Gestão de Projectos: Breve síntese para uma gestão eficaz

8/8/2019 Gestão de Projectos: Breve síntese para uma gestão eficaz

http://slidepdf.com/reader/full/gestao-de-projectos-breve-sintese-para-uma-gestao-eficaz 1/12

Rede de Bibliotecas Escolares

2010

Gestão de ProjectosBreve síntese para uma gestão eficaz

antónio nogueira



Gestão de Projectos

Breve síntese para uma gestão eficaz

Fases Procedimentos Notas

1. Identificar o Problema • Identificar anecessidade de umnovo produto ouserviço;

• Identificação do que sepretende fazer;

• Clarificar a natureza dainovação necessária;

• Identificar as pessoas eorganizaçõesinteressadas;

• Identificarintervenientes – chave;

• Preparar concepção deobjectivos;

• Identificar os passos daacção (actividades);

• Perspectivar os efeitosdo novo produto ouserviço

Elaborar Ficha deProjecto (anexos)

1- Verificar se oproblema já está aser combatido doutraforma;

2- Elencar eventuaisdificuldades deresolução doproblema;

3- Verificar o consensoda equipa

2. Objectivos • Definir aondequeremos chegar;

• Elaborar uma lista detodos os objectivospor ordem hierárquica;

• Verificar se osobjectivos ajudam asatisfazer asnecessidades;

1- Tentar antecipar osefeitos sobre aspessoas eorganizações;

2- Os objectivos devemser únicos,mensuráveis,alcançáveis, realistas,com prazosdefinidos;

3-

Os recursosdisponibilizados sãosuficientes paraconcretizar oProjecto?

3. Plano de Trabalho • Identificar umasequência das tarefas;

• Esclarecer acontribuição que seespera de cada pessoanos vários momentos

de execução doprojecto;

- Construção de umatabela de actividadese tarefas (anexos)

1- Calcular o número dehoras necessáriopara desenvolver

cada actividade etarefas;



• Fornecer um quadropara a calendarizaçãodas acções, afectaçãode recursos financeirose distribuição de

equipamento;

2- Identificar marcos deresolução doprojecto;

3- Procederregularmente a uma

auto-avaliação doProjecto.4- Calcular tempo para

actividades dedivulgação;

5- Atender àflexibilidade dosresultados,sequência deactividades, pessoal erecursos.

4. Indicadores (medidas quepermitem avaliar os resultados daexecução do projecto)

• Verificar a lista deobjectivos acordada;

• Acrescer uma lista deactividades e marcosplaneados;

• Seleccionar um grupode indicadores tendoem vista os resultadosa alcançar;

• Assegurar-se de que

cada participante estáfamiliarizado com osobjectivos do plano econhece osindicadores e metasdefinidos

1- MedidasQuantitativas: factose números sobremontantesenvolvidos, custospor pessoa/hora,percentagens dedesistências, etc.

2- Medidasqualitativas:

Opiniões e atitudes,percentagem desatisfação declientes, consensoalcançado pelaspessoas envolvidas,etc.

3- Os indicadoresajudam a medir aqualidade dotrabalho

empreendido;5. Produtos • Fornecer modelos eferramentasnecessárias àimplementação doProjecto;

• Testar a eficácia dosprodutos;

• Promover osresultados alcançadosno projecto e

estimular acompreensão e o

1- Cuidar aapresentação dosprodutos, tendo emconta que estescontribuem parauma maiorvisibilidade doProjecto



interesse nos produtosconcebidos;

6. Implementação/Desenvolvimento • Criar instrumentos quepermitam recolherinformação necessária

a fim de valorar cadaum dos indicadoresseleccionados;

• Medir os progressosregistados em relaçãoaos objectivosdefinidos;

• Verificar se o grau deeficácia e eficiênciados diferentesintervenientes,

nomeadamente osparceiros do projecto;

• Acautelar-se de que osdiferentesintervenientes noprojecto se mantêminformados acerca dosprogressos do mesmo;

• Guardar os diversostipos de registos;

1- Elaborar uma Fichade Planificação do

Trabalho comindicadores, marcose metas a alcançar

7. Promover Produtos • Certificar-se do modocomo vai serapresentado o produto(composição,linguagem,apresentação gráfica eilustração);

• Verificar a melhorforma de promover osprodutos

1- Envolver os parceirosna divulgação dosprodutos concebidos;

8. Mainstreaming (comercialização)

(Impacto/Adopção deprocedimentos inovadores)

• Medir os impactos e a

mudança de atitudes ecomportamentos daspessoas envolvidas noprojecto;

• Elaborar uma lista dosresultados do projecto;

• Elaborar uma lista dasorganizações e actores

– chave;

• Organizarconferências,

workshops, etc. parapromover a utilização

1- Preparar um

calendário com odesenvolvimento doscontactos dasorganizações eactores-chave



mais ampla dosresultados do projecto

9. Avaliação e Relatórios • Elaborar um relatóriosobre o modelo,implementação e grau

de sucesso doprojecto, tendo emconta os respectivosindicadores eobjectivos;

• Juntar produtos eestudos de caso deforma a documentaras realizações práticas;

• Referir osensinamentos obtidos

através dasdificuldades e aaquisição de novasideias para posterioresinovações.

1- Registar êxitos edificuldades duranteo desenvolvimento

do projecto;2- Identificar factoresexternos que tenhamobstaculizado oresultado doprojecto;

3- Reunir evidênciasque comprovem osresultados dotrabalhoimplementado.

Anexos:1- Ficha de Projecto;2- Ficha de reunião;3- Tabela de planificação de actividades + tarefas;4- Ficha de actividade/tarefa (exemplo);5- Avaliação de Projectos (lista de acções/procedimentos)



ANEXOS



Ficha de Projecto

1. Objectivos

2. Promotores/Pessoas Responsáveis/Parceiros

3. Recursos Financeiros

4. Equipa do Projecto

Nome Função Anos deExperiência

Área deConhecimento

Responsabilidade

5. Produtos/Resultados

Resultados Indicadores Metas

6. Destinatários:



Ficha de Reunião

Data: Local:

Promotor:

Participantes:

1. Ordem de Trabalhos:

Assunto Tempo Participante Documentação Prévia

Avaliação da reunião Coordenador

Decisões tomadas:

Responsável: ___________________________

Secretário: _____________________________

Reunião convocada no dia ______/_______/_______



Planificação de Actividades

Actividades Tarefas Data Indicadores Metas

Gestão deAvaliação do

Projecto(concepção,execução,pessoas,imoacto)

Produção1 (Concepção,Teste, validaçãoe Design eComunicação)

1 Mainstreaming- produto a ser apresentado



Ficha de Actividade/Tarefa

Actividade:

Data: Local:

Descrição daTarefa

Responsável

Participantes

Recursosmateriais

RecursosFinanceiros

Intervenientes(parceiros)

Indicadores

Metas (ImpactosEsperados)

Avaliação



Avaliação de Projectos

(aspectos a considerar para uma gestão eficaz)

Concepção Execução/realização Pessoas Impacto

• Os objectivos são

coerentes epertinentes;

• O projecto foibemorçamentado;

• O tempo éadequado;

• A competênciada equipa éadequada;

• A ordem dasactividades etarefas épertinente;

• As actividadesrespondem àsnecessidades dosdestinatários;

• Foram incluídosmecanismoseficazes oueficientes deavaliação econtrolo;

• Existiu umcorrectoenvolvimentodos parceiros;

• Foi previsto umimpacto desustentabilidadedo Projecto;

• Foramconsideradaspossíveisalterações decontexto;

• A composição daequipa éadequada;

• Foi definida amonitorização doProjecto (quemfaz e quando)

• Os prazos estão a

ser cumpridos(eficácia);

• As actividadesforam realizadassegundo oplaneado;

• Previram-seocorrênciasextraordinárias;

• Foramconcretizados os

produtosintermédios;

• Verificou-se aqualidade dosprodutosintermédios;

• As metas foramatingidas;

• As verbas foramatribuídas;

• A qualidade dosimpactos foimedida (grau desatisfação)

• O nível de

desempenho dosdiferentesmembros daequipa;

• Qualidade departicipação;

• Fluxo informal dainformação;

• Reforço positivoao trabalho doscolegas;

• Pontualidade;

• Participação nasreuniões eactividades;

• Qualidade doscontributos;

• Contributosadicionais(pertinentes);

• Contributos paraa avaliação(entrega dosindicadores emetas);

• Tempo deresposta àssolicitações;

• Liderançaefectiva doProjecto(participação,memorandos eactas, etc);

• Grau deconhecimentoentre as tarefas;

• Existência detarefaspartilhadas;

• Conhecimento econcordânciacom indicadores

e metas;• Critérios para a

• Avaliação dos

produtosformais;

• Os produtostransformaram-se em práticas;

• Houve algumreconhecimento;

• Houve algumainovação noProjecto: equipa,clientes,

parceiros;• Outros

resultadosesperados;

• Novasaprendizagensresultantes dagestão doprojecto, dasparcerias e dastarefas

executadas



definição daequipa;

• As alterações àequipa foram

justificadas;

• Grau desatisfação:projecto,coordenação,liderança

Instrumentos de Avaliação:

• Caixas de Sugestões;

• Questionários (1 página)

• Entrevistas

Tratamento da Informação:

• Relatórios aprovados por todos (avaliação dos indicadores e metas, tempo necessárioà realização das actividades)

Implementação das Melhorias:

• Novos planos de acção com indicação de indicadores e metas

Documents

Gestão de Projectos: Breve síntese para uma gestão eficaz