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Gestão de Projetos de Arquitetura em Espaços Virtuais
Managment of Architectural Projects in Virtual Spaces
Araújo, N. S.1 Universidade Anhembi Morumbi, SP
Universidade Presbiteriana Mackenzie, SP Flório, W.2
Universidade Presbiteriana Mackenzie, SP Resumo Com o surgimento dos portais na segunda metade da década de 90, novos servidores de hospedagem surgiram e passaram a estimular e promover a criação de home pages corporativas e acadêmicas. Esse comportamento provocou um processo de digitalização das bases iconográficas, projetos e documentos em geral para possível publicação na web denominado Gestão Eletrônica de Documentos (GED). Escritórios de engenharia e arquitetura com documentos provindos do modelo tradicional passaram a converter sistematicamente projetos e documentos em arquivos digitais. Noutro viés, escritórios estruturados nos moldes emergentes a atividade estava voltada a manutenção de seu sistema e aprimoramento oriundo da natureza proporcionada pela ascensão tecnológica. Após esse período de imersão em ambientes digitais os escritórios passaram a se apropriar do seu espaço virtual para armazenamento de arquivos como modelo de backup secundário. O caso apresentado identifica as ações promovidas em uma incorporadora onde mediante a criação de um sistema organizacional integrado e remoto, as reuniões entre projetistas decorrentes do processo de desenvolvimento dos projetos foram potencializadas pela nova interface entre projetos denominado Sistema de Gestão de Arquivos pela Internet. O processo colaborativo entre projetistas resultou na excelência da construção do produto. Palavras-chave: gestão, arquitetura, colaborativo. Abstract With the sprouting of the vestibules in the second half of the decade of 90, new servers of lodging had
appeared and started to stimulate and to promote the corporative and academic creation of home pages.
This behavior provoked a digital process of the iconographic bases, projects and documents in general for
possible publication in web called Electronic Document Management (GED).
Offices of engineering and architecture with documents come from the traditional model had system started
to convert projects and documents into digital archives. Other bias, offices structuralized in the emergent
molds the activity was come back the maintenance of its system and deriving improvement of the
proportionate nature for the technological ascension.
After this period of immersion in digital environments the offices had passed if to appropriate of its virtual
space for storage of archives as secondary model of backup. The presented case identifies the actions
promoted in an incorporator where by means of the creation of an integrated and remote organizacional
system, the meetings between decurrent designers of the process of development of the projects had been
potential by the new interface between projects called System of Management of Archives for the Internet.
The collaborate process between designers resulted in the excellency of the construction of the product.
Key words: management, architecture, collaborate.
Do tradicional ao emergente Na segunda metade da década de 90 a Internet se tornou referência de comunicação nas várias áreas do conhecimento e particularmente no meio corporativo e acadêmico. No viés da arquitetura os paradigmas tradicionais foram gradativamente se transformando em emergentes, na medida em que a tecnologia tornou-se acessível nos escritórios de arquitetura e engenharia. Conforme a tabela 1 abaixo, Laudon cita algumas características comportamentais das empresas tradicionais e emergentes.
Tabela 1: Fonte: Laudon & Laudon, 2004: página 35.
Empresa Tradicional Empresa Emergente Burocracia Consenso Padronização dos produtos e dos serviços Massificação personalizada e qualidade Padronização dos salários Salários baseados no conhecimento agregado
aos negócios Estrutura hierárquica Descentralização e diluição da hierarquia Autoridade Gerência participativa e diluição da
autoridade Centralização Recursos descentralizados, sinergia, trabalho
em equipe Controle, planejamento e processos centralizados
Pensar globalmente e agir localmente
Ritmo “lento” Controle descentralizado
Foi um período de transformação nos procedimentos e ações da produção de projetos. O software de projeto assistido por computador (CAD) desde o início da década de 90 já vinha possibilitando imensas melhorias em qualidade em uma vasta gama de negócios. Os escritórios de arquitetura aos poucos foram migrando da prancheta aos computadores mediante a aquisição de novas estações gráficas. A equipe de arquitetos, projetistas, desenhistas e estagiários passaram a freqüentar cursos de CAD para implantação nos escritórios. O papel da Internet a partir da metade da década de 90 potencializou novas articulações além da tradicional rotina massificada pelos emails como principal agente de comunicação no momento da tecnologia de informação ao lado da telefonia móvel que também já vinha se destacando nesse período. O escritório digital segundo Laudon com uso intensivo da tecnologia de informação em empresas comerciais aliados igualmente significativa remodelagem organizacional, criou condições para um novo fenômeno da sociedade industrial. Esta nova ordem de escritório digital é aquela em que praticamente todos os relacionamentos empresariais significativos como clientes, fornecedores e funcionários são habilitados e mediados por meios tecnológicos. Os processos de negócios essenciais são realizados por meio de redes digitais que abrangem todo o escritório ou interligam vários escritórios. Qualquer informação necessária para dar suporte às principais decisões de negócios está disponível a qualquer hora e lugar, ela percebe e reage aos seus ambientes muito mais rapidamente do que os escritórios com padrões tradicionais, o que lhe dá maior flexibilidade para sobreviver em períodos sociais instáveis. Curiosamente por um bom período ainda nas reuniões entre projetistas, com intuito de sanar incompatibilidades dos seus respectivos projetos na construção de um determinado empreendimento, alguns
projetistas ainda pairavam na empresa tradicional enquanto a maioria já dispunha em seus escritórios um arsenal de computadores e profissionais cada vez mais imersos nesta nova ordem. Aspectos levantados do problema ocasionado na gestão de compatibilização de projetos O caso analisado identificou diferentes experiências profissionais dos projetistas que compunham o quadro de colaboradores da incorporadora. Notou-se que devido a interferências do fluxo das informações, os projetistas ocasionalmente não cumpriam etapas do cronograma podendo comprometer a qualidade da obra desde o projeto até sua execução. Alguns detalhes construtivos não seguiam as diretrizes do projeto arquitetônico muitas vezes devido aos limites estruturais ou falta de esclarecimento durante o processo de desenvolvimento, comuns sobreposições entre componentes hidráulicos e elétricos. As interferências entre arquitetura e estrutura foram identificadas devido a demanda de apartamentos personalizados e os cuidados exigidos relacionados ao posicionamento das prumadas procuram evitar as possíveis patologias pós-obra. Aspectos relacionados à dificuldade de manutenção de arquivos atualizados dos diversos projetos e diferentes padrões de trabalho dos projetistas, com produção tradicional e digital, a cada novo empreendimento foi perceptível a vulnerabilidade da manutenção de um padrão dos projetos durante o respectivo processo. Conseqüências resultantes dos problemas levantados A dispersão das informações documentais, o re-trabalho, a demora no processo afetaram ocasionalmente o cronograma das atividades, ocasionando o impedimento das melhorias da qualidade do projeto e de eficiência da construção. A fragmentação dos padrões por não existir um protocolo na troca das informações se concretizou nos projetos produzidos pela falta de comum padronização entre projetistas. Objetivos do Sistema de Gestão de Arquivos pela Internet O sistema proposto visa otimizar o processo de desenvolvimento colaborativo dos projetos por meio da empresa digital. A criação de um espaço virtual no servidor web para armazenamento de documentos e projetos. Esse sistema tem como objetivo facilitar a troca de informações e a comunicação entre parceiros em prazos menores e maior eficiência do processo colaborativo.
Dificuldades encontradas na elaboração do sistema web Ocorreram problemas na aceitação do novo gerenciamento de projetos devido aos projetistas estarem habituados a desenvolver suas atividades conforme seus padrões, ao parecer complexo em absorver o processo de padronização proposto neste novo sistema. A padronização na nomenclatura dos arquivos e procedimentos para upload (envio dos arquivos ao sistema web) “zipados”, ou seja, compactados gerou um certo tempo para adaptação. A referência de tempo nesse procedimento não estava clara, pois o conteúdo de informação demandava mais tempo para envio dos arquivos. Mensurar o tempo para rotina de trabalho limitava-se ao tempo dos projetistas que trocavam emails com arquivos anexados. Foi identificada a dificuldade no gerenciamento do controle da hospedagem dos arquivos atualizados devido as constantes atualizações durante as fases do processo de projeto. Os parceiros tinham a responsabilidade de preservar sempre atualizadas suas pastas no sistema conforme contrato acordado com o incorporador. Devido à falta de prática na execução das etapas para envio do arquivo ao sistema, no início, por várias vezes ocorreu o esquecimento da utilização da caixa texto para descrever a natureza do arquivo, informações essenciais para integridade da gestão. Raramente o servidor estava instável o que provocou por parte dos projetistas, contato com o gestor (coordenado de projetos) solicitando a permissão do envio de arquivos por email, procedimento inviável para o protocolo. Características da Interface Gráfica do Sistema A interface gráfica do programa de FTP (file transfer protocol) com uso do programa “FTP Commander” onde é possível visualizar o controle das duas janelas de relacionamento entre a estação local e o servidor web, ou seja, onde o sistema de arquivos se encontra hospedado. Somente o webmaster ou o gestor tem acesso a essa interface. O objetivo dessa interface é manter a integridade do sistema como um todo e atualizar a estrutura da base de informações quando for pertinente. Pode-se visualizar e verificar a integridade dos arquivos no servidor web se foram corrompidos, modificados pela codificação de conteúdo, data ou hora. O sistema estabelece um monitoramento visual das transferências dos arquivos obtendo um controle preciso de todas as rotinas para execução do FTP.
Figura 1: Interface Gráfica para Transferência de Arquivos Fonte: do autor, 2006.
Vantagens e Desvantagens dos Resultados Obtidos até o Momento O estudo de caso identificou alguns aspectos positivos na inclusão do sistema relatados como a diminuição dos erros de projeto e de compatibilização dos mesmos e a agilidade e precisão na tomada de decisão devido à visibilidade da cadeia de informações.
Figura 2: Organograma dos Modelos Tradicional e Digital Fonte: do autor, 2007.
Outro aspecto favorável foi a eliminação de agentes intermediários da origem ao destino da informação o que favoreceu a manutenção dos arquivos atualizados e a melhoria na compatibilização do projeto contribuindo na qualidade total; A elevação no padrão de comunicação a partir do GED (gestão eletrônica de documentos) resultou na concentração das informações do projeto colaborativo em único banco de dados conforme apresentado na figura 2 acima, que favoreceu o controle por parte do gestor. O GED procura reunir e organizar dados digitais por meio de acesso remoto a base de dados disponível e descentralizado para acesso e fluxo das informações dos parceiros. Também facilita a obtenção e recuperação das informações nas diversas fases do projeto mantendo o histórico e controle.
Aspectos que devem ser aprimorados no sistema Deve-se melhorar a interface gráfica possibilitando o múltiplo envio de arquivos assim como possibilitar a visualização da cadeia de projetistas simultaneamente. Com o uso do sistema foi notada a necessidade da extração de relatórios da base de dados utilizando uma interface mais amigável e a inclusão de gráficos de controle das várias fases da obra primordial no desenvolvimento do projeto colaborativo.
Figura 3: Diagrama de Fluxo das Informações no Sistema de Gestão Web Fonte: do autor, 2007.
Rotina do Sistema de Gestão Web
Figura 4: Acesso ao Sistema Fonte: do autor, 2006.
Os colaboradores (projetistas) recebem um código personalizado ao sistema composto por usuário e senha padrão onde ao primeiro acesso o sistema sugere a troca de senha. Conforme contrato com a incorporadora o projetista poderá estabelecer dois responsáveis para acesso e manutenção do conteúdo. Por se tratar de uma interface web e potencializar a implementação da segurança do sistema foi evitado um botão no site da incorporadora redirecionando a base de dados e imposto um caminho na linha http:\\ endereço web. O exemplo a seguir descreve alguns passos da rotina de trabalho gerada no processo colaborativo e o acesso foi estabelecido pelo gestor.
Figura 5: Página Principal do Sistema Fonte: do autor, 2006.
Após a digitação do usuário e senha a página principal do sistema é aberta para dar início a rotina de envio e recebimento dos arquivos. Há restrição as demais pastas dos colaboradores quanto à tentativa de remoção ou edição dos conteúdos, apenas será possível o download.
Figura 6: Ativação das Sub-Pastas
Fonte: do autor, 2006. A etapa atual identifica o acesso a pasta da coordenação dos projetos sendo possível visualizar as sub-pastas nos diversos estágios do processo de projeto. Com a sub-pasta projeto executivo aberta, a interface dispõe como informação o nome do arquivo padronizado, data e hora administrada pelo servidor no instante do armazenamento no banco de dados. Toda rotina do sistema é memorizada em uma planilha ordenada cronologicamente das ações realizadas pelos colaboradores.
Figura 7: Listagem dos Arquivos Armazenados na Sub-Pasta Ante Projeto Fonte: do autor, 2006.
A pasta da arquitetura estando aberta pode-se observar as sub-pastas contendo quatro arquivos referentes as elevações. Como já citado todo arquivo armazenado é padronizado e os critérios estabelecidos no exemplo a seguir:
Tabela 2: Padronização da Nomenclatura dos Arquivos Compactados Fonte: do autor, 2006.
Nome do arquivo: MR_ARQ_AP_12_ELEV_R04_PRINCIPAL.ZIP
composição do nome do arquivo significado
MR sigla do nome da obra ARQ tipo de projeto AP fase do projeto 12 número da folha ELEV conteúdo da folha R04 fase da revisão PRINCIPAL característica da informação gráfica
Figura 8: Visualização Botão “enviar no arquivo” Fonte: do autor, 2006.
Procedimento para o envio do arquivo da estação local de trabalho para o servidor. Ao clicar no botão “enviar novo arquivo” uma nova janela será aberta para a ação atual.
Figura 9: Escolha da Pasta e Sub-Pasta para Envio Fonte: do autor, 2006.
Equivalente ao perfil das restrições, o projetista só poderá encaminhar o conteúdo de projeto para sua pasta no servidor assim como modificar qualquer assunto pertinente ao seu espaço virtual.
A escolha da sub-pasta designará onde os arquivos serão hospedados. É procedimento notificar os colaboradores de comum interesse pelo arquivo por meio do box de seleção dos projetistas finalizando esta etapa com a descrição documental sobre o arquivo na caixa texto. A intenção é descentralizar as informações dando autonomia aos parceiros de se relacionarem entre si de forma mais consistente. Ele deixa de ser um modelo hierárquico de responsabilidade compartilhada e passa a ser colaborativo onde as ações geradas no processo são de comum interesse e manutenção da fidelidade das informações pelos parceiros. As reuniões periódicas físicas tradicionais em espaços físicos deixaram de ser constantes e se estabeleceu a troca de informações por meios virtuais agilizando tomadas de decisão. O processo se repetirá tantas vezes quantas foram na medida da necessidade de hospedagem das informações projetuais.
Figura 10: Escolha da Pasta a ser Ativa no Sistema Fonte: do autor, 2006.
Figura 11: Escolha da Sub-Pasta para Envio do Arquivo Fonte: do autor, 2006.
Referências Bibliográficas LAUDON, K.C. LAUDON, J.P. Gerenciamento de sistemas de informação, Editora LTC. Rio de Janeiro. 2001. DAFT, Richard L. Teoria e Projeto das Organizações. Editora LTC. Rio de Janeiro. 1999.
