gic_metodologia_Gestao_doc.pdf

METODOLOGIA PARA GESTÃO CORPORATIVA DE DOCUMENTOS

Maio 2010

Sumário de Informações do Documento

Tipo do Documento: Roteiro

Título do Documento: Metodologia Gestão Documental

Elaborador: Elisabeth Hoffmann

PalavrasChaves: GESTÃO, METODOLOGIA, INFORMAÇÃO

Resumo: Documento que descreve a metodologia para o Processo de Gestão Corporativa de Documentos e Sistema Documentador .

Número de páginas: 85

Software utilizados: OpenOffice

Versão Data Mudanças

1.0 27/02/2008 Elaboração, por Elisabeth Hoffmann

1.1 02/06/2008 Complementos e inclusões de anexos, por Elisabeth Hoffmann

1.2 04/08/2008 Revisão por Elisabeth Hoffmann

1.3 14/11/2008 Complemento dos itens: 1.2, 2.11, 3.3, 3.4, 3.6.1, 3.9 e supressão de parágrafo no item 4.1.1, inclusão dos itens 6, 7 e 8. Revisão ortográfica por Elisabeth Hoffmann

1.4 12/12/2008 Inclusão de texto nos itens 6 e 6.2 e revisões textuais sem impacto na estrutura e conteúdo das informações, .por Elisabeth Hoffmann

1.5 16/04/2009 Revisões diversas Inclusão do item 3.12.1 Formatos de Arquivos Digitais para Preservação e Acesso utilizando Software Livre, p2347 do autor Leslie Halley Watter (GIC) – alterado por Elisabeth Hoffmann

1.6 10/05/2010 Repassado o item 3.12.1 Formatos de arquivos, para a seção Anexos, evidenciando que o estudo é apenas uma referência e que deve ser considerado juntamente com a Resolução 31 de 28 de abril de 2010 alterado por Elisabeth Hoffmann

SUMÁRIOINTRODUÇÃO.......................................................................................................................................................5

GESTÃO CORPORATIVA DE DOCUMENTOS..............................................................................................6

1 MÉTODOS PARA GESTÃO.............................................................................................................................6

1.1 CONSIDERAÇÕES GERAIS..............................................................................................................................61.2 EQUIPE TÉCNICA.........................................................................................................................................61.3 ESTRATÉGIAS PARA O DESENVOLVIMENTO DE UM PROGRAMA PARA GESTÃO CORPORATIVA DE DOCUMENTOS.................8

2 INSTRUMENTOS DA GESTÃO CORPORATIVA DE DOCUMENTOS..................................................9

2.1 DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO..........................................................................................................................92.2 DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO CONVENCIONAL......................................................................................................92.3 DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL.................................................................................................................92.4 DIAGNÓSTICO/INVENTÁRIO DOCUMENTAL..........................................................................................................92.5 CLASSIFICAÇÃO........................................................................................................................................102.6 CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO.........................................................................................................................102.7 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS...............................................................................................102.8 LEVANTAMENTO QUANTITATIVO...................................................................................................................132.9 MAPEAMENTO E ANÁLISE DE PROCESSOS ......................................................................................................132.10 TABELAS DE TAXONOMIA.........................................................................................................................132.11 “FOLKSONOMIA” ....................................................................................................................................13

3 ATIVIDADES PARA A GESTÃO CORPORATIVA DE DOCUMENTOS...............................................14

3.1 ELABORAÇÃO DO PROJETO..........................................................................................................................143.2 APROVAÇÃO DO PROJETO...........................................................................................................................143.3 INSTITUIÇÃO DA CSA................................................................................................................................143.3.1 PROCEDIMENTOS....................................................................................................................................143.4 ELABORAÇÃO/ADOÇÃO DAS TABELAS DE CLASSIFICAÇÃO E TEMPORALIDADE.........................................................143.5 APOIO INSTITUCIONAL E DIVULGAÇÃO...........................................................................................................153. 6 DIAGNÓSTICO/INVENTÁRIO.........................................................................................................................153.6.1 PROCEDIMENTOS....................................................................................................................................163.6.1.1 RECOMENDAÇÕES GERAIS.....................................................................................................................163.7 CLASSIFICAÇÃO E TEMPORALIDADE DOS DOCUMENTOS.....................................................................................193.8 ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS EM SUPORTE PAPEL.....................................................................................203.9 ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS.....................................................................................................................213.10 TRANSFERÊNCIA.....................................................................................................................................223.11 RECOLHIMENTO......................................................................................................................................223.12 PRESERVAÇÃO........................................................................................................................................224 TRABALHO DE CONVERSÃO DE SUPORTE DA DOCUMENTAÇÃO..............................................234.1 ANÁLISE INICIAL DOS DOCUMENTOS ..............................................................................................................234.1.1 MICROFILMAGEM...................................................................................................................................244.1.1.1 MÉTODOS PARA DECISÃO......................................................................................................................244.1.2 PARA DIGITALIZAÇÃO..............................................................................................................................244.1.2.1 MÉTODOS PARA DECISÃO......................................................................................................................24

5 INFRA-ESTRUTURA TECNOLÓGICA - AUTOMAÇÃO ........................................................................26

5.1 UTILIZAÇÃO DE TECNOLOGIAS BASEADAS ECM (ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT)..........................................265.1.1 ANÁLISE DA TECNOLOGIA A SER ADOTADA..................................................................................................265.1.3 ATIVIDADES .........................................................................................................................................28

6 SISTEMA DOCUMENTADOR.......................................................................................................................29

6.2 PAPÉIS E RESPONSABILIDADES.....................................................................................................................316.3 . ACESSO AO DOCUMENTADOR....................................................................................................................336.3.1 MODO DE ACESSO.................................................................................................................................336.3.1.1 ACESSO PÚBLICO................................................................................................................................33

7 ARQUITETURA................................................................................................................................................34

REFERÊNCIAS....................................................................................................................................................35

GLOSSÁRIO.........................................................................................................................................................37

ANEXOS................................................................................................................................................................40

ANEXO I................................................................................................................................................................40

MODELO DE FORMULÁRIO PARA DIAGNÓSTICO DO ACERVO ACUMULADO.............................40

ANEXO II..............................................................................................................................................................41

MODELO DE FORMULÁRIO PARA DIAGNÓSTICO DO ARQUIVO CORRENTE – DOCUMENTOS PRODUZIDOS...........................................................................................................................................41

ANEXO III.............................................................................................................................................................42

MODELO DE FORMULÁRIO PARA DIAGNÓSTICO DO ARQUIVO CORRENTE – DOCUMENTOS RECEBIDOS.............................................................................................................................................42

ANEXO IV.............................................................................................................................................................43

MODELO DE ETIQUETA PADRÃO........................................................................................................43

ANEXO V..............................................................................................................................................................44

MODELO LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS..............................................................44

ANEXO VI.............................................................................................................................................................45

MODELO - EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO............................................................................45

ANEXO VII...........................................................................................................................................................46

MODELO - TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS................................................................46

ANEXO VIII..........................................................................................................................................................47

MODELO RELAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA OU RECOLHIMENTO....................................................47

ANEXO IX.............................................................................................................................................................48

MODELO - DESIGNAÇÃO DA COMISSÃO SETORIAL DE AVALIAÇÃO...........................................48

ANEXO X - LEGISLAÇÃO................................................................................................................................49

INSTRUÇÃO NORMATIVA N.º 2, DE 19 DE MAIO DE 2004.................................................................49RESOLUÇÃO Nº 25, DE 27 DE ABRIL DE 2007..................................................................................................................................................................57RESOLUÇÃO N. 31, DE 28 DE ABRIL DE 2010......................................................................................60ANEXO XI – ESTUDO CELEPAR - FORMATOS DE ARQUIVOS DIGITAIS PARA PRESERVAÇÃO E ACESSO UTILIZANDO SOFTWARE LIVRE...........................................................................................................................................61

• DOCUMENTOS DE ESCRITÓRIO – EDITÁVEIS...............................................................................................62• DOCUMENTOS DE ESCRITÓRIO – NÃO EDITÁVEIS .......................................................................................66• IMAGEM – ALTA RESOLUÇÃO..................................................................................................................69• IMAGEM – USO COTIDIANO....................................................................................................................71• ÁUDIO – PROFISSIONAL ........................................................................................................................76• VÍDEO ..............................................................................................................................................78• DESENHO ARQUITETÔNICO......................................................................................................82

5

INTRODUÇÃO

A principal fonte de informação da Administração Pública está nos documentos. Com a

explosão de tecnologia de informação apresentada nas últimas décadas, podemos verificar que

apesar das empresas estarem repletas de dados registrados em documentos, existe uma grande

lacuna pendente de solução em relação a gestão da informação. A Gestão Corporativa de

Documentos tem como objetivo propiciar um arcabouço de informações seguras que

possibilitem reuso e gestão do ciclo de vida. O volume dos acervos em papel acumulado nos

órgãos públicos, que já é imenso, tende a aumentar e este aumento é ainda maior quando se

fala em arquivos digitais, o que gera custos de armazenamento, obsolescência rápida e

impossibilidade de acesso . A descentralização da guarda dos acervos traz perda de

informações e segurança questionável. Gerir um acervo é um trabalho maior que somente

guardar arquivos em um repositório, é um trabalho onde os procedimentos corretos eliminan

ou preservan de acordo com o ciclo de vida do documento previamente estudado e definido

por pessoas especialistas.

Quando se trata de tecnologia de suporte, Gestão Corporativa de Documentos é a expressão

encontrada para traduzir o ECM – Enterprise Content Management, definido pela AIIM

Association for Information and Image Management como: “as tecnologias, ferramentas e

métodos usados para captar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuir conteúdo pela

empresa. No nível mais elementar, as ferramentas e estratégias de ECM permitem o

gerenciamento de informação nãoestruturada de uma organização, enquanto aquela

informação existir”.

Neste documento é apresentada uma forma de metodologia genérica para promover a Gestão

dos Documentos em instituições diversas, visando definir caminhos efetivos, porém seu foco

principal é apontado para órgãos da administração direta e indireta do Poder Executivo do

Estado do Paraná .

CELEPAR GIC – GERÊNCIA DE INOVAÇÃO CORPORATIVA

6

GESTÃO CORPORATIVA DE DOCUMENTOS

1 MÉTODOS PARA GESTÃO

Considerase gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas

referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e

intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. (Lei

Federal n.º 8159, de 8 de janeiro de 1991, art. 3.º e Decreto estadual n.º 48.897/2004, art. 8.º)

1.1 Considerações Gerais

O trabalho de Gestão Documental é essencialmente participativo, sendo necessária a

integração dos responsáveis pela coordenação do trabalho e pelas áreas produtoras e

acumuladoras de documentos. Os conceitos e ferramentas adotadas devem fazer parte do

cotidiano de todos os profissionais envolvidos na construção do acervo documental, sendo

imprescindível o apoio das Diretorias e Gerências para um trabalho de sucesso.

Quando se pretende informatizar, além de um grupo de funcionários preparados e

empenhados em realizar uma efetiva Gestão Corporativa de Documentos, é preciso, antes de

qualquer ação, pensar numa forma de organização. De nada adianta informatizar um sistema

desorganizado. É imprescindível avaliar como as diversas áreas da instituição estão

organizadas, quais os tipos de arquivos já existentes, qual o volume de documentos, o que está

em papel, o que é eletrônico e qual a tendência de produção de novos arquivos.

A partir do resultado do levantamento é imprescindível que a instituição normatize a

produção e guarda de arquivos. As normas e procedimentos relacionadas a produção, guarda,

conservação e forma de gestão dos documentos devem ser claras e conhecidas por todos os

funcionários.

1.2 Equipe técnica

O conjunto de pessoas que estão diretamente envolvidas com o uso diário da documentação,

desde a sua produção até a sua eliminação ou guarda permanente, deve ter plena consciência


7

de suas responsabilidades, fazendo com que suas atitudes espelhem uma gestão documental

eficaz. Uma das maiores dificuldades encontradas em se implantar um programa de gestão

documental eficiente, encontrase nas resistências as mudanças de hábitos e costumes antigos.

Para a Administração Direta e Indireta do Poder Executivo do Estado do Paraná é exigido,

instituir junto aos órgãos do Poder Executivo do Estado, com supervisão do DEAP –

Departamento Estadual de Arquivo Público, a CSA Comissão Setorial de Avaliação,

conforme segue:

● DECRETO 2866 de 22 de abril de 2004

art. 2º É de responsabilidade dos Secretários de Estado no âmbito da administração

direta e indireta do Poder Executivo do Estado do Paraná, constituir Comissões

Setoriais de Avaliação de Documentos – CSA, responsáveis pela orientação e

realização do processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e

recebida, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda intermediária ou

permanente e a eliminação dos destituídos de valor administrativo legal ou histórico.

● RESOLUÇÃO 3.107 de 25 de setembro de 1995:

art. 6 Instituir junto aos Órgãos Secundários, com supervisão do Departamento

Estadual de Arquivo Público DEAP, Comissões Setoriais de Avaliação para

promover e acompanhar o processo de avaliação dos documentos, bem como

normatizar a produção, trâmite e arquivamento nos arquivos setoriais e gerais, com o

objetivo de racionalizar e controlar a produção de documentos normalizando o fluxo

documental.

art. 7. A comissão setorial de avaliação de Documentos – CSA será constituída por

até 7 (sete) Membros, sendo:

I. 4 (quatro) representantes com conhecimento técnico e administrativo do Órgão

um deles podendo ser Coordenador;

II. 1 (um) representante da Assessoria Jurídica do Órgão;

III. 2 (dois) representantes do DEAP.


8

Parágrafo 1 Cada membro terá um suplente.

Parágrafo 2 Os membros referidos nos incisos I, II, III, serão designados pelos

respectivos Secretários de Estado.

1.3 Estratégias para o Desenvolvimento de um Programa para Gestão Corporativa de Documentos

● Elaborar um projeto correlacionando a Gestão Corporativa de Documentos com a

missão da instituição; estabelecendo metas, objetivos, etapas realistíticas e viáveis. O

projeto deve garantir as disponibilidades de recursos necessários (pessoal, instalações,

provisões e verbas) e estabelecer critérios pelos quais possa ser avaliado.

Após a elaboração e aprovação pela Diretoria da instituição, o projeto inicial de

Gestão Corporativa de Documentos (que leva em consideração as tarefas de:

Construção/adoção do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade dos

Documentos, incluindo Levantamento Quantitativo da massa documental e o

Mapeamento dos Processos relacionados aos documentos), deverá ser encaminhado

aos gerentes das áreas ou responsáveis e aos seus superiores imediatos, com o intuito

de sensibilizálos e conscientizálos da necessidade de apoiarem o trabalho e para

fortalecer o relacionamento com as áreas envolvidas.

● O Coordenador da CSA deverá promover reuniões com o pessoal das áreas produtoras

de documentos relativos às atividades onde o trabalho será executado, a fim de

oferecer informações a respeito da importância da gestão documental, da legislação

que dispõe sobre documentos públicos e sobre a metodologia a ser adotada no projeto.

● Instituir Grupos de Trabalho, designados pelos responsáveis das áreas envolvidas, para

auxiliar na identificação e análise dos tipos documentais relacionados às atividades da

instituição.


9

2 INSTRUMENTOS DA GESTÃO CORPORATIVA DE DOCUMENTOS

Os instrumentos da Gestão Corporativa de Documentos estão intimamente ligados, pois é do

inventário/diagnóstico dos documentos que são extraídos os dados para a montagem: dos

tipos documentais, do código de Classificação e da Tabela de Temporalidade. A Tabela de

Temporalidade irá se utilizar dos tipos documentais e do código de Classificação.

2.1 Documento Arquivístico

Documento produzido e/ou recebido por uma pessoa física ou jurídica, no decorrer das suas

atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado de organicidade .

* Organicidade, ou relação orgânica, no conceito de documento arquivístico é uma

característica do documento arquivístico, que expressa as relações que este mantém com os

demais documentos do órgão ou entidade e que refletem suas funções e atividades. Os

documentos arquivísticos não são coletados artificialmente, mas estão ligados uns aos outros

por um elo que se materializa no plano de classificação, o qual os contextualiza no conjunto a

que pertencem. Os documentos arquivísticos apresentam um conjunto de relações que devem

ser mantidas (CTDE, 2008).

2.2 Documento arquivístico convencional

É um documento arquivístico produzido, tramitado e armazenado em formato não digital. São

exemplos de documentos arquivísticos convencionais os registrados em papel, pergaminho,

película, fita audiomagnética, fita videomagnética, dentre outros (CTDE, 2008).

2.3 Documento arquivístico digital

É um documento arquivístico codificado em dígitos binários, produzido, tramitado e

armazenado por sistema computacional. Podem se apresentar em formato digital, textos,

imagens fixas, imagens em movimento, gravações sonoras, mensagens de correio eletrônico,

páginas web, bases de dados (CTDE, 2008).

2.4 Diagnóstico/Inventário documental

Analise e descrição criteriosa de documentos pertencentes as áreas. É um trabalho a ser


10

realizado, utilizando as tabelas de Classificação e Temporalidade quando já existentes, ou

ainda, poderá ser o produto deste trabalho que irá fornecer os dados para a criação das tabelas.

2.5 Classificação

Análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a

qual sejam recuperados, podendoselhes atribuir códigos. (CTDE, 2008)

2.6 Código de Classificação

Conjunto de símbolos, normalmente letras e/ou números, derivado de um plano de

classificação (CTDE,2008).

O Código de Classificação de Documentos de Arquivo é um instrumento de trabalho utilizado

nos arquivos correntes setoriais para classificar todo e qualquer documento produzido ou

recebido por determinado órgão no exercício de suas atividades e funções .

Existem vários métodos de classificação de documentos, no Paraná, o Departamento Estadual

de Arquivo Público, adotou o método duplex onde a relação de hierarquia entre as classes de

assuntos é indicada pelos traçosdeunião. Assim, quanto maior o número de dígitos

separados, cada um, por um traçodeunião, maior sua subordinação ao dígito único (sem

traçodeunião) correspondente.

Em outras palavras, classificamse os documentos em classes e subclasses de assuntos,

sempre do geral para o particular, distribuídas hierarquicamente de acordo com as atividades e

funções do órgão. Cada classe ou subclasse de assunto possui um código numérico

correspondente.

2.7 Tabela de Temporalidade de Documentos

É o instrumento resultante da avaliação documental, aprovado por autoridade competente, que

define prazos de guarda e a destinação de cada série documental. (Decreto nº48.897/2004,

artigo 19).

A Tabela de Temporalidade de Documentos – TTD, é o registro esquemático do ciclo de vida

dos documentos produzidos e recebidos por um órgão, determinando os prazos de guarda


11

desses no Arquivo Corrente, transferência para o Arquivo Intermediário, eliminação ou

recolhimento para o Arquivo Permanente.

A Tabela deve ser desenvolvida com base na legislação e na análise do conjunto documental

inventariado, devendo ser preparada através da avaliação e classificação dos tipos das

informações produzidas por área (exemplo: informação: sem interesse, potencial, mínima,

crítica, de sobrevivência da empresa). Este trabalho deve ser executado por técnicos

capacitados e em empresas públicas, no Estado do Paraná, deve ter a participação do CSA –

Comissão Setorial de Avaliação.

As tabelas são compostas de itens de guarda já definidos em lei, como por exemplo: os

documentos da área de Recursos Humanos, que possuem legislação, e itens em que não

existe referência específica para a determinação do seu ciclo de vida, precisando de um

grupo de técnicos da área que efetuem o diagnóstico/inventário para elencar os documentos

existentes e submetam a uma comissão a definição do tempo necessário para a guarda dos

grupos e tipos documentais elencandoos em uma tabela de classificação. Ao final do trabalho

de elaboração, a tabela de temporalidade deverá ser aprovada por parte de autoridade

competente.

De acordo com a Resolução nº 14 de 24 de outubro de 2001, utilizase em Instituições

públicas, a Tabela de Temporalidade do CONARQ. Esta tabela serve de subsídio ao

estabelecimento de prazos de guarda e destinação para os documentos da administração

pública, observando os princípios da teoria das três idades(*). A aplicação da tabela deverá

estar condicionada à aprovação por instituição arquivística pública na sua específica esfera de

competência, portanto no Paraná, a Resolução n. 3.107, de 25 de setembro de 1995 Define o

Departamento Estadual de Arquivo Público como órgão central da organização de arquivos.

As empresas públicas do Paraná devem seguir o Decreto 2.866, de 22 de abril de 2004,

observando especialmente o artigo 2. parágrafos 1o., 2o. e 3o. que referemse a

obrigatoriedade de uso da Tabela de Temporalidade de Documentos para atividademeio

elaborada pelo DEAP Departamento Estadual de Arquivo Público do Paraná e define as

responsabilidades pela atividade de elaboração das tabelas de temporalidade das atividades

fim de cada órgão, como segue:


12

Decreto 2.866, de 22 de abril de 2004, art. 2o.:

§ 1º Os documentos relativos às atividadesmeio deverão ser selecionados pelas

respectivas Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos dos órgãos e entidades

geradores dos arquivos, obedecendo os prazos de guarda e destinação estabelecidos na

Tabela de Temporalidade de Documentos relativos às atividadesmeio da

Administração Pública do Estado do Paraná.

§ 2° Os documentos relativos às atividadesmeio, não constantes da Tabela referida no

§ 1° deste artigo, deverão ser avaliados e selecionados pelas Comissões Setoriais de

Avaliação de Documentos dos órgãos e entidades geradores dos arquivos, devendo os

prazos de guarda e destinação, daí decorrentes, ser aprovados pelo Departamento

Estadual de Arquivo Público – DEAP.

§ 3º Os documentos relativos às atividadesfim deverão ser avaliados e selecionados

pelos órgãos e entidades geradores dos arquivos, devendo as tabelas de temporalidade

elaboradas pelas Comissões mencionadas no caput deste artigo, ser aprovadas pelo

Departamento Estadual de Arquivo Público – DEAP, para posterior publicação.

As tabelas de Classificação e Temporalidade do DEAP, podem ser encontradas no site http://

www.pr.gov.br/arquivopublico/.

Para empresas privadas, a elaboração de um plano de classificação é essencialmente

fundamentado na necessidade do tipo da massa documental. Essa necessidade definirá o

método mais eficiente de classificação: por assunto, espécie, tipologia. Em alguns casos,

determinadas instituições que possuem os mesmos tipos documentais, poderão adotar tabelas

de outras adaptandoas apenas no que for necessário, porém é preciso antes analisar o tipo

documental e avaliar a possibilidade e custo relacionado ao benefício da adaptação.

(*) TEORIA DAS TRES IDADES : Princípio em que todo documento orgânico tem um ciclo

de vida. Também é feita uma associação com sua frequência de uso. Logo que nasce há uma

grande quantidade de acessos à informações registrada, no seu período intermediário a uma

queda considerável no uso e no último estágio de vida o seu uso é muito pequeno.

Em outras palavras, no que se trata de teoria, o clico de vida dos documentos é definido em

CORRENTE, INTERMEDIÁRIO e PERMANENTE.


13

2.8 Levantamento Quantitativo

Levantamento de dados, que consiste em conhecer qual o volume documentos existente na

instituição e qual o suporte em que se encontra: papel, eletrônico etc.

As informações produzidas neste levantamento serão importantes para o dimensionamento do

trabalho e serão utilizadas, também, no momento de decidir pela digitalização,

microfilmagem, automatização, infraestrutura tecnológica e locais físicos de guarda.

2.9 Mapeamento e Análise de Processos

É a análise da situação de fluxos de informação atual da empresa e a proposição de novos

fluxos organizacionais, objetivando identificar passos desnecessários, otimizar processos e

procurar a automatização através de um Workflow integrado a um sistema de repositório.

2.10 Tabelas de Taxonomia

Desenvolvimento da Taxonomia (tabela para construção de vocabulário de termos) para fins

corporativos. Taxonomia é definida como “a organização peculiar de um conjunto de

informação para um propósito particular. A organização em taxonomia depende de técnicas

responsáveis por nomear repositórios, classificar e organizar informações relevantes”

(Figueiredo, Saulo Porfírio).

2.11 “Folksonomia”

O termo “folksonomia”, cunhado por Thomas Vander Wall, é a junção da palavra inglesa

“folks” (para determinar comunidades) e “taxonomia” (a ciência de classificar), formando

algo como “classificação do povo”. Os sistemas de tags formam também uma rede social de

informações, onde é feita a busca pelos usuários, através das relações formadas entre a

informação em si e suas tags (marcadores) relacionadas (Zanetti, 2008).

Através de tags, o usuário pode recuperar informações e compartilhálas. Pode visualizar as

tags de outros usuários, assim como identificar o grau de popularidade de cada tag no

sistema, e acessar as informações relacionadas.


14

3 ATIVIDADES PARA A GESTÃO CORPORATIVA DE DOCUMENTOS

3.1 Elaboração do Projeto

Os responsáveis por coordenar o projeto de Gestão Corporativa de Documentos deverão

elaborar um documento evidenciando o escopo de abrangência, mapeando a existência de

documentos arquisvísticos convencionais e digitais, necessidade ou não de procedimentos de

microfilmagem e digitalização, estimando volume e propondo solução a partir da análise do

contexto e recursos da instituição.

3.2 Aprovação do Projeto

O projeto deverá ser submetido a aprovação da Diretoria da Instituição.

3.3 Instituição da CSA

Nas empresa públicas do Paraná, após a aprovação do projeto deverá ser instituída a

Comissão Setorial de Avaliação, conforme a Resolução 3.107 de 25 de setembro de 1995

art. 7, I, II, II. (conforme citados no item 1.2 Equipe Técnica).

3.3.1 Procedimentos

Os órgãos do Poder Executivo do Estado do Paraná, administração direta e indireta, deverão

entrar em contato com o DEAP – Departamento Estadual de Arquivo Público, através de e

mail, comunicando oficialmente a intenção de criar a Comissão Setorial de Avaliação. O

DEAP irá designar dois membros da SEAP – Secretaria de Estado da Administração e da

Previdência, através de uma resolução, conforme modelo apresentado no anexo IX. O órgão

solicitante deverá elaborar sua resolução designando os membros citados na Resolução 3.107

de 25 de setembro de 1995 – art. 7, II e III.

Os membros da CSA irão reunirse periodicamente para definir, orientar e aprovar todos os

procedimentos relativos a Gestão Corporativa de Documentos daquele órgão.

3.4 Elaboração/adoção das Tabelas de Classificação e Temporalidade

As instituições privadas deverão reunir suas comissões para tratar da elaboração e escolha do

método em que vão constituir suas tabelas de classificação e temporalidade.


15

Nos órgãos pertencentes a esfera de governo do poder executivo do Paraná, as tabelas de

classificação e temporalidade a serem utilizadas para classificar e definir o ciclo de vida dos

documentos das atividadesmeio foram definidas pelo DEAP, conforme o Decreto 2.866, de

22 de abril de 2004 art. 2o. par. 1o. a 3o. As instituições poderão solicitar a alteração da tabela

das atividadesmeio aumentando o prazo de guarda ou incluindo itens, porém não poderão

alterála sem a autorização prévia da CSA e anuência do DEAP.

Para as atividadesfim, cada órgão será responsável pela elaboração de sua tabela, vinculada a

Tabela de Temporalidade, devendo haver a participação da CSA na elaboração das tabelas.

(Decreto 2.866, de 22 de abril de 2004 art. 2o. par. 1o. a 3o.).

Desta forma, no Paraná, procedese da seguinte forma: O DEAP Departamento

Estadual de Arquivo Público deverá aprovar a inclusão de itens nas Tabela de

Temporalidade, atividademeio e/ou fim e elaboração da Tabela de Temporalidade das

atividadesfim dos órgãos do Poder Executivo do Estado do Paraná, administração

direta e indireta.

3.5 Apoio Institucional e Divulgação

Após a aprovação do projeto pela Diretoria da instituição, é recomendável promover eventos

de apresentação ao corpo funcional e responsáveis pelas áreas produtoras de documentos,

evidenciando a importância e finalidade do trabalho a ser realizado, bem como, o cronograma

previsto para a realização de treinamento.

3. 6 Diagnóstico/Inventário

O responsável pela área produtora de documentos deve designar ao menos um técnico com

conhecimento sobre produção de documentos para realizar as atividades do Programa de

Gestão Corporativa de Documentos.

O inventário será iniciado, a partir do diagnóstico de todos os documentos da área, levando

em conta as relações hierárquicas existentes e a fonte de onde vem as informações. Este

técnico irá contar com a orientação da CSA Comissão Setorial de Avaliação (empresas

públicas) ou equipe designada por autoridade competente (empresas privadas).


16

A CSA (empresas públicas), ou equipe designada (em empresas privadas), deverá orientar os

integrantes das áreas, deixandoos cientes da importância do Programa de Gestão Corporativa

de Documentos, seus objetivos, procedimentos e significado do inventário, prestando suporte

a problemas que venham a ser detectados.

Quanto a polêmica sobre a decisão de quais documentos digitais irão participar do trabalho de

gestão, segundo a Resolução n.20 de 16/07/04, art. 1 esclarece que: 'Os órgãos e entidades

integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) deverão identificar, dentre as

informações e os documentos produzidos, recebidos ou armazenados em meio digital,

aqueles considerados arquivísticos para que sejam contemplados pelo programa de gestão

arquivística de documentos', sendo portanto, no Paraná, mais uma atribuição da CSA.

3.6.1 Procedimentos

As empresas públicas, deverão seguir os procedimentos definidos no Manual de Gestão de

Documentos do Estado do Paraná. As recomendações apresentadas neste documento,

procuram sintetizar e contextualizar de maneira genérica o processo a ser seguido.

3.6.1.1 Recomendações Gerais

1) Cada técnico designado pela área para efetivar o diagnóstico/inventário, deverá:

● Conhecer as peculiaridades do órgão ou área. Sabendo qual o sistema de arquivos: possíveis classificações especiais, arquivo central em área separada para cada unidade ou departamento. Conhecer como são identificadas as pastas e procedimentos para cada modalidade de tarefa.

● Relacionar os documentos da área – o DEAP – Departamento Estadual de Arquivo Público do Paraná, oferece modelos de formulários para Diagnóstico de arquivo Acumulado e Corrente, conforme Anexos I, II e III.

● Identificar todos os documentos que, do ponto de vista arquivistico, não se consideram como tal. Os mais comuns de serem encontrados são os seguintes:

● Cópias de correspondência, conservadas somente para facilitar a gestão;

● Cópias para facilitar trâmite;


17

● Cópias duplicadas incluídas em uma mesma pasta;

● Manuais e instruções fora de uso;

● Materiais de atividades alheios a atividade fim da instituição, normalmente programas de natureza social já inativos;

● Folhas ou anotações anexas a documentação. Conservar somente as que incluem alguma informação adicional relevante;

● Rascunhos de trabalho, correspondência e informes;

● Notações de transmissão de documentos;

● Circulares, comunicações, folhetos, catálogos, publicações de distribuição e similares recebidas de outras instituições, publicas ou privadas e que não requerem que se tome alguma ação;

● Correspondências e outros tipos de documentos cuja utilidade administrativa seja de curto prazo e que, uma vez cumprida sua finalidade, não tem valor para ser conservado.

● No caso de cópias, podem considerarse documentos os que cumprem uma função auxiliar permanente, porém em geral, as cópias múltiplas de um só documento não se consideram documentos.

2) Dados básicos a serem observados no inventário:

● Informações sobre a área e os técnicos envolvidos:● Nome da área● Nome do departamento, se for o caso● Nome e cargo do responsável pela área● Nome e cargo do técnico que irá prestar suporte ao programa de Gestão de

Documentos● Nome e cargo do técnico que irá fazer o inventário.● Tipo de Documento

● Volume – Sugestões para cálculo:

Quando se tratar de papel seria em metros lineares, tendo como base o

comprimento das prateleiras das estantes e/ou a profundidade das gavetas dos

arquivos, como segue:

Prateleira – multiplicase a medida encontrada, pelo número de prateleiras por

estante, em seguida, pelo número de estantes ocupadas. Ex.: uma prateleira = 1

metro linear uma estante com 10 prateleiras = 10 metros lineares


18

Arquivo de aço – multiplicase a medida encontrada pelo número de arquivos

encontrados. Ex.: uma gaveta = 0,60 cm de profundidade um arquivo com 4

gavetas = 2,40 metros lineares .

No caso de documentação acumulada em pilhas, calculase a metragem cúbica

(comprimento X altura X largura) das pilhas de documentos, seguida da

conversão da medida encontrada em metros lineares. Podese simplificar,

considerar a mesma altura da pilha dos documentos em metros lineares. Ex:

uma pilha de documentos de 1 metro de altura = 1 metro linear.

Para documentos eletrônicos Em geral uma página de texto contém 2.500

caracteres (incluindo espaços, acentuação e outros sinais de controle) e uma

página com imagem possui 450.000 caracteres gráficos (denominados pixels).

Estas medidas são amplamente aceitas como regra geral para o cálculo do

número de páginas de uma dada publicação.

Obs.: O levantamento do volume dados para documentos eletrônicos deve

considerar a rápida obsolescência da informação.

3) É recomendável que, além dos dados para preenchimento do Formulário Modelo (anexos I,

II e III), o técnico da área, obtenha as seguintes informações sobre a documentação:

● Nome da série;

● Descrição – dados suficientes para que se conheça o conteúdo genérico;

● Nome da área a que pertence o documento;

● Período em que compreende cada série, às vezes apenas o ano é suficiente, porém em casos como o das atas, por exemplo, é interessante conhecer a que período pertence;

● Ordenação das séries, por exemplo: alfabética, por temas, cronológica, por número de comprovante, por número de contratos e outros. Se não houver uma ordenação possível deverá constar no inventário;

● Freqüência em que é consultada e natureza da consulta;

● Detectar material duplicado que não cumpre nenhum propósito;

● Condição física em que se encontra a documentação;


19

● Verificar documentos eletrônicos e que também se encontram em suporte papel;

● Anotar o local em que está guardado o documento eletrônico; (estação de trabalho,

rede...)

● Verificar o meio físico em que o documento eletrônico foi armazenado; (servidor,

disquete, dvd....)

● Acumulação anual – uma cifra estimativa é suficiente para o momento do estudo da

temporalidade;

● Verificar se existe alguma documentação que faz referência a outra;

● Verificar se existem restrições de segurança e privacidade na consulta.

3.7 Classificação e Temporalidade dos Documentos

A classificação da atividade corrente deve ser realizada pelos técnicos que conheçam a

estrutura e funcionamento do órgão ou determinada área, dependendo da abrangência do

projeto. Os encarregados das atividades de recebimento, registro, expedição, bem como do

controle da tramitação e arquivamento dos documentos deverão executar o trabalho, de

acordo com os seguintes itens:

● receber o documento para registro e classificação;

● analisar o conteúdo dos documentos verificando a existência ou não de antecedentes e,

em caso afirmativo, colocar junto.

● determinar o assunto do documento através da leitura e escolher o código numérico

que o representa de acordo com o Código de Classificação de Documentos de

Arquivo. (Administração Pública do Estado do Paraná, utilizar tabelas para

classificar e definir o ciclo de vida dos documentos das atividades, conforme o

Decreto 2.866, de 22 de abril de 2004 art. 2o. par. 1o. a 3o.);

● anotar a lápis no canto superior direito do documento, o código numérico atribuído ao

assunto;


20

● Quando o documento estiver acompanhado de anexo(s), este(s) deverá(ão) receber o

código correspondente ao documento;

● Proceder ou encaminhar arquivamento junto ao setor competente.

3.8 Arquivamento de Documentos em Suporte Papel

● O arquivamento deve considerar a Instrução Normativa N. 2, de 19 de maio de 2004 e o Manual de Gestão de Documentos do Estado do Paraná.

● É recomendável que durante o manuseio dos documentos sejam usados: luvas, máscara, avental e touca.

● Proceder o arquivamento ou guarda de material considerado documento, em local específico para tal. Deve haver um tratamento diferenciado para guarda de documentos que possuem prazo de retenção curto da guarda de documentação considerada de retenção permanente. Este procedimento possibilita economia de espaço e diminuição dos custos de armazenamento.

● O local de guarda dos documentos deverá ser planejado, levando em consideração fatores como: possibilidade de higienização periódica, exclusivo para a guarda de documentos, livre de umidade/climatização, iluminação, mobiliário adequado e utilização de materiais de boa qualidade.

● Durante o arquivamento é recomendável proceder a limpeza dos documentos eliminado, pó, clips de metal, evitar uso de grampeadores, barbantes, fitas adesivas, enfim, evitar o uso de materiais que possam trazer danos, com o passar dos anos, como ferrugem e deteriorização, estando atento principalmente a documentos de guarda permanente.

● Ao arquivar o documento na pasta (arquivo setorial), verificar a existência de antecedentes na mesma pasta e agrupar aqueles que tratam do mesmo assunto, por consequência, o mesmo código.

● Ordenar os documentos que não possuem antecedentes de acordo com a ordem estabelecida – cronológica, alfabética, geográfica, verificando a existência de cópias e eliminandoas. Caso não exista original e/ou seja necessário é recomendável guardar a cópia.

● Arquivar o anexo do documento, quando volumoso, em caixa ou pasta apropriada, identificando externamente o seu conteúdo e registrando a sua localização no documento.

● O código de classificação deve ser aposto nas pastas suspensas ou caixas e devese


21

arquivar na sequência dos códigos atribuídos, usando uma pasta para cada código, evitando a classificação 'diversos'. Ao arquivar completar a pasta ou caixa anotar na etiqueta as datas para a contagem da temporalidade.

● Para as caixas arquivo é recomendável utilizar a Etiqueta padrão definida pelo DEAP, conforme anexo IV.

3.9 Eliminação de Documentos

● É importante que as áreas promovam a eliminação de documentos em intervalos regulares, especialmente para a documentação que sofre maior acumulo de volume. Esta prática é indispensável para bom programa de Gestão de Documentos. Deve haver um planejamento para que a CSA possa reunirse em determinados períodos do ano, visando analisar a Listagem de Eliminação de Documentos e aprovar os itens a serem descartados.

● Para empresas públicas, a eliminação é definida após análise da CSA Comissão Setorial de Avaliação, que julga os valores primário e secundário segundo critérios definidos na Tabela de Temporalidade.Segundo a Resolução Federal n. 7, de 20/05/1997, definida pelo CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos, o registro dos documentos a serem eliminados deverá ser efetuado por meio dos seguintes instrumentos, que são de guarda permanente:

● Listagem de Eliminação de Documentos – Tem por objetivo registrar informações pertinentes aos documentos a serem eliminados (Modelo conforme anexo V).

● Edital de Ciência de Eliminação de Documentos. Tem por objetivo tornar público, em periódicos oficiais, o ato de eliminação dos acervos arquivísticos. O modelo do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, baseiase na Resolução Federal n. 5, de 30/09/1996, definida pelo CONARQ. (Modelo conforme Anexo VI).

● No Paraná, em empresas públicas, a CSA, formada conforme a Resolução 3.107, art

7º, deverá analisar a listagem de eliminação e somente depois de aprovada, deverá ser

publicada em Diário Oficial (art 10, Resolução 3.107/95).

● A eliminação deverá ocorrer através de destruição segura e inspecionada por um

técnico da área produtora dos documentos e somente após prescrito o prazo de trinta

dias da data da publicação do edital.

● Os procedimentos de eliminação valem não apenas para os arquivos em suporte papel,

mas também para os arquivos em meio eletrônico.


22

3.10 Transferência

O procedimento de transferência visa racionalizar o uso de espaços físicos. As transferências

de documentos do arquivo corrente, geral, intermediário e DEAP (Paraná), deverão seguir os

prazos de arquivamento definidos na Tabela de Temporalidade.

Sempre que houver a transferência do arquivo corrente para o geral ou intermediário deverá

ser elaborada a Listagem de Transferência. (Modelo conforme Anexo VII).

Sempre que houver transferência de arquivos para o DEAP é necessário seguir os

procedimentos definidos na Instrução Normativa N. 2, de 19 de maio de 2004 – que

estabelece os procedimentos para a entrada de acervos arquivísticos no Departamento

Estadual de Arquivo Público – DEAP, conforme anexo X.

3.11 Recolhimento

Os documentos que possuem valor secundário, após cumprirem os prazos de arquivamento

nos setores e arquivos intermediários dos órgãos ou entidades do Poder Executivo do Estado

do Paraná, serão recolhidos à Divisão de Documentação Permanente do DEAP, seguindo os

procedimentos previstos na Instrução Normativa n.2/2004. Utilizandose a Relação de

Recolhimento, conforme modelo anexo VIII.

3.12 Preservação

A forma de preservação deverá ser analisada com o auxilio da CSA, considerando o suporte

em que se apresenta o documento: filme, papel, eletrônico, ou outros.

Para os documentos que se encontram em suporte papel, será necessário identificar quais

serão preservados e qual melhor forma de preservação, avaliando o crescimento do acervo e

formas de criação de arquivos futuros, levando em consideração alguns fatores:

● Características funcionais da documentação, isto é: quem gera e com que propósito;● Significado e qualidade das informações da documentação;● Relação da documentação com outros documentos;● Potencial de uso da documentação para fins acadêmicos, administrativos, legais ou


23

financeiros;● Custo de preservação da documentação, medido em relação ao benefício de preservar

informações.

Os documentos a serem preservados poderão se beneficiar das técnicas de microfilmagem,

digitalização e assinatura digital.

Para tomar decisões quanto a melhor técnica a ser utilizada é necessário levar em

consideração a legislação pertinente e necessidades futuras de comprovação legal (desta

matéria tratam: A Resolução no. 31, de 28 de abril de 2010 (Anexo X), a lei 5.433 de

08/05/1968, medida provisória 2.2002 de 24/08/2001, lei 11.419 de 19/12/2006, lei 5.869,

de 11/01/1973 e o projeto de lei n. 146 de 22/03/2007). A partir da análise legal, avaliar

quais os originais serão preservados, qual a quantidade e forma de organização do espaço

físico para o armazenamento em quem irá executar, considerando a RESOLUÇÃO Nº 6, DE

15 DE MAIO DE 1997 que dispõe sobre diretrizes quanto à terceirização de serviços

arquivísticos públicos.

Obs.: Em 2009, a GIC Gerência de Inovação Corporativa – fez um estudo sobre formatos de

arquivos para preservação com foco em software livre (vide anexo XI), porém em conjunto

com este documento deve ser considerada a Resolução n. 31 de 28 de abril de 2010 que

disciplina e recomenda padrões técnicos e metodologia adequados à digitalização de acervos

convencionais de valor permanente (Anexo XI).

4 TRABALHO DE CONVERSÃO DE SUPORTE DA DOCUMENTAÇÃO

4.1 Análise inicial dos documentos

Estabelecer critérios para digitalização ou microfilmagem dos documentos que se encontram

em suporte papel, identificando:

● legislação pertinente;● a quantidade de documentos;● os tipos de documentos a serem tratados;● condições em que se encontram os documentos; ● periodicidade da digitalização ou microfilmagem; ● responsável pela digitalização ou microfilmagem;● terceirização – se for o caso, quais etapas do trabalho serão terceirizadas.


24

4.1.1 Microfilmagem

A microfilmagem é um sistema de gerenciamento e preservação de informações, mediante a

captação das imagens de documentos por processo fotográfico sendo juridicamente amparada.

(lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá

outras providências)

4.1.1.1 Métodos para decisão

Cada instituição deve avaliar suas próprias necessidades e analisar a legislação pertinente,

desenvolvendo seus planos e projeto de trabalho. As instituições públicas podem contar com

a participação da CSA (Comissão Setorial de Avaliação), instituída no Projeto de Gestão

Corporativa de Documentos.

4.1.2 Para Digitalização

Processo de conversão de dados constantes em suporte analógico (papel) para o suporte

digital.

Atenção: ao adotar medidas de digitalização de acervos arquivísticos de sua unidade ou órgão

público, não é permitido eliminar os documentos convencionais (papel, fitas cassete, VHS,

etc) sem antes, consultar a legislação pertinente e obter autorização da Comissão Setorial de

Avaliação ou a Comissão Central de Avaliação de Documentos do SIARQ.

4.1.2.1 Métodos para decisão

Caso a instituição não possua, uma equipe responsável pela Gestão dos Documentos, será necessário constituir grupo de estudo para:

● Avaliar as necessidades da instituição e legislação pertinente● Avaliar a quantidade, utilizando equivalência por metro linear● Avaliar média mensal de crescimento e consulta● Identificar localização geográfica das consultas● Consultar o mercado para verificar possíveis software e Hardware

● Escolher software Software deverá ser escolhido dependendo do tipo de documento (imagem, texto...)

● Escolher o Hardware o hardware deverá ser escolhido de acordo com


25

o volume, a média mensal de crescimento de documentos e de consulta● Visitar instituições – poderão ser promovidas visitas as instituições com

experiência em Gestão de documentos, conhecendo métodos e equipamentos utilizados.


26

5 INFRAESTRUTURA TECNOLÓGICA AUTOMAÇÃO

Em todas as fases do trabalho de Gestão Corporativa de Documentos, os responsáveis

poderão ser apoiados por sistemas ou pequenos aplicativos que os auxiliem em

levantamentos, pesquisas, tabulações, construção de tabelas, etc, porém para capturar,

gerenciar, armazenar e distribuir documentos é imprescindível a adoção de um sistema

robusto que apoie este trabalho.

5.1 Utilização de Tecnologias baseadas ECM (Enterprise Content Management)

5.1.1 Análise da Tecnologia a ser Adotada

A possibilidade de controlar e gerenciar documentos tornase hoje uma necessidade

estratégica para a competitividade. Capturar, gerenciar, processar, armazenar, e distribuir

documentos de maneira eficiente possibilita às empresas tornarem os seus negócios aptos às

rápidas mudanças de mercado, aos mesmo tempo que aumenta a produtividade e reduz custos.

Sistemas ECM (Enterprise Content Management) oferecem os recursos necessários ao

gerenciamento do ciclo de vida de um documento num ambiente colaborativo, sendo

necessário avaliar alguns aspectos técnicos, como:

● Diagnóstico – entrevistas e análise de processos

● Especificação de requisitos para o sistema de GED/ECM

● Elaboração de tabelas de apoio e definição de Índices

● Decisão pela aquisição ou construção do Sistema

● Definição de novos fluxos e rotinas de trabalho

● Implantação do GED

● Digitalização de documentos

● Microfilmagem de documentos

● Definição de tecnologia para compressão de arquivos – normas definindo qual extensão mais viável a ser utilizada pelo tipo de documento.

● Definição de Infraestrutura de servidores (Prover infraestrutura de servidores e rede para guarda e tráfego das informações)

● Levantamento de volume de dados X infraestrutura necessária● Levantamento do número de usuários por área


27

● Levantamento do número de usuários simultâneos

● Planos para riscos de contingências – Documentação da ferramenta de GED/ECM Backup/Guarda

● Capacitação das equipes em serviço

● Controle de Qualidade

5.1.2 Requisitos para o Software a serem analisadas:

● Considerar Resolução Nº 20, de 16 de julho de 2004 Publicada no DOU de

19.07.2004 e Resolução nº 25, de 27 de abril de 2007 (anexo X).

● Gerenciamento: O sistema ECM deve ser capaz de gerenciar qualquer formato

eletrônico, incluindo diferentes formatos de imagens, textos, documentos compostos,

arquivos eletrônicos, áudio digital, vídeos etc.

● Armazenamento: Um sistema ECM deve suportar, idealmente, tanto o arquivamento

offline, quanto o online, em diferentes mídias de armazenamento.

● Recuperação: O sistema deve permitir que os documentos armazenados sejam

recuperados a partir de um conjunto de atributos previamente definidos (metadados),

mas também deve suportar a recuperação através de palavras e frases contidos nos

documentos. A pesquisa deve ser realizada de forma unificada, de modo que os

documentos sejam acessados, recuperados, e visualizados independente do local de

armazenamento;

● Intercâmbio: Visando o intercâmbio de documentos entre a empresa e entidades sem

acesso ao sistema ECM, o mesmo deve permitir o acesso a aplicações de terceiros,

permitindo que os documentos sejam extraídos em seu formato nativo, e transportados

como desejado;

● Workflow Fluxo de Trabalho.

● Internet: Todas as funcionalidades de um sistema ECM, devem estar disponíveis via

Web.


28

● Categorização de Documentos

● Tabelas de Temporalidade

● Níveis de Segurança

● Base de Informações e Conhecimentos da Instituição.

5.1.3 Atividades

Elaborar um plano de trabalho e identificar se o trabalho será de contratação/aquisição de uma

solução de software analisando todos os requisitos a serem atendidos ou se a instituição irá

construir uma solução própria. Esta decisão deverá ser respaldada por autoridade competente,

pois qualquer que seja, irá implicar em atender as formalidades previstas na instituição.

Constituir grupo de trabalho operacional e técnico para:

● Definir plano para migração dos documentos eletrônicos e carga dos documentos

digitalizados Estabelecer um plano de migração para os documentos eletrônicos já

existentes para o sistema de GED/ECM. Avaliar a possibilidade e custo/benefício em

automatizar a migração ou executála manualmente, levando em consideração a

necessidade de cadastrar os metadados/propriedades dos documentos para que a

recuperação se torne mais efetiva.

● Definir plano de trabalho para gestão efetiva, para a manutenção das tabelas e

manutenção do acervo armazenado no sistema.

● Definir plano para garantir que os formatos (extensões de arquivos) em que o

documento foi salvo, possibilitarão sua abertura e acesso futuro.

● Definir um plano de capacitação – Todos os usuários deverão ser treinados e entender

a importância do uso do software conhecendo todas as suas funcionalidades.


29

6 SISTEMA DOCUMENTADOR

O sistema Documentador foi projetado e construído inicialmente para prover solução de

Gestão de Documentos interna a CELEPAR. Com o avanço dos estudos na área de Gestão

Corporativa de Documentos, a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados

de Gestão Arquivísticas – eARQ Brasil e o reconhecimento do potencial da ferramenta,

identificouse a oportunidade de evoluir o trabalho a ponto de prover uma solução única para

os arquivos setoriais do Estado do Paraná. Seu foco de evolução é o controle completo do

ciclo de vida dos documentos, desde a captura até a destinação final, seguindo os

procedimentos da gestão arquivística de documentos.

A CELEPAR implantou pilotos na área de Documentação de Sistemas e GIC – Gerência de

Inovação Corporativa, coordenados pela GIC. A GAD – Gerência Administrativa,

responsável pela implantação da Gestão de Documentos na CELEPAR deverá proceder a

implantação nas demais áreas da empresa.

Atualmente a CELEPAR participa como membro da Comissão eARQ Paraná, coordenada

pelo DEAP – Departamento Estadual de Arquivo Público. Neste fórum serão identificados

requisitos que irão balizar a evolução do Documentador como sistema único de suporte a

Gestão Corporativa de Documentos a ser utilizada no Estado, de acordo com a legislação

pertinente.

6.1 Funcionalidades

As funcionalidades do 'Documentador' foram implantadas a partir de um sistema de

repositório central que facilita a recuperação e consulta, controla o ciclo de vida dos

documentos e oferece a possibilidade de configurar metadados que melhor identificam a

massa documental a ser resguardada. Contempla também um sistema de Workflow (trâmites

de documentos) de utilidade genérica em que cada área tem a prerrogativa de criar seu próprio

processo de fluxo para trâmite de documentos. O objetivo é facilitar a gestão dos documentos

de toda a corporação, pela centralização das informações armazenadas em local único, porém

acessíveis através da internet em qualquer lugar em que o usuário se encontre.


30

As funcionalidades atuais da aplicação são basicamente:

● Gerenciamento de conteúdos estruturados e nãoestruturados;

● Trâmite de documentos configurável conforme necessidade fim, possibilitando definir

regras para trâmites, deixando registrado em base única todas as ocorrências

relacionadas ao processo definido. Todas as solicitações poderão, ou não, conter

documentos anexos. Os anexos podem ser documentos já existentes no acervo, sendo

apenas referenciados na solicitação, através de um botão específico que dispara esta

ação, ou diretamente enviados pelo usuário, anexando um arquivo físico. As

configurações dos trâmites, solicitadas pelas áreas usuárias deverão ser feitas pelo

Administrador do sistema Documentador. O processo de trâmite, depois de

configurado fica registrado no sistema e poderá ser utilizado sempre que necessário.

Por exemplo, um trâmite pode ser utilizado para enviar documentos ao responsável

pela publicação no repositório.

● Fichas contendo propriedades (metadados) configuráveis conforme necessidade fim;

● Cadastramento de documentos ;

● Classificação dos documentos através de uma tabela incorporada ao repositório

através de uma estrutura hierárquica e vinculada as propriedades necessárias para

definir o ciclo de vida dos documentos;

● Controle de temporalidade através da classificação de documentos. Esta

funcionalidade permite a configuração dos intervalos de tempos e evidenciam o ciclo de

vida dos documentos.

● Disponibilização de documentos de forma não autenticada. Permite o acesso dos

documentos que oferecem permissão pública, pelos usuários não autenticados no

sistema;

● Trilha de auditoria para documentos. Registra as transações efetuadas com os

documentos;

● Segurança Restrição de acesso ao sistema e aos conteúdos ;

● Estruturação hierárquica dos conteúdos, dentro do conceito de pastas e arquivos;


31

● Armazenando qualquer formato de arquivo

● Descartes de documentos - o item publicado por engano e descartado pelo usuário,

deverá ter uma justificativa, podendo ser resgatado pelo usuário, por prazo definido no

sistema. Vencido o prazo o Gestor deverá fazer a analise sobre o motivo do descarte,

podendo eliminá-lo ou torná-lo novamente parte do acervo.

● Controle de versionamento de documentos. A funcionalidade de versionamento,

impede que outros usuários procedam qualquer ação em relação ao documento até que

seja liberado/ devolvido ao repositório pelo usuário que o retirou para versionar. A

opção de versionamento é mais indicada para arquivos de documentos, porém é

possível versionar também uma determinada pasta, caso o usuário queira manter um

histórico sobre mudanças ocorridas nos metadados das pastas. Quando uma ficha for

versionada, serão guardados apenas os históricos de seus metadados e não a estrutura

contida nos itens subordinados;

● Pesquisa de documentos com busca interna de textos. Esta funcionalidade possibilita a

busca de palavras registradas nos metadados (propriedades cadastradas para o

documento) ou ainda, efetua busca interna ao texto anexado. Caso o arquivo anexado

seja uma imagem a busca se dará apenas pelos metadados registrados, neste caso, o

sucesso da recuperação dependerá da qualidade de informações registradas nos

metadados.

6.2 Papéis e Responsabilidades

Para que o sistema Documentador possa cumprir seu objetivo é necessária a existência de

três diferentes classes de usuário que desempenham certos papéis. Estes papéis são propostos,

como descrito a seguir:


32


33

6.3 . Acesso ao Documentador

O sistema Documentador possui uma instância de acesso via internet através do endereço

http://www.documentador.celepar.pr.gov.br/.

6.3.1 Modo de Acesso

A tela abaixo, demonstra que o usuário tem a opção de entrar no sistema Documentador de

forma autenticada, informando seu “login” e senha, ou de forma anônima através do botão

“Acesso Público” .

6.3.1.1 Acesso Público

O usuário não autenticado no sistema pode efetuar buscas em documentos que tenham sido

definidos como de leitura pública (anônima). As buscas podem ser feitas sobre os metadados

cadastrados para o documento ou internamente ao documento pela verificação do conteúdo

do texto, sendo que os seguintes tipos de documentos podem ser recuperados via busca de

conteúdos: pdf, word, excel, openoffice, apresentações, textos planos. Enfim, onde for

associada a palavra informada a algum texto encontrado pelo Documentador, haverá uma

correspondente resposta.

6.3.1.2 Acesso Autenticado

Depois de informado o “login” e senha, o Documentador, mostra a tela inicial do sistema, com


http://www.documentador.celepar.pr.gov.br/

34

seu menu de funcionalidades liberadas. Ao apresentar a tela inicial é feita a verificação

automática de tarefas dentro de algum trâmite e demonstrado para o usuário o número de

tarefas pendentes.

7 ARQUITETURA

O 'Documentador' foi implementado em tecnologia distribuída e de acordo com o Modelo de

Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos – e-ARQ

Brasil, em linguagem Java e projetado para trabalhar através do software de segurança

Sentinela e motores, tais como: ScribaPinhão, Timoneiro e Tabelião, desenvolvidos com base

na Plataforma de Desenvolvimento Pinhão Paraná.


35

REFERÊNCIAS

BRASIL. Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivo se dá outras providências. Diário Oficial, Brasília, 09 jan. 1991.

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Resolução nº 5 de 30 de setembro de 1996. Dispõe sobre a publicação de Editais para Eliminação de Documentos nos Diários Oficiais da União, Distrito Federal, Estado e Municípios. Diário Oficial, Brasília, 11 out. 1996.

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Resolução nº 7 de 20 de maio de 1997, Dispõe sobre os procedimentos para eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Público. Diário Oficial, Brasília, 23 mai 1997.

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Resolução 20 , de 16 de julho de 2004.Dispõe sobre a inserção dos documentos digitais em programas de gestão arquivística de documentos dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos.Diário Oficial, Brasília, jul. 2004.

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Resolução 25 de 27 de abril de 2007.Dispõe sobre a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos e-ARQ Brasil pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos SINAR. Diário Oficial, Brasília, 27 abr. 2007.

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIIVOS. Resolução n. 31, de 28 de abril de 2010. Dipões sobre a adoção de Recomendações para Digitalização de Dcoumentos Arquivísticos Permanentes, disponível em http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?infoid=508&sid=46. Acesso em 10 mai 2010.

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos, dez 2006.

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo; relativos a atividades-meio da administração pública, Arquivo Nacional. Rio de Janeiro: Arquivo nacional, 2001. p. 156

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Legislação Arquivística Brasileira. Arquivo Nacional. Rio de Janeiro: Arquivo nacional, mai 2008.

CTDE – Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos, Glossário: Versão 4.0 - Julho de 2008, disponível em <http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/media/publicacoes/glossario/2008ctdeglossariov4.pdf>. Acesso em: 23 nov 2008.

DCMI (Dublin Core Metadata Iniciative). Dublin Core Metadata Element Set (DCMES), version 1.1: Reference Description. [S.I., 2003]. Disponível em:


http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?infoid=508&sid=46

36

<http:dublincore.org/documents/dcmes/> Acesso em: 14 jan 2008.

DEAP, Departamento Estadual de Arquivo Público. Manual de Gestão de Documentos, 3. ed. rev. e ampl. - Curitiba, 2007.

FERREIRA, Mauricio Antonio. ECM e GED são a mesma coisa?.Disponível em:<http://www.cenadem.com.br/ged03.php>. Acesso em: 01 set. 2008

LESLIE HALEY WATTER, Padrões de Formatos de Arquivos Digitais para Preservação e Acesso utilizando Software Livre, CELEPAR - Companhia de Informática do Paraná, Curitiba, abr, 2009.

PARANÁ. Decreto 2.866, de 22 de abril de 2004. Estabelece normas para a transferência e/ou recolhimento de acervos públicos e privados para o Departamento Estadual de Arquivo Público – DEAP.

PARANÁ. Resolução nº 3.107 de 25 de setembro de 1995. Define a competência da organização de arquivos no âmbito do Poder Executivo Estadual.

SAESP - Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo, Programa de Gestão Documental, disponível em < http://www.trt02.gov.br/html/tribunal/gesta_doc/apoio/referencia/refer.html> Acesso em: 03 nov. 2008.

ZANETTI HUMBERTO, Tags e folksonomia: o usuário classifica a informação, disponível em <http://webinsider.uol.com.br/index.php/2007/01/12/tags-e-folksonomia-as-pessoas-organizam-a-informacao/>. Acesso em: 20 out 2008


http://dublincore.org/documents/dcmes/

37

GLOSSÁRIO

Acervo – no contexto do Documentador é local onde ficam guardados os documentos. O acervo é formado pelo conjunto de documentos que ficam gravados em uma máquina. Esta máquina normalmente é chamada de Servidor/Repositório.

Arquivo Corrente conjunto de documentos em curso, ou que mesmo sem tramitação, constituem objeto de consultas frequentes, cabendo sua administração e guarda ao órgão de origem (Resolução nº 3.107 de 25/09/1995 art. 2).

Arquivo intermediário conjunto de documentos de uso eventual pela administração, que aguardam avaliação e destinação final no Departamento Estadual de Arquivo Público, mas cujo direito de propriedade pertence ainda ao órgão que o originou (Resolução nº 3.107 de 25/09/1995 art. 2).

Arquivo offline – no contexto do Documentador é o arquivo não disponível para o usuário. Quando o arquivo está nesta condição o usuário poderá recuperar seus metadados em uma pesquisa e saber que existe, porém não poderá manipulálo. Caso tenha esta necessidade, o Usuário deverá solicitar ao Gestor que torne permissível a baixa deste arquivo.

Arquivo online – no contexto do Documentador é o arquivo disponível para consulta e manipulação, por todos os usuários autorizados.

Arquivo Permanente conjunto de documentos que por seu valor legal, probatório ou histórico deve ser perpetuado e custodiado pelo Departamento Estadual de Arquivo Público, que os disponibilizará ao público em geral (Resolução nº 3.107 de 25/09/1995 art. 2).

Atividadefim – atividade desenvolvida em decorrência da finalidade de uma instituição. Também chamada de atividade finalística (DEAP, 2007).

Atividademeio – atividade que dá apoio a consecução das atividadesfim de uma instituição. Também chamada de atividade mantenedora (DEAP, 2007).

Configuração – no contexto do Documentador, vários itens são configuráveis, ou seja, podem ser atribuídas formas ou representações de um determinado item. Exemplo: a responsabilidade do Gestor é configurável, podendo determinar qual pessoa ou grupo de pessoas irá(ão) exercer este papel.

CSA – Comissão Setorial de Avaliação (constituída conforme Resolução nº 3.107 de 25/09/1995, art. 7º).


38

Descartar – no contexto do Documentador, esta ação permite ao usuário rejeitar um arquivo publicado por algum equívoco, porém o motivo deverá ser justificado. O . Esta função não deve ser confundida com o vencimento do ciclo de vida do documento determinado pela Tabela de Temporalidade e eliminação oficial de documentos.

Eliminação Destruição de documentos que, no processo de avaliação, foram considerados sem valor para guarda permanente. A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência (art. 9.º, Lei Federal n.º 8.159, de 08/01/91). A eliminação de documentos oficiais ou públicos só deverá ocorrer se prevista na tabela de temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade competente na esfera de sua atuação e respeitado o disposto no art. 9.º da Lei Federal n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991 (art. 12, parágrafo único, Decreto Federal n.º 1.799, de 30/01/96). O sistema mais indicado para a inutilização de documentos é a fragmentação do papel para reciclagem. (SAESP) .No Paraná, a formalização para a eliminação de documentos consta do Manual de Gestão de Documentos do Estado do Paraná (DEAP, 2007).

Estrutura de Fichas – Conjunto de metadados registrados no sistema Documentador e que ao serem configurados recebem um determinado nome. O conjunto é utilizado no momento da publicação, com o objetivo de identificar e facilitar a recuperação do arquivo que está sendo publicado.

Estrutura do Acervo – Esquema de pastas que podem ser criadas logo abaixo do Acervo, tendo como objetivo organizar os diversos pontos onde serão guardados os documentos. Exemplo: Podese imaginar um arquivo de aço como um acervo e dentro dele diversas pastas com determinados nomes e dentro das pastas documentos – o exemplo é equivalente a 'estrutura do acervo' utilizada no Documentador.

Lista de Valores – Lista dos dados que irão compor uma tabela em um determinado campo. Exemplo: Campo: 'Municípios de Curitiba'. Na lista de valores da tabela deverão previamente ser configurados os itens Colombo, Contenda, Fazenda Rio Grande, etc.

Metadado “[...] conjunto de dados estruturados que identificam os dados de um determinado documento e que podem fornecer informação sobre o modo de descrição, administração, requisitos legais de utilização, funcionalidade técnica, uso e preservação” .(DCMI, 2004)

Tabela de Temporalidade – é o instrumento que define o tempo de permanência dos documentos nos arquivos correntes e intermediários e o recolhimento para os arquivos de guarda permanente ou eliminação (Resolução nº 3.107 de 25/09/1995 art. 9).

Trâmites – Processos de trabalho com papéis, rotas e regras definidas. O Documentador permite a configuração de processos de trabalho a serem definidos pelas áreas usuárias.


http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/Antigos/D1799.htm

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.htm

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.htm

39

Publicação – Para publicar um documento no documentador, deverá haver uma ficha previamente configurada, a partir de metadados que identifiquem o arquivo. Ao publicar um documento, o usuário deverá registrar os metadados e setar o campo de classificação do assunto ao qual o documento pertence.

Visões do sistema – possibilidade de configuração do modo como o sistema deve se apresentar para determinado usuário, ou seja, quais pastas, tabelas, trâmites, serão vistos por determinado usuário/órgão.


40

ANEXOS

Os modelos anexos I a IX foram elaborados pelo DEAP – Departamento Estadual de Arquivo Público e constam do Manual de Gestão de Documentos do Estado do Paraná.

ANEXO I

MODELO DE FORMULÁRIO PARA DIAGNÓSTICO DO ACERVO ACUMULADO

DADOS DO ACERVO DO ARQUIVO GERAL

ÓRGÃO:

Conjunto de Documentos Dataslimite Quantidade – metros lineares

Responsável:Data:

Para o preenchimento:Objetivo do preenchimento do formulário – visualizar os dados básico sobre o acervo acumulado no arquivo geral do órgão.Cabeçalho – preencher por extenso o nome da Secretaria, Departamento, Coordenadoria ou Unidade.Tipo de documento: os documentos caracterizamse de acordo com a sua forma e conteúdo e, por essa razão, formamse variados tipos de documentos como projetos, relatórios, pareceres, ofícios, contratos e outros que informam as atividades administrativas do órgão. Relacionar os documentos que fazem parte do acervo do arquivo geral do órgão.Dataslimite: Informar as datas de início e término do período abrangido pelos conjuntos de documentos que fazem parte do acervo do arquivo geral.Quantidade em metros lineares – informar a quantidade do acervo do arquivo geral, mensurando o volume da massa documental em metros lineares, tendo como base o comprimento das prateleiras das estantes (multiplicando a medida encontrada pelo número de prateleiras por estante e em seguida, pelo número de estantes ocupadas com documentação) e/ou a profundidade das gavetas dos arquivos (multiplicase a medida encontrada pelo número de arquivos ocupados com documentação).


ANEXO II

MODELO DE FORMULÁRIO PARA DIAGNÓSTICO DO ARQUIVO CORRENTE – DOCUMENTOS PRODUZIDOS

SECRETARIA/ÓRGÃO: ___________________________________________________________________________________DEPARTAMENTO/COORDENADORIA: _____________________________________________________________________UNIDADE: ______________________________________________________________________________________________QUADRO 1 – DOCUMENTOS PRODUZIDOS

Tipo de Documento Procedimento/Tramitação Arquivamento

Original Cópia Método Tempo no Setor

ANEXO III

MODELO DE FORMULÁRIO PARA DIAGNÓSTICO DO ARQUIVO CORRENTE – DOCUMENTOS RECEBIDOS

SECRETARIA/ÓRGÃO: ___________________________________________________________________________________DEPARTAMENTO/COORDENADORIA: _____________________________________________________________________UNIDADE: ______________________________________________________________________________________________QUADRO 1 – DOCUMENTOS RECEBIDOS

Tipo do Documento Tramitação Arquivamento

Origem Destino No Setor

Sim Não

Original Cópia Método Tempo no Setor

Para o preenchimento – Anexos II e IIIObjetivo visualizar o fluxo da documentação corrente produzida em cada unidade do órgão.Tipo de documento: os documentos caracterizamse de acordo com a sua forma e conteúdo e, por essa razão, formamse variados tipos de documentos como projetos, relatórios, pareceres, ofícios, contratos e outros que informam as atividades administrativas do órgão. Relacionar os documentos que fazem parte do acervo do arquivo geral do órgão.Procedimento/tramitação: informar a fonte de origem de cada documento produzido pela unidade e qual o destino final do mesmo. Arquivamento: informar se a unidade produtora arquiva cópia ou original do documento. Se arquiva, identificar qual o método de arquivamento (alfabético, numérico, cronológico ou outros) indicando o tempo de permanência de cada documento na unidade.

43

ANEXO IV

MODELO DE ETIQUETA PADRÃO

Código Classificação

Sigla do Órgão/Entidade

Data – limite

No.Instruções para elaboração da etiqueta padrão (10,5 X 17cm)

Código de Classificação – indicar o código de classificação do assunto conforme Tabelas de

Temporalidade de Documentos (fonte Arial 48)

Sigla do órgão ou entidade – maiúscula, segundo Manual de Comunicação Escrita Oficial do

Estado do Paraná. (fonte Arial 48)

Datalimite – indicar a data mais antiga e a mais recente da documentação contida na caixa,

ou unidade de acondicionamento.


44

ANEXO V

MODELO LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

Listagem de Eliminação de Documentos

Órgão:Setor:

Listagem N.Folha N.

Código Assunto/Tipo Documental Datas/Limite Quantidade (m/linear)

Observação/Justificativa

Responsável pelo preenchimentoData _______/ _______ /________

Coord. da Comissão Setorial deAvaliaçãoData ______/______/_______

Titular do órgãoData_____ /______ /_______


45

ANEXO VI

MODELO EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO

EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS N° _________/__________

O Coordenador da Comissão Setorial de Avaliação, designado pela Resolução ou Portaria n° _____, de ___/__ /__, publicada no Diário Oficial do Estado de ___/__/__, de acordo com (indicar a Listagem de Eliminação de Documentos), aprovada pelo titular do (órgão) informa a quem possa interessar que a partir do trigésimo dia subsequente a data de publicação deste Edital no Diário Oficial do Estado, se não houver oposição, o (indicar o órgão responsável pela eliminação) eliminará os documentos constantes da listagem em anexo.

Os interessados, no prazo citado, poderão requerer, às suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cópia das peças do processo, mediante petição, desde que tenha respectiva qualificação e demonstração de legitimidade do pedido, dirigido à Comissão Setorial de Avaliação do (indicar órgão).Local/Data ______________ , ___/___/___Nome e assinatura do Coordenador da Comissão Setorial de Avaliação

Para o preenchimento:

Título e número do edital;

Nome do órgão ou entidade que efetuará a eliminação;

Identificação da autoridade signatária do edital;

Número e data dos atos legais e/ou do documento oficial (listagem de eliminação) que

legitima a eliminação;

Nome do órgão ou entidade produtora dos documentos a serem eliminados;

Local e data do edital;

Nome, cargo e assinatura da autoridade signatária do edital.


46

ANEXO VII

MODELO TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOSAos ____________dias do mês de ________________do ano de _______, (indicar o nome do órgão responsável pela eliminação), de acordo com o que consta do/da (indicar a Tabela de Temporalidade de Documentos ou a Listagem de Eliminação de Documentos e respectivo Edital de Ciência de Eliminação de Documentos), aprovados pelo (titular do órgão), por intermédio do (indicar o documento de aprovação), e publicada (o) no (indicar periódico oficial), de (indicar a data de publicação da tabela ou do edital), procedeu à eliminação de (indicar a quantificação), de documentos relativos a (referência ao assunto dos conjuntos documentais eliminados), integrantes do acervo do (a) (indicar o nome do órgão produtor/acumulador), do período (indicar as dataslimite dos documentos eliminados).

(nome da unidade orgânica responsável pela eliminação)(nome, cargo e assinatura do servidor)

Para o preenchimento:

Data de eliminação;

Indicação dos atos oficiais/legais que autorizam a eliminação e informação relativa à

publicação em periódico oficial;

Nome do órgão ou entidade produtor/acumulador dos documentos eliminados;

Nome do órgão ou entidade responsável pela eliminação;

Referência aos conjuntos documentais eliminados especificados na Listagem de Eliminação dos

Documentos, anexa ao Termo;

Dataslimite e quantificação dos documentos eliminados;

Nome da unidade orgânica responsável pela eliminação;

Nome e assinatura do titular da unidade orgânica responsável pela eliminação.


47

ANEXO VIII

MODELO RELAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA OU RECOLHIMENTO

RELAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA ou de RECOLHIMENTO

Órgão:Setor:

Folha n.Quantidade total:

Código Assunto/Tipo Documental Datas/Limite

Quantidade (m. linear)

Observação/Justificativa

Responsável pelo preenchimentoData_____ / _____ /___ __

Coord. da Comissão Setorial deAvaliaçãoData_____ / _____ /_____

Titular do órgão/entidadeData ______/__ __ /__ ___

Para o Preenchimento

Título e n.º da seleção;

Órgão e setor;

Número da folha (páginas que compõem a relação);

Quantidade de documentação transferida (metros lineares);

Código do assunto ou número dos itens documentais listados;

Descrição dos assuntos conforme o Código de Classificação de Documentos;

Dataslimite de cada conjunto documental;

Quantidade e especificação das unidades de arquivamento (pastas, caixas, pacotes)

Observações complementares úteis ao esclarecimento das informações contidas nos demais

campos ou justificativa quando se tratar de órgãos que ainda não elaboraram as tabelas de

temporalidade de documentos de suas atividadesfim.

Data de transferência para o arquivo intermediário do órgão ou para a Divisão de

Documentação Intermediária do Arquivo Público do Estado;

Rodapé contendo local e data, nome, cargo e assinatura do titular do setor responsável

pela seleção e transferência.


48

ANEXO IX

MODELO DESIGNAÇÃO DA COMISSÃO SETORIAL DE AVALIAÇÃO

RESOLUÇÃO N.º

O Secretário de Estado da ........................, no uso de suas atribuições legais

conferidas, resolve:

D E S I G N A R

I – (nome do funcionário), RG.........,(nome do funcionário), RG........, (nome do funcionário)

RG........, (nome do funcionário), RG............ e (nome do funcionário), RG........... para sob a

coordenação do primeiro constituírem a Comissão Setorial de Avaliação de Documentos

CSA do (da)................. conforme Resolução nº3.107/95, da SEAP.

II (nome do funcionário), RG.............e (nome do funcionário), RG.............como membros

representantes do Departamento Estadual de Arquivo Público – DEAP.

III – A Comissão poderá convocar chefias e/ou pessoal técnico/administrativo para

participarem das discussões, se a natureza dos documentos assim o exigir.

IV Esta Resolução entrará em vigor na data de sua publicação, ficando revogada a

Resolução n.º........ (se houver).

Curitiba.....de....................... de 200 .

Secretário de Estado da (do) .


49

ANEXO X LEGISLAÇÃO

Diário Oficial 6743 de 03/06/2004

INSTRUÇÃO NORMATIVA N.º 2, DE 19 DE MAIO DE 2004

Estabelece os procedimentos para a entrada de acervos arquivísticos públicos no

Departamento Estadual de Arquivo Público do Paraná DEAP.

O DIRETOR DO DEPARTAMENTO ESTADUAL DE ARQUIVO PÚBLICO DO

PARANÁ DEAP, no uso de suas atribuições legais e tendo em vista o contido no parágrafo

2º, artigo 3º do Decreto Estadual n.º 2.866, de 22 de abril de 2004,

RESOLVE:

Estabelecer os procedimentos a serem observados quando da transferência ou do

recolhimento de acervos arquivísticos públicos para o Departamento Estadual de Arquivo

Público (DEAP):

1. O acervo arquivístico a ser transferido ou recolhido deverá estar organizado, avaliado,

higienizado e acondicionado, bem como acompanhado de instrumento descritivo que permita

sua identificação e controle.

1.1. Os acervos produzidos e acumulados pelos órgãos ou entidades estaduais somente

poderão ser transferidos ou recolhidos se devidamente classificados e cumpridos os prazos

previstos em Tabelas de Temporalidade de Documentos (TTD) para atividades meio e fim,

aprovadas pelo DEAP.

1.2. Os acervos acumulados nos órgãos ou entidades deverão ser avaliados pelas respectivas

Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos (CSA), instituídas nos termos do art. 7 da

Resolução n.º 3.107, de 25 de setembro de 1995, com a orientação técnica do Departamento

Estadual de Arquivo Público (DEAP).

2. Compete ao órgão ou entidade detentores do acervo arquivístico:


50

2.1. Organização, avaliação e seleção do acervo pela Comissão Setorial de Avaliação de

Documentos (CSA), de acordo com a metodologia constante no Manual de Gestão de

Documentos do Estado do Paraná em vigor.

2.2. Higienização do acervo, liberandoo de sujidade e outros resíduos estranhos aos

documentos, como também, barbante, grampo, clipe ou outro material metálico.

2.3. Acondicionamento do acervo de documentos textuais, em caixa arquivo de tamanho

padrão (0,14m de largura por 0,25m de altura e 0,38m de comprimento) de boa qualidade, e

de documentos audiovisuais, cartográficos, micrográficos, informáticos, ou que excedam ao

padrão convencional em embalagens adequadas às suas dimensões.

2.4. Identificação das unidades de acondicionamento com etiquetapadrão.

2.5. Formalização da solicitação de transferência e/ou recolhimento protocolizada ao DEAP.

2.6. Preenchimento da Relação de Transferência e/ou Recolhimento de Acervos em duas vias,

a primeira apensada ao processo protocolizado ao DEAP e a segunda arquivada no órgão ou

entidade de origem também para guarda permanente, constituindose em termo de

responsabilidade e em instrumento inicial para pesquisa e recuperação da informação.

2.7. Preenchimento da Relação Descritiva da Unidade de Acondicionamento em duas vias,

cuja formalização da entrada do acervo darseá após a conferência e assinatura por técnico

responsável do DEAP, ficando o acervo até essa data sob a responsabilidade do órgão ou

entidade que solicitou a transferência e/ou recolhimento.

2.8 Destinação de recursos humanos, materiais e financeiros necessários à consecução dos

procedimentos previstos nos itens anteriores, bem como para o transporte do acervo ao

Departamento Estadual de Arquivo Público (DEAP).

2.9. Publicação do extrato do Convênio de Custódia no Diário Oficial do Estado do Paraná,

quando se tratar de transferência de acervo da administração indireta, conforme o parágrafo

1º, artigo 3º do Decreto n.º 2.866, de 22 de abril de 2004.

2.10. Efetuar mensalmente os pagamentos previstos no Convênio de Custódia durante sua


51

vigência e enquanto o acervo permanecer no arquivo intermediário do DEAP.

2.11. Efetuar a previsão orçamentária para o exercício subseqüente contemplando os recursos

necessários ao adimplemento da despesa referida no item 2.10.

3. Compete ao Departamento Estadual de Arquivo Público (DEAP):

3.1. Orientação às atividades inerentes à transferência e/ou recolhimento dos acervos

arquivísticos, considerando aspectos relacionados à organização, avaliação, higienização e

acondicionamento.

3.2. Programação do período de transferência e/ou de recolhimento do acervo do órgão ou

entidade.

3.3. Acompanhamento de entrada do acervo, orientando sua alocação nos depósitos

previamente determinados.

3.4. Comunicação ao órgão ou entidade transferidor (a) do acervo, da referência numérica

definitiva correspondente à unidade de acondicionamento.

3.5. Elaboração, em duas vias, do Convênio de Custódia a ser firmado com o órgão ou

entidade pertencente à administração indireta do Poder Executivo do Estado do Paraná,

conforme prevê o parágrafo 1º, do artigo 3º, do Decreto n.º 2.866, de 22 de abril de 2004.

4. Disposições finais:

4.1. Manterseá sob restrição de acesso, exceto nos casos previstos em lei, a documentação

transferida ao arquivo intermediário do DEAP.

4.2. A consulta e a utilização do acervo arquivístico transferido somente poderão efetuarse na

sede do DEAP por servidor previamente autorizado, ou sob forma de empréstimo, mediante

solicitação formal do órgão ou entidade transferidor (a);

4.2.1. a consulta de terceiros será permitida somente mediante autorização expressa do órgão

ou entidade transferidor (a);


52

4.2.2. o DEAP ficará eximido de responsabilidade por extravio ou dano, em caso de

necessidade da retirada integral ou parcial do acervo transferido.

4.3. Os valores para o Convênio de Custódia a ser firmado no âmbito da administração

indireta estão definidos na Tabela de Valores de Referência. (anexo IV).

4.4. Os casos omissos serão resolvidos pelo Diretor do Departamento Estadual de Arquivo

Público (DEAP).

5. Para fins deste ato, considerase:

5.1. Acervo a totalidade dos documentos conservados num arquivo.

5.2. Organização a utilização de técnicas arquivísticas para classificação, arranjo e descrição

de documentos de arquivo.

5.3. Higienização a técnica de conservação que consiste na retirada da poeira e outros

resíduos, com vistas à preservação.

5.4. Acondicionamento a embalagem e guarda de documentos de arquivo de forma

apropriada à preservação.

5.5. Transferência a passagem de documentos do arquivo corrente para arquivo

intermediário, onde aguardarão destinação final, que consiste na eliminação ou recolhimento

para a guarda permanente.

5.6. Recolhimento a passagem de documentos do arquivo intermediário para o arquivo

permanente após processo de avaliação.

6. Esta Instrução Normativa entrará em vigor na data de sua publicação, ficando revogada a

Instrução Normativa n.º 1, de 8 de julho de 2002.

Daysi Lúcia Ramos de Andrade,

Diretora.


53

RESOLUÇÃO Nº 20 , DE 16 DE JULHO DE 2004

Dispõe sobre a inserção dos documentos digitais em programas de gestão arquivística de

documentos dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos.

O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS CONARQ, no uso de

suas atribuições previstas no item no inciso IX do art. 23, de seu Regimento Interno, aprovado

pela Portaria nº 5, da Casa Civil da Presidência da República, de 7 de fevereiro de 2002, de

conformidade com a deliberação do Plenário, em sua 34ª reunião ordinária, realizada em 6 de

julho de 2004,

Considerando que é dever do Poder Público a gestão documental, a proteção especial aos

documentos de arquivo e as providências para franquear aos cidadãos as informações contidas

na documentação governamental;

Considerando que o Conselho Nacional de Arquivos tem por finalidade definir a política

nacional de arquivos públicos e privados e exercer orientação normativa visando à gestão

documental e à proteção especial aos documentos de arquivo, independente da forma ou do

suporte em que a informação está registrada;

Considerando que a organização dos arquivos e o gerenciamento das informações neles

contidas se constituem em instrumento de eficácia administrativa, contribuindo para a

modernização da administração pública;

Considerando que a gestão arquivística de documentos, independente da forma ou do suporte

adotados, tem por objetivo garantir a produção, a manutenção, a preservação de documentos

arquivísticos fidedignos, autênticos e compreensíveis, e o acesso a estes;

Considerando que as organizações públicas e privadas e os cidadãos vêm cada vez mais

produzindo documentos arquivísticos exclusivamente em formato digital e que governos,

organizações e cidadãos dependem do documento digital como fonte de prova e informação, e

garantia de direitos;


54

Considerando que os documentos digitais são suscetíveis à degradação física e à

obsolescência tecnológica de hardware, software e formatos, as quais podem colocar em risco

o patrimônio arquivístico digital;

Considerando que somente com a participação ativa das instituições e profissionais de arquivo

no processo de gestão arquivística serão assegurados a preservação de longo prazo de

documentos em formato digital e o acesso contínuo a esses documentos;

RESOLVE:

Art. 1º Os órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos deverão

identificar, dentre as informações e os documentos produzidos, recebidos ou armazenados em

meio digital, aqueles considerados arquivísticos para que sejam contemplados pelo programa

de gestão arquivística de documentos.

§1º Considerase documento arquivístico como a informação registrada, independente da

forma ou do suporte, produzida e recebida no decorrer das atividades de um órgão, entidade

ou pessoa, dotada de organicidade e que possui elementos constitutivos suficientes para servir

de prova dessas atividades.

§2º Considerase documento arquivístico digital o documento arquivístico codificado em

dígitos binários, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional. São

exemplos de documentos arquivísticos digitais: planilhas eletrônicas, mensagens de correio

eletrônico, sítios na internet, bases de dados e também textos, imagens fixas, imagens em

movimento e gravações sonoras, dentre outras possibilidades, em formato digital.

§3º Considerase gestão arquivística de documentos o conjunto de procedimentos e operações

técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em

fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda

permanente.

Art. 2º Um programa de gestão arquivística de documentos é aplicável independente da forma

ou do suporte, em ambientes convencionais, digitais ou híbridos em que as informações são

produzidas e armazenadas.


55

Art. 3º A gestão arquivística de documentos digitais deverá prever a implantação de um

sistema eletrônico de gestão arquivística de documentos, que adotará requisitos funcionais,

requisitos não funcionais e metadados estabelecidos pelo Conselho Nacional de Arquivos, que

visam garantir a integridade e a acessibilidade de longo prazo dos documentos arquivísticos.

§1º Os requisitos funcionais referemse a: registro e captura, classificação, tramitação,

avaliação e destinação, recuperação da informação, acesso e segurança, armazenamento e

preservação.

§2º Os requisitos não funcionais referemse a: utilização de padrões abertos, independência de

fornecedor, integração com sistemas legados, conformidade com a legislação e os padrões de

interoperabilidade do governo, atendimento a usuários internos e externos, facilidade de

utilização e desempenho.

§3º Os metadados são informações estruturadas e codificadas que descrevem e permitem

gerenciar, compreender, preservar e acessar os documentos digitais ao longo do tempo. Os

metadados referemse a: identificação e contexto documental (identificador único, instituição

produtora, nomes, assunto, datas, local, código de classificação, tipologia documental,

temporalidade, destinação, versão, documentos relacionados, idioma e indexação), segurança

(categoria de sigilo, informações sobre criptografia, assinatura digital e outras marcas

digitais), contexto tecnológico (formato de arquivo, tamanho de arquivo, dependências de

hardware e software, tipos de mídias, algoritmos de compressão) e localização física do

documento.

Art. 4º Os profissionais de arquivo e as instituições arquivísticas devem participar da

concepção, do projeto, da implantação e do gerenciamento dos sistemas eletrônicos de gestão

de documentos, a fim de garantir o cumprimento dos requisitos e metadados previstos no

artigo 3º.

Art. 5º A avaliação e a destinação dos documentos arquivísticos digitais devem obedecer aos

procedimentos e critérios previstos na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e às Resoluções

do CONARQ, nº 5, de 30 de setembro de 1996, nº 7, de 20 de maio de 1997, e nº 14, de 24 de

outubro de 2001.


56

Parágrafo único. A eliminação de documentos arquivísticos submetidos a processo de

digitalização só deverá ocorrer se estiver prevista na tabela de temporalidade do órgão ou

entidade, aprovada pela autoridade competente na sua esfera de atuação e respeitado o

disposto no art. 9º da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

Art. 6º Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.

JAIME ANTUNES DA SILVA

Presidente do CONARQ

Diário Oficial da União de 19 de julho de 2004


57

RESOLUÇÃO Nº 25, DE 27 DE ABRIL DE 2007

Dispõe sobre a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos eARQ Brasil pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos SINAR.

CASA CIVILSECRETARIA EXECUTIVA

ARQUIVO NACIONALCONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS

RESOLUÇÃO Nº. 25, DE 27 DE ABRIL DE 2007Dispõe sobre a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos eARQ Brasil pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos SINAR.

O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS CONARQ, no

uso de suas atribuições, previstas no item IX do art. 23 de seu Regimento Interno, aprovado

pela Portaria nº. 5, da Casa Civil da Presidência da República, de 7 de fevereiro de 2002, e de

conformidade com a deliberação do Plenário em sua 43ª reunião ordinária, realizada no dia 04

de dezembro de 2006, e

Considerando que o Conselho Nacional de Arquivos tem por finalidade definir a política

nacional de arquivos públicos e privados e exercer orientação normativa visando à gestão

documental e à proteção especial aos documentos de arquivo, independente da forma ou do

suporte em que a informação está registrada;

Considerando que a gestão arquivística de documentos, independente da forma ou do suporte

adotados, tem por objetivo garantir a produção, a manutenção, a preservação de documentos

arquivísticos confiáveis, autênticos e compreensíveis, bem como o acesso a estes;

Considerando que as organizações públicas e privadas e os cidadãos vêm cada vez mais

produzindo documentos arquivísticos exclusivamente em formato digital e que governos,

organizações e cidadãos dependem do documento digital como fonte de prova e informação,

bem como de garantia de direitos;

Considerando que o artigo 3º da Resolução do CONARQ nº 20, de 16 de julho de 2004,


http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/earqbrasilv1.pdf

58

prevê a implantação de um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos, com

a especificação de requisitos e de metadados para garantir a integridade e a acessibilidade de

longo prazo dos documentos arquivísticos;

RESOLVE:

Art. 1º Recomendar aos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de

Arquivos SINAR a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de

Gestão Arquivística de Documentos eARQ Brasil, Versão 1.0, aprovado na 43ª reunião

plenária do CONARQ, realizada no dia 4 de dezembro de 2006, de que trata esta Resolução,

disponibilizada em pdf na página web do CONARQ, www.conarq.arquivonacional.gov.br.

§1º Considerase gestão arquivística de documentos o conjunto de procedimentos e

operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de

documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para

guarda permanente.

§2º Consideramse requisitos o conjunto de condições a serem cumpridas pela

organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos

próprios documentos a fim de garantir a sua confiabilidade e autenticidade, bem como seu

acesso.

§3º Considerase sistema informatizado de gestão arquivística de documentos o sistema

desenvolvido para produzir, receber, armazenar, dar acesso e destinar documentos

arquivísticos em ambiente eletrônico.

Art. 2º O eARQ Brasil tem por objetivo orientar a implantação da gestão arquivística

de documentos, fornecer especificações técnicas e funcionais, bem como metadados para

orientar a aquisição e/ou desenvolvimento de sistemas informatizados, independentes da

plataforma tecnológica em que forem desenvolvidos e/ou implantados, referidos no parágrafo

3º do art. 3º da Resolução nº 20, de 16 de julho de 2004.

Parágrafo único. Os metadados mencionados no caput desse artigo serão incluídos na próxima

versão.


http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/

59

Art. 3º O eARQ Brasil é aplicável para os sistemas que produzem e mantém somente

documentos digitais ou para sistemas que compreendem documentos digitais e convencionais

ao mesmo tempo.

§1º Para documentos convencionais o sistema inclui apenas o registro das referências

nos metadados.

§2º Para documentos digitais, o sistema inclui os próprios documentos.

Art. 4º O CONARQ, por intermédio de sua Câmara Técnica de Documentos

Eletrônicos, poderá subsidiar os órgãos e entidades integrantes do SINAR na aplicação do e

ARQ Brasil.

Art. 5º Caberá ao CONARQ, por intermédio de sua Câmara Técnica de Documentos

Eletrônicos, proceder à atualização periódica do eARQ Brasil.


JAIME ANTUNES DA SILVA

Presidente do CONARQ

[Publicado no Diário Oficial da União, Edição nº 81, de 27 de abril de 2007 Seção 1]

Link para o eARQ Brasil V.1



60

RESOLUÇÃO N. 31, DE 28 DE ABRIL DE 2010

CASA CIVILSECRETARIA EXECUTIVAARQUIVO NACIONALCONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS

RESOLUÇÃO Nº 31, DE 28 DE ABRIL DE 2010

Dispõe sobre a adoção das Recomendações para Digitalização de Documentos

O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso de suas atribuições previstas no inciso IX do art. 23, de seu Regimento Interno aprovado pela Portaria nº 5 da Casa Civil da Presidência da República, de 7 de fevereiro de 2002, de conformidade com a deliberação do Plenário, em sua 56ª reunião ordinária, realizada em 16 de dezembro de 2009, e

Considerando propiciar o acesso e a disseminação dos documentos custodiados pelos arquivos por meio da digitalização, uma das tecnologias da informação e comunicação aplicadas a arquivos;

Considerando a necessidade de disciplinar e recomendar padrões técnicos e metodologia adequados à digitalização de acervos convencionais de valor permanente, para acesso em longo prazo,

RESOLVE:

Art. 1º Recomendar aos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR a adoção das Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes, anexas a esta Resolução.

Parágrafo único: O referido anexo será publicado e disponibilizado no sítio do CONARQ em: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br.


JAIME ANTUNES DA SILVAPresidente do CONARQ

[Publicado no Diário Oficial da União, Edição nº 82, de 03 de maio de 2010 - Seção 1]

Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes em pdf


http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/media/publicacoes/recomendaes_para_a_digitalizao.pdf

http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/




61

ANEXO XI – Estudo CELEPAR Formatos de Arquivos Digitais para Preservação e Acesso utilizando Software Livre

O objetivo deste item é fornecer uma base de conhecimento para a tomada de decisão a

respeito de quais formatos de arquivos serão utilizados para a preservação e armazenamento

de conteúdo digital de responsabilidade do Estado do Paraná.

São propostos neste documento padrões de formato de documentos digitais visando a gestão,

preservação, acessibilidade e autenticidade dos documentos com o decorrer do tempo.

O estabelecimento de padrões facilita o acesso e preservação dos documentos, bem como a

manutenção da utilidade desses arquivos. Definir os formatos a serem utilizados para

armazenamento de longo prazo é uma tarefa que demanda muito esforço uma vez que a

evolução tecnológica tem o poder de fazer com que muitos desses formatos possam

simplesmente vir a desaparecer. Alguns critérios foram estabelecidos para a sugestão dos

formatos presentes nesse documento e que nortearam a seleção feita:

● Padrões abertos. Priorizouse a sugestão e utilização de formatos abertos e de preferência de uso gratuito, uma vez que, tendo acesso ao padrão estabelecido é muito mais fácil de se manipular e/ou encontrar software que manipule o formato. A opção por um padrão aberto justificase da seguinte maneira: Mesmo que todos os softwares que manipulam o padrão atualmente deixem de ser mantidos/atualizados, será possível num futuro, tendo o padrão aberto e conhecido, implementar um software que leia e converta o(s) arquivo(s) armazenado(s) para um formato atualizado.

● Acessibilidade. Optouse por sugerir formatos largamente utilizados em razão de uma maior facilidade de acesso ao formato/software.

● Estabilidade. Para que a preservação a longo prazo possa ser feita de maneira mais tranquila, é necessário que o formato esteja minimamente estável e estabelecido.

● Suporte a metadados. A grande dificuldade após um longo período de armazenamento de um documento é encontrálo facilmente. Se o formato suportar a utilização de metadados associados, a busca pode ser muito mais eficiente.

● Interoperabilidade. A conversão do formato em outros diferentes formatos se faz necessária em muitas ocasiões, como na interação entre diferentes tecnologias.

Este estudo dividiu os formatos de arquivos em grandes grupos e as seções serão divididas entre eles:

1. Documentos de Escritório2. Imagens3. Áudio4. Vídeo


62

5. Desenho Arquitetônico6. Desenho Vetorial

Em cada uma das subdivisões anteriores foi incluída uma subseção chamada Conversão de

Formatos. Nessa subseção encontramse softwares que efetuam a conversão de diferentes

formatos para o formato especificado. É importante ressaltar que a conversão de formatos em

sua grande maioria implica na perda de informação e algum retrabalho (p.ex. reformatação de

documento texto).

Quaisquer que sejam os formatos escolhidos para a preservação dos documentos, é necessário

procurar manter sempre o arquivo escolhido em seu formato original. É inegável que qualquer

conversão, por melhor que seja, modifica e/ou reduz a quantidade de informações presentes

no arquivo original.

➢ Documentos de Escritório – Editáveis

Formato: OpenDocumentCriador: OASIS Comitee http://www.oasisopen.org/Regulamentação: ISO/IEC 26300:2006 Open Document Format for Office Applications (OpenDocument) v1.0.Descrição:

O formato OpenDocument (ODF) é um formato de documento aberto, baseado no formato

XML, e é indicado para uso em aplicações de escritório que manipulem documentos contendo

texto, planilhas eletrônicas, gráficos e imagens. Pelo fato de ser um formato aberto, é possível

exportar facilmente o conteúdo do formato ODF para outros formatos padrão.

Como um padrão aberto, sob a tutela do comitê OASIS, o OpenDocument também permite a

possibilidade de serem desenvolvidos novos tipos de aplicações e soluções diferentes das

tradicionais suítes de escritório.

As extensões de arquivo mais comuns para documentos no formato OpenDocument são:

• .odt para processadores de texto• .ods para planilhas de cálculo• .odb para bancos de dados orientado a objeto


63

• .odp para apresentações de slides• .odg para gráficos• .odf para fórmulas e equações matemáticas• .txt para arquivos texto puro

Algumas suítes de escritório que suportam o formato OpenDocument:• AbiWord • Google Docs • KOffice • OpenOffice.org • Star Office

Licença

A especificação do formato OpenDocument, aprovada inicialmente pelo comitê OASIS, está

disponível para download e uso gratuitos.

Por que usar?

É um padrão aberto e compacto que pode ser editado em várias suítes de escritório como as

mostradas acima. Devido ao fato de ser um padrão aberto, tornase mais fácil garantir a

preservação do conteúdo existente. Acrescentese a isso a variedade de aplicativos que editam

esse formato.

Até há alguns anos, a suíte MS Office dominava o mercado de suítes de escritório. A

tendência porém, tem mostrado que, cada vez mais empresas e principalmente governos, tem

adotado a suíte OpenOffice (em seus mais variados nomes, como por exemplo BROffice),

para armazenar e manipular documentos oficiais. A facilidade de importação de arquivos

provenientes do MS Office é um dos atrativos do OpenOffice. Embora em alguns casos essa

importação não mantenha completamente o formato original, é possível, com algum

retrabalho atualizar a formatação do documento. O fato de a suíte OpenOffice utilizar o

formato de arquivo OpenDocument, formato aberto e implementado por outras suítes de

escritório (vide lista anterior) permite uma maior interoperabilidade com quaisquer aplicativos

que implementem esse formato.

Conversão de Formatos

Essa seção trata da conversão de formatos existentes para o formato OpenDocument.


64

São listados apenas os formatos importados pela suíte OpenOffice que irá efetuar a conversão

para o formato OpenDocument. É possível importar os seguintes formatos (alguns com perda

de formatação) para os aplicativos da suíte:

1. Documentos de texto1. Documento de texto ODF2. Documento de texto do OpenOffice 1.03. Microsoft Word 6.0/95/97/2000/XP/2003 XML/20074. Rich Text Format 5. Texto 6. Texto Codificado7. DocBook8. Lotus WordPro Document9. Microsoft WinWord 510. OpenDocument Text (XML puro)11. Pocket Word12. WordPerfect Document13. WPS 2000/Office 1.0

2. Planilhas1. Planilha ODF2. Planilha do OpenOffice 1.03. Data Interchange Format 4. Pocket Excel5. Microsoft Excel 4.x – 5.0 / 956. Microsoft Excel 97/2000/XP7. Microsoft Excel 2003 XML 8. Microsoft Excel 2007 Binary Spreadsheet Document 9. SYLK10. Texto CSV11. Documento Office Open XML Spreadsheet12. Lotus 12313. Planilha OpenDocument (XML puro) 14. Quattro Pro 6.0

3. Apresentações1. Apresentação ODF2. Apresentação do OpenOffice 1.03. Microsoft PowerPoint 97/2000/XP4. Apresentação OpenDocument (XML puro)

4. Desenhos1. Desenho do OpenOffice 1.0 (OpenOffice Impress)2. CGM – Computer Graphics Metafile 3. Desenho ODF (Impress) 4. Desenho ODF 5. DXF – AutoCAD Interchange Format


65

6. EMF – Enhanced Metafile 7. EPS – Encapsulated PostScript 8. MET – OS/2 Metafile 9. PCT – Mac Pict 10. SGF – StarWriter Graphics Format 11. SGV – StarDraw 2.0 12. SVM – StarView Metafile 13. WMF – Windows Metafile 14. BPM – Windows Bitmap 15. GIF – Graphics Interchange Format 16. JPEG – Joint Photographic Experts Group 17. OpenDocument Drawing (XML puro) 18. PBM – Portable Bitmap 19. PCX – Zsoft Paintbrush20. PGM – Portable Graymap21. PNG – Portable Network Graphic22. PPM – Portable Pixelmap23. PSD – Adobe Photoshop24. RAS – Sun Raster Image25. SVG – Scalable Vector Graphics26. TGA – Truevision Targa27. TIFF – Tagged Image File Format28. Wordperfect Graphics29. XBM – X Bitmap30. XPM – X Pixmap31. PCD – Kodak Photo CD (768x512,192x128,384x256)

5. Documentos Mestre1. Modelo de Documento de texto ODF2. Modelo de documento de texto do OpenOffice 1.0 3. Modelo do Microsoft Word 6.0/95/97/2000/XP4. Modelo de Planilha ODF5. Modelo do Microsoft Excel 97/2000/XP6. Modelo do Microsoft Excel 2007 Binary Spreadsheet Document 7. Modelo do Documento Office Open XML Spreadsheet8. Modelo de Apresentação ODF9. Modelo de Apresentação do OpenOffice 1.010. Modelo de Apresentação Microsoft PowerPoint 97/2000/XP11. Modelo de Desenho ODF

6. Páginas da Web1. Documento HTML

7. Documentos de Banco de Dados1. dBASE2. Banco de Dados ODF

8. Fórmulas1. Fórmula ODF2. Fórmula do OpenOffice 1.0


66

3. MathML 1.01

➢ Documentos de Escritório – Não Editáveis

Formato: PDFCriador: Adobe SystemsRegulamentação: ISO 320001:2008

Descrição:

Portable Document Format (PDF) é um formato de arquivo criado pela Adobe Systems em

1993 para o intercâmbio de documentos. O formato PDF é usado para representar documentos

bidimensionais de forma independente do software, hardware e sistema operacionais

utilizados.

Cada arquivo PDF encapsula uma descrição completa do layout de um arquivo 2D que inclui

o texto, fontes, imagens e gráficos vetoriais 2D que compõe os documentos. O formato PDF é

um padrão aberto que foi publicado oficialmente em 1° de Julho de 2008 pela ISO, como

norma ISO 320001:2008.

A extensão de arquivo utilizada para o formato pdf é:

• .pdf Alguns aplicativos em software livre que abrem arquivos no formato pdf:

• xpdf• evince• kpdf• Acrobat Reader (não livre, porém com versões para Linux,Windows e Mac)

Por que usar?

O formato PDF se tornou um padrão 'de facto' para a transferência de arquivos onde a

aparência e conteúdo do documento devem ser preservadas, com vários aplicativos que

implementam o padrão.

O formato PDF para arquivos tem alguns pontos fortes a seu favor, como por exemplo o fato

de manter a formatação de página original permitindo que o mesmo documento possa ser

reproduzido com a mesma aparência em diferentes tipos de impressora. Outro ponto forte


67

desse formato é o fato de ser um padrão atual, onde praticamente todos os usuários já

tem/tiveram contato com esse formato. O único porém desse formato, neste momento, é o fato

de não ser possível editálo, sendo necessária a manutenção de dois arquivos (original e PDF)

para edição do conteúdo. Em contrapartida já existem planos para a suíte de escritório

OpenOffice permitir a edição de arquivos PDF na sua versão 3.0.


Essa seção trata da conversão de formatos existentes para o formato PDF. A seguir listamos

os conversores e conversões efetuadas:

● pdftex – geração de arquivos PDF a partir de arquivos LaTeX (.tex)● ps2pdf – conversão do formato postscript (.ps) para PDF● Outras conversões para o formato PDF podem ser feitas utilizandose a suíte

OpenOffice que exporta os arquivos por ela suportados para o formato PDF1.● Conversões indiretas também podem ser executadas, como por exemplo: jpg para ps e

ps para pdf (utilizando em conjunto GIMP e ps2pdf).

Formato: DjVuCriador: AT&T LaboratoriesDescrição:

DjVu (pronunciado déjà vu) é um formato de arquivo de computador desenvolvido

primariamente para armazenar imagens digitalizadas, especialmente aquelas contendo texto e

desenhos. O formato utiliza várias tecnologias, tais como separação de camadas de texto e

imagens, carga progressiva, codificação aritmética e compressão com perda para imagens

monocromáticas. Essas tecnologias permitem obter alta qualidade e imagens legíveis

armazenadas em pouco espaço de modo que possam ser disponibilizadas na Internet.

O formato DjVu foi promovido a uma alternativa ao formato PDF, uma vez que os

documentos digitalizados armazenados neste formato resultam em arquivos menores que os

mesmos documentos armazenados no formato PDF.

Da mesma maneira que o formato PDF, o formato DjVu pode conter uma camada de texto

OCR tornando fácil copiar e colar a partir de um documento, bem como efetuar operações de

busca neste tipo de documento.

1A exportação de bases de dados para o formato PDF se dá através dos relatórios disponíveis.


68

Em 2002 o formato de arquivo DjVu (junto com os formatos TIFF e PDF) foi escolhido pelo

Internet Archive como um formato no qual seriam disponibilizados os livros do projeto

“Million Book Project”, que disponibiliza na Internet documentos de domínio público

digitalizados.

A extensão de arquivo utilizada para o formato DjVu é:

• .djvuAlguns aplicativos em software livre que abrem arquivos no formato djvu:

• djvulibre (http://djvu.sourceforge.net)• evince• djview4

Por que usar?

O formato DjVu é um formato livre e que armazena (em geral) em arquivos menores o

mesmo conteúdo de arquivos PDF, sendo possível a conversão de PDF para DjVu utilizando

conversores abertos e livres. Além disso é um formato otimizado para armazenamento de

imagens digitalizadas (por exemplo, processos judiciais digitalizados).

Uma das principais tecnologias por trás do formato DjVu é a capacidade de separar uma

imagem em uma camada de fundo (textura do papel e figuras) e uma camada de frente (texto

e desenhos vetoriais). Separando o texto da camada de fundo (imagens), o formato DjVu pode

manter o texto em alta resolução (maximizando a legibilidade) enquanto que ao mesmo

tempo, pode comprimir o fundo e imagens com uma resolução menor (utilizando a técnica de

compressão wavelet).

O formato DjVu é um grande concorrente ao formato TIFF para armazenamento de imagens

digitalizadas. Comparando o tamanho do arquivo resultante da digitalização de um texto nos

formatos TIFF e DjVu o formato DjVu fornece qualidade semelhante com um tamanho de

arquivo 3 a 10 vezes menor. Da mesma maneira que para o formato PDF, também existe

plugin de visualização do formato DjVu para os principais navegadores existentes, facilitando

o acesso dos usuários aos documentos nesse formato.

Em contrapartida o formato PDF é muito mais conhecido dentre os usuários leigos que o

formato DjVu e a grande maioria das máquinas já tem um leitor de arquivos PDF instalado.


69

Conversão de FormatosA seguir são listadas algumas formas de conversão e conversores para o formato DjVu:

● PDF para DjVu O conversor pdf2djvu(http://code.google.com/p/pdf2djvu/) converte arquivos PDF para o formato DjVu em sistemas Linux na linha de comando.

● Outra possibilidade é utilizar a conversão fornecida pelo site any2djvu (http:// any2djvu.djvuzone.org/ ) que converte dos seguintes formatos para o formato DjVu:○ BMP ○ DjVu ○ GIF ○ JPEG ○ PBM ○ PDF ○ PICT ○ PNM ○ PS/PS.GZ ○ TIFF ○ TIFFG4

➢ Imagem – alta Resolução

Formato: Tag Image File Format / Electronic Photography" (TIFF/EP)Criador: ISORegulamentação: ISO 122342:2001 Electronic stillpicture imaging – Removable memory – Part 2: TIFF/EP image data format

Descrição: O padrão TIFF/EP é baseado em um subconjunto do padrão TIFF da Adobe

Systems e um subconjunto do padrão JEITA Exif com algumas diferenças e extensões. Ver

descrição completa para formato TIFF 6.0, juntamente com considerações.

Formato: TIFF 6.0 (Tagged Image File Format)Criador: Companhia AldusRegulamentação: Adobe SystemsDescrição:

O formato Tagged Image File (TIFF) é um formato de arquivo para armazenamento de

imagens, incluindo fotografias e arte em linhas. Atualmente encontrase sob o controle da

empresa Adobe Systems, que adquiriu sua patente juntamente com a empresa Aldus, criadora


http://any2djvu.djvuzone.org/

http://any2djvu.djvuzone.org/

70

do formato.

O formato TIFF foi originalmente criado como uma tentativa de unificar o formato de arquivo

gerado pelos scanners de mesa da metade da década de 1980. Inicialmente o formato TIFF era

apenas um formato binário de imagens (com somente 2 valores possíveis para cada pixel), o

que era tudo o que os scanners de mesa daquela época conseguiam capturar. Junto com a

evolução dos scanners o formato foi sendo modificado e atualizado para trabalhar com

imagens em tons de cinza e depois imagens coloridas. Atualmente o formato TIFF é um

formato popular para imagens highcolordepth, juntamente com JPEG e PNG.

As extensões de arquivo utilizadas para o formato TIFF é:• .tiff• .tif

Alguns aplicativos em software livre que abrem arquivos no formato TIFF:• evince• gimp (http://www.gimp.org)• Xara eXtreme LX• inkscape (http://www.inkscape.org/)• cinepaint (http://www.cinepaint.org/)

Por que usar?

O formato TIFF é um formato que se sagrou como formato utilizado para armazenamento de

imagens na indústria. É praticamente um padrão, e é aberto por inúmeros softwares livres.

Devese apenas verificar se o software suporta a edição dos metadados Exif(metadados

acrescentados na captura/edição da imagem e presentes nos padrões TIFF/EP e JPEG).


A seguir são listadas algumas das possíveis conversões de formato fornecidas pelo software

GIMP partindo do formato abaixo para o formato TIFF.

• XCF – Imagem XCF do GIMP • FLI / FLC – Animação FLIC da AutoDesk• WMF – Arquivo WMF da Microsoft• PS – Arquivo Postscript• ICO – Ícone do Microsoft Windows• PSP, TUB – Imagem do Paint Shop Pro• PSD – Imagem do Photoshop


http://www.cinepaint.org/

71

• EPS – Imagem em PostScript Encapsulado• JPG,JPEG,JPE – Imagem JPG• PCX – Imagem PCX da Zsoft• PNG – Imagem PNG• PNM, PPM, PGM, PBM – Imagem PNM• SVG – Imagem SVG• TIFF,TIF – Imagem TIFF• PDF – Arquivos Portable Document Format

➢ Imagem – Uso Cotidiano

Formato: PNG (Portable Network Graphics)Criador: W3C (http://www.w3.org/TR/PNG)Regulamentação: ISO/IEC 15948:2003 Descrição:

Portable Network Graphics (PNG) é um formato de imagem bitmap que emprega compressão

de dados sem perda. O formato PNG foi criado para melhorar e substituir o formato GIF

(Graphics Interchange Format) como um formato de imagem livre de patentes.

O formato PNG suporta imagens com paletas de cores de 24 bits RGB, tons de cinza ou

somente RGB, e foi desenvolvido para transferência de imagens na Internet; não sendo seu

objetivo tratar gráficos profissionais, e portanto não suporta outros padrões de cor, como por

exemplo CMYK (Ciano, Magenta, Amarelo e Preto). Uma comparação entre os padrões de

cores RGB e CMYK pode ser encontrada em

http://dx.sheridan.com/advisor/cmyk_color.html.

A extensão de arquivo utilizada para o formato PNG é:

• .pngAlguns aplicativos em software livre que abrem arquivos no formato PNG:

• gimp (http://www.gimp.org)• Xara eXtreme LX• inkscape (http://www.inkscape.org/)• cinepaint (http://www.cinepaint.org/)

Por que usar?

O formato PNG é um formato que veio para substituir o formato GIF para imagens estáticas,

é largamente utilizado na Internet e em inúmeros aplicativos desktop, sendo utilizado tanto


http://www.w3.org/TR/PNG

72

para armazenamento de ícones quanto imagens em grandes proporções. Por ser um formato

aberto, muitos softwares implementam a manipulação desse formato.

Comparado com o formato GIF, o formato PNG fornece algumas vantagens, dentre elas:

● na maioria das imagens é possível obter uma maior compressão de dados, resultando em um arquivo menor;

● melhor suporte à transparência nas imagens;● maior espectro de cores (com representação em até 48 bits truecolor comparado com

os 8 bits do formato GIF)

Em contrapartida, o formato PNG não suporta imagens animadas sem que seja incluída uma

extensão nãooficial ao formato.


Uma vez que o mesmo software (GIMP) faz a conversão de formatos para TIFF, PNG e JPG,

consideremse aqui as mesmas conversões listadas para o formato TIFF.

Formato: JPG / JPEGCriador: Joint Photographic Experts GroupRegulamentação: ISO/IEC 109181 e ITUT Recommendation T.81Descrição:

Na computação JPEG (“Joint Photographic Experts Group”) é um método de compressão

comumente utilizado para compressão de imagens fotográficas. O grau de compressão pode

ser ajustado, permitindo um ajuste entre o tamanho de armazenamento e a qualidade da

imagem obtida.

A compressão JPEG é utilizada em um grande número de formatos de imagem, sendo JPEG/

Exif o formato mais comum utilizado em câmeras digitais e outros dispositivos de captura.

Uma das grandes vantagens do formato JPEG é que ele é o formato de imagem mais

trafegado na Internet. Como JPEG é um método de compressão com perdas, que remove

informações da imagem, ele não deve ser utilizado em imagens aeroespaciais nem médicas ou

outras onde a reprodução exata da imagem é necessária. Ao invés disso, um formato sem

perda de dados, como o PNG pode ser utilizado.


73

As extensões de arquivo utilizadas para o formato JPEG é:

• .jpg• .jpeg• .jpe• .jif• .jfi• .jfif

Alguns aplicativos em software livre que abrem arquivos no formato JPG:• gimp (http://www.gimp.org)• Xara eXtreme LX• inkscape (http://www.inkscape.org/)• cinepaint (http://www.cinepaint.org/)

Por que usar?

O formato JPG é o formato mais utilizado para transferência de fotografias na Internet.

O formato JPG pode armazenar fotografias em arquivos menores em comparação ao formato

PNG. O algoritmo de compressão JPEG é otimizado para fotografias e pinturas de cenas reais

com variações suaves de tons e cores. Por outro lado o formato JPEG não é o melhor formato

para desenhos de linha e outros gráficos textuais ou ícones, onde grandes contrastes entre

pixels adjacentes produzem artefatos visíveis. Tais imagens de iconografia podem ser melhor

armazenadas nos formatos TIFF, GIF, PNG ou mesmo em formato raw. O formato JPEG

também não é adequado para arquivos que sofrerão múltiplas edições, uma vez que uma parte

da qualidade da imagem será perdida na compressão e descompressão do arquivo toda vez

que este for editado.


Uma vez que o mesmo software (GIMP) faz a conversão de formatos para TIFF, PNG e JPG,

consideremse aqui as mesmas conversões listadas para o formato TIFF.

ÁUDIO – Uso Cotidiano

Formato: MP3

Criador: Fraunhofer Institute, AT&TBell Labs, Thomson Brandt, CCET


74

Regulamentação: Fraunhofer Institute

Descrição:

MPEG1 Audio Layer 3, mais comumente chamado de MP3, é um formato de codificação

digital de som utilizado em uma compressão com perdas. É um formato de áudio comum para

armazenamento de som, assim como um padrão de facto para a transferência e reprodução de

musicas em tocadores de música digital.

O formato MP3 é um formato específico para som desenvolvido pelo grupo “Moving Picture

Experts”, aprovado como um padrão ISO/IEC em 1991.

Problemas: É necessário licenciarse junto à empresa Thomson

(http://www.mp3licensing.com) e pagar royalties para poder distribuir arquivos codificados

com o formato mp3 (http://www.mp3licensing.com/help/index.html item 5). São poucos os

casos de isenção do pagamento desses royalties: uso privado, atividades nãocomerciais,

entidades com retorno financeiro menor que 100 mil dólares anuais, dentre outras.

Nota: É possível utilizar softwares como o Audacity (http://audacity.sourceforge.net) para

codificar arquivos de som no formato mp3, porém a distribuição na Internet segue as regras

de licenciamento junto à empresa Thomson.

Solução: Utilizar um formato aberto, como por exemplo, o formato OGG Vorbis.

Formato: OGG VorbisCriador: Fundação XIPHRegulamentação: Fundação Xiph.orgDescrição:

Vorbis é um projeto de codificação de audio aberto, que admite perda de informações e é

gerenciado pela fundação Xiph.org. O objetivo do formato Vorbis é que ele seja um substituto

para o formato MP3. É mais comumente utilizado em conjunto com o container Ogg e assim

chamado de Ogg Vorbis.


http://audacity.sourceforge.net/

http://www.mp3licensing.com/help/index.html

http://www.mp3licensing.com/

75

Ogg é um padrão de container aberto, livre e mantido pela fundação Xiph.org. O formato Ogg

é livre de patentes de software e foi desenvolvido para fornecer fluxo e manipulação

eficientes de conteúdo multimídia de alta qualidade.

Em Maio de 2003 duas RFCs (Request For Comments http://www.ietf.org/rfc.html)

Internet foram publicadas sobre o formato. O stream de bits Ogg foi definido na RFC 3533 e

seu conteúdo (application/ogg) na RFC 3534 (que já em 2006, era uma proposta de protocolo

padrão)

Embora o formato Ogg não tenha atingido a ubiqüidade dos padrões MPEG (MP3/MP4) é

comumente utilizado para codificar conteúdo livre como p.ex. músicas e conteúdo multimídia

dos projetos da Wikimedia, bem como arquivos com a licença Creative Commons. Em maio

de 2007 a Free Software Foundation lançou uma campanha para aumentar o uso do Vorbis

“como uma alternativa de áudio ética, legal e tecnicamente superior ao formato MP3” (http://

www.fsf.org/resources/formats/playogg).

Licença

As especificações do padrão Vorbis estão disponíveis em domínio público, porém a fundação

Xiph.org se reserva o direito de ditar a especificação e certificar a compatibilidade com o

padrão Vorbis. As bibliotecas de manipulação do padrão estão disponíveis sob a licença BSD

(http://www.opensource.org/licenses/bsdlicense.php) juntamente com as ferramentas de

manipulação.

A extensão de arquivo utilizada para o formato OGG é:

• .ogg

Alguns aplicativos em software livre que abrem arquivos no formato OGG:

• VLC Media Player (http://www.videolan.org/vlc/)• mplayer (http://www.mplayerhq.hu)• Audacity (http://audacity.sourceforge.net/)• mencoder (http://www.mplayerhq.hu)• oggconvert (http://oggconvert.tristanb.net/)


http://www.mplayerhq.hu/


http://www.ietf.org/rfc.html

76

Por que usar?

Apesar de ainda não ser um padrão oficialmente reconhecido, o formato ogg vorbis já foi

publicado como solicitação de padrão nas RFCs mencionadas anteriormente e vem sendo

utilizado já há muito como uma alternativa ao formato MP3 que contém patentes de software.

É um formato aberto e, sendo assim, qualquer software pode implementar sua especificação,

tornando a preservação do conteúdo facilitada. Outro fator a ser considerado é a indicação da

Free Software Foundation para a utilização do formato Ogg Vorbis, fundação essa que

costuma brigar muito pela liberdade de software.

Um grande fator em benefício do formato OGG Vorbis e contra o formato MP3 é a

possibilidade de distribuição de arquivos sem o pagamento de royalties para a empresa

Thomson.


Essa seção trata da conversão de formatos existentes para o formato OGG Vorbis. O software

livre Audacity (http://audacity.sourceforge.net/) é capaz de ler e converter os seguintes

formatos para OGG Vorbis:

● MPEG2/3 (.MP2 e .MP3) 1

● WAVE (.WAV)● AIFF● AU● OGG

Além do Audacity, vários outros softwares livres, tais como mencoder e oggencoder convertem de diferentes formatos para o formato OGG, tanto Vorbis quanto Theora.

➢ Áudio – Profissional

Formato: WAVCriador: Microsoft & IBM Descrição:1 Ainda não é suportado o formato MPEG-2 multicanal pela biblioteca que manipula esse formato.



77

WAV (ou WAVE), é um acrônimo para “Waveform audio format”, um padrão de formato de

audio desenvolvido pela IBM e Microsoft para armazenamento de fluxo de áudio em PCs.

É uma aplicação do método empregado pelo formato RIFF para armazenar dados em

“blocos”, estando próximo dos formatos IFF e AIFF usados nos computadores Amiga e

Macintosh respectivamente. É o principal formato utilizado no sistema operacional Windows

para áudio sem tratamento (raw) e áudio não comprimido.

Tanto o formato WAV e AIFF são compatíveis com sistemas Windows e Macintosh, sendo

que o formato leva em conta algumas diferenças estruturais de CPUs tais como o sistema de

ordem de bits, que na arquitetura Intel é littleendian.

Embora um arquivo WAV possa conter áudio comprimido, a maioria dos formatos WAV

contém somente áudio não comprimido no formato LPCM( linear pulse code modulation). O

formato padrão de arquivos para CDs, por exemplo, é codificado em LPCM, contendo dois

canais de 44.100 amostras por segundo, 16 bits por amostra. Uma vez que o LPCM usa um

método não comprimido e sem perdas, que mantém todas as amostras de uma trilha de áudio,

usuários profissionais e especialistas em áudio podem utilizar o formato WAV para obter a

melhor qualidade de áudio.

Arquivos WAV não comprimidos são grandes em tamanho e, com a popularização do

compartilhamento de arquivos na Internet, o formato WAV acabou perdendo um pouco de

sua popularidade. Entretanto é um formato que continua sendo muito utilizado para

armazenar a “primeira geração” de arquivos de alta qualidade, onde não pode haver perda de

informações, e onde espaço em disco normalmente não é uma restrição grande. Também é

utilizado onde se faz necessária alta fidelidade na reprodução de som.

Limitações

O formato WAV é limitado a arquivos menores que 4GB devido ao uso de um campo inteiro

de 32 bits no cabeçalho utilizado para armazenar o tamanho de arquivo. Embora esse tamanho

seja o equivalente a 6.6 horas de áudio em qualidade de CD, para produções profissionais as

vezes é necessário extrapolar esse limite. Sugerese então a utilização do formato RF64


78

(http://www.ebu.ch/CMSimages/en/tec_doc_t33062007_tcm642570.pdf?display=EN)

especificado pela European Broadcasting Union para solucionar esse problema.

A extensão de arquivo utilizada para o formato WAV é:

• .wav

Alguns aplicativos em software livre que abrem arquivos no formato WAV:

• audacity (http://audacity.sourceforge.net/)• atunes (http://www.atunes.org/)• moreamp (http://sourceforge.net/projects/moreamp/)• perl audio converter (http://pacpl.sourceforge.net/)

Por que usar?

Para manter a maior qualidade de som em um formato largamente difundido recomendase o

uso do formato WAV. É necessário porém uma reflexão a respeito da relação custo x

benefício x necessidade de se armazenar um arquivo no formato WAV devido às dimensões

desse tipo de arquivo. A preocupação com a preservação do arquivo e suas qualidades podem

ser reduzidas devido à grande quantidade de softwares que atualmente manipulam esse

formato.


Da mesma maneira que para o formato OGG, o software livre Audacity

(http://audacity.sourceforge.net/) também faz a conversão entre os formatos especificados.

Sendo assim, considerese as mesmas conversões especificadas para o formato OGG.

➢ Vídeo

Formato: MPEG2Criador: Moving Pictures Expert GroupRegulamentação: ISO/IEC 13818Descrição:

MPEG2 é um padrão para “codificação genérica de figuras em movimento e informações de

áudio associadas”. Ele descreve a combinação de métodos de compressão de video e áudio



http://pacpl.sourceforge.net/

79

com perda que permite o armazenamento e transferência de vídeos usando a mídia de

armazenamento e largura de banda atualmente disponíveis.

O formato MPEG2 é utilizado como formato de sinal de televisão digital transmitido através

do ar, cabo e satélite. Ele também especifica o formato de vídeos e outros programas que são

distribuídos em DVDs e discos similares. Dessa maneira, estações e receptores de TV digital,

tocadores de DVD e outros equipamentos são desenvolvidos para suportar esse formato.

O MPEG2 foi o segundo de vários formatos desenvolvidos pelo “Moving Pictures Expert

Group” e é um padrão internacional (ISO/IEC 13818), sendo que as partes 1 e 2 do padrão

MPEG2 foram desenvolvidas em conjunto com o ITUT e dessa maneira tem um número de

catálogo no ITUT Recommendation Series.

Enquanto que o padrão MPEG2 é o núcleo da maioria das televisões digitais e formatos de

DVDs ele não especificaos completamente. Instituições regionais podem adaptálo às suas

necessidades retringindo ou aumentando aspectos do padrão. Devido à ampla gama de

aplicações que o formato MPEG2 suporta (desde aplicações móveis até edição de vídeo

digital de alta qualidade) algumas aplicações suportam apenas um subconjunto das

características do padrão.

Licença

Aproximadamente 640 patentes envolvem o formato MPEG2. O conjunto de patentes é

gerenciado e administrado pela “Autoridade de Licenceamento MPEG”, uma organização

privada.

A extensão de arquivo utilizada para o formato MPEG2 é:

• .mpg

Alguns aplicativos em software livre que abrem arquivos no formato MPEG2:

• mplayer• cinepaint• cinelerra


80

Por que usar?

Embora envolvido em muitas licenças, é indiscutível a disseminação desse tipo de arquivos

em mídias de DVD na sociedade atual. A preocupação em manter esse tipo de arquivo se

resume ao fato de que muito da produção cinemática tem se distribuído nesse formato.


O aplicativo mencoder (http://www.mplayerhq.hu) converte de inúmeros formatos para o

formato MPEG2, dentre eles:

● AVI● OGG● FLV● MPEG4



81

Formato: Theora OGGCriador: Fundação XIPH.ORGRegulamentação: http://www.ietf.org/rfc/rfc3533.txt

Descrição:

O formato Theora é um formato livre e aberto de compressão de vídeo desenvolvido pela

Fundação Xiph.org. É um formato que pode ser armazenado em qualquer container

apropriado, embora seja geralmente encontrado incluído no container Ogg e é freqüentemente

utilizado em conjunto com o formato Vorbis de fluxos de áudio, resultando em um formato de

distribuição de filmes livre de patentes de software.

Da mesma maneira que outros formatos de imagem e vídeo, o formato Theora utiliza

subamostragem chroma, compensação de movimento baseada em blocos e blocos DCT 8 por

8, comparáveis aos formatos MPEG1/2/4.

A extensão de arquivo utilizada para o formato Theora é:

• .ogv

Alguns aplicativos em software livre que abrem arquivos no formato OGG:

• cinelerra (http://cvs.cinelerra.org/ e http://www.heroinewarrior.com/cinelerra.php)• VLC Media Player (http://www.videolan.org/vlc/)• FFmpeg (http://ffmpeg.org/)• mplayer (http://www.mplayerhq.hu)• oggconvert (http://oggconvert.tristanb.net/)

Por que usar?

Apesar de ser um formato relativamente novo (a primeira versão data de 2002) o formato

Theora em conjunto com o conteiner Ogg fornece uma alternativa livre de patentes e aberta

para manutenção de um tipo de mídia dominado por patentes de software e código fechado. A

manutenibilidade de conteúdo em um formato aberto é possível ao longo do tempo, ao

contrário de um formato proprietário.

O formato Theora Vorbis tem como seu principal ponto forte a abertura do formato. Por se



http://ffmpeg.org/

82

tratar de um formato que tem como objetivo substituir o formato proprietário MPEG, o

formato Theora Vorbis tem sido atualizado para contemplar e extrapolar as características

presentes no formato MPEG nas suas várias versões. Um ponto fraco ainda desse formato é

que ele ainda não foi adotado pelos grandes produtores de vídeo, como as indústrias

hollywodianas, sendo necessária a conversão de formatos.


Os aplicativos mencoder e oggconvert suportam a conversão de inúmeros formatos para os

formatos livres OGG Vorbis e OGG Theora, dentre eles:

• AVI• MPEG2• MPEG4• WMV1• WMV2• FLV• ASV• MJPEG

• DESENHO ARQUITETÔNICO

Formato: DWGCriador: Mike RiddleRegulamentação: Não há oficialmente. A Autodesk tem diferentes formatos para o mesmo aplicativo em diferentes versões.Descrição:

O formato DWG (abreviatura de “drawing”) é um formato usado para armazenar desenhos e

metadados bi e tridimensionais. É o formato nativo para diversos pacotes CAD, incluindo o

AutoCAD, Intellicad, Caddie, além do formato DWG ser suportado por várias outras

aplicações de CAD.

DWG era o formato nativo do Interact CAD desenvolvido por Mike Riddle no final da década

de 1970 e subsequentemente licenciado pela Autodesk em 1982 como base para o AutoCAD.

De 1982 a 2007 a Autodesk criou versões do AutoCAD que gravavam nada menos que 18


83

grandes variantes do formato DWG, nenhuma delas publicamente documentada.

O formato DWG é provavelmente o formato mais amplamente divultado para desenhos CAD.

A Autodesk vende uma biblioteca de leitura/escrita chamada RealDWG sob uma licença

seletiva e para uso em aplicações que não sejam suas concorrentes.

Várias companhias tentaram fazer a engenharia reversa do formato DWG da Autodesk, e

ofereceram bibliotecas de software para ler e gravar arquivos Autodesk. A tentativa mais bem

sucedida foi da “Open Design Alliance”, um consórcio sem fins lucrativos criado em 1998

por desenvolvedores de software (incluindo competidores da Autodesk) que liberou uma

biblioteca chamada OpenDWG Toolkit.

Não se tem notícia de bibliotecas DWG de código fonte livre, e nem mesmo o RealDWG ou

DWGdirect são licenciados em termos compatíveis com a GPL ou quaisquer outras licenças

livres. A licença das bibliotecas criadas pela “Open Design Alliance” restringem o uso de

suas bibliotecas aos membros da própria “Open Design Alliance”.

Alternativa:Utilizar o formato DXF.

Formato: DXFCriador: AutodeskRegulamentação: AutodeskDescrição:

O formato AutoCAD DXF (Drawing Interchange Format, ou Drawing Exchange Format) é

um formato de arquivo CAD desenvolvido pela Autodesk para permitir a interoperabilidade

de dados entre o AutoCAD e outros programas de CAD.

O formato DXF foi originalmente introduzido em Dezembro de 1982 como parte do

AutoCAD 1.0 e tinha como objetivo fornecer uma representação exata dos dados no formato

nativo do AutoCAD (DWG), o qual, por muitos anos, a Autodesk não publicou

especificações. Por esse motivo a importação correta de arquivos DXF era muito difícil.

Atualmente a Autodesk publica as especificações do formato DXF no seu site para versões do

formato DXF a partir do AutoCAD Release 13 até o AutoCAD 2009.


84

A extensão de arquivo utilizada para o formato DXF é:

• .dxf

Alguns aplicativos em software livre que abrem arquivos no formato DXF:

• Blender – usando um script para importação

• Qcad

• VariCAD

Por que usar?

Não há muito como fugir da utilização do formato DWG em se tratando de desenhos

arquitetônicos. A preservação do conteúdo pode se tornar bem complicada para desenhos

muito antigos uma vez que, para cada nova versão do software um novo formato é

especificado. A alternativa é exportar todos esses arquivos para o formato DXF que é um

pouco mais aberto. De qualquer maneira ainda, há a necessidade de uma discussão a respeito

do armazenamento desse tipo de desenhos em formatos alternativos, de preferência sem perda

de informações.


A suíte de escritório OpenOffice abre documentos .DXF como desenhos no OpenOffice

Draw, dessa maneira é possível converter com perda de informações os arquivos .DXF para

os principais formatos de relatório.

Desenho VetorialFormato: SVGCriador: W3C SVG Working GroupRegulamentação: W3CDescrição:

O formato Scalable Vector Graphics (SVG) é uma especificação XML e um formato de

arquivo para descrição de gráficos vetoriais bidimensionais, tanto estáticos quanto dinâmicos

(interativos ou animados).


85

A especificação SVG é um padrão aberto que tem estado sob o desenvolvimento do World

Wide Web Consortium (W3C) desde 1999. Imagens SVG e os comportamentos associados a

essas imagens são definidas em arquivos texto XML. Isso quer dizer que essas imagens pode

ser indexadas, pesquisadas, scriptadas e, se necessário, comprimidas.

Arquivos SVG podem ser editados em qualquer editor de textos, entretanto aplicações

específicas para edição de arquivos SVG também são facilmente encontradas.

A extensão de arquivo utilizada para o formato SVG é:

• .svg

Alguns aplicativos em software livre que abrem arquivos no formato SVG:

• Gimp (http://www.gimp.org)• Xara eXtreme• inkscape (http://www.inkscape.org/)• cinepaint (http://www.cinepaint.org/)• OpenOffice Draw (importação/exportação)

Por que usar?

O formato SVG é um formato muito popular na transferência de arquivos vetoriais. Sendo de

fácil utilização e compressão. Por ser um formato aberto e mantido por um consórcio já há

alguns anos, reforçase ainda mais a preservação do formato.


A seguir listamos algumas das possíveis conversões de formatos para o formato SVG

fornecidas pelo software Inkscape:

● SVG Gráfico Vetorial Escalável● PDF – Portable Document Format● AI – Adobe Illustrator 9.0 ● WPG – Gráficos do Wordperfect● GGR – Degradê do Gimp● XAML – Microsoft XAML● BMP – Bitmap● WMF – Windows Metafile


86

ISO – International Organization for Standardization Website: http://www.iso.org

A ISO (International Organization for Standardization) é a maior desenvolvedora e publicadora mundial de padrões internacionais. É uma rede de institutos de padronização nacionais de 158 países, um membro por país, com sede em Geneva na Suíça, de onde é coordenada toda a organização.

A ISO é uma organização nãogovernamental que faz a ponte entre os setores público e privado. Se por um lado muitos de seus membros fazem parte da estrutura governamental de seus países, por outro lado outros membros tem suas raízes unicamente no setor privado, sendo constituídos por associações de indústrias.Dessa maneira a ISO consegue estabelecer um consenso especialmente em soluções que atinjam ambos os objetivos de negócios e da sociedade em geral.

IEC – International Electrotechnical CommissionWebsite: http://www.iec.ch/A IEC é a organização mundial que lidera a preparação e publicação de padrões internacionais para todas as tecnologias relacionadas com a elétrica e eletrônica – coletivamente chamada de tecnologia eletroeletrônica.Aonde você encontrar eletricidade e eletrônica, você encontrará a IEC fornecendo segurança e desempenho, o ambiente e energia elétrica eficiente e também energias renováveis.A IEC também gerencia sistemas de aplicação de conformidade, que certificam a conformidade de equipamentos, sistemas e/ou componentes com seus padrões internacionais.

OASIS – Organization for the Advancement of Structured Information StandardsWebsite: http://www.oasisopen.org/who/OASIS é um consórcio sem fins lucrativos que direciona o desenvolvimento, convergência e adoção de padrões abertos para a sociedade global da informação. O consórcio produz mais padrões de serviços Internet que qualquer outra organização que trabalhe com padrões para segurança, comércio eletrônico e esforços de padronização no setor público e para mercados específicos.Fundado em 1993, o comitê OASIS tem mais de 5.000 participantes representado mais de 600 organizações e membros individuais em 100 países.


Documents

gic_metodologia_Gestao_doc.pdf