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Territorial Cesar
TODOS POR UNNUEVOPAIsANOS
1935 - 2015•.u rOUfOAb fOUCACllh
ACTA NO. 001
ASUNTO: JUNTA DE COORDINACION DE LA TERRITORIAL CESAR.
En Valledupar Cesar a los doce (12) días del mes de mayo de 2015 se reunieron en el IGAC DirecciónTerritorial Cesar, para hacerle seguimiento a los avances de actividades del trimestre y determinar lasdebilidades y fortalezas de cada dependencia de la territorial.
El Doctor Nolin Humberto González Cortes Director de la territorial manifiesta que la territorial sesometió a un ajuste del plan dependiendo de la ejecución y del personal existente, distribuyendo de estamanera los porcentajes por cada trimestres así: El primer trimestre 5%, el segundo trimestre el 30% eltercer trimestre 35% y cuatro trimestre de 30% para llegar a un 100% del plan estratégico, la idea deeste primer comité es que cada jefe de dependencia le brinde información al Asesor para su mayordesempeño.
La doctora Mercedes Alvarado Bolaño, Abogada presento informe de dicha área, hay 47 procesoscontractuales en ejecución de conservación y dirección, además hay que resolver los servicios deseguridad y vigilancia del local en arriendo de la Sede de Valledupar, en lo que refiere a contrataciónresalta que los supervisores velen por el cumplimiento de las actividades, objeto del contrato yverificación de los aportes en seguridad social, las actas de supervisión deben hacerse por el sistemade contratación las cuales ya tiene los usuarios y claves asignadas, en el transcurso del trimestre se hantramitado seis tutelas, dos conciliaciones de audiencias y una que está en proceso, una demandacontenciosa y una conciliación por concepto de arriendo, cuatro recursos de apelación, pendiente unconcepto jurídico para recurso de apelación.
Se recomienda que el proceso de recepción de documentos externos se agilicen y ser preciso en lostiempos de radicación para mejorar y la territorial no se afecte jurídicamente, tener en cuenta el tiempode respuesta a los quince días hábiles.
Debilidad: Requiere de elementos.Fortaleza: Ganas de hacer las cosas bien.Propuesta para la mejora continua: Se retomen las capacitaciones para el personal contratado sobre lamisio y visión de la Institución, hacer rnicrociclos de capacitación de calidad.
El doctor Cesar Alberto Rosales Jiménez, Jefe del área de conservación, presenta unas metas de29100 trámites de mutaciones, desenglobados así: 20000 trámites de mutaciones de oficina y 9100tramites de mutaciones de terreno, de los cuales se han tramitado 1937 mutaciones de oficina y 1570mutaciones de terreno para un total de 3507 equivalente a un 12% del trimestre. También se empezócon el proceso de radicar y hacer resoluciones. Solicito se hagan cambio de metas de 29100 a 45000mutaciones. Se recomienda que los funcionarios de las Unidades Operativas estén presenten en lapróxima junta. Se solicita el mantenimiento o cambio de aires acondicionados, se arregle el problemadel transformador en la UOC de Curumani para que este no afecte los equipos y el rendimiento deactividades sea mejor. Hasta el 30 de abril de 2015 hay 519 saldos en trámites de oficina y 709 trámitesde terreno para un total de 1228en saldo. Existen 2831 radicaciones mensuales, hay 50 radicacionespara revisar.
El personal contratado para la Depuración de la territorial ya se encuentra apoyando al área.
Debilidad: Existe debilidad en la logística, no hay suficientes puestos de trabajo, el archivo dedepuración no tiene coordinador.
Hoja 1
Calle 16 N.' 9-30 piso 8 Tels: 574 2293 - 570 7660 Valledupar e-mail: [email protected] web: www.igac.gov.co
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TODOS POR UNNUEVOPAIs
..AÑos1935 - 2015
'101 IQV,I)AO tDUCACIO"
Hoja 2Continuación Acta de JUNTA DE COORDINACION DE LA TERRITORIAL CESAR
Fecha Mayo 12 de 2015
Fortaleza: El personal con el que cuenta.Propuesta para la mejora continua: El uso de papel que se establezca el correo electrónico para dar lasprimeras respuestas.
El Doctor Jesús Jaramillo Contreras, Pagador de la territorial, manifiesta que se encuentra al día en susactividades. Además faltan por contratar dos personas por el rubro de honorarios, por el rubro dedepuración cuatro y el rubro de conservación dos.
Fortaleza: Se tiene la información precisa y a tiempo.Recomendación: Que la dirección Territorial resuelva la situación de los saldos ante el Ministerio deHacienda. Los supervisores deben ser más ágil en la presentación de las cuentas de los contratistas.
El área de contabilidad y almacén representado por el Doctor Miguel Alberto Manjarres del Portillo, hizoentrega del informe trimestral, los avances de esta área se demuestran con el envió de formularios deretefuente e iva y demás informes contables a la Sede Central, por lo tanto se encuentra al día.
El almacén nos encontramos en ejecución de los inventarios de consumo y devolutivos.
Debilidad: mejorar el mantenimiento y sostenimiento del Archivo. Documental labor esta que no serealiza desde el mes de Agosto del año pasado, los elementos devolutivos que con motivo del cambiode sede en las unídades operativas de Aguachica y curumani quedaron arrumados en estas sedes,inclusive los elementos de que están en Aguachica aún permanecen en la antigua sede.
Fortaleza: Se es cuidadoso con los saldos de las cuentas en los balances de la territorial.
El área de digitalización en representación de la señora Pierina Del Guercio Cervantes, lasinconsistencias se está arreglando y a los usuarios se les entrega el producto, hay inconsistencia en losMunicipio de Aguachica y Becerril
Debilidad: No se consulta con tiempo si el producto esta.
Fortaleza: Ampliación del archivo catastral de Aguachica, El ingeniero Alfonso les va a colaborar paralos archivos en PDF.
Compromiso: El inventario actualizado en cartografía.
La señora Rosa Camarillo Calvo responsable del Centro de Información geográfico, manifiesta que laspersonas responsables de las cartas prediadas no se encuentran en su lugar de trabajo, hayinconsistencias en las cartas catastrales, porque en el sistema si están hechas y en las cartas no, lasresolucíones catastrales deben ser guardadas por el responsable del área de conservación.
La oficina de Sistemas en representación del Ingeniero Alfonso Fernández, se están sacando todos losreportes a tiempo, se contrato un apoyo y ayuda a revisar y actualizar todos los equipos, solicitamos quenos dieran herramientas para el SISGES, no he ido a las UOC para revisar programas decapacitaciones de seguridad informática, revisar la información de los contratistas a cargo de cadasupervisor, Listados enviados a las Alcaldías.
Debilidad: Falta de aires acondicionados.
Compromiso: Se realicen mas capacitaciones.
-Calle 16 N.' 9-30 piso 8 Tels: 574 2293 - 570 7660 Valledupar e-mail: [email protected] web: www.igac.gov.co
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IGAC~...:rrm.rro GEOGRÁRCO~COa.:z:zlTerritodel Cesar
TODOS POR UNNUEVOPAIsAÑOS
1935 - 2015..u tQUIDAD IDIICACIO,.
Hoja 3Continuación Acta de JUNTA DE COORDINACION DE LA TERRITORIAL CESAR
Fecha Mayo 12 de 2015
El Doctor Eduardo José Molina Pacheco, del área de Avaluó, comenta que hasta el 30 de abril harecibido 16 avalúos y a realizado 2 y hasta el 12 de mayo ha realizado 3 y el restante está en proceso,en restitución de tierras hay 6 faltan por entregar 2.
Debilidad: Le entregan las solicitudes atrasadas y archivo documental.
Para mayor constancia firman en los que en ella intervienen en Valledupar a los doce (12) días del mesde mayo de 2015.
~ecé)~~q~~MERCEDES ALVARADO BOLANO IAbogada T Cesar.
~<-CESAR ALBERTO ROSALES JIMENEZJefe de ir Cesar.
u;~~~e~~JARRES DEL PORTILLOS T Cesar
ONSInformá 'ca Cesar
---? - ~~~/ ( /()v-cee-e .:». ~L~PIERINA~L GU R CERVANTESTécnico Operativo T Cesar
--------Calle 16 N.' 9-30 piso 8 Tels: 574 2293 - 570 7660 Vanedupar e-mail: [email protected] web: www.igac.gov.co
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Territc,ial Cesar
TODOS POR UNNUEVOPAIsANOS
1935-2015••~ 1 [01.1'01. 1) t I)UC,I,(IO"
ACTA NO. 002
ASUNTO: JUNTA DE COORDINACION DE LA TERRITORIAL CESAR.
El Doctor Nolin Humberto González Cortes Director de la territorial manifiesta las dificultadespresentadas en la territorial, como lo son el mantenimiento aires acondicionados, equipos decómputo, entre otros, también el apoyo que se les debe brindar a las Unidades Operativaspara que no se sientan aisladas.
En Valledupar Cesar a los diecisiete (17) días del mes de junio de 2015 se reunieron en elIGAC Dirección Territorial Cesar, para hacerle seguimiento a los avances de actividades deltrimestre y determinar las debilidades y fortalezas de cada dependencia de la territorial.
A su vez hay una directriz de la sede central en la implernentación de la ventanilla única tantopara la territorial como para las Unidades Operativas de Catastro, donde se radique en elCordis y el Cobol las solicitudes de los usuarios y de esta manera llevar la coordinación de lasPORO, para la implementación de la ventanilla única hay un formato el cual debe ser utilizadoy diligenciado en su totalidad.'
Los responsables de las unidades operativas manifiestan las fallas presentadas en el correoelectrónico, la configuración de la impresora para la impresión de hojas con doble cara,dificultades con la comunicación por la IP, el incumplimiento de horario y las labores poralgunos contratistas.
Para darle pronta solución a estos inconvenientes se ordenara viáticos al técnico en sistemasy en referencia al cumplimiento de horario, los contratistas no tiene en relación laboral con laentidad por lo tanto no se les puede pasar memorado por dicho incumplimiento, lo que sepuede es exigir el cumplimiento de las obligaciones contratadas a través de metas con fechaspactadas.
~Con la implementación de la ventanilla única se debe tener en cuenta el tiempo de respuesta alos trámites según las pautas de PORO y al momento de darle una respuesta a un usuario quesu trámite entra en proceso de conservación, se debe resolver en el término indicado y asíaportamos a la política de cero papel.
Según la programación de trámite de mutaciones, curumani tiene inconsistencias las cualesdeben tenerse en cuenta para su evacuación, teniendo en cuenta que los Municipios nomantienen una planeación desactuallzada de sus predios y las nomenclaturas tienden acambiar permanentemente creando así los cambios permanentes de direcciones en la base dedatos catastral.
En el proceso de actualización del Municipio de Aguachica presentan inconsistencia con lainformación de las fichas prediales y la base de datos, de los cuales muchos son corregidospor trámites de mutaciones diarias que se radican en la unidad.
Hoja 1Continuación Acta 002 de JUNTA DE COORDINACION DE LA TERRITORIAL CESAR
Fecha Junio 17 de 2015
Calle 16 N.' 9-30 piso 8 Tels: 574 2293 - 570 7660 Valledupar e-mail: [email protected] web: www.igac.gov.co_.. -- - -- - -.---
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Territorial Cesar
TODOS POR UNNUEVOPAIsAÑOS1935 -2015
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Hoja 2Continuación Acta 002 de JUNTA DE COORDINACION DE LA TERRITORIAL CESAR
Fecha Junio 17 de 2015
Por recomendaciones de la sede central no se debe solicitar los pasantes del Senapara el apoyo de actividades de la entidad, debido a los múltiples trámites que serealizan en la firma del contrato de aprendizaje.
Con los informes del SISGES se está haciendo el cargue de la información pero no seestá haciendo el análisis a cada indicador.
Hasta la fecha se está cumpliendo con las metas en los trámites de mutaciones deoficina y de terreno.
Se anexa a esta acta informe de la Unidad Operativa Aguachica y de la Oficina deAvalúos.
NZALEZ CORTES
c..e~'O~,-~~e~ ~MERCEDES ALVARADO BOLAÑOAbogada T Cesar.
~"CESAR ALBERTO ROSALES JIMENEZJefe de Co esar.
FONS~~fN1líNInfor ática Cesar«:». ~D ()PIERINA DEL GUERCIO CERVANTI:3-Técnico Operativo T Cesar
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Aux Administrativo
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-Cal~ 16 N.' 9·30 piso 8 Tels: 574 2293·5707660 Va."edupare-mañ:[email protected]:www.igac2lov.co
