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SUMÁRIO
Alterações ................................................................................................................................................... 3
APRESENTAÇÃO ..................................................................................................................................... 4
SIGLAS ....................................................................................................................................................... 5
DEFINIÇÕES.............................................................................................................................................. 6
COMPETÊNCIAS .................................................................................................................................... 13
SEGREGAÇÃO DE FUNÇÕES ........................................................................................................ 13
ORDENADOR DE DESPESAS ........................................................................................................ 13
Gestão Administrativa do Contrato .............................................................................................. 13
Fiscalização do Contrato ................................................................................................................. 15
Gestor do Contrato (IN 4/2010) ...................................................................................................... 15
Fiscal Técnico do Contrato ............................................................................................................. 16
CICLO DE GESTÃO DE CONTRATOS ............................................................................................... 19
Planejamento ...................................................................................................................................... 19
Seleção do Fornecedor .................................................................................................................... 20
Gerenciamento do Contrato ........................................................................................................... 21
PRAZOS E PROCEDIMENTOS ............................................................................................................ 23
Vigência Contratual........................................................................................................................... 23
Prorrogação do Contrato ................................................................................................................. 23
Apresentação de Defesa .................................................................................................................. 24
Aplicação de Penalidades ............................................................................................................... 24
Alteração COntratual ........................................................................................................................ 25
Liquidação da Despesa .................................................................................................................... 25
Prazos para Pagamento ................................................................................................................... 26
FISCALIZAÇÃO DO CONTRATO ......................................................................................................... 27
Documentação ................................................................................................................................... 27
Reunião Inicial .................................................................................................................................... 27
Acompanhamento da Execução .................................................................................................... 28
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Encaminhamentos............................................................................................................................. 29
Acompanhamento das obrigações trabalhistas e sociais ...................................................... 29
Da fatura e da nota fiscal ................................................................................................................. 32
Vedações ao Fiscal ........................................................................................................................... 32
Demais Providências ........................................................................................................................ 33
EXECUÇÃO DOS CONTRATOS .......................................................................................................... 34
Serviços de Manutenção e Edificação ......................................................................................... 34
Serviços de Copeiragem, Secretaria, Recepção, Mensageria, Limpeza e Conservação 34
Serviços de Vigilância e Segurança ............................................................................................. 34
Serviços de Reprografia e de Locação de Impressoras ......................................................... 35
Serviços de Fornecimento de Material ........................................................................................ 35
Serviços de Manutenção de Veículos Oficiais ........................................................................... 36
Serviços de Telefonia ....................................................................................................................... 36
Serviços de Confecção de Carimbos ........................................................................................... 36
Serviços de Chaveiro ....................................................................................................................... 37
Serviços de Tecnologia da Informação ....................................................................................... 37
REFERÊNCIAS........................................................................................................................................ 38
ANEXOS ................................................................................................................................................... 39
Macroprocesso: Aquisições e Compras ..................................................................................... 39
Processo: Selecionar Fornecedores ............................................................................................ 40
Processo: Gerenciar Contratos ..................................................................................................... 41
Subprocesso: Prorrogar Contrato ................................................................................................ 42
Subprocesso: Apostilar Contrato ................................................................................................. 43
Subprocesso: Repactuar Contrato ............................................................................................... 44
Subprocesso: Aplicar Penalidade ................................................................................................. 45
Subprocesso: Rescindir Contrato................................................................................................. 46
Processo: Encerrar Contrato .......................................................................................................... 47
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ALTERAÇÕES
Versão Histórico Responsável Data
1.1 Atualização conforme IN SLTI/MPOG 06 de 23/12/2013.
Polyana Resende 13/01/2014
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APRESENTAÇÃO
Considerando o art. 115 e seu parágrafo único da Lei nº 8.666/93 – que regulamenta o
art. 37, inc. XXI, da Constituição Federal –, que instituiu normas para licitações e contratos da
Administração Pública, estabelece-se que a Administração pode expedir normas internas no
âmbito de sua competência. Tendo em vista isso, elabora-se este Manual como ferramenta a
ser utilizada para orientar os fiscais, gestores e coordenadores no processo de fiscalização e
gestão das contratações efetivadas no âmbito do Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas
Educacionais Anísio Teixeira (Inep).
A Lei nº 8.666/93 estabelece em seu art. 67 que a execução do contrato deverá ser
acompanhada e fiscalizada por um representante da Administração especialmente designado,
sendo objeto deste Manual fornecer subsídios para uma boa gestão e fiscalização, além de
efetivar a proposta mais vantajosa contratada pelo Inep.
O objetivo do presente Manual de Gestão e Fiscalização de contratos é melhorar o
desempenho dos processos internos e contribuir para que as áreas requisitantes, o gestor do
contrato e respectivos fiscais exerçam, com elementos de consistência, de forma minimamente
parametrizada e de maneira transparente, o controle e a fiscalização dos contratos, tendo em
vista o disposto no art. 67 da Lei nº 8.666/93, no Decreto nº 2.271/97, na Instrução
Normativa/MP nº 2/2008 e na Instrução Normativa/MP nº 4/2008, que complementam os
dispositivos contidos neste Manual.
O Manual será atualizado pela Coordenação Geral de Recursos Logísticos (CGRL)
sempre que houver necessidade e quando da alteração da legislação pertinente.
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SIGLAS
CCC Coordenação de Contratos e Convênios
CCT Convenção Coletiva de Trabalho
CND Certidão Negativa de Débitos
CPF Cadastro de Pessoas Físicas
CRF Certidão de Regularidade do FGTS
CGRL Coordenação-Geral de Recursos Logísticos, Aquisições e Convênios
DGP Diretoria de Gestão e Planejamento
FGTS Fundo de Garantia por Tempo de Serviço
GFIP Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
GPS Guia de Previdência Social
INSS Instituto Nacional de Seguro Social
IPTU Imposto Predial Territorial Urbano
SERPRO Serviço Federal de Processamento de Dados
SIAC Sistema de Acompanhamento de Compras e Contratos
SIAF Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal
SIASG Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais
SICAF Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores
SICON Sistema de Gestão de Contratos
SIAPE Sistema Integrado de Administração de Recursos Humanos
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DEFINIÇÕES
CAPÍTULO I CONCEITOS E DEFINIÇÕES
ACORDO DE NÍVEL DE SERVIÇO: ajuste
escrito, anexo ao contrato, entre o provedor
de serviços e o Inep, que define, em bases
compreensíveis, tangíveis e objetivamente
observáveis e comprováveis, os níveis
esperados de qualidade da prestação do
serviço e as respectivas adequações de
pagamentos.
ADICIONAL DE INSALUBRIDADE E DE
PERICULOSIDADE: percentual percebido
por trabalhadores mediante competente
laudo pericial, emitido pela DRT, para os
locais e condições nele determinados.
ADIMPLEMENTO: é a prestação do
serviço, a realização da obra, a entrega do
bem ou de parcela deste, bem como
qualquer evento contratual cuja ocorrência
esteja vinculada a emissão de documento
de cobrança.
ADMINISTRAÇÃO: órgão, entidade ou
unidade administrativa pela qual a
Administração Pública opera e atua
concretamente.
AGENTE PÚBLICO: aquele que exerce,
ainda que transitoriamente ou sem
remuneração, por eleição, nomeação,
designação, contratação ou qualquer outra
forma de investidura ou vínculo, mandato,
cargo, emprego ou função nas entidades
da Administração Pública.
APOSTILAMENTO: formalização de
alterações já previstas no contrato. A
apostila pode ser utilizada nos seguintes
casos:
a. variação do valor decorrente de
reajuste/repactuação quando previsto no
contrato;
b. compensações ou penalizações
financeiras decorrentes das condições de
pagamento;
c. empenho de dotações orçamentárias
suplementares até o limite do seu valor
corrigido.
ÁREA REQUISITANTE: unidade usuária,
solicitante ou responsável pelo
acompanhamento e pela guarda dos
serviços ou produtos objeto da contratação.
ÁREA RESPONSÁVEL PELA GESTÃO
ADMINISTRATIVA DO CONTRATO:
unidade administrativa responsável pelas
atividades inerentes à gestão dos
contratos, sendo ela responsável pelas
análises de alterações contratuais
decorrentes de pedidos de reajustes,
repactuações, reequilíbrios econômico-
financeiros, ampliações ou reduções dos
quantitativos contratados, incidentes
relativos a pagamentos, correta instrução
processual, controle de prazos contratuais,
prorrogações, encaminhamentos das ações
relativas à aplicação de penalidades.
AUTORIDADE: servidor ou agente público
com poder de decisão.
AUTORIDADE COMPETENTE: servidor ou
agente público que designa o fiscal e o seu
substituto.
BENEFÍCIOS MENSAIS E DIÁRIOS:
benefícios concedidos ao empregado,
estabelecidos em legislação, acordo ou
convenção coletiva, tais como os relativos
a transporte, auxílio alimentação,
assistência médica e familiar, seguro de
vida, invalidez, funeral, dentre outros.
CERTIDÃO NEGATIVA DE DÉBITOS:
emitida pela Secretaria da Receita Federal
do Brasil, comprova a regularidade do
sujeito passivo em relação às contribuições
previdenciárias e às contribuições devidas
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por lei a terceiros, incluindo as inscrições
em Dívida Ativa do INSS.
CERTIFICADO DE REGULARIDADE DO
FGTS: único documento que comprova a
regularidade do empregador perante o
Fundo de Garantia do Tempo de Serviço,
sendo emitido exclusivamente pela Caixa
Econômica Federal.
COMPRA: toda aquisição remunerada de
bens para fornecimento de uma só vez ou
parceladamente.
CONTRATANTE: unidade competente
signatária do instrumento contratual.
CONTRATADO: pessoa física ou jurídica
signatária de contrato com o Inep.
CONTRATO: todo e qualquer ajuste entre
o Inep e particulares, em que haja acordo
de vontades para a formação de vínculo e
a estipulação de obrigações recíprocas.
CUSTO HOMEM-MÊS: custo unitário total,
contemplando encargos, insumos,
benefícios e tributos, para cada categoria
profissional, jornada de trabalho ou tipo de
serviço utilizado para a formação de
preços.
CUSTO DE REPOSIÇÃO DO
PROFISSIONAL AUSENTE: custo
necessário para substituir, no posto de
trabalho, o profissional que esta em gozo
de férias ou em caso de suas ausências
legais, dentre outros.
CUSTOS INDIRETOS: os custos
envolvidos na execução contratual
decorrentes dos gastos da contratada com
sua estrutura administrativa, organizacional
e gerenciamento de seus contratos,
calculados mediante incidência de um
percentual sobre o somatório da
remuneração, encargos sociais e
trabalhistas, insumos diversos, tais como
os dispêndios relativos a:
a) Funcionamento e manutenção da
sede, aluguel, água, luz, telefone,
IPTU, dentre outros;
b) Pessoal administrativo;
c) Material e equipamentos de
escritório;
d) Supervisão de serviços; e
e) Seguros.
DISPENSA: é a modalidade de compra ou
contratação em que não se aplicam as
exigências das demais modalidades de
licitação, devendo, entretanto, estar
plenamente justificada em qualquer dos
itens do art. 24 da Lei nº 8.666 de 1993.
EDITAL: lei interna da licitação. Enumera
todas as condições que devem ser
cumpridas rigorosamente pelo Inep e pela
licitante. De um lado a Administração
impõe unilateralmente condições e de outro
os licitantes as aceitam ou não. É o
documento elaborado pela unidade
competente que definirá o objeto, as
exigências, os procedimentos e os critérios
para realização do processo licitatório.
ENCARGOS SOCIAIS E
TRABALHISTAS: são os custos de mão
de obra decorrentes da legislação
trabalhista e previdenciária, estimados em
função das ocorrências verificadas na
empresa e das peculiaridades da
contratação, calculados, em geral,
mediante incidência de percentual sobre a
remuneração.
EXECUÇÃO DIRETA: quando a atividade
é realizada pelos órgãos e entidades da
Administração, com seus próprios meios.
EXECUÇÃO INDIRETA: contratação com
terceiros sob qualquer dos seguintes
regimes:
a. Empreitada por preço global: execução
da obra ou do serviço por preço certo e
total;
b. Empreitada por preço unitário: execução
da obra ou do serviço por preço certo de
unidades determinadas;
c. Empreitada integral: execução de
empreendimento em sua integralidade,
compreendendo todas as etapas das
obras, os serviços e as instalações
necessárias. Nesse regime, o contratado
assume inteira responsabilidade pela
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execução do objeto até a sua entrega ao
órgão ou entidade da Administração em
condições de ser utilizado. Devem ser
atendidos os requisitos técnicos e legais
para o uso do objeto. O uso diz respeito à
segurança estrutural e operacional do
objeto, que deve ainda ter as
características adequadas às finalidades
para as quais foi contratado.
FISCAL ADMINISTRATIVO DO
CONTRATO: servidor designado para
auxiliar o gestor do contrato quanto à
fiscalização dos aspectos administrativos
do contrato.
FISCAL TÉCNICO DO CONTRATO:
servidor designado para auxiliar o gestor do
contrato quanto à fiscalização do objeto do
contrato, representante da administração,
ocupante de cargo efetivo lotado na área
requisitante do objeto, que,
preferencialmente, detenha conhecimento
técnico do assunto, indicado pela área
requisitante para ser encarregado do
acompanhamento, fiscalização, ateste das
faturas ou notas fiscais e conferência dos
produtos ou serviços prestados pela
contratada, desde o início até o término da
vigência do contrato.
FISCAL TÉCNICO SUBSTITUTO:
representante da administração, ocupante
de cargo efetivo lotado na área requisitante
do objeto, que, preferencialmente, detenha
conhecimento técnico do assunto, indicado
pela área requisitante dos
serviços/produtos, para exercer as funções
de fiscal técnico de contrato nos
impedimentos eventuais e regulamentares
do titular.
FISCALIZAÇÃO: verificação da
conformidade da prestação dos serviços e
da alocação dos recursos necessários, de
forma a assegurar o perfeito cumprimento
do contrato, devendo ser exercida pelo
Gestor do Contrato, especialmente
designado na forma dos arts. 67 e 73 da
Lei nº 8.666/93 e do art. 6º do Decreto nº
2.271/97, que poderá ser auxiliado pelo
fiscal técnico e fiscal administrativo do
contrato. Atividade exercida de modo
sistemático pelo contratante e seus
prepostos, objetivando a verificação do
cumprimento das disposições contratuais,
técnicas e administrativas, em todos os
seus aspectos. É a atividade de maior
responsabilidade nos procedimentos de
gestão contratual, em que o fiscal deve
exercer um acompanhamento zeloso e
diário sobre as etapas/fases da execução
contratual, tendo por finalidade verificar se
a contratada vem respeitando a legislação
vigente e cumprindo fielmente suas
obrigações contratuais com qualidade.
GARANTIA FIDUCIÁRIA: seguro que
garante o fiel cumprimento das obrigações
assumidas por empresas em licitações e
contratos. A contratada deverá apresentar,
no prazo máximo de 10 (dez) dias úteis,
prorrogáveis por igual período, a critério do
INEP, contado da assinatura do contrato,
comprovante de prestação de garantia,
com validade durante a execução do
contrato e 3 (três) meses após o término da
vigência contratual, devendo ser renovada
a cada prorrogação. Nos casos de
contratação de serviços continuados de
dedicação exclusiva de mão de obra, o
valor da garantia corresponderá a 5%
(cinco por cento) do valor total do contrato,
podendo optar pelas seguintes
modalidades:
a. Conta caução: depósito efetuado em
dinheiro pela contratada em Banco
previamente estabelecido;
b. Seguro-garantia: apólices convencionais
ou eletrônicas emitidas por seguradoras
autorizadas pela Susep;
c. Fiança bancária: cartas emitidas a favor
do Inep por bancos comerciais, de
investimento ou múltiplos;
d. Títulos da dívida pública: Letras
Financeiras do Tesouro Nacional (LFT),
Letras do Tesouro Nacional (LTN), Notas
do Banco Central (NBC), e Notas do
Tesouro Nacional (NTN).
GESTOR DO CONTRATO (IN 4/2010):
servidor com capacidade gerencial, técnica
e operacional relacionada ao objeto da
contratação.
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GESTOR DO CONTRATO (IN 6/2013):
servidor designado para coordenar e
comandar o processo da fiscalização e
execução contratual. É o representante da
Administração, especialmente designado
na forma dos arts. 67 e 73 da Lei 8.666/93,
e do art. 6º do Decreto 2.271, de 1997,
para exercer o acompanhamento e a
fiscalização da execução contratual,
devendo informar a Administração sobre
eventuais vícios, irregularidades ou baixa
qualidade dos serviços prestados pela
contratada, propor soluções para
regularização das faltas e problemas
observados e sanções que entender
cabíveis, de acordo com as disposições na
IN Nº 6/2013.
GLOSA: anulação ou recusa, total ou
parcial, de um orçamento, conta ou valor.
GUIA DA PREVIDÊNCIA SOCIAL: é o
documento hábil para o recolhimento das
contribuições sociais a ser utilizado pela
empresa, contribuinte individual, facultativo,
empregador doméstico e segurado
especial.
INEXECUÇÃO OU INADIMPLÊNCIA DO
CONTRATO: é o descumprimento total ou
parcial das cláusulas e condições
ajustadas, devido à ação ou omissão de
qualquer das partes contratantes.
INEXIGIBILIDADE: é forma de aquisição
na qual não se aplicam as exigências das
modalidades de licitação por não haver
viabilidade de competição, nos termos do
art. 25 da Lei nº 8.666 de 1993.
INSTRUMENTO LEGAL: é todo ato
normativo ou instrumento jurídico que
tenha força de lei, abrangência geral ou
coletiva e disponha sobre matéria tutelada
pelo Direito Público, tais como: acordos,
convenções coletivas e decisões
normativas trabalhistas.
INSUMOS DIVERSOS: uniformes,
materiais, utensílios, suprimentos,
máquinas, equipamentos, entre outros,
utilizados diretamente na execução dos
serviços.
INSUMOS DE MÃO DE OBRA: custos
decorrentes de benefícios oferecidos aos
empregados, tais como: vale-transporte,
vale-alimentação, seguro de vida, seguro
saúde e outros.
LICITAÇÃO: procedimento que efetiva as
aquisições ou contratações pertinentes a
obras, serviços – inclusive de publicidade –
54, compras, alienações e locações.
LIQUIDAÇÃO DA DESPESA: verificação
do direito adquirido pelo contratado, tendo
por base os títulos e documentos
comprobatórios do respectivo crédito.
LUCRO: ganho decorrente da exploração
da atividade econômica, calculado, em
geral, mediante incidência de percentual
sobre remuneração, benefícios mensais e
diários, encargos sociais e trabalhistas,
insumos diversos e custos indiretos.
MEDIÇÃO: é a atividade de comparar uma
quantidade com um padrão pré-definido.
OBRA: toda construção, reforma,
fabricação, recuperação ou ampliação,
realizada por execução direta ou indireta.
ORDEM DE SERVIÇO: é o documento
utilizado pela Administração para
solicitação, acompanhamento e controle de
tarefas relativas à execução dos contratos
de prestação de serviços, especialmente os
de tecnologia da informação, que deverá
estabelecer quantidades, estimativas,
prazos, custos e possibilitar a verificação
da conformidade do serviço executado com
o solicitado.
ORDENADOR DE DESPESAS: autoridade
competente para celebração do contrato.
PLANILHA DE CUSTOS E FORMAÇÃO
DE PREÇOS: documento a ser utilizado
para detalhar os componentes de custo
que incidem na formação do preço dos
serviços, podendo ser adequado pela
Administração em função das
peculiaridades dos serviços a que se
destina, no caso de serviços continuados.
PREPOSTO: pessoa, aceita pelo
contratante, para representar a contratada
10
na execução do contrato, sem que exista
pessoalidade, poder de mando e
subordinação direta.
PROCESSO DE FISCALIZAÇÃO:
procedimento administrativo formal que a
Administração utiliza para registrar as
ocorrências da contratação, atestar nota
fiscal/fatura e prestação dos serviços ou
entrega de bens e manter os registros das
ocorrências e as providências necessárias
ao seu fiel cumprimento, tendo por
parâmetro os resultados previstos no
contrato. Este processo deve conter cópia
do projeto básico ou termo de referência,
cópia do edital, previsão orçamentária,
cópia da proposta da vencedora, cópia do
contrato, cópia da portaria de designação
dos fiscais e todos os registros da
execução do contrato.
PROCESSO DE LICITAÇÃO:
procedimento administrativo formal que a
Administração utiliza para convocar,
mediante condições estabelecidas em
instrumento convocatório (edital ou
convite), empresas interessadas na
apresentação de propostas para
oferecimento de bens e serviços e
selecionar a proposta mais vantajosa. Este
processo deve conter projeto básico ou
termo de referência, edital, parecer do
jurídico, previsão orçamentária, proposta
da vencedora, contrato e todos os registros
da gestão administrativa do contrato.
PROCESSO DE PAGAMENTO:
procedimento administrativo formal que a
Administração utiliza para registrar os
pagamentos realizados. Este processo
deve conter cópia do projeto básico ou
termo de referência, cópia do edital,
previsão orçamentária, cópia da proposta
da vencedora, cópia do contrato, cópia da
portaria de designação dos fiscais e todos
os registros de pagamentos efetuados.
PRODUTIVIDADE: capacidade de
realização de determinado volume de
tarefas, em função de uma determinada
rotina de execução de serviços,
considerando-se os recursos humanos,
materiais e tecnológicos disponibilizados, o
nível de qualidade exigido e as condições
do local de prestação do serviço.
PRODUTOS OU RESULTADOS: bens
materiais e imateriais, quantitativamente
delimitados, a serem produzidos na
execução do serviço contratado.
PRODUTIVIDADE: é a capacidade de
realização de determinado volume de
tarefas, em função de uma determinada
rotina de execução de serviços,
considerando os recursos humanos,
materiais e tecnológicos disponibilizados, o
nível de qualidade exigido e as condições
do local de prestação do serviço.
PROJETO BÁSICO: documento que
deverá conter os elementos técnicos
capazes de propiciar a avaliação do custo,
pela Administração, com a contratação e os
elementos técnicos necessário e
suficientes, com nível de precisão
adequado, para caracterizar o serviço a ser
contratado e orientar a execução e a
fiscalização contratual, utilizado em
processo de licitação, dispensa ou
inexigibilidade. O projeto básico deve
conter os seguintes elementos:
a. desenvolvimento da solução escolhida,
de forma a fornecer visão global da obra e
identificar todos os seus elementos
constitutivos com clareza;
b. soluções técnicas globais e localizadas,
suficientemente detalhadas, de forma a
minimizar a necessidade de reformulação
ou de variantes durante as fases de
elaboração do projeto executivo e de
realização das obras e montagem;
c. identificação dos tipos de serviços a
executar e de materiais e equipamentos a
incorporar à obra, bem como suas
especificações, que assegurem os
melhores resultados para o
empreendimento, sem frustrar o caráter
competitivo para a sua execução;
d. informações que possibilitem o estudo e
a dedução de métodos construtivos,
instalações provisórias e condições
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organizacionais para a obra, sem frustrar o
caráter competitivo para a sua execução;
e. subsídios para montagem do plano de
licitação e gestão da obra, compreendendo
programação estratégica de suprimento,
normas de fiscalização e dados
necessários em cada caso;
f. orçamento detalhado do custo global da
obra, fundamentado em quantitativos de
serviços e fornecimentos propriamente
avaliados.
PRÓ-LABORE: equivalente salarial ser
pago aos cooperados, pela cooperativa, em
contrapartida pelos serviços prestados.
REAJUSTE: decorre da variação efetiva do
custo de produção, conforme preceituado
no inciso XI do art. 40 da Lei nº 8.666 de
1993, podendo ser registrado por simples
apostila. Somente pode ocorrer mediante
previsão no edital e depois de decorridos
12 (doze) meses da data da proposta em
que se baseou a contratação.
REGISTRO DE OCORRÊNCIAS:
instrumento em que serão anotadas todas
as ocorrências relacionadas com a
execução do contrato.
REMUNERAÇÃO: soma do salário base
percebido pelo profissional em
contrapartida pelos serviços prestados com
os adicionais cabíveis, tais como hora
extra, adicional de insalubridade, de
periculosidade, de tempo de serviço, de
risco de vida e outros que se fizerem
necessários.
REPACTUAÇÃO: forma de manutenção
do equilíbrio econômico-financeiro do
contrato que deve ser utilizada para
serviços continuados com dedicação
exclusiva da mão de obra, por meio da
análise da variação dos custos contratuais,
devendo estar prevista no instrumento
convocatório com data vinculada à
apresentação das propostas, para os
custos decorrentes do mercado, e com
data vinculada ao acordo ou à convecção
coletiva ao qual o orçamento esteja
vinculado, para os custos decorrentes da
mão de obra.
RESCISÃO: encerramento ou cessação da
eficácia do contrato antes do encerramento
de seu prazo de vigência.
RESERVA TÉCNICA: são os custos
decorrentes de substituição de mão de
obra quando da ocorrência de atrasos,
abonos ou faltas que não sejam amparados
por dispositivo legal, de forma a assegurar
a perfeita execução contratual. Esse custo
é calculado mediante incidência de
percentual sobre o somatório da
remuneração, dos encargos sociais e
trabalhistas e dos insumos de mão de obra,
e não é discriminado no cálculo da
remuneração.
REVISÃO: instrumento previsto na alínea
“d” do inciso II do art. 65 da Lei 8.666 de
1993, cuja finalidade é recompor o
equilíbrio econômico-financeiro do contrato
ante a ocorrência de fatos imprevisíveis ou
previsíveis com consequências
incalculáveis. Deve ser formalizado por
termo aditivo.
ROTINA DE EXECUÇÃO DE SERVIÇOS:
é o detalhamento das tarefas que deverão
ser executadas em determinados intervalos
de tempo, sua ordem de execução,
especificações, duração e frequências.
SALÁRIO: valor a ser efetivamente pago
ao profissional envolvido diretamente na
execução contratual, não podendo ser
inferior ao estabelecido em acordo ou
convenção coletiva, sentença normativa ou
lei. Quando da inexistência destes, o valor
poderá ser aquele praticado no mercado ou
apurado em publicações ou pesquisas
setoriais para a categoria profissional
correspondente.
SALÁRIO NORMATIVO: salário
estabelecido para determinadas categorias
profissionais, pertinentes à execução do
contrato, por acordo, convenção ou dissídio
coletivo de trabalho.
SERVIÇOS CONTINUADOS: serviços cuja
interrupção possa comprometer a
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continuidade das atividades da
Administração e cuja necessidade de
contratação deva estender-se por mais de
um exercício financeiro e continuamente.
SERVIÇOS NÃO-CONTINUADOS:
serviços que têm como escopo a obtenção
de produtos específicos em um período
pré-determinado.
GFIP: arquivo que o Sistema de Cadastro e
Folha de Pagamento de Pessoal (CFPP)
gera mensalmente para cada órgão
(empresa) que possua servidores do
vínculo celetista, sem vínculo empregatício
ou do serviço temporário, que contribuem
mensalmente para o Regime Geral da
Previdência Social.
SERVIÇO: toda atividade destinada a obter
determinada utilidade de interesse para o
Inep.
SERVIÇO DE ENGENHARIA: atividades
relacionadas a demolição, conserto,
instalação, montagem, operação,
conservação, reparação, adaptação,
manutenção, transporte, locação,
publicidade, seguro e trabalhos técnico-
profissionais, quando diretamente
associadas a construção, reposição,
reforma e ampliação e a serviços técnicos
especializados de engenharia.
SERVIÇOS CONTINUADOS: aqueles
necessários à Administração para o
desempenho de suas atividades, cuja
interrupção pode comprometer a
continuidade de seu funcionamento, que
tenham contratação por mais de um
exercício financeiro. Possuem caráter de
perenidade, essencialidade e ultrapassam
o exercício financeiro.
SERVIÇOS NÃO CONTINUADOS: são
aqueles que têm por escopo a obtenção de
produtos específicos em um período pré-
determinado.
TERMO ADITIVO: instrumento de
alteração que ocorre em função de
acréscimos ou supressões de prazo de
execução ou de quantidades do objeto
contratual.
TERMO DE REFERÊNCIA: documento
equivalente ao projeto básico, utilizado no
pregão presencial ou eletrônico.
TERMO DE RECEBIMENTO DEFINITIVO:
termo circunstanciado que comprove a
adequação do objeto aos termos
contratuais, recebendo-o em definitivo.
TERMO DE RECEBIMENTO
PROVISÓRIO: documento assinado pelo
fiscal técnico em até 15 (quinze) dias da
comunicação escrita do contratado, que
formaliza a entrega em caráter provisório
de obra ou material.
TRIBUTOS: são os valores referentes ao
recolhimento de impostos, taxas e
contribuições, conforme estabelece a
legislação vigente.
UNIDADE DE MEDIDA: é o parâmetro de
medição adotado para possibilitar a
quantificação dos serviços e a aferição dos
resultados.
VIGÊNCIA DO CONTRATO: período de
execução do contrato.
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COMPETÊNCIAS
CAPÍTULO II PAPÉIS E ATRIBUIÇÕES
As contratações deverão ser
precedidas de planejamento, em harmonia
com o planejamento estratégico da
instituição, que estabeleça produtos ou
resultados a serem obtidos, quantidades e
prazos para entrega das parcelas, quando
couber.
As aquisições da Administração
Pública devem estar em conformidade com
prévio planejamento. Assim, bens, obras e
serviços somente poderão ser adquiridos
e/ou contratados se:
previstos recursos orçamentários
que assegurem o pagamento das
obrigações assumidas;
executados no exercício financeiro
em curso;
consonantes com o respectivo
cronograma, previamente
elaborado e aprovado pela
autoridade competente.
O planejamento de que trata o caput, quando dispor sobre serviços de natureza intelectual, deverá observar ainda as seguintes diretrizes: definir papéis e responsabilidades dos atores e das áreas envolvidas na contratação, tais como: a) ateste dos produtos e serviços; b) resolução de problemas; c) acompanhamento da execução dos trabalhos; d) gerenciamento de riscos; e) da necessidade de aditivos contratuais; g) condução do processo de repactuação, quando for o caso.
SEGREGAÇÃO DE FUNÇÕES
ORDENADOR DE DESPESAS
A DGP é responsável por planejar,
coordenar, orientar e controlar a execução
das atividades relacionadas aos Sistemas
Federais de Planejamento e de Orçamento,
de Administração Financeira, de
Contabilidade, de Organização e
Modernização Administrativa, de Recursos
Humanos e de Serviços Gerais. Cabe à
Diretoria a coordenação, a supervisão e o
acompanhamento das atividades de
prestação e a tomada de contas dos
recursos do Inep, além da administração de
pessoal.
O ordenador é a autoridade
competente para:
celebrar o contrato;
aplicar as penalidades cabíveis
conforme estabelece a legislação
pertinente e a recomendação do
fiscal pelo descumprimento parcial
ou total das cláusulas contratuais;
realizar rescisão amigável ou
judicial do contrato.
GESTÃO ADMINISTRATIVA DO
CONTRATO
A gestão é o serviço geral de
gerenciamento de todos os contratos. Na
gestão cuida-se, por exemplo, do
reequilíbrio econômico-financeiro, de
incidentes relativos à documentação e ao
GES
TÃO
DE
CO
NTR
ATO
S
GESTOR DO CONTRATO
GESTOR ADMINISTRATIVO
FISCAL TÉCNICO
14
controle dos prazos. A área de gestão terá
uma visão macro, fará um gerenciamento
geral, mas o acompanhamento pontual
será do fiscal técnico, com
responsabilidade própria e exclusiva.
A gestão administrativa dos
contratos do Inep será realizada pela
Coordenação Geral de Recursos
Logísticos, Aquisições e Convênios, que
compreende a Coordenação de Compras e
Licitações e a Coordenação de Contratos e
Convênios.
São competências desta
Coordenação Geral:
coordenar e planejar as compras
compartilhadas com a rede MEC;
supervisionar e orientar
tecnicamente as unidades quanto
a elaboração e instrução de
processos de compras;
elaborar editais de licitação,
chamadas e audiências públicas;
realizar e homologar as licitações;
elaborar e homologar os contratos;
registrar e publicar novos
contratos;
registrar o contrato no Siasg/Sicon;
solicitar a indicação de fiscal e
substituto à área técnica
responsável pelo contrato;
elaborar portaria de designação de
fiscal e substituto a ser publicada
no Boletim Informativo;
encaminhar ao fiscal do contrato
processo de fiscalização contendo
cópia de: edital, termo de
referência/projeto básico, proposta
da vencedora, contrato assinado,
extrato da publicação do contrato,
portaria do gestor do contrato,
fiscal técnico e do fiscal
administrativo, nota de empenho;
encaminhar à área responsável o
processo de pagamento com cópia
de: edital, termo de
referência/projeto básico, proposta
da vencedora, contrato assinado,
extrato da publicação do contrato,
portaria do gestor do contrato, do
fiscal técnico e do fiscal
administrativo, nota de empenho;
controlar, analisar e executar as
atividades referentes à
administração de contratos:
prorrogação, repactuação,
supressão, acréscimo, reequilíbrio
econômico-financeiro, reajuste de
preço, termo aditivo e
apostilamento;
instruir os processos de gestão de
contratos;
solicitar autorização para emissão
de nota de empenho;
acompanhar o cumprimento das
disposições contratuais e adotar
as providências que se fizerem
necessárias ou aplicar
penalidades, baseada nas
informações fornecidas pelo fiscal
do contrato;
verificar a manutenção das
condições classificatórias
referentes à pontuação obtida e à
habilitação técnica, assim como à
aderência aos termos contratuais;
verificar as regularidades fiscais,
trabalhistas e previdenciárias da
contratada;
emitir, quando solicitado, atestado
de capacidade técnica, com base
nas informações dos fiscais do
contrato;
buscar, com antecedência mínima
de 90 (noventa) dias da data de
término do contrato, na área
técnica responsável pelo contrato,
informações a respeito da
conveniência de se prorrogar ou
não a prestação dos serviços;
informar, com 120 (cento e vinte)
dias de antecedência, a área
responsável sobre o encerramento
DIRETORIA DE GESTÃO E PLANEJAMENTO
- DGP -
Coordenação-Geral de Recursos Logísticos,
Aquisições e Convênios
- CGRL -
Coordenação-Geral de Orçamento, Finanças e
Contabilidade
- CGOFC -
Coordenação-Geral de Gestão de Pessoas e
Organização
- COGEP -
15
do contrato devido à finalização da
vigência.
manter atualizado banco de dados
dos contratos administrativos
firmados no Siac;
formalizar convênios e termos de
cooperação;
fornecer ao fiscal técnico cópia dos
seguintes documentos:
o projeto básico ou termo de
referência;
o edital;
o proposta comercial;
o contrato;
o termo aditivo;
o extrato da publicação do
Contrato no Siasg/Sicon;
o autorização de reajuste;
o apostilamentos;
o publicação da ordem de
serviço.
manter atualizado, arquivo digital
contendo legislação, atos
normativos e decisões do TCU
relativos aos processos de
execução de contratos, convênios
e termos de cooperação;
difundir no Boletim Informativo as
alterações neste Manual e/ou a
legislação pertinente.
FISCALIZAÇÃO DO CONTRATO
A gestão de contratos é atividade
exercida pela Administração visando ao
controle, ao acompanhamento e à
fiscalização do fiel cumprimento das
obrigações assumidas pelas partes. Deve
se pautar por princípios de eficiência e
eficácia, além dos demais princípios
regedores da atuação administrativa, de
forma a assegurar que a execução do
contrato ocorra com qualidade e em
respeito à legislação vigente.
A fiscalização da execução dos
contratos será realizada por um gestor e/ou
fiscal designado pela área técnica
responsável pelo contrato. O
acompanhamento e a fiscalização eficiente
e eficaz do contrato são instrumentos
imprescindíveis ao gestor na defesa do
interesse público. O órgão não poderá
contratar o mesmo prestador para realizar
serviços de execução e fiscalização
relativos ao mesmo objeto, assegurando a
necessária segregação das funções.
A fiscalização no que se refere ao
cumprimento das obrigações trabalhistas,
deve ser realizada com base em critérios
estatísticos, levando-se em consideração
falhas que impactem o contrato como um
todo e não apenas erros e falhas eventuais
no pagamento de alguma vantagem a um
determinado empregado.
GESTOR DO CONTRATO (IN 4/2010)
O gestor do contrato será
responsável pelo acompanhamento e
controle da execução operacional do
contrato. A função do gestor deve ser
responsabilidade de servidor que tenha
conhecimento técnico ou prático a respeito
da contratação a ser executada. O servidor
que exercerá a função de gestor deverá ser
previamente comunicado pela chefia
imediata da indicação. Compete ao gestor
do contrato:
conhecer o teor do contrato,
inclusive o projeto básico ou termo
de referência, edital e seus anexos,
e demais peças integrantes do
processo administrativo, bem como
as normas legais e regulamentares
aplicáveis aos contratos
administrativos, em especial a Lei
n° 8.666/93, Instruções Normativas
SLTI/MP nº 04/2010 e 02/2008,
atualizadas, e demais legislações
que regem a matéria;
elaborar plano de inserção,
contemplando o repasse de
conhecimentos necessários para a
execução dos serviços e a
disponibilização de infraestrutura à
contratada;
requerer da contratada o termo de
compromisso e o termo de ciência;
prestar esclarecimentos relativos a
questões operacionais,
16
administrativas e de gerenciamento
do contrato;
supervisionar e acompanhar a
execução do contrato, de modo
que sejam cumpridas integralmente
todas as condições (objeto, prazos,
vigência) estabelecidas nas
cláusulas contratuais;
orientar a contratada e os demais
envolvidos na execução dos
serviços quanto às questões
operacionais e de gerenciamento
do contrato;
confeccionar e assinar o termo de
recebimento definitivo para fins de
pagamento;
manter atualizado o processo de
acompanhamento e fiscalização do
contrato contendo registros formais
de todas as ocorrências positivas e
negativas da execução do contrato,
que será o histórico do
gerenciamento do contrato, com os
seguintes documentos:
a) cópia do contrato e dos seus
eventuais aditivos;
b) registro de tarefas e rotinas;
c) ordens de serviços;
d) termos de recebimento dos
serviços, avaliações, atestes,
glosas e sanções;
e) registro formal de ocorrências,
de pedidos de alteração e
prorrogação do contrato;
f) todos os demais registros formais
referentes à execução do contrato.
encaminhar, formalmente, as
ordens de serviço ao preposto da
contratada, devidamente assinadas
pelos servidores nomeados para o
acompanhamento e a fiscalização
do objeto do contrato.
acompanhar o registro, pelos
fiscais do contrato, de todas as
ocorrências relacionadas com a
execução do contrato,
determinando o que for necessário
à regularização de falhas ou
defeitos observados, propondo a
aplicação de multas ou outras
penalidades quando for o caso,
informando à autoridade superior
aquelas que ultrapassarem a sua
competência;
adotar os procedimentos para o
pagamento da contratada, na
forma convencionada no
instrumento contratual, mediante o
atesto, pelos fiscais, dos
comprovantes da execução dos
serviços, ratificando-os;
manter atualizado o cronograma do
contrato no Siac;
controlar o saldo do empenho, de
modo a facilitar o
acompanhamento das despesas;
realizar constantes avaliações dos
serviços contratados, propondo
medidas com vistas à redução dos
gastos e medidas que visem à
melhor racionalização dos serviços
e, quando necessário, encaminhar
à autoridade competente eventuais
pedidos de modificação contratual;
acompanhar o prazo de vigência
do contrato e comunicar à
autoridade competente o seu
término com antecedência de 90
(noventa) dias no caso de
prorrogação e de 120 dias (cento e
vinte) dias no caso de nova
contratação;
acompanhar a manutenção das
condições classificatórias e
habilitatórias da contratada;
manter atualizado o registro do
contrato no Siac;
propor à autoridade competente a
adoção de penalidade conforme a
legislação pertinente.
FISCAL TÉCNICO DO CONTRATO
A execução do contrato deve ser
fiscalizada e acompanhada por servidor da
Administração, denominado fiscal do
contrato, indicado pelo responsável da área
requisitante à qual o contrato está
vinculado e nomeado pelo ordenador de
despesas mediante portaria de designação.
A função do fiscal deve ser
responsabilidade de servidor que tenha
conhecimento técnico ou prático a respeito
17
da contratação a ser executada. O servidor
que exercerá a função de fiscal deverá ser
previamente comunicado pela chefia
imediata da indicação. Compete ao fiscal
do contrato:
acompanhar a execução do objeto
do contrato, apontando as faltas
cometidas pelo contratado, se for o
caso;
manter atualizado o processo de
acompanhamento e fiscalização do
contrato, com cópia do termo
contratual, dos seus eventuais
aditivos, de documentos referentes
às ocorrências verificadas durante
a execução dos serviços e outros
que possam dirimir dúvidas acerca
das obrigações contratuais;
conferir os dados das faturas e
compatibilizar com os serviços
prestados antes de atestá-las
encaminhando para pagamento;
controlar o saldo do empenho, de
modo a facilitar o
acompanhamento das despesas;
fiscalizar o cumprimento das
obrigações e dos encargos sociais
e trabalhistas pelo contratado,
compatível com o registro dos
empregados no que se refere à
execução do contrato;
anotar todas as ocorrências
relacionadas com a execução do
contrato, informando ao superior
imediato todas aquelas que
dependem de decisão, com vistas
à regularização das faltas ou dos
defeitos observados;
realizar constantes reavaliações do
objeto contratado, propondo
medidas com vistas à redução dos
gastos e medidas que visem à
melhor racionalização dos serviços,
inclusive quanto à real necessidade
de manutenção do contrato,
informando a Diretoria de Gestão e
Planejamento, em documento
escrito;
controlar o prazo de vigência do
contrato e comunicar à autoridade
superior o seu término, com
antecedência necessária à
realização de processo licitatório,
se for o caso;
incluir e excluir medições e
conferências no Siasg/Sicon;
cumprir, no que couber, as
disposições previstas nos arts. 31
ao 35 da Instrução Normativa
SLT/Mpog nº 2 de 30 de abril de
2008 e suas alterações
subsequentes;
propor à autoridade competente a
prorrogação do contrato, nos
termos do § 2º do art. 57 da Lei nº
8.666/93 ou, quando for o caso, a
realização de processo licitatório,
obedecidos os prazos mínimos:
o 90 (noventa) dias de
antecedência para
solicitação de prorrogação;
o 120 (cento vinte) dias de
antecedência para
elaboração do termo de
referência/projeto básico
objetivando nova
contratação;
acompanhar a manutenção das
condições de habilitação da
contratada, exigidas para
contratação com a Administração
Pública.
prestar apoio técnico e operacional
ao gestor do contrato, subsidiando-
o de informações pertinentes às
suas competências, quando for o
caso;
inteirar-se do teor do contrato, do
termo de referência, do edital da
licitação e dos demais documentos
do processo administrativos, a fim
de que seja elaborada planilha-
resumo nos termos do art. 31 e do
Anexo IV da IN/SLTI/MP nº
02/2008;
conhecer e zelar pelo cumprimento
das normas legais e
regulamentares aplicáveis aos
contratos administrativos, em
especial a Lei nº 8.666/93,
Instruções Normativas SLTI/MP nº
02/2008, 04/2010 e 03/2009 e
demais legislações aplicáveis;
18
confeccionar e assinar o termo de
recebimento provisório, quando da
entrega do objeto resultante de
cada ordem de serviço;
avaliar a qualidade dos serviços
realizados de acordo com os
critérios de aceitação definidos no
contrato;
verificar as condições elencadas no
Plano de Sustentação e a
manutenção das condições
classificatórias referentes à
pontuação obtida e à habilitação
técnica, quando for o caso;
acompanhar e fiscalizar a
execução do contrato, de modo
que sejam cumpridas integralmente
todas as condições (objeto, prazos,
vigência) estabelecidas nas
cláusulas contratuais;
promover o registro formal de todas
as ocorrências verificadas na
execução do contrato, repassando-
as ao gestor do contrato;
comunicar ao gestor do contrato,
com a antecedência necessária,
eventuais ocorrências, registradas
formalmente, que possam
inviabilizar o cumprimento de
prazos estabelecidos ou que
acarretem prejuízos ao MEC, para
a adoção de medidas saneadoras,
se for o caso;
conferir os dados das notas
fiscais/faturas, compatibilizando-as
com as ordens de serviços e após
a fiel comprovação das despesas e
da prestação dos serviços
contratados, atestá-las e enviá-las
ao gestor do contrato, juntamente
com a documentação exigida no
contrato, para ratificação;
controlar o prazo de vigência do
contrato e comunicar ao gestor do
contrato o seu término, com
antecedência de 100 (cem) dias no
caso de prorrogação e de 130 dias
(cento e trinta) dias no caso de
nova contratação.
cumprir, no que couber, as
disposições previstas nos arts. 31
ao 35 da IN nº 02 de 30 de abril de
2008;
manter permanente vigilância
sobre as obrigações da contratada,
previstas no contrato, bem como
nas demais disposições da Lei nº
8.666/93 e na legislação correlata;
propor à autoridade competente a
adoção de penalidade conforme a
legislação pertinente.
Quando houver necessidade de
mudança de fiscal técnico ou de seu
substituto, a área responsável deverá
solicitar alteração por memorando à
Coordenação Geral de Recursos
Logísticos, Aquisições e Convênios,
visando à expedição de nova portaria de
designação.
19
CICLO DE GESTÃO DE CONTRATOS
CAPÍTULO III PROCESSO DE GESTÃO DE
CONTRATOS
As contratações deverão seguir as
três fases:
PLANEJAMENTO
É uma ferramenta administrativa
que possibilita perceber a realidade, avaliar
os caminhos, construir um referencial
futuro, estruturando o trâmite adequado, e
reavaliar o processo. É um processo de
deliberação abstrato e explícito que
escolhe e organiza ações, antecipando os
resultados esperados.
O planejamento prévio dos gastos
anuais deve ser realizado de modo a evitar
o fracionamento de despesas de mesma
natureza, observando que o valor limite
para as modalidades licitatórias é
cumulativo ao longo do exercício financeiro,
a fim de não extrapolar os limites
estabelecidos nos arts. 23, § 2°, e 24,
inciso II, da Lei n° 8.666/1993. A
modalidade adequada deve ser adotada de
acordo com os arts. 23 e 24 da Lei n°
8.666/1993, c/c o art. 57, inciso II, da Lei n°
8.666/1993, de modo a evitar que a
eventual prorrogação do contrato
administrativo dela decorrente resulte em
valor total superior ao permitido para a
modalidade utilizada, tendo em vista a
jurisprudência do Tribunal (Vide também
Acórdãos 842/2002 e 1725/2003, da
Primeira Câmara, e Acórdãos 260/2002,
1521/2003, 1808/2004 e 1878/2004, do
Plenário).
É dever da Administração
acompanhar e fiscalizar o contrato para
verificar o cumprimento das disposições
contratuais, técnicas e administrativas, em
todos os aspectos. As contratações
deverão ser precedidas de planejamento,
em harmonia com o planejamento
estratégico da instituição, que estabeleça
produtos ou resultados a serem obtidos,
quantidades e prazos para entrega das
parcelas, quando couber.
O planejamento de que trata o
caput, quando dispor sobre serviços de
natureza intelectual, deverá observar ainda
as seguintes diretrizes:
I – evitar o domínio de uma única
empresa sobre a gestão dos serviços,
evitando a dependência em relação a
prestadores específicos, exceto quando o
serviço for prestado por órgão ou entidade
que integre a Administração Pública e que
tenha sido criado para este fim específico;
(Revogado pela Instrução Normativa MP Nº
03, de 15/11/2009).
II – definir papéis e
responsabilidades dos atores e das áreas
envolvidas na contratação, tais como:
a) ateste dos produtos e serviços;
b) resolução de problemas;
•Elaboração do Projeto Básico ou Termo de Referência
Planejamento da Contratação
•Escolha da proposta mais vantajosa
Seleção do Fornecedor
•Acompanhar e garantir a adequada execução do contrato
Gerenciamento do Contrato
20
c) acompanhamento da execução
dos trabalhos;
d) gerenciamento de riscos;
e) sugestão de aplicação de
penalidades;
f) avaliação da necessidade de
aditivos contratuais;
g) condução do processo de
repactuação, quando for o caso.
O gestor público tem o dever de
manejar os recursos públicos da forma
mais eficaz e eficiente possível, de modo a
gerar o maior benefício possível à
sociedade. Esse dever só pode ser
cumprido com planejamento efetivo do quê,
para quê e como usar os recursos públicos
disponíveis.
O planejamento deve se dar com o
levantamento prévio de necessidades,
realizado em harmonia com o planejamento
estratégico. A necessidade de previsão de
quantitativos e preços de serviços no edital
e no contrato implica a ideia de
planejamento de atividades, cuja execução
se destina ao alcance das metas
estabelecidas, evitando o administrador
público, o máximo possível, de ficar adstrito
às circunstâncias, o que não significa que
situações anômalas não possam
eventualmente ocorrer. Para tanto, na
definição de atividades de informática,
deve-se fazer uso de técnicas de
estimação de quantitativos adequadas à
natureza das atividades, conforme se
depreende pelas disposições do art. 7°, §
4°, concernente a obras e serviços, e do
art. 15, § 7°, inciso II, referente a compras,
ambas da Lei n° 8 666/93.
O acurado planejamento é requisito
indispensável para que a administração
pública possa contratar bens e serviços de
forma satisfatória. Os resultados desse
planejamento deverão ser
automaticamente incorporados noutra peça
imprescindível na contratação de serviços
ou bens: o projeto básico, exigência
disposta no caput do art. 7º da Lei nº
8.666/1993, combinado com o § 9º do
mesmo dispositivo legal.
A contratação de prestação de
serviços será sempre precedida da
apresentação do projeto básico ou termo
de referência, que deverá ser
preferencialmente elaborado por técnico
com qualificação profissional pertinente às
especificidades do serviço a ser contratado,
devendo o projeto ou o termo ser justificado
e aprovado pela autoridade competente.
Documentos da fase de
planejamento:
instrumento convocatório
da licitação (edital);
termo de referência ou
projeto básico e executivo;
orçamento e planilha de
formação de preços;
cronograma físico-
financeiro;
resultados esperados com
o contrato;
estudos, pareceres
técnicos e pareceres
jurídicos.
SELEÇÃO DO FORNECEDOR
A fase de seleção do fornecedor
observará as normas pertinentes, incluindo
o disposto na Lei nº 8.666, de 1993, na Lei
nº 10.520, de 2002, no Decreto nº 2.271,
de 1997, no Decreto nº 3.555, de 2000, no
Decreto nº 7.892, de 2013, e no Decreto nº
5.450, de 2005.
As obras, serviços – inclusive de
publicidade –, compras, alienações,
concessões, permissões e locações da
Administração Pública, quando contratadas
com terceiros, serão necessariamente
precedidas de licitação, ressalvadas as
hipóteses previstas na Lei n° 8666/93.
A licitação destina-se a garantir a
observância do princípio constitucional da
isonomia e a selecionar a proposta mais
vantajosa para a Administração e será
processada e julgada em estrita
21
conformidade com os princípios básicos da
legalidade, da impessoalidade, da
moralidade, da igualdade, da publicidade,
da probidade administrativa, da vinculação
ao instrumento convocatório, do julgamento
objetivo e dos que lhes são correlatos.
GERENCIAMENTO DO CONTRATO
Envolve as seguintes tarefas:
I – início do contrato, que abrange:
a) inserção da contratada que
contemple:
1. o repasse de conhecimentos
necessários à contratada para a execução
dos serviços;
2. a disponibilização de
infraestrutura à contratada, quando couber;
3. reunião inicial entre gestor, fiscal
técnico, requisitante do serviço e
contratada, cuja pauta observará, pelo
menos:
i. assinatura do termo de
compromisso de manutenção de sigilo e
ciência das normas de segurança vigentes
no órgão ou entidade;
ii. esclarecimentos relativos a
questões operacionais e de gerenciamento
do contrato;
II – encaminhamento formal de
demandas pelo gestor ou fiscal técnico do
contrato ao preposto da contratada por
meio de ordens de serviço, que conterão:
a) a definição e a especificação dos
serviços a serem realizados;
b) o volume de serviços solicitados
e realizados segundo as métricas definidas;
c) os resultados esperados;
d) o cronograma de realização dos
serviços, incluídas todas as tarefas
significativas e seus respectivos prazos;
e) a avaliação da qualidade dos
serviços realizados e as justificativas do
avaliador;
f) a identificação dos responsáveis
pela solicitação, pela avaliação da
qualidade e pelo ateste dos serviços
realizados, que não podem ter vínculo com
a empresa contratada;
III – monitoramento da execução, a
cargo do gestor ou fiscal técnico do
contrato, com apoio do requisitante do
serviço e da área administrativa, que
consiste em:
a) recebimento mediante análise da
avaliação dos serviços, com base nos
critérios previamente definidos;
b) ateste para fins de pagamento;
c) identificação de desvios e
encaminhamento de demandas de
correção;
d) encaminhamento de glosas e
sanções;
e) verificação de aderência às
normas do contrato;
f) verificação da manutenção da
necessidade, economicidade e
oportunidade da contratação;
g) verificação da manutenção das
condições classificatórias, pontuadas e da
habilitação técnica;
h) manutenção do Plano de
Sustentação, quando for o caso;
i) comunicação às autoridades
competentes sobre a proximidade do
término do contrato, com pelo menos 90
(noventa) dias de antecedência;
j) manutenção dos registros de
aditivos;
k) encaminhamento às autoridades
competentes de eventuais pedidos de
modificação contratual;
22
l) manutenção de registros formais
de todas as ocorrências da execução do
contrato, por ordem histórica;
IV – encerramento e transição
contratual, que deverá observar o Plano de
Sustentação, caso necessário. O registro
das tarefas mencionadas nesta seção
deverá compor o Histórico de
Gerenciamento do Contrato.
23
PRAZOS E PROCEDIMENTOS
CAPÍTULO IV PRAZOS E PROCEDIMENTOS
VIGÊNCIA CONTRATUAL
Os prazos para a área responsável
pela gestão administrativa dos contratos
encaminhar memorando à área
requisitante, informando sobre a
proximidade do fim da vigência contratual
são:
prorrogação de contrato:
até 90 dias antes do
vencimento;
não prorrogação de
contrato: até 120 dias antes
do vencimento;
PRORROGAÇÃO DO CONTRATO
Os contratos de serviço de
natureza continuada poderão ser
prorrogados, a cada 12 (doze) meses, até o
limite de 60 (sessenta) meses, quando
comprovadamente vantajosos para a
Administração, desde que haja autorização
formal da autoridade competente e
observados os seguintes requisitos:
os serviços tenham sido
prestados regularmente;
a Administração mantenha
interesse na realização do
serviço;
o valor do contrato permaneça
economicamente vantajoso
para a Administração;
a contratada manifeste
expressamente interesse na
prorrogação.
A vantajosidade econômica para
prorrogação dos contratos de serviços
continuados estará assegurada, sendo
dispensada a realização de pesquisa de
mercado, quando o contrato contiver
previsões de que:
os reajustes dos itens
envolvendo a folha de salários
serão efetuados com base em
convenção, acordo coletivo ou
em decorrência de lei;
os reajustes dos itens
envolvendo insumos (exceto
quanto a obrigações
decorrentes de acordo ou
convenção coletiva de trabalho
ou de Lei) e materiais serão
efetuados com base em
índices oficiais, previamente
definidos no contrato, que
guardem a maior correlação
possível com o segmento
econômico em que estejam
inseridos tais insumos ou
materiais ou, na falta de
qualquer índice setorial, o
Índice Nacional de Preços ao
Consumidor Amplo –
IPCA/IBGE; e
no caso de serviços
continuados de limpeza,
conservação, higienização e
de vigilância, os valores de
contratação ao longo do tempo
e a cada prorrogação serão
iguais ou inferiores aos limites
estabelecidos em ato
normativo da Secretaria de
Logística e Tecnologia da
Informação do Ministério do
Planejamento, Orçamento e
Gestão. Caso os valores forem
superiores aos fixados pela
Secretaria, caberá negociação
objetivando a redução de
preços de modo a viabilizar
economicamente as
prorrogações de contrato.
Os prazos para o titular da área
responsável comunicar ao contratado sobre
a não prorrogação de contrato, nos casos
de serviços continuados ou quando o
24
contrato admitir a prorrogação de seu prazo
de vigência, são:
quando houver alocação de
pessoas para prestação de
serviço: 60 dias antes do
vencimento;
nos casos de obras e serviços
de engenharia, deverão
observar os prazos definidos
no cronograma físico-
financeiro;
nos demais casos: 30 dias
antes do encerramento do
contrato.
A Administração não poderá
prorrogar o contrato quando:
os preços estiverem
superiores aos estabelecidos
como limites pelas portarias do
Ministério do Planejamento,
Orçamento e Gestão
admitindo-se a negociação
para redução de preços; ou
a contratada tiver sido
declarada inidônea ou
suspensa no âmbito da União
ou do próprio órgão
contratante, enquanto
perdurarem os efeitos.
APRESENTAÇÃO DE DEFESA
Os prazos para o contratado
apresentar defesa, quando houver
aplicação de penalidades, são:
5 dias úteis contados da
notificação e abertura de
vistas do processo, nos casos
de advertência, multa e
suspensão temporária;
10 dias corridos contados da
notificação e abertura de
vistas nos casos de
declaração de inidoneidade,
que é de competência
exclusiva do ministro de
Estado.
APLICAÇÃO DE PENALIDADES
É de competência do gestor do
contrato a aplicação das penalidades de
advertência, multa e suspensão temporária,
pelo descumprimento parcial ou total de
cláusulas contratuais.
É de competência exclusiva do
ministro de Estado a aplicação de
penalidade de declaração de inidoneidade
para licitar ou contratar.
Para a validade da aplicação das
penalidades, é indispensável que seja
assegurado ao contratado o direito de
ampla defesa e do contraditório, devendo
tais decisões ser devidamente motivadas e
fundamentadas em processo
administrativo.
Constatada inadimplência ou
descumprimento parcial ou total do
contrato, o fiscal técnico ou a área
requisitante deverá solicitar à área
responsável pela gestão administrativa dos
contratos as providências necessárias à
aplicação da penalidade a que o contratado
estará sujeito, a qual submeterá ao gestor
do contrato o ofício contendo as
providências a serem tomadas. No caso de
uma eventual aplicação de penalidade, o
contratado deverá ser informado pela área
responsável pela gestão administrativa dos
contratos, por meio de ofício, da intenção
de aplicação da penalidade contratual,
devendo o contratado ser informado sobre
qual foi a obrigação descumprida e a
penalidade a que estará sujeito, sendo
ainda informado sobre a concessão do
prazo de cinco dias úteis para que
apresente sua defesa prévia, conforme o
disposto no caput do art. 87 da Lei nº
8.666/93. Após analisada a defesa
apresentada e, no caso de sua recusa,
será aplicada a penalidade contratual
prevista, momento em que novo prazo de
recurso será assegurado ao contratado, na
forma do contido no art. 109, inciso I, alínea
“f”, da Lei nº 8.666/93. Na eventual
apresentação de recurso à penalidade
imposta e na eventualidade de não
reconsideração desta, deverá o recurso ser
25
encaminhado ao Diretor de Gestão e
Planejamento do Inep.
A área responsável pela gestão
administrativa do contrato deverá instruir o
processo quanto à aceitação ou não da
justificativa apresentada pelo contratado.
No caso de não aceitação, deverá
fundamentar sua decisão, instruindo
adequadamente o processo administrativo,
encaminhando-o ao gestor do contrato para
tomada de decisão.
Nos casos de aplicação da sanção
de declaração de inidoneidade e das
sanções equivalentes discriminadas no art.
7º da Lei nº 10.520/02, a autoridade
competente comunicará aos gestores do
Sicaf ou aos sistemas de cadastramento de
fornecedores a que se refere o inciso XIV,
do art. 4º da citada Lei, para que o
fornecedor seja descredenciado, pelo prazo
de até 5 (cinco) anos, sem prejuízo das
multas e demais cominações legais.
ALTERAÇÃO CONTRATUAL
O contrato firmado com a
Administração Pública pode ser alterado
nos casos previstos no art. 65, da Lei nº
8.666/93, desde que haja interesse da
Administração e para atender ao interesse
público. Para que as modificações sejam
consideradas válidas, devem ser
justificadas por escrito e previamente
autorizadas pela autoridade competente
para celebrar o contrato. As variações do
valor contratual decorrente de reajuste
previsto no contrato, atualizações,
compensações ou apenações financeiras
decorrentes das condições de pagamento,
empenho de dotações orçamentárias
suplementares, até o limite do seu valor
corrigido, estão dispensadas de termo
aditivo, podendo ser registradas por
simples apostila.
É admitida a repactuação dos
contratos que tenham por objeto a
prestação de serviços de natureza
contínua, desde que prevista no edital da
licitação, visando à adequação aos novos
preços de mercado, observados o
interregno mínimo de um ano, a contar da
data limite para apresentação das
propostas constante do instrumento
convocatório ou da data do orçamento a
que a proposta se referir, admitindo-se,
como termo inicial, a data do acordo,
convenção ou dissídio coletivo de trabalho
ou equivalente, vigente à época da
apresentação da proposta, quando a maior
parcela do custo da contratação for
decorrente de mão de obra e estiver
vinculada às datas-base destes
instrumentos, nos termos do contido no art.
38 da IN/MP nº 02/2008.
O pedido de repactuação do
contrato deverá estar acompanhado da
demonstração analítica da variação dos
componentes dos custos do contrato,
devidamente justificada pela empresa
contratada (Dec. Nº 2.271/97, art. 5º e
IN/MP nº 02/2008, arts. 37 a 41).
A análise do pedido de aditamento,
reequilíbrio ou repactuação deverá ser
realizada preferencialmente pela área
responsável pela gestão administrativa do
contrato e, se necessário, com a aprovação
da Consultoria Jurídica, para dar maior
respaldo ao ordenador de despesa.
Sempre que houver alterações contratuais
com reflexos nos preços pactuados, a
caução deverá ser atualizada no mesmo
percentual, para fins de adequação da
garantia contratual.
LIQUIDAÇÃO DA DESPESA
A liquidação da despesa ocorre
após a realização do fornecimento do bem,
da execução da obra, da prestação do
serviço ou do encerramento de cada etapa
de execução do contrato.
Conforme definido no art. 63, da
Lei nº 4.320/64, “a liquidação da despesa
consiste na verificação do direito adquirido
pelo credor tendo por base os títulos e
documentos comprobatórios do respectivo
crédito”, devendo o fiscal técnico do
contrato exigir da contratada toda a
documentação discriminada no contrato,
em especial em relação às comprovações
26
relativas às regularidades fiscais,
trabalhistas e previdenciárias.
A liquidação da despesa ocorre no
momento em que o fiscal técnico do
contrato atesta o recebimento no verso da
nota fiscal, fatura ou conta da execução
e/ou da prestação do serviço ou da etapa
de obra ou serviço, após a verificação,
conferência e confirmação da
documentação exigida e apresentada.
Para pagamento dos contratos
celebrados, o fiscal técnico do contrato
deverá encaminhar, além da
documentação comprobatória do
atendimento às disposições legais e
contratuais, as notas fiscais/faturas
originais, devidamente atestadas, as quais
irão instruir o processo de pagamento.
O fiscal técnico do contrato deverá
ainda verificar se a nota fiscal apresentada
pela contratada está dentro de seu prazo
de validade. Concluindo o procedimento de
liquidação da despesa, o fiscal técnico do
contrato deverá lançar no Siasg, no módulo
“Sistema de Gestão de Contrato – Sicon”, e
no Siac, no módulo de cronograma, os
valores referentes à execução contratual
liquidados, por intermédio do cronograma
físico-financeiro disponibilizado no
Comprasnet – portal de compras do
governo federal, e instruir o processo para
ratificação de seus atos pelo gestor do
contrato, encaminhando o processo para
pagamento.
PRAZOS PARA PAGAMENTO
Os prazos para realização dos atos
necessários ao pagamento das obrigações
contratuais deverão ser de:
• até 3 dias para o fiscal técnico do
contrato encaminhar a nota fiscal/fatura
devidamente atestada para
liquidação/pagamento. Nesse prazo
deverão ser verificadas: a efetiva execução
do que foi contratado ou material adquirido,
a regularidade dos documentos e certidões
obrigatórias da empresa contratada e a
medição da despesa nos sistemas Siasg e
Siac;
• até 5 (cinco) dias para a
realização da liquidação/pagamento,
contados da data de cumprimento da
obrigação contratual, mediante a
apresentação da nota fiscal/fatura e
respectiva documentação exigida no
contrato, devidamente atestada pelo fiscal.
27
FISCALIZAÇÃO DO CONTRATO
CAPÍTULO V PROVIDÊNCIAS E
RESPONSABILIDADES
DOCUMENTAÇÃO
O fiscal técnico deve ler atenta e
minuciosamente todo o contrato e seus
aditivos, principalmente quanto a:
objeto da contratação;
forma de execução;
forma de fornecimento de materiais
e prazo de entrega ou prestação
dos serviços e quantitativo de
funcionários, se houver;
cronograma de serviços;
obrigações da contratante e da
contratada, especialmente no que
se refere à CCT, que rege a
relação entre funcionários e a
categoria dos profissionais
empregados nos serviços
contratados.
condições de pagamento;
fiscalização;
sanções administrativas.
Conhecer a proposta comercial da
contratada com todos os seus itens,
condições e preços e ter cópia da proposta
de preço, acompanhada, se for o caso, de
planilha de custo e formação de preço, de
relação de material ou equipamento.
Providenciar e arquivar com o restante
da documentação pertinente a relação
nominal de todos os funcionários
terceirizados que prestam serviços, para os
contratos de prestação de serviços com
dedicação exclusiva.
REUNIÃO INICIAL
Após inteirar-se do contrato e seus
anexos, avaliando-os detalhadamente,
deve-se promover reunião inicial,
devidamente registrada em ata de reunião,
com o representante da contratada, para
dar início à execução, com o
esclarecimento das obrigações contratuais,
em que estejam presentes os técnicos
responsáveis pela elaboração do termo de
referência ou projeto básico, o gestor do
contrato, o fiscal técnico do contrato, o
fiscal administrativo do contrato, os
técnicos da área requisitante, o preposto da
contratada e os gerentes das áreas que
executarão os serviços contratados.
Para esta reunião o fiscal técnico
poderá convidar outros envolvidos no
processo de contratação ou os técnicos
que eventualmente tenham participado da
elaboração do termo de referência ou
projeto básico.
Nessa reunião, a contratada deverá
indicar o seu preposto e informar todos os
seus dados pessoais e funcionais, caso ele
seja aceito pelo fiscal técnico.
O fiscal técnico deverá esclarecer
todos os detalhes, a metodologia e os
objetivos da contratação, tais como: forma
de execução e controle; modo de
recebimento e pagamento do objeto;
situações que implicam atraso no
pagamento; critérios para a alteração dos
preços. Deve-se frisar a necessidade de
constante atualização documental da
contratada, a fim de manter as condições
de habilitação e o atendimento das
exigências legais, entre outros.
Caso haja alguma lacuna,
ambiguidade, contradição ou dificuldade de
compreensão das obrigações contratuais,
devem-se inserir disposições obrigacionais
complementares de forma clara na ata da
reunião, que passará também a vincular as
28
partes. Não é permitida a redução ou a
ampliação de obrigações das partes.
É recomendável a realização de
reuniões com o representante da
contratada sempre que houver impasse na
execução do contrato, com seu devido
registro em ata.
Esclarecer que toda a comunicação
entre a fiscalização e a contratada será
formalizada por escrito, com confirmação
de recebimento.
Esclarecer a contratada que
eventual omissão da fiscalização durante a
realização dos trabalhos não poderá ser
invocada para eximi-la da responsabilidade
pela inexecução contratual.
ACOMPANHAMENTO DA
EXECUÇÃO
Manter contato com o preposto ou
representante da contratada, durante toda
a execução do contrato, com o objetivo de
garantir o cumprimento integral das
obrigações pactuadas.
Esclarecer as dúvidas do preposto
ou representante da contratada,
direcionando-as, quando for o caso, ao
fiscal técnico.
Exigir que a contratada mantenha
seus bens devidamente identificados, de
forma a não serem confundidos com
similares de propriedade do Inep. Além
disso, todos os equipamentos e acessórios
necessários à execução dos serviços
deverão obedecer às especificações
constantes no contrato.
Solicitar que a contratada
mantenha seus funcionários devidamente
identificados, por intermédio de uniformes e
crachás padronizados (contendo nome
completo, fotografia recente e número de
RG), quando em trânsito nas dependências
do Inep.
Exigir, para os contratos de
prestação de serviços, a utilização de
Equipamentos de Proteção Individual (EPI).
Exigir, ainda, que a contratada tome as
medidas necessárias para o pronto
atendimento de seus funcionários
acidentados ou com mal súbito em
atividade e que os instrua quanto à
prevenção de incêndios.
Controlar todos os materiais
necessários à perfeita execução do objeto
contratado no tocante à qualidade e à
quantidade.
Exigir que a contratada mantenha,
permanentemente, o bom estado de
limpeza, organização e conservação nos
locais onde serão executados os serviços.
Proibir a execução, por parte dos
funcionários da contratada, de serviços
diferentes do objeto do contrato, tais como:
comercialização de produtos, prestação de
serviços, dentre outros.
Proibir, nos locais onde serão
executados os serviços, a permanência de
materiais, equipamentos e pessoas
estranhos ao objeto do contrato.
Acompanhar os prazos de
execução e entrega de material (observar
forma e local determinados no contrato).
Solicitar aos responsáveis em cada
localidade relatório de acompanhamento
dos serviços contratados, quando o
contrato contemplar a execução de
serviços em diversas localidades.
Anotar no histórico do contrato
todas as ocorrências relacionadas à
execução do contrato, em especial as que
repercutem na qualidade do objeto e que
acarretam retenção no pagamento.
Nos contratos de prestação de
serviços, solicitar à contratada, mediante
notificação formal e devidamente motivada,
por meio de ofício, a substituição, de
acordo com os prazos determinados, de
qualquer funcionário com comportamento
julgado prejudicial, inconveniente ou
insatisfatório à disciplina ou ao interesse do
Inep. Poderá, por iguais motivos, ser
29
solicitada também a substituição do
preposto.
Buscar esclarecimentos e soluções
técnicas para as ocorrências que surgirem
durante a execução dos serviços e
antecipar-se na solução de problemas que
afetem a relação contratual, tais como:
greve de pessoal, não pagamento de
obrigações com funcionários, dentre outros.
Não atestar a nota fiscal enquanto
não for cumprida a total execução, entrega
ou correção dos bens ou serviços.
Verificar se os serviços foram
subcontratados.
Só será permitida a subcontratação
parcial do objeto (nunca total) mediante
previsão contratual.
Na subcontratação não há vínculo
entre a contratante e a empresa
subcontratada, fato que torna de total
responsabilidade da contratada os
problemas que advirem da execução pela
parte sub-rogada.
Caso a execução não esteja
plenamente de acordo com o disposto no
contrato, avaliar a necessidade de
readequação deste, mediante termo
aditivo. Caso a readequação seja
necessária, encaminhar à respectiva área
responsável pela gestão administrativa do
contrato o documento apontando as
alterações necessárias acompanhado das
justificativas pertinentes.
Nos casos em que for constatada
falha na execução, não havendo acordo de
níveis de serviço ou a readequação
contratual não for necessária, realizar as
glosas, de acordo com os percentuais
determinados.
Comunicar por memorando à área
responsável pela gestão administrativa do
contrato a ocorrência de danos causados
pela contratada ao Inep ou a terceiros
durante toda a execução do contrato.
Atestar, quando for o caso, para
fins de restituição da garantia, que a
contratada cumpriu integralmente todas as
obrigações contratuais, inclusive as
trabalhistas e previdenciárias.
ENCAMINHAMENTOS
O fiscal deve encaminhar à
respectiva área responsável pela gestão
administrativa do contrato as questões
relativas à (aos):
comunicação para abertura de
nova licitação ou proposta de
acréscimo nos casos possíveis,
antes de findo o estoque de bens
ou o término da vigência do
contrato;
constatação da necessidade de
acréscimo e/ou supressão,
observado o limite máximo
admitido por lei;
pedidos de revisão, reajuste e
repactuação solicitados pela
contratada. Tais pedidos deverão
estar devidamente acompanhados
dos documentos que os motivaram,
a exemplo da CCT, do índice divul-
gado e outros, juntamente com a
planilha de custos e formação de
preços adequada ao valor
requerido. A planilha é obrigatória
para os contratos que formaram
seus preços com base nela quando
da apresentação da proposta.
ACOMPANHAMENTO DAS
OBRIGAÇÕES TRABALHISTAS E
SOCIAIS
O fiscal deve verificar e
acompanhar, nos contratos continuados em
que configure a contratação de
trabalhadores com dedicação exclusiva,
ainda que não estejam lotados nas de-
pendências do Inep, o cumprimento das
obrigações trabalhistas e sociais em vigor,
na seguinte forma:
solicitar a carteira de trabalho de
cada funcionário contratado pela
30
empresa para prestação dos
serviços, de forma a conferir:
o se a função registrada na
carteira é compatível com a
exercida; e
o se a remuneração não está
abaixo da apresentada na
planilha de custos e
formação de preços, em
desacordo com o
determinado na CCT
vigente para a categoria,
ou não devidamente
segmentada em salário-
base, adicionais e
gratificações;
verificar se o número de
funcionários disponibilizados
coincide com o número contratado;
verificar se os direitos dos
funcionários previstos na CCT da
categoria estão sendo respeitados
pela empresa contratada;
conferir pela planilha se os
funcionários estão desempenhando
as funções para que foram
contratados;
verificar se os trabalhadores estão
usando os EPI, quando
necessários;
acompanhar o cumprimento da
jornada de trabalho, das horas
extras, da jornada de
compensação e do gozo das férias.
Sempre que houver admissão de novos
empregados pela contratada, deverá ser
apresentado os seguintes documentos:
relação dos empregados contendo
nome completo, cargo ou função,
horário do posto de trabalho,
números da carteira de identidade
(RG) e da inscrição no Cadastro de
Pessoas Físicas (CPF), com
indicação dos responsáveis
técnicos pela execução dos
serviços, quando for o caso;
carteira de trabalho e previdência
social (CTPS) dos empregados
admitidos e dos responsáveis
técnicos pela execução dos
serviços, quando for o caso,
devidamente assinada pela
contratada; e
exames médicos admissionais dos
empregados da contratada que
prestarão os serviços.
Verificar, no início de cada mês, os
seguintes pontos referentes ao mês
anterior, mantendo registro no processo de
fiscalização:
quantidade de dias trabalhados
efetivamente;
ocorrência de faltas ao trabalho.
Caso ocorram faltas sem
cobertura, o valor correspondente
aos dias constatados deverá ser
glosado na fatura;
se juntamente com as férias foram
pagos os salários e as gratificações
correspondentes;
se os salários foram pagos no
prazo previsto para pagamento e
de acordo com o salário vigente na
CCT.
Deverá ser observada a data-base da
categoria, pois, independentemente de a
empresa ter solicitado a repactuação e
essa ter sido analisada ou não pela
contratante, é dever da empresa contratada
pagar os salários dos seus funcionários
conforme o disposto em CCT vigente.
As mesmas providências deverão
ser tomadas, a qualquer tempo, quando da
contratação de novos funcionários, seja por
substituição ou acréscimo da força de
trabalho.
Para a devida conferência da
planilha de controle, o fiscal técnico deverá
exigir da empresa os seguintes
documentos, para os contratos de
prestação de serviços com dedicação
exclusiva de funcionários:
cópia da folha de ponto de cada
funcionário;
comprovante de pagamento de
salário, vale-transporte e auxílio-
31
alimentação de cada funcionário,
quando devido;
o Deverá ser observado
nesses comprovantes se
os valores apresentados
estão compatíveis com os
informados na planilha de
custos e formação de
preços apresentada pela
contratada, que nunca
deverão ser menores do
que os valores dispostos
na CCT vigente.
o No caso do vale-transporte,
independentemente do que
consta na planilha de
custos e formação de
preços apresentada pela
contratada, o valor devido
ao funcionário deverá
corresponder ao seu real
custo de deslocamento.
recolhimento do FGTS e da
contribuição do INSS do mês
anterior ao da prestação dos
serviços, por intermédio dos
seguintes documentos:
cópia do protocolo de envio de
arquivos emitido pela conectividade
social (GFIP), com o código NRA
coincidente com o código
constante no arquivo GFIP;
cópia da Guia de Recolhimento do
FGTS (GRF) e da Guia de
Previdência Social (GPS), com
autenticação mecânica ou
acompanhada do comprovante de
recolhimento bancário ou do
comprovante emitido pela internet.
Não será considerado válido o
agendamento de pagamento;
cópia da relação dos trabalhadores
constantes do arquivo GFIP
(Relação de funcionários);
GFIP com os nomes dos
funcionários que prestaram
serviços para o Inep no mês a que
se refere;
Certidão Negativa de Débito junto
ao INSS, a Certidão Conjunta
Negativa de Débitos relativos a
Tributos Federais e à Dívida Ativa
da União, o Certificado de
Regularidade do FGTS e a
Certidão Negativa de Débitos
Trabalhistas, sempre que expire o
prazo de validade;
Relação dos trabalhadores
constantes do arquivo Sefip (RE);
Relação de tomadores/obras
(RET);
Comprovante de declaração à
Previdência;
Folhas de pagamentos;
Contra cheques;
Rescisões de contratos;
CAGED;
RAIS;
Recibo de férias;
Atestados médicos admissionais e
demissionais;
Comprovação de obrigações
previstas em convenção coletiva.
Caso a empresa deixe de apresentar
os documentos elencados nos itens
anteriores ou os apresente com
irregularidade, o fiscal deverá notificá-la
formalmente para regularizar a situação no
prazo de 5 (cinco) dias úteis, contados da
data do recebimento da notificação.
Vencido o prazo sem que a empresa
promova a regularização devida, o fiscal
deverá encaminhar memorando à
respectiva área de gestão administrativa do
contrato informando as ocorrências e
contendo cópia da notificação enviada à
empresa, para abertura de processo de
penalidade.
A Administração deverá analisar a
documentação no prazo de 30 (trinta) dias
após o recebimento dos documentos,
prorrogáveis por mais 30 (trinta) dias,
justificadamente.
Em caso de indício de irregularidade no
recolhimento das contribuições
previdenciárias, os fiscais ou gestores de
contratos de serviços com dedicação
exclusiva de mão de obra deverão oficiar
ao Ministério da Previdência Social e à
Receita Federal do Brasil.
32
Em caso de indício de irregularidade no
recolhimento para o FGTS, os fiscais ou os
gestores de contratos de serviços com
dedicação exclusiva de mão de obra
deverão oficiar ao Ministério do Trabalho e
Emprego.
O descumprimento das obrigações
trabalhistas ou a não manutenção das
condições de habilitação pelo contratado
poderá dar ensejo à rescisão contrato, sem
prejuízo das demais sanções.
Até que a contratada comprove a
regularidade das pendências o contratante
deverá reter a garantia prestada e os
valores das faturas correspondentes a 1
(um) mês de serviços, podendo utilizá-los
para o pagamento direto aos trabalhadores
no caso de a empresa não efetuar os
pagamentos em até 2 (dois) meses do
encerramento da vigência contratual,
conforme previsto no instrumento
convocatório e nos incisos IV e V do art. 19
– A da Instrução Normativa Nº 6/2013.
Exigir ao término da vigência do
contrato continuado com dedicação
exclusiva os comprovantes de quitação das
verbas rescisórias trabalhistas.
DA FATURA E DA NOTA FISCAL
As notas fiscais deverão ser
entregues pela contratada à Unidade,
mediante registro protocolado. Ao receber
a nota fiscal/fatura, o fiscal deverá:
anexar ao processo de pagamento
e encaminhar ao setor
responsável;
quando os contratos forem com
dedicação exclusiva de mão de
obra, exigir os encaminhamentos
constantes da seção
“Encaminhamentos”;
conferir a documentação entregue
pela contratada, os dados da nota
fiscal/fatura, a fim de verificar se há
alguma divergência com relação ao
serviço prestado, erro ou rasura,
adotando as medidas necessárias
para a solução da pendência
detectada, antes de atestá-la e
encaminhá-la para pagamento.
Deve verificar ainda se:
o as condições de
pagamento do contrato
foram obedecidas;
o o valor cobrado
corresponde exatamente
àquilo que foi fornecido;
o existem elementos que
justifique o desconto do
valor da nota fiscal/fatura;
o foi observado o que dispõe
o contrato nos casos de
instalação ou teste de
funcionamento;
o a nota fiscal tem validade e
está completamente
preenchida.
Procedidas as verificações, o fiscal
deverá atestar se a prestação do serviço ou
o recebimento dos bens está de acordo
com o contrato.
VEDAÇÕES AO FISCAL
É vedado ao fiscal técnico praticar
atos de ingerência na administração da
contratada, tais como:
exercer o poder de mando sobre os
funcionários da contratada,
devendo se reportar somente aos
prepostos ou responsáveis por ela
indicados, exceto quando o objeto
da contratação prever o
atendimento direto, como nos
serviços de recepção e apoio ao
usuário;
direcionar a contratação de
pessoas para trabalhar nas
empresas contratadas;
promover ou aceitar o desvio de
funções dos trabalhadores da
contratada, mediante a utilização
destes em atividades distintas
daquelas previstas no objeto da
contratação e em relação à função
específica para a qual o
trabalhador foi contratado;
33
considerar os trabalhadores da
contratada como colaboradores
eventuais do próprio órgão ou
entidade responsável pela
contratação, especialmente para
efeito de concessão de diárias e
passagens;
negociar folgas ou compensação
de jornada com os funcionários da
contratada;
manter contato com o contratado,
visando obter benefício ou
vantagem direta ou indireta,
inclusive para terceiros.
O pagamento pela Administração
das verbas destinadas ao pagamento das
férias e 13º (décimo terceiro) dos
trabalhadores da contratada deverá ser
feito em conta vinculada, conforme
previstos no art. 19-A da Instrução
Normativa Nº 06/2013.
Os pagamentos a serem efetuados
em favor da contratada, quando couber,
estarão sujeitos à retenção, na fonte, dos
seguintes tributos:
Imposto de Renda das Pessoas
Jurídicas – IRPJ, Contribuição
Social sobre o Lucro Líquido –
CSLL, Contribuição para o
Financiamento da Seguridade
Social – COFINS, e Contribuição
para os Programas de Integração
Social e de Formação do
Patrimônio do Servidor Público –
PIS/PASEP, na forma da Instrução
Normativa RFB nº 1.234, de 11 de
janeiro de 2012, conforme
determina o art. 64 da Lei Nº 9.430,
de 27 de dezembro de 1996;
Contribuição previdenciária,
correspondente a 11% (onze por
cento), na forma da Instrução
Normativa RFB Nº 971, de 13 de
novembro de 2009, conforme
determina a Lei 8112, de 24 de
julho de 1991; e
Imposto sobre Serviços de
Qualquer Natureza – ISSQN, na
forma da Lei Complementar nº 116,
de 31 de julho de 2003, combinada
com a legislação municipal e/ou
distrital.
DEMAIS PROVIDÊNCIAS
O fiscal técnico deve promover
periodicamente pesquisa junto aos
servidores para avaliação do nível de
satisfação dos serviços prestados.
O fiscal técnico deve efetuar
análises a respeito da forma de execução
mais adequada ao contrato e remetê-las,
por escrito, à respectiva área de gestão
administrativa do contrato, a fim de
subsidiá-la com informações para as
próximas contratações.
34
EXECUÇÃO DOS CONTRATOS
CAPÍTULO VI DETALHAMENTO DOS
SERVIÇOS
SERVIÇOS DE MANUTENÇÃO E
EDIFICAÇÃO
1. Analisar e aprovar o plano de execução a ser apresentado pela contratada no início de cada serviço.
2. Verificar e aprovar os relatórios de execução dos serviços, elaborados em conformidade com os requisitos estabelecidos.
3. Aprovar os materiais e equipamentos a serem fornecidos, de acordo com as especificações do contrato, e exigir a utilização de Equipamentos de Proteção Individual (EPI).
4. Observar, quando necessário, se a contratada providenciou junto ao Conselho Regional de Engenharia e Agronomia (Crea) as Anotações de Responsabilidade Técnica (ART), referentes ao objeto do contrato e especialidades pertinentes, nos termos da Lei n° 6.496, de 1977.
5. Observar se a contratada está atendendo aos procedimentos e às rotinas das Práticas de Projeto, Construção e Manutenção de Edifícios Federais, especialmente o anexo – Fiscalização, estabelecidas pela Portaria/Mare nº 2.296, de 23 de julho de 1997.
6. Buscar solução para as dúvidas e questões pertinentes à prioridade, sequência e interfaces dos trabalhos da contratada com as atividades de outras empresas ou profissionais eventualmente contratados pelo Inep, definindo procedimentos para o perfeito desenvolvimento dos trabalhos.
7. Paralisar ou solicitar que seja refeito qualquer serviço que não tenha sido executado em conformidade com o plano ou programa de manutenção, norma técnica e qualquer disposição oficial aplicável ao objeto do contrato.
8. Solicitar a substituição de materiais e equipamentos que sejam considerados defeituosos, inadequados ou inaplicáveis aos serviços.
9. Solicitar a realização de testes, exames, ensaios e provas necessários ao controle de qualidade dos serviços ou produtos objeto do contrato.
10. Visitar, conferir e aprovar partes, etapas ou a totalidade dos serviços executados e, quando necessário, solicitar visita técnica da área de engenharia.
11. Emitir termo de recebimento dos serviços executados pela contratada, salvo quando tratar de pequenos serviços, caso em que a atestação da própria fatura caracterizará o recebimento.
SERVIÇOS DE COPEIRAGEM, SECRETARIA, RECEPÇÃO, MENSAGERIA, LIMPEZA E
CONSERVAÇÃO
1. Verificar na Unidade a disponibilidade de instalações sanitárias, vestiários com armários guarda-roupas e local para refeições dos funcionários da contratada.
2. Verificar na Unidade a disponibilidade de local adequado para a guarda de saneantes domissanitários, materiais, equipamentos, ferramentas e utensílios.
3. Aprovar e conferir, quando for o caso, os materiais e equipamentos a serem utilizados, de acordo com as especificações do contrato.
4. Programar vistorias periódicas aos locais de prestação dos serviços.
SERVIÇOS DE VIGILÂNCIA E SEGURANÇA
1. Verificar se as condições de armazenamento de armas, equipamentos e acessórios são adequadas.
2. Solicitar e conferir as cópias autenticadas dos registros e dos portes emitidos em nome da empresa e a relação das armas que serão utilizadas nos postos.
3. Conferir se a mão de obra oferecida possui Certificado de Curso de
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Formação de Vigilantes, expedido por instituições devidamente habilitadas e reconhecidas.
4. O prazo de validade do certificado é de dois anos, a contar da data da certificação. Após esse prazo, deve ser solicitada a realização de curso de reciclagem pelos funcionários.
5. Exigir da contratada a imediata correção de serviços mal executados, substituição de armamentos, equipamentos, acessórios e uniformes em desacordo com o especificado no contrato.
6. Programar visitas periódicas aos postos de vigilância.
7. Exigir que seja afixado em local visível no posto de vigilância o número do telefone da Delegacia de Polícia da Região, do Corpo de Bombeiros, dos responsáveis pela administração da instalação e outros de interesse, indicados para o melhor desempenho das atividades.
8. Exigir que a mão de obra colabore com as Polícias Civil e Militar nas ocorrências de ordem policial dentro das instalações do Inep.
SERVIÇOS DE REPROGRAFIA E DE LOCAÇÃO DE IMPRESSORAS
O fiscal técnico deve: 1. Providenciar, junto à respectiva
Coordenação de Recursos Logísticos, a disponibilização das instalações elétricas e de dados, indispensáveis à operacionalização dos equipamentos.
2. Exigir que a contratada instale o equipamento com todo e qualquer material, acessório ou componente necessário ao seu pleno funcionamento, tal como: cabo de alimentação elétrica, cabo de dados, manual de operação, driver de configuração, cartucho de impressão adicional, dentre outros.
3. Proibir a instalação e a remoção de qualquer máquina sem aviso prévio e sem o expresso consentimento do Contratante.
4. Exigir da contratada que a instalação de cada máquina seja concluída no período máximo estabelecido no contrato.
5. Exigir que os equipamentos sejam supridos de insumos para a demanda prevista, caso conste tal exigência no contrato.
6. Proibir que a contratada utilize material de consumo que não atenda às
especificações constantes do termo de contrato na prestação dos serviços.
7. Exigir que a contratada realize a manutenção preventiva e corretiva dos equipamentos de informática, segundo as normas ou recomendações do fabricante.
8. Manter em local visível e fixo a placa de identificação contendo as especificações e as propriedades de cada máquina.
9. Exigir que a contratada substitua, no prazo estabelecido pelo contrato, o equipamento pendente de assistência técnica ou com pane que inviabilize o seu funcionamento por outro em perfeito estado e com as mesmas características, sem ônus.
10. Nos casos em que a copiadora não seja exclusivamente manuseada por técnicos da contratada, os servidores indicados ou operadores de reprografia terceirizados responsáveis pelos respectivos equipamentos deverão ser previamente treinados pela contratada. O referido treinamento deverá conter apresentação dos recursos disponíveis e operações práticas, de forma a permitir a exploração plena da capacidade da máquina. De igual forma, deve ser disponibilizado para cada equipamento manual simplificado ou folder.
11. A nota fiscal ou o documento de cobrança deverão vir acompanhados do registro de leitura do medidor de cada equipamento instalado contendo leitura atual, leitura anterior e número de cópias efetivamente produzidas no período, devidamente conferido e assinado por ambas as partes, quando os equipamentos não forem gerenciados, por meio de software, diretamente pela respectiva Coordenação de Recursos Logísticos.
SERVIÇOS DE FORNECIMENTO DE MATERIAL
1. Nos contratos de prestação de serviços em que haja a obrigação de aplicação de material, equipamentos e utensílios específicos, conferir o quantitativo entregue e fazer o devido ajuste no pagamento, se for o caso.
2. Exigir também a imediata substituição de materiais e equipamentos em desacordo com o especificado no contrato.
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3. Exigir da contratada os termos de garantia e os manuais completos (instalação, operação e outros) dos equipamentos instalados durante a execução dos serviços.
4. Exigir da contratada, quando for o caso, laudo técnico para comprovação da qualidade do produto fornecido.
SERVIÇOS DE MANUTENÇÃO DE VEÍCULOS OFICIAIS
1. Exigir da contratada os catálogos de preços das peças e os de hora técnica fornecidos pelo fabricante.
2. Exigir da contratada orçamento prévio do serviço a ser executado.
3. Exigir da contratada acesso às dependências da empresa, enquanto os serviços estiverem sendo prestados.
4. Exigir da contratada que todas as peças, acessórios, componentes e outros correlatos fornecidos sejam originais e/ou recomendados pelo fabricante.
5. Exigir da contratada a imediata correção de serviços mal executados e a substituição de materiais e equipamentos em desacordo com o especificado no contrato.
6. Receber, conferir e atestar a nota fiscal ou documento de cobrança, acompanhados de cópia do orçamento previamente aprovado.
7. Exigir da contratada os termos de garantia e os manuais completos (instalação, operação e outros que sejam necessários) dos equipamentos instalados durante a execução dos serviços.
8. Conferir a situação de viabilidade econômica do veículo antes da autorização de serviços.
SERVIÇOS DE TELEFONIA
1. Informar a empresa sobre a disponibilização de instalações para início da prestação dos serviços.
2. Exigir da contratada, quando da instalação dos equipamentos, que realize testes de sistemas envolvendo a sua central de trânsito e o equipamento de PABX.
3. Proibir a remoção sem aviso prévio e sem o expresso consentimento do contratante de qualquer ramal do local em que foi instalado.
4. Exigir que a contratada zele pela perfeita execução dos serviços contratados, devendo as falhas que porventura venham a ocorrer serem sanadas de acordo com o prazo determinado no contrato.
5. Fiscalizar a utilização indevida por parte dos usuários de código de operadora e serviços não contratados.
6. Quando constatada a ocorrência de uso indevido de outra operadora, deverá ser efetuada cobrança de valor correspondente do responsável pelo ramal ou celular.
7. Exigir da contratada o repasse de todos os descontos e vantagens licitados. Em caso de divergência, contestar junto à operadora por meio de mensagem eletrônica.
8. Exigir da contratada a entrega das faturas no endereço e nos prazos indicados no contrato.
9. Não ocorrendo a entrega no prazo previsto em contrato, solicitar segunda via com novo prazo de vencimento, por meio da central de atendimento da contratada.
10. Atentar para o prazo de vencimento das faturas, garantindo a chegada com antecedência de 5 (cinco) dias, para possibilitar o pagamento da fatura sem cobrança de encargos.
11. Encaminhar junto com a fatura a declaração de que os serviços foram prestados à Unidade, assinada por seu representante legal, bem como a comprovação dos recolhimentos de ligações particulares ou das que extrapolem os limites estabelecidos em portaria.
SERVIÇOS DE CONFECÇÃO DE CARIMBOS
1. Analisar as solicitações feitas em função dos limites e modelos previstos no contrato ou em nota de empenho.
2. Enviar a ordem de serviço para confecção de carimbo à empresa contratada e acompanhar a execução, verificando os prazos estipulados no contrato ou em nota de empenho.
3. Organizar as solicitações enviadas ao fornecedor, para posterior conferência dos carimbos recebidos.
4. Entregar os carimbos ao requisitante e solicitar a conferência e a aprovação do serviço, por meio de atesto na nota fiscal/fatura.
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5. Controlar os serviços executados por meio de planilha, para que não sejam ultrapassados os limites do contrato ou de nota de empenho.
6. Anexar as solicitações com o atesto dos requisitantes nos processos de pagamento.
SERVIÇOS DE CHAVEIRO
1. Analisar as solicitações feitas em função dos limites e modelos previstos no contrato ou em nota de empenho.
2. Enviar a solicitação de execução de serviço à empresa contratada e acompanhar a execução, verificando os prazos estipulados no contrato ou na nota de empenho.
3. Organizar as solicitações enviadas ao fornecedor, para posterior conferência dos serviços prestados.
4. Acompanhar a realização dos serviços de chaveiro e solicitar, ao requisitante, a conferência e a aprovação dos serviços.
5. Com exceção dos casos emergenciais, planejar e concentrar os atendimentos realizados pela contratada, de forma a reduzir custos.
6. Controlar os serviços executados por meio de planilha, para que não sejam ultrapassados os limites do contrato ou de nota de empenho.
7. Anexar às solicitações com o atesto dos requisitantes nos processos de pagamento.
SERVIÇOS DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
Nos contratos de prestação de serviços de Tecnologia da Informação (TI), devido sua complexidade, o fiscal técnico do contrato deverá adotar os procedimentos constantes da Instrução Normativa SLTI/MP nº 4, de 19 de maio de 2012.
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REFERÊNCIAS
Constituição da República Federativa do Brasil, de 21 de novembro de 1988.
Lei nº 6.496, de 7 de dezembro de 1977.
Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993.
Lei nº 9.430, de 27 de dezembro de 1996.
Lei nº 10.520, de 17 de julho de 2002.
Decreto nº 3.555, de 8 de agosto de 2000.
Decreto nº 5.450, de 31 de maio de 2005.
Decreto n° 7.203, de 4 de junho de 2010.
Decreto nº 7892, de 23 de janeiro de 2013.
Portaria MARE nº 2.296, de 23 de julho de 1997.
Instrução Normativa nº 2 SLTI/MP, de 30 de abril de 2008.
Instrução Normativa nº 4 SLTI/MP, de 19 de maio de 2010.
Instrução Normativa nº 6 SLTI/MP, de 23 de dezembro de 2013.
Instrução Normativa RFB nº 971, de 13 de dezembro de 2009.
Instrução Normativa RFB nº 1.234, de 11 de janeiro de 2012.
Manual de Fiscalização de Contratos da AGU
Manual de Fiscalização de Contratos Administrativos da ANAC
Manual de Gestão e Fiscalização de Contratos do MAPA
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ANEXOS
MACROPROCESSO: AQUISIÇÕES E COMPRAS
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PROCESSO: SELECIONAR FORNECEDORES
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PROCESSO: GERENCIAR CONTRATOS
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SUBPROCESSO: PRORROGAR CONTRATO
43
SUBPROCESSO: APOSTILAR CONTRATO
44
SUBPROCESSO: REPACTUAR CONTRATO
45
SUBPROCESSO: APLICAR PENALIDADE
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SUBPROCESSO: RESCINDIR CONTRATO
47
PROCESSO: ENCERRAR CONTRATO
