GESTORA URBANA DE IBAGUE NIT 809.009.742-2 INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE … · 2017-01-20 · estructura del modelo estándar de control interno MECI ... Aplicación y consolidación

1

EDIFICIO CAJA AGRARIA - CARRERA 3 No 15 - 31 - PISO QUINTO – TEL: 2613578 - 2614209 – 2614838

www.gestoraurbanaibague.gov.co e-mail: [email protected]

GESTORA URBANA DE IBAGUE – NIT 809.009.742-2 INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011

Jefe de Control Interno o quien haga sus veces: Luis Fernando Rojas Castro

Periodo Evaluado : Julio 12 a Nov 11 / 2106 Fecha de Elaboración : Nov 11 de 2016

“Un funcionario es una persona que simplemente cumple sus funciones, aquella persona que

probablemente lo haga bien porque hay un manual de funciones que le dice lo que tiene que

hacer. Un servidor público es una persona que sirve, es quien está en disposición de servicio, es

quien entiende que los ciudadanos son sus jefes, que con su dinero producto de impuestos y

Arriendos, se les paga su salario” D.A.F.P.

La Gestora Urbana de Ibagué en cumplimiento de lo dispuesto en al artículo 9 de la

Ley 1474 de 2011, presenta por parte de su jefe de control interno, el informe

pormenorizado cuatrimestral, del estado de control interno de la Entidad, basándose

en tres puntos centrales: Control de Planeación y Gestión, Control de Evaluación y

Seguimiento y el eje transversal de Información y Comunicación, acorde con la

estructura del modelo estándar de control interno MECI (Decreto 943 de mayo 21

de 2014).

1. MODULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN

1.1. TALENTO HUMANO

1.1.1 Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos.

Se cuenta con Código de Ética y Valores, socializado durante el primer semestre de

2016, aun no se realiza las inducciones y reinducciones, estaban programadas para

el mes de agosto y no se han realizado.

http://www.gestoraurbanaibague.gov.co/

mailto:[email protected]

2



1.1.2 Desarrollo del Talento Humano.

En agosto se realizaron las evaluaciones al personal de planta, y las calificaciones

obtenidas por los funcionarios son:

Gerencia Recursos Inmobiliaria Jurídica Vivienda

María Otilia Rodríguez Navarro Cargo: T.A – Asistente de Gerencia Calificación: 98.35

Gloria Viviana Martínez Cargo: P. U - Tesorera Calificación: 92.03

Dumar Castillo Lozano Cargo: P. U Calificación: 95.42

Diego Leonardo Botero Díaz Cargo: P. U Calificación: 95.35

Jasón Jaramillo Gutiérrez (No se realizó evaluación, en razón a que ingreso el 28 de Julio de 2016, lo cual será evaluado para el II semestre)

Martha Cecilia Trujillo Lozano Cargo: P. U - Contadora Calificación: 93.98

Claudia Cecilia Soto Prada Cargo: T.A - Dibujante Calificación: 95.35

Liliana Marcela Roa Avilés Cargo: P. E – Talento Humano Calificación: 91.05

Blanca Nelly Sánchez Torres Cargo: T.A – Facturación Calificación: 95.63

Sonia Patricia Reinoso Vanegas Cargo: T.A – Almacenista Calificación: 94.06

Luis Alberto Suarez Guzmán Cargo: T.A – Contabilidad Calificación: 89.18



3



También se ha realizado actividades, de acuerdo al programa de bienestar y

capacitación así:

Celebración de los cumpleaños para los empleados al finalizar el respectivo

mes.

Gimnasia laboral, en una jornada a cargo de la ARL Colmena.

Curso “ISO 9001- 2015, dirigido por la Escuela de Administración Publica –

ESAP Territorial Tolima, Duración 24 Horas, 2ª Sesión el día 3 de Agosto de

2016 y 3ª Sesión el día 10 de Agosto, donde asistió todo el personal de la

Entidad.

Diplomado en Contratación Estatal dirigido por la Escuela de Administración

Publica - ESAP Territorial Tolima, Duración 80 Horas, donde asistieron los

siguientes funcionarios: Ana María Caro Zambrano, Jefe Oficina Jurídica y

de Contratación. Diego Leonardo Botero Díaz, Profesional Universitario –

Contratación. Liliana Marcela Roa Avilez, Profesional Especializado – Área

Talento Humano.

Curso Organización de Archivos y Gestión Documental, dirigido por el SENA

– Territorial Tolima, los días 24 y 31 de agosto de 2016, donde asistió todo el

personal de la Entidad.

Curso en Seguridad Social, asistió Todo el Personal

Curso en Inteligencia Financiera, asistió todo el personal de la Entidad.

Revisión del estado de la documentación del Sistema de Gestión de

Seguridad y Salud en el Trabajo, proporcionada por la el Profesional

Especializado del Área de talento Humano

Aplicación y consolidación de encuestas de perfil sociodemográfico, por la profesional especializada de talento humano a los siguientes funcionarios:

- Ana María Caro Zambrano

- Blanca Nelly Sánchez Torres

- Diego Leonardo Botero

- Mariela Vallejo Salazar

- Mirna Magaly Rincón Ruiz

- Norma Constanza Acosta Vásquez

- Heriberto Cruz Oviedo

Revisión del Plan Anual de Trabajo en SST, incluyendo las necesidades y debilidades en cada uno de sus componentes, para su posterior revisión con la Gerencia.

Recolección de información de la actividad de fumigación efectuada en el archivo central de la Entidad, proporcionada por la almacenista.



4



Actualización del plan de capacitaciones en SST, con las realizadas en la vigencia 2016.

Revisión del control del ausentismo laboral, suministrado por la Profesional especializada de TH.

Realización de la evaluación al sistema de gestión con el apoyo y

coordinación de la ARL COLMENA, dando cumplimiento al Decreto 1072 de

2015 capitulo 6 implementaciones del SG-SST.

Esta visita arrojó los siguientes resultados:

AÑO 2016

FECHA GRABADO Agt. 5-2016

PUNTAJE

ETAP

A ETAPA DE MEJORA CONTINUA % ALTO MEDI

O BAJ

O

1 Política En Seguridad Y Salud En El Trabajo 100% 100% - -

2 Organización Del Sistema De Gestión De

Seguridad Y Salud En El Trabajo 80% 80% - -

3 Planificación 80% 80% - -

4 Aplicación 75% 75% - -

5 Auditoría Y Revisión De La Alta Dirección 30% - - 30%

6 Mejoramiento 0% - - 0%

PROMEDIO 61%

Cuyas recomendaciones generales fueron las siguientes:

- Se recomienda actualizar la matriz legal con toda la normatividad vigente en

el sector y especificar el cumplimiento (Referencia documental) de cada

normatividad legal identificada en la matriz.

- Se recomienda que el plan de trabajo este alineado a los objetivos del SG

SST que establecieron en el manual y/o política SST.

-



5



- Se recomienda que el plan de capacitación se revise con la alta gerencia y el

COPASST dejando constancia de la revisión.

- Se recomienda realizar las inducciones al personal nuevo de planta y/o

contratista durante el proceso de contratación.

- Se recomienda establecer indicadores de estructura, proceso y resultado.

- Se recomienda capacitar al personal de servicios generales en riesgo

biológico de acuerdo a los controles de la matriz de peligros y evaluación de

riesgos.

- Se recomienda capacitar al personal en las diferentes áreas de trabajo sobre

los peligros/ riesgos expuestos y las medidas de intervención establecidas.

- Se recomienda una matriz técnica de EPP con especificaciones técnicas por

cargo y riesgos.

- Se recomienda establecer un programa de orden y aseo incluyendo el

manejo de la disposición de residuos sólidos (ordinarios, papel y plástico).

- Se recomienda entregar los perfiles de riesgo al proveedor que presta el

servicio de los exámenes ocupacionales para el respectivo profesiograma.

- Se recomienda análisis y tabulación de las encuestas del perfil

sociodemográfico.

- Se recomienda solicitar el informe diagnóstico de condiciones de salud al

proveedor de los exámenes ocupacionales y desarrollar actividades de

promoción y prevención conforme al informe.

- Se recomienda evaluar e incluir en el plan de emergencias.

- Se recomienda que en el alcance del procedimiento de auditorías internas se

actualice la normatividad vigente.

- Se recomienda documentar y comunicar la rendición de cuentas de las

responsabilidades del SG SST, es decir el mecanismo por medio del cual los

niveles de la organización [gerencia, líder SG SST, COPASST, comité de

convivencia laboral y trabajadores] informan sobre su desempeño.

- Se recomienda que la alta gerencia formalice la designación del responsable

del SG SST con funciones específicas y tiempo destinado para el

cumplimiento de las mismas.

Se gestionó cotización para la realización de los exámenes periódicos de los

funcionarios de la Entidad, con la empresa MEDELAB S.A.S, SORE S.A.S y

SAES P&P, la cual incluye los siguientes exámenes:

- Examen médico ocupacional periódico

- Optometría

- Perfil lipídico

- Glicemia

- Audiometría

- Espirometría



6



Se analizaron los auto reportes de condiciones de trabajo y de salud en el

puesto de trabajo, de los funcionarios:

- Claudia Soto - Diego Leonardo Botero - María Eugenia Muñoz - Mauricio Fernando Pedroza - Ana Marisa Caro Zambrano - Otilia María Rodríguez Navarro - Sonia Patricia Reinoso Vanegas - Luis Fernando Osman Cabezas

Durante el periodo, no se presentó ningún tipo de accidentalidad laboral.

Se ha desarrollado el plan de Incentivos: así:

Incentivo por antigüedad Laboral: Este tipo de incentivo, fue otorgado a

los siguientes funcionarios, por encontrarse laborando en la Entidad desde

su creación, los cuales fueron merecedores del disfrute de dos (02) días para:

Dumar Castillo Lozano, Profesional Universitario

Blanca Nelly Sánchez Torres, Técnico Administrativo – Facturación.

Incentivo al mejor funcionario Bimensual: Este tipo de incentivo fue

entregado a la señora Otilia María Rodríguez Navarro, en su calidad de

Técnico Administrativo – Asistente, dado a que es la persona que tiene primer

contacto con los usuarios y los demás funcionarios de la Entidad, además

por la personalidad que la identifica (Cordial, amable, respetuosa y alegre),

haciendo que el trabajo que desempeña genere óptimos resultados.

Incentivo a Mejor Funcionario de Atención Al Público: Este tipo de

incentivo fue otorgado al Ingeniero FERNANDO GONZALEZ ROA

identificado con cedula de ciudadanía No. 93.392.143, en su calidad de Jefe

de la Oficina de Vivienda y Proyectos Especiales, en razón a que, los

resultados de los últimos tres meses del “Registro de Atención Personalizada

de Clientes” adoptado por la Entidad, da como resultado que es el funcionario

que mayor número de usuarios atiende de manera cordial y satisfactoria.

Levantamiento de la matriz de elementos de protección personal F-GTH-004

para los cargos de Técnico documental y supervisores de espacio, enviada

por correo electrónico a la Dra. Marcela Roa para su revisión, por parte de la

Contratista encargada del SG-SST,.



7



Actualización y ajuste del Plan Anual de Trabajo vigencia 2016, con los

requerimientos de seguridad y salud. Enviado por correo electrónico a la

Profesional especializada de Talento Humano para su revisión y aprobación

por parte de la Gerencia, actividad que la realizo la Contratista encargada del

SG-SST.

Realización por parte de la Contratista encargada del SG-SST, de la visita de

inspección programada el día 14 de septiembre de 2016, en compañía del

Asesor de control interno y la asesora de planeación y SGC, en las siguientes

áreas:

- Radicación

- Cocina y baños

- Almacén

- Atención al ciudadano y facturación

- Oficina de control interno y planeación

- Oficina inmobiliaria

- Oficina de vivienda y proyectos especiales

- Oficina de recursos físicos y financieros.

- Oficina Jurídica

Levantamiento de la información en formato F-GTH-008 Visita de Inspección General de Seguridad.

Socialización de los resultados obtenidos el día 14 de septiembre de 2016

con la Gerente, Dra. María del Pilar Hurtado.

Realización de visita de inspección de seguridad programada el día 19 de

septiembre de 2016, al archivo de la Entidad con del Asesor de control

interno, la asesora de planeación y SGC y la profesional especializada de

Talento Humano. Nos acompañaron Mariela Vallejo técnico documental y

Sonia Mercedes Salamanca Osorio Contratista de la Entidad.

Resolución para adopción de la política de seguridad y salud y el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud.

Actualización de la matriz de peligros, de acuerdo a los resultados de la visita de inspección programada, realizada el 14 de septiembre de 2016.



8



Reunión del Comité Paritario de Seguridad y Salud, donde se trataron los siguientes temas.

o Socialización Matriz de peligros 2016 o Integración del plan de capacitaciones con el de seguridad y salud. o Solicitar capacitaciones de riesgo químico y biológico para la auxiliar

de servicios generales. o Solicitar capacitaciones para los brigadistas o Integración de los documentos de seguridad y salud en el SIG. o Realización de exámenes periódicos el día 27 de octubre y 2 de

noviembre de 2016. o Elección de los integrantes del COPASST y brigadas de emergencia. o Ausentismo laboral

1.2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

1.2.1 Planes y Programas.

La Entidad cuenta con los siguientes planes:

Plan Anual De Adquisiciones, publicado en la página web y en el SECOP.

Plan Anticorrupción Y De Atención Al Ciudadano 2016, al que se le realizó

seguimiento con corte a 30 de marzo, 30 de abril y 30 de agosto de 2016.

Plan De Capacitaciones, el cual se ejecuta regularmente.

Plan De Bienestar Social Estímulos E Incentivos, se ejecuta regularmente.

Plan De Acción Institucional 2016, se desarrolla deficientemente, los

informes se entregan extemporáneos y procesos como Vivienda y Proyectos

especiales, no ha presentado informes desde febrero de 2016, Inmobiliaria

presenta retraso en algunos meses, Jurídica no ha presentado el informe de

septiembre de 2016.

Plan Estratégico, se desarrolla deficientemente.

Plan de incentivos, se desarrolla regularmente.

La Entidad cuenta con los siguientes manuales y políticas:

Manual Buenas Practicas Estrategia Cero Papel

Manual Del Sistema Integrado De Gestión

Manual Plan De Acción Gobierno En Línea

Manual De Contratación



9



Manual De Funciones

Manual De Cartera

Manual De Depuración De Cartera

Políticas Contables

Política Cero Papel

Manual De Calidad

1.2.2 Modelo de Operación por Procesos.

Los compromisos se ejecutan siguiendo las políticas de operación establecidas,

mediante una estructura de procesos y procedimientos igualmente definidos en el

Sistema de Gestión.

El proceso de Direccionamiento Estratégico, para el periodo ha trabajado con las

siguientes metas, cabe destacar:

Implementación del proceso gestión de las TICS – Ley 1712 de 2014 y políticas de GEL y pagina web.

Con la vinculación del ingeniero de sistemas, se tiene adelantado esta labor,

se publica oportunamente la información en la página web:

www.gestoraurbanaibague.gov.co, a la fecha el avance es del 75%.

Aplicación del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano, el cual se publicó en la página web de la entidad, el plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, se realizó seguimiento, se está brindando atención personalizada a los ciudadanos los días martes y jueves de 2 a 5 p.m, se dispuso línea telefónica móvil y fija para la recepción de los PQRS, se está realizando la encuesta de satisfacción al ciudadano.

NOTA:

Cabe mencionar que la Gerencia ejercida por la Doctora María del Pilar

Hurtado, no trabajo de la mano con la oficina Asesora de Control Interno, fui

ignorado durante su periodo y no me dejo participar en comités, juntas,

reuniones; no conto con mis asesorías. Quise intervenir en el proceso y no

me permitió trabajar eficientemente, no acato los memorandos enviados, en

donde expongo obrar disciplinariamente a los funcionarios que no vienen

cumpliendo con su deber funcional.

En la Auditoria realizada en talento humano, en las hojas de vida de los

funcionarios vinculados existen hallazgos no solucionados.




10



Solicité grupo auditor, para desarrollar una auditoria más compleja a los

procesos judiciales y no le pareció importante, no contestó el memorando.

Solicite la revisión en la nivelación de mi cargo, pues según el acuerdo 0003

del 14 de abril de 2016 que emitió el concejo municipal, el grado 18 le

corresponde una asignación fija establecida la cual no se ajusta a lo

devengado actualmente.

Solicite verbalmente información y participación en el tema de San Gabriel y

Arrendamiento de Paraderos, al cual verbalmente me respondió que a partir

de la fecha de su posesión solamente ella se encargaría del tema, debido a

que como vengo de la administración anterior no confía en nadie. De tal modo

durante todo su periodo, exclusivamente la Gerencia, la Oficina de Vivienda

y el abogado asesor de Gerencia, se ocuparon del tema y no compartieron

información.



11



1.2.3 Estructura Organizacional

La GESTORA URBANA DE IBAGUE tiene definida su estructura organizacional de

acuerdo a lo establecido en la Resolución No.285 del 24 de Octubre de 2007, y

su manual de funciones aprobado por Resolución No.49 del 12 de Diciembre de

2014.

Se realizó un convenio con la ESAP, para el diagnóstico y reestructuración de la

Planta de Personal, a la fecha no se ha ejecutado.

Se espera modificar el manual de funciones, labor que no se ejecuta totalmente.

El organigrama de la GESTORA URBANA DE IBAGUE es el siguiente:

JUNTA DIRECTIVA

Gerencia

Oficina de Control

Interno

Oficina Planeación y del

Sistema de Gestión de

Oficina Jurídica y de

Contratación

Oficina de Recursos

Oficina Inmobiliaria

Oficina de Vivienda

y Proyectos

Tesorería

Presupuesto y

Contabilidad

Almacén

Gestión Documental

Espacio Público

Bienes Fiscales

Talento Humano



12



1.2.4 Indicadores de Gestión

Se establecieron 15 Indicadores, a los que se les hará seguimiento trimestral,

semestral y anual, de acuerdo a su periodicidad. A continuación relaciono por

proceso los indicadores de la entidad para la vigencia 2016.

No. PROCESO NOMBRE DEL INDICADOR

1Cumplimiento Plan Estrategico

(Efectividad)

2 Cumplimiento de Indicadores (Efectividad)

3 Auditorias Internas (Eficacia)

4Evaluaciòn el Sistema Integrado de Gestiòn

(Eficiencia)

5 Atencion al Ciudadano Tramites a Peticiones, Sugerencias, Quejas

y Reclamos (Eficacia)

6 Presupuesto (Eficacia)

7 Razon Corriente (Eficacia)

8 Capacitaciones Recurso Humano (Eficacia)

9 Gestiòn Documental Transferencias Documentales (Eficacia)

10Actualizacion Predios de la G.U

(Efectividad)

11 Convenios de Pago (Eficacia)

12 Formulaciòn de proyectos (Eficiencia)

13 Ejecuciòn Proyectos (Eficiencia)

14Atender los Procesos Judiciales en Tèrmino

(Efectividad)

15 Tramites Derechos de Petición (Eficacia)

GESTORA URBANA DE IBAGUE

MATRIZ DE INDICADORES 2016

Inmobiliaria

Direccionamiento de la Entidad

Recursos Físicos y Financieros

Gestiòn Talento Humano

Gestión Jurídica

Evaluacion Control y Mejora

Vivienda y Proyectos Especiales



13



ANALISIS GENERAL DE LOS INDICADORES

Los 15 indicadores presentados se clasifican así:

2 Indicadores son de una periodicidad Anual.

6 indicadores son de periodo Semestral.

7 indicadores son de periodo trimestral.

Se cumplió con siete indicadores.

No se cumplió con seis indicadores.

Se hace necesario fortalecer los controles en todos los procesos y

procedimientos para que esta herramienta prevenga y contribuya al logro de

los objetivos propuestos.

Capacitar y sensibilizar al personal a cargo de los diferentes procesos, sobre

la importancia de la matriz de Indicadores a efecto de minimizar los riesgos

que puedan afectar el desarrollo de los procedimientos y poder alcanzar los

objetivos y metas trazadas.

Se recomienda elaborar, presentar e implementar un plan de mejoramiento

que permita avanzar y corregir en las dificultades que retrasan la operatividad

de los diferentes procedimientos para poder cumplir con los objetivos de la

Entidad.

1.2.5 Políticas de Operación

La Entidad cuenta con Planes de Acción y Plan Indicativo, que son los lineamientos

para el desarrollo de las actividades que debe realizar la Gestora Urbana, en

procura de brindarles al ciudadano e Ibagué desarrollo social.

Se cuenta con buzón de PQRS, disponible para la ciudadanía en general. Las

quejas que se reciben se les dan el respectivo trámite en pro de la mejora continua.



14



1.3. ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LOS PROCESOS.

En la vigencia 2016, se revisaron y actualización de los mapas de riesgos de la

Entidad, por parte de los jefes de proceso, por la Oficina Asesora de Planeación y

Control Interno.

Falta mayor fortalecimiento y seguimiento a las políticas de administración del

riesgo, para estructurar aún más los criterios orientadores en la toma de decisiones

al interior de la entidad.

Con corte a junio 30 de 2016, se presentó el informe de riesgos, el Contexto

Estratégico de la Gestora Urbana, refleja las condiciones y aspectos Externos e

Internos que rodean a la entidad y pueden afectar el logro de los Objetivos y Metas

de los Procesos.

Para el seguimiento que realiza la Oficina de Control Interno, al Cumplimiento de

los mecanismos de Control propuestos en el Mapa de Riesgos por Procesos, se

evidenció que parte de estas acciones no tienen soporte de cumplimiento, y en otras

no es clara la efectividad de las mismas.

En total son treinta los riesgos institucionales que se han clasificado así:

Como se observa en el anterior cuadro, la Entidad no contaba con riesgos bajos,

ahora podemos apreciar que se han podido minimizar siete riesgos extremos y se

han moderado tres riesgos altos.

Aun así los riesgos que están en una zona extrema y alta que se deben minimizar

son:

Clase de Riesgo Evaluacion Inicial Evaluacion Final

Riesgos Bajos 0 7

Riesgos Moderados 1 4

Riesgos Altos 10 7

Riesgos Extremos 19 12

Total Riesgos 30 30



15



1. Pérdida de imagen institucional. 2. Desinterés en atender solicitudes de los clientes tanto internos como

externos. 3. Perdida de Información 4. Prescripción de la acción de cobro persuasivo 5. No dar respuesta en el término a los requerimientos. 6. Falta de medios tecnológicos. 7. No dar respuesta en el término a las actuaciones judiciales, administrativas

y derechos de petición. 8. Carencia de recurso humano 9. Invasión de bienes inmuebles 10. Iliquidez en la cuenta de fondos comunes

Por lo anterior, los procesos deben realizar esfuerzos para seguir minimizando los

riesgos, debemos hacer campañas de identificación, socialización y prevención de

riesgos al interior de la entidad.



16



2. MODULO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

2.1. AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL.

F-ECM-015

V-00

F.A: 17/12/2014

No. Val.

1 3

2 3

3 3

4 2

5 4

6 3

7 3

8 3

9 3

10 3

11 3

12 3

13 3

14 3

15 3

Numero de Participacion % Participacion

0 No sabe 0 0.0%

1 No se cumple 0 0.0%

2 Se cumple insatisfactoriamente 1 6.7%

3 Se cumple aceptablemente 13 86.7%

4 Se cumple en alto grado 1 6.7%

5 Se cumple plenamente 0 0.0%

TOTAL 100%

Objetivo: Determinar si las actividades contenidas en los procesos se ejecutan de manera efectiva en

cumplimiento de los objetivos y metas institucionales.

Calificacion

Los medios de comunicación contribuyen a la retroalimentación para el

mejoramiento continuo.

DETALLE

El Sistema Integrado de Información permite conocer si se cumplen los

objetivos y metas institucionales

Las actividades que conforman los procesos de la entidad, están plenamente

identificadas.

ENCUESTA

AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL

La entidad cuenta con mecanismos de comunicación para llegar a las partes

interesadas.

La vinculación de los servidores corresponde a los requerimientos de los

empleos.

Las funciones se realizan en cumplimiento al manual de funciones y

competencias

El proceso de Inducción permite la adaptación e integración del nuevo servidor

público a la cultura organizacional.

Con la reinducción se cumple el propósito de cambio de actitud de los

funcionarios hacia la entidad y reorientar la integración a la cultura

organizacional

Conozco la misión y la visión de la entidad.

Se realizaron encuestas o reunión con los funcionarias para conocer las

necesidades de capacitación.

Conozco las competencias y funciones asignadas a la entidad por la

Constitución y la Ley.

La políticas de información han contribuido al fortalecimiento de la imagen

institucional.

Los planes, programas y proyectos se han ejecutado de acuerdo con el

presupuesto y tiempo asignado.

Los objetivos institucionales están orientados al deber ser de la entidad.

Cuenta la entidad con acciones tendientes a prevenir, eliminar o mitigar los

riesgos, que puedan afectar los procesos y por ende al logro de los objetivos

institucionales.



17



2.2. AUDITORIA INTERNA

Al cierre de la vigencia se realizaron nueve (9) auditorías internas, con las cuales se

entablaron planes de Mejoramiento. El principal hallazgo es por no cumplir con los

procedimientos, pues las actividades no se realizan de acuerdo al procedimiento y

no se registran las actividades en los respectivos formatos, también se resalta el

incumplimiento a la entrega de informes, la no respuesta oportuna a las peticiones

y la falta de actualización en las TRD y arreglo del archivo ubicado en el Andrés

López.

2.3. PLANES DE MEJORAMIENTO

La Contraloría Municipal de Ibagué, realizó Auditoria a los Estados Financieros y la

Contratación 2015, se evaluó el plan de mejoramiento 2014 el cual no se cumplió,

la calificación obtenida alcanzó un 36%, razón por la cual las metas no cumplidas

se incorporarán en el nuevo plan.

Los hallazgos encontrados producto de la Auditoría realizada de la vigencia 2015

fueron 25, se presentó la respectiva controversia, poco satisfactoria para la

Contraloría Municipal o presuntamente no revisada ni tenida en cuenta, mediante

RE-01881 recibido de la Contraloría Municipal el 08 Julio de 2016, aprobaron el plan

de mejoramiento, el cual mediante memorando 47 la oficina de Control Interno,

distribuyó a los líderes de proceso para su respectivo conocimiento y ejecución.

La oficina de Control Interno, ha enviado memorandos a las respectivas áreas,

solicitando soportes que garanticen el cumplimiento, empezó a realizar actas para

verificar el cumplimiento a las metas, y aun no se consolida un informe satisfactorio.

EJE TRANSVERSAL : INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

A partir de la ley 1712 de 2014, la entidad adopto las recomendaciones de la ley,

pero para su implementación, se recibió capacitación por parte de la Procuraduría

Provincial para el diligenciamiento de la matriz recibida y su posterior publicación en

la página web. Junto al Ingeniero de Sistemas se ha consolidado la información para

ser publicada y que sea conocida por la ciudadanía.

Se reporta todos los informes de manera oportuna y real a los diferentes entes de

control.



18



RECOMENDACIONES DE LA OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO

Trabajar en los indicadores, para medir el comportamiento de la gestión aún

no se consolidan como herramientas claves para mediciones oportunas y

alarmas tempranas, que en la práctica ayuden a la toma de decisiones.

Se observa que algunos de los controles establecidos para el manejo de los

riesgos identificados en los procesos, no siempre se aplican de la forma

adecuada. Para garantizar la operatividad de los controles, y evitar la

materialización de los riesgos; es necesario además de fortalecer el

seguimiento oportuno a los riesgos de los procesos, realizar actividades de

socialización y capacitación, especialmente cuando se actualizan los mapas

de riesgos dando a conocer de forma inmediata los cambios incorporados, y

reforzando la importancia de los seguimientos y aplicación de controles por

parte de los líderes e integrantes de los procesos.

Se observan temas como el caso de actualización de las tablas de retención

documental, aun no se consolidan ni socializan.

Los PQRS, no se contestan de manera oportuna, mensualmente se envía

memorando recordando la obligación que tienen los funcionarios de dar

respuesta oportuna, mediante memorando 44 del 20 de junio de 2016 y

memorando 72 del 6 de octubre de 2016, la oficina de control interno solicitó

a la Gerencia, Jefe Jurídica y la jefe de Recursos, iniciar las acciones

disciplinarias por incumplimiento a la contestación oportuna de los PQRS.

Recomendación al área de contratación y proyectos para la liquidación de los

contratos de vigencias anteriores.

Sensibilizar a los funcionarios para que trabajen y cumplan los planes de

mejoramiento.

Revisar y modificar los procedimientos, indicadores y manual de funciones

para ser socializados conforme a los cambios organizacionales de la entidad.

Se debe adquirir sede propia y mobiliario.

Se deben realizar capacitaciones acordes a los cargos y funciones

desempeñadas socializándose con todo el personal de la entidad.



19



Se debe seguir incentivando a los funcionarios para el mejoramiento del clima laboral.

En cada proceso, revisar y buscar nuevos riesgos con el objetivo de mitigarlo,

reducirlo y eliminarlo.

Sensibilizar sobre el rol que cumplen los servidores públicos en el desarrollo

de sus funciones.

Continuar con la jurisdicción coactiva.

Crear y fortalecer el área de cartera de la entidad.

Poner a funcionar el parqueadero público de la entidad, se compró hace

más de un año, y aun no funciona.

Promover el total cumplimiento del objeto social de la entidad como

herramienta efectiva y eficaz para el desarrollo de la ciudad.

Falta la Revisión de los cánones de arrendamiento, Aun no se tiene definido

el procedimiento exacto para el reajuste.

Falta Adquirir un nuevo Software de gestión documental, por falta de

recursos no se ha logrado mejorar el sistema actual.

Realizar gestión para el arrendamiento del parqueadero del centro comercial

Andrés López, se recuperó hace 4 meses, está desocupado, a la fecha no se

recibe dinero, ni se tiene un plan de arrendamiento.

Recuperar el funcionamiento de los comités internos, la Gerencia de la

entidad, cerró sus puertas y únicamente se limitó a trabajar con la oficina de

vivienda, no existen actas de comités directivos.

Revisar el tema de la contratación por servicios, la entidad cuenta con once

(11) abogados, distribuidos por todas las áreas, no están centralizados,

también hay seis (6) arquitectos, que para los pocos proyectos que se tienen

es un número muy desproporcionado.

La auditoría realizada al proceso de Talento Humano, genero una tabla con

varias inquietudes, respecto a la incorporación de los funcionarios, hay



20



personal que presuntamente no cumple con su perfil y fue contratado, a la

fecha no responden el memorando que reitere.

Organizar el archivo de la entidad, especialmente el ubicado en el centro

comercial Andrés López, contratar los arreglos y enviar personal para que

adelante trabajo.

Exigir que los jefes de proceso, logren hacer gestión suficiente para cumplir

con el plan de mejoramiento de la Contraloría Municipal, que se vence en

gran parte, el 31 de diciembre de 2016.

Exigir que los jefes de proceso, logren hacer gestión suficiente para cumplir

con el plan de mejoramiento interno, que se vence el 30 de noviembre de

2016.

Cordialmente,

FERNANDO ROJAS CASTRO Asesor de C.I



Documents

GESTORA URBANA DE IBAGUE NIT 809.009.742-2 INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE … · 2017-01-20 · estructura del modelo estándar de control interno MECI ... Aplicación y consolidación