GUIA DE UTILIZAÇÃO DO PORTAL DE PROJETOS DO TST

GUIA DE UTILIZAÇÃO DO PORTAL DE PROJETOS DO TST

Solução para apoio ao gerenciamento de projetos

Brasília – DF

2015

Assessoria de Gestão Estratégica (ASGE/SEGP – EGP-TST)

Tribunal Superior do Trabalho

Ministro Antonio José de Barros Levenhagen

Presidente

Anne Floriane da Escóssia Lima

Secretária-Geral da Presidência

Coordenação, organização, planejamento visual e diagramação

Assessoria de Gestão Estratégica (ASGE)

Revisão textual

Coordenadoria de Gestão Documental (CDOC)

APRESENTAÇÃO

O objetivo deste guia é facilitar a utilização da ferramenta adotada pelo TST

para o gerenciamento de projetos – o Portal de Projetos.

O Portal reúne conceitos teóricos, modelos metodológicos e programas, cujo

emprego contribui para que os gerentes de projeto e suas equipes sejam bem sucedidos

na condução dos seus trabalhos visando a geração de resultados positivos para a

instituição em seus mais diversos aspectos.

Esta segunda edição contempla a atualização das ferramentas tecnológicas

para a versão 2013 bem como a revisão da metodologia.

SUMÁRIO

INTRODUÇÃO .................................................................................................................... 9

1. ACESSO AO PORTAL DE PROJETOS ..................................................................... 13

1.1 Providências preliminares ao acesso ................................................ 13

1.2 Login e senha ............................................................................... 14

1.3 Permissões de Acesso ao Portal de Projetos ...................................... 14

1.4 Página Inicial ................................................................................ 15

1.5 Disposição das informações ............................................................ 16

1.6 Metodologia de Gerenciamento de Projetos do TST – Metodologia GP ... 18

1.7 Escritórios de Projetos .................................................................... 19

2. OPERAÇÕES BÁSICAS ............................................................................................ 23

2.1 Abrir ............................................................................................ 23

2.2 “Check-in” e “Check-out” .............................................................. 24

2.3 Salvar e Publicar ........................................................................... 26

2.4 Fechar ......................................................................................... 26

3. CONSULTA E CONTROLE DO ANDAMENTO DO PROJETO ................................. 31

3.1 Visões .......................................................................................... 31

3.2 Detalhes do projeto ....................................................................... 34

3.3 Cronograma .................................................................................. 35

3.4 Site do Projeto – Informações de controle ........................................ 37

4. CRIAÇÃO DE UM NOVO PROJETO/AÇÃO .............................................................. 45

4.1 Projeto ou Ação? ........................................................................... 45

4.2 Cadastro ...................................................................................... 45

4.3 Cronograma .................................................................................. 49

4.4 Linha de base (baseline) ................................................................. 50

4.5 Site do Projeto .............................................................................. 51

5. REPLANEJAMENTO DO CRONOGRAMA ................................................................ 55

6. ENCERRAMENTO DO PROJETO ............................................................................. 59

6.1 Cronograma e informações do projeto .............................................. 59

6.2 Documentos de encerramento ......................................................... 60

7. CONFIGURAÇÃO E UTILIZAÇÃO DO MS-PROJECT .............................................. 65

7.1 Visão geral ................................................................................... 65

7.2 Configuração inicial ........................................................................ 66

7.3 Calendário ................................................................................... 68

7.4 Ferramentas e comandos mais comuns ............................................ 69

7.5 Criação de um novo projeto ............................................................ 71

7.6 Compatibilidade com as versões anteriores ....................................... 72

8. FERRAMENTA WBS (WBS Chart PRO) .................................................................... 77

9. ANEXO I - EDR do Portal de Projetos – Produção .................................................... 79

9

INTRODUÇÃO

O Portal de Projetos do TST é um ambiente WEB, composto por vários sites,

que centraliza e compartilha informações teóricas e práticas sobre gerenciamento de

projetos, sendo também o repositório central dos projetos. Toda a regulamentação,

documentação e modelos metodológicos podem ser facilmente pesquisados e utilizados.

Para o gerenciamento dos projetos propriamente dito, o Portal trabalha com um

software incorporado e a ideia de um site associado a cada projeto. O software gerencia

toda a parte relativa ao cronograma, alocação de recursos, etc. e o site armazena os

mais diversos documentos, agrupados por categorias e fases. O software incorporado é

suficiente para gerenciar a maioria dos projetos, entretanto, para os projetos mais

complexos o Portal possui integração total com outro aplicativo dedicado, o MS-Project

2013, que é referência em gerenciamento de projetos no mercado.

Atualmente o portal é composto, basicamente, pelos seguintes sites:

Central de Projetos: repositório central dos projetos da instituição onde se

encontram as funcionalidades da ferramenta MS-EPM para gerenciar e acompanhar

projetos. Possibilita a visualização e manipulação das informações a partir de qualquer

dispositivo conectado à internet. Conta com o dispositivo de “check-in / check-out” que

será explicado mais adiante que restringe as alterações sempre a apenas um usuário por

vez. Isso garante a integridade das informações e ampla visibilidade.

É possível criar, consultar e gerenciar projetos utilizando somente o

navegador de internet.

Metodologia GP-TST: contém os documentos, procedimentos e artefatos

necessários para o gerenciamento de projetos de acordo com as normas vigentes no

Tribunal. Os formulários são autoexplicativos.

Escritórios de Projetos do TST (EGP-TST): contém informações sobre o

histórico do escritório de projeto da organização, acesso aos conceitos básicos relativos

ao Planejamento Estratégico, Gerenciamento de Projetos, Escritórios de Projetos

(atribuições do EGP-TST) e aos principais papéis e responsabilidades na condução dos

projetos, de acordo com o ATO TST.GP.N. 780, de 14-12-2011, bem como o Guia de

Utilização do Portal de Projetos do TST e outras informações.

10

Escritório de Gestão de Projetos da Secretaria de Tecnologia da

Informação do TST(EGP-SETIN): conteúdo específico da SETIN. Este link abre a

página do escritório de projetos da SETIN na intranet.

(http://portalintranet.redetst/web/tst-intranet/escritorio-de-projetos-da-setin).

Escritório de Projetos da Secretaria de Tecnologia da Informação do CSJT

(CSJT-SETIC): apresenta conteúdo específico do Conselho Superior da Justiça do

Trabalho.

Problemas e Riscos: apresenta o status das questões e riscos que foram

atribuídos ao usuário que estiver logado. As informações são agrupadas por projeto.

Tendo em vista o dinamismo do ambiente virtual e expansão de

funcionalidades, o Portal de Projetos do TST continuará a se submeter a mudanças

periódicas. Em sendo assim, ocorrerão oportunas atualizações do conteúdo do presente

guia.

13

1. ACESSO AO PORTAL DE PROJETOS

1.1 Providências preliminares ao acesso

É imprescindível solicitar da SETIN o seu cadastramento no Portal de

Projetos (MS-EPM). O EPM contempla as principais funções do MS-Project e é bem mais

intuitivo para o uso, mas como o simples cadastro no EPM já consome uma licença do

Project, é interessante instalar também o MS-Project em sua estação de trabalho.

A demanda deve ser formulada por meio da “Central de Serviços em TI –

CSTI”. O solicitante deverá ter função comissionada de nível FC-4 ou superior.

O ícone referente a esse sistema encontra-se na área de trabalho dos

computadores utilizados neste Tribunal, consoante imagem a seguir.

Para facilitar o trabalho do gerente de projeto é recomendável solicitar

também os seguintes serviços:

1. “Instalação do MS-Project”;

2. “Configuração do Project para acesso ao Portal de Projetos (EPM)”;

3. “Instalação do WBS-Chart Pro”.

O WBS-Chart Pro é um programa para geração da Estrutura Analítica do

Processo (EAP). A EAP é uma demanda da metodologia na elaboração do Plano

Integrado de Projeto (PIP) e sua principal função é nortear os trabalhos de elaboração

do cronograma.

14

1.2 Login e senha

O acesso ao sistema é efetuado pelo endereço

http://portaldeprojetos.tst.jus.br/.

O acesso é realizado por meio do mesmo “login” e senha utilizados nos

sistemas administrativos. Em casos de problemas no acesso, contate a ASPP, pelo e-mail

([email protected]) ou ramal 3049.

1.3 Permissões de Acesso ao Portal de Projetos

Cada usuário deve ter permissões específicas para cada ação passível de

execução no Portal. Essas permissões são dadas por meio de grupos que foram criados

para atender às necessidades do TST:

Grupo Descrição

Administradores Usuários que possuem permissões especiais que lhes

concedem acesso total a qualquer ação na solução MS EPM.

Executivos

Usuários que têm permissões de exibição (leitura) dos

dados do projeto. Este grupo é formado por usuários de

alto nível que, embora necessitem de visibilidade nos

projetos, não estão diretamente incumbidos de executar as

tarefas a eles relacionadas. A este grupo estão associados

coordenadores, assessores, secretários e Alta Direção do

http://egp.tst.jus.br/

15

TST que precisem visualizar os projetos de suas respectivas

unidades.

Gerentes de

Projeto

Este grupo se destina àqueles que criam o projeto e

atualizam informações do cronograma e do site do projeto.

Estes usuários possuem acesso ao Project Professional

(solução cliente MS EPM).

Integrantes da

Equipe

Usuários que possuem permissões gerais de uso do PWA –

Project Web Access (solução web do MS EPM), porém

limitadas ao projeto ao qual estão associados como

recursos. A esses usuários é concedido o acesso básico ao

PWA.

Além de pertencer a um grupo específico, o usuário também deve estar

associado a uma Estrutura de Divisão de Recursos (EDR). A EDR é uma estrutura

hierárquica de segurança que se baseia, geralmente, no organograma administrativo da

instituição. Permite individualizar a visibilidade que cada usuário terá dos projetos do

Portal. Assim, para o TST foi definida essa estrutura, consoante anexo I deste guia, cuja

atualização ocorre periodicamente. O gerenciamento dos grupos e da EDR é feito pela

ASPP (r: 3049).

1.4 Página Inicial

Uma vez autenticado no sistema (item 1.2), será apresentado o ambiente

do Portal de Projetos, conforme tela a seguir:

16

A estrutura padrão desta versão 2013 é completamente diferente da

anterior, o que pode causar certo desconforto para quem já estava familiarizado com o

ambiente.

A navegação ocorre por meio de um clique simples na opção desejada

dentre um dos seis sites descritos na introdução deste guia (Central de Projetos,

Problemas e Riscos, EGP-TST, EGP-SETIN, EGP-SETIC/CSJT ou Metodologia GP-TST). A

escolha pode ser feita tanto no menu superior (A), como no menu lateral (B) ou nos

ícones centrais (C).

Na parte do alto à direita da página inicial aparece o nome do usuário que

está utilizando o portal e a opção de “logout”. As demais funcionalidades dizem respeito

ao ambiente colaborativo da Microsoft para integração com outras soluções que

atualmente não se aplicam à nossa realidade.

1.5 Disposição das informações

O quê? Onde

17

Conceitos, normativos e histórico No respectivo Escritório (A)

Pendências e/ou atribuições relacionadas ao usuário logado

Problemas e Riscos (B)

Cronograma e informações de um projeto

No respectivo projeto - Central de Projetos (C)

Formulários da metodologia preenchidos e assinados, especificações de produtos, atas de reuniões e todas as demais informações que sejam relevantes ao projeto.

“Site do Projeto” (D)

Modelos dos formulários da metodologia para serem preenchidos, uma versão digital deste guia, bem como do Guia Prático de Gerenciamento de Projetos

Metodologia GP-TST (E)

18

1.6 Metodologia de Gerenciamento de Projetos do TST – Metodologia GP

Nesta área o usuário encontrará a parte teórica da metodologia adotada

pelo TST para o gerenciamento de projetos (A), bem como os formulários (B) que

deverão ser preenchidos e anexados em cada fase de desenvolvimento do projeto no

respectivo site, consoante imagem que segue:

Referidos formulários são inteiramente autoexplicativos, ou seja, trazem em

seu bojo as orientações para o seu correto preenchimento.

O nascedouro de um projeto se dá pela formulação da sua proposta. Assim,

o demandante preencherá o formulário “PP - Proposta de Projeto” que corresponde ao

termo de abertura do projeto, no qual se registram as necessidades de melhorias, o

produto, serviço ou resultado que se pretende gerar para satisfazê-las, bem como os

delineamentos gerais do esforço que será empreendido nesse sentido. Mediante

aprovação pelo Patrocinador, compete a esse a indicação do gerente do projeto e,

eventualmente, de supervisor também no mesmo ato.

Superada a fase anterior, na fase de planejamento, o gerente e a equipe do

projeto deverão preencher o formulário denominado “PIP – Plano Integrado do Projeto”.

O PIP corresponde à exposição da governança do projeto; ou seja, consiste na

documentação das ações necessárias ao bom desenvolvimento do projeto, constituindo-

se na principal fonte de informações sobre como o mesmo será planejado, executado,

monitorado, controlado e encerrado.

Prosseguindo-se no desenvolvimento dos trabalhos, na fase de execução e

controle, há o “RAP – Relatório de Acompanhamento de Projeto” que deve veicular as

19

informações acerca das principais ocorrências do período tratado e as variações em

relação ao planejado, de modo a subsidiar a tomada de decisões na boa condução do

projeto.

Se houver necessidade de promoção de mudanças no projeto, a solicitação

nesse sentido ensejará o preenchimento da “SMP – Solicitação de Mudanças no Projeto”.

Esse documento consiste no conjunto de registros que indicam e justificam a

necessidade de mudanças no projeto e seus principais impactos. O Patrocinador é quem

tem a atribuição de apreciar tal solicitação.

Ainda na fase de execução e controle, as entregas derivadas do projeto

devem ser registradas no “TA – Termo de Aceite”.

Por fim, na fase de encerramento, deverá ser preenchido o formulário

denominado “RFPE - Relatório Final do Projeto e Encerramento”. Segundo a própria

terminologia está a indicar, trata-se do marco derradeiro do projeto no qual devem ser

consignadas as informações terminais, especialmente no que se refere ao comparativo

entre o inicialmente planejado e a realidade verificada nos aspectos produto, tempo e

custos. Em suma, deve trazer informações acerca da avaliação dos esforços

empreendidos.

Esses formulários também se encontram disponíveis na página eletrônica da

Gestão Estratégica do TST na intranet

(http://www.tst.jus.br/web/gestaoestrategica/artefatos).

O documento “AR – Ata de Reunião” deverá ser utilizado em todas as

reuniões, independentemente da fase.

O local para armazenamento destes documentos após preenchidos e

assinados é no site do respectivo projeto. O site do projeto é criado automaticamente

por ocasião do cadastro do respectivo projeto no Portal.

Havendo dúvida quanto ao preenchimento de qualquer formulário, o usuário

poderá contactar o pertinente Escritório de Projetos (EGP-TST, EGP-SETIN ou EGP-

SETIC/CSJT) para obter orientação.

1.7 Escritórios de Projetos

20

O site do Escritório de Gestão de Projetos do TST traz o texto de boas

vindas ao Portal de Projetos, o link para baixar o arquivo da versão digital deste Guia, o

link para baixar a versão digital do “Guia Prático de Gerenciamento de Projetos” e

também um breve histórico do contexto da criação dos escritórios de projetos do TST.

Também são replicados os conceitos básicos referentes ao Planejamento

Estratégico, Gerenciamento de Projetos, Escritório de Projetos, Principais papéis e

responsabilidades e metodologia de gerenciamento de projetos do TST disponíveis no

item anterior (1.5 Metodogia GP).

O site do Escritório de Projetos da SETIN direciona a navegação para o site

da intranet de igual nome com vasto conteúdo relacionado.

O site do Escritório de Projetos da SETIC/CSJT por sua vez disponibiliza

conteúdo sobre a metodologia de gerenciamento de projetos no Conselho Superior da

Justiça do Trabalho.

As chamadas são idênticas nas três opções de links disponíveis conforme

figura abaixo.

23

2. OPERAÇÕES BÁSICAS

2.1 Abrir

Esta é a operação básica dos projetos no Portal. Permite a visualização do

projeto selecionado. Todas as demais operações necessitam dela como pré-requisito.

Somente serão listados para abertura os projetos nos quais o usuário possua direitos.

Para abrir um projeto ou ação clique primeiro em “Central de Projetos” ou

“Projetos” da página inicial.

Após, para consulta, um simples clique no projeto desejado (A) é suficiente.

Já para realizar alterações existe um botão próprio opções para edição. Para

ter acesso ao botão “abrir” é necessário visualizar a barra de opções, e isto pode ser

feito clicando em qualquer lugar da área (A) da figura anterior onde não exista um

hiperlink.

24

Estas opções de edição, realizam o “check-out” automaticamente.

2.2 “Check-in” e “Check-out”

São os estados de um projeto no repositório central. De maneira genérica

“in” significa que o projeto está no repositório, disponível para todos realizarem

alterações, e “out” que está fora, nas mãos de apenas um usuário que neste momento

detém o direito de alterações enquanto que os demais ficam restritos apenas à

visualização das informações.

Somente é possível promover alterações no projeto realizando o “check-

out”. E somente um usuário pode realizar “check-out” por vez. Essa é a garantia da

integridade do projeto, necessária num ambiente colaborativo.

O “check-out” é o ato alterar o estado do projeto de “disponível” para

“bloqueado” para um usuário.

Se o usuário não tiver direitos no projeto, receberá uma mensagem de erro e não

conseguirá alterar nada.

25

O “check-out” é realizado automaticamente por ocasião da edição, quer seja

abrindo o projeto para edição como visto no item anterior, ou forçando a edição (A) no

projeto que está aberto em modo consulta. O “check-in” é sugerido toda vez que um

projeto editado é fechado (B), por meio de uma caixa de mensagem como mostrado a

seguir:

O “check-in” é o ato de disponibilizar o projeto no repositório. A partir deste

momento qualquer outro usuário que tenha direitos no projeto pode solicitar sua vez

para promover alterações.

Uma observação importante é que as operações de “check-in” e “check-out”

devem ser realizadas sempre na mesma plataforma. Ex.: O usuário que fez o “check-

out” de um projeto via Portal de Projetos não conseguirá alterá-lo no MS-Project –

receberá uma mensagem de modo “somente leitura”. Nesta situação, deve-se realizar o

“check-in” no Portal e após “check-out” no Project. O inverso também é verdadeiro.

26

Não é possível realizar nenhuma alteração no projeto (cronograma e

detalhes) sem realizar o “check-out”. Apenas os documentos do Site do Projeto podem

ser geridos sem a realização do “check-out”.

2.3 Salvar e Publicar

O comando “salvar” apenas grava as alterações feitas no projeto, ninguém

mais além do usuário que estiver com “check-out” irá enxergá-las. É a garantia que o

trabalho realizado não será perdido. Se o responsável pelas mudança fizer o “check-in”

sem publicá-las, ele também perderá a visibilidade sobre as mudanças, mas as

mudanças estarão disponíveis para o próximo usuário que faça “check-out”.

Como visto acima, independente de quantos usuários trabalharam no

projeto e/ou quantas alterações foram realizadas, somente após o comando “publicar” é

que estas atualizações passarão efetivamente a valer, ou seja, vistas por todos os

demais usuários. O comando “publicar” realiza o comando “salvar” automaticamente.

Entretanto, o comando “publicar” não realiza o “check-in”. Caso o usuário

deseje disponibilizar também o projeto, deverá realizar o “check-in”. Normalmente, ao

fechar o projeto, aparece uma mensagem sugerindo a realização do “check-in” (vide

próximo item).

2.4 Fechar

A operação “fechar” deve ser utilizada quando o usuário encerrar as

atividades na ferramenta. O comando pode ser dado explicitamente, clicando no botão

“fechar” ou, como é mais usual, ao automaticamente ao encerrar o aplicativo. Se houver

27

alguma alteração que não foi salva, será aberta uma caixa de diálogo questionando

sobre “salvar” e “check-in”.

31

3. CONSULTA E CONTROLE DO ANDAMENTO DO PROJETO

3.1 Visões

Foram criadas algumas visões (consultas) que exibem informações gerais

dos projetos. As visões filtram e agrupam os projetos por determinados parâmetros,

como, por exemplo, “por andamento”, “por unidade responsável” e “por Objetivo

Estratégico”.

Conforme indicado no item 1.3, a visibilidade de projetos guarda

correspondência com o nível de permissão atribuído ao usuário, de acordo com a

Estrutura de Divisão de Recursos (EDR) constante do anexo I deste documento.

As visões (A) de projetos disponíveis no Portal são:

32

Exemplos:

Visões Agrupamentos de projetos

Andamento dos Projetos Todos os projetos (que tiver direitos)

Projetos e Ações por

PDTI

Exibe informações sobre os Projetos e ações

cadastrados no EPM classificados por PDTI

Projetos e Ações da Exibe informações sobre os Projetos e ações

33


SETIN do PDTIC 2016 cadastrados no EPM referentes ao PDTIC

2016

Projetos por

Classificação Estratégica

e Responsável

Por classificação (estratégico, tático-

operacional e plano de ação), unidade

responsável e objetivo estratégico.

Projetos por Diretriz

Estratégica do PDTI

Por diretriz estratégica associada ao PDTI da

SETIN.

Projetos por Objetivo

Estratégico

Ordenados pelos Objetivos Estratégicos

previstos nos respectivos Planos Estratégicos

(Plano Estratégico do TST – PE TST, Plano

Estratégico de Tecnologia da Informação do

TST – PETI TST, Plano Estratégico da Justiça

do Trabalho – PE JT, Plano Estratégico de

Tecnologia da Informação da Justiça do

Trabalho – PETI JT).

Projetos por Proprietário Ordenados pelo usuário que fez o cadastro.

Projetos por

Responsável

(Gerente de Projeto)

Ordenados pelo responsável por conduzi-los.

Projetos por Vinculação

Estratégica

Por vinculação estratégica (sem vinculação,

Plano Estratégico do TST – PE TST, Plano





Trabalho – PETI JT).

Projetos por Vinculação

Estratégica/Objetivo

Estratégico/Classificação

Por vinculação estratégica (sem vinculação,

Plano Estratégico do TST – PE TST, Plano


34





Trabalho – PETI JT) e por classificação

(estratégico, tático-operacional e Plano de

Ação).

Relatórios ASGE –

Projeto Estratégico Projetos Estratégicos do TST

Situação dos Projetos

(Previsto x Realizado)

Com comparação entre os prazos planejados

e realizados.

Visão do Escritório de

Projetos

Com exibição dos indicadores de desempenho

e por unidade responsável pela execução.

Visão Geral dos Projetos Sem filtros.

CSJT/SETIC - Visão

Gerencial

Projetos do CSJT e TST separados por área

responsável

3.2 Detalhes do projeto

Para visualizar os detalhes de um projeto, basta abrir o Projeto/Ação

desejado conforme explicado no item 2.1

Ao abrir o projeto, será apresentada a tela com o “Cronograma” (A). No

menu também constará a opção “Informações do Projeto” (B).

35

As informações do projeto reúnem elementos fundamentais para o

acompanhamento do projeto pelos gerentes de projeto e pelos Escritórios de Projetos.

Assim, é necessário alimentar corretamente os dados e mantê-los periodicamente

atualizados.

Para visualizar as informações, clique em “Informações do Projeto” (C).

Será apresentado o formulário que foi preenchido no momento da criação do

projeto/ação.

Os campos com a marcação * são de preenchimento obrigatório, o que será

solicitado no momento do primeiro salvamento do projeto/ação caso não tenha ocorrido.

Os demais campos devem ser preenchidos ao longo do andamento do projeto.

Os campos com preenchimento obrigatório são: “Nome”, “Área Demandante

do Projeto (P)”, “Área Responsável pelo Projeto (P)”, “Gerente do Projeto”, “Vinculação

Estratégica” e “Início”.

Para alterar as informações do Projeto/Ação clique na opção “Editar” (D).

Após alterá-las, em seguida, clique em “Salvar” (E).

Observação: O usuário conseguirá promover alterações desde que o projeto

não esteja em “check-out” para outro usuário. Ademais, deverá ter as permissões

necessárias para tanto (vide itens 1.3 e 2.2).

3.3 Cronograma

36

Ao abrir um projeto, clique sobre o link “Cronograma” (A) do início rápido

(menu lateral).

Serão exibidas as tarefas do cronograma que atendem aos critérios

estabelecidos para a visão apresentada. Para selecionar a visão do seu interesse, clique

na opção “Exibir” (B) da divisão “Dados” (C) e faça a sua opção. As visões disponíveis

para o detalhamento do cronograma são:

Visões Exibição

Visão Gerencial das

Tarefas Tarefas do cronograma.

Tarefas Concluídas Somente as tarefas que foram concluídas no

projeto (% concluído = 100%).

Tarefas em Andamento Tarefas iniciadas, porém ainda não

concluídas.

Tarefas não iniciadas Tarefas que ainda não tiveram início no

projeto.

Para editar o cronograma clique na guia “Tarefa” para visualizar as opções.

37

Após a realização dos ajustes necessários, salve o projeto. De acordo com o

desejado, publique, promova o “check-in” ou simplesmente feche o projeto, tudo

consoante as explicações do item 2.

3.4 Site do Projeto – Informações de controle

O Site do projeto/ação é um instrumento que auxilia o gerente de

projeto/responsável pela ação, a equipe e as partes interessadas, em diversos aspectos,

notadamente na manutenção de uma boa comunicação e no compartilhamento de

documentos. É composto basicamente por bibliotecas de documentos e listas.

As listas devem reunir conjuntos de dados pré-definidos e inter-

relacionados. As listas definidas para os sites de projeto/ação são “Riscos”, “Lições

Aprendidas”, “Solicitações de Mudança”, “Produtos” e “Questões”.

Ao criar um novo Projeto ou uma nova Ação no Portal de Projetos,

automaticamente, o respectivo site também é criado, contendo uma estrutura padrão

para cada espécie, ou seja, uma para Projeto e outra, mais simples, para Ação.

O site do Projeto foi estruturado conforme a Metodologia de Gerenciamento

de Projetos que vem se consolidando neste Tribunal, organizado pelos processos de

Iniciação, Planejamento, Execução e Controle e Encerramento. Os documentos do

projeto devem ser armazenados conforme a etapa do processo em que eles se

enquadram. Por exemplo, a Proposta de Projeto, depois de aprovada, deve ser

armazenada na biblioteca “Iniciação”.

Para acessar o site do projeto, abra o projeto desejado e clique em “Site do

Projeto” (A).

38

O acesso às informações do site de projeto fica restrito ao proprietário do projeto

(gerente de projeto), à equipe do projeto, aos Escritórios de Projetos e ao grupo de

Executivos (coordenadores, assessores, secretários e Alta Direção do TST) do EPM.

Na página inicial do site são apresentadas algumas informações relevantes

como o resumo do projeto (A), o “menu rápido” (B) , os documentos da metodologia

anexados nas respectivas pastas de acordo com a fase do projeto (C) e as questões

associadas (D).

É fundamental que todas as informações acerca do projeto fiquem

documentadas. Existe uma pasta denominada “Outros documentos” (C) para armazenar

39

todo e qualquer documento relevante além daqueles previstos na metodologia (item

1.6).

Considerando que a atualização dos sites de Projeto e de Ação se dá de

igual forma, adiante serão descritas orientações que nortearão a alimentação de dados.

Visto isso, o site é composto dos seguintes itens:

Item do site Descrição

Documentos Biblioteca para armazenar os documentos

catalogados segundo as fases do projeto.

Iniciação

Proposta de projeto devidamente

aprovada e outros documentos

relacionados.

Planejamento Plano Integrado do Projeto devidamente

aprovado.

Execução e Controle

Página que consolida vários instrumentos

de acompanhamento do projeto, como a

lista de produtos, o relatório de status

(Relatório de Acompanhamento de Projeto

– RAP), as solicitações de mudanças

(Solicitação de Mudanças no Projeto –

SMP).

Solicitações de Mudança

Lista para registro e acompanhamento das

solicitações de mudanças realizadas

durante a execução do projeto. Nesse

espaço deverá ser anexado o formulário

de Solicitação de Mudanças no Projeto –

SMP.

Outros Documentos

Biblioteca para armazenar outros

documentos relacionados à execução e

controle do projeto.

40

Item do site Descrição

Atas de Reuniões Biblioteca para armazenar as atas de

reunião referentes ao projeto.

Riscos

Lista para registro e acompanhamento dos

riscos identificados durante o

planejamento e execução do projeto.

Questões

Lista para registro das questões

(ocorrências) identificadas durante o

desenvolvimento do projeto.

Lições Aprendidas Lista para registro das lições aprendidas

identificadas no projeto.

Encerramento

Biblioteca para armazenamento do

Relatório Final do Projeto e Encerramento

– RFPE.

Calendário

Reflete os compromissos assumidos no

projeto. Podem ser reuniões, marcos do

projeto, lembretes, etc..

Discussão em equipe Lista para registro e esclarecimento de

dúvidas entre os participantes do projeto.

Fotos do Projeto Biblioteca para armazenar imagens do

projeto.

Lixeira Espaço de armazenamento de arquivos e

registros excluídos do site do projeto.

Todo Conteúdo do Site Página que exibe todo o conteúdo do site.

O cadastro dos documentos é feito clicando em “novo documento” (A),

“escolher arquivo” (B) para localizar o arquivo a ser anexado e após “escolher pasta” (C

) para armazenar o documento no local correto (D).

41

A mesma lógica é aplicada para cadastrar “questões”, “riscos”, “solicitações

de mudanças” e “lições aprendidas”. Clique sobre a biblioteca desejada (E) e selecione o

link “Adicionar Documento” (F).

Na hipótese de necessidade de ampliação do acesso a outros usuários, o

gerente de projeto deverá solicitar permissão ao Escritório de Projetos pertinente (EGP-

TST ou EGP-SETIN).

Caso o gerente de projeto necessite alterar a estrutura/organização do site

do projeto, deverá solicitar do pertinente Escritório de Projetos (EGP-TST ou EGP-

SETIN).

45

4. CRIAÇÃO DE UM NOVO PROJETO/AÇÃO

4.1 Projeto ou Ação?

Antes de cadastrar um Projeto, é necessário que o usuário tenha certeza

de que a sua iniciativa enquadra-se nesse conceito. Havendo dúvida, o usuário deverá

acessar os conceitos básicos que se encontram na página inicial do EGP-TST.

Quanto à Ação, certamente, sob o aspecto essencialmente conceitual não

deve diferir de projeto. Contudo, deve-se reservar essa terminologia para aquelas

iniciativas de menor vulto e, portanto, facilmente gerenciáveis. A Ação não requer o uso

da metodologia reservada aos projetos e exige um grau de formalismo e documentação

menor que o projeto, por ser de menor complexidade, cujos formulários encontram-se

disponíveis na página eletrônica da Gestão Estratégica do TST, na intranet.

Somente os usuários pertencentes ao grupo “Gerentes de Projetos”

possuem permissão de criar um projeto na solução EPM. Veja mais detalhes no item “1.3

Permissões de Acesso ao Portal de Projetos”, deste documento.

É recomendado aos servidores interessados na capacitação em

gerenciamento de projetos e nas ferramentas Microsoft Project Professional (MS Project)

e Microsoft EPM – Enterprise Project Management (MS EPM) que manifestem seu

interesse junto à Coordenadoria de Desenvolvimento de Pessoas (CDEP) e à Assessoria

de Gestão Estratégica (ASGE) nesse sentido.

4.2 Cadastro

Para criar o projeto ou a ação entre no site “Central de Projetos” ou

“Projetos” da página inicial.

46

Note que diferentemente da versão anterior, as opções não aparecem de

imediato. É necessário clicar em qualquer parte da área central (A), que não seja o

nome do projeto, para que elas apareçam. Se clicar no nome do projeto ele será aberto.

Uma vez visualizada a barra de ferramentas do site “Projetos”, clique em

“Novo” e selecione “Novo Projeto” ou “Nova Ação” (B), conforme tratamento atribuído à

demanda.

47

Observação: A opção “No Project Professional” NÃO deve ser usada, pois

ela cria um novo projeto incompatível com os padrões estabelecidos para o Tribunal. A

opção “Novo Projeto sem calendário do TST” também NÃO deve ser utilizada, pois cria

projeto com o padrão da ferramenta com 8h de jornada diária e sem marcação de férias.

Após selecionar “Novo Projeto” ou “Nova Ação” será apresentado um

formulário para cadastro de algumas informações sobre a demanda. Preencha os

“Campos do Projeto”(C) e clique em “Salvar” (D). Os campos assinalados com * são de

preenchimento obrigatório.

Ao clicar em “Salvar” (D), o MS EPM criará o projeto ou a ação e

apresentará o menu lateral esquerdo com algumas opões. A barra de ferramentas do

menu superior não é mostrada neste momento. É necessário clicar em “Tarefa” (E) no

menu superior ou em algum ponto dentro da área central (F) para que ela fique visível.

48

Uma vez visualizada a barra de ferramentas tem-se acesso às opções de

cadastro das informações relacionadas ao cronograma por meio do menu “Tarefa”.

As informações e o cronograma ficam habilitados para edição. Observe que

no item do menu “Tarefa”, destacado com a seta azul, o botão “Editar” (G) fica

desabilitado e os botões “Salvar e Publicar” ficam habilitados (H).

A criação do projeto/ação implica a criação do respectivo site, que é um

ambiente de colaboração com a equipe do projeto/ação, onde é possível compartilhar

documentos, compromissos, entre outros. O site será criado com uma estrutura padrão,

de acordo com a classificação atribuída - projeto ou ação (item 5).

O gerente de projeto deverá lançar as atividades e prazos na tela

apresentada. Note que, no referido menu superior - “Tarefa”, são apresentadas algumas

opções da ferramenta “MS Project Professional 2013” (MS Project) para inclusão das

atividades.

49

Após a realização dos ajustes necessários, salve e publique para que as

alterações sejam visualizadas por todos os usuários.

Esta versão 2013 do Portal é bem mais completa do que a versão anterior e

contempla as principais funcionalidades necessárias para definição do cronograma. Desta

forma, não é mais recomendável que o cronograma do projeto seja elaborado com

utilização do ”MS Project Professional” (MS Project). Entretanto, os usuários avançados

que necessitam dos recursos adicionais da ferramenta “MS Project” devem liberar o

projeto para edição realizando o “check-in” e seguir passos do item 7.

4.3 Cronograma

Primeiramente é importante lembrar que para a elaboração do cronograma

é necessário um estudo prévio para identificar todas as tarefas que serão necessárias

para garantir as entregas elencadas na EAP. É fortemente recomendável envolver as

pessoas que irão executar as tarefas.

Com o mapeamento das tarefas e respectivos prazos conhecidos, basta

clicar na coluna “Nome da Tarefa” da área central. Da mesma forma, clique nas demais

colunas para incluir as outras informações como duração, início, predecessoras, nomes

dos recursos, etc.

O Portal de Projetos possui duas formas de agendamento - uma automática

e a outra manual (A).

50

O agendamento automático estabelece por padrão a duração de um dia, a

data de início da tarefa para começar na mesma data de início do projeto e considera as

datas e durações com base em dependências, restrições e calendário.

O agendamento manual não faz nenhuma programação de duração ou

datas e ignora as dependências e restrições. O próprio usuário controla os prazos e

datas das tarefas.

Uma tarefa pode ter seu agendamento alterado a qualquer momento. A

alteração pode ser feita clicando nos botões vistos anteriormente (A) ou na lista de

tarefas, no campo “modo” (B). Sempre observando que a alteração será feita na(s)

linha(s) selecionada(s).

Para verificar o tipo de agendamento atribuído à tarefa, verifique o ícone ou

o status na coluna “Modo da Tarefa” (B).

4.4 Linha de base (baseline)

Quando a relação de dependência entre as tarefas estiver estabelecida e o

planejamento do projeto estiver concluído e aprovado pelas partes interessadas, deve-se

salvar a linha de base do projeto.

A linha de base se refere ao que foi planejado em termos de trabalho, prazo

e custos. Esses dados deverão ser cadastrados no Portal, os quais servirão de base para

a comparação com o realizado durante a execução do projeto. A gravação da linha de

base congela o planejamento do projeto num dado momento. Durante o seu

51

desenvolvimento, o gerente registrará os eventos relacionados à execução e andamento

das atividades.

Para salvar a linha de base, no menu “Tarefa”, clique no botão “Definir

Linha de Base” para expandir as opções, escolha “Definir Linha de Base” e finalmente a

primeira opção “Linha de Base”, conforme apresentado na figura a seguir:

Aparecerá, então, para o usuário, a representação gráfica da Linha de Base.

4.5 Site do Projeto

O site do projeto/ação é criado automaticamente por ocasião do cadastro do

projeto/ação.

Neste momento da criação é necessário anexar pelo menos o Plano

Integrado de Projeto (PIP) em sua respectiva pasta. Para maiores informações sobre o

cadastro de documentos consulte o item 3.4 Site do Projeto – Informações de controle

52

O cadastro dos documentos é feito clicando em “novo documento” (A),

“escolher arquivo” (B) para localizar o arquivo a ser anexado e após “escolher pasta” (C)

para armazenar o documento no local correto (D). Neste primeiro momento: PP em

“iniciação” e PIP em “planejamento”.

55

5. REPLANEJAMENTO DO CRONOGRAMA

Em caso de necessidade de replanejamento do projeto, é necessário salvar

uma nova linha de base com as alterações de prazos, tarefas, entre outras informações,

para que seja possível controlar o projeto considerando os novos prazos e atividades

acordados, após o preenchimento do seu novo cronograma.

Convém lembrar que o procedimento de replanejamento do cronograma e

demais aspectos do projeto dar-se-á somente após a elaboração e aprovação da

Solicitação de Mudanças no Projeto pelo Patrocinador (vide item 1.5), cujo registro deve

constar do site do projeto, conforme já enfatizado no item anterior.

Assim, para definir uma nova linha de base, abra o projeto no “MS Project

Professional”. No menu “Projeto” (A), clique em “Definir Linha de Base” (B). O MS

Project gera os indicadores do projeto considerando a primeira Linha de Base salva. Por

esse motivo, o gerente de projeto deve, antes de gerar uma nova linha de base, copiar o

cronograma para um plano provisório (C), de modo que o histórico de replanejamentos

seja preservado.

Para definir o que será salvo, selecione a opção “Salvar plano Provisório”

(C). Nos campos “Copiar” e “Em” (D) informe a linha de base cujos valores deseja copiar

e a linha de base para onde deseja transferir os valores selecionando a opção “Projeto

Inteiro” (E). Por fim, clique em “OK”.

56

59

6. ENCERRAMENTO DO PROJETO

6.1 Cronograma e informações do projeto

Ao final do projeto é necessário atualizar o cronograma e todas as

informações de conclusão do projeto.

Os procedimentos de atualização do cronograma foram descritos no item

3.3, devendo o gerente de projeto sempre se lembrar que cada atividade deve ter a data

de início e término reais preenchidas (A) e o “% concluída” deve estar 100% (B).

Ainda no menu “Projeto”, clique em “Informações do Projeto”. Atualize os

campos “Escopo Atendido” e “Valor Total Realizado”.

No campo “Situação do Projeto” (C), informe que o projeto foi concluído.

Após a atualização dessas informações e das datas de realização, o EPM

calculará os seguintes indicadores:

Prazo Atendido: verifica se a data de encerramento do projeto ocorreu conforme o

planejado (linha de base).

Custo Atendido: verifica se o valor estimado para o projeto é igual ou menor o valor

realizado.

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Desempenho do Projeto: verifica se os indicadores Prazo, Custo e Escopo Atendido

foram realizados dentro do planejado.

6.2 Documentos de encerramento

Além de atualizar o cronograma e as informações do projeto EPM, o gerente

de projeto deve desenvolver o Relatório Final do Projeto e Encerramento (RFPE) que é

um artefato da metodologia GP-TST e anexá-lo no site do projeto. Outros documentos

como Termo de Aceite (TA) podem ser aplicados ao término do projeto e carregados

também na biblioteca “Encerramento”.

As lições aprendidas, apesar de constarem no item 3 do artefato RFPE,

devem ser lançadas individualmente no EPM na biblioteca de mesmo nome. Serão

demandadas informações adicionais.

61

65

7. CONFIGURAÇÃO E UTILIZAÇÃO DO MS-PROJECT

7.1 Visão geral

Como já explicado anteriormente, o uso do MS-Project 2013 é recomendado

apenas para os usuários avançados que necessitam recursos adicionais. Esta nova

versão apresenta uma aparência diferente das anteriores.

66

7.2 Configuração inicial

Para correta utilização do MS Project Professional 2013 é necessário

configurar o software para ter acesso aos projetos do Portal.

Na tela de “logon”, selecione o Perfil “Portal de Projetos” e clique no botão

“OK”, conforme apresentado na figura a seguir:

O “Nome de Usuário” e “senha” são os mesmos utilizados nos sistemas

administrativos, consoante a seguinte imagem (item 1.2):

67

Para trabalhar com um projeto é necessário localizá-lo no repositório

central. Clique em “Abrir”, “botão do portão de projetos” (A) e “Procurar” (B):

Selecionar “Mostrar a lista de todos os projetos” (C) e clicar em “abrir”.

Selecionar o projeto desejado (D) e clicar em “Abrir”.

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Importante observar que um “check-out” anterior porventura feito pelo

próprio usuário no ambiente EPM impossibilita a edição por meio do MS-Project. Neste

particular o usuário deverá realizar o “check-in” primeiramente no ambiente web para

disponibilizar o projeto.

7.3 Calendário

O calendário do TST deve ser utilizado para todos os projetos/ações

criados, pois nele estão estabelecidas as horas de trabalho, os dias úteis e não-úteis

previstos no calendário oficial do Tribunal.

Para essa verificação, no menu “Projeto” (A), abra a tela “Informações do

Projeto” (B). Observe se no campo “Calendário” está selecionado “TST” (C). Se não

estiver, selecione-o. Aproveite para validar as demais informações cadastradas nos

campos personalizados (D). Os campos que aparecem com o sinal * são de

preenchimento obrigatório.

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Ao abrir um projeto que esteja com “check-in”, o MS-Project já detecta

automaticamente o modo “somente leitura” e fornece a opção de “Fazer Check-out”.

7.4 Ferramentas e comandos mais comuns

Utilize a lista abaixo para encontrar algumas das ferramentas e comandos

mais comuns no Project 2013

70

Um recurso bem interessante que não está disponível no Portal de Projetos

é a elaboração de relatórios. É possível criar relatórios nítidos, profissionais e coloridos

sem precisar exportar os dados para outro programa. Clique na guia Relatório (nova

para o Project 2013) e selecione o relatório desejado. A maioria das ferramentas de

desenho do relatório são as mesmas para o Excel, Word, PowerPoint e Project.

O conjunto totalmente novo de relatórios é personalizável e gera de

maneira fácil e intuitiva uma gama de “dashboards” que podem ser impressos ou

exportados para as demais ferramentas da família Office da Microsoft.

Outra grande funcionalidade trazida por esta nova versão é o caminho da

tarefa, que possibilita rastrear toda a rede de dependências de uma dada atividade e

entender os reflexos de possíveis alterações.

O comando “Publicar” realiza tanto a sincronização dos dados no Portal

(servidor) como também executa a função “Salvar” automaticamente. O andamento

destas ações é apresentado na barra inferior. Para se ter certeza de que o projeto foi

publicado, observe a frase de status “Publicar concluído com êxito”.

71

Ao fechar o projeto no MS Project, observe que o aplicativo apresentará

uma tela perguntando se o usuário deseja fazer o check-in do projeto.

Clique em “Sim” para liberá-lo para futuras edições.

7.5 Criação de um novo projeto

Ressalta-se que não é aconselhável criar projetos nesta ferramenta.

Recomenda-se utilizar a opção descrita no item 4.2 Cadastro.

Para criação de projetos com o “MS Project Professional 2013” (MS Project),

escolha a opção “Novo”, “Projeto vazio”.

As informações do Projeto devem ser preenchidas no menu “Projeto” (A),

opção “Informações do Projeto” (B). Observe se no campo “Calendário” está selecionado

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“TST” (C). Se não estiver, selecione-o. Preencha as informações do projeto nos campos

personalizados (D). Os campos que aparecem com o sinal * são de preenchimento

obrigatório.

Por fim, após inserir as tarefas, alocar recursos, definir a linha de base e

demais trabalhos que julgar convenientes, o gerente de projeto deverá publicar o

projeto.

7.6 Compatibilidade com as versões anteriores

Em virtude da existência de licenças com versões mais antigas do Project rodando no TST, é necessário alguns cuidados:

73

77

8. FERRAMENTA WBS (WBS Chart PRO)

O “WBS Char Pro” é uma ferramenta para a criação de diagramas

hierárquicos do tipo “Work Breakdown Structure”, as famosas EAPs - Estruturas

Analíticas de Projeto, uma das demandas do Plano Integrado do Projeto da metodologia

GP-TST.

De interface intuitiva, é um programa simples, funcional e bem

desenvolvido.

Pode ser utilizado como um programa autônomo, bem como em conjunto

com o MS-Project, mantendo a integração dinâmica e automática entre os dois

softwares.

Os comandos básicos para desenvolvimento de uma nova EAP são as setas

direcionais da barra de botões, sendo que no primeiro momento somente a seta para

baixo está habilitada. Após a inserção do primeiro elemento as outras são habilitadas.

Um duplo clique nas caixas criadas abre as opções para personalização.

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Por meio do menu “Tools” (A), “Microsoft Project” (B), chega-se nas opções

de integração com o MS-Project (C): “Display WBS Chart of Active Project” que traz do

Project para o WBS e “Goto Project” que leva para o Project.

É possível também exportar as tarefas do MS-Project para o WBS Chart Pro

por meio da macro (A) normalmente localizada no menu “relatório” ou “projeto”. Caso

não encontre a macro entre em contato com o r:4040 para instalação.

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9. ANEXO I - EDR do Portal de Projetos – Produção

1. Justiça do Trabalho Nível de permissão

1.1 TST Dá visibilidade a todos os projetos do TST. Atende à Presidência, à SEGP, à SECOI, à CPPE e ao EGP-TST (ASGE).

1.1.1 SEGP Dá visibilidade aos projetos do TST.

1.1.1.1 SETIN Dá visibilidade aos projetos da SETIN e unidades subordinadas. Atende à SETIN, ao CGTI e ao EGP-SETIN.

1.1.1.1.1 Coordenadorias e Assessorias

Permite que as coordenadorias e assessorias da SETIN visualizem os projetos uma das outras.

1.1.1.2 CESTP Dá visibilidade aos projetos da CESTP.

1.1.1.3 SECOM Dá visibilidade aos projetos da SECOM.

1.1.2 SET Dá visibilidade aos projetos da SET e aos projetos das unidades subordinadas.

1.1.2.1 SEA Dá visibilidade apenas aos projetos da SEA.

1.1.2.2 CAMIN Dá visibilidade aos projetos da CAMIN.

1.1.2.3 SESAUD Dá visibilidade aos projetos da SESAUD.

1.1.2.4 SEGPES Dá visibilidade apenas aos projetos da SEGPES e unidades subordinadas.

1.1.2.5 CDEP Dá visibilidade aos projetos da CDEP.

1.1.2.6 CIF Dá visibilidade aos projetos da CIF.

1.1.3 SEGJUD Dá visibilidade aos projetos da SEGJUD e das unidades subordinadas.

1.1.3.1 CPE Dá visibilidade aos projetos da CPE.

1.2 CSJT Dá visibilidade aos projetos do CSJT e unidades subordinadas.

1.2.1.1 CGEST Dá visibilidade aos projetos da CGEST.

1.2.1.2 SEIT Dá visibilidade aos projetos da SEIT e unidades subordinadas.

1.2.1.3 COPN Dá visibilidade aos projetos da COPN.

1.2.1.4 CTPJE Dá visibilidade aos projetos da CTPJE.

Observação: À medida que surgirem necessidades, unidades poderão ser inseridas na EDR.

Documents

GUIA DE UTILIZAÇÃO DO PORTAL DE PROJETOS DO TST