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Formulários SIDES (5ª VERSÃO)Outubro/2014

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A nova versão dos formulários de prestação de contas será baixada por gestores e co-gestores agora em apenas um arquivo Excel.

6 Formulários em um só arquivo!

Selecione na parte inferior de sua tela qual formulário deseja preencher clicando em sua respectiva aba.

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A nova versão dos formulários de prestação de contas, conta com recursos presentes para auxiliar o correto preenchimento dos mesmos da maneira mais fácil possível. Ao longo deste tutorial veremos alguns deles.

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1. Campos e recursos

Campos CINZA-ESCUROS: Estes campos são indicadores, neles sempre haverá o enunciado do que deve ser preenchido. Note que no canto superior direito de cada um há um pequeno triângulo vermelho. Ele significa que ao passar o mouse sobre o campo aparecerá um balão explicativo sobre como o mesmo deverá ser preenchido (como podemos ver no campo “6” da imagem ao lado).

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1. Campos e recursos Campos AZUIS: Estes campos são de preenchimento automático. Eles são alimentados com informações já preenchidas em outros campos. Você não conseguirá clicar ou editar esse tipo de campo.

Campos BRANCOS: Estes campos são para preenchimento com a informação que está indicada nos campos cinza-escuros.

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Campos CINZA-CLAROS: Estes campos são para seleção. Clicando sobre eles aparecerá uma caixa branca com uma lista (como a retratada ao lado). Dessa lista uma opção deverá ser selecionada com um clique.

1. Campos e recursos :

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DICAS:Evite alterar as margens do arquivo, isso pode acarretar na mudança de página das células e assim, você terá problemas na hora de imprimir o arquivo.

Você não conseguirá fazer muitas alterações nos formulários, a não ser preencher campos em branco, para garantirmos que as fórmulas e o padrão dos formulários sejam preservados.

Cuidado ao utilizar outro arquivo Excel como fonte de dados. Ao copiá-los para os formulários as configurações do arquivo matriz poderão alterar as configurações do arquivo dos formulários e bloqueá-lo.

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Formulário I: Encaminhamento da prestação de contas.

Este formulário deverá ser preenchido integralmente . Ele alimentará muitos campos de preenchimento automático nos formulários posteriores. Em caso de dúvida sobre o que deve ser preenchido em cada campo basta utilizar o recurso descrito anteriormente nos campos cinza-escuros passando o mouse sobre eles.

OBSERVAÇÃO:Como as informações solicitadas no Bloco 2 deste formulário só serão obtidas com a montagem do processo concluída, os campos referentes às folhas podem ser preenchidos manualmente.

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Formulário II: IDENTIFICAÇÃO DA UNIDADE ACADÊMICA

Este formulário tem como função identificar Gestores e Unidades . Ele já possui alguns campos (cor azul) de preenchimento automático alimentados pelo formulário I.

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Formulário III: RECURSOS RECEBIDOS

Neste formulário será informado o saldo do período anterior , os tipos de recursos recebidos e seus valores no período da referida prestação de contas (mês a mês). Os campos 15 e 16 serão “alimentados” automaticamente quando os formulários IV-A forem preenchidos.

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Formulário IV-A: DESPESAS REALIZADAS

Nestes formulários todas as despesas realizadas deverão ser descritas mês a mês com seus valores, fornecedores e dados de comprovante fiscal e de pagamento especificados. Os valores lançados de cada despesa serão somados automaticamente nos campos 10 e 11 de cada formulário. Esses valores só aparecerão na primeira folha de cada mês, caso seja utilizada mais de uma, os valores serão computados normalmente mas o valor só aparecerá no primeiro.

ATENÇÃO:VEJA NA PÁGINA SEGUINTE ALGUMAS INFORMAÇÕES IMPORTANTES PARA O PREENCHIMENTO E IMPRESSÃO DO FORMULÁRIO.

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Formulário IV-A: DESPESAS REALIZADAS

OBSERVAÇÃO 1:Ao identificar o tipo de pagamento de uma despesa (campo 8.1) como ‘SAQUE’, o valor que deverá ser lançado é o da DESPESA e NÃO o valor total do saque efetuado para pagá-la.

OBSERVAÇÃO 2:O campo 8.3 trata- se do número do pagamento constante em EXTRATO. O campo 9 é o número do comprovante fiscal que é encontrado no próprio.

OBSERVAÇÃO 3:NÃO será necessário lançar neste formulário informações referentes a despesas feitas com deslocamentos, pois estas são automaticamente computadas conforme forem lançadas em formulário IV-B.

OBSERVAÇÃO 4:Os formulários mês a mês estão dispostos da seguinte forma:

OBSERVAÇÃO 5:A aba conta com 72 formulários no total. Salientamos que as 72 páginas NÃO DEVERÃO SER TODAS IMPRESSAS CASO NÃO TENHAM SIDO UTILIZADAS! Notem que as páginas são numeradas, observem as numerações dos formulários que foram preenchidos e imprimam APENAS ESTES! Caso queira imprimir apenas um que esteja no meio da sequência, supondo que seu número seja x, no momento da impressão, coloque “imprimir pgs.: 0X à 0X .”, assim apenas a página desejada será impressa.

Mês A A1 A2 A3 A4 ... AX

Mês B B1 B2 B3 B4 ... BX

Mês C C1 C2 C3 C4 ... CX

Mês D D1 D2 D3 D4 ... DX

Mês E E1 E2 E3 E4 ... EX

Mês F F1 F2 F3 F4 ... FX

Assim, caso necessite de mais de um formulário por mês, basta seguir o cursor horizontalmente . Para passar para o mês seguinte siga com o cursor verticalmente.

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Formulário IV-B: DESPESAS COM TRANSPORTES

Nestes formulários as despesas com transportes deverão ser descritas mês a mês com seus valores, beneficiários,dados de pagamento especificados e atestes de dois servidores que não sejam os gestores da conta. Os valores lançados de cada despesa serão somados automaticamente no campo 11 de cada formulário. O valor total de cada mês será automaticamente somado ao formulário IV-A.

ATENÇÃO:VEJA NA PÁGINA SEGUINTE ALGUMAS INFORMAÇÕES IMPORTANTES PARA O PREENCHIMENTO E IMPRESSÃO DO FORMULÁRIO.

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Formulário IV-B: DESPESAS COM TRANSPORTES

OBSERVAÇÃO 1:O campo 10.1 trata- se do número do pagamento constante em EXTRATO.

OBSERVAÇÃO 3:A aba conta com 72 formulários no total. Salientamos que as 72 páginas NÃO DEVERÃO SER TODAS IMPRESSAS CASO NÃO TENHAM SIDO UTILIZADAS! Notem que as páginas são numeradas, observem as numerações dos formulários que foram preenchidos e imprimam APENAS ESTES! Caso queira imprimir apenas um que esteja no meio da sequência, supondo que seu número seja x, no momento da impressão, coloque “imprimir pgs.: 0X à 0X .”, assim apenas a página desejada será impressa.

OBSERVAÇÃO 2:Os formulários mês a mês estão dispostos da seguinte forma:

Mês A A1 A2 A3 A4 ... AX

Mês B B1 B2 B3 B4 ... BX

Mês C C1 C2 C3 C4 ... CX

Mês D D1 D2 D3 D4 ... DX

Mês E E1 E2 E3 E4 ... EX

Mês F F1 F2 F3 F4 ... FX

Assim, caso necessite de mais de um formulário por mês, basta seguir o cursor horizontalmente . Para passar para o mês seguinte siga com o cursor verticalmente.

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Formulário V: BALANCETE CONSOLIDADO DAS RECEITAS E DESPESAS

Neste formulário é realizado automaticamente o balancete e o detalhamento do que foi recebido e gasto no período da prestação. Nele os gestores poderão conferir se sua prestação está correta, tendo que preencher apenas os campos referentes a valores bancários.

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Formulário VI: RELATÓRIO DE GESTÃO E DOS RECURSOS TRANSFERIDOS

Este formulário é destinado a informações relativas à gestão financeira dos recursos recebidos:• Metas programadas para o período;• Se objetivo do programa ou projeto foi

atingido ou não, neste caso, justificar;• Quais as metas previstas no programa ou

no projeto e alcançadas no período;• Quais as metas previstas no programa ou

projeto não alcançadas no período identificando as possíveis causas pelo não cumprimento da meta;

• Outras informações relevantes como observações e justificativas sobre eventualidades ocorridas no período.

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Formulário VI: RELATÓRIO DE GESTÃO E DOS RECURSOS TRANSFERIDOS

OBSERVAÇÃO 1:Caso seja necessário mais espaço para o preenchimento sugerimos que duplique-se o formulário da seguinte forma:

1. Clique com o botão direito do mouse em cima da aba do formulário VI. Selecione “Mover ou copiar”.

2. Aparecerá esta janela. Selecione FORMULARIO VI e marque a baixo “Criar uma cópia”, em seguida aperte OK. Pronto, uma nova aba com o formulário VI será criada, então é só continuar o relatório.

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Pronto! Você preencheu todos os formulários!

Eles estão disponíveis para download em: http://www.daf.uerj.br/documentos/formularios.html

Não esqueça ainda de anexar ao processo o relatório de lançamento dos materiais permanentes no SABM. Ele substitui o antigo

formulário VII (Relação dos Equipamentos e Materiais Permanentes Adquiridos)!

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1- Se aparecer o símbolo “#####” em alguma célula, isso significa que o tamanho dessa célula deve ser aumentada. Porém, isso deverá ser feito com cuidado para que a formatação e a legibilidade do documento não sejam comprometidas.

2- Caso não haja valor a ser lançado em algum campo que peça indicação de valor, não lance no mesmo símbolos como “------” ou “......”, lance o valor R$0,00 (ZERO) para que as fórmulas aplicadas não fiquem com erro de valor.

3- Caso você utilize uma outra planilha como base para transferir dados para os novos formulários desbloqueie antes as células a serem transferidas para que elas não fiquem travadas .

Outras dicas de Excel

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Dicas para a Prestação de contas

CUPONS FISCAIS VÁLIDOSOs cupons fiscais aceitos para a comprovação de despesas, devem conter as informações completas do fornecedor: Nome, endereço, CNPJ,etc (vejam o exemplo ao lado).

Além disso, devem ter a data em que foi realizada a compra e ainda, os dados da UERJ (comprador): Nome, CNPJ, endereço.

É importante que ela indique o que foi adquirido e seu respectivo valor, a quantidade adquirida e o valor total da compra.

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Dicas para a Prestação de Contas

FIQUE ATENTO!Por conta do tipo de impressão e do papel utilizado, as informações contidas nos cupons desaparecem com o tempo! Por isso, para garantir que as informações necessárias para comprovação das despesas sejam preservadas, recomendamos que seja anexada ao processo, além do comprovante original, uma fotocópia do mesmo.

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Dicas para a Prestação de Contas

NÃO ESQUEÇA!Anexe o EXTRATO bancário referente ao período de prestação de contas para comprovação da movimentação da conta.

Não fique com dinheiro em mãos (sacado da conta em um semestre para ser gasto no semestre seguinte)! Caso faça algum saque e o dinheiro não seja todo gasto no período, o deposite novamente na conta e anexe o comprovante do depósito ao processo. Por segurança, procure fazer os pagamentos com cartão ou transferências.

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Dicas para a Prestação de Contas

PAGAMENTO DE PESSOA FÍSICA

(Modelo Declaração)Anexe ao processo o documento para comprovação de pagamento de pessoa física encontrado no link: www.daf.uerj.br/documents/RPA-FISICO.doc

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Dicas para a Prestação de Contas

PAGAMENTO DE PESSOA FÍSICAAnexe ao processo o memorando enviado à DAF com o encaminhamento das GPSs encontrado no link: http://www.daf.uerj.br/documents/memorando_modelo_GPS.doc

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Dicas para a Prestação de Contas

PAGAMENTO DE PESSOA FÍSICA

Não esqueça de anexar o GPS referente ao pagamento contendo 11% de recolhimento do INSS e os 20% de recolhimento patronal. Anexe ainda o DARJ, caso o pagamento exija recolhimento de Imposto de Renda. Consulte como fazer esse tipo de pagamento no link:http://www.daf.uerj.br/documents/sides_b/Manual_pessoa_fisica.pdf

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Caso tenha alguma outra dúvida entre em contato conosco e faremos o possível para esclarecê-la!

DRTC/DAFtel. 2334-0288 2334-0162 2334-0466

Departamento de Revisão e Tomada de Contas - DRTCRua São Francisco Xavier, 524 - 2º andar - Bloco F - sala 2106

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