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UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ
ALEXANDRE CAMILLO DA SILVA
ESTUDO PARA IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA INFORMATIZADO PARA O
CONTROLE DE ESTOQUE DA EMPRESA DOCE MISTÉRIO
Balneário Camboriú
2009
ALEXANDRE CAMILLO DA SILVA
ESTUDO PARA IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA INFORMATIZADO PARA O
CONTROLE DE ESTOQUE DA EMPRESA DOCE MISTÉRIO
Relatório Parcial apresentado como requisito parcial para obtenção do título de Bacharel em Administração – Ênfase em Gestão Empreendedora, na Universidade do Vale do Itajaí, Centro de Educação Balneário Camboriú. Orientador: Prof. MSc. Roberto Hering
Balneário Camboriú
2009
ALEXANDRE CAMILLO DA SILVA
ESTUDO PARA IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA INFORMATIZADO PARA O
CONTROLE DE ESTOQUE DA EMPRESA DOCE MISTÉRIO
Esta Monografia foi julgada adequada para a obtenção do título de Bacharel em
Administração e aprovada pelo Curso de Administração – Gestão Empreendedora
da Universidade do Vale do Itajaí, Centro de Educação Balneário Camboriú.
Área de Concentração: Administração de Materiais
Balneário Camboriú, 25 de Novembro de 2009.
___________________________________
Prof. MSc. Roberto Hering
Orientador
____________________________________
Prof. MSc Ademar José da Silva
Avaliador
___________________________________
Prof. MSc Erwin Telmo Steingleder
Avaliador
iv
EQUIPE TÉCNICA
Estagiário: Alexandre Camillo da Silva
Área de Estágio: Administração de Materiais
Professora Responsável pelos Estágios: Lorena Schröder
Supervisor da Empresa: Aldori Camillo da Silva
Professor Orientador: MSc Roberto Hering
DADOS DE IDENTIFICAÇÃO DA EMPRESA
Razão Social: Alexandre Camillo da Silva-ME
Endereço: Avenida Brasil, nº 561 sala 02
Centro – Balneário Camboriú/SC
Setor de Desenvolvimento do Estágio: Administração geral
Duração do Estágio: 240 horas
Nome e Cargo do Supervisor da Empresa: Aldori Camillo da Silva
Gerente
Carimbo do CNPJ da Empresa:
vi
AUTORIZAÇÃO DA EMPRESA
Balneário Camboriú, 03 de Agosto de 2009.
A empresa Alexandre Camillo da Silva-ME, nome fantasia Doce Mistério Moda
Intima, pelo presente instrumento, autoriza a Universidade do Vale do Itajaí –
UNIVALI, a divulgar os dados do Relatório de Conclusão de Estágio executado
durante o Estágio Curricular Obrigatório, pelo acadêmico Alexandre Camillo da Silva.
_________________________________
Aldori Camillo da Silva
vii
RESUMO
Este trabalho de pesquisa tem como objetivo realizar um estudo para informatizar o controle de estoques da empresa Doce Mistério Moda Íntima, localizada na cidade de Balneário Camboriú, buscando avaliar quais medidas são necessárias para selecionar e implantar um sistema informatizado que seja adequado às necessidades da empresa. O objetivo geral é sugerir a implementação de um sistema informatizado para o controle de estoques da empresa Doce Mistério. Para a realização deste objetivo geral, foram definidos como objetivos específicos: conhecer e descrever os procedimentos de compra atuais, apresentar um sistema de classificação e codificação para as mercadorias, definir uma ferramenta de apoio para o controle de estoque e escolher um sistema informatizado de controle de estoque para a empresa. A metodologia do estudo foi definida como pesquisa qualitativa, através do método exploratório e estudo de caso, com tipologia dita como de proposição de planos. A população foi formada pelos colaboradores da empresa Doce Mistério, com os dados coletados através de fontes secundárias. Observou-se que a empresa Doce Mistério não apresenta um controle eficiente e preciso de seus estoques, dificultando a gerência de produtos, impactando diretamente no departamento de compras e vendas. Ao final deste trabalho, propõe-se a implantação de um sistema informatizado de controle de estoques, visando melhorar o controle da entrada e saída de produtos, objetivando uma gerência de produtos eficiente.
Palavras-chave: Estoque. Controle de Estoque. Informatização
viii
ABSTRACT
This research aims to conduct a study to computerize inventory control of the company Doce Mistério Moda Íntima, located in Balneário Camboriú, seeking to determine which actions are necessary to chose and implement a computerized system which matches the company needs. The overall objective is to suggest the implementation of a computerized system for inventory control of the company Doce Mistério. To achieve this main goal, it has been determined as specific objectives: to identify and describe the current purchase procedures, to provide a method of classification and coding for the products, to establish a support tool for inventory control and to appoint a computerized inventory control system for the company. The study methodology was defined as a qualitative research through exploratory case study, with proposing plans typology. The population was formed by employees of the company Doce Mistério, with data collected from secondary sources. It was observed that the company Doce Mistério does not present an accurate and efficient control of its inventory, making it difficult to manage products, with direct consequences in purchase and sales departments. Concluding this work,propose the implementation of a computerized inventory control, to improve the control of the products input and output, aiming an effective products management. Key-words: Stocks. Inventory Control. Computerization
ix
LISTA DE QUADROS
Quadro 1: Atividades típicas de compras ...................................................... 22
Quadro 2: Conflitos interdepartamentais, quanto a estoque ......................... 28
Quadro 3: Categorias dos estoques .............................................................. 31
Quadro 4: Objetivos da padronização ........................................................... 44
Quadro 5: Comparação de características entre os softwares...................... 54
Quadro 6: Avaliação do desempenho do software pelos funcionários........... 55
LISTA DE FIGURAS
Figura 1: Fachada da empresa Doce Mistério Moda Íntima........................... 16
Figura 2: Envolvimento das atividades da armazenagem.............................. 47
Figura 3: Amostra de etiqueta do produto...................................................... 53
Figura 4: Tela do software GMA – cadastro de produtos............................... 56
Figura 5: Tela do software GMA – cadastro de clientes................................. 57
Figura 6: Tela do software GMA – saída de produto/venda........................... 57
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO ........................................................................................... 12
1.1 Tema de estágio ...................................................................................... 12
1.2 Problema de pesquisa ............................................................................. 13
1.3 Objetivos da pesquisa ............................................................................. 13
1.3.1 Objetivo geral ....................................................................................... 13
1.3.2 Objetivos específicos ............................................................................ 13
1.4 Justificativa da pesquisa .......................................................................... 13
1.5 Contextualização do ambiente de estágio ............................................... 14
1.6 Organização do trabalho ......................................................................... 16
2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA ................................................................ 18
2.1 Administração de materiais ..................................................................... 18
2.2 Compras .................................................................................................. 19
2.3 Estoque ................................................................................................... 26
2.4 Controle de estoque ................................................................................ 31
2.4.1 Acurácia dos estoques ......................................................................... 33
2.4.2 Curva ABC ............................................................................................ 34
2.4.3 Estoque mínimo ou estoque de segurança .......................................... 36
2.4.4 Estoque máximo ................................................................................... 37
2.4.5 Método PEPS e Método UEPS ............................................................ 37
2.4.6 Ponto de pedido ................................................................................... 38
2.4.7 Reposição periódica ............................................................................. 38
2.5 Classificação de materiais ....................................................................... 39
2.6 Armazenagem de materiais ..................................................................... 46
3 METODOLOGIA ........................................................................................ 49
3.1 Tipologia de pesquisa .............................................................................. 49
3.2 Sujeito do estudo ..................................................................................... 50
3.3 Instrumentos de pesquisa ....................................................................... 50
3.4 Análise e interpretação dos dados........................................................... 51
3.5 Limitação da pesquisa.............................................................................. 51
4 RESULTADOS............................................................................................ 52
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS........................................................................ 58
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ............................................................. 60
12
1 INTRODUÇÃO
1.1 Tema de estágio
A competitividade é um objetivo almejado por todas as organizações, a fim de
manterem-se lucrativas, satisfazendo as necessidades e superando as expectativas
de seus clientes. Para isso, seus processos internos devem ser eficazes, a tomada
de decisão deve ser embasada em relatórios precisos e não mais ao acaso, pois
muitos erros podem acabar gerando prejuízos, falta de produtos ou excesso de
mercadorias em estoque.
Nesse enfoque, um dos setores da empresa que merece atenção especial é o
controle de estoque, através da atualização diária de todas as movimentações, tais
como entradas e saídas, parcerias com os fornecedores, conhecimento preciso
quanto aos prazos de entrega, a fim de atender à demanda de pedidos dos clientes.
Destaca-se que manter estoques oferece inúmeros benefícios, mas seus
custos são elevados. Atualmente, o desafio dos administradores é minimizar o
investimento em estoques e balancear a eficiência da produção e da logística com a
demanda.
Para Dias (2006), a administração de estoques exige que todas as atividades
envolvidas com controle de estoque, qualquer que seja a forma, sejam integradas e
controladas através de um sistema que informe quantidades e valores. A
administração de estoques não se preocupa somente com o fluxo diário entre
vendas e compras, mas com a relação lógica entre cada integrante deste fluxo, e
traz uma mudança na forma tradicional de encarar o estoque nas suas diferentes
formas, pois trata-se de um novo sistema de organização.
A fim de manter uma política de estoques eficiente, as empresas podem fazer
uso de ferramentas de controle, em que é possível controlar a matéria-prima ou os
produtos comercializados de uma empresa, a fim de não haverem estoques altos ou
a empresa não poder atender à demanda por falta de planejamento em seu controle
de estoque.
Assim, a implementação de um sistema de controle de estoques é de vital
importância, visto que, controlar eficientemente os estoques não é necessário
apenas para suprir a produção ou a venda, mas garantir a sua perfeita utilização, a
fim de não comprometer as disponibilidades da empresa em estoques.
13
1.2 Problema de pesquisa
Em relação ao problema de pesquisa, explicam Marconi e Lakatos (1991) que
esse se constitui em uma pergunta científica quando explicita a relação de dois ou
mais fenômenos entre si, adequando-se a uma investigação sistemática, controlada,
empírica e crítica.
Por ser uma pequena empresa, com características de empresa familiar, a
empresa não possui controles precisos, sendo seus controles feitos de maneira
visual e conforme a experiência do proprietário. Desse modo, ocorre falta de
produtos ou produtos comprados conforme visualizada sua quantidade no estoque,
de maneira empírica, pois os controles manuais não são atualizados diariamente.
Nesse sentido, o problema de pesquisa que se apresenta é: Qual o melhor
software de controle de estoque que a empresa Doce Mistério pode adotar?
1.3 Objetivos da Pesquisa
1.3.1 Objetivo Geral
Propor a implementação de um sistema de controle de estoque na empresa
Doce Mistério moda íntima.
1.3.2 Objetivos Específicos
conhecer e descrever o procedimento de compra atual;
apresentar um sistema de classificação e codificação para as mercadorias da
empresa;
definir uma ferramenta de apoio para controle de estoque;
escolher um sistema de controle de estoque informatizado para a empresa.
1.4 Justificativa da pesquisa
Este estudo se justifica pela necessidade das empresas em terem um
conhecimento preciso das quantidades estocadas, da demanda mensal e do ponto
de pedido ideal para que a compra seja efetuada.
14
Esses dados serão obtidos através de um sistema de controle de estoque,
que informará as quantidades compradas dos fornecedores, as quantidades que
entraram e saíram do estoque no último período, a fim de auxiliar o gestor no
momento da compra, buscando manter uma rotatividade no estoque. Estoques
elevados de produtos acabam impactando no fluxo de caixa da empresa, e quanto
mais o estoque girar, maior a movimentação financeira no fluxo de caixa da
empresa.
Com as constantes inovações tecnológicas, as empresas possuem acesso às
ferramentas que otimizam seus controles internos. Para controlar com maior
eficiência, o responsável pelas compras deve estar atento a quando se deve fazer o
reabastecimento, o que deve permanecer necessariamente em estoque, e quanto
será necessário comprar, para assim minimizar as perdas e poder investir o capital
no produto certo.
Para o acadêmico, a importância do trabalho será o aperfeiçoamento e a
ampliação do seu conhecimento na área de materiais, podendo colocar em prática o
aprendizado da sala de aula, além de ser analisada a possibilidade de instalação de
um software na empresa Doce Mistério Moda Íntima.
Para a empresa, o estudo apresentará uma ferramenta de apoio para
controle de estoque, que virá a auxiliar seus administradores quanto ao momento
certo de comprar e a quantidade do pedido.
Para a Universidade do Vale do Itajaí, o estudo servirá como referência,
auxiliando outros acadêmicos e pequenos empresários que busquem maior
conhecimento e a definição quanto a um controle de estoque, propondo um sistema
de classificação e codificação para as mercadorias.
O estudo se torna inédito para a empresa, sendo esse original por ser o
primeiro trabalho acadêmico realizado na Doce Mistério.
A viabilidade do estudo é comprovada na medida em que a empresa estará
fornecendo todas as informações necessárias.
1.5 Contextualização do ambiente de estágio
A Doce Mistério, empresa de comércio varejista de moda íntima, iniciou suas
atividades em abril de 1996.A idéia surgiu depois que uma pequena empresa, de
administração familiar, com sede em Joinville/SC, participou de uma feira de verão
15
bem sucedida na cidade de Balneário Camboriú. Passado o verão, e entusiasmados
com o volume de vendas, os fabricantes decidiram instalar um ponto de vendas fixo
nesta cidade.
Como ponto de venda, a loja comprometeu-se a comercializar exclusivamente
os produtos oferecidos por este primeiro fornecedor. Sua variedade de produtos era
extremamente limitada, ofertando aproximadamente vinte modelos de moda
feminina, do tamanho infantil ao adulto. As peças eram confeccionadas unicamente
em algodão.
Na primeira temporada de verão, a Doce Mistério obteve um volume de
vendas maior que o esperado. Assim, pôde-se perceber a demanda pelo produto e a
carência dessa oferta no mercado local. Diante disso, foram providenciadas novas
instalações, a ampliação da área de atendimento, o aumento do número de
funcionários e principalmente a busca por novos fornecedores, visando diversificar
as opções de compras aos seus clientes. Tornou-se uma loja multimarcas, com
fornecedores de renome nacional e internacional.
Desde então, a empresa vem construindo uma história de sucesso,
aumentando progressivamente sua carteira de clientes e consolidando a marca
Doce Mistério como sinônimo de solução em moda íntima masculina e feminina.
Nesse período, também pôde criar parcerias e atuar junto aos melhores parceiros
desse segmento.
No ano de 2004, a empresa mudou de endereço, estando localizada
atualmente na Avenida Brasil próximo ao Camboriú Palace Hotel no lado esquerdo
do sentido da via, em um ambiente mais amplo e moderno, dividido em setores
independentes e interligados, oferecendo mais conforto aos seus clientes.
16
1.6 Organização do trabalho
A primeira parte deste trabalho apresenta a introdução, o tema da pesquisa,
o objetivo geral e objetivos específicos, a justificativa e a apresentação da empresa
Doce Mistério, onde o estágio será realizado.
O segundo capítulo apresenta o embasamento teórico de autores da área de
Administração de Materiais.
O terceiro capítulo refere-se à metodologia que será utilizada para a coleta,
apresentação, e caracterização da pesquisa, definindo o delineamento que será
utilizado, população e amostra e a maneira como os dados serão tabulados e
apresentados.
O quarto capítulo apresenta os resultados esperados da pesquisa, através
dos dados que serão coletados pelo acadêmico através da aplicação de questionário
e observação direta.
No quinto capítulo são apresentadas as considerações finais, ou seja, qual a
melhor maneira de informatizar o sistema de estoque da empresa e qual o software
mais adequado.
Figura 1: Fachada da empresa Doce Mistério Moda Íntima
Fonte: fornecido pela empresa (2009)
17
Por fim, são apresentadas as referências bibliográficas dos autores citados
no decorrer do trabalho.
18
2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
As atividades de compras e gestão de estoques assumem novos papéis,
deixando de ser atividades operacionais para se tornar um trabalho mais estratégico,
eliminando a função rotineira do ciclo de reposição de estoques.
Neste contexto, a presente fundamentação tem como embasamento um
estudo referente às áreas de administração de materiais, compras, estoque, controle
de estoque e classificação de materiais.
2.1 Administração de materiais
A gestão de materiais é o setor da administração que tem como objetivo
planejar, coordenar, dirigir e controlar as atividades ligadas à aquisição de materiais
para a formação de estoques, desde o momento de sua concepção até seu
consumo final.
Administrar materiais é uma atividade que vem sendo realizada nas empresas desde os primórdios da administração. Ela tomou um grande impulso a partir do momento em que a logística se estendeu muito além das fronteiras das empresas, tendo como principal objetivo atender às necessidades e expectativas dos clientes. No formato tradicional, a administração de materiais tem o objetivo de conciliar os interesses entre as necessidades de suprimentos e a otimização dos recursos financeiros e operacionais das empresas (GONÇALVES, 2004, p.2).
O objetivo fundamental da administração de materiais é determinar quando e
quanto adquirir para repor o estoque, o que determina que a estratégia do
abastecimento sempre é acionada pelo cliente, à medida que, como consumidor, ele
inicia o processo.
Nesse sentido, Arnold (1999), destaca que administração de materiais é uma
função coordenadora responsável pelo planejamento e controle do fluxo de
materiais. Seus objetivos são:
maximizar a utilização dos recursos da empresa;
fornecer o nível requerido de serviços ao consumidor.
19
A importância da boa administração de materiais pode ser mais bem
apreciada quando os produtos necessários não estão disponíveis no instante correto
para atender às necessidades de produção ou operação.
Para Viana (2002), a administração de materiais se caracteriza pelo processo
de planejamento, coordenação, direção e controle dos materiais adquiridos pela
empresa para a formação de estoques.
Conforme Ballou (1998), o objetivo da administração de materiais deve ser
prover o material certo, no local de operação certo, no instante correto e em
condição utilizável ao custo mínimo. No geral, a administração de suprimentos é
semelhante à administração da distribuição física.
A administração de materiais envolve todos os fluxos de materiais da
empresa, desde a programação para compra de materiais, as compras, a recepção,
armazenamento no almoxarifado, movimentação de materiais, transporte interno e
armazenamento no depósito de produtos acabados.
Para alcançar este objetivo, Ballou (2001) defende que a gestão de materiais
irá estudar e integrar as ações e decisões a respeito da localização das instalações,
do estoque e do transporte dos materiais.
Boa administração de materiais significa coordenar a movimentação de suprimentos com as exigências de operação. Isto significa aplicar o conceito de custo total às atividades de suprimento de modo a tirar vantagem da oposição das curvas de custo. Ou seja, o objetivo da administração de materiais deve ser prover o material certo, no local de operação certo, no instante correto e em condição utilizável ao custo mínimo (BALLOU, 2001, p.61).
Os procedimentos fundamentais para o sucesso desta área contemplam: o
cadastramento, a gestão de estoques, as compras, o recebimento, a armazenagem,
a distribuição ou transporte e o inventário físico (VIANA, 2002).
Destaca-se que o planejamento, a organização e o controle são essenciais
para que a empresa obtenha os resultados esperados da Gestão de Materiais.
2.2 Compras
As atividades de compras são um segmento do setor de administração de
materiais, que tem a finalidade suprir as necessidades de materiais ou serviços.
20
Em cada organização, o setor de compras possui uma determinada estrutura,
características, e poderá estar subordinado a diferentes setores no organograma.
Na visão de Dias (2006), qualquer atividade industrial necessita de matérias-
primas, componentes, equipamentos e serviços, para que possa operar e suprir seu
processo de produção. No ciclo de um processo de fabricação, antes de iniciar a
primeira operação, os materiais e os insumos gerais devem estar disponíveis,
mantendo-se, com certo grau de certeza, a continuidade de seu abastecimento a fim
de atender às necessidades ao longo do período.
Assim, a quantidade dos materiais e a sua qualidade devem ser compatíveis
com o processo produtivo, a fim de que mantenha sua produtividade e suas vendas
atendidas, mas com um estoque suficiente o bastante que seus custos e
investimentos não impactem no fluxo de caixa da empresa.
O processo de compras, conforme explica Viana (2002), segue vários passos.
O primeiro é saber o que, quando e quanto comprar, depois se avalia as condições
dos fornecedores. Depois, levanta-se a melhor opção de preço; fechado o contrato,
o setor de compras deve acompanhar o processo entre o pedido e a entrega, e após
o recebimento deve-se controlar a qualidade e a quantidade de material.
O termo compras freqüentemente é o processo de compras da administração
de materiais, ou seja, de aquisição de materiais. Dentro desse processo de compras,
Ballou (2001) apresenta como atividades centrais:
assegurar descrição completa e adequada das necessidades;
selecionar fontes de suprimento;
conseguir informações de preço;
colocar os pedidos (ordens de compra);
acompanhar (monitorar) os pedidos;
verificar notas fiscais;
manter registros e arquivos;
manter relacionamentos com vendedores.
O objetivo do departamento de compras atualmente é o de manter e organizar
a entrada e saída contínua de suprimentos e materiais com um custo mínimo de
investimento; adquirir materiais com qualidade e quantidade solicitadas, visto que o
principal é procurar sempre melhores condições de preços.
21
Gonçalves (2004) destaca que o processo de compras possui os seguintes
objetivos:
comprar de forma eficiente, maximizando o ganho para a empresa, dentro
dos padrões éticos;
garantir o suprimento dos materiais, nas quantidades e nos prazos
exigidos pelos usuários;
criar e desenvolver de forma permanente e intensiva, um cadastro de
fontes de suprimentos que dê garantias quanto ao fluxo de materiais a
serem abastecidos nas empresas;
manter uma boa articulação tanto internamente nas empresas, quanto com
o mercado em geral e, especialmente, com o mercado fornecedor dos
insumos e produtos exigidos pelas empresas;
criar rotinas e procedimentos dentro dos processos de aquisição que
sejam ágeis e que permitam um efetivo controle de todo o processo.
A função principal de compras é o estabelecimento do fluxo dos materiais na
empresa, pelo seguimento junto ao fornecedor, e pela agilização da entrega. Prazos
de entrega não cumpridos podem criar sérios problemas para os setores de
produção e vendas.
Martins e Alt (2006) elencam que a função compras é vista como parte do
processo de logística das empresas, ou seja, como parte integrante da cadeia de
suprimentos (supply chain). Por isso, muitas empresas utilizam a denominação
gerenciamento da cadeia de suprimentos e não mais o termo Compras, que era
voltado para as transações em si, e não para o todo.
Para Dias (2006), os objetivos básicos de um departamento de compras
seriam:
obter um fluxo contínuo de suprimentos a fim de atender aos programas
de produção;
coordenar esse fluxo de maneira que seja aplicado um mínimo de
investimento que afete a operacionalidade da empresa;
comprar materiais e insumos aos menores preços, obedecendo a padrões
de quantidade e qualidade definidos;
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procurar sempre dentro de uma negociação justa e honrada as melhores
condições para a empresa, principalmente em condições de pagamento.
Complementam Martins e Alt (2006) que à área de compras compete o
cuidado com os níveis de estoque da empresa, pois embora altos níveis de estoque
possam significar poucos problemas com a produção, acarretam um custo
exagerado para sua manutenção. Esses altos custos para mantê-los são resultantes
de despesas com o espaço ocupado, custo do capital, pessoal de almoxarifado e
controles.
As principais atividades típicas de um setor de compras são visualizadas no
quadro a seguir.
Pesquisa
Estudo do mercado
Estudo dos materiais
Análise dos custos
Investigação das fontes de fornecimento
Inspeção das fábricas dos fornecedores
Desenvolvimento de fontes de fornecimento
Desenvolvimento de fontes de materiais alternativos
Aquisição
Conferência de requisições
Análise das cotações
Decidir comprar por meio de contratos ou no mercado
aberto
Entrevistar vendedores
Negociar contratos
Efetuar as encomendas de compras
Acompanhar o recebimento de materiais
Administração
Manutenção de estoques mínimos
Transferência de materiais
Evitar excessos e obsolescência de estoque
Padronizar o que for possível
Diversos
Fazer estimativa de custo
Dispor de materiais desnecessários, obsoletos ou
excedentes
Cuidar das relações comerciais recíprocas
Quadro 1: Atividades típicas de compras.
Fonte: Dias (2006, p.237-238).
23
Além das atividades especificadas no quadro 1, Dias (2006) apresenta outras
responsabilidades que poderão ser partilhadas com outros setores:
determinação do que fabricar ou comprar;
padronização e simplificação;
especificações e substituições de materiais;
testes comparativos;
controle de estoques;
seleção de equipamentos de produção;
programas de produção dependentes da disponibilidade de materiais.
Por isso, o setor de compras deve buscar sua máxima eficiência, estocando
seus materiais em níveis adequados e racionalizando o processo produtivo.
Destaca-se que baixos níveis de estoque podem fazer com que a empresa trabalhe
com maior risco e a produção pode ser afetada por falta de insumos.
No entendimento de Arnold (1999, p.59), o ciclo de compras consiste nos
seguintes passos:
1) Receber e analisar as requisições de compras: as requisições de compras têm início com o departamento ou a pessoa que será o usuário final. As requisições de compra devem conter as seguintes informações: identidade do requisitante, aprovação assinada, conta em que será debitado o custo; especificação do material; quantidade e unidade de medida; data e local de entrega exigidos; qualquer outra informação complementar necessária. 2) Selecionar fornecedores. Encontrar fornecedores potenciais, emitir solicitações para cotações, receber e analisar cotações, selecionar o fornecedor certo. Identificar e selecionar fornecedores são importantes responsabilidades do departamento de compras. Para itens rotineiros ou para aqueles que nunca foram comprados antes, deve-se manter uma lista de fornecedores aprovados. 3) Determinar o preço correto: essa é uma responsabilidade do departamento de compras, intimamente ligada à seleção dos fornecedores. O departamento de compras também é responsável por negociar o preço, e tentará obter o melhor preço junto ao fornecedor. 4) Emitir pedidos de compra: a ordem de compra é uma oferta legal de compra. Uma vez aceita pelo fornecedor, ela se torna um contrato legal para entrega das mercadorias, de acordo com os termos e condições especificados no contrato de compra. O pedido de compra é preparado com base na requisição de compra ou nas cotações, sendo posteriormente enviado ao fornecedor. 5) Fazer um acompanhamento para garantir que os prazos de entrega sejam cumpridos: o departamento de compras deve garantir que os fornecedores realmente entreguem pontualmente. 6) Receber e aceitar as mercadorias: quando as mercadorias são recebidas, o departamento de recepção as inspeciona para garantir que
24
foram enviados os itens corretos, na quantidade certa e que não foram danificados no transporte. 7) Aprovar a fatura para pagamento do fornecedor: quando é recebida a fatura do fornecedor, há três informações que devem concordar: o pedido de compra, o relatório de recebimento e a fatura. Os itens e as quantidades devem ser os mesmos em todos os documentos; os preços e suas extensões devem ser os mesmos no pedido de compra e na fatura. Todos os descontos e termos do pedido original de compra devem ser comparados com a fatura.
Os compradores das empresas devem exercer atividades de verificação dos
prazos, preços, qualidade e volume, além de um estreito relacionamento com os
fornecedores, criando laços de parceria.
A seleção de fornecedores é considerada igualmente ponto-chave do processo de comprar. A potencialidade do fornecedor deve ser verificada, assim como suas instalações e seus produtos, isso é muito importante. O seu balanço deve ser cuidadosamente analisado. Com um cadastro atualizado e completo de fornecedores e com cotações de preços feitos semestralmente, muitos problemas serão evitados (DIAS, 2006, p.236).
Destacam Martins e Alt (2006) que o relacionamento cliente-fornecedor é
totalmente diferente de alguns anos atrás, quando cada um procurava tirar o máximo
proveito do outro. Atualmente, o relacionamento é do tipo parceria, com elevada
confiança, em que cliente e fornecedor se ajudam sempre na procura de soluções
eficazes e que possam trazer mais benefícios aos consumidores finais.
Além da parceria com os fornecedores, uma tarefa essencial do setor de
compras resume-se à pesquisa de preços, a fim de que a empresa adquira produtos
com os melhores preços e alta qualidade, o que impactará no preço final de seus
produtos.
A função principal da pesquisa de compras é suprir com informações e
orientação analítica os departamentos interessados.
Para Dias (2006), o campo de pesquisa de compras pode ser dividido em
áreas distintas, e se aplicam com as atividades de:
estudo dos materiais: avaliação das necessidades da empresa para
períodos que variam de um a dez anos, tendência a curto e longo prazo de
ofertas e demandas, tendência dos preços, melhorias tecnológicas,
perspectivas para possíveis substitutos, desenvolvimento de padrões e
especificações;
25
análise econômica: efeitos dos ciclos econômicos sobre os materiais
comprados em função das necessidades, tendências dos preços gerais,
influência das variações econômicas sobre fornecedores e concorrentes;
análise de fornecedores: qualificações de fornecedores ativos e em
potencial, estudo das instalações dos fornecedores, avaliação do seu
desempenho, análise da condição financeira;
análise do custo e do preço: razões subjacentes às variações dos preços,
estudo comparativo de peças semelhantes, análise dos custos e margens
de lucro de um fornecedor, investigações relativas a métodos alternativos
de fabricação e de especificações de materiais;
análise das embalagens e transportes: efeito das localizações dos
fornecedores sobre os custos, métodos alternativos de despachos,
reclassificação dos artigos, introdução das melhorias nas embalagens,
métodos melhorados de manipulação dos materiais;
análise administrativa: controle dos formulários, simplificação do trabalho,
emprego de sistemas informatizados, preparação de relatórios. Todos os
departamentos funcionais dentro de uma empresa geram informações
para o sistema de compras, ou requerem informações por causa do
mesmo. Os mais importantes são:
a) produção: a relação entre ambos deverá ser considerada mais do ponto de
vista do seu objetivo comum, que é contribuir efetivamente para o
benefício geral da empresa. Deste ponto de vista, há uma excelente razão
para que nem um nem outro predomine em suas funções;
b) engenharia: a cooperação entre compras e engenharia concentra-se
principalmente ao redor dos assuntos concernentes ao projeto,
planejamento e especificações preliminares às verdadeiras exigências de
produção;
c) contabilidade: cada compra efetuada representa um dispêndio, ou um
compromisso dos fundos da empresa. Essa compra põe em ação uma
série de operações de contabilidade. A relação entre compras e
contabilidade é, portanto, de vital importância e é iniciada logo após a
compra ser realizada;
26
d) vendas: o departamento de vendas deve manter o de compras informado
quanto às cotas de vendas e quanto às expectativas delas, que servem
como um índice das prováveis quantidades de materiais necessários. Nas
empresas industriais, esse relacionamento já está transferindo-se para o
PCP, que fica responsável por essas informações;
e) PCP: a relação existente entre compras e o PCP deve ser estreita e
fundamental, pois ambos encontram-se combinados em mais da metade
das organizações industriais. Do ponto de vista funcional, o efeito
desejado por esta estreita colaboração é estender a responsabilidade
pelos materiais, desde o momento de aquisição até o de entrega e
utilização;
f) Controle de qualidade: a primeira responsabilidade das compras para com
o controle de qualidade é adquirir materiais e produtos que satisfaçam às
especificações. O controle de qualidade geralmente faz testes de
aceitação dos materiais comprados. Nesse caso, deve-se esclarecer a
seção de compras e, por intermédio desta, o fornecedor, sobre quais
métodos de teste serão aplicados e qual será o critério adotado para sua
aceitabilidade.
2.3 Estoque
“A gestão do fluxo de materiais, serviços e informações, desde o fornecedor
inicial até o consumidor final, constitui a essência da logística” (MARTINS; ALT,
2006, p.167).
Os estoques têm a função de funcionar como amortecedores nas empresa,
haja vista que a velocidade com que as mercadorias são recebidas é diferente da
velocidade com que são utilizadas, por isso a necessidade de um estoque.
A manutenção de estoques atua como „amortecedor‟ entre a oferta e a
demanda, para se obter uma margem de segurança na disponibilidade dos produtos.
Deve-se levar em consideração os custos, pois a manutenção inadequada dos
estoques pode provocar a perda nas vendas ou no aumento dos custos logísticos,
que pode representar até 66%. Conhecer e mensurar as incertezas presentes nos
processos logísticos é o primeiro passo para uma boa política de gestão de
estoques. A criação de indicadores dessas incertezas é essencial para o correto
27
dimensionamento dos estoques de segurança, garantindo o nível de serviço
desejado ao menor custo total de operação (BALLOU, 2002).
Seguindo este raciocínio, destacam Martins e Alt (2006) que quando a
velocidade de entrada dos itens é maior do que a de saída, ou quando o número de
unidades recebidas é maior do que o número de unidades expedidas, o nível de
estoque aumenta. Mas, se mais itens são consumidos do que os que entram, o
estoque diminui. Ainda, se a quantidade que é recebida é igual à que é despachada,
o estoque mantém-se constante.
A função da administração de estoque é maximizar o efeito lubrificante no feedback de vendas e o ajuste do planejamento da produção. Simultaneamente, deve minimizar o capital investido em estoques, pois ele é caro e aumenta continuamente, uma vez que o custo financeiro aumenta (DIAS, 2006, p.19).
As empresas não conseguem sobreviver sem estoque, pois é ele quem
auxilia a produção em seus vários estágios, fornecendo as matérias-primas para a
elaboração do produto final.
Conforme Ching (1999), a visão tradicional de estoque é evitar rupturas nas
vendas no que se refere às variações de demanda, o mesmo sugere o uso da
logística integrada com a intenção de promover o fluxo contínuo maximizando o
processo de vendas e minimizando o uso de estoques.
Um dos desafios do comprador será aliar a demanda futura com os objetivos
a serem adquiridos dentro de um certo período, por isso, quanto maior o número de
informações, melhor vai ser o resultado obtido.
Destaca Jacobsen (2003) que a gestão de estoques é um fator cada vez mais
determinante para as organizações, no que tange a sobrevivência destas em um
mercado globalizado e cada vez mais competitivo.
Já para Arnold (1999), o propósito básico dos estoques é separar o
suprimento da demanda. O estoque serve como um armazenamento intermediário
entre:
oferta e demanda;
demanda dos clientes e produtos acabados;
produtos acabados e a disponibilidade dos componentes;
exigências de uma operação e resultado da operação anterior;
28
peças e materiais necessários ao início da produção e fornecedores de
materiais.
Por isso, os estoques, para a administração de materiais e de produção são
fundamentais, desde que a empresa o mantenha em quantidades estritamente
necessárias. Este será o objetivo da administração financeira, que buscará minimizar
os investimentos em estoques.
Nas organizações, verifica-se uma situação conflitante entre a disponibilidade
de estoque e a vinculação do capital, conforme quadro a seguir.
Setor de Compras Setor Financeiro
Matéria-prima
(alto-estoque)
Desconto sobre as
quantidades a serem
compradas
Capital investido
Juros perdidos
Setor de Produção Setor Financeiro
Matéria-prima
(alto estoque)
Nenhum risco de falta de
material
Grandes lotes de
fabricação
Maior risco de perdas e
obsolescência
Aumento do custo de
armazenagem
Setor de Vendas Setor Financeiro
Produto acabado
(alto estoque)
Entregas rápidas
Boa imagem, melhores
vendas
Capital investido
Maior custo de
armazenagem
Quadro 2: Conflitos interdepartamentais, quanto a estoque.
Fonte: Dias (2006, p.20).
Conforme o quadro 2, o setor de vendas deseja um estoque elevado para
atender aos clientes. Já o setor financeiro buscará reduzir os estoques para diminuir
o capital investido.
A administração de materiais deverá equilibrar os objetivos dos quatro
departamentos, fazendo com todos funcionem adequadamente conforme a política
de estoques da empresa.
29
Na visão de Moreira (1998) do ponto de vista financeiro, destaca-se que
estoque é investimento e conta como parte do capital da empresa. Quanto maiores
os estoques, maior é o capital total.
A gestão de estoques constitui um componente importante da administração,
principalmente quando a empresa utiliza grande quantidade de materiais e/ou
quando precisa manter um alto volume de estoques, sendo necessária uma eficiente
gestão de estoques para controle e manutenção de materiais.
Afirma Bertaglia (2003) que os estoques são considerados elementos
reguladores no contexto da cadeia de valor, desempenhando papel importante, e
possuem funções distintas relacionadas às demandas de mercado, às
características do produto e sua movimentação e à interferência da situação
econômica. A demanda pode ser dependente (determinada pelas decisões de
produção e está vinculada a uma demanda independente), ou demanda
independente (determinada pelas condições de mercado, não afetada pelas
necessidades de produção e gerada diretamente pelo consumidor ou cliente).
Explicam também Martins e Alt (2006) que os estoques ou recursos materiais
podem ser classificados em demanda dependente ou independente, que são:
demanda dependente: é quando a quantidade a ser utilizada depende da
demanda de um item de demanda independente;
demanda independente: os materiais, componentes, partes e peças da
demanda independente são os itens cuja demanda decorre, em sua
maioria, dos pedidos dos clientes externos como, por exemplo, os
produtos acabados, que a empresa vende diretamente a seus clientes
externos, e itens de manutenção, de uso interno e requisitados por clientes
internos, como material de escritório.
Destaca Dias (2006) que a meta da gestão de estoques será otimizar o
investimento, aumentando o uso eficiente dos meios financeiros, minimizando as
necessidades de capital investido em estoques.
Os materiais precisam estar na empresa, prontos para o consumo na data
desejada e com um preço de aquisição acessível, a fim de que o produto possa ser
competitivo e assim, dar à empresa um retorno satisfatório do capital investido, ou
seja, a empresa deve ter uma boa gestão de estoques.
30
Para Bertaglia (2003), a administração dos estoques deve receber atenção
especial, uma vez que podem ser armazenados em diferentes etapas do processo,
apresentando características diversas, como matéria-prima, produto semi-acabado,
produto acabado ou produto com valor agregado para o cliente e consumidor.
O gerenciamento de estoque está relacionado com o planejamento e o
controle de estoques e materiais ou de produtos que serão utilizados na produção
ou na comercialização de bens ou serviços. Preocupar-se efetivamente com os
estoques pode interferir nos resultados estratégicos de uma empresa, através da
definição do momento correto da compra, a quantidade ideal a ser comprada, os
melhores preços, os níveis de segurança, a qualidade do bem ou do serviço.
O fluxo de materiais nas organizações recebe diferentes classificações, à
medida que percorre os processos de produção da empresa, ou seja, os materiais
passam a se enquadrar em diferentes classes de materiais.
Como os estoques constituem parcela considerável dos ativos das
organizações, eles recebem um tratamento contábil minucioso. São classificados
para fins contábeis, em cinco grandes categorias, conforme quadro 3.
Estoques de materiais
São todos os itens utilizados nos processos de
transformação em produtos acabados. Todos os
materiais armazenados que a empresa compra para
usar no processo produtivo fazem parte do estoque de
materiais, independentemente de serem materiais
diretos, que se incorporam ao produto final, ou indiretos,
que não se incorporam ao produto final. Assim, material
pode ser um componente de alta tecnologia. Aqui se
incluem também os materiais auxiliares, ou seja, itens
utilizados pela empresa mas que pouco ou nada se
relacionam com o processo produtivo, como os
materiais de escritório e de limpeza.
Estoques de produtos em
processo
Correspondem a todos os itens que já entraram no
processo produtivo, mas que ainda não são produtos
acabados. São os materiais que começaram a sofrer
alterações, sem, contudo, estar finalizados. Muitas
pessoas usam a expressão „produtos que estão no meio
da fábrica‟ para designá-los.
31
Estoques de produtos
acabados
São todos os itens que já estão prontos para ser
entregues aos consumidores finais. São os produtos
finais da empresa. Os produtos acabados são bem
conhecidos pelas pessoas no dia-a-dia, e itens como os
de revenda enquadram-se nesta categoria.
Estoques em trânsito
Correspondem a todos os itens que já foram
despachados de uma unidade fabril para outra,
normalmente da mesma empresa, e que ainda não
chegaram a seu destino final.
Estoques em consignação
São os materiais que continuam sendo propriedade do
fornecedor até que sejam vendidos. Em caso contrário,
são devolvidos sem ônus. Os materiais, como recursos
que são, recebem as mais variadas denominações. Os
materiais podem receber as seguintes denominações:
a) materiais diretos: também denominados
materiais produtivos ou matérias-primas. São
aqueles que se agregam ao produto final, isto é,
saem com o produto final;
b) materiais indiretos: também denominados
materiais não produtivos ou materiais auxiliares.
São aqueles que não se agregam, isto é, não
saem com o produto final.
Quadro 3: Categoria dos estoques.
Fonte: Martins e Alt (2006, p.170).
A classificação apresentada é feita em função do seu estágio no processo
produtivo da empresa. À medida que passam pelas diversas etapas do processo
produtivo, vão sofrendo acréscimos e alterações, e que resultarão no produto
acabado (ARNOLD, 1999).
2.4 Controle de estoque
Em muitas organizações, os estoques são administrados por um setor
específico, que deverá controlar o fluxo diário de entradas e saídas de materiais,
além das compras para reposição, as quantidades a serem compradas e o momento
ideal de se acionar o fornecedor.
32
Apesar de todos os controles, esse setor sofre críticas. As deficiências do
controles de estoques normalmente são mostradas por reclamações contra sintomas
específicos e não por críticas diretas a todo o sistema. Na visão de Dias (2006), os
sintomas encontrados nas empresas normalmente são:
periódicas e grandes dilatações dos prazos de entrega para todos os
produtos acabados e dos tempos de reposição para matéria-prima;
quantidades maiores de estoque, enquanto a produção permanece
constante;
elevação do número de cancelamentos de pedidos ou mesmo devoluções
de produtos acabados;
variação excessiva da quantidade a ser produzida;
produção parada freqüentemente por falta de material;
falta de espaço para armazenamento;
baixa rotação dos estoques, obsoletismo em demasia.
Para que haja uma diminuição quanto às deficiências no controle de
estoques, a administração deverá determinar ao setor de materiais o programa de
objetivos a serem atingidos, isto é, estabelecer certos padrões que sirvam de guia
aos programadores e controladores, para que se possa mensurar a performance do
setor.
Destaca Dias (2006) que as políticas são diretrizes, que podem ser:
metas quanto ao tempo de entrega dos produtos ao cliente;
definição do número de depósitos e/ou de almoxarifados e da lista de
materiais a serem estocados neles;
até que nível deverão flutuar os estoques para atender a uma alta ou baixa
das vendas ou a uma alteração de consumo;
até que ponto será permitida a especulação com estoques, fazendo
compra antecipada com preços mais baixos ou comprando uma
quantidade maior para obter desconto;
definição da rotatividade dos estoques.
A definição da política de estoques da empresa é fundamental para os
funcionários do setor, pois essas garantirão seu bom funcionamento.
33
As definições das políticas são muito importantes ao bom funcionamento da
administração de estoques.
Destacam Fleury, Wanke e Figueiredo (2000) que a definição de uma política
de estoques depende de definições claras para quatro questões:
(1) quando pedir;
(2) quanto pedir;
(3) quanto manter em estoques de segurança; e
(4) onde localizar.
Essas quatro questões fazem com que, quando administradas eficientemente,
gerem resultados positivos para a organização.
Para Bertaglia (2003), os administradores utilizam-se de indicadores de
desempenho que monitoram os estoques, que são:
Giro de estoque: corresponde ao número de vezes em que o estoque é
consumido totalmente durante um determinado período, calculado com
base na relação do volume de vendas do ano dividido pelo capital médio
investido em estoque. Esse indicador compara seu desempenho ao de
organizações similares.
Cobertura de estoque: relaciona a taxa de uso do item através do cálculo
da quantidade de tempo de duração do estoque, caso este não sofra um
ressuprimento.
Nível de serviço ao cliente: avalia o desempenho do sistema de controle
de estoques através da relação entre a quantidade de itens disponíveis e a
quantidade de itens demandada pelo cliente. Esse tipo de indicador é
conhecido como OTIF (on time in full), e permite determinar quão eficiente
a cadeia de abastecimento pode ser.
Acurácia de estoque: determinada pela relação entre a quantidade física
existente no armazém e a existente nos registros de controle.
Assim, conclui-se que a formação do estoque está relacionada ao
desequilíbrio existente entre a demanda e o fornecimento, por isso, os estoques
garantem que não haja interrupções nas vendas e na produção.
2.4.1 Acurácia dos estoques
34
Após a realização do inventario físico, a empresa pode calcular a acurácia
dos controles, através da medição da porcentagem de itens corretos, tanto em
quantidade quanto em valor, ou seja:
Acurácia: Número de itens com registros corretos
Número total de itens
ou
Acurácia: Valor de itens com registros corretos
Valor total de itens
Este cálculo tem por objetivo verificar a margem de acerto da empresa em
relação à quantidade estocada e àquela informada pelo sistema de controle de
estoque.
2.4.2 Curva ABC
A classificação ABC tem como objetivo determinar quais os itens que devem
merecer atenção, do ponto de vista econômico e financeiro, de acordo com sua
importância.
A classificação dos estoques é importante para a empresa, pois ao ordenar os
materiais segundo sua demanda, verifica-se que uma pequena quantidade de itens,
que se denomina classe “A” representa um grande investimento, enquanto a grande
maioria dos itens denominados classe “C”, exige pouco investimento. Ainda
encontra-se entre a classe “A” e “C” os itens com importância e quantidade médias,
denominados de classe “B”.
Segundo Arnold (1999, p.283), “o sistema ABC determina a importância dos
itens, permitindo assim diferentes níveis de controle baseados na importância
rotativa dos itens”. Assim, existem duas regras claras para os controles baseado na
Curva ABC:
a primeira caracteriza-se por manter estoques extras de produtos da
classificação “C”, pois representam aproximadamente 5% do valor dos
estoques e a falta deste material oferece riscos à empresa;
35
a segunda contempla a utilização de dinheiro e controle cerrado para
diminuir o estoque de itens de valor alto.
O método ABC de materiais e estoques é um método que consiste em
separar em três grupos, ABC, classificando-os de acordo com os seus valores, e
dando maior importância de controle aos materiais.
Para Jacobsen (2006), para o levantamento da curva ABC de um estoque,
deve-se considerar os seguintes elementos e providências:
código do material ou item;
preço ou custo unitário;
demanda futura ou passada (ou estoque médio), em unidade de cada
item, durante o período em estudo;
cálculo da demanda em valor monetário, do período determinado;
ordenação decrescente dos itens, em função da demanda em valores
monetários.
Na fase de tabulação dos dados da Curva ABC de um estoque, deve-se
considerar os seguintes elementos, conforme explicações de Jacobsen (2006):
código do material ou item, ordenado de forma decrescente, conforme
ficou estabelecido na fase de levantamento;
demanda em valores monetários, por item;
percentual de participação de cada item de acordo com a sua demanda
em valor monetário;
demanda acumulada do período em estudo, em valor monetário;
demanda acumulada do período, em percentual;
percentual acumulado do número de itens estudados (100% dividido pelo
número de itens);
quantidade acumulada do número de itens.
É através da Curva ABC que se poderá conhecer a ordem de prioridade de
uma lista de estoques. Desta forma, os itens “A” devem permanecer em estoque
pelo menor tempo possível, o controle deve ser mais rigoroso, as previsões feitas
36
com maior exatidão possível, e a movimentação desde o fornecedor até a utilização
final programada e acompanhada atentamente, acarretando significativo resultado.
Jacobsen (2006) afirma que os itens “C” podem ser estocados em
quantidades maiores, exceção feita aos produtos perecíveis, com controles menos
rígidos em termos de quantidade e freqüência, requerendo menos esforço
administrativo e pouca imobilização de capital. Para os itens de classe “B” o
tratamento pode ser intermediário, devendo ser controlados de forma atenta, mas
flexível.
2.4.3 Estoque mínimo ou estoque de segurança
A determinação do estoque mínimo é uma das mais importantes informações
para a administração do estoque, pois está diretamente ligado ao valor financeiro
imobilizado da empresa.
Referencia Dias (2008) que o estoque mínimo, também chamado estoque de
segurança é a quantidade mínima que deve existir em estoque, que se destina a
cobrir eventuais atrasos no ressuprimento, objetivando a garantia do funcionamento
ininterrupto e eficiente do processo produtivo, sem o risco de faltas.
O estoque de segurança tem como finalidade não afetar o processo produtivo
e, principalmente, não acarretar transtornos aos clientes por falta de material e,
consequentemente, atrasar a entrega do produto no mercado.
Na visão de Viana (2002), o estoque mínimo é a quantidade mínima possível
capaz de suportar um tempo de ressuprimento superior ao programado ou um
consumo desproporcional. Ao ser atingido pelo estoque em declínio, indica a
condição crítica do material, desencadeando providências como, por exemplo, a
ativação das encomendas em andamento, objetivando evitar a ruptura do estoque.
Destaca Pozo (2001) que um fato importante a ser explanado é referente ao
valor do estoque de segurança, visto que o ideal é ter esse estoque igual a zero.
Martins e Alt (2006) afirmam que os estoques de segurança diminuem os
riscos de não-atendimento das solicitações dos clientes externos ou internos.
A determinação do estoque mínimo, ou estoque de segurança é de suma
importância para as empresas, pois define a quantidade mínima que deve existir em
estoque, que se destina a cobrir eventuais atrasos no ressuprimento, e que terá a
37
finalidade de garantir o funcionamento ininterrupto e eficiente do processo produtivo,
sem o risco de faltas.
O risco de faltas, segundo Dias (2008) pode ocorrer devido às seguintes
causas:
oscilação no consumo;
oscilação nas épocas de aquisição (atraso no tempo de reposição);
variação na qualidade, quando o Controle de Qualidade rejeita um lote;
remessas por parte do fornecedor, divergentes do solicitado;
diferenças de inventário.
Destaca Dias (2008) que pode-se determinar o estoque mínimo através da
fixação de determinada projeção mínima (projeção estimada do consumo), ou
cálculos com base estatística.
A quantidade do estoque mínimo é calculada em função do nível de
atendimento fixado pela empresa, em função da importância operacional e do valor
do material, além dos desvios entre os consumos estimados e os realizados e o
prazo médio de reposição.
2.4.4 Estoque máximo
O estoque máximo é a quantidade máxima de estoque permitida para o
material, ou seja, o nível máximo pode ser atingido pelo estoque virtual, quando da
emissão de um pedido de compra.
Para Viana (2002), a finalidade principal do estoque máximo é indicar a
quantidade de ressuprimento, por meio da análise do estoque virtual.
2.4.5 Método PEPS e Método UEPS
Os registros de estoque têm como objetivo controlar o volume físico de
materiais, como também a quantidade de capital aplicada.
O método PEPS (primeiro a entrar, primeiro a sair) é o método feito pela
ordem cronológica das entradas.
Conforme Dias (2008), no PEPS sai o material que primeiro integrou o
estoque, sendo substituído pela mesma ordem cronológica em que foi recebido,
38
devendo seu custo real ser aplicado. Quando o giro dos estoques ocorre de maneira
rápida ou quando as oscilações normais nos custos podem ser absorvidas no preço
do produto, ou quando se dispõe de material que esteja mantido por longo prazo,
esse tipo de avaliação serve também para valorização dos estoques.
Para Martins e Alt (2006), através do PEPS analisa-se o estoque pela ordem
cronológica das entradas dos materiais. Sai o material que foi estocado em primeiro
lugar, sendo substituído pela mesma ordem cronológica em que foi recebido.
Já o método UEPS (último a entrar primeiro a sair), é o método de avaliação
que considera que devem em primeiro lugar sair as últimas peças que deram
entrada no estoque, o que faz com que o saldo seja avaliado ao preço das últimas
entradas.
É o método mais adequado em períodos inflacionários, pois uniformiza o
preço dos produtos em estoque para venda no mercado consumidor. Baseia-se na
premissa de que o estoque de reserva é o equivalente ao ativo fixo (DIAS, 2008).
2.4.6 Ponto de pedido
O ponto de pedido é o momento máximo para que seja feita a solicitação de
reposição das mercadorias. Sendo assim, executar isto é um dos grandes problemas
do administrador de materiais.
A determinação da quantidade de estoque mantida no ponto de pedido deve ser suficiente para atender à demanda pelo item durante seu tempo de ressuprimento, mais um nível de estoque de segurança ou reserva, que serve para absorver variações na demanda durante o tempo de variações no próprio tempo de ressuprimento (TUBINO, 1997, p.125).
Segundo Francischini e Gurgel (2002), com uma periodicidade adequada,
diária, semanal ou mensal, a área de estoque deve fazer uma verificação para saber
se o estoque virtual está igual ou abaixo do ponto de pedido.
2.4.7 Reposição periódica
Para determinados itens de estoque, recomenda-se a utilização do sistema
denominado reposição periódica ou intervalo padrão.
39
Segundo Martins e Alt (2006), no sistema de reposição periódica, depois de
decorrido um intervalo de tempo preestabelecido, por exemplo, três meses, um novo
pedido de compra para um certo item de estoque é emitido.
O modelo de reposição periódica, também chamado de modelo do intervalo
padrão ou modelo do estoque máximo, consiste em emitir os pedidos de compras
em lotes em intervalos de tempo fixos.
A fim de se determinar quanto deve ser comprado no dia da emissão do
pedido, deve-se verificar a quantidade ainda disponível em estoque, comprando-se o
que falta para atingir um estoque máximo, também previamente determinado.
2.5 Classificação de materiais
O cadastramento é a fase de classificação, especificação e codificação dos
materiais. De acordo com Viana (2002), ao classificar os materiais, estes são
separados por características semelhantes, o que torna esta fase importante, pois
pode-se identificar e definir prioridades. Uma boa classificação é ampla, visando
tratar de várias características do material, é prática e flexível, o que permite a
interação entre os tipos de classificação.
Há vários tipos de classificação, pois cada empresa deve definir de que forma
classificar seus materiais.
De acordo com Gonçalves (2004), o controle de estoque deve definir a
quantidade que deverá ser reposta sempre que for detectada uma exigência de
renovação do estoque de cada item em particular.
O objetivo da classificação e codificação de materiais e bens é simplificar, especificar e padronizar com uma numeração todos os bens da empresa, tanto os materiais como os patrimoniais. É um fator primordial para a boa administração da área logística. Com a codificação do bem, passamos a ter um registro que nos irá informar todo o seu histórico, tais como: data de aquisição, preço inicial, localização, vida útil esperada, valor depreciado, valor residual, manutenção realizada e previsão de sua substituição. Após o bem estar codificado, recebe uma plaqueta com sua numeração e controle (POZO, 2001, p.183).
O gerenciamento dos estoques é fundamental para se definir metas, funções,
tipos de estoque e forma como eles afetam as organizações em suas atividades
produtivas e de relacionamento com o mercado, buscando maximizar os recursos da
empresa e fornecer um nível satisfatório de serviço ao cliente, através do
40
atendimento que a organização pretende oferecer ao cliente, estabelecendo critérios
coerentes para medir a satisfação dos clientes.
Fundamenta Pozo (2001) que a classificação dos bens dentro das suas
peculiaridades e funções tem como finalidade facilitar o processo de posteriormente
codificá-los, dar uma numeração que o identifique tanto quanto a seu tipo, uso,
finalidade, data de aquisição, propriedades e seqüência de aquisição.
Para elaborar um plano de codificação, Viana (2002) sugere primeiramente o
agrupamento, por grupo, classe ou por descrição efetiva dos materiais. Depois,
identifica-se o grupo, as classes dos materiais de cada grupo e, por fim, define-se a
sequência numérica dos grupos e das classes.
Conforme Dias (2006), o objetivo da classificação de materiais é definir uma
catalogação, simplificação, especificação, normalização, padronização e codificação
de todos os materiais componentes do estoque da empresa.
A classificação de materiais torna-se imprescindível para o controle eficiente
de estoques, pois simplifica suas atualizações.
Simplificar material é, por exemplo, reduzir a diversidade de um item empregado para o mesmo fim. Assim, no caso de haver duas peças para uma mesma finalidade qualquer, aconselha-se a simplificação, ou seja, a opção pelo uso de uma delas. Ao simplificarmos um material, favorecemos sua normalização, reduzimos as despesas ou evitamos que elas oscilem (DIAS, 2006, p.179).
Antes de iniciar a simplificação, deve-se buscar uma especificação, que é
uma descrição detalhada e minuciosa, com a finalidade de criar um melhor
entendimento entre o consumidor e o fornecedor quanto ao tipo de material a ser
requisitado.
Assim, a classificação deverá agrupar os produtos segundo sua forma,
dimensão, peso, tipo, uso etc. Além disso, cada gênero de material deverá ocupar
seu respectivo local.
No entendimento de Dias (2006), a partir da classificação do material, pode-
se partir para a configuração do mesmo, ou seja, representar todas as informações
necessárias, suficientes e desejadas por meio de números e/ou letras com base em
toda a classificação obtida do material.
As codificações encontradas são alfabéticas, alfanuméricas e numéricas,
conhecidas essas como decimais.
41
Destaca Dias (2006) cada um dos tipos de codificações:
sistema alfabético: no sistema alfabético o material é codificado segundo
uma letra, sendo utilizado um conjunto de letras suficiente para preencher
toda a identificação do material; pelo seu limite em termos de quantidade
de itens e uma difícil memorização, este sistema está caindo em desuso;
sistema alfanumérico: é uma combinação de letras e números e permite
um número de itens em estoque superior ao sistema alfabético.
Normalmente é dividido em grupos e classes, assim:
AC - 3721
sistema decimal: é o mais utilizado pelas empresas, pela sua simplicidade
e com possibilidades de itens em estoque e informações imensuráveis.
Suponha-se que uma empresa utilize a seguinte classificação para
especificar os diversos tipos de materiais em estoque:
01 – matéria-prima
02 – óleos, combustíveis e lubrificantes
03 – produtos em processo
04 – produtos acabados
05 – material de escritório
06 – material de limpeza
Neste exemplo, pode-se verificar que todos os materiais estão classificados
sob títulos gerais, de acordo com suas características, pois essa é uma classificação
bem geral. Cada um dos títulos da classificação geral é submetido a uma nova
divisão que individualiza os materiais. Dias (2006) destaca que, para exemplificar,
Código indicador
Classe
Grupo
42
toma-se o título 05 – material de escritório, da classificação geral, e suponha que
tenha a seguinte divisão:
05 – Material de escritório
01 – lápis
02 – canetas esferográficas
03 – blocos pautados
04 – papel-carta
Além da divisão, a empresa pode ainda optar por criar subdivisão, ou seja,
cada título da classificação individualizadora recebe uma nova codificação. Por
exemplo, toma-se o título 02 – canetas esferográficas, da classificação
individualizadora, e suponha-se que seja classificada da maneira seguinte:
02 – canetas esferográficas
01 – marca alfa, escrita fina, cor azul
02 – marca gama, escrita fina, cor preta
Esta nova classificação é conhecida como codificação definidora e, quando
necessita ser utilizada pela empresa, basta que seja informado os números das três
classificações que obedecem à seguinte ordem:
número da classificação geral;
número da classificação individualizadora;
número da classificação definidora.
Ainda, Dias (2006) continua exemplificado que, se o funcionário quiser referir-
se à canetas esferográficas marca alfa, cor vermelha, escrita final, basta que tome
os números: 05 da classificação geral; 02 da classificação individalizadora; e 03 da
classificação definidora, e escreve-se:
05 – 02 – 03
O sistema numérico pode ter uma amplitude muito grande e com enormes
variações, sendo uma delas o sistema americano Federal Supply Classification, que
tem a seguinte estrutura:
43
XX – XX – XXXXXX – X
Além dessa codificação, podem haver subdivisões em subgrupos e
subclasses de acordo com a necessidade da empresa e do volume de informações
que se deseja obter de um sistema de codificação.
O quadro a seguir relaciona os objetivos da codificação e padronização dos
materiais.
Diminuir o número de itens no estoque
A padronização objetiva evitar a variedade
de materiais de mesma classe, utilizados
para o mesmo fim, diminuindo o número de
itens em estoque, com reflexos técnicos e
econômicos para a empresa.
Simplificação dos materiais
Consiste na escolha, entre as variedades
existentes, de um material qualquer, de um
ou vários tipos julgados satisfatórios, de
modo que esse número reduzido de
variedades satisfaça às necessidades da
empresa. Assim é conseguida a eliminação
dos tipos ineficientes, o que torna a
padronização um fator decisivo contra o
desperdício.
Permitir a compra em grandes lotes
A padronização influi na eficiência das
compras, contribuindo para a redução do
número de itens e permitindo a aquisição de
quantidades maiores do item padronizado e
possibilitando a obtenção de melhores
preços.
Dígito de controle
Código de identificação
Classe
Grupo
44
Diminuir o trabalho de compras
A padronização conduz à redução do
número de concorrência, propiciando aos
envolvidos nos procedimentos a
concentração sobre menor quantidade de
itens e, consequentemente, especialização
e melhor nível de serviço.
Diminuir os custos de estocagem
O programa de padronização que reduz o
número de variedades permite (a) simplificar
a armazenagem, diminuindo seus encargos
e controle de materiais; (b) facilitar o arranjo
físico do almoxarifado, reduzindo o espaço
necessário para o armazenamento; (c)
facilitar a centralização dos estoques; (d)
reduzir o capital empatado na formação dos
estoques; e (e) diminuir os trabalhos de
inventário.
Reduzir a quantidade de itens estocados
Reduzindo-se a variedade de itens em
compra, a padronização permite a
diminuição da quantidade de itens a serem
armazenados.
Adquirir materiais com maior rapidez
Com a diminuição do número de itens a
serem adquiridos, reduz-se a quantidade de
processos de compra, possibilitando maior
rapidez às aquisições.
Evitar a diversificação de materiais de
mesma aplicação
A padronização evita a diversificação dos
materiais e possibilita sua aplicação
padronizada em locais onde anteriormente
se utilizavam materiais diversos.
Obter maior qualidade e uniformidade
A padronização permite adotar material de
boa qualidade que substitui outros de
qualidade diferente e que atendem a todas
as necessidades da empresa, uniformizando
o manuseio e a armazenagem.
Quadro 4: Objetivos da padronização.
Fonte: Adaptado de Viana (2002).
45
Atendendo a todos esses objetivos, a utilização de materiais padronizados
pela empresa propicia as seguintes vantagens:
reduzir o risco de falta de materiais no estoque: reduzindo variedades,
gerenciam-se menores quantidades de itens com maiores quantidades, o
que diminui o valor do imobilizado em estoque e os perigos de
obsolescência;
permitir a compra em grandes lotes: ampliando o poder de compra pela
aquisição de maiores quantidades de menos itens, a padronização reduz o
número de concorrências, as compras mais eficientes e possibilita,
inclusive, a obtenção de preços mais convenientes;
reduzir a quantidade de itens no estoque: reduzindo as variedades,
consegue-se diminuir o custo de armazenamento, simplificar os meios de
estocagem, melhorando o layout e diminuindo o espaço físico.
Um dos tipos de codificação mais utilizados atualmente é o código de barras.
Fundamentam Martins e Laugeni (2006) que o código de barras para a
identificação do produto é constituído por uma série de linhas e de espaços de
larguras diferentes. Existem dois padrões reconhecidos oficialmente UPC (Universal
Product Code) e o EAN (European Article Numbering).
De acordo com Viana (2002), o código de barras pode ser usado para
aprimorar qualquer processo que envolva controle de mercadorias e, por suas
próprias características, o sistema é ideal para operações com grande número de
itens, tornando-se a ferramenta adequada e racional de gerenciamento de estoques.
As principais vantagens do sistema são:
rapidez (estatísticas mundiais garantem que há ganho de tempo de até
30% no processamento);
economia;
aplicação no armazenamento, em compras e em vendas;
financeiras;
dispensa de etiquetação e reetiquetação de cada produto com o preço;
exeqüibilidade de operações de descontos sobre determinados itens ou
promoções.
46
Da mesma forma como as entradas, as saídas das mercadorias nos check
out ocorrem por meio de leitura por código de barra. Em princípio, com a atualização
eletrônica das movimentações de entradas e saída em tempo real, deverá ter saldos
de estoques exatos.
Mas, considerando a existência de furtos, erros de dados ou outros, a
exatidão dos saldos é comprometida, o que deve ser corrigido com contagens físicas
permanentes em todo o estoque, onde cada item é revisto periodicamente.
2.6 Armazenagem de materiais
A armazenagem tem como objetivo utilizar o espaço da empresa do modo
mais eficiente possível, planejando as instalações que visem promover a
movimentação rápida e fácil de suprimentos desde o recebimento até a expedição.
Os objetivos da armazenagem são, conforme Viana (2002):
utilização do espaço nas três dimensões, assim maximizando o uso do
espaço;
facilitar o acesso aos itens do depósito;
proteger e abrigar os materiais;
facilitar a movimentação interna do depósito;
maximizar a utilização de mão-de-obra e equipamentos;
satisfação das necessidades dos clientes.
A Figura 2 ilustra o envolvimento e as responsabilidades das atividades da
armazenagem.
47
Figura 2: Envolvimento das atividades da armazenagem.
Fonte: Adaptado de Viana (2002).
No almoxarifado acontece a armazenagem, que significa utilizar de maneira
ótima o espaço nas três dimensões. O armazém precisa proporcionar uma rápida
movimentação e localização rápida dos suprimentos. Deve-se definir se o local será
coberto ou não, estudar o layout, estudar a forma de conservação, manter o local
limpo, em ordem, e definir a segurança do patrimônio contra furtos ou incêndios.
A armazenagem possui algumas maneiras de ser trabalhada, tais como por
agrupamento, por tamanho, por freqüência de saída, em área externa, com
coberturas alternativas, e a armazenagem especial. Na verdade, todas as
armazenagens são especiais para o determinado material, e considera exatamente
as características anteriormente descritas, por exemplo, os materiais perecíveis são
Descarga
Recebimento e
Identificação
Testes
Verificação da quantidade e
qualidade
Decisão de aceite ou devolução ao
fornecedor
Armazenagem
Inventário
Separação das requisições de
material
Expedição
Distribuição
48
armazenados com o método FIFO (First In First Out), primeiro que entra é o primeiro
que sai, e segue vários métodos de controle para evitar perdas.
Estudar o layout é a base da armazenagem, definir o local apropriado, o
projeto de construção ou a modificação do local, a distribuição e a localização dos
materiais e estações de trabalho, definição da movimentação de materiais, máquinas
e operários (VIANA, 2002).
49
3 METODOLOGIA
Este capítulo aborda a metodologia que será utilizada nesse estudo,
definindo o tipo de pesquisa, os meios de coleta de dados e tratamento dos dados. A
metodologia fornece subsídios para o acadêmico saber como iniciar a pesquisa e de
que forma coletará os dados disponíveis na empresa.
Para Minayo (1999), a metodologia é o caminho do pensamento e a prática
exercida na abordagem da realidade; sendo que, nesse caminho, a metodologia
ocupa um lugar central no interior das teorias e está sempre referida a elas.
3.1 Tipologia de pesquisa
Este trabalho teve característica de uma pesquisa qualitativa. Na visão de
Richardson (1999, p.38) “a abordagem qualitativa de um problema, além de ser uma
opção do investigador, justifica-se, sobretudo, por ser uma forma adequada para
entender a natureza de um fenômeno social”. O método qualitativo foi empregado na
medida em que foram analisados os três softwares voltados ao controle de estoque
na empresa Doce Mistério na avaliação do gerente e funcionários.
De acordo com Cervo e Bervian (1996, p.26), uma pesquisa qualitativa pode
ser caracterizada como a tentativa de uma compreensão detalhada dos significados
e características situacionais apresentados pelos entrevistados em lugar da
produção de medidas quantitativas de características ou comportamentos.
O método escolhido foi o exploratório. Segundo Gil (2001), as pesquisas
exploratórias têm como principal finalidade desenvolver, esclarecer e modificar
conceitos e idéias, tendo em vista a formulação de problemas mais precisos ou
hipóteses para estudos posteriores.
Foi realizada uma pesquisa exploratória, que segundo Cervo e Bervian
(1996, p.56) “os assuntos exploratórios não elaboram hipóteses a serem testadas no
trabalho, restringindo-se a definir objetivos e buscar maiores informações sobre
determinado assunto de estudo”.
Foi apontado como um estudo de caso, onde o acadêmico levantou os
dados necessários em seu campo de atuação. Na visão de Cervo e Bervian (1996,
p.50), o estudo de caso “é a pesquisa sobre um determinado indivíduo, família,
grupo ou comunidade para examinar aspectos variados de sua vida”.
50
Destaca Roesch (2007), que o estudo de caso é um tipo de pesquisa, cujo
objeto é uma unidade que se analisa profundamente. O estudo de caso pode ser
interpretado como uma categoria de pesquisa que tem o objetivo de retratar uma
configuração, funcionando como ponto de partida para uma análise que busque o
estabelecimento de relações sociais mais amplas de um determinado objeto de
estudo.
A tipologia do estudo foi escolhida como proposição de planos. O estudo é
classificado como proposição de planos em que o acadêmico participou do
levantamento dos dados coletados. Na proposição de planos são levantadas
soluções para o problema diagnosticado, visto que, para Roesch (2007), a pesquisa
por proposição de planos apresenta propostas de planos ou sistemas para
solucionar problemas organizacionais.
3.2 Sujeito do estudo
Quanto à população, destaca Roesch (2007) que a população é um grupo de
pessoas ou empresas que se interessa entrevistar para o propósito específico de um
estudo. A população deste trabalho foi definida pelos membros internos da empresa
Doce Mistério, em Balneário Camboriú, Santa Catarina, que é formado por um
gerente e dois colaboradores.
Nesse sentido, a população do trabalho foi formada pelos três colaboradores
da empresa.
A fim de atingir maior confiabilidade nos dados coletados, a amostra foi
considerada como censitária, onde toda a população fez parte da pesquisa. Explica
Malhotra (2001, p.301) que censo é a “enumeração completa dos elementos de sua
população ou de objeto de estudo”. O censo proporciona maior precisão no estudo
dos fenômenos.
3.3 Instrumentos de pesquisa
Para a coleta de dados, a fonte de dados considerada foi a secundária, visto
que os dados que foram coletados já estavam disponíveis para consulta.
Para Roesch (2007), fontes secundárias são informações já existentes na
empresa, ou seja, são dados já existentes na empresa e que estão à disposição
51
para consultas, sejam eles através de relatórios, banco de dados, índices, arquivos
ou outras informações derivadas de determinada área.
Os dados coletados foram obtidos junto aos fornecedores de softwares que
tem como objetivo o controle de estoque para micro-empresas.
3.4 Análise e interpretação dos dados
Os dados coletados foram obtidos junto aos fornecedores e analisados a fim
de verificar o software que melhor se encaixa às necessidades atuais da empresa
Doce Mistério.
Para a técnica de coleta de dados foram usados quadros e relatórios escritos
que, segundo Roesch (2007) esta técnica trabalha com dados secundários que
normalmente são usados pela gerência para a tomada de decisões. A maior
dificuldade ao utilizar dados secundários é que dificilmente eles se encontram
desagregados na forma em que se desejaria, para o melhor meio do delineamento
da pesquisa.
Para Marconi e Lakatos (1991) o relatório é a exposição geral da pesquisa,
desde o planejamento às conclusões, incluindo os processos metodológicos
empregados. Deve ter como base a lógica, a imaginação e a precisão e ser
expresso em linguagem simples, clara, objetiva, concisa e coerente.
3.5 Limitação da pesquisa
Quanto à limitação da pesquisa, não foram encontradas dificuldades.
Pode-se observar e descrever como ocorre o processo de compras, foi
determinada a manutenção da codificação já existente, através das etiquetas
anexadas aos produtos, bem como foi possível avaliar e identificar um sistema
informatizado de controle de estoque adequado à necessidade da empresa.
52
4 RESULTADOS
A partir da coleta de dados na empresa Doce Mistério, espera-se:
realizar a descrição da forma como as compras são realizadas,
destacando-se seus pontos fortes e fracos;
apontar qual o momento em que o setor de compras é acionado;
identificar qual o melhor sistema de classificação e codificação que se
adequa à necessidade da empresa;
verificar no mercado os softwares disponíveis voltados ao controle de
estoques, custos e empresas fabricantes;
propor a implantação de um sistema de controle de estoque informatizado
para a empresa.
O setor de compras desempenha papel fundamental. Primeiro, selecionando
no mercado quais os potenciais fornecedores, considerando seu mix de produto,
preço, prazo de entrega e qualidade pós-venda. Principalmente por tratar-se de um
produto de uso contínuo, é muito importante avaliar sua qualidade, verificando, por
exemplo, o tecido utilizado, acabamento da peça e modelagem. Para atender bem o
cliente, a empresa precisa ter no fornecedor um parceiro.
Identificado o fornecedor, a compra é realizada através de seu representante,
que comparece a empresa periodicamente, emitindo pedidos de reposição dos
estoques vendidos e demonstrando lançamento de produtos. As visitas ocorrem em
média a cada 70-80 dias. Após a emissão do pedido, os produtos levam cerca de 20
dias para chegar à loja. É imprescindível analisar o tempo transcorrido entre o
próximo pedido e prazo de entrega, para equilibrar o nível de estoque com a
demanda, evitando que haja carência ou excesso de produtos. Numa eventual
necessidade, o pedido pode ser feito em caráter de emergia diretamente à empresa
fornecedora, através de correio eletrônico.
O período de maior demanda concentra-se nos meses de dezembro e janeiro,
respectivamente.Nesses casos, os pedidos são emitidos nos meses de setembro e
outubro, e as entregas programadas para inicio de dezembro. Também é importante
ressaltar que janeiro tradicionalmente é mês de férias, e muitas empresas paralisam
suas atividades. O pedido realizado nos meses de setembro/outubro deve atender a
demanda até o mês de fevereiro, quando novos pedidos poderão ser emitidos.
53
Chegando à loja, os produtos são recepcionados e conferidos conforme a
nota fiscal. Cada produto vem etiquetado e embalado individualmente, obedecendo
ao padrão estético estabelecido pelo fornecedor, ou seja, cada marca apresenta um
layout de etiqueta. Mesmo com variados desenhos, todas as etiquetas contam com
informações básicas e indispensáveis: código de barras, código/nome do produto,
cor e tamanho.
Dessa forma, é desnecessário providenciar outro mecanismo de codificação,
o que geraria re-trabalho. Manualmente ou com a ajuda de um software, a própria
etiqueta do produto já fornece todas as informações necessárias à sua identificação
e controle.
Visando facilitar e aprimorar o controle de estoques, está sendo sugerida a
implantação de um software para este fim. Uma alternativa seria a execução de um
programa específico, sob medida às necessidades da Doce Mistério. No entanto,
embora o programa possa ser desenvolvido de forma personalizada, atendendo
cada detalhe almejado, verificou-se que o custo desse procedimento seria muito
elevado.
Opções de softwares com a finalidade de controle de estoques são
disponibilizados através da internet, em vários sites especializados em troca e venda
de programas informatizados. Tratam-se de programas básicos, algumas vezes com
Figura 3: Amostra de etiqueta do produto
Fonte: fornecido pela empresa (2009)
54
poucos recursos, mas que tem o custo de aquisição bastante reduzido, em torno de
um salário mínimo.
Nesse universo, serão analisados 3 programas selecionados, todos baixados
de sites especializados:
empresa Piusoft Sistemas, modelo Controle de Estoque 1.2;
empresa GMA Software, modelo Controle de Estoque 3.20;
empresa Fusiontech Sistema S/S Ltda, modelo Controle de Estoque 3.5.
Para avaliar os sistemas, utilizou-se 2 quadros comparativos, citando as
funções e características de cada software, ou seja, quais benefícios cada um
apresenta ou não.
COMPARAÇÃO DE CARACTERÍSTICAS ENTRE OS SOFTWARES
CARACTERÍSTICAS
PIUSOFT
SISTEMAS
Controle de
Estoque 1.2
FUSIONTECH
SISTEMA
Controle de
Estoque 3.5
GMA
SOFTWARE
Controle de
Estoque 3.20
Agenda de compromissos Não possui Não possui Possui
Arquivo de ajuda Possui Possui Possui
Backup e restauração Possui Possui Possui
Cadastro de clientes Possui Possui Possui
Cadastro de fornecedores Possui Possui Possui
Cadastro de produtos por grupo Não possui Possui Possui
Controle de caixa Possui Possui Possui
Controle de estoque Possui Possui Possui
Controle individual de produto Possui Possui Possui
Estorno de itens Possui Possui Possui
Impressão de recibos de contas
a pagar/receber Não possui Não possui Possui
Impressão de recibos de vendas Possui Possui Possui
Orçamentos Não possui Não possui Possui
Relatório de aniversariantes Possui Não possui Possui
55
Senha de acesso Possui Possui Possui
Quadro 5: Comparação de características entre os softwares.
Fonte: elaborado pelo acadêmico (2009).
Além de avaliar os programas entre si, foi sugerida a avaliação dos mesmos
pelos colaboradores, uma vez que eles serão os usuários do sistema implantado. A
opinião dos funcionários é fundamental para que depois de implantado, o sistema
seja bem aceito e de fato utilizado. Para esta avaliação, usou-se o sistema de notas,
sendo considerado:
1- Ruim
2- Regular
3- Bom
4- Ótimo
O programa que apresentar a maior somatória de notas indica maior
satisfação dos usuários.
AVALIÇÃO DO DESEMPENHO DE CADA PROGRAMA PELOS FUNCIONÁRIOS
PIUSOFT
SISTEMAS
FUSIONTECH
SISTEMA
GMA
SOFTWARE
AGILIDADE 2 2 4
CLAREZA 3 3 3
ORGANIZAÇÃO 2 3 4
PRATICIDADE 2 2 4
PREÇO 2 4 2
TOTAL DA SOMA 11 14 17
Quadro 6: Avaliação do desempenho do software pelos funcionários.
Fonte: elaborado pelo acadêmico (2009).
Após a avaliação dos sistemas de informatização através dos quadros, pode-
se concluir qual sistema está mais adequado a atender as necessidades da
empresa.
No quadro comparativo entre as características, o software Controle de
Estoque 3.20, da empresa GMA Software, evidenciou-se como o mais completo, ou
seja, aquele que apresenta maior número de recursos disponíveis.
56
Na avaliação realizada pelos funcionários, o software que alcançou maior
pontuação, o que representa uma maior satisfação por parte dos colaboradores, foi
o mesmo software, Controle de Estoque 3.20, da empresa GMA Software.
Portanto, sendo ele bem avaliado tanto em comparação aos concorrentes,
quanto na facilidade de manuseio pelos usuários, sugere-se a implantação do
software Controle de Estoque 3.20 da empresa GMA Software.
Figura 4: Tela do software GMA – cadastro de produtos
Fonte: fornecido pela empresa (2009).
57
Figura 5: Tela do software GMA – cadastro de clientes
Fonte: fornecido pela empresa (2009)
Figura 6: Tela do Software GMA – venda/saída de produto
Fonte: fornecido pela empresa (2009).
58
5. CONSIDERAÇÕES FINAIS
A gestão de estoques eficiente é um dos pontos fundamentais para o sucesso
de uma empresa. É desejável que se tenha a quantidade de produtos necessária ao
atendimento da demanda, nem mais nem menos. Produto a mais, em excesso, gera
transtornos operacionais na sua estocagem, alem de capital financeiro imobilizado,
deixando de gerar rentabilidade. Produto a menos, significa perda de venda, cliente
não atendido, gerando oportunidade para a concorrência, além da diminuição do
faturamento.
Uma maneira eficiente de gerir os estoques é através da implantação de um
sistema informatizado, capaz de controlar a entrada e saída de produtos, e gerar
relatórios que conduzam a uma decisão acertada, principalmente ao departamento
de compras.
O primeiro objetivo específico desde trabalho, de conhecer e descrever o
procedimento de compra atualmente adotado foi realizado pelo acadêmico, através
do acompanhamento do cotidiano do setor de compras e através de entrevistas com
os envolvidos no processo de compras. Através dessa observação foi possível
descrever como ocorrem as compras na empresa Doce Mistério.
O segundo objetivo específico teve a intenção de apresentar um sistema de
classificação e codificação para as mercadorias da empresa. Através da observação
do recebimento e venda das mercadorias, conclui-se ser mais eficiente a
manutenção das etiquetas já existentes, evitando o retrabalho e aumentando a
rapidez no processo de identificação e localização do produto, além de diminuir o
fluxo interno do mesmo.
O terceiro objetivo específico tratava de definir uma ferramenta de apoio para
o controle de estoque, sendo definida esta como um software para a gestão do
estoque, através do controle informatizado da entrada e saída de produtos. A
implantação de um software de controle e gestão de estoques possibilita que o
departamento de compras tenha um maior controle da tomada de decisões,
auxiliando inclusive a gestão dos recursos financeiros, no que refere-se às contas a
pagar e receber oriundas da entrada e saída de produtos.
O quarto objetivo específico escolheu um sistema de controle de estoque
informatizado para a empresa, que atendesse suas necessidades de controle, fosse
de fácil manuseio aos colaboradores, e de acordo com os recursos financeiros
59
destinados a este fim. Alguns softwares foram avaliados, e o que melhor atendeu as
expectativas foi sistema de controle de estoque 3.20 da GMA software.
O propósito principal deste trabalho é sugerir à empresa Doce Mistério a
implantação de um sistema informatizado de controle de estoques. Após
acompanhar os procedimentos de compra e venda, avaliar as necessidades da
empresa, e buscar no mercado de softwares uma solução adequada às suas
demandas, espera-se que efetivamente seja efetivada a implantação de um sistema
informatizado de estoques.
O trabalho desenvolvido alcançou todos os objetivos propostos, podendo a
organização conhecer melhor suas operações na área de compras e vendas,
identificando pontos fortes e fracos, podendo avaliar e implantar ações de melhoria.
Uma delas é a facilitação da escolha dos itens a serem repostos, por meio do
conhecimento do estoque atual de maneira rápida e clara.
Para o acadêmico, a conclusão deste trabalho oportunizou maior
conhecimento acerca do assunto, através do estudo bibliográfico do tema e da
vivência prática do mesmo.
Por fim, espera-se que a empresa dê continuidade à este trabalho, não só
através do melhor controle do estoque, mas também por meio das ferramentas que
a informatização pode gerar. De imediato, podemos citar o melhor controle do fluxo
de caixa, por meio de relatórios de contas a pagar e receber. Outra ferramenta
bastante relevante refere-se a possíveis ações de marketing, por exemplo através da
emissão de listas de aniversariantes, disponibilizadas pelo sistema.
Sugere-se que novos trabalhos sejam desenvolvidos no futuro,
proporcionando um aproveitamento total de todas as ferramentas que o sistema
informatizado proporciona, oportunizando maiores ganhos e lucratividade para a
empresa.
60
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