GESTÃO EFICIENTEDE DOCUMENTOS DE OBRAS PÚBLICAS

O G U I A D E F I N I T I V O

2

Introdução•

A gestão de projetos e obras muitas vezes é considerada um desafio para as organizações. Incoerência de

informações, projetos desatualizados, falta de conhecimento para desempenhar as atividades, atrasos de

cronograma, erros de orçamento e falhas de comunicação são problemas recorrentes em projetos. E isso

acontece, também, em obras públicas.

A crescente exigência sobre os projetos, complexidade, equipes reduzidas e sem infra-estrutura são alguns

agravantes para erros na produção dos projetos.

Nesse sentido, a gestão eficiente de documentos é um desafio para o setor público, que muitas vezes não

apresenta um processo formal definido e um procedimento para gerenciamento. Isso prejudica a capacidade

de antecipar e resolver os problemas.

Por esses e outros motivos, criamos este eBook, no qual você encontrará informações sobre os desafios

enfrentados para gerenciar arquivos em obras públicas, conceitos de gerenciamento de projetos, principais

diretrizes para gestão de documentos e as principais soluções de gerenciamento de arquivos disponíveis no

mercado.

O que vocêvai ver aqui•

S U M Á R I O1. Obras públicas 04

2. O gerenciamento de projetos 07

3. Diretrizes para a gestão de documentos 12

4. Soluções disponíveis 17

Dropbox 20

Google Drive 21

OneDrive 22

BIM360 23

Construmanager 24

Autodoc 25

Projectwise 26

Trimble Connect 27

QiCloud 28

5. Considerações finais 30

Considerações sobre oconceito de obras públicas

01.

Início

Uma obra pública é um item a ser produzido, um produto, feito pelo Estado com um fim social, pertence à sociedade.

Sua construção é financiada por fundos públicos e não

tem fins lucrativos, ou seja, consiste apenas em

prestar um serviço à comunidade.

Você já deve ter ouvido falar sobre os atrasos em

obras do governo, excessos de aditivos,

paralisações, etc… Estes itens estão sempre em

discussão quando se fala deste tipo de projeto.

5Início

6

As instituições encontram dificuldades

para desenvolver uma obra dentro do

prazo, atendendo escopo e orçamento.

Um dos principais motivos encontrados

são as dificuldades em realizar o

gerenciamento com eficiência, qualidade,

custos e prazos reduzidos.

Falta de um orçamento bem detalhado,

definição do escopo, atendimento das

expectativas, problemas com arquivos

de projetos, planejamento, incoerências

nos contratos, editais e ordens de serviço,

prejudicam a tomada de decisão e

acompanhamento das atividades.

Gestores, orçamentistas e fiscais de

obra se defrontam com estes problemas

todos os dias.

Além de tudo isso, as obras públicas

precisam ser transparentes, pois utilizam

recursos públicos na sua execução. A Lei

Complementar Nº 101 pressupõe que as

ações devem ser de responsabilidade da

gestão fiscal, planejadas e transparentes,

prevenindo os riscos, cumprindo os

resultados, atendimento as receitas e

despesas. As informações são

disponibilizadas em portais do governo para

acompanhamento da sociedade, ampliando

e facilitando a visibilidade da utilização dos

recursos públicos. Isso ocorre

principalmente para atendimento à Lei de

Acesso a informação, que prevê o acesso a

estes dados.

Início

O gerenciamento de projetos

02.

Início

Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único •

Isto significa que cada item a ser desenvolvido

possui suas peculiaridades e tem um tempo pré-

determinado, ou seja, deve ter um fim.

Segundo o PMBOK,

Início

9

Gerenciar o projeto é aplicar técnicas, ferramentas, habilidades e conhecimento para atender os requisitos do projeto.

Pode acontecer de forma mais superficial,

com algum monitoramento e controle, ou

integrar todas as áreas que impactam e

interagem com o projeto. Através do

gerenciamento, é possível realizar os

processos de forma mais eficiente.

O ciclo de vida do projeto envolve etapas

do início das atividades, organização e

preparação, execução dos trabalhos e

finalização. O monitoramento e controle,

principalmente para obras públicas,

devem ser considerados com maior

relevância, pois deve-se evitar aumentos

de custo e prazo na execução.

Início

10

Segundo estudos realizados pelo Ipea,“as divergências de tempo e custo em grandes obras públicas parecem ser um fenômeno global” e o gerenciamento se torna um desafio para os gestores,principalmente por três motivos:

Os objetivos não são claros;

Não existem processos

formais de gerenciamento;

É difícil justificar e medir os

custos e os benefícios.

Início

11

Estabelecer um processo de gerenciamento e

organização das informações é fundamental

para garantir o sucesso do empreendimento,

principalmente nas fases iniciais e de

planejamento, onde se define o escopo, como

serão feitas as comunicações do projeto, sua

organização, monitoramento e controle.

No setor público, a fase de execução muitas

vezes é conduzida por uma empresa

contratada, onde o órgão apenas fiscaliza e

acompanha as atividades desenvolvidas.

Cabe a cada organização identificar os

melhores processos de gerenciamento que se

adaptem ao seus projetos, em específico,

levando em consideração seus procedimentos

internos atuais, sistemas de comunicação,

ferramentas disponíveis, capacidade da equipe

e setores de apoio. Padronizar o processo

aumenta a produtividade, melhora a qualidade

de entrega do produto e/ou serviço e obtém

maior satisfação, tornando mais eficiente a

tomada de decisão.

Estes problemas ocorrem pelas incertezas que existem nestas obras,

além do grande número de informações gerenciadas e partes

interessadas envolvidas.

Início

Diretrizes para a gestão de documentos

03.

Início

13

Gerenciar um grande número de

informações e pessoas ao mesmo

tempo em que é preciso monitorar e

controlar os processos pode ser um

grande desafio.

Agora, pense em executar tudo isso com uma equipe

reduzida, com multi-tarefas e equipamentos precários.

Este é o dia a dia de muitos órgãos públicos brasileiros.

Nem sempre será possível realizar grandes mudanças

dentro deste tipo de organização. Porém, mapear os

processos, realizar uma gestão integrada das

informações e dos arquivos já pode facilitar a

identificação dos dados, bem como a sua fiscalização e

o controle. Além disso, é possível criar processos de

aprovação dos arquivos, organizando a informação de

forma estruturada, além de montar lições aprendidas e

banco de informações com histórico de projetos.

Início

14

Boas Práticas•É importante adotar as melhores práticas para

disponibilização das informações. Praticá-las trará

uma visão mais clara do que está sendo executado.

Você pode adotar alguns procedimentos, como:

Início

Novas tecnologias•

01Informações atualizadas, disponíveis e

rastreáveis.

02Confiabilidade dos arquivos

disponibilizados.

15

Existem novas tecnologias que podem auxiliar a instituição, automatizando os processos e

eliminando possibilidades de falhas e conflitos. Estes sistemas podem proporcionar::

03Redução de erros.

04Rapidez na tomada de decisões.

Início

16

Há, ainda, a necessidade de mudar processos, identificar os pontos críticos, propor melhorias, investir em ferramentas esuperar resistências. Mas é bastante provável que essas otimizações trarão benefíciospara execução, transparência e agilidade. .

Início

Soluções disponíveis04.

Início

Existem diversas formas de se gerenciar os arquivos das suas obras, desde uma simples estrutura

de pasta em uma máquina ou servidor local, até ferramentas de nuvem que possibilitam maior

controle das informações.

O mais importante é analisar a sua organização, seus processos, desenhar seu fluxo de trabalho e verificar qual

solução se encaixa melhor às suas necessidades.

18Início

19

Utilizar as ferramentas de gestão de arquivos do projeto poderá aumentar a sua eficiência e reduzir os erros.

Elas permitem a integração dos arquivos do escritório ao

canteiro de obras, além de auxiliarem na fiscalização e na

clareza das informações apresentadas.

Você pode verificar opções de ferramentas que

gerenciam arquivos, com permissões para os

colaboradores envolvidos, controle de versão,

visualização de arquivos, sistema de aprovação, lista

mestra, controle do padrão de nomenclatura, dentre

outros, como gerenciamento de contratos, cronograma,

atividades, e muito mais.

A seguir, veja alguns dos principais recursos que

permitem o maior controle dos arquivos e facilitam o

gerenciamento do projeto:

Início

20

O Dropbox é um espaço de trabalho inteligente que reúne o conteúdo da equipe de trabalho,

diminuindo a “bagunça” nos arquivos e priorizando o que é mais importante. A ferramenta não

interfere no fluxo de trabalho e auxilia os profissionais a manterem o foco e a estarem

sincronizados com a equipe. Além disso, há a opção de conta para freelancers, pessoas físicas e

para empresas de qualquer tamanho, assim como para órgãos públicos.

Início

21

O Google Drive armazena qualquer arquivo, permitindo acessá-los em qualquer lugar. Além disso,

permite o compartilhamento de arquivos e pastas, dispondo de integrações que auxiliam na

realização das suas tarefas. Além disso, a ferramenta apresenta uma pesquisa eficiente, visualização

de diversos tipos de arquivos, tarefas offline, bate-papo, comentários e histórico de versões, além de

disponibilizar contas pessoais e profissionais.

Início

22

O OneDrive Permite acesso online ou offline aos arquivos em qualquer dispositivo, com segurança

nos dados, compartilhar e colaborar. Possui recursos avançados, como arquivos sob demanda,

digitalização de documentos e links que estão expirando, além de criar documentos com o OneDrive

e o Office 365. Dispõe, ainda, de contas Office 365 Home, Office 365 Personal, OneDrive 100 GB e

OneDrive Básico 5 GB.

Início

23

O BIM360 é um software para gerenciamento da construção. Ele conecta, organiza e otimiza seus

projetos, apoia a tomada de decisão levando a resultados mais previsíveis e lucrativos. Além disso,

ajuda a reduzir os riscos e melhora a qualidade dos processos. Por fim, centraliza as informações do

projeto em tempo real. O BIM360 possui diversos produtos, como: Docs, Build, Coordinate, Design,

Layout, Ops e possibilita integrações.

Início

24

O Construmanager é uma plataforma para gestão de projetos e colaboração. Organiza documentos e

projetos, integra workflows inteligentes e permite a informação atualizada e alinhamento entre a

equipe. Possui um módulo BI que permite análise de informações e transmissão de pacotes de

documentos, de forma simples e rápida.

Início

25

O Autodoc transforma bytes & Data em dimensões para construção. Oferece soluções de

gerenciamento de projetos, qualidade, segurança, gestão de fornecedores e controle de acesso.

O Autodoc Projetos permite a coordenação e colaboração online, mantendo os projetos atualizados,

possui upload turbo, segurança com permissões em níveis, acesso via smartphone ou tablet e

controle de cópias.

Início

26

O Projectwise permite a entrega digital de projetos e aumenta a velocidade e a qualidade da troca de

informações, aquisição e construção. A ferramenta também gerencia os entregáveis, possui recursos

para resolução de problemas e gerenciamento de dados do campo, além de dispor de dashborads

para o acompanhamento do desempenho.

.

Início

27

O Trimble Connect é uma ferramenta de colaboração que conecta a equipe aos dados no tempo

certo, auxiliando na tomada de decisão a dando eficiência ao projeto. Permite que todos tenham

uma visão geral dos projetos, até seus detalhes. Reúne tecnologia, informações e pessoas. Possui

disponibilidade de contas Personal, Business, Business Premium por projeto ou empresa e formato

mensal ou anual.

Início

28

O QiCloud é uma ferramenta de sincronização de arquivos projetada exclusivamente para a construção civil,

estruturada em obras com versionamento de arquivos, sistema de aprovação e permissões personalizadas para

cada colaborador. Trata-se de um sistema simples para utilização do usuário, que visa facilitar o acesso aos

projetos das disciplinas da obra e centralizar os arquivos, garantindo a disponibilização da última versão dos

projetos, integrados a um visualizador 3D.

Início

29

Algumas das ferramentas citadas

anteriormente disponibilizam

uma versão gratuita, que conta

com um espaço reduzido para

armazenamento de arquivo, mas

que já possibilita ao usuário testar

a solução antes da sua

contratação.

Início

30

Consideraçõesfinais•

Início

31Início

Ficou com alguma dúvida?

SOLICITAR CONTATO

Início

33

https://conceito.de/obra-publica

https://www.e-gestaopublica.com.br/gestao-de-obras-publicas-eficiente/

http://repositorio.ipea.gov.br/bitstream/11058/7692/1/td_2284.pdf

https://licitacoes.ufsc.br/files/2014/10/Monografia-sobre-o-Planejamento-de-Obras-P%C3%BAblicas.pdf

Referências•

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Referências•

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