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Microsoft Excel XPColecção: Software obrigatórioAutores: Isabel Cristina Lopes e Mário Paulo PintoDirecção gráfica: António José PedroRevisão final: Centro AtlânticoCapa: António José Pedro

© Centro Atlântico, Lda., 2003Av. Dr. Carlos Bacelar, 968 - Escr. 1-A - 4764-901 V. N. FamalicãoRua da Misericórdia, 76 - 1200-273 LisboaPortugalTel. 808 20 22 21

geral@centroatlantico.ptwww.centroatlantico.pt

Impressão e acabamento: Inova1ª edição: Outubro de 2003

ISBN: 972-8426-76-3Depósito legal: 202574/03

Marcas registadas: todos os termos mencionados neste livro conhecidos como sendo marcas registadas de produtos e serviços, foramapropriadamente capitalizados. A utilização de um termo neste livro não deve ser encarada como afectando a validade de alguma marcaregistada de produto ou serviço.Microsoft Windows e Microsoft Excel 2002 são marcas registadas pela Microsoft Corporation.O Editor e os Autores não se responsabilizam por possíveis danos morais ou físicos causados pelas instruções contidas no livro nem porendereços Internet que não correspondam aos Websites pretendidos.

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Índice

I. O Microsoft Excel XP

II. Apresentação do Microsoft Excel XPNovidades da versão XPA janela do Microsoft Excel XP

III. Formatação básicaFormatar célulasFormatar linhas e colunasFormatação automáticaFormatação condicional

IV. Formatação avançadaFolhas de cálculoCriar um cabeçalho e rodapéProtecção de dados

V. GráficosCriar um gráficoFormatar um gráficoEscolher o tipo de gráfico adequado

VI.FórmulasReferências relativas e absolutasReferências para outras folhas ou livrosErros mais comuns nas fórmulasUtilizar nomes de células nas fórmulasPreenchimento automáticoAuditoria de fórmulas

VII. FunçõesInserir funções numa fórmulaCategorias de funções

VIII. Funções avançadas e técnicas de simulaçãoTabelas de simulaçãoCenáriosAtingir objectivoSolver

IX. Bases de dados no ExcelInserir dados numa listaOrdenar uma lista de dadosFiltrar uma lista de dadosResumir uma tabela de dados com Subtotais

X. AnexosAtalhos de teclado

545456

6767697274

7777838487

8888

4

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4 Microsoft Excel XP

I. O MICROSOFT EXCEL XP

O Microsoft Excel é uma poderosa ferramenta de cálculo, mas é também muito mais do que isso.A facilidade com que utilizamos as suas potencialidades está directamente relacionada com oconhecimento que temos do programa. Este livro propõe-se contribuir para um maiorconhecimento das potencialidades deste software.Para além da introdução de números e listas de dados, é possível utilizar fórmulas e funções parao seu tratamento, criar os mais variados tipos de gráficos, ordenar e seleccionar dados de acordocom as mais diversas condições, dispor de algumas das funcionalidades de uma base de dados,simular valores de forma a atingir determinados objectivos, entre muitas outras aplicações.As figuras aqui ilustradas traduzem alguns exemplos do que o utilizador poderá fazer com oMicrosoft Excel XP (também conhecido por Microsoft Excel 2002).

Fórmulas e funções (capítulos VI e VII)O utilizador pode especificar fórmulas ou recorrer àsfunções predefinidas do Excel para trabalhar emanipular os dados de que dispõe. Assim, é possívelautomatizar tarefas que de outra forma ocupariammuito tempo, eram aborrecidas, ou difíceis. Sempreque altera os dados, o Excel recalcula automaticamenteos resultados, em função das fórmulas especificadas.

É possível trabalhar com múltiplas folhas de cálculo,tratando os dados em separado ou estabelecendoligações entre elas. Também pode utilizar vários livrosem simultâneo, integrando os dados numa folha decálculo.

Gráficos (capítulo V)Pode criar os mais variados tipos de gráficos, desde osmais simples, como os tradicionais gráficos de linhas oucolunas, até outros mais específicos vocacionados paratratamento estatístico, de dispersão, etc.

5I. O Microsoft Excel XP

Ferramentas de simulação (capítulo VIII)Um das grandes vantagens do Excel é que permitefazer simulações de forma muito simples e rápida,alterando os valores das variáveis. Pode visualizarimediatamente os resultados produzidos, recriandodiversos cenários.Por outro lado, deparamo-nos frequentemente comsituações em que já sabemos o resultado que queremosobter. Então, não é a resposta que interessa, mas simos valores que permitem chegar até à soluçãopretendida. A ferramenta ATINGIR OBJECTIVO e o SOLVER

resolvem este problema.

Bases de dados (capítulo IX)Com o Microsoft Excel pode criar uma lista dedados semelhante a uma tabela do Access. OExcel permite tratar listas de dados simplesdisponibilizando ferramentas para ordenar,filtrar, calcular subtotais e inserir dados atravésde um formulário.

Tabelas dinâmicas (capítulo extra, em ficheiro)Esta poderosa ferramenta de análise do Microsoft Excelpermite resumir a informação obtida a partir de umafonte de dados, sem a necessidade de usar fórmulas,mostrando a informação num relatório ou numa tabelainteractiva. As tabelas dinâmicas têm a capacidade deresumir a informação das listas de dados de acordocom os nossos propósitos, o que é particularmente útilem listas de grande dimensão.O nome “tabela dinâmica” advém da facilidade emtrocar a disposição dos dados na tabela, obtendo ainformação vista de diferentes perspectivas.

6 Microsoft Excel XP

II. APRESENTAÇÃO DO MICROSOFT EXCEL XP

Novidades da versão XPO Microsoft Excel XP (também designado por2002), incluído na versão XP do MicrosoftOffice, traz inúmeras novidades. A mais notóriaé talvez o painel de tarefas, uma parte dainterface que vem como alternativa às caixasde diálogo e que traz como principal vantagema possibilidade de trabalhar com o documentoao mesmo tempo que vamos escolhendoopções no painel de tarefas à direita da janela.Ao iniciar o seu trabalho no Microsoft Excel,utilize o painel de tarefas para criar um novodocumento ou abrir um ficheiro. O painel detarefas permite também gerir o conteúdo daárea de transferência e procurar ficheiros.

DICA

Se costuma utilizar determinada pasta para guardar osseus documentos, há uma forma de a tornar disponívelmais rapidamente nas caixas de diálogo ABRIR eGUARDAR.

1. Vá ao menu FICHEIRO > ABRIR e seleccione a pastapretendida. No menu FERRAMENTAS escolha ADICIONAR AOS

MEUS LOCAIS. Aparece um ícone de atalho para essapasta na barra lateral esquerda, que pode visualizarclicando na pequena seta existente naparte de baixo dessa barra.

2. Pode ainda diminuir o tamanho dos ícones, de modoa ganhar espaço para mais atalhos, clicando com obotão direito sobre um dos ícones do lado esquerdo eescolhendo ÍCONES PEQUENOS, ou pode redimensionar acaixa de diálogo, arrastando o canto inferior direito.

Outra novidade extremamente útil noMicrosoft Excel 2002 são as DESCRIÇÕES

INTELIGENTES (Smart Tags), pequenos botões quesurgem quando o Office XP reconhece certos

tipos de dados, e que permitem diversasoperações relacionadas com o tipo deinformação associada. Utilize os botões dedescrições inteligentes para especificar opçõesde colagem de células, opções depreenchimento automático ou para verificarerros em fórmulas. O Microsoft Excel 2002 jávem instalado com descrições inteligentespersonalizadas, como o reconhecimento deendereços da lista de contactos do Outlook, eé possível transferir da página da Microsoft naInternet outras descrições inteligentes, taiscomo a conversão de unidades de medida ou aanálise de informação financeira, embora sejampoucas as que estão disponíveis em Português.

Ao nível da inserção de imagens há algumasalterações: para além da GALERIA DE CLIPART sergerida no painel de tarefas, há também apossibilidade de inserir vários tipos dediagramas, colocar uma imagem como fundode uma folha de cálculo, inserir imagens emcabeçalhos e rodapés e adicionar cor aosseparadores das folhas.

O comando LOCALIZAR E SUBSTITUIR permite agorafazer correspondência de formatos e procurarnum livro inteiro. A protecção de folhas decálculo está mais flexível, admitindo permissõesindividuais de intervalos de células. Descubracomo proteger a sua folha de cálculo nocapítulo IV.

O processo decomposição defórmulas e funções

está melhor acompanhado, quer pelasdescrições dos argumentos que surgem noecrã ao digitar uma função, quer pela novainterface do assistente de funções que permiteconsultar, em linguagem natural, quais asfunções recomendadas para executar umatarefa. O botão SOMA AUTOMÁTICA está maisprestável, pois agora também permite aceder aoutras funções do dia-a-dia. Os capítulos VI eVII mostram-lhe como elaborar uma fórmula ecomo usar as funções incorporadas de modoeficiente. No capítulo VIveja como utilizar a JANELA

DE MONITORIZAÇÃO pararegistar as propriedadesdas células, aproveitandopara analisar erros nasfórmulas.

Consegue agora obter dados externosnaturalmente graças ao ASSISTENTE DE LIGAÇÃO DE

DADOS, que permite importar dados de origensvariadas, tais como Microsoft SQL Server oucubos OLAP, como é exemplificado no capítuloIX. A importação de dados de páginas Web parao Microsoft Excel 2002 usa agora uma interfacesemelhante a um browser, como pode verificarna secção Consultas na Web do capítulo IX.

7II. Apresentação do Microsoft Excel XP

A manipulação de Tabelas Dinâmicas está maissimples, como pode ver no capítulo extra quepode receber por e-mail. A lista de camposaparece num painel separado da barra deferramentas e as referências às células de umatabela dinâmica estão mais fiáveis. As tabelasdinâmicas construídas a partir de cubos OLAP(Online Analytical Processing) podem guardaras propriedades dos dados das tabelasdinâmicas junto com as propriedades dos itens.

O Office XP tem um mecanismo derecuperação de ficheiros em caso de falha noprograma. Se por alguma razão um programado Office deixar de responder, pode fechar oprograma de modo seguro e guardar umacópia do documento actual, indo ao menuINICIAR > FERRAMENTAS DO MICROSOFT OFFICE >RECUPERAÇÃO DE APLICAÇÕES DO MICROSOFT OFFICE.Ao voltar a iniciar o programa, os últimosdocumentos abertos são apresentados nopainel RECUPERAÇÃO DE DOCUMENTOS à esquerda,sendo possível confrontar a versão guardadacom a versão recuperada e escolher qualdeseja guardar.

A janela do Microsoft Excel XPA janela do Microsoft Excel XP exibegeralmente, na parte de cima, três linhas: aprimeira contém a barra de menus, a segundaé partilhada pelas barras de ferramentasPADRÃO e FORMATAÇÃO e a terceira linha inclui aBARRA DE ENDEREÇO, botões para aceitar ourejeitar a introdução de dados, um botão parainserir uma função na célula e a BARRA DE

FÓRMULAS, onde pode ver e inserir dados efórmulas na célula activa. Na parte de baixosão visíveis os separadores das várias folhas decálculo do livro aberto e a BARRA DE ESTADO. No

Microsoft Excel 2002 surge ainda, à direita dafolha de cálculo, o novíssimo PAINEL DE TAREFAS.

8 Microsoft Excel XP

As barras de ferramentas apresentam os últimosbotões utilizados; para ver os botões menos usadosclique em .

Para mostrar ou ocultar uma barra de ferramentasbasta clicar com o botão direito do rato em cima dequalquer barra visível e escolher a pretendida.

Um ficheiro do Microsoft Excel é denominadolivro e pode conter várias folhas de cálculo.Uma folha de cálculo está organizada emlinhas e colunas, que quando se intersectamformam uma célula. Na imagem, a célulaactiva (seleccionada) tem o endereço E11, oque significa que pertence à coluna E (5ªcoluna) e à linha 11.

Barra deFerramentasPadrão

Ver as folhasde cálculoanteriores ouseguintes

Barra deEndereço

Barra de Estado

Nome do Livro

Ver mais botões oupersonalizar as barrasde ferramentasMenus Ajuda

Barra de Ferramentas Formatação

Fechar

Separador com o nome dafolha de cálculo activa

Painel de Tarefas

Linha Activa

CélulaActiva

Cancelaralterações

Aceitaralterações

Barra de FórmulasInserirfunção

DICA