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INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO_LEY 1474 DE 2011
JEFE DE
CONTROL INTERNO:
Olga Yaneth Aragón Sánchez
Periodo evaluado: Mayo - Agosto 2015
Fecha de elaboración: 29 de Septiembre de
2015
Introducción
De acuerdo a lo establecido en la Ley 87 de 1993 y la posterior puesta en marcha de la Ley 1474 de 2011, la cual en su artículo 9 establece “…el jefe de la unidad de la oficina de control interno deberá publicar cada cuatro meses en la página web de la entidad, un informe pormenorizado de estado de control interno de dicha entidad, so pena de incurrir en falta disciplinaria grave…”, la Jefe de la Oficina de Control Interno a través de este informe ha evaluado el Sistema de Control Interno (SCI) en el periodo establecido, con la estructura definida en el Decreto 943 de 2014 y bajo los parámetros del Manual Técnico del MECI para el Estado Colombiano 2014, buscando verificar razonablemente la madurez del sistema. Para este efecto, a continuación se desarrolla cada uno de los Módulos, de acuerdo con los avances reportados por las áreas intervinientes de la Entidad y la Oficina Asesora de Planeación e Información en la herramienta de autoevaluación establecida por la Unidad, así como las acciones identificadas por la Oficina de Control Interno de la UNGRD de acuerdo a sus seguimientos, así:
Módulo de Control de la Planeación y Gestión: Verificando los parámetros
orientadores de la entidad hacia el cumplimiento de su Misión, Visión y Objetivos.
Módulo de Control de Evaluación y Seguimiento: Verificando las acciones de
verificación, evaluación y seguimiento.
Eje transversal: Verificando los canales y medios de comunicación e información.
1. MÓDULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN
Avances
1.1 COMPONENTE TALENTO HUMANO Acuerdos compromisos y protocolos éticos
Desde la secretaria general por medio del Doctor Gerardo Jaramillo, se ha
realizado el despliegue del código de ética y buen gobierno, donde se ha citado a
cada dependencia y se ha puntualizado sobre los principios y valores que dan
lugar al código de ética; se provee una actualización de la misma al finalizar el
2015, de acuerdo a los cambios legales y requerimientos del entorno; se observan
registros de asistencia a divulgación en mayo 29 de 2015, 09,10 y 11 de Jun de
2015.
"Durante las jornadas de inducción, se contempla dentro de la agenda la
intervención por parte del Grupo de Talento Humano en donde se socializa el
contenido del Código de Ética y Buen Gobierno adoptado por la UNGRD.
En el periodo evaluado del informe, se realizaron jornadas de inducción los días 30
de Julio y 14 de Agosto"
Desarrollo del Talento Humano
Se realizó la actualización del Manual de Funciones de la Unidad y se adoptó
mediante Resolución No. 290 del 14 de Mayo de 2015.
Se han desarrollado las jornadas de formación y capacitación de acuerdo a la
matriz de priorización y seguimiento PIC.
A la fecha se ha logrado un porcentaje de ejecución del 85,7%, con una cobertura
del 72,3%
Dentro de los temas abordados se encuentra Teoría y Conceptos sobre la Gestión
del Riesgo de Desastres,
ADMINISTRACIÓN PÚBLICA:
Impuestos Distritales, Formulación y evaluación de proyectos de inversión,
Capacitación en Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) y
Normas Internacionales de Contabilidad para Sector Publico (NICSP), Gestión
Financiera, Pública y Presupuestal,
ATENCIÓN AL CIUDADANO: Servicio al cliente en la organización, entre otros
temas.
"Durante el periodo evaluado del informe, se realizaron jornadas de inducción en
las siguientes fechas: 30 de julio y 14 de agosto.
Se abordan temas como Plataforma Estratégica UNGRD, Código de Ética y Buen
Gobierno, Mapa de Procesos UNGRD, Plan Anticorrupción, Política SIPLAG,
Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, entre otros temas."
De acuerdo con la definición del Sistema de Estímulos que incluye el componente
de Plan de Bienestar de la Entidad, se han desarrollado las actividades
programadas, contando a 30 de Junio de 2015 con un cumplimiento de 68,42%.
Se ha conformado un equipo de trabajo que se encuentra en desarrollo de su
proyecto para el acceso a los incentivos pecuniarios. Se espera se realice la
entrega dentro de los términos para otorgar los incentivos durante el mes de
noviembre.
"De conformidad con lo establecido en las Resoluciones No. 1090 y 1091 de 2013,
en el periodo evaluado se dio inicio a la evaluación de desempeño y rendimiento
laboral, de acuerdo con las metodologías adoptadas por la Entidad por los tipos de
nombramiento. Para este efecto, el 17 de Julio se llevó a cabo una capacitación
dirigida los Jefes de Área sobre dichas metodologías y la importancia de realizar
las evaluaciones respectivas.
A la fecha de corte del presente informe, se encuentra en proceso de
consolidación las respectivas evaluaciones para remisión a la Dirección General."
1.2 COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
Planes, Programas y Proyectos El direccionamiento estratégico de la Entidad fue adoptado mediante Resolución 1510
del 11 Diciembre 2014. "Mediante capacitaciones y reinducciones se realiza refuerzos con actividades como:
Charlas refuerzos Siplag en Mayo, se mantienen registros de asistencia.
Presentación del refuerzo SIPLAG
Actividad ruleta chef, se realizaron 4 días con 3 jornadas diarias y la ultima de 2
jornada, cubrió alrededor de 200 personas, evidencia asistencia y fotografías.
Cartilla SIPLAG, difundida mediante correo electrónico de la OAPI, julio 13 de
2015."
"Se tiene definido los planes de:
El Plan Estratégico Institucional de la Entidad está alineado con las políticas de
desarrollo administrativo del MIPG. Cargado en la página web de la entidad. El
plan está publicado en la página web de la entidad:
http://portal.gestiondelriesgo.gov.co/Paginas/Plan-Estrategico.aspx
Plan Anticorrupción: Actualizado abril, corte cuatrimestral, programado segundo
seguimiento para octubre de 2015.
En el Plan de Acción de la entidad se incorporan las líneas de acción y estrategias
del plan estratégico instruccional el cual se construye teniendo en cuenta las
directrices, metas intermedias y productos en las bases del Plan Nacional de
Desarrollo 2014-2018. El Plan de Acción está publicado en la página web de la
entidad: http://portal.gestiondelriesgo.gov.co/Paginas/Plan-de-Accion.aspx
Se realizó la proyección del Plan Anual Mensualizado de Caja PAC de acuerdo a
las proyecciones efectuadas por el Grupo de Talento Humano en lo que respecta a
los gastos de personal y el Grupo de Apoyo Administrativo en lo que respecta a los
gastos generales de la entidad.
En el mes de enero de 2015 se suscribieron acuerdos de gestión con los 6
gerentes públicos de la Entidad aplicables para el año en curso. Se adjunta
carpeta que contiene dichos acuerdos.
Modelo de Operación por Procesos
Se realizó seguimiento permanente con cada área para verificar la información
consignada en las caracterización de los procesos, las cuales han actualizadas
según la necesidad y cargadas en la herramienta tecnológica NEOGESTION
http://siplag.gestiondelriesgo.gov.co/ se encuentran publicadas las
caracterizaciones de los procesos actuales (16 procesos en total), donde se tiene
de consulta continua, además se realizan actividades de divulgado como Feria
SIPLAG en los meses de mayo y junio, con evidencia en listas de asistencia y
fotografías.
"Se realiza modificación basado en la necesidad de unificar los procesos de la
oficina de Apoyo Administrativo, dejando en el proceso de gestión administrativa
los subprocesos correspondientes a:
Gestión documental
Gestión de infraestructura tecnológica
Gestión de servicio al ciudadano.
Gestión de bienes muebles e inmuebles.
El cambio se implementó en julio 13 de 2015, Versión 2 y la socializa se realizó
mediante difusión del manual integral por medio de correo electrónico y reunión
mensual de líderes SIPLAG del 28 de Agosto.
En total se definieron 16 procesos incorporados en el Mapa de Procesos y en el
Manual del SIPLAG de la Entidad. El Manual del SIPLAG que contiene el Mapa de
Procesos está cargado en la página web de la Entidad:
http://portal.gestiondelriesgo.gov.co/Paginas/SIPLAG.aspx
"Como evidencia principal de revisiones y seguimiento a los procesos se definen:
Actas de reuniones y revisiones o ajustes a los procesos, mediante reuniones
de líderes SIPLAG, donde se tratan temas de indicadores de gestión,
seguimiento a planes correctivos, preventivos y mejoramiento de los procesos.
Listas de asistencia de apoyo a procesos "apoyo SIPLAG"
Para tener fácil acceso a la documentación vigente de la entidad se cargan los
documentos aprobados en la herramienta informática NEOGESTIÓN, de acuerdo
a procedimiento de control de documentos, cada responsable de proceso se
encarga de divulgarlo a nivel interno.
Existe Procedimiento Identificación de Necesidades de Partes Interesadas PR-
1300-SIPG-08 de junio de 2014, el cual no define método de actualización o
seguimiento de la matriz; el Registro Matriz De Partes Interesadas UNGRD RG-
1300-SIPG-22, l fue diligenciado en diciembre de 2014 y al a fecha no presenta
actualización lo cual aunque es coherente con el procedimiento no demuestra
mejoramiento y verificación en vigencia de los requisitos de las partes interesadas.
Por otro lado el criterio de satisfacción del cliente, se está consolidando un informe
correspondiente al primer semestre por parte OAPI.
Estructura Organizacional
"29/09/15: Se estructuró el esquema de gestión por procesos con los que integran
la entidad (estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación), en total 16
procesos incorporados en el Mapa de Procesos y en el Manual del SIPLAG de la
Entidad.
El Manual del SIPLAG que contiene el Mapa de Procesos está cargado en la
página web de la Entidad:
http://portal.gestiondelriesgo.gov.co/Paginas/SIPLAG.aspx"
En el marco de la implementación del SIPLAG se llevaron a cabo diferentes
espacios en los que se ha dado a conocer a todos los servidores sobre la
estructura y los procesos de la Entidad. Durante el mes de mayo de 2015 se llevó
a cabo la FERIA SIPLAG en el que todos los procesos a manera de vitrina dieron
a conocer sus productos/servicios y demás elementos claves que componen sus
procesos.
Se realiza presentación reunión líderes SIPLAG mes junio con resultados de la Feria, Boletín Express con invitación, Boletines por cada feria y planillas de asistencia a la misma.
Indicadores de Gestión
Se cuenta con Fichas de indicadores donde se registra y hace seguimiento a la
gestión, mediante reunión directa con las áreas o solicitud individual, donde se
solicita la modificación según sea requerido, unificado el criterio de cambio se
carga la información y se mantiene disponible en NEOGESTIÓN:
http://siplag.gestiondelriesgo.gov.co/ y el seguimiento se hace a través del módulo
de INDICADORES de la misma herramienta. y se realiza seguimiento mensual en
las reuniones de líderes SIPLAG.
29/09/15: En el mes de Agosto se estableció la Matriz de Correlación mediante la cual se identificaron los mecanismos de medición de objetivos estratégicos del SIPLAG. La primera medición de éstos se hizo en el mes de septiembre de 2015. Se adjunta Matriz de Correlación y resultados de la primera medición
Políticas de operación
29/09/2015: En la herramienta Neo gestión se encuentra la última versión del
Manual de Políticas de Operación: http://siplag.gestiondelriesgo.gov.co/.
29/09/2015. Adicionalmente fue difundido mediante correo electrónico a toda la
Entidad la disposición de la versión vigente en la citada herramienta. Se adjunta
correo electrónico
1.3 COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
Políticas de Administración del Riesgo
"La política fue instaurada mediante la Resolución número 1560 del 22 de
Diciembre de 2014, "Por la cual se fijan las Políticas en materia de Administración
del Riesgo por Procesos y Riesgos de Corrupción de la Unidad Nacional para la
Gestión del Riesgo de Desastres-UNGRD", además de la metodología para su
aplicación estipula en el Parágrafo 1. (Sera responsabilidad de cada dependencia,
proceder de conformidad y mantener actualizado el proceso, sin perjuicio de que la
Oficina de Control Interno, dentro de las funciones que le son propias pueda
solicitar en el momento en que lo estime conveniente el resultado de la gestión
adelantada en relación a la herramienta "Mapa de Riesgos por Procesos" o "Mapa
de Riesgos de Corrupción)
"Divulgación del mapa de riesgos institucional y sus políticas del 30/07/2015, en la
página web: http://portal.gestiondelriesgo.gov.co/Paginas/Consolidado-Riesgos-
Corrupcion.aspx
Identificación, Análisis y Valoración del Riesgo Mediante la herramienta diseñada por la Oficina de Control Interno y adoptada por la
UNGRD para la administración de riesgos de la Entidad, se da cumplimiento a todos los elementos del componente de Administración de Riesgos del MECI 1000:2014, toda vez que se atiende cada uno de los elementos, así:
Se establece la identificación y registro de las DEBILIDADES (factores internos) y las AMENAZAS (factores externos) que pueden generar eventos que originan oportunidades o afectan negativamente el cumplimiento de la misión y objetivos de una institución, como los que pueden influir en los procesos y procedimientos que generan una mayor vulnerabilidad frente a los riesgos por procesos y riesgos de corrupción.
Se identifican los riesgos más significativos para la entidad relacionados con los objetivos institucionales y las situaciones que por sus características, pueden originar prácticas corruptas, asociándolas a cada uno de los procesos y procedimientos de la respectiva entidad.
Se realiza el análisis de probabilidad de ocurrencia y el posible impacto en caso de materialización, este último solo para los mapas de riesgo por proceso.
Se valora el riesgo frente a los controles existentes para mitigarlos. Se identifican controles definidos para cada proceso o actividad para mitigar la
probabilidad o el impacto.
Una vez verificada por la Oficina de Control Interno, se realiza actualización de la herramienta de Administración de Riesgos, a fin de fortalecer aún más la metodología adoptada por la UNGRD.
En función de mejorar y actualizar la herramienta para la administración del riesgo, se
corrigieron formulas en la matriz, se reacomodaron algunas columnas y se actualizó la
imagen institucional, se planea agenda para revisión y actualización de mapas de
riesgos por proceso y de corrupción en cada dependencia según plan de trabajo de la
OCI, donde se determinan que los riesgos de cada proceso, programas y/o proyectos,
contengan las causas, descripción y las posibles consecuencias de los mismos de
manera eficaz.
Por lo anterior y una vez identificada la necesidad de reforzar la metodología de
identificación y valoración de riesgos de la Unidad, la Oficina de Control Interno realizo
una capacitación dirigida al Equipo OCI y SIPLAG de la Entidad, en la cual se refuerza
el conocimiento frente al componente de Administración del Riesgo del MECI.
2. MÓDULO CONTROL DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
Avances
2.1 COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL Autoevaluación del Control y Gestión La medición de indicadores se realiza de forma permanente en cada proceso, acorde
a la periodicidad aplicable a cada indicador establecido. A partir de Enero de 2015 en
el marco de las reuniones de líderes SIPLAG que se realizan mensualmente, se ha
fortalecido la cultura de autoevaluación con el seguimiento que hace el proceso
SIPLAG al cargue de indicadores de todos los procesos.
A partir de Enero de 2015 en el marco de las reuniones de líderes SIPLAG que se
realizan mensualmente, se ha fortalecido la cultura de autoevaluación con el
seguimiento que hace el proceso SIPLAG al cargue de indicadores de todos los
procesos.
A partir de Enero de 2015 en el marco de las reuniones de líderes SIPLAG que se
realizan mensualmente, el proceso SIPLAG presenta los informes de la medición de
indicadores de todos los procesos, con lo cual promueve la cultura de autoevaluación
y atiende las necesidades expuestas por los líderes SIPLAG en este tema. Por otra
parte, se ha dispuesto el Procedimiento de Acciones Correctivas, preventivas y de
mejora que es aplicable una vez se obtienen los resultados de los indicadores de
gestión de los procesos.
El seguimiento a avances del MIPG se realiza a través del reporte periódico del FURAG. Por otra parte, como fuentes de formulación de acciones correctivas, preventivas o de mejora, se tiene el seguimiento por el dueño de proceso a mapas de riesgos y a indicadores para lo cual se cuenta con el Procedimiento de Acciones Correctivas, preventivas y de mejora cargado en la herramienta Neogestion: http://siplag.gestiondelriesgo.gov.co/
2.2 COMPONENTE DE AUDITORÍA INTERNA
De conformidad con lo establecido en el artículo 9° de la Ley 1474 de 2011, la Jefe
Oficina de Control Interno ha elaborado y publicado en la página web de la Unidad cada cuatro meses, el Informe Pormenorizado del Estado de Control Interno de la Entidad, en el cual se presentan los avances frente a la implementación y mantenimiento del Sistema de Control Interno, así como las recomendaciones a que haya lugar.
La Oficina de Control Interno de la UNGRD, elaboró el Informe Ejecutivo Anual sobre la Evaluación del Sistema de Control Interno con base en las directrices que cada año expide el Departamento Administrativo de la Función Pública-DAFP, para la vigencia 2014 a través de la Circular Externa No. 100-01-2015 del 19 de enero de 2015, en
donde indica el contenido y la metodología para la elaboración del informe en mención.
De acuerdo con la metodología establecida por el DAFP, la evaluación se realizó mediante una encuesta diligenciada a través del aplicativo virtual del Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP, mediante usuario y clave que previamente asigna el DAFP a la Entidad.
Los resultados presentados por el Departamento Administrativo de la Función Pública el día 08 de Abril de 2015 se presentan a continuación:
El resultado de la vigencia 2014 publicado por el DAFP sobre el estado de madurez del Sistema de Control Interno de la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres, se encuentra en un nivel SATISFACTORIO y se interpreta de acuerdo a lo descrito en el Aplicativo del DAFP, así
La Entidad cumple de forma completa y bien estructurada con la aplicación del modelo de control interno, se toman acciones derivadas del seguimiento y análisis de la información interna y externa, permitiendo la actualización de sus procesos. La Política de Riesgos es conocida y aplicada por todos los procesos. Se cuenta
con mapas de riesgos por proceso y el institucional, lo que facilita la gestión de sus riesgos.
En razón a lo anterior, se evidencian los avances significativos que ha tenido la Unidad, tras un despliegue de acciones que permitieron avanzar en el proceso de implementación de nuestro Sistema Integrado de Planeación y Gestión-SIPLAG, especialmente en cuanto a documentación se refiere; al respecto y para efectos de la eficacia, eficiencia y efectividad, la Oficina de Control Interno recomienda continuar con las acciones necesarias para garantizar la adecuada implementación, mantenimiento y mejora continua del SIPLAG y fortalecer algunos procesos transversales como el de Servicio al Ciudadano con el seguimiento a la oportuna respuesta y trazabilidad de los documentos, así como al proceso de Gestión Documental a través de la implementación de diferentes mecanismos de gestión como las Tablas de Retención Documental.
La Oficina de Control Interno de la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres en cumplimiento de los roles de Acompañamiento y Asesoría, Fomento de la Cultura del Control, Evaluación y Seguimiento, Valoración del Riesgo, y Relación con Entes Externos; adelantó las siguientes actividades durante el segundo cuatrimestre de la vigencia 2015 , así:
ASESORÍA Y ACOMPAÑAMIENTO
L Acompañamiento y Asesoría proceso de Contratación Acompañamiento en los procesos de contratación en cuanto a aperturas de propuestas, cierres, audiencias, sorteos y adjudicaciones, y demás actos para garantizar transparencia en los procesos contractuales que se adelantan por la Unidad y por el Fondo Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres, así:
PROCESO N° DE EVENTOS
GESTIÓN GERENCIAL 1
SISTEMA INTEGRADO DE PLANEACION Y GESTION
1
GESTION DE REDUCCION DEL RIESGO
22
GESTION DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
1
GESTION CONTRATACION 14
PROYECTOS ESPECIALES 2
TOTAL 41
-2
1
4
7
10
13
16
19
22
25
GESTIÓNGERENCIAL
SISTEMAINTEGRADO DEPLANEACION Y
GESTION
GESTION DEREDUCCION DEL
RIESGO
GESTION DEBIENES MUEBLES
E INMUEBLES
GESTIONCONTRATACION
PROYECTOSESPECIALES
N°
AC
TIV
IDA
DES
ASESORÍA Y ACOMPAÑAMIENTO CONTRACTUAL
Acompañamiento y Asesoría Procesos de la UNGRD El equipo de la Oficina de Control Interno, en cumplimiento de su rol asesor, ha realizado acompañamientos a la Alta Dirección y a los funcionarios de las diferentes dependencias, así:
PROCESO N° DE
EVENTOS
GESTIÓN GERENCIAL 3
PLANEACION ESTRATEGICA 2
SISTEMA INTEGRADO DE PLANEACION Y GESTION
1
GESTION JURIDICA 3
GESTION DE REDUCCION DEL RIESGO
11
GESTION DE MANEJO DE DESASTRES
4
GESTION DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
2
GESTION FINANCIERA 4
GESTION DE SERVICIO AL CIUDADANO
1
GESTION CONTRATACION 1
EVALUACION Y SEGUIMIENTO 2
TODOS LOS PROCESOS 1
COLOMBIA HUMANITARIA 2
PROYECTOS ESPECIALES 4
SUBCUENTA SAN ANDRÉS 1
TOTAL 42
FOMENTO DE LA CULTURA DEL CONTROL
L Se realiza permanentemente y simultánea a la implementación de las actividades y operaciones que realiza la UNGRD, a fin de fortalecer los procesos institucionales y por ende su cultura de control en el acompañamiento que ha venido efectuando la Oficina de Control Interno a los funcionarios de las diferentes dependencias de la Unidad. Por otra parte, la Oficina de Control Interno realiza seguimiento a los controles implementados en los procesos, para lo cual establece un capítulo de controles en todos sus informes de ley y/o informes de evaluación y seguimiento, a fin de verificar dichos controles -de acuerdo a su aplicabilidad por parte del dueño del proceso y su equipo de trabajo-, o en su defecto, realizar las recomendaciones a que haya lugar.
GESTIÓN
GERENCIAL
PLANEACIO
NESTRATEGIC
A
SISTEMAINTEGRADODE
PLANEACION YGESTIO
N
GESTION
JURIDIC
A
GESTION
DEREDUCCIONDELRIESGO
GESTION
DEMANEJ
ODE
DESASTRES
GESTION
DEBIENESMUEBLES E
INMUEBLES
GESTIO
NFINANCIER
A
GESTIO
NDE
SERVICIO ALCIUDADANO
GESTIO
NCONTRATACION
EVALUACION YSEGUIMIENTO
TODOS
LOSPROCESOS
COLOMB
IAHUMANITARI
A
PROYECTOSESP
ECIALES
SUBCUENTASANANDRÉS
N° DE EVENTOS 3 2 1 3 11 4 2 4 1 1 2 1 2 4 1
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
No
. Act
ivid
ad
es
ASESORÍA Y ACOMPAÑAMIENTO A LOS PROCESOS
PROCESO N° DE EVENTOS
SISTEMA INTEGRADO DE PLANEACION Y GESTION
1
GESTION DE MANEJO DE DESASTRES
1
GESTION FINANCIERA 1
EVALUACION Y SEGUIMIENTO
1
TOTAL 4
EVALUACIÓN INDEPENDIENTE Y SEGUIMIENTO
La Oficina de Control Interno de la UNGRD, ha realizado diferentes actividades de seguimiento a los diferentes procesos de la Unidad, encaminadas a detectar posibles desviaciones en el sistema y verificar el grado de efectividad del control interno en el cumplimiento de los objetivos institucionales de la Unidad Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres. Como resultados del seguimiento de los anteriores procesos, se concluye que la Oficina de Control Interno ha realizado 16 Evaluaciones y Seguimientos a los procesos de la Unidad clasificados, así:
PROCESO N° DE EVENTOS
GESTIÓN GERENCIAL 1
SISTEMA INTEGRADO DE PLANEACION Y GESTION
2
GESTION DE MANEJO DE DESASTRES
1
GESTION DEL TALENTO HUMANO
1
GESTION DE SERVICIO AL CIUDADANO
1
EVALUACION Y SEGUIMIENTO
4
TODOS LOS PROCESOS 1
PROYECTOS ESPECIALES 4
SUBCUENTA SAN ANDRÉS 1
TOTAL 16
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
SISTEMA INTEGRADODE PLANEACION Y
GESTION
GESTION DE MANEJODE DESASTRES
GESTIONFINANCIERA
EVALUACION YSEGUIMIENTO
N°
AC
TIV
IDA
DE
S
FOMENTO DE LA CULTURA DEL CONTROL
GESTIÓ
NGERENCI
AL
SISTEMAINTEGRADODEPL…
GESTIO
N DEMANEJODEDE…
GESTIO
NDELTALENTO…
GESTIO
N DESERVICIO ALCI…
EVALUACION YSEGUIMIEN…
TODOS
LOSPROCESOS
PROYECTOSESP
ECIALES
SUBCUENTASANANDRÉS
N° DE EVENTOS 1 2 1 1 1 4 1 4 1
0123456789
10
Tít
ulo
de
l e
je
EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
VALORACIÓN DE RIESGOS
L A través del rol de asesoría y acompañamiento a los funcionarios de la Unidad en las diferentes reuniones organizacionales y en otras técnicas de auditoria y seguimiento empleadas por esta oficina, se ha considerado que la valoración del riesgo es uno de los pasos más importantes en el proceso de gestión de riesgos, por lo que se ha realizado campañas de difusión y acompañamiento con el propósito de efectuar oportunamente las acciones por parte de los líderes de procesos, tendientes a mitigar dichos riesgos.
En resultado de abril se identificaron riesgos por proceso y riesgos de corrupción vigencia primer cuatrimestre del 2015, con un total de 39 Riesgos por Proceso y 28 de Corrupción, los cuales se tomaran como base para actualización agendada para el mes de septiembre.
PROCESO N° DE
EVENTOS
SISTEMA INTEGRADO DE PLANEACION Y
GESTION
1
EVALUACION Y SEGUIMIENTO
5
TOTAL 6
RELACIÓN CON ENTES EXTERNOS
L Teniendo en cuenta que la Oficina de Control Interno es un componente dinamizador del Sistema de Control Interno, esta oficina ha facilitado los requerimientos de los organismos de Control Externo que se presentan a continuación, así mismo, ha coordinado los informes de la Entidad, verificándose de esa manera el rol de articular al interior y al exterior, el flujo de información de la UNGRD, así:
No. No RADICADO
CGR DETALLE
CONTRALORÍA ASUNTO
FECHA RADICACIÓN
UNGRD
1 IUC 792-764412
Procuraduría Delegada para la
Economía y la Hacienda Pública
El ente de control solicita información y documentación así: copia de las respuestas enviadas por la UNGRD a la CGR respecto de los hallazgos con carácter disciplinario De Orden Administrativo…. Anexar las respuestas que se derivaron por parte de la UNGRD ante los hallazgos relacionados por la CGR con ocasión de la auditoría de la vigencia 2013
04/05/2015
SISTEMA INTEGRADO DEPLANEACION Y GESTION
EVALUACION YSEGUIMIENTO
N° DE EVENTOS 1 5
0
1
2
3
4N
° D
E A
CT
IVID
AD
ES
VALORACIÓN DEL RIESGO
2 IUC 792-764413
Procuraduría Delegada para la
Economía y la Hacienda Pública
El ente de control solicita información y documentación así: copia de las respuestas enviadas por la UNGRD a la CGR respecto de los hallazgos con carácter disciplinario de orden contable Anexar las respuestas que se derivaron por parte de la UNGRD ante los hallazgos relacionados por la CGR con ocasión de la auditoría de la vigencia 2013
04/05/2015
3 Oficio No. 614 (111036 -2015 /ODAN /JHR
Procuraduría Delegada para
Asuntos ambientales y
Agrarios
Diagnóstico e identificación de la capacidad actual de adaptación de los municipios de Colombia frente al cambio climático. El ente de control requiere información geográfica y tabulada por municipio del impacto de eventos climáticos extremos…
04/05/2015
4 2015EE0061149
Grupo de Vigilancia Departamental Colegiada del
Cauca
Solicitud de Información denuncia 2015-78411-80194-D. Presuntas irregularidades en la ejecución del contrato de obra … para mejoramientos y adecuaciones en las sedes el Carrizal, Valles Hondos y Loma Gruesa de la Institución educativa Marden Arnulfo…
19/05/2015
5 2015EE0045617
Grupo de Investigación,
Juicios y Jurisdicción Coactiva del
Atlántico
Derecho de petición solicitud de información Ola Invernal 2010 - 2011 Dpto. del Atlántico PRF No. 80083-0656… establecer por parte del IDEAM aspectos relacionados con la ruptura del canal del dique y su incidencia en el dpto. del atlántico, para finales del 2010 y comienzos del 2011, tales como: - duración del fenómeno y estipulación de la fecha pico o de máximo impacto - Municipios afectados - Número estimado de damnificados
14/05/2015
6 2015EE0052410 Grupo de Vigilancia Fiscal Colegiada de
Nariño
Indagación preliminar No. 80522-063-208. Irregularidades en la UNGRD en la ejecución del contrato de Interventoría No. 9677-04-1038-2013 suscrito con la SCC; 9677-04-1153-2013 suscrito con Cesar Basilio Pineda, 9677-04-1296-2014 suscrito con Ímecon Ltda, y 9677-04-1049-2013 suscrito con Servimantenimientos, remitir copia de la siguiente documentación: - contrato inicial de obra....
07/05/2015
7 2015EE0058838
Gerencia Departamental
Colegiada de San Andrés Providencia
y Santa Catalina
Solicitud de Información indagación preliminar ANT_IP-2015-00426 Presuntas irregularidades en la asignación de subsidios de transporte aéreo en el dpto. del Archipiélago de San Andrés sin el cumplimiento total de los requisitos establecidos en los convenios No. 9677-20-1150-2012; 9677-20-506-2013 y 9677-20-1154-2013 y según lo ordenado mediante auto No. 003, por medio del cual se apertura una indagación preliminar y donde se solicita copia de los soportes de los pagos realizados...
20/05/2015
8 2015EE0058118
Grupo de Vigilancia Fiscal
Departamental Colegiada de
Córdoba
Solicitud informar veredas beneficiadas con tanques de almacenamiento , en ejercicio del control fiscal en los términos y competencias establecidos en la Constitución, Ley 267 de 2000, Resolución No.6689 de 2012, y en virtud del trámite de la denuncia que se está adelantando y cuyo objeto les fue comunicado mediante oficio No.2015EE0046936; muy respetuosamente le estamos solicitando informar cuales fueron las (11) veredas del Municipio de Santa Cruz de Lorica designadas por la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres para la distribución de los (11) tanques de almacenamiento de agua de 10.000 litros.
13/05/2015
9 2015EE0056449 Grupo de Vigilancia Fiscal Colegiada de
Nariño
Indagación preliminar No. 80522-063-208. Se solicita remitir copia de los soportes de los comprobantes de egreso del OTRO SI por valor de 375 millones de pesos….
08/05/2015
10 2015EE0061118
Contraloría Delegada para el
Sector Agropecuario
Solicitud de información sobre los recursos públicos destinados a la implementación de los decretos ley 4633, 4634 y 4635 de 2011 de asistencia, atención y reparación integral a víctimas de pueblos y comunidades indígenas, Negras, afrocolombianas, raizales, palenqueras y ROM
20/05/2015
11 2015EE0059476
Contraloría Gerencia
Departamental Sucre
Solicitud informe de cumplimiento del Fallo de la corte constitucional a través de sentencia T-648 de 2013… coordinar las acciones para rehacer el proceso administrativo, establecido en la resolución 074 de 2011y en la circular del 16 de dic de 2011…
19/05/2015
12 2015EE0062643
Contraloría Gerencia
Departamental de Antioquia
Solicitud de información Denuncia No. 2015-78657-80054-D. Se requiere informar y anexar evidencias relacionadas con copia de las cotizaciones presentadas por las sociedades FEME INGENIERIA LTDA, LUIS FERNANDO ISAZA CALDERON Y MEJÍA Y VILLEGAS S.A….
25/05/2015
13 6013-DC-1014 Defensoría del
Pueblo
No se ha recibido respuesta para brindar asistencia y protección a los habitantes del municipio de Jurado CHOCÓ por el fenómeno de origen natural "MAR DE FONDO O MAR DE LEVA"
25/05/2015
14 2015EE0070846 Dirección de
Vigilancia Fiscal Gestión Pública
Verificación documentación relacionada con la denuncia 2015-78389-82111-D que tiene que ver con presuntas irregularidades en la construcción de 117 viviendas de una urbanización en el Municipio de Ataco Tolima
16/06/2015
15 2015EE0072516
Gerencia Departamental
Colegiada Norte de Santander
Solicitud información indagación preliminar No. 2015-00969 donde solicita se informe si el contrato suscrito entre el municipio de Bucaramanga con los recursos otorgados por la subcuenta CH para la construcción de obras para la protección del acueducto y el alcantarillado ...
16/06/2015
16
Indagación Preliminar 80522-
062-208 - Gerencia Departamental de Nariño, Controlaría
General de la República
Grupo de Vigilancia Fiscal Colegiada de
Nariño
Indagación Preliminar 80522-062-208 - Gerencia Departamental de Nariño, Controlaría General de la República sobre presuntos hechos irregulares en la planeación, ejecución y control de las obras ejecutadas en la Zona de Amenaza Volcánica Alta del Volcán Galeras, en el departamento de Nariño documento para evaluar el cumplimiento de la supervisión e interventoría de las obras y que es pieza para demostrar el cabal cumplimiento de las labores de interventoría y por tanto la correcta vigilancia de las obras ejecutadas; muy comedidamente nos permitimos solicitar copia digital, legible, en formato PDF que permita búsquedas, el MANUAL DE INTERVENTORIA vigente durante Ia ejecuci6n de las obras de mantenimiento de las vías de la ZAVA, el cual debi6 aplicar el interventor para asegurar el cumplimiento de las condiciones contractuales y asegurar la calidad de las obras ejecutadas..
16/06/2015
17 SIAF-190451-2015
Procuraduría Delegada la
Descentralización y las Entidades Territoriales
Asunto ordinario No. SIAF 190451-2015 PROYECTO SNPAD Solicitud de Información al seguimiento del proceso de recuperación del Municipio de Salgar relacionada con el pago de los gastos exequiales en que incurrió el municipio de Salgar debido a la tragedia acaecida el pasado 18 de mayo de 2015
12/06/2015
18 2015EE0068426 Grupo de Vigilancia Fiscal Colegiada de
Nariño
Solicitud de Información IP No. 80522-063-208… presuntas irregularidades sobre el contrato de interventoría No. 9677-04-747-2013 del 23/07/2012 con Consultoría y Construcciones en Ingeniería S.A.S. Por $750 millones… se solicita copia de las facturas presentadas por el contratista, relacionadas en el oficio...
02/06/2015
19 IUC 2015-119-
769103 Procuraduría
Primera Distrital
Solicitud de información de los nombres o entes territoriales y/o municipios a los cuales se hizo transferencia de los recursos del Fondo para el proyecto FNR No. 3254 BPIN 0064005540000 denominado "construcción y rehabilitación de obras…
01/06/2015
20 IUS 2014-27233
092-4447-14
Procuraduría Provincial de Santa
Rosa de Viterbo
Que la Unidad se sirva remitir en un término de 5 días: cuál fue el trámite para aprobar el giro de recursos para adquisición de maquinaria en el municipio de Covarachía, específicamente el correspondiente al encargo fiduciario No. 12840
05/06/2015
21 PROCURADURIA SIAF 201782-2015
Procuraduría Delegada la
Descentralización y las Entidades Territoriales
Asunto ordinario No. SIAF 201782-2015 PROYECTO SNPAD La procuraduría recibió escrito del señor JESUS MARÍA ESPAÑA , Secretario de la Comisión Séptima del Senado de la República donde se presenta queja por presunta inatención a la población damnificada y afectada con el vendaval acaecido en el municipio de Sahagún. Dado lo anterior se requiere un informe detallado de la atención de emergencias brindada a la población de este municipio por el SNGRD, ...adicionar el plan de acción, cronograma y responsables a fin de realizar el seguimiento correspondiente.
18/06/2015
22 2015EE0083279
Contraloría Gerencia
Departamental de Antioquia
Comunicación Visita de inspección en Denuncia No. 2015-78657-80054-D relacionada con presuntas irregularidades en la asignación de recursos para la ejecución del contrato No. 9677PPAL001-201-2015 suscrito entre la UNGRD y el Consorcio obras Nechi…. donde se requiere el acompañamiento de un representante de la Unidad y a su vez presentar en la visita a efectuar, la documentación actualizada, planos record y toda la documentación correspondiente y relacionada con la ejecución del contrato.
10/07/2015
23
Solicitud de informaci6n. Exp.
389 OFI15-000017525-
GCD-400
Ministerio del Interior
Solicitud de informaci6n. Exp. 389 teniendo en cuenta lo ordenado en el Auto de Archivo Definitivo de fecha 24 de abril de 2015 del expediente 389 emanado de este despacho, y en aras de esclarecer los hechos presentados en el informe desarrollado por la Subdirecci6n de Procedimientos Correctivos del DNP, nos permitimos solicitar se sirva remitir copia de los informes presentados por el supervisor del Convenio Interadministrativo de cofinanciación y cooperaci6n No 1005-04-619-2009 suscrito entre el FNCFiduprevisora S.A. y el municipio de Urumita - Guajira.
04/06/2015
24
Solicitud de informaci6n Dr. CARLOS
MANUEL SILVA FUQUEN
Grupo de Vigilancia Fiscal Colegiada de
Nariño
Solicitud de Acta de Liquidación Contrato de Obra No. 9677-08-1038-2013
25/06/2015
25 IUS - D 2014-569-
559679
Procuraduría Provincial de Magangué
Solicita sea remitido de forma inmediata e informar si se realizó reintegro del desembolso realizado por parte del FNC durante el proceso de cierre bilateral del contrato NO. MPO 035 DE 2010 cuyo objeto fue la ejecución de obras de protección en la cabecera municipal y en el corregimiento de Tapoa municipio de Pinillos - Bolívar
06/07/2015
26 2015EE0081914
Contraloría Delegada de Participación Ciudadana
Reiteración oficio No. CGR2015EE0037244 del 26 de marzo de 2015. Información agregada a nivel departamental sin que haya dado respuesta puntual a lo solicitado por la CGR en relación al Estado de la entrega de tanques para almacenamiento de agua, de acuerdo al compromiso a la mesa institucional de agosto 29 de 2014., tampoco se remiten los estudios técnicos en los cuales se haya definido el criterio en los cuales se determina la entrega de tanques...
03/07/2015
27 SIAF 59278
Proyecto SNPAD
Procuraduría Delegada la
Descentralización y las Entidades Territoriales
Caso Preventivo No. SIAF 59278, Proyecto SNPAD Solicitud de informaci6n sobre gestiones adelantadas con ocasión del Fenómeno de "El Nino" 2014-2015. Cuales sectores estratégicos, identificados en el Plan Nacional de Contingencia como posibles afectados por los efectos del Fenómeno de "El Nino", han presentado UNGRD el correspondiente plan sectorial de contingencia. Cuales departamentos, identificados en el Plan Nacional de Contingencia corrió posibles afectados por los efectos del Fenómeno de "El Nino", han presentado a la UNGRD el correspondiente plan departamental....
25/06/2015
28 3600017-SAI002242 Procuraduría
Judicial Agraria y Ambiental
Verificación del suministro de agua potable en San Andrés Islas. Específicamente en dificultades de alcantarillado, Falta de líquido que amenaza la vida y la salud de las personas. El ente solicita se informe las acciones adelantadas en el dpto. para dar solución a la carencia del líquido vital AGUA en la isla de San Andrés, para que en el término de 15 días a partir del recibo
03/08/2015
29 2015EE0087747
Gerencia Departamental
Colegiada de San Andrés Providencia
y Santa Catalina
Solicitud información indagación preliminar ANT_IP_2015-00506 mediante auto de apertura No. 004. Verificación al convenio No. 9677-20-550-2013 entre el FNGRD e ICETEX donde se requiere copia de los informes parciales y/o final de supervisión de dicho convenio
24/07/2015
30 OFICIO AD-MHR-
582
Despacho procurador General de la Nación Grupo Asesores en Minas,
Hidrocarburos y Regalías.
Liquidación Forzosa administrativa de la Compañía de seguros Generales CONDOR S.A…. Acciones adoptadas por los municipios con los respectivos soportes y actos administrativos de aprobación con los que subsanan la sustitución de las pólizas constituidas respecto de los proyecto 1) FNR 32231 Construcción , montaje e instalación...
29/07/2015
31 2015EE0089496
Contraloría Gerencia
Departamental Amazonas
Solicitud de información ANT IP-2014-05366 En ente requiere copia de las memorias institucionales y/o el informe de gestión realizado como evidencia por el municipio de Leticia, la coordinación de CLOPAD y el personal designado del nivel nacional, para superar la situación de emergencia presentada en el municipio de Leticia...
28/07/2015
32 224378
Procuraduría Delegada para la
Vigilancia Preventiva de la Función Pública
Queja contrato de obra No. 013 de 2014. Demora en la ejecución y poco avance del contrato de obra cuyo objeto es la construcción de viviendas nuevas de la vereda San Juan, Achotal, Candelillas, Chinguirito, Vuelta de Cajapi, el Guapo - Miras Palma, en el municipio de Tumaco
24/07/2015
33 SIAF 130227-15
Procuraduría Delegada la
Descentralización y las Entidades Territoriales
Liquidación del contrato de interventoría No. 9677-04-601-2012 CONSORCIO TECNI ARB.. En documentación remitida por INVIAS se encuentra los documentos que soportan la declaratoria de incumplimiento del contrato … y solicita a la UNGRD se presente informe de manera detallada y cronológica de las actuaciones administrativas adelantadas que ha adelantado la entidad para pronunciarse sobre la declaratoria de incumplimiento...
23/07/2015
34 SG-221-2015 -
UNGRD
Defensoría del Pueblo Regional
Magdalena
Asunto: Alcance a la respuesta solicitud de implementación de medidas dirigidas a asegurar el acceso de agua potable a la comunidad del barrio Don Jaca de la ciudad de Santa Marta
03/08/2015
35 SIAF 180371
Procuraduría Delegada la
Descentralización y las Entidades Territoriales
Respuesta a requerimiento N° SIAF 180371, Proyecto SNPAD
04/08/2015
36 SIAF 72790-15
Procuraduría Delegada la
Descentralización y las Entidades Territoriales
Refrenda: Asunto Abreviado No, SIAF 72790.15, Proyecto SNPAD. Competencia — Banco de Maquinarla — Indicadores de desem pen°. Remisión del cuadro de indicadores de desempeño para evaluar al manejo del Banco de Maquinaria.
10/08/2015
37 2015EE0098540
Gerencia Departamental
Colegiada Norte de Santander
Transferencia económica realiza al Municipio de Bochamela (N de S), bajo el número de afectación presupuestal 14-0404 de 2014 1. Carta de confirmación de desembolso de la UNGRD al Municipio de Bochamela. 2. Afectación Presupuestal. 3. Solicitud del Municipio de Bochamela a la UNGRD. 4. Certificación Bancaria del Municipio de Bochalema. 5. Informe técnico entregado por el Municipio de Bochamela 6. Acta del Consejo Municipal de Gestión del Riesgo de Desastres del Municipio de Bochamela 7. Solicitud de desembolso al Municipio de Bochalema
13/08/2015
38 SIAF-75021-15
Procuraduría Delegada la
Descentralización y las Entidades Territoriales
Asunto abreviado No. SIAF 75021-15, Proyecto SNPAD. Remisión por competencia — Banco de Maquinaria — Indicadores de desempeño.
13/08/2015
39 2015EE0100521
Contraloría Delegada para la Gestión Pública e
Instituciones Financieras
información con relación a la denuncia 2014-65453-82111-D. Presuntas irregularidades en el FNC Subcuenta Colombia Humanitaria, fenómeno de la Niña 2010 -2011 … ejecución de un muelle Barranco Minas
14/08/2015
40 Oficio No. 001734 Procuraduría
Regional Nariño Solicitud información temporada de lluvias 27/07/2015
41 OFI15-00051252
JMSC 110300 ASOCOMUNAL
Comunicación No OFI15-00051252 JMSC 110300 DPG15-00019265
27/07/2015
42
Indagación Preliminar 80522-
062-208 - Gerencia Departamental de Nariño, Controlaría
General de la República
Grupo de Vigilancia Fiscal Colegiada de
Nariño
Indagación Preliminar 80522-062-208 - Gerencia Departamental de Nariño, Controlaría General de la República sobre presuntos hechos irregulares en la planeación, ejecución y control de las obras ejecutadas en la Zona de Amenaza Volcánica Alta del Volcán Galeras, ejecución del Contrato de Obra 9677-04-1038-2013.
16/07/2015
43 2015-78657-80054-
D
Contraloría Gerencia
Departamental de Antioquia
visita de inspección en la denuncia No. 2015-78657-80054-D en el marco del contrato 9677-PPAL01-201-2015
17/07/2015
44 2015EE0104320
Gerencia Departamental
Colegiada Norte de Santander
Para que obre dentro de la denuncia, 2015-78385-80544-D, me permito solicitar la siguiente información u ordene a quien corresponda: nombre completo, cargo, copias de funciones del funcionario o personal que tiene la labor de realizar la supervisión a la ejecución del recurso autorizado y entregado al municipio de Bochalema...
24/08/2015
45 RC-1023 Procuraduría
Provincial de Buga
indicar cuál fue el trámite dado a la solicitud formulada por el señor ARCESIO CARMONA VILLEGAS, cuya copia se adjunta, quien refiere haber sido damnificado por la ola invernal en el año 2011, donde perdió cultivos, muebles y enseres y hasta la fecha no le han reconocido auxilio alguno
25/08/2015
46 20156110944062' 20157720172421
Fiscalía Dirección Nacional de
Seccionales y de Seguridad Ciudadana
Presunta incidencia penal en el archipiélago de San Andrés… de la gestión y trámite darán respuesta a través de la Dirección Seccional San Andrés Ubicada en la Cra 16 Calle 1 A barrio Serie Bay Edificio Fiscalía General de la Nación en donde le informarán la fiscalía asignada del caso.
25/08/2015
47 2015ER0071739
2015-85385-82110-D
Contraloría General de la República
DENUNCIA CONTRA LA FIDUPREVISORA S.A. CON OCASIÓN DEL PAGO CARTERA COLECTIVA 9814 CONTRATO DE OBRA 2011-04-0076 EN CONVENIO CON COLOMBIA HUMANITARIA. Denuncia interpuesta por la Dra. Sheila Beatriz Namén Chavarro jefe OAJ de la Gobernación del Cesar, enviada al sr. Contralor de la CGR. Referencia contrato de obra No. 2011-04-0076 cuyo objeto contractual es: "rehabilitación, mantenimiento y obra…"
31/07/2015
48 IUC-D-2012-569-
525734
Procuraduría Provincial de Magangué
Por segunda vez, el ente de control solicita se confirmen si con ocasión del segundo desembolso que se hiciera al Municipio de San Jacinto de Cauca a través de la Fiduprevisora S.A., el 14 de septiembre, para la construcción de 17 viviendas faltantes del proyecto de vivienda para damnificados en la vereda de berlin en el municipio de san Jacinto del cauca bolívar, se realizaron los seguimientos técnicos a la construcción de dichas viviendas, en caso positivo aportar soportes...
31/08/2015
Por otra parte, teniendo en cuenta el proceso de instalación de la Auditoría Regular por parte de la Contraloría Delegada Gestión Pública e Instituciones Financieras, se expidió la Circular No. 006 del 19 de Enero de 2015, a través de la cual se generaron directrices para el trámite de los requerimientos en el marco de dicha auditoría. Para este efecto, se definió que la Oficina de Control Interno actuaría como canal de articulación de la información y enlace de entrevistas entre el Grupo Auditor y la UNGRD. En razón a lo anteriormente expuesto, la Oficina de Control Interno facilitó el flujo de información para la atención de 79 requerimientos (44 requerimientos del FNGRD y 35 requerimientos de la UNGRD).
2.3 COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO
Plan de Mejoramiento Con relación al Plan de Mejoramiento Institucional, la Oficina de Control Interno realizó
seguimiento a las acciones de mejora establecidas por los líderes de proceso y el seguimiento correspondiente fue reportado el 30 de Abril de 2015 y otro al 15 de Julio de 2015 que incluyó la implementación del plan de mejoramiento de la auditoria regular correspondiente a la vigencia del 2014 a la Contraloría General de la República a través del aplicativo SIRECI.
La Oficina de Control Interno ha adelantado el acompañamiento pertinente para el seguimiento de las acciones y actividades formuladas en los planes de mejoramiento ocasionales, producto de las Actuaciones Especiales adelantadas por los Órganos de Control, durante la vigencia 2014 y 2015.
En el marco de la implementación del Sistema Integrado de Planeación y Gestión y de acuerdo con los resultados de la Auditoría Interna al SIPLAG, se viene adelantando la definición de acciones de mejora en los procesos. Dicho proceso se encuentra en el siguiente avance:
PROCESO TOTAL HALLAZGOS Acciones Definidas
% Ejecución
Gestión documental 30 15 84
Gestión de infraestructura tecnológica 20 20 100
Planeación estratégica 17 17 94
Gestión Manejo de Desastres 9 4 100
Gestión de bienes muebles e inmuebles 16 16 100
SIPLAG 23 23 100
Gestión para la cooperación internacional 4 4 100
Gestión de control disciplinario 15 15 100
Gestión Gerencial 11 6 100
Gestión Talento humano 23 23 100
Gestión Financiera 12 9 100
Gestión Jurídica 12 9 100
Gestión Contratación 18 6 100
Gestión Servicio al Ciudadano 10 5 100
Gestión de sistemas de información 10 10 100
Gestión de Reducción del Riesgo 41 41 100
Gestión Conocimiento del Riesgo 16 16 100
Gestión Comunicaciones 7 7 100
Evaluación y Seguimiento 0 N/A N/A
ESTADO FORMULACION Y CARGUE 294 246 83
Fuente: Oficina Asesora de Planeación e Información (Reunión Equipo SIPLAG mes de Abril)
3 EJE TRANSVERSAL INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Avances
Información y Comunicación Interna y Externa
La OAC cuenta con formato de comunicación primaria en donde se establece
estrategia de comunicación externa, plan estratégico de comunicación y fuente de
información de entes públicos.
Se dispone en la página web de micrositios en donde se publica información
institucional. Micrositio simulacro Nacional de Búsqueda y rescate, Simulacro
Nacional de Evacuación, prevención frente a incendios forestales.
Se ha cargado oportunamente la información enviada por las áreas que hacen
solicitudes relativas a este tema.
Rendición de cuentas programada para el mes de octubre de acuerdo a
información y liderazgo de OAPI
Publicado en: http://portal.gestiondelriesgo.gov.co/Paginas/rendicion-cuentas.aspx
Se dispone en la página web de información institucional a través de notas
comunicativas, vídeos informativos y contacto con la ciudadanía a través de redes
sociales. Se cuenta con un menú sala de prensa en donde se dispone información
de interés para la ciudadanía
Información y Comunicación Interna El proceso de gestión de comunicaciones por medio de solicitud de correo electrónico
apoya la comunicación interna mediante la realización de Mailing, comunicados y
boletines.
La OAC cuenta con plan estratégico de comunicación en donde se establecen los ejes
fundamentales y líneas de acción para la UNGRD. Actualmente puede ser consultado
en el servidor general_E-evidencias auditoria interna-_05comunicaciones_carpeta139
Se realizan reuniones mensuales de retroalimentación de la reunión de líderes
SIPLAG en donde se socializa las documentos propios de la OAC y aquellos que se
modifican y son transversales en la entidad. Para constancia se realiza actas
mensuales.
Sistemas de Información y comunicación Página web, que es actualizada diariamente con información institucional.
Estado General del Sistema de Control Interno
La evaluación del Sistema de Control Interno de la Unidad se efectuó en el mes de Febrero de 2015, De conformidad con lo establecido en la Resolución 357 de julio 23 de 2008, “por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación.” atentamente me permito remitir el Informe de Evaluación Control Interno Contable vigencia 2014. De acuerdo a los rangos de interpretación de las calificaciones o resultados obtenidos de la evaluación del control interno contable, establecidos por la Contaduría General de la Nación, se evidencia que el grado de implementación y efectividad de los controles asociados a las actividades del proceso contable, refleja un criterio de evaluación de “adecuado” con una calificación de 4.4 Sobre 5.0, lo cual indica que el Sistema de Control Interno Contable, está siendo efectivo.
Sin embargo la Oficina de Control Interno recomienda efectuar mesas de trabajo de
seguimiento a los controles implementados a los procesos que alimentan la información
de la gestión financiera contable, realizar la actualización de los riesgos presentes en el
área financiera, teniendo en cuenta los identificados por la OCI y continuar trabajando en
las acciones que se establecieron en el Plan de Mejoramiento a fin de subsanar
eficientemente los hallazgos descritos por la Contraloría y los reportados por la Oficina de
Control Interno, de tal manera que contribuyan al fortalecimiento del proceso de Control
Interno Contable de la unidad y el cumplimiento de lo establecido en el Régimen de
Contabilidad Pública y demás normas aplicables.
OLGA YANETH ARAGON SANCHEZ
JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO UNGRD
Elaboró: Norma Yamile Usme / OCI Reviso: Magnolia Vargas Fonseca / OCI Aprobó: Dra. Olga Yaneth Aragón Sánchez / Jefe OCI
