UNIVERSIDADE FEDERAL DE SERGIPE-UFS

DEPARTAMENTO DE COMPUTAÇÃO

RELATÓRIO TÉCNICO

GUIA DE USO PARA O PETIC 2.0

LUCAS OLIVEIRA DE MARCHI

ROGÉRIO P. C. DO NASCIMENTO

SÃO CRISTÓVÃO (SE)

MAIO DE 2010

Sumario:

Introdução

Por que usar o PETIC Guia PETIC

Escrevendo a Apresentação, Parte 1

Escrevendo e Definindo o Desenvolvimento

Aplicação e uso do PETIC.

Escrevendo a Apresentação, Parte 2

1. Introdução

Nos últimos anos as Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC) têm ganhado espaço nas

organizações. A evolução e barateamento dessas tecnologias às fizeram acessíveis à

praticamente todas as organizações, inclusive as menores.

Hoje transformar TIC em vantagem competitiva tem se mostrado um desafio. Sem um

planejamento estratégico bem definido para TIC, as organizações investem recursos

aleatoriamente e tecnologias que deveriam ajudar acabam atrapalhando. O Planejamento

Estratégico de Tecnologia de Informação e Comunicação (PETIC) é um modelo para elaboração

de um planejamento estratégico especificamente para TIC. Este guia está modelado de acordo

com a versão mais recente, o PETIC 2.0. A partir daqui será utilizado apenas o termo PETIC o

qual se refere a sua versão mais atual. A idéia deste trabalho é guiar novos consultores na

escrita e elaboração do PETIC. Com uma linguagem clara e, sempre que possível, a utilização

de exemplos, este guia mostrará as etapas necessárias para a construção do PETIC para a sua

instituição. Conforme o guia for avançando, pequenos referencias teóricos serão mostrados

para dar suporte às atividades propostas.

2. Por que usar o PETIC.

O PETIC é um produto do Departamento de Computação (DCOMP) da Universidade Federal de

Sergipe (UFS). O DCOMP vem mantendo e atualizando as normas e diretrizes do conteúdo do

PETIC desde 2007. O objetivo geral do PETIC é fornecer uma ferramenta simples que possa ser

utilizada para definição da estratégia de TIC de qualquer tipo de empresa.

O PETIC aborda cinco grandes áreas da TIC, a saber: (i) Dados, (ii) Software, (iii) Hardware, (iv)

Telecomunicações e (v) Pessoas.

A estrutura de um PETIC pode ser vista na Figura 1 a seguir:

Figura 1: componentes do PETIC

Seu perfil modularizado permite que o planejamento estratégico se adéqüe desde empresas

com pequenos negócios até grandes organizações, incluindo instituições publicas. Essa

modularização permite que áreas poucos relevantes para determinada empresa sejam

ignoradas liberando mais tempo para ser utilizado nas áreas mais importantes. Além disso, o

consultor conta um apêndice de processos de cada grande área. Esse apêndice mostra

processos que normalmente são encontrados em uma organização. Por fim o consultor é livre

para definir processos, por vezes únicos, que sejam relevantes dentro do contexto da empresa.

É Importante notar que as cinco grandes áreas do desenvolvimento não são hierarquicamente

relacionadas. Cada área tem autonomia e independência, apresentando ligações de

cooperação sempre que uma área é analisada.

Cada componente do PETIC será descrito em detalhes nas seções a seguir.

3. Escrevendo a Apresentação – Parte 1

A metodologia de análise, o cenário desejado e o estado da arte em TIC serão escritos

posteriormente. Apesar de estarem inseridos na apresentação,a natureza desses faz com que

sejam melhor abordados após a fase de Desenvolvimento ter sido completamente realizada.

A seguir, seguem as primeiras preocupações que devem ser vistas na Apresentação:

3.1 Apresentação Formal da Organização

Nessa primeira parte deve constar um pequeno resumo da organização. Defina

respectivamente: (i) o motivo de sua existência, (ii) sua estrutura organizacional/ hierarquia

departamental, (iii) Situação no mercado atual, (iv) missão, visão e, valores e (v) os objetivos

da organização.

. Lembre-se que a apresentação Formal da organização normalmente apresentada sem

subdivisões. A divisão utilizada aqui é apenas para facilitar o entendimento sobre o que deve

ser abordado. Os pontos supracitados serão vistos a seguir

3.1.1 Motivo da existência

Por que a empresa existe? O que ela faz? Quais clientes ela tenta atender? Descreva qual o

negócio da empresa, qual seu publico alvo. Se necessário cite alguns de seus principais

produtos e clientes.

3.1.2 Estrutura Organizacional ou Hierarquia

Descreva brevemente como a organização se divide, qual seu tamanho e qual a linha de

comando. Detecte principalmente se existem setores com poder de decisão sobre as áreas de

TIC.

3.1.3 Situação no mercado atual.

É importante saber qual a situação da organização no mercado na qual está inserido. Analise e

comente sobre conquistas, concorrentes, informações do mercado e outras informações

relevantes sobre o meio no qual a organização está inserida. É necessário uma análise franca

desse tópico, inclusive caso a situação seja desfavorável.

3.1.4 Missão ,Visão e Valores

Adicione ao corpo da apresentação a Missão a Visão e os Valores da organização

3.1.4 Definindo os Objetivos da Organização.

Os dados de entrada para o PETIC são os objetivos que da organização. Na definição do PETIC é

importante saber o que exatamente a organização quer e o que é mais importante para a

mesma. Objetivos vagos como “crescer”, “melhorar” precisam ser destrinchados em objetivos

que traduzam as necessidades reais da empresa, como, por exemplo: “aumentar o lucro”,

“melhorar o atendimento ao cliente”, “dar visibilidade à marca” ou “Receber o Certificado

ISSO 9000”.

Após definir os objetivos da Organização liste-os como no exemplo da tabela abaixo:

Objetivo: N° do Objetivo

Aumentar o lucro 1

Melhorar o atendimento ao cliente 2

... n

Tabela 1: listando os objetivos organizacionais.

A Tabela 1 servirá como referencia no futuro para definir a prioridades dos processos.

4. Escrevendo e definindo o Desenvolvimento.

No seguimento dos trabalhos, este é o momento no qual se inicia a análise e escrita das

grandes áreas do PETIC, conforme o workflow apresentado na figura a seguir:

Figura 2: workflow do PETIC

Na Figura 2 encontram-se os principais passos que compõem o desenvolvimento do PETIC, da

Análise dos processos até os Diagramas de Gantt. A Análise dos processos é um levantamento

de todos os processos da organização. Os níveis de maturidade , a Relevância do Processo e a

definição do estado ideal servem para diagnosticar a situação atual, medir a sua importância e

definir aonde o processo deve chegar. O gráfico de Importância x custo e diagramas de Gantt

servem para definir prioridades e metas.

Os objetivos da organização já foram previamente definidos e são os mesmo para todos os

processos. Os passos compreendidos entre a análise dos processos até os diagramas de Gantt

serão repetidos 5 vezes, uma para cada grande área. A seguir, será vista a maneira como

começar a analise dos processos e como passar por cada uma das etapas.

4.1 Definição de uma Metodologia de Análise.

Com a eminência do inicio dos trabalhos de análise se faz necessário definir uma metodologia

de trabalho. Muito do trabalho manual é apoiado por material do apêndice desse guia. Então

os tópicos de interesse são: (i) grupos de trabalho e (ii) levantamento de dados. Tome notas de

todas as decisões referentes a metodologia, elas servirão no futuro para terminar de escrever

a apresentação PETIC.

4.1.1. Grupos de trabalho

As cinco grandes áreas do PETIC podem ser exploradas simultaneamente por grupos.

Dependendo do tamanho da empresa, do número de consultores envolvidos e do tempo

disponível. Caso o número de consultores seja reduzido e a organização seja grande, pode ser

melhor manter um único grupo para analisar uma grande área por vez. Cada situação

apresentará uma situação única e cabe ao consultor definir qual a melhor abordagem para o

problema.

Sempre que possível procure criar grupos para realizar a análise simultaneamente, assim as

interações entre as grandes áreas podem ser analisadas em tempo real e economizar tempo.

Tome o cuidado de delegar os responsáveis por cada área de acordo com suas aptidões. Caso

algum dos consultores não estejam familiarizados com a metodologia PETIC, instrua-o nos

passos 4.x.

4.1.2 Levantamentos de Dados.

Defina qual o melhor método para o levantamento de dados na organização. Podem ser

usados: entrevista, consulta de documentação e análise in loco . A definição dos métodos

depende da situação de cada grande área. Vários métodos podem ser utilizados de forma

híbrida.

4.2 Análise dos processos.

Quando analisar uma grande área, comece fazendo um levantamento de todos os processos

existentes na organização que são do escopo da mesma. No apêndice A você encontra tabelas

com os processos mais comuns para cada grande área.

O molde do PETIC dá ao consultor a liberdade de escolher quais processos compõem a

realidade da empresa. Alem de analisar os processos existentes, verifique a possibilidade de

incluir processos importantes que ainda não existem mas podem ajudar a atingir as metas da

organização.

Liste todos os processos que serão analisados como na tabela exemplo disponível no

apêndice A. Os campos maturidade e objetivos serão explicados nas seções que se seguem.

Hardware

Sub. Área Maturidade Objetivo

Manutenção Manutenção preventiva.

Manutenção Corretiva

Redundância de hardware

Tabela 2: Exemplo de uma tabela de processos da área de Hardware.

4.2.1 Definindo o nível de maturidade de um processo.

No PETIC os processos recebem um nível de maturidade. Essa ferramenta ajudará na

visualização do estado atual da organização, no controle de progressos no decorrer do tempo,

e na definição de metas e de prioridades. Os processos podem receber uma nota de 0 a 4 que

significam respectivamente : 0- Inexistente. 1- Mínimo 2- Seguro, 3-Satisfatório e 4-Estado

Ideal do Processo. A Figura 3, a seguir, ilustra-os.

Figura 3: Níveis de Maturidade do PETIC

No apêndice A você achará uma tabela que dará suporte a definição da maturidade do

processo. Essa tabela contém perguntas genéricas que devem ser respondidas com “Sim” ou

“Não”. A tabela não é um guia absoluto, novas perguntas podem ser adicionadas a cada nível.

Não é recomendável retirar perguntas, apenas adicionar novas. Algumas perguntas precisam

ser interpretadas de acordo com o processo. Isso é feito de maneira simples como pode ser

visto no exemplo da análise da segurança de uma rede sem fio :

Nível 2- Seguro Sim Não

Existe plano de contingência? x

O processo pode ser considerado robusto ?

O processo não oferece riscos a outras áreas? x

Em caso de falha o processo pode ser recuperado? x

O Firmware do roteador permite controle de MAC? x

Tabela 3. Exemplo de como utilizar a tabela de definição do nível de maturidade

As perguntas em negrito são perguntas padrões. Nesse caso especifico a pergunta “O processo

pode ser considerado robusto?” pode ser interpretada como “existe senha de proteção para o

acesso da rede?”. A pergunta sobre o Firmware em letras diferenciadas mostra uma pergunta

que o consultor julgou importante ser respondida no contexto da organização e para esse

processo em particular.

Após definir a maturidade de um processo preencha o campo “maturidade” na tabela de

processos. Tome notas de detalhes importantes (se existirem). Caso sua grande área precise

de um processo do escopo de outra área esse é um bom momento para entregar sua

requisição para o responsável pela área. Por exemplo, o responsável por telecomunicação

pode requisitar a área de Hardware que adquira fones para sua solução VOIP.

4.2.2 Pesos dos processos

Cada processo dentro da organização tem uma importância. Alguns logicamente serão mais

importantes que outros. Considere os objetivos da organização que foram anotados na tabela

da apresentação e defina em qual(is) objetivo(s) o processo tem relevância. Anote o número

dos objetivos no campo “objetivos” da tabela de processos. Caso seja um processo importante

para dar suporte da área de TIC dentro da organização, marque com “Suporte”.

TELECOMUNICAÇÃO

Sub. Área Maturidade Objetivo

Telefonia Telefonia Fixa 3 2

VOIP 1 1

Redes Estrutura de rede 4 Suporte

Tabela 4: exemplo de tabela Preenchida.

No exemplo da Tabela 4 pode ser observado o alinhamento de alguns processos. Considere o

Objetivo 1 como “Reduzir custos” e o Objetivo 2 como “Melhorar o atendimento ao cliente”.

Dessa maneira fica claro qual como cada processo influencia os interesses da organização. A

estrutura de rede, por exemplo, não auxilia diretamente a empresa a atingir os seus objetivos.

Porém é de estrema importância para o funcionamento de outras áreas de TIC.

4.2.3 Definição das Atividades a serem realizadas.

Após ter definido o nível de maturidade atual de um processo, deve-se definir quais as

atividades que precisam ser realizadas acerca desse processo. Essa definição dependerá de

fatores únicos em cada organização como: (i) tamanho da organização, (ii) recursos disponíveis

e (iii) necessidades especificas da organização.

Uma vez que a importância do processo já está clara. Considere os itens de i à iii supracitados.

Para processos que tenham um impacto direto nos objetivos da empresa, defina como meta

atingir o nível 4. Processos de baixa relevância podem ficar no nível 3. Nem todos os processos

precisarão obrigatoriamente ter atividades relacionadas à sua melhoria. Lembre-se também

que a melhor solução para a organização pode não ser a melhor solução existente. Ou seja,

uma rede de fibra ótica nem sempre é a melhor a solução para uma pequena empresa.

Agora defina detalhadamente como atingir a meta. Explique como a atividade em questão

deverá ser realizada. Defina (i) a metodologia de trabalho necessários, (ii) quantos

colaboradores serão alocados, (iii) qual o tempo que essa atividade deve durar e (iv) quais os

custos estimados para a atividade.

Durante essa escrita prepare uma breve descrição de cada Estado da Arte de TIC utilizado. Essa

descrição não deve ser maior que um parágrafo, deve conter uma referencia externa para

consulta do leitor final do documento e ser focada para explicar o seu uso na organização.

Separe todos os Estados da Arte em TIC da área em questão em um documento único para ser

entregue ao responsável da sua grande área.

Exemplo de uma atividade definida e descrição do Estado da Arte de TIC:

Telecomunicações 01 – Instalação de Rede sem Fio.

Para aumentar a produtividade dos executivos que transitam pela empresa uma rede sem fio

será instalada na empresa. O sinal de rede deve atingir todas as áreas da empresa. Um ponto

de acesso sem fio, certificado nos padrões Wi-Fi 801 G/N, deve ser ligado diretamente no

switch da rede no primeiro andar. Caso necessário outro ponto de acesso adicional pode ser

instalado no segundo andar. A rede utilizará como protocolo de segurança WPA2. Será

necessário configurar os notebooks de todos os funcionários da empresa. Para essa atividade

serão destacados 2 estagiários. É esperado que essa atividade consuma uma semana de

trabalho dos mesmos para ser executada. O custo da atividade será de aproximadamente

R$400

Wi-FI : Tecnologia que permite que Notebooks e computadores acessem uma rede através de

sinais de radio, dispensando a utilização de fios. www.wi-fi.org

WPA2: Wi-Fi Protected Access. É um tipo de encriptação de dados e segurança de redes sem

fio compatível com a solução Wi-Fi. www.wi-fi.org

Note, que muito mais poderia ser dito sobre WPA2.Poderia se falar sobre tamanho de chaves

de encriptação , AES e TKIP ou vulnerabilidades conhecida. Porém deve se levar em

consideração quem é o leitor final do PETIC! As informações precisam ser claras, e fornecidas

na medida da necessidade do leitor.

4.3 Elaboração do gráfico Importância x Custo

Uma vez definidos todos os processos e seus estados ideais falta definir em que ordem as

ações serão realizadas. Note que nem todos os processos precisam ser incluídos nessa tabela.

A principio esse gráfico não fará parte da estrutura escrita do PETIC seu objetivo é auxiliar na

definição das prioridades através de seu custo beneficio.

O eixo importância é comparativo, defina quais são os processos mais importantes levando em

consideração os objetivos da organização e coloque-os no eixo vertical da tabela. Já o custo é

um eixo quantitativo, onde deve ser marcado o custo estimado de cada ação. A unidade básica

depende do tamanho da organização. A figura xxx exemplifica a utilização desse gráfico.

Figura 4: Exemplo do gráfico Importância x Custo

A escolha da primeira atividade é simples, opção “C” é a mais importante e de menor custo.

Logo deve ser a primeira a ser realizada. Já a segunda atividade a ser realiza mostra um

impasse. A opção “A” é menos relevante que a opção “B”, porem é mais barata, se por

exemplo o custo não for um fator limitante, ou o tempo disponível para mostrar resultados

seja curto, a opção “ B” deveria ser escolhida. Caso contrario, escolheríamos a opção “A”.

Estude o custo x beneficio de cada opção e defina as prioridades.

4.4 Diagramas de Gantt.

Uma vez definida a ordem da Ações que serão realizadas chega a hora de elaborar diagramas

de Gantt. Estes gráficos descrevem de maneira visual como as atividades de um projeto devem

decorrer.

Figura 4: exemplo de diagrama de Gantt

Para cada atividade definida no diagrama podemos visualizar uma serie útil de informações.

No diagrama podemos ver quantos e quais são os responsáveis pela atividade, os custos

estimados para sua realização, quando será sua realização e qual o tempo estimado.

Esses diagramas também se provam útil como ferramenta de controle de execução.

4.5 finalizando o desenvolvimento.

Cabe ao responsável por cada grande área compilar o trabalho do grupo.

Para cada grande área que trabalhada será escrito um capitulo. Estes seguem o padrão (i)

identificação do cenário atual, (ii) apresentação da tabela de analise de processos, (iii)

determinação do cenário desejado, (iv) as atividades necessárias para atingir o cenário

desejado e (v) o diagrama de Gantt da área em questão.

Escreva um parágrafo relatando como foi o desenvolvimento das atividades. Como os dados

foram levantados, quais colaboradores foram entrevistados ou auxiliaram diretamente o

processo. Escreva outro parágrafo descrevendo o cenário desejado para sua área de TIC.

Entregue esse material ao responsável pela organização das grandes áreas.

5. Escrevendo a Apresentação – Parte 2

Após o termino das atividades de desenvolvimento termine a Apresentação. Esse passo será

curto, pois o material já foi produzido nos passos anteriores

5.1 Metodologias de Análise do PETIC

Explique brevemente o que foi decidido no passo 4.1.x. Como foi a organização dos

consultores, se houve divisão de tarefas comente como elas aconteceram. Recolha as

anotações que o(s) consultor(es) responsáveis por cada área fizeram, explanando sua

metodologia de trabalho em como as pessoas e cargos com quem interagiram. Cada área deve

receber pelo menos um parágrafo, utilize o parágrafo escrito pelo no passo 4.5 como fonte de

informação.

5.2 Cenário desejado para TIC na Organização

Descreva resumidamente qual é o cenário idealizado para cada grande área. Explique quais as

atividades mais importantes em cada área. Ressalte como essas atividades podem ajudar a

organização a atingir seus objetivos e como elas utilizarão as tecnologias no Estado da Arte em

TIC. Utilize o resumo escrito pelos consultores no passo 4.5

5.3 Estado da Arte em TIC.

Recolha e organize a descrição de cada nova tecnologia que vai ser utilizada e foi previamente

separada pelos gestores no passo 4.2.3. Mencione a fonte