GUIA PARA LA ELABORACION DE DOCUMENTOS ORGANIZACIONALES

CÓDIGO: GUI-GCA-001VERSIÓN: 001

PASTO, MAYO DE 2011

TABLA DE CONTENIDO

1. DOCUMENTOS DE CALIDAD...............................................................................................................3

1.1 CUERPO DEL DOCUMENTO.................................................................................................................3

1.1.1 Encabezado....................................................................................................................................3

Gráfica del Encabezado:...........................................................................................................................4

1.2 CIERRE DE DOCUMENTO....................................................................................................................4

1.3. CONTENIDO DEL DOCUMENTO..........................................................................................................5

1.3.1 Formato para Caracterización de Procesos.....................................................................................5

1.3.2 Control de Cambios:........................................................................................................................3

1.3.3 Formato para Solicitud de Creación, Modificación o Eliminación de Documentos..........................3

1.3.4 Formato Listado Maestro de Documentos......................................................................................6

1.3.5 Formato Listado Maestro de Registros...........................................................................................8

2.DOCUMENTOS ORGANIZACIONALES...................................................................................................10

2.1 ASPECTOS GENERALES DE LAS COMUNICACIONES...........................................................................10

2.2 MEMORANDO..................................................................................................................................14

2.2.1 Características de redacción y presentación..................................................................................14

2.2.2 Utilización del memorando:..........................................................................................................14

2.2.3 partes.............................................................................................................................................14

2.3 CIRCULAR.........................................................................................................................................19

2.3.1 Características de redacción y presentación:................................................................................19

2.3.2 partes.............................................................................................................................................19

2.4 ACTAS...............................................................................................................................................23

2.4.1 Partes del acta...............................................................................................................................23

2.4.2 Aspectos generales:.......................................................................................................................24

2.5 CARTAS.............................................................................................................................................26

2.5.2 utilización de la carta:....................................................................................................................26

2.5.3 instructivo para diligenciamiento de carta:...................................................................................27

2.5.4 partes de la carta:..........................................................................................................................27

2.6 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS........................................................................................................30

2.6.1 El certificado:.................................................................................................................................30

2.6.2 Constancias:..................................................................................................................................30

2.6.3 características de redacción y presentación..................................................................................31

3. CONTROL DE CAMBIOS........................................................................................................37

1. DOCUMENTOS DE CALIDAD

Objetivo.Establecer las pautas para la elaboración de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad de SYSTEM PLUS PASTO; los documentos organizacionales; así como los procedimientos que deben realizarse para la modificación y eliminación de los mismos, con el fin de que su manejo refleje una adecuada Imagen Institucional y permita un flujo de información ágil.

Alcance.Aplica a todos los documentos que conforman el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) de SYSTEM PLUS PASTO en cumplimiento de la Norma Técnica de Calidad NTC 5555 y los documentos organizacionales que se producen en la institución.

Responsable.

Los documentos del SGC deben ser elaborados por el responsable del procedimiento, Revisados por coordinación de calidad quien es el la única área de la institución encargada de codificar y registrar los documentos.

Nota.Para elaborar los documentos, formatos o registros del instituto, es necesario diligenciar el formato de Solicitud de Creación, Modificación o Eliminación de Documentos, código FOR-GCA-001 y entregarlo en Coordinación de calidad junto con el modelo del documento en medio físico o magnético, el documento entrará en estudio de verificación por un periodo no mayor a dos (2) días y una vez aprobado puede empezar a difundirse.

1.1 CUERPO DEL DOCUMENTO.

1.1.1 Encabezado.El encabezado de los documentos y formatos del SGC debe tener el siguiente contenido:En el extremo derecho se encuentra el escudo del instituto, cuyo tamaño varía por estética de acuerdo al tamaño del documento y el nombre del instituto en fuente tipográfica ARIAL en la parte inferior del escudo, primero en nombre SYSTEM PLUS y debajo en negrilla PASTO. En el centro se registrarán los nombres del documento.En el extremo izquierdo deben registrarse los siguientes datos:

Código: conjunto de caracteres que se determina de acuerdo a la dependencia, proceso y documento de la Institución de acuerdo al siguiente orden:

Los tres primeros dígitos corresponden al tipo de documento, los tres siguientes determinan el proceso del cual hace parte, los tres últimos se relacionan con el consecutivo del documento.

Página: debe evidenciar el número de la página actual frente al número total de páginas. Por ejemplo: 1 de 10.

Versión: corresponde al número de publicaciones aceptadas del documento. Vigente a partir de: se refiere a la fecha de aceptación del documento.

Gráfica del Encabezado:

SYSTEM PLUS

PASTO

NOMBRE DEL DOCUMENTO

1.Código:

2.Página:

3. Versión:

4. Vigente a partir de:

Nota: Dado el tamaño variable de los formatos del instituto, no se estipula un tamaño exacto de encabezado, lo único que se recomienda es que no se modifique la forma del escudo. El tipo de letra de los datos registrados en el centro e izquierda del encabezado deben ser en fuente tipográfica Arial, negrita, mayúscula sostenida para los nombres e inicial para los datos.

1.2 CIERRE DE DOCUMENTO.

Los datos contenidos en el Cierre de Documento nos permiten verificar quién lo creó, quién lo revisó y quién lo aprobó, de este modo, estas personas se consideran responsables del contenido del documento o formato. Los siguientes son los datos antes mencionados: Elaborado por: En esta casilla figura el Responsable de elaborar el documento. Revisado por: En esta casilla debe consignarse el nombre del director del instituto

quien es el encargado de revisar los documentos que se producen. Aprobado por: En esta casilla se registra en comité de calidad quien es el

responsable de aprobar la producción de documentos de la organización. Cada una de estas casillas debe especificar cargo, nombre y fecha en su

respectiva columna.

Gráfica del Cierre de Documento.

Elaboró: NOMBRECargo

Revisó: NOMBRECargo

Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD

Fecha:00/00/0000

Fecha:00/00/0000

Fecha:00/00/0000

Nota:El cierre de documento no aparecerá en los registros, únicamente aparece en el primer formato que reposa en la oficina de Coordinación de calidad, como evidencia de la solicitud de elaboración del documento. La fuente tipográfica para el cierre es Arial tamaño 8.

1.3. CONTENIDO DEL DOCUMENTO

El contenido del documento debe ser claro, conciso, evitando redundancias y errores gramaticales y ortográficos, teniendo en cuenta que los documentos son la carta de presentación del instituto ante las entidades con las que se tiene relación. Por razones de variación en los formatos, se recomienda que la fuente sea Arial, el tamaño de fuente depende del tipo de formato.

Los siguientes son los documentos que se aplican en general a todos los procesos y procedimientos del SGC, con sus respectivas instrucciones:

1.3.1 Formato para Caracterización de Procesos. Encabezado.El encabezado utilizado en la Caracterización es el mismo del numeral 1.2 de la presente Guía. Cuerpo del Documento.El contenido del Formato para la Caracterización de Procesos contiene los siguientes datos:Objetivo: Establece el propósito que tiene el Proceso y debe estar articulado con la misión, la visión y la política de calidad del instituto.Alcance: Hace referencia a la descripción resumida del Proceso, informando desde donde empiezan sus actividades (identificación de requisitos o necesidades) hasta donde culminan.Responsable: Es quien lidera las actividades que conllevan a la mejora continua del proceso.Proveedores: Son las personas, entidades o procesos que proporcionan las entradas (bien o servicio) para el Proceso.Entradas: Insumos requeridos para el inicio y/o el desarrollo del proceso.Actividades: Conjunto de acciones necesarias para desarrollar el proceso, las cuales deben describir el ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar).PHVA: Ciclo que describe el mejoramiento contínuo. (Planear, Hacer, Verificar, Actuar).Salidas: Producto o servicio que se obtiene como resultado de la realización de las actividades relativas al Proceso.Cliente: Hace referencia a las personas, entidades o procesos a quienes van dirigidos los resultados (productos o servicios) del Proceso.Recursos: Son los medios empleados para desarrollar el proceso, pueden ser: Talento Humano, Tecnológicos, Infraestructura Física, Recursos Financieros, o Información.Requisitos Legales: Hace referencia a las Normas o documentos de carácter legal que expresan requisitos, necesidades o expectativas inherentes al proceso.Documentos asociados: Información que se evidencia por medio de un soporte ya sea papel, medio magnético, óptico o electrónico.Indicadores: Son herramientas de control y seguimiento que se utilizan para evaluar el desempeño del Proceso, en términos de eficiencia, eficacia y efectividad; especifica el Indicador, su Fórmula y Frecuencia de su medición y análisis.Datos de Elaboración: Las mismas utilizadas en 1.3. Cierre de Documento.

Control de Cambios:

El Control de Cambios consiste en una tabla que permite llevar control sobre las solicitudes de modificación del Procedimiento, cuántas veces se ha llevado a cabo las modificaciones y por qué se las realizó.Esta tabla se debe incluir al final del procedimiento, bajo los Datos de Elaboración y genera un Formato denominado Control de Cambios en Procedimientos.

FECHA CAMBIOS VERSION

Los datos contenidos en el Control de Cambios son los siguientes: Fecha de Aprobación: Corresponde a la fecha de aprobación de la versión que

se encuentra vigente. Cambios: Referencia de la razón por la cual fue modificado el documento. Versión: corresponde al número de versiones existentes del mismo

Procedimiento. Cabe resaltar que la última versión es la que se toma en cuenta para difusión.

1.3.3 Formato para Solicitud de Creación, Modificación o Eliminación de Documentos.Formato que debe presentar toda dependencia para efectos de estandarización en los documentos o registros a utilizar. Quien realiza esta solicitud es el responsable del procedimiento o actividad, lo revisa y aprueba el coordinador de calidad.Cuerpo del Documento:Creación, Actualización y Eliminación se señalan de acuerdo a la solicitud.Fecha: Indica la fecha de la solicitud.Código actual del documento: Señala el código del documento según el Instructivo de Codificación de Documentos.Nombre del solicitante: Hace referencia al nombre y cargo del funcionario que realiza la solicitud.Síntesis del contenido propuesto: Explicar brevemente los cambios importantes o el contenido del formato o documento propuesto.Justificación: Espacio para señalar los motivos que conllevan a realizar la solicitud.Aprobada: Indica la aceptación de la solicitud por parte del Auxiliar Técnico o Jefe de Archivo y Correspondencia y del Líder del Proceso.Rechazada: Indica la negación de la solicitud.Justificación del rechazo: Observaciones que impiden la creación, modificación y eliminación del documento.Fecha: Fecha de creación, modificación o eliminación del documento.Responsable del proceso solicitante:

Observaciones: Espacio reservado para las observaciones que deban hacerse al someter el documento a un proceso de modificación o eliminación.

1.3.4 Formato Listado Maestro de Documentos.Los documentos requeridos para el correcto funcionamiento del SGC deben estar registrados en un Listado Maestro de Documentos, código FOR-GCA-002.Cabe aclarar que los documentos que se registran en este formato son los que expide el instituto únicamente, pues los documentos externos deben registrarse en el Formato Identificación de Documentos Externos FOR-GCA-006.El Listado Maestro de documentos posee el siguiente contenido:Encabezado: Corresponde al numeral 1.3 de la presente Guía.Cuerpo del Documento.Proceso: Corresponde al proceso al cual pertenece el documento como tal.Código: Corresponde al Código que identifica el documento que se está registrando.Denominación del documento: Corresponde al nombre con el que se identifica al documento.Versión: Identifica el número de versiones que van generándose sobre el mismo documento.Fecha de Vigencia: Indica la fecha de vigencia de la versión, de este modo se evidencia cuándo fue aceptada cada una de las versiones.Estado: Indica el estado del documento a medida que avanza su trámite, esto quiere decir, si está en construcción, si está actualizado o si es obsoleto.Responsable: Relación de dependencias que poseen copias controladas del documento.

Gráfica del Listado Maestro de Documentos:

1.3.5 Formato Listado Maestro de Registros.Los Registros son tipos de documentos que presentan resultados obtenidos proporcionando evidencia de actividades desarrolladas. Los Registros se originan del diligenciamiento de un Formato.

Los Formatos se crean de acuerdo a las necesidades de cada dependencia en el desarrollo de sus actividades y procedimientos. La creación de estos documentos se hace por medio del Formato de Solicitud de Creación, Modificación y Eliminación de documentos, adjuntando un borrador del Formato tal como lo necesita el área; el Formato entra en estudio de aprobación por un periodo no mayor a dos (2) días por parte del coordinador de calidad, quien informará al área las observaciones o la aceptación de la solicitud, para la implementación del Formato en el menor tiempo posible. Una vez creado o actualizado el Formato debe registrarse en el Listado Maestro de Registros, código FOR-GCA-002, formato que se encuentra sistematizado en Coordinación de Calidad.Encabezado: Corresponde al numeral 1.3 de la presente Guía.Cuerpo del DocumentoCódigo: Corresponde al código asignado para la identificación al Registro. Nombre del Registro: Nombre asignado al Formato que da lugar al registro.Responsable del registro: Hace referencia al proceso del cual hace parte el Registro y facilita la identificación.Ubicación: Hace referencia al lugar donde se utiliza el formato.Clasificación: que tipo de documento es.Personas que pueden consultarlo: Quienes tienen acceso a consultar dicho documento.Forma de archivo: Indica la unidad de conservación en que se encuentra el documento, si es carpeta, fólder, A-Z, entre otros y qué carácter identifica a la carpeta para su acceso rápido.Archivo activo-Archivo inactivo: Tiempo determinado por Coordinación de calidad una vez realizados los respectivos Estudios de Unidad Documental para determinar durante qué periodo estarán los documentos en cada fase de archivo.

Gráfica del Encabezado del Listado Maestro de Registros:

2. DOCUMENTOS ORGANIZACIONALES

Este capitulo tiene como propósito brindar herramientas que faciliten la gestión documental en SYSTEM PLUS PASTO, con el fin de simplificar y organizar la presentación y el manejo de las comunicaciones impresas y electrónicas. A su vez, busca contribuir con la disminución del tiempo y los costos, con buena calidad.

Esta guía presenta recomendaciones para elaborar los diferentes tipos de documentos generados en la institución, con el propósito de proyectar una adecuada imagen corporativa.

Tiene en cuenta los aspectos generales de las comunicaciones y presenta un orden para las partes de cada tipo de documento, con base en el estilo y la presentación que demandan los protocolos organizacionales.

2.1 ASPECTOS GENERALES DE LAS COMUNICACIONES

En caso de ser necesario, todos los documentos que se presentan en esta guía pueden imprimirse por ambas caras de la hoja de ser necesario.

Zonas:

Zona 1: Espacio destinado para el membrete que incluye: razón social, sigla o acrónimo, logotipo y el numero de identificación tributaria o NIT. Se usara estas medidas: 15.5 cm horizontales, desde el borde izquierdo de la hoja y 4 cm del borde superior.

Zona 2: Espacio destinado para la impresión de eslogan, dirección, correo electrónico, sitio Web, teléfono y celular.

Zona 3: Espacio superior derecho destinado al registro y radicación del documento; es complementario de la zona 1.

Márgenes:

Se recomienda los siguientes márgenes.

Superior 4 cm.Inferior 3 cm.Lateral izquierdo 2 cm.Lateral derecho 2 cm (Ver figura: “márgenes del documento”)

Estilos:

Para efectos de la distribución del contenido de la comunicación, se usara el estilo BLOQUE EXTREMO, consiste en que todas las líneas parten del margen izquierdo.

Fuente:Se recomienda que toda documentación se escriba en tipo de letra ARIAL y tamaño 12, y si se usa tablas, el contenido se escribirá en tipo de letra ARIAL y tamaño 10.

Zonas del documento:

4 cm ZONA 315,5 cm 6,5 cm

2 cm

ZONA 1

ZONA 2

Márgenes del documento:

4 cm

3 cm 2 cm

2 cm

2.2 MEMORANDO

Son comunicaciones escritas que se utilizan para transmitir información, orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales y las líneas de coordinación jerárquica de la organización.

2.2.1 Características de redacción y presentaciónSe recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos: Utilizar los formatos normalizados en el manual del instituto. Redactar en forma clara, breve, directa sencilla, cortés y en modo impersonal o en

primera persona del plural; Distribuir el texto de acuerdo a su extensión, y Tratar preferiblemente un solo tema por memorando

2.2.2 Utilización del memorando:El memorando puede tener uno de los siguientes objetivos: Informar sobre un hecho en forma breve; Expresar necesidades; Hacer requerimientos; Regular o aclarar una situación; Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto; Dar respuesta a una comunicación recibida Reiterar información, requerimiento o solicitud urgente; Conocer detalles sobre un aspecto determinado; Impugnar o corregir una situación; Confirmar eventos ocurridos o pendientes; Solicitar o remitir información, documentos u objetos; Felicitar, invitar a reuniones no protocolarias, y Hacer llamados de atención.

2.2.3 partesDenominación del documento: de cero a una interlinea libre de la zona 1 o margen superior, se escribe la palabra memorando en mayúscula sostenida y centrada.

Fecha: Se escribe la ciudad y la fecha a tres interlineas de “memorando”, en mayúsculas sostenidas. Encabezamiento: esta conformado por las palabras para (es decir, destinatario), de (es decir, remitente) y asunto, todas escritas en mayúsculas sostenida, las cuales pueden ir impresas o digitadas a dos interlineas libres y seguidas de dos puntos (:).

Los datos del destinatario y remitente van alineados respecto a los dos espacios siguientes a los dos puntos de la palabra asunto.

Asunto: esta palabra se escribe en mayúscula sostenida a una interlinea libre de la preposición de (remitente).

Texto: se escribe de dos a tres interlineas libres del asunto, puesto que el saludo esta incluido en el primer párrafo, dejando una interlinea libre entre párrafos. El saludo va como parte del texto se escribe a dos interlineas libres después del asunto.

Ejemplos: Tenemos el gusto de saludarla, ingeniera Lucia, y de acuerdo con…Con agrado lo saludamos, señor Suarez, y le comunicamos…Respetuosamente lo saludamos y confirmamos…Con nuestro cordial saludo, adjuntamos…

Despedida: se recomienda escribirla a una o dos interlineas libres del texto; su ubicación varía según el estilo elegido. Se utiliza precedido del titulo, existen despedidas breves seguidas de coma (,).

Ejemplos: Atentamente, Cordialmente, Sinceramente, Respetuosamente,

También se presentan despedidas con frase de cortesía terminada por punto (.). Agradecemos su gentil colaboración. Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta antes de cuatro días. Muchas gracias por su amabilidad y rápida acción. Para nosotros es un gusto servirle. Hasta una nueva comunicación.

Remitente y firmas responsables: se escribe el nombre del remitente de cuatro a cinco interlineas libres de la despedida, con mayúscula sostenida.

La firma se ubica en la parte superior del nombre del remitente.

Líneas especiales: se requiere las líneas especiales, se recomienda escribirlas a dos interlineas libres de los datos del remitente, en la misma fuente y con un tamaño de letra menor al utilizado en el texto.

El bloque de anexos y copias se ubica a interlineado sencillo, sin abreviar y alineado. El bloque corresponde a redactor y transcriptor se deja a una interlinea libre del anterior y también alineado.

Esquema de memorando:

4 cm

de o a 1 interlinea libreMEMORANDO

3 interlineas libres

3 cm FECHA: 2 cm1 interlinea librePARA:1 interlinea libreDE:1 interlinea libreASUNTO:

2 a 3 interlineas libres

TEXTO

1 interlinea libre

1 a 2 interlineas libresDespedida:

de 4 a 5 interlineas libres

NOMBRE DEL REMITENTE2 interlineas libres

Anexos(opcional)Copia: opcional:

1 interlinea libreTranscriptor:

2 cm

Tamaño del formato: Carta.Ejemplo de memorando

MEMORANDO

FECHA: Pasto, 05 de agosto del 2010

PARA: Ing. MARIO BENAVIDES CERON Coordinador Académico

DE: DIRECCION

ASUNTO: Solicitud diseño de base de datos de egresados

Atentamente me permito solicitar el diseño de una base de datos que permita hacer un efectivo seguimiento al grupo de egresados del instituto, que nos permita producir información relacionada con el impacto del proceso formativo en lo referido a:

Vinculación al mundo productivo, indicando: sector, tipo de empresa u organización. Tipo de vinculación, monto de la remuneración.

Certificación de sus competencias laborales. Continuidad, permanencia y graduación en las instituciones de educación media

superior.

Agradezco la atención a la presente y las recomendaciones pertinentes para cada caso.

Cordialmente,

MARIA EUGENIA BENAVIDES CERONDirectora

Anexo: Copia del numeral 4.6.4 Seguimiento de egresados

Liliana G.2.3 CIRCULAR

La circular es la comunicación interna o externa de carácter general informativa o normativa, con el mismo texto o contenido, se utiliza para dar a conocer actividades internas de la Institución, así como las normas generales, cambios, políticas y asuntos de interés común. Las circulares internas se elaboran en papel tamaño carta sin membrete, las cuales serán firmadas por el Secretario General o el Director General y las externas se deben elaborar en papel con membrete y logotipo, las cuales serán firmadas por el Director.Márgenes: Superior 4 cm., Izquierdo 3 cm., Inferior y Derecho 2 cm.

2.3.1 Características de redacción y presentación:La circular tiene como objetivo fundamental dar a conocer información de carácter general.

La circular con carácter interno se utiliza para informar disposiciones, normas, lineamientos y políticas.

Se debe tener en cuenta los siguientes aspectos: Tratar un solo tema; Iniciar y finalizar el texto con una frase de cortesía; Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa; Usar un tratamiento respetuoso y cortés; Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo; Utilizar los formatos normalizados en la presente guía.

2.3.2 partesEncabezado: De cero a una interlinea libre de la zona 1, se escribe la palabra circular con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla sólo para circulares internas. No se hace necesario el encabezado en circulares externas debido a que se imprimirá en papel membreteado.Ciudad y fecha: De una a dos interlineas libres del encabezado Para circular interna: Escriba ciudad, seguida de coma (,) se escribe la fecha. Destinatario: De dos a tres interlineas libres, nombre de los cargos, grupos de personas naturales o jurídicas, etc. a quienes va dirigida la comunicación (mayúsculas sostenidas):Ejemplo:PARA DIRECTORES Y SUBDIRECTORES REGIONALESAsunto: Se escribe a dos interlineas libres de los datos del destinatario contra el margen izquierdo. Constituye la síntesis de la circular, expresado máximo en 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar.Saludo: se incluye en el inicio del texto. Se presentan los siguientes ejemplos: Con nuestro cordial saludo, les solicitamos…

Cordial saludo señores y les comunicamos… Los saludamos y confirmamos que…Texto: Se inicia de dos a tres interlineas libres del asunto. Se escribe a interlineación sencilla y cada párrafo se separa del anterior con una interlinea libre. Despedida: Se escribe de una a dos interlineas libres del texto. Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (,) (Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto (.) (Agradecemos su gentil colaboración).Remitente y firmas responsables: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. No utilizar negrilla, ni subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial. Anexos: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo.Remitente: Los datos del remitente están conformados por el nombre y el cargo. El nombre se sitúa de cuatro a cinco interlineas libres de la despedida en mayúscula sostenida y el cargo se escribe en la línea siguiente con mayúscula inicial sin centrar.La firma debe ubicarse en la parte superior del nombre del remitente. Estos elementos se ubican de acuerdo con el estilo elegido. Líneas especiales: se requiere las líneas especiales, se recomienda escribirlas a dos interlineas libres de los datos del remitente, en la misma fuente y con un tamaño de letra menor al utilizado en el texto.

El bloque de anexos y copias se ubica a interlineado sencillo, sin abreviar y alineado. El bloque corresponde a redactor y transcriptor se deja a una interlinea libre del anterior y también alineado.

Esquema de circular:

CIRCULAR INTERNA No. 001

4 cm

o a 1 interlinea libreCIRCULAR

1 a 2 interlineas libres

3 cm Lugar y fecha de elaboración 2 cm

2 a 3 interlineas libres

GRUPO DESTINATARIO

2 interlineas libres

Asunto:

2 a 3 interlineas libres

TEXTO

1 Interlinea libre

1 a 2 interlineas libres

Despedida:

4 a 5 interlineas libres

NOMBRE DEL REMITENTECargo

2 interlineas libres

Anexos:(opcional)1 interlinea libreTranscriptor:

2 cm

Pasto, 3 de Agosto de 2010

PARA DOCENTES Y ADMINISTRATIVOS.

Asunto: Utilización del Carné.

Se recuerda a todos los funcionarios y docentes del Instituto, que es obligación portar el carné en un lugar visible mientras permanezca en las instalaciones de la Institución. La no observancia de esta obligación es causal de mala conducta y además, éste es requisito indispensable para poder ingresar a la Institución a prestar el servicio contratado.

Sin otro particular,

MARIA EUGENIA BENAVIDES CERONSecretaria General.

Liliana G.

Tamaño del formato: Carta.

2.4 ACTAS

Acta: Es una comunicación interna que constituye la memoria de reuniones o acto administrativos, cuyo objetivo es relacionar lo que sucede, se debate y/o se acuerda en una reunión. El acta se debe elaborar en papel bond tamaño carta.Márgenes: Superior e Izquierdo 3 cm., Derecho e Inferior 3 cm.Para el acta se utiliza el formato de gestión de calidad con el respectivo encabezado.Para la impresión del acta se utilizan los dos lados de la hoja tamaño carta.

2.4.1 Partes del actaEncabezado: Escribir centrado, en mayúsculas sostenida y sin negrilla SYSTEM PLUS PASTOTítulo: Escribir centrado, en mayúsculas sostenida el nombre del organismo y el carácter de la reunión.Acta No.__: Escribir centrado, en mayúsculas sostenidas y sin negrilla ACTA No.__ Escribir el número consecutivo que corresponda a la respectiva sesión; iniciando con 01 cada año.Fecha: Escribir el nombre de la ciudad y la fecha, separado con coma (,) donde se realizó la reunión.Hora: Escribir la hora de inicio y de finalización de la reunión de cualquiera de las siguientes formas: 11:00 AM a 2:30 PM ó 9:30 a 14:30 Horas.Lugar: Escribir el nombre del lugar o sede donde se realiza la reunión.Asistentes: Nombres y apellidos en mayúscula sostenida, de los integrantes del organismo que asistieron a la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo que ocupa en el organismo. (Separado con coma (,) y la primera letra con mayúscula). Seguidamente y con guión (-) se citará su calidad de integrante en el comité.Orden del día: Con números arábigos relacionar los puntos reglamentarios (Verificación de quórum y Lectura y aprobación del acta anterior) los mismo que los temas a tratar en dicha reunión.Desarrollo: Con números arábigos identificar cada punto del desarrollo del texto, escrito a interlineación sencilla entre renglones y a dos entre párrafos (Escribir en tiempo pasado).Convocatoria: Si se programa nueva reunión, se escribe la fecha, la hora y el lugar de la próxima reunión.Firmas, nombres y cargos: Escribir el nombre completo de los firmantes responsables y en la línea siguiente se escribe el cargo que ocupa en el organismo.Nota: En el espacio dejado sobre el nombre, los firmantes deben estampar su autógrafo o rúbrica (con esfero o bolígrafo cuya tinta sea negra).Datos del transcriptor: Finalmente se escribe el nombre la primera letra del apellido del transcriptor.

2.4.2 Aspectos generales: Toda Acta expresa lo tratado en la reunión sin describir detalles intrascendentales. Los párrafos deben ser concisos, claros y que hagan énfasis en las determinaciones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa, se anotan las discrepancias.

Se anota el nombre completo de la persona que presenta una moción o proposición, pero no es necesario anotar el nombre de quienes se adhieren a ella.

Cuando hay lugar a votación, se anota el número de votos a favor y el número de votos en contra o en blanco.

Ejemplo de acta:

SYSTEM PLUSPASTO

ACTA DE REUNION

1.Codigo:FOR-THU-0012.Pagina:22 de 383. Versión:0034. Vigente a partir de:29/06/2010

REUNIÓN ORDINARIA DE ADMINISTRATIVOS

ACTA No. 0001

FECHA: Pasto, 3 de agosto de 2010

HORA : 11:30 a 16:30 Horas LUGAR: Oficina de Dirección

ASISTENTES: Anexo listado de asistencia

ORDEN DEL DÍA:

1o. Verificación de Quórum2o. Lectura, discusión y aprobación del Acta anterior3o. Discusión y aprobación de semana de descuentos SYSTEM PLUS __________ _________ ____________.

DESARROLLO:

1o. Se efectuó la verificación de quórum dando inicio a la reunión.

2o. Se dio lectura al Acta anterior, la cual fue aprobada por unanimidad.

3o. Fue presentada la propuesta de descuentos de SYSTEM PLUS PASTO..........................................................................................................................................................................................................................................

CONVOCATORIA: La próxima reunión se realizará el 21 de agosto del 2010, a partir de las 9:00 a.m., en la Oficina de Dirección SYSTEM PLUS PASTO

Autógrafo AutógrafoMARIA EUGENIA BENAVIDES C. PILAR ESPAÑA CHAVEZDirectora Coordinadora comercial------------------------------------ (2 interlíneas)Liliana G.

2.5 CARTAS

La expedición de cartas u oficios esta a cargo de funcionarios o empleados autorizados en cumplimiento de sus funciones.

Se recomienda elaborar las cartas u oficios externos en formato carta, en hoja membreteada; para las cartas internas no es obligatorio.

2.5.1 características de redacción y presentación:La carta u oficio tiene como objetivos fundamentales informar y persuadir a su destinatario, para ello se recomienda tener en cuenta:

Tratar un solo tema por comunicación Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa; Usar tratamiento respetuoso y Cortés; Redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en singular o

plural. Emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo; Distribuir el texto de acuerdo a su extensión.

2.5.2 utilización de la carta:De acuerdo con sus objetivos, la carta u oficio tienen los siguientes usos:

Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes; Regular o aclarar una situación; Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto; Dar respuesta a una comunicación recibida;

Reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente; Solicitar detalles sobre un asunto determinado; Impugnar o corregir una situación; Confirmar eventos ocurridos o pendientes; Solicitar o remitir información, documentos u objetos; Ofrecer agradecimientos, excusas o condolencias; Felicitar, invitar o convocar.

2.5.3 instructivo para diligenciamiento de carta:Carta es una comunicación escrita, que tiene como objetivo principal dar un mensaje, se emplearán para responder oficios, suministrar información y presentar solicitudes fuera del instituto. Podrán ser dirigidas a personas naturales y/o jurídicas, según sea el caso. Únicamente el original (y las copias que se dirijan a otros destinatarios si es el caso) se imprime(n) en papel con membrete y logotipo.Márgenes: Superior 4 cm., Izquierdo 3 cm., Inferior y Derecho 2 cm.

2.5.4 partes de la carta:Ciudad y fecha: Se escribe en orden de: nombre del lugar de origen, día, mes (en minúscula) y año (sin separarlo con punto); escribir el nombre de la ciudad aún tratándose de correspondencia local. Escriba el nombre del departamento o país cuando va dirigida a otro lugar.Asunto: Constituye la síntesis del tema de la carta, expresado máximo en 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar. Se coloca al margen izquierdo de la hoja.Saludo: Ejemplo: Apreciado doctor Ramírez.Texto: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés, omitiendo temas personales y tratando sólo un asunto por carta.Despedida: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (,) (Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto (.) (Agradecemos su gentil colaboración.).Datos del remitente: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. No utilizar negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial. El remitente es el Jefe de Dependencia (Oficina, División, Grupo de Trabajo, Unidad, Presidente o Secretario de Comité).Anexos: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo.Datos del transcriptor: Consignar uno de los nombres y la primera letra del apellido.

NOTA: La firma o autógrafo debe hacerse con esfero o bolígrafo de tinta negra.

PLANTILLA DE CARTA

Ciudad y fecha------------------------------------ (3 interlíneas)------------------Señor, Doctora, Ingeniero, Licenciado (Según el caso)NOMBRES Y APELLIDOSCargoDenominación o Razón Social de la EntidadDirecciónDomicilio------------------ (2 interlíneas)------------------Asunto: (opcional)------------------------------------ (2 interlíneas)Saludo (expresión opcional) Ej. Cordial saludo señor Forero:------------------ (1 interlínea)Texto................ ..................... ................. .............. .................. ........ ......... .......................... ............. ................ ................ ....... ........... .... .............. .................... .------------------------------------ (2 interlíneas)Despedida,------------------------------------------------------ (4 interlíneas)------------------ NOMBRE DEL REMITENTECargo------------------------------------ (2 interlíneas)Anexos: (opcional)------------------ (1 interlínea)Datos del transcriptor

Tamaño del Formato: Carta.

Ejemplo de carta:

Pasto, 6 de agosto de 2010

DoctorOMAR OJEDADirectorESCUELA SURCOLOMBIANADirección.Pasto, Nariño

Asunto: Invitación

Apreciado doctor Ojeda:

Me permito informarle que el día 11 de agosto del presente, se llevara a cabo en las instalaciones del instituto una celebración por el aniversario de SYSTEM PLUS, la hora de inicio será a las 9:00 a.m. esta invitación es extensiva a un acompañante.

De igual manera, solicito confirmar asistencia.

Cordial saludo,

MARIA EUGENIA BENAVIDES CERONDirección

Anexo: Entradas.

Aura A.

2.6 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

2.6.1 El certificado:El certificado es un documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o un acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, ceremonia, juramento o norma).

De acuerdo con el hecho o acto que se prueba, los certificados pueden ser:

Certificado para:

Diploma conferido por la institución y documento que establece un privilegio o premio.

Asistencia a congresos, cursos y seminarios. Becas, donaciones y extensiones. Créditos, préstamos u otras transacciones comerciales. Paz y salvos

2.6.2 Constancias:Son documentos de carácter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad.

De acuerdo con el hecho o acto que se prueba, las constancias pueden ser:

Constancias para: Tiempo de servicio Experiencia Salarios u honorarios Clase de trabajo Jornada laboral Cumplimiento de comisiones Comportamiento del trabajador

2.6.3 características de redacción y presentación

Los certificados y las constancias se elaboran en papel con membrete y sus elementos se distribuyen de la siguiente manera:

Numero: Es opcional llevar un control de expedición, número consecutivo que se ubica de dos a tres interlíneas del margen superior y según el estilo elegido. Las entidades educativas están obligadas a numerar los certificados y las constancias en forma secuencial.

Fecha:Los datos de la ciudad de origen y la fecha de expedición se escriben de dos a tres interlíneas del número (referencia) o de cuatro a seis del margen superior, cuando no hay número y en forma completa, en orden de día, mes (en minúscula) y año sin separarlo con punto.

Ejemplo.

Pasto, 15 de marzo de 2011

Cargo:El cargo de la persona responsable se anota en mayúscula sostenida, centrado, precedido de los artículos EL o LA y de tres a cuatro interlíneas de la fecha.

Ejemplo.LA GERENTA DE TALENTO HUMANO

Identificación:Las expresiones CERTIFICA o HACE CONSTAR, seguidas de dos puntos (:) se escriben de tres a cuatro interlíneas del cargo, centradas y en mayúscula sostenida. (Puede utilizarse negrilla para resaltar).

Ejemplo:EL DIRECTOR DE PERSONAL

HACE CONSTAR:

TextoDe tres a cuatro interlíneas de la identificación y contra el margen izquierdo se inicia eltexto con la conjunción Que, a la que siguen los datos del solicitante que pueden ser: - Tratamiento, nombre completo del solicitante en mayúscula sostenida, y el número del documento de identidad.

- Razón social de una empresa, en mayúscula sostenida, y NIT.EJEMPLOS.

Que el señor HUGO DE LA ROCHA MONTOYA, con cédula de ciudadanía 70.048.946de...Que a INDUSTRIAS PLÁSTICAS S.A., con NIT 890.980.900-5 se le retuvo...Se emplea interlineación de uno y medio o dos entre renglones y el doble entre párrafos.Se redacta en forma clara, breve, directa, cortés y se expresa en tercera persona del singular.

FirmanteEl nombre de la persona responsable se escribe en mayúscula sostenida, de cuatro a seis interlíneas del último renglón del texto y según el estilo elegido. En el caso de dos

firmantes sus datos se pueden distribuir uno bajo el otro o en pareja. En caso de dos o más firmantes, si el número es impar, el último se centra.

TranscriptorA dos interlíneas del firmante y contra el margen izquierdo se anota el nombre (con mayúscula inicial) e inicial del apellido, de la persona responsable de transcribir el documento. Se recomienda emplear letra más pequeña y en caso de nombre compuesto, es conveniente escribir uno de los dos.

Certificados y constancias expedidos por centros educativos

En SYSTEM PLUS PASTO, la responsabilidad la tienen dos personas, el director del instituto y el coordinador académico. Los dos cargos se escriben de tres a cuatro interlíneas de la fecha, centrados, en mayúscula sostenida y precedidos por los artículos EL o LA, según corresponda.

EJEMPLO.LA RECTORA Y EL SECRETARIO GENERAL DEL COLEGIO SANTA TERESITA

Las anotaciones jurídicas para clarificar el funcionamiento de la institución, tales como registro en el DANE, leyes, decretos, resoluciones u otros, se escriben contra el margen izquierdo, de tres a cuatro renglones de los cargos y con interlineación sencilla. (Véase la Figura 3).Las expresiones CERTIFICAN o HACEN CONSTAR, seguidas de dos puntos (:) se escriben centradas, en mayúscula sostenida y de tres a cuatro interlíneas de las anotaciones jurídicas.De tres a cuatro interlíneas de la identificación anterior, se inicia el texto.

Los nombres de las personas responsables se escriben de cuatro a seis interlíneas del último reglón del texto; el de mayor jerarquía contra el margen izquierdo y el de menor jerarquía, en la misma línea, contra el margen derecho.

Páginas subsiguientesSi los certificados y constancias requieren más de una hoja, se tiene en cuenta lo siguiente:Se pueden utilizar hojas en blanco o que tengan impreso sólo el logotipo o la razón social. La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser los mismos en todas las hojas. El encabezado se ubica entre 2 cm y 3 cm del borde superior de la hoja en papel en blanco o a dos interlíneas del logotipo o de la razón social, con mayúscula inicial.

Está constituido por la línea de identificación contra el margen izquierdo y el número de página contra el margen derecho.

La línea de identificación contiene el nombre de quien solicita la certificación.

EJEMPLOS.

Margen izquierdo Margen derechoCertificado para Mundo Nacional Ltda. 2Constancia para Aurelio Rojas Patiño 2El primer párrafo se inicia de dos a cuatro interlíneas del encabezado.

Aspectos generales

Papelería especialLos títulos conferidos a estudiantes de programas técnicos, así como los certificados de asistencia a congresos, cursos y seminarios, se elaboran en papel o cartulina opalina.Registro de diplomas en entidades educativasEl Ministerio de Educación Nacional autorizó a las universidades y colegios para registrar directamente en sus instituciones, los títulos académicos que confieren (Decreto 636 del 3 de abril de 1996).

RecomendacionesEl tipo y el tamaño de la letra deben facilitar la lectura del texto.La impresión debe garantizar y mantener la nitidez del documento.El papel debe tener el gramaje adecuado, según la tecnología de impresión que seUtilice.Todos los certificados y constancias se firman de manera autógrafa y con tinta negra.El uso de resaltador, notas al margen, rayas y subrayados afectan la preservación yConservación del documento.El uso de grapas, clips y otros elementos metálicos, aceleran el deterioro del documento.

Ejemplo de constancia académica:

Ejemplo de constancia laboral:

4 cm2 a 3 interlíneas libresNo.122-112 a 3 interlíneas libres

4 cmPasto, 1 de abril de 2011 2 cm3 a 4 interlineas libres

LA DIRECTORA Y EL COORDINADOR ACADEMICO DEL INSTITUTO SYSTEM PLUS PASTO

Resolución No. 183 de junio de 1994, resolución 335 de octubre de 1996 y 1367 de diciembre de 1998, Resolución 278 de abril de 2004 y Resolución No. 1954 de

noviembre 23 de 2009 emanada de la SECRETARIA DE EDUCACION MUNICIPAL

3 a 4 interlineas libresHACEN CONSTAR:

3 a 4 interlineas libresQue JUAN DAVID ENRRIQUEZ SALAZ, identificado con cedula de ciudadanía 1,085,249,312 de Pasto (N), esta matriculado en elcuarto nivel del programa SECRETARIADO EJECUTIVO Y ADMINISTRACION DE NEGOCIOS, durante el periodo de febrero - abril de 2011, con el siguiente horario de clases: lunes a viernes de 7:00 a 9:00 am.

Se expide para ser presentado a la EPS al cual se encuentra afiliado.4 a 6 interlineas libres MARIA EUGENIA BENAVIDES MARIO BENAVIDES CERON2 interlineas libresMario B.

2 cm

4 cm

2 a 3 interlíneas libres

No.122-112 a 3 interlíneas libres

4 cmPasto, 1 de abril de 2011 2 cm

3 a 4 interlineas libres

LA DIRECTORA DEL INSTITUTO SYSTEM PLUS PASTO

Resolución No. 183 de junio de 1994, resolución 335 de octubre de 1996 y 1367 de diciembre de 1998, Resolución 278 de abril de 2004 y Resolución No. 1954 de noviembre 23 de 2009

emanada de la SECRETARIA DE EDUCACION MUNICIPAL

3 a 4 interlineas libres

HACE CONSTAR:3 a 4 interlineas libres

Que la ingeniera DORIS BUITRAGO BOTERO, identificada con cedula de ciudadanía 34, 527,143 de Pasto, trabaja en esta empresa desde el 10 de julio de 2000, y se desempeña como docente de redes y mantenimiento.

Esta constancia se expide para trámites de visa en el consulado de los estados unidos de América.

4 a 6 interlineas libres

MARIA EUGENIA BENAVIDES CERON2 interlineas libres

Mario B.

2 cm

3. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA CAMBIOS VERSIÓN