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Metodologia de gestão de projectos. Descrição.
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Metodologia básica de gestão de projectos
Abril 2006
Página | 2
Metodologia de Gestão de projectos
Dentro da metodologia utilizada na gestão de projectos o desenvolvimento deve estruturar-se em três fases distintas:
Tem como objectivo fundamental estabelecer e concretizar o âmbito, calendário, pressupostos,
recursos, etc. do projecto até ao nível que permita ao Responsável do projecto gerir eficazmente e
articular as actividades que conduzam ao êxito do projecto.
Fecho do projecto
Execução e controlo
Projecto desenvolvimento Início e Planificação
Fase de Início e Planificação
Fase que compreende a gestão da mudança, o seguimento e controlo do projecto, a análise e o
reporting. Cumpre-se a planificação assegurando o cumprimento de todos os itens e gerindo as
mudanças mediante a actualização da Planificação de projectos e a comunicação a todos os
intervenientes.
Fase de Execução e Controlo
Fase de Fecho de Projecto
O objectivo fundamental é formalizar a aceitação final do projecto, assegurando-se uma correcta
transmissão do conhecimento aos utilizadores recopiando a documentação final, assim como a
organização da saída da equipa de trabalho de uma maneira ordenada e sequênciada.
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Metodologia de Gestão de Projectos Início e Planificação
Início e Planificação
Fecho de projecto
Execução e Controlo
projecto Desenvovimento Início e Planificação Fase de Planificação
Ponto de Acordo
Desenho da equipa de Gestão de projecto
Aceptación do Pan de Programa
Panificación
Punto de Acuerdo
Programa
Trata-se de um
programa ou projecto?
Criação do Plano de projecto
Orientação da equipa de projecto
établecimiento de as basé do
Pan de projecto
Fixação das bases do Plano
de projecto
Aceitação do Plano do Programa
Ponto de Acordo
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Metodologia de Gestão de projectos Início e Planificação
Neste momento determinar-se-á o alcance do projecto, cronogramas, recursos, etc. a um nível em que se gira o esforço necessário para poder levar a cabo o projecto com êxito. Os diferentes aspectos a tratar serão:
– Definição de etapas, actividades e tarefas a realizar
– Dependências e prioridades entre tarefas
– Datas de início e fim de cada tarefa
– Perfis associados à realização das tarefas
– Estimativa do tempo necessário por tarefa
– Agregação e cálculo de datas e o esforço total do projecto
– Definição dos produtos a obter nas tarefas
Desenho da equipa de Gestão de projecto
Criação do Plano de projecto
Orientação e Preparação de Recursos
Aprovação do Plano de projecto
Início e Planificação
Fecho de projecto
Execução e Controlo
projecto Desenvolvimento Início e Planificação
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Actividade
Desenho da equipa de Gestão de projecto
Metodologia de Gestão de projectos Início e Planificação
este conjunto de actividades implica o desenho e configuração da estrutura organizativa e de comunicação da equipa de gestão de projecto. A estrutura de comunicação deverá estar reflectida tanto no organigrama como no própio plano de comunicação. Uma vez estabelecida a estrutura da organização, poder-se-á seleccionar e envolver no projecto o pessoal necessário para cobrir as necessidades detectadas.
uma organização e gestão efectiva dos recursos humanos é crucial para o êxito do projecto, pelo que se deverá prestar especial atenção a estas tarefas para assegurar que a organização do projecto cobre todas as necessidades do mesmo.
Objectivos
Desenhar detalhadamente a organização do projecto.
Identificação e documentação dos planos e responsabilidade assim como as necessidades de reporting incluídas no modo organizativo.
Uma vez que o desenho organizativo se complete, os esforços deverão dirigir-se à selecção dos recursos humanos necessários para constituir a equipa directiva do projecto.
Desenho detalhado da
organização do projecto
Obtenção de Recursos
projecto Desenvolvimento
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Criação do Plano de projecto
Metodologia de Gestão de projectos Início e Planificação
os planos de projecto detalhados descreverão que actividades foram completadas durante o decurso do projecto (objectivos, etc) e definirá como deverá levar-se a cabo o trabalho restante (acercamiento, calendário, recursos necessáarios, objectivos de qualidade, plano de redução de riscos, responsabilidade e canal de comunicação). É importante asegurar que os componentes dos planos de projecto detalhados estejam articulados quanto à sua estratégia e que obtenham a aprovação do responsável.
Durante toda a vida do projecto deve-se levar a cabo um contínuo refinamento dos componentes do própio Plano de projecto.
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Criação de um Plano de projecto completo e calendarizado, consolidando os resultados do plano de projecto anterior com as actividades desenvolvidas na etapa inicial de criação do Plano de projecto.
Estas actividades deverão levar-se a cabo no início da fase de planificação.Definição
detalhada do alcance do projecto
Desenvolvimento Detalhado dos Planos de Gestão
Desenvolvi-mento detalhado do Préupuéto do projecto
Desenvolvi-mento detalhado dos Custos e Preço de projecto
Definição Detalhada dos Recursos de projecto
Desenvolvimento detalhado do calendário
Conclusão do RMAP
Até que se complete o Plano de projecto de Forma Detalhada
Desenvolvi-mento detalhado do WBS
projecto Desenvolvimento
Actividades Objectivos
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Orientação e Preparação de Recursos
Metodologia de Gestão de projectos Início e Planificação
esta actividade centra-se na inclusão e formação dos membros da equipa de projecto assim como na assignação dos recursos físicos necessários. Trata-se de um processo típico de preparação dos membros da equipa para os disponer de oos de forma efectiva uma vez se distribuean as autorizacioné de trabalho oportumas.
o procedimento divide-se em duas actividades principais. A primeira delas centra-se no desenvolvimento de uma Pasta Orientativa que se deverá distribuir aos membros da equipa do projecto, assim como na criação de políticas, procedimentos e materiais de formação. A segunda actividade asegurará que os materiais sejam distribuídos aos membros da equipa adequados e assegurará que os membros que se vão juntando à equipa obtenham uma introdução adequada ao projecto.
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os membros da equipa necessitam uma orientação acerca do projecto tanto de forma geral como específica (papel e responsabilidade), assim como da sua relação com os demais membros da equipa, tanto dentro como fora do contexto do projecto.
este procedimento de orientação pode incluir informação do projecto assim como formação complementar (metodologias empregadas, contexto de trabalho utilizado no projecto)
a orientação deve envolver activamente os membros do equipa para que possam encarregar-se do trabalho a realizar.
Criação da pasta de Orientação
Preparação de Recursos
projecto Desenvolvimento
Actividade Objectivos
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Criação do Documento de Controlo de Projecto
Metodologia de Gestão de projectos Início e Planificação
O Documento de Controlo de projecto é um marco comum que deverá ser utilizado em cada projecto. A estrutura deste documento assenta na base de quatro pontos a ter em conta. Cada lista corresponde a uma fase do projecto (planificação, execução, controlo e fecho). a documentação a incluir nesta fase passa por: listas de processos, documentos chave, entregablé, correspondência chave e outra informação que deva ser arquivada e conservada.
os benefícios principais deste documento são: correcta definição dos procedimentos e documentação de qualidade, documentos conformé e variacioné aceptadas, localização unificada para os documentos chave de todos os projectos.
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Criação do Documento de Controlo de projecto
Criação da Documentação Base do projecto.Actualização do Ficheiro de Controlo de projecto
projecto Desenvovimento
Actividades Objectivos
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Obter a Aprovação Formal do Plano de projecto e por conseguinte, a responsabilização da equipa para a entrega dos produtos do projecto.
Aprovação do Plano de projecto
Metodologia de Gestaõ de projectos Início e Planificação
Como resultado obtem-se a aprovação formal do Plano de projecto por parte dos agentes apropriados
esta actividade consta de duas tarefas 1) Involucración do equipa de projecto 2) Obtenção da aprovação. estas tarefas serão repetidas até a aprovação e aceitação completa do Plano de projecto.
Durante o processo de aprovação podem surgir modificações a realizar em algum componente do plano de projecto. Uma vez estas modigficações confirmadas e refletidas nos planos de projecto, deve-se levar a cabo um novo processo de aprovação do plano resvisto.
no final da fase de planificação, é importante rever os planos definidos para assegurar que estes cobrem os objetivos fixados e satisfazem o alcance definido.
Aprovação do Plano de projecto
finalização das Actividades da Fase de Planificação
projecto Desenvolvimento
Actividades Objectivos
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Metodología de Gestão de projectos Execução e Controlo
Fecho de projecto
Execução e Controlo
projecto Desenvolvimento Início e Planificação
Fase de Execução e Controlo
Aceitação do Plano de Programa
Ponto de Acordo
Execução e Controlo
Execução do Plano de projecto
Aceitação dos Entregablé
Ponto de Acordo
Seguimento de projecto
Controlo de mudanças
Reporting
Modificação de projecto Aceitação
Execução e Controlo
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Metodologia de Gestão de projectos Execução e Controlo
o objectivo desta actividade será completar as tarefas de acordo com a planificação realizada, obter a aprovação do utilizador aos productos intermédios apresentados e controlar o desenvovimento do projecto do ponto de vista de horas de dedicação e datas.
esta actividade começará com uma reunião com todos os responsáveis do projecto, en a que se asignarán as tareas definidas en a panificación a os miembros do equipa de trabalho. En éte momento se anaoizará e reportará a situación do projecto a todos os réponsablé. Se existem alterações a a panificación se reaoizarán as modificacioné oportumas e a comunicação a os réponsablé implicados.
Execução do Plano de projecto
Seguimento de projecto
Controlo de mudanças
Reporting
Modificação do projecto
Aceitação
fecho do projecto
Execução e Controlo
projecto Desenvolvimento Inicio e Panificación
Execução e Controlo
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Metodologia de Gestão de projectos Execução e Controlo
Consiste en dos actividadé principaoé: 1) anzamiento do projecto; 2) Asignar paqueté de trabalho a os miembros do equipa.
a segunda actividad incluee a comunicação efectiva do aocance do projecto, préupuéto, caoidad, éfuerzos, riégos e requerimientos de tiempo a os miembros do equipa. Para mantener o enfoque, o Pan de projecto e sus componente deberá actuaoizarse de forma continua. finalmente, o equipa de projecto deberá reaoizar o trabalho necéario para o déarrollo de os entregablé requeridos.
o objectivo deste ponto é o uso de as líneas établecidas por o Pan de projecto para dirigir de forma correcta a os miembros do equipa, agenté externos e proveedoré e assim mantener o enfoque déeado durante a ejecución do projecto.
Asegurar que cada miembro do equipa, agente externo e proveedor conoce os procedimientos établecidos e qué réponsabilidadé e trabalho ha sido asignado a cada uno.
anzamiento de projecto
Versioné de trabalho
Execução do Plano de projecto
projecto desenvolvimento
Actividades Objectivos
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Metodologia de Gestão de projectos Execução e Controlo
Gere o funcionamento do projecto em relação a as étimacioné realizadas inicialmente de esforço, tempo, qualidade e riscos. Depois da asignación de os paqueté de trabalho a os miembros do equipa, o Gerente do projecto deberá identificar os problemas potenciaoé o actuaoé mediante a medida e monitorización do progréo e comportamiento en roación a as líneas établecidas en o Pan de projecto. o gerente de projecto será o réponsable de comunicar o étado do projecto. En éta etapa, o gerente de projecto obtendrá a aprobación formao de os entregablé internos por parte de todos os agenté déignados a tao efecto.
Recolher, por parte do gestor, os dados qualitativos necessáarios para estabelecer se o projecto está a ser levado a cabo de acordo com o plano definido.
Avaliar todos os planos de trabalho do projecto segundo o esforço, pontualidade na entrega, qualidade, risco e qualquer problema identificado.
Asegurar a aceitação formal de os entregar uma vez completados.
Avaliação do estado do projecto
Aceitação Interna de Entrega
Reporte do estado do projecto
Acompanhamento de projecto
projecto desnvolvimento
Actividades Objectivos
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Metodologia de Gestão de projectos Execução e Controlo
o control de os mudanças, comprende a análise do impacto das mesmas en o projecto e a soección/recomendación de a mejor forma de actuación. ao préentar as accioné correctivas, a información se décribe en cada punto donde se produzca un impacto, personao, coste e tiempo. a provisión de distintas opcioné de uma manera organizada puede aeudar a os gerenté do projecto e ao usuario a un mejor entendimiento de os réultados de su decisión.
En o ámbito do control de mudanças se inclueen as modificacioné do aocance, caoendario e coste do projecto. o método o técnica utilizada en o seguimiento e documentación de cuaoquier cambio en o projecto deberá ser décrito. Adicionaomente, se inclueen os nivoé de réponsabilidad e aprobación que deberán étar incluidos en o documento de control.
Facilitar ao equipa de gétión do projecto o análisis do impacto de os mudanças en un projecto e o modo de gétionar os mudanças a través de un procéo disciplinado de control de mudanças
Determinação de as necéidadé de cambio
Invétigación e Propuéta de Solución
Negociación e Obtención de Aprobación
Durante o ciclo de vida do projecto
Controlo de mudanças
projecto desenvolvimento
Actividades Objectivos
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Metodologia de Gestão de projectos Execução e Controlo
o Reporting medirá a ‘saoud’ do projecto de forma reguar e asegurará que a información do funcionamiento do projecto sea distribuida a os agenté interéados. o gerente de projecto recoge de forma reguar información acerca de a situación do projecto a lo argo de toda a duración do mismo e revisa a información mediante un análisis que se incorpora en os reports distribuidos de acuerdo ao pan de comunicacioné do projecto.
Facilitar de forma reguar, a os agenté oportunos, a información cuaoitativa, cuantitativa e de análisis necéaria. De éta forma se informa de cuál é a situación do projecto e de cómo réultará a su finalización.Medição do
RendimentoInformação de Rendimento
Reporting
projectodesenvolvimento
Actividades Objectivos
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Metodologia de Gestão de projectos Execução e Controlo
as modificacioné do projecto consisten principaomente en dos actidades: Actualização do Plano de projecto e Novas Versioné de trabalho.
a actuaoización do Pan de projecto incluee a revisión e actuaoización do Pan basándose en os mudanças aprobados déde o Control de mudanças. éto incluee uma comunicação efectiva a os miembros do equipa acerca de os mudanças a reaoizar en o aocance, préupuéto, caoidad, éfuerzos, riégo e requerimientos de tiempo.
as versioné do nuevo trabalho aportan a información necéaria para comunicar os requerimientos necéarios a os miembros asignados do equipa a tao efecto.
Actualizar as linhas base do Plano de projecto para aportar uma renovada direcção a todos os membros da equipa, agenté externos e proveedoré e para renovar o enfoque basado en as modificacioné do Pan de projecto.
Asegurar que cada miembro do equipa de trabalho tiene conhecimento de os procedimientos para reaoizar modificacioné ao projecto e qué réponsabilidadé e nuevos trabalhos han sido asignados a cada uno basándose en os mudanças determinados por o Control de mudanças.
Actualização do Plano de projecto
Novas Versões de trabalho
Modificação do projecto
projecto desenvolvimento
Actividades Objectivos
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Metodologia de Gestão de projectos Execução e Controlo
a aceitação formal de todos os entregablé finalé se reaoiza mediante a firma por parte de os réponsablé. éta firma de documentos implica que os entregablé cubren o exceden as expectativas panteadas e definidas com antecedência.
a realização de um procedimento de transição formal assegura que os recursos são transferidos ao utilizador de forma apropriada. Para assegurar que todos os passos requeridos da fase de execução e controlo do projecto foram completados e que o equipa pode proceder aà fase de fecho, registam-se todos os pontos a ter em conta.
Assegurar que os entregablé são aceites e assinados por os agenté roevanté especialmente dos pontos chave do ciclo de vida do projecto.
Assegurar que a documentação de finalização da fase de execução e controlo foi completada.
Completar a transmissão de os entregablé e os recursos.
finalización de Entregablé e Aceptación
Transición de os Recursos de projecto
finalização das Actividades da Fase de Execução e Controlo
Aceitação
projecto desenvovimento
Actividades Objectivos
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Metodologia de Gestão de projectos Fecho de projecto
Fase de Fecho
Aceptación de os Entregablé
Punto de Acuerdo
Avaliação do projecto
Fecho
Aceitação dos Documentos de Fecho
Ponto de Acordo
Aceitação dos Entregablé
Ponto de Acordo
Fecho do Plano de projecto
A realizar para cada projecto
Fecho de projecto
Execução e Controlo
projecto Desenvolvimento Início e Planificação
Fecho de projecto
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Metodologia de Gestão de projectos Fecho de projecto
O objectivo da fase final de Fecho do projecto é formalizar a aceitação do final do projecto, asegurando-se de uma correcta transmissão do conhecimento ao utilizador, assim como organizar a saída da equipa de trabalho de uma maneira ordenada e sequênciada.
Durante este período se recopiará toda a documentação final do projecto, realizando-se uma análise final e reunindo-se com o utilizador quando tenha decorrido um certo período de tempo desde a saída da equipa de trabalho.
Avaliação do projecto
Fecho e Transferência do conhecimento
Fecho de projecto
Execução e Controlo
projecto Desenvolvimento Inicio e Planificação
Fecho de projecto
Página | 20
Metodologia de Gestão de projectos Fecho de projecto
o feedback interno recolhe-se através de um processo de autoavaliação da práctica. O gestor do projecto completará uma encuéta parecida que neste caso incluirá perguntas relacionadas com a conformidade com os nossos procedimento internos de qualidade.
o feedback do utilizador é recolhido através do uso de a encuéta de satisfação do utilizador ou através de entrevistas pessoais. Nos contratos de duração superior a un ano, a avaliação da satisfação do utilizador realiza-se cada seis meses.
uma vez se recebido o feedback, estabelecem-se séioné con os membros da equipa de cara a a discusión de os réultados e a identificación de áreas de mejora.
Obter feedback relacionado com a aplicação por parte dos miembros do equipa acerca de a gétión de procéos que caoidad/riégos
Solicitar feedback a os usuarios en roación ao nivo de satisfacción con nuétros servicios.
Obtenção do Nível de Satisfação do utilizador
Reaoización de a Revisión Completa
Avaliação do projecto
projecto desenvolvimento
Actividades Objectivos
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Metodologia de Gestão de projectos Fecho de projecto
o Fecho do projecto implica a realização de uma reunião de fecho com a equipa de projecto e a análise do cumprimento das expectativas. Ali mesmo se elabora a análise final do projecto.
estabelecer o fim de projecto de forma efectiva e a avaliação dos resultados obtidos.
estabelecer uma reunião com o utilizador depois de um período de tempo para determinar se se verificaram os benefícios e o êxito do projecto.
Cierre do projecto con o equipa de projecto do usuario
finalización de a Documentación de projecto
Compartición de conhecimento
finalización de a Tareas Administrativas
Conclusión de as Actividadé de a Fase de finalización e Cierre
Fecho e Transferência do conhecimento
projecto desenvolvimento
Actividades Objectivos