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PRÓ-REITORIA DE PLANEJAMENTO E ADMINISTRAÇÃO
Manual de Fiscalização de
Contratos
Fortaleza – Ceará 2017
UNIVERSIDADE FEDERAL DO CEARÁ – UFC
Reitor Prof. Henry de Holanda Campos
Vice-Reitor Prof. Custódio Luís Silva de Almeida
Pró-Reitor de Graduação Prof. Cláudio de Albuquerque Marques
Pró-Reitor de Pesquisa e Pós-Graduação Prof. Antônio Gomes de Souza Filho
Pró-Reitora de Extensão Prof.ª Márcia Maria Tavares Machado
Pró-Reitor de Planejamento e Administração Prof. Almir Bittencourt da Silva
Pró-Reitor de Assuntos Estudantis Prof. Manuel Antonio de A. Furtado Neto
Pró-Reitora de Gestão de Pessoas Prof.ª Marilene Feitosa Soares
PRÓ-REITORIA DE PLANEJAMENTO E ADMINISTRAÇÃO – PROPLAD
Pró-Reitor Prof. Almir Bittencourt da Silva
Pró-Reitor Adjunto Prof. Augusto Teixeira de Albuquerque
Assessoria de Legislação Prof. José Adriano Pinto
Assessoria Geral Luana Claudio Sombra
Coordenadoria de Planejamento e Gestão
Estratégica Roberta Queiros Viana Maia
Coordenadoria de Programação e Alocação
Orçamentária Francisco Álcimo de Andrade
Coordenadoria de Administração e Patrimônio Adênia Maria Augusto Guimarães
Coordenadoria de Licitação Horácio Luiz de Sousa
Coordenadoria de Contabilidade e Finanças Kécia Maria Mendes Carneiro
Coordenadoria de Contratos e Convênios Augusto Cezar Moura de Macedo
Imprensa Universitária Joaquim Melo de Albuquerque
Setembro/2017
Elaboração:
Prof.ª Denise Maria Moreira Chagas Corrêa
Prof.ª Sueli Maria de Araújo Cavalcante
Prof. José Adriano Pinto
Versão: 2.0
Data: 27/09/2017
APRESENTAÇÃO
(da 1ª Versão)
A Pró-Reitoria de Administração (PRADM), desde meados de 2012, vem
estimulando a discussão de temas relacionados às contratações públicas, na tentativa de
aperfeiçoar os processos administrativos inerentes a este assunto, no âmbito da
Universidade Federal do Ceará (UFC).
Considerando que já foram produzidos manuais aplicáveis aos procedimentos
de compras e contratações de bens e serviços, bem como de gestão de materiais e
patrimônio, faltava ainda a manualização das rotinas inerentes ao acompanhamento da
execução dos contratos firmados pela UFC.
Isto posto, o presente Manual de Fiscalização e Gestão de Contratos propõe-
se a padronizar as rotinas inerentes ao acompanhamento da execução dos contratos no
âmbito da UFC. Assim, este documento abrangente e de fácil manuseio, compreensão e
aplicação pretende ser considerado como um instrumento eficaz para a otimização destas
atividades.
Agradecemos a colaboração da Auditoria Interna e da UFC-Infra, pelas
valiosas contribuições que resultaram na versão final deste trabalho e a todos que, de
forma direta ou indireta, contribuíram para tal, e desejamos, especialmente, aos servidores
da UFC investidos na função de gestores e fiscais de contratos, que sejam bem sucedidos
no desempenho de suas atividades.
Fortaleza, 28 de outubro de 2014.
Profa. Denise Maria Moreira Chagas Corrêa
Pró-Reitora de Administração
PREFÁCIO
O presente Manual de Fiscalização de Contratos foi elaborado com o intuito
de instruir as Equipes de Fiscalização das contratações públicas da Universidade Federal
do Ceará (UFC), bem como de informar toda a comunidade universitária, no que diz
respeito aos assuntos, processos e procedimentos que ocorrem durante a vigência dos
Contratos Administrativos no âmbito da UFC.
Os capítulos seguintes dividem-se em definições das terminologias utilizadas,
responsabilidades das unidades e servidores envolvidos na gestão contratual,
procedimentos a serem adotados em casa fase e, ao final, estão inseridos os documentos
necessários à instrução dos Processos Administrativos relacionados às contratações da
UFC.
Em virtude da necessidade de aperfeiçoamento dos processos existentes, das
transformações ocorridas na UFC, bem como das constantes mudanças na legislação
brasileira, em especial, da instituição da Instrução Normativa SEGES/MP nº 05, de 26 de
maio de 2017, que dispõe sobre regras e diretrizes para a contratação de serviços, fez-se
necessária a atualização do presente Manual de Fiscalização de Contratos.
Assim, a Pró-Reitoria de Planejamento e Administração (PROPLAD) tem
envidado esforços, a fim de apoiar a comunidade universitária, no sentido de instruir e
atender a todos, com a criação e atualização de manuais, para que os processos e
procedimentos sejam realizados de acordo com as normas e leis vigentes, bem como
dentro dos outros princípios da Administração Pública.
Fortaleza, 27 de setembro de 2017.
Prof. Almir Bittencourt da Silva
Pró-Reitor de Planejamento e Administração
SUMÁRIO
1. FUNDAMENTAÇÃO LEGAL ................................................................................. 7
2. TERMINOLOGIA UTILIZADA ............................................................................ 10
3. LISTA DE SIGLAS ................................................................................................. 13
4. O DEVER DE FISCALIZAÇÃO ............................................................................ 15
5. RESPONSABILIDADES DAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS .................... 17
5.1. Reitoria ou Pró-Reitoria de Planejamento e Administração ............................ 17
5.2. Reitoria ou Superintendência de Infraestrutura e Gestão Ambiental (nos casos
de contratos de obras e serviços de engenharia) ......................................................... 17
5.3. Assessoria de Legislação – AL/PROPLAD ..................................................... 17
5.4. Coordenadoria de Contratos e Convênios – CCONV/PROPLAD .................. 17
6. ACOMPANHAMENTO E FISCALIZAÇÃO DE CONTRATOS ......................... 20
6.1. Das providências iniciais ................................................................................. 20
6.1.1. Designação da Equipe de Fiscalização......................................................... 20
6.1.2. Documentação que deve ser conhecida pela Fiscalização ........................... 25
6.1.3. Reunião inicial.............................................................................................. 28
6.1.4. Dos encaminhamentos.................................................................................. 28
6.2. Das Atribuições dos Gestores e Fiscais ........................................................... 29
6.2.1. Das atribuições comuns a todos os agentes de gestão e fiscalização da
execução do contrato ............................................................................................... 29
6.2.2. Das atribuições dos Gestores de Contratos .................................................. 29
6.2.3. Das atribuições do Fiscal Técnico ................................................................ 32
6.2.4. Das atribuições do Fiscal Administrativo .................................................... 34
6.3. Do recebimento dos materiais/serviços ........................................................... 35
6.4. Das alterações contratuais ................................................................................ 37
6.4.1. Das alterações de vigência do contrato ........................................................ 37
6.4.2. Das alterações em decorrência de acréscimos/supressões ao contrato ........ 37
6.4.3. Das alterações em decorrência do Reequilíbrio Econômico-Financeiro ..... 38
6.5. Das garantias contratuais ................................................................................. 40
6.5.1. Tipos de garantia .......................................................................................... 40
6.5.2. Valor da garantia .......................................................................................... 41
6.5.3. Vigência da garantia ..................................................................................... 41
6.5.4. Constituição, liberação e execução de garantia ............................................ 42
7. LIQUIDAÇÃO E PAGAMENTO DA DESPESA .................................................. 45
7.1. Atualização do Valor Devido e Juros (pagamentos com atrasos).................... 53
7.2. Retenção do Pagamento ................................................................................... 54
8. DAS SANÇÕES ADMINISTRATIVAS ................................................................ 56
9. DAS VEDAÇÕES AOS GESTORES E FISCAIS .................................................. 63
10. ATUALIZAÇÕES DO MANUAL .......................................................................... 64
APÊNDICE A - Modelo de Ofício de Boas Vindas ....................................................... 65
APÊNDICE B – Formulário Ata de Reunião ................................................................. 66
APÊNDICE C - Formulário de Ordem de Serviço......................................................... 67
APÊNDICE D - Formulário de Solicitação de Esclarecimentos e Providências (SEP) . 68
APÊNDICE E - Solicitação de Pagamento .................................................................... 69
APÊNDICE F - Checklist de Conferência para Solicitação de Pagamento ................... 70
APÊNDICE G – Declaração de Execução de Serviço ................................................... 71
APÊNDICE H – Declaração de Ausência de Subcontratação ....................................... 72
APÊNDICE I – Declaração de Conformidade das Despesas Feitas pela Fundação ...... 73
APÊNDICE J – Declaração Negativa de Nepotismo ..................................................... 74
APÊNDICE L - Modelo de Termo de Compromisso .................................................... 75
APÊNDICE M - Modelo de Portaria Designação da Equipe de Fiscalização ............... 76
7
1. FUNDAMENTAÇÃO LEGAL
Toda legislação federal adiante mencionada pode ser acessada no site da Casa
Civil da Presidência da República (http://www.casacivil.gov.br/) para conhecimento do
seu teor em sua versão consolidada e no caso das normas complementares, no site de
quem as expediu. Vale acrescentar a necessidade de os fiscais verificarem as atualizações
das normas complementares após a expedição deste material.
i. Lei nº 4.320, de 17 de março de 1964. Estatui Normas Gerais de Direito
Financeiro para elaboração e controle dos orçamentos e balanços da União, dos
Estados, dos Municípios e do Distrito Federal.
ii. Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993. Regulamenta o art. 37, inciso XXI, da
Constituição Federal, institui normas para licitações e contratos da Administração
Pública e dá outras providências.
iii. Lei nº 9.032, de 28 de abril de 1995. Dispõe sobre o valor do salário mínimo,
altera dispositivos das Leis nº 8.212 e nº 8.213, ambas de 24 de julho de 1991, e
dá outras providências.
iv. Lei nº 10.192, de 14 de fevereiro de 2001. Dispõe sobre medidas
complementares ao Plano Real e dá outras providências.
v. Lei nº 10.520, de 17 de julho de 2002. Institui, no âmbito da União, Estados,
Distrito Federal e Municípios, nos termos do art. 37, inciso XXI, da Constituição
Federal, modalidade de licitação denominada pregão, para aquisição de bens e
serviços comuns, e dá outras providências.
vi. Lei nº 10.522, de 19 de julho de 2002. Dispõe sobre o Cadastro Informativo dos
créditos não quitados de órgãos e entidades federais e dá outras providências.
vii. Lei nº 12.232, de 29 de abril de 2010. Dispõe sobre as normas gerais para
licitação e contratação pela administração pública de serviços de publicidade
prestados por intermédio de agências de propaganda e dá outras providências.
viii. Decreto nº 2.271, de 7 de julho de 1997. Dispõe sobre a contratação de serviços
pela Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional e dá outras
providências.
ix. Decreto nº 5.450, de 31 de maio de 2005. Regulamenta o pregão, na forma
eletrônica, para aquisição de bens e serviços comuns, e dá outras providências.
8
x. Decreto nº 5.504, de 5 de agosto de 2005. Estabelece a exigência de utilização
do pregão, preferencialmente na forma eletrônica, para entes públicos ou
privados, nas contratações de bens e serviços comuns, realizadas em decorrência
de transferências voluntárias de recursos públicos da União, decorrentes de
convênios ou instrumentos congêneres, ou consórcios públicos.
xi. Decreto nº 7.174, de 12 de maio de 2010. Regulamenta a contratação de bens e
serviços de informática e automação pela administração pública federal, direta ou
indireta, pelas fundações instituídas ou mantidas pelo Poder Público e pelas
demais organizações sob o controle direto ou indireto da União.
xii. Decreto nº 7.203, de 04 de junho de 2010. Dispõe sobre a vedação do nepotismo
no âmbito da administração pública federal.
xiii. Decreto n° 7.892, de 23 de janeiro de 2013. Regulamenta o Sistema de Registro
de Preços previsto no art. 15 da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993.
xiv. Instrução Normativa MARE nº 05, de 21 de julho de 1995. Estabelece os
procedimentos destinados à implantação e operacionalização do Sistema de
Cadastramento Unificado de Serviços Gerais - SICAF, módulo do Sistema
Integrado de Administração de Fornecedores- SIASG, nos órgãos da Presidência
da República, nos Ministérios, nas Autarquias e nas Fundações que integram o
Sistema de Serviços Gerais - SISG.
xv. Instrução Normativa RFB nº 1.234, de 11 de janeiro de 2013. Dispõe sobre a
retenção de tributos nos pagamentos efetuados pelos órgãos da administração
pública federal direta, autarquias e fundações federais, empresas públicas,
sociedades de economia mista e demais pessoas jurídicas que menciona a outras
pessoas jurídicas pelo fornecimento de bens e serviços. Alterada pela Instrução
Normativa RFB nº 1.244, de 30 de janeiro de 2012.
xvi. Instrução Normativa MPS/SRP nº 3, de 14 de julho de 2005. Dispõe sobre
normas gerais de tributação previdenciária e de arrecadação das contribuições
sociais administradas pela Secretaria da Receita Previdenciária - SRP e dá outras
providências.
xvii. Portaria Normativa MPOG/SLTI nº 5, de 19 de dezembro de 2002. Dispõe
sobre os procedimentos gerais para utilização dos serviços de protocolo, no
âmbito da Administração Pública Federal, para os órgãos e entidades integrantes
do Sistema de Serviços Gerais - SISG.
9
xviii. Instrução Normativa MPOG/SLTI nº 01, de 19 de janeiro de 2010. Dispõe
sobre os critérios de sustentabilidade ambiental na aquisição de bens, contratação
de serviços ou obras pela Administração Pública Federal direta, autárquica e
fundacional e dá outras providências.
xix. Instrução Normativa MPOG/SLTI nº 4, de 11 de setembro de 2014. Dispõe
sobre o processo de contratação de Soluções de Tecnologia da Informação pelos
órgãos integrantes do Sistema de Administração dos Recursos de Tecnologia da
Informação – SISP do Poder Executivo Federal.
xx. Instrução Normativa MPOG/SLTI nº 5, de 27 de junho de 2014. Dispõe sobre
o procedimento administrativo para a realização de pesquisa de preços para a
aquisição de bens e contratação de serviços em geral.
xxi. Portaria MPOG nº 409, de 22 de dezembro de 2016. Dispõe sobre as garantias
contratuais ao trabalhador na execução indireta de serviços e os limites à
terceirização de atividades, no âmbito da Administração Pública federal direta,
autárquica e fundacional e das empresas estatais federais controladas pela União.
xxii. Instrução Normativa SEGES/MP nº 05, de 26 de maio de 2017. Dispõe sobre
regras e diretrizes para a contratação de serviços, continuados ou não.
10
2. TERMINOLOGIA UTILIZADA
Administração: a Universidade Federal do Ceará;
Apostilamento: anotação pertinente a elementos inerentes ao contrato que não
implique em sua alteração;
Ata de Registro de Preço: documento vinculativo, obrigacional para a empresa,
com características de compromisso para futura contratação, onde se registram os
preços, fornecedores, órgãos participantes e condições a serem praticadas, conforme
as disposições contidas no Instrumento Convocatório e propostas apresentadas;
Autoridade Competente do Setor de Licitações: é aquela que possui poder de
decisão indicada na lei ou regimento interno do órgão ou entidade como responsável
pelas licitações, contratos, ou ordenação de despesas, podendo haver mais de uma
designação a depender da estrutura regimental;
Conta-Depósito Vinculada: conta aberta pela Administração em nome da empresa
contratada, destinada exclusivamente ao pagamento de férias, 13º (décimo terceiro)
salário e verbas rescisórias aos trabalhadores da contratada, não se constituindo em
um fundo de reserva, utilizada na contratação de serviços com dedicação exclusiva
de mão de obra;
Contratado: a pessoa física ou jurídica signatária de contrato com a Administração;
Contratante: a Universidade Federal do Ceará;
Equipe de Planejamento da Contratação: é o conjunto de servidores, que reúnem
as competências necessárias à completa execução das etapas de Planejamento da
Contratação, o que inclui conhecimentos sobre aspectos técnicos e de uso do objeto,
licitações e contratos, dentre outros;
Fiscalização Técnica do Contrato: é o acompanhamento com o objetivo de avaliar
a execução do objeto nos moldes contratados e, se for o caso, aferir se a quantidade,
qualidade, tempo e modo da prestação dos serviços estão compatíveis com os
indicadores de níveis mínimos de desempenho estipulados no ato convocatório, para
efeito de pagamento conforme o resultado (IN SEGES/MP nº 05/2017, Art. 40, Inciso
II);
Fiscalização Administrativa do Contrato: é o acompanhamento dos aspectos
administrativos da execução dos serviços nos contratos com regime de dedicação
exclusiva de mão de obra quanto às obrigações previdenciárias, fiscais e trabalhistas,
11
bem como quanto às providências tempestivas no caso de inadimplemento (IN
SEGES/MP nº 05/2017, Art. 40, Inciso III);
Garantia Contratual: garantia prestada com cobertura para os casos de
descumprimento das obrigações de natureza trabalhista e previdenciária pela
contratada, que será executada para reembolso dos prejuízos sofridos pela
Administração, nos termos da legislação que rege a matéria;
Gerenciamento de Riscos: processo para identificar, avaliar, tratar, administrar e
controlar potenciais eventos ou situações, para fornecer razoável certeza quanto ao
alcance dos objetivos da organização;
Gestor do Contrato: é o responsável pela coordenação das atividades relacionadas
à fiscalização, bem como dos atos preparatórios à instrução processual e ao
encaminhamento da documentação pertinente ao setor de contratos para
formalização dos procedimentos quanto aos aspectos que envolvam a prorrogação,
alteração, reequilíbrio, pagamento, eventual aplicação de sanções, extinção dos
contratos, dentre outros (IN SEGES/MP nº 05/2017, Art. 40, Inciso I);
Instrumento de Medição de Resultado (IMR): mecanismo que define, em bases
compreensíveis, tangíveis, objetivamente observáveis e comprováveis, os níveis
esperados de qualidade da prestação do serviço e respectivas adequações de
pagamento (IN SEGES/MP nº 05/2017, Anexo I, item IX);
Nota de Empenho: documento que representa a materialização do empenho o qual
indica o nome do credor, a representação e a importância da despesa, bem como a
dedução desta do saldo da dotação própria;
Objeto do Contrato: descrição resumida indicadora da finalidade do contrato;
Pagamento pelo Fato Gerador: situação de fato ou conjunto de fatos, prevista na
lei ou contrato, necessária e suficiente a sua materialização, que gera obrigação de
pagamento do contratante à contratada;
Plano de Trabalho: é o documento aprovado pela autoridade máxima do órgão ou
entidade, ou a quem esta delegar, e que conterá, no mínimo, justificativa das
necessidades dos serviços, relação entre a demanda prevista e a quantidade dos
serviços a ser contratada, demonstrativo de resultados a serem alcançados em termos
de economicidade e de melhor aproveitamento dos recursos humanos, materiais ou
financeiros disponíveis (Decreto nº 2.271/2017, Art. 2º);
12
Projeto Básico ou Termo de Referência: documento que deverá conter os
elementos técnicos capazes de propiciar a avaliação do custo, pela Administração,
com a contratação e os elementos técnicos necessários e suficientes, com nível de
precisão adequado, para caracterizar o serviço a ser contratado e orientar a execução
e a fiscalização contratual (IN SEGES/MP nº 05/2017, Anexo I, item XVIII);
Projeto Executivo: conjunto de elementos necessários e suficientes à execução
completa da obra, de acordo com as normas pertinentes da Associação Brasileira de
Normas Técnicas – ABNT (Lei nº 8.666/93, art. 6º, Inciso X);
Registro de Ocorrências: narrativa de fatos que impliquem irregularidade ou que
sejam significativos para a execução do contrato lançados em livro, arquivo
eletrônico, caderno ou folhas;
Serviços Prestados de Forma Contínua: são aqueles que, pela sua essencialidade,
visam atender à necessidade pública de forma permanente e contínua, por mais de
um exercício financeiro, assegurando a integridade do patrimônio público ou o
funcionamento das atividades finalísticas do órgão ou entidade, de modo que sua
interrupção possa comprometer a prestação de um serviço público ou o cumprimento
da missão institucional;
Sistema de Registro de Preço (SRP): é o conjunto de procedimentos para registro
formal de preços relativos à prestação de serviços e aquisição de bens, para
contratações futuras. O SRP se efetiva por intermédio de uma concorrência ou pregão
para seleção de proposta mais vantajosa, que será registrada em documento próprio
denominado Ata de Registro de Preços e utilizada pela Administração, de acordo
com o tempo e a necessidade;
Termo Aditivo: instrumento que formaliza a modificação no contrato, que deve ser
submetido à prévia aprovação da consultoria jurídica do órgão ou entidade
contratante;
Unidade Interessada: unidade na qual serão prestados os serviços contratados pela
unidade demandante responsável pelo planejamento da contratação;
Unidade Demandante: unidade que identifica a necessidade de obras, serviços e
bens, descreve e especifica o objeto pretendido.
13
3. LISTA DE SIGLAS
ADCT – Atos das Disposições Constitucionais Transitórias
AL – Assessoria de Legislação
ART – Anotação de Responsabilidade Técnica
CAP - Coordenadoria de Administração e Patrimônio
CCF – Coordenadoria de Contabilidade e Finanças
CCONV – Coordenadoria de Contratos e Convênios
CCT – Convenção Coletiva de Trabalho
CL – Coordenadoria de Licitação
CND – Certidão Negativa de Débito
CPO – Coordenadoria de Projetos e Obras
CREA – Conselho Regional de Engenharia e Agronomia
DEO – Divisão de Execução Orçamentária
DOU – Diário Oficial de União
EPI – Equipamentos de Proteção Individual
FGTS – Fundo de Garantia por Tempo de Serviço
GPS – Guia da Previdência Social
GRF – Guia de Recolhimento do FGTS
IMR – Instrumento de Medição de Resultado
IN – Instrução Normativa
INSS – Instituto Nacional do Seguro Social
ISSQN – Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza
MARE – Ministério da Administração Federal e Reforma do Estado
PROPLAD – Pró-Reitoria de Planejamento Administração
RET – Relação de Tomadores/Obras
SIAFI – Sistema Integrado de Administração Financeira
SIASG – Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais
SICAF – Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores
SIPAC – Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos
SPIUNET – Sistema de Gestão dos Imóveis de Uso Especial da União
SRP – Sistema de Registro de Preços
TIC – Tecnologia da Informação e Comunicação
TCU – Tribunal de Contas da União
14
UFC – Universidade Federal do Ceará
UFC INFRA – Superintendência de Infraestrutura e Gestão Ambiental.
15
4. O DEVER DE FISCALIZAÇÃO
As contratações de terceiros pela Administração Pública são realizadas após
a homologação do processo licitatório. Para tanto, é formalizado um contrato
administrativo e/ou uma Ata de Registro de Preço. Em ambos os casos, cumpre à
Administração Pública acompanhar permanentemente a execução do contrato,
registrando e reagindo às eventuais irregularidades identificadas.
De acordo com o art. 67 da Lei Federal nº 8.666/93, "A execução do contrato
deverá ser acompanhada e fiscalizada por um representante da Administração
especialmente designado, [...]" (grifo nosso), que anotará em registro próprio, todas as
ocorrências pertinentes, mantendo os superiores devidamente informados.
As fases dos contratos são compostas pela formalização, execução,
recebimento e pagamento, conforme mostra a Figura 1.
Figura 1 – Fases do Contrato
Fonte: Elaboração própria.
A formalização dos Contratos Administrativos e Atas de Registro de Preços
dá-se com a assinatura dos mesmos pelas partes e publicação no Diário Oficial da União.
A execução destes instrumentos não pode, em hipótese alguma, iniciar-se sem a emissão
da Nota de Empenho. Tratando-se de contratos administrativos, o início da execução do
instrumento deve ser precedido da apresentação da garantia contratual, conforme a
previsão presente no Instrumento Convocatório. Sublinha-se, ainda, que o empenho
precede a assinatura do contrato, entretanto, no caso de atas de registro de preços, o
empenho deve ser solicitado pelo fiscal do contrato após sua publicação no DOU, em
formulário específico. Deste modo, torna-se necessário, no caso de contratos, a emissão
de Ordem de Serviço para servir como marco inicial do início da execução, conforme
modelo sugerido no Apêndice C.
Ainda em relação a contratos, cabe ao fiscal verificar se foi prestada a garantia
antes de ser expedida a Ordem de Serviço, bem como acompanhar, ao longo da execução
Formalização Execução Recebimento Pagamento
16
do contrato, se a garantia continua sendo suficiente para a execução do contrato em valor
prazo e vigência, consoante mencionado no item 6.5 do presente manual.
A execução do contrato tem início com os primeiros atos necessários à
prestação do serviço/objeto por parte da empresa contratada e se dá por encerrada com a
entrega deste serviço/objeto e apresentação do Relatório Final de Fiscalização, que deverá
ser juntado aos autos do processo de contratação. Com a conclusão da execução, cabe à
Administração Pública promover os atos necessários ao recebimento do objeto contratado
conforme mencionado no item 6.3 do presente manual.
Ressalte-se que, para que seja efetivado o pagamento, é preciso que tenham
sido adotadas pelo Gestor do Contrato todas as providências necessárias ao recebimento
definitivo (vide item 6.3), bem como as demais providências a seu cargo mencionadas no
item 7 deste manual.
Além disso, a Lei nº 8.666/93, em seu art. 68, exige a indicação de um
representante para o relacionamento com a Administração, denominado preposto. Caso
sobrevenha alguma ocorrência na execução contratual, seja no cumprimento dos serviços
ou nas relações interpessoais, o representante da unidade interessada deve comunicar ao
fiscal da contratação, a fim de que este mantenha o contato com o preposto da empresa.
Observa-se, portanto, que acompanhar e fiscalizar os contratos
administrativos impõe-se, assim, uma obrigação, um dever da administração, devendo,
por conseguinte, ser exercida de forma preventiva, rotineira e sistemática.
Em casos de inexecução, ou ainda, execução parcial do objeto contratado,
torna-se necessário que o Gestor adote as providências adequadas à aplicação de sanções
consoante o disposto no item 8 deste manual. Esta exigência legal alcança todas as
contratações, cabendo ao fiscal o acompanhamento, anotando faltas cometidas e defeitos
detectados para propor as sanções cabíveis, inclusive a rescisão, sempre por meio de
abertura de processo administrativo.
Quanto aos encargos trabalhistas, previdenciários, FGTS e comerciais, são da
responsabilidade do contratado particular. No entanto, com o advento da Lei nº 9.032, de
28 de abril de 1995, a Administração tornou-se solidária com o contratado, no caso de
descumprimento de suas obrigações. Assim, para elidir a sua responsabilidade, a
Administração Pública deve agir de forma eficaz no que diz respeito à fiscalização e
controle da execução dos contratos ora firmados, pois é o instrumento que o gestor
público dispõe para defesa do interesse público.
17
5. RESPONSABILIDADES DAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
As atribuições das unidades envolvidas no processo de fiscalização de
contratações efetuado pela Universidade Federal do Ceará são discriminadas a seguir.
5.1. Reitoria ou Pró-Reitoria de Planejamento e Administração
i. Assinatura de Contratos e Atas de Registro de Preços;
ii. Designar, por Portaria, o gestor e/ou os fiscais dos contratos e seus substitutos,
com base na indicação do demandante constante no Termo de Referência;
iii. Julgar e aplicar sanção à contratada, de acordo com a legislação vigente;
5.2. Reitoria ou Superintendência de Infraestrutura e Gestão Ambiental (nos
casos de contratos de obras e serviços de engenharia)
i. Assinatura de Contratos e Atas de Registro de Preços;
ii. Designar, por Portaria, o gestor e/ou os fiscais dos contratos e seus substitutos,
com base na indicação do demandante constante no Termo de Referência;
iii. Julgar e aplicar sanção à contratada, de acordo com a legislação vigente;
5.3. Assessoria de Legislação – AL/PROPLAD
i. A elaboração da minuta dos termos aditivos sempre que solicitado pelo
fiscal/gestor do contrato;
ii. Elaboração de minutas contratuais nas contratações por Dispensa ou
Inexigibilidade de Licitação dos processos abertos pelos demandantes;
iii. Encaminhar as minutas contratuais e dos termos aditivos à Procuradoria Jurídica
para análise e emissão de parecer.
5.4. Coordenadoria de Contratos e Convênios – CCONV/PROPLAD
Responsável pelo acompanhamento e controle da contratação, desde a
assinatura do contrato até a sua extinção, compreendendo:
18
i. Promover, no âmbito da Pró-Reitoria de Planejamento e Administração:
a) A formalização dos termos aditivos sempre que solicitados pelo Gestor do
Contrato;
b) A formalização dos apostilamentos nos casos aplicáveis aos processos
administrativos abertos pelo Gestor do Contrato;
c) A formalização de contratações por dispensa e inexigibilidade da licitação.
ii. Dar prosseguimento aos processos de solicitação de aplicação de penalidade
propostas pelo Gestor do Contrato;
iii. Acompanhar e dar andamento à celebração dos contratos;
iv. Promover e acompanhar a publicação dos apostilamentos, termos aditivos e
contratos administrativos, além de arquivá-los na pasta do processo do contrato;
v. Arquivar por ordem numérica, anual, os contratos, seus aditivos e demais
documentos a eles relativos (documentos originais);
vi. Informar aos gestores/fiscais dos contratos os prazos de vigência do contrato e da
garantia;
vii. Expedir as Notificações para as Contratadas relativas à aplicação de penalidades;
viii. Emitir as portarias de designação de fiscais e gestores dos contratos, controlar a
entrega destas aos fiscais e arquivar a via original na pasta do processo;
ix. Promover a tramitação e acompanhar os pedidos de reajuste, repactuação e
revisão, verificando os pressupostos e documentos necessários;
x. Incluir o cronograma físico-financeiro no sistema de aquisição e logística do
Governo Federal - SIASG;
xi. Registrar/Apropriar o valor contratual no sistema financeiro do Governo Federal
- SIAFI;
xii. Preencher os Contratos e as Atas de Registro de preços com os dados das empresas
vencedoras do certame, conforme minuta aprovada pela Procuradoria, para o
processo licitatório, atestando a conformidade das vias dos contratos e das Atas
com as minutas que foram aprovadas pela Procuradoria;
xiii. Manter arquivo das garantias contratuais dos contratos (uma via na pasta de cada
contrato e uma via centralizada das garantias dos contratos, ordenadas por
contrato, em pasta única, sem prejuízo do controle do saldo da garantia que é de
competência dos fiscais dos contratos); e
19
xiv. Enviar cópia das garantias contratuais dos contratos à CCF para que seja realizado
o registro contábil adequado.
O papel da CCONV compreende a formalização dos procedimentos relativos
à repactuação, alteração, reequilíbrio, prorrogação, pagamento, eventual aplicação de
sanções, extinção dos contratos, dentre outras, com vista a assegurar o cumprimento das
cláusulas avençadas e a solução de problemas relativos ao objeto de todos os contratos
firmados pela Administração. Ressalta-se, portanto, que as suas atribuições não devem se
confundir com as atribuições dos gestores e fiscais dos contratos nos casos em que a
legislação em vigor dispuser sobre a presença destas figuras.
As atribuições dos Gestores dos Contratos estão listadas no item 6.2 deste
Manual, e seu papel atém-se às minúcias específicas do contrato. Sua gestão tem em vista
o adequado acompanhamento da gestão e fiscalização dos contratos, sempre com o
auxílio do (s) fiscal (is) do contrato e com o apoio, no que couber, da Coordenadoria de
Contratos e Convênios, da Pró-Reitoria de Planejamento e Administração, que apoiará os
gestores/fiscais dos contratos, no que concerne aos aspectos administrativos e
burocráticos contratuais, independentemente de provocação, nos casos de informação
prévia acerca da necessidade de renovação de prazo contratual e de seu impedimento, a
fim de que os gestores possam promover, respectivamente, a abertura de processo
solicitando prorrogação de vigência ou de novo processo licitatório, conforme o caso,
sem prejuízo da análise de conveniência e oportunidade dos gestores do contrato.
20
6. ACOMPANHAMENTO E FISCALIZAÇÃO DE CONTRATOS
A Administração Pública tem o PODER-DEVER de fiscalizar a execução de
seus contratos para assegurar-se de que o objeto contratado seja executado a contento, as
obrigações decorrentes sejam realizadas no tempo e modo devidos e que as cláusulas
contratuais sejam rigorosamente observadas. Para isso, torna-se necessária a tomada de
providências cabíveis, descritas a seguir.
6.1. Das providências iniciais
A seguir são apresentadas as providências iniciais e necessárias para o
acompanhamento da execução do contrato.
6.1.1. Designação da Equipe de Fiscalização
A designação do gestor e fiscais e respectivos suplentes:
i. será feita através de ato específico da autoridade competente (ver
Apêndice M);
ii. poderá compreender grupo de servidores, que podem ser escalados em
conjunto ou individualmente, pelo gestor do contrato, para um ou mais
contratos;
iii. será publicada no site da Pró-Reitoria de Planejamento e Administração
(www.proplad.ufc.br );
Segundo o Art. 41, § 2º, IN SEGES/MP nº 05/2017, na indicação de servidor
para fiscal de contrato devem ser considerados a compatibilidade com as atribuições do
cargo, a complexidade da fiscalização, o quantitativo de contratos por servidor e a sua
capacidade para o desempenho das atividades.
A indicação do gestor e/ou fiscal (is) e seus suplentes deverá ser feita pela
Unidade Interessada, por ocasião da elaboração do Termo de Referência ou, se for o caso,
do Documento de Formalização da Demanda e, na eventualidade da substituição dos
mesmos, deve ser aberto processo administrativo pela Unidade Interessada, contendo as
indicações dos servidores que irão substituir o gestor e/ou fiscal (is) ou suplentes, zelando
para que não haja conflito de interesse.
21
Por razões éticas, os gestores e fiscais não devem ter relação de interesse
pessoal, litigância judicial, parentesco, amizade ou inimizade com a administração da
empresa contratada, além de não estar respondendo a processo administrativo disciplinar
nem ter condenação em processo da mesma natureza.
De acordo com o Art. 39 da IN SEGES/MP nº 5/2017,
As atividades de gestão e fiscalização da execução contratual são o conjunto de
ações que tem por objetivo aferir o cumprimento dos resultados previstos pela
administração para os serviços contratados, verificar a regularidade das
obrigações previdenciárias, fiscais e trabalhistas, bem como prestar apoio à
instrução processual e o encaminhamento da documentação pertinente ao setor
de contratos para a formalização dos procedimentos relativos a repactuação,
alteração, reequilíbrio, prorrogação, pagamento, eventual aplicação de sanções,
extinção dos contratos, dentre outras, com vista a assegurar o cumprimento das
cláusulas avençadas e a solução de problemas relativos ao objeto. (Grifo nosso)
No âmbito da UFC, no caso dos Contratos de Serviços Continuados com
Regime de Dedicação Exclusiva de Mão de Obra e dos Contratos de Obras e Reformas,
o Gestor de Contratos é auxiliado pela Fiscalização Técnica, Administrativa e pelo
Público Usuário. Nos demais casos, por não existir o regime de dedicação exclusiva de
mão de obra, não há a necessidade de designação de um Fiscal Administrativo, logo o
Gestor de Contratos será auxiliado pelo Fiscal Técnico, que será simplesmente
denominado Fiscal.
Cabe ao Gestor de Contratos a coordenação das atividades relacionadas à
fiscalização técnica, administrativa, setorial e pelo público usuário, bem como dos atos
preparatórios à instrução processual e ao encaminhamento da documentação pertinente
ao setor de contratos para formalização dos procedimentos quanto aos aspectos que
envolvam a prorrogação, alteração, reequilíbrio, pagamento, eventual aplicação de
sanções, extinção dos contratos, entre outros.
Compete ao Fiscal Técnico o acompanhamento com o objetivo de avaliar a
execução do objeto nos moldes contratados e, se for o caso, aferir se a quantidade,
qualidade, tempo e modo da prestação dos serviços estão compatíveis com os indicadores
de níveis mínimos de desempenho estipulados no ato convocatório, para efeito de
pagamento conforme o resultado.
22
Já o Fiscal Administrativo acompanha os aspectos administrativos da
execução dos serviços nos contratos com regime de dedicação exclusiva de mão de obra
quanto às obrigações previdenciárias, fiscais e trabalhistas, bem como quanto às
providências tempestivas nos casos de inadimplemento.
E por fim, a Fiscalização pelo Público Usuário é o acompanhamento da
execução contratual por pesquisa de satisfação junto ao usuário, com o objetivo de aferir
os resultados da prestação dos serviços, os recursos materiais e os procedimentos
utilizados pela contratada, quando for o caso, ou outro fator determinante para a avaliação
dos aspectos qualitativos do objeto.
Assim, nas Contratações de Serviços Continuados com Regime de Dedicação
Exclusiva de Mão de Obra, devem ser designados o Gestor do Contrato e seu substituto,
sendo devidamente auxiliados pelos Fiscais Técnico e Administrativo e seus substitutos,
além disso, ressalta-se que, nos casos em que a Administração julgar necessário, a
Fiscalização Técnica poderá ser segregada, ou seja, haverá vários Fiscais Setoriais
Técnicos, conforme figura 2 a seguir:
Figura 2 – Equipe de Fiscalização dos Contratos de Serviços Continuados com Regime
de Dedicação Exclusiva de Mão de Obra
Fonte: Elaboração própria.
Já nas Contratações de Obra e Reforma, embora a IN nº 05/2017 não preveja
a figura da Fiscalização Administrativa para esse tipo de contração, recomenda-se tal
designação, com a finalidade de evitar que esta Universidade venha a ser responsabilizada
subsidiariamente em causas trabalhistas desse tipo de Contratação. Dado esse contexto,
sugere-se que nessas Contratações sejam designados o Gestor de Contrato e seu
Gestor de Contratos
Gestor de Contratos Suplente
Fiscal Técnico
Fiscal Técnico Suplente
Fiscal Administrativo
Fiscal Administrativo Suplente
Fiscais Técnicos Setoriais das Unidades A, B, C...
Fiscais Técnicos Setoriais Suplentes das Unidades A, B, C...
23
substituto, que devem ser auxiliados pelos Fiscais Técnico e Administrativo e seus
substitutos, conforme figura 3 a seguir:
Figura 3 – Equipe de Fiscalização dos Contratos de Obras e Reformas
Fonte: Elaboração própria.
Nas demais contratações, conforme já mencionado, não há necessidade da
designação de um Fiscal Administrativo, no entanto, nos casos em que a Administração
julgar pertinente, a Fiscalização Técnica poderá ser segregada, ou seja, poderá ser
realizada por vários Fiscais Setoriais Técnicos. Dessa forma, a equipe de Fiscalização
dessas Contratações, encontra-se ilustrada na figura 4 a seguir:
Figura 4 – Equipe de Fiscalização das demais Contratações
Fonte: Elaboração própria.
Vale ressaltar que, conforme o § 3º do Art. 40 da IN nº 05/2017/SEGES/MP,
as atividades de gestão e fiscalização de contratos podem ser exercidas por servidores,
equipe de fiscalização ou único servidor, desde que fique assegurada a distinção dessas
Gestor de Contratos
Gestor de Contratos Suplente
Fiscal Técnico
Fiscal Técnico Suplente
Fiscal Administrativo
Fiscal Administrativo Suplente
Gestor de Contratos
Gestor de Contratos Suplente
Fiscal Técnico
Fiscal Técnico Suplente
Fiscais Técnicos Setoriais das Unidades A, B, C...
Fiscais Técnicos Setoriais Suplentes das Unidades A, B, C...
Suplente
24
atividades e, em razão do volume de trabalho, não comprometa o desempenho de todas
as ações relacionadas à Gestão do Contrato.
No caso dos contratos decorrentes de contratações de TIC, as quais devem ser
processadas em consonância com a IN nº 04/2014/MPOG/SLTI, para a designação dos
gestores e fiscais, observe-se o que dispõe a citada norma, em seu art. 2º, combinado com
o art. 30:
Art. 2º Para fins desta IN, considera-se:
I - Área Requisitante da Solução: unidade do órgão ou entidade que demande a
contratação de uma Solução de Tecnologia da Informação;
II - Área de Tecnologia da Informação: unidade setorial ou seccional do SISP,
bem como área correlata, responsável por gerir a Tecnologia da Informação do
órgão ou entidade;
III - Área Administrativa: unidades setoriais e seccionais do Sistema de Serviços
Gerais – SISG – com competência para planejar, coordenar, supervisionar e
executar as atividades relacionadas aos processos de contratação;
IV - Equipe de Planejamento da Contratação: equipe responsável pelo
planejamento da contratação, composta por: a) Integrante Técnico: servidor
representante da Área de Tecnologia da Informação, indicado pela autoridade
competente dessa área; b) Integrante Administrativo: servidor representante da
Área Administrativa, indicado pela autoridade competente dessa área; c)
Integrante Requisitante: servidor representante da Área Requisitante da Solução,
indicado pela autoridade competente dessa área.
V - Gestor do Contrato: servidor com atribuições gerenciais, designado para
coordenar e comandar o processo de gestão e fiscalização da execução
contratual, indicado por autoridade competente;
VI - Fiscal Técnico do Contrato: servidor representante da Área de Tecnologia
da Informação, indicado pela autoridade competente dessa área para fiscalizar
tecnicamente o contrato;
VII - Fiscal Administrativo do Contrato: servidor representante da Área
Administrativa, indicado pela autoridade competente dessa área para fiscalizar o
contrato quanto aos aspectos administrativos;
VIII - Fiscal Requisitante do Contrato: servidor representante da Área
Requisitante da Solução, indicado pela autoridade competente dessa área para
fiscalizar o contrato do ponto de vista funcional da Solução de Tecnologia da
Informação;
(...)
Art. 30. A fase de Seleção do Fornecedor se encerrará com a assinatura do
contrato e com a nomeação do:
25
I - Gestor do Contrato;
II - Fiscal Técnico do Contrato;
III - Fiscal Requisitante do Contrato; e
IV - Fiscal Administrativo do Contrato.
§ 1º As nomeações descritas neste artigo serão realizadas pela autoridade
competente da Área Administrativa, observado o disposto nos incisos V, VI, VII
e VIII do art. 2;
§ 2º Os Fiscais Técnico, Requisitante e Administrativo do Contrato poderão ser
os Integrantes da Equipe de Planejamento da Contratação;
§ 3º A Equipe de Planejamento da Contratação será automaticamente destituída
quando da assinatura do contrato. [Negrito e grifos nossos]
Assim, de acordo com o art. 2º, VI, da IN nº 04/2014/MPOG/SLTI, o Fiscal
Técnico do Contrato de TI deve ser “servidor representante da Área de Tecnologia da
Informação, indicado pela autoridade competente dessa área para fiscalizar
tecnicamente o contrato”. Portanto, o servidor nomeado como Fiscal Técnico de
contratações desta natureza deve possuir conhecimentos técnicos da área de TI, a fim de
salvaguardar os interesses da instituição no adequado gerenciamento destas contratações.
Quanto aos demais fiscais do contrato, por força do § 2º do art. 30, da mesma IN, estes
poderão ser integrantes da equipe de planejamento da contratação.
Dessa forma, a Equipe de Fiscalização dos Contratos de TIC segue ilustrada:
Figura 5 – Equipe de Fiscalização dos Contratos de TIC
Fonte: Elaboração própria.
6.1.2. Documentação que deve ser conhecida pela Fiscalização
Gestor do Contrato
Gestor do Contrato Suplente
Fiscal Técnico
Fiscal Técnico Suplente
Fiscal Administrativo
Fiscal Administrativo Suplente
Fiscal Requisitante
Fiscal Requisitante Suplente
26
A Coordenadoria de Contratos e Convênios (CCONV) enviará para o Gestor
do Contrato a documentação abaixo:
i. O ato de Designação do Gestor e Fiscal (is);
ii. A via do contrato destinada a empresa contratada;
iii. A Nota de Empenho (em caso de SRP, o Gestor só recebe Nota de Empenho
quando solicita itens de Ata de Registro de Preço já firmada);
iv. O endereço eletrônico do Portal de Compras Governamentais do Governo Federal
que contém o edital da contratação e a proposta da empresa vencedora;
Além disso, o Gestor e o (s) Fiscal (is) devem conhecer os seguintes
documentos, resultantes da fase de planejamento da contratação:
i. Termo de Referência ou Projeto Básico e Executivo, quando for o caso;
ii. Planilha de Custos e Formação de Preço, quando houver dedicação exclusiva de
mão de obra;
iii. Cronograma físico-financeiro, se for o caso;
iv. Necessidade a ser atendida e resultados esperados com o contrato, conforme
constante no Termo de Referência;
v. Estudos Preliminares, Mapa de Riscos e pareceres técnicos, se for o caso;
O Gestor e o (s) Fiscal (is) devem ler atenta e minuciosamente todo o edital,
contrato e seus aditivos, principalmente as cláusulas relativas a:
i. Objeto da contratação;
ii. Necessidade da contratação;
iii. Forma de execução;
iv. Forma de fornecimento de materiais e prazo de entrega ou prestação dos serviços
e quantitativo de funcionários, se houver;
v. Cronograma de serviços;
vi. Garantia inicial e garantia complementar, caso haja alteração de valor dentro do
limite permitido pela Lei nº. 8.666/93;
27
vii. Obrigações da contratante e da contratada, especialmente no que se refere à CCT
(Convenção Coletiva de Trabalho), que rege a categoria dos profissionais
empregada nos serviços contratados;
viii. Condições de pagamento;
ix. Fiscalização;
x. Sanções administrativas.
Devem conhecer a proposta comercial da contratada com todos os seus itens,
condições e preços e ter cópia da proposta de preço, acompanhada, se for o caso, de
planilha de custo e formação de preço, de relação de material ou equipamento, e por fim,
providenciar e arquivar com o restante da documentação pertinente a relação nominal de
todos os funcionários terceirizados que prestam serviços para a UFC, para os contratos
de prestação de serviços de cessão de mão de obra.
Ainda, o Gestor e o (s) Fiscal (is) devem manter um arquivo próprio para cada
contrato, contendo:
i. Estudos Preliminares, Mapa de Riscos, Projeto Básico ou Termo de Referência
ii. Cópia do contrato e documentos relacionados às suas especificações (edital e
proposta);
iii. Comunicações com o ordenador de despesa;
iv. Comunicações com o preposto da Contratada;
v. Comunicações com os setores da Administração;
vi. Comunicações com terceiros;
vii. Diligências;
viii. Registro de ocorrências;
ix. Atas de reuniões;
x. Dados atualizados do representante da contratada, contendo documentos
pertinentes à sua qualificação, ao desempenho de suas atribuições e a forma de
contato;
xi. Cópia das Notas de Empenho e Notas Fiscais;
xii. Cópia das garantias contratuais e seus complementos; e
xiii. Todo e qualquer documento referente ao contrato e à fiscalização, tais como,
solicitação de reforço/cancelamento/anulação de empenho, e pedido para
inscrição de valores em Restos a Pagar, entre outros.
28
6.1.3. Reunião inicial
Após inteirar-se do contrato e seus anexos, avaliando-os detalhadamente, o
Gestor do Contrato deve promover reunião inicial, devidamente registrada no Formulário
Ata de Reunião (Apêndice B), com a equipe de fiscalização e o representante da
Contratada, a fim de definir procedimentos para o perfeito desenvolvimento dos trabalhos
e dirimir as dúvidas porventura existentes com relação à execução do contrato.
Para esta reunião, o Gestor poderá convidar outros envolvidos no processo de
contratação ou os técnicos que eventualmente tenham participado da elaboração do termo
de referência ou projeto básico. Nessa reunião, a contratada deverá apresentar o
documento com indicação do preposto, no qual deverá constar expressamente os poderes
e deveres em relação ao objeto, e informar todos os seus dados pessoais e funcionais, caso
ele seja aceito pelo Gestor.
É recomendável a realização de reuniões com o representante da contratada
sempre que houver impasse na execução do contrato. Além disso, esclarecer que a
comunicação entre a Fiscalização e a Contratada será realizada, preferencialmente, por
escrito, com confirmação de recebimento, admitindo-se, excepcionalmente, o uso de
mensagem eletrônica para esse fim.
6.1.4. Dos encaminhamentos
No decorrer da execução até a finalização contrato, o Gestor do Contrato deve
encaminhar à Pró-Reitoria de Planejamento e Administração as questões relativas a:
i. Processos solicitando abertura de nova licitação nos casos cabíveis, antes de findo
o estoque de bens ou o término da vigência do contrato, observados os prazos
previstos no item 6.2.2 deste Manual;
ii. Processos solicitando acréscimos e/ou supressões contratuais, observado o limite
máximo admitido por lei e dentro do prazo de vigência do contrato;
iii. Processos encaminhando revisão, reajuste e repactuação contratual solicitados
pela contratada.
Os processos supracitados deverão estar devidamente instruídos com a
documentação que motivou o pedido, sem prejuízo da documentação mencionada nas
29
listas de verificação, se for o caso. Por exemplo: tratando-se de processo solicitando
repactuação contratual em virtude de reajuste salarial da categoria, deverá ser juntada
cópia da Convenção Coletiva do Trabalho (CCT), comprovando o índice de reajuste
incidente sobre o respectivo componente da planilha de custo da proposta vencedora,
juntamente com a planilha de custos e formação de preços adequada ao valor requerido.
Também deverá ser juntada comprovação do preço de mercado, nos casos de processos
de solicitação de contratos vigentes prorrogáveis. Para os contratos que formaram seus
preços com base em planilha de custos quando da apresentação da proposta, é obrigatório
a apresentação da mesma quando houver solicitação de repactuação.
6.2. Das Atribuições dos Gestores e Fiscais
6.2.1. Das atribuições comuns a todos os agentes de gestão e fiscalização da
execução do contrato
i. Tomar conhecimento dos termos dos Estudos Preliminares, Mapa de Riscos e
Projeto Básico ou Termo de Referência;
ii. Conhecer integralmente o objeto do contrato;
iii. Manter em arquivo próprio todos os documentos referentes ao contrato e à sua
fiscalização, inclusive garantia, quando houver;
iv. Atender tempestivamente às solicitações e recomendações de auditoria interna e
externa;
v. Comunicar formalmente e com antecedência mínima de 10 dias, o seu
afastamento das atividades de fiscalização para que assuma o substituto;
vi. Verificar se a contratada está cumprindo todas as obrigações previstas no
Instrumento Convocatório e no instrumento de contrato;
6.2.2. Das atribuições dos Gestores de Contratos
i. Coordenar e acompanhar as atividades relacionadas à fiscalização técnica e
administrativa;
ii. Providenciar processo de solicitação de aditivos contratuais e encaminhar à Pró-
Reitoria de Planejamento e Administração os pedidos destinados à prorrogação
de prazo de vigência, instruindo os autos com os seguintes documentos:
30
a) manifestação da Equipe de Fiscalização quanto à prorrogação contratual,
devidamente justificada e indicando a nova vigência contratual;
b) ofício ao contratado solicitando manifestação de interesse na prorrogação
contratual;
c) resposta do contratado quanto ao interesse na prorrogação contratual;
d) justificativa da economicidade da renovação de vigência, a qual pode ser
comprovada com pesquisas de mercado, conforme procedimentos
indicados na IN nº 05 de 27 de junho de 2014 e suas alterações;
e) apresentar planilha resumo dos valores encontrados na pesquisa de
mercado, demonstrando o método utilizado para a formação dos preços de
referência; e
f) cópia do contrato e de todos os aditivos.
iii. Observar, no caso de aditivo de vigência, para encaminhamento do processo à
Pró-Reitoria de Planejamento e Administração, em prazo nunca inferior a 60 dias
da previsão de fim de vigência, a fim de que possa ser assegurado o trâmite
administrativo de formalização da minuta do termo aditivo, emissão de parecer
jurídico e assinatura do aditivo, dentro do prazo de vigência do contrato;
iv. Providenciar processo e encaminhar à Pró-Reitoria de Planejamento e
Administração solicitando nova licitação, em prazo não inferior a 6 (seis) meses
de antecedência, caso o contrato não seja prorrogável ou não haja interesse na
prorrogação contratual;
v. Providenciar processo e encaminhar à Pró-Reitoria de Planejamento e
Administração, quando do recebimento da obra, devidamente instruído com os
seguintes documentos:
a) laudo Técnico da Coordenadoria de Projetos e Obras (CPO) para registro
no SPIUNET dos valores referentes ao bem imóvel;
b) cópia das notas fiscais das medições realizadas;
c) cópia das notas de empenho;
d) informações acerca do valor total da obra, incluindo o valor pago pelo
terreno em que a obra foi construída, caso tenha sido adquirido para tal;
e) informações acerca do valor do projeto da obra, se for o caso, ou melhor,
se o projeto tiver sido elaborado por outra empresa; e
f) informações acerca de quaisquer outros valores eventualmente pagos
durante a execução da obra.
31
vi. Instaurar processo administrativo devidamente instruído, a ser submetido ao
conhecimento da Autoridade Competente, via Coordenadoria de Contratos e
Convênios, objetivando a aplicação de sanções e/ou rescisão;
vii. Certificar-se de que, sendo o caso, a garantia foi prestada em montante suficiente
aos valores contratados e em prazo nunca inferior à vigência do contrato,
adotando-se, como término da vigência das garantias o prazo de 03 (três) meses
após a vigência do contrato. Assim, a garantia deve ser revista, sempre que houver
aditivos contratuais de valores ou de prazos de vigência;
viii. Acompanhar e liberar a garantia contratual, quando for o caso;
ix. Certificar-se de que a empresa e seu preposto, caso exista, está (ão) ciente (s) das
obrigações assumidas na contratação;
x. Solicitar emissão, reforço, cancelamento ou anulação de Nota de Empenho e
controlar o saldo do empenho e o saldo do contrato em função do valor das notas
fiscais;
xi. Conferir a nota fiscal do serviço/material emitida pela contratada quanto aos
aspectos já avaliados pela Fiscalização Técnica e Administrativa. Havendo
alguma inconsistência, o Gestor deve devolver, imediata e motivadamente, a nota
fiscal para a contratada substituí-la. Estando tudo correto, o Gestor deve certificar
(atestar), em caráter definitivo, a Nota Fiscal a fim de concretizar a realização do
serviço ou o recebimento do material, na quantidade e qualidade contratadas;
xii. Promover a medição das notas fiscais no módulo Cronograma do SIASG;
xiii. Verificar todos os documentos necessários para a liquidação da despesa e
encaminhá-los mediante o formulário PROPLAD062 – Solicitação de Pagamento
(Apêndice E), em conjunto com a (s) nota (s) fiscal (is), a lista de verificação
PROPLAD102 – Checklist de Conferência para Solicitação de Pagamento
(Apêndice F) e o formulário PROPLAD063 – Declaração de Execução de Serviço
(Apêndice G), para a Pró-Reitoria de Planejamento e Administração, fazendo
encaminhar até o dia 25 de cada mês as notas fiscais emitidas e recebidas dentro
do mês, a fim de que o pagamento seja efetuado dentro do prazo de recolhimento
dos tributos, com vistas a evitar o pagamento de multas;
xiv. Submeter ao Público Usuário, quando for o caso, a pesquisa de Satisfação, com
vistas a avaliar o serviço prestado pela contratada;
xv. Implantar e manter outros controles não mencionados anteriormente que sejam
considerados necessários em razão da natureza dos contratos.
32
6.2.3. Das atribuições do Fiscal Técnico
i. Dirigir-se formalmente ao representante da contratada ou a seu preposto para
resolver qualquer irregularidade na execução do objeto. Toda tratativa infrutífera
com a empresa contratada deverá ser comunicada formalmente ao Gestor do
Contrato, para que sejam adotadas as medidas administrativas cabíveis;
ii. Fazer-se presente no local da execução do contrato;
iii. Registrar todas as ocorrências, tais como: faltas, atrasos, má-execução dos
serviços, etc., por parte dos empregados da contratada, em livro ou sistema
próprio. Todas as anotações referentes ao contrato devem estar agrupadas em um
documento (livro, arquivo digital, ficha, etc.) e após o encerramento de cada
exercício financeiro, o fiscal deve abrir processo encaminhando esta
documentação para arquivo junto ao processo de contratação;
iv. Conferir o cumprimento do objeto e demais obrigações pactuadas, especialmente
o atendimento às especificações atinentes ao objeto e sua garantia, bem como os
prazos fixados no contrato, visitando o local onde o contrato esteja sendo
executado e registrando os pontos críticos encontrados, inclusive com a produção
de provas, datando, assinando e providenciando a assinatura do preposto da
contratada para encaminhando essa documentação ao Gestor de Contratos com
vistas a instruir possível procedimento de aplicação de sanção contratual;
v. Exigir que a contratada substitua os produtos/bens que se apresentem defeituosos
ou com prazo de validade vencido ou por vencer em curto prazo de tempo e que,
por esses motivos, inviabilizem o recebimento definitivo, a guarda ou a utilização
pela UFC;
vi. Comunicar imediatamente à contratada, quando o fornecimento seja de sua
obrigação, a escassez de material cuja falta esteja dificultando a execução dos
serviços;
vii. Recusar os serviços executados em desacordo com o pactuado e determinar
desfazimento, ajustes ou correções;
viii. Comunicar, por escrito, à contratada os danos porventura causados por seus
empregados, requerendo as providências reparadoras;
33
ix. Receber, provisoriamente, o objeto do contrato sob sua responsabilidade,
mediante termo circunstanciado ou recibo, assinado pelas partes, recusando,
imediatamente, produtos/bens que não correspondam ao contratado;
x. Conferir a nota fiscal do serviço/material emitida pela contratada. Havendo
alguma inconsistência, o Fiscal deve devolver, imediata e motivadamente, a nota
fiscal para a contratada substituí-la. Estando tudo correto, o Fiscal deve certificar
(atestar) provisoriamente a Nota Fiscal a fim de confirmar a realização do serviço
ou o recebimento do material, na quantidade, qualidade, modo e tempo
contratados;
xi. Comunicar ao Gestor do Contrato a eventual subcontratação da execução, sem
previsão editalícia ou sem conhecimento da Administração;
xii. Verificar, por intermédio do preposto da contratada, a utilização pelos
empregados da empresa dos equipamentos de proteção individual exigidos pela
legislação pertinente, exigindo daquele a interdição do acesso ao local de trabalho,
e na hipótese de descumprimento, comunicar ao Gestor de Contratos para
promoção do possível processo de aplicação de sanção contratual. O fiscal deve
solicitar à empresa o pagamento de insalubridade e periculosidade, se for o caso;
xiii. Exigir, por intermédio do preposto da contratada, a utilização de crachá e de
uniforme pelos empregados da contratada e conduta compatível com o serviço
público, pautada pela ética e urbanidade no atendimento;
xiv. Assegurar-se de que o número de empregados alocados ao serviço pela contratada
é suficiente para o bom desempenho dos serviços, levando em consideração o que
dizem as boas práticas que regulamentam o serviço e o que rege a legislação
vigente;
xv. Solicitar à contratada a substituição de qualquer utensílio, ferramenta ou
equipamento cujo uso seja considerado prejudicial à boa conservação dos bens ou
instalações, ou ainda, que não atendam às necessidades da Administração;
xvi. Cobrar da contratada, quando se tratar de obras, no local de execução dos serviços,
na formatação padrão combinada, o Diário de Obra, cujas folhas deverão estar
devidamente numeradas e assinadas pelas partes, e onde serão feitas as anotações
diárias sobre o andamento dos trabalhos tais como: indicação técnica, início e
término de etapas de serviço, causas e datas de início e término de eventuais
interrupções dos serviços, recebimento de material e demais assuntos que
requeiram providências;
34
xvii. Providenciar, nos casos de contratos de cessão de mão de obra, o documento de
prestação de compromisso solene de acatamento e observância das regras
estabelecidas pelo Código de Ética da UFC, nos termos do art. 15 do Decreto
6.029/2007;
xviii. Manter controle gerencial acerca da efetiva utilização dos materiais
empregados/consumidos nos serviços prestados em favor da UFC, nos casos de
contratos de serviços cuja planilha de composição dos custos e formação de preços
contiver a previsão de emprego de materiais, a fim de subsidiar a estimativa de
futuras contratações;
xix. Subsidiar o Gestor do Contrato de informações técnicas e operacionais necessárias
ao processo de gestão do contrato, podendo, em circunstâncias pontuais, requisitar
de outros servidores da instituição que possuam conhecimentos técnicos
específicos, as informações consideradas necessárias, designando, em sua
solicitação, o prazo de resposta;
xx. Comunicar à contratada, mediante correspondência entregue pessoalmente ou por
aviso de recebimento, cuja cópia deverá ser juntada aos autos, eventuais
irregularidades na execução do contrato, estabelecendo prazo para solução dos
problemas apontados;
xxi. Abster-se de tomar decisões e adotar providências que ultrapassem sua área de
competência; e
xxii. Aplicar as disposições apresentadas no Anexo VIII-A da fiscalização técnica da
IN n° 05/2017 SEGES/MP.
6.2.4. Das atribuições do Fiscal Administrativo
i. Emitir o ofício de boas-vindas à empresa contratada, consoante o modelo no
presente manual (Apêndice A);
ii. Conferir a nota fiscal do serviço/material emitida pela contratada quanto às
obrigações previdenciárias, fiscais, trabalhistas e FGTS. Havendo alguma
inconsistência, o Fiscal deve devolver, imediata e motivadamente, a nota fiscal
para a contratada substituí-la. Estando tudo correto, o Fiscal deve certificar
(atestar) provisoriamente a Nota Fiscal a fim de confirmar aspectos
administrativos da execução dos serviços nos contratos com regime de dedicação
exclusiva de mão de obra;
35
iii. Fiscalizar, por amostragem, os registros dos empregados da contratada locados
nos serviços, para verificar a regularidade trabalhista;
iv. Oficiar a contratada sobre a necessidade de atualização documental para
manutenção das condições de habilitação ou atendimento de exigências legais
supervenientes;
v. Subsidiar o Gestor do Contrato de informações técnicas e operacionais necessárias
ao processo de gestão do contrato, podendo, em circunstâncias pontuais, requisitar
de outros servidores da instituição que possuam conhecimentos técnicos
específicos, as informações consideradas necessárias, designando, em sua
solicitação, o prazo de resposta;
vi. Comunicar à contratada, mediante correspondência entregue pessoalmente ou por
aviso de recebimento, cuja cópia deverá ser juntada aos autos, eventuais
irregularidades na execução do contrato, estabelecendo prazo para solução dos
problemas apontados;
vii. Abster-se de tomar decisões e adotar providências que ultrapassem sua área de
competência; e
viii. Aplicar as disposições apresentadas no Anexo VIII-B da fiscalização
administrativa da IN n° 05/2017 SEGES/MP.
6.3. Do recebimento dos materiais/serviços
O ato de recebimento de materiais/serviços envolve quatro fases, mostradas
na Figura 5, observado o disposto nos arts. 73 a 76 da Lei nº 8.666/93 e, no caso de
contratação de serviços, o disposto no art. 50 da IN nº 05/2017/SEGES/MP.
Figura 5 – Fases do recebimento de materiais/serviços
Fonte: Elaboração própria.
• Recebimento provisório1ª FASE
• Regularização2ª FASE
• Aceitação (recebimento definitivo)3ª FASE
• Encaminhamento da documentação fiscal e comprovação de aceite 4ª FASE
36
O recebimento provisório (1ª fase) é o ato pelo qual o material/serviço é
entregue ao Fiscal Técnico no local que tenha sido designado no Instrumento
Convocatório. O recebimento provisório não implica sua aceitação (3ª fase), a qual
consiste na operação em que se declara, na documentação fiscal, que o material/serviço
recebido satisfaz às especificações contratadas.
Quando o material/serviço não corresponder com exatidão ao que foi
contratado, ou ainda, apresentar faltas ou defeitos, o Fiscal Técnico do contrato
providenciará junto ao fornecedor a regularização da entrega (2ª fase), para efeito de
aceitação e, se for o caso, comunicará ao Gestor do Contrato as falhas ocorridas, a fim de
que o mesmo instaure processo para aplicação de sanções, conforme procedimentos
previstos no item 8 deste manual.
Além da regularização quanto à entrega do objeto contratado, nos casos em
que o objeto do contrato for obra ou serviço com regime de dedicação exclusiva de mão
de obra, o Fiscal Administrativo deve verificar, na documentação fiscal, se a contratada
cumpriu as obrigações previdenciárias, fiscais, trabalhistas e FGTS e, caso haja
irregularidades, a documentação deve ser devolvida para substituição. Estando tudo
correto, o Fiscal Administrativo deve certificar (atestar) provisoriamente a
documentação, a fim de confirmar aspectos administrativos da execução dos serviços.
Os dois atos (recebimento provisório e aceitação) não são, necessariamente,
concomitantes. Pode haver um lapso de tempo até a aceitação, caso o material/serviço
possua especificações que precisem ser avaliadas pelo Fiscal Técnico, o que pode
inclusive implicar a devolução do material ou rejeição dos serviços. Portanto, quando o
material/serviço possuir características de difícil identificação, o exame de recebimento
deverá ser feito por técnico especializado. Pode haver rejeição total ou parcial quando o
objeto (material/serviço) recebido estiver em desacordo com o especificado no Termo de
Referência, Edital e Contrato, conforme art. 76, da Lei 8.666/93.
O Fiscal Técnico deve elaborar relatório circunstanciado, contendo o registro,
a análise e a conclusão acerca das ocorrências na execução do contrato e encaminhá-lo
ao Gestor do Contrato, o qual será responsável pelo recebimento definitivo, ou seja, pela
aceitação do objeto do contrato (3ª fase).
Após a aceitação, tem-se a 4ª fase, na qual o Gestor do Contrato providenciará
o encaminhamento da documentação fiscal e comprovação de aceite ao Almoxarifado
(CAP), se forem materiais e, à CCF, se for serviços ou obras.
37
6.4. Das alterações contratuais
Após a celebração do contrato, os mesmos podem ser aditivados para
alteração dos termos contratados, consoante o disposto nesta seção.
6.4.1. Das alterações de vigência do contrato
O Gestor do Contrato deve manter um controle da vigência do contrato para
que possa representar tempestivamente pela prorrogação ou pela realização de nova
licitação. Havendo interesse por parte da Administração, os contratos podem ter a sua
vigência prorrogada, observado o Anexo IX da IN nº 05/2017/SEGES/MP, mediante
solicitação à Pró-Reitoria de Planejamento e Administração, por meio de processo
administrativo aberto pelo Gestor.
Somente é admitida a prorrogação do contrato efetivamente em vigor. Deste
modo, as solicitações de prorrogação devem ser encaminhadas à Pró-Reitoria de
Planejamento e Administração em prazo nunca inferior a 60 dias antes do final da
vigência do contrato, a fim de viabilizar os trâmites administrativos de análise prévia do
pedido, elaboração da minuta do aditivo e emissão de parecer jurídico.
Cabe à fiscalização promover ações com intuito de evitar a indesejável
contratação direta, com fundamento em situação emergencial (art. 24, IV, da Lei nº
8.666/93).
Vale destacar um trecho do Acórdão nº 1.378/2008 – 1ª Câmara – TCU:
9.4.1. Realize o controle da vigência dos contratos, possibilitando o
planejamento dos procedimentos licitatórios visando diminuir a possibilidade de
realizar contratações emergenciais e com extrapolação temporal (Lei
8.666/1993, art. 24, inciso IV).
6.4.2. Das alterações em decorrência de acréscimos/supressões ao contrato
De acordo com o §1º do art. 65 da Lei nº 8.666/93, os contratos
administrativos podem ser alterados, desde que devidamente motivados. A contratada fica
obrigada a aceitar, nas mesmas condições contratuais, os acréscimos ou supressões que
se fizerem necessários nas obras, serviços ou compras, até 25% (vinte e cinco por cento)
38
do valor inicial atualizado do contrato, e, no caso particular de reforma de edifício ou de
equipamento, até o limite de 50% (cinquenta por cento) para os seus acréscimos.
O Gestor do Contrato deverá abrir processo devidamente instruído e
motivado, comprovando por meio de juntada de planilha que o acréscimo/supressão
pretendida atende o limite máximo admitido por lei, com a demonstração da variação dos
valores percentuais e absolutos, indicando, por fim, o novo valor contratual, observado o
disposto no Anexo X da IN SEGES/MP nº 05/2017.
6.4.3. Das alterações em decorrência do Reequilíbrio Econômico-Financeiro
A equação econômico-financeira do contrato administrativo é a relação de
equivalência formada pelo conjunto dos encargos impostos pela Administração e pela
remuneração proposta pelo particular.
Esta relação é estabelecida quando da apresentação da proposta na licitação
ou no processo de contratação direta, e deve manter-se equilibrada durante toda execução
do contrato como garante a Constituição da República, no seu art. 37, XXI.
Para manter o equilíbrio econômico-financeiro do contrato, a Lei nº 8.666/93
prevê os institutos “reajuste” e “revisão” como forma de recomposição do preço, nos
casos em que se verifica a ocorrência de áleas ordinárias e extraordinárias,
respectivamente.
Conforme o art. 53 da IN nº 05/2017/SEGES/MP, o reajuste de preços do
contrato se dará por “reajuste no sentido estrito”, chamado de “reajuste por índices” ou
simplesmente de “reajuste”, ou por “repactuação”.
6.4.3.1. Revisão
A revisão está prevista no art. 65 (alínea “d” do inciso II e §§ 5º e 6º) da Lei
nº 8.666/93, e objetiva a manutenção do equilíbrio econômico-financeiro na hipótese de
sobrevirem fatos imprevisíveis ou previsíveis, porém de consequências incalculáveis,
configurando álea econômica extraordinária e extracontratual.
Em outras palavras, a legitimidade em revisar o contrato pressupõe a
ocorrência de:
i. Álea extraordinária:
39
a) Fatos imprevisíveis;
b) Fatos previsíveis, mas de consequências incalculáveis;
c) Caso de força maior ou caso fortuito;
d) Fato do príncipe: criação, alteração ou extinção de tributos ou
encargos legais ou alterações unilaterais promovidas no ajuste, de
comprovada repercussão nos preços contratados.
ii. Álea econômica:
a) Elevação no custo do encargo que torne o preço insuficiente em vista
das condições iniciais, ou
b) Diminuição do custo do encargo que torne o preço excessivo em vista
das novas condições de mercado.
iii. Álea extracontratual:
a) Os fatos que provocaram modificação na composição do custo de
encargo, de comprovada repercussão nos preços contratados, não
podem decorrer da vontade (ação ou omissão) das partes.
Em resumo, a revisão contratual pode ocorrer a qualquer tempo, no entanto,
exige a comprovação de um fato superveniente e extraordinário ou de consequências
incalculáveis, de modo que o seu cabimento somente se opera em circunstâncias dessa
natureza.
6.4.3.2. Reajuste
Em contratos com prazo de duração igual ou superior a um ano, é admitida
cláusula com previsão de reajuste de preços, desde que não haja regime de dedicação
exclusiva de mão de obra, conforme art. 61 da IN nº 05/2017/SEGES/MP.
O reajuste dos preços contratuais só pode ocorrer quando a vigência do
contrato ultrapassar 12 (doze) meses, contados a partir da data limite para apresentação
da proposta.
O reajuste de preços está vinculado a índice previamente definido no contrato.
De acordo com a Lei nº 10.192, de 14/02/2001, são nulos de pleno direito qualquer
40
expediente que, na apuração do índice de reajuste, produzam efeitos inferiores a 12 (doze)
meses.
6.4.3.3. Repactuação
A repactuação é uma forma de reequilíbrio da equação econômico-financeira
do contrato entre a Administração e a contratada, que visa à adequação dos preços
contratuais aos novos preços de mercado. Não está vinculada a qualquer índice.
Somente os contratos que tenham por objeto a prestação de serviços de
natureza contínua, com cessão de mão de obra, podem ser repactuados.
Para repactuação de preços deve ser apresentada demonstração analítica da
variação dos componentes dos custos do contrato, devidamente justificada, observados
os arts. 54 a 60 da IN nº 05/2017/SEGES/MP.
A repactuação que vise a aumento de despesa não é permitida antes de
decorrido, pelo menos, 1 (um) das datas dos orçamentos aos quais a proposta se referir.
6.5. Das garantias contratuais
As garantias dos contratos administrativos destinam-se a prevenir a
Administração contra riscos decorrentes da inexecução dos contratos ou ainda da sua
execução parcial e devem ser exigidas quando houver previsão para tal.
6.5.1. Tipos de garantia
Existindo previsão no edital, deverá a Administração exigir prestação de
garantia nas contratações de obras, serviços e compras. Conforme o art. 56, § 1º, da Lei
nº. 8.666/93, as modalidades de garantias são: i) caução em dinheiro ou títulos da dívida
pública, ii) seguro-garantia e iii) fiança bancária, sendo facultada à contratada a opção
por quaisquer destas modalidades.
Ainda, para os serviços com regime de dedicação exclusiva de mão de obra,
o art. 18 da IN nº 05/2017/SEGES/MP, prevê a utilização da Conta-Depósito Vinculada
ou do Pagamento pelo Fato Gerador, controles internos que poderão ser previstos no
Instrumento Convocatório para salvaguardar a Administração no caso de
descumprimento das obrigações trabalhistas, previdenciárias e com o FGTS pela
41
contratada. Esses procedimentos estão disciplinados no item 1 do Anexo VII-B da
precitada Instrução Normativa.
6.5.2. Valor da garantia
A garantia não poderá exceder a 5% (cinco por cento) do valor do contrato e
terá seu valor atualizado nas mesmas condições daquele, conforme o § 2°, do art. 56 da
Lei nº. 8.666/93. Todavia, se o contrato tiver como objeto obras, serviços e fornecimentos
de grande vulto, envolvendo alta complexidade técnica e riscos financeiros consideráveis,
demonstrados através de parecer tecnicamente aprovado pela autoridade competente, o
limite de garantia poderá ser elevado para até 10 % (dez por cento) do valor do contrato,
conforme o § 3°, do mesmo diploma legal.
Havendo alterações nos valores dos contratos, seja em decorrência de
acréscimos ou supressões (dentro dos limites legais permitidos) ou ainda de reajustes de
preços ou revisão, o valor da garantia deverá ser alterado em iguais proporções, a fim de
resguardar a Administração contra danos eventuais decorrentes da execução do contrato.
6.5.3. Vigência da garantia
A vigência da garantia dever ser superior à do contrato, pois, por vezes, a
apuração de eventuais danos só é de conhecimento da Administração após a rescisão
contratual. Para tanto, o Instrumento Convocatório já deve prever que o prazo da garantia
deve ser superior em 90 (noventa) dias ao prazo do contrato.
Após a execução do contrato, a garantia prestada pela contratada será
restituída, e, quando em dinheiro, atualizada monetariamente, conforme o § 4° do art. 56
da Lei 8.666/93. Findo o contrato, caso remanesça prejuízo para a Administração Pública
decorrente de problemas com a execução do contrato, deverá a garantia ser executada, a
fim de cobrir tais danos eventuais.
A garantia poderá ser utilizada para pagamento de verbas trabalhistas,
conforme arts. 64 e 65 da IN nº 05/2017/SEGES/MP:
Art. 64. Quando da rescisão dos contratos de serviços com regime de dedicação
exclusiva de mão de obra, o fiscal administrativo deve verificar o pagamento
pela contratada das verbas rescisórias ou dos documentos que comprovem que
42
os empregados serão realocados em outra atividade de prestação de serviços,
sem que ocorra a interrupção do contrato de trabalho.
Art. 65. Até que a contratada comprove o disposto no artigo anterior, o órgão ou
entidade contratante deverá reter:
I - a garantia contratual, conforme art. 56 da Lei nº 8.666, de 1993, prestada com
cobertura para os casos de descumprimento das obrigações de natureza
trabalhista e previdenciária pela contratada, que será executada para reembolso
dos prejuízos sofridos pela Administração, nos termos da legislação que rege a
matéria;
Para que se possa avaliar a importância de o prazo da garantia ser superior ao
prazo do contrato, pode ser mencionada, a título ilustrativo, a situação de uma rescisão de
contrato que envolva cessão de mão de obra e que a empresa contratada não cumpra com
as obrigações trabalhistas e que os créditos da contratada sejam inferiores aos débitos
desta junto aos trabalhadores. Mesmo que a Administração venha a fazer retenções de
valores, ainda assim, remanescerá débito trabalhista que a Administração poderia vir a
ser responsabilizada, embora de forma subsidiária. Por isso, o prazo da garantia deve ser
superior ao prazo de vigência do contrato. Só assim, a garantia poderá ser executada para
fazer face ao pagamento das rescisões. Do contrário, vencida o prazo da garantia, o débito
trabalhista remanesceria.
6.5.4. Constituição, liberação e execução de garantia
A contratada deverá apresentar, no prazo máximo de 10 (dez) dias úteis,
prorrogáveis por igual período, a critério do órgão contratante, contado da assinatura do
contrato, comprovante de prestação de garantia, podendo optar por caução em dinheiro
ou títulos da dívida pública, seguro-garantia ou fiança bancária, sendo que, nos casos de
contratação de serviços continuados com dedicação exclusiva de mão de obra, o valor da
garantia deverá corresponder a 5% (cinco por cento) do valor total do contrato, limitada
ao equivalente a 2 (dois) meses do custo da folha de pagamento dos empregados da
contratada que venham a participar da execução dos serviços contratados. Para tanto, o
Gestor do Contrato deve exigir da empresa duas vias do comprovante da garantia,
destinando-se uma delas para arquivo em seu poder e a outra, para encaminhamento à
Coordenadoria de Contratos e Convênios (CCONV) da Pró-Reitoria de Planejamento e
43
Administração, por meio de processo administrativo, devidamente instruído com uma
cópia do contrato.
Recebido o processo informando a regular constituição da garantia (e de seus
complementos/reforços), a CCONV manterá uma cópia adicional da garantia em arquivo
centralizado, até que ocorra a liberação/execução da garantia por parte do Gestor do
Contrato. O processo de que trata a constituição da garantia (e de seus
complementos/reforços) será encaminhado pela CCONV à CCF, para o competente
registro contábil.
Após o registro contábil da constituição da garantia, a CCF emitirá despacho
para que o referido processo seja apensado aos autos do processo principal da contratação.
Uma vez ocorrida a extinção do contrato e, inexistindo pendências por parte
da empresa contratada, em decorrência da sua execução, o Gestor do Contrato deverá
abrir processo e encaminhar à CCONV, solicitando a referida liberação da garantia.
Remanescendo qualquer inadimplemento da obrigação superior ao valor da garantia
prestada, poderá a Administração, além da execução integral da garantia, reter a diferença
dos créditos eventualmente devidos, sem prejuízo das medidas judiciais cabíveis,
conforme o item 3 do Anexo VII-F da IN nº 05/2017/SEGES/MP:
3. Garantia de execução do contrato:
3.1. Exigência de garantia de execução do contrato, nos moldes do art. 56 da Lei
nº 8.666, de 1993, com validade durante a execução do contrato e 90 (noventa)
dias após término da vigência contratual, devendo ser renovada a cada
prorrogação, observados ainda os seguintes requisitos:
(...)
b) A garantia, qualquer que seja a modalidade escolhida, assegurará o pagamento
de:
b.1. prejuízos advindos do não cumprimento do objeto do contrato;
b.2. prejuízos diretos causados à Administração decorrentes de culpa ou dolo
durante a execução do contrato;
b.3. multas moratórias e punitivas aplicadas pela Administração à contratada; e
b.4. obrigações trabalhistas e previdenciárias de qualquer natureza, não
adimplidas pela contratada, quando couber.
O processo mencionado no parágrafo anterior deve ser instruído com a (s)
cópia (s) do (s) documento (s) que comprove (m) a (s) garantia (s) do contrato que estão
sendo liberadas, bem como das razões/motivação da solicitação da baixa/liberação da (s)
44
garantia (s), devidamente atestada pelo Gestor do Contrato. Tratando-se de Contratos de
Obras ou Serviços de Engenharia, o processo deve ter o “de acordo” do Superintendente
da UFC INFRA. Além disso, o processo deve ter as seguintes informações: o período de
duração contratual, valor do contrato, valor monetário da garantia e demais informações
relativas à empresa contratada, tais como Razão Social, CNPJ, etc.
A CCONV analisará o processo, verificando se o mesmo se encontra
adequadamente instruído. Caso necessite ser saneado, o processo retornará à origem, não
havendo necessidade de providências saneadoras, a CCONV emitirá o despacho de
declaração de liberação da garantia, dando em seguida conhecimento à empresa
contratada, juntando aos autos a comprovação da respectiva notificação. Em seguida,
encaminhará os autos à CCF, a fim de que seja feito o competente registro contábil da
baixa da garantia contratual.
Após o registro contábil da baixa da garantia, a CCF emitirá despacho para
que o referido processo seja apensado aos autos do processo principal da contratação.
Como a garantia contratual existe para garantir a execução do contrato,
havendo inadimplemento do mesmo, o Gestor do Contrato deverá abrir processo
destinado à execução da garantia, devidamente instruído com as cópias das garantias e
com a exposição das razões de fato que motivaram a necessidade de execução das
mesmas. Este processo deve ser encaminhado à CCONV, para as providências cabíveis.
45
7. LIQUIDAÇÃO E PAGAMENTO DA DESPESA
Conforme prevê a Lei nº 4.320/64, arts. 62 e 63, antes de efetuar qualquer
pagamento por serviços contratados, a Administração deve verificar a efetiva execução
do contrato e a regular execução dos serviços. Ou seja, deve haver a regular liquidação.
Art. 62. O pagamento da despesa só será efetuado quando ordenado após sua
regular liquidação.
Art. 63. A liquidação da despesa consiste na verificação do direito adquirido pelo
credor tendo por base os títulos e documentos comprobatórios do respectivo
crédito.
§ 2º A liquidação da despesa por fornecimentos feitos ou serviços prestados terá
por base:
I - o contrato, ajuste ou acordo respectivo;
II - a nota de empenho;
III - os comprovantes da entrega de material ou da prestação efetiva do serviço.
A atestação é o ato pelo qual o Gestor do Contrato declara na nota fiscal/fatura
a fiel execução dos serviços pela contratada e o adimplemento das demais prestações
pactuadas, satisfazendo, assim, condição necessária para liquidação e pagamento da
despesa.
O Gestor do Contrato, ao atestar a prestação dos serviços e o cumprimento
das obrigações contratuais, declara que a contratada cumpriu o pactuado. O
adimplemento não se resume à execução dos serviços propriamente ditos, mas, também,
refere-se ao cumprimento das prestações a que se obrigou a contratada, por força do
contrato e que, se adimplidas, dão a ela o direito de emitir documento de cobrança, como,
por exemplo, a apresentação de documentos comprobatórios do cumprimento das
obrigações fiscais, trabalhistas, previdenciárias e FGTS. Esse entendimento é amparado
por interpretação do art. 40, § 3º da Lei nº 8.666/93.
Art. 40 (...)
§ 3º Para efeito do disposto nesta Lei, considera-se como adimplemento da
obrigação contratual a prestação do serviço, a realização da obra, a entrega do
bem ou de parcela destes, bem como qualquer outro evento contratual a cuja
ocorrência esteja vinculada a emissão de documento de cobrança.
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Nesse sentido, o Anexo VIII-B da IN nº 05/2017/SEGES/MP, versa sobre os
documentos exigidos à contratada para a comprovação das obrigações trabalhistas.
A Equipe de Fiscalização deve acompanhar a execução dos serviços mediante
o uso de instrumentos de medição adequados e definidos no planejamento da contratação,
constantes do contrato e ajustados com a contratada no início da contratação. O Anexo
VIII-A da IN nº 05/2017/SEGES/MP aborda este assunto.
Assim, os seguintes aspectos de verificação são realizados por meio de
instrumentos formais, além de outros julgados pertinentes pelo fiscal, conforme a
natureza do objeto contratado:
i. A conformidade dos serviços prestados com o previsto nas especificações técnicas
do Instrumento Convocatório;
ii. O cumprimento de todas as obrigações contratuais;
iii. O alcance das metas pactuadas, caso haja Instrumento de Medição de Resultado;
iv. O alcance dos resultados pactuados, em termos quantitativos e qualitativos,
colhendo-se a manifestação, quanto à satisfação, do público usuário;
v. O emprego dos recursos humanos no quantitativo e com a qualificação exigida
nas especificações técnicas do Termo de Referência;
vi. O emprego de materiais e equipamentos em quantitativo definido na proposta da
contratada, atentando-se para a qualidade definida;
vii. A observância das rotinas de execução definidas nas especificações técnicas do
Termo de Referência;
Toda documentação que sustenta a atestação deve ser anexada aos autos do
processo de fiscalização e pagamento, juntamente com a nota fiscal/fatura, para que possa
ser autorizado o pagamento com segurança. Ao conferir a nota fiscal/fatura, o Gestor do
Contrato deve juntá-la à Declaração de Execução de Serviço (PROPLAD063), ao
Checklist de Conferência para Solicitação de Pagamento (PROPLAD102) e ao formulário
PROPLAD062 – Solicitação de Pagamento (ver Apêndices E, F e G).
Então, ao conferir a documentação para pagamento de serviços prestados, o
Gestor do Contrato deve receber da contratada o documento fiscal/fatura original com
discriminação clara e precisa do objeto contratado e seus elementos característicos.
Ao analisar a documentação para pagamento de serviços prestados, o Gestor
do Contrato deve:
47
i. Verificar se a documentação está de acordo com o exigido para o regular
pagamento dos serviços prestados, conforme a Lei nº 8.666/93, a Instrução
Normativa nº 205/88, Instrução Normativa SEGES/MP nº 05/2017 e as demais
normas legais aplicáveis, além do disposto no Instrumento Convocatório;
ii. Devolver à contratada a Nota Fiscal/Fatura quando verificado falta ou
inconformidade da documentação obrigatória para pagamento, estabelecendo
prazo para regularização;
iii. Abster-se de apor atesto em instrumentos comprobatórios de despesas antes que
os serviços tenham sido efetivamente prestados;
iv. Elaborar relatório sobre o serviço prestado, indicando a concordância com seu
pagamento, relatando eventuais ocorrências solucionadas e notificando os atrasos
no recebimento e no envio das notas fiscais;
v. Incluir formulário PROPLA046 – Declaração de Ausência de Subcontratação
(Apêndice H), nos casos de contratação com as fundações de apoio;
vi. Incluir formulário PROPLAD044 – Declaração de Conformidade das Despesas
Feitas pela Fundação (Apêndice I), nos casos de contratação com fundações de
apoio.
Caso tenha ocorrido interrupção na prestação do serviço ou fato que enseje o
pagamento em montante inferior ao originalmente pactuado, o Gestor do Contrato deve
solicitar à contratada uma nota fiscal/fatura com valor referente ao serviço efetivamente
prestado ou efetuar a glosa, de forma a garantir o pagamento apenas dos serviços
prestados ou bens fornecidos.
O Gestor do Contrato deve certificar-se de que a nota fiscal/fatura e os
documentos que a acompanham expressam os elementos necessários e essenciais à
liquidação e pagamento, tais como:
i. Data da emissão (importante, para fins de retenção de tributos);
ii. Menção ao contrato e ao órgão contratante;
iii. Indicação do período de prestação dos serviços;
iv. Indicação correta do valor a pagar;
v. Destaque do valor da retenção dos tributos;
vi. Destaques de outras despesas – dedutíveis da base de cálculo da retenção;
vii. Número da Nota de Empenho;
48
viii. Portaria de nomeação da Equipe de Fiscalização; e
ix. Comprovante de medição no cronograma (SIASG).
Nesse momento é importante o Gestor do Contrato confrontar os valores
contidos na nota fiscal/fatura emitida pela empresa prestadora dos serviços com os
constantes da sua proposta de preços, verificando o valor a ser pago e, especialmente,
quanto à retenção dos tributos.
Nos casos dos contratos de obras e serviços de engenharia, bem como aqueles
que envolvam cessão de mão de obra, o Fiscal Administrativo deve verificar se a
incidência dos tributos sobre a Nota Fiscal está de acordo com as planilhas que instruíram
o Instrumento Convocatório, bem como a proposta da empresa contratada, a fim de que
não haja prejuízo ao erário.
Por exemplo, se na planilha do Termo de Referência está prevista a incidência
de 5% a título de Imposto sobre Serviços (ISS) e, se, posteriormente à contratação, a
Prefeitura vier a desonerar o serviço contratado, reduzindo a alíquota do ISS de 5% para
3%, tal redução deve ser computada no custo total mensal cobrado à Administração, a
fim de não trazer prejuízo ao erário e, por consequência, um enriquecimento ilícito para
a contratada.
É o caso ainda do Plano Brasil Maior, que resultou na necessidade de
recálculo dos montantes dos benefícios para as contratadas, os quais precisaram ser objeto
de solicitação de restituição ao erário. Sobre esse assunto, tem-se o seguinte Acórdão nº.
2859/2013, do TCU:
GRUPO I - CLASSE VII - Plenário TC-013.515/2013-6
Natureza: Representação
Representante: Secretaria de Controle Externo de Aquisições Logísticas (Selog)
Unidades: Departamento de Coordenação e Governança das Empresas Estatais;
Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do
Planejamento, Orçamento e Gestão; Conselho Nacional de Justiça; Conselho
Nacional do Ministério Público; Diretoria-Geral do Senado Federal; Diretoria
Geral da Câmara dos Deputados; e Secretaria-Geral de Administração do
Tribunal de Contas da União.
SUMÁRIO: REPRESENTAÇÃO DA SECRETARIA DE CONTROLE
EXTERNO DE AQUISIÇÕES LOGÍSTICAS DO TCU (SELOG). POSSÍVEL
IRREGULARIDADE EM DIVERSOS CONTRATOS DA
ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA FEDERAL. NÃO REVISÃO DE PREÇOS
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NOS CONTRATOS FIRMADOS COM EMPRESAS BENEFICIADAS PELO
PLANO BRASIL MAIOR, EM FACE DA DESONERAÇÃO DA FOLHA DE
PAGAMENTO PARA ALGUNS SETORES DA ECONOMIA (MUDANÇA
DA BASE DE CÁLCULO PARA A CONTRIBUIÇÃO PREVIDENCIÁRIA).
CONHECIMENTO. NECESSIDADE DE ADOÇÃO DE MEDIDAS PARA A
REVISÃO DOS CONTRATOS DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS AINDA
VIGENTES E PARA O RESSARCIMENTO DOS VALORES PAGOS A
MAIOR, EM RELAÇÃO ÀS AVENÇAS JÁ ENCERRADAS.
DETERMINAÇÕES. MONITORAMENTO.
Dessa forma, caso seja detectada divergência entre o valor da proposta e o
contido na nota fiscal, deve ser feita a glosa do valor excedente, o qual não poderá ser
pago. Tendo sido observado o problema após o efetivo pagamento, o valor pago a maior
deve ser compensado nas faturas vincendas.
Quanto às parcelas vincendas, faz-se necessário que o Gestor do Contrato
abra processo, devidamente instruído, solicitando a alteração do valor contratado em
razão da desoneração, e a referida alteração pode ser formalizada por meio de
apostilamento.
O Anexo VIII-B da IN nº 05/2017/SEGES/MP – Da Fiscalização
Administrativa, estabelece o roteiro de verificação a ser executado antes da realização de
cada pagamento da fatura de serviços que envolvam cessão de mão de obra, mostrado a
seguir. Ressalte-se que a fiscalização dos contratos, no que se refere ao cumprimento das
obrigações trabalhistas, deve ser realizada com base em critérios estatísticos, levando-se
em consideração falhas que impactem o contrato como um todo e não apenas erros e
falhas eventuais no pagamento de alguma vantagem a um determinado empregado.
Vale acrescentar que, conforme Portaria nº 3.680 de 03/10/2016 do Gabinete
do Reitor, a UFC faculta aos fiscais a definição da extensão da amostra de fiscalização
do cumprimento das obrigações trabalhistas da contratada, com base em análise de riscos,
de modo que ao longo de 1 (um) ano, todos os colaboradores do contrato tenham sido
objeto de verificação. Caso haja dificuldade na realização da análise de risco, o fiscal
deve adotar o acompanhamento integral, e não por amostragem.
O Anexo VIII-B retro referido segue adiante consolidado, para melhor
orientação à Fiscalização Administrativa dos Contratos:
i. Fiscalização inicial (no momento em que a prestação de serviços é iniciada)
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a) Deve ser elaborada planilha-resumo de todo o contrato administrativo. Ela conterá
informações sobre todos os empregados terceirizados que prestam serviços no
órgão ou entidade, divididos por contrato, com os seguintes dados: nome
completo, número de inscrição no CPF, função exercida, salário, adicionais,
gratificações, benefícios recebidos, sua especificação e quantidade (vale-
transporte, auxílio-alimentação), horário de trabalho, férias, licenças, faltas,
ocorrências e horas extras trabalhadas;
b) A fiscalização das Carteiras de Trabalho e Previdência Social - CTPS, será feita
por amostragem. Todas as anotações contidas na CTPS dos empregados devem
ser conferidas, a fim de que se possa verificar se as informações nelas inseridas
coincidem com as informações fornecidas pela empresa e pelo empregado.
Devem ser observadas, com especial atenção, a data de início do contrato de
trabalho, a função exercida, a remuneração (corretamente discriminada em
salário-base, adicionais e gratificações), além de demais eventuais alterações dos
contratos de trabalho;
c) O número de terceirizados por função deve coincidir com o previsto no contrato
administrativo;
d) O salário não pode ser inferior ao previsto no contrato administrativo e na
Convenção Coletiva de Trabalho da Categoria – CCT;
e) Devem ser consultadas eventuais obrigações adicionais constantes na CCT para
as empresas terceirizadas (por exemplo, se os empregados têm direito a auxílio-
alimentação gratuito);
f) Deve ser verificada a existência de condições insalubres ou de periculosidade no
local de trabalho, cuja presença levará ao pagamento dos respectivos adicionais
aos empregados. Tais condições obrigam a empresa a fornecer determinados
Equipamentos de Proteção Individual – EPI;
g) No primeiro mês da prestação dos serviços, a contratada deverá apresentar a
seguinte documentação, devidamente autenticada:
1. relação dos empregados, com nome completo, cargo ou função, horário do
posto de trabalho, números da carteira de identidade (RG) e inscrição no
Cadastro de Pessoas Físicas (CPF), e indicação dos responsáveis técnicos
pela execução dos serviços, quando for o caso;
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2. CTPS dos empregados admitidos e dos responsáveis técnicos pela
execução dos serviços, quando for o caso, devidamente assinadas pela
contratada;
3. exames médicos admissionais dos empregados da contratada que
prestarão os serviços;
4. declaração de responsabilidade exclusiva da contratada sobre a quitação
dos encargos trabalhistas e sociais decorrentes do contrato; e
5. preenchimento do documento PROPLAD047 – Declaração Negativa de
Nepotismo (Apêndice J) por todos os empregados admitidos.
ii. Fiscalização mensal (a ser feita antes do pagamento da fatura)
a) Deve ser feita a retenção da contribuição previdenciária no valor de onze por cento
sobre o valor da fatura e dos impostos incidentes sobre a prestação do serviço;
b) Deve ser consultada a situação da empresa junto ao SICAF;
c) Serão exigidos a Certidão Negativa de Débito (CND) relativa a Créditos
Tributários Federias e à Dívida Ativa da União, o Certificado de Regularidade do
FGTS (CRF) e a Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT), caso esses
documentos não estejam regularizados no SICAF;
d) Exigir, quando couber, comprovação de que a empresa mantém reserva de cargos
para pessoa com deficiência ou para reabilitado da Previdência Social, conforme
disposto no art. 66-A da Lei nº 8.666/93.
iii. Fiscalização diária
a) Devem ser evitadas ordens diretas da Administração dirigidas aos terceirizados.
As solicitações de serviços devem ser dirigidas ao preposto da empresa. Da
mesma forma, eventuais reclamações ou cobranças relacionadas aos empregados
terceirizados devem ser dirigidas ao preposto;
b) Toda e qualquer alteração na forma de prestação do serviço, como a negociação
de folgas ou a compensação de jornada, deve ser evitada, uma vez que essa
conduta é exclusiva do empregador;
c) Conferir por amostragem, diariamente, os empregados terceirizados que estão
prestando serviços e em quais funções, e se estão cumprindo a jornada de trabalho.
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iv. Fiscalização procedimental
a) É necessário observar a data-base da categoria prevista na CCT. Os reajustes dos
empregados devem ser obrigatoriamente concedidos pela empresa no dia e
percentual previstos, devendo ser verificada pelo gestor do contrato a necessidade
de se proceder a repactuação do contrato, inclusive quanto à necessidade de
solicitação da contratada;
b) A Administração precisa se certificar de que a empresa observa a legislação
relativa à concessão de férias e licenças aos empregados;
c) A Administração precisa se certificar de que a empresa respeita a estabilidade
provisória de seus empregados (cipeiro, gestante, e estabilidade acidentária).
v. Fiscalização por amostragem
a) A administração deverá solicitar, por amostragem, aos empregados, que
verifiquem se as contribuições previdenciárias e do FGTS estão ou não sendo
recolhidas em seus nomes;
b) A administração deverá solicitar, por amostragem, aos empregados terceirizados
os extratos da conta do FGTS, devendo os mesmos ser entregues à Administração.
O objetivo é que todos os empregados tenham tido seus extratos avaliados ao final
de um ano (sem que isso signifique que a análise não possa ser realizada mais de
uma vez em um mesmo empregado), garantindo assim o "efeito surpresa" e o
benefício da expectativa do controle;
c) A contratada deverá entregar, no prazo de 15 (quinze) dias, quando solicitado pela
administração, por amostragem, quaisquer dos seguintes documentos:
1. extrato da conta do INSS e do FGTS de qualquer empregado, a critério da
Administração contratante;
2. cópia da folha de pagamento analítica de qualquer mês da prestação dos
serviços, em que conste como tomador o órgão ou entidade contratante;
3. cópia dos contracheques assinados pelos empregados relativos a qualquer
mês da prestação dos serviços ou, ainda, quando necessário, cópia de
recibos de depósitos bancários;
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4. comprovantes de entrega de benefícios suplementares (vale-transporte,
vale alimentação, entre outros) a que estiver obrigada por força de lei,
convenção, acordo ou dissídio coletivo de trabalho, relativos a qualquer
mês da prestação dos serviços e de qualquer empregado.
vi. Fiscalização quando da extinção ou rescisão dos contratos
a) A contratada deverá entregar, após o último mês de prestação dos serviços
(extinção ou rescisão do contrato), no prazo definido no contrato, cópias dos
documentos abaixo relacionados:
1. termos de rescisão dos contratos de trabalho dos empregados prestadores
de serviço, devidamente homologados, quando exigível pelo sindicato da
categoria;
2. guias de recolhimento da contribuição previdenciária e do FGTS, referente
às rescisões contratuais;
3. extratos dos depósitos efetuados nas contas vinculadas individuais do
FGTS de cada empregado dispensado; e
4. exames médicos demissionais dos empregados dispensados.
vii. Providências em caso de indícios de irregularidade
a) Em caso de indício de irregularidade no recolhimento das contribuições
previdenciárias, os fiscais ou gestores de contratos de serviços com dedicação
exclusiva de mão de obra deverão oficiar ao Ministério da Previdência Social e à
Receita Federal do Brasil – RFB;
b) Em caso de indício de irregularidade no recolhimento do FGTS, os fiscais ou
gestores de contratos de serviços com dedicação exclusiva de mão de obra deverão
oficiar ao Ministério do Trabalho.
7.1. Atualização do Valor Devido e Juros (pagamentos com atrasos)
O Gestor do Contrato deve estar atento, para que não seja o causador de
atrasos nos pagamentos devidos à contratada, hipótese em que será exigido dele ressarcir
a Administração pelo prejuízo decorrente dos encargos moratórios, conforme determina
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a legislação vigente. Faturas com prazos para pagamento deverão ser entregues à CCF
com antecedência mínima de 10 dias úteis da data limite de pagamento, conforme
estabelecido contratualmente.
7.2. Retenção do Pagamento
A Lei nº 8.666/93 estabelece nos Arts. 80 e 86 o dever de retenção de
pagamento à empresa contratada.
Art. 80. A rescisão de que trata o inciso I do artigo anterior acarreta as seguintes
consequências, sem prejuízo das sanções previstas nesta Lei:
(...)
IV - retenção dos créditos decorrentes do contrato até o limite dos prejuízos
causados à Administração.
Art. 86. O atraso injustificado na execução do contrato sujeitará o contratado à
multa de mora, na forma prevista no instrumento convocatório ou no contrato.
(...)
§ 3º Se a multa for de valor superior ao valor da garantia prestada, além da perda
desta, responderá o contratado pela sua diferença, a qual será descontada dos
pagamentos eventualmente devidos pela Administração ou ainda, quando for o
caso, cobrada judicialmente.
O acompanhamento por parte do Gestor do Contrato quanto à retenção de
pagamento deve ser feito de acordo com a legislação em vigor. Qualquer inadimplemento
de obrigação constante nos termos do Instrumento Convocatório por parte da Contratada,
a Administração:
i. Poderá rescindir o contrato, sem prejuízo de aplicação das penalidades cabíveis;
ii. Poderá ser concedido prazo para a regularização da falha, caso não esteja
caracterizada a incapacidade de a empresa regularizar a situação, nem tenha
ocorrido má-fé;
iii. Reterá o pagamento da fatura mensal, em valor proporcional ao inadimplemento,
até que a situação seja regularizada, no caso de não ser apresentada a
documentação comprobatória do cumprimento das obrigações trabalhistas,
previdenciárias e para com o FGTS (art. 2º, § 3º, Portaria nº 409/2016/MPOG);
55
iv. Não poderá, em hipótese alguma, efetuar a liquidação/pagamento sem realizar as
providências anteriores.
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8. DAS SANÇÕES ADMINISTRATIVAS
Sanções administrativas são cominações legais e contratuais aplicadas ao
contratado, pela inexecução total ou parcial das obrigações contratuais, observado o
disposto nos arts. 86 a 88 da Lei n° 8.666, de 1993, e art. 7º da Lei n° 10.520, de 2002,
assim como no Instrumento Convocatório.
Cabe ao Gestor do Contrato dar início ao procedimento de apuração de
irregularidade na execução contratual com vistas à aplicação de sanções administrativas,
observando:
i. Constatada a irregularidade, o Gestor do Contrato deve notificar a empresa
solicitando a regularização da questão e a justificativa pelo não cumprimento da
cláusula contratual, registrando a ocorrência no sistema informatizado SIPAC ou
no livro de ocorrência, se for o caso;
ii. Não tendo sido a situação regularizada nem acatada a possível justificativa da
empresa, o Gestor do Contrato deverá relatar a ocorrência à autoridade
competente de forma detalhada e objetiva, sugerindo a penalidade a ser aplicada,
via Memorando, juntamente com a documentação sobre a notificação, ambos
instruindo processo administrativo de apuração de irregularidade na execução
contratual.
Em casos de contratos de obras, cabe à autoridade competente conduzir
processo administrativo de apuração de irregularidade na execução contratual, no qual a
aplicação de qualquer penalidade deverá ser justificada (ver Fluxos 1 e 2). Nos demais
tipos de contratos, essa condução cabe à Pró-Reitoria de Planejamento e Administração
(ver Fluxos 3 e 4).
Para a validade da aplicação das penalidades, é indispensável que seja
facultada a defesa prévia do interessado, no respectivo processo administrativo, no prazo
de 5 (cinco) dias úteis, contados a partir do recebimento ou ciência da notificação.
A notificação será pessoal, com ciência nos autos, ou pelo correio, com aviso
de recebimento, devendo ser juntadas aos autos as cópias da correspondência e do aviso
de recebimento eletrônico ou devidamente assinado. Não se obtendo sucesso na
notificação pessoal ou pelo correio, deverá ser providenciada a notificação por edital de
convocação.
57
A defesa prévia apresentada na apuração de irregularidade com vista à
aplicação de sanção administrativa será dirigida à Coordenadoria de Contratos e
Convênios (CCONV) ou à Autoridade Competente, em casos de contratos de obras.
Na hipótese de o Gestor do Contrato sugerir a rescisão do contrato, ele deverá
avaliar o efeito da medida e o impacto operacional da continuidade dos serviços
pertinentes. A Administração acatará a sugestão do Gestor do Contrato ou indicará outra
penalidade ou medida mais adequada para a punição pelo descumprimento contratual
e/ou legal.
Finalizado o processo de apuração de irregularidade na execução contratual,
a CCONV ou a Autoridade Competente (contratos de obras) o encaminhará à autoridade
superior para a tomada de decisão que, de posse da decisão final, comunicará o feito ao
Gestor do Contrato.
Quando a autoridade competente de qualquer unidade da UFC aplicar sanção,
deve encaminhar à Pró-Reitoria de Planejamento e Administração para publicação no
SICAF. Qualquer descumprimento contratual será penalizado, salvo se as justificativas
apresentadas pelo contratado forem aceitas pela Administração e não tenha ocorrido
prejuízo ao erário. As penalidades aplicadas, assim como as possivelmente afastadas, em
vista do teor da defesa apresentada, deverão integrar os instrumentos de acompanhamento
da execução dos contratos da UFC. Em regra, são as seguintes as penalidades previstas
em Lei:
i. Advertência;
ii. Multa;
iii. Impedimento de licitar e contratar com a Administração;
iv. Declaração de inidoneidade;
v. No caso particular da licitação sob a forma de pregão: exclusão do cadastro no
SICAF, pelo prazo de até 5 (cinco) anos para os órgãos que se vinculam ao
SIASG, nos termos da IN n° 5/95/MARE.
A primeira e segunda penalidades são reservadas às infrações de menor
gravidade e, como regra, precedem a aplicação das demais sanções. Porém, se o
contratado incorrer em infração grave, podem ser aplicadas as demais sanções,
cumulativamente com a de multa.
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No caso de a contratada reincidir em penalidades de multa e acumulá-las, o
Gestor deve abrir processo de aplicação de suspensão do direito de licitar e contratar com
a Administração e, consequentemente, providenciar a rescisão do contrato.
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Fluxo 1 - Procedimentos de Aplicação de Sanções em Contratos de Obras – Defesa
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Fluxo 2 - Procedimentos de Aplicação de Sanções em Contratos de Obras – Julgamento
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Fluxo 3 - Procedimentos de Aplicação de Sanções em Contratos Diversos – Defesa
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Fluxo 4 - Procedimentos de Aplicação de Sanções em Contratos Diversos – Julgamento
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9. DAS VEDAÇÕES AOS GESTORES E FISCAIS
É vedado ao fiscal praticar atos de ingerência na administração da contratada,
tais como:
i. Permitir a execução de um contrato sem a assinatura e prestação da garantia (se
for o caso) e solicitar bem/serviço de uma Ata do SRP, sem a emissão da nota de
empenho;
ii. Solicitar bem/serviço de objeto de uma Ata de Registro de Preços, sem a emissão
da nota de empenho;
iii. Exercer o poder de mando sobre os funcionários da contratada, devendo reportar-
se somente aos prepostos ou responsáveis por ela indicados, exceto quando o
objeto da contratação prevê o atendimento direto, tais como nos serviços de
recepção e apoio ao usuário;
iv. Direcionar a contratação de pessoas para trabalhar nas empresas contratadas;
v. Promover ou aceitar o desvio de funções dos trabalhadores da contratada,
mediante a utilização destes em atividades distintas daquelas previstas no objeto
da contratação e em relação à função específica para a qual o trabalhador foi
contratado;
vi. Considerar os trabalhadores da contratada como colaboradores eventuais do
próprio órgão ou entidade responsável pela contratação, especialmente para efeito
de concessão de diárias e passagens, salvo os casos previstos em contrato;
vii. Negociar folgas ou compensação de jornada com os funcionários da contratada;
viii. Manter contato com a contratada, visando à obtenção de benefício ou vantagem
direta ou indireta, inclusive para terceiros;
ix. Definir o valor da remuneração dos trabalhadores da empresa contratada para
prestar os serviços, salvo nos casos específicos em que se necessitam de
profissionais com habilitação/experiência superior a daqueles que, no mercado,
são remunerados pelo piso salarial da categoria, desde que justificadamente; e
x. Conceder aos trabalhadores da contratada direitos típicos de servidores públicos,
tais como recesso, ponto facultativo, dentre outros.
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10. ATUALIZAÇÕES DO MANUAL
A tabela abaixo relaciona os campos necessários para o controle das
atualizações, revisões e aprovações do manual de processo, a serem preenchidos sempre
que julgado necessário.
Controle de Versões e Atualizações
Versão Data Responsável Tipo de Alteração Revisor/Aprovador
2.0 27/09/2017 Assessoria
Geral e
Coordenadoria
de Contratos e
Convênios
Atualizações
pertinentes à nova
IN nº 05/2017 da
SEGES/MP que
revogou a IN nº
05/2008 da
SLTI/MPOG
Prof. Almir
Bittencourt da Silva
65
APÊNDICE A - Modelo de Ofício de Boas Vindas
UNIVERSIDADE FEDERAL DO CEARÁ Av. da Universidade, 2853 - Benfica - CEP 60020-181 - Fortaleza - CE
(85) 3366 7300
Oficio nº <nº do ofício>
Local, xx de xxxxxx de xxxx.
Ao Senhor
<Nome do Diretor da empresa>
Diretor da empresa <NOME DA EMPRESA>
<Endereço da empresa>
<CEP: _________>
Prezado Senhor,
A Universidade Federal do Ceará cumprimenta <nome da empresa> pelo êxito alcançado no
Pregão nº <nº do pregão>, que culminou no Contrato <nº do contrato>, assinado em xx de xxxxxx de xxxx,
estabelecendo, assim, esta nova parceria.
Desta forma, para que tenhamos um relacionamento proveitoso, é imprescindível que a
empresa esteja atenta às obrigações estabelecidas em contrato e, principalmente, aos documentos exigidos
no Checklist PROPLAD102 – Conferência para Solicitação de Pagamento anexo, quando da emissão de
faturas, pois, sem os mesmos, o setor financeiro não poderá efetivar o pagamento.
Vale acrescentar que, caso a empresa possua algum benefício fiscal relacionado à retenção
de tributos, deverá destacar legislação que ampara este benefício no documento fiscal enviado, sob pena de
o valor retido ser descontado pela alíquota máxima.
Informo ainda que, a fiscalização do referido contrato no <local da execução do contrato> se
dará por meio de fiscais designados conforme cópia da portaria anexa e acrescento que, os mesmos são
orientados a não receber faturas com documentação incompleta.
Atenciosamente,
<NOME COMPLETO DA AUTORIDADE COMPETENTE>
<Cargo da autoridade competente>
* Anexar ao Ofício cópia do Checklist de Conferência para Solicitação de Pagamento (PROPLAD102), constante no
APÊNDICE F e cópia da Portaria de designação da equipe de fiscalização.
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APÊNDICE B – Formulário Ata de Reunião
67
APÊNDICE C - Formulário de Ordem de Serviço
68
APÊNDICE D - Formulário de Solicitação de Esclarecimentos e Providências
(SEP)
69
APÊNDICE E - Solicitação de Pagamento
70
APÊNDICE F - Checklist de Conferência para Solicitação de Pagamento
71
APÊNDICE G – Declaração de Execução de Serviço
72
APÊNDICE H – Declaração de Ausência de Subcontratação
73
APÊNDICE I – Declaração de Conformidade das Despesas Feitas pela Fundação
74
APÊNDICE J – Declaração Negativa de Nepotismo
75
APÊNDICE L - Modelo de Termo de Compromisso
UNIVERSIDADE FEDERAL DO CEARÁ
SUPERINTENDÊNCIA DE INFRAESTRUTURA
DEPARTAMENTO DE ATIVIDADES GERAIS
TERMO DE COMPROMISSO
Pelo presente termo de compromisso e na melhor forma do Direito, eu,
_____________________, prestador (a) de serviço à Universidade Federal do Ceará, através da
empresa _________________ (Contrato _____, Pregão _____, Processo ______), ocupante do cargo
de ________________, matriculado sob o nº _________, obrigo-me, por compromisso irrevogável e
irretratável, enquanto lhe estiver vinculado indiretamente, a acatar e a observar as regras
estabelecidas pelo Código de Conduta da Alta Administração Federal e pelo Código de Ética
Profissional do Servidor Público Civil do Poder Executivo Federal(Decreto 6.029, de 1º de fevereiro
de 2007).
Fortaleza, ____de ___________________de ______.
______________________________________________________
Assinatura
76
APÊNDICE M - Modelo de Portaria Designação da Equipe de Fiscalização
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO
UNIVERSIDADE FEDERAL DO CEARÁ
PRÓ-REITORIA DE PLANEJAMENTO E ADMINISTRAÇÃO
PORTARIA Nº XXX, de (dia) de (mês) de (ano).
O PRÓ-REITOR DE PLANEJAMENTO E ADMINISTRAÇÃO DA UNIVERSIDADE FEDERAL
DO CEARÁ, no uso de suas atribuições legais e estatutárias, com fundamento na Portaria nº 303-A/GR/UFC, de 06 de
fevereiro de 2017, e considerando o teor do Termo de Referência / Memorando nº (documento que indica a Equipe de
Fiscalização),
RESOLVE:
Art. 1º. DESIGNAR o(a) servidor(a) (nome completo), SIAPE nº (número), CPF nº (número), para
atuar como Gestor do Contrato nº (número do contrato), constante nos autos do processo (número do processo), Pregão
Eletrônico nº (número do certame), firmado entre a Universidade Federal do Ceará e a empresa (nome da empresa
contratada), que tem como objeto (objeto do contrato), tendo como Suplente o (a) servidor (a) (nome completo), SIAPE
nº (número), CPF nº (número), ambos lotados na (lotação dos servidores).
Art. 2º. DESIGNAR o (a) servidor (a) (nome completo), SIAPE nº (número), CPF nº (número), para
atuar como Fiscal Técnico do Contrato mencionado no Art. 1º, tendo como Suplente o (a) servidor (a) (nome
completo), SIAPE nº (número), CPF nº (número), ambos lotados na (lotação dos servidores).
Art. 3º. DESIGNAR o (a) servidor (a) (nome completo), SIAPE nº (número), CPF nº (número), para
atuar como Fiscal Administrativo do Contrato mencionado no Art. 1º, tendo como Suplente o (a) servidor (a) (nome
completo), SIAPE nº (número), CPF nº (número), ambos lotados na (lotação dos servidores).
Art. 4º. Cabe aos gestores e fiscais cumprir as disposições legais inerentes à gestão/fiscalização de
contratos, bem como às demais determinações institucionais previstas no Manual de Fiscalização de Contratos
disponibilizado no site da PROPLAD <www.proplad.ufc.br>.
Art. 5º. Cumpre ao Gestor e aos Fiscais titulares informar aos suplentes as suas ausências, a qualquer
título, e impedimentos.
Art. 6º. REVOGAR (indicar documento a ser revogado, caso necessário).
Dê-se ciência e publique-se.
______________________________________
Pró-Reitor de Planejamento e Administração.
