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Guia para a

elaboração de

formulários

Versão 0 | Fevereiro de 2011

Departamento dos Portais do Cidadão e da Empresa

Sónia Lascasas

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utilizado fora das condições admitidas. O utilizador pode copiar, importar ou

utilizar gratuitamente informações, desde que refira a fonte de informação.

Organização do guia

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Este guia apresenta um conjunto de orientações para a elaboração de

formulários e identificação dos documentos instrutórios necessários à

realização de serviços públicos.

1. A importância dos formulários

Os formulários de suporte à realização do serviço são instrumentos extremamente úteis.

1. Para os cidadãos e as empresas, porque:

a) Apresentam claramente a informação a fornecer;

b) Reduzem as probabilidades de instrução deficiente

do pedido;

c) Evitam deslocações desnecessárias para a

prestação ou entrega de elementos adicionais.

2. Para as entidades, porque:

a) Evitam a perda de tempo resultante dos actos

administrativos decorrentes da instrução

deficiente;

b) Eliminam as tarefas de produção de notificações

para entrega de elementos adicionais,

c) Contribuem para a redução do tempo de

resposta.

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2. Formulários - dados de identificação pessoal

Não solicitar dados de identificação que já não constam no Cartão de Cidadão, como o Arquivo ou data de emissão.

Dados de identificação adequados ao Cartão de Cidadão.

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3. Formulários – campos da formulação do pedido

Facilita o preenchimento e o trabalho de análise da entidade responsável que não necessita de perder tempo à procura da

informação que necessita no meio de um texto, nem sempre muito legível.

Campos pré-definidos para selecção, em vez de campos abertos.

Guia para a elaboração de formulários

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4. Formulários – documentos instrutórios

Verificar se os dados pedidos acrescentam informação útil face à já existente nos documentos instrutórios ou no serviço

ou se vão ser tratados.

Em caso negativo, não pedir (Artigo 17.º, ponto 1 do Decreto-Lei n.º 135/99, de 22 de Abril, na redacção dada pelo

Decreto-Lei n.º 29/2000, de 13 de Março).

Guia para a elaboração de formulários

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4.1. Formulários – documentos instrutórios

Para a instrução de processos administrativos graciosos é suficiente a simples fotocópia de documento autêntico ou

autenticado.

Em caso de dúvidas fundadas acerca do seu conteúdo ou autenticidade, pode ser exigida a exibição de original ou documento

autenticado para conferência, devendo para o efeito ser fixado um prazo razoável não inferior a cinco dias úteis - artigo 32.º do

Decreto-Lei n.º 29/2000, de 13 de Março, que altera o Decreto-Lei n.º 135/99, de 22 de Abril, e Decreto-Lei n.º 92/2010, de 26 de

Julho.

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4.2. Formulários – documentos instrutórios

Facilita a instrução do pedido, minimizando a possibilidade de entrega de documentos incompletos e o trabalho de análise da

entidade responsável pela prestação do serviço.

Verificar se a designação do documento instrutório é suficientemente clara e inequívoca para o cidadão ou empresa.

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4.3. Formulários – documentos instrutórios

Facilita a instrução do pedido ao cidadão e à empresa que não têm de produzir outros documentos para anexar ao formulário,

correndo o risco do mesmo não conter toda a informação necessária e, o trabalho de análise da entidade responsável.

Quando é necessária uma declaração emitida pelo requerente, deve-se incorporar o texto da declaração no próprio

formulário – a assinatura final do formulário abrange a declaração.

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4.4. Formulários – documentos instrutórios

De acordo com o artigo 87.º, ponto 2 do CPA, compete à Entidade diligenciar a informação de que necessita junto dos

respectivos serviços, em vez de solicitar a junção do documento ao cidadão ou à empresa.

Caso seja necessário obter prova de um facto que a Entidade tenha conhecimento em virtude do exercício das suas

funções, não solicitar a entrega do documento - Artigo 87.º, ponto 2 do Código de Procedimento Administrativo (CPA).

Quando muito, solicitar a informação mínima para posterior identificação interna do documento em causa.

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4.5. Formulários – documentos instrutórios

Princípio de cooperação administrativa, reforçado pelo Decreto-Lei n.º 92/2010, de 26 de Julho, relativo à transposição da

Directiva de Serviços para a ordem jurídica interna.

Quando é preciso obter informação emitida por uma outra entidade, como certidões ou declarações, o serviço

responsável deve diligenciar a obtenção da mesma ou então solicitar a informação estritamente necessária para

posterior obtenção dessa informação.

Consultar slides seguintes.

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Certidão permanente de Registo Comercial

4.5.1. Formulários – documentos instrutórios –

Certidões electrónicas

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Certidão permanente de Registo Predial

4.5.2. Formulários – documentos instrutórios –

Certidões electrónicas

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Os cidadãos/empresas são dispensados da apresentação da

certidão comprovativa da situação tributária regularizada através da

prestação do consentimento de consulta, na Segurança Social

Directa – Decreto-Lei n.º 114/2007, de 19 de Abril.

Declaração de situação contributiva regularizada perante a Segurança

Social

4.5.3. Formulários – documentos instrutórios –

Declarações electrónicas (1/2)

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Certidão de situação tributária regularizada perante a Fazenda Nacional

4.5.3. Formulários – documentos instrutórios –

Declarações electrónicas (2/2)

Os cidadãos/empresas são dispensados da apresentação da

certidão comprovativa da situação tributária regularizada através da

prestação do consentimento de consulta, nas Declarações

Electrónicas – Decreto-Lei n.º 114/2007, de 19 de Abril.

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4.6. Formulários – informação complementar

A integração desta informação adicional no próprio formulário minimiza a possibilidade de esquecimento por parte do cidadão ou

da empresa.

Os requisitos complementares aos formulários (exemplos: necessidade de entrega de impressos em duplicado

rubricados, etc.) devem ser apresentados no próprio formulário sob a designação, por exemplo, de ”Observações”.

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