SISTEMA PARA GERAO AUTOMTICA DE FICHA CATALOGRFICA PARA TESES E DISSERTAES: MAIS AUTONOMIA PARA O USURIOGlucia Maria Saia Cristianini1, Juliana de Souza Moraes2, Maria Alice Soares de Castro31

Mestrado em Cincia da Informao, Diretora Tcnica da Biblioteca Professor Achille Bassi, do Instituto de Cincias Matemticas e de Computao da Universidade de So Paulo.2

Mestrado em Cincia da Informao, Bibliotecria da Biblioteca Professor Achille Bassi, do Instituto de Cincias Matemticas e de Computao da Universidade de So Paulo.

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Mestrado em Cincia da Computao, Analista de Sistemas, do Instituto de Cincias Matemticas e de Computao da Universidade de So Paulo.

RESUMOEste estudo apresenta o resultado de um trabalho desenvolvido entre analistas de sistemas e bibliotecrios do Instituto de Cincias Matemticas e de Computao da Universidade de So Paulo (ICMC/USP) em So Carlos. Trata-se de um sistema computacional que gera a ficha catalogrfica de teses e dissertaes, baseada nas regras da segunda edio do Cdigo de Catalogao Anglo-Americano, AACR-2, a partir dos dados fornecidos pelo prprio aluno. O objetivo do sistema, alm de imprimir padro necessrio ficha catalogrfica e sua respectiva pgina no trabalho impresso, possibilita mais rapidez no atendimento e maior autonomia ao usurio que confecciona sua prpria ficha catalogrfica no momento que melhor lhe convier e tem o produto imediatamente aps sua solicitao.Palavras-Chave: Catalogao na fonte; Teses; Dissertaes; Representao descritiva; Fichas catalogrficas automticas.

ABSTRACTThis study presents the result of work between systems analysts and librarians of the Institute of Mathematics and Computer Science, University of So Paulo (ICMC/USP) So Carlos. This is a computational system that generates the document cataloging of theses and dissertations, based on the rules of the second edition of the Code of AngloAmerican Cataloguing, AACR-2, from data supplied by the student. The purpose of the system, and print pattern needed to catalog card and its corresponding page in the printed work, allowed for a quicker service and greater autonomy to the user who prepares his own catalog card at the time that suits you best and have the product immediately after your request.Keywords: Source catalog; Thesis; Dissertations; Descriptive representation; Automatic catalographic cards.

1 INTRODUOA despeito das tecnologias de informao e comunicao, das suas facilidades, novos produtos e servios possibilitados, algumas prticas da Biblioteconomia e Cincia da Informao continuam a ser realizadas no cotidiano das unidades de informao. Atualmente imagina-se que o desdobramento de fichas catalogrficas para alimentao de catlogos manuais seja uma prtica em pequena escala, a caminho da extino, vide o desenvolvimento das reas de banco de dados e recuperao da informao e a gama de softwares disponveis. Entretanto, a prtica da elaborao das fichas catalogrficas das teses e dissertaes parece ser corrente e cobrada quando esse tipo de trabalho acadmico gerado em formato impresso. A justificativa para essa prtica pode estar na manuteno do modelo original e formal dos trabalhos acadmicos e ou na cooperao com outras unidades de informao fornecendo dados sobre os trabalhos j dispostos conforme as normas de descrio vigentes e, ainda, fornecendo as pistas sobre seus contedos e outros dados sobre a rea de concentrao e linha de pesquisa. Embora o uso das fichas catalogrficas j elaboradas no seja procedimento recomendado pela teoria da Representao Descritiva e Temtica, na prtica, as fichas catalogrficas colaboram nas tarefas de representao de outras unidades de informao, reduzindo o tempo de anlise e minimizando dvidas. Este trabalho apresenta um sistema computacional desenvolvido por analistas de sistemas e bibliotecrios do Instituto de Cincias Matemticas e de Computao da Universidade de So Paulo (ICMC/USP) que gera a ficha catalogrfica de teses e dissertaes, baseada nas regras da segunda edio do Cdigo de Catalogao AngloAmericano, AACR-2, a partir dos dados fornecidos pelo prprio aluno. O objetivo do sistema, alm de imprimir padro necessrio ficha catalogrfica e sua respectiva pgina no trabalho impresso, diminui sobremaneira o volume de trabalho das sees de tratamento da informao e, ainda, possibilita mais rapidez no atendimento e maior autonomia ao usurio que confecciona sua prpria ficha catalogrfica no momento que melhor lhe convier e tem o produto imediatamente aps sua solicitao.

2 REVISO DE LITERATURAA catalogao tem por definio bsica a representao de um recurso de informao, independente do seu suporte ou formato. Mey (1995, p.5) define de forma mais completa a catalogao comoo estudo, preparao e organizao de mensagens codificadas, com base em itens existentes ou passveis de incluso em um ou vrios acervos, de forma a permitir interseco entre as mensagens contidas nos itens e as mensagens internas dos usurios.

Santos & Ribeiro (2003) definem a catalogao como a primeira fase do processo do tratamento intelectual de um documento e acrescenta que seu objetivo descrever de forma nica e precisa esse documento. Para Mey (1987) o objetivo da catalogao vincular as mensagens contidas nos itens a mensagens internas dos usurios, de forma a tornar esses itens acessveis ao universo de usurios. Ou seja, a catalogao fornece aos usurios pontos de acesso para o encontro e uso da informao desejada dentre um universo de possibilidades de informao. A catalogao tem ainda um sentido mais abrangente que no visa apenas atender perspectiva do usurio, mas tambm exprimir a tica do autor, fazendo com que cada item encontre seu usurio. Dessa maneira, a acessibilidade do item abrange esses dois planos. Ainda citando Mey (2009), em outra reflexo sobre a catalogao, a autora apresentou de forma sucinta os quatro tipos de catalogadores encontrados na literatura. So eles: o decadente, o piedoso, o mecanicista inflexvel e o funcionalista. E ainda, no mesmo artigo, descreveu o decadente ou perfeccionista como o preocupado em mincias da catalogao e acrescenta que para nossa sorte, encontra-se em vias de extino; o piedoso como aquele que faz da catalogao uma religio; o mecanicista inflexvel que considerava que a mquina resolveria todos os seus problemas e que um novo sistema de informaes, um novo software, um novo banco de dados foi, e ser sempre a soluo de todos os registros do conhecimento acumulados espera da fada com sua varinha mgica e finalmente o funcionalista, aquele que, segundo a autora extinguiu-se por falta de espao foi absorvido por um sistema que se preocupa mais em gerenciar

uma biblioteca como se fosse uma empresa lubrificada e lucrativa. No h lugar para funcionalistas, nem para idealistas. A partir das reflexes apresentadas fica evidente a preocupao dos catalogadores com detalhes e regras e que, possivelmente, por uma carncia de identidade profissional, tambm mencionada por Mey (2009) a partir de estudos de outros autores da rea, insistem em manter a elaborao da ficha catalogrfica em poder do bibliotecrio. A ficha catalogrfica , portanto, um registro dos elementos descritivos importantes de um recurso de informao e que servem prioritariamente para selecionar o recurso mais conveniente diante de uma necessidade de informao e, nas palavras de Santos & Ribeiro (2003), uma ficha que contm as informaes bibliogrficas necessrias para localizar um recurso. Ou seja, a ficha tem duplo objetivo. Certamente fundamental conhecer e estudar o campo dedicado catalogao, suas teorias, regras e instrumentos para ter conhecimento nessa rea e poder atuar. A disciplina de catalogao um dos pilares na formao profissional dos cursos de Biblioteconomia, Documentao e Cincia da Informao. Entretanto, a anlise e a seleo dos elementos descritivos importantes de determinados recursos de informao, especialmente daqueles amplamente conhecidos e utilizados, so de domnio pblico. certo que um ps-graduando tem conhecimento que elementos como autoria e ttulo so essenciais para a localizao de um livro e sabe distingui-los dentre os demais elementos descritivos presentes nesse livro. O mesmo ocorre para o ttulo do peridico, a indicao de volume, do nmero e do ano, que indicam claramente elementos descritivos importantes para a localizao de artigos de peridicos e tambm se sabe distingui-los. Mesmo no atual momento, rico em possibilidades de acesso informao e de automao de tarefas, decorrentes das tecnologias de informao e comunicao, importantes sistemas de bibliotecas universitrias nacionais (USP, UFRJ, UFMG, UFSC, UNICAMP, PUC-Rio) citam a presena da ficha catalogrfica em suas teses e dissertaes impressas. Considerando essa obrigatoriedade, entende-se que os elementos descritivos importantes para esse tipo especfico de recurso de informao so de conhecimento da comunidade que vivencia esse contexto. Uma vez que a gerao da ficha catalogrfica pode ser automatizada obedecendo

as normas existentes de formatao e dos elementos descritivos necessrios, como o Cdigo de Catalogao Anglo-Americano, possvel que cada indivduo desse contexto, sozinho, identifique tais elementos e gere a ficha catalogrfica para o seu trabalho, tornando-se, de certa forma, o prprio catalogador da sua tese ou dissertao. Na verdade, ele foi conduzido distncia durante esse processo. Tratando especificamente sobre as teses e as dissertaes, oportuno registrar que so, segundo Michaelis (2004), um tipo de monografia para ser defendida em pblico, em exames de mestrado e doutorado e em concursos do magistrio nas escolas de ensino superior. Para a Associao Brasileira de Normas Tcnicas (ABNT) (2002) as dissertaes e teses so produtos do trabalho experimental ou da investigao cientfica, sendo diferencial entre eles a abrangncia do estudo de cada um, a profundidade da anlise da literatura, a contribuio da pesquisa para a rea do conhecimento, o carter de ineditismo e o ttulo obtido. As dissertaes so produtos para obteno do grau de mestre e as teses para o grau de doutor ou livre-docente. Miranda e Simeo (2002) em estudo sobre a interao da tecnologia e os registros do conhecimento mencionam que cada tipo de documento tem sua prpria transio. As bases de dados, por exemplo, adaptaram-se rapidamente ao novo suporte (em rede) porque tecnicamente tm mais afinidades operacionais com a Internet e acrescentam que publicaes peridicas estariam em posio intermediria, antes do livro, por conta do grau de complexidade, por trabalhar com um contedo mais denso. Enquanto a estruturao dos trabalhos acadmicos no passa por uma transio e muda seu formato e estilo de apresentao, reafirmado e reproduzido h muito tempo, cabe ao profissional bibliotecrio juntamente com os avanos tecnolgicos tornar essa fase do trabalho mais clara e inteligvel. Nesse sentido, Lena Vania Ribeiro Pinheiro comenta na apresentao da segunda edio do Manual de elaborao e normalizao de teses e dissertaes, do Sistema de Bibliotecas e Informao da Universidade Federal do Rio de Janeiro (UFRJ):na elaborao de uma dissertao de mestrado ou tese de doutorado, muitos so os obstculos enfrentados, alm dos estruturais e

metodolgicos. O mestrando ou doutorando, exaurido do seu esforo intelectual, ainda tem que enfrentar - muitas vezes sob presso de limites de prazos de apresentao normas documentais; geralmente dispersas, desatualizadas e difceis de localizar. (UNIVERSIDADE, 2008, p.5).

Entende-se ser mais produtivo e eficiente que as tarefas repetitivas, ou com mnimo grau de diferenciao, devam ser automatizadas. A elaborao de fichas catalogrficas de teses e dissertaes est inserida nesse contexto, com elementos descritivos muito bvios, e o bibliotecrio catalogador participa do processo da automao uma vez que o seu conhecimento que molda o sistema de forma que os trabalhos acadmicos - ou quaisquer outros tipos de recurso de informao - tenham a melhor representao possvel, seja descritiva ou de contedo. Isso equivale a usufruir ao mximo das vantagens de compartilhamento possibilitadas pelos recursos tecnolgicos, ao mesmo tempo em que no subestima os conhecimentos e as teorias da rea de catalogao. Alm das questes acima colocadas, ainda entende-se que dar autonomia ao usurio no apenas poup-lo em termos de tempo, trabalho e burocracias, mas tambm e no menos importante poupar os profissionais das bibliotecas, que podero se dedicar a outras tarefas.

3 MATERIAIS E MTODOSInicialmente foi realizada uma reviso na literatura da rea e reas afins com o intuito de localizar trabalho semelhante e disponvel on-line. Vrias pesquisas foram realizadas em buscadores da internet com os termos catalogao na fonte, catalogao teses dissertaes, catalogao bibliotecas, catalogao ps-graduao, visando levantar todas as possibilidades de catalogao de teses e dissertaes elaboradas em bibliotecas universitrias. Foi realizado ainda um levantamento individual em todas as bibliotecas da rea de cincias exatas da USP. Muitos foram os servios de catalogao na fonte encontrados nos sites de bibliotecas universitrias e a maior parte deles disponibiliza um formulrio para o preenchimento pelo usurio com os dados da publicao necessrios para a catalogao e o envio da ficha catalogrfica se faz por e-mail aps alguns dias. Algumas bibliotecas

possibilitam o agendamento de uma entrevista para coletar os dados para a elaborao da ficha e outras disponibilizam e-mail para contato em caso de necessidade de obteno da ficha. Existem ainda bibliotecas que disponibilizam um formulrio, a ser preenchido pelo usurio, e aps a confeco da ficha, no editor Word, pelo bibliotecrio, o usurio por, meio do sistema especfico, identifica quando a ficha de sua tese foi concluda e faz o upload do arquivo. (SILVA, 2008). Considerando que no foi encontrado um sistema on-line de gerao de ficha catalogrfica alimentado pelo prprio usurio, foram identificados os dados necessrios para iniciar esse trabalho. As regras e os campos do AACR-2 para a elaborao de uma ficha catalogrfica de uma tese ou dissertao foram localizados; em seguida essas informaes e formatao necessrias foram repassadas aos analistas que elaboraram um sistema que gera as fichas catalogrficas. A implementao foi feita por meio de um formulrio em pgina HTML para entrada das informaes da ficha catalogrfica. Como a inteno no o armazenamento das fichas resultantes, mas somente a gerao delas para a impresso, inicialmente se considerou gerar uma pgina HTML com a ficha catalogrfica. Esse processamento foi realizado em PHP, que uma linguagem de programao atualmente muito utilizada no desenvolvimento de sistemas para a Web. No entanto, para que a impresso sasse no formato adequado, seria necessrio instruir o usurio a alterar a configurao de impresso das pginas para remover o cabealho e o rodap que os browsers colocam automaticamente ao imprimir pginas da Web. Isso demandaria um trabalho a mais por parte do usurio e poderia causar insatisfao, pelas provveis dificuldades encontradas por ele durante esse processo. Assim, foi proposta a ideia de se gerar um documento em PDF (Portable Document Format) com a ficha catalogrfica. Foram pesquisadas bibliotecas em PHP que permitissem a formatao ideal de uma ficha catalogrfica em arquivo PDF, sendo feitos alguns testes com os pacotes FPDF

e Pdf-PHP1. Para fazer uso dos recursos oferecidos por essas bibliotecas, a ficha catalogrfica foi criada por meio de colunas e tabelas. O FPDF (2010) trabalha com o conceito de clulas para o posicionamento e formatao do contedo, e ofereceu muito mais dificuldades para o dimensionamento do texto e da linha circundante da tabela, devido s diferenas no comprimento do texto, no sendo possvel gerar corretamente uma ficha. Com o Pdf-PHP, foi possvel gerar duas colunas de texto circundadas por um retngulo de dimenso fixa, no tamanho e posicionamento desejado. O resultado final uma ficha catalogrfica com as medidas padro, para impresso e insero na tese ou dissertao.

4 RESULTADOSNeste momento o sistema est passando pelos ltimos testes e aps a concluso de um tutorial que ser inserido na pgina juntamente com o cone da solicitao da ficha catalogrfica ser implementado e disponibilizado na homepage da Biblioteca. A proposta que por meio de um link especfico na homepage da Biblioteca o aluno acesse um formulrio conforme apresentado na Figura 1.

Figura 1 Formulrio para solicitao de ficha catalogrfica1

http://sourceforge.net/projects/pdf-php/

No formulrio constam os campos bsicos e imprescindveis para a confeco da ficha catalogrfica como: nome e sobrenome do autor; ttulo do trabalho; cdigo da tabela Cutter para autor; especificao do tipo de trabalho (se tese ou dissertao); programa de ps-graduao de vnculo do aluno (Matemtica ou Cincias de Computao e Matemtica Computacional); nome e sobrenome do orientador, seguido da opo para identificao especfica para casos de orientao do sexo feminino; ano de defesa e de uma a cinco entradas para a definio dos assuntos de que trata o trabalho. Para o preenchimento do campo do cdigo Cutter de autor h um link disponvel para a tabela on-line (Figura 2), por meio da URL: http://www.davignon.qc.ca/cutter1.html, onde o usurio preenche com, de trs a cinco, primeiras letras de seu sobrenome e obtm o cdigo correspondente.

Figura 2 Apresentao do site que disponibiliza a tabela Cutter

Aps o preenchimento do formulrio com os dados para a ficha catalogrfica o usurio clica em enviar e em poucos segundos disponibilizada uma pgina com a ficha

catalogrfica em formato PDF conforme apresentado na Figura 3.

Figura 3 Exemplo de ficha catalogrfica gerada automaticamente pelo sistema

5 CONSIDERAES FINAISAs tecnologias propiciam a cada dia mais liberdade e autonomia aos usurios; as bibliotecas esto deixando de fazer trabalhos repetitivos para os usurios e investindo em treinamentos para que os mesmos executem independentemente suas buscas ou o que mais necessitem dentro do interesse de cada um. Ao mesmo tempo, os profissionais da informao buscam investir seus esforos em novos recursos que visem a organizao da informao e o seu acesso, em quaisquer suportes ou formatos. Considera-se de grande importncia no apenas a implementao de novos produtos e servios que colabore com a autonomia dos usurios, mas tambm a divulgao deles para o compartilhamento com outros sistemas de bibliotecas. Muito

trabalho ser poupado ao bibliotecrio sem ter a necessidade de elaborar fichas catalogrficas de padres conhecidos e, ainda, tempo investido em entrevistas para reunir informaes facilmente identificveis.

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