FUNDAÇÃO EDUCACIONAL MACHADO DE ASSIS … · tores dão força ao marco teórico, entre eles estão: Foina, Laudon e Laudon, Junior, Tanembaum, Lakatos e Marconi, Gil, Cervo, Bervian

FUNDAÇÃO EDUCACIONAL MACHADO DE ASSIS FACULDADES INTEGRADAS MACHADO DE ASSIS

CURSO SUPERIOR DE TECNOLOGIA EM GESTÃO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

EDER ROGLIN

PROPOSTA DE IMPLANTAÇÃO DE UMA SOLUÇÃO GED

EM UMA INSTITUIÇÃO DE SAÚDE TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO

Santa Rosa

2015

EDER ROGLIN

PROPOSTA DE IMPLANTAÇÃO DE UMA SOLUÇÃO GED EM UMA INSTITUIÇÃO DE SAÚDE

TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO

Relatório de Estágio Supervisionado apresentado às Faculdades Integradas Machado de Assis, como requisito parcial para obtenção do Título de Tecnólogo no Curso Superior de Tecnologia em Gestão da Tecnologia da Informação.

Orientador: Ms. Nedisson Luis Gessi

Santa Rosa 2015

EDER ROGLIN

PROPOSTA DE IMPLANTAÇÃO DE UMA SOLUÇÃO GED EM UMA INSTITUIÇÃO DE SAÚDE

TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO

Relatório de Estágio Supervisionado apresentado às Faculdades Integradas Machado de Assis, como requisito parcial para obtenção do Título de Tecnólogo no Curso Superior de Tecnologia em Gestão de Tecnologia da Informação.

Banca Examinadora

_____________________________________ Prof. Me. Nedisson Luis Gessi – Orientador

_____________________________________ Prof. Me. Márcio Luís Günther

______________________________________ Prof. Me. Andréa Bujnicki Vieira

Santa Rosa, 12 de dezembro de 2015.

DEDICATÓRIA

Dedico este trabalho especialmente aos meus pais, que apoiaram e me incen-tivam quando mais precisei, aos meus ti-os, tias e também aos meus amigos, que me incentivam a continuar nesta cami-nhada e que por muitas vezes compreen-deram os momentos de ausência, para construir este trabalho.

AGRADECIMENTOS

Agradeço primeiramente a Deus por ter me dado o dom da vida e de poder lu-tar pelos meus ideais e objetivos, também pela oportunidade de poder cursar o ensi-no superior, me dando forças para nunca desistir dos meus sonhos, ao Professor Orientador Ms. Nedisson Luis Gessi pela dedicação e orientação neste trabalho e ao pessoal da FEMA por sempre estar à disposição de quando precisei.

“Trabalhe duro e em silêncio. Deixe que seu sucesso faça barulho”

Dale Carnegie

RESUMO

A informação dá sentido a uma organização, tanto que as empresas utilizam a mesma para melhorar os processos, alavancar os seus negócios e ganhar dinheiro num mercado de trabalho extremamente competitivo. Essa quantidade de informa-ções gera uma infinita massa documental, que muitas vezes se torna apenas um grande depósito de papel. O presente Trabalho de Conclusão de Curso tem como tema proposta de implantação de uma solução GED para uma instituição de saúde, localizada na cidade de Giruá/RS, na região noroeste do estado do Rio Grande do Sul. O presente tema originou-se de um problema que permeava a organização: a sua gestão documental atual, que se encontrava em péssimas condições. O objetivo geral do trabalho é elaborar uma proposta de implantação de uma solução GED pa-ra uma instituição de saúde, no entanto, para que se construísse a proposta, foi utili-zado um bom embasamento teórico, cujos autores dão força à tese apresentada: Foina, Laudon e Laudon, Junior, Tanembaum, Lakatos e Marconi, Gil, Cervo, Bervi-an e da Silva. A metodologia utilizada no estudo é primeiramente categorizada em pesquisa aplicada, qualitativa e exploratória, descritiva, com pesquisa bibliográfica e documental, assim como um devido estudo de caso. A coleta de dados realizou-se através de entrevista realizada com o gestor da empresa, além de um questionário aplicado com os colaboradores de cada setor da instituição. Após coletados os da-dos, os mesmos serviram de base à análise e interpretação de dados. Por fim, fa-zem-se sugestões para a empresa, à qual, através do estudo realizado, recomenda-se que empregue o orçamento e a tecnologia com redução de custos e busca de melhorias no setor tecnológico. Palavras-chave: tecnologia – informação – documentos – processos - otimização

ABSTRACT

Information today is something of meaning and life to an organization, it is clear that companies use the same to improve processes, leverage their business and make money before a labor market that today is extremely competitive. That amount of information generates an endless mass of documents, which often be-comes only a large deposit of paper. This work Completion of course, has as its theme, the proposed deployment of a GED solution to a health institution, located in Giruá / RS located in the northwest of the large river southern state, where this theme originou is an issue that permeated the organization that was your current document management, which was in poor condition. The overall objective is to de-velop an implementation proposal of a GED solution to a health institution, however, in order to build the proposal, we used a good theoretical foundation, whose great authors, give strength to thesis presented, they are Foina, Laudon and Laudon, Jun-ior, Tanembaum, Lakatos and Marconi, Gil, Cervo, Bervian and Silva. The methodol-ogy of the study is primarily categorized into applied research, qualitative and explor-atory, descriptive, with bibliographical and documentary research, as well as a case study due. Data collection was conducted through interviews held with the business manager, and a questionnaire administered to employees in each sector of the insti-tution, after collected the data even formed the basis for the analysis and interpreta-tion of data. Finally, it is made suggestions for the company, which through the study, it is recommended that the company employed the budget and technology in a differ-ent way reducing costs and seeking improvements in the technology sector. Keywords: technology - information - documents - processes - optimization

LISTRA DE ILUSTRAÇÕES

Ilustração 1: Organograma da Empresa. .................................................................. 22

Ilustração 2: Categorias, Conceitos e Características dos Documentos ................... 37

Ilustração 3: Agentes Classificadores de Documentos ............................................. 37

Ilustração 4: Tabela de Temporalidade de Documentos Eliminação ......................... 39

Ilustração 5: Tabela de Temporalidade de Documentos Guarda Permanente .......... 39

Ilustração 6: Fluxograma e seus Principais Símbolos. .............................................. 43

Ilustração 7: Tela Inicial do Sistema SIGH. ............................................................... 49

Ilustração 8: Tela Inicial do sistema GV College. ...................................................... 50

Ilustração 9: Tela Inicial do Sistema Ponto Secullum 4. ............................................ 51

Ilustração 10: Processo de Consulta. ........................................................................ 56

Ilustração 11: Processo de Ambulatório. ................................................................... 57

Ilustração 12: Processo de Internação. ..................................................................... 58

Ilustração 13: Processo do Centro de Reabilitação SUS. ......................................... 59

Ilustração 14: Processo do Centro de Reabilitação Convênio................................... 60

Ilustração 15: Processo do Centro de Reabilitação Particular................................... 61

Ilustração 16: Processo de Realização de Exame. ................................................... 62

Ilustração 17: Processo Faturamento de Conta. ....................................................... 63

Ilustração 18: Processo de Coleta do Ponto dos Funcionários. ................................ 64

Ilustração 19: Processo de Pagamento da Folha. ..................................................... 65

Ilustração 20: Processo de Conferência da Contabilidade. ....................................... 66

Ilustração 21: Requisitos Mínimos do Sistema. ......................................................... 68

Ilustração 22: Requisitos Mínimos de Hardware. ...................................................... 69

Ilustração 23: Requisitos Mínimos para a Implantação do GED. .............................. 72

Ilustração 24: Requisitos Complementares para a Implantação do GED. ................. 73

Ilustração 25: Planejamento das Atividades. ............................................................. 94

Ilustração 26: Cronograma de Gantt ....................................................................... 100

Ilustração 27: Gráfico de Gantt. ............................................................................... 101

LISTA DE ABREVIAÇÕES, SIGLAS E SÍMBOLOS

CRBV – Centro de Reabilitação de Baixa Visão;

CRRF – Centro Regional de Reabilitação Física;

CRRFV – Centro Regional de Reabilitação Física e Visual;

EAP – Estrutura Analítica do Projeto

FA – Ficha de Atendimento;

GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos;

IPE – Instituto de Previdência do Estado

MPF – Ministério Público Federal;

OPMs – Órteses Próteses e Meios de Locomoção

p. – Página;

PA – Pronto Atendimento;

RH – Recursos Humanos;

SAME – Serviço de Arquivo Médico e Estatístico

SIGH – Sistema Integrado de Gestão Hospitalar;

SIS – Sistema de Informação de Saúde;

SPP – Serviço de Prontuário do Paciente

SUS – Sistema Único de Saúde;

TI – Tecnologia da Informação

SUMÁRIO

INTRODUÇÃO .......................................................................................................... 13 1 CONTEXTUALIZAÇÃO DO TRABALHO .............................................................. 15 1.1 TEMA .................................................................................................................. 15 1.2 DELIMITAÇÃO DO TEMA ................................................................................... 15 1.3 PROBLEMA ........................................................................................................ 15 1.4 OBJETIVOS ........................................................................................................ 16 1.4.1 Objetivo Geral ................................................................................................. 16 1.4.2 Objetivos Específicos .................................................................................... 16 1.5 JUSTIFICATIVA .................................................................................................. 16 1.6 METODOLOGIA .................................................................................................. 18 1.6.1 Categorização da Pesquisa ........................................................................... 18 1.6.2 Dados Coletados ............................................................................................ 19 1.6.3 Análise e Interpretação de Dados ................................................................. 20 1.6.4 Apresentação da Organização ...................................................................... 20 2 REFERENCIAL TEÓRICO ..................................................................................... 23 2.1 A TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO NAS ORGANIZAÇÕES ............................ 23 2.2 A TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO NA ÁREA HOSPITALAR .......................... 25 2.2.1 OS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO NA AREA DA SAÚDE ............................ 26 2.3 A IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DE DOCUMENTOS ......................................... 28 2.3.1 DEFINIÇÃO DE GED ....................................................................................... 29 2.3.2 AS TECNOLOGIAS GED ................................................................................ 31 2.3.3 O GED INTERLIGADO AS REDE DE COMPUTADOR ................................. 32 2.4 A TECNOLOGIA ALIADA A SUSTENTABILIDADE ............................................ 33 2.5 A SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO E A NOVA LEI SOBRE A GUARDA DE DOCUMENTOS ........................................................................................................ 35 2.6 TÉCNICAS E PROCEDIMENTOS PARA A COLETA DE DADOS ..................... 40 2.6.1 MODELAGEM DE PROCESSO NO CONTEXTO ORAGANIZACIONAL ....... 41 2.7 GERENCIAMENTO DE PROJETOS PARA IMPLANTACAO DE SOLUÇOES DE TI ............................................................................................................................... 44 3 DIAGNÓSTICO E ANÁLISE .................................................................................. 48 3.1 CONTEXTUALIZAÇÃO E ANÁLISE ORGANIZACIONAL................................... 48 3.2 OS PRINCIPAIS PROCESSOS DA INSITUIÇÃO ............................................... 54 3.3 AS PRINCIPAIS SOLUÇÕES GED EXISTENTES NO MERCADO .................... 69 3.4 PROPOSTA DE IMPLANTAÇÃO DE UMA SOLUÇÃO GED .............................. 74 4 RECOMENDAÇÕES .............................................................................................. 76 CONCLUSÃO ........................................................................................................... 78 REFERÊNCIAS ......................................................................................................... 80

APÊNDICES ............................................................................................................. 84 APÊNDICE A – ROTEIRO DE ENTREVISTA COM O GESTOR .............................. 85 APÊNDICE B – QUESTIONÁRIO APLICADO COM OS COLABORADORES ......... 87 APENDICE C – PROPOSTA DE IMPLANTAÇÃO DE UMA SOLUÇÃO GED .......... 89 ANEXO ................................................................................................................... 102 ANEXO A – RECEPÇÃO DO HOSPITAL ............................................................... 103 ANEXO B – ACERVO FÍSICO PRONTUÁRIOS SAME 1 ....................................... 103 ANEXO C – ORGANIZAÇÃO DOS PRONTUÁRIOS MÉDICOS SAME 1 ............. 104 ANEXO D – ARQUIVOS ORGANIZADOS POR SETORES SAME 1 ..................... 104 ANEXO E – ARQUIVOS SEM IDENTIFICAÇÃO SAME 1 ...................................... 105 ANEXO F – DOCUMENTOS DO FATURAMENTO SAME 2 .................................. 105 ANEXO G – ARQUIVOS DO CENTRO DE REABILITAÇÃO SAME 2 .................... 106 ANEXO H – IMPRESSORA KYOCERA 2035DN .................................................... 106 ANEXO I – MATERIAL RECEBIDO DA GEDFÁCIL ............................................... 107 ANEXO J – MATERIAL RECEBIDO DA EMPRESA DATAGED ............................. 110 ANEXO L – MATERIAL RECEBIDO DA EMPRESA SAME DIGITAL .................... 113

13

INTRODUÇÃO

Nos dias atuais, as empresas buscam acirradamente o crescimento empresa-

rial, num cenário extremamente competitivo. No entanto, para que isso aconteça, é

necessário que se utilize a informação para inovar nos processos e se destacar no

mercado de trabalho.

Boa parte destas informações é produzida pela área de tecnologia da infor-

mação na empresa. Essa área vem crescendo e exige profissionais com capacidade

de realizar uma boa gestão e utilizar adequadamente os benefícios oferecidos pela

TI.

Na instituição de saúde não é diferente, pois as informações geradas pela

empresa resultam em um acervo documental gigantesco, tanto que muitas vezes se

perdem algumas informações importantes.

O presente trabalho tem como tema uma proposta de implantação de solução

GED para uma instituição de saúde, o Hospital São José, no município de Giruá/RS.

O problema que gerou a elaboração do estudo é a atual gestão documental da em-

presa, que no momento não é muito bem administrada.

O objetivo geral do estudo é elaborar uma proposta de implantação de solu-

ção GED para uma instituição de saúde. Esse objetivo justifica-se importante para a

empresa, para o acadêmico e para a instituição pelo fato de avaliar os seus conhe-

cimentos teóricos na prática.

Sendo assim, o presente trabalho é dividido em quatro capítulos. O primeiro

apresenta o tema, a delimitação do tema, o problema, os objetivos, gerais e especí-

ficos, a justificativa, a metodologia e encerra com uma breve apresentação da em-

presa.

O segundo capítulo é o referencial teórico, com a finalidade de servir de em-

basamento através de sete títulos: a tecnologia da informação, a tecnologia da in-

formação na área hospitalar, gestão de documentos, a tecnologia aliada à sustenta-

bilidade, segurança da informação, procedimentos para a coleta de dados, modela-

gem de processos e, por fim, o gerenciamento de projetos, aonde os principais au-

14

tores dão força ao marco teórico, entre eles estão: Foina, Laudon e Laudon, Junior,

Tanembaum, Lakatos e Marconi, Gil, Cervo, Bervian e da Silva.

O terceiro capítulo é o diagnóstico e análise. O mesmo relata os principais

processos da empresa, a fim de estudar se precisa ou não implantar um sistema

GED, para melhorar os processos e reduzir gastos.

O quarto e último capítulo são as recomendações relatadas com base no es-

tudo realizado ao longo do trabalho e que se espera sejam aderidas com o objetivo

de melhorar a gestão documental da empresa.

Por fim, vem as conclusões, que aonde é a importância do estudo para o

acadêmico e para a instituição, relatando os resultados obtidos com a pesquisa apli-

cada dentro da organização em forma de etapas.

15

1 CONTEXTUALIZAÇÃO DO TRABALHO

A contextualização deste trabalho traz o tema que é o objeto de estudo, sua

delimitação, o problema, objetivo geral e objetivo geral e específico do relatório,

também sua justificativa, a metodologia utilizada e a apresentação da organização.

1.1 TEMA

Preservar a informação que se encontra no estado físico e digital de uma or-

ganização, é uma tarefa de suma importância e bastante complexa. Para que se

obtenha uma boa gestão sobre essas informações, geradas pelas empresas, é ne-

cessário adquirir um sistema que possua a capacidade de gerir as informações e

armazená-las de forma correta. O GED é uma nova tecnologia que permite arma-

zenar, gerar, controlar e recuperar essas informações existentes nesses documen-

tos de forma mais eficiente, pelo fato da informação estar disponível a qualquer

momento em um dispositivo que possua um browser com acesso à internet, e se-

gura porque há diretivas de segurança que permitem que a informação seja aces-

sada somente por quem possui essa autorização.

Portanto, o tema que originou esse trabalho é: Proposta de implantação de

solução GED em uma instituição de saúde.

1.2 DELIMITAÇÃO DO TEMA

O presente trabalho tem como delimitação do tema a Proposta de implanta-

ção de uma solução GED na instituição de saúde Hospital São José, na cidade de

Giruá, localizada na Região Noroeste do Estado do Rio Grande do Sul, Brasil.

1.3 PROBLEMA

No atual modelo de sociedade digital, a informação cresce de forma acelera-

da, com crescimento da massa documental nas organizações, sejam elas arquiva-

das em pastas e subpastas nos computadores ou no meio físico em papéis, no en-

tanto, é de extrema preocupação das organizações encontrar técnicas e meios de

melhorar a gestão documental, disseminando o conhecimento de forma mais rápida

16

e segura, bem como reduzindo significativamente o fluxo de documentos e espaço

físico de armazenagem, além de contribuir para um mundo mais sustentável.

Desta forma, o problema que originou esse trabalho é: Como a implantação

de uma solução GED pode contribuir para otimizar a gestão dos documentos de

uma instituição de saúde?

1.4 OBJETIVOS

Os objetivos têm como finalidade principal mostrar o que se deseja alcançar

com o estudo, também servindo como resposta ao problema. No entanto, para se

alcançá-los, os objetivos são divididos em: objetivo geral e objetivos específicos.

1.4.1 Objetivo Geral

O presente trabalho tem como objetivo geral: Elaborar uma proposta de im-

plantação de solução GED para uma instituição de saúde.

1.4.2 Objetivos Específicos

Os objetivos específicos são:

a) Conhecer o contexto organizacional, para identificar como se faz a gestão

dos documentos da mesma;

b) Mapear os processos para identificar os requisitos mínimos necessários

para a implantação do GED;

c) Pesquisar as principais soluções GED existentes no mercado que aten-

dam aos requisitos elencados para implantação do GED;

d) Elaborar uma proposta de implantação de solução GED para uma institui-

ção de saúde.

1.5 JUSTIFICATIVA

Para as organizações crescerem no mercado e obterem sucesso no seu ramo

de atuação, é necessário que elas utilizem um dos seus bens mais valiosos que é a

informação. No entanto, observa-se que a infinidade de informações gerou aumento

na massa documental das empresas, por isso torna-se necessário buscar novos

17

procedimentos e tecnologias para gerenciar e organizar as mesmas. O GED é uma

ferramenta muito adquirida pelas organizações, pois ele faz a gestão destes docu-

mentos, sejam fotos, imagens ou vídeos. Através de scanners de alta tecnologia, é

possível converter as informações contidas em papéis para o meio digital, disponibi-

lizando-as mais rapidamente e com mais segurança.

Koch define que “GED visa a gerenciar o ciclo de vida das informações desde

sua criação até o seu arquivamento. As informações podem originalmente estar ar-

mazenadas em mídias analógicas ou digitais em todas as fases de sua vida. ” (KO-

ACH, 1997, p. 23 apud BAHIA; FACHIN, 2010, p. 13).

Segundo Diniz e Souza, “O GED é implementado por meio de sistemas espe-

cialistas que proporcionam acesso rápido as informações e as imagens dos docu-

mentos originais, evitando perda de produtividade e alto tempo de resposta para lo-

calização, além de fornecer contingência para imprevistos e deterioração do papel. ”

(DINIZ; SOUZA, 2012, p. 7).

Para a instituição de ensino, o presente estudo serve para estimular os aca-

dêmicos a conhecer melhor sobre o GED, mostrando como a ferramenta pode me-

lhorar a gestão documental de uma organização, auxiliando a mesma no processo

de tomada de decisões. Ainda no que diz respeito à academia, o projeto pode auxili-

ar também para futuras pesquisas acadêmicas, como auxílio na elaboração de no-

vos projetos.

Para o acadêmico é algo de grande importância, pois permite que se coloque

em prática a gestão da TI fora do mundo acadêmico, além de proporcionar a intera-

ção da teoria com a prática organizacional, o projeto estimula o acadêmico a pesqui-

sar, diagnosticar, para poder elaborar alternativas de solução para futuros problemas

que permeiam as organizações.

É de grande relevância para a empresa, pois se trata sobre a gestão de do-

cumentos e suas informações. Com essa nova ferramenta aplicada, há melhor con-

trole da localização dos documentos, a facilidade e a disponibilidade dessas infor-

mações é mais rápida e segura, permitindo que mais de uma pessoa acesse os do-

cumentes ao mesmo tempo, abonando extravios e a perda de documentos importan-

tes pela ação do tempo. Ainda com a implantação do sistema, obterá significativa

redução de custos com a alocação de espaço físico, com pessoas para efetuar a

guarda desses documentos, diminuindo os gastos com impressos e agregando valor

à organização pela adoção de uma nova tecnologia sustentável.

18

A sustentabilidade agrega valor à organização, decisiva quando aderir a uma

nova ferramenta de gestão. Conforme Ricardo dos Anjos, cerca de 27% das empre-

sas buscam a aquisição da ferramenta GED, pela redução da replicação de docu-

mentos, dos gastos com equipamentos e do desperdício com material impresso

(ANJOS, 2011).

A solução GED, além de reduzir o espaço físico, pode ocupar o funcionário

que era selecionado para cuidar deste acervo documental em outros setores. O

mesmo pode passar a localizar os documentos mais rapidamente no sistema, e nes-

se período de ganho de tempo, o colaborador pode desempenhar outras funções,

contribuindo para a empresa alcançar seus objetivos.

1.6 METODOLOGIA

A metodologia descreve detalhadamente todos os processos desenvolvidos

para que a pesquisa fosse feita. É através da metodologia se descreve a categoriza-

ção da pesquisa como será realizada a coleta, análise e interpretação dos dados, e

ainda apresenta brevemente a organização.

1.6.1 Categorização da Pesquisa

O presente relatório precisa ser caracterizado, pois o mesmo busca esclare-

cer certos fatos e fenômenos a serem pesquisados e estudados. GIL afirma que “a

categorização consiste na organização dos dados de forma que o pesquisador con-

siga tomar decisões e tirar conclusões a partir deles. ” (GIL, 2002, p. 134).

Então, no que compete ao ponto de vista da natureza, caracteriza-se como

uma pesquisa aplicada, com o objetivo de gerar conhecimento para aplicar práticas

que sejam dirigidas a soluções de determinados problemas (GIL, 2010).

Em relação à abordagem do problema, está sendo utilizada a pesquisa quali-

tativa, que é a interação do sujeito com a organização que não pode ser traduzida

em números, é descritiva e aquele que pesquisa analisa os dados indutivamente

(GIL, 2010).

No ponto de vista dos objetivos, põe-se em prática uma pesquisa exploratória,

que tem afinidade com o problema, envolvendo o levantamento bibliográfico e a en-

trevista feita com pessoas (GIL, 2010). Será também elaborada uma pesquisa des-

19

critiva, que tem como objetivo descrever as características de certa população, utili-

zando a coleta de dados padronizados (GIL, 2010).

Perante os procedimentos técnicos, o desenvolvimento da pesquisa classifi-

ca-se como um estudo de caso, porque busca um estudo aprofundado em uma uni-

dade individual, o mesmo tem por finalidade esclarecer o problema que permeia a

organização, utilizando a observação e analisando os fatos que ocorrem diariamen-

te. No entanto, Gil define que o estudo de caso consiste em um estudo aprofundado

e exaustivo de um ou mais objetos de forma que permita o amplo detalhamento do

conhecimento, (GIL, 2010), e elaborado com pesquisa bibliográfica a partir de mate-

riais que já foram publicados, como livros, revistas, teses dissertações e anais de

alguns eventos científicos (LAKATOS; MARCONI, 2010).

O estudo também é caracterizado como uma pesquisa documental cuja fonte

da coleta de dados se encontra disponível em documentos, que ainda não recebe-

ram o devido tratamento analítico (LAKATOS; MARCONI, 2010).

Portanto, a delimitação da pesquisa desenvolve-se da seguinte forma: Pes-

quisa aplicada, qualitativa e exploratória, descritiva, com pesquisa bibliográfica e do-

cumental, assim como um devido estudo de caso.

1.6.2 Dados Coletados

Para elaborar uma proposta de implantação de uma solução GED, foi neces-

sária à coleta de alguns dados, que são de grande importância e servem como dire-

cionamento para determinado objetivo.

No entanto, Marconi e Lakatos ressaltam que a coleta de dados é uma tarefa

cansativa, que toma mais tempo do que se esperava, exige paciência, perseverança

e esforço pessoal, além de um rigoroso cuidado com o registro e armazenamento

das informações (LAKATOS; MARCONI, 2010).

Primeiramente, foi utilizada a técnica de observação, que foi muito utilizada

para o mapeamento de processos da empresa, a fim de analisar como funcionam

seus processos atualmente.

Juntamente com a técnica de observação, elaborou-se um roteiro em forma

de questionário, conforme o Apêndice A composto por questões descritivas. Este

questionário foi aplicado no dia 5 de outubro de 2015, com o objetivo de descrever a

20

situação atual da empresa em busca de algumas lacunas e falhas nos processos

diários.

Com a realização da entrevista, viu-se a necessidade de elaborar um novo

questionário, conforme o Apêndice B. Este foi aplicado com os colaboradores do dia

6 de outubro de 2015 ao dia 12 de outubro de 2015, para avaliar com clareza, no

ponto de vista deles, se o acesso às informações é eficiente, ou se necessita de me-

lhorias.

Utilizando estas técnicas de coleta de dados, foi possível adquirir um conhe-

cimento mais expandido dos processos da empresa e da realidade organizacional.

1.6.3 Análise e Interpretação de Dados

Com as técnicas aplicadas e os dados coletados, os mesmos devem ser ana-

lisados e interpretados, com o foco de ajudar na resolução do problema e principal-

mente servindo de embasamento para atingir os objetivos específicos.

Segundo Gil, “Ao contrário de outros delineamentos já considerados, a análi-

se e interpretação é um processo que nos estudos de caso se dá simultaneamente à

sua coleta. A rigor, a análise se inicia com a primeira entrevista, a primeira observa-

ção, a primeira leitura de um documento. ” (GIL, 2010, p. 122).

Os dados obtidos através da observação e dos questionários foram tabulados

e confrontados com a teoria que diz respeito ao tema abordado no estudo.

Várias informações coletadas serviram de base para modelagem de proces-

sos e para a descrição de outras ilustrações, a fim de saber qual a melhor solução

de GED se enquadra na organização.

1.6.4 Apresentação da Organização

O Hospital São José ou Instituição Filantrópica pertencente à Congregação

das Irmãs Filhas do Sagrado Coração de Jesus, é um estabelecimento que compõe

a Rede Verzeri.

A história se iniciou em 1936. Não havia médico, apenas um farmacêutico que

atendia a população, no entanto buscou-se um médico cirurgião na Argentina para

iniciar as atividades hospitalares em 15 de março de 1936, quando já contava com

mais de 100 associados.

21

Em 21 de janeiro de 1951 a nova diretoria tomou posse da Sociedade Hospi-

talar Giruaense. No dia 14 de fevereiro de 1951 decidiu-se por meio de uma assem-

bleia geral fazer a doação da instituição para as irmãs Filhas do Sagrado Coração

de Jesus, porém em 30 de junho de 1952 que foi assinado definitivamente a doação

do hospital a congregação.

Por volta de 1964/1965 com recursos do Governo Estadual Iniciou-se a cons-

trução de um novo prédio com grade ajuda comunitária e da congregação sendo

concluída 1973. Foi construído 5 pavilhões de 2 andares, um deles abriga a residên-

cia das irmãs.

Em 1990 começaram a atuar alguns leigos na instituição buscando aprender

sobre o ramo e ajudar a instituição a crescer.

Em 1996 uma nova presidência assumiu a instituição buscando crescimento

institucional, equilíbrio financeiro e melhorias no ambiente físico, então a nova ges-

tão buscou uma parceria com a mantenedora, tornando – se parte da Rede Verzeri.

Entre 2004 e 2005 começou a realizar-se a concretização do projeto do Cen-

tro Regional de Reabilitação Física, sendo inaugurado em 2006 com serviços de Fi-

sioterapia, Fonoaudiologia, Nutrição, Terapeuta Ocupacional, Educador Físico Assis-

tente Social e Enfermeiros.

Com esse novo recurso disponibilizado pelo Sistema Único de Saúde o Hos-

pital São José Mudou seu perfil de atendimento, e inscreveu-se no contexto macror-

regional com uma proposta inovadora de atendimento, buscando preencher uma

lacuna existente no cenário regional, que até então obrigava as pessoas a se deslo-

carem para centros distantes, ao encontro de tratamento especializado para sias

limitações físicas.

Por volta de 18 de dezembro de 2008 é inaugurado no hospital o Centro Re-

gional de Saúde da Mulher, o primeiro do interior do Estado, com abrangência inicial

de 46 municípios da Macrorregião Missioneira beneficiando a população feminina

através do Sistema Único de Saúde.

Em novembro de 2010 iniciou-se os atendimentos de Centro Regional de Re-

abilitação de Baixa visão e Cegueira, com o atendimento pelo SUS de 13 Coordena-

dorias Regionais de Saúde do RS, sendo referência para mais de 300 Municípios

Gaúchos. Ainda em 2010 o prédio é ampliado com a nova construção do Pronto

Atendimento, que acima dele foi construído o novo Centro Administrativo da institui-

22

ção com todos os equipamentos e mobílias novas, juntamente veio a nova área físi-

ca e de lazer recreação e área de sol para desenvolver atividades com as irmãs.

Em junho de 2012 é formalizada a abertura de uma unidade satélite em São

Luiz Gonzaga, aonde são atendidas pacientes daquela região, nos serviços de diag-

nóstico de mamografia.

Portanto em 2013 acorda no Hospital São José, com ações, projetos, ativida-

des, sonhos e realizações se desenvolvendo. A coragem e o trabalho são sérios e

desafiadores, voltado muito em especial para a superação das dificuldades financei-

ras e humanas que enfrenta o Hospital. Trabalho assumido com ênfase para a con-

tinuidade da missão assistencial e social desenvolvida em Giruá, coordenada pelas

Irmãs Filhas do Sagrado Coração de Jesus.

Ilustração 1: Organograma da Empresa.

Fonte: Hospital São José (2015).

23

2 REFERENCIAL TEÓRICO

O referencial do presente trabalho aborda as temáticas acerca de A tecnolo-

gia da informação nas organizações a tecnologia da informação na área hospitalar,

Os sistemas de Informação na área da saúde, A importância da gestão de documen-

tos, Definição de GED, As tecnologias GED, O GED interligado as redes de compu-

tadores, A tecnologia aliada a sustentabilidade, A segurança da informação e a nova

lei sobre a guarda de documentos, Técnicas e procedimentos para a coleta de da-

dos, Modelagem de Processo e o Gerenciamento de Projeto.

2.1 A TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO NAS ORGANIZAÇÕES

Nos dias atuais a globalização e o avanço tecnológico ganharam força dentro

das organizações, porém essas empresas encontram-se em meio a um cenário tur-

bulento e altamente competitivo, que muda a todo instante.

Nessa busca acirrada pela competitividade, entra como prioridade a redução

de custos para poder aumentar os ganhos e a produtividade, sendo assim torna-se

essencial a busca de novas tecnologias para melhorar seus produtos e serviços di-

ante do mercado competitivo.

A aquisição de novos equipamentos dentro das organizações foi se expan-

dindo, pois, a busca pela melhoria de processos internos era constante. No entanto,

torna-se necessário gerenciar a aquisição dessas novas tecnologias, eis então que

surge a área de Tecnologia da Informação.

A TI, propriamente dita, é um conjunto de meios computacionais que tem co-

mo objetivo agilizar os processos internos da empresa, tendo como foco melhorar o

fluxo de informações dentro da organização. Foina ainda reforça que:

[...] a Tecnologia da Informação municia-se de computadores, bancos de dados, sistemas de comunicação, processamento de dados e imagens, mi-crofilmagens, jornais internos, etc., enfim, todos os recursos disponíveis pa-ra garantir a integridade informacional e sistêmica da empresa. (FOINA, 2013, p. 18).

O uso eficiente da TI alinhado a organização faz com que a entrega das in-

formações seja mais rápida, os produtos e serviços ganham valor e tornam-se mais

24

eficientes, o que faz o que a empresa se torne uma pioneira no seu aramo de negó-

cio.

Segundo Neto, a implantação da área TI pode alterar as estruturas de poder

de uma organização, abonando níveis hierárquicos e a supervisão, dando foco na

direção, fortalecendo as relações entre as pessoas dentro da empresa (NETO,

1999).

Devido à importância da área de TI dentro da empresa, torna-se essencial o

uso de sistemas da informação para que assim se comece a gerenciar de vez a or-

ganização. Potter, JR e Turban definem que, “Um Sistema da Informação (SI) coleta,

processa, armazena, analisa e dissemina informações para uma finalidade específi-

ca. ” (POTTER; JR; TURBAN, 2005, p. 40).

No entanto, a área de tecnologia da informação alinhada juntamente com

seus sistemas de informação deve começar a mostrar seus resultados, dando real

sentido ao porquê do seu investimento, trazendo assim um bom retorno financeiro.

Tenório define que “A TI traz em seu bojo, assim como qualquer outro ins-

trumento de gestão empresarial, um viés racionalista, no sentido de que deve servir

aos propósitos empresariais de produzir os resultados estratégicos desejados. ”

(TENÓRIO, 2007, p. 40).

A TI pode alterar profundamente a relação de trabalho com seu trabalhador. A

mudança é percebida, na natureza de sua tarefa, que antigamente era manual de

com contato direto e fisco com as pessoas, no entanto agora este mesmo serviço é

feito eletronicamente, mais abstrato e através de um sistema de informação (NETO,

1999)

Ainda sobre a tecnologia, é possível perceber uma mudança no seu nível de

emprego, stress e satisfação do colaborador com seu trabalho, além de fato exigir

novas habilidades do trabalhador, a gerência também muda o seu olhar sobre os

demais, pois através da tecnologia consegue-se medir o desempenho e o andamen-

to do serviço (NETO, 1999).

A TI está presente em qualquer empresa, sejam elas de pequeno, médio ou

grande porte, sejam elas em pequenas lojas do comércio até grandes empresas

como metalúrgicas ou até mesmo instituições de saúde, que hoje utilizam essa tec-

nologia para agilizar seus processos visando à melhoria dos serviços hospitalares

prestados.

25

2.2 A TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO NA ÁREA HOSPITALAR

Antigamente, os hospitais não disponibilizavam serviços hospitalares eficien-

tes, pois a condição de estudo para seguir essa carreira eram muito disputadas e

envolviam um alto investimento financeiro, o que fazia com que grande da popula-

ção desistisse de seguir na área da medicina.

No entanto, as condições de estudo tornaram-se mais acessíveis. Assim, os

estudantes que não tinham condições financeiras, ganharam a oportunidade através

do governo, bolsas das universidades ou até mesmo os financiamentos, sendo as-

sim, novos profissionais se formam com o objetivo de melhorar a disponibilidade dos

serviços hospitalares.

Hoje os hospitais buscam o que há de melhor no ramo de serviços hospitala-

res e na medicina, para que possam atender melhor a demanda com bastante co-

nhecimento e eficácia nos seus atendimentos.

Com a busca avançada para se tornar destaque no setor da saúde é neces-

sário que se tenha um conhecimento avançado para lidar com certos fatores, como

a modelar certos processos, interação de certas áreas com mais precisão e rapidez,

e a disponibilidade das informações, eis que então entra a tecnologia da informação

para auxiliar as empresas com uma importante ferramenta na gestão hospitalar.

A tecnologia da informação (TI) em sistemas de saúde está se consolidando como um novo e importante campo de estudo. Este campo pode ser defini-do como a ciência que estuda como o uso e o tratamento adequando das informações podem aperfeiçoar a qualidade dos serviços de saúde presta-dos aos pacientes, aumentar a produtividade e facilitar o acesso ao conhe-cimento. (MULLNER, 2006 apud FUMAGALLI; KATO; PIVA 2001, p. 2)

As informações que são geradas nos hospitais devem ser verdadeiras e exa-

tas, mas há uma série de fatores que acaba complicando a vida da TI dentro das

instituições de saúde, como: dados incompletos inseridos no sistema, profissionais

desqualificados que trabalham com a tecnologia, no entanto devido a esse fator, es-

sas informações não são aproveitadas, fazendo com que aos olhos da gerencia a TI

passa a se tornar um custo e não um investimento (MINISTÉRIO DA SAÚDE, 2013).

Torna-se muito importante manusear corretamente os dados dentro da insti-

tuição, pois a TI não está somente sendo utilizada no setor administrativo, mas tam-

26

bém nos cuidados aos pacientes que são tratados na instituição. Segundo Adriano,

Filho e Xavier,

[...] as informações necessárias ao cuidado direto do paciente diferenciam-se qualitativamente das informações que apoiam as funções administrati-vas. Além disto, informações administrativas podem ser coletadas retros-pectivamente, mas as informações sobre o tratamento do paciente devem ser oportunas e disponíveis no ponto ou hora do cuidado. ” (ADRIANO; FI-LHO; XAVIER, 2001, p. 108).

As informações que são inseridas no sistema referente aos cuidados dos pa-

cientes devem ser precisas e certeiras, devido ao fato de que o mesmo necessita de

cuidados e as medicações não podem ser trocadas, pois pode levar sérios riscos

para a saúde do paciente.

Já em comparação as informações coletadas pelo setor administrativo, não

impactam no que diz respeito às informações sobre certos serviços, medicações e

certas doenças, mas estas mesmas podem servir futuramente para certos estudos

da gerencia, para poder rever se determinado serviço está funcionando corretamen-

te, se também pode estar dando despesa, ou para no caso melhora-lo, no entanto

estas informações também podem auxiliar os gestores da instituição na elaboração

por novos projetos para instituição.

Todo esse acervo de informações deve ser gerenciado, para que quando pre-

ciso ele seja disponibilizado rapidamente, auxiliando os gestores na sua tomada de

decisão, eis então que surgem os sistemas de informação com foco e desenvolvi-

mento na área da saúde.

2.2.1 OS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO NA ÁREA DA SAÚDE

Muito tempo atrás, a informação não era decisiva para a empresa. Os colabo-

radores e os administradores não tinham interesse em saber como a informação era

coletada, processada e distribuída dentro da organização, pois a tecnologia que

existia no momento era muito inferior à que temos hoje.

Mas com o passar do tempo a tecnologia evoluiu, ganhou destaque e valor no

âmbito organizacional, andando em conjunto, a informação também foi sendo vista

de uma forma diferente, tornando-se um ativo de valor dentro da organização (FON-

TES, 2006).

27

Para gerenciar essas informações e disponibilizá-las mais rápidas para os

membros da empresa, eis então que surgem os sistemas da informação.

No entanto, o termo Sistemas da informação pode ser definido separadamen-

te, pois um complementa o outro. Segundo Oliveira, “Sistema é um conjunto de par-

tes interagentes e independentes que, conjuntamente, formam um todo unitário com

determinado objetivo e efetuam determinada função. ” (OLIVEIRA, 2009, p. 7).

Porém a informação é outro ativo que dá vida ao sistema, ou seja, sem a in-

formação o sistema não terá como funcionar, o que acaba não gerando resultado,

nem ajudando os executivos a tomar decisões (OLIVEIRA; 2009). Completando ain-

da, Fontes ressalta que, “[...] a informação é um bem, tem valor para a empresa e

deve ser protegida” (FONTES, 2006, p. 2).

Os sistemas de Informação podem ser definidos como um conjunto de com-

ponentes inter-relacionados que coletam, processam, armazenam e distribuem in-

formações para apoiar o controle a tomada de decisão em uma organização (LAU-

DON; LAUDON, 2007).

Assim como todas as organizações possuem um sistema para poder fazer a

sua gestão controlada, a área da saúde também é composta de sistemas que são os

conhecidos SIS, que registram e gerenciam toda a informação das instituições de

saúde.

Góes define que

Um sistema de informação de serviços de saúde como aquele cujo propósi-to é selecionar os dados pertinentes a esses serviços e transformá-los na informação necessária para o processo de decisões, próprio das organiza-ções e indivíduos que planejam, financiam, administram, preveem, medem e avaliam os serviços. (GÓES, 2007, p. 19).

Os SIS são considerados grandes ferramentas estratégicas quando se trata

da gestão das informações da Saúde, pois esses sistemas abrangem as informa-

ções sobre mortalidade, doenças, nascidos vivos, internações hospitalares, produ-

ção ambulatorial SUS, a vacinação, ações básicas direcionadas a saúdes e orça-

mentos (CAVALANI; LEON, 2002).

Assim como os SIS são ferramentas utilizadas para formar estratégias, eles

também podem ser utilizados para fornecer indicadores, como índices de mortalida-

de calculados no País. Esses cálculos são realizados através de dois sistemas: o

SIM e o SIH-SUS. (CAVALANI; LEON, 2002).

28

Esses grandes sistemas de informações são utilizados pela demanda organi-

zacional para executar suas tarefas diariamente e realizar os seus processos, com

foco em melhorar o atendimento e disponibilizar os melhores serviços hospitalares

para os pacientes e os colaboradores que fazem parte das instituições.

Para Calderon, Riedlinger e Silva, “É importante, portanto, que os documen-

tos possuam valor para a instituição, por razões administrativas ou históricas, sejam

organizados e armazenados de modo que seu tempo de vida seja prolongado e a

informação preservada em condições de ser acessada. ” (CALDERON; RIEDLIN-

GER; SILVA. 2008. p. 2).

É importante ressaltar que esse aglomerado de informações gera acervo do-

cumental muitas vezes ficam atirados algum departamento ou sala, por vários anos,

tornando-se apenas um grande depósito de pó. Por isso, a importância da gestão de

documentos, para disponibilizar as informações que estão contidas nesses papéis.

2.3 A IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DE DOCUMENTOS

Como qualquer outra instituição os hospitais produzem muitos documentos,

sejam eles para registrar suas atividades, trabalhar com a demanda, controlar seus

gastos, obter lucros em seus serviços ou até mesmos documentos históricos. No

entanto esse aglomerado de papéis acaba tornando-se mal administrado, não sendo

disponibilizado na hora exata, devido a extravios que acontecem frequentemente,

ficando assim um grande depósito de papel empoeirado.

A gestão de documentos é muito utilizada pelas organizações, é de extrema

importância pelo fato de se estar trabalhando com informações sigilosas e de valor

para a instituição que a mantém viva ou o que diferencia das outras organizações.

Conforme o Manual do Ministério da Saúde, a gestão de documentos é definida co-

mo um conjunto de procedimentos referentes à produção e tramitação, isto é, o ar-

quivamento dos documentos em fase de uso ou não, visando a seu descarte ou seu

recolhimento (MINISTÉRIO DA SAÚDE, 2013).

A gestão de documentos, de acordo com Bernardes e Delatorre, tem como

objetivo agilizar o acesso aos arquivos e as informações, garantir mais economia,

ajudar na tomada de decisões, melhorar o fluxo de documentos, e também preservar

toda a área documental da organização (BERNADES; DELATORRE, 2008).

29

Segundo Roncaglio, Szvarça e Bojanoski, não existe apenas um método de

se arquivar documentos, quando se trata de pôr em prática, pode-se utilizar a com-

binação de vários métodos, o mais comum que se inicia a classificação é por assun-

to, em seguida vem a ordem alfabética, cronológica ou geográfica. Ainda que se

escolha o método de classificação por assunto, o mesmo deve atender às reais ne-

cessidades da organização as suas características e suas necessidades (RONCA-

GLIO; SZVARÇA BOJANOSKI, 2004).

Nesse novo método de gestão documental, o meio eletrônico também é bem

explorado, novos softwares surgem no mercado, trazendo novos métodos para essa

gestão, tornando o acesso a essas informações mais rápido, de fácil acesso e mais

seguro.

No entanto, algumas soluções informáticas caseiras são aplicadas inicialmen-

te para suprir esse novo método de gestão, como o Microsoft Office e o Adobe Rea-

der, para padronizar e organizar melhor os documentos. No entanto, conforme se

organiza, a quantidade de documentos vai se expandindo, não somente documen-

tos, mas imagens, vídeos, todo aquele acervo que possui valor para a empresa se

acumula, eis então que surge a necessidade de um novo software para essa fazer a

gestão dessas informações, um deles é o GED.

2.3.1 DEFINIÇÃO DE GED

A sigla GED foi criada no Brasil para representar uma ampla área da informá-

tica que trata de todo o gerenciamento eletrônico de documentos em formato digital

dentro das organizações (MACEDO, 2003).

Segundo Oliveira, “O gerenciamento eletrônico de documentos é uma tecno-

logia que provê um meio de facilmente gerar, controlar, armazenar, compartilhar e

recuperar informações existentes em documentos. ” (OLIVEIRA, 2008, p. 25).

Conforme Junior, GED

[...] consiste atualmente em uma das tecnologias com maior potencial de uti-lização. Diversas empresas o optam como um recurso capaz de gerenciar as informações de forma plena e eficaz. Propicia a digitalização de informa-ções em formato de papel ou documentos, chegando até o gerenciamento de vídeos, imagens e sons. A digitalização consiste na captura das informa-ções (textos e imagens) contidas em documentos por meio de scanners. (JUNIOR, 2011, p. 180).

30

Essa nova ferramenta de suporte de trabalho, tem como objetivo garantir que

o conhecimento e as informações sejam transmitidos para outros de forma segura e

mais rápida sem perca de dados.

O GED pode se tornar uma vantagem competitiva para a empresa, pois redu-

zindo o fluxo de documentos físicos, a impressão é reduzida, sendo assim menos

papel circula dentro da organização e com isso automaticamente a organização con-

tribui com a preservação do meio ambiente evitando o desperdício e o aumento do

lixo.

Além de ser uma iniciativa sustentável, ela evita a replicação de documentos

físicos, pois, para compartilhar a informação com alguns funcionários, são necessá-

rias várias cópias do mesmo documento, com acúmulo até mesmo nas mesas do

escritório ou sala.

Sendo assim, as informações que serão digitalizadas através de scanners de

alta resolução estarão disponíveis para acesso através da internet pelo, web

browser ou da intranet (rede interna da empresa), agilizando o acesso a esses do-

cumentos.

Com a implantação desse sistema, todas as informações físicas, arquivadas

em um espaço passam para o meio digital, ganhando uma melhor reorganização no

meio digital e evitando a perca desses documentos com a ação do tempo, sendo

assim liberando um grande espaço no acervo físico, para que seja ocupado para

outras finalidades. Conforme Neto, Silva e Dias a implantação do GED ajuda

[...] solucionar os problemas e as dificuldades observadas nos arquivos da empresa em relação ao espaço físico disponível para armazenar os docu-mentos, lentidão na recuperação da informação, perda dos documentos, gastos com impressos, (papel), condições desfavoráveis ao manuseio e a dificuldade dos funcionários ao acesso dos documentos localizados nos ar-quivos de outras sedes. (NETO; SILVA; DIAS, 2010, p. 7)

Diante dessa nova tecnologia o manuseio dos documentos é melhor e mais

rápido, podendo sendo acessados quando preciso, no entanto, hoje no mercado há

várias tecnologias GED Disponíveis para a aquisição, as mais importantes serão

listadas abaixo.

31

2.3.2 AS TECNOLOGIAS GED

O GED é uma nova tecnologia, que, no entanto, ainda não é conhecida por

algumas empresas por fazer a gestão documental de qualquer organização. No en-

tanto, ela é dividida em vários tipos, que podem ser de gerenciamento somente do

meio digital, até mesmo documentos e mídias físicas, no entanto, serão descritas

aqui as tecnologias GED mais importantes disponíveis.

DocumentImagen – Gerenciamento de imagens e documentos, umas das

primeiras tecnologias a ser lançadas no mercado, tem foco na digitalização de do-

cumentos do meio físico para o digital, sendo que a origem vinha do microfilme (JU-

NIOR, 2011).

Documentmanegament – Gerenciamento de documentos, o objetivo desta

tecnologia é o fluxo de documentos digitais, fazendo o processo de rastreamento, o

que permite que se verifique quem e o que se está fazendo sobre aquele documen-

to, pode-se verificar as datas de alterações, as alterações e também quem as efetu-

ou, dando mais segurança no acervo documental da organização (JUNIOR, 2011).

Workflow – ou fluxo de trabalho, é uma tecnologia que permite o monitora-

mento dos documentos digitais, disseminando ações e tarefas organizando a gestão

documental de forma eletrônica. Para Silva et al, “É uma tecnologia que permite ge-

renciar de forma proativa qualquer processo de negócio das empresas. Garante o

acompanhamento constante de todas as atividades e um aumento de produtividade

com objetividade e segurança. ” (SILVA, P.D. et al. 2003, p. 6).

Cold e ERM – Computer Output To Laser Desk / Computer Output Microfilm,

os sistemas Cold transformam as informações dos sistemas da informação em rela-

tórios ou formulário, armazenando eles em discos ópticos (CD-ROM e DVD-ROM). A

leitura dessas informações só é possível através de um software especifico e por

pessoas autorizadas, o que torna a sua distribuição mais segura. A tecnologia ERM

é o gerenciamento corporativo de relatórios, ele permite o acesso as informações via

web, porem a única diferença, é que está sendo utilizado em nível corporativo, aon-

de todos podem acessar as informações, desde que o acesso seja disponibilizado

(JUNIOR, 2011).

FormsProcessing – Processamento de formulários, uma tecnologia capaz de

reconhecer as informações e associa-las com um banco de dados, dispensando o a

32

digitação, essa conversão se desenvolve através de scanners (ANDRADE et al.,

2004).

Nesse tópico foram descritas as 5 tecnologias GED, todas possuem um bom

gerenciamento das informações, o que torna mais fácil sua disseminação dentro das

organizações, um fator que contribui muito bem para esse acervo é as redes de

computadores, pois através de um portal os funcionários podem acessar via nave-

gador web o GED tanto dentro da organização como fora, para obter as informações

necessárias para seus devidos fins.

2.3.3 O GED INTERLIGADO AS REDE DE COMPUTADOR

Nos dias atuais, já é de fato saber que a informação é um ativo de grande

valor para organização, o GED é uma ferramenta capaz de fazer essa gestão de

forma mais rápida, disseminando o conhecimento e a informação no momento opor-

tuno.

O GED assim como outras ferramentas utiliza as redes de computadores co-

mo acesso ás informações. Esse acesso pode ser realizado através de um portal

localizado em um WEB Browser no seu local de trabalho ou até mesmo em outro

local fora da empresa, no entanto esses dois acessos são realizados através das

redes LAN e WAN.

Para a um melhor esclarecimento podemos seguir os preceitos de Tanem-

baum, as redes LAN, são denominadas como rede interna e as redes WAN são mais

abrangentes, e interligam computadores de longas distancias, e conhecida também

como a internet (TANEMBAUM, 2003).

As redes LAN (Local Área Network ou rede Local) são as redes utilizadas pa-

ra comunicação internas ou em pequenas distancias, Gouveia e Magalhães afirmam

que, “uma LAN conecta vários computadores numa área relativamente pequena,

como um edifício, um escritório, ou até um campus universitário”. (GOUVEIA E MA-

GALHÃES, 2007, p. 10).

As redes LAN foram propriamente criadas para comunicação interna, então

tornava-se essencial expandir o conhecimento e interligar mais informações, eis en-

tão que surge as redes WAN denominadas redes de longa distancias.

O sistema GED possui um portal, aonde qualquer gestor ou colaborador po-

de, por meio de um usuário e senha pode acessar os documentos de forma simples

33

e rápida. Esse acesso torna-se um ativo de valor e diferencial quando um gestor da

organização precisar acessar os documentos da empresa em uma reunião de negó-

cios, em que se precisa fechar contrato para a realização de projetos, o GED dispo-

nibiliza estes documentos e ajuda na tomada de decisão.

Estes acessos são seguros, pois independente de qualquer lugar que se

acesse, quando criada a conta, o usuário tem até um determinado ponto de liberda-

de assim como também suas restrições. Ainda que o indivíduo altere o que não de-

va, o sistema armazenará a data, o horário bem como quem realizou a tarefa.

Estes acessos são realizados em longas distancias, através das redes WAN,

que segundo Moraes

As redes WAN (Wide Área Networks) ou redes de longa distância tem como característica abranger grandes regiões geográficas, podendo envolver pon-tos entre cidades, estados ou até mesmo países, essas redes possuem ge-ralmente uma grande heterogeneidade de mídias de transmissão. (MORA-ES, 2013, p. 141).

Percebe-se que o GED é uma grande ferramenta que além de gerar uma

economia muito grande em impressos, ela utiliza as redes de computadores para

disseminar a informação, esse fator dispensa o ato de ter que imprimir uma grande

quantidade de papéis para levar a certos lugares como reuniões de negócios e en-

contros com colaboradores, isto gera uma economia, e um grande diferencial ecoló-

gico, tornando o GED um grande aliado à sustentabilidade.

2.4 A TECNOLOGIA ALIADA A SUSTENTABILIDADE

Os problemas ambientais hoje, são de grande preocupação das empresas,

pois antigamente o impacto ambiental era pequeno, o que não despertava certo inte-

resse da sociedade tomar alguma atitude para a mudança acontecer, hoje, no entan-

to devido ao grande crescimento econômico, a sustentabilidade é algo que as em-

presas procuram inovar para poder ressarcir o meio ambiente daquilo que lhe foi

tirado.

Segundo Neto, “O tema sustentabilidade ganhos a cada dia que passa maior

destaque nos meios empresariais, governamentais, acadêmicos e na sociedade de

maneira geral. ” (NETO, 2011, p. 1).

34

A sustentabilidade esta aliada aos negócios das empresas, inúmeras técnicas

para reduzir esse impacto são discutidas diariamente, uma delas é aliar os recursos

da tecnologia da informação a novas práticas sustentáveis.

Várias empresas já inovam na fabricação de novos componentes e equipa-

mentos, para poder reduzir significativamente o alto consumo de energia, o que di-

minuirá o impacto no aquecimento global. Um ponto muito importante que deve se

focar é a redução do papel impresso

De acordo com Anjos, o GED é uma tecnologia, que se bem gerenciada redu-

zira a alta quantidade de papéis impressos, essa quantidade, as vezes se dá pelo

alto número de papéis duplicados, que acontecem pelo fato de vários colaboradores

precisar dele ao mesmo tempo, no final esse material reciclado acaba não tendo uso

nenhum, gerando um grande amontado de papel servindo apenas para rascunho

(ANJOS, 2011).

Segundo Araújo, um projeto de GED é considerado um impacto ambiental

positivo, como ele utiliza sistemas de computador, há uma certa relevância no que

diz respeito ao consumo de energia elétrica, assim como na emissão de gás carbo-

no relacionados na fabricação de novos equipamentos, porém ainda se torna positi-

vo, pois através da digitalização em massa e a produção de informações no meio

digital, consegue-se reduzir em até 70% o uso de consumo mensal de papel nas

organizações (ARAUJO, 2010).

A implantação de um sistema GED gera inúmeras mudanças na empresa, to-

do acervo documental estará mais organizado e seguro, devido ao fato dessas in-

formações serem disponibilizadas no meio digital, o que gera uma grande economia

com impressos, e o local que era ocupado por um grande depósito de papel, pode

ser alocado para outros fins.

Este sistema ajuda muito na redução de custos, principalmente com impres-

sos, como foi ressaltado acima, no entanto todas estas informações que foram con-

vertidas para o meio digital, devem ser gerenciadas corretamente, pois segurança

da informação é um aspecto que deve ser levado a sério, tanto que novas leis se

concretizaram como um dever da organização em manter a sua confidencialidade. A

seguir será descrita a principal lei referente a nova guarda de documentos e como

deve funcionar o seu processo de segurança

35

2.5 A SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO E A NOVA LEI SOBRE A GUARDA DE

DOCUMENTOS

Como relatado anteriormente, a informação é um bem de grande importância

nas organizações, é o combustível para que a organização se mova em prol de um

objetivo, sem a informação a empresa torna-se pobre no âmbito organizacional, per-

dendo frente perante a um mercado que hoje é extremamente competitivo.

As empresas possuem vastas e infinitas quantidades de informações o que

faz com que as mesmas possuam um sistema para poder gerenciar este acervo,

porém não se dá importância a um aspecto importante, a Segurança da Informação.

A segurança da informação consiste em proteger os dados da empresa. Há

certas informações, como nas instituições de saúde, as quais devem ser armazena-

das sigilosamente, pois comprometem a integridade e a privacidade das informa-

ções pessoais dos pacientes.

Segundo Fontes, “A segurança da informação é o conjunto de orientações,

normas, procedimentos, políticas e demais ações que tem por objetivo proteger o

recurso informação, possibilitando que o negócio da organização seja realizado e a

sua missão alcançada. ” (FONTES, 2006, p. 11).

Torna-se necessário que a empresa adote políticas e técnicas e procedimen-

tos para fazer a segurança da informação dentro da empresa de forma correta.

Em relação a políticas de segurança, podemos seguir os preceitos de Ferreira

e Araújo, “A Política de Segurança define o conjunto de normas, métodos e proce-

dimentos utilizados para manutenção da segurança da informação devendo ser for-

malizada e divulgada a todos os usuários que fazem uso dos ativos de informação”.

(FERREIRA; ARAUJO, 2008, p. 36).

Em relação ao GED não é muito diferente, pois toda a informação que está no

meio digital, e físico, também pertence a essa vasta quantidade de informações, é

necessário que a empresa cuide da segurança dessas informações conforme manda

a nova Legislação GED.

A Legislação GED segundo site da Gestão Eletrônica de Documentos descre-

ve a lei 12.682 que entrou em vigor na data de 9 de julho de 2012. Dispõe sobre a

elaboração e o arquivamento de documentos em meio eletromagnéticos. (GESTÃO

ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS, 2012).

36

A nova lei é composta por 8 artigos, onde ressaltam a importância da segu-

rança da informação perante o meio digital e a importância de um mecanismo que

seja rápido e preciso na hora da localização das informações e documentos. (GES-

TÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS, 2012).

Art. 3° O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a

integridade, a autenticidade e se necessário, a confidencialidade do documento digi-

tal, com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da infraestrutura de Cha-

ves Públicas Brasileiras – ICP – Brasil. (GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMEN-

TOS, 2012).

Parágrafo único. Os meios de armazenamento dos documentos digitais deve-

rão protegê-los de acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados

(GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS, 2012).

Art. 4° As empresas privadas ou os órgãos de Administração Pública direta

ou indireta que utilizarem procedimentos de armazenamento de documentos em

meio eletrônico, óptico ou equivalente deverão adotar sistema de indexação que

possibilite a sua precisa localização, permitindo a posterior conferência da regulari-

dade das etapas de processo adotado. (GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMEN-

TOS, 2012).

Estes artigos da lei 12.682 falam que se torna obrigatório o uso da segurança

destas informações, tanto para os órgãos de administrações públicas quanto priva-

dos, pois qualquer ataque pode comprometer a confidencialidade desses dados.

Também foi dito acima que é de extrema importância da organização em im-

plantar um sistema que além de ser seguro, seja rápido o suficiente para disponibili-

zar a informação no tempo desejado, além também de manter a confidencialidade

das informações não permitindo que nada seja destruído.

Com toda a informação convertida para o meio digital, é necessário que se

faça a gestão documental do acervo físico, conforme manda a nova legislação, pois

muitos documentos não podem simplesmente ser descartado, segundo jardim a

constituição federal determina certas características e categorias para determinados

documentos (JARDIM, 1999).

37

Ilustração 2: Categorias, Conceitos e Características dos Documentos

Fonte: Jardim (1999).

Ilustração 3: Agentes Classificadores de Documentos

Fonte: Jardim (1999).

As ilustrações 2 e 3 relatam como deve ser a classificação dos documentos,

perante a constituição federal de 1988, aonde os agentes classificadores determi-

38

nam o tempo que o documento deve permanecer na instituição até o seu descarte

(JARDIM 1994).

Recebendo sua devida classificação, a instituição deve realizar uma avaliação

documental, que permite a identificação dos valores dos documentos, para fins de

definição de seus prazos de guarda e de seu descarte final (eliminação ou guarda

definitiva). Esta avaliação contribui para agilizar os processos administrativos, assim

como preservar o patrimônio documental (BERNARDES; DELATORRE, 2008).

A avaliação documental, possui certos benefícios quando realizada pela em-

presa, como agilizar a recuperação de certos documentos e informações, libera es-

paço físico, gera mais visibilidade e preservação da guarda permanente, autoriza a

eliminação de certos documentos assim como estimula a pesquisa a certos docu-

mentos (BERNARDES; DELATORRE, 2008).

Com a avaliação documental realizada, torna-se necessário elaborar uma ta-

bela de temporalidade de documentos que autoriza a eliminação de documentos

sem valor para a administração, no entanto ao mesmo tempo garante a preservação

de documentos que realmente possuem valor para a instituição e devem ser preser-

vados muitas vezes por prazo indeterminado (BERNARDES; DELATORRE, 2008).

Segundo Bernardes e Delatorre,

A tabela de temporalidade de documentos é um instrumento de gestão, re-sultante da avaliação documental, aprovado por autoridade competente que define prazos de guarda e a destinação de cada série documental, determi-nando sua preservação ou autorizando a sua eliminação. (BERNARDES; DELATORRE, 2008, p. 36).

A tabela de temporalidade de documentos começa com as atividades que

significa para que seja usado aquele determinado documento, após vem o documen-

to descrito especificando a sua funcionalidade (BERNARDES; DELATORRE, 2008).

O Prazo da guarda deve ser estipulado perante sua legislação especifica, ou

nas demandas administrativas da empresa, dependendo a serie documental, deve

ser estipulado prazo de guarda na unidade produtora na unidade com atribuição do

arquivo (BERNARDES; DELATORRE, 2008).

Perante a avaliação realizada, consegue-se chegar ao resultado se o docu-

mento será eliminado da instituição conforme mostra a ilustração 4.

39

Ilustração 4: Tabela de Temporalidade de Documentos Eliminação

Fonte: Bernardes e Delatorre (2008).

A ilustração 4 mostra que o devido documento pode ser descartado, ou seja,

que ele já cumpriu o seu prazo de guarda dentro da unidade produtora e na unidade

com atribuições de arquivo, não apesentando valor secundário, que de fato justifique

a sua guarda (BERNARDES; DELATORRE, 2008).

Ilustração 5: Tabela de Temporalidade de Documentos Guarda Permanente

Fonte: Bernardes e Delatorre (2008).

A ilustração 5 relata que o documento é destinado a guarda permanente que

são aqueles que são considerados indispensáveis a instituição, são no caso aqueles

de valor administrativo, legal e fiscal, que servem também para fontes de pesquisa,

portanto, devem ser preservados (BERNARDES; DELATORRE, 2008).

40

As observações é um espaço reservado quanto ao registro de atos legais e

de razões de natureza administrativa justificam os prazos propostos relevantes so-

bre produção ou guarda do documentos (BERNARDES; DELATORRE, 2008).

Os prazos quando a guarda de documentos, devem ser definitivamente, pes-

quisados, pois podem variar de um órgão para o outro, por isso quando não se sou-

ber o tempo de guarda de um determinado documento, não realize o descarte, pois

pode acarretar em grandes problemas para organização.

No entanto, para analisar como está a situação atual da gestão das informa-

ções da instituição de saúde torna-se necessário adotar técnicas e procedimentos

que servirão para coletar os dados para servir de base para elaborar a proposta de

implantação da ferramenta.

2.6 TÉCNICAS E PROCEDIMENTOS PARA A COLETA DE DADOS

Coletar dados é uma tarefa simples, porém de grande importância no desen-

volvimento de um projeto. Se bem aplicada, a pesquisa pode fornecer informações

valiosas que quando tabuladas podem ser peça chave na tomada de decisão de

qual software atenderá melhor os requisitos necessidades pela organização. De

acordo com Ramos e Maria de Ramos, é basicamente uma pesquisa de campo que

se bem conduzida obtém-se o devido sucesso, porém dois fatores são fundamen-

tais, paciência e a persistência (RAMOS; RAMOS, 2005). No entanto para realizar a

coleta, será aplicado um questionário, entrevista e técnica de observação no ambi-

ente organizacional.

Iniciando a coleta de dados, será aplicado um questionário, que segundo Fa-

chin, é um método de pesquisa muito popular, mas utilizado para diversos fins, com-

posto por uma diversidade de questões que devem ser preenchidas corretamente

pelos informantes (FACHIN, 2003).

Analisando que, para nosso esclarecimento precisamos seguir os preceitos

encontrados, já que Marconi e Lakatos estabelece que, o questionário é constituído

por uma sério ordenada de perguntas que são respondidas por escrito sem a real

presença de um entrevistador (LAKATOS; MARCONI, 2010).

Dando continuidade à coleta, será efetuada uma entrevista que, segundo

Cervo, Bervian e Da Silva, não consiste em apenas em uma conversa, mas sim uma

41

conversa direcionada a um objetivo definido: recolher dados por meio de um interro-

gatório com o informante (BERVIAN; CERVO; DA SILVA, 2007).

Gil ainda ressalta que, a questões da entrevista devem ser abertas e com

ampla liberdade para resposta, e assim como a empresa pode envolver uma única

empresa, está mesmo está envolvida com outros setores da organização, necessi-

tando assim a participação dos outros setores, é essencial também que se estabele-

ça um contrato para esclarecer de vez os objetivos traçados durante a entrevista

(GIL, 2010).

Encerrando este processo, será desenvolvida a técnica de observação dentro

da organização que para Lakatos e Marconi, não é apenas ver e ouvir, mas sim, ob-

ter certos aspectos da realidade, examinando certos fatos ou fenômenos que futu-

ramente se deseja estudar (LAKATOS; MARCONI, 2010).

Ainda em relação a técnica de observação, GIL destaca que a mesma pode

assumir pelo menos ter modalidades, a espontânea, aonde o pesquisador permane-

ce alheio ao cenário que deseja estudar, apenas observando. A observação siste-

mática, que ao observar os aspectos que são essenciais para alcançar os seus obje-

tivos, o mesmo traça um plano de observação para poder orientar a coleta. E por fim

a observação participante, que é aonde o pesquisador participa da vida da comuni-

dade aonde o observador até certo ponto assume um papel de membro da equipe

(GIL, 2010).

É de extrema importância a aplicação destes procedimentos dentro da orga-

nização, pois com seus resultados é possível identificar certas falhas no processo de

gestão das informações, podendo servir de base para atingir o objetivo da proposta.

Dentre essas técnicas aplicadas, deve-se usar as informações para realizar o

mapeamento de processos, aonde o mesmo tem por finalidade, mapear e documen-

tar os processos da empresa, em busca de conhecer como funciona a empresa e

como é feita a gestão de documentos das mesmas.

2.6.1 MODELAGEM DE PROCESSO NO CONTEXTO ORGANIZACIONAL

Os profissionais que atua na área de TI, ao analisar uma empresa, é essenci-

al que se assume uma visão direcionada aos processos da empresa, para assim

poder desenvolver o mapeamento de processos e sucessivamente a modelagem de

processos.

42

A modelagem de processo é uma metodologia utilizada para conhecer e es-

tudar melhor como funcionam os processos internos e externos de uma empresa,

colocando em tempo real como funciona o fluxo de trabalho das informações pre-

sentes na organização.

Segundo o Manual de Gestão por Processos do MPF, “a modelagem de pro-

cessos é um conjunto de atividades envolvidas na criação de representações de um

processo de negócio. Ela provê uma perspectiva ponta-a-ponta de processos finalís-

ticos, de suporte ou meio e de gerenciamento de uma organização”. (MANUAL DE

GESTÃO POR PROCESSOS, 2013 p. 26).

Para Cunha, a modelagem pode servir para certos propósitos como, entender

como funciona; tomar decisões; analisar certos aspectos dentro da empresa; simular

certos comportamentos de alguns setores; reorganizar e projetar (CUNHA, 2012).

Para melhorar o nosso esclarecimento devemos seguir os preceitos de Valle

e Oliveira que, “A modelagem deve seguir de preferência, uma metodologia e uma

técnica consagradas para que se possa ter como sequência natural a utilização do

modelo focado em ações de melhoria da gestão dos processos”. (VALLE; OLIVEI-

RA, 2012 p. 39).

Para Miranda, a modelagem de processos tem como objetivo alcançar o ali-

nhamento entre as atividades que estão sendo executadas no momento, com o ob-

jetivo do negócio, verificar se o nível de consumo, com o produto final gerado, ainda

Miranda considera que a modelagem é uma ferramenta gerencial analítica e de co-

municação (MIRANDA, 2010).

No entanto para se iniciar a modelagem de processo, deve-se criar um mode-

lo de processos que, contudo, serão construídos por meio de diagramas operacio-

nais relatando o seu comportamento dentro da organização (VALLE; OLIVEIRA,

2012).

O modelo que será desenvolvido nesta pesquisa é o fluxograma, que usará

como base para sua construção as informações do mapeamento de processos que

foram detalhados dentro da organização.

O fluxograma é uma representação gráfica que segue uma sequência de ati-

vidades para chegar a um determinado objetivo (TEIXEIRA; CARMO, 2011).

Segundo Carmo

43

Um fluxograma é um diagrama, com simbologia especifica, que re-presenta o sequenciamento das atividades de um processo. Podem, tam-bém, apresentar quem são os responsáveis por estas atividades. Existem softwares específicos apara desenhos de fluxogramas, sendo alguns BPMs já apresentam essa ferramenta no próprio sistema. (CARMO, 2007, p. 7).

Em um fluxo bem elaborado e detalhado, é possível identificar certos fatores

problemáticos que antes não eram percebidos e que assim podem ser corrigidos,

trabalhados e melhorados para alcançar melhores resultados.

Os fluxogramas de processos serão desenhados no Microsoft Visio, aonde

cada símbolo possui um significado diferente, aonde os mesmos são ligados por um

conector que indica em que direção está caminhando o processo atual.

A ilustração 6 mostra os principais símbolos do fluxograma e seus significa-

dos:

Ilustração 6: Fluxograma e seus Principais Símbolos. Fonte: Sistemas, Organização e Métodos (2014).

Terminal

Operação

Executante ou

responsável

Documento

Arquivo

Decisão

Conferência

Conector de Pa-

gina

Conector de rotina

Material

Fluxo

44

Após relatar como será descrito os processos da empresa, e conhecer os

principais processos, bem como seus respectivos problemas e falhas, então para

que se desenvolva corretamente a implantação da solução GED é de suma impor-

tância que ocorra o gerenciamento do projeto, pois com um bom planejamento das

atividades e um desenvolvimento com uma sequência traçada, os riscos de impacto

no prazo podem chegar a zero.

2.7 GERENCIAMENTO DE PROJETOS PARA IMPLANTAÇÃO DE SOLUÇÕES DE

TI

Nosso mundo é rodeado de projetos, qualquer mudança organizacional que

se deseja fazer, necessita de algum levantamento, seja ele de preço, de produtos,

de espaço, de tempo e alguns fatores a mais que impactam no resultado final da

construção de um projeto.

De acordo com Berkun, o gerenciamento de projetos pode ser considerado

uma profissão, uma tarefa uma função ou quaisquer atividades. Há até mesmo pro-

jetos que podem ter gerentes, cuja tarefa é apenas supervisionar um determinado

grupo (BERKUN, 2008).

Um projeto pode ser definido como um próprio esforço temporário com o obje-

tivo de criar um produto ou um serviço, no entanto o gerenciamento de projetos co-

ordena as atividades que por fim possuem o objetivo de atingir o esperado pelos

stakeholders (ROLDÃO, 2012).

Segundo Menezes,

Os prazos são fatores que distinguem projetos de atividades rotineira. En-quanto as atividades rotineiras admitem certa flexibilidade no âmbito os pra-zos, podendo ceder seu lugar para outras atividades rotineiras mais pre-mentes e, assim, ser excitadas mais tarde ou mesmo interrompidas, as ati-vidades de um projeto devem seguir uma sequência e prazos rígidos para evitar que não sejam cumpridos os prazos eventuais marcos do projeto que foram acordados. (MENEZES, 2009 p. 21).

Para reforçar, Roldão afirma novamente, porém com outras palavras que, o

principal objetivo de um gerenciamento de projeto é um produto final, com o melhor

desempenho possível, adotando uma perspectiva dinâmica e flexível, ou seja, se

45

adequando as alterações necessárias durante a execução do projeto (ROLDÃO,

2012).

Cada projeto é composto por fazes, que juntas compõem o ciclo de vida do

projeto, claro que isto depende intimamente da natureza do projeto. Um projeto, é

desenvolvido a partir de uma ideia, na qual passa para um plano e depois é execu-

tado e concluído (VARGAS, 2009).

O clico de vida de um projeto é dividido em fases características, Iniciação,

planejamento, execução, monitoramento e controle e por último seu encerramento

(VARGAS 2009).

A fase de iniciação consiste em certa necessidade ser identificada, transfor-

mada em um problema e estruturada para a solução. É importante ressaltar que

nesta fase é definido a missão e o objetivo do projeto, os primeiros documentos são

confeccionados e aquelas melhores estratégias são identificadas e selecionadas

(VARGAS 2009).

No processo de planejamento é detalhado os objetivos e requisitos do projeto

e planejam as atividades que serão executadas, incluis os cronogramas, as interde-

pendências entre as atividades, alocação de recursos envolvidos entre outros, é

nesta fase que entra o planejamento do escopo. (VARGAS, 2009).

Segundo Vieira o planejamento de escopo tem a função de criar um plano de

gerenciamento do escopo do projeto que documenta como esse escopo será defini-

do, verificado e controlado e como a EAP será criada e definida. (VIEIRA, 2007, p.

165).

Ainda nesta mesma etapa será definido o escopo que segundo Vieira

A declaração de escopo deve conter os objetivos do projeto, a descrição do escopo do produto, os requisitos do projeto, os limites do projeto, as etapas do projeto, os critérios de aceitação do projeto, as restrições do projeto, as premissas do projeto, a organização inicial do projeto, riscos iniciais defini-dos, os marcos do cronograma, as limitações de fundos, as estimativas de custos, os requisitos de gerenciamento de configuração de projeto, as es-pecificações do projeto e os requisitos de aprovação. (VIEIRA, 2007, p. 165).

Nesta etapa também deve ser criada a EAP que segundo Vargas é um pro-

cesso de subdivisão das entregas dos prazos do projeto em componentes menores

o que deixa o gerenciamento mais fácil (VARGAS, 2009).

46

Eis então que se conclui o processo de planejamento e entra a fase de exe-

cução do projeto, que é aonde tudo se concretiza e é realizado, é a parte que se er-

rado anteriormente, ficará evidente nesta etapa. Grande parte do orçamento que foi

realizado e o esforço do projeto é consumido nesta fase (VARGAS, 2009).

Após a execução do projeto vem o monitoramento e controle que segundo

Trentin, “[...] são responsáveis por monitorar os resultados e o desempenho do pro-

jeto, além de gerenciar mudanças no planejamento e na execução (ações corretivas,

preventivas, reparo de defeito, melhorias e outros). (TRENTIN, 2011, p. 42).

Nesta etapa do projeto será realizada da verificação do escopo, aonde é veri-

ficado o aceite de todos os envolvidos, é realizado também uma revisão dos produ-

tos e do resultado do trabalho, para poder assegura que tudo foi realizado de forma

satisfatória (VIEIRA, 2007).

Após isso dentro da etapa ainda de monitoramento e controle vem o controle

de escopo, que segundo Vieira, tem como objetivo analisar os fatores que criam as

mudanças no escopo para assegurar que sejam analisadas, discutidas e acordadas

antes de se implementar, pode determinar quando houve mudanças no escopo e

assim gerenciar estas mudanças no mento exato que ocorrem (VIEIRA, 2007).

Nesta fase também é estabelecido o cronograma, o mesmo dá sentido ao

projeto mostrando como será desenvolvido a implantação do projeto, dando rumo as

atividades, para que se consiga cumprir com o prazo estabelecido.

Para Berkun, “O Cronograma é uma forma de contrato entre as pessoas, de

uma equipe ou de uma organização confirmando o que cada um irá produzir durante

a próxima semana mês ou ano”. (BERKUN, 2008, p. 35).

Para que a implantação ocorra com sucesso, foi desenvolvido um cronograma

desde a o conhecimento da empresa, até o suporte que será prestado para os funci-

onários, o mesmo tem a finalidade de que tudo ocorra em uma sequência, o que re-

sulta a entrega do projeto no seu prazo determinado.

Com o cronograma estabelecido, pode-se definir um controle sobre o crono-

grama, este controle tem como objetivo assegurar que aquilo que irá gerar a mudan-

ça seja benéfico para a condução do projeto, o mesmo também proporciona o ge-

renciamento das mudanças reais exatamente quando elas aconteceram (VIEIRA,

2007).

Após definir todas estas etapas dentro do processo de planejamento e contro-

le, eis que vem o encerramento do projeto, que segundo Vargas é a fase que a exe-

47

cução dos trabalhos é avaliada por uma auditoria interna ou externa, todos os do-

cumentos do projeto são encerrados e todas as falhas são discutidas e analisadas

para que futuramente não voltem a acontecer, esta etapa também é muito conhecida

como fase de aprendizado (VARGAS 2009).

O marco teórico inteiro relatado anteriormente servirá como base para a aná-

lise e diagnóstico, relatando o contexto organizacional, mapear seus processos, pa-

ra pesquisar as principais soluções GED e enfim elaborar a proposta de implantação

da Solução GED.

48

3 DIAGNÓSTICO E ANÁLISE

A finalidade deste capítulo é relacionar o cotidiano da empresa, com o marco

teórico descrito, buscando estudar os processos da empresa, a fim de saber como

que se faz e gestão de documentos buscando saber as falhas nos devidos proces-

sos fazendo com que os mesmos se tornem a razão de se concretizar a proposta,

no entanto este capítulo é dividido em quatro tópicos.

No primeiro tópico, será relatado como funciona a realidade da empresa, qual

ramo ela atua e como funciona sua gestão de documentos. Este capítulo foi desen-

volvido através de uma entrevista, seguido da técnica de observação.

O segundo tópico será feito mapeamento de processos e a modelagem, a fim

de conhecer como funciona os processos internos da empresa, e quais setores os

documentos passam até chegar no destino final, esta técnica é desenvolvida através

de questionários com os colaboradores e a técnica de observação.

O terceiro título visa pesquisar soluções GED existentes no mercado, a fim de

atender os requisitos necessários para a implantação, estes orçamentos foram reali-

zados através de e-mails e contatos diretos com os fornecedores da ferramenta.

O quarto e último tópico são definidos a proposta de implantação de solução

GED para uma instituição de saúde.

3.1 CONTEXTUALIZAÇÃO E ANÁLISE ORGANIZACIONAL

Este tópico busca relatar a realidade organizacional da empresa, a fim de

analisar como funcionam a sua gestão documental e procurar quais falhas a empre-

sa possui para poder melhorar seus processos.

Por se tratar de uma empresa do ramo hospitalar, nota-se que a mesma tra-

balha com papéis para realizar seus processos, no entanto, a finalidade de estudar a

empresa veio de ela ser antiga na cidade, sendo assim tornando a necessidade de a

sua gestão de documentos.

A técnica de observação foi muito utilizada entre os dias 18/10/2015 a

23/10/2015, nestes dias foram tiradas as fotos dos Anexos, A, B, C, D, E, F, G e H, a

fim de mostrar os recursos que a empresa já possui.

O hospital São José possui três sistemas de informação principais no qual

geram uma quantidade elevada de documentos, o SIGH, GV College e Ponto Secul-

49

lum 4. Todos estes são ocupados diariamente retendo uma grande quantidade de

informações que são valiosas para a instituição.

A ilustração 7 apresenta-se a tela inicial do SIGH.

Ilustração 7: Tela Inicial do Sistema SIGH. Fonte: Sistema Integrado de Gestão Hospitalar (2015).

O SIGH é o sistema que é mais utilizado no hospital, funciona de segunda a

segunda, armazena uma grande quantidade de informações dos pacientes, realiza-

dos os processos das FA pelos colaboradores da recepção do PA e da recepção do

Centro de Reabilitação Físico e Visual.

O pessoal da TI trabalha bastante com esse sistema, porém o que mais é rea-

lizado pelo colaborador da informática é a emissão de relatórios que a gerencia ad-

ministrativa hospitalar solicita para analisar dados que servem para estudos dos atu-

ais serviços e para a realização de novos projetos.

O faturamento também utiliza este sistema para analisar valores que foram

gastos no mês e realizar as devidas cobranças com os convênios do estado.

O outro sistema utilizado é o GV College, utilizado apenas pelo setor da con-

tabilidade e do financeiro, o que utiliza e o financeiro, que faz os lançamentos diá-

rios, a contabilidade já o utiliza com menos frequência.

A ilustração 8 encontra-se a tela principal do sistema GV College.

50

Ilustração 8: Tela Inicial do sistema GV College. Fonte: GV Dasa Sistemas (2015).

O financeiro utiliza este sistema diariamente para fazer os lançamentos do

fluxo de caixa que são as contas que os pacientes particulares realizam os paga-

mentos na própria tesouraria. Também é utilizado para fazer os lançamentos das

movimentações bancarias e dos pagamentos das contas, que são feitas em boletos

e débitos em conta.

A contabilidade utiliza este sistema mais para conferência das movimenta-

ções que vem do financeiro e para a realização dos lançamentos mensais, porém a

contabilidade gasta uma grande quantidade de impressos para realizar esta confe-

rência, pois é necessário imprimir as razões para conferir com extratos e com o bole-

tim do caixa, sem contar a quantidade imensa de planilhas que quando empresas

servem de base para lançamento no sistema.

O Ponto Secullum 4 é somente utilizado pelo setor de RH, segue a baixo a

imagem da tela principal do programa.

51

Ilustração 9: Tela Inicial do Sistema Ponto Secullum 4. Fonte: Kl Quartz (2015).

O sistema do ponto é utilizado para coletar os horários de entrada e saída dos

colaboradores dentro da instituição, a coleta é realizada através de um pondo bio-

métrico que coleta a hora que o indivíduo entrou e saiu da empresa, mandando esse

horário para uma tabela alocada dentro do sistema.

O setor de RH verifica ao final do mês todas as batidas, conforme a escala de

serviços designada para aquele colaborador. Se as horas não fecharem como foi

designado, é preenchido o formulário da justificativa, anexado ao ponto, justificando

a ausência de determinado horário. Já se todas as horas fecharem corretamente, o

mesmo assina o relatório de horas, e realiza-se o arquivamento na própria sala da

gestão humana, em pastas por ordem alfabética.

Estes são os três sistemas mais utilizados pelo Hospital São José, todos eles

geram um aglomerado de papéis que ao final dos processos são dirigidos para o

SAME.

Segundo a entrevista realizada conforme o Apêndice A, onde a gerente admi-

nistrativa hospitalar relata que os documentos após terminar seu processo de circu-

lação dentro da empresa a maioria são guardados em envelopes e anexados nas

prateleiras em ordem numérica, essa ordem numérica é denominada SPP, esses

documentos de ordem numérica são os prontuários médicos.

52

Os documentos da contabilidade são organizados conforme seus devidos

bancos, separados por datas, as notas fiscais dos convênios são separadas também

por datas, juntamente com o movimento do estoque. Todo este movimento mensal é

encaminhado para Porto Alegre, na mantenedora, onde é realizada a auditoria, para

verificar se tudo aquilo que está no movimento foi lançado corretamente no sistema

contábil ou se o que está no sistema possui seu devido documento para ser anexa-

do corretamente. Depois de realizada a auditoria, o movimento mensal retorna ao

Hospital São José, de Giruá, e é encaminhado ao SAME.

As altas que vêm do centro de reabilitação são alocadas em ordem alfabéti-

cas e após isso organizadas por data de ano e encaminhadas juntamente com as

OPMs do faturamento para o SAME.

O SAME ocupa o espaço físico de duas salas que já estão com superlotação

conforme o Anexo B, C, D, E, F, G. O setor possui um funcionário especifico para

cuidar do setor do SAME, mas, no entanto, o que mais lhe preocupam não é o espa-

ço, devido ao fato de que a maioria do armazenamento é realizado com caixas tor-

na-se essencial a aquisição de novas prateleiras para poder alocar melhor as caixas.

Conforme a ilustração do Anexo B e C mostra-se como encontra-se os pron-

tuários médicos, eles são organizados em ordem numérica, (de cima para baixo ou

de baixo para cima rever) chamada de SPP. Quando se solicita procurar um prontu-

ário de alguma pessoa, o colaborador do SAME procura algum computador que não

esteja sendo utilizado para poder realizar uma consulta no SIGH e achar o número

do SSP. Após isso o colaborador se dirige novamente ao SAME para iniciar a procu-

ra pelo documento.

No anexo D é relatado conforme a análise documental, como são agrupados

os arquivos dos setores, identifica-se ao ver na foto que o setor encaminha os do-

cumentos para o SAME e o colaborador do setor organiza ele conforme setores na

própria prateleira, após alocar na prateleira, são organizados por meses ou anos.

No SAME um, por mais que se organizem os prontuários e os setores por de-

vidas prateleiras, ainda sobram documentos que não recebem sua devida identifica-

ção e ficam extraviados conforme mostra a imagem da Anexo E.

O SAME dois localiza-se na sala em frente do SAME um, o Anexo F relata a

estrutura física da sala, mostrando algumas prateleiras que foram improvisadas, pa-

ra poder guardar algumas caixas muito tempo atrás, porém os espaços acabaram se

superlotando e as caixas que vem do CRRFV estão espalhadas pelo chão, em pro-

53

cesso de reorganização. O Anexo G mostra alguma das caixas até estão organiza-

das conforme as altas que são dos pacientes CRBV, CRRF, OPMs, porém, dentro

das caixas, não se está organizado por ordem alfabética ou numérica, encontra-se

tudo extraviado, há também documentos que não fecharam seu processo dentro da

empresa para a cobrança e apenas estão jogados lá.

Conforme o questionário aplicado com a TI, que se encontra no Apêndice B,

pode –se identificar um servidor pessoal da empresa, aonde todos os colaboradores

possuem uma pasta pessoal aonde todos os arquivos de interesses sendo eles

Word, Excel Power Point, JPEG, PDF e vídeos, entre alguns outros arquivos. Estas

pastas podem ser acessadas por outros colaboradores, sem o mínimo de restrição,

expondo suas informações para todos aqueles que quiserem visualizar, ou até

mesmo deletadas.

Estes arquivos são também considerados de grande importância para a orga-

nização, pois várias informações contidas ali auxiliam os gestores na sua tomada de

decisão, um grande risco é que podem ser feitas indevidas alterações em arquivos

editáveis como Word, sem deixar pistas de qual pessoa realizou. O servidor possui

backup externo, porém é preciso que se adotem planos de segurança para proteger

estes dados, pois os mesmos estão em exposição em rede para outras pessoas.

Conforme a análise dos documentos deste servidor, há vários arquivos que

são digitalizados, o que prova que a empresa está adaptada com impressoras que já

possuem scanner, com uma ótima resolução o documento passa para o meio digital

com uma ótima qualidade sem restrições a certas identificações e visualização de

informações contidas em documentos.

Conforme a entrevista realizada com a gestora da empresa, o Anexo H mos-

tra a impressora Kyocera 2035dn é uma multifuncional com scanners interligados a

rede o que possibilita enviar o documento a qualquer computador. Ao contrário das

outras impressoras menores da HP que possuem apenas conexão via USB o que

dificulta o compartilhamento das informações para determinado computador que se-

rá armazenada a informação.

As informações que são contidas em planilhas são usadas diariamente pelos

colaboradores para tarefas que são designados dentro da empresa, já os arquivos

digitalizados são muito utilizados quando se trata de utilizar os e-mails, pois outra

empresa, quando fecham projetos juntamente com o hospital, torna-se necessário

54

realizar o escâner de toda aquela quantidade de documentos para poder anexar ao

projeto da empresa e efetivar a sua realização.

Segundo a entrevista com a gestora administrativa, que se encontra no Apên-

dice A, podemos identificar outro problema que permeia a organização, o gasto ex-

cessivo com impressos. Diariamente são impressas várias cópias dos documentos,

para apenas discussões entre pequenas reuniões, um sistema GED neste caso fica

mais fácil, pois todos os gestores da empresa, podem acessar o documento ao

mesmo tempo e assim debater sobre determinado assunto ou projeto.

Outro fator que gera um número de impressos muito grande é o faturamento.

Conforme o questionário realizado com os colaboradores deste setor, as cópias refe-

rentes ao processo dos prontuários são realizadas para mandar para cobrança dos

convênios. Com o sistema GED poderia apenas digitalizar os prontuários e encami-

nhar eles via e-mail para o determinado convenio, sem a necessidade de realizar as

cópias e enviar via correio como é feito mensalmente.

Assim foram relatados os dados que foram coletados na entrevista e nos

questionários com os colaboradores. Estes dados serviram de subsídio para o pró-

ximo item, a modelagem de processos, que busca mostrar os principais processos

do hospital, a fim de identificar os requisitos mínimos necessários para a implanta-

ção da ferramenta GED.

3.2 OS PRINCIPAIS PROCESSOS DA INSTITUIÇÃO

Modelar processos, é uma tarefa desafiadora, pois desafia o profissional a

buscar uma quantidade de informações e modelar para poder identificar como funci-

onam os processos atuais da empresa, e assim identificar possíveis falhas que per-

meiam a organização, com o objetivo de melhorar e agilizar uma quantidade de pro-

dutos ou serviços.

Seguindo uma sequência, cada processo que será descrito, primeiramente

será mapeado. Os dados coletados para o mapeamento foram feitos através da en-

trevista aplicada com a gerência e com os questionários realizados com os colabo-

radores, além da técnica de observação que foi muito bem explorada juntamente

com a análise documental da organização, que além de analisar a quantidade de

papel e desordem dos ambientes, serviu de base para o desenvolvimento dos pro-

cessos sequencialmente até seu destino final.

55

Os processos descritos a seguir, são aqueles que quando terminados encon-

tram-se extraviados no SAME ou nas salas dos colaboradores. Com a modelagem

dos processos, podemos identificar onde há falhas na organização, ou se a verda-

deira solução será a implantação de um software GED.

Os processos mapeados e modelados a seguir são os de Consulta, Ambula-

tórios, Internação, que são realizados no PA e quando dão entrada na emergência

do hospital.

A seguir vem os processos do CRRFV, que são devidos em Convênios Parti-

culares e atendimentos realizados pelo SUS, juntamente com o centro são realiza-

dos os processos de exame, raios X, mamografia, ecografia e endoscopia.

Também serão elencados os processos realizados no centro administrativo,

no caso a contabilidade, que realiza a conferência de todo movimento contábil da

instituição, da gestão humana, que realiza o processo de controle das horas do pon-

to juntamente com o processo de folha de pagamento. Serão descritos também os

processos de cobrança do convênio pelo faturamento, conforme os serviços utiliza-

dos pelos pacientes.

56

Ilustração 10: Processo de Consulta.

Fonte: ROGLIN, 2015.

Descrição detalhada do pro-

cesso de consulta.

1 – O Paciente chega ao hos-

pital e é encaminhado ao PA

para preencher a FA.

2 – Após coletar os dados e

preencher a FA é verificado

os sinais do paciente para

realizar a consulta.

3 – Se o paciente necessita

ser medicado a aplicação da

medicação é feita no hospital.

4 – Caso o Paciente não ne-

cessite realizar o procedimen-

to da aplicação, o atendimen-

to é encerrado

5 – Juntamente como encer-

ramento do atendimento a FA

é encerrada e assinada pelo

panciente e o mesmo é libe-

rado para ir embora.

6 – A FA assinada então é

encaminhada ao faturamento

para realizar a cobrança.

7 – Após cobrada a FA, a

mesma é anexada nas caixas

de arquivo e encaminhada ao

SAME.

57

Ilustração 11: Processo de Ambulatório.


Descrição detalhada do processo de am-

bulatório:

1 – Paciente chega ao hospital e é en-

caminhado ao PA para preencher a FA.

2 – Após preencher a FA o paciente é

encaminhado a triagem para verificar os

sinais vitais.

3 – Com os sinais vitais verificados o

médico realiza a primeira avaliação para

saber qual problema persiste para seleci-

onar a medicação certa e fazer a aplica-

ção.

4 –Após aplicar o medicamento o pacien-

te é encaminhado ao quarto para ficar em

repouso durante 8 horas que é o tempo

mínimo de um ambulatório.

5 – Após passar o tempo de medicação o

paciente é avaliado pelo medico para ver

se possui condições de obter alta, caso

não obtenha é selecionada mais medica-

ção para ser aplicada para se o paciente

irá melhorar.

6 – após o paciente obter alta é encerra-

do o atendimento e a FA é encaminhada

ao faturamento.

7 – o faturamento realiza a cobrança,

arquiva as FA nas caixas de arquivo e

encaminha ao SAME.

58

Ilustração 12: Processo de Internação.


Descrição detalhada do processo de

internação:

1 – Paciente chega ao hospital e é

encaminhado ao PA para preencher

a FA.

2 – Após preencher a fica o paciente

é encaminhado a sala de triagem

para verificar os sinais vitais.

3 – Então o medico encaminha o

paciente ao leito para aplicar a medi-

cação.

4 – O medicamento é preparado e a

relação é mandada para a unidade

lançar na FA do paciente enquanto

ele estiver internado.

5 – a medicação é aplicada e o paci-

ente permanece em repouso aguar-

dando o efeito da medicação.

6 – O médico refaz a avaliação e

analisa e o paciente obteve melhora,

caso não obtenha é refeito a aplica-

ção e aguardado fazer o efeito.

7 – Se o paciente obteve melhora é

dado a alta e os procedimentos são

lançados no sistema para encerrar a

FA.

8 – A FA encerrada é encaminhada

ao faturamento para realizar a co-

brança conforme o convenio.

9 – Realizado a cobrança o fatura-

mento arquiva nas caixas e encami-

nha ao SAME.

59

Ilustração 13: Processo do Centro de Reabilitação SUS.



cesso do centro de reabilita-

ção SUS:

1 – Paciente chega ao centro

de reabilitação e é encami-

nhado a recepção para pre-

encher a FA.

2 – A FA é encaminhada aos

Profissionais para receber a

assinatura e a prescrição dos

procedimentos realizados

com o paciente.

3 – A FA volta á recepção

para lançar nos sistema os

procedimentos prescritos na

FA.

4 – Com os procedimentos

lançados na FA, é impresso

uma via que fica com o pa-

ciente e a outra vai para o

faturamento realizar a co-

brança.

5 – Faturamento realiza co-

brança conforme o convenio.

6 – Após cobrada a FA é

anexada nas caixas arquivo

e encaminhada ao SAME.

60

Ilustração 14: Processo do Centro de Reabilitação Convênio.



cesso do centro de reabilita-

ção Convênio:

1 – Paciente chega á recep-

ção do centro de reabilitação

com uma guia do convenio

solicitada pelo médico.

2 – Após preencher a FA no

sistema, é encaminhada aos

profissionais do centro para

assinar e prescrever os pro-

cedimentos realizados com

os pacientes.

3 – Então o paciente retorna

a recepção e assina na guia

do convênio conforme a ses-

são de reabilitação realizada.

4 – No fim do mês a recep-

ção fecha a FA com o nume-

ro de sessões feitas no mês

e encaminha uma nova FA

para o faturamento.

5 – o faturamento faz a co-

brança conforme o convênio

e anexa na caixa de arqui-

vos.

6 – No fim do mês é encami-

nhado para o SAME.

61

Ilustração 15: Processo do Centro de Reabilitação Particular.


Descrição detalhada do processo do

centro de reabilitação particular:

1 – O paciente chega ao centro de

reabilitação para preencher a FA.

2 – A FA é impressa e encaminhada

aos profissionais para realizar a as-

sinatura e posterior preenche-la com

os códigos dos procedimentos reali-

zados com o paciente.

3 – A FA volta até a recepção, para

digitar os procedimentos realizados

no sistema.

4 – Após lançados a FA é impressa

e entregue ao paciente que se dirige

ao financeiro para acertar particu-

larmente o valor da consulta ou da

fisioterapia.

5 – O financeiro emite a nota com

uma via com o paciente e outra com

é anexada na FA.

6 – A FA retorna para recepção para

ser anexada nas caixas arquivos.

7 - Ao fim do mês as caixas arqui-

vos são encaminhadas ao SAME.

62

Ilustração 16: Processo de Realização de Exame.



realização de exame:

1 – Paciente chaga ao Hospital e é

encaminhado até a recepção para

marcar o seu exame.

2 – Paciente seleciona seu exame e

da inicio preenchendo a FA.

3 – Posteriormente o paciente é ori-

entado a se dirigir para a sala de

espera para aguardar a realização

do exame.

4 – Realizado o exame o paciente é

liberado e o exame é encaminhado

ao doutor para a realização do lau-

do.

5 – Após três dias os paciente pode

voltar ao hospital para buscar o

exame com o resultado.

6 – Ai então a FA é encaminhada ao

faturamento para a realização da

cobrança conforme o convênio.

7 – Após a cobrança a FA é arqui-

vada na caixa e encaminhada ao

SAME.

63

Ilustração 17: Processo Faturamento de Conta.


Descrição detalha do processo de faturamen-

to de conta:

1 – Faturamento recebe as contas dos de-

mais setores o protocola no sistema.

2 – Após protocolar as contas são separadas

por convênios e analisadas se falta algum

documento.

3 – Se falta algum documento a conta é pro-

tocolada no sistema e devolvida ao setor de

origem para anexar o documento que esta

faltando.

4 – A conta volta para o faturamento ajustada

e é protocolada novamente para dizer que

todos os documentos estão corretos.

5 – Depois de protocolada a conta é realiza-

do o fechamento e tirado cópias para o ar-

quivamento.

6 – Os documentos originais são encami-

nhados para os convênios para realizar as

cobranças devidas.

7 – Após o envio é novamente protocolado

no sistema e encaminhado ao SAME.

64

Ilustração 18: Processo de Coleta do Ponto dos Funcionários.


Descrição detalhada do processo de cole-

ta do ponto dos funcionários:

1 – Colaborador ao fazer a sua jornada

diária de trabalho, bate o ponto para mar-

car o horário de saída de entrada.

2 – No final de mês o RH fica responsável

por conferir se todos os horários foram

realizados conforme a escala que o funci-

onário tem estabelecido com sua coorde-

nação.

3 – Se faltar horários que não foram bati-

dos, o funcionário preenche uma justifica-

tiva, justificando o porque de não bater o

ponto conforme o horário estipulado.

4 –Então o RH imprime a relação de horas

e pede para o colaborador verificar suas

horas para ver se tudo esta correto, ai en-

tão é anexado nas caixas.

5 – O RH anexa a relação de horas na

caixa de arquivos e organiza nos armários

conforme a data mensal.

6 – Após o prazo de um ano o setor de RH

encaminha as caixas de arquivos para o

SAME guardar.

65

Ilustração 19: Processo de Pagamento da Folha.



pagamento da folha dos funcioná-

rios:

1 – As informações chegam até o

setor de RH, como adicional noturno,

insalubridade, horas extras e valor

do salário fixo, então o RH monta o

mapa da folhada de pagamento.

2 – O mapa é encaminhado para a

ASLB lançar no sistema o valor exa-

to para realizar o pagamento do salá-

rio.

3 – Se estiver faltando informações,

o mapa é encaminhado para o hospi-

tal e o RH corrige as informações

que faltam.

4 – È encaminhado a ASLB nova-

mente e para o lançamento no sis-

tema.

5 – A folha pronta então é encami-

nhada ao hospital para realizar a co-

leta das assinaturas.

6 – Após coletada as assinaturas, é

anexada nas caixas de arquivos e

encaminhadas ao SAME para guar-

da-las.

66

Ilustração 20: Processo de Conferência da Contabilidade.



conferência da contabilidade:

1 – A contabilidade recebe o movi-

mento diário, enviado pelo financeiro

todos os dias.

2 – A contabilidade confere esse mo-

vimento diariamente e lança no siste-

ma.

3 – Caso esteja faltando informações,

o movimento retorna ao financeiro

para realizar a correção.

4 – O movimento retorna a contabili-

dade que faz a conferência novamen-

te, caso esteja certo, é lançado no

sistema.

5 – Ao fim do mês o movimento é en-

caminhado para a ASLB realizar a

auditoria

6 – Após realizada a auditoria o mo-

vimento é enviado novamente para o

hospital.

7 – Chegando ao hospital o movimen-

to é encaminhado ao SAME para ser

organizado.

67

Modelados os processos da instituição, é possível verificar como é feita a ges-

tão documental da empresa, uma grande massa de papéis é impressa todo dia e

trocada com diversos setores ao mesmo tempo.

Alguns destes papéis faltam informações e deixa certas tarefas redundantes

tornando o trabalho mais repetitivo e demorado, essa grande quantidade de papel

fica na sala dos colabores até mesmo organizada, porém conforme realizada entre-

vista com o setor administrativo, alguns relatam que se torna cansativo ter que pro-

curar certos documentos e que por mais que estejam organizados ainda se torna

demorado para localizá-los.

Outros colaboradores relatam que a quantidade de documentos que se en-

contra no setor do SAME é imensa, essas informações foram coletadas através do

questionário que se encontra no Apêndice B.

Conforme o questionário realizado com o colaborador que atua no setor do

SAME, ele relata que por mais que desde que tenha entrado na instituição, para or-

ganizar todos os documentos das duas salas ocuparia um grande espaço de tempo

e mesmo com tempo, as salas não possuem prateleira e espaço suficiente para

acomodar as caixas, o que acarreta em extravios e perda de documentos pela ação

do tempo.

Outros questionários realizados com os demais colaboradores relatam que

além de levar tempo para o SAME disponibilizar os documentos, muitas vezes ou-

tros colaboradores tendem a se deslocar de seus setores para ajudar na busca do

determinado documento, e mesmo assim, o documento leva tempo a ser encontra-

do. Além da demora na localização o setor cujo colaborador se deslocou fica desfal-

cado ou sem ninguém para atender os pacientes, o que gera um atraso no atendi-

mento e reclamações que acabam chegando a gerencia, prejudicando o colabora-

dor.

Nos dias atuais, as informações que permeiam a organização são valiosas,

adotar mecanismos que agilizem os processos é fundamental, o caso do Hospital

São José deve ser considerado e implantado um software GED para gerenciar me-

lhor o fluxo de informações dentro da instituição.

No entanto com a pesquisa realizada com todos os setores do Hospital São

José foi estabelecido alguns requisitos mínios necessários que o sistema GED deve

conter, conforme a ilustração 21.

68

Requisitos do software para implantação

Integração com o Sigh

Integração com GV College

Integração com Sistema do Ponto

Mínimo 2 acessos simultâneos

Cadastro de Usuários

Cadastro das Pastas

Cadastro dos Documentos

Impressão Digital

Cadastro dos Documentos

Busca por Nomes

Busca por valor

Busca por Data de lançamento

Busca por data de emissão

Assinatura Digital

Certificação Digital

Digitalização de Documentos

Guarda Física de Documentos

Gestão do prontuário eletrônico

Gestão do Faturamento

Portal Via Web

Compatibilidade com todos navegadores

Compatibilidade com dispositivos móveis

Compatibilidade com todos sistemas operacionais

Relatórios diários modificação

Relatório de Inserção dos documentos

Ilustração 21: Requisitos Mínimos do Sistema. Fonte: ROGLIN, 2015.

69

Requisitos mínimos de hardware para implantação

Servidor

4 GB de Memória RAM

500 GB

Monitor

Teclado

Mouse

Noobreak

Impressora com Scanner

Ilustração 22: Requisitos Mínimos de Hardware. Fonte: ROGLIN, 2015.

Com os requisitos estabelecidos é necessário pesquisar as principais solu-

ções GED que se encontram disponíveis no mercado, várias empresas trabalham

com sistema GED, mas é preciso identificar qual software atenda aos requisitos

elencados acima.

3.3 AS PRINCIPAIS SOLUÇÕES GED EXISTENTES NO MERCADO

Com o passar do tempo, a o mercado de trabalho vai evoluindo, buscando

novas ferramentas para otimizar seus produtos e serviços, na área de tecnologia

não é diferente, a todo instante as informações são trocadas com diversas partes do

mundo, fazendo com que a tecnologia evolua para um ponto cada vez melhor e mais

desenvolvido.

Rezende afirma que, “As organizações estão reduzindo o número de níveis

hierárquicos para facilitar os processos de comunicação, os fluxos de informações e

os atos decisórios. ” (REZENDE, 2010, p. 17).

As empresas hoje buscam inovar para alavancar seus negócios, sendo assim

é necessário selecionar ferramentas para filtrar as informações, muitas delas são

computacionais, que são os sistemas de informação.

Batista afirma que

Nesse momento, consegue-se que definir a importância dos sistemas de in-formação para uma empresa, em primeiro lugar para melhorar o fluxo de in-formações em todos os subsistemas (n departamentos) e, depois, para tirar

70

proveito de todos esse fluxo de informações de maneira mais eficaz para que o administrador possa tomar decisões acertadas me responder melhor ao mercado essencialmente dinâmico e globalizado no qual se encontra. (BATISTA, 2006, p. 34).

Seguindo os preceitos de Laudon e Laudon quando se trata de investir em

sistemas da informação, não é apenas uma questão de dinheiro, mas sim uma ma-

neira que as empresas veem de administrar suas funções de produção interna, as-

sim como também em melhorar o trabalho com a demanda presentes em seu entor-

no (LAUDON; LAUDON 2007).

O GED é um sistema da informação, e para se selecionar um sistema deste,

primeiramente foi definido os requisitos que a ferramenta deve possuir conforme a

ilustração 18 e 19 do capitulo 3.2 que são requisitos de sistema juntamente com os

requisitos de hardware.

Primeiramente foi feito realizado um levantamento das empresas a ser pes-

quisadas para se identificar quais atendem os requisitos definidos pela proposta, na

cidade de Giruá, ou da região, não foi de grande sucesso a pesquisa por empresas

especializadas em softwares de gestão eletrônica de documentos, então expandi-

mos os meios de pesquisa para a internet com o objetivo de buscar empresas espe-

cializadas neste tipo de serviço.

Após inúmeras pesquisas e contatos com outras empresas foi escolhido três

empresas, que se destacaram a Dataged, Gefacil e o SAME digital, todas com uma

vasta experiência em gestão eletrônica de documentos e também já com experiên-

cia na área hospitalar.

A empresa Dataged segundo o seu site é uma empresa especializada em

consultoria em GED/ ECM e gestão de documentos, pioneira no mercado, a empre-

sa faz o acompanhamento e o serviço da digitalização, tendo como foco a sustenta-

bilidade e a inovação, como a disponibilidade das informações a qualquer lugar em

qualquer momento.

Outra empresa é a Gedfácil, com foco em gestão eletrônica de documentos, a

empresa atua com foco em armazenamento na nuvem, porem faz a instalação no

servidor local da empresa, tem a disponibilidade de integração com sistemas e bus-

ca diminuir o trânsito de papéis e agilizar o processo de consulta aos documentos

71

A terceira empresa pesquisada é o SAME digital, a empresa trabalha com o

software GED e tem como principal foco de trabalhos os hospitais. A empresa tem

como atividade preservar todas as informações médicas existentes na empresa,

De acordo com o site o SAME digital, além de fazer a gestão documental físi-

ca e digital, o sistema também é responsável por gerar dados estatísticos e relató-

rios para um melhor controle administrativo, medindo e avaliando o andamento dos

serviços nos hospitais (SAME DIGITAL, 2015).

A troca de informações iniciou-se por e-mail, aonde foi elaborado um pedido

de um orçamento, passando as reais condições da instituição, e o devido interesse

em aderir uma ferramenta nova para fazer a gestão documental da empresa, todas

as empresas foram calorosas recebendo muito bem o pedido e prestando o seu

atendimento com bastante atenção ao cliente.

As três empresas disponibilizaram acesso a um servidor demo para conhecer

melhor a ferramenta a fim de utilizar e ver se a mesma atenderia aqueles requisitos

que estão estabelecidos anteriormente

A empresa SAME digital entrou em contato com o acadêmico por meio de um

vídeo conferência para apresentar o programa detalhadamente, já que o seu foco é

a gestão de documentos na área hospitalar.

A Dataged trocou informações via Skype dando acesso também ao servidor

demo e suporte para as dúvidas assim que fosse necessário, já a empresa Gedfácil

apenas dividiu informações por e-mail.

Após a troca de informações com as empresas, foi elaborado uma tabela que

mostra os requisitos mínimos necessários que o software GED deve conter para ser

implantado na instituição.

72

Requisitos

Dataged

Gedfácil

SAMEdigital

Integração com o SIGH

Integração com GVCollege

Integração com Ponto Secullum 4

Mínimo 2 acessos simultâneos

Cadastro de Usuários

Cadastro de Pastas

Cadastro de Documentos

Busca por nomes

Busca por valor

Busca por data de lançamento

Busca por data de emissão

Assinatura digital

Certificação digital

Digitalização de documentos

Guarda física de documentos

Gestão do prontuário eletrônico

Gestão do faturamento

Portal Web

Compatibilidade com todos navegado-res Compatibilidade com dispositivos mó-veis Compatibilidade com todos sistemas operacionais Impressão digital

Relatórios diários de modificação

Relatório de inserção de documentos

Empresa atende ao requisito Empresa não atende ao requisito

Ilustração 23: Requisitos Mínimos para a Implantação do GED. Fonte: ROGLIN, 2015.

73

Requisitos Complementares

Dataged

Gedfácil

SAME Digital

Suporte Remoto Suporte Local

Manutenção do Sistema Valor aquisição R$ 14.000,00 R$ 700,00 R$ 7.040,70

Valor Mensalidade R$ 200,00 R$ 300,00 R$ 264,41

Valor Treinamento R$ 150,00 R$ 200,00 R$ 4.400,00

Total RS 14.350,00 R$ 1.200,00 R$ 11705,11

Empresa atende ao requisito Empresa não atende ao requisito Ilustração 24: Requisitos Complementares para a Implantação do GED.


Conforme a análise da ilustração 24, desenvolveram-se os requisitos mínimos

necessários para a implantação da ferramenta, estes foram elaborados com base no

questionário, do Anexo A e B, estas informações servem como critérios para ajudar

a definir qual a solução melhor para a instituição

Perante os requisitos elencados, algumas empresas como a Dataged e a Ged

fácil não conseguem se enquadrar a certos requisitos, como a gestão do faturamen-

to e a impressão digital. A impressão digital pode contribuir significativamente em

relação a gastos com impressos e replicação de documentos juntamente com ges-

tão do faturamento, a empresa fica desfalcada em relação à gestão documental co-

mo um todo.

A Ilustração 24 que trata dos requisitos complementares, foi elaborada com

base nas propostas elencadas no Anexo I, J, L, a tabela foi montada com base nos

valores passados para o acadêmico, estes valores foram estipulados com bases nas

informações que as empresas coletaram por meio das entrevistas e conversas com

o acadêmico.

Então se conclui que com os dados tabulados acima a solução que melhor se

adequa a instituição e que melhor fará a gestão documental física e digital é o SAME

digital, pois além de atender todos os requisitos, a empresa é especializada em ges-

tão documental hospitalar.

Outro fator decisivo é o preço que se encontra nos requisitos complementa-

res, o SAME digital possui um valor um tanto quanto relevante e não atende o requi-

74

sito da manutenção, já a Gedfácil, o seu custo é mais barato, porém ele não atende

aos requisitos de suporte local e manutenção, assim com outros citados na ilustra-

ção 19.

Já a Dataged, a empresa possui um valor muito inviável e ainda não atende a

alguns requisitos, então, perante análise das ilustrações, decidiu-se escolher a em-

presa SAME digital para a implantação no Hospital São José.

A sistema GED do SAME digital fornece toda a gestão das informações hospi-

talares, trabalhando uma política diferenciada que é a gestão sem o papel, pois des-

de o início do prontuário eletrônico, o SAME digital já absorver as informações, cui-

dando do documento, até o seu armazenamento final.

Outra política muito usada pela empresa é que a impressão só é realizada

quando o paciente necessita de uma via impressa para levar junto consigo, a outra

via é impressa digitalmente e anexada no acervo digital já organizado.

O sistema também trabalha com a assinatura e certificação digital, aonde

através de um coletor de assinatura, o paciente assina sua FA e anexa uma foto que

é tirada da Webcam, assim mesmo como o doutor, conforme a sua visita que ele faz

ao paciente ele descreve no prontuário e assina a hora que visitou o paciente, isso já

gera uma economia significativa em gasto com impressos.

O novo sistema, implantado na instituição pode trazer uma redução de custos

significativas que se bem administrados em pouco tempo o retorno será visível mos-

trando aos gestores que foi viável a aquisição da ferramenta, porém para que a

aquisição se concretize é necessário que se elabore uma proposta de implantação.

A seguir encontra-se a proposta de implantação de uma solução GED, a

mesma mostra o seu custo, seus benefícios, erros riscos, entre outros que podem vir

a intervir na hora de implantar o sistema.

3.4 PROPOSTA DE IMPLANTAÇÃO DE UMA SOLUÇÃO GED

Com a solução escolhida, foi elaborada uma proposta para implantar o siste-

ma na instituição, que se encontra no Apêndice C, o mesmo servirá como um cami-

nho para que não se tenha erros e o planejamento não saia do combinado, minimi-

zando sempre os riscos e os contornando quando for possível.

75

Vieira relata que, “Como tudo na vida, os projetos também estão inseridos

num contexto específico e são praticados através de ações coordenadas e gerenci-

adas para atingir um resultado”. (VIEIRA, 2007, p. 73).

Todo projeto, ou proposta deve ser coordenado ou gerenciado, segundo

Mendes, o gerenciamento de projetos, nasceu das necessidades de grandes proje-

tos como a engenharia e a construção cível, porém se for bem coordenado pode ser

aplicado a qualquer ramo de atividade (TRENTIM, 2011).

A proposta começa relatando categoria do projeto, depois definindo o que

cada membro ficará responsável no desenvolvimento do projeto.

Após isso vem a contextualização do projeto e a descrição seguido dos obje-

tivos e a justificativa, para ficar mais organizado e mais claro como se desenvolvera

a implantação do sistema será relatado o planejamento das atividades, por fim a

ilustração 27 com o Cronograma de Gantt que segundo Vieira

Forma popular de representação gráfica para cronogramas. O diagrama uti-liza barras horizontais, colocadas dentro de uma escala de tempo. O com-primento relativo das barras determina a duração da atividade. As linhas conectando as barras individuais em um gráfico de Gantt refletem as rela-ções entre atividades. (VIEIRA, 2009, p. 64).

A presente proposta conta também com o estudo de viabilidade que relata na

primeira tabela o resumo do projeto (escopo, os objetivos e a estratégia), na próxima

tabela é elencado os riscos do projeto, aonde é relatado os principais riscos do pro-

jeto.

Segundo Trentin os riscos do projeto

Risco é, por definição, um evento ou condição incerta que, se ocorrer tem um efeito em pelo menos um dos objetivos do projeto. O risco pode ter uma ou mais causa e impactos. A causa pode ser um requisito, uma premissa, uma restrição ou uma condição que crie a possibilidade de resultados posi-tivos ou negativos. (TRENTIM, 2011 p. 225).

Fechando a proposta de implantação vem os indicadores de desempenho,

que buscam relatar alguns requisitos de como andará o desempenho do projeto, e

por fim a ilustração 27 com o Gráfico de Gantt.

76

4 RECOMENDAÇÕES

Como relatado anteriormente, analisa-se que as tecnologias evoluem cons-

tantemente em nosso meio, juntamente a informação é o bem que circula em seu

corpo, dando real sentido a existência de uma empresa.

Esse aglomerado de informações é o bem mais rico dentro da organização,

porém o uso diário das informações gera um grande acumulo de papéis o que resul-

ta muitas vezes em perda de informações, que lá no futuro podem deixar de tomar

certas decisões.

No Hospital São José não é muito diferente, com os processos mapeados

acima, identifica-se que as informações aparecem a todo instante, e que as mesmas

influenciam na tomada de decisões, gerando em sequência vários documentos que

transitam dentro da organização.

Esse aglomerado de papéis no final de cada processo termina no SAME, este

setor possui muita desordem e também dificuldade de acesso a informações e pa-

péis que servem de suporte para vários processos.

Perante essas dificuldades, recomenda-se a implantação de uma solução

GED, da empresa SAME Digital, convertendo primeiramente todo este acervo físico

para o meio digital.

O departamento possui uma impressora disponível, conforme o Anexo H, esta

impressora e o servidor serão instalados no próprio departamento, via rede, para

que o colaborador do SAME, juntamente com o da TI faça a conversão do acervo.

Após a conversão é recomendado que o servidor seja transferido para a sala

da TI, aonde o mesmo recebera o outro apanhado de informações que se encontra

no meio digital do servidor público e também as condições climáticas da sala são

favoráveis e a segurança perante as informações ficará mais rigorosa.

Em relação a infraestrutura de equipamentos, no momento não se recomenda

alterações, pois o acesso à intranet e internet é ótimo, o que permitirá aos funcioná-

rios o acesso a informações no momento.

Após organizado todas as informações e documentos, também é recomendá-

vel que se adotem políticas de segurança, para que os usuários possam acessar

somente aquilo que é destinado, deixando os documentos seguros e restritos a ter-

ceiros.

77

Espera-se que com essas recomendações, a organização reduza custos, e

principalmente se torne sustentável, passando uma imagem para a sociedade de

uma organização mais preocupada com o meio ambiente.

78

CONCLUSÃO

A tecnologia faz mais parte dos processos organizacionais das empresas.

Aliar esta tecnologia à redução de custo é um grande desafio, porém este desafio,

se for bem administrado, pode significativamente funcionar, trazendo, além da redu-

ção de custos, inúmeros benefícios para a empresa.

Quando se fala em tecnologia, é de fato que a mesma comporta uma grande

quantidade de informações, cujo são usadas para fins de negócio, porém essa quan-

tidade de informações gera acervo documental que em muitas empresas não é ad-

ministrado e passa apenas a virar acúmulo de papel que ocupa espaço físico.

O GED é um sistema da informação, que tem por objetivo fazer a gestão do-

cumental física e digital da empresa de forma correta, disseminando as informações

de uma forma mais segura e rápida, para certa quantia de colaboradores.

No que diz respeito ao problema do estudo, o mesmo pode ser esclarecido,

pois a ferramenta GED, pode ajudar em inúmeros fatores relacionados a gestão do-

cumental da instituição, além de deixar tudo mais organizado, o custo em relação a

impressos, pode se reduzir significativamente.

O desenvolvimento deste trabalho teve como objetivo geral, “elaborar uma

proposta de implantação de uma solução GED para uma instituição de saúde. ”

Os objetivos específicos apresentados ao decorrer do trabalho, todos encon-

tram-se alcançados, para que isto se tornasse feito, foi elaborado um questionário,

conforme o Apêndice A e aplicado com o gestor. Após realizada a entrevista, enten-

deu-se que deveria se elaborar outro questionário, que foi aplicado com os colabo-

radores, conforme mostra o Apêndice B.

A análise iniciou conhecendo o contexto organizacional, descrevendo os prin-

cipais sistemas do hospital e relatando como é feita a atual gestão das informações.

Após feita a análise organizacional, elaborou-se, ainda com base nos questio-

nários, a modelagem de processos, a mesma tinha a finalidade de conhecer os pro-

cessos para identificar devidas falhas nos processos e também como se encontra a

gestão documental atualmente na empresa, a fim de definir os requisitos mínimos

necessários que a solução GED deve conter.

79

O terceiro objetivo buscou apresentar as principais soluções GED existentes

no mercado, a pesquisa foi realizada em empresas que se destacam na internet,

com as mesas selecionadas, os requisitos estabelecidos pelas empresas de GED

foram comparados com os estabelecidos pelo acadêmico, a fim de selecionar a fer-

ramenta que mais se adequa à instituição.

O quarto e último objetivo específico se concentrou em elaborar uma proposta

de implantação de uma solução GED. Selecionou-se a empresa que atendeu aos

requisitos, traçando um roteiro para que não houvesse falhas e erros durante a im-

plantação

Por fim vem as recomendações que podem ser adotadas, a fim de melhorar

os processos organizacionais e obter um melhor desempenho perante a um merca-

do de trabalho que é hoje é extremamente competitivo.

Buscar fontes de pesquisa a certa do tema abordado é uma excelente ideia,

pois, ainda mais no que se diz respeito aos benefícios abordados pelo uso da ferra-

menta, realizando novos estudos, afim de adquirir um melhor conhecimento a respei-

to da ferramenta agregando valor ao negócio

Para o acadêmico, o trabalho proporciona adquirir mais conhecimento no que

diz respeito na área de TI, colocando em pratica os conhecimentos adquiridos em

aula tornando mais fácil o desenvolvimentos de novas soluções perante a certos

problemas que permeiam as organizações.

Para a empresa, é de extrema importância o uso da ferramenta, pois o acesso

às informações é mais rápido, e o campo de expansão das informações fica mais

abrangente. Já para o acadêmico é importante colocar em prática os conhecimentos

adquiridos ao decorrer do curso, ainda estimula o acadêmico a buscar soluções pe-

rante certos problemas encontrados em sua rotina diária.

80

REFERÊNCIAS

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84

APÊNDICES

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APÊNDICE A – ROTEIRO DE ENTREVISTA COM O GESTOR

1 – Nome completo:

2 – Cargo:

3 – Atividades que desempenha

4 – Qual o ramo de atuação da empresa?

5 – Como estão organizados os documentos da empresa, prateleiras, caixas, enve-

lopes?

6 – Todos os setores encontram-se arquivados?

7 – Em relação à procura de documentos os colaboradores possuem dificuldades de

acha-los?

8 – Com que frequência estes documentos são consultados?

9 – Como se encontra o local de armazenamento?

10 – Em relação ao espaço físico qual o tamanho ocupado para o armazenamento

destes documentos?

11 – A quantidade de cópias, é muito elevada, perante a determinado documento?

12 – No que diz respeito aos gastos com impressos o custo mensal é muito elevado?

13 – As impressoras da organização possuem scanners?

14 – A organização possui impressoras com ligação via rede, ou somente USB?

15 – A resolução do scanner possibilita ao colaborador um bom entendimento do

documento após o escaneamento?

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16 – A empresa possui alguma máquina, ou um servidor no qual o mesmo possui um

grande espaço para armazenagem?

17 – Perante a sua opinião, um novo software de gestão eletrônica de documentos,

agilizaria certos processos da organização referente aos documentos?

18 – Perante a sua opinião, o sistema de gestão eletrônica de documentos pode tra-

zer reduzir custos significativos com impressos?

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APÊNDICE B – QUESTIONÁRIO APLICADO COM OS COLABORADORES

Nos dias atuais, a quantidade de informações e documentos cresce significa-

tivamente dentro das empresas, o que acarreta na demora de sua localização e pre-

judica a produção no trabalho. O GED (Gestão Eletrônica de Documentos) faz a ad-

ministração das informações e documentos que existem do meio digital, o mesmo

faz a conversão dos documentos físicos para o meio digital, e torna mais simples e

rápido a sua localização de arquivos que são armazenados na empresa, gerando um

método de gestão, muito mais fácil, com base neste contexto responda.

1 – O setor que você atua, trabalha com documentos?

( ) Sim

( ) Não

2- Estes documentos são armazenados?

( ) Nunca

( ) Raramente

( ) As vezes

( ) Sempre

3 – Caso não seja afirmativo, como é feito o descarte destes documentos?

4 – Você encontra dificuldades em relação à procura de certos documentos no acer-

vo físico?

( ) Sim

( ) Não

5 – Se sim, por gentiliza, descreva quais?

6 – Em sua opinião, pode –se melhorar o armazenamento e o tempo de procura po-

de estes documentos?

( ) Sim

( ) Não

88

7 – Em seu setor, você trabalha com documentos em formato digital?

( ) Nunca

( ) Raramente

( ) As vezes

( ) Sempre

8 – Há uma certa demora para localizar estes documentos quando necessário?

( ) Sim

( ) Não

9 – Você trabalha com algum tipo de sistema? Se sim qual?

10 – Este sistema, faz de forma correta a o armazenamento correto dos documentos

e das informações?

11 – Em seu ponto de vista, seria essencial a implantação de um sistema GED?

12 – O GED poderia agilizar os colaboradores no tempo de procura dos documen-

tos?

( ) Sim

( ) Não

13 – O GED pode reduzir gastos significativos com impressos?

( ) Sim

( ) Não

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APÊNDICE C – PROPOSTA DE IMPLANTAÇÃO DE UMA SOLUÇÃO GED

CATEGORIA DO PROJETO: GED COMO UMA SOLUÇÃO PARA UMA INSTITUI-

ÇÃO DE SAÚDE

Palavras-chave:

1.GED

2.SOLUÇÃO

3 INSTITUIÇÃO

MEMBRO / FUNÇÃO POR COMPETÊNCIA TÉCNICA

Gestor de TI: Profissional especializado, com vasto conhecimento na área de

gestão eletrônica de documentos, em processo organizacionais, responsável pelo

planejamento de implantação da solução GED, disponibilizando quando preciso su-

porte e treinamento aos funcionários da instituição

CONTEXTO DO PROJETO

Nos dias atuais, as organizações retêm uma grande dificuldade de gerenciar

as suas informações, toda essa quantidade está armazenada em papel ou em arqui-

vos digitais, o que gera um grande acervo documental e físico, no entanto quando se

necessita de sua consulta esse aglomerado está todo extraviado, e a demora se tor-

na grande parceira do processo.

Para acabar com este grande problema é notório que se utilize um sistema

GED, porém para que o sistema funcione corretamente é necessário que a empresa,

faça um planejamento dos recursos tecnológicos a serem usados, minimizando os

riscos e mantendo uma margem de erros o menor possível.

Para que isso aconteça o presente projeto foi estruturado utilizando algumas

disciplinas estudadas ao decorrer do curso de Gestão em tecnologia da informação.

O projeto Integrador serve com estrutura principal da proposta, apresentada a insti-

90

tuição como implantar o sistema, o gerenciamento de projeto, auxilia na elaboração

do cronograma, assim como melhor administrar o andamento do projeto, parte de

governança vem com o objetivo de estudar as melhorias que acontecem ao decorrer

do projeto, e a Gestão de Serviços de TI, que serve para analisar as vulnerabilida-

des, os riscos e as possíveis falhas que podem acontecer no desenvolvimento do

projeto.

DESCRIÇÃO DO PROJETO

O presente projeto começa com o estudo da organização, com o intuído de

conhecer como é feita a gestão documental das mesmas, após isso os principais

processos da instituição são mapeados para servir de base para a definição dos re-

quisitos mínimos necessários para a implantação do GED.

O mapeamento de processo relata toda a tramitação e fluxo dos documentos

das informações dentro da empresa, perante a esse ciclo que acontece diariamente

é possível rever que não apenas é necessário estabelecer requisitos de software,

mas também requisitos de hardware.

A estrutura de hardware do hospital é muito bem conservada, com equipa-

mentos de alta tecnologia sempre atualizados e todos com backup. Em relação ao

hardware necessário para a implantação da ferramenta, ele se encontra disponível,

bem conservado e funcionando nas condições favoráveis para a instalação.

Em relação aos documentos, é indispensável a aplicação da ferramenta GED,

alinhando a infraestrutura de TI juntamente com os profissionais presentes na insti-

tuição, a implantação será um sucesso.

Com a proposta implanta, a otimização dos processos será perceptível a nível

inicial, pois os meios de consultas aos documentos são mais rápidos, informações

que antes precisavam de até três colaboradores, com o software apenas um realiza

a consulta, muito mais rápido, disponibilizado as informações para alguma tomada

de decisão.

Outro benefício é os gastos com impressos, seja eles em gastos com tinta,

tonner ou até mesmo com folhas, não necessariamente gastos são reduzidos, mas

também o impacto ambiental fica reduzindo, e a organização se torna sustentável.

Em pouco tempo a ganhará um retorno financeiro, melhorando a comunica-

ção entre setores e tornando-se uma empresa de ponta no ramo da saúde.

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OBJETIVOS

Objetivo Geral:

O objetivo geral busca apresentar o que se pretende alcançar, portanto o ob-

jetivo geral deste trabalho é apresentar a proposta de implantação de uma solução

GED para uma instituição de saúde, a fim de melhorar o fluxo de documentos dentro

da organização, disseminando melhor as informações.

Específicos:

No entanto para se atingir o objetivo geral, é de suma importância definir obje-

tivos específicos. Eles têm a função de aprofundar o objetivo geral, traçando um ca-

minho mais fácil para chegar a solução do problema.

Perante esta afirmação os objetivos específicos da proposta são

A) Definir os requisitos mínimos necessários do GED

B) Pesquisar as soluções GED existentes no mercado

C) Selecionar a ferramenta adequada aos requisitos

D) Montar um plano piloto

JUSTIFICATIVA

Para as organizações alavancar no mercado de trabalho e obter sucesso no

seu ramo de atuação, é de fato que elas utilizam, um dos seus bens mais valiosos

que é a informação, no entanto, consegue-se observar que essa quantidade infinita

de informações gerou um grande aumento na massa documental existente nas em-

presas, torna-se necessário buscar novos procedimentos e tecnologias para geren-

ciar e organizar as mesmas. O GED é uma ferramenta muito adquirida pelas organi-

zações, pois ele faz a gestão destes documentos sejam eles fotos, imagens ou ví-

deos. Através de scanners de alta tecnologia é possível converter as informações

contidas em papéis para o meio digital, disponibilizando-as mais rapidamente com

muito mais segurança.

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Koch define que, “GED visa a gerenciar o ciclo de vida das informações desde

sua criação até o seu arquivamento. As informações podem originalmente estar ar-

mazenadas em mídias analógicas ou digitais em todas as fases de sua vida. ” (KO-

ACH, 1997, p. 23 apud BAHIA; FACHIN, 2010, p. 13).

Para a instituição de ensino, o presente estudo serve para estimular os aca-

dêmicos a conhecer melhor sobre a Gestão Eletrônica de Documentos, mostrando

como a ferramenta pode melhorar a gestão documental de uma organização, auxili-

ando a mesma no processo de tomada de decisões. Ainda no que diz respeito a

academia, o projeto pode auxiliar também para futuras pesquisas acadêmicas, como

auxílio na elaboração de novos projetos.

Para o acadêmico é algo de grande importância, pois permite que se coloque

em prática a gestão da TI fora do mundo acadêmico, além de proporcionar a intera-

ção da teoria com a prática organizacional, o projeto estimula o acadêmico, a pes-

quisar, diagnosticar, para poder elaborar alternativas de solução para futuros pro-

blemas que permeiam as organizações.

É de grande relevância para a empresa, pois se trata sobre a gestão de do-

cumentos e suas informações, com essa nova ferramenta aplicada, se obtêm um

melhor controle sobre a localização dos documentos, a facilidade e a disponibilidade

dessas informações é mais rápida e segura permitindo que mais de uma pessoa

acesse os documentes ao mesmo tempo, abonando extravios e a perda de docu-

mentos importantes pela ação do tempo, ainda com a implantação do sistema, obte-

ria significativamente a redução de custos com a alocação de espaço físico, com

pessoas para efetuar a guarda desses documentos, diminuindo os gastos com im-

pressos e agregando valor a organização pela adoção de uma nova tecnologia sus-

tentável.

RESULTADOS ESPERADOS

Os resultados esperados com implantação do GED, primeiramente é em

questão sustentável, pois como visto anteriormente no item 1.5 que fala sobre a justi-

ficativa, o ato do sistema aderir a prática sustentável torna-se um fator decisivo na

hora da aquisição da ferramenta, além de outros custos com impressoras de jato de

tintas e tonner.

93

Outro benefício com a implantação é que, ao mesmo tempo que se passa o

acervo físico para o digital, todo aquele amontoado de papéis pode ser realocado em

suas devidas prateleiras e separados por setores. Muitas destas informações que

estão extraviadas acabam se apagando pelo fato da tinta que já está a anos escrita

no papel, acaba se acabando, ou até mesmo algumas traças e roedores repicam os

papéis, perdendo informações valiosas que necessitam de um cuidado especial.

Ainda em relação ao acervo físico, alguns documentos que estão à beira de

serem perdidos, são salvos e outros recuperados, pois com ação do tempo, e por

mais que permaneça bem armazenado, acaba sofrendo a degradação, porém con-

vertido no meio digital, além de ter essas informações guardadas em locais mais se-

guros e estáveis, pode-se ter um backup nuvem e ainda um backup em discos rígi-

dos externos, o que aumenta a probabilidade de salvar as informações em causa de

algum desastre.

Realizada a gestão dos documentos físicos e convertidas para o meio digital é

indispensável a criação de políticas de segurança, que segundo Ferreira e Araújo, “A

Política de Segurança define o conjunto de normas, métodos e procedimentos utili-

zados para a manutenção da segurança da informação, devendo ser formalizada e

divulgada a todos os usuários que fazem o uso dos ativos da informação (FERREI-

RA; ARAÚJO, 2008, p. 36). Estas políticas servem para controlar o acesso a esses

documentos, dando níveis de permissões para alguns colaboradores e também al-

gumas restrições para certas pessoas.

A implantação da solução GED pode trazer retornos significativos para a em-

presa, acelerando os processos e ganhando frente ao mercado de trabalho desta-

cando-se perante aos concorrentes.

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PLANEJAMENTO DAS ATIVIDADES

Ilustração 25: Planejamento das Atividades.


RECURSOS MOBILIZADOS

Os recursos mobilizados são os gastos utilizados para a realizar a implanta-

ção da solução GED, primeiramente devemos considerar que o trabalhador irá traba-

lhar em torno de 44 horas semanais sem hora extras, no entanto para o Gestor de TI

o valor será pago por toda a consultoria e pela supervisão da implantação que ficou

acordado em R$ 7.500,00.

Em relação ao material gasto para elaborar um projeto piloto, a empresa se

disponibiliza alguns equipamentos, porém é essencial relatar os gastos para que to-

Proposta de Implantação do

GED

Analisar o Contexto

Organizacional

Analisar a Estrutura

Verificar os Processos

Modelar os Processos

Identificar os Requisitos para

Implantação

Pesquisa de Mercado

Buscar os Fornecedores

Solicitar Orçamentos

Aguardar as Propostas

Analisar os Requisitos

Escolher a Proposta

Apresentada

Implantação da Ferramenta

Aquisição de Equipamentos Necessários

Adquirir uma Solução GED

Realizar o Treinamento

Disponibilizado

Implanar a Solução

Migrar as Informações

para o Sistema

Analisar os Resultados

Realizar testes

Monitorar os Resultados

Analisar as Melhorias

Realizar um Feedback da Implantação

Aplicar as Correções

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do o conjunto funcione corretamente, no entanto o orçamento pode estar sujeito a

alteração devi a quantidade de usuários que acessam o sistema,

Conforme as informações relatadas o valor total da implantação fica em RS

41,887,60(Quarenta e um mil oitocentos e oitenta e sete reais com sessenta centa-

vos).

Recursos mobilizados

Humanos Nº de pessoas Custo individual Custo total

Gestor de TI 1 R$ 7.500,00 R$ 7.500,00

Colaborador da TI 1 R$ 1.200,00 R$ 1.200,00

Colaborador do SAME 1 R$ 1.200,00 R$ 1.200,00

Material Quantidade Custo unitário Custo total

Servidor 1 R$ 3.800.00 R$ 3.800.00

Computadores (Locais) 13 R$ 1.600,00 R$ 20.800,00

Impressora 1 R$ 800,00 R$ 800,00

Internet 1 R$ 1.600,00 R$ 1.600,00

Solução GED 1 R$ 7.040.70 R$ 7.040.70

Cinquenta acessos 50 R$ 269,41 R$ 269,41

Total R$ 44,210,11

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ESTUDO DE VIABILIDADE DO PROJETO

Estudo de viabilidade de projeto

Resumo do projeto (escopo, objetivos, estratégias)

Benefícios: - Quais são as vantagens mensuráveis que o pro-jeto trará? - quais são os valores comparativos?

Descrição: As vantagens men-suráveis são a economia com papéis, gastos com impressos, o custo de manutenção com impressoras, alocação de es-paço físico. Os valores corporativos são em relação a uma organização mais sustentável, passando uma imagem da instituição pa-ra sociedade, contribuindo para um mundo mais limpo.

Benefícios: - Que vantagens intangíveis ele trará? - como se poderá verificar?

Descrição: Os benefícios in-tangíveis podem ser conside-rados em relação a segurança, a confidencialidade, integrida-de, a disponibilidade, melhor aproveitamento do tempo e redução significativa de tempo. - Deve-se verificar perante a análise do trabalho diário, apli-cando a observação perante o trafego contínuo de documen-tos.

Recursos: - Quais os recursos materiais necessários: - Esses recursos estão disponíveis? - Em caso negativo, é possível obtê-los?

Descrição: Os recursos neces-sários são o servidor, compu-tador, impressora, internet, e a solução GED. - Sim, todos encontram-se dis-poníveis e funcionando corre-tamente.

Recursos: - Quais os recursos humanos necessários? - Essas pessoas estão disponíveis? - há outras pessoas para substituí-las?

Descrição: Os recursos huma-nos utilizados: apenas um Ges-tor de TI, colaborador que atua na TI e o colaborador do SA-ME. - Sim, no momento apenas o funcionário da TI.

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ESTUDO DE RISCOS DO PROJETO

Estudo de riscos de projeto

Resumo do projeto (escopo, objetivos, estratégias).

Riscos quanto aos benefícios: - O cliente tem uma ideia exata do resultado a ser obtido? - Ou tem uma ideia aproximada? - é possível medir os benefícios?

Descrição: Sim, apenas pos-sui uma ideia de um acervo documental organizado. - Não, a ideia é completa e formulada. - Sim, mas apenas após seu funcionamento.

Riscos quanto aos benefícios: - Qual a probabilidade desse tipo de riscos? - qual o seu impacto?

Descrição: sim possui riscos em relação a segurança da informação e ao descarte dos documentos que não é mais necessário o seu arma-zenamento. - Acabar não organizando e distribuindo corretamente os documentos e as informa-ções.

Riscos quanto aos recursos: - Há equipamentos de reserva?

Descrição: Não há equipa-mentos de reserva

Custos: - Considerando os recursos necessários, quanto dinheiro será necessário para desenvolver o proje-to? - esse montante está disponível?

- Descrição: Inicialmente em torno de R$ 50.000,00 - Sim

Custos: - há fontes de financiamento?

Descrição: Sim

Prazo: - qual o prazo pré-definido pelo “cliente” para o projeto?

Descrição: 6 meses

Prazo: - Considerando a experiência da equipe, qual o prazo estimado para o projeto? É igual ao pré-definido?

Descrição: 4 meses

Conclusões quanto à viabilidade do projeto: O projeto possui viabilidade, pois os profissionais já possuem experiência no desenvolvimento deste modelo de projeto tornando assim o desenvolvimento do mesmo com maior facilidade.

Anexos (elencar os anexos e apresenta-los no final do formulário) (tabelas, demonstrativos, estatísticas, tendências tecnológicas e comerciais, etc.).

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- Há pessoal de reserva? - a tecnologia empregada é inteiramente dominada?

Sim, possui pessoal de re-serva. Sim o gestor possui domínio e conhecimento.

Riscos quanto aos recursos: - Qual a probabilidade desse tipo de riscos? - qual o seu impacto?

Descrição: Sim possui risco de mal funcionamento. Atraso no prazo de entrega final do projeto.

Riscos quanto aos custos: - O financiamento de todo o projeto está garantido? - há um montante de reserva?

Descrição: Sim está garanti-do o financiamento. - Sim, Há um montante de reserva.

Riscos quanto aos custos: - Qual a probabilidade desse tipo de riscos? - qual o seu impacto?

Descrição: Sim possui risco, poderá alterar os valores de produtos devido a mudança da cotação do dólar. Alteração nos custos de aquisição de equipamentos, na mão de obra e na compra do Software GED.

Riscos quanto ao prazo: - há fatores internos ou externos, não considerados, que podem afetar o prazo do projeto?

Descrição: Sim, falta de acesso à internet, prazo de entrega de mercadorias não cumpridas, profissional ado-ecer, temporais e chuvas causando quedas de ener-gia.

Riscos quanto ao prazo: - a equipe de projeto é experiente?

Descrição: Sim possui expe-riência para contornar as difi-culdades que possam surgir no decorrer do projeto.

Riscos quanto ao prazo: - Qual a probabilidade desse tipo de riscos? - qual o seu impacto?

Descrição: - Pequeno. - Impacto no prazo de entre-ga do projeto.

Lista dos 10 riscos mais importantes: Equipamentos com defeito de fábrica. Alguém da equipe adoecer. Falta de energia elétrica. Falta de Internet. Quedas nas conexões com servidor. Não funcionamento de banco de dados. Incompatibilidades com sistemas operacionais. Não atender os requisitos desejados pela empresa. Não cumprir a data de entrega do projeto. Valor dos equipamentos e do sistema exceder o valor estabelecido no projeto.

Podemos conviver com eles? Sim pois são fatores de riscos diários que acontecem no desenvolvimento de um projeto, e podem ser contornados pela equipe.

99

É possível atenuá-los? Sim, alguns são possíveis, porem outros de característica de fenômenos da natureza não é possíveis devido à instabilidade do tempo.

É possível prevê-los? Alguns sim, por motivos da equipe poder resolver, exceto os de fenômenos naturais.

Conclusões quanto aos riscos do projeto: A vários riscos na execução do projeto porem a equipe deve planejar uma for-ma de contorna-los e evitar os riscos de cunho humano, minimizando sempre que possível e os riscos de fenômenos naturais.

Anexos (elencar os anexos e apresenta-los no final do formulário) (tabelas, demonstrativos, estatísticas, tendências tecnológicas e comerciais, etc.)

INDICADORES DE DESEMPENHO

Cronograma

- Atraso no momento da execução

Orçamento

- Não exceder o valor estipulado

Tecnologia

- Equipamentos com bom processamento de dados

- Softwares que atendam a demanda da organização

Operacionais

- Melhoras os processos da instituição

- Melhorar os produtos disponíveis na instituição

- Melhoria e mais velocidade nos processos

- Melhor segurança da informação

- Melhor disponibilidade e acesso as informações

- Aproveitamento do espaço físico

- Redução de gastos desnecessários

100

CRONOGRAMA DE GANTT

Ilustração 26: Cronograma de Gantt


101

GRÁFICO DE GANTT

Ilustração 27: Gráfico de Gantt. Fonte: ROGLIN, 2015.

102

ANEXO

103

ANEXO A – RECEPÇÃO DO HOSPITAL

ANEXO B – ACERVO FÍSICO PRONTUÁRIOS SAME 1

104

ANEXO C – ORGANIZAÇÃO DOS PRONTUÁRIOS MÉDICOS SAME 1

ANEXO D – ARQUIVOS ORGANIZADOS POR SETORES SAME 1

105

ANEXO E – ARQUIVOS SEM IDENTIFICAÇÃO SAME 1

ANEXO F – DOCUMENTOS DO FATURAMENTO SAME 2

106

ANEXO G – ARQUIVOS DO CENTRO DE REABILITAÇÃO SAME 2

ANEXO H – IMPRESSORA KYOCERA 2035DN

107

ANEXO I – MATERIAL RECEBIDO DA GEDFÁCIL

Sistema

Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é uma tecnologia que provê

um meio de facilmente gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar

informações existentes em documento.

108

Investimento

Implantação (pagamento único)

Instalação e Treinamento R$ 900,00

Manutenção e Suporte (pagamento mensal)

GED FÁCIL + 2 usuários simultâneos R$ 300,00

Usuário adicional simultâneo R$ 40,00

Implantação do Sistema

Por padrão os serviços de implantação e treinamento são prestados de forma

remota. Em casos especiais, onde o cliente opte pela presença do técnico, serão cal-

109

culados custos de deslocamento, alimentação e hospedagem.

Licença de Uso

O contrato de locação, enquanto ativo, engloba as Licenças de Uso e as

Novas Versões e Suporte. A Licença de Uso garante a funcionalidade do GED FÁCIL

e inclui os serviços de treinamento e instalação remotos (via telefone, e-mail ou

acesso remoto ao computador do cliente).

Atendimento e Suporte Técnico

Os serviços de Novas Versões e Suporte Técnico compreendem e assegu-

ram a realização das atualizações do produto e acesso ao Suporte Técnico pelo tele-

fone (51) 3426-3154, pelo e-mail [email protected] ou via acesso remoto. O

atendimento se dá em dias úteis e horário comercial.

Validade da Proposta

Esta proposta comercial tem validade de 15 dias, podendo apenas ser reno-

vada após avaliação da área comercial da Royalsoft Tecnologias e Sistemas.

A Royalsoft Tecnologias e Sistemas está de acordo e compromete-se com os

termos descritos acima, ficando à disposição para o esclarecimento de quaisquer

possíveis dúvidas.

Royalsoft Tecnologias e Sistemas Ltda. Canoas, 30 de outubro de 15.

mailto:[email protected]

110

ANEXO J – MATERIAL RECEBIDO DA EMPRESA DATAGED

PROPOSTA DE SERVIÇO Nº 111115.01 EMPRESA CLIENTE: MUNICÍPIO/UF:

HOSPITAL SÃO JOSÉ DE GIRUÁ GIRUÁ-RS CNPJ: 92.962.690/0013-79 ENDEREÇO:

Av. Presidente Vargas, 867 – CEP: 98.870-000 CONTATO:

Eder Roglin

[email protected] – [email protected] – (55) 99009528 – (55) 3361.1200

INTRODUÇÃO/JUSTIFICATIVA:

Não há mais como negar a considerável demanda pela melhoria na qualidade dos serviços públi-cos e a constante preocupação da administração pública e privada em reduzir custos e prestar serviços mais eficientes à sociedade. Assim, t o r n a -se i m p r e sc i n d í v e l q u e a gestão p ú b l i c a o u pr ivada r e c o r r a à sus-tentação administrativa e operacional, com a utilização de sistemas informatizados e de um banco de dados, a fim de possibilitar maior controle de informações e agilidade de suas ati-vidades pertinentes. É correto afirmar que o armazenamento das informações em meio digital tem inúmeras van-tagens técnicas, operacionais e de redução de custo.

OBJETIVO:

Licença de uso e implantação do Sistema Dataged de Virtualização de documentos, workflow, aplicativos integrados, instalados e configurados, funcionando 100% na internet.

ATIVIDADES A SEREM DESENVOLVIDAS:

Implantação de sistema Dataged no servidor do cliente

Licença de uso perpétuo do software Dataged

Consultoria técnica para implantação de datacenter de digitalização

Treinamento operacional para os usuários do sistema Manutenção e suporte técnico on-line

RESULTADOS QUE PODERÃO SER OBTIDOS COM AS SOLUÇÕES PROPOSTAS:

Eliminação de interfaces manuais e planilhas

Redução dos custos com eliminação do trâmite de papel Aperfeiçoamento e maior confiabilidade do fluxo da informação

Eliminação de redundâncias de atividades

Redução do tempo de resposta aos setores



111

Eliminação da perda de informação com a eliminação do processo físico

Aumento da eficiência operacional Guarda dos documentos digitais no servidor do cliente Gerenciamento dos documentos via software Dataged

APLICAÇÃO FINANCEIRA: DESCRIÇÃO DO SERVIÇO UNID. QUANT. TOTAL 1. LICENÇA DE USO PERPÉTUO DO SOFTWARE DATAGED – COM

WORKFLOW SEM LIMITE DE USUÁRIOS SIMULTÂNEOS

UNID.

1

R$ 8.000,00

2. IMPLANTAÇÃO INSTALAÇÃO DO SOFTWARE DATAGED NO SERVIDOR DO CLIENTE

UNID.

1

R$ 6.000,00

3. CONSULTORIA TÉCNICA CONSULTORIA TÉCNICA PARA IMPLANTAÇÃO DE DATACENTER DE DIGITALIZAÇÃO

UNID.

1

R$ 1.000,00

4. TREINAMENTO TREINAMENTO OPERACIONAL

USUÁRIO

1

R$ 150,00

5. SUPORTE MANUTENÇÃO E SUPORTE TÉCNICO ON-LINE

MÊS

1

R$ 500,00

FORMA DE PAGAMENTO: 1. LICENÇA DE USO PERPÉTUO DO SOFTWARE DATAGED –

COM WORKFLOW

PAGAMENTO À VISTA, APÓS ASSINATURA DO CONTRA-TO, MEDIANTE APRESENTAÇÃO DE NOTA FISCAL E BO-LETO COM VENCIMENTO PARA O PRÓXIMO DIA UTIL.

2. IMPLANTAÇÃO

3. CONSULTORIA TÉCNICA

4. TREINAMENTO

5. SUPORTE

PAGAMENTO MENSAL, MEDIANTE APRESENTAÇÃO DE NOTA FISCAL E BOLETO COM VEN-CIMENTO PARA O DIA 5 DO MÊS SUBSEQUENTE AO DA PRESTAÇÃO DO SERVIÇO.

ASSINATURAS EMPRESA EXECUTORA: DATAGED INFORMÁTICA LTDA NOME DO RESPONSÁVEL: FRANCISCO ALAN COSTA E SILVA ASSINATURA:

112

Dataged Informática CNPJ: 09.313.637/0001-02 Rua Monsenhor Salazar, 183-Fortaleza-CE

DATA: 11/11/2015 EMPRESA CLIENTE: NOME DO RESPONSÁVEL: ASSINATURA:

DATA DA APROVAÇÃO:

VALIDADE DA PROPOSTA: 15 DIAS

113

ANEXO L – MATERIAL RECEBIDO DA EMPRESA SAME DIGITAL

PROJETO: SAME DIGITAL

OS CUIDADOS DO DR. EDUARDO PARENTE BARBOSA

17 DE NOVEMBRO DE 2015

VERSÃO 1

114

Solução SAME DIGITAL

SAME: Serviço de Arquivo Médico e Estatísti-ca. O SAME é um serviço de extrema importância para os hospitais. É responsável por organi-zar, guardar e preservar os documentos médicos como, por exemplo, os prontuários médicos, dados pessoais dos pacientes, resultados de exames, evolução dos tratamentos etc. Também é uma ferramenta responsável por gerar dados estatísticos e relatórios de controle administrativo, que possibilita a medição e avaliação do desempenho dos hospi-tais.

As entidades de saúde geram uma grande quantidade de papéis todos os dias. Estes papéis são arquivados fisicamente gerando alto custo de armazenamento com um inefi-ciente controle de informações e, ainda, com o risco de não encontrá-los quando neces-sário.

SAME DIGITAL não é PEP (Prontuário Eletrônico de Pacien-te). “O PEP ( Pr ontuári o E l etr ôni co de Paciente) aumentou em até 10 vezes o volume de papel no SA-ME!!!”

Os PEP’s encontrados no mercado obrigam o profissional de saúde a imprimir e assinar todos os formulários envolvidos no atendimento, sendo que com o SAME DIGITAL só é necessário imprimir o que o paciente necessita levar consigo, mantendo uma cópia fiel no SAME DIGITAL.

O SAME DIGITAL da GREENCONCEPT começa a atuar no “check in” do paciente, armaze-nando a imagem dos documentos apresentados (cartão do convênio, exames anteriores, comprovantes etc. e a própria “Ficha de Atendimento”) passa pela consulta, pela estru-turação do plano terapêutico, pelas áreas de procedimentos médicos e diagnósticos, geração de laudos, fichas de evolução, controle de documentação funcional e muito mais. Tudo isso com certificação digital, onde necessário, gerando um SAME DIGITAL 100% legal e respaldado pela legislação em vigor.

O SAME DIGITAL da GREENCONCEPT elimina a necessidade de impressão dos docu-mentos destinados exclusivamente ao SAME e cria fluxos eletrônicos de processos.

O sistema reco-nhece:

1- O tipo e o conteúdo dos documentos, 2- Coleta a Assinatura Eletrônica Certificada e 3- Faz uma indexação rápida e segura, usando as informações dos próprios documentos para tal.

Acesse os documentos de qualquer lugar via web.

115

Faça busca por palavras-chave contidas em qualquer parte do documento, gerando as estatísticas que forem necessárias.

O SAME DIGITAL da GREENCONCEPT se conecta a qualquer PEP, de qualquer fabricante e em qualquer ambiente, podendo indexar, assinar eletronicamente e abrir qualquer do-cumento gerado por eles.

O SAME DIGITAL da GREENCONCEPT tem um poderoso mecanismo que lê o conteúdo dos documentos e transfere para dentro do sistema DocuWare. Permitindo uma indexação perfeita destes documentos sem a necessidade de intervenção manual.

O sistema começa a atuar no:

a) “check in” do paciente, armazenando a imagem dos documentos apresentados (cartão do convênio, exames anteriores, comprovantes etc. e a própria “Ficha de Atendimento”); b) passa pela consulta; c) pela estruturação do plano terapêutico; d) pelas áreas de procedimentos médicos e diagnósticos, geração de laudos com assinatura legal; e) fichas de evolução e controles de alta; f) controle de documentação funcional e fichas de privilégios dos profissionais; e g) outros.

Hardware Envolvido Servidor e Estações de Trabalho Veja o anexo ao final desta proposta com os detalhes completos sobre o tema.

Scanners É importante que a empresa tenha um ou mais equipamentos de digitalização (scanner) para documentos que estejam em mídia papel.

Podem-se utilizar os equipamentos já existentes, sejam eles simples equipamentos de digitalização ou multifuncionais de qualquer fabricante.

Caso a empresa necessite, podemos fazer uma lista de recomendações e dar noções de preços praticados no mercado.

Esta proposta não inclui o fornecimento de equipamento de digitalização.

Proposta Financeira

Software de Gerenciamento de Conteúdo e Documentos

01 DocuWare PROFESSIONAL Server License

Licença para Servidores de Produção e Qualidade

Gestão Eletrônica de Conteúdo e Documentos

Web Server

Workflow Server

116

Media Request (CD/DVD)

Web Client

Windows Client

Admin Client

Sem limite de número de conjuntos documentais Sem limite de volume de documentos Módulos Adicionais

01 Engine GREENCONCEPT – módulo de identificação de documentos, criação de

PDF’s assinados ou não, indexação e assinatura tardia. Licença para até 100 máquinas.

- 01 TREEVIEWER – módulo de visualização de documentos em estrutura tipo “árvore”, com ou sem agrupamento por tipo de documento

Licenças Client (Usuários)

04 Licenças Client de acesso concorrente (simultâneo)

Licença para acessos de “Apenas Consulta” via Web SEM LIMITE de número de usuá-rios.

Valor -> R$ 7.040,70 / mês

Licenças Client Adicionais (acesso concorrente)

Clients Valor Mensal Até 09 (unitário) R$ 346,90

10 a 19 (unitário) R$ 325,37

20 a 29 (unitário) R$ 309,19

30 a 49 (unitário) R$ 299,04

50 a 69 (unitário) R$ 269,41

Valor mensal por clients adicionais para o DocuWare, se necessário.

Engine GreenConcept (Assinatura Digital Adicional)

Valor -> R$ 12,41 valor mensal por client adicional para o Engine GreenConcept, se necessário.

117

ANEXO DE REQUISITOS DE HARDWARE E SOFTWARE

System requirements for DocuWare 6.7

These are the system requirements for DocuWare version 6.7 Upgrade to DocuWare 6.7:

DocuWare 5.1c < DocuWare Server components:

Internal Database

Authentication Server

Content Server

Workflow Server

Thumbnail Server

Notification Server

Fulltext Server

Workflow Engine

Connect to Mail

Web Services Server

SAP HTTP Server Supported operating systems: Windows Server 2008 SP2 (32-bit/64-bit)

Windows Server 2008 R2 (64-bit)

Windows Server 2012 (64-bit)

Windows Server 2012 R2 (64-bit) except DocuWare Windows Client

Windows Vista SP2 Professional/Enterprise/Ultimate (32-bit/64-bit)

Windows 7 SP1 Professional/Enterprise/Ultimate (32-bit/64-bit)

Windows 8 Pro/Enterprise (32-bit/64-bit)

Windows 8.1 Pro/Enterprise (32-bit/64-bit) except DocuWare Windows Client

Supported external database servers

MySQL

o 5.0

O 5.1

MS-SQL

O 2005

O 2008

118

o 2012

o 2014

Oracle

o 11g and higher

ODAC 11.2.0.1.2 32bit required

DocuWare Server Setup does not support higher versions! Supported mail server / mail provider (Connect to Mail): Google Mail

Microsoft Exchange

O 2007

O 2010

O 2013

Office 365 Pre requisites: Java 7 Update 71

o is installed by DocuWare Server Setup if necessary

.NET Framework v 4.5


Windows Installer 4.5


Visual C++ redistributable packages

o 2005 (x86)

o 2008 (x86/x64)

o 2010 (x86/x64)

o 2012 (x86/x64)

o are installed by DocuWare Server Setup if necessary

Windows Features

o Microsoft Message Queuing

is installed by DocuWare Server Setup if necessary

Supported storage systems for document files: BUSINESS, PROFESSIONAL, ENTERPRISE

o Windows

o Linux

o SUN

o Novell

119

o Others with Windows file system support

ENTERPRISE

o Content Addressed Storage (CAS)

o NetApp Storage Solutions

DocuWare Web components:

DocuWare Web Client and Platform Services

DocuWare Configuration

DocuWare Desktop Server Components

o Job Processor Server was removed

DocuWare MFP and SharePoint Web Connectors (former Web Modules) Supported web servers:

IIS 7/7.5

o Windows Vista SP2 Professional/Enterprise/Ultimate (32-bit/64-bit) - only in

Single User Mode

o Windows 7 SP1 Professional/Enterprise/Ultimate (32-bit/64-bit) - only in Single

User Mode

o Windows Server 2008 SP2 (32-bit/64-bit)

o Windows Server 2008 R2 SP1 (64bit)

IIS 8/8.5

o Windows 8 Pro/Enterprise (32-bit/64-bit) - only in Single User Mode

o Windows 8.1 Pro/Enterprise (32-bit/64-bit) - only in Single User Mode

o Windows Server 2012 (64bit)

o Windows Server 2012 R2 (64bit) Prerequisites: .NET Framework v 4.5




IIS role services

o ASP.NET

o Default document

installed by default by role Web Server

o Static content

installed by default by role Web Server

o HTTP redirect


o Windows authentication


120

o IIS 6 Management compatibility


Windows Features

o .NET Framework 4.5 Features → WCF Activation/Services → HTTP Activation

Silverlight Version

o http://www.microsoft.com/getsilverlight

o is required only for DocuWare Configuration

DocuWare Desktop Apps:

Connect to Outlook App

Windows Explorer App

Printer App

Import App

Scanner App

Smart Connect App

Edit & Send App

Workflow Designer App

Upload App

Connect To Toshiba App Note that the DocuWare 5 Windows Client and related modules are not part

of the DocuWare Desktop Apps.

Supported operating systems:

Windows Vista SP2 (32-bit/64-bit)

Windows 7 SP1 (32-bit/64-bit)

Windows 8 (32-bit/64-bit)

Windows 8.1 (32-bit/64-bit)

Windows Server 2008 SP2 (32-bit/64-bit)


Windows Server 2012 (64-bit)

Windows Server 2012 R2

(64)Not supported:

Windows Home Editions

Windows XP Professional SP3 (32-bit/64-bit)


Prerequisites:

.NET Framework v 4.5

http://www.microsoft.com/getsilverlight

121

o is installed by DocuWare Desktop Apps Setup if necessary




o 2008 (x86/x64)

o 2010 (x86/x64)

o 2012 (x86/x64)

o are installed by DocuWare Desktop Apps Setup if necessary

If DocuWare Desktop is installed on a Windows Server the feature, "Desktop

Experience" is required.

IE9+ is needed for Connect to Outlook store dialogs Supported Outlook versions (Connect to Outlook): Microsoft Outlook 2007 32-bit

o not supported on Windows Terminal Server

o Exchange Cache Mode needs to be enabled on all client pcs

Microsoft Outlook 2010 32-bit

O on Terminal Servers the functions "send and store" and "manual storage using

monitored folders" is not supported


Microsoft Outlook 2013 32-bit

O on Terminal Servers the functions "send and store" and "manual storage using

monitored folders" is not supported


64bit versions are not supported

Supported web browsers:

Internet Explorer 9 and higher

o Internet Explorer 10 recommended

o Internet Explorer compatibility mode required

Firefox 31.5.0esr and higher

O Usage of ESR (Extended Support Release) versions is recommended. Check

the latest ESR version here: https://www.mozilla.org/en- US/firefox/organizations/all/

Google Chrome 32.0.x and higher

Hardware

Server and web components

CPU

o 2 * 3,2 GHz <

RAM

o 4 GB - minimum requirements

https://www.mozilla.org/en-US/firefox/organizations/all/

https://www.mozilla.org/en-US/firefox/organizations/all/

122

o 8 GB - recommended

1,8 GB hard disk space DocuWare Desktop Apps:

CPU

o 2 * 2 GHz <

o Scan/Import workstations: 4 * 2 GHz <

RAM

o 2 GB - minimum requirements

o 4 GB - recommended

200 MB hard disk space Required hard disk space in detail:

DocuWare Server Setup: up to 1,6 GB

DocuWare Server components: up to 900

MB DocuWare Web components: up to 1

GB DocuWare Desktop Apps: up to 250

MB

DocuWare 5 Windows Client Modules: approx. 100

MB DocuWare Administration: approx. 70 MB

DocuWare Power Tools: approx. 30 MB

DocuWare 5 Windows Client Modules:

DocuWare 5 Windows Client

o Common VCET

ACTIVE IMPORT

RECOGNITION

COLD/READ

CONTENT FOLDER Supported operating systems:

Windows Vista SP2 (32-bit/64-bit)

Windows 7 SP1 (32-bit/64-bit)

Windows 8 (32-bit/64-bit)



Windows Server 2012 (64-bit) Not supported and not recommended: Windows Home Editions

Windows XP Professional SP3 (32-bit/64-bit) Windows Server 2003 SP2 (32-bit/64-bit)

123

o installation is blocked by DocuWare Server Setup

Prerequisites: minimum .NET Framework v4.0





o 2005 (x86)

o 2008 (x86/x64)

o 2010 (x86/x64)

o 2012 (x86/x64)

o are installed by DocuWare Desktop Apps Setup if necessary TIFFMAKER is not supported on x64 systems!

Documents

FUNDAÇÃO EDUCACIONAL MACHADO DE ASSIS … · tores dão força ao marco teórico, entre eles estão: Foina, Laudon e Laudon, Junior, Tanembaum, Lakatos e Marconi, Gil, Cervo, Bervian