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II SimpósioInternacional PwCInovação em Gestão PúblicaAbril 2011
www.pwc.com/br
II Simpósio Internacional PwC - Inovação em Gestão Pública
Agenda
Projeto Gestão Estratégica de Suprimentosno Governo de MG
1. Introdução
2. Diagnóstico
3. Desenvolvimento/implantação e novos modelos
4. Benefícios e resultados
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II Simpósio Internacional PwC - Inovação em Gestão Pública
Projeto Gestão Estratégica deSuprimentos no Governo de MG
Introdução
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II Simpósio Internacional PwC - Inovação em Gestão Pública
Escopo
Após definição do escopo doProjeto Gestão Estratégica deSuprimentos – GES, junto à altadireção da SEPLAG/MG, foielaborado o edital e realizadalicitação para contratação deconsultoria externa
Início do projeto: MAR/2009
Prazo do contrato de consultoria:15 meses
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Projeto GES
5 famílias de compras
Equipe SEPLAG: 7
Equipe PwC: aprox 13
Outros colaboradores
Strategic sourcing
II Simpósio Internacional PwC - Inovação em Gestão Pública
Strategic sourcingSobre a metodologia de trabalho
Objetivo: novos modelos deaquisição alinhados com as boaspráticas e conceitos de strategicsourcing
Aplicação de seis ferramentas destrategic sourcing distintas, inter-relacionadas, que auxiliaram nasrealização dos estudos epesquisas, com foco na redução decustos nas aquisições realizadaspelo Governo de Minas
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II Simpósio Internacional PwC - Inovação em Gestão Pública
Planejamento e cronograma3 grandes fases
Fase 1 – Diagóstico
Duração: 2 meses
• Plano de capacitação
• Análise da situação atual
• Melhores práticas
• Indicação das 4 famílias
• Capacitação Fase 1
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II Simpósio Internacional PwC - Inovação em Gestão Pública
Planejamento e cronograma3 grandes fases
Fase 2 – Desenvolvimento
Duração: 8 meses
• Inteligência interna
• Inteligência externa
• Políticas e estratégias
• Avaliação de fornecedores
• Minutas de editais
• Dossiês e cadernos de aquisição
• Capacitação fase 2
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II Simpósio Internacional PwC - Inovação em Gestão Pública
Planejamento e cronograma3 grandes fases
Fase 3 – Implantação e assessoramento
Duração: 5 meses
• Implementação das especificações
• Validação dos decretos
• Validação dos editais
• Assessoramento nas licitações e contratações
• Modelos para apuração das economias
• Capacitação fase 3
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II Simpósio Internacional PwC - Inovação em Gestão Pública
Projeto Gestão Estratégica deSuprimentos no Governo de MG
Fase 1 - Diagnóstico
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II Simpósio Internacional PwC - Inovação em Gestão Pública
Critérios de análise para seleção das famíliasEtapas principais com envolvimento dos gestores
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Como uma das famílias de compras já havia sido definida previamentepelo Governo de MG (Frota de Veículos e Combustíveis), na fase dediagnóstico foi necessário selecionar as 4 demais famílias
II Simpósio Internacional PwC - Inovação em Gestão Pública
Detalhe da etapa para o diagnósticoPrincipais pontos para as análises
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II Simpósio Internacional PwC - Inovação em Gestão Pública
Critérios para a matriz de priorizaçãoDefinição das famílias com maior potencial de ganhos
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Matriz de priorização
II Simpósio Internacional PwC - Inovação em Gestão Pública
Matriz de priorizaçãoResultado das análises
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II Simpósio Internacional PwC - Inovação em Gestão Pública
Famílias selecionadas para desenvolvimento denovos modelos de aquisição
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Source: SIAD e SIAF/MG
Despesas empenhadas em 2008 de cada família selecionada:
R$ 349 MM R$ 82MM R$ 101MM R$ 79MM R$ 130MM
II Simpósio Internacional PwC - Inovação em Gestão Pública
Projeto Gestão Estratégica deSuprimentos no Governo de MG
Fase 2 – Desenvolvimento / implantação enovos modelos
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II Simpósio Internacional PwC - Inovação em Gestão Pública
Etapas do desenvolvimento de cada família decompras
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II Simpósio Internacional PwC - Inovação em Gestão Pública
Família Equipamentos de SaúdeMédico-hospitalares, odontológicos, laboratoriais
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Aquisições anteriores:
• licitações descentralizadas, reduzindo
o poder de barganha do Governo de
MG;
• problemas com serviços de garantia e
manutenção dos equipamentos;
• especificações redundantes e
desatualizadas em relação ao mercado
fornecedor;
• perdas financeiras com importação
via terceiros.
II Simpósio Internacional PwC - Inovação em Gestão Pública
Família Equipamentos de SaúdeNovo modelo
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• Consolidação dademanda
• Formação delotes orientadospara o mercado
• Processos eferramentas paraavaliação defornecedores
• Opção de importaçãodireta
• Avaliar aterceirização deserviços de imagem
• Manutençãocontratada junto como equipamento
• Entrega, instalação etreinamento por contado fornecedor
• Gestão e
aprimoramento
contínuo das
especificações técnicas
Inovações no processo de compras
II Simpósio Internacional PwC - Inovação em Gestão Pública
Família Materiais de SaúdeMédico-hospitalares, odontológicos, laboratoriais
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Aquisições anteriores:
• licitações descentralizadas, reduzindo
o poder de barganha do Governo de
MG;
• baixo percentual de cumprimento das
atas de registros de preços;
• problemas com entregas;
• especificações redundantes,
desatualizadas em relação ao mercado
fornecedor e necessitando de revisão de
unidade por material
II Simpósio Internacional PwC - Inovação em Gestão Pública
Família Materiais de SaúdeNovo modelo
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Demanda consolidada epadronizada tecnicamente
Preço de referência maisalinhado com mercado
Lotes segmentados pormercado e comquantitativos mínimos paraentrega
Definição e cumprimentode planejamento deentregas
Fortalecimento daavaliação de desempenhodos fornecedores
As entregas dos fornecedoresterão quantitativo mínimo(quantidade e valor),evitando-se o fracionamento
Pedidos com quantidadesabaixo do mínimo terão preços
mais elevados
As entregas serão feitasconforme planejamento(será definido em edital),com datas e locais pré-definidos
II Simpósio Internacional PwC - Inovação em Gestão Pública
Família Frota de VeículosLocação, abastecimento e manutenção de veículos
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Aquisições anteriores:
• esparsos estudos de viabilidade;
• prevalência de compra de veículos a partir
de licitações descentralizadas;
• gestão individualizada do abastecimento e
da manutenção, por órgão/ entidade, com
input manual no módulo Frota do SIAD
(Sistema de Administração de Materiais e Serviços
do Governo de MG);
• postos próprios, mas não integrados;
• catálogo de peças de veículos desatualizado
e com especificações redundantes
II Simpósio Internacional PwC - Inovação em Gestão Pública
Família Frota de VeículosLocação, abastecimento e manutenção de veículos
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Centralizaçãodas aquisições /contratações do
Estado
Política derenovação da
frota
Consolidação dademanda
Gestão daterceirização da
manutenção
Implementardispositivo de
controle deabastecimento
ModeloPropostoFrota de
veículos ecombustíveis
II Simpósio Internacional PwC - Inovação em Gestão Pública
Frota de veículos e abastecimentoDimensão: locação
Contratação de locação de veículosleves padronizados -administrativos, de fiscalização e derepresentação – para atendimentoaos órgãos e entidades do PoderExecutivo do Governo de MG, emunidades localizadas na regiãometropolitana de Belo Horizonte eno interior do estado
Prazo dos contratos: 3 anos commanutenção, seguro e guincho
Não inclusos nos contratos:motorista e combustível
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II Simpósio Internacional PwC - Inovação em Gestão Pública
Frota de veículos e abastecimentoDimensão: locação –análise de viabilidade
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Foi elaborada uma ferramenta em Excel para auxiliar na tomada de decisão quanto à locação ou
aquisição dos veículos administrativos e de representação: a ferramenta calcula a opção mais
econômica através dos dados informados. Deve-se incluir os dados referentes aos veículos que
pretende-se alugar/comprar e as variáveis relacionadas a utilização dos veículos.
Variáveis consideradas para a análise:
•Modelo do veículo•Valor do veículo (aquisição)•Valor de venda do veículo (mercado)•% deságio do governo x mercado•Custo de venda (% sobre valor devenda)
• Indisponibilidade (% frota reserva)•DPVAT (ano)•Custo de gestão (mês)•Taxa de juros p/ oportunidade (anual)•Custo de locação•Custo do táxi (R$/ km)•Distância percorrida (por mês)•Tempo de posse (em meses)
Exemplo do layout do simulador com a melhor alternativapara o tipo de veículo analisado:
II Simpósio Internacional PwC - Inovação em Gestão Pública
Frota de veículos e abastecimentoDimensão: manutenção
Contratação do serviço de gerenciamento damanutenção preventiva e corretiva da frota deveículos do Poder Executivo do Governo de MG,com fornecimento de peças, componentes,acessórios e materiais
Prazo dos contratos: 3 anos
Inclusos na contratação: sistema informatizadoe integrado de gestão; disponibilização de equipeespecializada, bem como de uma redecredenciada de estabelecimentos do setor dareposição automotiva; central de atendimento eserviços de guincho (24/7) e orientação aosusuários sobre procedimentos em situaçõescomuns e adversas
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Cargano SIAD
II Simpósio Internacional PwC - Inovação em Gestão Pública
Frota de veículos e abastecimentoDimensão: abastecimento
Contratação, por meio de taxa de administração,do serviço de gerenciamento do abastecimentoda frota de veículos do Governo de MG comfornecimento de combustível (gasolina comum,álcool comum hidratado e óleo diesel)
Prazo dos contratos: 5 anos
Inclusos na contratação: sistema informatizadoe integrado; instalação de dispositivo eletrôniconos veículos, nos postos próprios do Governo deMG e em pontos de abastecimento instaladospelo fornecedor, cobrindo 90% da frota (antes acobertura era de 85%); manutenção deequipamentos e tratamento de resíduos dospostos
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Cargano SIAD
II Simpósio Internacional PwC - Inovação em Gestão Pública
Diárias e hospedagemSituação anterior
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• Gestão individualizada por
órgão/ entidade, com baixo
nível de informatização (muitas
vezes com anotações em
planilhas)
• Processo de solicitação de
viagem respaldado por
formulários
• Prestação de contas morosa e
em grande parte manual
II Simpósio Internacional PwC - Inovação em Gestão Pública
Diárias e hospedagemNovo modelo
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II Simpósio Internacional PwC - Inovação em Gestão Pública
Serviços ProdemgeTratamento distinto das outras 4 famílias do Projeto GES
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Estruturar um modelo de Gestão de Nível de Serviços
e elaborar um Catálogo de Produtos e Serviços Prodemge
Disponibilizar informações detalhadas aos usuários dos produtos e
serviços de TIC da Prodemge, incluindo os níveis e tipos de serviços
NecessidadesNecessidades
Objetivo do ProjetoObjetivo do Projeto
Apoio, participação e disponibilização de informações pela SEPLAG e
Prodemge durante o projeto. As atividades, reuniões e validações
deveriam seguir o cronograma, para garantir a entrega dos produtos no
prazo e de acordo com os objetivos propostos
PremissasPremissas
II Simpósio Internacional PwC - Inovação em Gestão Pública
Serviços ProdemgeEscopo
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II Simpósio Internacional PwC - Inovação em Gestão Pública
Serviços ProdemgeLinha de produtos e serviços reorganizada
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II Simpósio Internacional PwC - Inovação em Gestão Pública
Serviços ProdemgeNovo modelo
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Caderno de Serviços Prodemge contendo 34 serviços oferecidos pela Prodemge1
40 minutas de contrato para os serviços constantes no Caderno de ServiçosProdemge e 01 template (modelo) para uso
2
Anexo I - Condições Comerciais contendo os preços dos serviços oferecidos pelaProdemge
3
Anexo II - Códigos dos serviços no Catálogo de Materiais e Serviços – Catmas(SIAD)
4
Co
mitê
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An
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II Simpósio Internacional PwC - Inovação em Gestão Pública
Projeto Gestão Estratégica deSuprimentos no Governo de MG
Benefícios e resultados
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II Simpósio Internacional PwC - Inovação em Gestão Pública
Família Equipamentos de SaúdeBenefícios com o novo modelo de aquisição
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• Realização de uma única licitação, aumentando-se ovolume de compras e, conseqüentemente, há potencial deredução no preço do produto.
Concentração dedemanda
• Um processo de padronização de descrição e utilizaçãode itens deve ser realizado pelo Grupo de PadronizaçãoTécnica e Gestão do CATMAS- GPT- antes da abertura deum Registro de Preço e confecção de um edital decompra.
Padronizaçãodas
especificaçõesdos itens(Catmas)
II Simpósio Internacional PwC - Inovação em Gestão Pública
Família Equipamentos de Saúde
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• Atualmente o governo compra equipamentos importados,com a importação realizada por distribuidores. Osfornecedores embutem as taxas e impostos no preço finaldo equipamento.
• O ideal é o Estado comprar os equipamentos direto dofabricante e importá-lo, pois assim se beneficiará com astaxas reduzindo os custos de importação.
Importaçãodireta de
equipamentos
• Mediante as práticas de mercado, sugerimos acontratação de serviços de manutenção após ovencimento da garantia padrão. Com isso reduz o tempodo equipamento parado e os custos de manutenção.
Contratação demanutenção e
assistênciatécnica
II Simpósio Internacional PwC - Inovação em Gestão Pública
Família Materiais de SaúdeBenefícios com o novo modelo de aquisição
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• Facilidade na consolidação de volume e compra pormenor preço
• Aumento da eficiência no processo de compras/contratação
• Otimização do tempo de compra, venda ou contratação• Consolidação dos volumes
Padronizaçãodas
especificaçõesdos itens(Catmas)
• Cada órgão realizava um processo de licitaçãoindependente. Com a realização de uma única licitação,aumenta-se o volume de compras e conseqüentemente háuma redução no preço do produto.
Concentração dedemanda
II Simpósio Internacional PwC - Inovação em Gestão Pública
Família Materiais de Saúde
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• Facilidade na consolidação de volume e compra pormenor preço
• Aumento da eficiência no processo de compras/contratação
• Otimização do tempo de compra, venda ou contratação• Consolidação dos volumes
Padronizaçãodas
especificaçõesdos itens(Catmas)
• Cada órgão realizava um processo de licitaçãoindependente. Com a realização de uma única licitação,aumenta-se o volume de compras e conseqüentemente háuma redução no preço do produto.
Concentração dedemanda
II Simpósio Internacional PwC - Inovação em Gestão Pública
Família Materiais de Saúde
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• Foi desenvolvida uma ferramenta para apuração dodesempenho dos fornecedores.
• A cada entrega uma avaliação do fornecedor será feita,para o monitoramento de seu desempenho. Ofornecedor será avaliado nas categorias: qualidade,prazo de entrega e documentação.
• A avaliação de fornecedores trará uma melhoriacontínua no processo e na qualidade de seleção dosfornecedores.
Avaliação dedesempenho do
fornecedor
• Otimizar o tempo com para obtenção de preços dereferência, possibilitando cotações mais confiáveis.
• Fornecer relatórios consistentes de preços, com todasas informações relevantes para a utilização destespreços como referência.
• Divulgar as licitações do segmento Médico-Hospitalares, Odontológicos Laboratoriais do Estado deMinas Gerais.
Portal deCompras
II Simpósio Internacional PwC - Inovação em Gestão Pública
Família Frota de VeículosGanhos esperados com os novos modelos de aquisição
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Gasto em 2008: R$ 349 MM
II Simpósio Internacional PwC - Inovação em Gestão Pública
Família Diárias e HospedagemBenefícios e ganhos esperados com o novo modelo
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II Simpósio Internacional PwC - Inovação em Gestão Pública
Família Serviços ProdemgeBenefícios e ganhos esperados com o novo modelo
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• da Superintendência Central de Governança Eletrônica – SCGE e deCoordenadores de Sistemas;
• dos Gestores dos Serviços da Prodemge na definição dos conceitosdos serviços oferecidos;
• da área de marketing e da área comercial da Prodemge paraalinhamento dos conceitos dos serviços oferecidos;
• da Auditoria Setorial da SEPLAG para elaboração das minutas decontrato.
Alinhamento do entendimento dos serviços Prodemge medianteparticipação ativa:
Controle nas informações descritas no caderno de serviços e nas minutasde contrato mediante:
• Centralização das manutenções no “Caderno de Serviços” e nas“Minutas de Contrato”;
• Criação do Comitê Executivo – CEGESPE;• Centralização das manutenções dos itens de Serviços de TIC no
CATMAS;• Reestruturação interna na Prodemge com a criação de uma área
específica para apoiar na definição e acompanhamento dos níveis deserviços acordados com os clientes.
II Simpósio Internacional PwC - Inovação em Gestão Pública
Família Serviços Prodemge
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Eficiência e gestão nas contratações de serviços Prodemge mediante:
• Agilidade no entendimento da demanda e na especificação da solução;• Transparência e melhoria nas relações entre Prodemge e os Órgãos;• Detalhamento dos serviços da Prodemge no caderno de serviços;• Padronização das minutas de contrato;• Detalhamento dos preços dos serviços no Anexo I;• Vinculação do pagamento a entrega de produtos parciais, quando o
serviço for um projeto;• Padronização das especificações dos itens (CATMAS);• Alinhamento de papéis e responsabilidades;• Melhor entendimento pelos usuários dos serviços de TIC da Prodemge;• Definição de indicadores de demanda e volumetria de serviços;• Estabelecimento de indicadores para controle dos níveis de serviços
acordados;• Facilidade na Auditoria dos Contratos.
Alinhamento com boas práticas devido a:
• Padronização na contratação e formalização de serviços;• Definição de indicadores de nível de serviço;• Estrutura do Catálogo alinhada a Organização da Prodemge e ao
padrão ITIL.
Próximos passos...
Continuidade do Projeto GES, com o desenvolvimento denovas famílias de compras pela equipe interna do Governo
de MG, a partir da capacitação e das lições aprendidas
e monitoramento dos novos modelos GES implantados.
Obrigada!
© 2011 PricewaterhouseCoopers Brasil. Todos os direitos reservados. Neste documento,"PwC" refere-se à PricewaterhouseCoopers Brasil, firma membro da PricewaterhouseCoopersInternational Limited, constituindo-se cada firma membro da PricewaterhouseCoopersInternational Limited pessoa jurídica separada e independente.
II Simpósio Internacional PwC - Inovação em Gestão Pública
Família Frota de VeículosCustos totais locação x aquisição de veículo novo (*)
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R$ 24.829
R$ 35.317
Locação Veículo próprio
10%(R$10.488)
Considerando uma economia semelhante para uma frota de
1.806 veículos administrativos obtemos uma economia de
escala de R$ 18.941.560 em 3 anos.
Custo de Veículo Administrativo(três anos)
Custo de Veículo de Representação(três anos)
Da mesma maneira para uma frota de 109 veículos
de representação obtemos uma economia de escala
de R$ 3.063.529 para os 3 anos.
Ganho esperado com locação de veículos = R$ 7,3 milhões por ano
23%(R$28.106)
R$ 45.703
R$ 73.809
Locação Veículo próprio
(*) A partir do preço total locação obtido no pregão para registro de preços realizado pela SEPLAG/MG conf. Modelo GES