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ROMERO CONSULTORES ESPECIALIZADOS EN
ASESORÍA, CAPACITACIÓN, ASISTENCIA TÉCNICA Y EVALUACIÓN.
PROPIETARIO: RICARDO NEFTALI ROMERO CERONIO
EJERCICIO FISCAL 2017
EVALUACIÓN DE PROCESOS DEL
PROGRAMA PRESUPUESTARIO E014
“SERVICIOS DE SALUD PÚBLICA”
EVALUACIÓN DE PROCESOS DEL PROGRAMA PRESUPUESTARIO E014 “SERVICIOS DE SALUD PÚBLICA” CORRESPONDIENTE AL EJERCICIO
FISCAL 2017
INFORME FINAL
RICARDO NEFTALI ROMERO CERONIO
ROMERO CONSULTORES
ROCR760422SL3
Informe Final de la Evaluación de Procesos del Programa Presupuestario E014 “Servicios de Salud Pública”, correspondiente al Ejercicio Fiscal 2017
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PRESENTACIÓN
El presentedocumento constituye el Informe Final de la Evaluaciónde Procesos del
Programa Presupuestario E014 “Servicios de Salud Pública”, correspondiente al
EjercicioFiscal2017,delaSecretaríadeSaluddelestadodeTabasco.
Esteejerciciodeevaluación,estudioyanálisisserealizaencumplimientoaloestablecido
enelProgramaAnualdeEvaluación(PAE)2018delaSecretaríadeSaluddelEstadode
Tabasco,emitidopor laUnidaddeEvaluacióndelDesempeño(UED)delmencionado
entepúblico.
La presente Evaluación se centró en el Proceso de Adquisición y Distribución de
MedicamentoseInsumosrelacionadoconelProgramaPresupuestarioE014“Servicios
deSaludPública”yestácompuestodelossiguientesapartados:
1. Introducción;
2. DescripcióndelProgramaPresupuestario;
3. DescripciónyanálisisdelProcesodelProgramaPresupuestario;
4. HallazgosyResultados;
5. ConclusionesyRecomendaciones,y
6. Anexos.
Informe Final de la Evaluación de Procesos del Programa Presupuestario E014 “Servicios de Salud Pública”, correspondiente al Ejercicio Fiscal 2017
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RESUMEN EJECUTIVO
A continuación se presenta el Resumen Ejecutivo del Informe Final de la Evaluación de Procesos delProgramaPresupuestarioE014“ServiciosdeSaludPública”,correspondientealEjercicioFiscal2017,delaSecretaríadeSaluddelEstadodeTabasco.
ElpresenteestudioserealizóapeticióndelaUnidaddeEvaluacióndelDesempeño(UED)delaSecretaríadeSaluddeTabasco,encumplimientoaloestablecidoenelProgramaAnualdeEvaluación(PAE)2018;ysecentróenelProcesodeAdquisiciónyDistribucióndeMedicamentoseInsumosduranteelejerciciofiscalevaluado.
ObjetivoGeneral
ElobjetivogeneraldelaEvaluacióndeProcesosdelProgramaPresupuestarioE014“ServiciosdeSaludPública”, correspondienteal EjercicioFiscal2017,de la Secretaríade SaluddelGobiernodelEstadodeTabascofue:
RealizarunanálisissistemáticodelosProcesodeAdquisiciónyDistribucióndeMedicamentoseInsumosdelProgramaPresupuestarioE014ServiciosdeSaludPública,correspondientealEjercicioFiscal2017;quepermitavalorarsidichoprocesocumpleconlonecesarioparaellogrodelasmetasyobjetivodelPrograma Presupuestario. Así como, hacer recomendaciones que permitan la instrumentación demejorasqueelevenlacalidaddelosresultados.
Objetivosespecíficos
ConelfindecumplirelObjetivoGeneralantesplanteado,ydeacuerdoalosTérminosdeReferencia(TdR)de la presente Evaluación, los Objetivos Específicos de la Evaluación de Procesos del ProgramaPresupuestarioE014“ServiciosdeSaludPública”,correspondientealEjercicioFiscal2017,delaSecretaríadeSaluddelGobiernodelEstadodeTabascofueron:
1. DescribirlagestiónoperativadelProgramaPresupuestariomedianteelProcesodeAdquisiciónyDistribucióndeMedicamentoseInsumosenlosdistintosnivelesdedesagregacióngeográficadondesellevaacabo;
2. Identificar y analizar los problemas o limitantes, tanto normativos como operativos, queobstaculizanlagestióndelProgramaPresupuestarioE014ServiciosdeSaludPública,asícomolasfortalezasybuenasprácticasquemejoranlacapacidaddegestióndelmismo;
3. AnalizarsilagestiónylaarticulacióndelProcesodeAdquisiciónyDistribucióndeMedicamentoseInsumos,contribuyenallogrodelobjetivodelProgramaPresupuestarioE014ServiciosdeSaludPública,y
4. ElaborarrecomendacionesgeneralesyespecíficasqueelProgramaPresupuestariosE014Serviciosde Salud Pública en relación con el Proceso de Adquisición y Distribución deMedicamentos eInsumospuedaimplementar,tantoanivelnormativocomooperativo.
Informe Final de la Evaluación de Procesos del Programa Presupuestario E014 “Servicios de Salud Pública”, correspondiente al Ejercicio Fiscal 2017
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AlcancesdelaEvaluación
LaEvaluacióndeProcesosdelProgramaPresupuestarioE014“ServiciosdeSaludPública”,correspondientealEjercicioFiscal2017,delaSecretaríadeSaluddeTabasco,contóconunanálisispuntualdelProcesodeAdquisiciónyDistribucióndeMedicamentoseInsumosqueelProgramaPresupuestarioE014ServiciosdeSaludPúblicallevóacaboduranteelEjercicioFiscal2017,asícomoconunadescripcióndelosmecanismosdecoordinaciónparalograrelcumplimientodesusobjetivos.Además,identificafortalezasydebilidadesdelprocesoy,apartirdeello,realizórecomendacionesencaminadasalamejoradelProcesoevaluado.
DescripcióndelProgramaPresupuestario
ElProgramaPresupuestariodelquesedesprendeelProcesoevaluado,seencuentradescritoenelManualdeProgramaciónyPresupuestodelEstadodeTabascocomounPpdemodalidadE,estoesquebrindaunservicioalaciudadanía;yespecificaqueestéorientadofundamentalmentehacialasaccionesdeprevenciónypromocióndelasalud,asícomoalavigilanciaepidemiológicadepadecimientostransmisiblesdealtaincidenciaenlaEntidad,losqueseconsiderancomoprogramasdeacciónprioritariadelaSecretaríadeSalud.
Descripciónyanálisis delProcesodelProgramaPresupuestarioElProcesonocuentaconundocumentoqueloreguledemaneraespecíficaalinteriordelaSecretaríadeSalud, sin embargo debido a la naturaleza de sus fuentes de financiamiento son utilizados comoherramientas normativas los Lineamientos y la Ley de Adquisiciones Arrendamientos y Prestación deServicios del Estado de Tabasco y su Reglamento así como, a nivel federal Ley de Adquisiciones,ArrendamientosyServiciosdelSectorPúblicoysuReglamento.
DentrodeesteProcesoseidentificaronlasáreasinvolucradasasícomolosviciosyduplicidadesdeaccionesasícomolosfactoresinternosyexternosqueretrasanelinicio,engrosandoelProcesoyconellovolviendodeficienteelservicioquesebrinda.
HallazgosyResultados
LaSecretaríade Saludno cuenta conmanualesdeprocedimientosque regulen elProceso, por ende elpersonalinvolucradohacreadodiversosmicroprocedimientosqueloengrosanyretrasan.
Existenlimitantesnormativasquenopermitenrealizarlassolicitudesdeinsumosconformealanecesidad,sinoadecuándosealascaracterísticasquelasReglasdeOperaciónoLineamientosutilizados,demanerasupletoria,alProceso.
Noexistencadenasdedistribuciónespecíficasparaquelosmedicamentosoinsumos,lleguendemaneraeficazalasunidadesmédicas.
ConclusionesyRecomendaciones
AlnoexistirdocumentaciónqueregulealinteriorelprocedimientoenlaSecretaríadeSalud,segeneranvacíosdeinformaciónquenopermitenlaadecuadaoperacióndelamisma.Serecomiendagenerar,conbaseenlanormatividadaplicableylaexperienciadelrecursohumanocapacitadodelapropiaSecretaría,
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manualesdeprocedimientosquedelimitenlospasosaseguirparaconcretarelprocesodeadquisicionesdemaneraordenadayeficaz.
ElusodelasTIC’sesdesumaimportanciaparaelProceso,teniendoencuentalalejaníadelagunasUnidadesMédicasylaSecretaría,porloqueesimportantefortalecerlossistemasinformáticosutilizadosenbuscadela eficiencia del Proceso, utilizando redes de internet que agilicen la entrega tanto de solicitudes yrequisiciones así comoquegenerenvíasde informacióndirecta entre lasunidadesmédicas y lasáreasinvolucradasenelProceso.
EsindispensableseimplementeunaplataformaentiemporealquepermitaelseguimientoycontroldelProceso de adquisición desde la generación de la suficiencia presupuestaria, requisición, licitación,recepciónydistribucióndebieneseinsumosyelpagodeestos;debiendorecaerlafuncióndesupervisiónenunáreadistintadelaresponsabledelproceso.
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ÍNDICE
PRESENTACIÓN...............................................................................................................................................................................................1
RESUMENEJECUTIVO..................................................................................................................................................................................3
ÍNDICE...................................................................................................................................................................................................................7
ÍNDICEDECUADROS....................................................................................................................................................................................9
GLOSARIO........................................................................................................................................................................................................11
INTRODUCCIÓN............................................................................................................................................................................................13
CAPÍTULO1.DESCRIPCIÓNDELPROGRAMAPRESUPUESTARIO....................................................................................15
1.1.LaEvaluacióndeProcesos.............................................................................................................................................................15
1.2.ObjetivoGeneraldelaEvaluación..............................................................................................................................................15
1.2.1.OBJETIVOSESPECÍFICOS............................................................................................................................................................16
1.3.ElProgramaPresupuestarioE014ServiciosdeSaludPública...................................................................................16
1.4.AlineacióndelProgramaPresupuestarioE014ServiciosdeSaludPública.........................................................17
CAPÍTULO2.DESCRIPCIÓNYANÁLISISDELPROCESODELPROGRAMAPRESUPUESTARIO..........................19
2.1.ImportanciadelProcesodeAdquisiciónyDistribucióndeMedicamentoseInsumosparaelsectorsalud....................................................................................................................................................................................................................19
2.1.1.ÁREASQUEPARTICIPANENELPROCESOEVALUADO.............................................................................................20
2.2.NormatividadaplicablealProcesoevaluado.......................................................................................................................21
CAPÍTULO3.HALLAZGOSYRESULTADOS....................................................................................................................................23
3.1.HallazgosdelProcesoevaluado...................................................................................................................................................23
3.1.1.HALLAZGOSENLASUNIDADESMÉDICAS........................................................................................................................23
3.1.2.HALLAZGOSENLASAREASNORMATIVAS.......................................................................................................................25
3.2.AnálisisyresultadodelFormatodeAdquisiciones..........................................................................................................26
CAPÍTULO4.CONCLUSIONESYRECOMENDACIONES............................................................................................................29
4.1.Conclusiones..........................................................................................................................................................................................29
4.2.Recomendaciones...............................................................................................................................................................................30
ANEXOS.............................................................................................................................................................................................................33
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Anexo1.FichatécnicadeidentificacióndelProgramaPresupuestario.........................................................................35
Anexo2.FichadeidentificaciónyequivalenciadeprocesosEvaluacióndeProcesosdelProgramaPresupuestario..............................................................................................................................................................................................37
Anexo3.FlujogramasdelProcesodelProgramaPresupuestario......................................................................................39
Anexo4.GradodeconsolidaciónoperativadelProcesodelProgramaPresupuestario........................................45
Anexo5.Límites,articulación,insumosyrecursos,productosysistemasdeinformacióndelosprocesosdelProgramaPresupuestario................................................................................................................................................................47
Anexo6.PropuestademodificacióndelanormatividaddelProcesodelProgramaPresupuestario.............49
Anexo7.AnálisisFODAdelProcesodelProgramaPresupuestario..................................................................................51
Anexo8.RecomendacionesdelProcesodelProgramaPresupuestario.........................................................................53
Anexo9.SistemademonitoreoeindicadoresdegestióndelProcesodelProgramaPresupuestario...........55
Anexo10.Trabajodecamporealizado.............................................................................................................................................57
Anexo11.InstrumentosderecoleccióndeinformacióndelaEvaluacióndeProcesosdelProgramaPresupuestario..............................................................................................................................................................................................59
Anexo12.FichatécnicaconlosdatosgeneralesdelainstanciaevaluadorayelcostodelaEvaluación......65
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ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro1.3.1.DescripcióndelProgramaPresupuestarioE014ServiciosdeSaludPública.................................17
Cuadro1.4.1.AlineacióndelProgramaPresupuestarioE014ServiciosdeSaludPúblicarespectoalPLEDyalProgramaSectorialdeSalud.............................................................................................................................................................17
Cuadro3.2.1.FormatoparalaevaluacióndelaeficienciadelprocesodeadquisicionesdelaSecretariadeSaludejerciciofiscal2017.......................................................................................................................................................................26
Cuadro3.2.2.InstruccionesparaelllenadoFormatoparalaevaluacióndelaeficienciadelprocesodeadquisicionesdelaSecretariadeSaludejerciciofiscal2017...............................................................................................27
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GLOSARIO
CAUSES CatálogoUniversaldeServiciosdeSalud
CESSA's CentrosdeSaludconServiciosAmpliados
CIDH ComisiónInteramericanadelosDerechosHumanos
CONEVAL ConsejoNacionaldeEvaluacióndelaPolíticadeDesarrolloSocial
CPELST ConstituciónPolíticadelEstadoLibreySoberanodeTabasco
CPEUM ConstituciónPolíticadelosEstadosUnidosMexicanos
OEA OrganizacióndelosEstadosAmericanos
OMS OrganizaciónMundialdelaSalud
PAE ProgramaAnualdeEvaluación
PbR PresupuestobasadoenResultados
PLED PlanEstataldeDesarrollo
PoR PlaneaciónorientadaaResultados
Pp’s ProgramasPresupuestarios
SED SistemadeEvaluacióndelDesempeño
SS SecretaríadeSalud
TdR TérminosdeReferencia
UED UnidaddeEvaluacióndelDesempeño
UM UnidadMédica
RO ReglasdeOperación
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INTRODUCCIÓN
LaComisiónInteramericanadelosDerechosHumanos(CIDH)esunórganoprincipalyautónomode laOrganizacióndelosEstadosAmericanos(OEA)dondeMéxicoesmiembro;estaComisiónseencargadelapromoción y protección de los derechos humanos en el continente americano y, considera que en elcontextodelaproteccióndelosderechosdetodapersonabajolajurisdiccióndelosEstados,esfundamentaldaratenciónalaspoblaciones,comunidadesygruposhistóricamentesometidosadiscriminación.
Bajoestecontextoesprecisomencionarquedentrodel“ProtocolodeElSalvador”,MéxicoratificóantelaCIDHsucompromisodedarcabalcumplimientoalDerechouniversaldelaSalud,reconociéndolacomounbienpúblico.
PorsupartesegúnlaOrganizaciónMundialdelaSalud(OMS),laSaludesunestadodecompletobienestarfísico,mentalysocial,ynosolamentelaausenciadeafeccionesoenfermedades.EstaconceptualizaciónhacereferenciaatodaslasmedidasquepuedantomarsedesdeelEstadoparalaprevencióndedolenciasydiscapacidades,paralaprolongacióndelavidayparalaeducacióndelosindividuosenloquerespectaalahigiene personal; bajo esta premisa la OMSafirma que “la salud es parte de la responsabilidad de losgobiernos”ycobraimportancialadefiniciónde“SaludPública”.
ElGobiernoFederal,atravésdelaSecretaríadeSalud,reconocelatrascendenciadeltema,porloquehapuestoespecialénfasisencontinuardesarrollandoeimplementandoestrategiasyaccionesencaminadasalamejoradelacalidaddelasalud,lacualhasidoidentificadacomounejecentraldelaaccionesdelSistemaNacionaldeSalud,talcomoseadvierteenelPlanNacionaldeDesarrolloyenelProgramaSectorialdeSalud,ambos2013-2018.
LasaludpúblicanosoloesunderechohumanosinounanecesidadqueelEstadoestáfacultadoasatisfacer.EsporelloquelaSecretaríadeSaluddelestadodeTabasco,preocupadoporsubsanarcualquierdeficienciaal brindar este servicio, ha implementadodiversosprogramasque coadyuvenabrindarun serviciodecalidad,eficienteyeficaz.
ParaelejerciciodelapresenteEvaluación,elequipodeRomeroConsultoresconbaseenlosTdRparalaEvaluacióndeProcesosdelProgramaPresupuestarioE014“ServiciosdeSaludPública”, secentróenelanálisis específico del Proceso de Adquisición y Distribución deMedicamentos e Insumos, lo anteriorderivadodelaimportanciaparalaoperatividaddelservicioantesmencionadodecontarconelmaterialnecesarioparaelcorrectocumplimientodelalabormédica.
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CAPÍTULO 1. DESCRIPCIÓN DEL PROGRAMA PRESUPUESTARIO
ElpresenteapartadocontieneelprimercapítulodelaEvaluacióndeProcesosdelProgramaPresupuestarioE014“ServiciosdeSaludPública”,correspondientealEjercicioFiscal2017,delaSecretaríadeSaluddelEstadodeTabasco;enél,sepresentanlosantecedentesdelaEvaluaciónrealizadaasícomoladescripcióndetalladadelProgramaydelProcesoespecíficoqueatañealosobjetivosdeestudio.
1.1. La Evaluación de Procesos
El PbR como instrumento metodológico y modelo de cultura organizacional cuyo objetivo es que losrecursos públicos se asignen prioritariamente a los programas presupuestarios que generan mayorbeneficioalapoblaciónyquesecorrijaeldiseñodeaquellosquenoestán funcionandocorrectamente,consisteenquelosentespúblicosestablezcandemanerapuntuallosobjetivosquesealcanzaránconlosrecursos asignados a sus programas y que el grado de consecución de dichos objetivos deba serefectivamenteconfirmadomedianteunSistemadeEvaluacióndelDesempeño.
DeacuerdoalCONEVAL,laEvaluacióndeProcesosanalizamediantetrabajodecamposielprogramallevaacabosusprocesosoperativosdemaneraeficaz,eficienteysicontribuyealmejoramientodelagestión,asícomotambiénbrindainformaciónparacontribuiralamejoradelagestiónoperativadelosprogramas.
En este sentido, por medio de las evaluaciones de procesos se detectan las fortalezas, debilidades,oportunidadesyamenazasdelmarconormativo,estructurayfuncionamientodelosprogramas,aportandoelementosparadeterminarestrategiasqueincrementenlaefectividadoperativayenriquezcaneldiseñodelosprogramas1.
1.2. Objetivo General de la Evaluación
ElobjetivogeneraldelaEvaluacióndeProcesosdelProgramaPresupuestarioE014“ServiciosdeSaludPública”, correspondientealEjercicioFiscal2017,de la Secretaríade SaluddelGobiernodelEstadodeTabascofue:
RealizarunanálisissistemáticodelosProcesodeAdquisiciónyDistribucióndeMedicamentoseInsumosdelProgramaPresupuestarioE014ServiciosdeSaludPública,correspondientealejerciciofiscal2017;quepermitavalorarsidichoprocesocumpleconlonecesarioparaellogrodelasmetasyobjetivodel
1Fuente:CONEVALhttps://coneval.org.mx/Evaluacion/MDE/Paginas/Evaluacion_Procesos.aspx
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Programa Presupuestario. Así como, hacer recomendaciones que permitan la instrumentación demejorasqueelevenlacalidaddelosresultados.
1.2.1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Conelfindecumplirelobjetivogeneralantesplanteado,ydeacuerdoalosTérminosdeReferencia(TdR)delapresenteEvaluación,losobjetivosespecíficosfueron:
1. DescribirlagestiónoperativadelProgramaPresupuestariomedianteelProcesodeAdquisiciónyDistribucióndeMedicamentoseInsumosenlosdistintosnivelesdedesagregacióngeográficadondesellevaacabo;
2. Identificar y analizar los problemas o limitantes, tanto normativos como operativos, queobstaculizanlagestióndelProgramaPresupuestarioE014ServiciosdeSaludPública,asícomolasfortalezasybuenasprácticasquemejoranlacapacidaddegestióndelmismo;
3. AnalizarsilagestiónylaarticulacióndelProcesodeAdquisiciónyDistribucióndeMedicamentoseInsumos,contribuyenallogrodelobjetivodelProgramaPresupuestarioE014ServiciosdeSaludPública,y
4. ElaborarrecomendacionesgeneralesyespecíficasqueelProgramaPresupuestariosE014Serviciosde Salud Pública en relación con el Proceso de Adquisición y Distribución deMedicamentos eInsumospuedaimplementar,tantoanivelnormativocomooperativo.
1.3. El Programa Presupuestario E014 Servicios de Salud Pública
Es importante resaltar que para describir el Programa Presupuestario evaluado, el equipo de RomeroConsultoresanalizódemaneradetalladalainformacióndocumentalpresentadaporlasSecretaríadeSalud(SS),tambiénseconsultaronfuentesnacionaleseinternacionalesamododegenerarunaperspectivaglobalde la necesidad y ofrecer recomendaciones para la mejora del Proceso y, por último se tomaron enconsideraciónlasdiferentesentrevistasrealizadasafuncionariosnormativosyoperativosdelaSecretaríade Salud relacionados con el Programa Presupuestario evaluado así como la normatividadaplicable almismo.
DeacuerdoalManualdeProgramaciónyPresupuestodelEstadodeTabascoelPpE014“ServiciosdeSaludPública”sedefinedelasiguientemanera:
“ElprogramadeSaludPúblicaestáorientadofundamentalmentehacialasaccionesdeprevenciónypromocióndelasalud,asícomoalavigilanciaepidemiológicadepadecimientostransmisiblesdealta incidencia en laEntidad, los que se consideran comoprogramasdeacciónprioritariade laSecretaríadeSalud”
Acontinuación,sepresentanlosaspectosdeterminantesdelProgramaPresupuestarioE014ServiciosdeSaludPúblicacorrespondientealejerciciofiscal2017delaSecretaríadeSaluddelGobiernodelEstadodeTabasco.
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Cuadro 1.3.1. Descripción del Programa Presupuestario E014 Servicios de Salud Pública E014
NombredelPrograma ServiciosdeSaludPública
Modalidad E,PrestacióndeServiciosPúblicosDescripcióndelaModalidad
EstosprogramascomprendenlosserviciosquelaAdministraciónPúblicaEstatalbrindaalosciudadanosenlostérminosdelasdisposicioneslegalesaplicables
Dependencia/Entidad SecretaríadeSalud
Fuente:RomeroConsultores;elaboraciónpropiaconbaseeninformacióndocumentalproporcionadaporlaSecretaríadeSaluddelEstadodeTabascoyelManualdeProgramaciónyPresupuesto2015delaSecretaríadePlaneación yFinanzas.
1.4. Alineación del Programa Presupuestario E014 Servicios de Salud Pública
El Programa Presupuestario considerado en la Evaluación presenta la siguiente alineación con losinstrumentosdeplaneaciónnacionalyestatalvigentes:
Cuadro 1.4.1. Alineación del Programa Presupuestario E014 Servicios de Salud Pública respecto al PLED y al Programa Sectorial de Salud
ProgramaPresupuestario
PLED ProgramaSectorialdeSalud
Eje Objetivo Objetivo
E014 ServiciosdeSaludPública
4 1.Incrementarlapromocióndelasalud, la detección oportuna, asícomoelseguimientoycontroldeenfermedadescon la finalidaddemejorarlascondicionesdesaludycalidad de vida, haciendoénfasisenlaculturadelaprevención
6.Incrementarlosserviciosdesaludpública,atendiendo los problemas sanitarios, asícomo aquellos factores que condicionan ycausan daños a la población, con especialinterés en la prevención, promoción,vigilancia y control epidemiológico de lasenfermedades
Fuente: Términos de Referencia de la Evaluación de Procesos del Programa Presupuestario E014 “Servicios de Salud Pública”,correspondientealEjercicioFiscal2017,emitidosporlaUnidaddeEvaluacióndelDesempeñodelaSecretaríadeSaluddelGobiernodelEstadodeTabasco.
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CAPÍTULO 2. DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DEL PROCESO DEL PROGRAMA PRESUPUESTARIO
EnelpresenteapartadosedetallaelProcesodeAdquisiciónyDistribucióndeMedicamentoseInsumosdentrodelaSecretaríadeSaluddelestadodeTabasco,comopartedelaEvaluaciónrealizadaalProgramaPresupuestarioE014“ServiciosdeSaludPública”;loanteriorparaconocerdichoprocedimientoypoderdetectarposiblesetapassusceptiblesdemejoraqueeficienteneldesarrollodelmismo.
2.1. Importancia del Proceso de Adquisición y Distribución de Medicamentos e
Insumos para el sector salud
LaOrganizaciónMundialdelaSaludindicaquelosgobiernosnacionalesdebenasegurarquelospacientesrecibanlosmedicamentosdeacuerdoconnecesidadesclínicas,enladosisytiempoadecuados,yalmenorcostoposible.2
Esporelloquelatareadeprestarelserviciodesalud,espracticarunagestiónconénfasisenlosrecursoshumanos,enlosinsumosyconespecialimportanciaenlosprocesosquedeestossederivan,esporelloquela presente Evaluación se enfocó específicamente en el Proceso de Adquisición y Distribución deMedicamentoseInsumosdelaSecretaríadeSaluddelestadodeTabascoparaconelloofrecerlasmejorasnecesariasenbeneficiodelaoperatividaddelasUnidadesMédicasylapropiaSecretaría.
Elbuenfuncionamientodeesteservicioestáconectadoíntimamentealapartedelogísticadesuministros.Suplir adecuadamente el ambiente hospitalario con materiales adecuados que garanticen calidad,productividad,satisfaccióndelosusuariosyprestacióndeserviciosporelequipohospitalario,losinsumosymedicamentosnecesariosestánentrelosprincipalesdesafíosde laadministraciónde laSecretaríadeSalud. Ninguna organización puede funcionar demanera correcta sin los insumos necesarios para suoperación,estotomaimportanciaademás,si laoperacióndelaorganizaciónsatisfaceunderechoyunanecesidadhumanacomoloeslaSalud.
Elconceptodeunacadenadesuministroseneláreadesaludseformaapartirdeunavisiónmásampliaque considera una estrategia de planificación, implantación y control del flujo para los procesos deadquisición y distribución de materiales. En la logística del sector, es necesario considerar toda lainfraestructura existente, desde la organización, las personas, los procesos hasta los sistemas deinformacióndesoporteutilizadosparaestatarea.
En la actualidad, los entes públicos responsables de los servicios públicos de salud, conscientes de laimportancia,yanosolodeoptimizarloscostos,sinotambiéndemejorarlacalidaddelservicioprestado,
2 OrganizaciónMundialdelaSalud.ConferenciadeExpertossobreUsoRacionaldeMedicamentos;1985nov;Nairobi,Kenia
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danpasosagigantadosparagenerareconomíasdeescalaenlosprocesosdeadquisiciónydistribuciónatravésdesistemasquelepermitenoptimizarlostiemposdelprocesoyconellosusrecursosfinancieros.
Debidoa lacomplejidaddeactividadespertinentesalárea, lagestiónde logísticadesuministrosacabavolviéndoseenunadelasmayoresdificultades.Esoporqueellainvolucradesdeselección,control,compra,stock,almacenamientoydistribuciónyexigedelprofesionalatributoscomoplanificaciónysupervisión,además de delegar poderes y pensamiento estratégico. Otro punto importante es la comunicación ycapacitaciónconstantedelasáreasinvolucradasenesteproceso.
Esimportanteseñalizarque,derivadodelanaturalezadelservicioqueprestalaSecretaríaatravésdesusunidadesmédicas,asícomolaimportanciadelcumplimientodelosobjetivosymetasdelEstado,elcontarconequiposuficiente,eficienteydebuenacalidad,asícomo insumosparasucorrecto funcionamiento,medicamentosymaterialesnecesariosparabrindarelservicio,elProcesoevaluadoesdevitalimportanciaparaelcorrectofuncionamientodetodolaorganización.
Deexistiratrasosenlaerradicacióndematerial,elserviciocareceríadecontrolyorganizaciónloquepodríadesencadenarenbajosestándaresdesaludenelEstado.
2.1.1. ÁREAS QUE PARTICIPAN EN EL PROCESO EVALUADO
Unodeloselementoscrucialesparaeléxitodeunaorganización,delaíndolequesea,eslaadecuadagestióndelosrecursos,especialmenteenlaactualidaddondeelcontextoeconómicoobligaalasorganizacionesasermáseficientesensugestión.Bajoestapremisasemanejantambiénlosentespúblicos,yaque,estánobligadosaregirsuactuarbajolosprincipiosdelegalidad,eficiencia,eficacia,economía,transparenciayhonradez,comoloestipulaelartículo134constitucional.
En este punto, las áreas que juegan unpapel fundamental son aquellas encargadas de losprocesos deadquisicionesydistribucióndelosinsumosnecesariosparaelcorrectofuncionamientodelentepúblico;paralocorrespondientealapresenteEvaluación:elsectorsaluddelestadodeTabasco.
Adquirir insumos para brindar el servicio de salud, tiene como finalidad asegurar ladisponibilidaddeproductosenelmomentocorrecto,lacantidadycalidadcorrectayaunpreciojusto.Sinembargo,elpodercumplirloimplicacontarconunprocesonormadoyquelasáreasinvolucradasenél,tenganconocimientoy capacidad suficientes para cumplir con el procedimiento a cabalidad; esto a su vez tiene una graninfluencia en el equilibrio entre costos y servicio; de ahí la importancia que la logística eficiente seaimportanteenelprocesodecompras.
LaSecretaríadeSaludcuentacondepartamentosdecomprasaniveldesusservicioscentralesasícomotambién departamentos de compras y logística en cada unidad médica (dependiendo el nivel de suoperación). Normalmente, en los hospitales la compra de todos los productos y servicios, excepto losfármacos y los productos de mantenimiento, (medicamentos, insumos y equipo especializado), esresponsabilidaddelosdepartamentosdecompras.
En la Secretaría de Salud del estado de Tabasco las áreas involucradas durante el Proceso evaluado,conformealainformaciónrecabadadurantelaetapadecampo,son:
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1. DireccióndePlaneación;2. SubdireccióndeRecursosMaterialesyServiciosGenerales;3. SubdireccióndeRecursosfinancieros;4. Unidadmédica;5. ComitédecomprasdelPoderEjecutivodelestadodeTabasco(SecretaríadeAdministración);6. SubcomitédecomprasdeserviciosdeSalud;7. Contraloría,y8. AlmacénGeneral.
Cabe señalar que cada hospital adquiere los bienes y servicios que requiera, conforme a sus propiosprocedimientos,lalegislaciónvigenteysusdisponibilidadespresupuestarias.PorsupartelaSecretaríadeSaludademásdesatisfacersuspropiasnecesidades,seencargadeadquirirelequipamientodemediayaltatecnologíaquesirveparabrindarlaatenciónenlasunidadesmédicasasícomolosmedicamentosconformealanecesidaddecadaunidadmédicaylasfuentesdefinanciamientoqueperciban.
Otrode los aspectos importantes almomentodebrindarde insumosy/o equipamiento a lasunidadesmédicas,esladistribucióndecadaunadeellas.Debidoaquecomolomarcalanormatividadvigente,laSecretariadeSaludcomoentedegastopúblicocuentaconunAlmacénGeneral,dondeserecibendemaneraconsolidada losmedicamentos e insumos así como elmaterial especializado con el que se brindan losserviciosdeprimernivel.
EsresponsabilidadentoncesdelapropiaSecretaria,atravésdelasáreasinvolucradas,ladistribuciónylacorrecta asignación de los materiales adquiridos; durante este proceso se encuentran algunas de laslimitantesquelapresenteEvaluacióndetectócomoaspectosusceptibledemejoraenprodefortaleceryeficientarelproceso.
2.2. Normatividad aplicable al Proceso evaluado
LosGobiernosmanejanrecursosproductodelascontribucionesvíaimpuestaquegeneralaciudadanía,mismaquedebenserutilizadosparagenerarbienestar,cumplirconlosserviciospúblicosylanecesidaddelapoblación.
Comocualquierotraentidadeconómicamenteactiva,elGobiernotienequeadquirirproductosyserviciosparacumplirsuspropósitosycumplirlosserviciosquedemandansusciudadanos.Ahorabien,lamaneraen que va a realizar este gasto o inversióndebe estar sustentada en la Ley, ya que adiferencia de losparticulares,elGobiernosolamentepuederealizaraccionesparalascualesestáexplícitamenteautorizado.
Dandocumplimientoaloanteriortenemos,enordendeimportancialaCPEUM,lacualensuartículo134dictamina:
LosrecursoseconómicosdequedisponganelGobiernoFederalyelGobiernodelDistritoFederal,así como sus respectivas administraciones públicas paraestatales, se administrarán coneficiencia,eficaciayhonradezparasatisfacerlosobjetivosalosqueesténdestinados.
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Comosegundoinstrumentolegislativo,bajoelcualserigeelProcesoevaluadotenemostambiénlaLeydeAdquisiciones,ArrendamientosyServiciosdelSectorPúblicoysuReglamento,mismaquepodemosdefinircomoelconjuntodenormasjurídicasdeordenpúblicoeinteréssocial,queregulanlasaccionesrelativasala planeación, programación, presupuestación, contratación, gasto y control de las adquisiciones yarrendamientos de bienes, y la prestación de servicios, de cualquier naturaleza que realicen lasdependenciasyentidadesdelaadministraciónpúblicafederal,yensucasolasqueefectúenlasentidadesfederativasconrecursosfederales.
Sibienescierto, laSecretariadeSaluddelestadodeTabascorigesuactuarbajoelesquemaEstatalsinembargo,tambiénescorrectoquederivadodelservicioquepresta,elcualesdeíndoleuniversal,lasfuentesdefinanciamientobajolasquesejustificasuactividadlaobliganacumplirtambiénlanormatividadfederal;sinembargo,enelordenestatallaactividaddeadquisicionesenelsectorpúblicotambiénestáreguladaenlaLeydeAdquisiciones,ArrendamientosyPrestacióndeServiciosdelEstadodeTabascoysuReglamento.
Aunadoaloanterior,laobligatoriedaddecumplirconlaConstituciónPolíticadelEstadoLibreySoberanodeTabasco(CPELST),laLeydePlaneacióndelestadodeTabascoylaLeydePresupuestoyResponsabilidadHacendariadelestadodeTabascoysusMunicipios
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CAPÍTULO 3. HALLAZGOS Y RESULTADOS
ElpresenteapartadoabordaloshallazgosyresultadosobtenidosduranteelestudioyanálisisdelProcesoevaluado,estoderivadodelarecopilacióndeinformacióndefuentesprimariasysecundariasasícomolaetapadecamporealizada;elanálisisserealizóendosvertientes;laprimeraconunestudiocomparativodelanormatividadaplicable(eldeberser)ylasegundaunanálisisdelaoperatividadreal(loquees).
EstopudolograrseconayudadelainformaciónrecabadaduranteelprocesodeentrevistasafuncionariostantodeordennormativocomooperativodelaSecretaríadeSaludy,lasíntesisdelainformaciónnormativaypresupuestariaquelamismaSecretaríalefacilitóalequipodeRomeroConsultores.
3.1. Hallazgos del Proceso evaluado
DurantelapresenteEvaluación,seexplicólaimportanciadeloquerepresentaelProcesodeAdquisiciónyDistribucióndeMedicamentose Insumosparalaoperatividadde laSecretariadeSaludysusUnidadesMédicas;para ello sedividió la operatividaddelProceso enUnidadesOperativas (UnidadesMédicas) yUnidadesNormativas(ÁreasNormativasdelaSecretaría).
3.1.1. HALLAZGOS EN LAS UNIDADES MÉDICAS
ComoUnidadesMédicasentendemosalosHospitalesdeAltaEspecialidad,HospitalesGenerales,HospitalesComunitariosylosCentrosdeSaludconServiciosAmpliados(CESSA’s),yaquesonellosquienestienenlaresponsabilidaddelcontactodirectocon lapoblaciónusuariadelserviciodesaludyporende,quienesconocenafondolasnecesidadesdeinsumosconformeasuoperacióndiaria.
Conbaseenloanteriorymediantelasentrevistasestructuradasrealizadasalpersonaldelasdiferentesunidadesmédicasmencionadasconanterioridadseencontraronlossiguienteshallazgos:
Lasunidadesmédicasdesconocenloscriteriosdeasignacióndelpresupuestodestinadoparacadaunadeellas,realizanlasolicituddemedicamentoseinsumosnecesariosmensualmente,sinembargoéstadebeadecuarsealtechopresupuestalqueselesseaasignado.
Tambiénmencionaronqueelanteproyectodenecesidadesanualesqueserealiza,conbaseenelregistrohistóricodeatencióndecadaunadeellas,noesrespetadoparaelsurtimiento.Estodesencadenaquealiniciarelejerciciofiscal,nocuentenconlasprerrogativasniasignaciónsuficientesparalaoperación,yaqueelPresupuestoesradicadohastatresmesesdespuésdeiniciado,trayendoconsigounposiblesubejerciciodebidoaquelaprogramacióndegastoserealizamensualmentepero,enlosprimerosmesesdelejercicioalnocontarconrecursosfinancieros,noesposiblehacerusodeellos,utilizandoentoncesloprogramadoentiemposdesfasadosyconelloatrasandolacalendarizaciónrealizadaconanterioridad.
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Comodatoimportanteobservado,debeaclararsequeelanteproyectorealizadocomoyasemencionóantes,conbaseenlanecesidaddecadaunidad,noserealizaconladiferenciacióndeldestinodelosmateriales,esdecir,noexistenmecanismosparadeterminarquelosproductosadquiridosparabrindarelservicioalosusuariosdelseguropopular seandestinados específicamentea ellos.Esto sederiva tambiénde ciertasrestriccionesqueestafuentedefinanciamientopresentaymediantelascualesnosepuedenadquirirciertosinsumos, como lo determina el Catálogo Universal de Servicios de Salud (CAUSES), ya que según sunormatividadlospreciosqueestepresentandebenserrespetadosporlosproveedores,deotraformanosejustificaelgasto,haciendoconelloimposibleadquirirproductosquesonnecesariosparalaatención.
Estohaobligadoaquelasunidadesmédicasadquieraninsumosomedicamentosadiscreciónporfuentedefinanciamiento,esdecir,loquenoescubiertoporSeguroPopularpuedesercubiertoconalgunaotrafuente,porejemploRamo33.
Otrodelosproblemasquesedetectaronduranteestaetapaes,elcambiorealizadoparainiciosde2016(yquesiguevigente)dondelascomprasdemedicamentoseinsumosserealizanatravésdeunaconsolidaciónúnica,estoes,quetodaslasunidadesmédicasrealizansusolicituddecompra,ylaSecretaríaatravésdesusunidadesgestoraslascompilaenunasolapararealizarunacompramasiva.
Esto,segúnlodeclaradoporlasunidadesmédicas,generaatrasosdehastaunasemana,yaquesedebeesperarquelaSecretaríarecabetodaslassolicitudesdemaneracorrecta,porloquesiunaunidadmédicaseatrasaodebemodificarsusolicitud,generaunatrasomasivoparalasdemásunidades.
Estosindejardeladoqueelatrasonosolosegeneraencasoqueunaunidadnocumplaentiempoyformaconlosformatosnecesarios,sinoqueademás,estainformaciónsebeserautorizadaparalaerradicaciónderecursosporlaSecretariadeAdministracióndelestadodeTabascoque,paraefectosderecabarlasfirmasdeautorización,puedecontarhastadeunasemanatambién;deestamaneraentendemosqueconunsolofallo,laactividaddeiniciodeadquisiciónseveretrasadahasta15días.
Como consecuencia, las unidades médicas han optado por realizar las compras necesarias conadjudicacionesdirectasoinvitaciónacuandomenos3personas,estoporquelanormatividaddeestasdosopcionesnoestatandelimitadaypermitemayorrapidezdegestiónyentregadelosbienes;sinembargo,noesposiblerealizartodaslasadicionesdeestamaneraporloscostosdealgunoslotes.
Otradelasinquietudesexternadasporlasunidadesmédicasentrevistadasesqueduranteelprocesodelicitación(quepuedetenerunaduracióndehasta3meses),porlacantidaddeinsumosqueserequieren,esocasionesdebajacalidadyaquesebuscatambiénelmenorcostoporproveedor.Estosproductosdebajacalidad,comolomencionan,nocuentanenocasionesconlasespecificacionestécnicasnecesariasparasuuso. Esto derivado según las UM de una falta de revisión en la etapa de entrega demuestras, ya queargumentanqueaéstanoacudeelpersonaldeRecursosMaterialesparaverificarlacalidaddelproductoqueseadquiere.
Porotraparte,enelcasodebienesmaterialesdetipoinformáticoodeusoespecializado,losprocesosdeentrega se alargan más debido a que en ocasiones son fabricados en el extranjero y los procesos deimportaciónnosecontemplandesdeuninicio;deestoademás,mencionaronquenocuentanconmanuales
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ogarantíasdesuuso,yaqueestassonresguardadasporelalmacéncentral,peseaquelaoperacióndeestosequipossíesresponsabilidaddecadaunidadmédica.
Porúltimo,delasinquietudesmásmarcadasduranteesteprocesoeslafaltadelahomologacióndeclavesenlosprogramasinformáticosquesemanejanduranteelProcesoevaluado,(SIREQUI,SICOADQ);sistemasdeusointernoquecontratadosanualmente;estorespondeaquelasclavesdadasdealtaenestossistemasporpartedelaSecretaríaresponden,unoaespecificacionestécnicasyotroaespecificacionescontablesqueenocasionesnoconcuerdanconlosartículosquelasunidadessolicitan,ocasionandoretrasostambiénalrealizarlasolicitudyaquesenecesitadelaltadedichoartículoparaprocederalacapturadelasolicitudycontinuarasíconelproceso.
3.1.2. HALLAZGOS EN LAS AREAS NORMATIVAS
ComoÁreasNormativasentendemosaquellasqueparticipandemanerainternaenelProcesoevaluado,estascomoyasemencionóantescorrespondenalasáreasdePlaneación,RecursosMateriales,Almacén,etc.;yaquesonellosquienestienenlaresponsabilidaddeldarseguimientoalassolicitudesdelasUnidadesMédicasyconcretarelprocedimientodeadquisicióndeacuerdoalanormatividadquelorige.
ConbaseenloanteriorymediantelasentrevistasestructuradasrealizadasalpersonaldelasdiferentesáreasnormativasqueparticipanenelProceso,seencontraronlossiguienteshallazgos:
Lasunidadesmédicasnorespetanlacalendarizaciónrealizadaparalaadquisicióndeinsumos,estoes,quederivado de los atrasos generados en ejercicios anteriores, envían solicitudes de compra de mesesposterioressinpreverqueloasignadoaesosmesesnopuedeutilizarseantes.
LasáreasnormativasnotieneninjerenciaenlostiemposdeerradicaciónderecursosalaSecretaría,yaqueestos los asigna la Secretaría de Administración conforme a sus tiempos. Aunado a lo anterior, cabemencionar que en las fuentesde financiamiento federales, comoRamo33, es también la Secretaría deAdministracióndelestadodeTabascoquiendebeautorizarlasadquisicionesasícomodeterminareltipode compra que se realizará, esto a través del subcomité de compras de la misma y con apoyo de laContraloríadelEstado.
La Secretaría cuenta con la Dirección de Atención Médica, quien es la encargada de determinar lasespecificacionesylaaprobacióndelosmaterialesquesebuscaadquirir,dentrodeestaáreaseencuentranespecialistasenelramoquecalificanbajounsistemabinariolosinsumosofertadosporlosproveedorespara,unavezhechoelanálisis,realizaratravésdelcomitédecompraslaeleccióndelproveedor
Esimportanterecalcarque,eláreadeadquisicionesfinalizasuintervenciónconelpedidoyelcompromisodepagoantesdehabersefirmadoelcontratoentrelaSecretaríayelprestadordeservicios,estosignificaquepeseaqueelproveedorhayaentregadoelbienoservicio,estenorecibesupagohastadespuésdelafirmadecontratoyentregadefactura.
Losmaterialesadquiridossoncanalizadosensu totalidadalAlmacénCentralde laSecretariadeSalud,donde el personal encargado recibe y revisa las especificaciones y una vez hecho esto comunica a las
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unidadesmédicaslarecepcióndelmaterialparaqueseanéstasquienesacudanalabrevedadparacanalizardichomaterial.
Eshastaestemomentocuandolaunidadmédicasabesirecibiráelmaterialsolicitado,yaqueprevioaestaydespuésdeentregar lasolicitudde insumos,noexistecomunicaciónalgunacon lasáreasnormativasencargadasdelprocesodeadquisición.
3.2. Análisis y resultado del Formato de Adquisiciones
ParaelanálisiscomparativoentrelanormatividaddelProcesoylaoperatividaddelmismo,elequipodeRomeroConsultoressolicitóalasáreasnormativas,elllenadodelformatodeadquisicionesquesepresentaacontinuación.
Cuadro 3.2.1. Formato para la evaluación de la eficiencia del proceso de adquisiciones de la Secretaria de Salud ejercicio fiscal 2017.
Fecha
No.
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Tipo
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Fuente:RomeroConsultores;Elaboraciónpropia,conbaseeneldiseñometodológicoparalaevaluación.
Este formato no solo representa la correcta organización en la información proporcionada para lasadquisiciones,delmismomodorepresentauncontroldetalladoparaoptimizarlaoperatividaddelmismopermitiendole catalogar las adquisiciones por medio de los diferentes rubros ubicados en el formatomostradoanteriormente.
Para facilitar el llenado del formato, se enviaron las instrucciones detalladasde la información que serequirióparacompletarelanálisisdelProcesodeAdquisiciónyDistribucióndeMedicamentoseInsumos,quelecompetealapresenteEvaluación.Acontinuación,sepresentandichasinstruccionesparaelóptimomanejodelaeficienciadelproceso.
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Cuadro 3.2.2. Instrucciones para el llenado Formato para la evaluación de la eficiencia del proceso de adquisiciones de la Secretaria de Salud ejercicio fiscal 2017
Adquisición Nombredelaadquisición
Fuentedefinanciamiento Origendelrecursodelquesedispusoparalarealizacióndelaadquisición
Normatividadaplicada Leyes,normasy/olineamientosaplicablesalprocesodeadjudicacióndelrecurso(delaadquisición)tantoestatalescomofederales
Tipodeadquisición Especificareltipodeadquisiciónqueseutilizó
Fechade
Convocatoriaoinvitación
Fechadepublicacióndelaconvocatoriaoemisióndelainvitaciónparalarealizacióndelaadquisición
Fallo Fechadedeterminacióndelaempresaseleccionadaparalarealizacióndelaadquisición
Contrato Fecha de firma del contrato con la empresa seleccionada para la realización de laadquisición
Entrega Fechadelaentregadelbienoservicio
Recepción Fechaderecepcióndelafacturaemitidaporlaempresaseleccionada
Pago Fechadepagodelbienoservicioalaempresaseleccionada
Cumplimientodelmarcolegal ValoraciónemitidaporRomeroConsultores
BienesoServicios Losbienesoservicioscumplenconlosestándaresy/onormasdecalidadaplicables
Garantías Especificarsielbienoserviciocuentaconmanualesdeusoy/ogarantías(especificandoeltiempoquedurenlasmismas)
Fuente:RomeroConsultores;Elaboraciónpropia,conbaseeneldiseñometodológicoparalaevaluación.
El formato antes mencionado recaba la información de los tipos de adquisiciones realizadas por laSecretariadeSaludduranteelejerciciofiscal2017,detallatambiénlasfechasdeinicioytérminodelosprocesos,losbienesoserviciosadquiridosysicumplenonoconlanormatividadquerigecadaunodeestosprocedimientos.Tambiénlasfechasdefallo,contratosypagosporcadatipodeadquisiciónrealizada;loanteriorparaconunacomparativaconlostiemposdenormatividadvigente,determinarsicumplieronacabalidadconesta.
Sin embargo y pese a solicitar en más de una ocasión la información para su análisis, esta no fueproporcionadaensutotalidadpordiversosfactores,unodeelloslafaltadecoordinaciónycomunicaciónentrelasáreasinvolucradas.
Otrodelosfactoresqueintervinieroneslafaltadeunregistrodecontratoscompleto,dondesedetalleeltipodecontrato,lafechadelmismo,lafechadeentregadelbieny/oservicioasícomolafechadepagos;plazosque están estipulados en laLeydeAdquisiciones,Arrendamientos yPrestaciónde ServiciosdelEstado de Tabasco y su Reglamento, y deben concordar con las fechas convenidas en la bases de losprocedimientos,mismasquedebenserpúblicas.
Por lo anterior el análisis comparativo no pudo llevarse a cabo, ya que el formato fue remitido coninformaciónincompletaynoreuníalosrequisitosmínimosparasuestudio.
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CAPÍTULO 4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
En este capítulo se presentan las principales conclusiones y recomendaciones resultado comparativorealizadoporRomeroConsultores,entrelanormatividadvigenteaplicablealProcesoylaoperatividadencadaunadelasunidadesmédicasenlasqueserealizóeltrabajodecampoparalaEvaluacióndeProcesosdelProgramaPresupuestarioE014“ServiciosdeSaludPública”,correspondientealEjercicioFiscal2017;específicamentedelProcesodeAdquisiciónyDistribucióndeMedicamentoseInsumos.
4.1. Conclusiones
DuranteelejerciciodeanálisisquecorrespondealestudiodelainformaciónpresentadaporlaSecretariadeSalud,lanormatividadaplicablealProcesoevaluadoylosresultadosdeltrabajodecamporealizadosedesprendenlassiguientesconclusiones:
Las estructuras organizaciones dentro de las unidadesmédicas, conformadas por personal con ampliaexperienciaenelProcesodeadquisiciones,seenfrentanadiferentesretosenlaoperatividaddiaria,estoderivado de factores externos que tienen que ver directamente con la erradicación de recursos y ladesinformaciónalinteriordelapropiasecretaríadelosprocedimientosaseguir.
Lasunidadesmédicassonlasencargadasdebrindarelservicioytenerelprimercontactoconlosusuarios,porellosonquienesconocenlasnecesidadesqueconllevaofrecerunserviciodesaludpúblicaeficienteyacordealalegislaciónvigente.Sinembargo,losdesafíosqueselepresentanalaspolíticaspúblicasdesaluddeben pasarpormodelos basados en la eficiencia, la seguridadde la atención y la capacitaciónde losfuncionariosparamanejaryafrontaraquellosprocesosque limitan laoperacióndiariaypoderofrecersolucionesviablesalosproblemasalosqueseenfrentansinviolentar,lalegislaciónvigente.
Losretrasosenlaasignaciónderecursos,sobretodoparaunserviciocomoelquebrindalaSecretaríadeSalud,esunodelosgrandesproblemasalosquedebeenfrentarse,loanterioryaquedebidoalanaturalezadelservicioquepresta,asícomolaimportanciadelmismo,noesposiblecontemplarungastoestáticoenningunadesusvertientes.
EnunserviciocomoeldeSalud,noesposibletampocodependerderecortespresupuestalesyaquetanimportantesonlosinsumosmédicosytecnológicos,comolaplantilladelpersonalysuseguridad.Esporelloquedebemantenerseconestrictoapegoalalegislaciónaplicable,todasycadaunadelasadquisicionesqueserealicenparaasegurarlacorrectaoperatividaddelaSecretaríaysusunidadesmédicas.
Esporelloqueelprocesodeadquisiciónrequierede,ademásdelapegoalalegislacióncomotodogastodeunentepúblico,queesteprocesoserealicedemaneraeficazyeficienteyqueademás,tengacomoresultadolaobtencióndematerialdecalidadqueofrezcagarantíasdemejoraalapoblaciónusuaria.
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Noesposiblequederivadodelosretrasosderecursos,losprocedimientosseviolentenporlapremuraqueconllevanlossubejercicios,alterandoconellolaeficienciadelprocesoycolateralmenteelservicioquesebrinda.
LaSecretaría,peseacontarconherramientaslegislativasynormativasqueregulanlosprocedimientosdeadquisiciones, no cuenta con manuales de procedimientos que expongan de manera clara elcomportamientodeestosprocesos,viciandoconestoalgunasetapasdeestos.
Encuantoa ladistribuciónde losmaterialeso insumosqueseadquierencomopartedelproceso,cabeseñalarquelaSecretaríanocuentaconredesdedistribuciónasícomodeunaestrategiadeentregaquepropongalacalendarizaciónyconellolaprogramaciónderecursosparaeltrasladoacadaunidadmédicadelEstado.
4.2. Recomendaciones
Derivadodelestudioyanálisisdelainformaciónpresentada,laetapadecampoydespuésdeconocerlasconclusionesdelpresenteestudio,sepresentanlasrecomendacionesqueelequipodeRomeroConsultoresseñalaparamejorarelprocesoevaluado:
• Con la experiencia del personal que tiene conocimiento del Proceso, así como con base en la
normatividaddiseñarmanualesdeprocedimientosqueespecifiquenlospasosaseguir,amanera
deeficientarlostiemposyelresultadodelmismo;
• DesarrollarlascapacidadesalrecursohumanoencargadodelProceso,paraelusodelossistemas
informáticosutilizadosparalacapturayenviódeinformación,asícomolalegislaciónaplicablea
cadaetapadelProceso;
• Invertirentecnologíaquepermitalacomunicaciónentiemporealentrelasecretariaylasdiferentes
unidadesmédicas,evitandoconesoeltrasladodelpersonalyabonandoalarapidezenlaentrega
delainformación(solicitudes,requisiciones,entregas,etc.);
• Homologarloscatalogosdeinsumosymedicamentosenlosdiferentessistemasinformáticos,que
permitanquetodoslosinvolucradosconozcanelmanejoyoperaciónyseeficientelacomuniciación
entrelasáreasinvolucradasenelproceso;
• Crearcanalesdeinformaciónentrelasáreasquepermitanlaretroalimentaciónparaquelasáreas
involucradasconozcanelprocesoasícomoelstatusdelassolicitudesrealizadasyprogramarasí,
tiemposdeentrega;
• Delimitar los tiemposde entregamedianteuna calendarizaciónpropuestaspor elAlmacén, que
permitalaorganizacióndelaunidadmédicaasícomolaprogramacióndelgastonecesarioparaesta
tarea;
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• Mejorar elprocesode valoracióndemuestras, porpartede laUnidadTécnica encargadade los
dictámenes de insumos, para estandarizar las calificaciones a los productos y determinar el
proveedorqueofertelamejoropción;paraestosedebedarmayorvaloralaopinióntécnicadel
personaldelasUnidadesMédicas;
• GenerarprocedimientospararealizarenlosalmacenesdelasUnidadesMédicasunadiferenciación
dematerialessolicitadosdependiendolafuentedefinanciamientoconlacualsesurtió;
• Eficientar los procesos dentro del departamento jurídico, a manera de agilizar la firma de los
contratosasícomoelresguardodeloscontratos;
• Establecer un seguimiento del proceso por parte de un área distinta de la responsable para
garantizarlaeficienciadelmismo,estableciendosancionesytomadedesicionesduranteelproceso
cuandosepresentenretrasosqueperjudiquenlaoperatividaddelasUnidadesMédicas,y
• Se debe tener en consideración dentro del proceso de planeación del gasto los tiempos de las
licitaciones, los tiemposy retrasosmas comunes en la entregade insumosymedicamentos; así
comolasnecesidadesoperativasdelasdiferentesUnidadesMédicas;esnecesarioreconsiderarla
centralizacióndelasadquisicionesconbaseenunanalisisdecostobeneficioyoportunidadenel
surtimientoyatencióndelasnecesidadesoperativasdelasUnidadeMédicas.
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ANEXOS
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Anexo 1. Ficha técnica de identificación del Programa Presupuestario
Tema Variable Datos
DatosGenerales
Ramo Ramo33SeguroMédicoSigloXXI
Institución SecretaríadeSaludEntidad SecretaríadeSaluddelEstadodeTabasco
UnidadResponsable SubsecretaríadeSaludPública
ClavePresupuestal E014
NombredelPrograma ServiciosdeSaludPública
AñodeInicio 2017
ResponsabletitulardelPrograma Dr.FernandoIzquierdoAquino
Teléfonodecontacto (01993)3100000Ext81200
Correoelectrónicodecontacto [email protected]
Objetivos
Objetivogeneraldelproceso Noestádescrito
PrincipalNormatividad
1.LeydeAdquisicionesArrendamientosyPrestacióndeServiciosdelEstadodeTabasco2.LeydeAdquisicionesArrendamientosyPrestacióndeServiciosdelSectorPúblico
EjedelPNDconelqueestáalineado Eje2.Méxicoincluyente:
ObjetivodelPNDconelqueestáalineado 2.3“Asegurarelaccesoaserviciosdesalud”
TemadelPNDconelqueestáalineado ServiciosdeSaludPrograma (Sectorial, Especial o Institucional) con el que estáalineado ProgramaSectorialdeSalud
Objetivo (Sectorial, Especial o Institucional) con el que estáalineado
Mejorarlasaluddelapoblaciónatravésdesuafiliaciónalseguropopularquegaranticelaoportunidad,equidadycalidadenlaprestacióndelosserviciosdesalud
Poblaciónpotencial
Definición Noestádefinida
Unidaddemedida Noestádefinida
Cuantificación Noestádefinida
Poblaciónobjetivo
Definición Noestádefinida
Unidaddemedida Noestádefinida
Cuantificación Noestádefinida
Poblaciónatendida
Definición Noestádefinida
Unidaddemedida Noestádefinida
Cuantificación Noestádefinida
Presupuestoparaelañoevaluado
Presupuestooriginal(MDP) $995,094,868.51
Presupuestomodificado(MDP) $1,923,750,554.75
Presupuestoejercido(MDP) $1,770,379,016.46Coberturageográfica EntidadesFederativasenlasqueoperaelprograma Noestádefinida
Focalización Unidadterritorialdelprograma Noestádefinida
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Anexo 2. Ficha de identificación y equivalencia de procesos Evaluación de Procesos del
Programa Presupuestario
Modelogeneraldeprocesos Númerodesecuencia
Procesosdelprogramaidentificadosporelevaluador(Escribanombreydescriba
brevemente)Planeación (planeación estratégica, programación ypresupuestación): Proceso en el cual se determinan misión,visión, fin, objetivos y metas en tiempos establecidos, losindicadoresdeseguimientoverificables,losrecursosfinancierosyhumanosnecesarios,ylasprincipalesactividadesymétodosaseguirparaellogrodelosobjetivosdelprograma.
1
Planeación: Las Unidades Médicasrealizan un anteproyecto denecesidadesanuales.Programación: Conforme a laasignaciónderecursosdeprogramaelpresupuestomensualmente.
Difusióndelprograma:Procesosistemáticoeinstitucionalizadodeinformaciónsobrelasprincipalescaracterísticasdelprograma,sus beneficios y requisitos de inscripción, dirigido hacia unpúblicodeterminado.
7
Difusión(Federalylocal):Serealizanlaspublicacionesdelasadquisiciones,elprocesoyelfalloenlosportalesdeinternet dependiendo la fuente definanciamiento. (Transparencia,COMPRANET)
Solicitud de apoyos (insumos): Conjunto de acciones,instrumentos y mecanismos que ejecutan los operadores delprogramaconelobjetivoregistrary/osistematizarlainformacióndelassolicitudesdeapoyodelosposiblesbeneficiarios.
2Solicitud de material e insumosmediantesistemasinformáticosdeusointerno(SIREQUI,SICOADQ)
Seleccióndebeneficiarios(usuarios):Procesorealizadoporlosoperadoresdelosprogramasparaseleccionaralosbeneficiariosyobtenerfinalmenteelpadrónactualizadoyvalidado.
N/A
Losusuariosnoseseleccionanalazar,sontodasaquellasunidadesmédicasyadministrativasqueformanpartedelaSS.
Producción de bienes o servicios: Herramientas, acciones ymecanismos a través de los cuales se obtienen los bienes yserviciosqueseránentregadosalosbeneficiariosdelprograma.
4
Adquisición: Conforme a loestablecido en la normatividadaplicable se realizan los procesos deadquisicióndebienesy/oservicios.
Distribución de apoyos:Procesoa través del cual se envíaelapoyo del punto de origen (en donde se obtuvo dicho bien oservicio) al punto de destino final (en donde se encuentra elbeneficiariodelprograma).
5Almacenamiento:Elalmacéngeneralrecibe losmedicamentoso insumosanivelEstatal.
Entrega de apoyos: Conjunto de instrumentos,mecanismos yacciones por los cuales los beneficiarios o afiliados reciben losdiferentesserviciosotiposdeapoyo.
6
Entrega:Lasunidadesmédicas,previavista de Almacén, acuden a este pararecibir los medicamentos e insumossolicitados.
Seguimientoabeneficiariosymonitoreodeapoyos:Accionesymecanismosmediante loscualeselprogramacompruebaquelos apoyos entregados a los beneficiarios son utilizados yfuncionandeacuerdoalobjetivoplanteado.
N/A Noexistenmecanismosdeseguimientoomonitoreo.
Contraloríasocialysatisfaccióndeusuarios:Procesoatravésdelcuallosbeneficiarospuederealizarlasquejasodenunciasquetengadelprograma.
3
Entrega de muestras: La unidadtécnica valida los insumos ofertadospor el proveedor y realizaobservacionesencuantoacalidad.
Evaluaciónymonitoreo:Procesoatravésdelcualelprogramaimplementaejerciciossistemáticosdeevaluacióndesusprocesoso resultados, así como el monitoreo en el avance de susindicadores,metas,etcétera.
N/A ElProcesonocuentaconherramientasdeevaluaciónymonitoreo.
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Inicio
Envia solicitud a travez del SIREQUI
Recibe la solicitud de la UG
NO
¿La solicitud esta integrada correctamente?
1
1
SÍ
¿Está dado de alta el articulo en el sistema?
Se revisa en el SICOADQ la solicitud
Se le da de alta a través de un
volante de solicitud
2
2
SÍ Se genera requisición
¿La fuente de financiamiento es Ramo 33?
Se turna a la mesa de Ramo
33
2NO
NO
¿La fuente de financiamiento es Seguros Médicos siglo
XXI?
SÍ
3
NO
3
SÍ
3
Anexo 3. Flujogramas del Proceso del Programa Presupuestario
FLUJOGRAMADELPROCESODELICITACIÓN
UNIDADGENERADORA
AREADERECEPCIÓN,VALIDACIÓNYCONTROLPRESUPUESTAL
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1
¿Es una Licitación
Simplificada?
SÍ
Se notifica al Comité de Compras de la Seretaría de
Administración del estado de Tabasco de la realización de la
Licitación Simplificada con base al Programa Anual de
Adquisiciones
NO
¿Es una Licitación Pública ?
SÍ Se solicita anuencia del carácter de la licitación al Comité de Compras de la Secretaría de Administración del estado de
Tabasco de la realización de la Licitación Púbica
Sesiona el Comité de Compras de la Seretaría de
Administración
Recibe solicitud
Notifica al Subcomite de compras de la Secretaría de
SaludSe construyen las bases y se
solicitia aprobación
¿Es una Licitación de
tipo excepción?
6
NO
Recibe solicitud aprobación de bases
¿Se aprobaron las
bases?
SÍ
Notifica al Subcomite de compras de la Secretaría de
Salud acerca de la aprobación de las bases
8
NO
8
Se recibe aprobación de las bases
4
7
7
6
Se solicita autorización para llevar a cabo el procedimiento
SÍRecibe solicitud y autoriza
Recibe notificación
¿Es una Adjudicación
directa?
SÍ
NO
FLUJOGRAMADELPROCESODELICITACIÓNMESADERAMO33 SUBCOMITÉDECOMPRASDE
LASECRETARÍADESALUDCOMITÉDECOMPRASDELA
SECRETARÍADEADMINISTRACIÓN
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1
¿Es una Licitación
Simplificada?
SÍ
Se construyen las bases y se solicita al Subcomité de Compras
de la Seretaría de Salud la aprobación de las mismas
NO
¿Es una Licitación Pública ?
SÍ
NO
Recibe solicitud aprobación de bases
¿Se aprobaron las
bases?
SÍ
Notifica ala mesa de Seguro Popular acerca de la
aprobación de las bases
NO
Se recibe aprobación de las bases
4
¿Es una Adjudicación
directa?
SÍ
FLUJOGRAMADELPROCESODELICITACIÓN
MESADESEGUROPOPULAR SUBCOMITÉDECOMPRASDELASECRETARÍADESALUD
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2
Se publican las bases, ya sea por:
- Mediante oficio- COMPRANET
- Periodico oficial
Se reciben según el tipo de procedimiento:
- Propuesta Técnica- Propuesta Économica
Emite fallo
Notifica del fallo
Revisan la presentación de muestras y emiten dictamen
técnico
Envia dictamen técnico
¿El proveedor
entrego muestras?
Reciben dictamen técnico
Revisan documentación y emiten dictamen normativo
NO
Envian dictamen de propuestas de provedores
Se reciben los dictamenes de las propuestas
Se recibe notificación de fallo
Si el proveedor se encuentra presente, se le entrega una copia fotoestatica del fallo.
Según el tipo de procedimiento el fallo se sube ala plataforma de
COMPRANET o SECOTAB según sea easo.
4
SÍ
FLUJOGRAMADELPROCESODELICITACIÓNAREADERECEPCIÓN,
VALIDACIÓNYCONTROLPRESUPUESTAL
DIRECCIÓNDEATENCIÓNMÉDICA
SUBCOMITÉDECOMPRASDELASECRETARÍADESALUD
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3
Se crea pedido y se turna
Se compromete el recurso
Se envia documentación para
la creación del contrato
Recibe documentación para crear contrato
Recibe y revisa en función con lo establecido en el
pedido
Envia factura al Area de Vinculación y Facturación
Se entrega en Almacen el bien asi como la factura
Crea contrato y recaba frimas
Final
5
FLUJOGRAMADELPROCESODELICITACIÓNAREADE
RECEPCIÓN,VALIDACIÓNYCONTROL
PRESUPUESTAL
RECURSOSFINANCIEROS
DIRECCIÓNDEASUNTOSJURIDICOS
PROVEEDOR ALMACEN
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4
Recibe factura y turna a Recursos Financieros
Recibe factura
Dependiendo la fuente de financiamiento el pago se
tramita a traves de:-Secretaría de Planeación y Finanzas- Secretaría de Salud- REPS
Final
FLUJOGRAMADELPROCESODELICITACIÓN
ÁreadeVinculaciónyFacturación RecursosFinancieros
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Anexo 4. Grado de consolidación operativa del Proceso del Programa Presupuestario
Criteriodevaloración Puntaje ComentariosSí Parcialmente No NA
1) Si existen documentos quenormenlosprocesos; x
Existe legislaciónaplicable, sin embargo nocuentan con un manual de procedimientosqueestandaricelospasosaseguir.
2) Si son del conocimiento detodos los operadores losprocesos que estándocumentados
x
ElpersonalinvolucradoenelProcesoconoceacercadelalegislaciónvigente.
3) Si los procesos estánestandarizados, es decir sonutilizadosportodaslainstanciasejecutoras
x
Peseanotenerunmanualdeprocedimientos,lasáreasinvolucradashanlogradoconcretarlosprocesosdemanerarutinaria.
4)Sisecuentaconunsistemademonitoreo e indicadores degestión
x El Proceso no cuenta con monitoreo eindicadoresdegestión.
5)Sisecuentaconmecanismospara la implementaciónsistemáticademejoras
x Es posible detectar errores dentro de laoperación y hacer las adecuacionespertinentesparasucorrectofuncionamiento.
Grado de consolidaciónoperativa
Gradodconsolidación:Medio-Alto
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Anexo 5. Límites, articulación, insumos y recursos, productos y sistemas de
información de los procesos del Programa Presupuestario
Proceso:AdquisiciónydistribucióndemedicamentoseinsumosDimensióndelproceso ActividadoactividadesdelprocesoLímites
Inicio SolicituddeinsumosFin Entregadeinsumos
¿Los insumosyrecursossonsuficientes yadecuados?
Tiempo NoPersonal SiRecursosfinancieros NoInfraestructura No
Productos
ProductosdelProceso Adquisicióndemedicamentoseinsumos¿Sirven de insumo para elprocesosiguiente?
Si, los materiales sirven de insumo para brindar elserviciodeSaludPública.
Sistemas deinformación
Sistema(s)empleado SiTipo de informaciónrecolectada
Características de insumos y partidas contables; Faltahomologacióndeclaves
¿Sirve de información para elmonitoreo?
No
¿Esadecuadalacoordinaciónentreactoresparalaejecucióndelproceso?
Parcialmente
¿Elprocesoespertinenteparael cumplimientodelosobjetivos?
Sí
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Anexo 6. Propuesta de modificación de la normatividad del Proceso del Programa
Presupuestario
NOSEPROPONEMODIFICACIÓNDELANORMATIVIDAD
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Anexo 7. Análisis FODA del Proceso del Programa Presupuestario
FORTALEZASYOPORTUNIDADESTemadeevaluación Descripción Recomendaciones
Planeación
Normatividad clara y que delimita el Proceso deAdquisición Fortalecerelconocimientodelpersonalacerca
delanormatividadvigenteparaelProcesodeAdquisiciónconcapacitacionesyactualización.Personal con conocimiento presupuestal de la
legislaciónvigenteUso de Sistemas informáticos para control desolicitudes y gasto de las unidades médicas.(SICOADQ,SIREQUI,etc.)
Fortalecer el uso de las tics para reducir lostiemposdelprocesoconayudadeinternetenlasunidadesmédicas.
Operación
Lasunidadesmédicasrealizansolicitudconbaseensunecesidad;suanteproyectoanual
Conformar lassolicitudesanualesconbaseenlosanteproyectospresentadosporlasunidadesmédicas.
Cuentan con Lineamientos de las fuentes definanciamientoqueregulanlaoperaciónyestablecenelprocesodeadquisición.
Actualizar de manera constante al personalencargadodelprocesodeadquisiciónconformealafuentedefinanciamientoquesemaneje.
Seguimientode lasáreas involucradasenelprocesodeadquisiciónydistribución.
Fortalecer la comunicación bilateral entre lasunidades médicas y las áreas normativasencargadas del Proceso de Adquisición yDistribucióndeMedicamentoseInsumos.
Control interno de posibles fechas de entrega delmaterialenalmacéncentral.
Unavezsolicitadoelproductocalendarizarlasposibles fechas de entrega en almacén paraagendar la recepciónporcadaunidadmédicacontiempo.
DEBILIDADESYAMENAZASTemadeevaluación Descripción Recomendaciones
Planeación
RetrasoenlaerradicaciónderecursosfinancierosalaSecretariadeSalud. Proponermodificaciónalanormatividadpara
iniciarelprocedimientodelicitaciónantesdelaerradicacióndelrecurso.Dependenciapresupuestalyoperativaenelproceso,
porpartedeotrosentespúblicos.No hay diferenciación en la planeación deadquisiciones de las fuentes de financiamientoutilizadasenelprocesodesolicituddeinsumos.
Generar procedimientos para realizar unadiferenciación de materiales solicitadosdependiendolafuentedefinanciamiento.
Elrecursohumanoencargadodelprocesodesconocesiexistenmanualesqueloregulen.
Con ayuda de los funcionarios encargaos delproceso, crear manuales de procedimientosque delimiten el Proceso de Adquisición yDistribucióndeMedicamentoseInsumos.
Operación
Precios estipulados en el CAUSE, no permiten laadquisicióndeciertosproductos.
Solicitar la adecuación de los precios en elCAUSE
Retrasodeentregadesolicitudespararequisicióndelasunidadesmédicas.
Estipular plazos forzosos de entrega a lasunidades médicas y de no cumplirse ofrecersanciones.
Eláreaencargadaderealizareldictamentécnicoenlaslicitacionesutilizaunsistemabinarioquenoutilizavaloresdecalificación.
Utilizar un sistema de medición yestandarización de referencias para lacalificacióndelosmaterialesofertados.
Lafirmadecontratoentreelproveedorylasecretaríase concreta después de haber recibido el bien oservicio.
Agilizar losprotocolos internosparaasegurarlafirmadecontratoentiempoyforma
No hay cadenas ni calendarios de distribuciónespecificadaparalasunidadesmédicas.
Implementar calendarios de entregas dematerial y cadenas de distribución para lasunidadesmédicasmásalejadas.
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Anexo 8. Recomendaciones del Proceso del Programa Presupuestario
ConsolidacióndelProceso
ProcesoSituaciónactual(hallazgoo
problemadetectado)Recomendación
Principalesresponsablede
laimplementació
n
Recursoseinsumos
necesariosparasu
implementación
Efectospotencialesesperados
Niveldepriorización(Alto,Medio,o
Bajo)*
Programacióndepresupuesto
Nosetomanencuentalos anteproyectosrealizados por lasunidadesmédicasparala solicitud depresupuesto
Crear vínculos entre lanecesidaddecadaunidadmédica y el presupuestoasignado.
Nivel gerencial(Secretaria deSalud)
Recursosfinancieros
Adquisición dematerialadecuadoydebuenacalidadpara lasnecesidades de laoperación
Alto
Proceso delicitaciones(recursosfederales)
Dependencia de laSecretaría deAdministración delestadodeTabasco
Crearuncomitédondeseintegre personal de laSecretaria deAdministración sindependerexclusivamente de laautorizacióndeesta
Nivel Gerencial(Secretaria dSalud, EjecutivoEstatal)
Recursoshumanoscapacitados
Agilidad en elproceso delicitaciones paraadquisición conrecursosfederales
Alto
Distribucióndemedicamentos e insumos aunidadesmédicas
Los medicamentos einsumos adquirido demaneraconsolidadaseentregan en elAlmacénCentral
Crear cadenas dedistribucióndependiendo las áreasgeográficas de lasunidades médicas paraprogramarlasentregas
Nivel Gerencial(Secretaría deSalud)
RecursoshumanosRecursosfinancierosRecursosmateriales(vehículos)
Disminuir elriesgodedañosenlos medicamentose insumos portransportacióndeficiente
Alto
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Anexo 9. Sistema de monitoreo e indicadores de gestión del Proceso del Programa
Presupuestario
NOHAYSISTEMADEMONITOREOEINDICADORESDEGESTIÓN
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Anexo 10. Trabajo de campo realizado
Unaparteimportantedelprocesodeevaluacióneslarecoleccióndeinformacióndefuentessecundariasyla revisión y el análisis de la información documental que presenta la entidad evaluada y los portalesgubernamentalesoficiales.Asímismo,esdeigualimportanciaelrealizarentrevistassemiestructuradasy/oencuestasa los funcionariosrelacionadoscon laplaneación,programación,presupuestación,operación,seguimiento, control y evaluación del Programa Presupuestario durante el ejercicio fiscal evaluado, enordendeobtenerfuentesdeinformaciónprimarias.
Se entrevistaron un total de 20 funcionarios dentro de las áreas normativas y representantes de lasunidadesmédicasdelaSecretaríadeSaludbajoelsiguienteesquema:
Entidad/Institución Estado/ Entrevistador Entrevistado Instrumento
empleadoDuracióndelaentrevista
SecretariadeSalud Tabasco RicardoNeftali
RomeroCeronio
Áreasnormativas
Entrevistasemiestructurada 1hora
Unidadesmédicas
Entrevistasemiestructurada 1hora
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Anexo 11. Instrumentos de recolección de información de la Evaluación de Procesos
del Programa Presupuestario
Las herramientas que se utilizarán para el acopio de información, tanto de fuentes primarias comosecundarias,sobreelProcesodeAdquisiciónyDistribucióndeMedicamentoseInsumosqueelProgramaPresupuestarioE014ServiciosdeSaludPúblicallevóacaboduranteelejerciciofiscal2017fueron:
• Larecoleccióndeinformacióndefuentessecundarias;• La revisión y el análisis de la información documental que presenta la entidad evaluada y los
portalesgubernamentalesoficiales;• Lasentrevistassemiestructuradasalosfuncionariosrelacionadosconlaplaneación,programación,
presupuestación, operación, seguimiento, control y evaluación del Programa Presupuestarioduranteelejerciciofiscalevaluado,y
• ElanálisisdelFormatodeAdquisicioneselaboradoporRomeroConsultores.
Eldía5dejuniode2018,medianteeloficioRC-SS-001-2018,elequipodeRomeroConsultoressolicitóalaSecretaríadeSaluddelGobiernodelEstadodeTabasco,atravésdelaUnidaddeEvaluacióndelDesempeño(UED)lainformaciónrequeridaparadarinicioalaslaboresdeanálisisdocumentalparalarealizacióndelaEvaluacióndeProcesosdelProgramaPresupuestarioE014“ServiciosdeSaludPública”,correspondientealEjercicioFiscal2017,deacuerdoconelsiguientelistado:
EVALUACIÓNDEPROCESOSDELPROGRAMAPRESUPUESTARIOE014“SERVICIOSDESALUDPÚBLICA”,CORRESPONDIENTEALEJERCICIOFISCAL2017
INFORMACIÓNREQUERIDAALASECRETARÍADESALUDDELESTADODETABASCO
Documentosnormativos:
1. Leyes federalesyestatalesoLineamientosqueregulanelProcesodeAdquisiciónyDistribucióndeMedicamentoseInsumos,vigentesen2017,y
2. ReglamentosaplicablesalProcesodeAdquisiciónyDistribucióndeMedicamentoseInsumos,vigentesen2017.
Documentosdemonitoreoycontrol:
1. Sistemasdeinformaciónempleadosenlaoperación,seguimiento,monitoreoycontroldelProcesodeAdquisiciónyDistribucióndeMedicamentoseInsumosdurante2017.Incluir:1.1. ManualdelsistemadeinformaciónparalaoperacióndelProcedimiento;1.2. Responsabledelsistema;1.3. Reportesrutinariosgenerados;1.4. Basesdedatosquegeneraelsistema;1.5. Sistemadeidentificaciónyseleccióndepoblaciónpotencialyobjetivoqueincluya:
a) Procesodeaperturaparaelusuariob) Informacióndesagregadaparafácilidentificaciónportipodeuso
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c) Cuantificacióndeusuariosdelprocedimiento1.6. Descripcióny reportesde laplataformautilizadaen losprogramasSeguroMédico SigloXXI y
FondodeProtecciónContraGastosCatastróficos;1.7. Informesdesupervisores(federalesyestatales)2017;1.8. Presupuestoinicialyfinal2017delPrograma,desagregadoporfuentedefinanciamiento,proyecto
ycapítulodegasto,y1.9. Evaluacionespreviasdelprocesoevaluado(internasyexternas).
Documentosespecíficos:
1. CatálogoUniversaldeServiciosdeSalud(CAUSES)2017;2. Convenio Específico para el Fortalecimiento de Acciones de Salud Pública en las Entidades
Federativas(AFASPE)ylosmodificatoriosaplicablesa2017;3. ConceptosdeGasto2017delAcuerdodeCoordinaciónquecelebranlaSecretaríadeSaludyelEstado
deTabascoparalaejecucióndelSistemadeProtecciónSocialenSalud;4. ExplicacióndetalladadelProcesodeAdquisiciónyDistribucióndeMedicamentoseInsumosporcada
áreainvolucradaenelmismo,vigenteen2017,y5. PresupuestoutilizadoespecíficamenteenlaoperacióndelProcesodeAdquisiciónyDistribuciónde
MedicamentoseInsumosen2017.
Para el buen desempeño de la tarea de recolección de información primaria, el equipo de RomeroConsultoresrevisólosdiversosinstrumentosymétodosderecoleccióndeinformaciónprimariautilizadosenlasevaluacionesdeprogramaspúblicossimilaresalevaluado,tantoanivelnacionalcomointernacional,conlafinalidaddeseleccionarlosmásadecuadosparaelpresenteestudio,recurriendoaherramientastalescomolasencuestasylasentrevistassemiestructuradas.
ElprocesodediseñodelosinstrumentosparalarealizacióndelasentrevistasafuncionariosdelaSecretaríadeSaluddelGobiernodelEstadodeTabascoconstódecuatroetapas:
1. RevisióndelasnecesidadesdeinformacióndeacuerdoconlosTérminosdeReferencia(TdR)paralaEvaluación;
2. Revisión de modelos de guiones para entrevistas a funcionarios utilizadas para levantarinformaciónsobreeltemaporinstitucionesnacionaleseinternacionales;
3. Determinacióndelnúmerodefuncionariosaentrevistar,y4. Diseñodeinstrumentos.
Entrevistasemiestructuradaparafuncionarios
Deacuerdoalomencionadoconanterioridad,sediseñóelinstrumentoparaentrevistaralosinformantesprimariosdescritos.
Acontinuación,seanexalaentrevistaqueserealizóalosfuncionariosdelaSecretaríadeSaluddelGobiernodel Estado de Tabasco que estuvieron relacionados con el Proceso de Adquisición y Distribución deMedicamentose InsumosqueelProgramaPresupuestarioE014ServiciosdeSaludPúblicallevóacaboduranteelejerciciofiscal2017.
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ENTREVISTAAFUNCIONARIOSPARALAEVALUACIÓNDEPROCESOSDELPROGRAMAPRESUPUESTARIOE014“SERVICIOSDESALUDPÚBLICA”,CORRESPONDIENTEALEJERCICIOFISCAL2017,DELASECRETARÍA
DESALUDDETABASCO
Fechadelaentrevista:____/____/2018
I.DATOSDELENTREVISTADO
NOMBRE APELLIDOPATERNO APELLIDOMATERNO
1.Edad:__________________añoscumplidos
2.Sexo:
Masculino Femenino
3.Gradomáximodeestudios:
Técnico Licenciatura Postgrado Otro
4.Cargoquedesempeña
______________________________________________________________________________________________________________________________
5.Indiquesusprincipalesfunciones
1 2 3
6.Cuestionesgenerales:
Antigüedadenelcargo
AntigüedadenlaEntidad
TiempovinculadoconelServiciodeSaludPública
Menosde1año Entre1y2años Másde2años
7.Tipodeplaza:
Sindicalizado Dehonorarios Deconfianza Eventual
II. PREGUNTAS GENERALES SOBRE EL PROCESODE ADQUISICIÓN Y DISTRIBUCIÓNDEMEDICAMENTOS EINSUMOSDELPROGRAMAPRESUPUESTARIOE014SERVICIOSDE SALUDPÚBLICA, CORRESPONDIENTEALEJERCICIOFISCAL2017
8.¿PodríadecirmelasetapasopasosdelProcesodeAdquisiciónyDistribucióndeMedicamentoseInsumos?
______________________________________________________________________________________________________________________________________
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9.¿CuáleselmarcolegaldelProcesodeAdquisiciónyDistribucióndeMedicamentoseInsumos?
______________________________________________________________________________________________________________________________________
10.¿Cuálesfueronlasfuentesejercidasdurante2017?
______________________________________________________________________________________________________________________________________
11.¿QuéáreasounidadesdelaSecretaríadeSaludparticipanenelProcesodeAdquisiciónyDistribucióndeMedicamentoseInsumos?
ID RESPUESTA1 2 3 4 5 6 7 8
12.¿EnquéetapaoetapasdelProcesodeAdquisiciónyDistribucióndeMedicamentoseInsumosparticipóusteddurante2017?
ID RESPUESTA1 2 3 4 5
III.PREGUNTASESPECÍFICASDELPROCESODEADQUISICIÓNYDISTRIBUCIÓNDEMEDICAMENTOSEINSUMOSDELPROGRAMAPRESUPUESTARIOE014SERVICIOSDESALUDPÚBLICA,CORRESPONDIENTEALEJERCICIOFISCAL2017(ETAPA________________________)
13.¿Cuáleselmarcolegalynormativoquerigeestaetapa?
______________________________________________________________________________________________________________________________
14.¿Cuáleselplazoparalarealizacióndeestaetapa?
______________________________________________________________________________________________________________________________
15.¿Eltiempoestablecidopararealizarlaaccióneseladecuado?
Sí No Nosabe
16.¿Elpersonalasignadoparalatareaessuficienteycapaz?
Sí No Nosabe
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17.Califiquelacantidaddepersonal:
Suficiente Regular Insuficiente
18.Lacalidaddelpersonales:
Muybuena Buena Regular Mala Muymala
19.¿Cómoconsideralosrecursosfinancierosconlosquecuentaeláreapararealizarlaactividad?
Suficientes Regulares Insuficientes
20.Lainfraestructuraconlaquesecuentapararealizarlaactividades:
Respuesta Cantidad CalidadMuybuena Buena Regular Mala Muymala
21.¿Cuentaconunsistemadeinformaciónparalarealizacióndelaactividad?
Sí No(pasealapregunta21) Nosabe(pasealapregunta21)
22.¿Quésistemasdeinformaciónseutilizanpararealizarlaactividad?
______________________________________________________________________________________________________________________________
23.Sicuentaconunsistemadeinformacióndigasiesotiene(unaovarias):
Manual Elaboraciónpropia Internodelárea Institucional(usadoporvariasáreas) Licencia Generareportesparaelmonitoreoyevaluación
24.¿Cómocalificalacoordinacióndeláreaquerealizalaacciónpreviaalaetapa?
Muybuena Buena Regular Mala Muymala
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25.¿Cómocalificalacoordinacióndeláreaquerealizalaacciónposterioralaetapa?
Muybuena Buena Regular Mala Muymala
26.¿Cómopodríamejorarselacoordinaciónentrelasáreas?
______________________________________________________________________________________________________________________________
27.¿ConsideraqueestaetapadelProcesodebecontinuar?
Sí No Nosabe
28.¿Porqué?
______________________________________________________________________________________________________________________________
29.¿QuécambioleharíaaestaetapadelProceso?
______________________________________________________________________________________________________________________________
30.DescribaconsuspropiaspalabrascómoelaboróestaetapadelProcesodurante2017:
______________________________________________________________________________________________________________________________
_______________________________________________
Firmadelentrevistador
_______________________________________________
Firmadelentrevistado
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Anexo 12. Ficha técnica con los datos generales de la instancia evaluadora y el costo
de la Evaluación
Nombredelainstanciaevaluadora:RomeroConsultores
Nombredelcoordinadordelaevaluación:RicardoNeftaliRomeroCeronio
Nombresdelosprincipalescolaboradores:JonathanHernándezPérez,UlisesAlejandroPalomeque
SedanoyPedroPalomequeSedano.
Nombredelaunidadadministrativaresponsablededarseguimientoalaevaluación:Dirección
dePlaneacióndelaSecretaríadeSaluddelEstadodeTabasco
Nombredeltitulardelaunidadadministrativaresponsablededarseguimientoalaevaluación:
Licenciado Javier Castro García, Director de Planeación y Titular de la Unidad de Evaluación del
DesempeñodelaSecretaríadeSaluddelEstadodeTabasco
Formadecontratacióndelainstanciaevaluadora:ProcedimientodeAsignaciónDirecta
Costototaldelaevaluación:$493,000.00
Fuentede financiamiento:RecursosFiscales(ProyectoSSM11,delapartida33107.-EvaluaciónalDesempeño)
AV. PASEO TABASCO #1504 COL. TABASCO 2000C.P. 86035, VILLAHERMOSA, TABASCO, MX.