JLD EXCEL BLOG

Agosto 2014

Generador de facturas

v1.0 Estructura del modelo, frmulas y cdigos.

http://jldexcelsp.blogspot.com/

Todos los derechos reservados a Jorge Dunkelman.

Creative se encuentra bajo una Licencia Dunkelman Jorge por v1.0 Generador de facturas

. 3.0 Atribucin Commons

1

Descripcin general ____________________________________________ 2

La estructura del modelo ________________________________________ 2

La hoja "Factura" ___________________________________________________ 2

Funcionamiento del modelo _____________________________________ 6

Crear una factura ___________________________________________________ 6

Producir una copia __________________________________________________ 9

2

Descripcin general

El modelo Generador de facturas de JLD-Excel es una pequea aplicacin desarrollada

enteramente en Excel que permite generar facturas, imprimirlas y guardar sus datos.

Con el Planificador de Tareas se puede:

Producir facturas.

Guardar los datos en una base datos (en una hoja de Excel).

Producir copias de las facturas previamente guardadas.

Producir informes en base a los datos guardados en la base de datos.

El cuaderno y el proyecto Vba no estn protegidos con contraseas y el usuario es libre de

modificar y emplear partes del modelo, hojas y cdigos.

El modelo no incluye ningn generador de reportes, pero los datos son guardados en una base

de datos plana (en la hoja "bd") lo que permite generar informes con las distintas

herramientas de Excel, como tablas dinmicas por ejemplo.

El modelo no requiere instalacin de ningn tipo; sencillamente se guarda como todo archivo

Excel.

La estructura del modelo El modelo se compone de:

El cuaderno con tres hojas:

o Factura: contiene la plantilla de la factura, los botones para manejar las

macros y celdas ocultas que gobiernan parte del funcionamiento del modelo.

o bd: la base de datos donde se van guardando los datos de las facturas

producidas.

o Parmetros: contiene ciertos parmetros del modelo como ao corriente y

numerador de las facturas.

Los cdigos: macros, formas (Userforms) y eventos. Los cdigos de las macros (subs) y

los eventos contienen comentarios para facilitar la interpretacin de los mismos por el

usuario.

La hoja "Factura" La hoja "Factura" contiene la plantilla, los botones de comando y celdas ocultas.

La plantilla de la factura puede ser modificada segn el gusto y las preferencias del usuario,

pero no debe alterarse su estructura (filas y columnas). Lo mismo rige para las celdas en blanco

que deben permanecer vacas.

3

Las columnas A y B estn ocultas y contienen celdas que gobiernan el funcionamiento del

modelo:

La celda A8 contiene el nmero de factura en curso.

El rango B19:B25, junto con la celda A8 permiten controlar la situacin del modelo (por

ejemplo, si faltan datos crticos no se podr cerrar la factura y transferir los datos a la

base de datos).

4

Los botones gobiernan el funcionamiento del modelo. De acuerdo a las circunstancias ciertos

botones aparecen en estado "inactivo". Por ejemplo, al abrir el archivo slo los botones "Crear

factura" y "Producir copia" estn en estado activo

Si estamos en proceso de producir una copia, slo el botn "Cancelar copia" estar activo

La hoja "bd" La hoja "bd" contiene los datos de las facturas producidas en forma de matriz/tabla (base de

datos plana)

5

Esto permite crear informes con facilidad, por ejemplo con tablas dinmicas

6

Funcionamiento del modelo

Crear una factura Para crear una factura hay que apretar el botn "Crear factura". Las facturas son numeradas

de acuerdo al patrn "ao en curso nmero correlativo" (por ejemplo, 2014 0001). La fecha

de la factura es la fecha del sistema.

Al crear una factura pueden darse una de estas tres posibilidades: primer uso del modelo (no

hay facturas en la base de datos), primer factura del ao o nueva factura de un ao en curso

(ya se han creado facturas en el ao).

Al crear la primer factura (primer uso del modelo), veremos

Despus de apretar "OK" veremos un mensaje que nos indica que se ha creado una nueva

factura y el nmero que el modelo la ha asignado

Inmediatamente despus se abre un formulario donde se introducen los datos del cliente

7

Si apretamos "Cancelar", el formulario se cerrar y el contador ser reiniciado. Si apretamos

"Aceptar" sin haber introducido datos veremos este mensaje

En caso de haber datos en la base de datos, al introducir la primera factura del ao corriente el

modelo comienza un nuevo recuento de facturas, lo que nos ser informado por el modelo

Inmediatamente despus ser creada la primera factura del ao

8

Una vez introducidos los datos del cliente, podemos comenzar a introducir los datos en el

cuerpo de la factura.

Una vez que hemos completado por lo menos una fila en el cuerpo de la factura veremos que

slo los botones "Cancelar factura" y "Transferir y guardar" estn activos

"Cancelar factura" elimina todos los datos de la factura y reestablece el numerador de las

facturas a su estado anterior.

Una vez que terminamos de introducir datos en la factura apretamos "Transferir y guardar".

Al apretar "OK" los datos quedan en la factura. Esto nos permite imprimir una o varias copias

usando las funcionalidades de Excel. Una vez concluida la impresin apretamos el botn

"Limpiar formulario" (el nico botn activo en esta situacin)

9

Producir una copia Para producir una copia apretamos el botn "Producir copia", lo que abre un formulario con

una lista desplegable que nos permite elegir la factura a copiar

Una vez elegida la factura podemos decidir si poner "Copia" en el formulario

En caso positivo aparecer la palabra "Copia" inmediatamente debajo de "Factura"

11

Como puede apreciarse, slo el botn "Cancelar copia" est activo en esta etapa. Una vez

imprimida la copia, apretamos "Cancelar copia".