GESTÃO DE ALMOXARIFADOS

para Setor de Orçamento

01 – Introdução

02 – Conceitos

03 – Fluxo

04 – Legislação

05 – Conciliação

06 – Estudos de casos

07 – Considerações finais

ROTEIRO

?Compreender a organização do Sistema de Administração Pública é caminho indispensável para se entender a competência do seu Órgão Público.

LEGISLAÇÃO VIGENTE

• Portaria SGA no 282 de 23/10/2003;

• Decreto no 22.389, de 11/09/2001 (Inciso II do Art. 2o);

• Decreto no 28.444 de 19/11/2007 – estabelece regras de encerramento do exercício;

• Emenda Regimental no 18 do TCDF, 13/06/2008, dispõem sobre as tomadas de contas anuais dos administradores e demais responsáveis daAdministração Direta;

• Ordem de Serviço no 22 de 02/05/2008 - SUPRI/SEPLAG – estabelece o calendário de bloqueio e liberação, via sistema Sigma.net, exercício 2008;

• Portaria SGA no 130, de 21/06/2008;

• Portaria SEF no 485, de 27/06/2003;

• Decreto no 16.098, de 29/11/94 art. 91;

• Decreto no 16.109, de 01/01/1994.

EFICIÊNCIA

• Considera os resultados obtidos em face dos recursos disponíveis

• Capacidade de consumir os recursos para a realização de uma determinada tarefa;

• Unidades executoras;

EFICÁCIA

• Considera o grau em que os objetivos são alcançados;

• Dirigentes e setoriais;

EFETIVIDADE

• Enfatiza os objetivos do desenvolvimento econômico-social;

• Voltado para a distribuição de bens;

• Nível de governo

NOVOS CONCEITOS DE AVALIAÇÃO

• Estudo de caso

NOVOS CONCEITOS DE AVALIAÇÃO

FLUXOGRAMA

O QUE TEM EM COMUM ENTRE ESSAS TRÊS

ÁREAS?

O QUE TEM EM COMUM???

O QUE TEM EM COMUM???• Especificação de material deve ser clara e objetiva e com detalhamento das medidas, informando inclusive

a unidade de medida.

O QUE TEM EM COMUM???

• Descrever no corpo do empenho a especificação completa do material;• Classificação correta da natureza da despesa;• Classificação correta da modalidade do empenho;• Classificação correta do Programa de Trabalho;• Informar prazo de entrega do material;

• Informar o local de entrega; • Informar o responsável pelo recebimento do material;• Encaminhar via de empenho ao almoxarifado.

O QUE TEM EM COMUM???

• Verificar se material foi entregue dentro do prazo;• Proceder a conferência das especificações e quantidades do material;• Proceder o recebimento provisório ou definitivo;• Escriturar o material no sistema de controle SIGMA.NET emitindo a Nota de Recebimento;• Atualizar ou confeccionar a ficha de prateleira;• Assinar a Nota de Recebimento e enviar para pagamento juntamente com o documento fiscal e as certidões negativas.

ORÇAMENTO - ESTUDO DE CASO

Como o almoxarifado receberá o material?

• Falta de especificação do material;• Falta da Unidade de medida;• Falta da quantidade adquirida

ORÇAMENTO – ESTUDO DE CASO

Falta a descrição do tamanho da fita, se é rolo, metro, etc.

ORÇAMENTO – ESTUDO DE CASO

O material?

ORÇAMENTO – ESTUDO DE CASO

Pode empenhar serviços e

materiais juntos?

MENSAGENS DO TESOURO NACIONAL – STN

MSG CONED/STN No 538595, de 27/12/91

“em atenção a consulta em referencia esclareço que no caso de confecção de formulários com fornecimento de material pela administração, a despesa deve ser classificada no elemento 34903900 – outros serviços de terceiro – pessoa jurídica, mantido, portanto o posicionamento da mensagem/SIAFI no 190616, de 09/04/90. Caso contrário, ou seja, sendo o material fornecido pelo contratado, a despesa deve ser caracterizada como material de consumo, pois nesta hipótese não estaria configurada a prestação de serviços, mas sim o fornecimento de material em condições de ser utilizado”.

MSG CONED/STN No 716809, de 05/10/94“em atenção a mensagem acima referenciada, informamos que

não existe vinculação da nota fiscal com a classificação de material referente a impressos, carimbos, plaquetas de identificação, tendo em vista que os mesmos serão computados pelo serviço total, ou seja, a empresa credora/fornecedora presta o serviço de confecção do produto encomendado e emite nota fiscal de prestação de serviço, mas a classificação para efeito de controle em almoxarifado será como material de expediente, conforme determina a NE/CCONT/STN/NR 08/93 (1) e Portaria/SEPLAN no 02/94”.

Todas as aquisições de material, seja ele permanente ou consumo, são objeto de registro no almoxarifado (item 3 da IN/SEDAP no 205/88

CONCILIAÇÃO FÍSICA E FINANCEIRA

Física

A conciliação física é a conferência de lançamentos dos documentos de entrada, saída e o resultado destes, (estoque atual), confrontando com os quantitativos do estoque físico e os dados registrados na Ficha de Prateleira.

CONCILIAÇÃO FÍSICA E FINANCEIRA

Financeira

Ela deve ser feita mensalmente.

A conciliação financeira é a conferência de lançamentos feitos tendo como base os dados

extraídos dos sistemas corporativos que deram origem a esses lançamentos, objetivando identificar e corrigir

as divergências apresentadas

Identificação Exatidão

CONCILIAÇÃO

CONCILIAÇÃO FINANCEIRA Principais Problemas

• Pagamento ao fornecedor antes do registro do material no almoxarifado

• Nota de Lançamento (NL) divergente da Nota de Recebimento (NR)

• Os setores responsáveis não fazem a conciliação da conta dentro do prazo do bloqueio do Sigma.net. resultando o não cumprimento do prazo determinado pelo Decreto 16.098/1994.

CONCILIAÇÃO FÍSICA Principais Problemas

• Falta de contagem física mensal estocado

• Recebimento e pagamento de Nota fiscal/Fatura sem o recebimento e atesto do executor

CONCILIAÇÃO FÍSICA Principais Problemas

O fluxo:

Nota de Empenho (NE) – Nota de Recebimento (NR) = Nota de Lançamento

Ex: o almoxarifado recebe o material, escritura no Sigma.net e encaminha a documentação fiscal para pagamento. Em vez de haver a liquidação o setor responsável cancela esse empenho e emite outro. Há casos que não emite outro empenho.