Gerência de Projeto Maria Aparecida Perre. Objetivo de Aprendizado Assimilar os conceitos fundamentais aplicados em Gerenciamento de Projetos; Compreender

Gerência de Projeto

Maria Aparecida Perre

Objetivo de Aprendizado

Assimilar os conceitos fundamentais aplicados em Gerenciamento de Projetos;

Compreender seus objetivos e sua complexidade;

Perceber as principais dificuldades enfrentadas pela Equipe de Projeto e das Organizações para o sucesso de um Projeto.

Tópicos

Conceito de Projeto O que é um Programa? Atividade em sala de aula O que é Gerenciamento de Projeto? Áreas de conhecimento em gerenciamento de

projetos Características do Gerente de Projeto Fases e Ciclo de Vida de Um Projeto Influências Organizacionais

O que é um Projeto?


“Um projeto é um complexo e não rotineiro esforço único limitado por tempo,

orçamento, recursos e especificações designadas para atender as expectativas

de clientes.”

Project Management – The Managerial Process, 2000 – Clifford F. Gray & Erick W. Larson


“Qualquer série de atividades e tarefas que:

Tem um objetivo específico a ser completado dentro de certas especificações;

Tem data de início e fim; Tem limitações de orçamento; Consomem recursos.”

Project Management – A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling, 1995 – Harold Kerzner.


“Processo único, consistindo de um grupo de atividades coordenadas e controladas

com datas para início e término, empreendido para alcance de um objetivo conforme requisitos específicos, incluindo

limitações de tempo, custo e recursos.”

NBR 10006


“Um empreendimento temporário, planejado, executado e controlado, com objetivo de criar um produto ou serviço

único.”

PMBOK, 2000 - PMI


“Um esforço temporário empreendido para criar um produto ou serviço ou resultado

exclusivo.”

PMBOK, 2004 - PMI

Características do Projeto

Temporário Projetos são empreendimentos temporários

no sentido em que necessariamente devem possuir um início e um fim bem definidos.

Podem ser horas, semanas, meses ou anos. Mas os limites de tempo devem estar definidos.


Exclusivos

Projetos criam entregas exclusivas.

A presença de elementos repetitivos não muda a unicidade fundamental do esforço

global.


Elaboração Progressiva A determinação das características do produto ou serviço do projeto

vão sendo determinadas pouco a pouco. Progressivamente. Significa desenvolver em etapas.

Ex.O produto de um projeto de desenvolvimento econômico pode inicialmente ser definido como: Melhorar a qualidade de vida da população da comunidade XXXX. Posteriormente, passa a “providenciar acesso a água potável para até 500 habitantes da comunidade XXX que recebem menos de yyy R$”.


Projeto x Trabalho OperacionalOs trabalhos desenvolvidos dentro de uma

organização, em sua maioria: são executados por pessoas; têm sua execução restringida pela limitação de

recursos; são planejados, executados e controlados.

O que então difere Projetos das operações normais de uma organização ?

O que é um Programa?

Um programa é um grupo de projetos gerenciados de forma coordenada, visando obter benefícios difíceis de serem alcançados quando gerenciados isoladamente.

Podem envolver uma série de empreendimentos cíclicos ou repetitivos.

Atividade em sala de aula (A1-1):

Cada participante deverá indicar: uma atividade que constitua um Projeto e uma que corresponda a Programa,

desenvolvidas na empresa em que trabalha, justificando a classificação feita à luz dos conceitos citados.

O que é Gerenciamento de Projeto?

Gerenciamento de Projeto

Projetos normalmente requerem: o estabelecimento de uma organização

diferenciada da estrutura normal da empresa, liderada por um Gerente de Projeto;

alocação de recursos de infraestrutura, humanos e financeiros de forma dedicada ao projeto;

implantação de ferramentas de planejamento e controle para assegurar o cumprimento das metas de prazos, custos e qualidade.

Gerenciamento de Projeto(PMBOK)

“Gerenciamento de Projetos consiste na aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do

Projeto a fim de atender aos seus requisitos.”


O gerenciamento de projetos é realizado através da aplicação e da integração dos seguintes processos:

Iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, e

encerramento,


A Gerência de Projeto inclui:

Identificação das necessidades; Estabelecimento de objetivos claros e alcançáveis; Balanceamento das demandas conflitantes de

qualidade, escopo, tempo e custo. Adaptação das especificações, dos planos e da

abordagem às diferentes preocupações e expectativas das diversas partes interessadas.


Mas,... O que são e quais são as expectativas que os stakeholders possuem em relação ao Projeto?

O que são Stakeholders?

Stakeholders são indivíduos, grupos de indivíduos ou organizações que podem influenciar de maneira positiva ou negativa o projeto.

Principais Stakeholders

O Cliente

A Empresa Executora

O Gerente do Projeto

O Sponsor

GovernoGoverno

AcionistasAcionistas

Empregados

Empregados

FornecedoresFornecedoresComunidadesComunidades

ClientesClientes

Emprego, Remuneração, Crescimento

Relações comerciais,

Lucros

Interesses

Prazo, Custo e

Qualidade

Impostos, Investimentos,

Políticas

Lucro, Aumento

de Patrimônio

Zelo com Meio

Ambiente

Stakeholders de um ProjetoStakeholders de um Projeto

Objetivos do Gerenciamento de Projeto

O Gerente do Projeto deverá

organizar e administrar processos

de planejamento, execução e controle das atividades do

Projeto que possibilitem, considerando todas as

incertezas inerentes, levar o Projeto à sua conclusão

com sucesso.

O Gerente do Projeto deverá

organizar e administrar processos

de planejamento, execução e controle das atividades do

Projeto que possibilitem, considerando todas as

incertezas inerentes, levar o Projeto à sua conclusão

com sucesso.

Objetivos do Gerenciamento de Objetivos do Gerenciamento de ProjetoProjeto

“Na nossa empresa, um Gerente de Projeto deverá ser capaz não só de gerenciar os aspectos de engenharia, aquisição e construção, como também de gerenciar aspectos relativos a

finanças, engenharia de custos, programação, questões ambientais, requisitos das agências reguladoras, estimativas de custos e inflação, problemas sindicais, relações públicas e

com o cliente e aspectos de legislação. Estes atributos se referem apenas aos aspectos domésticos. No caso de projetos internacionais, outras considerações trazem

dificuldades adicionais.”

Definição das responsabilidades de um Project Manager na Fluor Corporation:

Definição das responsabilidades de um Project Manager na Fluor Corporation:

Gerenciamento de ProjetoGerenciamento de Projeto

Conceito de sucesso do Projeto conforme classicamente definido

Projeto concluído:

dentro do prazo; dentro dos custos; no nível tecnológico e/ou de desempenho desejado; tendo utilizado de forma eficaz os recursos alocados.


Conceito moderno de sucesso

Projeto concluído: dentro do período de tempo alocado; dentro do custo orçado; no nível adequado de desempenho ou especificação; com aceitação dos resultados pelo cliente; com alterações de escopo mínimas ou acordadas mutuamente; sem alterar o desenvolvimento normal dos trabalhos da

organização; sem alterar a cultura corporativa.


Obstáculos ao sucesso de um Projeto: complexidade do Projeto; requisitos especiais do cliente; dificuldades organizacionais; riscos do Projeto; mudanças tecnológicas; dificuldade de estimar prazos e custos; balancear demandas conflitantes (trade-off); entre outros...!!!


Cada participante deverá escolher um Projeto, dos citados na Atividade 1, e nomear os seus principais stakeholders.

Tomando por base a Empresa em que você trabalha, identifique os stakeholders principais do Projeto em que você está engajado e quais os seus interesses.

Áreas de Conhecimento em Gerência de Projetos

O Trinômio Sagrado

Tempo

Qualidade

Custo

A Evolução do Trinômio

Qualidade Escopo

TempoCusto

As 9 Áreas de Conhecimento

INTEGRAÇÃOINTEGRAÇÃOQualidade

Escopo

Tempo

Custo

Suprimentos

Comunicação

Riscos

Recursos Humanos

Principais Áreas do Gerenciamento de Projetos Gerenciamento da integração do projeto Gerenciamento de escopo do projeto Gerenciamento de tempo do projeto Gerenciamento de custos do projeto Gerenciamento de qualidade do projeto Gerenciamento de recursos uumanos do projeto Gerenciamento das comunicações do projeto Gerenciamento de riscos do projeto Gerenciamento de aquisições do projeto

GerenciamentoGerenciamentode Projetode Projeto

IntegraçãoIntegração EscopoEscopo TempoTempo

CustoCusto QualidadeQualidade R.H.R.H.

ComunicaçãoComunicação RiscoRisco AquisiçãoAquisição

Desenvolvimento do termo de abertura, da declaração de escopo preliminar,

Planejamento, definição e verificação do escopo, criação da EAP; Controle Mudanças

Definição,seqüenciamento e estimativa de duração das atividades; desenvolvimento e controle do cronograma

Planejamento de recursos; estimativa, orçamento e controle de custos

Planejamento, garantia e controle da qualidade

Planejamento organizacional, alocação de pessoas e desenvolvimento da equipe

Planejamento da comu-nicação; distribuição de informação; relatório de desempenho; fecha-mento administrativo

Plan da gestão de risco; identificação do risco; análise qualitativa e quantitativa de risco; plan resposta ao risco; controle e monitora-mento do risco

Plan aquisição; Plan pedido; pedido; seleção fornecedor; Adm e encerramento contrato

Fonte: PMBOK 2000, pag.14

Áreas de especialização

O Conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos;

Conhecimento das normas e regulamentos da área de aplicação;

Entendimento do ambiente do projeto; Conhecimento e habilidades de gerenciamento

geral; Habilidades interpessoais.

Áreas de especialização

Ambiente do Projeto

Os projetos têm impactos intencionais e não intencionais:

Ambiente cultural e social; Ambiente internacional e político; Ambiente físico

Interação do Projeto com o Interação do Projeto com o AmbienteAmbiente

Ambiente

“Tudo que está situado fora dos limites ou das fronteiras do sistema considerado” .

O Projeto, como um sistema de maior ou menor complexidade, influencia e é influenciado pelo

ambiente no qual se encontra inserido.

Elementos de influência do ambiente externo sobre o Projeto

PROJETO

Sociais

Políticos

Econômicos

Tecnológicos

FísicosEcológicos

Legais

CLASSIFICAÇÃO PELA NATUREZA

Influência Externas

Conhecimento e habilidades de gerenciamento geral

O gerenciamento geral fornece a base para a criação das habilidades de gerenciamento de

projetos e muitas vezes é essencial para o gerente de projetos.Principais áreas:

Contabilidade, compras, vendas, marketing, contratos e legislação comercial, logística, práticas de saúde e segurança, tecnologia da informação, etc.

Características do Gerente de Projeto

Competências de um Gerente de ProjetoCompetências de um Gerente de Projeto

O Gerenciamento de Projeto deve ser exercido:

- em todas as áreas de competência do Projeto(escopo, prazos, custos, qualidade, comunicação, riscos, aquisições e recursos humanos);

- durante todas as suas fases (desde a fase conceitual até o seu encerramento);

- em todas as interfaces (internas e externas ao Projeto);

- em todos os níveis (permeando toda a organização do Projeto).

Competências de um GerenteCompetências de um Gerente

Conhecimentos Conhecimentos técnicos e técnicos e

administrativosadministrativos

Habilidades Habilidades gerenciais, de gerenciais, de

relacionamentorelacionamentoe políticase políticas

AtitudeAtitude

Competências de um Gerente de Competências de um Gerente de ProjetoProjeto

Passíveis de aprendizado na formação profissional ou experiência . Ligados ao campo do racional.

Conhecimentos técnicos: domínio de conceitos, técnicas e metodologias; competência na área de especialização e áreas correlatas

Conhecimentos administrativos: conhecimentos das práticas, políticas e valores e dos sistemas administrativo-financeiro e de RH da organização.


Conhecimentos Conhecimentos técnicos e técnicos e

administrativosadministrativos

Relacionado diretamente aos aspectos de personalidade. Desenvolve-se no campo do emocional.

Competência social para: liderar;se comunicar de forma eficaz;gerar confiança;facilidade de se relacionar e negociar;Ter influência na organização;inspirar uma visão compartilhada;promover e manter elevado nível de estímulo entre os membros da equipe;Gerenciar e negociar conflitos;Resolver problemas.


Habilidades Habilidades gerenciais, de gerenciais, de

relacionamentorelacionamentoe políticase políticas

Baseados nos valores, sentimentos e crenças individuais.

Características como:interesse por questões administrativas;disciplina de trabalho;ambição profissional;atenção para com o ambiente externo.


AtitudeAtitude

Um bom Gerente de Projetos deve ser...

Pró-ativo Tentar novas idéias Perseverante;orientado a objetivos; Comunicativo; Motivador; Organizado; Saber priorizar; Sensível a pessoas e situações; Facilitador; Treinador; inovador

Bom ouvinte; Planejador; Decisivo; Auto-confiante; Persuasivo; Entusiasta; Enérgico; Criativo; Saber delegar; Etc, etc, etc

Habilidades Fundamentais

ComunicaçãoComunicação

LiferançaLiferança

Tomada de Decisão

Tomada de Decisão

NegociaçãoNegociação

Influência na Empresa

Influência na Empresa

Atividade em sala de aula

Das competências desejáveis de um Gerente de Projeto, uma das mais importantes é sua capacidade de negociar, o que aliás ele estará fazendo ao longo de todo o Projeto, negociando com grupos de interesse e com a própria organização hospedeira do Projeto.

Exemplifique situações típicas em que o Gerente se vê envolvido em negociação referentes aos seguintes aspectos:

- prazos do Projeto; - recursos humanos;

- prioridades; - procedimentos administrativos;

Das competências desejáveis de um Gerente de Projeto, uma das mais importantes é sua capacidade de negociar, o que aliás ele estará fazendo ao longo de todo o Projeto, negociando com grupos de interesse e com a própria organização hospedeira do Projeto.

Exemplifique situações típicas em que o Gerente se vê envolvido em negociação referentes aos seguintes aspectos:

- prazos do Projeto; - recursos humanos;

- prioridades; - procedimentos administrativos;

Fases e Ciclo de Vida de Um Projeto

Ciclo de Vida de um Projeto

Início

Planejamento

Execução

Controle

Fim

Ciclo de Vida iclo de Vida

de um Projetode um Projeto

Projeto

Empreendimento único Desenvolvido no futuro

IncertezasEstruturação do Projeto em Fases para proporcionar melhores condições de

controle gerencial.

(PMBOK 2.1)(PMBOK 2.1)


Ex: Ciclo de Vida de um Projeto

Fase A

Fase B

Fase C

Produtos da fase A (deliverables)

Produtos da fase B

(deliverables)

Produtos do Projeto

Ciclo de Vida:conjunto das fases em

que um Projeto se encontra estruturado.


Projeto

Construção do Protótipo

Testes

Especificações, Desenhos de Fabricação

Protótipo

Produto aprovado para fabricação

Exemplo:Desenvolvimento de um novo Equipamento

Revisão da Montagem e do

Plano de Execução

Execução de Plano de Troca

Recomendações de modificação e melhorias no

processo

Montagem de Set-Up; plano de execução

Documentação das atividades

Processo com tempo de set-up reduzido

Exemplo:Redução do Tempo de SETUP em uma laminação



O Ciclo de Vida do Projeto define o início e o término do Projeto.

Para cada fase é desenvolvido o ciclo de:

PlanejamentoPlanejamento

ExecuçãoExecuçãoControleControle

PlanejamentoPlanejamento

ExecuçãoExecuçãoControleControle

Que atividades? Com que recursos? Em que prazos?


Ciclo de Vida Genérico(1.5.4.5 ref. [2])

Fase Conceitual: estudo da viabilidade do projeto até a sua aprovação.

Fase de Planejamento e Organização: o projeto é planejado no nível e abrangência necessários à execução e controle.

Fase de Implementação: execução das atividades do projeto e controle da execução, sob a liderança do Gerente do Projeto.

Fase de Encerramento: conclusão das atividades, com a aceitação dos resultados pelo cliente, lições aprendidas, avaliação do projeto e desmobilização dos meios e recursos.


As fases se superpõem ao longo de praticamente toda a duração do Projeto.

Planejamento

Iniciação

Execução

Encerramento

Inte

nsid

ad

e

Controle

tempo


I. Iniciação

Identificação das necessidades; Equação e definição do problema; Determinação dos objetivos, metas e escopo; Análise do ambiente; Análise das potencialidades e recursos disponíveis; Estudo da viabilidade dos objetivos; Estimativa dos recursos necessários; Elaboração da proposta do projeto; Apresentação da proposta; Decisão (ou não) de execução.

II. Planejamento

Detalhamento das metas e objetivos; Programação das atividades; Determinação de pontos de controle; Programação de recursos; Estruturação formal; Elaboração do plano de projeto.

III. Execução

Execução das etapas previstas; Utilização dos recursos dentro do programado; Consideração do plano de projeto como trilhas e não

como lei; Ativação da comunicação entre os membros do projeto.

IV. Finalização

Re-alocação dos recursos para outras atividades; Elaboração da documentação do projeto baseado em

lições aprendidas; Transferência dos resultados finais; Registro de acompanhamento

Conclusão de Fases

A conclusão de uma fase de projeto é geralmente marcada por uma revisão dos “entregáveis” principais e da performance do projeto em função de:

Determinar se o projeto deve continuar para a sua próxima fase;

Detectar e corrigir erros que estejam afetando a performance do projeto;

Revisões de fim de fase possuem a denominação de phase exits, stage gates, kill points.


Como evoluem ao longo do Ciclo de Vida do Projeto:

o nível de alocação de recursos humanos e financeiros?

a capacidade dos patrocinadores influenciarem no Projeto?

os riscos e as incertezas relativas ao sucesso do projeto?


Evolução típica do nível de alocação de recursos ao longo do Ciclo de Vida do Projeto (PMBOK - fig. 2-1)

Fig.2-1 Exemplo de um Ciclo de Vida Genérico

Nível de Custo e

RecursosFase

Inicial

Fases Intermediárias (uma ou mais)

Fase Final

TempoInício Fim


Influências Organizacionais

Formas de Organização

Formas de organização com maior focalização no Projeto:

Organização funcional

Organização matricial

Organização Organização por projetospor projetos

Estruturas Organizacionais do ProjetoEstruturas Organizacionais do Projeto

Tipos de Estruturas Organizacionais

Organização Funcional Tradicional Organização Matricial (fraca, balanceada, forte) Organização Projetizada. Organização Composta.

Estrutura Funcional ou Hierárquica


Vantagens:

Pessoas se reportam a apenas um gerente; Desenvolvimento mais fácil de excelência técnica; Objetivos e prioridades claras; Sinergia mais fácil entre especialistas; Fácil gerenciamento dos especiaslistas.


Desvantagens:

Dificuldade de coordenação entre funções diferentes; Conflito de interesses entre funções diferentes; Ninguém responsável por projetos multifuncionais; Adesão ao ponto de vista da função; Subordinação dos objetivos da gerência aos objetivos

técnicos da função.

Organização Funcional

Problemas de integração entre departamentos funcionais

Pro

ble

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gra

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hie

rárq

uic

os

“Ilhas Funcionais”

Diretoria

Superint.

Depto.

Div.

Estruturas Organizacionais do ProjetoEstruturas Organizacionais do Projeto

Organização por Projetos

Todos os recursos necessários ao Projeto são agrupados sob a chefia do respectivo Gerente do Projeto, à exceção de serviços administrativos e de apoio, que continuam a ser prestados pelos departamentos funcionais correspondentes.

Características principais de funcionamento:- autoridade centralizada na figura do Gerente de Projeto;- especialistas se deslocam de seus departamentos funcionais e passam a responder ao Gerente do Projeto, instalados fisicamente juntos (collocated).

Estruturas Organizacionais do Estruturas Organizacionais do ProjetoProjeto

Estrutura Projetizada


Especialidade A Especialidade B Especialidade C

Gerência Superior

Divisão de Marketing Divisão de Projetos Divisão Financeira

Gerente de Projetos Gerente de Projetos Gerente de Projetos

Project # 1 Projeto 2 Projeto 3 Projeto 4 Projeto 5


Vantagens:

Orientada a resultados; Responsbilidades claras; Comunicação efetuva; Coordenação de tarefas multi-funcionais facilitada; Identidade de projeto: motivação; Alto poder de adaptabilidade.


Desvantagens:

Desenvolvimento de Know-how limitado; Perda de memória corporativa; Instabilidade de emprego; Estrutura temporária; Funções e trabalhos duplicados; Perda de uniformidade.

Estrutura Matricial

Vantagens:

Objetivos do projeto mais visíveis; Melhora o controle de recursos do ponto de vista do

Gerente do Projeto; Maximiza utilização dos recursos escassos; Melhora alocação de recursos ociosos; Melhor coordenação do projeto.

Estrutura Matricial

Desvantagens:

Mais de um gerente para cada profissional do projeto; Problemas de alocação de recurso exigindo negociação; Necessidade de procedimentos e processos dem

definidos; Gerentes funcionais podem ter prioridades diferentes; Alto potencial de conflito.

Estrutura Matricial Fraca

Estrutura Matricial Balanceada

Estrutura Matricial Forte

Organização Composta

Níveis de Autoridade do Gerente de Projeto

Autoridade FuncionalAutoridade Funcional

Autoridade do Gerente de ProjetosAutoridade do Gerente de Projetos

Estrutura Funcional


Matriz ForteMatriz Balanceada

Matriz Fraca

Influência da Estrutura Organizacional nos Projetos

Dúvidas???????

E agora... o que faço?

E agora... o que faço?

Exercícios

Questão 1

Um projeto é definido como:

A. Uma tarefa de atividades inter-relacionadas dirigidas a uma meta específica que tem um período limitado de execução.

B. Uma tarefa grande, complexa com muitos objetivos, múltiplas fontes de recursos financeiros e nenhum ponto final discernível.

C. Uma tarefa de atividades inter-relacionadas dirigidas a uma meta específica que pode ser realizada em menos de uma ano.

D. Um grupo de atividades chefiadas por um gerente de projeto que tem toda a responsabilidade pelo produto final.

E. Todas as acima.

Questão 1

Um projeto é definido como:

A. Uma tarefa de atividades inter-relacionadas dirigidas a uma meta específica que tem um período limitado de execução.

B. Uma tarefa grande, complexa com muitos objetivos, múltiplas fontes de recursos financeiros e nenhum ponto final discernível.

C. Uma tarefa de atividades inter-relacionadas dirigidas a uma meta específica que pode ser realizada em menos de uma ano.

D. Um grupo de atividades chefiadas por um gerente de projeto que tem toda a responsabilidade pelo produto final.

E. Todas as acima.

Questão 2

Um Programa é caracterizado como:

A. Um agrupamento de tarefas relacionadas durando um ano ou menos.

B. Uma realização única, tendo um período de tempo definido.

C. Um agrupamento de projetos semelhantes, não tendo um final definido e que apóia o(s) produto(s) do berço à idade adulta.

D. Um projeto com custo acima de $1 milhão.

E. Nenhuma das acima.

Questão 2

Um Programa é caracterizado como:

A. Um agrupamento de tarefas relacionadas durando um ano ou menos.

B. Uma realização única, tendo um período de tempo definido.

C. Um agrupamento de projetos semelhantes, não tendo um final definido e que apóia o(s) produto(s) do berço à idade adulta.

D. Um projeto com custo acima de $1 milhão.

E. Nenhuma das acima.

Questão 3

Os gerentes funcionais têm maior influência na direção do projeto em que tipo de estrutura organizacional?

A. Por projeto

B. Matricial forte

C. Matricial fraca

D. Coordenado de projeto

E. “Project Expediter”

Questão 3

Os gerentes funcionais têm maior influência na direção do projeto em que tipo de estrutura organizacional?

A. Por projeto

B. Matricial forte

C. Matricial fraca

D. Coordenado de projeto

E. “Project Expediter”

Tô morto, mas consegui!!

!

F I M

Ufa...conseguiiiii!!

Documents

Gerência de Projeto Maria Aparecida Perre. Objetivo de Aprendizado Assimilar os conceitos fundamentais aplicados em Gerenciamento de Projetos; Compreender