula 1 Descrição Arquivís0ca – Aula 1

GESTÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO

Aula 1 – Descrição Arquivís0ca Revisando Conceitos de arquivologia: o documento, o arquivo, os princípios arquivís0cos. Teoria das três idades. Principais a0vidades no arquivo permanente (arranjo e descrição).

Prof. Charlley Luz

Descrição Arquivís0ca – Aula 1

O que é um Documento?


Documento arquivísBco informação registrada, independente da forma ou do

suporte, produzida ou recebida no decorrer das a0vidades de uma ins0tuição ou pessoa, dotada de organicidade, que possui elementos consBtuBvos suficientes para servir de prova dessas aBvidades.

Documento: É toda informação registrada em um suporte material, susceMvel de consulta, estudo prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar.

Conceitos Gerais

CONARQ

WIKIPEDIA ?


O que é um Arquivo?


arquivo 1 Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma en0dade cole0va, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas a0vidades, independentemente da natureza do suporte. Ver também fundo. 2 Ins0tuição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso(1) a documentos. 3 Instalações onde funcionam arquivos(2). 4 Móvel des0nado à guarda de documentos.

Cuidado: É um termo polissêmico

Fonte: DICIONÁRIO BRASILEIRO DE TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA


•  ARQUIVO: •  Os documentos de qualquer ins0tuição pública ou privada, considerados de valor, merecendo preservação permanente para fins de referência e pesquisa, tendo sido depositado ou selecionado para depósito num arquivo de custódia permanente. (SCHELLENBERG, 2004);

•  conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, ins0tuições de caráter públicas, e en0dades privadas, em decorrência do exercício de a0vidades específicas, bem como por pessoa osica, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. (LEI 8.159/91)

Conceitos Gerais

ACERVO Documentos de uma en0dade produtora ou de

uma en0dade custodiadora.

?


• ITEM DOCUMENTAL: menor unidade arquivís0ca materialmente indivisível.

• FUNDO: principal unidade de arranjo estrutural, de documentos provenientes de uma mesma fonte geradora, ou funcional, de documentos de mais de uma fonte geradora, reunidos pela semelhança das a0vidades.

• UNIDADE DE ARQUIVAMENTO: menor conjunto de documentos reunidos de acordo com o arranjo estabelecido. Ex: Pastas, Maços;

• DOSSIÊ: unidade de arquivamento, formada por documentos diversos, per0nentes a um assunto ou pessoa.

Conceitos Gerais


• ARRANJO ordenação estrutural ou funcional dos documentos em fundos, séries, subséries, itens documentais (arquivo permanente);

• ORDENAÇÃO: distribuição dos documentos numa seqüência alfabé0ca, numérica ou alfanumérica, de acordo com o método de arquivamento adotado (arquivos correntes).

• NOTAÇÃO: elemento de iden0ficação das unidades de arquivamento, composto por letras, números ou combinação, permi0ndo sua localização. • DESCRIÇÃO: processo que sinte0za elementos em conteúdos textuais para uso nos instrumentos de pesquisa que se pode produzir (guias, inventários, catálogos).

Conceitos Gerais


Processos

Entrada: materiais, serviços e

informações

Saída: materiais, serviços e

informaçõesAgregação de valor

Atividade fim

Atividade meio

O caráter orgânico do Arquivo


O caráter dinâmico do Arquivo

Documentos e informações administraBvas

Decisão Ação

Geração de novo(s) documento(s) e informações administraBvas


11

•  Os princípios arquivís0cos cons0tuem o marco principal da diferença entre a arquivís0ca e as outras ciências documentárias. São eles:

–  Princípio da Proveniência –  Princípio da Organicidade –  Princípio da Unicidade –  Princípio da Indivisibilidade ou integridade –  Princípio da Cumula0vidade

Princípios Arquivís0cos


12

Arquivos originários de uma insBtuição ou de uma pessoa devem manter a respec0va individualidade, dentro de seu contexto orgânico de produção, não devendo ser mesclados a outros de origem dis0nta.

Princípio da Proveniência:

Aplicação: Auten0cidade é a manutenção da integridade do fundo de arquivo. Desde que se entenda que a Imparcialidade diz respeito à verdade administra,va dos documentos, ou seja, ao fato de os documentos cons0tuírem-‐se num reflexo fiel das aBvidades desenvolvidas, vê-‐se que a

Auten0cidade depende da manutenção dessa Imparcialidade.


13

As relações administraBvas orgânicas se refletem nos conjuntos documentais. A

organicidade é a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funções e

aBvidades da en0dade produtora / acumuladora em suas relações internas e externas.

Princípio da Organicidade:

Aplicação: A Organicidade do arquivo realiza-‐se através da acumulação dos documentos. A acumulação, com base em um Plano de Classificação, de modo correspondente ao fluxo do desenvolvimento das ações, apresenta as relações existentes entre as funções/aBvidades /tarefas. Essa acumulação faz com que o arquivo reflita, no

seu todo, a missão realizada.


14

Princípio da Unicidade:

Unicidade -‐ “não obstante forma, gênero, 0po ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu caráter único, em função do contexto em que foram produzidos”. (BELLOTTO, 2002, p. 21). Ou seja, documentos duplicados não são necessariamente o mesmo.

Aplicação:

UNICIDADE DO DOCUMENTO ·∙ o documento produzido em mais de uma via ou cópia terá apenas uma delas preservadas.

UNICIDADE DA INFORMAÇÃO

·∙ a mesma informação con0da em mais de uma espécie documental determina a preservação de um único exemplar, observada a integralidade da informação e do suporte.


15

Os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mu0lação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida.

Princípio da Indivisibilidade ou integridade:

Aplicação: A imparcialidade dos documentos refere-‐se à capacidade dos documentos de

refleBrem fielmente as ações do seu produtor. Destaca-‐se a verdade administra0va do documento e não a verdade do seu conteúdo. O mo0vo da criação de um documento, independentemente do seu conteúdo ser ou não, suponhamos, uma fraude, seria legíBmo no que se refere à sua relação com

as aBvidades da enBdade que o criou.


16

Princípio da cumula0vidade:

O arquivo é uma formação progressiva,

natural e orgânica

Os itens documentais de um arquivo não são escolhidos previamente para serem acumulados, eles se acumulam à medida

que são produzidos. Mas uma boa Cumula0vidade se realiza quando os documentos são organizados de acordo com o

desenvolvimento das ações;


O Conselho Internacional de Arquivos, ao editar a norma para descrição de arquivos -‐ ISAD(G), indica procedimentos baseados

nos princípios arquivís,cos sem determinar uma estrutura fixa de organização ou

estabelecer códigos e Ftulos. Cada arquivo merecerá sempre uma análise, planejamento e tratamento próprios à sua conformação.

Cada arquivo é único


Caracterís0cas próprias dos arquivos

Os princípios arquivís0cos estabelecem três caracterísBcas intrínsecas ao arquivo que podem ser assim designadas:

•  a singularidade do produtor do arquivo, •  a filiação dos documentos às ações que promovem a missão definida e •  a dependência dos documentos dos seus pares.


19

A teoria das três idades corresponde à sistema0zação do ciclo vital dos documentos de arquivo. É uma denominação que corresponde ao uso dos documentos.

•  Arquivos Correntes •  Arquivos Intermediários •  Arquivos Permanentes

Teoria das Três Idades


Ciclo de Vida das Informações ArquivísBcas

1ª Idade 2ª Idade 3ª Idade Arquivos correntes

Arquivos de gestão

Arquivos vivos Arquivos ativos

Arquivos intermediários

Arquivos semi-ativos Pré-arquivo

Arquivos permanentes

Arquivos inativos Arquivos definitivos Arquivos históricos



Arquivo Corrente Arquivo Intermediário

Arquivo Permanente

Valor Primário Primário Secundário

Acesso Restrito aos acumuladores

Restrito aos acumuladores ou com

autorização

Aberto

Conservação Física Centralizada ou Descentralizada

Centralizada Centralizada

Justificativa de conservação

Apoio às atividades cotidianas

Razões administrativas, legais ou fiscais

Pesquisa, administrativa

Volume 100% Sensível diminuição 5-10% do total acumulado

Localização física Próxima ao acumulador Fora do setor de trabalho

Instituição arquivística

Processamento Técnico

Classificação, temporalidade

Temporalidade Arranjo, descrição


A criação ou recepção dos documentos

Proveniência interna Proveniência externa

Arquivos Correntes Possibilidade de

uso alta Conservação nos setores

Avaliação e Eliminação

Arquivo Intermediário Possibilidade de

uso decrescente Depósito

centralizado

Eliminação e Arranjo

transferência

Recolhimento Arquivo

Permanente Valor Secundário

Depósito Centralizado 5 a 10%

O ciclo de vida dos documentos e os arquivos

.

Orgânico


Não apóia mais as a0vidades co0dianas; Término de uma a0vidade (projeto, convênio etc.); Exclusão da atribuição; Prescrição da ação.

Fonte: CGU


25

Arquivos Permanentes Arquivos Permanentes são o conjunto de documentos custodiados em caráter defini0vo, em função do seu valor

secundário.

Valor Secundário: refere-‐se à possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente criados. O documento passa a ser considerado fonte de

pesquisa e informação para terceiros e para a própria administração.


26

Arranjo

Arranjo: a operação resume-‐se na reordenação dos conjuntos documentais remanescentes das eliminações ditadas pela Tabela de Temporalidade (TTD),

obedecendo a critérios que respeitam o caráter orgânico dos conjuntos

documentais.


Entende-‐se por arranjo a seqüência de operações intelectuais e csicas que visam à organização dos

documentos de um arquivo ou coleção, u0lizando-‐se diferentes métodos, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido (ARQUIVO NACIONAL, 2005).

-‐  as operações intelectuais compreendem a análise dos documentos quanto a sua origem funcional, forma e conteúdo;

-‐  as operações csicas referem-‐se ao acondicionamento dos suportes documentais em locais apropriados e à idenBficação dos mesmos para definir sua disposição.

O estudo das funções, das a0vidades e da estrutura da organização produzirá um

esquema chamado Quadro de Arranjo para a0vidades intelectuais e osicas de arranjo.

Arranjo


28

Hierarquia da a0vidade de arranjo

Fundo Seção

Subseção Série

Subséries


Sub-série2.3

Documento/

Processo

Documento subordinado / Ato informacional

Sub-série2

Série3

Documento/

Processo

Seção2

Sub-série1

Série2

Documento/

Processo

Sub-série2.2

Sub-série2.1

Série1

Fundo Seção1 Seção3



31

É o que vamos ver a parBr de hoje

Descrição: Conjunto de procedimentos que, a par0r de elementos formais e de conteúdo, permitem a iden0ficação de

documentos e a elaboração de instrumentos de pesquisa.

DTA


Manual de Trabalho Em Arquivos Escolares


Manual de Trabalho Em Arquivos Escolares

Education

Aula 1 Descrição Arquivística 2013