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Programa Capacitação Tecnológica

Excel 2010 na prática - Aula 3

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Sumário

1. Objetivos ........................................................................................................ 3

2. Importando arquivos de texto para o Excel 2010 ........................................... 3

3. Recursos de lista suspensa e validação de dados ......................................... 8

4. Formatação condicional ............................................................................... 15

5. Ferramenta Pincel ........................................................................................ 23

6. Função SOMASE ......................................................................................... 24

7. Configurando planilhas para impressão ....................................................... 25

8. Gerando gráficos no Excel ........................................................................... 32

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1. Objetivos Importar arquivos do tipo texto e CSV para o Excel. Entender os recursos de lista

suspensa e de validação de dados, Configurar planilhas para impressão, gerar

gráficos e trabalhar com diferentes configurações. Utilizar os recursos de ferramenta

pincel, formatação condicional e a função SOMASE.

2. Importando arquivos de texto para o Excel 2010 O Excel é um software muito utilizado para se fazer filtragem e análise de

dados, gerar relatórios, etc. E não são somente planilhas que podem ser abertas,

criadas e/ou editadas no Excel. Arquivos de texto, com extensão .txt ou .csv também

podem ser transformados em planilhas.

Os arquivos nesses formatos, geralmente, são arquivos cujos dados estão

separados por vírgula ou ponto-e-vírgula, já prontos para exportação para o Excel.

Você pode importá-los para o software para trabalhar com esses conjuntos de dados e

gerar gráficos, relatórios, tabelas dinâmicas, imprimir, etc.

Vamos ver como é um arquivo com extensão .csv:

Perceba que é um documento normal, com separações por ponto-e-vírgula, o

que vai caracterizar a divisão por colunas no momento de importar para o Excel.

Agora, para importar um documento com a extensão .csv, clique em “Arquivo”,

“Abrir” e escolha a pasta em que o documento se encontra. O Excel não irá mostrar o

arquivo, por isso, você precisará procurar por sua extensão.

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Outra opção para encontrar o arquivo desejado seria digitar *.csv, para o Excel

filtrar rapidamente pela extensão (utilize o asterisco para limitar sua pesquisa).

Pronto, agora você tem a planilha. Basta aplicar todos os recursos que você

deseja, por exemplo, funções, arrumar largura de linhas e colunas, etc.

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Salve sua planilha com formato para Excel. A partir de um arquivo .csv, você

importou seus dados, e agora poderá trabalhá-los no Excel, aplicando as funções que

quiser.

Outro arquivo de texto bastante comum de ser importado para o Excel são os

de extensão .txt.

Perceba que o arquivo

.txt é igualzinho ao .csv, pois

ambos têm o mesmo

conteúdo. O processo para

transformá-lo em um arquivo

de Excel é rigorosamente igual

ao anterior. Mas agora o

software abrirá outra janela

com opções, chamada

“Assistente de importação de

texto”.

Esse é um recurso de três etapas.

• 1ª etapa: o arquivo é delimitado ou tem largura fixa: alguns programas

exportam seus arquivos de texto com espaços, então há uma largura fixa para

cada campo (por exemplo, 10 caracteres para “valor”, 20 caracteres para

“descrição”, etc.). No nosso caso, como está delimitado por ponto-e-vírgula,

está mais fácil, basta clicar em “Delimitado – caracteres como vírgulas e

tabulações separam cada campo”. Em seguida, clique em “Avançar”.

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• 2ª etapa: definir delimitadores: pode ser a tabulação, a vírgula, o ponto-e-

vírgula, espaço, etc. Depende de como está seu arquivo de texto. No nosso

caso, é o sinal ponto-e-vírgula (;).

• 3ª etapa: definir com que tipos de dados está trabalhando: dados de

texto, dados gerais, datas, etc. Ainda, há uma opção de ignorar colunas,

caso você queira selecionar quais devem ser ou não ser importadas.

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Fizemos a importação de um arquivo em formato .txt (ou .csv), que está pronto

para ser salvo como um arquivo de Excel e receber todas as funções que a ele se

aplicam.

O caminho contrário também é possível, isto é, partindo-se de uma planilha de

Excel, pode-se salvá-la como extensão .txt ou .csv, basta selecionar o tipo de

extensão que você quer na guia “Salvar como”.

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3. Recursos de lista suspensa e validação de dados Na página seguinte, temos a imagem de uma planilha de contas a pagar, com

categorias como data, data de pagamento, descrição, tipo da conta e tipo do

lançamento.

O Excel possui muitos recursos que agilizam na digitação de sua planilha. Um

deles é a Lista suspensa. Tomando como exemplo nossa planilha de contas a pagar,

observe os itens digitados.

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Digamos que você queira digitar “Gasolina” novamente. Apenas as primeiras

letras já serão o suficiente para o Excel identificar a palavra e completá-la

automaticamente.

Isto é, para não precisar redigitar nenhum dado já inserido, você pode utilizar o

recurso da Lista Suspensa, clicando com o botão direito do mouse.

Quando você clicar na opção “Escolher na Lista Suspensa” aparecerá uma lista

com as palavras da sua planilha, basta procurar a palvra que você deseja usar.

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Para evitar que existam entradas de dados graficamente diferentes (ex.: “agua”

e “água”), o Excel possui um recurso interessante de validar (restringir) os dados

que determinada célula pode receber, impedindo que valores inadequados entrem na

célula.

Vá até a guia “Dados”, clique em “Validação de dados”.

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Neste boxe, é possível definir a validação de dados. Vamos indicar que

queremos uma lista. Em seguida, selecionaremos a fonte. Observe, na imagem da

planilha abaixo, a coluna selecionada – ela corresponde à nossa fonte.

Agora, a primeira célula para a coluna “conta” está listada com os itens que

escolhemos.

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Ao se digitar o valor errado, o Excel acusa que o valor inserido não é válido,

forçando o usuário a inscrever o código correto.

Clique em “Sim”, pois a intenção é justamente a de estender a validação de

dados para as outras células.

Portanto, a partir desta aplicação, não

há como inserir um valor errado na célula.

Porém, a ferramenta foi aplicada somente na

primeira célula. Para aplicar às demais, vamos

selecionar todo o conjunto desejado e clicar

novamente em “Validação de dados”.

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Você também pode escrever uma mensagem para aparecer quando seu cursor

estiver em cima da célula, ou uma mensagem de erro para aparecer caso os valores

não estejam adequados.

Para colocar uma mensagem:

Para colocar um alerta de erro:

Clicando em OK o alerta de erro será aplicado a planilha. Caso digite alguma

palavra, símbolo errado surgira uma janela acusando o erro. Veja na imagem abaixo.

Caso apareça a janela apontando o erro, clique no botão “Repetir” e escolha a

informação correta.

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Outra forma para criar uma lista é selecionar o conjunto e clicar em “Validação

de dados”, e na aba “Configurações” informar a opção “Lista”. Após digitar os valores,

rapidamente você cria sua lista.

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4. Formatação condicional

Temos agora outra planilha de contas a pagar e vamos utilizar o recurso de

Formatação Condicional. Isto é, baseado em alguma condição, pode-se aplicar

algum estilo sobre o conjunto de dados. Por exemplo, vamos realçar os valores

maiores que 60.

Na aba “Página Inicial” localize a guia “Formatação condicional”, escolha

“Realçar regras das células” e, em seguida, “É maior do que...”. Perceba as inúmeras

opções de formatação que o Excel permite ao usuário.

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Quando você clicar em “É Maior do que...” abrirá uma janela onde poderá

digitar o valor, como exemplo digitamos o número 60, automaticamente os valores

maiores que 60 parecem destacados com uma cor rosa.

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Essa ferramenta auxilia a localizar rapidamente os valores em uma planilha, ou

até mesmo um tipo específico de conta.

Vamos, agora, aplicar uma cor nas contas do tipo Supermercado. Então,

vamos selecionar a coluna “Conta” e clicar na opção “Formatação condicional”. Agora,

em vez de escolher a opção “É maior do que...”, clicar na opção “É igual a...”, pois

estamos procurando as inscrições “Supermercado”, logo, precisamos encontrar essa

palavra.

Novamente clicamos em “Formatação condicional”, mas agora escolhemos a

opção “É igual a...”, digite por exemplo, supermercado.

Clique em Ok e verifique os valores em destaque.

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Ao lado do campo onde foi digitado “Supermercado” existem opções de

formatação para a palavra digitada. Em nosso exemplo escolhemos a opção “Texto

vermelho”.

Mas você pode escolher qual opção desejar. Veja como ficar com a opção

“Texto vermelho”.

Para removê-la a formatação, selecione a coluna formatada, vá em

“Formatação condicional”, “Gerenciador de Regras de Formatação Condicional” e

aperte excluir.

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A formatação condicional também pode ser utilizada para deixar “zebrada” a

planilha do Excel, isto é, com linhas pintadas. Esta é uma opção do próprio Excel, em

sua aba de estilos, mas os realces podem ser aplicados manualmente baseados em

uma fórmula. Vamos aplicar a cor cinza nas linhas do Excel, intercalando-as com

linhas em cor branca.

Após clicar em “Gerenciar Regras”, clique em “Excluir Regra” e pressione o botão Ok.

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Como fazer isso? É simples! Se o número for par, pintamos a linha. Se for

ímpar, não. Selecione a linha inteira, na aba

“Página inicial” clique em “Formatação

condicional” e selecione “Nova regra”.

Clicando em “Nova regra” abrirá essa janela:

Aí escolha a opção “Usar uma fórmula para determinar quais células devem ser

formatadas”. A função mod retorna o resto da divisão. O divisor vai ser 2, porque

indica par (1 seria o ímpar). Depois de colocar a fórmula, =mod(a6;2)=0, clique em

formatar.

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Vamos formatar o preenchimento com a cor cinza.

Depois que definir a cor, clique no botão Ok, surgirá à janela:

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Antes, teremos de deixar a coluna absoluta. Vamos fixar a coluna A, basta

inserir o cifrão do dólar ($) na fórmula, antes da informação da coluna.

Clicando em Ok deve aparecer a primeira linha par desta forma:

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Aplica-se:

5. Ferramenta Pincel Agora, vamos selecionar a linha pintada e clicar na ferramenta Pincel.

Essa ferramenta copia todo o estilo

da célula, tudo o que ela tem: cor, estilo da

fonte, tamanho, borda, etc. É só dar um

duplo clique no ícone “pincel” para fixá-lo e

selecionar as demais linhas, que

automaticamente ficam pintadas.

Pode-se adotar diferentes critérios

para pintar as linhas. Se desejarmos realçar

as linhas pelo valor, basta definir um critério

(maior que, menor que, igual a, etc.) e aplicar na fórmula da ferramenta “Formatação

condicional”.

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6. Função SOMASE A Função SOMASE é utilizada para fazer somas baseando-se em algum

critério. Na nossa planilha de exemplo, vamos recorrer ao item “Saldo a pagar”.

Procuramos as linhas em que a data de pagamento seja igual a 13/4 (treze de abril).

O intervalo dos critérios é a coluna com as datas de pagamento. Já o critério

em si é a própria data de pagamento, localizada em F1. O intervalo da soma

corresponde à coluna dos valores, pois se pretende calcular o valor do saldo a pagar

com base na data de pagamento estipulada na planilha.

Precisaremos colocar o operador (igualdade) entre

aspas, para concatená-lo com a data de pagamento.

Já com o resultado do cálculo para o saldo a pagar, vamos calcular o saldo a

vencer. A fórmula é a mesma. É só digitar =SOMASE,

definir o intervalo de critérios, inserir o operador entre

aspas e concatená-lo com a data de entrada. Por

último, basta inserir os valores que, filtrados, deseja-se

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somar.

Depois de dar “Enter” aparece o saldo a vencer.

A função SOMASE é bem interessante quando você precisa fazer soma

baseado em critério.

7. Configurando planilhas para impressão Na guia “Layout de Página”, pode-se definir várias configurações para

impressão da sua planilha.

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Para imprimir, é muito simples. Basta clicar em “Arquivo” e “Imprimir”.

Pode acontecer de a planilha possuir muitas colunas e não caberem todas na

mesma página. Isso é bastante comum de acontecer no Excel.

Página 1

Página 2

Vamos ajustar a

planilha para que ela

caiba em única folha.

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O menu à esquerda apresenta as configurações a serem definidas. Você

seleciona o que e como quer imprimir.

Pode limitar uma seleção para impressão,

ou escolher quais páginas imprimir, bem

como a orientação e o tamanho do papel,

além de personalizar as margens.

Na opção “Dimensionamento

Personalizado”, é possível rapidamente

ajustar a planilha em uma página. O próprio

Excel se encarrega de fazer isso através de

suas opções.

Outra maneira de configurar sua

planilha para impressão é diretamente da

guia “Layout de Página”.

A faixa tracejada que corta

verticalmente a planilha abaixo representa uma quebra de página, indicando onde

começa a página 2 na impressão. Na aba “Formatar”, pode-se definir a larguras das

colunas.

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Outra opção para configurar a impressão é reduzir diretamente na escala.

Perceba que em 85%, não há quebra de página, ao passo que com a escala em

100%, duas colunas ficam na página 2.

Ao clicar nos ícones localizados no canto inferior direito

da sua área de impressão, você pode trabalhar diretamente

com as margens esquerda, direita, inferior e superior.

A guia “Área de Impressão” permite definir uma parte da planilha para

impressão. Basta selecionar a área desejada e clicar na opção “Definir área de

impressão”. Automaticamente o Excel traça uma linha na área selecionada.

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Se desejar excluir a área selecionada para impressão, basta clicar em “Área de

Impressão” e depois clicar em “Limpar área de impressão”.

No Excel você pode inserir quebras de páginas, como inserir?

Em sua planilha clique onde você quer inserir a quebra de página, em seguida

na aba “Layout da Página” clique em “Quebras” e escolha “Inserir Quebra de Página”.

Visualize a impressão e verifique como ficou.

Por meio da guia “Imprimir Títulos”, você pode fixar os títulos de suas tabelas

nas páginas de sua planilha. Em “Linhas a repetir na parte superior”, selecione as

linhas (ou colunas) que deseja fixar e clique Ok.

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Outro recurso, muito interessante para manter a organização de seus relatórios

ou planilhas, é a inserção de cabeçalho e rodapé.

Em “Configurar Página”, é possível inserir cabeçalho e rodapé para a

impressão de uma planilha.

Clicando no item “Personalizar cabeçalho” pode-se inserir texto na seção à

esquerda, à direita e ao centro. Essa opção conta com uma série de ícones a serem

inseridos, como nome do arquivo, data e hora, numeração de página, entre outros.

Cabeçalho

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Rodapé

Depois que clicar em Ok aparecerá essa tela:

Ao visualizar a impressão, agora é possível visualizar tanto o cabeçalho (com o nome

da empresa e do arquivo) quanto o rodapé (paginação e data/hora da impressão).

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Também, pode-se imprimir a planilha com as linhas de grade e os títulos

(linhas ou colunas), ainda na guia “Layout de Página”, à direita.

8. Gerando gráficos no Excel Para criar um gráfico a partir de uma planilha de dados, é muito simples. Na

guia “Inserir”, o Excel disponibiliza várias opções para formação de gráficos: colunas,

linhas, pizza, barras, etc.

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Vamos exemplificar com a nossa planilha de contas a pagar. Basta deixar alguma

célula aleatória selecionada na planilha e clicar em “Colunas” que o Excel já dispõe

algumas opções de gráfico em coluna.

Após selecionar um formato de gráfico, o Excel automaticamente abre a guia

“Design” do menu “Ferramentas de Gráfico”, em que se pode definir o estilo do gráfico,

dentre outras opções.

Claro que o Excel também permite a formação de gráficos com elementos

selecionados. Basta selecionar as colunas/linhas desejadas segurando a tecla Ctrl. No

exemplo abaixo, selecionamos “Mês” e “Total de despesas” e inserimos um gráfico em

formato pizza 3D.

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À esquerda, no ícone “Selecionar Dados”, é possível

editar, acrescentar, excluir dados presentes no gráfico.

Várias configurações podem ser modificadas após a geração do gráfico. É

possível alterar o tipo do gráfico, salvá-lo como modelo, além de optar pela inserção

ou não de legenda e título, bem como o posicionamento destes no gráfico.

Em “Layout”, é possível posicionar legenda, título, bem como as informações do gráfico (rótulo de dado

Percebeu como o Excel é uma ferramenta rica e interessante? Certamente pode ser

adaptado às suas necessidades e é de grande ajuda em diversas funções de seu

cotidiano.

Finalizamos aqui a terceira e última aula da série “Excel 2010 na prática”. Esperamos que

os conhecimentos demonstrados tenham sido de grande valia.

Até a próxima!