Gestão de Eventos Em Organizações de Garnde Porte

Intercom Sociedade Brasileira de Estudos Interdisciplinares da Comunicao X Congresso de Cincias da Comunicao na Regio Sul Blumenau 28 a 30 de maio de 2009

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A DEMANDA DE EVENTOS EMRESARIAIS EM ORGNIZACES DE GRANDE PORTE: A realizao de eventos como estratgia de comunicao nas maiores empresas

de Itaja1

Eni Maria Ranzan2 Danielle Oliveira de Souza3 Larissa Paola de Oliveira4

Universidade do Vale do Itaja - UNIVALI

Resumo

Os eventos empresariais so utilizados como instrumento institucional ou promocional, com o propsito de estabelecer um vnculo entre as organizaes e seus diversos pblicos. Os objetivos desta pesquisa so: investigar a realizao dos eventos empresariais nas organizaes de grande porte de Itaja; classificar os eventos empresariais de maior demanda nas organizaes; investigar a gesto de eventos institucionais e promocionais nas organizaes; e identificar o perfil e as habilidades necessrias para o organizador de eventos. Trata-se de um estudo exploratrio, realizado por meio de pesquisa bibliogrfica e de campo. Buscou-se pesquisar as 20 maiores empresas de Itaja, por meio de questionrio (com perguntas abertas e fechadas), junto aos profissionais atuantes na rea de eventos das respectivas empresas. Percebeu-se que os eventos so estratgias de comunicao muito utilizadas pelas empresas, tanto para atingir seu pblico interno, quanto externo. A formao dos gestores ecltica e os mesmos indicam, de maneira geral, a necessidade de melhor capacitao da equipe para atuao nesta rea.

Palavras-chave: estratgias de comunicao; eventos empresariais; gesto de eventos.

O universo dos eventos Os eventos empresariais so utilizados de forma estratgica pelas empresas. Podem ter carter institucional ou promocional. Na viso de Meireles (1999) pretendem criar ou manter a imagem das organizaes e seus respectivos produtos e/ou servios. So aes planejadas que ocorrem em determinado local, com pblico e objetivos definidos previamente. Os eventos empresarias acontecem pelo fato de despertarem o interesse dos pblicos de uma

1 Trabalho apresentado ao INTERCOM Junior, na Diviso Temtica IJ 03 - Relaes Pblicas e Comunicao

Organizacional, do X Congresso de Cincias da Comunicao na Regio Sul. 2 Professora orientadora. Mestre em Educao; especialista em Gesto empresarial; bacharel em Comunicao Social

Habilitao em Relaes Pblicas. Docente no curso de Comunicao Social, Hab. em Relaes Pblicas da UNIVALI e Pesquisadora do Grupo Redes de Comunicao. Email: [email protected] 3 Pesquisadora bolsista. Acadmica do 8 perodo do Curso de Comunicao Social, Hab. em Relaes Pblicas da

UNIVALI. Email: [email protected] 4 Pesquisadora voluntaria. Acadmica do 8 perodo do Curso de Comunicao Social, Hab. em Relaes Pblicas da

UNIVALI. Email: [email protected]


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organizao. Eventos so encontros promovidos pelas organizaes para gerar a integrao entre pessoas de seu interesse. Para Simes (1995, p.70), evento o acontecimento criado com a finalidade especfica de alterar a histria da relao, organizao-pblico, em face das necessidades observadas. Caso ele no ocorresse, a relao tomaria rumo diferente e, certamente, problemtico. Observando-se conceitos de diversos autores, pode-se adotar a nfase de Matias (2001, p.61-62), destacando que eventos significam:

Ao do profissional mediante pesquisa, planejamento, organizao, coordenao, controle e implantao de um projeto, visando atingir seu pblico-alvo com medidas concretas e resultados projetados.

Conjunto de atividades profissionais desenvolvidas com o objetivo de alcanar o seu pblico-alvo pelo lanamento de produtos, apresentao de uma pessoa, empresa ou entidade, visando estabelecer o seu conceito ou recuperar a sua imagem.

Realizao de um ato comemorativo, com a finalidade mercadolgica ou no, visando apresentar, conquistar ou recuperar o seu pblico-alvo.

Soma de aes previamente planejadas com o objetivo de alcanar resultados definidos perante seu pblico-alvo.

A classificao dos eventos necessria, para que se possa entender a complexidade dos mesmos. A classificao que atende o maior grupo de especialistas da rea, como Britto & Fontes (2002), Cesca (1997), Matias (2001) considera os eventos pela: categoria, rea de interesse, localizao, caractersticas estruturais e tipologia.

As categorias de um evento compreendem duas classificaes possveis: a institucional, que voltada especialmente para a construo da imagem de uma empresa, instituio ou tema; e a promocional (tambm identificada como mercadolgica) que tem como objetivo principal a promoo de produtos ou servios. Indiretamente esta categoria de eventos agrega valor imagem da empresa ou instituio que fornece os produtos ou servios. Um evento, quanto a sua localizao, pode ter sua abrangncia local, distrital, municipal, regional, estadual, nacional, intercontinental, internacional etc.

A classificao por caractersticas estruturais, na viso de Brito e Fontes (2002) permite uma subdiviso em trs aspectos: pelo porte; pela data e pelo perfil do pblico-alvo. Quanto ao porte um evento poder ser pequeno (at 200 participantes), mdio (de 201 a 500 participantes) ou grande (mais de 501 participantes). A data de um evento apresenta trs classificaes: com data fixa (dia da Independncia, Natal...); mvel (Jogos olmpicos, carnaval...) e espordica (Posse do Papa, Funerais...). Trs tambm so as subdivises da classificao pelo perfil do


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pblico-alvo: geral (clientela em aberto); dirigido (pblico com afinidades); e especfico (grupo fechado). A classificao por tipologias a mais conhecida e muito aplicada nas mais diversas reas. A nomenclatura de cada evento pretende trazer, em sua essncia, as caractersticas, os objetivos e envolvimento do pblico especfico. Destaca-se algumas tipologias como: inauguraes, lanamentos, excurses, desfiles, leiles, encontros tcnicos e cientficos, exposies, programas de visitas, encontros de convivncia, entre outros.

A classificao pela rea de interesse prev especialmente os segmentos: artstica (qualquer espcie de arte); cientfica (assuntos cientficos); cultural (aspectos da cultura); educativa (enfoca a educao); cvica (assuntos ligados Ptria); poltica (esferas polticas); governamental (realizaes do governo); empresarial (realizaes das empresas e associados); lazer (entretenimento); social (interesse da sociedade); desportiva (universo esportivo independente da modalidade); religiosa (interesses religiosos); beneficente (programas e aes sociais) e turstica (incremento do turismo).

Os Eventos Empresariais Os eventos empresariais5, so estratgias de comunicao que necessitam de planejamento, execuo e avaliao, de maneira articulada, para gerar uma afinidade entre a organizao e o pblico de interesse. Destacam-se como eventos empresarias, especialmente as tipologias: brunches, convenes, coquetis, exposies, feiras, happy-hours, inauguraes, lanamento de livros, lanamento de Pedra Fundamental, lanamento de produtos e servios, visitas tcnicas, workshops, entre outros.

a) Brunch: Caracteriza-se por ser um caf da manh-almoo, servido em estilo Buffet. Alm do seu uso empresarial, para Meirelles (1999), o brunch utilizado socialmente em finais de semana, pois as pessoas realizam duas refeies em uma s (pela flexibilidade de horrio). Seu horrio ideal das 10h s 14h. Nesta mistura de caf da manh e almoo, podem ser servidos doces e salgados (com alguns pratos quentes), sucos e bebidas. Evento informal, que tratar de diversos assuntos, inclusive fuso de empresas, mudana de funcionrios, etc. b) Conveno: Evento promovido tanto por empresas, como por partidos polticos. As convenes quando renem pessoas de empresas, so realizadas por setores distintos. H tambm convenes de vendas que renem elementos ligados ao setor (vendedores, revendedores, distribuidores, representantes). Conveno uma espcie de reunies, visando

5 Classificao realizada pela rea de interesse.


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concentrar um certo pblico para tratar de assuntos de interesse, ou at mesmo para apresentao de produtos novos no mercado. Nestes eventos os participantes so instigados para novos desafios e continuamente motivados6 para atingir os objetivos propostos. c) Coquetel: uma reunio de pessoas, para Meirelles (1999, p. 51) com o objetivo de confraternizao, motivadas pela comemorao de um acontecimento. Na rea empresarial o horrio ideal para sua realizao entre 19 e 21 horas. O coquetel muito utilizado para comemorar inauguraes de novas instalaes, novas filiais, lanamento de produtos... d) Exposio: So eventos que mostram novos equipamentos, produtos e servios, objetivando sua apresentao e opcionalmente sua venda. Fazem parte desta tipologia: as feiras, mostras, vernissage... Sua promoo remete, portanto, para a exposio e venda de produes, bem como para o reconhecimento de artistas. e) Feira: uma forma de exibio pblica com o objetivo de venda direta ou indireta, constituda de vrios estandes, montados em lugares especiais, onde se colocam produtos e servios. (MATIAS, 2001, p.66). Este utilizado para atrair um grande pblico segmentado, que na viso de Giacaglia (2006), objetiva manter contato direto com clientes e prospects, desenvolver mailing de prospeco, coletar informaes sobre a concorrncia, lanar novos produtos e estabelecer novos contatos comerciais. f) Happy Hour: Surgiu nos Estados Unidos, sendo utilizado para aliviar o stress e jogar conversa fora com colegas ou amigos. realizado no final da tarde, como poltica de entrosamento. Pressupe que os participantes, troquem informaes de maneira descontrada, com acompanhamento de um drink. Pode acontecer, para Meirelles (1999), num bar, restaurante, ou na prpria empresa, objetivando a otimizao de relacionamentos. g) Inaugurao: Tem como principal caracterstica a apresentao de novos espaos a um pblico alvo. As mais conhecidas so de espaos fsicos e monumentos. Estes para Britto e Fontes (2001) podem ser histricos ou homenageativos. Podem lanar uma construo familiar, obras pblicas, de arte, lojas ou escritrios, etc. Opcionalmente homenageia-se uma pessoa por feitos benemritos, nomeando o espao com seu nome. Na ocasio, as pessoas tm a oportunidade de conhecer o local e, geralmente, participam de coquetel. h) Lanamentos: o ato de lanar um produto ou servio. Os mais usuais so: lanamento de pedra fundamental, para marcar o incio de uma construo (nesta so colocado documentos da poca dentro de uma urna que, posteriormente, enterrada no local, para registrar aquele momento histrico); lanamento de livros ou noite de autgrafos7, contanto com a presena

6 A utilizao de dinmicas e premiaes muito presente nas convenes.

7 Muito usado por megalivrarias, aproveitando a circulao do pblico.


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do autor, que redige uma dedicatria a cada comprador do livro, vendido no local (por preo especial); tambm existem os lanamentos de empreendimentos imobilirios (feito por meio do lanamento de maquete da construo) e de produtos e servios, para divulgao destes. i) Visita tcnica ou Open Day: Oportunidade oferecida pelas empresas para mostrar, a um pblico segmentado, suas instalaes, equipamentos, equipes, etc.. Faz parte do planejamento destas visitas, para Matias (2001), realizar uma recepo aos convidados, exibio de audiovisual, entrega de brindes, releases , etc., conforme o pblico que ser recebido. j) Workshop: Evento que rene segmentos especficos de pblico, para conhecer novas tecnologias e disseminao de usos. Os participantes tem um mesmo nvel de conhecimento. Muito utilizado na rea das artes em geral ou reunies comerciais, para demonstrao de produtos ou servios.

Giacaglia (2006) destaca que empresas criativas, buscam alternativas para quebrar o gelo e a formalidade dos eventos, atendendo as novas tendncias do mercado. A autora desta a realizao de eventos sociais, tais como: caf da manh, almoo, coquetel ou jantar, para atingir esta finalidade. J Campos, Wyse e Arajo (2000)destacam a existncia de festas privadas (empresariais ou particulares) para realizar treinamentos, passar informaes ou proporcionar lazer aos funcionrios, podendo fazer parte de um evento maior. Martin (2003) menciona os treinamentos, para promover a reciclagem profissional e/ou treinamento de atividades especficas. A durao mdia de um a dois dias. Ressalta-se que os eventos empresariais tendem a valorizao da imagem, a capacitao e sofisticao dos diversos setores e pessoas, a satisfao dos prprios funcionrios e de seus consumidores, bem como proporcionam lucros organizao.

O Profissional Organizador de Eventos Nas organizaes fundamental que haja um organizador de eventos para que estes sejam realizados de forma adequada e que tragam uma imagem positiva para a empresa. Para que isto ocorra, os organizadores de eventos precisam ter conhecimento tcnico e prtico de eventos. Estes devem saber qual a atuao necessria de cada membro da equipe para gerenciar de forma adequada os eventos. Se os eventos no forem administrados profissionalmente, a imagem da empresa ser afetada. Para Giacaglia (2006, p.20), Compromete mais a imagem da empresa um evento malconduzido que a no-realizao ou no participao nele. Na organizao do evento importante que haja uma equipe especializada seja da empresa ou terceirizada. Na equipe fundamental que tenha tcnicos em


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som e iluminao, recepcionistas, garons, seguranas, servios gerais, entre outros conforme

a estrutura do evento. As organizaes que buscam um diferencial no mercado de trabalho precisam investir nos profissionais. Segundo Bahl (2003, p.8), os recursos humanos representam os sustentculos na organizao de eventos, sejam eles de natureza cientfica, tcnica, comercial ou cultural. O autor observa que h uma insuficincia de profissionais capacitados e tambm uma deficincia na percepo de um toque especial em cada evento. Para o organizador de eventos, principalmente que est iniciando sua carreira, fundamental freqentar muitos eventos e absorver informaes importantes para obter parmetros. Quando planejar um evento imprescindvel que analise o perfil do pblico, local recursos. Tambm as metas e os objetivos e a partir destes dados definir as aes a serem desenvolvidas. Precisa tambm conhecer o pblico-alvo do evento, saber quais as suas necessidades e expectativas. Desta informao depender a deciso das aes a serem realizadas. O perfil do profissional sempre est ligado a uma gama de matizes potenciais, que corroboram para o bom xito de determinado agente profissional, em sua rea de atuao. Para tanto acaba por se tornar uma prerrogativa que ir denotar no s aptido, mas pontos de aprimoramento. por meio de capacitao, experincia e uma formao contnua, que o Organizador de Eventos desenvolve habilidades e conhecimento dos complexos fatores envolvidos no planejamento e execuo de um evento. Esses pressupostos se do pelo fato de um evento ultrapassar a dimenso da mera operacionalidade, como nos diz Simes (1995, 81): No perceb-lo como algo operacional, realizado por tarefeiros, mas como um instrumento colocado na estratgia de comunicao da organizao com objetivos bem definidos. Dentre as habilidades de um organizador de eventos pode-se destacar a de ser negociador. Esta habilidade, alm da finalizao de procedimentos burocrticos ou financeiros, diz respeito capacidade de conseguir vencer imprevistos de um evento, tanto nas fases de pr-evento e de transevento. Igualmente destaca-se o apurado senso de lgica, j que aquele nos remete ao concatenar idias de forma coesa, prtica e objetiva de modo a facilitar sua compreenso e execuo. Outro trao do organizador de eventos a habilidade em comunicar-se. O perfil de um organizador de eventos, vai alm da operacionalidade. A considerao por detalhes de um organizador de eventos, no resultado de um perfeccionismo exacerbado, mas nela est sua capacidade de percepo, para obteno dos resultados pretendidos. Afinal, eventos so compostos por detalhes e mais detalhes. A autodisciplina faz parte do perfil deste profissional no somente por sua fidelidade ao checklist, mas tambm sua determinao e compromisso diante dos objetivos do evento. Alm


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do exposto, o organizador de eventos deve ser extremamente organizado e criativo. Deve prezar pela organizao, t-la em seu dia e cultiv-la, de forma que se torne imanente, a sua forma de agir e pensar. Tambm deve ser criativo, pois este processo faz com que o organizador de eventos veja alm do que est posto, ampliando suas possibilidades e lhe conferindo um esprito arrojado e pr-ativo.

Metodologia Nesta pesquisa exploratria, sobre eventos empresariais, estabeleceu-se a realizao de pesquisa bibliogrfica e de campo. O universo da pesquisa so as 20 maiores empresas de Itaja. Buscou-se esta informao na Prefeitura Municipal de Itaja, porem foi fornecido somente listagem com as 100 maiores empresas. Desta forma realizou-se um primeiro

contato, junto ao site das empresas mencionadas. Foi enviada mensagem, no link fale conosco (ou similar), questionando se a empresa possua um Departamento de Eventos, bem como o nome e contato da pessoa responsvel pelo mesmo. Desta foram, foram estudadas as 20 primeiras empresas que retornaram positivamente. No entanto, somente 13 destas empresas retornaram, na seqncia, o questionrio proposto8. Estas no tero seus nomes

divulgados, sendo destacadas por letras do alfabeto, de maneira aleatria.

Os questionrios (com perguntas abertas e fechadas) foram aplicados, junto aos responsveis pela rea de eventos da empresa, no perodo de agosto setembro de 2008. Para a aplicao dos mesmos foi agendado horrio (adequado ao gestor da rea), momento em que este preencheria a autorizao para uso das informaes prestadas. Opcionalmente os mesmos foram enviados por email, conforme solicitao, para serem preenchidos oportunamente

Apresenta-se, a seguir, quadro com informaes gerais sobre as empresas pesquisadas: Ramo / Fundao Aspectos Empresariais

A TV a Cabo 2000

Possui mais de 5,5 milhes de clientes Opera em 14 cidades Comprometida com a cidadania; amplo programa de responsabilidade social

B Materiais para constr. Eletrodom. 1967

Tem 14 lojas de materiais de construo e eletrodomsticos, em Santa Catarina Apresenta mais de 15 mil itens Atua com 600 empregados diretos e 65 gerentes

C Distribuidora 1958

A empresa iniciou com um pequeno atacado de doces em Itaja Atualmente referncia no ramo de distribuio e gneros alimentcios Est entre as 100 que mais crescem no Brasil

D Distribuidora Instalaes frigorficas com capacidade de at 800 toneladas

8 Algumas empresas possuem como norma no participar de pesquisas acadmicas e uma empresa foi atingida pela enchente

que aconteceu em novembro de 2008, na regio.


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1986 Parmetros internacionais para estocagem e distribuio Representante de 8 marcas na regio

E Loja de varejo 1976

22 lojas instaladas em 10 cidades de Santa Catarina Mais de 30 mil produtos em suas lojas Aproximadamente 1.000 funcionrios Atende a uma mdia diria de 17 mil clientes

F Confeco 1984

Possui cinco franquias e uma fbrica A empresa atua com 200 funcionrios Distribudos em mais de 1.600 pontos de vendas em todo Brasil.

G Alimentcio 1934

Opera unidades industriais em oito Estados brasileiros, alm do exterior Seus produtos chegam a mais de 110 pases A empresa emprega mais de 55 mil funcionrios Seu portflio composto de mais de 1.500 itens

H Comrcio varejista de combustvel 1981

O posto atua desde combustvel veicular a peas e acessrios para veculos, loja de convenincia e servios diversos para veculos e clientes

Os tanques subterrneos esto dentro dos padres ecolgicos Estrutura com mais de 1.550 m de cobertura

I Automobilstico 1961

O chefe de oficina esta entre os dez melhores mecnicos do Brasil Atua com vendas de motocicletas, peas originais e acessrios Oferece servio como: seguros, assistncia tcnica, consrcios e

financiamentos. J Alimentcio

1944 Distribuio para mais de 300 mil pontos-de-venda Tem um portiflio com cerca de 680 itens Mantm um parque fabril com 14 unidades industriais Emprega cerca de 52 mil funcionrios reconhecida como uma empresa socialmente responsvel.

K Transporte 1968

Empresa familiar, nascida da determinao do seu fundador Investe na qualificao e no treinamento de seus colaboradores Principal servio a logstica nacional e internacional de transportes

L Supermercados 1998

Com mais de 700 colaborados Administrao familiar Oferece um mix variado de produtos Investe constantemente em aes de responsabilidade social

M Automobilstico 1969

Primeira empresa do setor em Itaja.

Quadro 1: Informaes sobre as empresas pesquisadas Fonte: Elaborado pelas pesquisadoras, conforme dados coletados.

RESULTADOS E DISCUSSES: A vivncia das empresas sobre Eventos Empresariais A partir deste momento so trazidos os dados, obtidos por meio da aplicao dos questionrios, mostrando a vivncia das organizaes sobre seus eventos empresariais.

Questionou-se sobre o departamento responsvel pela realizao dos eventos na empresa. Estes esto vinculados nos setores: comercial, de RH, de Comunicao Social, e de marketing, sendo duas empresas em cada um dos setores. Nas demais empresas este setor est lotado junto a Gerncia, em agncia externa, bem como nos Setores de Planejamento/Logstica e Vendas. Percebeu-se que no h um departamento especfico que organiza eventos nas empresas


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pesquisadas. Estes so distribudos conforme a necessidade da empresa. Algumas empresas possuem o Setor de Eventos no Departamento de RH, por este desenvolver o seu trabalho focado no pblico interno. Outras organizaes possuem o Setor de Eventos em departamentos como Comercial, Marketing e Vendas, pois trabalham com o foco no pblico externo. A empresa que terceiriza a organizao de eventos trabalha com o foco no pblico externo.

Em relao ao cargo exercido pelo organizador de eventos (ou gestor do Setor) destaca-se que em seis empresas os cargos exercidos pelos organizadores dos eventos so de gerentes. Os demais so: Tcnico administrativo, Supervisor de RH, Diretor, Assessor Comercial, Assessor de Comunicao e Assistncia gerncia. Numa empresa o gestor atua na rea de planejamento/logstica (sem identificao do cargo). Os dados indicam que nestas empresas no h um cargo especfico para o gestor de eventos. Acredita-se que as empresas delegam esta atividade a rea pela sua afinidade com o pblico a ser atingido pelos eventos.

Os organizadores de eventos (ou gestores do Setor) possuem a seguinte formao: quatro so formados em administrao e dois em Relaes Pblicas. A formao dos demais : Economia, Bacharel em Direito, Filosofia, 2 grau e Ps-graduao. Em relao a formao da equipe do setor de eventos, destaca-se: 47% (12 pessoas) possuem o 2 grau (destes houve destaque para Magistrio e Curso em Tcnicas de vendas); 40% (10 pessoas) possuem ensino superior (sendo duas em cada uma das reas: Marketing, Administrao, Administrao de empresas, Relaes Pblicas; foi identificado tambm Jornalismo e Comrcio Exterior, sendo uma pessoa para dada formao); 13% possuem especializao. Percebeu-se que tanto os gestores como sua equipe no tem uma rea de formao especfica em eventos, com exceo dos Relaes Pblicas. A formao tcnica (aliada a experincia) garantir que os eventos sejam planejados conforme os conceitos propostos por Matias (2001) e Simes (1995).

Nas empresas pesquisadas os eventos empresariais realizados com maior freqncia so: 53% institucionais e 47% promocionais. Destes eventos 60% so direcionados ao pblico interno e 40% ao pblico externo. Percebe-se que os eventos cumprem sua funo na categoria institucional, criando ou mantendo a imagem de uma organizao, tanto na categoria promocional, divulgando e/ou


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vendendo os produtos e servios produzidos pela empresa. Desta forma, confirma-se a percepo de Meirelles (1999), cujo conceito e contextualizao, nortearam o incio da fundamentao terica desta pesquisa.

O pblico externo procura ser atingido pelas empresas, por meio de eventos, destacando-se:

Tipologias A B C D E F G H I J K L M Exposies

x x x

Convenes x

Coquetis x x

Feiras x x x x x x

Inauguraes x x

Lanamentos x x x

Visitas Tcn. x x x x

Outros x x x Quadro 2: Identificao dos eventos realizados junto ao pblico externo. Fonte: Elaborado pelas pesquisadoras, conforme dados coletados.

Os eventos mais realizados, junto ao pblico externo, so: feiras com seis citaes; visitas tcnicas com quatro citaes; exposies com trs citaes; lanamento de produtos com trs citaes. Outros com trs citaes, utilizados por duas empresas so: stands e degustao. Demais tipologias citadas foram: coquetis, inauguraes e convenes. Percebe-se que todas as tipologias esto adequadamente voltadas rea mercadolgica. Considerando-se as caractersticas dos eventos, especialmente na viso de Brito e fontes (2002), Matias (2001) e Meireles (1999), todos as tipologias propostas so estratgias oportunas e adequadas para atingir os pblicos externos das organizaes.

O pblico interno procura ser atingido pelas empresas, por meio dos eventos relacionados: Tipologias A B C D E F G H I J K L M

Aniversrio de Fundao x x x x x x x Visitas Tcnicas

x x

Cursos x x x x x x x

Reunies x x x x x x x x x x

Workshops x x x x

Convenes x x x

Palestras x x x x

Aniversrio dos Funcionrios x x x

Inauguraes x

Datas comemorativas x x


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Outros x x x x x x

Quadro 3: Identificao dos eventos realizados junto ao pblico interno. Fonte: Elaborado pelas pesquisadoras, conforme dados coletados.

Os eventos mais realizados, junto ao pblico interno, so: reunies, com dez citaes; aniversrio de fundao da empresa e cursos, com sete citaes; palestras e workshops, com quatro citaes com quatro citaes; convenes e aniversrio de funcionrios com trs citaes;. Demais eventos realizados, com duas citaes, so: visitas tcnicas e datas comemorativas. Houve um destaque para inauguraes, sem identificao. Foram destacados outros por seis empresas, sem destacar os mesmos. Os tipos de eventos mencionados geralmente so focados na capacitao e motivao do pblico-alvo. Os dados indicam que as empresas demonstram interesse em capacitar e motivar os seus funcionrios. Estas aes refletem nas categorias institucional e promocional.

A classificao dos eventos pela data, conforme Britto e Fontes (2002) pode ser fixa, mvel ou espordica. As empresas pesquisadoras informaram que 53% de seus eventos so mveis; 23% espordicos e 18% Fixos. 6% no responderam. Os eventos mveis permitem maior flexibilidade na definio das datas de realizao dos eventos, possibilitando a alterao desta conforme o calendrio e o interesse da empresa. Acredita-se que os eventos espordicos, indicados pelas empresas, no sigam o conceito proposto por Brito e Fontes (2002), mas referem-se a eventos que acontecem sem uma periodicidade pr-estabelecida.

Em relao ao planejamento dos eventos a serem realizados, percebeu-se que 75% destes so realizados pelo setor interno, nas empresas pesquisadas; 17% pela equipe da matriz da empresa; e 8% por empresa terceirizada. Em relao execuo dos eventos, 92% so feitoa pela equipe de colaboradores e 8% por empresa terceirizada. As aes terceirizadas so: impresso, cotaes, distribuio... Percebeu-se que a maior parte das empresas planeja e executa seus eventos. O conhecimento de todo o processo (planejamento e execuo), permite a empresa ter um acompanhamento das aes que esto sendo realizadas, oportunizando o controle deste, que culminar no sucesso do evento.

Destacaram-se as habilidades ou caractersticas que o gestor do Setor de Eventos possui.


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Grfico 5: Habilidades ou caractersticas do gestor do Setor de Eventos. Fonte: Elaborado pelas pesquisadoras, conforme dados coletados.

As habilidades do gestor da rea, destacadas pelos mesmos, foram: 24% indicam liderana; 24%, conhecimento prtico; 19%, criatividade; 16%, bom planejador; 11%, conhecimento tcnico e 6% empreendorismo. Observa-se que as caractersticas apontadas pelo gestor do nfase mais as caractersticas pessoais e a vivncia na rea, privilegiando pouco o conhecimento tcnico. Na falta deste conhecimento, pelo gestor da rea, imagina-se que a equipe possa suprir, caso tenha esta capacitao.

As habilidades e/ou caractersticas que a equipe possui, tambm foram questionadas.

Grfico 6: Habilidades e ou caractersticas que a equipe do Setor de Eventos possui. Fonte: Elaborado pelas pesquisadoras, conforme dados coletados.

Os gestores destacaram, em relao s habilidades ou caractersticas da equipe: planejamento com 23%; criatividade com 20%; dinamismo e comunicao com 18% cada. As caractersticas destacadas so fundamentais para o planejamento e para a execuo dos eventos empresariais. No entanto observou-se que a equipe no possui formao especfica pertinente rea de eventos, o que completaria sua habilitao para atuao na rea.

Questionou-se quais so as maiores carncias, em relao formao da equipe. Carncias na formao A B C D E F G H I J K L M Falta de cursos tcnicos especficos x x x x Falta de especializao especfica x x x x Falta de conhecimento na rea x x x x Outros

x

Quadro 4 Carncia em relao equipe Fonte: Elaborado pelas pesquisadoras, conforme dados coletados.


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Esta questo previa mltipla escolha. As empresas E, F, K e L destacaram a falta de cursos tcnicos especficos como sendo as maiores carncias no setor de eventos. J as empresas A, G, K e M destacaram a falta de especializao especfica. As empresas B, C, K e M citaram a falta de conhecimento. Os destaques feitos pelos gestores indicam a necessidade da profissionalizao sua e de suas equipes. Bahl (2003) enfatiza a importncia dos recursos humanos neste processo. Portanto uma equipe preparada atingir os objetivos propostos pelos eventos com mais preciso. Para Simes (1995) a equipe deve ultrapassar a mera operacionalidade, no portando-se como tarefeiros. O conhecimento tcnico proporcionar a equipe a viso da gesto do processo como um todo.

Os aspectos realizados com melhor eficcia, no processo de planejamento e execuo de eventos, pela equipe envolvida tambm foram destacados pelos gestores.

Grfico 10: Aspectos realizados com melhor eficcia pela equipe. Fonte: Elaborado pelas pesquisadoras, conforme dados de pesquisa.

A eficcia da equipe destaca-se especialmente no processo de realizao (execuo) com 34%; criao com 21%; planejamento com 18%; cronograma com 12% e avaliao com 6%. A equipe, pela vivncia na rea, atende as necessrias para o planejamento e execuo de eventos. Acredita-se que a formao especfica em eventos, semelhante a indicao pertinente as caractersticas profissionais, torna este mais habilitado para atuao e obteno dos resultados propostos com os eventos, com menor margem de erro.

Os gestores foram questionados em relao necessidade de capacitao especfica em planejamento e execuo dos eventos. Sete disseram que no h necessidade de curso, especfico ou tcnico e outros cinco responderam que sim. Neste caso houve destaque para cursos (rpidos) que gostariam de participar, como: tcnicas em administrao; curso auxiliar; gesto de eventos; e cerimonial, para auxiliar na atuao de eventos.


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A necessidade de cursos, indicada pelos gestores, vem ao encontro da indicao da formao tcnica adequada, indicada em diversas situaes no decorrer desta pesquisa.

Em relao ao incentivo da empresa para capacitao da equipe do setor de eventos, seis dos gestores disseram que a empresa no tem incentivado e cinco disseram que sim. Quando a formao proporcionada, acontece por meio de: realizao de cursos rpidos (at 20h); de reunies; de treinamentos internos; Tambm houve destaque para a aquisio de livros, revistas e DVDs, bem como a participao em eventos semelhantes (em outras empresas). As formas indicadas para capacitao da equipe pertinente, podendo ser ampliada. Acredita-se que existe demanda do mercado para absorver mais cursos e materiais relacionados rea.

Dos entrevistados com oito disseram que no possuem interesse em realizar algum curso, voltado ao planejamento e execuo dos eventos da organizao. Trs responderam que sim. Percebe-se uma contradio nestas informaes, pois os gestores indicam a necessidade de formao, no entanto parte do pblico ouvido no tem interesse em busc-la. Acredita-se que importante mostrar os benefcios que esta formao proporcionar, nos resultados pretendidos pela empresa, para que seja avaliado seu custo-benefcio.

Consideraes Finais

A realizao desta pesquisa possibilitou a investigao da demanda dos eventos empresariais, nas organizaes de grande porte de Itaja. Respondendo aos objetivos propostos, percebeu-se que as tipologias utilizadas com mais freqncia, para atingir o pblico externo, so as exposies, convenes, coquetis, feiras, inauguraes, visitas tcnicas e lanamentos.

Destaca-se que, com exceo das visitas tcnicas cujo foco mais institucional, as tipologias esto focadas para a rea mercadologia. Em relao s tipologias utilizadas para a capacitao e motivao do pblico interno, houve destaque para: aniversrio de fundao da empresa, cursos, reunies, workshops, convenes, palestras e aniversrio dos funcionrios. As mesmas so adequadas para o fim a que se propem.

Observou-se que a maior utilizao dos eventos como estratgia de comunicao entre a empresa e seus pblicos de interesse. Os dados indicaram tambm que a categoria de eventos mais utilizada nas organizaes a promocional, considerando a tipologia dos eventos. H uma contradio nos dados obtidos nesta pesquisa, quando os gestores indicam, em outro


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momento, que 53% dos eventos so institucionais e 47% promocionais.

Tanto os gestores de eventos, como sua equipe, tem formao bastante ecltica. Em todas as empresas pesquisadas, estes desempenham outras funes, acumulando a rea de eventos. Somente em duas empresas existem profissionais com formao em Relaes Pblicas, aptos portanto para esta atuao. Acreditava-se que a necessidade de capacitao, tanto dos gestores como da equipe, seria mais destacada pelos pesquisados, especialmente por no terem profissionais com formao especfica (cursos ou especializao), nem com conhecimento da rea. Houve interesse na capacitao por meio de cursos rpidos, apesar do pouco incentivo proporcionado pela empresas em relao questo. No entanto a formao do profissional atuante na organizao de eventos invariavelmente ecltica, nem sempre tendo o perfil e as habilidades necessrias para o desempenho e realizao da atividade. Percebeu-se que, mesmo sem uma equipe com formao especfica ou habilidades para o planejamento e execuo dos eventos, estes so muito utilizados pelas empresas.

Referncias bibliogrficas

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Gestão de Eventos Em Organizações de Garnde Porte