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GUIA DE NAVEGAÇÃO DO
PORTAL VB
Prezado Cliente,
O Guia de Navegação do Portal VB foi criado para simplificar a utilização da ferramenta e facilitar seu entendimento sobre cada benefício.Aqui você vai conhecer, por meio de telas ilustradas e itens indicados, todas as funcionalidades do nosso Portal.A VB espera que você aproveite ao máximo essa ferramenta que foi elaborada especialmente para seu negócio.
Boa leitura!
1. ÍNDICE1. ACESSANDO O SITE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .62. CADASTRO DA EMPRESA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8
Incluir ou alterar dados da empresa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8Incluir ou alterar contatos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10Incluir, alterar ou excluir endereços . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12Incluir, alterar ou excluir departamentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15Incluir, alterar ou excluir cargos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17Incluir, alterar ou excluir períodos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
3. FUNCIONÁRIOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21Cadastrar funcionários . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21Ativar, desativar ou excluir funcionários . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
4. BENEFÍCIOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25Incluir benefícios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25Alterar ou excluir benefícios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27Incluir, alterar ou excluir itens específicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
5. IMPORTAÇÃO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30Importar arquivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30Acessar relatórios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
6. PEDIDOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .32Gerar pedidos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32Acompanhar pedidos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36Imprimir boleto bancário . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38Consultar nota fiscal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
7. RELATÓRIOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40Relatórios de funcionários . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40Relatórios de benefícios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40Relatórios de pedidos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40Saldos e extratos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
8. OCORRÊNCIAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42Solicitação de 2ª via de cartão eletrônico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42Informação de créditos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42Informação de cartão . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42Abrir uma ocorrência . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
6
1. ACESSANDO O SITEPara utilizar todos os recursos disponíveis no Portal Beneficiário, basta acessar o site www. vb.com.br e fazer seu login.
A Para realizar o login selecione a aba CLIENTE VB
7
B Selecione a opção ÁREA DA EMPRESA
QUADRO DE AVISOSNo Quadro de Avisos você encontra informações importantes que podem impactar o seu pedido de benefício. Fique de olho!
C Digite o CNPJ ou e-mail, a senha e clique em ENVIAR
8
2. CADASTRO DA EMPRESA
INCLUIR OU ALTERAR DADOS DA EMPRESA
No Portal do Beneficiário você pode incluir ou alterar os dados cadastrais como endereço, contatos, funcionários, departamento entre outros.
INCLUIR
A Acesse a aba DADOS CADASTRAIS
B Selecione o campo a ser incluído
C Preencha todos os DADOS OBRIGATÓRIOS (sinalizados com *)
D Clique em SALVAR ALTERAÇÕES
AB
C
D
9
ALTERAR
A Acesse a aba DADOS CADASTRAIS
B Selecione o dado a ser alterado
C Altere os dados
D Clique em SALVAR ALTERAÇÕES
AB
C
D
IMPORTANTE!Os e-mails de faturamento são exclusivos para recebimentodas notas fiscais eletrônicas.
10
INCLUIR OU ALTERAR CONTATOS
Para cadastrar os responsáveis pelo acesso ao site e contato com a VB, acesse a aba DADOS CADASTRAIS e selecione a opção CONTATOS.
INCLUIR
A Clique em ADICIONAR CONTATO
B Preencha as informações
C Clique em SALVAR ALTERAÇÕES
A
B
C
11
ALTERAR
A Selecione o contato a ser alterado
B Clique em DETALHAR
A B
C
D
EXCLUIR
A Selecione o contato B Clique em EXCLUIR CONTATO(S)
C Altere os dados desejados
D Clique em SALVAR ALTERAÇÕES
AB
12
INCLUIR, ALTERAR OU EXCLUIR ENDEREÇOS
Para cadastrar os endereços de entrega dos benefícios e de faturamento acesse a aba ENDEREÇOS no menu DADOS CADASTRAIS.
INCLUIR
A Clique em ADICIONAR ENDEREÇO
B Selecione o tipo de endereço, digite o CEP e clique em LOCALIZAR
C Digite os demais dados e clique em SALVAR ALTERAÇÕES
A
B
C
13
ALTERAR
A Visualize o endereço a ser alterado e clique em DETALHAR
B Altere os dados necessários e clique em SALVAR ALTERAÇÕES
A
B
14
EXCLUIR
A Selecione o endereço
B Clique em EXCLUIR ENDEREÇO(S)
A
B
15
INCLUIR, ALTERAR OU EXCLUIR DEPARTAMENTOS
Para cadastrar os departamentos acesse a aba DEPARTAMENTOS no menu DADOS CADASTRAIS.
INCLUIR
A Clique em ADICIONAR DEPARTAMENTOS
B Insira no pop-up o nome do departamento e clique em ADICIONAR
C Após atualização da página clique em SALVAR ALTERAÇÕES
A
B
C
16
ALTERAR
A Apague e insira o novo nome
B Clique em SALVAR ALTERAÇÕES
EXCLUIR
A Selecione o departamento
B Clique em EXCLUIR DEPARTAMENTO(S)
A
A
B
B
17
INCLUIR, ALTERAR OU EXCLUIR CARGOS
Para cadastrar a lista de cargos, acesse a aba CARGOS no menu DADOS CADASTRAIS.
INCLUIR
A Clique em ADICIONAR CARGOS
B Insira no pop-up o nome do cargo e clique em ADICIONAR
C Após atualização da página clique em SALVAR ALTERAÇÕES
A
B
C
18
ALTERAR
A Apague e insira o novo nome
B Clique em SALVAR ALTERAÇÕES
EXCLUIR
A Selecione o cargo
B Clique em EXCLUIR CARGO(S)
AB
A
B
19
INCLUIR, ALTERAR OU EXCLUIR PERÍODOS
Para criar os períodos (dias de trabalho dos funcionários), acesse a aba PERÍODOS no menu DADOS CADASTRAIS.
INCLUIR
A Clique em ADICIONAR PERÍODO
B Insira no pop-up o nome do período desejado, a quantidade de dias e clique em ADICIONAR
C Após atualização da página clique em SALVAR ALTERAÇÕES
A
B
C
20
ALTERAR
A Apague e insira o novo nome e quantidade de dias.
B Clique em SALVAR ALTERAÇÕES
EXCLUIR
A Selecione o período
B Clique em EXCLUIR PERÍODO(S)
A
A
B
B
21
3. FUNCIONÁRIOS
CADASTRAR FUNCIONÁRIOS
Para cadastrar os funcionários que receberão os benefícios, acesse a aba FUNCIONÁRIOS no menu DADOS CADASTRAIS e insira as informações necessárias.
A Clique em ADICIONAR FUNCIONÁRIO
B Digite o CPF do funcionário sem pontos ou traços e clique em BUSCAR FUNCIONÁRIOS. Se o funcionário já trabalhou em alguma empresa que comprava com a VB, alguns dados aparecerão automaticamente e será necessário apenas atualizá-los. Caso não apareça nenhum dado, preencha as informações solicitadas.
C Após inserir todos os dados, clique em SALVAR ALTERAÇÕES
A
B
22
C
23
A
ATIVAR, DESATIVAR OU EXCLUIR FUNCIONÁRIOS
O cadastro de um funcionário deverá ser excluído somente em caso de desligamento. Caso a empresa não queira incluir um funcionário no pedido por motivos de férias, afastamento, entre outros, poderá apenas deixar seu cadastro inativo e ativar quando for incluí-lo no pedido novamente.
ATIVAR
A Marque a opção STATUS
DESATIVAR
A Desmarque a opção STATUS
A
B
B
B Depois clique em SALVAR ALTERAÇÕES
B Depois clique em SALVAR ALTERAÇÕES
24
EXCLUIR
A Selecione a opção ao lado esquerdo do nome
B Clique em EXCLUIR FUNCIONÁRIO(S)
AB
25
A
B
4. BENEFÍCIOS
INCLUIR BENEFÍCIOS
Para cadastrar o benefício dos funcionários, acesse a aba FUNCIONÁRIOS no menu DADOS CADASTRAIS.
A Selecione o funcionário desejado e clique em DETALHAR
B Clique na aba BENEFÍCIOS DO FUNCIONÁRIO e em seguida clique em ADICIONAR BENEFÍCIO
C Selecione o grupo de itens e o benefício desejado, insira a quantidade diária que o funcionário utilizará e clique em ADICIONAR
D Visualize o benefício cadastrado e clique em SALVAR ALTERAÇÕES
26
C
D
27
ALTERAR OU EXCLUIR BENEFÍCIOS
A empresa poderá alterar a quantidade diária do benefício incluso para o funcionário ou substituir o benefício excluindo o atual e cadastrando o novo código.
ALTERAR
A Apague e insira a nova quantidade na caixinha QTDE DIÁRIA
B Clique em SALVAR ALTERAÇÕES
EXCLUIR
A Selecione o benefício
B Clique em EXCLUIR BENEFÍCIO(S)
A
A
B
B
28
INCLUIR, ALTERAR OU EXCLUIR ITENS ESPECÍFICOS
INCLUIR
Para cadastrar itens específicos, acesse a aba ITENS ESPECÍFICOS no menu DADOS CADASTRAIS.
A Clique em ADICIONAR ITEM ESPECÍFICO
B Selecione a REGIÃO PARA ENTREGA, GRUPO DE BENEFÍCIOS, BENEFÍCIO e insira o VALOR
C Clique em ADICIONAR, visualize o item cadastrado e clique em SALVAR ALTERAÇÕES
C
A
B
29
ALTERAR
A Apague e insira o novo valor na caixinha VALOR
B Clique em SALVAR ALTERAÇÕES
A
A
B
B
EXCLUIR
A Selecione o BENEFÍCIO
B Clique em EXCLUIR BENEFÍCIO(S)
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C
A
B
5. IMPORTAÇÃOPara realizar o seu pedido através da importação da folha de pagamento é necessário importar os dados de acordo com a APB (Arquivo Padrão Benefícios). Para preparar a APB consulte o manual técnico ou entre em contato com o nosso suporte técnico.
IMPORTAR ARQUIVOS
Para importar arquivos selecione a aba IMPORTAR ARQUIVOS no menu IMPORTAÇÃO.
A Inicie a importação no link CLIQUE AQUI
B Selecione o arquivo e clique em IMPORTAR ARQUIVO
C Ao concluir o processo de importação aparecerá a mensagem ARQUIVO IMPORTADO COM SUCESSO
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IMPORTANTE!Caso ocorra algum erro durante a importação, contate a nossa equipe de suporte técnico.
ACESSAR RELATÓRIOS
Na aba RELATÓRIOS IMPORTAÇÃO DE DADOS, você pode acessaro resumo dos itens importados, a última importação, funcionários removidos e fazer o download da lista de insumos disponíveis.
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6. PEDIDOS
GERAR PEDIDOS
Com os funcionários e seus respectivos benefícios cadastrados, selecione a aba GERAR PEDIDOS no menu PEDIDOS. Para pedido mensal ou complementar, selecione PEDIDO PERSONALIZADO. Caso queira solicitar pequena quantidade de vales em papel e/ou cartões avulsos, selecione PEDIDO AVULSO.
PEDIDO PERSONALIZADO
A Insira a data prevista para o pagamento do pedido, o período de utilização dos benefícios, informe se deseja receber os envelopes separados por departamento e se deseja ordená-los por nome de funcionário ou matrícula e clique em CONTINUAR.
B Você poderá filtrar a realização do pedido conforme a sua necessidade. Isto é, poderá realizar pedido para apenas uma empresa do grupo, uma região, um endereço, um departamento ou um benefício. Se não deseja nenhum filtro, deixe esses campos em branco. Clique em CONTINUAR.
C Verifique todas as informações do seu pedido como: valores, taxas, endereço de entrega, responsável pelo recebimento e clique em CONFIRMAR PEDIDO.
IMPORTANTE!Informe corretamente o período de utilização dos benefícios.A opção de agendamento de liberação é válida apenas para os produtos VB Refeição e VB Alimentação.
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IMPORTANTE!Após a confirmação do pedido, o boleto bancário estará disponível para impressão.
C
A
B
34
Pedido avulso
A Clique em ADICIONAR BENEFÍCIO
B Selecione o endereço de entrega, grupo de benefícios, benefício, insira valor unitário e quantidade.
C Confira se os dados do pedido estão corretos. Caso pretenda adicionar mais vale em papel ou cartões avulsos no seu pedido, clique em salvar e depois clique em Adicionar Benefício. Se o seu pedido estiver completo clique em Avançar.
D Confirme a data de pagamento, endereço de entrega e responsável pelo pedido, clique em AVANÇAR.
E Clique em CONFIRMAR PEDIDO.
A
B
IMPORTANTE!os benefícios que entrarão no pedido estarão como ADICIONADOS , os demais que já foram cadastrados em algum momento permanecem na aba REMOVIDOS para utilização futura
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C
D
E
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ACOMPANHAR PEDIDOS
Você pode acompanhar o status do seu pedido na aba ACOMPANHAMENTO no menu PEDIDOS.
STATUS DO PEDIDO
A Selecione o botão DETALHAR e acesse o status do seu pedido
B PEDIDO GERADO O pedido foi recebido corretamente
C PAGAMENTO RECEBIDO O pagamento foi identificado e o pedido será processado.
D PROCESSAMENTO DO PEDIDO A VB inicia as transmissões e compra dos itens junto aos emissores. Clicando na opção de percentual de processamento, caso seja diferente de 100%, será exibido o status detalhado da disponibilização de cada item. Ao clicar no botão detalhar, é feito o download de arquivo .ZIP, que contém três arquivos CSV com todos os detalhes da compra (planilha geral, inconsistências e cartões novos).
E RECARGA HABILITADA O pedido foi pago pela VB aos emissores, que efetuaram a liberação dos créditos aos funcionários. Nessa etapa estão contidos também os funcionários que tiveram o Cancelamento Operacional dos créditos, devido inconsistências ou falhas no emissor.
F Após a CONCLUSÃO de cada etapa do pedido, o ícone correspondente ficará verde.
G ENCOMENDAS FÍSICAS Na sequência de Recarga habilitada (conforme a ilustração da página 37), essa opção permite acesso à guia de entrega e detalhes da encomenda.
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IMPRIMIR BOLETO BANCÁRIO
A Para acessar o boleto do pedido, selecione a aba BOLETO no menu PEDIDOS
B Visualize o pedido desejado e clique no botão BOLETO BANCÁRIO
A
B
39
CONSULTAR NOTA FISCAL
A Para consultar a nota fiscal do pedido, selecione a aba ACOMPANHAMENTO no menu PEDIDOS
A Clique no botão NOTA FISCAL para ter acesso ao DEMOSTRATIVO ou NOTA FISCAL
B Para visualizar o resumo do seu pedido clique em DEMONSTRATIVO
C Para visualizar a sua NF clique em CONSULTAR
A
B
C C
40
7. RELATÓRIOSPara conferência e emissão de relatórios gerenciais, clique na guia RELATÓRIOS e selecione o tipo de relatório que deseja consultar.Preencha ou selecione as informações solicitadas pelo sistema e clique no tipo de formato que deseja visualizar o relatório (html ou PDF).
RELATÓRIOS DE FUNCIONÁRIOS
É possível extrair a relação de funcionários cadastrados, os valores dos benefícios inclusos por funcionário ou por departamento. Também é possível emitir o formulário de solicitação do vale-transporte.
RELATÓRIOS DE BENEFÍCIOS
É possível consultar os benefícios cadastrados/solicitados, conforme o tipo de benefício, o pedido realizado ou para cada funcionário.Você também pode consultar a lista de insumos com todos os benefícios disponíveis para compra em cada região.
RELATÓRIOS DE PEDIDOS
No relatório Listagem de Funcionários, consulte os funcionários inclusos no pedido e quais benefícios foram comprados para eles.Visualize o resumo do que foi comprado para os funcionários ativos e imprima o recibo, para assinatura dos funcionários que receberam itens eletrônicos.No Portal Beneficiário, você pode realizar o download da planilha de status do pedido contendo descrição de recargas liberadas ou inconsistências, consultar e imprimir notas fiscais e relatório de encomendas físicas.Com o relatório Comparativo do Poupador é possível conferir o total da economia no pedido.
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SALDOS E EXTRATOS
Relatórios de saldos, recargas e extratos de utilização quando disponibilizados pelos órgãos emissores.
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8. OCORRÊNCIASExistem diversos tipos de ocorrências que podem ser abertas diretamente pelo site VB, para consultar liberação de créditos, entrega de cartões ou solicitar 2ª via de cartão.
SOLICITAÇÃO DE 2ª VIA DE CARTÃO ELETRÔNICO
É possível solicitar bloqueio e emissão da 2ª via dos órgãos emissores que permitem esse procedimento.
INFORMAÇÃO DE CRÉDITOS
É possível confirmar a liberação de créditos do funcionário.
INFORMAÇÃO DE CARTÃO
Confirme a data de entrega de cartões novos ou 2ª via.
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ABRIR UMA OCORRÊNCIA
A Selecione a aba NOVA OCORRÊNCIA no menu OCORRÊNCIA
B Selecione o e-mail que receberá o retorno da ocorrência, nome do órgão emissor, benefício do funcionário e o tipo de ocorrência. Clique em PRÓXIMO
C Prossiga com o preenchimento das informações solicitadas na ocorrência e clique no botão GERAR OCORRÊNCIA
A
B
C
